obowiązki beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie. analiza umowy:
DESCRIPTION
Sprawozdawczość i monitoring projektów współfinansowanych z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Obowiązki Beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie. Analiza umowy:. 7 grudzień 2011. Trwałość projektu Procedura promocji Realizacja celów, produktów i rezultatów projektu - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
Obowiązki Beneficjenta wynikające z umowy o dofinansowanie. Analiza umowy:
• Trwałość projektu• Procedura promocji• Realizacja celów, produktów i rezultatów projektu• Terminy realizacji projektów• Terminy i sposoby przechowywania dokumentów
2 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
3 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
4 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
§ 16.Trwałość Projektu
1. Beneficjent zobowiązuje się do zapewnienia trwałości Projektu, w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia 1083/2006, w okresie 5 lat od daty zakończenia realizacji Projektu, pod rygorem obowiązku zwrotu środków. 2. Beneficjent niezwłocznie informuje Instytucję Wdrażającą o wszelkich okolicznościach mogących powodować zasadniczą modyfikację Projektu.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
5 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
§ 18.Informacja i promocja
1. Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację projektu w ramach POIiŚ, zgodnie z wymogami określonymi w rozporządzeniu 1828/2006, Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach NSS 2007-2013, Zasadach promocji projektów dla beneficjentów POIiŚ 2007-2013 oraz innych dokumentach określających zasady informacji i promocji projektów dla beneficjentów. 2. W celu zapewnienia społeczeństwu prawidłowej informacji na temat unijnego źródła dofinansowania i wkładu w realizowany Projekt w ramach PO IiŚ, Beneficjent wyraża zgodę na wykorzystanie powyższej informacji przez IW, IP i IZ.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
6 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
- § 4 umowy o dofinansowanie
• „Beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym zakresie, zgodnie z Umową i jej załącznikami, z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. Beneficjent zobowiązuje się w szczególności do przestrzegania;
• - zasad polityk wspólnotowych, które są dla niego wiążące, w tym przepisów dotyczących konkurencji, pomocy publicznej, udzielania zamówień publicznych, ochrony środowiska, oraz polityki równych szans;
- wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego wydanych na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy. Beneficjent jest zobowiązany do stosowania wytycznych w wersji obowiązującej na dzień dokonywania odpowiedniej czynności lub operacji związanej z realizacją Projektu.”
- http://www.pois.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx- http://pois.nfosigw.gov.pl/dokumenty-i-wytyczne/dokumenty-dla-beneficjenta-i-zalecenia/
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
7 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
§ 14.Ewidencja księgowa i archiwizacja danych
1. Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia dla Projektu odrębnej informatycznej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji i poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem, oraz dokonywania księgowania środków zgodnie z obowiązującymi przepisami.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
8 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
2. Beneficjent zobowiązuje się do archiwizowania w wersji papierowej lub na informatycznych nośnikach danych i przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji wszelkich danych związanych z realizacją Projektu, w szczególności dokumentacji związanej z zarządzaniem finansowym, technicznym, procedurami zawierania umów z wykonawcami, przez okres co najmniej 3 lat od daty zamknięcia PO IiŚ. Instytucja Wdrażająca poinformuje Beneficjenta o dacie zamknięcia PO IiŚ. 3. Z uwzględnieniem ust. 2, w przypadku Projektu, w którym występuje pomoc publiczna obowiązek, o którym mowa w ust. 2 trwa 10 lat od dnia udzielenia pomocy publicznej.164. Beneficjent zobowiązuje się do przekazywania Instytucji Wdrażającej, na jej żądanie, wszelkich danych związanych z realizacją Projektu.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
Harmonogram działań jako narzędzie planowania, monitoringu, kontroli i zarządzania
9 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011
Praktyczne przykłady stosowania harmonogramu m. in. Wykresu Gantta jako narzędzi do planowania kontroli i zarządzania.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
Sprawozdawczość projektowa
• Omówienie podstawowych zasad sporządzania sprawozdań, wzory i rodzaje sprawozdań
10 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
11 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
• Obowiązki beneficjenta w zakresie sprawozdawczości określa umowa lub decyzja o dofinansowaniu, uwzględniająca minimalne wymogi.
• Funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta spełnia wniosek o płatność, w części dotyczącej przebiegu realizacji projektu. Dokument ten łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach projektu z opisem rodzaju działań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Połączenie tych dwóch informacji pozwala na sprawne monitorowanie postępów w realizacji projektu, z potwierdzeniem zasadności poniesionych wydatków, pokazuje przełożenie dokonywanych rozliczeń finansowych na uzyskane rezultaty projektu. Wzór wniosku beneficjenta o płatność wraz z instrukcją jest dostępny na stronie internetowej www.pois.gov.pl w zakładce Dokumenty i wytyczne /Wzory dokumentów / Wniosek o płatność.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
12 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Terminy sprawozdawczościBeneficjent:•beneficjent co najmniej raz na trzy miesiące sporządza i przekazuje do IW wniosek o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, biorąc pod uwagę datę podpisania umowy / decyzji o dofinansowaniu. Wzór wniosku beneficjenta o płatność wraz z instrukcją jest dostępny na stronie internetowej www.Dois.gov.pl w zakładce Dokumenty i wytyczne / Wzory dokumentów / Wniosek o płatność;
•brak poniesionych wydatków związanych z projektem nie zwalnia beneficjenta z obowiązku wypełnienia wniosku o płatność i przekazania go do instytucji weryfikującej wniosek, w zakresie dotyczącym postępu rzeczowego;
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
13 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
• instytucja odpowiedzialna za weryfikację merytoryczną i finansową wniosku o płatność może zgłosić swoje uwagi pisemnie lub w formie elektronicznej, w terminie określonym w umowie o dofinansowanie;
• dodatkowo beneficjent ma obowiązek sporządzenia 4 raportów z osiągniętych efektów w ciągu 5 lat po zakończeniu realizacji projektu. Beneficjent przekazuje raporty z osiągniętych efektów do IW do 5 lutego danego roku. Pierwszy raport przekazuje do 5 lutego roku następującego po roku, w którym projekt nie był już realizowany (tj. w przypadku zakończenia realizacji projektu 31 grudnia 2008 r., pierwszy raport powinien zostać przekazany do 5 lutego 2010 r.).
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
Monitoring i ewaluacja projektów dofinansowanych z UE
• Skuteczny monitoring• Podstawy monitorowania• Formy monitorowania• Przygotowanie i przeprowadzenie ewaluacji projektu• Osiąganie założonych wskaźników• Efekt ekologiczny
14 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
15 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Specyfika badania ewaluacyjnego polega na wyodrębnieniu w jej ramach kluczowych etapów (faz), na które składają się najważniejsze elementy:•strukturalizacja (zdefiniowanie zakresu i przedmiotu oraz określenie kryteriów i planu przebiegu ewaluacji),•obserwacja (etap zbierania danych zgodnie z ustaloną metodologią),•analiza zebranych danych przy użyciu metod: statystycznych, jakościowych, ekonomicznych, grup porównawczych, czy np. systemu GIS,•właściwa ocena w odniesieniu do uprzednio sformułowanych pytań ewaluacyjnych w oparciu o przyjęte kryteria,•wdrożenie wybranych rekomendacji będących wynikiem ewaluacji oraz upowszechnienie jej wyników.
Badania ewaluacyjne w celu zapewnienie ich obiektywizmu, realizowane są głównie przez niezależne eksperckie podmioty zewnętrzne.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
16 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Rodzaj badania:
Ewaluacja ex-ante – ocena szacunkowa przeprowadzana przed wdrożeniem interwencji lub w trakcie jej projektowania. Pozwala ocenić trafność i spójność zamierzeń, jak też na dokonanie korekt. Daje władzom publicznym informacje co do szans powodzenia programów, projektów czy działań oraz realistycznego oszacowania celów i wartości docelowych. Jest konieczną podstawą do monitorowania i dalszej ewaluacji.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
17 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Ewaluacja on-going – ewaluacja bieżąca/uzupełniająca może być prowadzona przez cały okres realizacji interwencji. Umożliwia korygowanie interwencji w trakcie jej trwania poprzez wsparcie procesu zarządzania. Poddaje analizie pierwsze efekty interwencji oraz ewentualne problemy, słabości strukturalne lub zmiany w otoczeniu zewnętrznym.
