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Optimierung der Instandhaltungsorganisation beim Ruhrverband und Einführung eines

Instandhaltungssystems IMS

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Instandhaltungsmanagementbeim Ruhrverband

� Aufbau und Änderungen der (Instandhaltungs-)Organisationvor/nach 2010

� Historie der Datenerfassung/Untersuchungen

� Einführung des Instandhaltungsmanagementsystems SAP-PM

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Neuorganisation der Hauptabteilungen AB und ZA

RV-Kennzahlen:

� Verbandsgebiet 4485 qkm (Ruhreinzugsgebiet mit Nebenflüssen)

� 69 KA (34 KA mit Faulgasanlage, davon 28 mit BHKW), 117 PW und

rund 550 NWBA im Wassergütebereich

� (Gesamtkosten der (M+E)Instandhaltung rund 8 Mio. € (ohne eigene

Personalkosten)

� Gesamtzahl der MitarbeiterInnen in den Instandhaltungswerkstätten:

60 (80) - Ingenieure, Techniker und Monteure (Schlosser/Elektriker)

� Viele MitarbeiterInnen „nebenberufliche Instandhalter“ auf jeweiliger

Betriebsanlage

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Regionalbereich West

Regionalbereich Mitte

Regionalbereich Süd

Regionalbereich Nord

Regionalwerkstätten

ZW M

Aufbau der Instandhaltungsorganisation vor 2010

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Neuorganisation der Hauptabteilungen AB und ZA

Organigramm, Stand: August 2009

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Neuorganisation der Hauptabteilungen AB und ZA

Ziele der Neuorganisation:

• Die Organisation schlanker aufzustellen

• Bildung von Zentralabteilungen für Aufgabenfelder bei

denen Synergien genutzt werden können

• Definition klarer Zuständigkeiten zur Vermeidung von

doppelten Befassungen und Parallelorganisationen

• Optimierung der Aufgabenwahrnehmung zwischen

Zentralen und dezentralen Organisationsabteilungen

• Kostencontrolling verbessern

7neues Organigramm; ab: Januar 2011

PRPersonalrat

DVDatenverarbeitung

ZEZentrale Dienste, Einkauf

VP Vorstand Finanzen, Personal und Verwaltung

RRecht, Arbeitssicherheit

F Zentralbereich Finanzen

GBGleichstellungsbeauftr.

P ZentralbereichPersonal u. Organisation

LF Zentralbereich Liegen-schaften, Forsten u. Ökologie

IMEInstandhaltungsmanagement Maschinen- u. Elektrotechnik

R-NRegionalbereich Nord

VVVorsitzender des VorstandsVorstand Technik u.Flussgebietsmanagement

ZA Geschäftsbereich Abwasser - Zentrale Planung, Bau und Umwelt

PAPlanungsabteilung

KLKooperationslaboratorium

AB GeschäftsbereichAbwasser – Betrieb

R-WRegionalbereich West

R-SRegionalbereich Süd

Sp Geschäftsbereich Talsperren undStauseen

TG Talsperrenüber-wachung und Geotechnik

MM Mengenwirtschaftund Morphologie

Sp-BBetriebsabteilung

IRInnenrevision

U Unternehmens-kommunikation

BBauabteilung

FMFlussgebietsmanagement

A Administration, Abwasser-abgabe, Abfallwirtschaft

QMQualitätsmanagement

Neuorganisation der Hauptabteilungen AB und ZA

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Neuorganisation der Hauptabteilungen AB und ZA

Regionalbereich West

Regionalbereich Süd

Regionalwerkstätten

ZW IME Regionalbereich Nord

Aufbau und Änderungen der Instandhaltungsorganisation vor/nach 2010

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Instandhaltungsorganisation nach 2010:

� R-N-Werkstatt: 1 Ingenieur, 1 Meister (Schlosser) + 1 Schlosser (Vertr.), 5

Schlosser, 2 Elektriker + 1 Elektrotechniker

� R-S-Werkstatt: 1 Ingenieur, 2 Meister (Schlosser/Elektriker (Vertr.)), 6

Schlosser + 3 Elektriker

� R-W: 2 Werkstätten derzeit im Aufbau befindlich

� Bei allen Rb´s: zusätzlich Techniker und Ingenieure (Fremdvergaben)

� IME: 2 Ingenieure (GL MT + ET), 4 Maschinentechniker, 2+2 (PLS u. Ex-

Spezialist) Elektrotechniker, 27 Schlosser, 15 Elektriker

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Aufgaben der Abteilung Instandhaltungsmanagement

Maschinen- und Elektrotechnik

� Zentrale Koordination der Instandhaltung

� Zentrale Entscheidung über externe Vergaben

� Richtlinienkompetenz für den Einsatz von Maschinen- und Elektrotechnik, um Synergien durch standardisierten Technikeinsatz zu erschließen.

