perancangan model manajemen kinerja studi kasus …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xvi/mti/10....

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XVIProgram Studi MMT-ITS, Surabaya 14 Juli 2012

ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-1

PERANCANGAN MODEL MANAJEMEN KINERJASTUDI KASUS PADA SISTEM TEKHNOLOGI INFORMASI

DI BPKP DENGAN PENDEKATAN INFORMATION TECHNOLOGYSTRATEGIC PLANNING (ITSP)

Rina Ramayani, Aris TjahyantoProgram Studi Magister Manajemen Teknologi

Institut Teknologi Sepuluh Nopembere-mail: [email protected]

ABSTRAK

Tujuan penelitian ini adalah membuat model yang dapat digunakan untuk mengukurkinerja tata kelola tekhnologi informasi dengan pendekatan Information Technology StrategicPlanning (ITSP). Pemodelan dilakukan terhadap tata kelola tekhnologi informasi di BadanPengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) karena BPKP telah menyusun perencanaanstrategi untuk periode 2010-2014 dan telah memiliki grand design tata kelola tekhnologiinformasi. Hasil akhir penelitian ini berupa model manajemen kinerja yang terdiri dari 9(sembilan) tahap yaitu Assessment, Strategy, Objectives, Strategic Map, Initiatives,Performance Management, Automation, Cascade, Evaluation. Pada tahap Manajemen Kinerjadirancang indikator-indikator kinerja yang akan digunakan untuk mengukur pencapaianstrategi dengan menggunakan kerangka COBIT.

Kata kunci: COBIT , Information Technology Strategic Planning, indikator kinerja, modelmanajemen kinerja.

PENDAHULUAN

BPKP adalah lembaga pemerintah non-kementerian yang melaksanakan tugaspemerintah di bidang pengawasan keuangan dan pembangunan. Dalam rangka optimalisasiperan BPKP tersebut dipandang perlu penataan kembali sistem pengawasan internalpemerintah dimana BPKP dipercaya oleh Presiden Republik Indonesia untuk mengawalimplementasi SPIP di intansi dan lembaga pemerintah. Amanah ini sebagai inspirasi untukmembangun BPKP baru (new BPKP), melalui program reposisi dan revitalisasi (repovi)yang pada intinya mendefinisi ulang visi, misi, nilai-nilai, dan strategi yang sesuai denganperkembangan keadaan terkini, termasuk strategi pemberdayaan (empowerment) danpeningkatan kapasitas.

Langkah pertama yang dilakukan adalah menyusun perencanaan strategis untuk tahun2006-2010 dan 2010 -2014. Perencanaan strategis (renstra) ini menjadi pondasi bagi BPKPdalam melaksanakan tugas-tugasnya. Renstra tersebut juga menjadi dasar bagi unit-unit lain diBPKP dalam menetapkan strateginya, termasuk Pusinfowas sebagai pelaksana tata kelola TIdi BPKP.

Untuk menilai bagaimana perencanaan strategis Teknologi Informasi dapat mencapaitujuan yang ditetapkan makan dibuatlah suatu model manajemen kinerja. “If you can’tmeasure, you can’t manage” ungkapan yang dikemukakan oleh Kaplan dan Norton inimenjadi awal perkembangan manajemen kinerja pada sektor bisnis. Dahulu perusahaan hanyafokus pada pencapaian kinerja dari sisi finansial tanpa memperhatikan aspek lainnya. Dengandiperkenalkannya Balanced Scorecard oleh Robert Kaplan dan David Norton pada tahun


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-2

1996, persepsi dunia bisnis tentang kinerja mulai berubah. Manajemen kinerja dilihat dariempat perspektif yang seimbang. Pengembangan indikator-indikator kinerja berupa scorecardmenjadi awal bagaimana perusahaan dapat mengukur pencapaian kinerjanya. Perkembanganmanajemen kinerja sektor bisnis diikuti pula oleh sektor publik dimana banyak perusahaanmilik negara yang mencoba menerapkan konsep Balanced Scorecard tersebut.

Tujuan penelitian ini adalah merancang model manajemen kinerja yang terpadu dandapat diukur secara cepat dan akurat dan menstrukturkan sistem manajemen kinerja diPusinfowas.

METODE

Tahap Kajian Pustaka

Pada tahap terdapat dua kegiatan yang dilakukan yaitu:

1. Studi LiteraturKegiatan ini meliputi pengumpulan referensi yang dapat mendukung penelitian baik

yang berasal dari buku, jurnal ilmiah maupun hasil penelitian sebelumnya. Penulis jugamenggunakan buku teks COBIT dan referensi pustaka terkait tema IT Governance.