Ewaluacja ex-post – ocena pełna przeprowadzana po zakończeniu realizacji interwencji, podsumowuje i ocenia efekty oczekiwane (skuteczność) i nieoczekiwane (użyteczność), a także efektywność. Ma określić czynniki wpływające na sukces lub niepowodzenie interwencji, a także trwałość rezultatów i oddziaływania, dając tym samym asumpt do projektowania przyszłych interwencji lub/i korekty interwencji realizowanych.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
Kontrole w ramach projektu
• Podstawy prawne kontroli• Rodzaje i tryby kontroli• Ważne aspekty przygotowań do kontroli Promocja Trwałość Dokumentacja księgowo-finansowa Zakres rzeczowy projektu
18 Ministerstwo Środowiska 7 grudzień 2011
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
19 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Akty prawne i dokumenty regulujące kontrolę realizacji POIiŚ:
- rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. Ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności,
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006r. W sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
- rozporządzenie Rady (WE) nr 1084/2006 z dnia 11 lipca 2006r. Ustanawiające Fundusz Spójności,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
20 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
- rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z 8 grudnia 2006r. Ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 i nr 1080/2006,
- ustawa z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,
- ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych,
- Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013, zaakceptowany przez Radę Ministrów i Komisję Europejską,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
21 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
- Wytyczne w zakresie kontroli realizacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007 – 2013 z dnia 23 stycznia 2009r.
- Wytyczne w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym, wydane w dniu 4 lipca 2007r. Przez Ministra Rozwoju Regionalnego,
- Wytyczne do zasad kontroli w kontekście ustawy Pzp, przygotowane przez Urząd Zamówień Publicznych i zatwierdzone przez Komitet Rady Ministrów,
- Wytyczne w zakresie certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007 – 2013 wydane w dniu 2 lipca 2008r. przez Ministra Rozwoju Regionalnego.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
22 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Co kontrolujemy:
a) Przygotowanie Beneficjenta do realizacji projektu POIiŚ,
- strukturę organizacyjną,
- przydzielone pracownikom odpowiedzialnym za realizację projektu zadania, obowiązki i odpowiedzialności,
- procedury wewnętrzne JRP,
- warunki funkcjonowania JRP umożliwiające sprawne zarządzanie projektem,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
23 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
b) Przygotowanie projektu,
c) Zarządzanie projektem,
d) Nabycie nieruchomości,
e) Stronę formalno - prawną,
f) Budowę i montaż,
g) Sprzęt i wyposażenie,
h) System finansowo-księgowy,
i) Działania informacyjno-promocyjne,
j) Kwalifikowanie wydatków,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
24 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Cele kontroli:
uzyskanie możliwie pełnej informacji na temat realizowanego przedsięwzięcia
a) poprzez kontrolę dokumentów,
b) wizję lokalną w miejscu realizacji
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
25 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Zadania kontroli: -weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, -sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym,
-weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały wykonane/dostarczone,
- weryfikacja, czy wydatki zadeklarowane przez beneficjenta w związku z realizowanym projektem zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
26 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Funkcje kontroli:
- wspomaganie zarządzania,
- oddziaływanie prewencyjne,
- zapobieganie powstawaniu uchybień i nieprawidłowości,
- wykrywanie uchybień i nieprawidłowości.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
27 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Rodzaje kontroli:- przygotowania indywidualnego projektów kluczowych (przed złożeniem wniosku o dofinansowanie),
-procedur zawierania umów dla zadań objętych projektem,
-projektów na miejscu,
-wniosków beneficjentów o płatność,
-na zakończenie realizacji projektu,
-projektów zaawansowanych finansowo lub zakończonych przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie,
-po zakończeniu realizacji projektu,
- realizacji RPD,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
28 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Prowadzenie kontroli w poszczególnych fazach realizacji projektu:
