organigramas (noris castillo-unesr)
TRANSCRIPT
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTALSIMÓN RODRIGUEZ”
UNESRNÚCLEO SAN CARLOS
SAN CARLOS ESTADO COJEDES
FACILITADORA PARTICIPANTESLcda. Francy Díaz Torres Castillo Noris 11.962.056
Quintero Paola 24.014.078Caballero Angélica 18.973.214
Gómez Heylin 23.515.168Tejeda Danielis 23.246.455
SAN CARLOS, MARZO DE 2013
1
ÍNDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN 3
1.- ORGANIGRAMAS 5
1.1.- Requisitos que debe tener un Organigrama 5
2.- TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA 5
3.- FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS 6
4.- FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS 7
4.1.- Ventajas del Uso de los Organigramas 8
4.2.- Desventajas del Uso de los Organigramas 8
5.- CLASES DE ORGANIGRAMAS 9
6.- SIGNOS CONVENCIONALES MÁS USADOS 9
7.- EJEMPLOS DE ORGANIGRAMAS 12
CONCLUSIONES 16
BIBLIOGRAFÍA 17
2
INTRODUCCIÓN
La estructura organizacional está conformada por las partes que integran a la
organización y las relaciones que las vinculan, incluyendo las funciones, actividades,
relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y
procedimientos, descripciones de puestos de trabajo, asignación de recursos, y todo
aquello que está previamente definido de alguna manera. Puede tener forma escrita y
pública o no, pero siempre se refiere a procesos, tareas y comunicaciones que habrán
de tener lugar entre sus miembros. Por lo tanto, un plan, un programa, un
presupuesto, un instructivo, las interrelaciones previstas entre el personal, forman
parte de la estructura formal.
Es habitual que se considere equivocadamente a un organigrama como la
estructura de una organización, pero en realidad, si bien muestra la distribución de
actividades, relaciones de dependencia, líneas de comunicación previstas, asignación
de responsabilidades, entre otras, no es más que un modelo de representación
simplificado de la estructura organizacional formal. No obstante es de gran utilidad
para lograr una rápida visualización de algunos aspectos formales sumamente
importantes.
Suele compararse a la estructura formal con el esqueleto de los animales,
entendiendo por estructura, a la anatomía de una organización que proporciona y
contiene las áreas con las que debe funcionar. Por lo tanto, del mismo modo que la
anatomía de un organismo vivo, la estructura de la organización actúa como un
marco. Esta idea está centrada en la diferenciación de áreas, de puestos de trabajo, la
formulación de normas y procedimientos y las relaciones de autoridad.
En este contexto, la estructura, con una definición bastante clara, regula, acota
o reduce la incertidumbre con respecto al comportamiento real de los empleados. La
comparación con el esqueleto animal se basa en el hecho de proporcionar el
fundamento básico alrededor del cual se relacionan y funcionan varias partes o
3
unidades y de proporcionar relaciones y restricciones establecidas y conocidas entre
los miembros de una organización.
El esqueleto es sostén o soporte, pero los órganos de un animal cumplen
funciones indispensables para mantener al organismo vivo. Esto sería el equivalente a
los procesos productivos o administrativos. Ante cambios en las situaciones internas
o ambientales tanto un animal, como las organizaciones adaptan su estructura y
funcionamiento para sobrevivir, o para aprovechar coyunturas favorables. Para que
una administración sea eficiente requiere que su estructura esté equilibrada
internamente y adaptada al ambiente para lograr objetivos, facilitando la realización
de las operaciones conducentes a ello.
4
1.- ORGANIGRAMAS
El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las
ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción práctica. Son la
representación gráfica de la estructura de una organización, en donde se pone de
manifiesto la relación existente entre las diversas unidades que la integran, sus
principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa a cada cargo.
Los organigramas son considerados instrumentos auxiliares del administrador,
sirviéndole de análisis teórico y práctico de la organización. A través de ellos, se fija
la posición, la acción y la responsabilidad de cada servicio
1.1.- Requisitos que debe tener un Organigrama
Un elemento (figuras).
