1

Pemprosesan KataPengenalan

Salah satu aplikasi komputer yang paling tinggi penggunaannya adalah untuk pemproseskata–menyediakan pelbagai jenis dokumen. Umumnya hampir keseluruhan penggunamengguna komputer untuk menaip dokumen, sama ada untuk urusan peribadi mahupununtuk urusan kerja.

Pada peringkat awal tahun 80an, ramai dalam kalangan pengguna komputer menggunakanperisian WordStar untuk urusan menaip dokumen.Namun lanskap ini telah berubah, kinimajoriti pengguna menggunakan perisian Microsoft Word.

Dalam tajuk ini, anda akan didedahkan dengan penggunaan Word untuk menyediakan satudokumen dan seterusnya memformat dokumen itu supaya nampak lebih menarik. Dalamproses memformat dokumen, anda akan mempelajari penggunan ruang baris (line spacing),mengubahsuai property teks, penggunaan tab, ubahsuai layout halaman.

Objektif Pembelajaran

1. Mempelajari cara memasuk dan memformat teks dalam Word.2. Berkebolehan untuk menyediakan jadual.

Mengenali Ribbon Word

Seperti juga dengan aplikasi dalam Microsoft office yang lain, bar menu yang lama telahdigantikan dengan Ribbon. Ribbon merupakan gabungan menu dan butang alatan yangdisusun mengikut kumpulan yang berkaitan. Setiap Ribbon diwakili oleh satu Tab. Sebagaicontoh tab HOME mengandungi kumpulan butang dan menu CLIPBOARD, PARAGRAPH,STYLES dan EDITING. Penggunaan Ribbon ini dapat memudah serta mempercepatkanpengguna untuk mengakses kepada butang serta menu yang diperlukan dalam penyediaansesuatu dokumen.

Tab yang selalu digunakan terdiri daripada HOME, INSERT dan LAYOUT. Butang dan menuyang terdapat dalam ketiga-tiga Tab ini memudahkan pengguna mengakses fungsi yanghendak digunakan dalam penyediaan sesuatu dokumen. Struktur sesuatu ribbon dipamerkanseperti di bawah.

2

Ruler dan tab

Word menyediakan lima jenis tab yang boleh digunakan dalam pemformatan dokumen.

Ruler dipaparkan dibahagian bawah Ribbon. Anda boleh letakkan tab pada mana-manalokasi ruler ini untuk menentukan penjajaran dokumen.

Lima tab yang terdapat dalam Word terdiri daripada tab kiri, tengah, kanan, perpuluhan danbar. Anda boleh menukar daripada satu tab ke tab yang lain dengan klik pada butang tab.

Sekiranya ruler tidak dipaparkan, anda hanya perlu klik opsyen ruler dalam Tab VIEW.

Quick accesToolbar

R I B B O N

Tab Menu Butang(Button)

TabTab (kiri) Ruler

Opsyen Ruler

Set tab

2

Ruler dan tab

Word menyediakan lima jenis tab yang boleh digunakan dalam pemformatan dokumen.

Ruler dipaparkan dibahagian bawah Ribbon. Anda boleh letakkan tab pada mana-manalokasi ruler ini untuk menentukan penjajaran dokumen.

Lima tab yang terdapat dalam Word terdiri daripada tab kiri, tengah, kanan, perpuluhan danbar. Anda boleh menukar daripada satu tab ke tab yang lain dengan klik pada butang tab.

Sekiranya ruler tidak dipaparkan, anda hanya perlu klik opsyen ruler dalam Tab VIEW.

Quick accesToolbar

R I B B O N

Tab Menu Butang(Button)

TabTab (kiri) Ruler

Opsyen Ruler

Set tab

2

Ruler dan tab

Word menyediakan lima jenis tab yang boleh digunakan dalam pemformatan dokumen.

Ruler dipaparkan dibahagian bawah Ribbon. Anda boleh letakkan tab pada mana-manalokasi ruler ini untuk menentukan penjajaran dokumen.

Lima tab yang terdapat dalam Word terdiri daripada tab kiri, tengah, kanan, perpuluhan danbar. Anda boleh menukar daripada satu tab ke tab yang lain dengan klik pada butang tab.

Sekiranya ruler tidak dipaparkan, anda hanya perlu klik opsyen ruler dalam Tab VIEW.

