RISICOMANAGEMENT 2.0: VAN RISICO-BEWUST NAAR RISICO-GESTUURD IN EEN POLITIEK-BESTUURLIJKE OMGEVING

Onderzoek naar risicomanagement bij het Directoraat-Generaal Politie, Ministerie van Veiligheid en Justitie

Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

214-1-2016

• Aanleiding en probleemstelling• Onderzoeksvraag • Complexiteit, onzekerheid en ambiguïteit• Bevindingen• Conclusies

Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

AANLEIDING VOOR BETER RISICOMANAGEMENT

Kabinetsstandpunt: meer eenheid en transparantie Doelstellingen DG Politie Veelvuldige incidenten

14-1-2016 3

Wat is de best passende standaard, raamwerk (of combinatie daarvan) en hoe kan deze ingebed worden zo dat het recht doet aan de taken, kenmerken en behoeften DGPol, in het bijzonder in de politiek-bestuurlijke context van DGPol?

14-1-2016Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

4

ONDERZOEKSVRAAG

Huidige vormgeving en praktijk van risicomanagement bij DGPol

INPASSING IN PRAKTIJK VAN DG POL

14-10-2016 5

14-10-2016 6

FACTOREN DIE HET OPTIMAAL FUNCTIONEREN BELEMMEREN

korte termijn visie intuitief ipv

systematisch

niet lerend uit

het verleden

integriteits risicos ontbre-ken

stroeve

samen-

werking

met

partners

omgevingsrisico's onvol-doende in beeld

constante druk

publieke verant-

woording

hoog ambitie niveau en optimisme

gebrek

aan

integrale

sturin

g

samenwerking met partners

(verder) onder druk

vragen over sturing,

prioritering, haalbaarheid

Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

7

OnderzoeksvragenA. Wat is de best passende standaard of raamwerk (of combinatie daarvan)

voor risicomanagement, die DGPolitie kan toepassen en recht doet aan de specifieke taken en kenmerken van DGPolitie en aan de specifieke behoeften met betrekking tot risicomanagement, in het bijzonder de relatie met de politiek-bestuurlijke context waarbinnen ze opereert?

B. Hoe kan de gekozen standaard of raamwerk ingebed worden in de structuur, werkprocessen en rapportages van het DGPolitie zodat het recht doet aan de specifieke taken en kenmerken van DGPolitie, en aan de specifieke behoeften met betrekking tot risicomanagement, in het bijzonder de relatie met de politiek-bestuurlijke context waarbinnen ze opereert?

14-1-2016

Complexiteit geldt dan wanneer het moeilijk is om causale relaties tussen oorzakelijke factoren en effecten te identificeren, omdat er meerdere mogelijke oorzakelijke factoren en potentiële effecten, zijn.

Tegelijkertijd kan er ook sprake zijn van een bestuurlijke complexiteit die externe invloeden uitoefenen op de relatie kans en gevolg, bijvoorbeeld als projecten over meerdere bestuurslagen heenlopen

14-10-2016 8

COMPLEXITEIT

14-10-2016 9

COMPLEXITEIT DOOR RELATIE MET STAKEHOLDERS

NVAO Personeel Meldkamer

Arq, BS 4, BOD-en, INK, OPTA

Verzekeraars, beveiligingsbedrijven Hulp voor hulpverleners

Politie en Wetenschap Ned. Ver. van Banken

Landsadvocaat Horeca Nederland Reclassering verkeer

VNG NGB RGD Loyalis, Wispa

Protocol WODC

KMAR, DJ I , RCN, NCC

VSO, ZPW, SAOP ABD AIVD

Sectorraad publieke veiligheid Gezaghebbers BES, Aruba, Curacao, Sint Maarten PTSS, CIO Rijk LMO, ADR, AR, AZN, Brandweer (CN) Agentschap Telekom Hoofden Meldkamers

Ombudsman Inspectie VenJ DEIA, Ministeries PV Brussel NCTV

Gemeenten

NP BR OM en college PG’s

Politieacademie POR

Vakbonden DG’en VenJ COR

Minister MR, RMR Stas raad

DG POL FEZ, DAD Regioburgemeesters Veiligheidsberaad Veiligheidsregio’s Amulance/RAV

Parlement

Mee weten Mee denken Mee werken (mee) beslissen

Actieprogramma stakeholdersmanagement DG Politie

Inspectie OCW, IGZ INK

Burgers Dienders

Point Logic Media Individuele Banken Douane, Belastingdienst Olaf, MAOL, Frontex Europol, LOCC Providers Accountantskantoren 15 prioritaire landen SLP’s

Deurwaarders

VPT RST ABP/APG Review- Board Voorlichting

Bifiteam Vfonds, WEB IVENT MDC

CBP, IFV, TNO, CBS, SCP, CCV CPB KPN 112

SPL, Denktank EU Kustwacht NVAO INK, ECABO

Wetenschappelijke onzekerheid heeft te maken

met gebrek aan betrouwbare data en informatie,

met onzekere aannames, meetonzekerheden, of

modellen die die complexe relaties niet goed weergeven.

