opstellen van een ict-masterplan

Opstellen van een ICT-masterplan.

Opstellen van eenICT-masterplan

Het gevolgde traject in de gemeente Kapellen

Leon BrooymansDiensthoofd ICT

[email protected]

27 april 2006

mailto:[email protected]


Gemeente Kapellen

• Oppervlakte : 3.578 ha• Inwoners : +/- 26.000

1 administratief centrum; 8 verbonden externe locaties (waarvan 4 BILAN)

• ICT : +/-130 pc (vnl. Ms Win XP; Ms Office 2003) 8 servers : (3 Win2003; 3 UNIX; 1 AS-400; 1 Linux) 2 FTE


Traject in drie fasen

• FASE IProjectafbakening en planning

(projectcontract)doel

• FASE IIDiagnose huidige toestand (AS-IS) en SWOT-

analysedoel

• FASE IIIOntwikkeling van het ICT-masterplan (TO-BE)


Fase 1 : Het projectcontract• Op papier

Projectdefinitie Projectafbakening Omschrijven van de doelstellingen Organisatie, verantwoordelijkheden en taakverdeling

- Stuurgroep- Individueel

Projectplan met mijlpalen (= tijdsbalk) Kritische succesfactoren, ev. risico’s, problemen

• Kick-off meeting


Het projectplan


Fase 2 : Diagnose huidige toestand (AS-IS)• Inventarisatie

HardwareSoftwareNetworking(Onderhouds)contracten,

aankoopdossiers…Financiële aspecten


Fase 2 : Diagnose huidige toestand (AS-IS)• Interviews met diensthoofden en

sleutelpersonen binnen de dienstenVoorbereid !Apart per dienst65-tal vragen inzake huidige werking,

knelpunten, behoeften, communicatie binnen een e-gov visie

Verhouding t.a.v. ICT-dienst


Fase 2 : Voorbeeld van vragen i.f.v. de interviews• Welke taken worden uitbesteed aan externen of andere gemeentelijke

diensten (aard, frequentie, jaarlijkse ordegrootte) ?• Met welke externe partners staat u in contact, welke gegevens wisselt u

met deze externe partners uit ? Is deze informatie elektronisch beschikbaar ?

• ICT biedt diverse communicatiekanalen aan. Welke gebruikt u ? Ondervindt u hierbij problemen ?

• Hoe organiseert u de communicatie met de burger ?• Hoe behandelt u klachten/meldingen ?• Welke zijn veelvuldige optredende storingen/vertragingen (interne

doorstroming, kwaliteit informatie enz.) ?• Welke zijn uw verwachtingen en wensen omtrent het gebruik van digitale

kaarten en GIS ? Over welke geografische informatiebronnen beschikt u ?• Welke bijkomende apparatuur en/of software dient voorzien te worden en

welke behoeften kunnen hiermee ingevuld worden ?• Beschikt u voor de medewerkers van uw dienst over een opleidingsplan

m.b.t. het gebruik van informatica ?• Wat zijn uw ervaringen over de dienstverlening van de interne ICT-dienst ?


Fase 2 : SWOT-analyse

• Per interview opdeling van de bevindingen in 4 blokken :SterktesOpportuniteiten/behoeftesZwaktesBedreigingen/risico’s


Fase 2 : Voorbeeld opdeling bevindingen (SWOT)


Fase 2 : SWOT-analyse

• Bundeling vaststellingen interviews• 4 blokken (opgesplitst

dienstoverschrijdend en dienstgebonden) :SterktesOpportuniteiten/behoeftesZwaktesBedreigingen/risico’s

• Bevindingen m.b.t. ICT-dienst


Fase 2 : Voorbeeld bundeling Sterktes (dienstoverschrijdend)• Upgrade hardware en bureautica-software (2004)• Intranet (2004)

Personeelsinfo Dienstnota’s…

• Intern e-mailsysteem en mogelijkheden outlook• Website (informatie naar bevolking)• Voldoende aanbod communicatiekanalen naar de burger• Kwaliteit en ondersteuning toepassingssoftware (globaal gezien

behoudens documentatie)• Eigen initiatieven binnen de clusters/diensten

Wordt aan organisatie gewerkt vb. projecten, overleg Opstellen draaiboeken, handleidingen, kwaliteitshandboeken

• Verbinding externe diensten – AC (Administratief Centrum)• Consultatiemogelijkheden financiële pakketten door alle diensten• …


Fase2 : Voorbeeld bundeling Zwaktes (dienstoverschrijdend)• Geen beleid rond opstarten overkoepelende dossiers, geen

leidraad, afspraken, structuur• Veelal ondermaatse handleidingen of helpfuncties van

software-pakketten vooral na wijzigingen/upgrades• GIS :

Afwezigheid GIS-beleid, niet deelnemen overkoepelend en intergemeentelijke overleg (cfr. GRB)

Gebrek GIS-kennis en ondersteuning• Afwezigheid bepaalde skills m.b.t. plan- en projectmatig werken• Geen beleid rond klachtenbeheer

Enkel beleid rond bepaalde klachten (vb. belastingen, meldingsfiches website, aangetekend schrijven)

Meestal ad hoc aanpak op niveau dienst Willekeur diensthoofd m.b.t. melding aan beleid

• Weinig opvolging rond opleidingen, niet werkend of bestaan niet bekend van een vormingsplan


Fase 2 : Voorbeeld bundeling Opportuniteiten/behoeften (dienstoverschrijdend)• Centrale agenda• Opleidingen