Quick accesToolbar

R I B B O N

Tab Menu Butang(Button)

TabTab (kiri) Ruler

Opsyen Ruler

Set tab

3

Dokumen berkolum

Jika anda ingin menyediakan dokumen yang mengandungi dua atau lebih kolum, anda bolehmembuat pilihan kolum ini dalam tab PAGE LAYOUT. Klik pada butang COLUMNS, anda bolehmemilih jumlah kolum yang dikehendaki.

Margin

Anda boleh membuat pengubahsuain kepada margin dokumen. Pada Tab PAGE LAYOUT, klikpada box launcher seperti di bawah.

Box launcher

4

Satu kotak dialog akan terpapar yang akan mengandungi tiga tab – MARGIN, PAPER danLAYOUT. Anda boleh membuat ubahsuai kepada margin dokumen.

Penyuntingan Dokumen

Pada umumnya, sesuatu dokumen yang telah disediakan mungkin perlu kepadapenyuntingan (editing). Aktiviti penyuntingan termasuklah membetulkan ejaan dan tambahdan hapuskan teks/ perenggan.

Menambah Simbol

Cara:

Klik dan letakkan titk sisipan seperti dalam gambarrajah di bawah. Klik tab INSERT. Klik menu SYMBOL. Jika symbol yang dikehendaki tak tersenarai, klik pilihan MORE SYMBOLS. Kotak

dialog SYMBOL akan terpapar.

5

Pada kotak dialog, tukarkan FONT kepada Arial. Dwi-klik pada simbol yang dikehendaki.

Format Dokumen

Setelah anda menaip dokumen, penampilan dokumen boleh dipertingkatkan denganmemformat dokumen tersebut. Untuk tujuan ini anda boleh menggunakan fungsi dalam TabHOME yang terdiri daripada kumpulan CLIPBOARD, FONT, PARAGRAPH dan STYLES.

Paste

Fungsi tampal (paste) digunakan untuk menampal teks atau grafik yang disalin ke dalamdokumen. Word menawarkan beberapa pilihan tampal dalam opsyen PASTE SPECIAL. Andaboleh menampal objek yang disalin sebagai gambar, teks tidak diformat atau dalam formatHTML seperti dalam kotak dialog di bawah.

1. Klik tabINSERT

2. Klik titiksisipan di sini

3. Klik menuSYMBOL

4. Klikopsyen ini

1. Klikbutang ini 2. Dwi klik

pada simbol

6

Format Painter

Fungsi ini sangat sesuai digunakan jika anda ingin mengaplikasi sesuatu format yang samakepada beberapa teks yang terdapat dalam dokumen. Sebagai contoh anda hendakmenggunakan saiz fon dan jarak baris untuk semua tajuk, anda hanya perlu formatkan untuksatu tajuk dan menggunakan fungsi FORMAT PAINTER ini untuk diaplikasikan pada tajuk lain.

Format dokumen

1. Tukar property teks.2. Ubah suai jarak baris.3. Aplikasi FORMAT PAINTER.4. Memasukkan subskrip.5. Penjajaran teks.

1. Tukar property teks

Anda akan menukar properti teks untuk tajuk dokumen. Seperti berikut:

Pengujian Hipotesis italic, saiz 24, fon Bernard MT Condensed, warna biru

Pilih tampal

7

a) Italic

Cara:

Blok teks Pengujian Hipotesis. Klik tab HOME. Klik butang italic. Anda akan dapati teks akan bertukar italic.

b) Saiz 24

Cara:

Klik menu SAIZ. Klik opsyen 24.

2. KlikHOME 3. Klik italic

1. Blok teks

1. Blok teks

2. Klik saiz24

8

c) Fon Bernard MT Condensed

Cara:

Blok teks. Klik menu FONT, klik opsyen Bernard MT Condensed.

d) Warna biru

Cara:

Blok teks. Klik menu COLOUR, klik opsyen warna yang dikehendaki.

1. Blok teks

2. Klik fonini

1. Blok teks

2. Klikwarna ini

9

2. Ubah suai jarak barisJarak baris dalam teks yang ditaip ditetapkan pada jarak 1.0 poin selepas perenggan.Anda akan menukarkan jarak ini kepada hanya 5 poin untuk setiap lima tajuk utamadalam dokumen. Anda akan menukarkan jarak baris untuk tajuk utama.