2. Pengumpulan DokumenKegiatan ini mencakup aktivitas pengumpulan dokumen pada BPKP dalam hal ini

Pusat Informasi dan Pengawasan (Pusinfowas) BPKP Pusat. Dokumen tersebut digunakanoleh penulis untuk mengidentifikasi proses perencanaan dalam tata kelola tekhnologiinformasi serta struktur yang digunakan dalam fungsi perencanaan tersebut. Selain itu penulisjuga mendapatkan gambaran mengenai kesesuaian antara Rencana Strategis BPKP danRencana Strategis Pusinfowas.

Tahap Pembuatan Strategic Alignment Map

Proses ini merupakan bagian yang sangat penting karena dengan proses pemetaan inidiharapkan dapat terlihat kesenjangan antara strategy formulation (strategi BPKP) danstrategy execution (strategi IT). Dengan membuat strategy allignment map dapat diperoleharea of improvement terhadap strategi IT yang tidak mendukung terhadap strategi BPKP.

Kajian PustakaStudi

LiteraturPengumpulan

Dokumen

Pembuatan StrategyAlignment Map

Pembuatan ModelManajemen Kinerja

Verifikasi Model

Penyusunan Kesimpulan


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-3

Proses pembuatan strategy allignment map dilakukan dengan menghubungkanketerkaitan antar strategi BPKP dan strategi TI. Data yang diperlukan dalam proses ini adalahpeta strategi BPKP dan peta strategi TI. Dalam tahapan ini dilakukan analisis apakah strategiTI mendukung strategi perusahaan atau merupakan strategi yang berdiri sendiri. Jika terdapatarea of improvement yaitu gap antara strategi organisasi dan strategi TI maka penulis akanmerekomendasikan untuk dilakukan perbaikan terhadap strategi-strategi yang tidak sesuaidengan strategi perusahaan.

Tahap Pembuatan Model Manajemen Kinerja

Tahap ini bertujuan untuk memperoleh model manajemen kinerja yang terintegrasikhususnya dalam penerapan tekhnologi informasi di BPKP. Model menggunakan konsepBalanced Scorecard yang diperkenalkan oleh Robert S. Kaplan dan David P.Norton padatahun 1992. Balanced Scorecard merupakan suatu konsep manajemen yang membantumenerjemahkan strategi ke dalam tindakan.

Model yang dirancang terdiri atas sembilan tahap sebagai berikut:

1. Penilaian/AssessmentPada tahap ini dilakukan identifikasi kebutuhan stakeholder dan perumusan visi dan

misi. Kebutuhan stakeholder, visi dan misi terdapat dalam Perencanaan Strategis. Visi danmisi harus mengacu kepada kebutuhan stakeholder.

2. StrategiPada tahap ini dilakukan perumusan tema strategi (strategic themes). Penyusuna tema

strategi dilakukan dengan merujuk pada hasil assessment (tahap 1). Pada tahap ini dilakukanpenyesuaian antara strategi BPKP, strategi TI dengan tema strategi yang telah dirumuskan.Hasilnya berupa pengelompokan strategi TI sesuai tema strategi yang ditetapkan.

3. Penyusunan TujuanPada tahap ini dilakukan penyusunan tujuan-tujuan yang merupakan hasil penjabaran

dari tema strategi yang telah disusun sebelumnya. Tujuan adalah hasil yang diharapkan daristrategi yang telah ditetapkan. Perumusan strategi dilakukan berdasarkan hasil yang diperolehdari tahap sebelumnya yaitu tahap asessment dan strategi. Perumusan juga dilakukan denganmengadaptasi tujuan-tujuan tata kelola TI pada COBIT.

4. Penyusunan Peta StrategiPada tahap ini dilakukan penyusunan peta strategi. Peta strategi menggambarkan

hubungan sebab akibat antar strategi pada empat perspektif. Strategi-strategi tersebutdikaitkan dengan tujuan yang telah ditetapkan pada tahap sebelumnya. Berdasarkan empatperspektif Balanced Scorecard dilakukan clustering tujuan-tujuan tersebut. Setelah itudilakukan pemetaan hubungan sebab akibat antar tujuan.