1. Faza wstępna- kontrola projektu przed podpisaniem umowy o
dofinansowanie
2. Faza realizacji- kontrola projektu po podpisaniu umowy o
dofinansowanie
3. Faza zakończenia realizacji- kontrola projektu na zakończenie realizacji
4. Faza eksploatacji- kontrola projektu po zakończeniu realizacji tzw.
kontrola trwałości projektu
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
29 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Przygotowanie i przeprowadzenie kontroli:
- analiza dokumentacji projektu będąca w posiadaniu jednostki kontrolujacej (IW/IPII),
- konsultacje z osobami prowadzącymi i rozliczającymi projekt,
- opracowanie programu kontroli wraz z określeniem celu i zakresu kontroli,
- określenie metodologii doboru próby do kontroli,
- ustalenie najważniejszych problemów do weryfikacji,
w tym:
- weryfikacja stanu wdrożenia zaleceń pokontrolnych z ostatniej kontroli przeprowadzonej przez (IW/IPII),
wskazanie dokumentów do przygotowania przez kontrolowanego,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
30 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
- działania kontrolne na miejscu realizacji projektu
w tym:
- przeprowadzenie oględzin
- gromadzenie dokumentacji
- sporządzenie informacji pokontrolnej
- wydanie zaleceń
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
31 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Dokumenty kontroli:
- zawiadomienie na piśmie podmiot kontrolowany o terminie i zakresie planowanej kontroli co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli,
- lista sprawdzająca zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Wytycznych,
- program kontroli określający cel, zakres kontroli, sposób prowadzenia postępowania kontrolnego, harmonogram działań,
- upoważnienie w formie pisemnej do przeprowadzenia kontroli,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
32 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
- odpisy lub kopie dokumentów źródłowych,
- pisemne wyjaśnienia oraz oświadczenia,
- wydruki komputerowe,
- dokumenty zawarte na informatycznych nośnikach danych,
- informacja pokontrolna,
- zalecenia pokontrolne.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
33 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Prawa i obowiązki kontrolującego:
Zasady ogólne:
- kontrola projektów może być przeprowadzona w każdym miejscu bezpośrednio związanym z realizacją projektu,
- kontrola na miejscu realizowana jest z reguły w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej,
- kontrolujący podlegają przepisom BHP oraz o postępowaniu z materiałami ustawowo chronionymi,
- kontrolujący realizują co do zasady wszystkie cele i zadania określone w zatwierdzonym programie kontroli, jeżeli został sporządzony.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
34 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrolujący ma obowiązek:
- kontrolujący obowiązany jest powstrzymać się od wykonywania zajęć, które mogłyby wywoływać podejrzenie o stronniczość lub interesowność,
- zapoznać się z celem i zakresem kontroli oraz uzyskać wiedzę o obszarze objętym kontrolą,
- zidentyfikować, ocenić i odpowiednio udokumentować informacje wystarczające i istotne do osiągnięcia celów kontroli,
- posiadać odpowiednie kwalifikacje i kompetencje niezbędne do skutecznego przeprowadzenia kontroli,
- wykazać się starannością, bezstronnością i terminowością oraz obiektywnie i rzetelnie dokonać oceny obszarów kontroli,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
35 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
-odnosić się z należytym szacunkiem do pracowników podmiotu kontrolowanego,
Kontrolujący ma prawo do:
- swobodnego poruszania się po terenie jednostki, z wyjątkiem miejsc podległych szczególnej ochronie,
- wglądu oraz tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki kontrolowanej,
- przeprowadzenia oględzin obiektów oraz sporządzanie dokumentacji i zbieranie wyjaśnień,
- sprawdzania przebiegu określonych czynności.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
36 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Prawa i obowiązki kontrolowanego:
Kontrolowany ma obowiązek: - zapewnić kontrolującym warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli,
- udzielić terminowo wyczerpujących informacji i wyjaśnień na kwestie poruszane przez kontrolujących, będące przedmiotem kontroli,
- przedkładać żądane dokumenty dotyczące realizacji projektu,
- uczestniczyć w naradzie podsumowującej kontrole,
- wdrożyć zalecenia pokontrolne
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
37 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrolowany ma prawo do:
- równego udziału w czynnościach kontrolnych,
- odnoszenia się do ustaleń kontroli,
- składania oświadczeń mających związek z przedmiotem kontroli,
- składania zastrzeżeń do ustaleń kontroli,
- odmowy podpisania informacji pokontrolnej
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
38 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ
Istota i Cel kontroli
Istotą prowadzenia kontroli w trakcie realizacji projektów jest weryfikacja prawidłowości realizacji projektu, w tym sprawdzenie, czy informacje dotyczące postępu w realizacji projektu oraz poniesionych wydatków, przedstawiane przez beneficjenta we wnioskach o płatność, są zgodne ze stanem rzeczywistym, a także weryfikacja, czy współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone, oraz że wydatki zadeklarowane przez beneficjentów w związku z realizowanymi projektami zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.