Cara: Blok teks. Klik menu LINE SPACING. Klik opsyen LINE SPACING. Satu kotak dialog akan

dipaparkan.

Pada kotak dialog taipkan jarak 5 dalam kotak AFTER seperti di bawah. Klik OK.

1. Blok teks

2. Klik menuini

3. Klikopsyen ini

10

3. Aplikasi FORMAT PAINTERAnda telah membuat pengubahsuaian kepada jarak baris untuk tajuk pertama. Andaakan juga membuat pengubahsuaian jarak yang sama kepada empat tajuk yang lain,anda tak perlu membuat secara manual satu persatu. Sebaliknya anda bolehmenggunakan fungsi FORMAT PAINTER. Dengan menggunakan FORMAT PAINTER inianda boleh aplikasikan format yang telah dibuat kepada tajuk pertama kepada empattajuk yang lain.

Cara : Blok teks untuk tajuk pertama. Dwiklik pada butang FORMAT PAINTER. Hasilnya penunjuk tetikus bertukar

kepada bentuk berus…

1. Taipkanjarak di sini

2. Klik OK

11

4. Memasukkan subskripSeterusnya anda akan menukarkan teks tertentu kepada subskrip seperti di bawah.

Ho: µ1 = µ2

HA: µ1 ≠µ2

µ1 >µ2

µ1 <µ2

Cara:

Blok teks yang hendak ditukar kepada subskrip. Klik butang SUBSCRIPT.

1. Blok teks

2. Dwi klikbutang ini

12

Nota:Jika butang SUBSCRIPT tak dipaparkan, anda perlu klik pada BOX LAUNCHERyang bertanda dengan bulatan merah. Anda akan memperolehi kotak dialogberikut:

1.Blok teks

2. klikbutang ini

13

5. Penjajaran teksAnda akan menjajarkan teks untuk tajuk supaya semuanya akan indent ke dalam (selaridenga huruf J) seperti di bawah.

Cara: Blok perenggan yang hendak disejajarkan. Klik butang INDENT dari sini (tempat asal) ke tab kanan.

2. Klik OK

1. Klik opsyenini

14

Memasukkan Objek

Dalam Microsoft Word, anda boleh memasukkan pelbagai objek dalam dokumen yangdisediakan. Objek yang boleh dimasukkan temasuklah:

1. Gambar2. Clip Art3. Bentuk (shape)4. Carta5. Kotak teks6. Persamaan (equation)

Memasukkan objek dalam dokumen

Anda akan mempelajari cara untuk memasukkan dua objek dalam dokumen yang telah andasediakan. Dua objek tersebut adalah persamaan dan kotak teks.

1. Memasukkan persamaanAnda akan memasukkan formula.

Cara:

Klik titik sisipan di lokasi anda hendak masukkan formula. Klik tab INSERT. Klik menu EQUATION.

1. Blokperenggan

2. Alihkanindent dari sini

15

Pada paparan berikut, taipkan formula di kotak yang disediakan dengan menggunakanbutang fungsi EQUATION dalam RIBBON.

Sebahagian daripada RIBBON Equation yang boleh digunakan untuk menyediakanpersamaan dipaparkan di bawah.

Formula yang ditaipkan adalah seperti berikut.

1. KlikINSERT

2. Klik menuEQUATION

3. Klik titiksisipan

Taipkan formuladi sini

Formula telahditaipkan

16

Klik butang seperti di bawah untuk memaparkan pop- up menu. Klik opsyen CHANGE TO DISLPAY.

Secara automatik formula dipaparkan di tengah. Untuk mempaparkan di bahagiankiri, klik butang untuk mempaparkan pop-up menu.

Klik opsyen LEFT.

Hasil penyediaan formula dipaparkan dalam gambarajah berikut.

1. Klik butangini

2. Pilih opsyenini

1. Klik butangini

2. Klik opsyenini

17

2. Memasukkan kotak teksAnda akan menyediakan satu kotak teks untuk menyenaraikan kriteria membuatkeputusan.

Cara:

Pastikan anda masih dalam paparan RIBBON INSERT. Jika tidak klik tab INSERT. Klik menu TEXT BOX. Pada senarai opsyen, klik pilihan DRAW TEXT BOX. Perhatikan penunjuk kursor bertukar

bentuk +

Klik kursor di lokasi di mana anda hendak masukkan kotak teks. Pastikan anda tidaklepaskan butang kiri tetikus sehingga anda memperolehi saiz kotak teks yangdiperlukan.