� EDV-gestütztes Controlling der Instandhaltung über die Anwendung eines einheitlichen Instandhaltungsprogramms für den Verband

� Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen

Neben der Instandhaltung erfolgt in dieser Abteilung die Ausbildung für EnergieanlagenelektronikerInnen und KonstruktionsmechanikerInnen, ebenso wie Ausbildungsteilbereiche der Fachkräfte für Abwassertechnik.

Aufgaben der Abteilung IME

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Zusammenarbeit Regionalbereiche / IME

Zusammenarbeit räumlich in der Tiefe gestaffelt:

dezentral: Kläranlagen

regional: Werkstätten der Regionalbereiche R-N, R-S und R-W

zentral: IME

� Optimierung der Aufgabenwahrnehmung zwischenZentralen und dezentralen Organisationsabteilungen

Wartung Inspektion Instandsetzung Verbesserung

Kläranlage

Regionalwerkstätten

IME

Gas, Heizung, BHKW

Zuständigkeitsmatrix

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• Definition klarer Zuständigkeiten zur Vermeidung von doppelten Befassungen und Parallelorganisationen

Fremdvergaben

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� sämtlich Fremdvergaben sollten durch IME erfolgen

praktikable Umsetzung: jeder Auftrag über der Wertgrenze

des/der GruppenleiterIn (3.000,- €) wird im SAP-Workflow als

„dokumentierte Anfrage“ an IME gesendet.

Zur Kostentransparenz geschieht dies auch umgekehrt bei

Aufträgen IME, die bei den Regionalbereichen angefragt

werden.

• Zentrale Entscheidung über externe Vergaben

• Kostencontrolling verbessern

Richtlinienkompetenz

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� technische Standards werden zukünftig federführend durch IME festgelegt

� Die Festlegung erfolgt in Arbeitsgruppen mit den betroffenen Abteilungen

� Die Festlegungen sind für alle Beschäftigten des Abwasserbereichs und

die Planungs- bzw. Bauabteilung bindend

� Ab 01.01.2011 gelten bis zur Überarbeitung die vorhandenen „M-

Standards“, die ins Intranet eingestellt wurden (11 Vorschriften; 129 Seiten)

Richtlinienkompetenz für den Einsatz von Maschinen- und Elektrotechnik, um

Synergien durch standardisierten Technikeinsatz zu erschließen.

Aufbau und Änderungen der Instandhaltungsorganisation vor/nach 2010

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Handlungs-/Klärungsbedarf:

� Rangfolge der Beauftragung außerhalb eindeutiger Zuständigkeiten laut

Matrix (Ortsnähe; Verfügbarkeit von Personal; Orts- und Fachkenntnisse..)

� Schnittstellen zu den Abteilungen Bauplanung und Bauausführung im

Bereich Maschinen- und Elektrotechnik (Umsetzung/Einhaltung der

Standards)

� Schnittstelle zum zentralen Einkauf – Wie sollen Standards bei der

Einstellung von Katalogware eingehalten werden?

� ereignis-, zeit- oder zustandsorientierte Instandhaltungsstrategie nach

Risikobewertung

Historie der Datenerfassung/Untersuchungen

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� Einführung und Auswertung (M-1992) von „Reparaturkarten“ (1988 – 1990) –

Anlagenstruktur in 4 Ebenen; Instandhaltungserfassungskarte; Auswertung zu

Schadenshäufigkeit/-kosten

� Vermerk 1998 „Ausführung und Vergabe von Instandhaltungsarbeiten…“

� Kose I (2005) – Zuständigkeitsmatrix; Strategieänderungen; Standardisierung;

Lagerhaltung

� AG Betriebsuntersuchung (2006) – 20 Handlungsempfehlungen, u.a. Stärkung

Regionalwerkstatt R-N und R-S (ET), Zuständigkeiten, IIS, Buchungspraxis….

� IIS (2006) – Testphase M und R-N

� Pilotprojekt SAP-PM (2008) - Aufwand und Effekte nicht wirtschaftlich

� 2 Untersuchungen INFA (2007 und 2009) – kaum konkrete Handlungsempfehlungen

Historie der Datenerfassung

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Einführung und Auswertung (M)von „Reparaturkarten“ (1988 – 1990)

=> Reparaturkarte und AnlagenstrukturierungBasis für alle folgenden Projekte

Historie der Datenerfassung/Auswertung

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Was ist ein Instandhaltungs-managementsystem (IMS)?

