pavone espresso/gbs workflow 11 was ist neu?

GBS Workflow (ehemals PAVONE Espresso Workflow)

Schneller ans Ziel mit optimierten Prozessen

Was ist neu?

Release 11

September 2012

2 Was ist neu? – GBS Workflow, Release 11

© 2012 GBS PAVONE GROUPWARE GMBH, Alle Rechte vorbehalten.

Die Produktbeschreibungen haben lediglich allgemeinen und beschreibenden Charakter. Sie

verstehen sich weder als Zusicherung bestimmter Eigenschaften noch als Gewährleistungs- oder

Garantieerklärung. Spezifikationen und Design unserer Produkte können ohne vorherige Bekanntgabe

jederzeit geändert werden, insbesondere, um dem technischen Fortschritt Rechnung zu tragen. Die in

diesem Dokument enthaltenen Informationen stellen die behandelten Themen aus der Sicht der GBS

PAVONE GROUPWARE GMBH zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dar. Da GBS PAVONE

GROUPWARE GMBH auf sich ändernde Marktanforderungen reagieren muss, stellt dies keine

Verpflichtung seitens der GBS PAVONE GROUPWARE GMBH dar und GBS PAVONE

GROUPWARE GMBH kann die Richtigkeit der hier dargelegten Informationen nach dem Zeitpunkt der

Veröffentlichung nicht garantieren. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die GBS

PAVONE GROUPWARE GMBH schließt für dieses Dokument jede Gewährleistung aus, sei sie

ausdrücklich oder konkludent. Dies umfasst auch Qualität, Ausführung, Handelsüblichkeit oder

Eignung für einen bestimmten Zweck. Alle in diesem Dokument aufgeführten Produkt- oder

Firmennamen können geschützte Marken ihrer jeweiligen Inhaber sein.

Teile des Internet Browser basierten GBS Workflow Modeler stehen unter der MIT Lizenz.

Lediglich diese Teile des Codes sind Open Source. Alle Änderungen, die durch die GBS PAVONE

GROUPWARE GMBH vorgenommen wurden, bleiben unter dem Copyright der GBS PAVONE

GROUPWARE GMBH. Bitte beachten Sie die Lizenzbestimmungen der GBS PAVONE

GROUPWARE GMBH und die mit der Software ausgelieferten Lizenzbestimmungen weiterer

Lizenzgeber.

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Technologiepark 9

D-33100 Paderborn

Germany

+49 5251-3102-0

+49 5251-3102-99

[email protected]

www.pavone.de

Inhaltsverzeichnis 3

Erstellt: 21 September 2012

Inhaltsverzeichnis

1. Abstrakt ............................................................................................................................................ 4

2. Wichtigste Neuerungen .................................................................................................................... 5

3. GBS Workflow Modeler .................................................................................................................... 7

4. Weitere Änderungen ........................................................................................................................ 9

4.1. XPage - Zeilen in der Ansicht ................................................................................................... 9

4.2. Verbesserungen für kategorisierte Ansichten. ........................................................................ 10

4.3. XPage - Detaillierte Informationen in der Ansicht. .................................................................. 10

4.4. XPage - Beispiel für strukturierte Liste .................................................................................... 11

4.5. XPage - Anzeige Background Task ........................................................................................ 11

4.6. Persönliche Einstellungen - Automatische Benachrichtigung................................................. 12

4.7. Aufgaben mit Mail-Anwendung synchronisieren ..................................................................... 12

4.8. Kein DXL Import/Export bei Mail-Vorlage ............................................................................... 12

4.9. Fehler Seite ............................................................................................................................. 13

4.10. GBS Modeler und Versionsverwaltung ............................................................................... 14

4.11. Process Viewer .................................................................................................................... 15

4.12. Einstellung für Zielanwendung wurde entfernt .................................................................... 16

4.13. Vererben von Werten beim Starten eines Workflows ......................................................... 16

4.14. XPage - Fehler während der Hintergrundverarbeitung ....................................................... 17

Abstrakt 4

1. Abstrakt

Dieses Dokument enthält eine Übersicht über die wichtigsten Neuerungen der Version 11 von GBS

