patrimÔnio pÚblico: escrituração, administração, controle ... · administração, controle e...
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UNISALESIANO
Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium
Curso de Ciências Contábeis
Aline Jubiliane Marin
Daiana Aparecida Borbolato
Gabriela da Silva Versi
PATRIMÔNIO PÚBLICO: Escrituração,
Administração, Controle e Transparência
Prefeitura Municipal de Promissão
Promissão – SP
LINS – SP
2013
1
ALINE JUBILIANE MARIN
DAIANA APARECIDA BORBOLATO
GABRIELA DA SILVA VERSI
PATRIMÔNIO PÚBLICO: Escrituração, Administração, Controle e
Transparência
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora do Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, curso de Ciências Contábeis, sob a orientação do Prof.° Me. Everton Rodrigo Salvático Custódio e orientação técnica da Prof.° Ma. Heloisa Helena Rovery da Silva.
LINS – SP
2013
2
Marin, Aline Jubiliane; Borbolato, Daiana Aparecida; Versi, Gabriela da Silva
Patrimônio público: escrituração, administração, controle e transparência / Aline Jubiliane Marin; Daiana Aparecida Borbolato; Gabriela da Silva Versi. – – Lins, 2013.
105p. il. 31cm.
Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium – UNISALESIANO, Lins-SP, para graduação em Ciências Contábeis, 2013.
Orientadores: Everton Rodrigo Salvático Custódio; Heloisa Helena Rovery da Silva
1. Contabilidade Pública. 2. Patrimônio Público. 3. Transparência da Gestão Pública. I Título.
CDU 657
M289p
3
ALINE JUBILIANE MARIN
DAIANA APARECIDA BORBOLATO
GABRIELA DA SILVSA VERSI
PATRIMÔNIO PÚBLICO: Escrituração, Administração, Controle e
Transparência
Monografia Apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium,
para obtenção do titulo de Bacharel em Ciências Contábeis.
Aprovada em: _____/_____/_____
Banca Examinadora:
Prof. Orientador: Everton Rodrigo Salvático Custódio
Titulação: Mestre em Administração pela Universidade Metodista de Piracicaba
- UNIMEP
Assinatura: _________________________
1º Prof(a): _______________________________________________________
Titulação:_______________________________________________________
_______________________________________________________________
Assinatura: __________________________
2º Prof(a): _______________________________________________________
Titulação:_______________________________________________________
_______________________________________________________________
Assinatura: __________________________
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Dedico este trabalho, primeiramente, a Deus que é a razão de estar aqui concluindo esse
curso, e me dar a capacidade de finalizar uma monografia.
Dedico também à minha família que é meu porto seguro, meus pais, Aparecido Valdair e
Maria Odília, e meus irmãos, Hellen e Matheus, que não mediram esforços para contribuir com minha
formação, por todo amor, carinho e incentivo, e souberam entender a importância deste momento de trabalho que por
tantas vezes justificou minha ausência.
As minhas amigas, em especial a Gabriela Versi, que me ajudou e me incentivou a cada
semestre que eu era capaz, me mostrou em cada dificuldade que não era tão difícil assim, era apenas
insistir e persistir que iria conseguir. A Daiana Borbolato que também esteve pesquisando e
aprendendo todos esses anos, e crescendo a medida do desenvolvimento deste trabalho e a Flavia
Gonçalves que não pode estar nessa monografia mais sempre esteve nos apoiando, nos ajudando em
todas as pesquisas. Aos colegas de sala, que estivemos juntos esses 4 anos.
E aos Professores que dedicaram seu trabalho e seu tempo para nos ensinar, e não se
hesitaram em explicar novamente, até que pudéssemos entender todo conteúdo. Para futuramente
sermos profissionais diferenciados no mercado de trabalho.
Aline Jubiliane Marin
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Dedico primeiramente a Deus, por me iluminar e abençoar minha trajetória.
Ao meu pai Florisvaldo de Assis, e minha mãe Maria, pelo apoio e por tudo que sempre
fizeram por mim, pela simplicidade, exemplo, amizade e carinho, fundamentais na construção do meu
caráter. Amo vocês!
A minha irmã Daniela, e cunhado Fabio, por estar sempre presente comigo, me apoiando e
incentivando nas minhas lutas. A minha sobrinha Natalia, que sempre chegou com seu sorriso
irradiante, tirando minha ansiedade, minha tristeza sempre me animando, que foi um presente de
Deus, que chegou para animar nossas vidas. Amo muito vocês!
Ao meu avô Sebastião (in memory), que infelizmente não pode estar presente neste momento
tão feliz na minha vida, mas que não poderia de deixar de dedicar a ele, que devo tanto por seus
ensinamentos e valores passados. Obrigada por tudo! Saudades eternas! Sempre vou levar no coração.
A toda minha família que é à base da minha vida, sinônimo de amor, dedicação e
compreensão.
A minha amiga Gabriela pela amizade, companheirismo, paciência e motivação durante esses
anos de muita vitoria e dedicação. Amiga você foi porto seguro, na hora em que pensei que não daria
certo e você acreditou e incentivou-nos a alcançar o que sonhamos.
A Minha amiga Flavia pela amizade e companheirismo em todos esses anos, pelos seus
inúmeros conselhos que sempre disponibilizou e pelas palavras de estimulo, valeu Flá as conversas e
conselhos. A você amiga Aline que neste ano difícil não foi só uma companheira de faculdade, mas
uma amiga que me deu força e teve paciência comigo.
Aos amigos que conquistei durante esses anos de faculdade, sempre contando com eles,
obrigada pela amizade de vocês.
A todos os professores e principalmente a Heloisa e o Everton, por me proporcionar o
conhecimento, e por tanto que se dedicaram a mim, não somente por terem me ensinado, mas por terem
feito aprender.
Daiana Aparecida Borbolato
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Dedico à conclusão deste trabalho a Deus, pela vida e por sempre me amparar, me abençoar e
me iluminar todos os dias da minha vida.
Aos meus amados pais Lúcia e Paulo, pelo exemplo de vida, educação, respeito, caráter e
dedicação a família, por me educar, compreender, instruir e apoiar sem medir esforços. Amo muito
vocês! Meus tesouros, minha razão de viver!
A minha amada e talentosíssima irmã Fernanda pela imensa paciência dedicada a mim
durante todo o curso, estando sempre disponível ao meu lado e disposta a compartilhar seu imenso
conhecimento. Sua voz me encanta e seus passos me guiam. Minha amiga, meu orgulho, amo muito
você!
Ao meu cãozinho Joe Caramelo, que me recepcionava todos os dias tarde da noite com
carinha de sono, mas de rabinho abanando, revigorando minhas energias e ressaltando a simplicidade
da vida.
Aos amigos de sala que aprenderam, suaram e cresceram comigo, sobretudo a Flávia, amigona
que tive o prazer de desfrutar de sua sabedoria, alegria e amizade. Saiba que seu lugar neste trabalho
é insubstituível. Conte comigo no que precisar!
As amigas de grupo Daiana e Aline pelo comprometimento, esforço, dedicação e
principalmente pela amizade, construída a base de muita risada, comida e momentos felizes.
Aos professores, especialmente Everton Custódio e Heloísa pela orientação, esclarecimento e
principalmente paciência ao longo do curso e na conclusão deste trabalho.
Gabriela da Silva Versi
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AGRADECIMENTOS
Agradecemos a Deus por esse momento, porque sem a sua benção e
proteção não seria possível a conclusão deste curso, uma realização pessoal e
profissional.
Aos familiares que nos apoiaram e incentivaram a todo o momento. Que
sem o apoio de vocês nada disso seria possível.
Aos amigos, que nos ajudaram em momentos difíceis, e compreenderam
que este curso era uma realização muito especial em nossas vidas, e sempre
que precisávamos estavam à disposição para nos ajudar sem medir esforços.
Aos professores, pela sabedoria transmitida a nós em todos esses anos.
Ao professor Everton Custódio, nosso orientador, que dedicou tempo e
paciência para a realização deste trabalho. E com todo seu conhecimento nos
ajudou para nossa formação acadêmica e pessoal.
Enfim, a todos que participaram direta ou indiretamente nos criticando
positivamente ou nos ajudando de qualquer forma possível para nosso trabalho
ser realizado.
Aline, Daiana e Gabriela
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RESUMO
A contabilidade pública encontra-se baseada na Lei 4.320/64, de 17 de março de 1964, e segue normas gerais para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Como qualquer contabilidade aplicada, segue os princípios que passaram a ser aceitos e seguidos por todos, e hoje constitui a principal teoria que sustenta e fundamenta a contabilidade. O Patrimônio Público é o conjunto de bens e direitos, mensurável em dinheiro, que pertence à União, a um Estado, a um Município ou Empresa Pública, estruturado em três grupos: ativo, passivo e patrimônio liquido. No ativo não circulante imobilizado encontram-se os bens públicos, caracterizados como bens mantidos para o uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços, ou para fins administrativos. Para a execução do controle dos bens públicos faz-se uso de ferramentas documentais e da tecnologia de informação. Aliada no controle patrimonial, a tecnologia da informação contribui também no controle e na transparência da gestão pública, que garante não somente que os recursos públicos sejam utilizados de maneira clara, mas também desperta a participação popular no controle social. O presente objeto de estudo tem por trato a análise da importância do ativo imobilizado quanto ao aspecto de responsabilidade, utilização e controle dentro de uma instituição pública municipal, tendo em vista as rotinas do cumprimento das legislações atinentes a Administração Pública. Nesse aspecto, demonstram-se na Prefeitura Municipal de Promissão os registros efetuados mediante a aquisição e remanejamento de um Patrimônio Público, o controle realizado sobre esses bens e a evidenciação dos gastos públicos a sociedade.
Palavras-chave: Contabilidade Pública. Patrimônio Público. Transparência da Gestão Pública.
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ABSTRACT
Public Accounting is based on the Law 4.320/64, of March 17, 1964, and follows the general rules for the preparation and control of budgets and balance sheets of the Union, States, Federal District and Municipalities. Like any accounting applied, it follows the principles that were accepted and followed by all, and today is the main theory that sustain with solid basis the accounting. The Public Property is the set of goods and rights, measurable in money, which belongs to the Union, a State, a Municipality or a Public Company, divided into three groups: assets, liabilities and net worth. In noncurrent fixed assets the public goods are characterized as assets, which a held for use in the production or supply of goods or services or for administrative purposes. In order to keep track of public goods its necessary the use of documentary tools and technology information. Allied to control sheet, information technology also contributes to control and transparency in public management, which ensures not only public resources are used clearly, but also arouses people's participation interest in social control. This present object of study is to treat the analysis of the importance of permanent assets as the aspect of responsability, use and control within a Public Institution, in view of compliance the routines of the laws pertaining to Public Administration. In this aspect, shows scene the City Hall Promissão, with records made through the acquisition and relocation of a Public Property, the control exercised over these goods and the disclosure of public expenditures to society. Key-words: Public Accounting. Public Property. Transparency in Public Management.
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Estação Hector Legru ........................................................................ 21
Figura 2: Imigração japonesa............................................................................ 21
Figura 3: Antiga Igreja Matriz ............................................................................ 22
Figura 4: Igreja Matriz ....................................................................................... 23
Figura 5: Promissão outrora.............................................................................. 24
Figura 6: Promissão atual ................................................................................. 24
Figura 7: Brasão do Município de Promissão ................................................... 25
Figura 8: Câmara Municipal de Promissão outrora ........................................... 28
Figura 9: Câmara Municipal de Promissão atual .............................................. 29
Figura 10: Prefeitura Municipal de Promissão .................................................. 30
Figura 11: Portal da Transparência ................................................................... 33
Figura 12: Portal da Transparência - Receitas ................................................. 34
Figura 13: Portal da Transparência - Despesas ............................................... 35
Figura 14: Estrutura de Controle ....................................................................... 43
Figura 15: Modelos de plaquetas ...................................................................... 67
Figura 16: Local da plaqueta em armários, estantes e arquivos ....................... 67
Figura 17: Local da plaqueta em mesas e cadeiras .......................................... 68
Figura 18: Local da plaqueta em computadores e impressoras........................ 68
Figura 19: Local da plaqueta em automóveis ................................................... 69
Figura 20: Local da plaqueta em obras de arte................................................. 69
Figura 21: Modelo de inventário ........................................................................ 70
Figura 22: Modelo de Termo de Responsabilidade .......................................... 71
Figura 23: Modelo de Nota de Baixa de bens patrimoniais ............................... 72
Figura 24: Estrutura do Sistema ....................................................................... 79
Figura 25: Sistema de Contabilidade Pública Integrado ................................... 81
Figura 26: Sistema de Controle Patrimonial ..................................................... 81
Figura 27: Ambiente de Cadastro de Bens Patrimoniais .................................. 82
Figura 28: Ambiente de Movimentação de Bens .............................................. 83
Figura 29: Corrigindo Cadastro Patrimonial ...................................................... 84
Figura 30: Modelo de Pedido de Empenho da PMP ......................................... 88
Figura 31: Modelo de Nota de Empenho da PMP............................................. 89
Figura 32: Modelo da Plaqueta do Patrimônio da PMP .................................... 92
11
Figura 33: Fluxo do processo patrimonial ......................................................... 93
LISTA DE QUADROS
Quadro 1: Mesa Diretora e Vereadores ............................................................ 29
Quadro 2: Dirigentes da Prefeitura Municipal de Promissão ............................ 30
Quadro 3: Estrutura Administrativa da Prefeitura Municipal de Promissão ....... 31
Quadro 4: Princípios de Contabilidade aplicados ao Setor Público .................. 49
Quadro 5: Eventos provenientes de incorporação ............................................ 62
Quadro 6: Eventos provenientes de desincorporação ...................................... 65
Quadro 7: Ferramentas de apoio para o Sistema de Informação ..................... 74
Quadro 8: Cadastro auxiliares e suas funções ................................................. 86
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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
ABRASCA – Associação Brasileira das Companhias Abertas
APIMEC – Associação dos Analistas e Profissionais de Investimentos do
Mercado
BOVESPA – Bolsa de Valores de São Paulo
CFC – Conselho Federal de Contabilidade
CMD – Cronogramas Mensais de Desembolsos
CPC – Comitê de Pronunciamentos Técnicos
ERP – Enterprise Resources Planning
FIPECAFI – Fundação Instituto dos Auditores Independentes do Brasil
IASB – Internacional Accounting Standards Board
IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística
IBRACON – Instituto dos Auditores Independentes do Brasil
IFRS – Interncional Financial Reporting Interpretations Committee
LDO – Lei de Diretrizes Orçamentárias
LRF – Lei de Responsabilidade Fiscal
LOA – Lei Orçamentária Anual
MBA – Metas Bimestrais de Arrecadação
MCASP – Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor Público
NBCs – Normas Brasileiras de Contabilidade
NBCT – Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas
NOB – Ferrovia Noroeste do Brasil
PCASP – Plano de Contas Aplicado ao Setor Público
PMP – Prefeitura Municipal de Promissão
PPA – Plano Plurianual
RGF – Relatório da Gestão Fiscal
RREO – Relatório Resumido da Execução Orçamentária
Siafem – Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e
Municípios
Siafi – Sistema Integrado de Administração Financeira
Sige – Sistemas Integrados de Gestão Empresarial
Serpro – Serviço Federal de Processamento de Dados
STN – Supremo Tribunal Nacional
13
TCU – Tribunal de Contas da União
TI – Tecnologia da Informação
14
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO .................................................................................................. 17
CAPÍTULO I – A PREFEITURA MUNICIPAL DE PROMISSÃO...................... 20
1 CARACTERIZAÇÃO DA ENTIDADE PÚBLICA ................................... 20
1.1 Descrição legal ....................................................................................... 20
1.2 O Município de Promissão ..................................................................... 20
1.2.1 Símbolos do Município ........................................................................... 25
1.2.1.1 Brasão ................................................................................................... 25
1.2.1.2 Hino....................................................................................................... 26
1.2.2 Localização ............................................................................................ 26
1.2.3 Relevo, clima e vegetação ..................................................................... 26
1.3 Estrutura Organizacional ........................................................................ 27
1.4 A Câmara Municipal de Promissão ........................................................ 28
1.5 Prefeitura Municipal de Promissão ......................................................... 30
1.5.1 Dirigentes ............................................................................................... 30
1.5.2 Estrutura administrativa do Município de Promissão .............................. 31
1.6 O Portal Eletrônico ................................................................................. 32
1.6.1 Transparência Pública ............................................................................ 32
1.6.1.1 Receitas e Despesas ............................................................................ 34
1.6.1.2 Prestação de Contas ............................................................................ 36
1.7 Secretaria de Finanças........................................................................... 36
1.7.1 Setor de Contabilidade ........................................................................... 36
1.7.2 Financeiro ............................................................................................... 37
1.8 Secretaria de Administração .................................................................. 38
1.8.1 Licitação e Compras ............................................................................... 38
1.8.2 Controle Patrimonial ............................................................................... 39
1.8.3 Informática .............................................................................................. 40
CAPÍTULO II – FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA .............................................. 41
2 CONTABILIDADE PÚBLICA E O PATRIMÔNIO PÚBLICO ................. 41
2.1 Administração Pública ............................................................................ 41
2.1.1 Ética e controle na administração pública .............................................. 43
15
2.2 Contabilidade Pública ............................................................................. 45
2.2.1 A contabilidade pública .......................................................................... 47
2.2.2 Conceito de contabilidade pública .......................................................... 48
2.2.3 Princípios fundamentais aplicados ao setor público ............................... 49
2.3 Patrimônio .............................................................................................. 51
2.3.1 Patrimônio público .................................................................................. 52
2.3.1.1 Ativo Imobilizado ................................................................................... 53
2.3.1.2 Ativo Imobilizado Público ...................................................................... 53
2.4 Gestão da informação pública ................................................................ 56
2.4.1 Siafi e Siafem ......................................................................................... 57
2.4.2 Transparência ........................................................................................ 58
2.4.3 Acompanhamento e responsabilidade do gestor ................................... 60
2.5 Gestão Patrimonial ................................................................................. 62
2.5.1 Incorporação .......................................................................................... 62
2.5.2 Movimentação ........................................................................................ 64
2.5.3 Manutenção e Conserto ......................................................................... 64
2.5.4 Desfazimento ou desincorporação ......................................................... 64
2.6 Sistema de Controle Patrimonial ............................................................ 65
2.6.1 Nota fiscal ............................................................................................... 66
2.6.2 Marcação patrimonial ............................................................................. 66
2.6.3 Inventário ................................................................................................ 69
2.6.4 Termo de Responsabilidade ................................................................... 70
2.6.5 Nota de Baixa de Bens ........................................................................... 72
2.7 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial ......................................... 72
2.7.1 O Sistema de Informação e suas ferramentas de apoio ........................ 73
CAPÍTULO III – CONTABILIDADE, PATRIMÔNIO PÚBLICO E A
PREFEITURA MUNICIPAL DE PROMISSÃO ................................................. 76
3 CONTABILIDADE PÚBLICA E O PATRIMÔNIO PÚBLICO NA
PREFEITURA MUNICIPAL DE PROMISSÃO ................................................. 76
3.1 Introdução .............................................................................................. 76
3.2 Administração na Prefeitura Municipal de Promissão ............................ 77
3.3 Contabilidade e o Controle Patrimonial .................................................. 77
3.3.1 Sistema de Controle Patrimonial ............................................................ 78
16
3.3.1.1 Cadastro de Bens ................................................................................. 82
3.3.1.2 Movimentação dos bens ....................................................................... 83
3.3.1.3 Ficha Cadastral ..................................................................................... 84
3.3.1.4 Alteração do cadastro patrimonial ......................................................... 84
3.3.1.5 Tabelas ................................................................................................. 85
3.3.1.6 Auxiliares .............................................................................................. 86
3.3.1.7 Relatórios .............................................................................................. 87
3.3.1.8 Parâmetros do Sistema ......................................................................... 87
3.4 Processo de Pedido e Compra do Ativo Imobilizado .............................. 87
3.5 Registro e Controle do Patrimônio Público na Prefeitura Municipal de
Promissão ......................................................................................................... 90
3.6 Percurso do Bem Patrimonial Público .................................................... 92
3.7 Parecer Final .......................................................................................... 95
PROPOSTA DE INTERVENÇÃO ..................................................................... 96
CONCLUSÃO ................................................................................................... 97
REFERÊNCIAS ................................................................................................ 98
APÊNDICES ................................................................................................... 101
17
INTRODUÇÃO
A Contabilidade Pública é um ramo da Ciência Contábil que registra,
controla e estuda os atos e fatos administrativos e econômicos operados no
patrimônio de uma entidade pública, sem, contudo, deixar de seguir os
preceitos básicos e fundamentais da contabilidade. Assim, seu objeto de
estudo é a gestão do patrimônio das entidades públicas com ação nos três
níveis de governo: federal, estadual e municipal.