5. Penyusunan InisiatifPada langkah ini dilakukan penyusunan program-program inisiatif terhadap kegiatan-

kegiatan yang akan dilakukan. Kegiatan tersebut merupakan eksekusi terhadap strategi.Referensi dalam merancang inisiatif dan kegiatan yang terkait menggunakan fremeworkCOBIT karena terkait akitivitas tekhnologi informasi. Hasil dari langkah ini berupa rancanganaktivitas secara generik dengan mengadaptasi aktivitas-aktivitas IT Governance pada COBIT

6. Pengukuran KinerjaPada tahap ini dirancang indikator-indikator kinerja berdasarkan inisiatif yang telah

disusun sebelumnya. Perancangan indikator tidak sampai pada penetapan target karenaindikator yang dirancang bersifat generik mengacu pada framework COBIT dan kesesuaian


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-4

dengan tujuan dan strategi TI di BPKP. Indikator yang disusun berupa Key PerformanceIndicator (Indikator Kinerja Kunci) yang bersifat lead indicator atau indikator pemicu bagiindikator-indikator lain.

7. OtomatisasiOtomatisasi merupakan proses dimana data kinerja dapat menjadi informasi penting

dalam pengambilan keputusan. Dalam sistem tekhnologi informasi yang telah matang danterintegrasi ke dalam seluruh komponen organisasi data kinerja dapat diolah menjadi businessintelligence dan menjadi dashboard sistem bagi pengambil keputusan.

Tahap ini juga menjelaskan bagaimana proses strategis dikomunikasikan ke seluruhorganisasi. Dalam proses komunikasi tersebut perlu dirancang aliran distribusi tanggungjawab dan peran orang-orang di dalam organisasi.

8. CascadingCascading merupakan aktivitas penyusunan indikator-indikator pada unit-unit lain

yang menjadi bagian dari suatu organisasi. Penelitian ini tidak membahas sampai prosescascading karena proses ini terdiri atas tahap-tahap yang terintegrasi dengan unit lain

9. EvaluasiPada tahap ini dilakukan perancangan model generik untuk mengevaluasi kematangan

sistem manajemen kinerja yang telah dilaksanakan. Metode penilaian mengadopsi konsepMaturity Model dalam COBIT. Penelitian tidak membahas tahap ini karena proses evaluasimembutuhkan penelitian tersendiri untuk penetapan tingkat kematangan suatu sistem.

Tahap Verifikasi Model

Verifikasi dilakukan untuk memastikan bahwa model telah sesuai dengan kebutuhanuser dalam hal ini Pusinfowas. Pada tahap ini penulis melakukan verifikasi dengan melakukanwawancara tertulis kepada para pejabat eselon IV di Pusinfowas. Verifikasi dilakukan denganmembandingkan antara kondisi yang ada dengan kriteria yang terdapat dalam model.

Tahap Penyusunan Kesimpulan

Pada tahap ini penulis merangkup seluruh hasil penelitian. Untuk kondisi yang masihperlu perbaikan maka akan dibuat rekomendasi. Rekomendasi diharapkan dapat menjadimasukan bagi BPKP untuk mengembangkan model tidak hanya secara konseptual tapi jugasecara teknis.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil kajian pustaka menjadi input untuk tahap pembuatan strategic alignment map.Strategic alignment map antara organisasi dan TI digambarkan sebagai berikut:


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-5

Gambar 1. Strategic Alignment Map

Dari pemetaan tersebut di atas terlihat bahwa strategi TI telah sesuai dengan strategiorganisasi dalam hal ini BPKP. Setiap strategi TI dapat menjadi pendukung bagi keberhasilanstrategi BPKP (lihat garis biru). Karena tidak terdapat kesenjangan /gap antara strategi TI danstrategi BPKP maka tidak diperlukan rekomendasi pada tahap ini.