Daarnaast zijn er nog onzekerheden in de omgeving van een organisatie die een impact kunnen hebben op het functioneren van de organisatie, bijvoorbeeld politieke instabiliteit, onzekerheid rondom het regeringsbeleid, macro-economische ontwikkelingen, sociale onzekerheden, of natuurlijke onzekerheden

14-10-2016 10

ONZEKERHEID

Ambiguïteit refereert aan verschillende waardeoordelen (en daarmee de wegingsfactoren) die bepalen of stakeholders bepaalde risico’s wel of niet aanvaardbaar vinden

14-1-2016Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

11

AMBIGUITEIT

Dit onderzoek geeft 3 mogelijke alternatieven :

1. Toepassing van elementen uit de ‘Risk Diagnosing Methodology’ voor (radicale) innovatie- en transitietrajecten

2. Toepassing van het voorzorgsprincipe als er sprake is van grote onzekerheden.

3. Toepassing van de organisatie-overstijgende ‘Risk Governance’ benadering in combinatie met stakeholder management wanneer er sprake is van besluitvorming waarbij meerdere stakeholders (ketenpartners) betrokken zijn, elk vanuit hun eigen perspectief, met hun eigen belangen, expertise, doelen en activiteiten.

14-10-2016 12

OMGAAN MET COMPLEXITEIT, ONZEKERHEID, EN AMBIGUITEIT

De methode integreert inzichten uit de sociologische en psychologische wetenschappelijke literatuur, waaronder over ‘group think’ en veranderende risico-percepties bij discussies in groepsverband.

Complexiteit en onzekerheid worden expliciet benoemd op een 5 puntenschaal

14-1-2016Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

13

RISK DIAGNOSING METHODOLOGY

14-10-2016 14

VOORZORGSPRINCIPE (AANGEPAST VAN WRR, 2009)

het systematisch verzamelen van informatie om onzekerheden te reduceren/minimaliseren, onduidelijkheden te verhelderen, aan te geven of er sprake is van systemische risico’s waarbij oorzaak/gevolg niet duidelijk zijn; een procedure in werking te stellen dat 'vroege waarschuwingen' kan afgeven, een instrument ontwikkelen dat sentimenten in de gaten houdt (media analyse, social media

monitoring); het organiseren van multi-disciplinaire expertise, wetenschappers en niet-wetenschappers; burgers en medewerkers van uitvoeringsorganisaties te betrekken bij de probleem definitie; vragen neer te leggen bij toezichthouders; onafhankelijke beoordeling te vragen mbt risico's gerelateerd aan nieuwe technologie, een breder palet aan alternatieven te bespreken; initiatief nemen om de weerbaarheid (van de Nationale Politie) te vergroten om met toekomstige

kwetsbaarheden en onzekerheden om te gaan; Regelgeving om de ontwikkeling en toepassing van technologie die grote risico's voor de samenleving

met zich mee kan brengen, aan voorwaarden te verbinden, te controleren, of zelfs te verbieden.

14-10-2016 15

RISK GOVERNANCE APPROACH (RENN, 2007)

14-1-2016 16

NAAR EEN NIEUWE BENADERING

Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

Risicomanagement verschuift van

vakdiscipline naar organisatiebrede

strategie, inclusief de samenwerking

met stakeholders.

Risicomanagement in publieke

organisaties zou veel sterker en

expliciet gekoppeld moeten worden

aan bestuurskundige en publieke

management vraagstukken.

Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

1714-1-2016

Vragen?

a. Hoe worden risico en RM gedefinieerd?

b. Welke ontwikkelingen zijn er op het gebied van RM in de publieke sector?

c. Welke stromingen zijn er in literatuur over RM?

d. Welke aanknopingspunten levert dit op?

a. Kans maal impact; complexiteit, onzekerheid, ambiguiteit risk governance; risicomanagement als proces;

b. New public management (NPM); roep om verantwoording; globalisering en interconnectiviteit, toenemende complexiteit, onzekerheid, technologische ontwikkelingen.

c. Conventioneel RM; risk governance; de ‘nieuwe’ risicobenadering, risicogestuurd of risicogeorienteerd werken.

d. Aanknopingspunten • Risk diagnosing methodology voor inovatie en transitietrajecten;• Voorzorgsprincipe bij grote onzekerheden;• Risk governance benadering icm stakeholder management bij

besluitvorming door meerdere stakeholders

14-1-2016Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

18

BEVINDINGEN: DEELVRAAG 1

Deelvraag 1 Wat wordt er in de wetenschappelijke literatuur verstaan onder risicomanagement (RM)?