Presente em todo o processo de gestão, a contabilidade pública
encontra-se na fase de planejamento, execução e também de controle. É uma
extraordinária ferramenta de prestação de contas e de geração de informações,
pautadas na transparência, que podem auxiliar o gestor na tomada de decisão,
ocasionando beneficio para a sociedade.
A Lei n° 4.717/65 que regula a ação popular, em seu Art. 1°, §1°
denomina como Patrimônio Público o conjunto de bens e direitos, mensurável
em dinheiro, que pertence à União, a um Estado, a um Município, a uma
autarquia ou empresa pública. (BRASIL, 1965)
Conceitua-se ativo imobilizado público como item tangível que é
mantido para o uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços, ou para
fins administrativos, inclusive os decorrentes de operações que transfiram para
a entidade os benefícios, riscos e controle desses bens. A regulamentação do
Patrimônio Público se dá por meio da Norma Brasileira de Contabilidade
Aplicada ao Setor Público – NBC T 16.2 denominada Patrimônio e Sistemas
Contábeis, que apresenta o conceito de Patrimônio Público, sua classificação
na ótica contábil e os sistemas de informação contábil. (CFC, 2012)
Gerir em âmbito público não é somente garantir o bom funcionamento da
administração interna, mas também realizar ações que promovam a máxima
excelência no controle do patrimônio da sociedade. O recurso administrado
pelo gestor é a informação.
Segundo Teixeira (2008), a Gestão da Informação é um processo que
consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento,
armazenamento e disseminação de informações, independentemente do
formato ou meio em que se encontra, ou seja, físico ou digital.
18
Seu designo é oferecer informações fidedignas às pessoa que delas
necessitam, no momento certo, para que seja efetuado a partir delas, a tomada
de decisão.
A Tecnologia da Informação (TI) e os mecanismos de controle interno na
Administração Pública como a nota fiscal, a marcação patrimonial, o inventário,
a nota de baixa de bens e o termo de responsabilidade se tornarão aparelhos
de transparência permitindo que os recursos públicos sejam utilizados de
maneira clara, podendo ser conhecido por todos, possibilitando inclusive, o
envolvimento popular na gestão destes recursos.
A pesquisa teve como objetivo conhecer os registros efetuados mediante
a aquisição e remanejamento de um Patrimônio Público e o controle realizado
sobre esses registros, para poder analisar os impactos que o controle bem
executado sobre o Patrimônio Público causa na aprovação das contas
públicas, expondo, por fim, a forma como a aquisição dos bens públicos é
disponibilizada para a sociedade.
Decorrente do exposto, somando-se a pesquisa exploratória realizada,
questiona-se: A escrituração e o controle do Patrimônio Público contribuem
para uma melhor fiscalização e aprovação das contas públicas na Prefeitura
Municipal de Promissão?
Surgiu, então, a seguinte hipótese: a escrituração e o controle do
Patrimônio Público contribuem para uma melhor fiscalização e aprovação das
contas públicas na Prefeitura Municipal de Promissão, possibilitando
consequentemente um maior grau de transparência.
Para comprovar a hipótese levantada, foi realizada uma pesquisa de
campo na Prefeitura Municipal de Promissão (PMP), no período de fevereiro a
outubro de 2013, utilizando os métodos descritos no Capítulo III.
O presente trabalho é constituído de três capítulos;
Capítulo I – aborda a evolução histórica da Prefeitura Municipal de
Promissão.
Capítulo II – exibe o embasamento teórico a respeito da contabilidade
pública e do patrimônio público, aprofundando-se nos sistemas de controle,
fiscalização e transparência.
Capítulo III - demonstra a pesquisa realizada na Prefeitura Municipal de
Promissão, sobre patrimônio público englobando sua escrituração,
19
administração, controle e transparência, ou seja, o processo percorrido pelo
bem público e a contribuição que o seu controle pode gerar na aprovação das
contas públicas na Prefeitura Municipal de Promissão.
Finalizando, apresentam-se a Proposta de Intervenção e a Conclusão.
20
CAPÍTULO I
A PREFEITURA MUNICIPAL DE PROMISSÃO
1 CARACTERIZAÇÃO DA ENTIDADE PÚBLICA
1.1 Descrição legal
Promissão, o Distrito de Paz, foi criado em 1919, com nome de Hector
Legru, uma homenagem ao banqueiro que financiou a construção da Ferrovia
Noroeste do Brasil, alterando em 1921 para Promissão, por desejo de seus
habitantes que consideravam a terra promissora, em virtude de seu rápido
desenvolvimento.
1.2 O Município de Promissão
Na história da Prefeitura Municipal de Promissão, os primeiros
povoadores da região compreendida entre os rios Tietê, Feio e Dourado, onde
mais tarde a Estrada de Ferro Noroeste do Brasil lançou os seus trilhos em
direção ao oeste, foram os foragidos da revolução de 1842, mineiros das
famílias dos Castilhos, Ferreiras e Goularts, que deixaram seus nomes ligados
a inúmeras cidades de São Paulo.
As únicas vias de penetração e comunicação eram os referidos cursos
fluviais, que facilitaram o estabelecimento dos colonizadores em terras antes
ocupadas pelos índios coroados e caingangues.
Como em outras frentes do sertão paulista, o contato com os primitivos
habitantes quase sempre foi violento, o simples extermínio do indígena ou sua
fuga para outras regiões.
Em 1908, a estrada de ferro chegou às terras da fazenda Patos, onde
construiu uma estação de parada e deixaram seus funcionários Benedito
Bueno e seu genro, conhecido como João Portador, primeiro habitantes do
local.
21
Figura 1: Estação Hector Legru
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013
Na estação de Hector Legru chegaram outros desbravadores, como
João Ramos da Silva, que se estabeleceu com um pequeno comércio, ou José
do Vale e Francisco Gimenes, que construíram uma casa de madeira para um
modesto hotel.
Em 1917, chegaram os primeiros imigrantes japoneses e italianos,
desenvolvendo atividades agrícolas e industriais, principalmente ligadas ao
café e, em 1918, Alonso de Andrade, auxiliado por seu irmão Carlos de
Andrade, fez um loteamento e colocou à venda alguns lotes.
Figura 2: Imigração japonesa
F
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013
22
A partir de então, o vilarejo expandia-se pela parte baixa da linha da
estrada de ferro, destacando-se como negociante Hemerlindo de Sá. Os
proprietários das terras superiores e inferiores da linha da estrada de ferro
dividiram seus patrimônios em quarteirões e datas.
O povoamento rural aumentou rapidamente e, em pouco tempo, cerca
de 800 famílias de agricultores plantaram suas lavouras, dando inicio a
abundante produção de cereais.
Em 1928, foi doada, verbalmente pelo Sr. René Laurent um terreno em
que a igreja matriz foi construida, não temos dados sobre o inicio da construção
e nem da inauguração da antiga matriz. Era voltada para a esplanada da
estrada de ferro e os trilhos da Noroeste do Brasil (NOB) passavam à sua
direita.
A igreja foi demolida, em seu lugar foi construída, pela Prefeitura, a
Praça João XXIII e no terreno trocado por ela, a paroquia construiu o Barracao
do Cruzeiro.
Figura 3: Antiga Igreja Matriz
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
23
Uma nova Matriz foi construída, sua inauguração aconteceu no dia 24 de
dezembro de 1941, depois disso a igreja passou por duas grandes reformas:
uma em 1963 e a outra em 1975. Em 2005, foi trocado o telhado, refeito o piso
e a pintura.
Figura 4: Igreja Matriz
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
Em 1919, era o Distrito de Paz de Hector Legru, pertencendo à cidade
de Penápolis. Em 1924, foi elevado à condição de município, mudando o nome
para Promissão e, em 1944, tornou-se Comarca.
Recebeu a antonomásia “Canaã da Noroeste” não apenas pela relação
bíblica com o nome, mas pelo desenvolvimento alcançado, em tão pouco
tempo de existência, quando comparada aos demais municípios que se
formavam na mesma época.
24
Figura 5: Promissão outrora
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
Tendo a agricultura como sua primeira riqueza seguida pela pecuária, o
município, ao longo do tempo, foi beneficiado pela construção de uma usina
hidrelétrica e outros empreendimentos, como a usina de açúcar e álcool, os
frigoríficos e grandes empresas.
Figura 6: Promissão atual
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
25
1.2.1 Símbolos do Município
Os símbolos municipais são as bandeiras e os brasões, que podem ser
concebida de acordo com cada entidade pela qual, o brasão ou a bandeira,
está sendo representada pelo município.
1.2.1.1 Brasão
O Brasão de Promissão foi elaborado recebendo características
baseadas na historia do lugar e traduzidas em linguagem heráldica, pela Lei nº
441 e n° 442, ambas de, 10 de agosto de 1959.
A coroa que se encontra em cima do Brasão significa Escudo Sanítico
ou Francês moderno filetado de ouro e encimado pela coroa mural, privativa
das municipalidades e esquartelados.
O Brasão de Promissão é alicerçado por um ramo de café frutificado à
esquerda e, à direita, algodão em suas cores naturais, representando as
riquezas agrícolas do município e atados por um laço verde, símbolo de
esperança.
No listão de prata em tipo bastão, de goles os dizeres: “Honeste
Pugnavimos, Justitia Vicimus” (Com honestidade lutamos, com justiça
venceremos), tendo à destra, 1919, de goles, ano em que foi criado o distrito
de Hector Legru, e à sinistra, 1923, também de goles, ano em que, pela lei n°
1934, de 29 de novembro de 1923 foi criado o município de Promissão.
Figura 7: Brasão do Município de Promissão
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
26
1.2.1.2 Hino
A composição do Hino do município de Promissão é de Lourdes Vina da
Silva e a melodia de José Nilo Valle.
O Hino traz em seu canto o crescimento imenso da terra promissora, a
riqueza da terra, os índios que habitavam o solo gentil, a grandeza espiritual do
povo e a recordação da antiga “Canaã da Noroeste”, quando foi “o maior centro
da imigração”.
1.2.2 Localização
Examinando o mapa do Estado de São Paulo, verifica-se que Promissão
está incrustada na região Noroeste, a meio caminho de Bauru e Araçatuba.
Estende-se por 759.821 hectares de terra, que conduzem a 782 km2 e com um
perímetro urbano abrangendo 7.598.211,85 m2. Sua área verde é de
305.712,32 m2 e a de preservação, de 345.150, 53 m2.
O centro da cidade encontra-se à altitude de 425 metros em relação ao
nível do mar. A distância compreendida entre a sede do município e a capital
do Estado é de 460,00 km por via rodoviária.
Promissão se liga a Avanhandava e Guaiçara, situada a 20 quilômetros
de sua sede municipal, por meio da vicinal Kitizo Utyama. O município conta
também com a vicinal Shuei Uetsuka, que faz a interligação com a rodovia
Marechal Rondon e com a via de acesso Major Antônio Dinalli, que liga o
centro urbano a BR 153, com destino a São José do Rio Preto.
1.2.3 Relevo, clima e vegetação
O revelo encontra-se no mapa geomorfológico do Estado de São Paulo,
o território de Promissão faz parte do Planalto Central Paulista, no seu trecho
centro-ocidental, que apresenta colinas amplas e baixas, recobertas pelo
arenito Bauru.
A rede hidrográfica pertence à bacia do Paraná, e contempla os rios
Tietê, Feio, Patos, Dourados, Barra Mansa, Ribeirão dos Patos, observando-se
estreito paralelismo tanto entre os rios principais, como em seus afluente e
27
subafluentes, que deslizam quase mansamente em seus leitos calcados no
arenito Bauru. Em alguns trechos tem a tranquilidade de suas águas quebrada
pela presença do basalto, originando corredeiras como a de Lajes, no rio Tietê,
onde foi construída a barragem da hidrelétrica, e a Corredeira, no Ribeirão dos
Patos.
O município de Promissão possui clima tropical úmido com estação
chuvosa no verão e seca no inverno. A temperatura média do mês mais frio é
inferior a 18°C e a do mês mais quente ultrapassa a 22°C e o total das chuvas
no mês mais seca não ultrapassa a 30mm.
A vegetação original do município de Promissão era representada pela
Floresta Latifoliada Tropical. Atualmente restam-se apenas 2%, sob a forma de
pequenos remanescentes isolados, predominando a vegetação secundária,
nem sempre de feições bem definidas.
1.3 Estrutura Organizacional
Atualmente o município de Promissão possui uma população em media
de 35.674 habitantes, conforme os dados estatísticos do Instituto Brasileiro de
Geografia e Estatística (IBGE, 2013).
A coleta de lixo é realizada em 100% da zona urbana e incluí a varrição
de rua, o lixo proveniente das indústrias e o lixo hospitalar de todos os
estabelecimentos de saúde do município.
O município está localizado no planalto ocidental paulista, no centro da
região Noroeste. Sua área é delimitada ao norte pelo rio Tietê, ao sul pelo rio
Feio e a leste e oeste pelos afluentes e subafluentes desses dois rios,
totalizando uma área de 787 quilômetros quadrados, a cidade pertence â
região administrativa de Bauru e a região de governo de Lins, e faz fronteira
com Ubarana e Adolfo, ao norte; Getulina, ao sul; Alto Alegre, Avanhandava e
Barbosa, a oeste; e Guaiçara, a leste.
A base da economia de Promissão sempre foi à agricultura. Com a
introdução da pecuária, motivada pela crise do café, essas duas atividades
dominam o panorama econômico local, gerando grandes números de
empregos.
28
O município conta com 63 indústrias, sendo sete de médio ou grande
porte, dessas indústrias, três tem destaque na economia do estado e do país,
com números representativos de exportações. São elas: Marfrig frigorifico
através de parceria com empresas como o Carrefour, Assai e Bombril, que
possui unidades espalhadas por todo o Brasil; Promilat, laticínio que pertence à
rede Habib’s e a Renuka do Brasil, usina de álcool e açúcar.
1.4 A Câmara Municipal de Promissão
Na data 25 de abril de 1924, às 16 horas no Paço Municipal, reuniram-se
alguns cidadãos promissenses, diplomados Vereador na forma das Leis em
vigor na época, na ocasião, assumiu a presidência o Vereador mais velho, Dr.
Arthur Franco, obedecendo ao Regimento Interno da Câmara Municipal de São
Paulo, a fim de elegerem um Presidente e um Secretário provisório, além de
uma comissão de três membros para se proceder à verificação dos Poderes
dos Vereadores e outra comissão para proceder à verificação dos poderes da
primeira comissão.
Figura 8: Câmara Municipal de Promissão outrora
Fonte: Câmara Municipal de Promissão, 2013.
29
A Câmara Municipal é órgão fiscalizador dos atos do Poder Executivo.
Tem como sua jurisdição: dar posse ao Prefeito, Vice-Prefeito e aos
vereadores, aprovar as peças orçamentárias municipais, Plano Plurianual
(PPA), Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e Lei Orçamentária Anual (LOA),
respeitando os prazos de regresso à Prefeitura conforme a Lei Orgânica.
