2

El presente material está elaborado con fines puramente académicos y de orientación general. La mayoría de las imágenes pertenecen a fuentes externas y fueron obtenidas de la Internet, a través del servicio de búsqueda Google-Image, para ser usadas como ilustración y decoración. Office Administrator es una publicación gratuita.

Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.

3

4

5

En otras ocasiones hemos

hablado de cómo la Tecno-

logía de la Información y

las Comunicaciones han

modificado el estilo de vida

de las personas y la forma

de hacer negocios de las

organizaciones.

Este último aspecto abarca

el lugar desde donde hacen

se están haciendo importantes negocios, ya sea la cocina de la casa, o en una

playa lejana a orillas del mar; cualquier lugar desde donde la comunicación

Wireless o Wi-Fi, nos permita mantener el contacto.

Pero este cambio de ambiente, esta flexibilidad, le exige al colaborador una dosis

extra de organización y `responsabilidad ,que le permitan cumplir con sus

funciones, efectiva y eficazmente, ya que estos nuevos espacios de negocios

están plagados de agentes desperdiciadores que pueden distraerle,

significativamente, del cumplimiento de sus labores.

Si ha decidido establecer su oficina fuera de los límites formales de una empresa,

primero es necesario que cuente con la comprensión de toda la familia; delimite su

espacio de trabajo y el tiempo que le dedicará;, establezca una rutina de trabajo

que le permita medir su desempeño y alcanza sus objetivos.

Un aspecto que generalmente se nos escapa durante las

clases y prácticas modernas de Técnicas de Oficinas es el

concerniente a la seguridad que debe mantenerse, no sólo

con ciertos documentos, sino también, con algunos

utensilios de uso diario, quizás por el mismo hecho de ser

tan comunes y familiares.

Este es el caso de la papelería membreteada, los sellos, los

distintivos de seguridad, etc,; cuya forma de uso y cuidado,

debe estar establecida en el Manual de Procedimientos de

la Oficina, y los cuales, por norma general::

No pueden estar al alcance del público;

Su transferencia de lugar, principalmente fuera de la

oficina, deberá ser aprobada por el administrador de la

misma y quedar documentada para futuras referencias y,

de ser necesario, el establecimiento de

responsabilidades;

Su guarda es responsabilidad de la Secretaria/

Administradora de Oficinas a quien le han sido

asignados.

En el caso de la Papelería Membreteada (papel,

sobres, tarjetas profesionales, talonarios ) no pueden

ser entregados en blanco (sin usar ) a personas ajenas

al personal de la organización, a menos que esto haya

sido autorizado por el ejecutivo de la oficina;

Los sellos institucionales, como su nombre lo indica,

deberán usarse sólo para comunicaciones oficiosas de

las organizaciones, mientras que los correspondientes a

la firma del ejecutivo sólo se utilizan en aquellas

comunicaciones que no puedan ser firmadas de orden

por otra persona y, como es lógico, previa su

autorización

6

Una parte importante de la gestión de la imagen empresarial descanse sobre su sistema de comunicación y de manera muy especial sobre su Correspondencia. Aunque la Tecnología de la Información, con el Internet y las

Redes Sociales, ha ganado un espacio preponderante dentro de

los Sistemas de Administración de la Información y las

Comunicaciones de las organizaciones, no hay dudas de que la

Correspondencia Empresarial sigue siendo vital en el proceso de

Administración de las Relaciones con los Clientes.

Es por esto, que los ejecutivos deben ser muy cuidadosos en cuanto a la calidad de los trabajos que rubrican, teniendo en consideración que, a través de ellos se está transmitiendo una Imagen de la Empresa y de él, que pudiera resultar adversa. En el caso específico de las Cartas Organizacionales, tan

importante como el cuidado del Fondo; o sea, su redacción, el uso

de reglas gramaticales y ortográficas, etc.; lo es, el de su Forma: el

estilo/formato elegido, los tipos de puntuación, el tipo de papel, la

elaboración de los sobres, etc., todo lo cual conforma la parte

estética del trabajo.

No es raro recibir Cartas carentes de un estilo definido, o con sus componentes mal organizados; pero lo cotidiano de este hecho no nos puede hacer olvidar, que en éstas está envuelta la representación de la organización, y que pueden permitirle al destinatario, inferir que la empresa que la envía carece de las bases profesionales necesarias para ser medianamente competitiva; ya que parecería que no posee el personal requerido para ocupar puestos esenciales. El cuidado de estos aspectos forma parte de la Gestión de las

Comunicaciones e Imagen Organizacional, y debe ser

estratégicamente delineado y estructurado por la gerencia, a

través de políticas y manuales de procedimientos que pauten

todo lo referente a la Administración de su Correspondencia.

