pertemuan ketiga ttm

Lukmanulhakim Almamalik 2012 1

Teknik Manajemen Dalam Perencanaan

Lukmanulhakim Almamalik

Perencanaan (Planning) Perencanaan merupakan proses penentuan tujuan dari

pemilihan akibat-akibat yang akan terjadi dan memulai tindakan-tindakan yang akan diambil untuk mewujudkannya.

Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari menetapkan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk tujuan organisasi (Robbins dan Coulter,2002). mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya

Pada dasarnya perencanaan memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why) dan bagaimana (how).


Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan,2005)

Dari sisi proses, fungsi perencanaan: proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai.

Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan: fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi.

Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan: pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, mengapa dilakukan,bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimanakeputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencanaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.


Kegiatan Fungsi Perencanaan Forecasting (Memperkirakan pekerjaan yang akan dilaksanakan di masa

mendatang). Establishing Objectives (Menentukan tujuan yang akan dicapai dari apa

yang telah direncanakan) Programming (Membuat program yang terdiri dari serangkaian kegiatan

untuk mencapai tujuan berdasarkan prioritas) Scheduling (Membuat penjadualan kegiatan) Budgeting (Penyusunan anggaran untuk mengalokasikan sumber daya

sehingga efektif dan efisien) Developing Procedure (Menentukan cara yang tepat untuk

menyelesaikan pekerjaan untuk efisiensi, efektivitas dan keseragaman kerja). Establishing dan Interpreting Policy (Manajer harus dapat

menafsirkan kebijakan yang akan diambil agar terjamin keselarasan dan

keseragaman tindakan yang akan dilakukan).Lukmanulhakim Almamalik 2012 4

Fase-Fase Perencanaan

1. Penetapan Tujuan dan Sasaran (Goal)

2. Analisis Masalah

3. Pencarian Alternatif (Pilihan)

4. Peramalan (Forecasting)

5. Evaluasi

6. Pengambilan Keputusan

7. Implementasi

8. Monitoring dan Kontrol

9. Analisis Deviasi


Apa Misi Organisasi Anda? Mission the basic purpose of organization.

Pada tatanan organisasi pemerintahan, misi telah diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan yang mengatur susunan dan tata kerja masing-masing unit kerja baik yang berbentuk departemen maupun lembaga pemerintahan non-departemen.

Misi dalam perencanaan peningkatan kinerja dalam pemerintahan tertuang dalam Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi.

Tupoksi tujuan dalam arti umum atau garis besar. Suatu gambaran umum tentang tujuan yang menjadi kiat organisasi.



Memilih Sasaran Dua cara yang dapat digunakan untuk memilih sasaran:

a. Teknik analisis terhadap tugas pokok dan fungsi organisasi, yaitu analisis tugas dimulai dari uraian tugas yang tersedia pada setiap unit kerja. Memilih sasaran melalui uraian tugas bertitik tolak dari Visi, Misi dan Tugas Pokok dan Fungsi dari unit organisasi. Analisis hasil pelaksanaan tugas dan peningkatan tugas.

c. Teknik analisis situasi. Teknik analisis situasi ini menggunakan analisis pohon, terdiri atas; pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif.


Analisis Masalah Masalah muncul karena adanya KESENJANGAN, yaitu

antara : yang SEHARUSNYA dengan yang TERJADI yang DIPERLUKAN dengan yang TERJADI HARAPAN dengan KENYATAAN

Masalah muncul juga karena ada PENGADUAN (contoh: pengaduan kualitas pelayanan publik) dan KOMPETISI (contoh: persaingan bisnis).

Teknik yang dapat digunakan untuk mengenali sebuah masalah diantaranya:

1. Identifikasi Gejala2. Metode Penelitian3. Wawancara Pengumpulan Data4. Sumbang Saran Kelompok5. Pohon Masalah

Pencarian (Pilihan) Alternatif Perumusan (alternatif) rencana, pada dasarnya,

merupakan perumusan pilihan kondisi masa depan yang optimum (atau mendekati optimum) dipandang dari tujuan dan sasaran perencanaan.

Semua alternatif rencana, pada dasarnya, mengacu pada kriteria kinerja yang diangkat dari rumusan tujuan dan sasaran perencanaan.

Alternatif rencana atau pilihan kondisi ke masa depan dilakukan dengan format yang disebut sebagai "trajektori“ (trajectory), yaitu sekuen atau urutan perkembangan kondisi sistem ke masa depan.


Dua macam teknik untuk mengembangkan alternatif rencana: teknik skenario dan teknik pohon keputusan (pohon alternatif).

Skenario merupakan istilah umum, yang berarti rincian proses untuk menghasilkan suatu produk/ jasa. Skenario digambarkan sebagai upaya untuk "menulis sejarah ke masa depan“.