Figura 9: Câmara Municipal de Promissão atual
Fonte: Câmara Municipal de Promissão, 2013.
Quadro 1: Mesa Diretora e Vereadores
Cargo Nomes
Presidente José Aparecido Gargaro
Vice – Presidente Paulo Fabiano Zambom da Silva Borges
1° Secretário João Balduíno dos Santos Neto
2° Secretário Edson Riohey Yassunaga
Vereadores
Antônio Carlos de Sena Dias
Artur Manoel Nogueira Franco
Carlos Januário
Eduardo Augusto de Almeida
Luís Gustavo Torres de Souza
Marcos Antônio Souza Simões
Reginaldo Gonçalves dos Santos
Ricardo Barbosa Rigato
Romildo Aparecido Calsavara
Fonte: Câmara Municipal de Promissão, 2013.
30
1.5 Prefeitura Municipal de Promissão
A Prefeitura Municipal de Promissão localiza parte de seus serviços e
secretarias em sede própria no centro da cidade, Avenida Pedro de Toledo, n°
386, além deste prédio da Administração Municipal existem outros imóveis
alugados na cidade ocupados pelas secretarias municipais. O prefeito atual do
município é o Sr. Hamilton Foz e a Vice–Prefeita a Sra. Sueli Simões.
Figura 10: Prefeitura Municipal de Promissão
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013
1.5.1 Dirigentes
A equipe de dirigentes da Prefeitura Municipal de Promissão em 2013 é
composta conforme o quadro:
Quadro 2: Dirigentes da Prefeitura Municipal e Promissão
(continua)
Secretarias Dirigentes
Gabinete do Prefeito Hamilton Foz
Gabinete Vice Prefeito Sueli Gonçalves Michelan Simões
31
(conclusão)
Secretaria da Agricultura Claudio Correia Dadazio
Secretaria da Assistência Social Denis Cunha
Secretaria da Cultura Cleuza Luchiari
Secretaria da Educação Sueli Gonçalves Michelan Simões
Secretaria do Fundo Social de
Solidariedade Marcia Foz
Secretaria do Meio Ambiente Tania Chamma Capelanes
Secretaria do Esporte, Cultura, Lazer e
Turismo. Francisco Cardin
Secretaria da Saúde Dra. Estelita Pacheco
Secretaria de Obras e Serviços João Marçal
Secretaria do Planejamento Roberto Gradella
Secretaria do Desenvolvimento
Econômico Social Aparecido Rodrigues
Secretaria do Transporte Celso Minoro
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
1.5.2 Estrutura administrativa do Município de Promissão
A estrutura administrativa da Prefeitura de Promissão é composta por
secretárias, que por sua vez se subdivide em setores conforme o quadro:
Quadro 3: Estrutura Administrativa da Prefeitura Municipal de Promissão
(continua)
Secretarias Setores
Gabinete do Prefeito
Chefia de Gabinete
Coordenadoria Municipal de Comunicação
Coordenadoria Municipal de Modernização Administrativa
Defesa Civil
Divisão de Projetos e Convênios
Fundo Social de Solidariedade
Gabinete da Vice–Prefeita
Secretaria da
Educação Divisão de Cultura
32
(conclusão)
Secretaria de Esporte,
Lazer e Cultura Setor de Projeto Social e Esportivo
Secretaria da Saúde
CAPS – Centro de Apoio Psico-social
Saúde Bucal
Saúde da Comunidade
Vigilância Epidemiológica e Imunização
Vigilância Sanitária
Secretaria de Obras e
Serviços
Divisão de Limpeza Pública
Divisão da Manutenção dos Cemitérios
Divisão de Vilas Públicas
Divisão Municipal de Trânsito
Secretaria Municipal de
Negócios
Administrativos
Departamento de Recursos Humanos
Divisão de Almoxarifado
Divisão de Assessoria e Apoio Técnico
Divisão de Licitação e Compras
Divisão de Protocolo
Secretaria Municipal
Planejamento
Setor de Arrecadação
Setor de Cadastro Técnico
Setor de Contabilidade
Setor de Controladoria
Setor da Dívida Ativa
Setor de Fiscalização Tributária
Tesouraria
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
1.6 O Portal Eletrônico
1.6.1 Transparência Pública
A transparência pública é a divulgação das ações governamentais a
milhões de brasileiros, além de contribuir para o fortalecimento da democracia,
prestigia e desenvolve as noções de cidadania. As páginas de Transparência
Pública dão continuidade às ações de governo voltadas para o incremento da
transparência e do controle social, com objetivo de divulgar as despesas
33
realizadas pelos órgãos e entidades da Administração Pública, informando
sobre execução orçamentária, licitações, contratações e convênios.
Dessa forma, conforme dispõe a Portaria Interministerial nº 140, de 16
de março de 2006, cada órgão e entidade deve ter sua própria Página de
Transparência com informações detalhadas.
O Portal de transparência da Prefeitura Municipal de Promissão é assim
estruturado:
Figura 11: Portal da Transparência
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
As páginas do Portal de Transparência Pública da PMP destacam, em
relatórios, os dados mensais, inclusive com a especificação das normas
34
relativas aos gastos. O cidadão também tem o acesso às informações tais
como:
a) Planejamento orçamentário: Plano Plurianual – PPA, Leis
Diretrizes Orçamentárias – LDO e Lei Orçamentária Anual – LOA;
b) Execução orçamentária: receitas, despesas, transferências,
relatórios e listagem;
c) Prestação de contas: balanços e relatórios;
d) Responsabilidade fiscal: RREO – Relatório Resumido da
Execução Orçamentária, RGF – Relatório da Gestão Fiscal;
e) Instrução Normativa 28: relatórios.
1.6.1.1 Receitas e Despesas
As receitas e despesas também são encontradas no portal de
transparência, ao qual a população tem acesso a toda informação e prestação
de conta que acontece com a Prefeitura Municipal de Promissão.
Figura 12: Portal da Transparência - Receitas
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
35
A Receita integrante no Portal da PMP visa verificar a situação do
controle existente sobre o lançamento, a cobrança e a arrecadação das
receitas, sua contabilização e observância da legislação pertinente. Para
acessar as informações das receitas, o usuário devera informar o exercício e a
entidade, e terá informação das receitas acumuladas durante o ano, e a
especificação de cada receita e o valor total de cada uma delas.
Figura 13: Portal da Transparência - Despesas
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
As Despesas, por sua vez, têm o objetivo de constatar se na realização
dos gastos públicos, estão sendo observados os princípios da legalidade,
legitimidade, economicidade, moralidade, eficiência e eficácia, bem como
possibilitar uma visualização da utilização dos recursos públicos.
No portal, ao acessar as informações irá abrir uma página, da
transparência pública, que deverá ser informado o exercício e a entidade para
36
ver as informações desejadas das despesas, o total de cada uma delas e a
escolha de qual despesa deseja acessar para ver as informações.
Por fim, a receita e a despesa podem ser acompanhadas em detalhes
no portal de transparência que traz ainda a atualização diária dessas
informações. Use a pesquisa para acompanhar os recursos públicos e conferir
os gastos diretos da Prefeitura Municipal de Promissão.
1.6.1.2 Prestação de Contas
A prestação de contas é uma informação que é oferecida ao cidadão, a
respeito do modo como seu dinheiro foi utilizado. É o mínimo que o cidadão
tem direito, no tocante à condução dos seus negócios, por parte dos que dele
receberam delegação.
O responsável da prestação de conta é o administrador público, que
passa as informações para os cidadãos, de como foi aplicado o dinheiro dos
impostos pagos.
O Portal eletrônico da Prefeitura Municipal de Promissão consiste em
uma ferramenta de prestação de contas, que demonstra passo a passo a
movimentação das contas públicas. As informações inseridas são pautadas em
documentos comprobatórios que garantem com fidedignidade a realidade
exposta à população.
1.7 Secretaria de Finanças
A Secretaria de Finanças constitui o órgão da Administração Pública
responsável por exercer a Administração Tributária, através do lançamento,
controle, cobrança e arrecadação de tributos municipais, exerce ainda a
Administração Financeira e Contábil, através da arrecadação de recursos
externos como: pagamento, registro e controle dos atos administrativos
financeiros gerados pelo Município e terceiros.
1.7.1 Setor de Contabilidade
37
O setor de contabilidade tem por objetivo gerar informações precisas e
fundamentais para auxiliar o gestor na tomada de decisão. No campo público o
objetivo não difere, ou seja, as informações contábeis permitem à
administração pública maior controle e clareza na tomada de decisão e
prestação de conta.
Para determinar seus dados sobre as despesas, receitas, orçamentos e
créditos públicos a contabilidade pública utiliza-se dos sistemas: orçamentário,
financeiro, patrimonial, de compensação, bem como dos princípios contábeis,
respeitando sempre o método das partidas dobradas.
A ciência contábil atua na administração pública em quase todas as
etapas desde a previsão e execução orçamentária, registro dos fatos
contábeis, emissão de relatórios (financeiros, econômicos e patrimoniais) até
no controle interno.
No âmbito público as informações disponibilizadas pela contabilidade
pública são indispensáveis para a administração pública cuja gestão deve gerar
dados que permitem aos controladores internos e externos, acesso e fácil
compreensão. Assim, nessa vertente de informações precisas e claras, institui
a Lei de Responsabilidade Fiscal - LRF (Lei Complementar n°101, de 4 de
maio de 2000) que normaliza a necessidade de prestação de contas.
Na Prefeitura Municipal de Promissão destaca-se a informação sobre a
contabilidade e a situação do patrimônio, que vão apresentar em decorrência
de fenômenos de natureza econômica, onde cada decisão do gestor altera a
circunstância do patrimônio, transformações estas, que deverão ser refletidas
pelas demonstrações contábeis.
1.7.2 Financeiro
O principal instrumento financeiro é o orçamento. O orçamento é o
demonstrativo de recursos financeiros colocados à disposição de atividades
especificas num certo prazo. É utilizado para a tomada de decisão de custos e
destinação de recursos em várias alternativas de ação.
O orçamento na Prefeitura Municipal de Promissão é o demonstrativo,
item a item, das receitas e despesas, estabelecendo custos para atividade-
38
meio e atividades-fim e para novos investimentos. É a peça fundamental para a
correta destinação de recursos.
1.8 Secretaria de Administração
A Secretaria de Administração tem por atribuições coordenar, controlar e
executar a administração, promover ações para qualificação permanente do
servidor, elaborar e desenvolver ações para captação de profissionais no
mercado de trabalho e manutenção nos quadros da Prefeitura. É responsável
também pela elaboração e desenvolvimento de programas de atenção à saúde
e segurança dos servidores.
1.8.1 Licitação e Compras
Exigida por lei, a licitação é o procedimento administrativo adotado pela
administração pública para convocar, por meio de edital ou convite,
fornecedores para exposição de propostas que sejam vantajosas para o erário
público.
A celebração com terceiros deve ocorrer por meio de processo
transparente, isto é, deve haver igualdade entre os participantes na disputa
pelo objetivo licitado. A licitação tem por objetivo o cumprimento do princípio
constitucional da isonomia permitindo a participação ampla de concorrentes no
certame. Assim esse procedimento visa contratar a proposta vantajosa
resguardando os direitos dos futuros contratados.
A aquisição ou compras compreende todas as atividades ou funções
necessárias ao processo de compra de materiais. No serviço público, tal
processo pode ser feito através de compra direta ou de licitação. Esse
subsistema abrange as seguintes funções: gestão de estoque; normalização;
padronização; especificação; classificação; codificação; catalogação e
aquisição.
As compras de material para reposição de estoque entre outras para
atender as necessidades específicas de qualquer unidade deverão, em
principio, ser efetuadas, através do Departamento de Administração ou da
unidade com atribuições equivalentes ou ainda pelas correspondentes
39
repartições que, no território nacional, sejam projeções dos órgãos setoriais ou
seccionais (delegacias, distritos, entre outros).
Na Prefeitura esse processo é utilizado através de uma solicitação, de
um pedido de compra na unidade pública, encaminhado por meio de oficio ao
setor de compras da prefeitura. Que em estudo e avaliação emiti um processo
de licitação e, ao termino deste, o setor de compras fará o pedido de empenho
e posteriormente a nota de empenho. É somente após a emissão da nota que a
prefeitura poderá realizar a compra ou a contratação de um serviço.
1.8.2 Controle Patrimonial
O controle patrimonial na PMP se dá através do registro de todos os
bens móveis, adquiridos por recursos orçamentários e não orçamentários, que
estão à disposição do Campus para a realização de suas atividades. Para a
eficácia do controle patrimonial é fundamental a atualização constante dos
registros de entrada, atualização, movimentação e saída de bens do acervo
patrimonial.
A operação de entrada é realizada através do Tombamento, as
alocações internas são realizadas através da Transferência e da Movimentação
e a operação de saída é realizada através da Baixa de bens. Visando preservar
a qualidade das informações, todo bem permanente deverá ser indicado
individualmente, estar vinculado a um local específico e sob a responsabilidade
de um servidor.
A verificação dessas informações, bem como a qualidade do serviço
realizado pelo Setor de Patrimônio, é concretizada através dos Inventários e
deve ser controlado todo o acervo da Instituição, seja de bens móveis ou
imóveis.
O sistema utilizado no controle patrimonial, na Prefeitura Municipal de
Promissão é o Fiorilli, um software que conduz o usuário aos procedimentos de
registros e manipulação de dados, por meio de uma apresentação simples e
funcional do sistema, que auxilia e facilita a gestão pública. Esse sistema é
interligado em todos os setores responsáveis na prefeitura, através de uma
rede, onde oferece mais facilidade para a apresentação e avaliação dos fatores
40
e ocorrência dentro da prefeitura, onde torna eficiente o processo de controle
de bens oficiais ou de bens móveis ou imóveis.
1.8.3 Informática
A Informática presta suporte no uso de recursos computacionais aos
funcionários da Prefeitura e da Câmara Municipal, contando hoje com um
parque computacional extenso e distribuído por diversas áreas da Prefeitura e
da Câmara. A prefeitura deve prestar contas à população e publicar suas
contas de forma simples em local visível e de fácil acesso para todos os
cidadãos.
A Informática da Câmara Municipal de Promissão têm como missão a
informatização e a modernização do Poder Legislativo Municipal e, neste
sentido, têm se esforçado para atingir tal objetivo.
De acordo com a Lei de Responsabilidade Fiscal, art. 48 e 49, a
prefeitura deve, ainda, incentivar a participação popular na discussão de planos
e orçamentos.
O Portal da Transparência tornam públicas todas às práticas da
administração da Prefeitura Municipal de Promissão. A sociedade em geral
tem, no endereço eletrônico, informações referentes às receitas e despesas
realizadas pelas entidades da Administração Direta e Indireta.
41
CAPÍTULO II
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2 CONTABILIDADE PÚBLICA E O PATRIMÔNIO PÚBLICO
2.1 Administração Pública
Ao trabalhar questões relacionadas à esfera pública faz-se necessário
discutir a abordagem conceitual de administração pública.
A Constituição Federal de 1988, vigente até os dias atuais, trouxe aos
municípios autonomia ficando em igualdade jurídica com os Estados, a União e
o Distrito Federal. Com tal autonomia, os municípios passaram a realizar todos
os tipos de decisões locais, sem depender de autorizações do Governo
Estadual e Federal.
Segundo o autor Heilio Kohama:
A Administração Pública é todo o aparelhamento do Estado, preordenado à realização de seus serviços, visando à satisfação das necessidades coletivas. Administrar é gerir os serviços públicos; significa não só prestar serviço, executá-lo, como também, dirigir, governar, exercer a vontade com o objetivo de obter um resultado útil. (KOHAMA, 2010, p. 9).
Meirelles (2001), de forma simplificada, entende como Administração
Pública, a gestão dos bens e dos interesses reconhecidos como da sociedade
no âmbito federal, estadual ou municipal, segundo os preceitos tanto do Direito
como da Moral, objetivando o bem comum.
Ambos os conceitos relacionam como finalidade o alcance de metas,
conseguidas por meio de órgãos ou atividades, convencionalmente chamados
de Administração, focando sempre sua gestão no bem comum, ou seja, na
satisfação das necessidades públicas.
Para realizar os serviços e atividades que garantem a satisfação das
necessidades da população, devido à complexidade das tarefas e a expansão
territorial, o Estado por meio do chefe do Poder executivo divide suas tarefas,
centralizando algumas e delegando outras, é a chamada administração direta e
indireta, respectivamente.
42
Esta divisão é exposta no Art. 4° do regulamento da Administração
Pública, o Decreto-lei n° 200 de 25 de fevereiro de 1967:
Art. 4° A Administração Federal compreende:
I - A Administração Direta, que se constitui dos serviços
integrados na estrutura administrativa da Presidência da
República e dos Ministérios.
II - A Administração Indireta, que compreende as
seguintes categorias de entidades, dotadas de
personalidade jurídica própria:
a) Autarquias;
b) Empresas Públicas;
c) Sociedades de Economia Mista;
d) Fundações públicas.
Parágrafo único. As entidades compreendidas na
Administração Indireta vinculam-se ao Ministério em cuja
área de competência estiver enquadrada sua principal
atividade. (BRASIL, 1967)
Para Andrade (2008, p. 15), administração direta consiste no “conjunto
de atividades e serviços que são integrados na estrutura administrativa da
Presidência da República, do Governo do Estado ou da Prefeitura Municipal”.
A administração indireta, por sua vez, é caracterizada como a
descentralização dos serviços públicos, realizado através das entidades com
personalidade jurídica própria, independência administrativa orçamentária e
financeira.
Por fim, ressalta-se que o campo de atuação da Administração Pública,
conforme delineado pela organização da execução dos serviços, compreende
os órgãos da Administração Direta e os da Administração Indireta.
De acordo com Andrade, entende-se por empresa pública:
Entidade dotada de personalidade jurídica de direito privado, com patrimônio próprio, capital exclusivo e direção do Poder Público, seja União, Estado ou Município, que utiliza órgão da administração indireta, criados por lei, para desempenhar atividades de natureza empresarial... (ANDRADE, 2002, p. 17).