Celem kontroli w trakcie realizacji projektu jest sprawdzenie, czy projekt jest realizowany prawidłowo, w tych aspektach, które nie mogą być zweryfikowane podczas kontroli dokumentów w instytucji kontrolującej oraz wyjaśnienie problemów w realizacji projektu, które nie mogą być skutecznie rozwiązane bez wizyty na miejscu realizacji projektu .
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
39 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola w trakcie realizacji projektu POIiŚ
Zakres kontroli
1. Kontrola realizowanego zakresu rzeczowego projektu porównanie z zakresem określonym w umowie o dofinansowanie ( na wybranej próbie)
na podstawie:a) dokumentacji: projektowej, odbioru i przekazania do eksploatacji,b) oględzin kluczowych obiektów (elementów),c) oceny stosowania zasady trwałości projektu w odniesieniu do założeń
przyjętych we wniosku o dofinansowanie oraz umowie o dofinansowanie projektu,
d) weryfikacji wykonania rzeczowego do wartości wskaźników produktu i rezultatu,
e) weryfikacja zaleceń wynikających z decyzji środowiskowych
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
40 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
2. Kontrola systemu finansowo-księgowego ( na wybranej próbie) w zakresie: a) stosowania odrębnego systemu księgowego lub odrębnego kodu księgowego dla operacji związanych z realizacją projektu, b) weryfikacji, czy nie zachodzą okoliczności umożliwiające odliczenie podatku VAT, c) występowania podwójnego finansowania, d) weryfikacji projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej, e) zgodności kopii dokumentów załączonych do wniosków o płatności pośrednie z oryginałami.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
41 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
3. Kontrola systemu zarządzania projektem w zakresie : a) posiadania udokumentowanej struktury organizacyjnej, umożliwiającej zarządzanie projektem, b) posiadana i stosowania procedur dotyczących realizacji projektu, c) prowadzenia archiwizacji dokumentacji projektu. 4. Kontrola działań promocyjnych i informacyjnych upowszechniających
pomoc UE.5. Sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
42 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Cel
Przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu to przede wszystkim uzyskanie zapewnienia, że istnieją i są dostępne wszystkie dokumenty obrazujące cykl życia projektu, niezbędne dla udokumentowania ścieżki audytu, o której mowa w art. 15 rozporządzenia 1828/2006 przez instytucję w systemie realizacji PO IiŚ oraz na poziomie beneficjentów (w przypadku, gdy kontrola odbywa się na miejscu realizacji).
oraz
Sprawdzenie, że wszystkie elementy zakresu zapisane w umowie o dofinansowanie zostały wykonane zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
43 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Kontrola na zakończenie realizacji projektu przeprowadzana jest po przekazaniu przez beneficjenta wniosku o płatność końcową, przed akceptacją tego wniosku. W przypadku, gdy kontrola na zakończenie realizacji projektu realizowana jest na miejscu, powinna być zakończona przed akceptacją wniosku o płatność końcową. Wyjątkowo wniosek o płatność końcową może zostać zatwierdzony przed formalnym zakończeniem kontroli na zakończenie realizacji projektu, jednak nie wcześniej niż po przekazaniu informacji pokontrolnej, w której nie zawarte zostały ustalenia mające wpływ na kwotę wydatków kwalifikowalnych.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
44 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Dokumenty projektu poddawane kontroli
Dokumentami obrazującymi cykl życia projektu, są w szczególności:
a) wnioski o dofinansowanie wraz z załącznikami,b) umowy z beneficjentami, c) wnioski o płatność wraz z załącznikami (o ile wymagane), d) dokumenty księgowe potwierdzające poniesione wydatki wraz z zapisami
księgowymi w systemie księgowym, e) dokumenty związane z wyborem wykonawcy,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
45 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Dokumenty projektu poddawane kontroli
f) specyfikacje techniczne oraz inne dokumenty wymienione w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków POIiŚ, wytycznych w zakresie sprawozdawczości, zaleceniach w zakresie wzoru wniosku
beneficjenta o płatność, a także dokumenty potwierdzające weryfikację, np.:
- listy sprawdzające, - informacje pokontrolne z przeprowadzonych kontroli, - zalecenia pokontrolne, - wyniki innych kontroli i audytów, - dokumenty potwierdzające realizację zaleceń pokontrolnych i
