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Curso de formación de Microsoft® Office
Outlook® 2007
Salir de su bandeja de entrada
Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007
Contenido del curso
• Introducción: Acabe con el caos de la bandeja de entrada
• Lección 1: Usar el correo para realizar acciones
• Lección 3: Hacer un seguimiento de los mensajes con marcas y la barra de tareas pendientes
(Continúa en la siguiente diapositiva).
Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007
Contenido del curso (continuación)
• Lección 3: Asignar un nombre al color. Organizar por categorías de color
Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y una serie de preguntas de prueba.
• Lección 4: Almacenar
• Lección 5: Encontrar cualquier mensaje rápidamente
Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007
Introducción: Acabe con el caos de la bandeja de entrada
Aunque el correo electrónico puede mejorar la eficacia de la comunicación, el volumen creciente de los mensajes puede llegar a ser abrumador.
Outlook 2007 incluye características flexibles que le ayudan a controlar el volumen del correo electrónico, a encontrar lo que necesita y a actuar cuando y donde sea necesario.
Este curso ofrece una visión general de las opciones disponibles y de cómo utilizar eficazmente los mensajes de la bandeja de entrada y otros lugares.
Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007
Objetivos del curso
• Utilizar sus mensajes para programar tareas, organizar reuniones y crear contactos.
• Marcar los mensajes de la bandeja de entrada para crear una lista de tareas.
• Aplicar códigos de color a los mensajes, utilizando las etiquetas de categorías que ha creado.
• Organizar los mensajes en grupos mediante carpetas.
• Encontrar cualquier mensaje rápidamente.
Lección 1
Usar el correo para realizar acciones
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Usar el correo para realizar acciones
La lectura de un mensaje de correo electrónico normalmente provoca algún tipo de reacción.
Puede responder directamente al mensaje o realizar alguna acción secundaria como organizar una reunión.
Para poner orden en su bandeja de entrada, en cuanto lea un mensaje decida si requiere alguna acción. Si es así, piense en qué necesita hacer.
Utilice Outlook para llevar a cabo esa acción cuando y como sea necesario.
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Arrastrar un mensaje para realizar una acción
Un mensaje de correo electrónico puede no requerir una respuesta directa.
• Almacenar la información del contacto.
• Crear una tarea.
• Organizar una reunión.
Incluso en ese caso, la información del mensaje puede instarle a:
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Arrastrar un mensaje para realizar una acción
Puede iniciar cada acción arrastrando el mensaje al botón correspondiente del panel de exploración.
Aunque esta funcionalidad no es nueva en Outlook 2007, es un buen ejemplo de cómo los mensajes de Outlook pueden tener otros usos además del correo electrónico.
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Organizar una reunión
Si un mensaje le hace darse cuenta de que necesita reunirse con una persona, esto es lo que debe hacer para empezar.
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Arrastre el mensaje al botón Calendario en el panel de exploración.
Se abrirá una nueva cita, donde encontrará detalles como la fecha, hora y lugar. A continuación, invite a esa persona a la reunión y…
…haga clic en Enviar.
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Crear una tarea
Algunas veces un mensaje contiene información sobre alguna acción que debe realizar.
Por ejemplo, en la imagen, el mensaje de Ben Smith en la bandeja de entrada de Mark Lee le recuerda a Mark que necesita promocionar una línea de mobiliario de oficina presentada recientemente por su empresa.
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Crear una tarea
Mark puede arrastrar el mensaje desde su bandeja de entrada al botón Tareas del panel de exploración para iniciar rápidamente una nueva tarea.
Puede cambiar el asunto a algo que se parezca más a una tarea, como Mostrar el mobiliario de oficina a Coho y, después, guardar la tarea.
La tarea se agrega a la lista de tareas de Mark.
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Crear un contacto
Si mantiene un mensaje a la vista para tener accesible la dirección de correo electrónico de un contacto, le proponemos algo mejor:
Cree una entrada para el contacto en Contactos.
Como se muestra en la imagen, puede arrastrar un mensaje a Contactos como paso inicial para crear la entrada.