Pero lo más importante de este aspecto, es que los ejecutivos

deben asegurarse de que todos los colaboradores estén fami-

liarizados con estos lineamientos y los apliquen, para

garantizar así que se esté transmitiendo, adecuadamente, la

Identidad real de la Empresa.

PARTES DE UNA CARTA

Los elementos de una carta, tienen su lugar en específico, lo

mismo que el espaciado que debe dejarse entre uno y otro es

invariable.

7

Estilos de Cartas Organizacionales.

8

Es la relación existente entre la cantidad de energía consumida y los

productos y servicios finales obteni-

dos. Se puede optimizar mediante la

implementación de diversas medidas e inversiones a nivel tecnológico, de ges-

tión y de hábitos culturales en la

comunidad.

la empresa LG Electronics, ha propuesto un

ecocelula con panel solar que le permite rea-

lizar una carga de emergencia.

Como parte de su programa

“Life´s Good when it´s Green”,

9

El éxito de un evento empresarial, o de cualquier tipo, puede estar en pequeños detalles que agreguen valor a la experiencia de los participantes. Es por esto, que la creatividad e innovación, deben estar presentes, a la hora de programar un evento, Recuerde que el grado de atención de las personas ha disminuido en intensidad y tiempo, por lo que se deben poner en práctica todos aquellos recursos que contribuyan a captar el interés de los asistentes. Desde una decoración temática, los recordatorios, hasta la forma de los ponentes hacer su presentación, son aspectos que pueden ser gestionados de manera tal que impidan al participante olvidar el motivo de su asistencia a determinado evento. A la hora de inventar o crear, las opciones se vuelven ilimitadas y usted habrá logrado posicionar el motivo de su evento en la mente de los participantes.

Este sector del turismo está compuesto por los viajes a Congresos,

Ferias, Exposiciones y los de incentivo.

Los viajes de inventivo son aquellos utilizados por las organizacio-

nes como instrumento de motivación, tanto para sus colaboradores

como para sus clientes.

Tradicionalmente han sido muy utilizados por los laboratorios y fir-

mas farmacéuticas como una forma de agradecer a sus clientes la

preferencias de sus productos a la hora de hacer una prescripción.

Cuando se trata de los empleados, estos viajes no tienen como único

fin el esparcimiento, ya que la diversión se combina con una serie de

actividades paralelas, estratégicamente planeadas, para el alcance de

algún fin específico; como sería el aumentar su desempeño y

permitirle desarrollar con sus compañeros, unas relaciones

interpersonales más positivas, pero por medio de una convivencia

alejada del espacio de trabajo..

En resumen, la finalidad de los Viajes de Incentivo es maximizar las

capacidades, tanto de los colaboradores como de los clientes, a

través de una experiencia única, rica en opciones y de gran utilidad

personal y organizacional.

10

11

12

Masstige es una estrategia de mercado que en muchas ocasiones ha sido utilizada por grandes firmas y que consiste en combinar el mercadeo masivo con el de prestigio para generar nuevas oportunidades de venta. En éste converge el prestigio de una marca élite, comúnmente inasequible a la generalidad del gran público, con un punto de venta altamente visitado.

Un ejemplo de este tipo de marketing lo hemos visto en nuestro país, a través de la realización de dos exitosas Campañas: “Orgullo de Nuestra Moda” con la asociación de destacados diseñadores nacionales (Leonel Lirio, Jenny Polanco, Gutiérrez-Marcano) a línea de Supermercados JUMBO para llevar sus colecciones a grandes grupos de consumidores, a buenos precios; y “Orgullo de Mi Tierra”, proyecto a través del cual Centro Cuesta Nacional (CCN) lleva a sus clientes a descubrir el talento de las diferentes provincias y municipios del país.

Como lo reflejan los niveles de ventas, esta estrategia ha demostrado ser efectiva y de ella se han derivado otros beneficios tanto para la marca como para los puntos de ventas:

1. Aumento del tráfico de clientes en los almacenes;

2. Fidelización hacia las marcas ofrecidas por el supermercado;

3. Democratización de la moda;

4. Oferta de productos diferenciados;

Permiten la activación de otros sectores conexos del mercado que pudieran estar en recesión

debido a la crisis económica, como son: los medios de comunicación, publicitarias, talleres de

manufactura, centros de costura, textileras, entre otros.