Regida pela contabilidade comercial, as empresas públicas devem estar
em conformidade com a Lei n° 6.404/76, conhecida como Lei das Sociedades
43
por Ações. São exemplos de empresa pública, o Banco do Brasil, a Petrobrás e
as Prefeituras Municipais.
2.1.1 Ética e controle na administração pública
Desde que o Brasil passou a ser um Estado Democrático, tornou-se
claro que os bens e receitas do Estado não seriam mais vistos como pertences
do soberano, mas como pertencente a toda coletividade para atendimento das
necessidades desta.
Assim sendo, o controle assumiu um papel importante na administração,
impondo limites à atuação do governo e orientando a melhor utilização dos
recursos disponíveis de forma organizada e ponderada.
O controle da administração pública é evidenciado pela seguinte
estrutura:
Figura 14: Estrutura de Controle
Fonte: Elaborado pelas autoras.
Nota-se que há três tipos de controle: o interno, exercido pela própria
Administração sobre seus órgãos e suas entidades da Administração Indireta;
44
externo, exercido por um órgão ou entidade que não pertence a estrutura da
Administração; e social, exercida por todos os cidadãos que compõem a
sociedade.
Segundo Pascoal (2009, apud QUINTANA et al., 2011), além dos
controles existentes dentro dos órgãos, é imprescindível que a fiscalização da
forma como os recursos foram e estão sendo aplicados, seja feita por uma
instituição autônoma e independente. Desse modo, surge no Brasil o controle
externo.
A Constituição Federal em capítulo específico destinado a “Fiscalização
Contábil, Financeira e Orçamentária” refere-se ao controle externo nos
seguintes termos:
Art 70. A fiscalização contábil, financeira e orçamentária,
operacional e patrimonial da União e das entidades da
administração direta e indireta, quanto à legalidade,
legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e
renúncia de receitas, será exercida pelo Congresso
Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de
controle interno de cada Poder.
[...] Art 71. O controle externo, a cargo do Congresso
Nacional, será exercido com o auxílio do Tribunal de
Contas da União... (BRASIL, 1988).
Vê-se que em âmbito federal, o controle externo é de competência do
Congresso Nacional com o auxilio do Tribunal de Contas da União (TCU). Já
em âmbito estadual e municipal, tal controle é exercido pelas Assembleias
Legislativas, em se tratando de Estados, e pela Câmara dos Vereadores, em
se tratando de Municípios. Em ambos os casos, o Tribunal de Contas do
Estado ou o Tribunal de Contas do Município, quando houver, deve auxiliar.
Assim sendo, o Congresso Nacional delega, por meio de leis e,
principalmente pelo Orçamento, os meios e os mandatos para que a
Administração Pública alcance objetivos políticos, econômicos e sociais. Este é
o princípio fundamental do controle externo. Para aumentar esse controle
exercido pelo Congresso, a Constituição Federal o TCU.
45
Sob a ótica da Lei n° 4.320/64 o controle da execução orçamentária
compreende:
Art. 75. O controle da execução orçamentária
compreenderá:
I - a legalidade dos atos de que resultem a arrecadação
da receita ou a realização da despesa, o nascimento ou a
extinção de direitos e obrigações;
II - a fidelidade funcional dos agentes da Administração,
responsáveis por bens e valores públicos;
III - o cumprimento do programa de trabalho expresso em
termos monetários e em termos de realização de obras e
prestação de serviços. (BRASIL, 1964).
Prosseguindo em seus artigos a Lei delega o controle interno ao Poder
Executivos os três tipos de controle mencionados acima no art. 75 e o controle
externo ao Poder Legislativo, que terá por objetivo verificar a probidade da
administração, a guarda e legal emprego dos dinheiros públicos e o
cumprimento da Lei de Orçamento.
2.2 Contabilidade Pública
A Contabilidade nas empresas públicas tem o mesmo respaldo que a
Contabilidade para as empresas privadas. Evidencia a situação daqueles que
arrecadam receitas, efetuam despesas, administram ou guardam bens
confiados à Fazenda Pública.
É uma extraordinária ferramenta de prestação de contas e de geração
de informações, pautadas na transparência, que podem auxiliar o gestor na
tomada de decisão, ocasionando beneficio para a sociedade.
A Lei n° 4.320, de 17 de março de 1964 é o aparelho que norteia e
fundamenta a Contabilidade de direito Público, estabelecendo normas quanto à
contabilização dos atos e fatos da Administração pública, à elaboração e
controle dos orçamentos e das demonstrações imprescindíveis para o
acompanhamento da execução orçamentária e da composição patrimonial dos
entes da Federação.
46
O Conselho Federal de Contabilidade (CFC), no cumprimento de sua
atribuição privativa, edita as Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs) que
devem ser adotadas por todos os profissionais da contabilidade no Brasil. Para
o Setor Público há o NBC 16, isto é, as Normas Brasileiras aplicadas ao Setor
Público que são convergentes com as Normas Internacionais de Contabilidade
para o setor Público.
Em se tratando de contabilidade internacional vive-se um momento de
transição, onde busca-se harmonizar a contabilidade do mundo aos padrões
internacionais.
No Brasil a ferramenta empregada para efetuar essa transição é o
Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC). Criado pelo Conselho Federal
de Contabilidade através da Resolução nº 1.055/05 o CPC é composto por seis
entidades: Associação Brasileira das Companhias Abertas (ABRASCA);
Associação dos Analistas e Profissionais de Investimento do Mercado
(APIMEC NACIONAL); Bolsa de Valores de São Paulo (BOVESPA); Conselho
Federal de Contabilidade (CFC); Instituto dos Auditores Independentes do
Brasil (IBRACON); e Fundação Instituto de Pesquisas Contábeis, Atuarias e
Financeiras (FIPECAFI).
Art. 3º O Comitê de Pronunciamentos Técnicos – CPC
tem por objetivo o estudo, o preparo e a emissão de
Pronunciamentos Técnicos sobre procedimentos de
Contabilidade e a divulgação de informações dessa
natureza, para permitir a emissão de normas pela
entidade reguladora brasileira, visando à centralização e
uniformização do seu processo de produção, levando
sempre em conta a convergência da Contabilidade
Brasileira aos padrões internacionais. (CFC, 2005)
Esta unificação facilitará a geração e a interpretação de informações
financeiras, aumentará a transparência e a comparabilidade, possibilitará a
realização de investimentos globais assim com a execução de financiamentos
de baixo custo, e o mais importante, passará confiabilidade em seus dados.
47
2.2.1 A contabilidade pública
A Contabilidade Pública e o Orçamento Público surgiram em 1217, na
Inglaterra por meio da Carta Magna outorgada pelo Rei João Sem Terra, na
qual em seu texto estabelecia que, somente o conselho comum possuía o
direito de instituir tributos ou auxílio no Reino, exceto os com a finalidade de
resgatar a pessoa do Rei, tornar seu filho primogênito cavaleiro ou casar sua
filha mais velha, e quanto aos auxílios, estes teriam de ser razoáveis em seu
montante. Com tal medida, os gastos da coroa só eram liberados mediante
autorização do conselho comum criado pelo rei.
No Brasil a Contabilidade Pública se originou em 1808, por meio de um
alvará publicado no reinado de D. João VI que criava o Erário Régio e
estabelecia normas de contabilidade por partidas dobradas.
Na Constituição de 1824 a registros de exigências de elaboração de
orçamentos formais por parte das instituições imperiais:
Art. 172. O Ministro de Estado da Fazenda, havendo
recebido dos outros Ministros os orçamentos relativos às
despesas das suas Repartições, apresentará na Câmara
dos Deputados anualmente, logo que esta estiver reunida,
um Balanço geral da receita e despesa do Tesouro
Nacional do ano antecedente, e igualmente o orçamento
geral de todas as despesas publicas do ano futuro, e da
importância de todas as contribuições, e rendas publicas.
(BRASIL, 1824)
Apesar de constar na Constituição Federal, tal dispositivo não foi
implantado por se entender ser muito complexo e avançado.
A obrigatoriedade da escrituração contábil e da elaboração anual dos
Balanços Gerais se deu em 1850 mediante a promulgação da Lei que instituiu
o Código Comercial.
Nos dias atuais a Contabilidade Pública encontra-se respaldada pela Lei
n° 4.320/64, a Lei Complementar n° 101/00, conhecida como Lei de
Responsabilidade Fiscal (LRF) e o Manual de Contabilidade Aplicado ao Setor
48
Público (MCASP), um instrumento orientador dos procedimentos contábeis,
financeiro, orçamentários e patrimoniais públicos.
2.2.2 Conceito de contabilidade pública
Para entender a contabilidade pública, se tratando esta, de um ramo da
contabilidade , faz-se necessário primeiramente conceituar contabilidade.
D´auria (1967, apud PADOVEZE, 2007) conceitua contabilidade como
ciência que estuda e pratica as funções de orientação, controle e registro
relativos aos atos e fatos da administração econômica. Vê-se que a
contabilidade esta presente em todo o processo de gestão, encontra-se na fase
de planejamento, execução e também de controle.
A diferença entre a Contabilidade das empresas privadas e da
Contabilidade das empresas públicas está na permissão da execução de suas
atividades e na apuração do resultado. Pois, enquanto nas empresas privadas
faz-se o que a lei não proíbe, nas empresas públicas, faz-se somente o que a
lei autoriza. E enquanto nas empresas privadas utiliza-se o patrimônio para
gerar lucro, nas empresas públicas o patrimônio é gerido para proporcionar
bem-estar social.
Nesses termos a Contabilidade Pública é uma especialização da Ciência
Contábil que registra, controla e estuda os atos e fatos administrativos e
econômicos operados no patrimônio de uma entidade pública, sem, contudo,
deixar de seguir os preceitos básicos e fundamentais da contabilidade.
Lima e Castro (2000, p. 16) complementam que “a Contabilidade Pública
é o ramo da Contabilidade que tem por objetivo aplicar os conceitos, Princípios
e Normas Contábeis na gestão orçamentária, financeira e patrimonial dos
Órgãos e Entidades da Administração Pública”.
Para Araújo e Arruda (2009) a Contabilidade Pública tem por fim
selecionar, estudar, registrar, interpretar, orientar, controlar, resumir e
demonstrar os fatos que afetam o patrimônio estatal, levando em conta que seu
objeto de estudo é a gestão do patrimônio das entidades públicas com ação
nos três níveis de governo: federal, estadual e municipal.
49
2.2.3 Princípios fundamentais aplicados ao setor público
Mediante a resolução n° 750/93, alterada pela Resolução n° 1.282/10,
emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC) foi instituído os
Princípios de Contabilidade:
Art. 3º São Princípios de Contabilidade:
I) o da ENTIDADE;
II) o da CONTINUIDADE;
III) o da OPORTUNIDADE;
IV) o do REGISTRO PELO VALOR ORIGINAL;
V) (Revogado)
VI) o da COMPETÊNCIA; e
VII) o da PRUDÊNCIA. (CFC, 2010)
Com a evolução significativa da contabilidade pública no Brasil, que hoje
utiliza modernos recursos tecnológicos da comunicação e informação, os
princípios, por consistirem em pilares sustentadores, são estendidos à
Contabilidade Pública.
Quadro 4: Princípios de Contabilidade aplicados ao Setor Público
(continua)
PRINCÍPIOS FUNDAMENTAÇÃO LEGAL –
RESOLUÇÃO N° 750/93
APLICABILIDADE NO
SETOR PÚBLICO
Entidade
Art. 4º O Princípio da ENTIDADE
reconhece o Patrimônio como objeto da
Contabilidade e afirma a autonomia
patrimonial, a necessidade da
diferenciação de um Patrimônio
particular no universo dos patrimônios
existentes, independentemente de
pertencer a uma pessoa, um conjunto de
pessoas, uma sociedade ou instituição
de qualquer natureza ou finalidade, com
ou sem fins lucrativos.
Cada entidade possui
personalidade jurídica
própria, assim cada ente
que tem orçamento
próprio e administre
recursos públicos e
presta conta dos
mesmos, deve elaborar
suas demonstrações
contábeis de forma
particularizada.
50
(conclusão)
Continuidade
Art. 5º O Princípio da Continuidade
pressupõe que a Entidade continuará
em operação no futuro e, portanto, a
mensuração e a apresentação dos
componentes do patrimônio levam em
conta esta circunstância.
Mesmo a administração
pública sendo realizadas
por gestão, suas
atuações deve ser
ininterrupta e por tempo
indefinido.
Oportunidade
Art. 6º O Princípio da Oportunidade
refere-se ao processo de mensuração
e apresentação dos componentes
patrimoniais para produzir informações
íntegras e tempestivas.
Os registros devem ser
oportunos, ou seja,
fidedignos e corretos.
Registro pelo
Valor Original
Art. 7º O Princípio do Registro pelo
Valor Original determina que os
componentes do patrimônio devem ser
inicialmente registrados pelos valores
originais das transações, expressos em
moeda nacional.
Os bens, direitos e
obrigações integrantes do
patrimônio público serão
registrados e avaliados
pelos seus valores de
entrada.
Competência
Art. 9º O Princípio da Competência
determina que os efeitos das
transações e outros eventos sejam
reconhecidos nos períodos a que se
referem, independentemente do
recebimento ou pagamento.
As despesas e receitas
necessitam ser registram
no momento que são
merecidas. Logo,
pertence ao exercício
financeiro, as receitas
efetivamente arrecadadas
e as despesas nele
empenhada.
Prudência
Art. 10. O Princípio da PRUDÊNCIA
determina a adoção do menor valor
para os componentes do ATIVO e do
maior para os do PASSIVO, sempre
que se apresentem alternativas
igualmente válidas para a quantificação
das mutações patrimoniais que alterem
o patrimônio líquido.
Adotando o
conservadorismo, carece
aguardar uma maior
despesa e uma menor
receita.
Fonte: Adaptado de Araújo e Arruda, 2009.
51
Os princípios contábeis estão em processo de modernização,
adequando-se as normas internacionais denominadas International Financial
Reporting Interpretations Commitee (IFRS) que são emitidas pelo International
Accounting Standards Board (IASB) com o objetivo de desenvolver um único
conjunto de normas contábeis globais de alta qualidade.
As mudanças nas normas brasileiras começaram com a sanção da Lei
nº 11.638/07 e com a Criação do CPC. O CPC realiza estudos e emitem
pronunciamentos, orientações e interpretações sobre inúmeros assuntos
contábeis já adequados às normas internacionais de contabilidade. Trata-se de
um guia do profissional contábil.
2.3 Patrimônio
Patrimônio é o conjunto de bens, direitos e obrigações vinculadas a uma
pessoa física ou jurídica. Para Fortes (2011, p. 210) “é do patrimônio que
advém a maioria dos conceitos utilizados na contabilidade”.
Silva (2004) alerta que não é qualquer conjunto de bens, direitos e
obrigações que compõem o patrimônio, para constituí-lo faz-se necessário
cumprir dois requisitos básicos:
Sejam componentes de um conjunto que possua conteúdo econômico avaliável em moeda. Exista interdependência dos elementos componentes do patrimônio e vinculação do conjunto a uma entidade que vise alcançar determinados fins. (SILVA, 2004. p. 244).
A prática destes conceitos revela um patrimônio que é composto pelo
ativo, subtraindo deste o passivo. O ativo compreende a somatória dos bens
mais os direitos e o passivo as obrigações de uma pessoa física ou jurídica.
Kohama (2010) considera que a interpretação real de patrimônio é até
certo ponto, lógica, pois não se pode compreender o patrimônio como sendo
apenas os bens e direitos pertencentes a uma pessoa, seja ela física ou
jurídica, mas também contempla a parte passiva, composta pelos
compromissos a serem pagos a curto, médio ou longo prazo. Se não for dessa
forma, evidenciará uma visão errônea, fora da realidade patrimonial da pessoa.
52
2.3.1 Patrimônio público
Patrimônio Público conforme conceitua a Lei n° 4.717, de 29 de junho de
1965 que regula a ação popular, em seu Art. 1°, §1° é o conjunto de bens e
direitos, mensurável em dinheiro, que pertence à União, a um Estado, a um
Município, a uma autarquia ou empresa pública.
Uma concepção mais ampla é dada pelas Normas Brasileiras Aplicadas
ao Setor Público:
Patrimônio Público é o conjunto de direitos e bens,
tangíveis ou intangíveis, onerados ou não, adquiridos,
formados, produzidos, recebidos, mantidos ou utilizados
pelas entidades do setor público, que seja portador ou
represente um fluxo de benefício, presente ou futuro,
inerente à prestação de serviços públicos ou à exploração
econômica por entidades do setor público e suas
obrigações. (MINISTÉRIO DA FAZENDA..., 2012, p. 13).
Contabilmente o Patrimônio Público é estrutura em três grupos: ativo,
passivo e patrimônio líquido.
Os Ativos compreendem recursos que a entidade pública possui, do qual
se espera que resulte em benefício econômico futuro. Os Passivos por sua vez
são obrigações em que se espera que haja saída de recursos capazes de gerar
benefícios econômicos. Já o Patrimônio Líquido é o valor residual dos ativos da
entidade depois de deduzidos todos seus passivos.
Neste contexto, ressalta-se que o patrimônio público somente distingue-
se do privado no tocante ao possuidor do patrimônio, que não caso da pública,
pertence a uma entidade pública de Administração direta ou indireta.
Kohama adverte quanto ao entendimento de patrimônio:
“do ponto de vista da Contabilidade Pública, deve ser entendido como patrimônio público somente aquele passível de contabilização, [...], pois as coisas que parecem evidentes, inevitáveis, cristalinas, à primeira vista, em termos públicos nem sempre seguem a regra geral”. (KOHAMA, 2010. p. 175).
As Normas Brasileiras de Contabilidade Técnicas (NBC T) 16.2 trata do
patrimônio e dos Sistemas Contábeis. Norma esta, que apresenta a
53
classificação dos elementos patrimoniais em ativo e passivo circulante e não
circulante, assim como cria critérios para a sua classificação.