Selanjutnya tahap penyusunan model yang diawali dengan identifikasi kebutuhanstakeholder. Mengacu pada Keputusan Kepala BPKP No. Kep-01.00.00-295/K/2001 tanggal30 Mei 2001 tentang Blue Print BPKP, stakeholders BPKP adalah Presiden dan parapenyelenggara pemerintahan lainnya, Lembaga legislatif, Badan Pemeriksa Keuangan (BPK),Aparat penegak hukum, Pemberi Pinjaman/Hibah (Lender), Publik/masyarakat, dan mediamassa. Kemudian dilakukan perumusan visi dan misi. Visi dan Misi. Dalam Surat KeputusanKepala BPKP Nomor Kep-212/K/IP/2008 tentang Arsitektur Pengembangan Sistem Informasipada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan disebutkan bahwa visi BPKPEnterprise Architecture merupakan gambaran umum bagaimana BPKP memanfaatkantekhnologi informasi untuk mendukung strategi organisasi. Namun tidak disebutkan secarajelas visi dan misi tata kelola tekhnologi informasi di BPKP. Jika merujuk pada suratKeputusan Kepala BPKP Nomor Kep-34/SU/IP/2006 tentang Kerangka PengembanganSistem Informasi BPKP yang menyatakan bahwa pengembangan tekhnologi informasi tidakboleh menyimpang dari visi BPKP, dan mengacu pada kebutuhan stakeholder maka visi danmisi tata kelola sistem informasi di BPKP dapat dirumuskan sebagai berikut:Visi: Menyajikan informasi yang responsif, interaktif dan terpercaya sebagai pendukungakuntabilitas keuangan negara yang berkualitas. Sedangkan Misi utama dari tata kelola sisteminformasi di BPKP adalah menyelenggarakan sistem dukungan pengambilan keputusan yanghandal bagi presiden/pemerintah.Langkah berikutnya adalah perumusan tema strategi.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-6

Tabel 1. Perumusan Tema Strategi

No Strategi BPKP Strategi TI Tema Strategi

1 Persentasi IPP/IPD yanglaporan keuanganmemperoleh opini minimalWDP dari BPK RI

Pengembangan Customer RelationshipManagement (CRM) yang berkaitan denganIPP/IPD antara lain SIMDA, SAKIP

To improve solutiondevelopment & operationaleffectivenessTo improve solutiondevelopment & operationalefficiency

2 Persentase instansipemerintah danBUMN/BUMD ygmenerapkan goodgovernance

Pengembangan Customer RelationshipManagement (CRM) yang berkaitan denganBUMN/D antara lain Good Corporate Governance,Risk Management


3 Indeks Persepsi Korupsi 1. Sistem manajemen kasus dan permintaanstakeholders (konsep Stakeholder RelationshipManagement-SRM).

2. Fasilitas repositori data tantang objek dan hasilpengawasan.

3. Fasilitas data mining & analysis untukmendapatkan model prediktif dalam analisisrisiko


4 Persentase K/L dan Pemdayang menyelenggarakanSPIP sesuai PP Nomor 60Tahun 2008

1. Sistem analisis risiko pelaksanaan program kerjapemerintah

2. Fasilitas repositori data tentang objek dan hasilpengawasan.

3. Fasilitas data mining & analysis untukmendapatkan model prediktif dalam analisisrisiko


5 Persentase SDMpengawasan (APIP) ygprofesional dan kompeten

1. Sistem manajemen penugasan yang terpadudengan administrasi kepegawaian, pembinaanJFA, dan kediklatan.

2. Sistem manajemen pembelajaran online(Learning/Course Management System LMS).

3. Fasilitas publikasi materi traning elektronik(Online Training Library/e-Library).

4. Alat bantu audit (Computer Assisted Audit Tool)dengan fasilitas untuk upload data akuntasilembaga pemerintah (konsep e-Audit).

To increase employeeknowledge, skill &motivation

Tersedianya informasi ygkomprehensif dlmmendukung pengambilankeputusan presiden

1. Fasilitas interkoneksi data antara BPKP denganBadan Perencanaan & Pembangunan Nasional(Bappenas), Badan Pusat Statistik (BPS) danAPIP di tiap lembaga pemerintah untukpertukaran data rencana kerja, rencana anggaran,status pelaksanaan rencana, dan hasil pelaksanaan(konsep Supply Chain Management).

2. Sistem monitoring kinerja pemerintah denganfasilitas dashboard bagi Presiden dan pimpinanlembaga pemerintah

3. Portal informasi online bagi eksekutif danstakeholders lainnya dengan fasilitas pembuatanlaporan yang interaktif.

4. Fasilitas manajemen dan diseminasi dokumentasihasil analisis dan penelitian.

To meet stakeholderrequirement

Setelah perumusan tema strategi dilakukan penetapan tujuan


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-7

Tabel 2. Penetapan TujuanNo Tema Strategi Tujuan

1 To increase employee knowledge, skill &

motivation

a. To increase the employee knowledge & skill. Meningkatkanpengetahuan dan kemampuan pegawai dalam hal ini tidakhanya pegawai pada bagian TI tetapi juga membekali auditordengan kemampuan untuk mengoperasikan aplikasi terkaitpemberian layanan kepada auditan/pengguna jasa

b. To increase the employee motivation.Meningkatkan motivasipegawai terutama dalam bidang IT sehingga lebih faham dansadar tekhnologi.