Workflow ehemals PAVONE Espresso Workflow. Für weitere ausführlichere Informationen verweisen

wir auf die Dokumente:

GBS Workflow – Änderungsnotizen

GBS Workflow – Erste Schritte

GBS Workflow – Administrationshandbuch

GBS Workflow Modeler – Hilfe

Dieses Dokument berücksichtigt Änderungen, die bis zum folgenden Datum durchgeführt wurden:

20.09.2012



Abbildung 1 GBS Workflow Modeler – BPMN 2.0 Versions

2. Wichtigste Neuerungen

PAVONE Espresso Workflow wurde im Rahmen der konzernweiten GBS Produktstrategie umbenannt

in GBS Workflow.

Folgende Module wurden ebenfalls umbenannt:

PAVONE Process Engine -> GBS Workflow Engine

PAVONE ProcessModeler -> GBS Workflow Modeler – Classic

und als „GBS Workflow Modeler – Classic Stand-

alone“ für das Java EE Framework

PAVONE Organization Directory -> GBS Organization Directory

PAVONE Process Directory -> GBS Process Repository

PAVONE OrganizationModeler -> GBS Organization Modeler

Neu! -> GBS Workflow Modeler - Web Edition

PAVONE OfficeGateway als Einzelmodul ist ab sofort fester Bestandteil von GBS Workflow und muss

nicht mehr einzeln lizensiert werden. Der GBS Organization Modeler ist integraler Bestandteil des

GBS Organization Directory.

Wichtigste Neuerung ist der vollständig neue und Internet Browser basierende GBS Workflow

Modeler - Web Edition. Der alte PAVONE ProcessModeler (nun GBS Workflow Modeler Classic) ist

nach wie vor Bestandteil der Workflow Suite. Der GBS Workflow Modeler - Web Edition richtet sich

primär an Mitarbeiter aus Fachabteilungen. Der GBS Workflow Modeler - Classic wird als Experten-

Werkzeug in erster Linie von Mitarbeitern der IT-Abteilung oder speziell ausgebildeten


Prozessmanagern verwendet. Im Vergleich zum GBS Workflow Modeler - Classic ist der GBS

Workflow Modeler – Web Edition als Werkzeug für Fachanwender in seinem Funktionsumfang

reduziert. Dadurch ist seine Bedienbarkeit wesentlich schneller zu erlernen und eignet sich für die

Abbildung übersichtlicher Workflows, die in ihrer Komplexität deutlich über die bereits bekannten Ad-

hoc-Workflows hinausgehen. GBS Workflow bietet mit dem GBS Workflow Modeler – Web Edition

zum ersten Mal eine standardisierte Prozessmodellierungsnotation an – die BPMN 2.0. Diese

Notation ist offiziell seit Anfang 2011 freigegeben worden und erfährt seitdem eine immer breitere

Unterstützung sowohl von Endanwendern als auch von Herstellern von Workflow-Lösungen. Im

Gegensatz zu vielen anderen Notationen ist dies eines der entscheidenden Voraussetzungen für eine

breite Akzeptanz einer Notation. Mit der vorliegenden Version des GBS Workflow Modeler – Web

Edition wird im Wesentlichen der Stencil Set 1 der BPMN 2.0 unterstützt. Das bedeutet, dass nicht alle

Artefakte der Notation angewendet werden können - aber die wichtigsten. In Abweichung zum Stencil

Set 1 kann das Inklusive Gateway, eine logische „Oder-Verknüpfung“ bzw. Entscheidung, genutzt

werden. Diese Ergänzung erhöht die Praxistauglichkeit des Stencil Set 1 für ausführbare Workflows.

Entsprechend der bestehenden Funktionalitäten des GBS Organization Directory, in dem sich nicht

Mitarbeiter verschiedener Organisationen verwalten lassen, ist es auch nicht möglich verschiedene

Pools zu verwenden. Die Verwendung von verschiedenen Lanes in einem Pool ist dagegen möglich.

Der GBS Workflow Modeler – Web Edition ist nur in englischer Sprache verfügbar. In der GBS

Workflow Anwendung kann der Anwender zwischen Englisch und Deutsch wählen.