A NBC T 16.2 (CFC, 2012) ressalta que, o que determina a
classificação de um ativo ou passivo em circulante ou não circulante é a sua
conversibilidade e exigibilidade. Dessa forma entende-se por ativo circulante,
aqueles que possuem capacidade de transformação do bem ou direito em
moeda, até o final do próximo exercício financeiro. Por outro lado, o passivo
circulante é as obrigações vencíveis até o próximo exercício seguinte. Os
demais ativos e passivos são classificados como não circulante.
2.3.1.1 Ativo Imobilizado
Marion (2008, p. 66) apresenta como ativo imobilizado “... bens
destinados à manutenção da atividade principal da empresa ou exercidos com
essa finalidade”.
Os direitos classificados no imobilizado podem ter por objeto conforme
Santos et al. (2004, p. 48), “bens corpóreos, móveis ou imóveis, ou bens
incorpóreos, tais como direito de exploração de processo de indústria e marca
de comércio”.
Logo, o ativo imobilizado consiste em bens como as instalações,
máquinas e equipamentos, imóveis de uso, móveis e utensílios e veículos, que
apresentam os recursos aplicados na exploração do objeto social e na
manutenção das atividades da companhia.
2.3.1.2 Ativo Imobilizado Público
Conceitua-se ativo imobilizado público como item tangível que é mantido
para o uso na produção ou fornecimento de bens ou serviços, ou para fins
administrativos, inclusive os decorrentes de operações que transfiram para a
entidade os benefícios, riscos e controle desses bens.
A NBC T 16.10 aprovada pela Resolução CFC n° 1.137/08, expõe
quanto a avaliação e mensuração do imobilizado da seguinte forma:
54
O ativo imobilizado, incluindo os gastos adicionais ou
complementares, é mensurado ou avaliado com base no
valor de aquisição, produção ou construção.
Quando os elementos do ativo imobilizado tiverem vida
útil econômica limitada, ficam sujeitos a depreciação,
amortização ou exaustão sistemática durante esse
período, sem prejuízo das exceções expressamente
consignadas.
Quando se tratar de ativos do imobilizado obtidos a título
gratuito deve ser considerado o valor resultante da
avaliação obtida com base em procedimento técnico ou
valor patrimonial definido nos termos da doação. (CFC,
2008).
De acordo com o Código Civil Brasileiro, de 10 de janeiro de 2002:
Art. 98. São públicos os bens do domínio nacional
pertencentes às pessoas jurídicas de direito público
interno; todos os outros são particulares, seja qual for a
pessoa a que pertencerem. (BRASIL, 2002b).
O MCASP apresenta que imobilizado é composto pelos bens móveis e
imóveis:
Bens Móveis- compreende o valor da aquisição ou
incorporação de bens corpóreos, que têm existência
material e que podem ser transportados por movimento
próprio ou removidos por força alheia sem alteração da
substância ou da destinação econômico-social, para a
produção de outros bens ou serviços. São exemplos de
bens móveis as máquinas, aparelhos, equipamentos,
ferramentas, bens de informática (equipamentos de
processamento de dados e de tecnologia da informação),
móveis e utensílios, materiais culturais, educacionais e de
comunicação, veículos, bens móveis em andamento,
dentre outros.
55
Bens Imóveis- compreende o valor dos bens vinculados
ao terreno que não podem ser retirados sem destruição
ou dano. São exemplos deste tipo de bem os imóveis
residenciais, comerciais, edifícios, terrenos, aeroportos,
pontes, viadutos, obras em andamento, hospitais, dentre
outros. (MINISTÉRIO DA FAZENDA..., 2012, p. 62).
Os bens imóveis classificam-se ainda em bens de uso comum do povo,
bens de uso especial e bens dominicais.
Conforme Andrade (2002) os bens de uso comum do povo, refere-se
àqueles que são utilizados por qualquer indivíduo, como por exemplo, os mares
e rios. Os de uso especial, por sua vez, são aqueles destinados à execução de
serviços públicos e administrativos, como escolas e hospitais. Já os bens
dominicais, são representados pelos bens que não possuem uma destinação
específica, podendo se for móvel ser tangível, palpável ou intangível, sem
representação real.
Tal conceituação é estabelecida no Código Civil no art. 99 em seus
incisos I, II e III:
I - os de uso comum do povo, tais como rios, mares,
estradas, ruas e praças;
II - os de uso especial, tais como edifícios ou terrenos
destinados a serviço ou estabelecimento da administração
federal, estadual, territorial ou municipal, inclusive os de
suas autarquias;
III - os dominicais, que constituem o patrimônio das
pessoas jurídicas de direito público, como objeto de direito
pessoal, ou real, de cada uma dessas entidades.
(BRASIL, 2002).
Conforme os autores, o patrimônio público é constituído de bens, que
são classificados segundo sua destinação. Dessa forma os bens que possuem
utilização geral pelos cidadãos são denominados bens de uso comum do povo.
Os bens de uso especial são aqueles destinados ao uso específico da
Administração. Por fim os bens dominicais representam bens pertencentes ao
56
Poder Público, todavia não são usados para fins de serviço público, destinam-
se na sua maioria a produzir renda. Os bens de uso especial, assim como os
bens dominicais, constituem o patrimônio econômico ou administrativo do
Município. Devendo, portanto, ser evidenciados no balanço patrimonial do
Município e incorporados ao seu patrimônio.
2.4 Gestão da informação pública
Cada organização seja ela pública ou privada, possui um público-alvo
para o qual atua produzindo bens ou serviços, habitualmente denominado
cliente. No caso de empresas, este público é o consumidor, enquanto que para
a organização pública, o público-alvo, em sua instância final, é o cidadão. O
recurso administrado em ambos os casos é a informação.
A informação contábil pública, assim como qualquer informação contábil,
é dada por meio de documentos comprobatórios e seus usuários são os órgãos
controladores, como o Tribunal de Contas, e todos aqueles que se
interessarem.
Entende-se como gestão pública o conjunto de ações que se relacionam
não apenas para o bom funcionamento da administração interna, mas sim para
a máxima excelência no controle do patrimônio da sociedade.
Gestão é o ato de gerir certos recursos que têm destinação vinculada. O objetivo da gestão é o de separar recursos, principalmente, os recursos vinculados a fundos, dos recursos do tesouro ordinário e dos recursos das indiretas, para que se tenha o acompanhamento desses recursos dentro do Sistema. (FORTES, 2011. p. 50).
O uso da Tecnologia da Informação (TI) pelo setor privado busca
explorar ao máximo os benefícios dessa tecnologia para obter vantagem
competitiva em relação aos concorrentes através da eficácia organizacional,
internamente à organização, e da competitividade, no ambiente externo da
organização.
Mesmo que as organizações públicas não tenham interesses em ganhos
de competitividade, o uso da tecnologia da informação continua sendo uma
ferramenta imprescindível, pois acarreta agilidade nos processos que são
evidenciados por meio do aumento na eficácia organizacional e principalmente
57
melhora o atendimento da população e também os serviços prestados aos
cidadãos.
Segundo Teixeira (2008), a Gestão da Informação é um processo que
consiste nas atividades de busca, identificação, classificação, processamento,
armazenamento e disseminação de informações, independentemente do
formato ou meio em que se encontra, ou seja, físico ou digital.
Seu designo é oferecer informações fidedignas as pessoa que delas
necessitam, no momento certo, para que seja efetuado a partir delas, a tomada
de decisão.
No setor público há dois sistemas utilizados para controlar e processar, a
execução orçamentária, financeira, patrimonial e contábil de uma esfera de
governo, são eles denominados: Sistema Integrado de Administração
Financeira do Governo Federal (Siafi) e o Sistema de Administração Financeira
para os Estados e Municípios (Siafem).
2.4.1 Siafi e Siafem
O Sistema Integrado de Administração Financeira (Siafi) como expõem
Lima e Castro (2000, p. 79) foi “implantado pelo Governo Federal com o
objetivo de promover a modernização e a integração dos sistemas de
programação financeira, de execução orçamentária e de contabilidade em seus
Órgãos e Entidades Públicas”.
Há também o Sistema Integrado de Administração Financeira para
Estados e Municípios (Siafem) que possui as mesmas características que o
Siafi, porém sua aplicação é desenvolvida pelos Governos Estaduais e
Municipais.
Para Fortes (2011), dentre os grandes objetivos dos Sistemas
Integrados estão:
a) permitir que a contabilidade pública seja fonte segura e tempestiva
de informações gerenciais destinadas a todos os níveis da
Administração Pública;
b) padronizar métodos e rotinas de trabalho relativas à gestão de
recursos;
c) integrar e compatibilizar as informações no âmbito federal;
58
d) proporcionar a transparência dos gastos públicos.
Desenvolvido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados
(Serpro) o Siafi/Siafem proporciona o acompanhamento das atividades
relacionadas com a administração financeira dos recursos da União, permitindo
de todas as Unidades Gestoras acessem essas informações de forma on-line
ou off-line.
Para que uma informação ou uma escrituração seja inserida no Siafi ou
no Siafem é necessária à apresentação dos documentos comprobatórios.
Documentos estes, que estão contidos no próprio sistema, e os principais
aproveitados são: Darf Eletrônico, Guia de Recebimento, Nota de Programação
Financeira, Nota de Dotação, Nota de Empenho e a Nota de Lançamento.
Esses sistemas têm como função evidenciar a transparência na
administração pública.
2.4.2 Transparência
A Transparência das finanças públicas é uma importante contribuição
para a Lei de Responsabilidade Fiscal, ela se dá através de participações da
população na realização de audiências abertas ao público, também através das
prestações de contas efetuadas e seu respectivo parecer prévio. Tudo deve ser
publicado e exposto a população, sem alteração de dados.
Conforme esclarece o Art. 48 da Lei Complementar 101 de maio de
2000:
Art. 48. São instrumentos de transparência da gestão
fiscal, aos quais será dada ampla divulgação, inclusive em
meios eletrônicos de acesso público: os planos,
orçamentos e leis de diretrizes orçamentárias; as
prestações de contas e o respectivo parecer prévio; o
Relatório Resumido da Execução Orçamentária e o
Relatório de Gestão Fiscal; e as versões simplificadas
desses documentos.
Parágrafo único. A transparência será assegurada
também mediante incentivo à participação popular e
realização de audiências públicas, durante os processos
59
de elaboração e de discussão dos planos, lei de diretrizes
orçamentárias e orçamentos. (BRASIL, 2000a).
A Lei Complementar n°131/09, acrescenta medidas ao Art. 48 da LRF,
por meio dos incisos I, II e III, expondo as ferramentas utilizadas para garantir e
reforças a obrigatoriedade da transparência.
I – incentivo à participação popular e realização de
audiências públicas, durante os processos de elaboração
e discussão dos planos, lei de diretrizes orçamentárias e
orçamentos;
II – liberação ao pleno conhecimento e acompanhamento
da sociedade, em tempo real, de informações
pormenorizadas sobre a execução orçamentária e
financeira, em meios eletrônicos de acesso público;
III – adoção de sistema integrado de administração
financeira e controle, que atenda a padrão mínimo de
qualidade estabelecido pelo Poder Executivo da União e
ao disposto no art. 48-A. (BRASIL, 2009).
O art. 49 da mesma lei reforça:
As contas apresentadas pelo Chefe do Poder Executivo
ficarão disponíveis, durante todo o exercício, no
respectivo Poder Legislativo e no órgão técnico
responsável pela sua elaboração, para consulta e
apreciação pelos cidadãos e instituições da sociedade.
(BRASIL, 2000a).
No decorrer da Lei, são apresentadas outras ferramentas de auxílio à
transparência como a realização de audiências públicas na Comissão mista
permanente de Senadores e Deputados ou equivalente às Casas Legislativas
estaduais e municipais, referida no § 4º do art. 9º, ao final dos meses de maio,
setembro e fevereiro, promovem a exposição de informações importantes.
Buscam avaliar o cumprimento das metas fiscais de cada quadrimestre pelo
Poder Executivo.
60
O art. 56, §3° afirma, ainda que será dada ampla divulgação dos
resultados da apreciação das contas, julgadas ou tomadas pelo respectivo
Tribunal de Contas.
De acordo com Silva (2004), a TI também é uma aliada na busca pela
transparência dos gastos públicos, pois se tratando de um meio que viabiliza a
gestão das receitas, despesas e do patrimônio pública, ela permite o
acompanhamento pelos cidadãos das aplicações que estão sendo realizadas
com os recursos arrecadados.
Todos esses aparelhos de transparência permitem que os recursos
públicos sejam utilizados de maneira clara, podendo ser conhecido por todos,
possibilitando inclusive, o envolvimento popular na gestão destes recursos.
Ressalta-se que a transparência não se dá pela simples publicação das
demonstrações, é necessário que a população compreenda as informações ali
exposta para que assim possa realizar plenamente o controle social.
2.4.3 Acompanhamento e responsabilidade do gestor
Reconhece-se segundo Fortes (2011, p. 227) por agente responsável,
“... a pessoa física que utiliza, arrecada, guarda, gerencia ou administra
recursos, bens e valores públicos em cada ente da federação na Administração
Direta e Indireta”.
Em se tratando de bens públicos tem-se a figura do gestor de bens
patrimoniais, indivíduo caracterizado pela guarda, utilização e conservação dos
bens patrimoniais.
A esse profissional é incumbido as seguintes funções:
a) Receber do almoxarifado cópia do formulário de requisição de Suprimento; b) Preencher a ficha de cadastral do bem; c) Realizar o cadastro no Sistema de Patrimônio; d) Emitir o formulário Termo de Responsabilidade; e) Fixar a plaqueta de patrimônio no bem; f) Encaminhar o Termo de Responsabilidade ao Almoxarifado; g) Manter em arquivo cópia do Termo de Responsabilidade, acompanhado da respectiva documentação; h) Comunicar, através de circular, os bens que se encontram em disponibilidade; i) Promover inventário periódico e anual; j) Efetuar as transferências dos bens; k) Promover a baixa de bens alienáveis;
61
l) Expedir Certidão Negativa de Baixa Patrimonial. (BULGARI, 2002, p. 56).
Na esteira do processo de transparência e responsabilidade fiscal
instituído pela Lei Complementar no 101/00 (LRF), foi publicada, também no
ano de 2000, mais precisamente em 19 de novembro, a Lei n° 10.028, que
estabeleceu e tipificou os crimes e infrações administrativas passíveis de
cometimento pelos agentes públicos contra as leis de finanças públicas no
exercício de seus mandatos.
Art. 5o Constitui infração administrativa contra as leis de
finanças públicas:
I – deixar de divulgar ou de enviar ao Poder Legislativo e
ao Tribunal de Contas o relatório de gestão fiscal, nos
prazos e condições estabelecidos em lei;
II – propor lei de diretrizes orçamentárias anual que não
contenha as metas fiscais na forma da lei;
III – deixar de expedir ato determinando limitação de
empenho e movimentação financeira, nos casos e
condições estabelecidos em lei;
IV – deixar de ordenar ou de promover, na forma e nos
prazos da lei, a execução de medida para a redução do
montante da despesa total com pessoal que houver
excedido a repartição por Poder do limite máximo.
(BRASIL, 2000).
O agente que praticar as infrações acima previstas será punido com
multa equivalente a trinta por cento dos vencimentos anuais, sendo o
pagamento de responsabilidade pessoal.
Tal infração será processada e julgada pelo Tribunal de Contas a que
competir a fiscalização contábil, financeira e orçamentária da pessoa jurídica
de direito público envolvido.
Há ainda a Instrução Normativa n° 205, de 8 de abril de 1988 que em
seu art. 10° aborda quanto ao responsáveis em caso de desaparecimento de
bens:
62
Todo servidor público poderá ser chamado à
responsabilidade pelo desaparecimento do material que
lhe for confiado, para a guarda ou uso, bem como pelo
dano que, dolosamente ou culposamente, causar a
qualquer material, esteja ou não sob sua guarda.
(BRASIL, 1988).
Uma vez identificado o responsável, este deverá arcar com as despesas
de recuperação do bem, ou substitui-lo por outro com as mesmas
características, ou ainda, indenizar m dinheiro a quantia correspondente ao
valor atualizado do item.
A cada servidor, que porventura, se desvincular do cargo, função ou
emprego, deverá ser efetuada uma verificação física de cada material
permanente e realizado um novo Termo de Responsabilidade.
2.5 Gestão Patrimonial
O Manual de Administração Patrimonial de Bens Móveis do Ativo
Permanente (MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO, 2012, p.11) orienta que gestão
patrimonial corresponde às atividades realizadas ao gerir um patrimônio, ou
seja, incorporação, tombamento, registro, guarda, controle, movimentação,
preservação, baixa ou desincorporação.
2.5.1 Incorporação
Caracteriza-se como incorporação, a inclusão de um bem no acervo
patrimonial do Estado, bem como a adição do seu valor à conta do ativo
imobilizado.
As incorporações de bens que compõem o patrimônio do Estado podem
provir de vários tipos de fatos geradores. São eles: a compra, a permuta, a
doação, a apropriação, a locação, o comodato, o leasing e a transferência.
Quadro 5: Eventos provenientes de incorporação
63
EVENTO CONCEITO
Compra
É a incorporação de um bem que tenha sido adquirido por uma
Unidade Administrativa, de acordo com os critérios estabelecidos em
instrumentos legais.
Doação É a incorporação de um bem cedido por terceiro ao Estado, em caráter
definitivo, sem envolvimento de transação financeira.
Permuta
É a incorporação no acervo patrimonial do Estado de um bem
pertencente a terceiros que foi objeto de troca por outro bem,
pertencente ao Estado.
Apropriação
É a incorporação de um bem patrimonial fabricado ou construído pelo
Estado, realizada mediante a identificação precisa de seu valor,
através da apropriação de seu custo de produção ou fabricação.