Cuando se arrastra un mensaje al botón Contactos se abre un nuevo formulario Contacto y la dirección de correo electrónico del mensaje se agrega automáticamente.
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Crear un contacto
Allí puede rellenar el resto de los detalles, como la dirección, el número de teléfono, etc.
La próxima vez que necesite información de ese contacto sabrá exactamente dónde encontrarla: en Contactos.
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Cuando la acción es la extracción
Suponga que recibe un mensaje con datos adjuntos y que lo que en realidad le interesa son los datos adjuntos.
Puede guardar los datos adjuntos en el disco duro independientemente del mensaje.
Es decir, puede “extraer” los datos adjuntos del mensaje.
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Cuando la acción es la extracción
Una vez guardados los datos adjuntos, es posible que ya no necesite el mensaje.
En ese caso, puede eliminarlo o archivarlo. ¡Otro mensaje menos en su bandeja de entrada!
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Sugerencias para la práctica
1. Abrir un archivo de datos de práctica.
2. Organizar una reunión.
3. Crear una tarea.
4. Agregar un contacto.
5. Guardar datos adjuntos.
6. Quitar los datos de práctica y cerrar el archivo de datos de práctica.
Práctica en línea (requiere Outlook 2007)
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Prueba 1, pregunta 1
Outlook es sólo para el correo electrónico. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
Falso.
Outlook ofrece muchas más cosas, como un calendario, un lugar para almacenar la información de los contactos, una lista de tareas, etc.
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Prueba 1, pregunta 2
Mantiene un mensaje en la bandeja de entrada para tener siempre a mano la dirección de correo del remitente. ¿Hay alguna alternativa mejor? (Elija una respuesta).
1. Mover el mensaje a una carpeta.
2. Arrastrar el mensaje a Contactos.
3. Arrastrar el mensaje a Tareas.
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Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Arrastrar el mensaje a Contactos.
Si arrastra un mensaje a Contactos en el panel de exploración, puede crear una tarjeta de contacto de esa persona y, por tanto, siempre sabrá dónde encontrar la información del contacto. Puede almacenar incluso una fotografía del contacto para ponerle cara al nombre.
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Prueba 1, pregunta 3
Los datos adjuntos se pueden almacenar por separado del mensaje en el que están incluidos. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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Prueba 1, pregunta 3: Respuesta
Verdadero.
Lección 2
Hacer un seguimiento de los mensajes con marcas y la barra
de tareas pendientes
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Hacer un seguimiento de los mensajes
La primera vez que inicie Outlook 2007 verá algo nuevo.
Es la barra de tareas pendientes, que le ayudará a recordar que debe realizar alguna acción cuando así se requiera.
En la barra de tareas pendientes, verá los elementos próximos de su calendario, así como los mensajes y las tareas que se han marcado.
¿Tiene curiosidad acerca de cómo se incluyen los elementos en la barra de tareas pendientes? Se lo enseñaremos en esta lección.
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Conocer la barra de tareas pendientes
En la barra de tareas pendientes se muestran los mensajes marcados, las tareas de la carpeta Tareas y las próximas reuniones, citas y eventos del calendario.
Todos estos elementos están a la vista en la barra de tareas pendientes, sin tener que cambiar a otras ventanas de Outlook.
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Conocer la barra de tareas pendientes
En la imagen se muestran los componentes básicos de la barra de tareas pendientes.
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Explorador de fechas
Próximas citas del calendario
Un lugar para incluir nuevas tareas
Su lista de tareas (mensajes marcados y tareas)4
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Establecer prioridades con marcas de seguimiento
En la primera lección se familiarizó con el modo de crear una tarea arrastrando un mensaje al botón Tareas del panel de exploración.
Una forma aún más sencilla de realizar un seguimiento de las tareas necesarias, a partir de la información de un mensaje, es simplemente marcar el mensaje para su seguimiento.
En la imagen se muestra un mensaje de la bandeja de entrada marcado con una etiqueta de seguimiento. Observe que el mensaje marcado aparece también en la barra de tareas pendientes.
