presentatie inholland onderwijslogistiek
TRANSCRIPT
Optimalisatie onderwijslogistiekdoor informatie- en procesgestuurdwerken
Wie zijn wij?
Liesbeth van der Heide Zelfstandig adviseur onderwijslogistiek
Marc ScheunhageApplicatie beheerder Inholland
Joost AleEigenaar Scope4mation
2
Agenda09:30 – 10:00 Ontvangst10:00 – 10:15 Welkom en inleiding10:15 – 11:00 Verbetering onderwijslogistieke processen
Door: Liesbeth van der Heide11:00 – 11:15 Pauze11:15 – 11:45 Effectieve inzet van data management tooling
Door: Joost Ale11:45 – 12:15 Realisatie, lessons learned next steps Inholland,
Door: Marc Scheunhage12:15 – 13:00 Lunch / Afsluiting
3
Wie zijn betrokken?
Procesmanagers? Informatiedeskundigen of informatiemanagers? Roostermakers? ICT managers? Onderwijsontwikkelaars? Administratieve krachten (toetsorganisatie, cijferinvoer)? ……
4
Experiment
5
Oorspronkelijke zin
“Met de start van het nieuwe collegejaar zijn er weer duizenden studenten in Nederland vol goede moed begonnen aan een zelfgekozen studie, die overigens lang niet altijd bepalend is voor hun verdere carrière.”
6
Toetsproces
Stelling
Binnen onderwijsinstellingen is een gebrek aan het op tactisch niveau horizontaal gestructureerd (integraal vanuit inhoud, systemen, P&C, HR, kwaliteitszorg, processen) werken tussen de verschillende ‘eilanden’.
8
Oplossing?
9
Aanleiding
Strategisch Programma Bedrijfsvoering (opdracht CvB):
“Het verbeteren van de ondersteunende processen zodat FTE reductie doelstelling behaald wordt”
Dit vereist systemen die dermate gebruiksvriendelijk zijn dat gebruik hiervan efficiënter is dan het zelf bijhouden c.q. opslaan van allerlei informatie
Onderwijsondersteunende administratieve processen dienen in samenhang met elkaar verbeterd te worden (OER als basis)
Een van de belangrijkste processen die verbeterd moet worden, is het toetsproces
Procesdenken i.p.v. eilanddenken (= een andere aanpak)
“Roosteren staat niet op zichzelf”
Bron: SURFmarket presentatie
Toetsproces > gaat over afdelingen en toepassingen heen(informatiestroom automatiseren waar mogelijk)
Broninformatie wordt beheerd met specialistische toepassing binnen “eilanden” Denk aan metadata als facilitaire- en ICT-voorzieningen, HR-, student- en opleidingsinformatie die tot
stand komen en onderhouden worden binnen verschillende afdelingen en toepassingen
Brondata wordt na verrijking en verwerking weer nieuwe brondata voor een volgende stap in het proces
Automatisering zorgt voor informatiebruggen tussen de “eilanden” Door automatisering wordt arbeidsintensief en foutgevoelig handmatig overzetten
van brondata voorkomen
Knelpunten Onderhoud metadata roosterpakket (HR, Facilitair, SV, etc)
Ca 5 FTE onderhoud metadata
Toetscode equivalentie 70.000+ toetscodes: voor planning en toets-tracking
Onnodige kosten door capaciteitsplanning mismatches Roostermakers hebben door centralisatie grotere afstand van primaire proces Raming van aantallen inschrijvingen op max. capaciteit
Studenten en docenten krijgen geen notificatie bij roosterwijzigingen
Wijzigingen pas op locatie zichtbaar op monitor Staan wel in agenda maar vallen niet op en niet proactief als mail
Complexiteit en aantal koppelingen “Starre” puntkoppelingen tussen tools Maatwerk o.b.v. zelf of door de leverancier te ontwikkelen code Kosten en onderhoudbaarheid Handmatige invoer of interventies voor koppelingen (Dumps, CSV / XLS imports)
Oorspronkelijk applicatielandschap
Nieuw applicatielandschap: integratie infrastructuur
Welke benefits biedt de integratieve infrastructuur?
Kosten & tijd significant reduceren Ca 35 FTE nu. Doel: 15% kostenbesparing Optimaliseren van lokaalgebruik (en dus ook inzet van surveillanten en nakijken examinatoren) Mogelijk om toetscodes automatisch open te stellen
Kwaliteit en actualiteit Real time informatie
Studenten- en medewerkerstevredenheid verbeteren Wijzigingen roosters proactief onder de aandacht (Twitter, agenda notificaties, etc.)
Toetsorganisatie en toets-tracking optimaliseren In control zijn Inspectie: verantwoording afleggen Procesondersteuning
Beveiliging en beheersbaarheid
Oplossing: Scope4mation Data Manager
Alle functionaliteit gerealiseerd zonder programmeren Automatiseren taken, batchverwerking, dumps,
provisioning, deprovisioning Bieden van inzicht voordat bijwerken data plaatsvindt Kunnen delegeren van data beheertaken naar
proceseigenaren Geschikt voor lokale en cloud oplossing Data als input voor processen, verantwoording,
rapportage
Samenvattend
Maakt integraal onderdeel uit van de verschillende werkprocessenInzicht in processen: knelpunten in kaart, effectieve optimalisatie mogelijk Naast kwaliteitsverbetering en kostenbesparing voordelen
dienstverlening en verantwoordingComplexiteit: masterplan onderwijslogistiek sterk aan te bevelen