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Technisches Anlagenmanagement

�Gerätestammdaten

�Handbücher

�Checklisten

�Wartungs- und Inspektions-

anforderungen

�Gewährleistungsinformationen

�Serviceverträge

�Kaufdatum

�zu erwartende Lebensdauer

Auftragsmanagement

�Auftragsart (Wartung, Inspektion, …)

�Ersteller („Auftraggeber“)

�Verantw. Arbeitsplatz („Auftragnehmer“)

�Start- und Endetermin

�Vorgänge (Aufgaben + Materialien)

�Auftragsinformationen (Fotos, Checklisten, Gefährdungshinweise…)

�Rückmeldung Aufwand (Arbeitszeit, Materialverbrauch, Fremdleistungen)

�Rückmeldung Anlagenzustand

Instandhaltungsmanagementsystem (IMS)

„Herzstück“ des IMS ist das Auftragsmanagement

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Instandhaltungsaufträge historisieren

Instandhaltungs-aufträge planen und disponieren

Auftragsdurchführung

Auftragspflege/-steuerung

Auftragsplanung/ -vorbereitung

Auftragsmeldung

Kaufmännische Auftragsrück-meldung (Analyse/

Auswertung)

Anlagen-/ Netzzustand

bewerten und Aufträge

optimieren

„Technisches Controlling“

Prozessüberwachung

Kostenkontrolle

Störmeldungen entgegen-nehmen

Technische Auftragsrückmeldung (evtl. Auftragsanbahnung für

Folgemaßnahmen

Auftrags- u. Bestandsdokumentation

Vorteil des IMS

� Der entscheidende Vorteil des IH-MS gegenüber der konventionellen

Instandhaltungspraxis ist die Verknüpfung von auftragsbezogenen

Informationen mit den anlagen- /netz-bezogenen Informationen,

� Erst durch diese Verknüpfung wird es möglich, die Instandhaltungs-

tätigkeiten systematisch am tatsächlichen Ist-Zustand der Anlagen und

Netze zu orientieren

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Ziele mit der IMS Einführung

Organisatorische Optimierung

� Erhöhung der Auftragstransparenz

� Priorisierung von Instandhaltungsaufträgen

� Verwaltung sämtlicher Inspektionspflichten (Verkehrssicherung, SÜVKan …)

� Vereinfachte Erstellung von Prüfberichten

� Einheitliche und einfache Handhabung des IMS

� Erhöhung der Rechtssicherheit

Technische Optimierung

� Schwachpunktanalyse für Aggregattypen (Ursachen)

� Vereinheitlichung der technischen Anlagenstammdaten

� Leichte Findbarkeit von Anlagen im System für Mitarbeiter vor Ort

Kostenoptimierung

� Auftragsbezogene Erfassung von Arbeitszeit, Material und Fremdleistungen

� Optimierung des Ressourceneinsatzes

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IMS Projektorganisation

Projektleiter:Herr Renner (IME)

Mitglieder des Projektteams:� Herr Böhnen (R-S)� Herr Hanka (WVER)� Herr Jakubczick (confideon)� Herr Dr. Kruse (R-N)� Herr Peters (DV)� Herr Rath (R-W)� Herr Ruchay (WVER)� Herr Seidel (QM)� Herr Derstroff (IME)� Herr Burghardt (IME)

Lenkungskreis (LK)• legt Projektziele fest• entscheidet

Kern-Projektteam• erarbeitet Konzept• bereitet Entscheidungen vor• führt SAP PM ein

Projektleitung� leitet� plant (Zeit- und Budget)� organisiert� koordiniert� berichtet an LK

Beraterteam� bereitet Workshops vor� berät� hält Rahmentermine nach� protokolliert� dokumentiert

R-N

R-S

R-W

QM

IME

Enge Einbeziehung

PR

DV

F

ZE

Sp-B

B

Experten-wissen

LF

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Rahmenterminplanung für IMS Einführung

10/2011 – 12/2011 Erstellung IMS Organisationskonzept

11/2011 – 06/2012 Bereitstellung und Optimierung der IT Systeme und Infrastruktur(SAP Lizenzen, Performanceoptimierung IT-Netz etc.)

11/2011 – 10/2012 mehrstufige projektbegleitende Durchführung von SAP PM Schulungen

01/2012 – 03/2012 Erstellung Fachkonzeptes/ Lastenheftes für Umsetzung in SAP PM= SAP Business Blueprint

01/2012 – 04/2012 Erfassung der einheitlichen Technischen Platz Struktur in SAP PM für mind. 14 Pilotanlagen (mit Erfassungs-Datenbank des WVER)

01/2012 – 06/2012 Erfassung der wichtigsten Equipmentstammdaten für die einzelnen technischen Anlagen zunächst für mind. 14 Pilotanlagen

05/2012 – 08/2012 Erarbeitung der Wartungspläne für die einzelnen technischen Anlagen für mind. 14 Pilotanlagen

04/2012 – 09/2012 Customizing SAP System und Realisierung Schnittstellen

09/2012 – 12/2012 Inbetriebnahme IMS RV für mind. 14 Pilotanlagen