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Establecer prioridades con marcas de seguimiento
Los mensajes marcados se muestran en muchos lugares.
Los mensajes que marque para su seguimiento no se mostrarán únicamente en la barra de tareas pendientes, sino también en la lista de tareas y en el calendario. Es una forma de ayudarle a recordar que debe realizar las tareas de su lista.
Y, si esto no es suficiente, puede definir avisos para ellas para que se acuerde de hacerles un seguimiento.
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Cambiar el asunto, pero sólo en la barra de tareas pendientes
El asunto de un mensaje no siempre describe la tarea que debe realizar.
En tal caso, puede cambiar el asunto de un mensaje marcado en la barra de tareas pendientes.
Al realizar este cambio, el asunto del mensaje de la bandeja de entrada no cambia.
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Cambiar el asunto, pero sólo en la barra de tareas pendientes
Tal vez se pregunte cuál es la diferencia entre un mensaje marcado y una tarea que se ha creado arrastrándola hasta el botón Tareas .
• Si le gusta eliminar los mensajes una vez que ha acabado con ellos, probablemente preferirá usar las tareas para llevar un seguimiento de lo que debe hacer.
• Si le gusta mantener los mensajes, en la bandeja de entrada o en carpetas, probablemente preferirá usar marcas de seguimiento porque el uso de marcas es más rápido y sencillo.
La respuesta es que principalmente es una cuestión de estilo.
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Al terminar, no eliminar
Puede verse tentado a eliminar los elementos de la barra de tareas pendientes cuando haya terminado de trabajar con ellos.
Sin embargo, hay un método mejor.
Cuando termine una tarea, márquela como finalizada mediante el comando Marcar como completada . Una manera rápida de hacerlo es hacer clic en la marca que aparece junto al elemento.
Como cabe esperar, los elementos completados desaparecerán de la lista.
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Al terminar, no eliminar
Pero ¿cuál es la verdadera utilidad de marcar un elemento como completado?
Aparecerá en el calendario, al final del día en que se realizó. Y estará tachado, por lo que sabrá que ya lo ha terminado.
Es una estupenda manera de recordarse a sí mismo todo el trabajo que ha hecho.
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Al terminar, no eliminar
Pero ¿cuál es la verdadera utilidad de marcar un elemento como completado?
En la barra de tareas pendientes y en el calendario, las tareas que no están marcadas como completadas en su fecha de vencimiento pasarán automáticamente al día siguiente, hasta que se completen.
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Convertir un mensaje en una entrada de calendario
Anteriormente en esta lección mencionamos el Explorador de fechas, que se encuentra en la parte superior de la barra de tareas pendientes.
Puede utilizar el Explorador de fechas para crear una nueva entrada de calendario rápidamente a partir de un mensaje.
En la imagen se muestra el proceso: sólo tiene que arrastrar el mensaje a una fecha en el Explorador de fechas.
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Convertir un mensaje en una entrada de calendario
El proceso es similar al proceso de arrastrar un mensaje al botón Calendario del panel de exploración, descrito en la primera lección.
¿Por qué es mejor este método?
Porque requiere un paso menos: la información de fecha se rellena automáticamente para que coincida con la fecha del Explorador de fechas hasta la que ha arrastrado el mensaje.
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Ver la barra de tareas pendientes como desee
Para cambiar la presentación de la barra de tareas pendientes, elija Barra de tareas pendientes en el menú Ver y active o desactive los elementos que desea mostrar u ocultar.
También es muy sencillo mostrar u ocultar la propia barra de tareas pendientes. • Para ocultarla, presione ALT+F2 o haga clic en el
botón Cerrar barra Tareas pendientes .
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Ver la barra de tareas pendientes como desee
Para cambiar la presentación de la barra de tareas pendientes, elija Barra Tareas pendientes en el menú Ver y active o desactive los elementos que desea mostrar u ocultar.
También es muy sencillo mostrar u ocultar la propia barra de tareas pendientes. • Para volver a mostrarla, presione ALT+F2 o elija Barra
Tareas pendientes en el menú Ver y, después, haga clic en una opción, como se muestra en la imagen.