También, este tipo de marketing permite, tanto a la marca como a los puntos de ventas, tener ac-tualizadas las bases de datos de los clientes y sus tendencias de consumo para la creación de futu-ras campañas; además, de que se han convertido en la oportunidad perfecta para incentivar la in-dustria nacional, lo que como una ventaja adicional permite la reducción de los costos de produc-ción y distribución.

El Mercado del Lujo Moderno, plantea diferencias

muy características en aspectos primordiales para el

Mercado del Lujo Tradicional, las cuales han

permitido, incluso, identificar las diferentes formas en

que este nuevo mercado se acerca a sus consumidores.

Silverstein, bautizó una de estas formas con el nombre

de “TRADING UP”.

El Trading Up, no es más que tomar una serie de

productos de consumo masivo, fabricados en serie, y

añadirles ciertas características de los artículos de lujo,

acercándolos así a ese nivel de exclusividad.

Existe otra tendencia, otro tipo de este nuevo mercado,

que parte de los propios fabricantes de lujo y que

es definido como el lujo de precio bajo para el gran público. En este caso, las

marcas crean apéndices o extensiones, a través de las cuales ofertan sus productos o

servicios a precios más asequibles.

Es un tipo de lujo mucho más responsable socialmente; enfocado en la vida

saludable, la ecología, la seguridad ambiental y la tecnología; con cada compra, los

nuevos consumidores de estos bienes buscan alcanzar una experiencia gratificante.

13

14

En muchos aspectos, nuestra sociedad está siendo víctima de su propio desarrollo; tal es el caso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, las cuales han permitido que se multiplique en gran medida el volumen de la información que, diariamente, tenemos que manejar dificultando nuestra capacidad de análisis para la determinación efectiva de su utilidad. Este es un caso que evidenciamos, por ejemplo, cuando tenemos que realizar una búsqueda en la Internet; en cuanto realizamos nuestra solicitud recibimos como respuesta, miles y hasta millones de páginas , de las cuales, una gran cantidad nos resultan inservibles y haciéndonos desperdiciar tiempo valioso en un proceso de discriminación que en muchos casos nos resulta eterno. Para evitarnos más frustraciones en este aspecto, podemos poner en práctica una serie de sencillos consejos que nos ´harán más fácil el proceso de encontrar lo que realmente queremos: 1. Trate de hacer su búsqueda lo más precisa y exacta

posible; para esto, utilice las comillas para encerrar la frase o palabra que está buscando: ¨blog administra-ciondeoficinas¨

2. Si desea que en sus resultados aparezcan determinadas palabras; puede colocar el signo de suma (+) delante de la palabra que desea encontrar: +administración +oficinas +secretariado.

3. Si por el contrario, no desea que ciertas palabras aparez-can en sus resultados; coloque delante de ellas el signo de resta (-): -rosa –internacional –elevador.

4. Si busca la definición de alguna palabra, asegúrese de es-cribir delante de ella cualquiera de las palabras: defi-nir, concepto o definición

5. Si desea conocer el tiempo o el clima de una ciudad o país, escriba las palabras time o weather seguidas del signo + y la ciudad que le interesa: time + Santiago, weather + Santo Domingo; time + San Juan Puerto Rico; weather + San Juan Puerto Rico.

Finalmente, no tema utilizar el sistema de Búsqueda Avanzada que les proporcionan los diferentes buscadores, los cuales les permitirán delimitar su rango de interés para asegurarse de que sus resultados sean mucho más acertados.

Ya no es necesario estar frente al computador para acceder a nuestras informaciones; a través de la aplicación de Escritorios Remotos, la cual viene incluida entre los Accesorios del Sistema Windows, los usuarios pueden establecer una comunicación a distancia entre el equipo que esté usando y aquel en el que tenga los documentos que quiera visualizar; permitiéndole, modificar documentos, transferir archivos y compartir informaciones en tiempo real . Para esto es necesario que ambos equipos tengan configurado, en el caso de sistemas Windows, el programa Remote Desktop MS Windows o Terminal Service; contar con las cuentas y permisos adecuados, y tener acceso a Internet o a un sistema de redes LAN. Si su sistema es diferente al Windows, en el mercado encon-trará toda una serie de protocolos y servidores que le permitirán una efectiva utilización de esta aplicación, como serían: el Protocolo VNC y sus derivados; los servidores RDESKTOP para equipos con Linux; el XRDP para Win-dows, Linux, Mac, Solaris, etc., los cuales utilizan el protocolo RDP; y el X11 de Windows para ser utilizado con Unix. Esta aplicación viene a sumarse a las opciones tecnológicas, que han permitido a las oficinas abandonar el encierro y operar desde cualquier punto.

15

16

17