Méthodologie pour la réorganisation des

« espaces partagés » sur les serveurs de

l’entreprise

Retour d’expérience

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Trois mille ans avant notre ère,

les marchands de la ville

d’Ourouk se posaient déjà la

question d’identifier des objets

au moyen de signes durables et

de communiquer ces données.

Ils consignèrent ainsi sur des

tablettes d’argile le premier

système d’écriture.

Février 2016

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés2

Sommaire

Introduction

Présentation synthétique du cas

Démarche

Constats et conséquences

Bonnes pratiques

Repères méthodologiques

Conclusion

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés3

Introduction

Parmi les sujets de préoccupation de nos clients, qui nous interrogent

sur les projets de GED, ECM (Enterprise Content Management),

Knowledge Management (1), archivage électronique… il est un sujet

récurrent, qui pourrait paraître beaucoup plus terre à terre, et presque

« démodé », mais qui constitue une très grosse épine dans le pied pour

les organisations : le classement, la gestion et la recherche dans les

centaines de milliers de documents stockés dans les « espaces

partagés » sur les serveurs bureautiques.

Pour répondre à ces besoins, Ourouk a développé une méthodologie

dont nous présentons ici les grandes lignes, à travers une étude de

cas.

(1) Cf. notre livre blanc sur le KM - http://fr.slideshare.net/Ourouk/ourouk-livre-

blancknowledgemanagementedition2015

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés4

Présentation synthétique du cas

Le client :

Un établissement public autonome sous la tutelle du Ministère

de l’Économie, de l’Industrie et de l’Emploi

Organisé en directions spécialisées et en représentations

régionales qui accueillent le public et les entreprises

Environ 700 collaborateurs

La demande :

Réalisation d’un diagnostic sur l’utilisation des serveurs partagés

de cet établissement

Assistance sur l’organisation documentaire de ses espaces

partagés

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés5

Démarche

Diagnostic

• Etat des lieux de chaque Direction et Service mettant en évidence les convergences et les divergences d’organisation documentaire, les dysfonctionnements et les bonnes pratiques à généraliser.

• Recommandations d’organisation documentaire cible des serveurs

Accompagnement

• Accompagner les entités dans la mise en œuvre d’une nouvelle organisation documentaire en s’appuyant sur les bonnes pratiques définies pour l’entreprise

• Définir la cartographie documentaire de l’entité, le plan de classement et les règles de gestion

• Proposer un plan de migration des données

Guide méthodologique

• Formaliser les orientations retenues à l’issu du diagnostic et éprouvées lors d’un premier accompagnement

• Doter l’établissement d’un outil didactique et illustré : les enjeux de la gestion documentaire, les bonnes pratiques et la démarche de mise en œuvre

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés6

ConstatsSur les espaces partagés

Une masse croissante de documents numériques de tout type,

produits ou collectés, bien que la plupart des documents métier

soient pris en charge par des applications métier

Une organisation documentaire mal maîtrisée

Des plans de classement inexistants ou mal conçus/appliqués

Un taux de dispersion des documents élevé dans des niveaux

d’arborescence trop nombreux

Un nommage des dossiers en fonction de critères non valides ou trop

personnalisés

Une « pollution » des serveurs par des dossiers et des fichiers périmés,

d’anciennes versions non validées et devenues sans objet, des documents

inutiles au-delà du temps de leur lecture initiale…

Une gestion des droits d’accès mal maîtrisée

Difficulté à maintenir une gestion fine des droits d’accès sur la durée, ce qui

nécessite un suivi (par exemple : lors de mouvement de personnel)

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés7

ConstatsSur les pratiques techniques et documentaires

Le collaborateur se retrouve face à une multiplicité d’espaces de

stockage pour lesquels il est en manque de repères quant à la

manière de les utiliser : ordinateur individuel, espaces de stockage

partagés, outils métier…

Une culture documentaire à construire

Pas de vision partagée de la production documentaire et du bon usage des

espaces partagés au sein d’un même service et a fortiori au sein de l’entreprise.