poaudytowych,- dokumenty związane z pomocą publiczną, - dokumenty niezbędne do celów ewaluacji i sprawozdawczości po
zamknięciu PO IiŚ oraz inne niewymienione dokumenty związane z realizacją projektu.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
46 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
Zakres kontroli
a) sprawdzenie czy dokumentacja przekazywana przez beneficjenta przy wnioskach o płatność jest zgodna z oryginalną dokumentacją projektu,b) sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją
projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków,
c) potwierdzenie fizycznego istnienia obiektów zgodnie z dokumentacją projektu, potwierdzenie, że obiekty zostały odebrane i/lub są dopuszczone do użytkowania w zależności od rodzaju obiektu w zakresie, który nie był przedmiotem wcześniejszych kontroli oraz sprawdzenie, czy została zachowana trwałość projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie i podpisanej umowy z beneficjentem, w przypadku zmian własności infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź jej zarządzania.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
47 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
d) weryfikację wykonania rzeczowego projektu w odniesieniu do wartości wskaźników produktu zakładanych w umowie o dofinansowanie oraz tam gdzie możliwe, sprawdzenie osiągnięcia wskaźników rezultatu,e) sposobu prowadzenia działań informacyjno – promocyjnych, w szczególności, czy wszystkie działania finansowane z projektu są udokumentowane i zgodne z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji oraz Strategią komunikacji funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce 2007-2013, Planem komunikacji Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2007- 2013 oraz Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 oraz zaleceniami dla beneficjentów f) weryfikację, czy nie zachodzą okoliczności mogące mieć wpływ na powstanie prawa do odliczenia przez beneficjenta podatku VAT, w przypadku gdy VAT stanowił wydatek kwalifikowalny w projekcie, w szczególności w związku z faktycznym wykorzystaniem infrastruktury wytworzonej w ramach projektu bądź związanymi ze zmianami w strukturze beneficjenta bądź w strukturze własności wytworzonego majątku,
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
48 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola na zakończenie realizacji projektu POIiŚ
g) weryfikację, czy w instytucji kontrolowanej zgodnie z art. 60 rozporządzenia 1083/2006 oraz zgodnie z art. 14 rozporządzenia 1828/2006 zapewniona jest wyodrębniona ewidencja księgowa lub czy wyodrębniono kod księgowy dla transakcji związanych z projektem. W celu weryfikacji tego obszaru zaleca się wykorzystanie Podręcznika kontroli wyodrębnionej ewidencji księgowej u beneficjenta POIiŚ
h) weryfikację projektu pod względem zgodności z polityką ochrony środowiska w tym w szczególności sprawdzenia realizacji zaleceń wynikających z decyzji środowiskowej oraz z zapisów/zobowiązań beneficjenta w obszarze środowiska przedstawionych we wniosku o dofinansowanie,
i) weryfikację projektu pod względem zgodności z zasadami udzielania pomocy publicznej, j) sprawdzenie zrealizowania zaleceń z poprzednich kontroli.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
49 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola trwałości projektu POIiŚ
Cel i zakres kontroli po zakończeniu realizacji projektu
a) w projekcie nie nastąpiły znaczące modyfikacje w rozumieniu art. 57 ust. 1 rozporządzenia ogólnego, a więc w szczególności czy majątek wytworzony w wyniku realizacji projektu jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem,
b) cel projektu został zachowany,c) beneficjent wypełnia obowiązki w zakresie informacji i promocji projektu,d) beneficjent przechowuje we właściwy sposób dokumentację związaną z projektem
(kontrola w tym zakresie może być prowadzona w okresie do 3 lat od dnia zamknięcia PO IiŚ),
e) nie nastąpiła zmiana okoliczności powodujących możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowalny w okresie realizacji projektu,
f) nie została złamana zasada zakazu podwójnego finansowania,g) projekt nie wygenerował dochodu, który nie został uwzględniony zgodnie z art. 55
ust. 2 i 3 rozporządzenia ogólnego (kontrola w tym zakresie może być prowadzona w okresie do 3 lat od dnia zamknięcia PO IiŚ).
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
50 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Kontrola trwałości projektu POIiŚ
a) kontrola trwałości projektu przeprowadzana jest przynajmniej rok po zakończeniu realizacji projektu, nie później niż w terminie, o którym mowa w art.