c. To increase the employee productivity. Dengan dukungan ITdiharapkan produktivitas karyawan meningkat karena telahdidukung dengan solusi operasional yang efektif dan efisien

2 To improve solution development &

operational effectiveness

a. To prepare the organization programme. Menyiapkanprogram-program yang akan digunakan untuk mencapaitujuan. Program harus selaras dengan tujuan dan strategiyang telah ditetapkan.

b. To identify the solutions. Salah satu strategi yang telahdisebutkan di atas adalah memberi manfaat kepadastakeholder (to meet stakeholder requirements). Untukmemberi manfaat maka tata kelola TI harus dapat menjadisolusi untuk setiap permasalahan.

c. To Provide the resources needed. Menyediakan sumberdaya dibutuhkan berupa hardware, software dan brainware.

d. To develop the effective solutions.Solusi yang telahdiidentifikasi harus dapat dikembangkan menjadi solusi yangefektif sehingga stakeholder benar-benar dapat merasakanmanfaatnya.

e. To operate the solution effectively.Solusi yang telahdikembangkan harus dapat dioperasikan secara efektif.

3 To improve solution development &

operational efficiency

a. To improve the solution development efficiency. Efektif danefisien adalah kata kunci yang tidak dapat dipisahkan. Solusiyang efektif mengatasi dan memberi manfaat kepadastakeholder jika tidak efisien maka tidak akan optimal. Solusiseperti itu hanya akan bermanfaat dalam jangka pendek karenadalam jangka panjang akan membebani stakeholder.

b. To improve the solution operational efficiency. Solusi yangefektif dan efisien harus menjadi benchmark untukpengembangan solusi-solusi selanjutnya.

c. To prepare if the undesirable events happen. Dalam setiappengembangan selalu ada risiko. Kesiapan dalam menghadapirisiko adalah salah satu bentuk pengendalian terhadap risiko.Pengendalian terhadap risiko akan memperkecil dampak yangtimbul terhadap kejadian yang tidak diinginkan.

d. To justify the investment. Investasi dalam pengembangan ITharus dapat dipertanggungjawabkan. Penggunaan sumber dayauntuk menghasilkan dan mengembangkan solusi juga harusdapat dipertanggungjawabkan secara finasial. Hal ini terkaitakuntabilitas pelaksanaan kegiatan.

4 To meet stakeholder requirement a. To increase the service fiduciary. Meningkatkankepercayaan terhadap layanan merupakan kunci untukmemenuhi kebutuhan stakeholder. Solusi yang efisien,efektif dan akuntabel akan meningkatkan kepercayaanstakeholder.

b. To increase the service security. Untuk memenuhi kriteriakerahasiaan maka layanan harus dapat menjamin keamananterutama untuk informasi yang bersifat sensitif.

c. To increase the service quality. Layanan yang berkualitasadalah layanan yang memenuhi standar mutu yangditetapkan dan dapat tersampaikan sepenuhnya secara tepatsasaran dan waktu.

d. To increase the stakeholder satisfaction. Kebutuhanstakeholder dapat terpuaskan service fuduciary, servivesecurity dan service quality telah terpenuhi.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-8

Setelah penetapan tujuan maka dilakukan penyusunan peta strategi TI dengan hasil sebagaiberikut:

Gambar 2. Peta Strategi TI

Perancangan program-program inisiatif ini dilakukan dengan mengadaptasi aktivitas-aktivitas IT Governance pada framework COBIT terhadap tujuan-tujuan yang telah ditetapkansebelumnya.

Tabel 3. Penetapan Inisiatif

Inisiatif Referensi Proses COBIT

1. Menerapkan standar karir dansistem insentif pegawai yangberbasis kinerja

2. Menyelenggarakan pelatihan bagipegawai

3. Menerapkan KnowledgeManagement

4. Mengelola pengadaan sumber daya

PO7 Manage IT Human Resources PO7.1 Personnel Recruitment and Retention PO7.2 Personnel Competencies PO7.4 Personnel Training PO7.7 Employee Job Performance Evaluation PO7.8 Job Change and TerminationDS7 Educate and Train Users DS7.1 Identification of education and Training Needs DS7.2 Delivery of Training and Education