Teknik pohon keputusan suatu teknik pengembangan alternatif-alternatif rencana dengan mengkombinasikan beragam komponen rencana.


Peramalan Setelah masalah kebijakan dirumuskan dengan

baik, tugas berikutnya bagi analisis kebijakan dengan memperkirakan/meramalkan konsekuensi dari pilihan-pilihan kebijakan di masa mendatang.

Peramalan memberi informasi agar masa depan dapat “dikendalikan” dan perubahan-perubahan dapat diperkirakan berdasarkan pola di masa lalu.

Peramalan bukan saja penting untuk melihat alternatif yang terbaik, ia juga akan membantu menghindari akibat negatif dari suatu kebijakan, misalnya: kelangkaan energi, polusi, tumbuhnya hunian kumuh, dsb.


Teknik PeramalanPendekatan Basis Teknik Hasil

Peramalan ekstrapolatif

Ekstrapolasi trend

Analisis rangkaian-waktuTeknik benang-hitamTeknik Ordinary Least SquarePembobotan eksponensialTransformasi dataMetode katastrofi

Projeksi

PeramalanTeoretis

Teori Pemetaan teoriAnalisis jalurAnalisis Input-OutputPemrograman linierAnalisis regresiEstimasi intervalAnalisis hubungan

Prediksi

Peramalan intuitif

Penilaian subjektif

Delphi konvensionalDelphi kebijakanAnalisis dampak-silangPenilaian kelayakan

Konjektur

13Lukmanulhakim Almamalik 2012

Evaluasi Evaluasi diartikan sebagai proses mengambil

beberapa pilihan, membandingkan antar pilihan tersebut, dan menarik kesimpulan tentang kelemahan dan kekuatan masing-masing pilihan.

Evaluasi perlu dilakukan secara sistematis dan

logis, dengan meminimalkan pertimbangan subyektif.

Evaluasi bukan pengambilan keputusan, tapi merupakan alat dalam pengambilan keputusan.


Teknik evaluasi dapat dibedakan dalam dua kelompok, yaitu: teknik evaluasi komprehensif dan teknik evaluasi parsial.

Evaluasi komprehensif mencakup pandangan ke masa depan dan pandangan melebar (wide view, dalam arti pengaruhnya ke berbagai macam pihak, antara lain berbagai kelompok masyarakat, bidang usaha, dan wilayah geografis, dan sebagainya).

Evaluasi parsial hanya melihat suatu konsekuensi tertentu.


Pengambilan Keputusan

Pemilihan rencana merupakan proses pengambilan keputusan. Dalam pengambilan keputusan, berbagai kepentingan perlu diperhatikan.

Salah satu yang perlu dipertimbangkan adalah hasil evaluasi terhadap alternatif yang ada.

Meskipun hanya ada satu usulan rencana; ini harus dianggap sebagai suatu alternatif yang perlu di evaluasi dibandingkan dengan alternatif “tidak mengerjakan apa-apa” (‘do nothing’ approach).


Implementasi

Implementasi merupakan proses untuk menerapkan hasil pengambilan keputusan yang dilakukan.


Monitoring dan Pengendalian

Monitoring adalah proses pengumpulan dan analisis informasi (berdasarkan indikator yg ditetapkan) secara sistematis dan kontinyu tentang kegiatan program/proyek sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi untuk penyempurnaan program/ proyek tersebut selanjutnya.

Perlu dibuat prosedur laporan kemajuan periodik dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini atas segala kemungkinan yang terjadi.


Analisis Deviasi

Penyelesaian fase-fase yang dijelaskan di atas bukan berarti proses ini telah selesai.

Hasil model dan keputusan hasil yang tersedia memberikan umpan balik pada model awal.

Jika perlu perencanaan tersebut direvisi kembali.



Beberapa Teknik Manajemen

5 W dan 1 H, diagram tulang ikan, pohon masalah, diagram simpal kausal (causal map), Pola Kerja Terpadu,Gantt Chart, Flow Chart, dan lain-lain.

Analisis Biaya Manfaat (Cost Benefit Analysis, Linier Programming (Operation Research), Analisis Rasio Keuangan, Analisis Trend (Forecasting), Break Even Analysis, dan lain-lain.


(What, Where, Why, Who, When dan How).