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Ver la barra de tareas pendientes como desee
Para cambiar la presentación de la barra de tareas pendientes, elija Barra Tareas pendientes en el menú Ver y active o desactive los elementos que desea mostrar u ocultar.
Asimismo, un método rápido de habilitar más espacio para otras ventanas de Outlook como el panel de lectura es minimizar la barra de tareas pendientes haciendo clic en la flecha Minimizar la barra Tareas pendientes situada junto al título.
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Sugerencias para la práctica
1. Usar marcas.
2. Ver las tareas de los mensajes marcados en el calendario.
3. Marcar una tarea como completada.
4. Crear una cita rápidamente.
5. Ocultar y volver a mostrar la barra de tareas pendientes.
Práctica en línea (requiere Outlook 2007)
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Prueba 2, pregunta 1
La barra de tareas pendientes es fácil de ocultar. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
Verdadero.
En la lección se explicó lo fácil que es ocultarla.
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Prueba 2, pregunta 2
¿Qué sucede cuando se arrastra un mensaje hasta el área Tareas de la barra de tareas pendientes? (Elija una respuesta).
1. Se agrega una marca de seguimiento al mensaje.
2. Se crea una tarea.
3. El mensaje se mueve de la bandeja de entrada a Tareas.
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Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
Se agrega una marca de seguimiento al mensaje.
Es una forma muy rápida de marcar un mensaje.
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Prueba 2, pregunta 3
El Explorador de fechas no se puede quitar de la barra de tareas pendientes. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Falso.
En el menú Ver , elija Barra Tareas pendientes y ahí lo tiene.
Lección 3
Asignar un nombre al color: organizar con categorías de color
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Asignar un nombre al color
¿Está cansado de no encontrar las cosas en su bandeja de entrada? ¿Desea identificar rápidamente los mensajes de su jefe o relacionados con un tema específico? Utilice colores para organizar y ordenar al instante su correo.
Con las categorías de color puede hacer que determinados mensajes estén más visibles, aunque sólo sea para dejarlos en la bandeja de entrada.
Las categorías y las etiquetas de color asociadas permiten ver rápidamente qué es cada cosa de una forma lógica para usted.
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Organizar los mensajes con colores
Si trabaja en un proyecto especial, puede hacer que los mensajes relacionados con el proyecto sean más fáciles de localizar en un futuro.
Sólo tiene que marcar todos los mensajes relacionados con una categoría de color.
En la imagen se muestran algunos mensajes con códigos de color:• El color verde es para los mensajes relacionados con
la Bodega Coho y el amarillo es para los mensajes relacionados con Contoso.
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Organizar los mensajes con colores
Si trabaja en un proyecto especial, puede hacer que los mensajes relacionados con el proyecto sean más fáciles de localizar en un futuro.
Sólo tiene que marcar todos los mensajes relacionados con una categoría de color.
En la imagen se muestran algunos mensajes con códigos de color:• Un mensaje se puede codificar con varios colores si
se aplica a varias cuentas, como ocurre con el mensaje seleccionado.
• También verá categorías de color y sus nombres en el panel de lectura.
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Cómo asignar una categoría
¿Desea saber quién crea los nombres de las categorías? Usted.
Usted crea un nombre de categoría y elige el color al que irá asociado.
Después, puede asignar esa categoría a los mensajes entrantes y a los existentes.
Una manera de asignar una categoría de color a un mensajes es hacer clic con el botón secundario del mouse en la columna Categorías y usar el menú contextual, como se muestra en la imagen.
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Cómo asignar una categoría
¿Desea saber quién crea los nombres de las categorías? Usted.
Usted crea un nombre de categoría y elige el color al que irá asociado.
Una vez que ha asignado una categoría a un mensaje, puede explorar rápidamente su bandeja de entrada y encontrar ese mensaje simplemente buscando su etiqueta de color.
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Cómo asignar nombres a los colores
Inicialmente, las categorías de Outlook tienen nombres genéricos: Categoría roja, Categoría naranja, etc.