Locação
É a incorporação temporária, para fins de inclusão no cadastro geral
do Estado, dos bens pertencentes a terceiros que estejam alugados
ou arrendados ao Estado, que ficarão em condição especial até que
haja a devolução dos mesmos ao término do contrato.
Comodato
É a incorporação temporária, para fins de inclusão no cadastro geral
do Estado, de bens pertencentes a terceiros, emprestado para o
Estado a titulo gratuito por tempo determinado.
Leasing
É a incorporação de bens no acervo patrimonial do Estado sob a
forma de arrendamento mercantil, ou seja, bens alugados ao Estado,
com a opção de adquiri-lo, ou não, ao final do prazo do contrato.
Transferência É a incorporação de bens movimentados de uma Unidade
Administrativa para outra, em caráter definitivo.
Fonte: elaborado pelas autoras, 2013.
Logo ao executar a incorporação deve ser realizado o tombamento, que
nada mais é do que o ato de destinação de uma numeração ao bem. O bem,
logo após tombado, deve adquirir uma marcação física, ou seja, ter afixada
uma plaqueta em um local visível. O número de identificação é único e
intransferível.
A fixação de placas para marcação física deve estar em local visível e
não atrapalhar a visão de nenhuma outra informação constante no bem.
O tombamento deve ser realizado sempre no momento em que o bem
entra fisicamente na instituição e envolve desde o lançamento dos bens no
64
Sistema Patrimonial até a assinatura e arquivamento dos Termos de
Responsabilidade.
2.5.2 Movimentação
É todo procedimento onde os bens patrimoniais incorporados no
Sistema são transferidos de responsabilidade ou movimentados fisicamente,
seja dentro da própria unidade gestora ou entre unidades gestoras ou terceiros.
A movimentação ocorrida dentro da própria unidade ou entre unidade as
unidades gestoras é denominada transferência interna. A movimentação
registrada para além dos órgãos que compõem a estrutura administrativa do
município e considerada transferência externa.
Toda movimentação tem como pré-requisito o preenchimento do Termo
de Responsabilidade.
2.5.3 Manutenção e Concerto
Os bens, quando necessitar de manutenção ou concerto, poderão ser
movimentados para fora das instalações ou dependências onde estão
localizados. A esta ação é dado o nome de saída provisória e só ocorre
mediante autorização.
Neste caso, a unidade de patrimônio, para efeito de controle, deverá
emitir o Termo de Movimentação de Bens Móveis, sendo indicada a razão da
movimentação, como Manutenção ou Reparo. Este Termo deverá ser emitido
em duas vias ficando uma com a unidade de patrimônio do órgão e outra com a
unidade de localização do bem.
2.5.4 Desfazimento ou desincorporação
É a operação de baixa de um bem pertencente ao acervo patrimonial do
Estado, e consequente retirada do seu valor do ativo imobilizado. Processo que
deve estar de acordo com as legislações vigentes e autorizado pelo dirigente
da unidade gestora.
65
Um bem poderá ser baixado decorrente de alienação, permuta, perda
total, comodato, transferência e sinistro.
Quadro 6: Eventos provenientes de desincorporação
EVENTO CONCEITO
Alienação
Operação de transferência do direito de propriedade do material,
mediante venda, permuta ou doação, quando da ocorrência de
obsoletismo, inadequação ou imprestabilidade do bem.
Permuta Desincorporação de um bem patrimonial pertencente ao Estado que
foi objeto de troca por outro bem patrimonial pertencente a terceiros.
Perda total
Consiste na formalização, para fins contábeis, da desincorporação de
bens que já não existem fisicamente, ou que os mesmos, existindo
fisicamente, estão em elevado estado de inservibilidade.
Comodato
Desincorporação de um bem pertencente ao acervo patrimonial do
Estado, que tenha sido cedido a uma entidade qualquer, sem
envolvimento de transação financeira.
Transferência
Desincorporação de um bem que tenha sido transferido de uma
Unidade Administrativa para outra do mesmo sistema, em caráter
definitivo.
Sinistro
Desincorporação de um bem que tenha seu estado de conservação
totalmente danificado por incêndio, inundação, esmagado por queda
de árvore ou assemelhados.
Fonte: elaborado pelas autoras, 2013.
Como já visto, o bem na sua aquisição recebe um número de
identificação disponível em uma plaqueta acoplada ao bem, ato denominado de
tombamento. Ao efetuar a baixa, a plaqueta deve ser removida e o número de
identificação não poderá ser utilizado por nenhum outro bem.
2.6 Sistema de Controle Patrimonial
O controle patrimonial que central apenas no controle físico dos bens, a
partir das publicações das Portarias do Supremo Tribunal Nacional (STN) n°
406 e 828 passou a ser responsável também pelo controle do patrimônio
66
público, ativo imobilizado, por meio da mensuração de seu valor contábil e
valor reconhecido, além de serem depreciados mensalmente.
Cabe às Unidades Administrativas a execução do controle dos bens
patrimoniais que tenham sido por ela adquiridos ou em cuja posse de acharem.
Silva (2004) elenca como principais meios de controle: nota fiscal, ficha
individuais de bens patrimoniais, marcação patrimonial, inventários, nota de
baixa de bens patrimoniais e termo de responsabilidade.
2.6.1 Nota fiscal
O que é nota fiscal é um documento fiscal que registra a transferência de
propriedade de algum bem, expondo todas as informações necessárias para
comprovar, desde os pagamentos de impostos até a entrega do item
descriminado na nota.
Para isso, na nota há a descrição do bem, o valor, a quantidade, a
unidades de medidas, dados do emitente e os dados do destinatário.
O recebimento de um material permanente, só será permitido mediante
apresentação de documentos hábeis, que deverão constar informações
referentes à descrição do item, quantidade, unidade de medida e o preço tanto
unitário quanto total.
Recebimento é o ato pelo qual o material encomendado é
entregue ao órgão público no local previamente
designado, não implicando em aceitação. Transfere
apenas a responsabilidade pela guarda e conservação do
material, do fornecedor ao órgão recebedor. (BRASIL,
1988).
2.6.2 Marcação patrimonial
Caracteriza-se pela aplicação no bem, de plaqueta de identificação, na
qual conterá o número de tombamento.
O local da aplicação da plaqueta deverá ser de fácil visualização,
evitando áreas que possam acarretar na deterioração da plaqueta ou que
67
possam curva-la e dobra-la e ainda garanta que nenhuma informação
constante no bem seja tampada.
Em caso de perda, descolagem ou deterioração da plaqueta, o órgão
onde o bem está localizado deverá comunicar impreterivelmente o fato à sua
Gerência Setorial de Patrimônio, com vista à sua reposição.
Figura 15: Modelos de plaquetas
Fonte: Bulgari (2002, p. 45)
Para cada tipo de bem há um local apropriado para a colocação da
plaqueta, a fim de garantir sua fácil visibilidade.
Figura 16: Local da plaqueta em armários, estantes e arquivos
F
Fonte: Manual de administração de bens móveis ([s.d.], p. 13).
68
Nota-se que em arquivos de aço ou estantes recomenda-se a fixação na
parte frontal superior esquerda, no caso de armários é na parte lateral superior
esquerda.
Figura 17: Local da plaqueta em mesas e cadeiras
Fonte: Manual de administração de bens móveis ([s.d.], p. 13).
Neste grupo de bem a plaqueta deve ser fixada na parte frontal central,
contrária à posição de quem usa o bem.
Figura 18: Local da plaqueta em computadores e impressoras
Fonte: Manual de administração de bens móveis ([s.d.], p. 14).
69
Em computadores e impressoras a plaqueta deve ser fixada no lado
externo direito, em relação a quem opera a máquina.
Figura 19: Local da plaqueta em automóveis
Fonte: Manual de administração de bens móveis ([s.d.], p. 15).
Os automóveis recebem a plaqueta na parte lateral direita do painel de
direção, em relação ao motorista, na parte mais sólida, não removível, e nunca,
em acessórios.
Figura 20: Local da plaqueta em obras de arte
Fonte: Manual de administração de bens móveis ([s.d.], p. 16).
Neste caso, a colocação deve ser feita de modo a não tirar a estética
nem diminuir o valor comercial da obra
Em esculturas, por exemplo, deve se afixar a plaqueta na base,
enquanto que em quadros, ela deve ser colocada na parte de trás, lateral
direita.
2.6.3 Inventário
70
De acordo com Silva (2004, p. 260) conceitua-se inventário como “a
relação (lista, rol, arrolamento) de todos os elementos ativos e passivos
componentes do patrimônio com a indicação do valor desses elementos...”
Figura 21: Modelo de inventário
Fonte: Bulgari (2002, p. 47)
2.6.4 Termo de Responsabilidade
Termo de Responsabilidade é um documento pelo qual dá-se a alguém
a responsabilidade de guarda, zelo e controle dos bens guardados sob o olhar
Nº DE PATRIMÔNIO VALOR R$
ASSINATURA DO RESPONSÁVELDATA DA REALIZAÇÃO ___/____/____
DESCRIÇÃO
PREFEITURA MUNICIPAL DE
INVENTÁRIO
INVENTÁRIO DE BENS PATRIMONIAIS
TOTAL ....................
71
desta. Todos os bens móveis devem ser resguardados por Termo de
Responsabilidade, devidamente atualizado, demonstrando a descrição do bem,
o tombamento, o valor e o agente responsável pela sua guarda. Os termos de
Responsabilidade devem ser atualizados toda vez que ocorrer mudança do
agente responsável pelos bens.
Figura 22: Modelo de Termo de Responsabilidade
UNIDADE:
ITEM PATRIMÔNIO
DATA/RESPONSÁVEL
TERMO DE RESPONSABILIDADE - MATERIAL PERMANENTE
ESPÉCIE
RESPONSÁVEL
NOME:
CARGO/FUNÇÃO:
CÓDIGO:
QUALQUER ALTERAÇÃO OCORRIDA COM O MATERIAL (TRANSFERÊNCIA, DANO, EXTRAVIO)
DEVERÁ SER COMUNICADO A SEÇÃO DE PATRIMÔNIO, FICANDO O DETERTOR DESTE TERMO
RESPONSÁVEL PELOS FATOS OMITIDOS.
A SEÇÃO DE PATRIMÔNIO FICARÁ RESERVADO O DIREITO DE VISTORIAR O MATERIAL SEMPRE
QUE JULGAR NECESSÁRIO.
___/___/___
Fonte: Bulgari (2002, p. 64).
72
2.6.5 Nota de Baixa de Bens
Registro de desincorporação de um bem patrimonial do ativo
permanente e do cadastro, ocorrido por alienação, doação, extravio e
destruição.
Figura 23: Modelo de Nota de Baixa de bens patrimoniais
Fonte: Bulgari (2002, p. 48).
2.7 Sistemas Integrados de Gestão Empresarial
Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (Sige), também
denominado de ERP (Enterprise Resources Planning) – Planejamento de
Recursos Empresariais, constituem os sistemas de informações gerenciais
que têm como meta principal reunir todas as informações necessárias para a
gestão da empresa.
Esses sistemas unem e integram todos os subsistemas componentes dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão, por meio de recursos da tecnologia de informação, de forma tal que todos os processos de negócios da empresa possam ser visualizados em termos de um fluxo dinâmico de informações que perpassam todos os departamentos e funções. (PADOVEZE, 2007 p. 48).
73
O Sige é segmentado em diversos subsistemas especialistas para cobrir
todos os setores e necessidades informais da empresa.
Para alcançar a integração total, todos os subsistemas são interligados
computacionalmente, através do conceito de banco de dados e outros
conceitos computacionais que permitem a navegabilidade dos dados.
O sistema opera com uma base de dados comum, no coração do
sistema. O banco de dados interage com todos os aplicativos do sistema, desta
forma, elimina-se a redundância e redigitação de dados, o que assegura a
integridade das informações obtidas.
Trata-se assim, de um banco de dados único, operando em uma
plataforma comum que interage com um conjunto integrado de subsistemas,
consolidando todas as operações do negócio em um simples ambiente
computacional.
A aplicação do Sige ocasiona no chamado processo educacional de
seus participantes, pois os responsáveis pela implantação de cada subsistema
têm que, necessariamente, trocar informações com os demais responsáveis
pelos outros subsistemas.
Essa troca de informação exige o conhecimento dos subsistemas mais
próximos, funcionando como um precioso instrumento de capacitação,
treinamento e desenvolvimento do pessoal envolvido.
Independente do sistema que usa, uma grande empresa possui
necessariamente uma identidade, uma personalidade própria. Dessa forma, os
módulos do Sige são parametrizáveis, para que possam ser ajustados às
condições e características dos negócios e processos de cada empresa.
Ressalta-se que tal parametrização não poderá ir, de forma alguma, contra a
estrutura conceitual básica em que cada módulo foi construído.
O sucesso de uma empresa, além de toda sua competitividade, vem
também de sua personalidade, de sua maneira de participar do mercado. O
sistema existe para incrementar a empresa e a razão de ser do negócio jamais
será satisfazer os requisitos de um sistema.
2.7.1 O Sistema de Informação e suas ferramentas de apoio
74
O Sige possibilita a utilização de inúmeras ferramentas que aumentam
não só a integração como também a velocidade do processamento das
informações. Alguns instrumentos são tão benéficos que são considerados
vitais e diferenciais dentro do sistema de informação.
Quadro 7: Ferramentas de apoio para o Sistema de Informação
FERRAMENTA CONCEPÇÃO
Leitura Ótica
É o processo mais econômico, rápido, versátil e seguro para a
entrada de dados no sistema. O equipamento ótico muito utilizado
é o leitor de código de barras.
Scannerização
Tecnologia de copiagem de documentos, com palavras, números
ou imagens transformando-os em entradas de dados para o
sistema de informação.
Multimídia Incorporação de som e imagem ao sistema.
Wirelless
Entendida como a comunicação sem fio baseada em rádio
frequência. Oferece conectividade sem nenhuma ligação fixa,
como cabos ou fibras óticas.
Dispositivos
Portáteis
Equipamentos que permitem conexão direta com a Internet,
viabilizando acesso remoto às informações corporativas. São
representados pelos telefones celulares, pagers, palmtops e
notebooks.
Coletores
eletrônicos de
dados
Captura automática de dados de diversas origens, como cartão de
ponto de trabalho automático, sistema de controle de pessoal e
equipamentos computadorizados.
Correio
Eletrônico
Recurso que permite compor, enviar e receber mensagens através
de sistemas eletrônicos de comunicação. As mais notórias formas
usadas são o e-mail, caracterizado pela troca de informações
entre usuários por meio de computador e a intranet, uma rede
interna de informações baseada na tecnologia da internet,
permitido apenas a usuários registrados.
Fonte: elaborado pelas autoras, 2013.
Nota-se que o Sistema de Informação estra enquadrado como um dos
diversos mecanismos para garantir a transparência dos atos de gestão,
sobretudo permitindo o acesso da sociedade às contas dos gestores públicos e
75
a ativa participação nos rumos administrativos. Assim, sua utilização é exigida
pela Lei Complementar 101 em seu art. 48, que estipula a obrigatoriedade
quanto a necessidade de manutenção de um sistema integrado que cuide da
execução orçamentária e financeira, bem como a publicidade destas
informações, em tempo real, de maneira eletrônica e virtual para toda a
população.
76
CAPÍTULO III
CONTABILIDADE, PATRIMÔNIO PÚBLICO E A PREFEITURA MUNICIPAL
DE PROMISSÃO
3 CONTABILIDADE PÚBLICA E O PATRIMÔNIO PÚBLICO NA
PREFEITURA MUNICIPAL DE PROMISSÃO
3.1 Introdução
A pesquisa surgiu com objetivo de demonstrar como é realizado a
aquisição, remanejamento, registro e controle de um Bem Público e,
principalmente, como é feita a exposição desses dados a população, que
quando feita corretamente, garante não só a transparência como também uma
melhor fiscalização e aprovação das contas públicas.
Para a realização da pesquisa foram utilizados os seguintes métodos e
técnicas:
Método de estudo de caso, por meio de um estudo de caso realizado na
Prefeitura Municipal de Promissão, no período de fevereiro a outubro de 2013,
analisando os aspectos voltados ao Patrimônio Público, observando a
escrituração, administração, controle e transparência.
Método de observação sistemática, através do qual foram observados e
acompanhados os procedimentos aplicados aos Bens Públicos, referente às
aquisições, cadastramentos, chapa de identificação, inventário, instrumentos
de controle do patrimônio, assim como o termo de responsabilidade.
Método histórico, através do qual foram ressaltados os dados históricos
da Prefeitura Municipal de Promissão envolvendo o Patrimônio Público, como
suporte para o desenvolvimento do assunto pesquisado.
Para a eficácia da aplicação dos métodos, foram utilizadas as seguintes
técnicas:
Roteiro de Estudo de Caso (Apêndice A);
Roteiro de Observação Sistemática (Apêndice B);
Roteiro de Entrevista com o Responsável Administrativo (Apêndice C);
77
Roteiro de Entrevista com o Responsável pelo Setor de Patrimônio
(Apêndice D).
3.2 Administração na Prefeitura Municipal de Promissão
Conforme delineado no capítulo II, ao município é atribuída competência
para legislar sobre assuntos de interesse local, para suplementar a legislação
federal e estadual no que couber e a competência dita comum, exercida pelos
diversos entes federativos, representada por longo rol de temas que devem ser
objeto de ação por essas esferas.
Desse modo, a Prefeitura Municipal de Promissão, gerida para
proporcionar bem-estar social e maior transparência em suas atividades,
executa todos os procedimentos de acordo com as Leis e padrões exigidos
para garantir uma gestão correta e eficaz.
