nota: lea cuidadosamente
TRANSCRIPT
Nota: Lea cuidadosamente.
Manual
Del
Expositor
Contenido
I. Bienvenida
II. Información general del evento
III. Registro de expositores, entrega de gafetes y stickers
de montaje
IV. Especificaciones de los stands
V. Mapa Expo-emprendedores y muestra de los stands
VI. Montaje de stands
VII. Exposición de proyecto
VIII. Reglamento del montaje para la Expo
IX. Desmontaje de stands
X. Atención de stands durante el evento
XI. Seguridad
XII. Limpieza
XIII. Servicios adicionales
XIV. Datos de contacto
I. Bienvenida
Estimado Expositor: Te damos la más cordial bienvenida al “Concurso Regional de Proyectos de Innovación 2016” en el marco del XVIII Foro Regional de Vinculación “Vinculación para Vinculadores”, que organiza La Red de Vinculación de la Región Centro Occidente (RCO) de la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES) y la Universidad de Colima, que se llevará a cabo los días 13 y 14 de octubre de 2016 en la explanada de la Facultad ce Contabilidad y Administración de la Universidad de Colima, en la Ciudad de Colima. Como es de tu conocimiento, el “Concurso Regional de Proyectos de Innovación 2016” tiene como finalidad; motivar y reconocer el espíritu creativo y emprendedor de los participantes, así como estimular la generación de muestras de innovación enfocadas al desarrollo tecnológico, económico y social, a través de los cuales se puedan obtener alternativas de solución a problemas específicos del entorno. Asimismo, brindar un espacio de vinculación entre estudiantes de diversas instituciones de educación superior para propiciar y fortalecer el espíritu emprendedor. Una de las principales actividades que se realizará en el marco del evento es el “Concurso Regional de Proyectos de Innovación 2016” en el que se presentarán los proyectos de las distintas Instituciones de Educación Superior (IES) de la RCO, donde los expositores tendrán la oportunidad de dar a conocer sus proyectos ante los evaluadores y asistentes al evento. El presente MANUAL DEL EXPOSITOR ha sido elaborado para proporcionarte información importante que te ayudará a lograr una participación exitosa durante el evento, por lo que te recomendamos leerlo con atención y hacerlo del conocimiento de tus colaboradores. Agradecemos tu participación y reiteramos nuestro compromiso para apoyarte durante todo el evento. Atentamente, Comité Organizador del “Concurso Regional de Proyectos de Innovación 2016”.
II. Información general del evento
“Concurso Regional de Proyectos de Innovación 2016”
Organiza:
Red de Vinculación de la RCO-ANUIES y la Dirección General de Atención al Sector Social y Productivo de la Universidad de Colima.
Lugar:
Lugar donde se realizará la Exposición de proyectos Emprendedores:
Explanada de la Facultad de Contabilidad y Administración Colima.
Ubicación y Acceso a zona de “Expositores”: Av. Universidad 333, Colonia Las Víboras, C.P. 28040, Colima, Colima.
Fecha del evento: 13 y 14 de octubre de 2016.
Fechas y horarios importantes: Aviso al Comité Organizador de expositores que necesiten características especiales para su espacio de exposición:
Viernes, 23 de septiembre de 2016.
Envío del Comité Organizador al expositor la resolución con respecto de requerimientos especiales, especificaciones y características del espacio de exposición:
Viernes, 30 de septiembre de 2016.
Fecha y hora de entrega de stands a “Expositores” para montaje: *importante
Miércoles, 12 de octubre: 17:00 hrs. – 20:00 hrs. Jueves, 13 de octubre: 07:00 hrs. – 09:30 hrs.
Hora de entrada y entrega de gafetes para montaje de “Expositores” que utilizarán stands proporcionados por el Comité Organizador:
Miércoles, 12 de octubre: 17:00 hrs. – 20:00 hrs. Jueves, 13 de octubre: 07:00 hrs. – 09:30 hrs.
Fecha y hora de cita para “Expositores” (Todos los Stands deberán estar listos):
Jueves, 13 de octubre de 2016 a las 09:30 hrs.
Fecha y hora Inauguración oficial (Corte de listón oficial)
Jueves, 13 de octubre de 2016 a las 10:00 hrs.
Horarios de exposición:
Jueves, 13 de octubre: 10:00 hrs. – 20:00 hrs. Viernes, 14 de octubre: 10:00 hrs. – 13:00 hrs.
Horarios de comida: Jueves, 13 de octubre: 14:00 hrs. – 16:00 hrs.
Fecha y hora de inauguración de la Expo Emprendedores:
Jueves, 13 de octubre de 2016 a las 10:30 hrs.
Fin de la exposición y entrega de stand. Viernes, 14 de octubre de 2016 a las 13:00 hrs.
Desmontaje para “Expositores”: Viernes, 14 de octubre de 2016 a partir de las 13:00 hrs.
Fecha y hora de Clausura del evento y premiación del “Concurso Regional de Proyectos de Innovación 2016”:
Viernes, 14 de octubre de 2016 a las 14:00 hrs.