Como es natural, las categorías tendrán más significado para usted si les asigna nombres específicos.
La primera vez que utilice una de las categorías predeterminadas, como la Categoría púrpura, Outlook le pedirá que le cambie el nombre en el cuadro de diálogo Cambiar nombre de categoría .
Puede escribir un nuevo nombre para la categoría en el cuadro Nombre , como se muestra en la imagen.
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¿No recuerda qué significa el color?
Nos pasa a todos. Encontramos un buen sistema para mantenerlo todo organizado y resulta que nos olvidamos de una parte del sistema.
Supongamos, por ejemplo, que utilizó el color naranja para identificar todos los mensajes personales. Después, durante algún tiempo, no recibe ningún mensaje personal y se olvida de lo que significaba el color naranja.No hay problema. Como se muestra en la imagen, el descodificador está totalmente a su alcance.
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Si utilizaba marcas de color en Outlook 2003...
Si utilizaba marcas de seguimiento de color en Outlook 2003, probablemente le interese saber por qué son mejores las nuevas categorías de color de Outlook 2007.
Con las categorías de color, puede asignar texto descriptivo al mismo tiempo que un color.
Otra ventaja es que las categorías de color se pueden aplicar a todos los elementos de Outlook, por lo que puede organizar los contactos, los elementos del calendario y las tareas de la misma forma.
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Si utilizaba marcas de color en Outlook 2003...
Si utilizaba marcas de color para los mensajes de Outlook 2003, esas marcas se actualizarán automáticamente a categorías de color.
Esto es lo que verá en Office Outlook 2007:
• En la bandeja de entrada, verá en la columna Categorías una barra del mismo color que la marca de la versión 2003.
• Al abrir un mensaje, verá un nombre de categoría de color debajo de la línea Asunto .
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Si utilizaba marcas de color en Outlook 2003...
Si utilizaba marcas de color para los mensajes de Outlook 2003, esas marcas se actualizarán automáticamente a categorías de color.
Es recomendable buscar estos mensajes y y asignarles un nombre de categoría más descriptivo.
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Ver los mensajes por categoría
Supongamos que ha aplicado código de color a todos los mensajes según los distintos proyectos o clientes.
¿Cómo puede ver los mensajes de estos grupos?
Es muy fácil. Haga clic en el menú contextual Organizado por (bajo el cuadro Buscar y, a continuación, haga clic en Categorías.
En la imagen se muestra el cambio de ordenar los mensajes por fecha a ordenarlos por categorías: Azul Aerolíneas Azules, Bodega Coho y Contoso.
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Categorías y reglas, una gran combinación
Puede aplicar automáticamente códigos de color a los mensajes mediante reglas.
Por ejemplo, ¿los mensajes de su madre son siempre personales?
Si ha configurado una categoría Personal, puede simplificar la clasificación creando una regla que marque automáticamente todos los mensajes de su madre con la categoría personal.
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Sugerencias para la práctica
1. Crear mensajes y categorías de práctica.
2. Quitar una categoría.
3. Asignar una categoría.
4. Cambiar el color de una categoría.
5. Ver mensajes por categoría.
6. Opcional: utilizar una regla para aplicar una categoría automáticamente.
Práctica en línea (requiere Outlook 2007)
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Prueba 3, pregunta 1
Después de asignar un color a una determinada categoría, el color no se puede cambiar. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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Prueba 3, pregunta 1: Respuesta
Falso.
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Prueba 3, pregunta 2
En Outlook 2003 podía organizar los mensajes mediante una de las seis marcas de mensajes de color. De las siguientes, ¿cuál es una ventaja del nuevo sistema de categorías de color que no estaba disponible con las marcas de color? (Elija una respuesta).1. Ahora se puede usar el color púrpura para organizar los
mensajes.
2. Las categorías de color permiten crear un nombre personalizado asociado al color.
3. Las categorías de color se pueden usar con reglas.
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Prueba 3, pregunta 2: Respuesta
Las categorías de color permiten crear un nombre personalizado asociado al color.