La estructura de la organización (relación o subordinación existentes entre
las unidades organizativas).
Los aspectos más importantes de la organización.
Las funciones.
Las relaciones entre las unidades estructurales.
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.
Las comunicaciones y sus vías (forma en cómo establecen las
comunicaciones).
Las vías de supervisión.
Los niveles y los estratos jerárquicos.
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.
Las unidades de categoría especial.
2.- TÉCNICAS PARA LA CREACIÓN DE UN ORGANIGRAMA
a. Las casillas deben ser rectangulares.
5
b. Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano
inmediato que va a recibir las órdenes del anterior.
c. Las líneas de nivel son siempre horizontales.
d. A las unidades de mando, las líneas de mando les caen siempre en forma
vertical y por el lado superior del rectángulo.
e. Para los organigramas consultivos, la línea que indica su relación de
dependencia, es horizontal, tocándose por los lados menores del rectángulo.
Al construir un organigrama se debe tener presente:
a. Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.
b. Señalar de la forma más completa las relaciones existentes.
c. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en
caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico.
d. Señalar mediante las técnicas de elaboración, las relaciones de:
- Línea o Ejecución: Línea de mando debe caer verticalmente.
- Estado Mayor o Staff: La línea que indica su relación es horizontal.
- Línea Punteada: Para indicar relaciones de Coordinación.
- Línea Quebrada: Representa discontinuidades.
e. Las unidades que no tienen claramente definidas su ubicación
administrativa, pueden colocarse en el nivel especial.
f. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su
inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.
g. Ningún organigrama debe tener carácter definitivo, su verdadera utilidad
está en revisarlo y actualizarlo periódicamente.
3.- FINALIDAD DE LOS ORGANIGRAMAS
a. Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus
respectivos niveles jerárquicos.
6
b. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en
la empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.
c. Muestra una representación de la división de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la compañía.
- Cómo estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
- Cómo la autoridad se le asigna a los mismos.
4.- FUNCIONES DE LOS ORGANIGRAMAS
a. Para la ciencia de la administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las unidades administrativas de la
empresa al reflejar la estructura organizativa y sus características gráficas y
actualizaciones.
b. Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar por su permanente revisión y
actualización (en las empresas pequeñas y medianas, generalmente la unidad de
personal asume esta función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de
los manuales de organización.
c. Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de
descripción y análisis de cargos, los planes de administración de sueldos y salarios y
en general como elemento de apoyo para la implementación, seguimiento y
actualización de todos los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:
- Descubrir y eliminar defectos o fallas de organización.
- Comunicar la estructura organizativa.
7
- Reflejar los cambios organizativos.
4.1.- Ventajas del Uso de los Organigramas
Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga
descripción.
Muestra quién depende de quién.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una
compañía, sus puntos fuertes y débiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de
información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
Son apropiados para lograr que los principios de la organización operen.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a
la organización.
4.2.- Desventajas del Uso de los Organigramas
Muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales significativas y las relaciones de información.
No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería
posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados
de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta forma de medición. Además
si se dibujaran las distintas líneas indicativas de relaciones informales y de canales de
información, el organigrama se haría tan complejo que perdería su utilidad.
Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más
bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,
olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas se
vuelvan obsoletos.
8
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el
status.
5.- CLASES DE ORGANIGRAMAS
a. Según la forma como muestran la estructura son: Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los
directores, expertos y personal del estado mayor.
Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor
importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.
Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en
forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.
b. Según la forma y disposición geométrica de los organigramas, estos pueden
ser:
Verticales (tipo clásico): representa con toda facilidad una pirámide
jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en
una graduación jerárquica descendente.
Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama
vertical, porque representan las estructuras con una distribución de izquierda a
derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el
dibujo sin recuadros, aunque pueden también colocarse las figuras geométricas
Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para
los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de los cuales se
colocan los nombres. Cuando una línea sale en sentido vertical de una línea
horizontal, muestra la autoridad de esta última.