1. Mengelola Operasional2. Mengelola Pengembangan Aplikasi3. Mengelola infrastruktur tekhnologi4. Mengelola pengadaan sumber daya5. Mengidentifikasi solusi otomasi6. Manajemen Investasi7. Manajemen risiko8. Meningkatkan efisiensi operasional

dan pengembangan solusi

DS13 Manage Operations DS13.1 Operations Procedures and Instructions DS13.2 Job SchedulingAI2 Acquire & maintain application software AI2.1 High level design AI2.2 Detailed design AI2.7 Development of Applications Software AI2.10 Application software maintenanceAI3 Acquire & maintain technology infrastructure AI3.1 Technological Infrastucture Acquisition Plan AI3.1 Technological Infrastructure Acquisition Plan


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-9

AI3.3 Infrastructure maintenancAI5 Procure IT resourcesAI1 Identify automated solutions AI1.1 Definition and maintenance of Business Function &

Technological Requirements AI1.3 Feasibility study and formulation of alternatives

coursesPO5 Manage IT investment PO5.3 IT budgeting PO5.4 Cost managementPO9 Assess and manage IT risks PO9.4 Risk assessment PO9.5 Risk response PO9.6 Maintenance and monitoring of a risk action planDS6 Idetify and allocate costs DS6.2 IT Accounting DS6.3 Cost modelling and Charging

1. Mengelola kualitas layanan2. Mengelola keamanan layanan3. Mengelola integritas layanan4. Mengelola ketersediaan layanan5. Meningkatkan efektivitas layanan6. Meningkatkan efisiensi layanan7. Mengelola keterpercayaan layanan8. Mengelola kesesuaian layanan

PO8 Manage Quality PO8.1 Quality management system PO8.5 ontinuous improvement PO8.6 Quality measurement, monitoring and reviewDS1 Define and manage service levelsAI2 Acquire & maintain application software AI2.1 High level design AI2.2 Detailed design AI2.7 Development of Applications Software AI12.10 Application software maintenanceDS5 Ensure system security DS5.1 Management of IT sSecurity DS5.2 IT Security Plan DS5.10 network Security DS5. 11 Exchange of sensitive dataDS11 Manage data DS11.1 Business requirements for data management DS11.2 Storage and retention arrangements DS11.6 Security requirements for data managementDS4 Ensure continous service DS4.2 IT Continuity Plans DS4.8 IT services recovery and resumption DS4.9 Offsite Backup StorageME3 Ensure compliance with external requirements ME3.1 Identification of external legal, regulatory and

contractual compliance ME3.2 Optimisation of response to external requirements ME3.4 Positive Assurance of compliance

Selanjutnya dilakukan pengukuran kinerja dengan merumuskan indikator-indikator kinerja.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-10

Tabel 4. Indikator Kinerja

Perspektif Indikator KinerjaPertumbuhan dan Pembelajaran Perbandingan beban kerja dengan insentif yang diterima

% peningkatan insentif bagi pegawai % peningkatan nilai kinerja pegawai Jumlah hari pelatihan tenaga IT selama satu tahun Jumlah tenaga IT yang mengikuti diklat % jumlah pegawai IT yang sesuai kompetensi yang

ditetapkan % ratio kinerja pegawai % pegawai IT yang memiliki sertifikasi sesuai dengan

kebutuhan. Ratio perputaran pegawai IT

Proses Bisinis Internal dan Manfaat Bagi Auditan

/Pengguna Jasa

Jumlah kerusakan dan penundaan operasi karenapenyimpangan prosedur

% jadwal pekerjaan dan permintaan yang tidak dapatdiselesaikan

Jumlah kerusakan dan penundaan operasi karena proseduryang tidak tepat

% proyek pengembangan yang tepat waktu dan tepat anggaran Jumlah kerusakan per bulan Jumlah masalah yang disebabkan visible downtime pada setiap

aplikasi % platforms yang tidak sesuai arsitektur dan standar

tekhnologi Jumlah komponen infrastruktur yang sudah tidak mendukung

lagi % pengadaan yang sesuai kebutuhan Tingkat pengurangan unit cost untuk pengadaan barang dan

jasa % portofolio aplikasi yang tidak konsisten dengan arsitektur % feasibility study yang tepat waktu dan tepat anggaran Jumlah deviasi anggaran % deviasi anggaran terhadap total anggaran % pengurangan unit cost % risiko yang telah diidentifikasi dan telah diassessment Jumlah risko yang baru teridentifikasi Jumlah high level risk % varian antara anggaran dan biaya aktual % biaya-biaya untuk pengembangan IT yang disetujui