Con los nombres personalizados, ya no tendrá que volver a preocuparse de lo que significa el color púrpura: tendrá la respuesta con sólo hacer clic con el botón secundario del mouse. Además, las categorías de color se puede utilizar en todos los elementos de Outlook, mientras que las marcas de Outlook 2003 sólo eran para los mensajes.
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Prueba 3, pregunta 3
Ha cambiado de Outlook 2003 a Outlook 2007. En la bandeja de entrada, todos los mensajes que previamente tenían una marca azul asociada a ellos ahora tienen la Categoría azul. ¿Qué debería hacer a continuación para recordar el significado del color azul? (Elija una respuesta).
1. Crear una regla para cambiar el color a verde.
2. Crear un aviso.
3. Asignar a la Categoría azul un nombre más descriptivo.
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Prueba 3, pregunta 3: Respuesta
Asignar a la Categoría azul un nombre más descriptivo.
Cambie el nombre de Categoría azul a algo más específico y no tendrá que volver a preocuparse de lo que significa el color azul.
Lección 4
Almacenar
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Almacenar
¿Le gusta tener la bandeja de entrada vacía?
Un método sencillo para mantenerla despejada es crear carpetas personalizadas y, después, mover los mensajes de la bandeja de entrada a estas carpetas.
Al usar carpetas, puede elegir sus nombres, por lo que los mensajes estarán organizados de una manera lógica para usted.
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Razones para crear carpetas
En lecciones anteriores se han descrito formas de actuar con los mensajes y formas de organizarlos y clasificarlos en categorías.
Pero ¿qué sucede si desea ordenar los mensajes en grupos distintos y mantenerlos separados de los demás mensajes (y, por tanto, fuera de la bandeja de entrada)?
Lo que necesita son carpetas.
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Razones para crear carpetas
En la imagen se muestra un ejemplo de cómo usar carpetas: “Bodega Coho” y “Contoso”.
Es posible que ya utilice un sistema de archivado en su oficina. Una vez que aprenda a crear carpetas, podrá adaptar fácilmente cualquier sistema de nomenclatura existente a Outlook.
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Cómo crear una carpeta
Saber por qué es necesario crear carpetas no es suficiente, desde luego.
Para poder usar las carpetas, es necesario saber también cómo utilizarlas. Afortunadamente, es muy fácil.
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en Buzón.
2. Haga clic en Nueva carpeta en el menú contextual, como se muestra en la imagen.
Para crear una carpeta en el buzón:
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Cómo crear una carpeta
Saber por qué es necesario crear carpetas no es suficiente, desde luego.
Para poder usar las carpetas, es necesario saber también cómo utilizarlas. Afortunadamente, es muy fácil.
3. A continuación, escriba el nombre de la carpeta nueva y haga clic en Aceptar.
Para crear una carpeta en el buzón:
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Mover mensajes arrastrándolos
Una vez que ha creado una carpeta, puede llevar hasta ella uno o varios mensajes mediante la técnica de arrastrar.
En la imagen se muestra cómo arrastrar un solo mensaje desde la lista de mensajes a una carpeta del panel de exploración.
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Mover los mensajes con un comando
El método de arrastrar que acabamos de mencionar es rápido.
Sin embargo, tiene un inconveniente: la posibilidad de colocar los mensajes por error en el lugar incorrecto.
Un método más seguro es hacer clic con el botón secundario en el mensaje o los mensajes que desea mover y, después, hacer clic en Mover a una carpeta.
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Mover los mensajes con un comando
En el ejemplo de la imagen, los mensajes están ordenados por categoría.
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Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de la categoría.
Haga clic en Mover a una carpeta.
Seleccione el nombre de carpeta en la lista de carpetas del cuadro de diálogo Mover elementos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para mover toda la categoría Coho a la carpeta Bodega Coho éste es el procedimiento que debe seguir.
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Utilizar Carpetas favoritas
Cuando empiece a archivar los mensajes de correo electrónico en carpetas, observará que algunas de ellas se utilizan con más frecuencia que otras.