3. GBS Workflow Modeler

Die Benutzung des GBS Workflow Modeler setzt zumindest grundlegende Kenntnisse von BPMN 2.0

voraus. Wir empfehlen hierzu ein entsprechendes Training durch die GBS/PAVONE oder

Drittanbieter.

Die Modlellierung mit der BPMN unterscheidet sich grundlegend zur bisher verwendeten Notation der

PAVONE. Der wichtigste Unterschied ist, dass die BPMN alle prozessrelevanten Informationen explizit

modelliert. Während bei der PAVONE Notation viele Informationen auf den Kanten und Aufgaben als

Eigenschaften hinterlegt werden, wird bei der BPMN aus dem Modell sofort sichtbar wie sich der

Prozess verhalten soll. Gateways und Events sind in der PAVONE Notation genauso unbekannt wie

Pools, Lanes und Data Objects. Für einige Symbole kennt die PAVONE Notation zwar alternative

Modellierungmöglichkeiten, funktional haben sie aber nicht die gleiche Auswirkung.

Auch die Verwendung von Subprocesses ist nicht identisch. Verwendet der Prozessmodellierer einen

Sub-Workflow in der PAVONE Notation so instanziiert die GBS Workflow Engine einen Teilprozess

auf einem neuen Dokument, das am Ende des Teilprozesses nicht mit dem Hauptprozess

zusammengeführt wird. Lediglich ein Status wird nach Beendigung dem Hauptprozess übergeben.

Des Weiteren wird neben dem Sub-Workflow auch die Aufgabe gestartet, die in der Prozessdefinition

dem Sub-Prozess direkt folgt.

Die BPMN sieht die Verwendung von Sub-Workflows für eine bessere grafische Übersichtlichkeit und

Wiederverwendbarkeit vor. Der Subproccess wird sequentiell nach der Aufgabe aus dem Hauprozess

gestartet und arbeitet auf dem gleichem Dokument oder Business Object wie der Hauptprozess. In der

Version 1 muss jeder Subprocess genau ein Start- und ein Ende-Event besitzen!

In der folgenden Tabelle sind die verwendeten Symbole kurz erläutert.

Zur Verfügung stehende Symbole und Erklärungen

Aufgabe im Rahmen des Prozesses

Sub-Prozess (Möglichkeit der Optimierung der Übersichtlichkeit)

Exklusivauswahl (nur ein Ausgang wird gewählt)

Parallelisierung einer Instanz (mehrere Ausgänge zeitgleich)

Entweder-Oder-Auswahl (eine oder mehrere Ausgänge)

Organisation und ihre Mitglieder

Abteilungen, Gruppen, Rollen oder Ressourcen

Beschriftung (In Version 1 ohne Funktion für die Workflow Engine)


Datenobjekt zur Beschreibung einer Aufgabe (In Version 1 ohne

Funktion für die Workflow Engine)

Allgemeines Ereignis löst Prozessinstanz aus

Per Email auszulösende Prozessinstanz

Durch zeitlich abhängiges Ereignis zu startende Prozessinstanz

Allgemeines Ende einer Prozessinstanz

Auslösen einer E-Mail bei Beendigung einer Prozessinstanz

Instanz-Abbruch mit allen vorhandenen Unterinstanzen

Standardfluss (gibt Reihenfolge an)

Ungerichtete Verbindung von verschiedenen Objekten

Verbindung zwischen einem Data Object und einer Aufgabe.

Alle Objekte sind mit einander verbunden. Der Pfeil zeigt eine

Zuordnung an. (In Version 1 ohne Funktion für die Workflow Engine)

Weitere Informationen stehen in der Hilfe des GBS Workflow Modeler – Web Edition zur Verfügung.



4. Weitere Änderungen

4.1. XPage - Zeilen in der Ansicht

In den XPage Ansichten kann der Benutzer einstellen, wie viele Zeilen pro Seite angezeigt werden.

Die Auswahlwerte können in den XPage Einstellungen vorgegeben werden. Der Vorgabewert pro

Sitzung gibt an, wie viele Zeilen beim Starten einer Sitzung angezeigt werden. Die Auswahl bleibt also

nur pro Sitzung erhalten.

