presentatie inholland onderwijslogistiek

19
Optimalisatie onderwijslogistiek door informatie- en procesgestuurd werken

Upload: scope4mation

Post on 05-Aug-2015

250 views

Category:

Presentations & Public Speaking


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Optimalisatie onderwijslogistiekdoor informatie- en procesgestuurdwerken

Page 2: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Wie zijn wij?

Liesbeth van der Heide Zelfstandig adviseur onderwijslogistiek

Marc ScheunhageApplicatie beheerder Inholland

Joost AleEigenaar Scope4mation

2

Page 3: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Agenda09:30 – 10:00 Ontvangst10:00 – 10:15 Welkom en inleiding10:15 – 11:00 Verbetering onderwijslogistieke processen

Door: Liesbeth van der Heide11:00 – 11:15 Pauze11:15 – 11:45 Effectieve inzet van data management tooling

Door: Joost Ale11:45 – 12:15 Realisatie, lessons learned next steps Inholland,

Door: Marc Scheunhage12:15 – 13:00 Lunch / Afsluiting

3

Page 4: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Wie zijn betrokken?

Procesmanagers? Informatiedeskundigen of informatiemanagers? Roostermakers? ICT managers? Onderwijsontwikkelaars? Administratieve krachten (toetsorganisatie, cijferinvoer)? ……

4

Page 5: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Experiment

5

Page 6: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Oorspronkelijke zin

“Met de start van het nieuwe collegejaar zijn er weer duizenden studenten in Nederland vol goede moed begonnen aan een zelfgekozen studie, die overigens lang niet altijd bepalend is voor hun verdere carrière.”

6

Page 7: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Toetsproces

Page 8: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Stelling

Binnen onderwijsinstellingen is een gebrek aan het op tactisch niveau horizontaal gestructureerd (integraal vanuit inhoud, systemen, P&C, HR, kwaliteitszorg, processen) werken tussen de verschillende ‘eilanden’.

8

Page 9: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Oplossing?

9

Page 10: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Aanleiding

Strategisch Programma Bedrijfsvoering (opdracht CvB):

“Het verbeteren van de ondersteunende processen zodat FTE reductie doelstelling behaald wordt”

Dit vereist systemen die dermate gebruiksvriendelijk zijn dat gebruik hiervan efficiënter is dan het zelf bijhouden c.q. opslaan van allerlei informatie

Onderwijsondersteunende administratieve processen dienen in samenhang met elkaar verbeterd te worden (OER als basis)

Een van de belangrijkste processen die verbeterd moet worden, is het toetsproces

Page 11: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Procesdenken i.p.v. eilanddenken (= een andere aanpak)

“Roosteren staat niet op zichzelf”

Bron: SURFmarket presentatie

Page 12: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Toetsproces > gaat over afdelingen en toepassingen heen(informatiestroom automatiseren waar mogelijk)

Broninformatie wordt beheerd met specialistische toepassing binnen “eilanden” Denk aan metadata als facilitaire- en ICT-voorzieningen, HR-, student- en opleidingsinformatie die tot

stand komen en onderhouden worden binnen verschillende afdelingen en toepassingen

Brondata wordt na verrijking en verwerking weer nieuwe brondata voor een volgende stap in het proces

Automatisering zorgt voor informatiebruggen tussen de “eilanden” Door automatisering wordt arbeidsintensief en foutgevoelig handmatig overzetten

van brondata voorkomen

Page 13: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Knelpunten Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc)

Ca 5 FTE onderhoud metadata

Toetscode equivalentie 70.000+ toetscodes: voor planning en toets-tracking

Onnodige kosten door capaciteitsplanning mismatches Roostermakers hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces Raming van aantallen inschrijvingen op max. capaciteit

Studenten en docenten krijgen geen notificatie bij roosterwijzigingen

Wijzigingen pas op locatie zichtbaar op monitor Staan wel in agenda maar vallen niet op en niet proactief als mail

Complexiteit en aantal koppelingen “Starre” puntkoppelingen tussen tools Maatwerk o.b.v. zelf of door de leverancier te ontwikkelen code Kosten en onderhoudbaarheid Handmatige invoer of interventies voor koppelingen (Dumps, CSV / XLS imports)

Page 14: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Oorspronkelijk applicatielandschap

Page 15: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Nieuw applicatielandschap: integratie infrastructuur

Page 16: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Welke benefits biedt de integratieve infrastructuur?

Kosten & tijd significant reduceren Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing Optimaliseren van lokaalgebruik (en dus ook inzet van surveillanten en nakijken examinatoren) Mogelijk om toetscodes automatisch open te stellen

Kwaliteit en actualiteit Real time informatie

Studenten- en medewerkerstevredenheid verbeteren Wijzigingen roosters proactief onder de aandacht (Twitter, agenda notificaties, etc.)

Toetsorganisatie en toets-tracking optimaliseren In control zijn Inspectie: verantwoording afleggen Procesondersteuning

Beveiliging en beheersbaarheid

Page 17: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Oplossing: Scope4mation Data Manager

Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren Automatiseren taken, batchverwerking, dumps,

provisioning, deprovisioning Bieden van inzicht voordat bijwerken data plaatsvindt Kunnen delegeren van data beheertaken naar

proceseigenaren Geschikt voor lokale en cloud oplossing Data als input voor processen, verantwoording,

rapportage

Page 18: Presentatie inholland Onderwijslogistiek

Samenvattend

Maakt integraal onderdeel uit van de verschillende werkprocessenInzicht in processen: knelpunten in kaart, effectieve optimalisatie mogelijk Naast kwaliteitsverbetering en kostenbesparing voordelen

dienstverlening en verantwoordingComplexiteit: masterplan onderwijslogistiek sterk aan te bevelen

Page 19: Presentatie inholland Onderwijslogistiek