Manfaat bagi stakeholder Jumlah sertifikasi mutu yang diterima Jumlah keluhan yang ditangani % layanan yang memenuhi tingkat layanan yang ditetapkan Jumlah ilegal akses Jumlah pemakaian password yang tidak sesuai standar Jumlah akses yang disetujui, dicabut, diseting ulang atau

diganti % data yang berhasil direstorasi Jumlah waktu tunggu atau kerusakan data yang disebabkan

kapasitas penyimpanan tidak sesuai Jumlah proses bisinis yang kritis tapi tercakup dalam rencana

IT Frekuensi interupsi terhadap layanan Jumlah keluhan terhadap layanan Jumlah isu-isu mengenai ketaatan terkait IT setiap tahun Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyikapi aturan baru

yang berdampak terhadap tata kelola IT Jumlah pelanggaran terhadap aturan

Tahap otomatisasi merupakan proses dimana data kinerja dapat menjadi informasipenting dalam pengambilan keputusan. Dalam sistem tekhnologi informasi yang telah matang


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-11

dan terintegrasi ke dalam seluruh komponen organisasi data kinerja dapat diolah menjadibusiness intelligence dan menjadi dashboard sistem bagi pengambil keputusan.

Tahap ini juga menjelaskan bagaimana proses strategis dikomunikasikan ke seluruhorganisasi. Dalam proses komunikasi tersebut perlu dirancang aliran distribusi tanggungjawab dan peran orang-orang di dalam organisasi.

Dalam perancangan model kinerja ini kondisi yang ada di BPKP data kinerja belumsampai pada tahap otomatisasi sebagai business intelligence sehingga perancangan hanyaberupa penetapan peran dan tanggung jawab.

Tabel 5. Peran dan Tanggung Jawab

Perspektif Inisiatif

Kep

ala

BP

KP

Kap

usin

fow

as

Kep

ala

Bid

ang

Peng

olah

an D

ata

dan

Info

rmas

i

Kep

ala

Bid

ang

Pem

elih

araa

n Sa

rana

Inf

orm

asi

Insp

ekto

rat

Tat

a U

saha

PertumbuhandanPembelajaran

Menerapkan standar karir dan sistem insentifpegawai yang berbasis kinerja

A R R R I R

Menyelenggarakan pelatihan bagi pegawai I A R R I C

Menerapkan Knowledge Management I A R R I C

Mengelola pengadaan sumber daya I A R R I C

9.Proses BisinisInternal danManfaat BagiAuditan/PenggunaJasa

10. Mengelola Operasional I A C R I I11. Mengelola Pengembangan Aplikasi I A C R I I12. Mengelola infrastruktur tekhnologi I A C R I I13. Mengelola pengadaan sumber daya I A C R I I14. Mengidentifikasi solusi otomasi I A C R I I15. Manajemen Investasi I A C R I I16. Manajemen risiko I A C R I I17. Meningkatkan efisiensi operasional dan

pengembangan solusiI A C R I I

18.Manfaat bagiStakeholder

19. Mengelola kualitas layanan I A R R I I20. Mengelola keamanan layanan I A C R I I

9. Mengelola integritas layanan I A C R I I21. Mengelola ketersediaan layanan I A C R I I22. Meningkatkan efektivitas layanan I A C R I I23. Meningkatkan efisiensi layanan I A C R I I24. Mengelola keterpercayaan layanan I A C R I I25. Mengelola kesesuaian layanan I A C R I I

Cascading merupakan aktivitas penyusunan indikator-indikator pada unit-unit lainyang menjadi bagian dari suatu organisasi. Proses ini merupakan penjabaran KPI di levelmanajemen puncak menjadi indikator-indikator kinerja pada level manajemen di bawahnya.Proses ini untuk sistem manajemen kinerja yang telah matang akan sampai pada tahappenyusunan indikator kinerja individu. Penelitian ini tidak membahas sampai prosescascading karena proses ini terdiri atas tahap-tahap yang terkait dengan unit lain.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-12

Pada tahap evaluasi dilakukan perancangan metoda evaluasi untuk menunjukkantingkat kematangan penerapan sistem manajemen kinerja. Dalam mengimplementasikansistem manajemen kinerja berdasarkan framework yang sudah dirancang, diperlukan suatumetoda untuk mengevaluasi tingkat kematangan implementasi sistem manajemen kinerjayaitu dengan mengadopsi konsep Maturity Model dalam COBIT. Hasil adaptasi konseptersebut adalah model generik yang menunjukkan tingkatan kematangan penerapan sistemmulai dari tahapan non-existent (tidak ada) sampai dengan optimized.