Deelvraag 2 Welke inzichten volgen uit het wetenschappelijke debat over:

14-1-2016Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

19

BEVINDINGEN: DEELVRAAG 2

a. Sense and Respond;

b. Publieke verantwoording;

c. Stakeholder- en omgevingsmanagement?

d. Welke aanknopingspunten levert dit op?

a. Verdwijnen strategie, structuur, bestuur en leiderschap; bottom-up; zwakke signaal herkenning en omgaan met toekomstige onzekerheden.

b. Risico op goal-displacement; mediatisering leidt tot verbetering functioneren publieke organisaties. Druk verminderen.

c. Principaal-agent theorie; moral hazard (verborgen actie), informatie-assymmetrie, adverse selection (verborgen informatie).

d. Zwakke signaalherkenning versterken; risicomanagement en stakeholder management elkaar laten versterken; onderscheid maken tussen strategische en morele stakeholders. Laatste ook erkennen.

14-1-2016Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

20

BEVINDINGEN DEELVRAAG 3

Deelvraag 3 Welke raamwerk is het meest 'passend'?

a. Wat zijn de taken, kenmerken en specifieke behoeften in termen van RM?

b. Hoe vertalen deze zich in toetsingscriteria?

Doelstellingen, taken, opgaven, kenmerken.

• generiek • bekendheid in NL• projectoverstijgend• gebruiksvriendelijk• resultaatgericht• flexibel

• dialoog beleid en uitvoering • publieke verantwoording• biedt voordelen gebruikers• sluit aan bij werkprocessen• relatie met stakeholders/partners• stimuleert omgevingsbewustzijn • stimuleert andere manier denken• zowel sensitiviteit als plan & control• toepasbaarheid in politiek-bestuurlijke context

14-1-2016Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

21

BEVINDINGEN DEELVRAAG 3

c. Welke internationale standaarden en raamwerken zijn relevant?

d. Welke standaard of welk raamwerk is het meest geschikt voor DGPol volgens toetsing?

c. COSO, INK/EFQM, ISO 31000, LeanSixSigma, Basel/Solvency; Management_of_Risk; Australia/New Zeealand; OCEG, AIRMIC/ALARM/IRM; PRINCE2; COBIT; RISMAN, Risk Diagnosing Methodology

d. ISO 31000 in combinatie met risicogestuurd werken

14-1-2016Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

22

BEVINDINGEN DEELVRAAG 4

Deelvraag 4 Hoe is risicomanagement momenteel vormgegeven?

a. Welke standaarden, raamwerken en welk instrumentarium zijn in gebruik?

b. Hoe is risicomanagement ingebed in de structuur, werkprocessen en rapportages?

c. Hoe past dit bij de gekozen standaard/raamwerk?

d. Welke concrete aanknopingspunten levert dit op voor risicomanagement bij DGPol?

a. ISO 31000 (risico analyse proces), heatmaps, risicobeoordelingskaarten, dashboards

b. Plan & Control Cyclus, kwartaalrapportages, jaarplanning; rapportages toezichthouders; overlegstructuren (MTPol en MTPol Plus)

c. Principels ISO niet uitgewerkt, Kader ontbreekt (risico-organisatie); risico-proces aanwezig binnen P&C. DG overstijgende risico’s niet goed belegd.

d. Vertaling principes naar politiek-bestuurlijke context; governance structuur dat risicogestuurd werken faciliteert; risicoproces toepassen op strategisch niveau; ontwikkelingen op lange termijn.

14-1-2016Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving

23

BEVINDINGEN DEELVRAAG 5

Deelvraag 5 Hoe is de gekozen standaard of raamwerk te verbinden aan bestaande praktijk van DGPol?

a. Waar moet het ontwerp aan voldoen?b. Hoe kan risicogestuurd werken

gekoppeld worden aan de politiek-bestuurlijke context?

c. Hoe kan kennis geïntegreerd worden in risicogestuurd werken bij DGPol?

d. Hoe kunnen risico's in de politiek-bestuurlijke context gemakkelijker worden herkend?

a. randvoorwaarden, functionele eisen, operationele eisen, ontwerpbeperkingen

b. Vertaling van de ISO Principes met een politiek-bestuurlijke focus (tabel 6.3)

c. Kennis in de organisatie, kennis over de organisatie, kennis voor de organisatie (kennisagenda)

d. Risicokaart met oordeelsvorming en besluitvorming

14-1-2016 24

OPBOUW ELEMENTEN UIT DE ONDERZOEKSVRAGEN

Standaard of

raamwerk

Specifieke taken en

kenmerken

Specifieke behoeften

Politiek-bestuurlijke

context Structuur, processen

rapportages

Risicomanagement 2.0: van risico-bewust naar risico-gestuurd in een politiek-bestuurlijke omgeving