Tendance à la re-création d’un environnement documentaire individuel

Pas de pratique de tri et de nettoyage des dossiers

Tendance à la conservation par manque de temps et/ou de règles pour trier

Une culture technique à affirmer

Des compétences bureautiques et informatiques inégales entre les

collaborateurs

Un manque de connaissance et de compréhension par les utilisateurs de

l’architecture et des procédures techniques (type d’espaces disponibles,

espaces sauvegardés ou non, fréquence des sauvegardes, …) de l’entreprise

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés8

ConséquencesElles sont bien connues…

Redondance de l’information et prolifération des doublons

Cette redondance est favorisée par la facilité d’utilisation de la messagerie

qui permet de diffuser en pièces jointes les documents, ce qui contribue à

leur prolifération

Utilisation d’une mauvaise information

Utilisation d’une mauvaise version de document

Perte d’information

Version la plus à jour d’un document non retrouvée

Perte de temps à rechercher la bonne information

Un frein à la capitalisation de l’information et au travail collaboratif

alors même que la culture collaborative se développe dans un

contexte de mobilité des équipes et d’évolution de l’organisation

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés9

Bonnes pratiques

Une charte des espaces de stockage

Qui indique « quoi classer où » : la charte situe l’espace partagé parmi les

différents espaces de stockage disponibles et donne des règles pour chacun

Un plan de classement plus efficace

Défini pour plusieurs années, reposant sur les activités, les grandes fonctions,

d’une profondeur « raisonnable », facilitant le tri et l’épuration régulière, avec des

noms de dossiers signifiants et sans ambiguïté

Des règles de nommage et de versionning

Le nommage vise à identifier le contenu du document sans l’ouvrir

Une sensibilisation aux bonnes pratiques de gestion documentaire et

à la maîtrise des outils bureautiques et de l’environnement technique

Permet de comprendre l’intérêt de produire et classer correctement les documents

Des règles de tri et de nettoyage sur les espaces partagés

L’administration de l’espace par un gestionnaire

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés10

Repères méthodologiques

Diagnostic

• La phase de diagnostic permet un état des lieux qui se fonde sur le recueil de l’existant et une compréhension fine de l’organisation cliente favorisant par la suite des propositions de solution adaptées prenant en compte ses problématiques

Mise en œuvre d’une nouvelle organisation documentaire

• Définition du projet : prise en compte de l’arborescence existante

• Elaboration du projet d’évolution : plan de classement, matrice de droits, charte de l’espace

• Accompagnement pour la définition du plan de reprise des données

• Atelier de sensibilisation pour présenter le projet, faire partager le bien fondé d’une pratique documentaire commune, faire découvrir des bonnes pratiques et rappeler quelques bases bureautiques utiles à la gestion documentaire

• Accompagnement méthodologique pour la mise en œuvre du nouvel espace

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés11

Repères méthodologiquesMise en œuvre d’une nouvelle organisation

Accompagner au changement

Une nouvelle organisation documentaire

Implique de prendre en compte l’arborescence existante pour en proposer une

nouvelle et de prévoir le plan de reprise des données

Ne peut se faire sans la collaboration du support micro

Implique un travail de sensibilisation des collaborateurs pour leur faire partager le

bien fondé d’une pratique documentaire commune, leur présenter le nouveau

plan de classement et ainsi les faire adhérer au projet

Assurer un changement pérenne

La désignation d’un gestionnaire d’espace référent est nécessaire

pour conserver la clarté des espaces dans la durée. Il est chargé de

Maintenir la qualité de l’arborescence

Favoriser les opérations de tri et d’élimination des dossiers et des documents

Suivre les droits d’accès

Ourouk – Réorganiisation des espaces partagés12

Conclusion

Organiser les espaces partagés, est-ce bien nécessaire?

Non, si les documents utiles à l’activité sont déjà sécurisés dans des

applications ou des référentiels métier

Oui, pour faire évoluer les pratiques documentaires voire techniques des

collaborateurs et les amener à prendre conscience des enjeux d’une gestion

documentaire maîtrisée

Oui, pour aller dans le sens d’un travail plus collaboratif

Oui, pour repérer et rassembler des collections documentaires cohérentes et

ainsi faire émerger des corpus documentaires référentiels

Oui, car la réorganisation des espaces partagés (de nouveaux plans de

classement et une maîtrise des droits d'accès) et le partage de bonnes

pratiques documentaires (règles de nommage, production de métadonnées,

règles de tri et de nettoyage) constituent un préalable à une migration future

vers un outil de GED ou à la mise en place d’un moteur de recherche

transverse