*importante: El responsable del stand deberá presentar una identificación y llenar la
ficha de registro para expositores.
III. Registro de expositores, entrega de gafetes y stickers de montaje
1. Carta de autorización para registro de expositores:
Una vez confirmada su participación para ser avalado deberá solicitar la Carta
de autorización en hoja membretada y firmada por la secretaría, unidad o
departamento de vinculación de su institución perteneciente a la Red de
Vinculación de la RCO-ANUIES para su registro y participación oficial. Deberá
ser capturada en la plataforma digital del evento como archivo adjunto en
formato PDF o JPG.
2. Ficha de registro para expositores:
De igual manera para al arribo al montaje y deberás presentar el “Ficha de registro para expositores” (Anexo 2) a Fernando Avalos o Verónica Núñez (Staff).
En la ficha se deben incluir las especificaciones de tu stand (2X3X2.5mts. medidas oficiales, no sujeto a cambios), así como los datos completos del personal autorizado para las labores de montaje y desmontaje. También debes indicar los nombres de las personas que atenderán el stand durante el evento.
Durante el montaje y desmontaje, NO SE PERMITIRÁ EL ACCESO AL RECINTO a las personas que no hayan sido registradas en la ficha de registro con anterioridad.
Por cuestiones de seguridad, durante las labores de montaje y desmontaje queda PROHIBIDO EL ACCESO A MENORES DE EDAD (Será excepción cuando sean expositores estudiantes de nivel medio básico).
3. Entrega de gafetes para expositores/ Miércoles, 12 de octubre:
Los gafetes para “Expositores”, es decir, para las personas que atenderán el stand durante el evento, serán personales e intransferibles (2 gafetes por cada stand) y serán generados conforme a la información proporcionada en el “Ficha de registro para expositores”. Los gafetes para “Expositores” se entregarán el miércoles, 12 de octubre a partir de las 17:00hrs y Jueves, 13 de octubre a partir de las 07:00 hrs. En la puerta de acceso a la Explanada al responsable de cada Stand, quien será el responsable de su distribución a las personas autorizadas conforme a la ficha para atender cada stand.
IV. Especificaciones de los stands
El Comité Organizador proporcionará stands para los “Expositores” con las siguientes características:
Los stands son tipo booth (cabina) de 3 metros de largo x 2 metros de fondo y 2.50 metros de altura. El espacio total de cada stand es de 9metros cuadrados. Están fabricados en Sistema Octanorm R-8, con paneles de trovicel blanco de 3mm que cuentan con largueros y postes de aluminio anodizado color natural.
Cada stand de 3x3 se encuentra equipado con lo siguiente:
Marquesina de 3mts con rótulo de vinil adherible donde se colocará el nombre que haya sido proporcionado en el “Ficha de registro para expositores”, e impresión en vinil en letras helvéticas médium de 75mm de alto, máximo 25 caracteres por marquesina.
Un tablón de 2.40mts x .70mts
Dos sillas acojinadas metálicas.
Un contacto doble de 110 watts.
IMPORTANTE: En caso de que el “Expositor” requiera mobiliario adicional para incluir dentro de su stand podrá contratar servicios adicionales por su cuenta. El Comité Organizador del evento pondrá a su disposición este servicio, más adelante se detalla la información y contacto.
Las especificaciones y estructuras de los stands que decidan presentar por cuenta propia deben ser evaluados y aprobados por Protección Civil y el Comité Organizador notificará a los “Expositores” sobre cualquier modificación que resultara necesaria a más tardar el Viernes, 30 de septiembre de 2016.
V. Mapa Expo-emprendedores y muestra de los stands
A continuación se incluye una muestra de los stands que serán proporcionados
por “XVIII Foro Regional de Vinculación “Vinculación para Vinculadores”
VI. Montaje de stands
1. En caso de que el “Expositor” lleve su propio stand y requiera su espacio
libre para montaje, tendrá que informar al Comité Organizador a más tardar
el Viernes, 23 de septiembre de 2016 (Quedara sujeto a autorización
previa por parte del Comité Organizador).
2. Los Stands proporcionados por el Comité Organizador serán entregados a
los “Expositores” a partir de las 17:00hrs miércoles, 12 de octubre para su
montaje y arreglo que deberá quedar concluido a las 09:30hrs del Jueves,
13 de octubre.
3. Los horarios específicos para aquellos “Expositores” que lleven su propia
estructura serán proporcionados una vez que haya sido llenado y entregado
el “Ficha de registro para expositores” con las especificaciones de su stand.
4. El espacio y ubicación para cada “Expositor” estará claramente identificado
y delimitado con el número que le sea asignado.
5. Los tiempos de montaje no están destinados a la construcción integral de
los stands o adecuaciones, por lo que se debe limitar a la decoración y
ajustes de armado y ensamble de stands en el tiempo especificado.
6. Los materiales del stand (3x2mts) así como los muebles y elementos
auxiliares son responsabilidad del Comité Organizador, y únicamente
pueden ser montados y desmontados por el personal autorizado por el
mismo. El acondicionamiento y arreglo de dichos stands será
responsabilidad de cada “Expositor”.