Organigrama circular o concéntrico: Los niveles jerárquicos se muestran
mediante círculos concéntricos en una distribución de adentro hacia a afuera. Este
tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para
disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales.
9
6.- SIGNOS CONVENCIONALES MÁS USADOS
a. Nivel de Autoridad. Ejemplo:
b. Relación de Mando o Jerarquía. Ejemplo:
Las divisiones, son unidades especializadas que corren al mismo nivel de las
líneas horizontal así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen
directamente sobre y en la parte media del recuadro, indican mando.
c. Relación de Apoyo. Ejemplo:
10
Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente, indicará una relación de
apoyo; en el ejemplo, el Consejo General, colocado al lado de la unidad principal,
señala la relación de apoyo.
d. Relaciones de Coordinación. Ejemplo:
Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos, se utilizan para
expresar las relaciones de coordinación.
e. Continuidad de la Organización. Ejemplo:
11
f. Relaciones Especiales. Ejemplo:
La línea quebrada representa alguna relación especial; también se utiliza este
símbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones, para señalar
Dependencias que participan en algún organismo asesor, se coloca un número en su
interior con el objetivo de identificarlos. En el ejemplo anterior, se ha colocado el
número (1) en las Dependencias que pertenecen al Consejo Técnico.
7.- EJEMPLOS DE ORGANIGRAMAS
12
ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTOC.E.I.B. ESTÉFANA GONZÁLEZ
13
Asociación Civil
Subdirectora
DIRECTORA
Coordinadora Pedagógica
Docentes Personal Administrativo
Personal Obrero
Estudiantes
Pasantes
CONSEJO COMUNAL
14
ORGANIGRAMA DEL PLANTEL
---------------
15
ASOC. CIVIL ESCOLAR
DIRECTORA CONSEJO GENERAL DE
DOCENTES
SUB-DIRECTOR
COORD. PEDAGÓGICA COORDINACIÓN
DEP.A.E.B.O.
Personal Docente
Personal Obrero
Estudiantes
Personal Administrativo
Madres Manipuladoras
Docente Especialista
CONCLUSIONES
La organización formal se pone de manifiesto a través de actos y expresiones
de voluntad de quienes ejercen la dirección, sea esta unipersonal, colectiva, o de la
forma que adopte. Esta voluntad determina la línea jerárquica de la organización, las
funciones que se cumplirán, los roles que desempeñarán las personas, los contratos y
normas laborales o reglamentarias específicas que se aplicarán.
Esta construcción deliberada va a dar una ?lógica? a las relaciones, al
funcionamiento esperado para el alcance de los objetivos deseados, que constituye la
esencia del ?envase? o continente en que se van a procesar los vínculos, y tiene un
impacto directo en la cultura de la organización.
En muchas ocasiones, nos vamos a encontrar que debido al tamaño y
características de la organización no existe aún un grado de formalización suficiente,
y por lo tanto lo formal es igualmente bastante informal, no existiendo resoluciones ni
documentos escritos, entre otros. De todas formas, lo que se ha formalizado tanto
como lo que se ha postergado, son todos datos interesantes sobre cómo es la
organización, sobre su estilo particular.
En la pequeña empresa de mantenimiento lo primero que me llamó la atención
fue el orden imperante en el manejo de herramientas, el celo dispuesto para su
cuidado. El ambiente estaba cargado de carteles al respecto, imponiendo de esa forma
una suerte de procedimientos claros para todos. Otra realidad, era el espacio
destinado al vínculo comercial, donde existía un gran desorden y no era raro que se
facturara con errores o se extraviaran documentos, lo que hacía de la tarea del
contador una lucha cotidiana.
16
BIBLIOGRAFÍA
Melinkoff, Ramón V. (1969). La estructura de la organización. Caracas: Universidad Central de Venezuela.
Terry, George (2000). Principios de administración. México: Ediciones Paidós Universitarias.
Riccardi, Ricardo (2001). El manual del director. Madrid: Service Editores S.A.
17