Bureautica-toepassingen Opfrissing software-pakketten (beperkt – op maat) Meer halen uit databestanden Kennisoverdracht bep. handelingen, werking programma’s

• GIS : Cluster TD

- Verdere uitbouw en beleid (cfr GRB) !!- Opleidingen- Uitbreiding datalagen en beschikken over nieuwe bestanden : vb. wegen-en rioleringsnetwerk,

patrimonium, kadastrale gegevens gekoppeld aan bevolkingsgegevens- Ontwerpen GIS-compatibele plannen in eigen beheer (cfr. opleiding)- Uitwisseling GIS/CAD compatibele gegevens

Overige diensten- consulteren relevante informatie (niet beheer)- Beschikken/ontwerpen eigen bestanden

– Brandweer : bluswatervoorzieningen, preventiedossier– Gezinsdienst : verspreiding onthaalouders

• Tools voor projectmatig en planmatig werken• Centrale planning


Fase2 : Voorbeeld bundeling Risico’s (dienstoverschrijdend)

• Bepaalde programma’s, handelingen door te weinig medewerkers gekend (vb. Cultuurdienst)

• Hier en daar eigen programma’s of lijsten in gebruik zonder documentatie vb. magazijn en economaat (Access), Financiën (Excel)

• Onvoldoende personeel voor input of voor opvolging van nieuwe geautomatiseerde systemen (Jeugddienst, Technische dienst)

• (vaak van de zelfde personen weerstand bij veranderingen of vernieuwingen)

• …


Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE)• Identificatie van meest uiteenlopende ICT-projecten

(ook kleinschalig) en aandachtspunten op basis SWOT-analyse (totaal : +/- 35)

• Voorbeelden : Dossieropvolging Patrimoniumbeheer (technisch) Klachtenbeheer Inventarisatie en beheer huurcontracten/onderhoudscontracten Globale back-up oplossing Bijkomende aansluitingen externe locaties Reservatiepakket vergaderzalen, dienstwagens, audiovisueel

mat. Ticketingsysteem …

• Een eerste selectie door de stuurgroep op basis criteria


Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE)• Zoveel mogelijk bundeling van

weerhouden projecten en aandachtspunten tot logische gehelen

• Voorbeeld :Facility Management

- Patrimoniumbeheer- Inventarisatie, beheer contracten (huur,

onderhoud)- Klachtenbeheer


Fase 3 : Identificatie ICT-projecten (TO-BE)• Concretiseren van de belangrijkste projecten• Opstellen van projectfiches

DoelstellingenRisico’sRandvoorwaardenBudgettaire elementen

• Oplijsten bestaande periodieke investeringen (servers, upgrades, onderhoud….)


Fase 3 : Prioritisering ICT-projecten• Prioritisering door de stuurgroep van de

verschillende ICT-projecten

• Onderverdeling naar :Strategische projectenPrioritaire projectenUitbouw van de basisinfrastructuurNiet-prioritaire projecten


Strategische en prioritaire projecten Kapellen

• Dossierbeheer• GIS• Reserveringssoftware• Facility Management

• Centraal agendabeheer• Digitale archivering

registers burg.stand.• Upgrade

bibliotheeksoftware• Draadloos gemeentelijk

netwerk

Strategisch Prioritair

Uitbouw van een performante en stabiele basisinfrastructuur


Fase 3 : Kritische succesfactoren• Veranderingsmanagement

Personeelsomkadering- GIS coördinator- Projectverantwoordelijke bij complexe projecten

(die voldoende vrijgesteld wordt) Info & opleiding

• Uitbouw van een accurate ICT-ondersteuning- Voldoende opleidingsmogelijkheden- Inkoop van externe expertise- Implementatie van een helpdesksoftwaresysteem- Structureel ICT-overleg op management niveau


Fase 3 : opstellen ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning• Vertalen van alle bevindingen in het ICT-

masterplan Inleiding en visie Managementsamenvatting Projecten

- Strategisch – Prioritair - Niet-prioritair - Basisinfrastructuur Per project :

- Projectafbakening/opportuniteit- Pro / Contra- Standpunt stuurgroep- Planning en budgettaire weerslag

Kritische succesfactoren Aanbestedingsstrategie Besluit


Fase 3 : opstellen ICT-masterplan en budgettaire meerjarenplanning• Budgettaire meerjarenplanning

Gedetailleerde lijst met totale kost voor:- Eénmalige investeringen voor alle (deel)projecten

– Aankoop hard- & software– Opleidingen

- Alsook alle terugkerende uitgaven– Opleidingen– Onderhoudscontracten– Raming verbruiksmaterialen– Etc.

Per jaar raming (Kapellen 2006 – 2010)


Voorbeeld projectomschrijving uit het ICT-masterplan


Voorbeeld uit budgettaire meerjarenplanning


Fase 3 : Voorstelling en terugkoppeling• Voorstelling ICT-masterplan en budgettaire

meerjarenplanning aan het college van Burgemeester en Schepenen

- Aangepaste presentatie, gericht op – Wat is de toegevoegde waarde ?– Wat zijn de risico’s ?

• Terugkoppeling naar de diensten- Aangepast prestatie, gericht op

– Welke projecten zijn weerhouden en wanneer komen deze ten uitvoering

– Voorziene maatregelen in het kader van veranderingsmanagement


Nabeschouwingen

• Arbeidsintensief• Enkel zin als gedragen en inbreng door

management• Belang stuurgroep• Betrekken alle diensten• Hulpmiddel naar begrotingsopmaak• Geen bijbel


Vraag en antwoord

opstellen van een ict-masterplan

Documents