3.3 Contabilidade e o Controle Patrimonial
Há os objetivos básicos da PMP no campo político/constitucional, que é
proporcionar o bem estar social, com a garantia do fácil acesso da comunidade
à saúde, educação, lazer, através da correta e eficiente aplicação dos recursos
públicos, bem como da busca contínua de novos recursos que venham a
garantir melhores condições de vida à população, enquanto no campo
administrativo/financeiro é gerenciar os recursos públicos com obediência aos
limites (mínimos e máximos) fixados pela legislação (federal, estadual e
municipal) aplicável à matéria, como também buscar a melhor aplicação
(financeira e social) dos recursos auferidos, visando à maximização dos
mesmos.
O controle interno da Prefeitura Municipal de Promissão busca suprir as
seguintes necessidades:
a) garantir a memória do órgão que, não obstante a constante troca de
seus gestores, decorrente de pleitos políticos, deve ter garantida a
continuidade da sua existência;
78
b) garantir a padronização dos procedimentos de controle, independente
da manutenção ou troca dos servidores que o operacionalizam, bem
como dos gestores aos quais as informações são prestadas;
c) conhecer, a qualquer tempo, a instituição – receitas, despesas,
resultados históricos, estrutura administrativa, pessoal, patrimônio;
d) acompanhamento, em tempo real, da programação estabelecida nos
instrumentos de planejamento (Planos Plurianuais - PPA, Lei de
Diretrizes Orçamentárias – LDO, Leis Orçamentárias Anuais – LOA,
Metas Bimestrais de Arrecadação – MBA e Cronogramas Mensais de
Desembolso – CMD);
e) constante busca de equilíbrio nas contas públicas;
f) exigência da correta aplicação administrativa e financeira dos recursos
públicos;
g) evitar fraudes, desvios e erros cometidos por gestores e servidores
em geral;
h) busca do atingimento de metas de aplicação de percentuais mínimos
e máximos impostos pela legislação em vigor;
i) busca do atingimento de metas de aplicação de recursos vinculados
(convênios, programas e fundos) a objetivos específicos, tendo em
vista a proibição de desvio de finalidade dos mesmos;
j) obrigatoriedade de prestar contas à sociedade (através dos órgãos
fiscalizadores, entre eles os tribunais de contas) imposta a todos
aqueles que, de alguma forma, gerenciam ou são responsáveis pela
guarda de dinheiro ou bens públicos.
3.3.1 Sistema de Controle Patrimonial
O sistema aplicado para controle dos bens públicos e melhor gestão na
Prefeitura Municipal de Promissão denomina-se como Fiorilli, um Sistema de
Contabilidade Pública Integrado.
Este sistema busca fornecer aos gestores públicos atuante na Prefeitura
de Promissão, assim como a toda a sociedade, uma ferramenta de realização
de controle patrimonial eficiente.
79
Com a sua utilização, o gestor público tem total controle das informações
relacionadas ao patrimônio público da sua entidade para poder valorar o ativo
da entidade, o que lhe permitirá tomar decisões mais coerentes com a
realidade, garantindo-se, como consequência, uma otimização no emprego dos
recursos públicos. Ao mesmo tempo, esse controle patrimonial melhora a
qualidade e a consistência das informações prestadas a toda a sociedade, de
modo a tornar mais eficiente o exercício da cidadania e o atendimento das
verdadeiras necessidades públicas.
Seu escopo apresenta uma estrutura que interliga todos os setores
responsáveis na esfera municipal através de rede, onde oferece mais facilidade
para apresentação e avaliação dos fatores e ocorrências dentro da prefeitura
com o objetivo de tornar mais eficiente o processo de controle de bens oficiais,
tanto móveis como imóveis.
Figura 24: Estrutura do Sistema
Fonte: elaborado pelas autoras, 2013.
Assim ao iniciar é possível selecionar a esfera em que se pretende
trabalhar:
Contas: auxilia nos lançamentos e registros da execução, permitindo
controle inteligente de todos os compromissos, sem deixar de atender todas as
exigências legais.
Compras: inicia e conduz o usuário em todo o processamento de
compras, com a simples formalização de um pedido de compra, passando por
80
todo o processo de licitação, todas as fases da despesa, registros de entradas
e saídas de almoxarifado e controle de frota.
Patrimônio: permite administrar a área de patrimônio acompanhando a
movimentação física e financeira, fazendo uma atualização automática e global
dos bens nas variações econômicas e no balanço patrimonial.
Diário/Razão: registra o fluxo de lançamentos nos quatro sistemas
(orçamentário, financeiro, patrimonial e econômico) isolados e conjuntos para
cada fundo ou entidade da administração direta, autárquica e fundacional,
obtendo automaticamente o resultado de balanço e seus anexos, utilizando
simultaneamente tanto o plano de contas local como os diversos modelos
adotados pelos Tribunais de Contas Estaduais.
Balanço: produz, sem interferência do usuário, todos os demonstrativos
de balanço anual nos quatro sistemas, tanto de balanço consolidado, não
consolidado, de fundos, autarquias ou de um simples vínculo entre despesa e
receita. Analisa, imprime e aponta eventuais divergências nos balanços.
Ensino: todos os demonstrativos para atendimento dos dispositivos e
normas legais. Análises e demonstrativos para acompanhamento diário,
decendial, mensal e trimestral, norteando a correta aplicação dos recursos
vinculados ao ensino.
Lei Complementar 101: todos os demonstrativos da Lei de
Responsabilidade Fiscal, nos moldes das Portarias do Ministério da Fazenda,
do Supremo Tribunal Federal e dos Tribunais de Contas Estaduais, com
periodicidade pré-estipulada pelo usuário, para adoção de medidas e
cumprimento das exigências legais.
Homepage: processa dados e prepara automaticamente a página para
divulgação na internet, gerando todos os demonstrativos exigidos pelo Tribunal
de Contas da União e pela LRF em formato HTML ou PDF.
Orçamento: integrado ao PPA e à LDO o orçamento foi programado para
processar todos os demonstrativos exigidos pelas normas legais. Faz análises
de aplicações vinculadas e produz demonstrativos individualizados por fundos
ou empresas públicas.
PPA/LDO: foi programado para servir de suporte ao processo de
planejamento permanente do município, processar e produzir todos os
demonstrativos exigidos pelas normas legais.
81
Figura 25: Sistema de Contabilidade Pública Integrado
Fonte: Fiorilli, 2013.
No módulo Patrimônio tem-se um menu que contem opções para iniciar
novos cadastros de bens públicos, acessar a movimentação dos bens já
cadastrados, a ficha completa de cada bem e se necessário poderá ser feita a
modificação nos dados cadastrais através de uma opção de alteração
cadastral. Contêm também tabelas complementares, conteúdo auxiliar e por
fim a opção utilitários.
Figura 26: Sistema de Controle Patrimonial
Fonte: Fiorilli, 2013.
82
3.3.1.1 Cadastro de Bens
Os cadastros de bens são lançados no exercício atual, informando a
data real da sua aquisição, independentemente do ano em que esse item foi
adquirido ou movimentado. Concomitantemente é necessário que seja
denominado um responsável competente pela guarda e pela manutenção
desses bens patrimoniais. Esse responsável deve registrar, de forma analítica,
as informações relativas a cada bem que compõe o patrimônio da entidade.
Para o registro de um novo bem patrimonial são preenchidos os campos
detalhados na figura a seguir:
Figura 27: Ambiente de Cadastro de Bens Patrimoniais
Fonte: Fiorilli, 2013.
Para efetuar o cadastro do bem, inicialmente há um número sequencial,
cuja qual o próprio software informa de acordo com os cadastros realizados.
Após é selecionado o grupo no qual o bem será alocado e o número de
identificação que constará na plaqueta.
A partir de então são inseridas a descrição completa do bem, sua origem
(compra ou doação), o número da nota fiscal, a data de aquisição, o número do
83
Processo Administrativo, o número da licitação, o código patrimonial segundo o
Plano de Contas Aplicado ao Setor Público (PCASP), o tipo do bem, sua
situação e por fim os dados do fornecedor e da garantia, caso essa exista.
Ainda no âmbito de cadastro podem-se incluir informações adicionais se
necessário, conferir o histórico de manutenção do bem, o empenho e até
mesmo fotos.
3.3.1.2 Movimentação dos bens
Com o passar do tempo, os bens patrimoniais podem sofrer
transferências entre unidades, ajustes de valores, depreciações e baixas.
Esses fatos são considerados como movimentações que são realizadas nos
bens patrimoniais.
Todas as movimentações realizadas nos bens patrimoniais são
registradas na mesma sequência em que elas são lançadas no sistema. O
sistema valida a data do lançamento, não permitindo que seja lançada uma
movimentação com data inferior à última data de movimentação já lançada.
Figura 28: Ambiente de Movimentação de Bens
Fonte: Fiorilli, 2013.
84
Vê-se que na movimentação, há a descriminação do grupo e da chapa
do bem que se pretende mover, o local de destinação, a transferência do plano
de contas ao qual ele pertence atualmente para o outro plano de contas
desejado, o valor ajustado e o número do documento que permitiu a
movimentação.
É importante ressaltar que nessa mudança o número de identificação do
bem que está alocado na plaqueta mantém-se o mesmo.
3.3.1.3 Ficha Cadastral
Sempre que necessário, há a possibilidade de imprimir a ficha de
qualquer cadastro armazenado no banco de dados do sistema.
A impressão disponibilizará o número de identificação, o grupo que ele
pertence, a origem, a descrição, o código patrimonial de acordo com o PCASP,
a localização inicial, a localização atual, o tipo do bem, sua situação, o
fornecedor, a data de aquisição, o número da nota fiscal, o número do
empenho, o ano do empenho, o valor empenhado, o identificador de uso e até
as fotos do bem, quando disponível no cadastro.
Há ainda o recurso de impressão apenas dos cadastros dos bens que
foram baixados.
3.3.1.4 Alteração do cadastro patrimonial
Se porventura observar-se que há alguma informação equivoca no
cadastro do bem no sistema, a ferramenta de alteração cadastral pode ser
acionada.
Após acionada, primeiramente localiza-se o cadastro a ser modificado
por meio do número da chapa.
Uma vez localizado, o sistema evidencia as informações já adicionadas,
permitindo corrigir o campo de origem, código patrimonial, tipo do bem, data de
aquisição, valor de aquisição e fornecedor.
Figura 29: Corrigindo Cadastro Patrimonial
85
Fonte: Fiorili, 2013.
3.3.1.5 Tabelas
O âmbito das tabelas é dedicado a inserção de cadastro de grupos,
unidades, subunidades, fornecedores e de comissão.
Grupos: o cadastro de grupos tem como finalidade criar grupos
diferentes para determinados bens patrimoniais e, além disso, obter um melhor
controle na identificação de cada bem patrimonial.
Unidades: são as secretarias ou os setores do município de Promissão
ao qual são destinados os bens patrimoniais adquiridos, independentemente da
sua origem.
Subunidade: são os departamentos das secretarias ou os setores de
Promissão.
Fornecedores: aloca todos os dados dos fornecedores, do mesmo modo
que esta em outros módulos do sistema, como mencionada, por exemplo, de
contas e compras.
86
Comissão: geralmente formada sempre que há a necessidade de
reestabelecer o controle da situação ou do valor dos bens patrimoniais do ente
federado. Recomenda-se que seja composta por no mínimo três membros ou
ainda que o número de membros sejam impares, para que não há forma de
ocorrer empate na tomada de decisão.
3.3.1.6 Auxiliares
Em auxiliares são encontradas todas as telas de cadastros necessárias
para definir o tipo ou a situação dos bens patrimoniais que estão sendo
cadastrados ou movimentados. É essas informações a base do sistema, é a
partir delas que ele funciona.
Realiza-se o cadastro do tipo de bens, situações de bens, tipos de
ajustes e por fim tipos de baixa.
Todos os cadastros acima consistem são realizados preenchendo dois
campos: código e descrição.
Quadro 8: Cadastro auxiliares e suas funções
CADASTRO FUNÇÃO EXEMPLO DE CADASTRO
Tipo de bens
Define o bem com base
nas suas características
gerais.
Equipamentos
Móveis e utensílios
Aparelhos e utensílios domésticos
Situação de bens Informa o estado de
conservação dos bens.
Novo
Bom
Precários
Tipos de ajustes
Define os tipos de ajuste
que poderão ser
realizados em uma
movimentação de bens.
Reavaliação
Depreciação
Valor Recuperável
Tipos de baixa Informa o motivo da baixa
de um bem.
Vendido
Roubado
Inservível
Emprestado em comodato
Fonte: elaborado pelas autoras, 2013.
87
3.3.1.7 Relatórios
Em relatórios é possível emitir os principais relatórios, proporcionando
informações relevantes e consistentes, pautadas com base nos lançamento
dos cadastros e das movimentações efetivadas no sistema.
Acessando o item relatório pode-se conseguir a relação de bens
patrimoniais, a totalização dos bens, o termo de responsabilidade, termo de
transferência, bem como os históricos tanto de movimentação como de
manutenção.
3.3.1.8 Parâmetros do Sistema
Os parâmetros oferecem as configurações iniciais do sistema permitindo
aos usuários definir a forma como o sistema deve agir.
Dentre as parametrizações está a de usar cadastro de foto, permitir
chapa duplicada no cadastro de bens, obrigatoriedade de informação código
patrimonial, trazer chapa sequencial automaticamente e bloqueio de
determinados lançamentos e movimentações.
3.4 Processo de Pedido e Compra do Ativo Imobilizado
As formas de aquisição de bens públicos podem ser regidas pelo direito
privado ou regidas pelo direito público, e sempre deverá estar presentes o
interesse público e a obediência às disposições da Lei nº 8.666/93.
Ressaltando que a aquisição de bens móveis exige justificativa, licitação e o
respectivo processo de compra e, após, o correspondente registro patrimonial.
O processo de pedido e compra de um ativo imobilizado para uma
unidade pública é realizado através da solicitação da mesma através de um
oficio encaminhado ao setor de compras da prefeitura em estudo, onde o
mesmo estabelece o processo de licitação, ou seja, processo composto de
diversos procedimentos que têm como meta princípios constitucionais como a
legalidade, a impessoalidade, a moralidade, a publicidade e a eficiência, com o
intuito de proporcionar à Administração a aquisição, a venda ou uma prestação
88
de serviço de forma vantajosa, ou seja, menos onerosa e com melhor
qualidade possível, podendo ser definida como "eficiência contratória".
Ao concluir o processo de licitação, o setor de compras fará o pedido de
empenho e posteriormente a Nota de Empenho.
Com base na Lei Federal nº 4.320/64, é vedada a realização de despesa
sem prévio empenho, toda e qualquer despesa em instituições públicas, deve
necessariamente estar empenhada para somente após, a mesma ser
realizada.
Para atender a Lei e padronizar os procedimentos internos da instituição,
existe o Pedido de Empenho, documento que serve para solicitar a autorização
do ordenador de despesa para que seja emitida uma Nota de Empenho.
No pedido de empenho deve constar: identificação do processo de
aquisição/contratação que originou a despesa, número sequencial do pedido
de empenho, dados do credor, órgão, unidade, projeto/atividade, natureza da
despesa, fonte do recurso, objetos, quantidades e respectivos valores unitários
e por fim o total.
Figura 30: Modelo de Pedido de Empenho da PMP
PREFEITURA PROMISSÃO Av. Pedro de Toledo, 386 – Centro
Pedido de Empenho
Contrato: Data de Vigência Fornecedor: CNPJ: Insc. Estr.: Insc. Munic.: Endereço: Nº Bairro: CEP: Telefone:
Centro de Custo Interessado:
Solicitação Nº: Processo Licitatório Nº Modalidade Nº:
AUTORIZAÇÃO: Pela presente autorizamos a empresa acima discriminada a fornecer os materiais/serviços abaixo especificados para uso deste órgão
público nas condições preestabelecidos nos termos da Lei Federal nº 8.666/93
Local da Entrega: Finalidades:
Cond. Pagamentos:
Itens Produto/ Descrição Marca Unid Quant $ Unit Valor
Total Pedido: Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
89
O Empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que
cria para o Estado a obrigação de pagamento. Desse modo, a Nota de
empenho é o documento que materializa o empenho, ou seja, empenho é o ato
enquanto a nota de empenho é o documento que o materializa. Somente em
casos especiais, previstos em legislações específicas é que poderá ser
dispensada a emissão da Nota de Empenho.
Há na Nota de Empenho a descriminação dos dados do credor, a
especificação e a importância da despesa, bem como a redução desta do saldo
da dotação própria.
Figura 31: Modelo de Nota de Empenho da PMP
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
90
É somente após a emissão da Nota de Empenho é que a prefeitura
poderá realizar a compra ou a contratação de um serviço.
Ao concluir o Empenho, o setor de compras efetuará a Liquidação do
bem adquirido, que consiste na verificação do direito adquirido, efetuado
através da conferencia dos dados contidos nos documentos comprobatórios
como, por exemplo, a Nota Fiscal.
Seu objetivo é apurar a origem e o objeto que se deve pagar, a
importância exata a pagar e a quem se deve pagar tal importância.
Descriminada e conferidas tais informações a Tesouraria efetua o
pagamento.
A informação referente à compra ou aquisição de um bem será lançada
no sistema de controle patrimonial quando o mesmo já estiver com o
pagamento efetuado.
Nota-se que cabe aos responsáveis da unidade solicitante encaminhar
seus pedidos ao setor de compras da prefeitura, para que a mesma possa
efetuar todos os processos de acordo com as normas exigidas pela Lei.
3.5 Registro e Controle do Patrimônio Público na Prefeitura Municipal de
Promissão
Com o advento da Lei de Responsabilidade Fiscal (LC 101) e as normas
de contabilidade para gestão pública, os governos mudaram o enfoque da
gestão, o qual deixou de ser apenas orçamentário e passou a ser também
patrimonial, exigindo assim um maior controle quantitativo e qualitativo dos
bens públicos.
O controle patrimonial se dá através do registro adequado de todos os
bens móveis e imóveis, adquiridos por recursos orçamentários e não
orçamentários que estão à disposição da Prefeitura Municipal de Promissão
para a realização de suas atividades.