'5 W dan 1 H' ini dapat diterjemahkan sebagai berikut :Apa …………… yang akan dilakukanMengapa ……… dilakukanDi mana ………. akan dilakukanSiapa ………….. akan melakukanKapan ………… akan dilakukanBagaimana …… dilakukan

5 W dan 1 H


Analisis SWOT


PernyataanMasalah

Manusia

Material

Metoda

Mesin

Lingkungan

Pengukuran

Diagram Tulang Ikan


Peta Pikiran

Kegunaan

Manfaat

Tips

Bagaimana

Pemahaman

Ingatan

Nilai-nilai yang lebihbaik

Perencanaan

Curahgagasan

Catatan

Warna

SimbolPenekanan

Huruf kapital

Cetak Tebal

Cabang Gagasanutama

Rincian

Peta Pikiran/Mind Mapping


Force-Field Analysis


Diagram Pohon

0

0 0

1

2 7

3

1 7

2

2 2

4

6 11

5

7 8

6

10 10

7

11 12

8

15 15

A (2) D (4) H (1)

B(2) E (5) I(4) K (3)

C (1) G (3) J (5)

2 6

72 7 1114

1 4

F (8)

10

15

12

107

6 2830

117

5

KB=0KT=5

KB=0KT=5 KB=4

KT=5

KB=0KT=0

KB=0KT=1

KB=0KT=0

KB=0KT=1

KB=1KT=1

KB=0KT=6

KB=6KT=6

KB=0KT=0

Network Planning CPM/PERT


Kode Kode AktAkt

tt CepatCepat LambatLambat KelonKelongarangaran

No No AktAkt

PERIODE WAKTUPERIODE WAKTU KetKet

MM SS MM SS BB TT 11 22 33 44 55 66 77 88 99 1010 1111 1212 1313 1414 1515

AA 22 00 22 55 77 00 55 0-10-1

BB 22 00 22 00 22 00 00 0-20-2 KK

CC 11 00 11 66 77 00 66 0-30-3

DD 44 22 66 77 1111 00 55 1-41-4

EE 55 22 77 33 88 00 11 2-52-5

FF 88 22 1010 22 1010 00 00 2-62-6 KK

GG 33 11 44 77 1010 66 66 3-63-6

HH 11 66 77 1111 1212 44 55 4-74-7

II 44 77 1111 88 1212 00 11 5-75-7

JJ 55 1010 1515 1010 1515 00 00 6-86-8 KK

KK 33 1111 1414 1212 1515 11 11 7-87-8


Ya

Tidak

Tidak

Ya

Ya

Ya

Dokter Siap? MenungguTidak

Tidak

Pasien datang

Mendaftar

Berkas ada? Dibuatkan

Poli kosong? Menunggu

Diperiksa

Diberi resep?

Pemberian obat

Pasien pulang

Ya

Pendaftar siap? MenungguTidak

Ya

Pet.obat ada? MenungguTidak

Obat ada? Beli diluarTidak

Ya

Flow Chart Rinci Pelayanan Pasien


Others

Rumah pasien

PantiObs gy n

UGDPol ik

l inik

Ruang perawatan

Kamar Opersi

47 26 28 39 43130364463 4.1 2.3 2.5 3.4 3.811.431.940.6

100.0 95.9 93.6 91.1 87.7 83.9 72.5 40.6

1000

500

0

100

80

60

40

20

0

Defect

JumlahPercentCum %

Perc

ent

Jum

lah

dari Adverse Events per LokasiJumlah Pasien yang Dapat Terhidar



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1 A1 Mendesain Sistem● Inventarisasi, Identifikasi, Klasifikasi Data Dasar Koperasi

● Mendesain Variabel Input & Output Data Dasar berdasarkan kuesioner

● Mendesain Input & Output Program

● Membuat Input & Output Antar Muka Sistem

● Mendesain Model Aplikasi

● Pertemuan Membahas Sistem dengan Tim Teknik

● Pertemuan Pembahasan Desain Sistem

2 A2 Pembangunan Sistem

● Desain Tabel & Antar Muka Sistem

● Membangun Software Sistem Informasi Data Dasar Koperasi

● Pengkodean Program Input dan Output

● Pengkodean Program Database Aplikasi

● Pengkodean Program Sistem Keamanan Data

● Pencetakan Kuesioner

● Input, Edit Pengolahan, dan Analisis Hasil Kuesioner

● Penyediaan paket data base

● Unit Testing

● System Integration Testing

● User Acceptance Test

● Penyediaan Infrastruktur & Komunikasi Data

● Sewa Hosting ISP/ASP

● Pelatihan Terbatas Penggunaan Sistem

● Pembuatan User Manual

● Uji Coba software ke empat daerah

● Penyediaan perangkat Notebook dalam rangka uji coba

3 A3 Pelaporan

● Laporan Pendahuluan● Laporan Kemajuan

● Laporan Akhir (Final)

● Maintenance/Purna Jual (6 bulan)

Bulan Ke-3 Bulan Ke-4 Bulan Ke-5No Uraian Kegiatan

Bulan Ke-1 Bulan Ke-2

Tabel 3.7 Kegiatan: Penyusunan Instrumen dan Pembangunan Sistem Informasi Data Dasar Koperasi dan UKM Terpilih

pertemuan ketiga ttm

Documents