Untuk memastikan bahwa model telah sesuai dengan kebutuhan user dalam hal iniBPKP maka dilakukan Verifikasi. Verifikasi dilakukan dengan wawancara tertulis terhadappejabat eselon IV di Pusinfowas. Wawancara dilakukan untuk memperoleh pendapatmengenai kesesuaian antara model dengan kondisi yang ada. Hasil verifikasi menunjukkanbahwa secara umum model telah sesuai dengan kebutuhan TI di BPKP namun dapat beberapakomponen yang perlu penyesuaian untuk perbaikan.

KESIMPULAN DAN SARAN

Beberapa kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah sebagai berikut:1. BPKP telah memiliki sistem manajemen kinerja namun belum terintegrasi. Sedangkan tata

kelola TI di BPKP yang dilaksanakan oleh Pusinfowas masih mengembangkan konsepmanajemen kinerja.

2. Dari sembilan tahap/proses pemodelan manajemen kinerja, Pusinfowas telah melaksanakansampai tahap penyusunan visi, misi, strategi, tujuan. Sedangkan lima tahap selanjutnyabelum dilakukan

3. Pengukuran kinerja telah dilakukan namun bersifat parsial tidak menjadi bagian suatuproses manajemen kinerja yang utuh.

4. Proses cascading tidak termasuk dalam komponen penelitian, namun BPKP sedangmelakukan sosialisasi Sistem Kinerja Individu yang merupakan bagian dari prosescascading yang ada di BPKP

5. Evaluasi masih berupa verifikasi ketepatan data kinerja. Konsep evaluasi yang terdapatdalam model yang dirancang dalam tesis ini dapat dijadikan referensi untuk menetapkankonsep evaluasi yang akan digunakan.

6. Secara umum tata kelola TI di BPKP berada pada tingkat kematangan defined (tingkat 3)dimana sistem manajemen kinerja sudah mulai dikomunikasikan melalui pelatihan formalkepada komponen-komponen terkait.Selain itu telah dilakukan proses penyesuaian(compliance) dan cascading. Namun belum terdapat suatu rancangan frameworkmanajemen kinerja yang utuh dimana proses manajemen kinerja tersebut terintegrasidengan bisnis proses di Pusinfowas. Kondisi ini menyebabkan tata kelola TI belum dapatdinilai efektivitas dan efisiensinya.

Sedangkan saran untuk perbaikan antara lain:1. Berdasarkan hasil penelitian ini BPKP dapat mengembangkan model manajemen kinerja

untuk seluruh unit, baik di tingkat pusat maupun perwakilan sehingga terdapat suatu sistemmanajemen kinerja yang terintegrasi.

2. Perancangan model dalam penelitian ini bersifat konseptual sehingga di masa yang akandatang perlu dilakukan uji coba terhadap model dengan melakukan piloting. Pengujiandilakukan untuk mengetahui sejauh mana rancangan model telah memenuhi kebutuhan danmenjadi solusi bagi organisasi.


ISBN : 978-602-97491-5-1C-10-13

DAFTAR PUSTAKA

Gaspersz, Vincent, (2002), Pedoman Implementasi Program Six Sigma, PT Gramedia PustakaUtama, Jakarta.

Gaspersz, Vincent, (2006), Sistem Manajemen Kinerja Terintegrasi Balance Scorecarddengan Six Sigma untuk Organisasi Bisnis dan Pemerintah, PT Gramedia PustakaUtama, Jakarta.

IT Governance Institute (2007a), “COBIT 4.1 Framework, Control Objectives, ManagementGuidelines, Maturity Models”, IT Governance Institute

Mulyana, Rahmat. (2007), Perancangan Framework Generik Untuk Manajemen Kinerja E-Government, Tesis Master., Institut Tekhnologi Bandung, Bandung.

O’Brien, James A. (2005), Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial,Edisi 12, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Raynor, Michael E, (2007), The Strategy Paradox, Currency Doubleday, New York.

Rohm, Howard (2009), “Improving Government Performance, Using The Balance ScorecardTo Plan and Manage Strategically”, Balanced Scorecard Institute, hal.2-3.

Satgas GCG-BPKP, Kamus Scorecard GCG-BPKP, Badan Pengawasan Keuangan danPembangunan, Jakarta.

Tozer, Edwin E, (1996) ,Strategic IS/IT Planning, Butterworth-Heinemann.

Ward, John, Joe Peppard, (2002), Strategic Planning for Information System, Third Edition,John Willey & Sons, LTD, England.

perancangan model manajemen kinerja studi kasus …mmt.its.ac.id/download/semnas/semnas xvi/mti/10....

Documents