Para a eficácia desse controle é fundamental o ajustamento constante
dos registros de entrada, atualização, movimentação e saída de bens do
acervo patrimonial. Visando preservar a qualidade das informações, todo bem
permanente deverá ser identificado individualmente, estar vinculado a um local
específico e sob a responsabilidade de um servidor da PMP.
91
A verificação dessas informações, bem como da qualidade do serviço
executado pelos Setores de Patrimônio, é feita através da realização de
Inventários.
Todos os bens patrimoniais da PMP devem ser controlados, seja de
bens móveis ou imóveis. Esses inventários por sua vez ao final de cada
período são impressos e encadernados, ressaltando que todo conteúdo
discriminado ao seu conteúdo é totalmente fornecido pelos dados do Sistema
de Controle Patrimonial da PMP, fator esse que exige ainda mais cautela,
exatidão e eficácia nas informações. Caso a prefeitura não apresente os livros
de inventario na data estabelecida para avaliação, a mesma terá que pagar
multa.
Para um controle ainda mais efetivo dos patrimônios na PMP, são
utilizadas as plaquetas contendo o número de identificação para cada bem
patrimonial.
De acordo com o bem adquirido, serão lançadas no sistema todas as
informações do mesmo para que se possa alocar a ele o número do patrimônio
que terá sua plaqueta como referencia.
Através do sistema de controle patrimonial os setores responsáveis
terão acesso de uma forma mais eficaz e rápida sobre a situação atual do bem,
assim como sua origem, utilização e onde esta situado.
Todas as plaquetas possuem o mesmo modelo e sua numeração é
sempre sequencial. O modelo das plaquetas antigamente era de formato oval
possuindo a cor verde.
A plaqueta utilizada pela PMP possui formato retangular com as cores
azul e prata para escrita. Observando que cabe ao prefeito que estiver no
comando da prefeitura permanecer ou determinar outro modelo.
Nota-se os seguintes aspectos para sua afixação:
a) fácil visualização para efeito de identificação;
b) evitar áreas que possam curvar ou dobrar a plaqueta;
c) evitar fixar a plaqueta em partes que não ofereçam boa aderência;
d) evitar áreas que possam acarretar a deterioração da plaqueta;
e) não fixar a plaqueta apenas por uma das extremidades;
f) não fixar a plaqueta em locais ou acessórios que possam ser
removidos;
92
g) observar se a plaqueta não está sendo fixada sobre alguma
indicação importante do bem.
Figura 32: Modelo da Plaqueta do Patrimônio da PMP
Fonte: Prefeitura Municipal de Promissão, 2013.
3.6 Percurso do Bem Patrimonial Público
A evidenciação do acervo patrimonial é fundamentada na atualização
constante dos registros, preservando a qualidade dessas informações, tendo
em vista que a falta de integridade, em tempo hábil, na produção e na
divulgação das informações contábeis pode fazer com que essas informações
deixem de ser relevantes.
Por tudo isso, os registros e controles dos bens patrimoniais, assim
como o seu gerenciamento, necessitam de ações planejadas. Para tanto, é
fundamental que este registro, controle ou gerenciamento seja centralizado
num setor especifico, que na Prefeitura Municipal de Promissão chama-se
Setor de patrimônio.
Como qualquer outro setor, o setor de patrimônio possui um
responsável, e a este responsável é delegada a responsabilidade por todos os
bens patrimoniais.
Sendo assim, o responsável pelo Setor de patrimônio está presente em
todo o percurso executado por um bem patrimonial, desde a sua aquisição,
passando pela transferência, pelo desfazimento até a evidenciação e a
prestação de contas.
O percursor realizado pelo bem é evidenciado no fluxograma a seguir:
93
Figura 33: Fluxo do processo patrimonial
Fonte: elaborado pelas autoras, 2013.
INICIO
NECESSIDADE DISPONIBILIDADE
FINANCEIRA
SETOR DE
LICITAÇÃO
EDITAL ASSINATURA DE
CONTRATAÇÃO EMPENHO
RECEBIMENTO
DO BEM
DESLOCAMENTO A
SECRETARIA
SOLICITANTE
LIQUIDAÇÃO
TRANFERÊNCIA
AQ
UIS
IÇÃ
O
TERMO DE
TRANSFERÊNCIA
BAIXA RELAÇÃO DE BENS
NOTA
DE
BAIXA
DE
SF
AZ
IME
NT
O
CONFERÊNCIA DA
SITUAÇÃO DOS
BENS
INVENTÁRIO RELAÇÃO DE
BENS ATUALIZADA
PR
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AS
FIM
MO
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O
94
A aquisição inicia-se da necessidade evidenciada por alguma secretaria
ou setor, onde é identificado o bem que se necessita. Definido a necessidade,
verifica-se se há disponibilidade financeira para a aquisição. Se positiva, o
setor de licitação emiti um edital para a realização do pregão.
No edital consta: o número do processo licitatório, o objeto de aquisição,
as condições para participação e os documentos de habilitação para a
participação, a proposta de venda, o local, data e horário do credenciamento e
abertura das propostas, a fonte do recurso/dotação orçamentária, a forma de
pagamento, a minuta do contrato e as sanções administrativas para falsos
credenciamentos.
Discorrido o processo licitatório e escolhido o fornecedor, tem-se a
assinatura do contrato. O próximo passo é o empenho, que cria ao município a
obrigação de pagamento e é oficializado através da Nota de Empenho.
A entrega do bem é acompanhada pelo responsável pelo setor
patrimonial afim de que possa conferi-lo, e somente após a conferência e
adequação das características exposta no edital, ele assina a Nota Fiscal.
Antes de direcionar o bem a secretária ou setor que o solicitou o responsável
ainda insere-o no sistema, observado as características expostas na Nota
Fiscal, emplaca-o e gera o Termo de Responsabilidade, para que seja
assinado pelo responsável pelo departamento onde o bem será destinado.
Verificada o cumprimento das condições constadas no edital e no
contrato é feita a liquidação e não obstante o pagamento.
Findado o processo de aquisição, o bem esta sujeito à movimentação,
quando apurado que deixou de atender as necessidades, estando assim, livre
para eventuais transferências de setores, secretarias ou departamentos. Caso
isto aconteça é emitido o Termo de Transferência. A mudança de localidade do
bem deve ser alterada no cadastro do mesmo no sistema, mantendo-o
atualizado.
Quando não mais útil, o bem é desincorporado do acervo patrimonial da
Prefeitura e baixado no sistema. Para isso é confeccionado uma nota de baixa,
ressalta-se que o bem não pode deixar de estar incluso na relação de bens
baixados.
A prestação de contas se da através da evidenciação dos bens
constantes no acervo patrimonial do município. Anualmente o responsável do
95
setor patrimonial executa a conferência da situação dos bens, informando e
atualizando no sistema o seu estado de conservação. O documento que
relaciona todos os bens do acervo é o inventário. É a partir do inventário que se
tem a relação dos bens atualizada, por onde se sabe os bens que entraram e
os que saíram.
3.7 Parecer Final
Pela observação dos aspectos analisados, vê-se que a Contabilidade
aplicada ao Patrimônio Público na esfera Municipal é de extrema importância
para garantir que todas as informações repassadas à sociedade apresentem-
se de maneira clara e exata, e estejam subsidiadas de acordo com a legislação
vigente com total transparência criando assim mecanismos que auxiliam o
processo democrático dando abertura para a participação popular. É
fundamental que tudo seja publicado e exposto a população, sem que nenhum
dado seja alterado.
Deste modo, concluímos que diante ao tema abordado aplicado a
Prefeitura Municipal de Promissão, a mesma cumpre com plena
responsabilidade todas as normas estabelecidas de acordo com as Leis e os
padrões da Contabilidade Pública, demonstrando com total precisão e
transparência, todas as informações e relatórios através de um site disponível a
toda população, visando sempre estabelecer melhorias ao município com o
apoio e participação da sociedade.
96
PROPOSTA DE INTERVENÇÃO
Diante da Pesquisa realizada na Prefeitura Municipal de Promissão,
referente ao Patrimônio Público englobando a escrituração, administração,
controle e transparência observou-se que a Prefeitura cumpre com plena
responsabilidade todas as normas estabelecidas de acordo com as Leis e os
padrões da Contabilidade Pública, demonstrando com transparência, todas as
informações e relatórios através de um site disponível a toda população.
Todavia nota-se que não esta despertada na população o desejo de
acompanhamento da gestão pública, através das participações nas seções
ordinárias e extraordinárias na Câmara Municipal ou do acompanhamento das
contas públicas por meio do portal de transparência. Visando melhorias ao
município com o apoio e participação da sociedade, assim propõe que:
a) o município incentive a divulgação das audiências públicas com o
intuito de aumentar a participar popular do processo de elaboração
do orçamento, demonstrando a importância da participação e os
resultados que poderão ser alcançados;
b) o município divulgue todos os balanços e demonstrações financeiras
e orçamentárias no site da PMP, de forma simples para que os leigos
consigam entender estes documentos, visando assim transparência;
c) o município invista em ferramentas tecnológicas de apoio no controle
do patrimônio público por meio do sistema de informação como
dispositivos portáteis que permitem conexão direta com a Internet,
viabilizando acesso remoto às informações corporativas.
97
CONCLUSÃO
Neste estudo, evidenciamos que a Contabilidade Publica é uma
especialização da ciência contábil que tem por finalidade registrar, controlar e
estudar os atos e fatos administrativos e econômicos operados no patrimônio
de uma entidade publica que tem sua ênfase na gestão do patrimônio de
entidades publicas com ação nos três níveis de governo federal, estadual e
municipal.
Administrar em âmbito público não é exclusivamente garantir o bom
funcionamento da administração interna, mas também realizar ações que
promovam a máxima excelência no controle do patrimônio da sociedade. E
para que isso ocorra de uma maneira mais fácil e eficaz, os gestores contam
com o auxilio do sistema de informação, que é uma extraordinária ferramenta
que nos possibilita verificar e analisar com clareza e transparência as
prestações de contas e geração de informações que garantem que as tomadas
de decisões não sejam precipitadas ou erronias.
Para se ter uma maior visão e entendimento, relacionamos o órgão
público “Prefeitura Municipal de Promissão” o qual nos demonstrou que os
objetivos principais da contabilidade pública é proporcionar o bem estar social,
com a garantia do fácil acesso da comunidade e da correta e eficiência
aplicação dos recursos públicos.
Conclui-se por fim, que a Gestão Pública tem a necessidade de garantir
a padronização dos procedimentos de controles de acordo com as Leis
vigentes, para que os cidadãos possam conhecer a qualquer tempo a
instituição, os relatórios financeiros e orçamentários como receitas, despesas e
balanço. Os resultados devem ser apresentados com acompanhamento real da
programação estabelecida nos instrumentos de planejamento, sempre em
constante busca de equilíbrio nas contas publicas,assim ter plena certeza nas
decisões para que se evita fraudes, desvios e erros cometidos por gestores e a
obrigatoriedade de prestação de contas à sociedade sem que nenhum dado
seja alterado.
98
REFERÊNCIAS
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99
<http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/Portarias/portaria_interministerial.pdf> Acesso em 24 de agosto de 2013. ______. Lei Federal nº 11.638, de 28 de dezembro de 2007. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2007-2010/2007/lei/l11638.htm> Acesso em 22 de setembro de 2013. BULGARI, R. Patrimônio. Instituto Brasileiro de administração Pública – IBRAP: Ribeirão Preto, 2002. CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Resolução n° 750, de 29 de dezembro de 1993. Disponível em: <http://www.crcsp.org.br/portal_novo/legislacao_contabil/resolucoes/Res750.htmAcesso> Acesso em 18 de maio de 2013. ______. Resolução n° 1.055, de 07 de outubro de 2005. Disponível em: <http://www.cgu.gov.br/PrevencaodaCorrupcao/Integridade/IntegridadeEmpresas/arquivos/RES_1055.pdf> Acesso em 21 de setembro de 2013. ______. Normas Brasileiras de Contabilidade: contabilidade aplicada ao setor público - NBCs T 16.1 a16.11. Brasília: Conselho Federal de Contabilidade, 2012. Disponível em: <http://50.97.105.38/~cfcor495/wordpress/wpcontent/uploads/2013/01/Setor_P%C3%BAblico.pdf>Acesso em 14 de maio de 2013. FIORILLI. Guia do usuário. Disponível em: <http://www.fiorilli.com.br/site.htm> Acesso em 25 de agosto de 2013. FORTES, J. Contabilidade pública. 10. ed. Brasília: Franco & Fortes, 2011. GOVERNO DO ESTADO DO ACRE. Manual de administração de bens móveis. Acre, [s.d.]. Disponível em: http://www.florestadigital.acre.gov.br/wps/wcm/connect/21a95c0043a1ca5fb3f5bf58119a6522/Manual+de+Administracao+de+Bens+Moveis.pdf?MOD=AJPERES Acesso em 22 de setembro de 2013. IBGE. População e Área territorial oficial. Disponível em <http://www.ibge.gov.br/home/estatistica/populacao/censo2010/tabelas_pdf/Sao_paulo.pdf> Acesso em 25 de agosto de 2013. KOHAMA, H. Contabilidade pública: teoria e prática. 11. ed. São Paulo: Atlas, 2010. LIMA, D. V; CASTRO, R. G. Contabilidade pública: integrando União, Estados e Municípios. São Paulo: Atlas, 2000. MARION, J. C. Contabilidade básica. 8. ed. São Paulo: Atlas, 2008. MEIRELLES, H. L. Direito administrativo brasileiro. 26. ed. São Paulo: Malheiros, 2001.
100
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO. Manual de administração patrimonial de bens móveis do ativo permanente. Manaus, 2012. Disponível em <http://www.ifam.edu.br/portal/images/file/MANUAL%20PATRIMONIO%20IFAM.pdf> Acesso em 22 de setembro de 2013. MINISTERIO DA FAZENDA; SECRETARIA DO TESOURO NACIONAL. Manual de contabilidade aplicado ao setor público. 5. ed. Brasília, 2012. PADOVEZE, C. L. Sistema de informações contábeis: fundamentos e análise. 5. ed, São Paulo: Atlas, 2007. QUINTANA, A. C. et al. Contabilidade pública: de acordo com as normas brasileiras de contabilidade aplicada ao setor público e a lei da responsabilidade fiscal. São Paulo: Atlas, 2011. REYES, M. R. A. Promissão, sua história e sua gente. São José do Rio Preto: Lagos, 2008. ______. Promissão, sua história e sua gente. Atualizado. São José do Rio Preto: Lagos, 2012. SANTOS, J. L. et al. Contabilidade geral. São Paulo: Atlas, 2004. SILVA, L. M. Contabilidade governamental: um enfoque administrativo. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2004. TEIXEIRA, H. O que é Gestão da Informação? Blog Chapa Branca. [s.l.] 3 set. 2008. Disponível em: <http://comunicacaochapabranca.com.br/?p=179> Acesso em 18 de maio de 2013.
101
APÊNDICES
102
APÊNDICE A – Roteiro de Estudo de Caso
1 INTRODUÇÃO
O objetivo principal do estudo de caso é estudar a escrituração e
controle do patrimônio público, com a finalidade de registrar as fiscalizações e
a transparência. Serão apresentados os métodos e técnicas de pesquisa
utilizadas na coleta de dados, assim como as dificuldades e facilidades
encontradas.
1.1 Relato do trabalho realizado referente ao assunto estudado:
a. Contabilidade Pública;
b. Demonstrar o Patrimônio Público e Ativo Imobilizado;
c. Acompanhamento e a Responsabilidade do Gestor;
d. Recebimento e o Controle dos Bens;
e. Depoimento de gerente e funcionário na área de atuação da empresa;
f. Serão relatados os métodos de análise da empresa: localização,
histórico e função.
1.2 Discussão
Será relacionada a teoria dos primeiros capítulos com a prática
observada na empresa.
1.3 Parecer final sobre o caso, e sugestões sobre manutenção ou
modificações de procedimentos.
103
APÊNDICE B – Roteiro de Observação Sistemática
I IDENTIFICAÇÃO
Empresa:________________________________________________________
Localidade:______________________________________________________
Ramo de Atividade:________________________________________________
II ASPECTOS A SEREM OBSERVADOS
1 Histórico da empresa;
2 Patrimônio Público e Transparência de Informação;
3 Exigências das Operações Fiscais e Legislação;
4 Contabilidade Pública;
5 Estrutura Patrimonial da empresa;
6 Ativo Imobilizado.
104
APÊNDICE C – Roteiro de entrevista para o Responsável Administrativo
I IDENTIFICAÇÃO
Empresa:________________________________________________________
Função:_________________________________________________________
Localização:_____________________________________________________
II PERGUNTAS ESPECÍFICAS
1 De que forma a Contabilidade Pública pode contribuir para inibir desvios
do dinheiro público?
_______________________________________________________________
______________________________________________________________
2 Em relação à capacitação e a qualificação desses profissionais
contábeis, como seria o treinamento ideal para a reciclagem dos
conhecimentos?
_______________________________________________________________
______________________________________________________________
3 Quais são as principais dificuldades enfrentadas pelos contadores que
atuam na área pública?
_______________________________________________________________
______________________________________________________________
4 Quais as demonstrações contábeis definidas no campo de aplicação das
entidades do setor público?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
5 Como deve ser feito o registro contábil das transações do setor público?
_______________________________________________________________
105
APÊNDICE D - Roteiro de entrevista para o Responsável do Setor de
Patrimônio
I IDENTIFICAÇÃO
Empresa:________________________________________________________
Função:_________________________________________________________
Localização:_____________________________________________________
II PERGUNTAS ESPECIFICAS
1 De que forma a contabilidade precisa ficar atenta aos registros
contábeis?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
2 Ela precisaria se adaptar em algumas normas?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
3 Quais seriam essas normas?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
4 Os municípios com a população inferior a cinquenta mil habitantes
poderá divulgar o Relatório Fiscal em período diferente da regra geral?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
5 Qual é o método utilizado no acompanhamento e na avaliação dos bens
dos ativos?
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________