Para que las tareas de búsqueda y archivado sean más rápidas, mueva las carpetas utilizadas con frecuencia a Carpetas favoritas.
Para convertir una carpeta en favorita, arrástrela desde Carpetas de correo hasta el área Carpetas favoritas del panel de exploración.
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Cuando un favorito deja de serlo
Los favoritos dejan de serlo en algún momento.
Cuando esto suceda con una carpeta favorita, puede quitarla del área Carpetas favoritas del panel de exploración.
Sólo tiene que hacer clic en ella con el botón secundario del mouse y, después, hacer clic en Quitar de favoritos.
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Sugerencias para la práctica
1. Crear carpetas.
2. Mover un solo mensaje a una carpeta.
3. Mover varios mensajes simultáneamente.
4. Agregar y quitar una carpeta favorita.
Práctica en línea (requiere Outlook 2007)
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Prueba 4, pregunta 1
Si mueve mensajes a una carpeta, debe hacerlo arrastrándolos de uno en uno. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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Prueba 4, pregunta 1: Respuesta
Falso.
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Prueba 4, pregunta 2
¿Qué sucede cuando se arrastra un mensaje hasta una carpeta? (Elija una respuesta).
1. El mensaje se mueve a la carpeta.
2. El mensaje se copia en la carpeta.
3. El mensaje se elimina.
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Prueba 4, pregunta 2: Respuesta
El mensaje se mueve a la carpeta.
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Prueba 4, pregunta 3
Los mensajes que se ven en una carpeta favorita son copias de mensajes que se encuentran en su carpeta original. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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Prueba 4, pregunta 3: Respuesta
Falso.
Son los propios mensajes, no copias.
Lección 5
Encontrar cualquier mensaje rápidamente
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Encontrar cualquier mensaje rápidamente
Seamos realistas. Independientemente de lo ordenado que sea y de que lo organice todo en carpetas o por colores, llegará el día en que no encuentre ese mensaje tan importante.
Afortunadamente, el uso de la búsqueda instantánea para buscar mensajes en Outlook 2007 no sólo es sencillo, sino también rápido.
Además, puede buscar mensajes que se encuentren en diferentes lugares, como archivos o varios buzones de correo. No importa dónde almacene sus mensajes: la función de búsqueda le ayudará a encontrarlos.
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Resultados rápidos con Búsqueda instantánea
En las versiones anteriores de Outlook, la búsqueda de elementos podía requerir largas esperas y numerosos ajustes hasta lograr encontrar lo que buscaba.
Ahora, con la búsqueda instantánea, no sólo encontrará los mensajes mucho más rápido, sino que también podrá ajustar de manera rápida y sencilla los resultados de la búsqueda.
Por ejemplo, agregue más palabras a consulta y verá cómo los resultados se reducen al instante.
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Resultados rápidos con Búsqueda instantánea
En Outlook ahora también es fácil saber por qué un determinado mensaje aparece en los resultados de la búsqueda: las palabras o los términos por los que un mensaje se considera una coincidencia aparecen resaltados.
Puede ver esto en la imagen, en la que se muestran los resultados de una búsqueda de mensajes que contienen las palabras “ventas trimestrales”.
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Búsqueda avanzada
Al escribir en el panel Búsqueda instantánea , se obtienen resultados basados en las palabras coincidentes de un mensaje.
Si desea buscar en partes concretas de un mensaje(por ejemplo, si desea realizar una búsqueda basada en su procedencia),tendrá que usar términos de búsqueda avanzada.
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Búsqueda avanzada
En la imagen se muestra cómo hacerlo.
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Haga clic en el botón Expandir y especifique los criterios avanzados.
Verá que mientras lo hace las palabras del cuadro Búsqueda instantánea se actualizan para mostrar los nuevos criterios.
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Buscar en archivos de almacenamiento y más
Una característica nueva de Outlook 2007 es la posibilidad de buscar en varias ubicaciones a la vez.
Por ejemplo, puede buscar en Carpetas archivadas y en su buzón de Microsoft Exchange Server al mismo tiempo.