1. KlikINSERT 2. Klik menu

TEXT BOX

3. Klik opsyenini

Klik dan heretkursor untuk saizkotak teks

18

Heret dan lepaskan butang kiri tetikus apabila anda memperolehi saiz kotak teks.

Klik titik sisipan dalam kotak teks dan taipkan teks yang berkenaan. Anda bolehmelakukan pemformatan pada teks yang ditaip seperti yang telah anda pelajarisebelum ini.

Hasil kotak dan teks yang telah ditaip adalah seperti berikut.

Menyediakan Jadual

Word ada menyediakan pelbagai stail jadual yang boleh digunakan dalam dokumen.Walaubagaimanapun, jadual untuk tesis tidak memerlukan satu bentuk jadual yang sebegitu rupa.Jadual yang diperlukan hanya berbentuk mudah. Jadual boleh sahaja dibentuk secara manualdengan menggunakan tiga fungsi utama – tab, jarak baris, dan garis lurus.

Heret danlepas

19

Dalam latihan ini anda akan melakukan enam langkah berikut:

1. Menyediakan tajuk jadual2. Menyediakan kepala jadual (header) dan kandungan3. Ubah suai tab kepala jadual4. Memasukkan garis lurus5. Edit garis lurus6. Salin garis lurus7. Ubah suai jarak baris

1. Menyediakan tajuk jadual

Cara:

Taipkan tajuk jadual seperti berikut Selepas Jadual 1: tekan kekunci TAB

Blok dua baris teks tajuk dan klik TAB (bertanda bulat merah) pada ruler untukmengubahsuai jarak seperti dalam gambarajah di bawah.

20

2. Menyediakan kepala jadual (header ) dan kandunganKepala jadual terdiri daripada Variabel, n, Min, SP, t dan p. Kandungannya pula meliputijantina dan status perkahwinan.

Cara :

Taipkan kepala jadual dan kandungan seperti di bawah.

21

3. Ubah suai tab kepala jadualDalam latihan ini anda akan menggunakan dua tab kiri dan lima tab kanan.

Cara :

Blok teks dan klik tab di atas ruler seperti yang dipaparkan di bawah.

Nota :Anda boleh menukar daripada tab kiri ke tab kanan dengan klik pada kotaktab (terletak di bahagian kiri ruler).

Taipkan garis di ruang untuk memasukkan nilai daripada analisi statistik. Gunakankombinasi kekunci SHIFT- Underscore untik menaip garis.

22

4. Memasukkan garis lurusAnda akan memasukkan garis lurus di atas kepala jadual.

Cara :

Klik tab INSERT. Klik menu SHAPES dan klik opsyen butang garis lurus. Perhatikan penunjuk tetikus

bertukar kepada bentuk +

Klik dan tekan butang kiri tetikus dan heret sehingga panjang garis lurus yangdikehendaki.

Lepaskan butang tetikus bila dapat panjang garis lurus. Garis lurus akan terus terpapar.

1.KlikINSERT

2.Klik menuSHAPES

3. Klik opsyenini

23

5. Edit garis lurusAnda boleh menukar warna, ketebalan serta beberapa ciri lain garis lurus. Dalamlatihan ini anda akan menukar ketebalan dan warna garis lurus.

Cara:

Klik atas garis lurus. Klik menu SHAPE OUTLINE. Klik opsyen WEIGHT. Klik opsyen 1 pt.

Gunakan kaedah yang sama untuk menukar warna garis lurus kepada hitam.

6. Salin garis lurusAnda akan salin garis lurus yang telah disediakan dan ditampal di bawah kepala jadualdan di akhir jadual.

Cara:

Klik atas garis lurus. Klik butang kanan tetikus untuk paparkan pop-up menu. Klik opsyen COPY.

1. Klik SHAPEOUTLINE

2. Klik opsyenWEIGHT

3. Klikopsyen 1pt

24

Tekan kombinasi CTRL-V untuk tampalkan garis lurus yang telah disalin sebelum ini. Satu garis lurus baru akan terpapar di bawah garis yang asal.

Klik atas garis lurus baru dan heret ke lokasi seperti tertera di bawah. Tampalkan satu garis lurus dan heret ke bahagian bawah jadual.