Wird nur ein Auswahlwert angegeben, so wird in der Ansicht keine Auswahl angeboten.

XPage - Kategorisierte Ansichten


4.2. Verbesserungen für kategorisierte Ansichten.

a) Eine Kategorie lässt sich mit einem Plus-Zeichen aufklappen und einem Minus-Zeichen zuklappen.

b) Über der Ansicht gibt es Plus-Plus-Zeichen und Minus-Minus-Zeichen, um alle Kategorien auf- oder

einzuklappen.

4.3. XPage - Detaillierte Informationen in der Ansicht.

In der Ansicht Historie - Zuletzt bearbeitet kann jeder Anwender sich zu jedem Eintrag in der Ansicht

detaillierte Informationen anzeigen lassen. Durch das Klicken auf das Icon in der letzten Spalte wird

das Erstelldatum, der Ersteller und das Workflow-Protokoll angezeigt.

.



4.4. XPage - Beispiel für strukturierte Liste

In der Vorlagen-XPage (Default Maske, wenn bei der Modellierung keine Maske für eine Aufgabe

angegeben wurde) gibt es ein Beispiel für eine strukturierte Liste. Die Liste enthält 3 Einträge: Text,

Nummer und Datum. Das Nummernfeld wird am Ende aufsummiert dargestellt. Es handelt sich hierbei

um ein Code-Snipet zur weiteren Anpassung.

4.5. XPage - Anzeige Background Task

Wenn sich eine Aufgabe in der Hintergrundverarbeitung befindet, so wird dies jetzt angezeigt. Sollte

die nächste Aufgabe eine Hintergrundaufgabe sein, so wird nicht mehr gefragt, ob diese Aufgabe

bearbeiten werden soll.

Hinweis: Im Rahmen eines mit BPMN modellierten Workflows ist die letzte Aufgabe immer eine

automatische Aufgabe, die durch einen Hintergrund-Agenten bearbeitet bzw. beendet wird.


4.6. Persönliche Einstellungen - Automatische Benachrichtigung

Die Hilfe-Box im Reiter „Automatische Benachrichtigung“/“Automatic Notification“ zeigt an, ob Agenten

aktiviert wurden, mit welcher ID sie laufen und auf welchem Server.

4.7. Aufgaben mit Mail-Anwendung synchronisieren

Die Aktion in den persönlichen Aufgaben 'Alle Aufgaben mit Mail-Anwendung synchronisieren' war seit

der Umstellung auf das neue Design nicht mehr vorhanden und steht jetzt wieder zur Verfügung.

4.8. Kein DXL Import/Export bei Mail-Vorlage

In einer Mail-Vorlage ermöglicht die Einstellung 'Rich Text nicht über DXL Import/Export erzeugen',

dass Variablen nicht via DXL Import/Export aufgelöst werden, sondern dass ein

NotesRichTextNavigator verwendet wird.



Dies hat folgende Vorteile:

Es wird keine temporäre Datenbank angelegt, ein Vorgehen, das sich in der Vergangenheit

als fehleranfällig erwiesen hat.

Die Vorlage kann nun auch Anhänge enthalten. (Beim DXL Import Export ist dieses

abgeschaltet, da es fehleranfällig ist und Performance kostet)

4.9. Fehler Seite

Ein Fehler wird jetzt in einer neuen, separaten Seite bzw. in einem separaten Reiter angezeigt.


4.10. GBS Modeler und Versionsverwaltung

In den XPage Einstellungen gibt es im Reiter Workflows den Abschnitt GBS Workflow Modeler.

Hier kann eingestellt werden, ob der GBS Workflow Modeler zur Verfügung steht (Option 'GBS

Workflow Modeler verwenden') und wo er installiert ist.

Wenn die von PAVONE empfohlene Installation durchgeführt wurde, so können die Vorgabewerte

unter Host und Pfad beibehalten werden.

Das Profil bestimmt den anzuwendenden Stencil-Set. Aktuell wird nur „gbswf“ angeboten. Dies

entspricht dem Stencil Set 1 der BPMN 2.0. In Zukunft lassen sich hierüber auch andere Sets

einstellen.