¿Cómo? Seleccione Todos los elementos de correo como ubicación para la búsqueda. Todos los elementos de correo aparece también en la parte superior del panel Búsqueda instantánea para que sepa claramente en dónde está buscando.
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Buscar en archivos de almacenamiento y más
Considere este posible escenario.
Suponga que almacena automáticamente todos los mensajes que tienen más de 30 días porque en raras ocasiones necesita consultar los mensajes anteriores al mes actual.
Sin embargo, de vez en cuando, necesita encontrar uno más antiguo.
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Buscar en archivos de almacenamiento y más
Considere este posible escenario.
Es fácil buscar en sus archivos de almacenamiento.
Al seleccionar Todos los elementos de correo, ahora puede realizar búsquedas en distintas ubicaciones de correo electrónico al mismo tiempo y buscar un mensaje en todas las ubicaciones. Esto hace que las búsquedas sean mucho más fáciles que en versiones anteriores de Outlook.
Salir de su bandeja de entrada con Outlook 2007
¿Y qué sucede con los demás elementos de Outlook?
Puede buscar simultáneamente en la bandeja de entrada, en el calendario y en las tareas.
Para ello, primero cambie a la Lista de carpetas (haga clic en Lista de carpetas en el panel de exploración) y utilice allí el panel Búsqueda instantánea .
De lo contrario, la búsqueda estará limitada a un tipo de elemento de Outlook cada vez: mensajes o elementos del calendario, por ejemplo.
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Volver a ver todos los mensajes
Cuando realiza búsquedas, los resultados aparecen en la ventana principal de Outlook.
Allí permanecen hasta que se indica a Outlook qué debe hacer a continuación.
Sabrá que está viendo los resultados de una búsqueda si el panel Búsqueda instantánea está activo.
Puede saber si el panel está activo si tiene un color diferente al de los demás paneles de alrededor y si aparecen las palabras (resultados de búsqueda) detrás del nombre de la carpeta en la parte superior del panel.
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Volver a ver todos los mensajes
Cuando realiza búsquedas, los resultados aparecen en la ventana principal de Outlook.
Allí permanecen hasta que se indica a Outlook qué debe hacer a continuación.
Para restaurar todos los mensajes de la carpeta actual, haga clic en el botón Borrar el resultado de la búsqueda .
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Sugerencias para la práctica
1. Buscar mensajes utilizando términos de búsqueda.
2. Buscar mensajes en varias carpetas.
3. Usar criterios avanzados.
Práctica en línea (requiere Outlook 2007)
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Prueba 5, pregunta 1
Acaba de hacer una búsqueda y no puede ver todos sus mensajes. ¿Qué acción podría solucionar el problema? (Elija una respuesta).
1. Hacer clic en el botón Borrar el resultado de la búsqueda del cuadro Búsqueda instantánea .
2. Reiniciar Outlook.
3. Ocultar el panel Búsqueda instantánea .
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Prueba 5, pregunta 1: Respuesta
Hacer clic en el botón Borrar el resultado de la búsqueda del cuadro Búsqueda instantánea .
Si observa que el botón Borrar el resultado de la búsqueda está disponible, es probable que esté ante los resultados de la búsqueda y no ante todo el grupo de mensajes. Puede hacer clic en Borrar el resultado de la búsqueda para restaurar la vista.
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Prueba 5, pregunta 2
Cuando escribe palabras en el panel Búsqueda instantánea situado en la parte superior de la ventana principal, se ven los resultados de búsqueda de: (Elija una respuesta).
1. Todos los elementos de Outlook.
2. Solamente tareas y mensajes de correo marcados.
3. Solamente mensajes de correo.
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Prueba 5, pregunta 2: Respuesta
Solamente mensajes de correo.
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Prueba 5, pregunta 3
Cree que un mensaje que está buscando se encuentra en el buzón o en su carpeta Carpetas archivadas abierta. El mensaje puede encontrarse realizando una sola búsqueda. (Elija una respuesta).
1. Verdadero.
2. Falso.
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Prueba 5, pregunta 3: Respuesta
Verdadero.
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Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.