57 rozporządzenia 1083/2006,b) w pierwszej kolejności do próby powinny zostać wybrane projekty, dla których: - nie była prowadzona kontrola na miejscu na zakończenie realizacji projektu, - nie była prowadzona kontrola na miejscu.c) jednocześnie należy uwzględnić następujące czynniki ryzyka: - możliwość generowania dochodu przez projekt, - możliwość odzyskania przez beneficjenta podatku VAT, który stanowił wydatek kwalifikowalny w okresie realizacji projektu, - realizację projektu w ramach złożonej struktury składającej się z beneficjenta i podmiotów upoważnionych do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, - możliwość znaczących modyfikacji w projekcie w rozumieniu art. 57 ust.1 rozporządzenia 1083/2006, - kwotę dofinansowania dla projektu wypłaconą beneficjentowi.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
51 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Uchybienia i nieprawidłowości wykrywane podczas kontroli u Beneficjentów POIiŚ:
Uchybienia i nieprawidłowości identyfikowane są w:
- obszarze zgodności z zapisami w Decyzji KE,- obszarze zgodności realizacji z polskim prawem
jako:
- nieistotne nie powodujące skutków finansowych, - istotne powodujące skutki finansowe
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
52 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Przyczyny powstania uchybień i nieprawidłowości wynikają z:
- niedostatecznego organizacyjnego przygotowania Beneficjenta,
- nieodpowiedniego przygotowania przedsięwzięcia (projektu),
- złego zarządzania realizacją projektu.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
53 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Zagrożenia:
- drobne uchybienia przyczyną nieprawidłowości,
- poważne uchybienia, konieczność natychmiastowego działania,
- nadmierne wymagania dużo kosztują i często skutkują przekroczeniami finansowymi,
- nieprawidłowości wykryte przez organy kontroli kraju beneficjenta nie muszą skutkować zmniejszeniem dotacji
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
54 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Uchybienia drobne dotyczą:
- dokumentowania robót dodatkowych i wprowadzanych zmian,- jakości prowadzonej dokumentacji realizacji i odbioru robót, - jakości dokumentacji rozliczeniowej robót,- spójności opisywania dokumentów księgowych,- istnienia i stosowania odrębnego systemu księgowego,- prowadzenia ewidencji księgowej z przyjętą polityką
rachunkowości,- archiwizacji dokumentów,- prowadzonych działań informacyjno - promocyjnych
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
55 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Uchybienia istotne dotyczą:
- wykonawstwa robót dodatkowych i wprowadzanych zmian z naruszeniem ustawy PZP,
- odstępstw od zakresu rzeczowego określonego w Decyzji KE,- odstępstw od warunków wykonania i odbioru robót,- nieprzestrzegania kwestii własnościowych,- nie osiągnięcia efektu ekologicznego,- kwalifikowanie wydatków na zakres nie ujęty w umowie o
dofinansowanie,- naruszenie prawa szczególnie w zakresie inwestowania dotacji
w obcy majątek,- przekazywanie majątku wytworzonego na rzecz innego
podmiotu przed upływem karencji,- czerpania korzyści z wykorzystania obiektów dla celów innych
niż określone we wniosku o wsparcie,- rozliczenie kosztów za roboty niewykonane.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
56 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Najczęściej występujące uchybienia :
- Niekompletna dokumentacja dotycząca wykonywanych robót,- Brak opisu w formie stempla informującego o finansowaniu z POIiŚ- Brak opracowanej i wdrożonej procedury archiwizacyjnej dla projektu, z
zachowaniem obowiązujących wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego
- Brak zgodności tablicy i oznakowania dokumentów z wydanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego „Zasadami promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013” lipiec 2009.
- Brak polityki rachunkowości z uwzględnieniem rachunkowości dot. projektów POIiŚ wraz z podziałem nakładów inwestycyjnych na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane.
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
57 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Wnioski i zalecenia:
- wykorzystanie wniosków i zaleceń pokontrolnych do usunięcia uchybień i poprawy jakości zarządzania przy realizacji projektu
UNIA EUROPEJSKAFUNDUSZ SPÓJNOŚCI
EUROPEJSKI FUNDUSZROZWOJU REGIONALNEGO
58 7 grudnia 2011Ministerstwo Środowiska
Podsumowanie, dyskusja
Dziękuję za uwagę