1. Klik butangkanan tetikus

2. Klik COPY

25

7. Ubah suai jarak barisAnda akan mengubahsuai jarak baris kandungan jadual supaya nampak lebih kemas.Antara variable dan nilai anda akan rapatkan jarak kepada 3 pt sahaja.

Cara:

Blok dua baris teks berikut. Klik butang kanan tetikus untuk paparkan pop-up menu. Pada senarai menu, klik opsyen PARAGRAPH. Anda akan memperolehi kotak dialog

PARAGRAPH di bawah. Pada kotak dialog, taipkan 3 dalam kotak SPACING AFTER seperti paparan di bawah.

Heret gariske sini

Salin dan heretgaris ke sini

26

Gunakan kaedah yang sama untuk mengecilkan jarak baris. Status perkahwinan danBujang kepada 3 pt.

Menyediakan Dokumen Berkolum

Ada kalanya anda mungkin perlu menyediakan dokumen yang mempunyai dua atau lebihkolum (column). Word menyediakan opsyen untuk membolehkan anda menyediakandokumen yang mempunyai kolum.

Menyediakan dokumen berkolum

Latihan ini terdiri daripada tiga langkah berikut:

1. Taipkan tajuk dokumen.2. Menyediakan dua kolum3. Taipkan teks kandungan

1. Blok baristeks

2. Taip 3pt

27

1. Taipkan tajuk dokumenTajuk dokumen ini ditaip sebelum dua kolum yang akan dibentuk selepas ini.

Cara:

Taipkan tajuk dokumen seperti berikut:

2. Menyediakan dua kolum

Cara:

Blok perenggan bermulanya dua kolum. Klik tab PAGE LAYOUT. Klik menu COLUMNS dan klik opsyen TWO.

1. Blok barispermulaan

kolum

2. Klik PAGELAYOUT

3. KlikCOLUMNS

4. Kik opsyen

28

Anda akan lihat dua kolum seperti yang dipaparkan dalam ruler di bawah.

3. Taipkan teks kandungan

Cara:

Taipkan teks seperti dalam dokumen 2 dalam kolum yang baru disediakan. Paparan lengkap kandungan teks adalah seperti di bawah.

Kolum 1Kolum 2

29

Memasukkan objek tambahan

Dalam latihan ini anda akan:

1. Memasukkan drop cap2. Memasukkan grafik3. Memasukkan Wrap Text

1. Memasukkan drop capDrop cap adalah satu elemen dalam Word yang digunakan di awal sesuatu perenggan.Saiz huruf pertama dalam perenggan diperbesarkan.

Cara:

Klik titik sisipan di mana-mana lokasi di perenggan pertama. Klik tab INSERT. Klik butang DROP CAP. Klik opsyen DROPPED. Hasilnya adalah seperti berikut.

Gunakan kaedah yang sama untuk menyediakan drop cap untuk perenggan lain.

1. Klik titiksisipan di sini

2. KlikINSERT

3. Klik menuDROP CAP

4. Klik opsyenini

Drop Cap

30

2. Masukkan grafikAnda akan memasukkan satu grafik (Sustainable) dalam dokumen ini.

Cara:

Klik titik sisipan di lokasi seperti di baah. Klik tab INSERT. Klik butang PICTURE. Satu kotak dialog akan muncul di skrin.

Buka folder yang mengandungi grafik. Dwi-klik pada grafik berkenaan.

1. Klik titiksisipan di sini

2. KlikINSERT

3. Klik butangPICTURE

31

Grafik akan dipaparkan seperti dalam gambarajah berikut.

1. Bukafolder

2. Dwi-klikgrafik

32

3. Masukkan Wrap TextAnda boleh memasukkan unsur wrap text kepada grafik yang baru dimasukkan dalamdokumen. Dengan wrap text anda boleh letakkan grafik di mana-mana lokasi dalamdokumen.

Cara:

Dwi-klik pada grafik. Ribbon FORMAT akan terpapar. Klik menu WRAP TEXT dan klik opsyen SQUARE.

1. Tab FORMATterpapar

2. Dwi-klikgrafik

3. Klik WRAPTEXT

4. Klik opsyenSQUARE

33

Klik pada grafik dan heretkan ke lokasi yang dikehendaki seperti di bawah:

Hasil wrap text adalah seperti berikut:

Klik dan heret