Im XPage Interface kann unter Administration\Workflows der Administrator die Prozessdefinitionen

verwalten. Die Funktionalität ist gleich mit dem Dialog „Prozessdefinitionen verwalten“ im Notes Client.



Über die Schaltfläche „Erstelle neuen Prozess mit dem GBS Modeler...“ / „Create new Process with

GBS Workflow Modeler…“ wird der GBS Workflow Modeler zum Erstellen einer neuen

Prozessdefinition geöffnet.

Über die Schaltfläche „Bearbeite ausgewählte Version mit dem GBS Modeler“ / „Edit Selected Version

with GBS Workflow Modeler …“ und „Bearbeite ausgewählte aktivierte Version mit dem GBS Workflow

Modeler“ / „Edit Selected Released Version with GBS Workflow Modeler …“ wird der jeweilige Prozess

in den GBS Workflow Modeler geladen. (Anzeige der Buttons in Abhängigkeit der Auswahl bzw.

vorhandenen Prozessdefinitionen)

Falls der Prozess nicht mit dem GBS Workflow Modeler - Web Edition (sondern mit dem GBS

Workflow Modeler – Classic) erstellt wurde, kommt folgende Meldung.

Der GBS Workflow Modeler wird dann nicht gestartet.

4.11. Process Viewer

Jeder Anwender kann sich zu instanziierten Workflows den zugehörigen Prozess ansehen.

Dabei wird unterschieden, mit welchem Werkzeug die Prozessdefinition erstellt wurde.

A) Für Prozesse, die mit dem GBS Workflow Modeler Classic erstellt wurden:

In diesem Fall ist in einem geöffneten Dokument die Schaltfläche „Prozess anzeigen…“ / „View

Process…“ sichtbar.

Voraussetzung ist, dass der GBS Process Viewer korrekt installiert ist und in den XPage Einstellungen

aktiviert wurde.


B) Für Prozesse, die mit dem GBS Workflow Modeler - Web Edition erstellt wurden:

In diesem Fall ist in einem geöffneten Dokument die Schaltfläche „Prozess sichtbar.

Auch für diesen Fall muss der GBS Workflow Modeler korrekt installiert sein und in den XPage

Einstellungen aktiviert werden.

4.12. Einstellung für Zielanwendung wurde entfernt

Die Einstellung für die Zielanwendung in den XPage Settings wurde entfernt. Gestaltung und Daten

sind jetzt immer zusammen in einer Anwendung. (Bei Bedarf kann die alte Einstellung wieder aktiviert

werden.)

4.13. Vererben von Werten beim Starten eines Workflows

Die SSJS Klasse PavoneUIWorkflowDoc hat jetzt eine zusätzliche Methode StartNewJob self.startNewJob = function( strProcessName:string, strStartTask:string,

strJobTitle:string )

Nutzt man diese Methode zum Starten eines Workflows, so wird das aktuell geöffnete Dokument an

die LS Events übergeben. Die Lotus Script Workflow Events zum Starten eines Workflows haben

entsprechend einen neuen Parameter p_ndParent. Dieses ist das Dokument, das zum Startzeitpunkt

geöffnet ist.



Public Sub PWDQueryStartNewJob( p_nd As NotesDocument, p_ndParent As NotesDocument,

p_strProcessName As String, p_strStartTask As String, p_strJobTitle As String, p_strPriority

As String, p_vntDueDate As Variant, p_blnNotifyNextEditor As Boolean, p_blnNotifyInitiator As

Boolean, p_ndReply As NotesDocument )

If FLAG_DISPLAYMETHODNAME Then Print (LIB_NAME & ":" & Getthreadinfo(1))

End Sub

Public Sub PWDPostStartNewJobBeforeSave( p_pwd As PavoneWorkflowDocument, p_ndParent As

NotesDocument, p_ndReply As NotesDocument)


End Sub

Public Sub PWDPostStartNewJobAfterSave( p_pwd As PavoneWorkflowDocument, p_ndParent As

NotesDocument, p_ndReply As NotesDocument)


End Sub

4.14. XPage - Fehler während der Hintergrundverarbeitung

Kam es bei der Hintergrundverarbeitung zu Fehlern, so werden diese jetzt auch im Dokument angezeigt.