7. Cada “Expositor” será responsable de llevar los insumos y equipos
necesarios para el montaje (cajas, cinta, ganchos, etc.).
8. El “Expositor” que requiera utilizar grúas, montacargas y demás equipo para la carga, descarga y el acarreo de su maquinaria, equipo o mercancía hacia su stand, deberá contratar este servicio directamente con proveedores externos.
VII. Exposición de proyecto
1. Podrán participar:
a. Todos los proyectos individuales o por equipo desarrollados de
enero de 2015 a la fecha, por estudiantes que cursen cualquier
grado de posgrado, licenciatura o carrera técnica superior
universitaria validados (por las IES pertenecientes a la Red de
Vinculación de la RCO-ANUIES (Aguascalientes, Colima,
Guanajuato, Jalisco, Michoacán, Nayarit).
b. Aquellos proyectos que no hayan participado en otros concursos
organizados por la Red de Vinculación de la RCO de la ANUIES.
c. El proyecto será representado en el concurso por hasta dos
integrantes, quienes deberán estar inscritos en la IES durante el
periodo escolar 2016-2017 en algún programa de nivel Técnico
Superior Universitario, Licenciatura o Posgrado.
2. Las categorías de participación serán:
a. Proyectos negocios innovadores de licenciatura o técnico superior
universitario.
b. Proyectos de innovación y desarrollo tecnológico de licenciatura o
técnico superior universitario.
c. Proyectos de innovación y desarrollo tecnológico de posgrado.
3. La evaluación de los proyectos consta de dos etapas:
La 1ra. Etapa; Validación en línea; las iniciativas deberán ser registradas en la liga:
http://telematicanet.ucol.mx/ForoVinculacion/ , integrando:
CARTA DE AUTORIZACION DE LA IES (formato libre)
REGISTRO 2016
CEDULA DEL PROYECTO
PRESENTACION .PPT
El proyecto quedará registrado una vez que haya cumplido con los requisitos.
Asimismo, serán calificados en línea por un grupo evaluador del certamen. La fecha
límite para el registro de iniciativas será al 25 de septiembre de 2016 a las 23:59
horas.
La 2da. Etapa; evaluación presencial: la exposición y evaluación presencial de los
proyectos se llevará a cabo los días 13 y 14 de octubre, en el marco del XVIII FORO
REGIONAL DE VINCULACIÓN y la evaluación contempla los siguientes puntos:
1. Presentación de la iniciativa realizada por uno de los integrantes ante el
grupo evaluador del certamen a través de una presentación en .PPT con
una duración de 7 minutos por proyecto y 3 minutos para preguntas de los
evaluadores (a puerta cerrada). La presentación se deberá cargar al portal
bajo el formato .PPT y/o PDF, por otro lado queda la posibilidad de utilizar
el formato de video de su agrado únicamente insertando la liga de vínculo
en la presentación cargada. Lo anterior, dentro del plazo establecido en la
convocatoria, el proyecto será informado mediante el portal el día y hora de
presentación ante el grupo evaluador del certamen.
2. Exposición de proyectos: Cada iniciativa tendrá derecho y oportunidad a un
STAND para su exposición ubicados en la explanada de la Facultad de
Contabilidad y Administración Colima con domicilio en Av. Universidad 333,
Colonia Las Víboras, C.P. 28040, Colima, Colima. Las características del
STAND: 2x3 mts, un tablón, un mantel blanco o verde, 2 sillas, conexión
eléctrica y calcomanía con el nombre de la Iniciativa proyecto quedará
registrado una vez que se haya cumplido con los requisitos.
3. Asimismo, serán calificados en línea el día del evento por un grupo
evaluador del certamen. La fecha límite para el registro.
VIII. Reglamento del montaje para la Expo
1. Quedan prohibidas las construcciones e instalaciones de tipo definitivo que
afecten o dejen huella en la explanada de exposición, tales como albañilería,
columnas o paredes dañadas, agujeros en el piso; en caso de incurrir en
algún daño, el “Expositor” será el responsable de cubrir los costos que
considere el Comité Evaluador.
2. Queda prohibido clavar, pintar, barrenar, mojar, humedecer o utilizar
adhesivos que dejen residuos pegajosos sobre el sistema modular de
paneles de trovicel como pudieran ser: cinta canela, gafer, diurex,
pegamentos de contacto, cola loca, resistol 5000, cinta doble cara,
pegamento en aerosol, etc.
3. Todo daño será cuantificado y cobrado al “Expositor”. (Te recomendamos
utilizar impresos en vinil adhesivo para pegar sobre el trovicel blanco, o bien,
pegar con velcro adhesivo y al retirar limpiar con acetona o thiner).
4. Dentro de las instalaciones del recinto no está permitido realizar trabajos de
herrería, usar sierras, pistolas de aire, etc.
5. Todo material y equipo flamable que sea utilizado para la instalación, diseño
y decorado de su stand deberá ser tratado con retardante de fuego.
6. Está prohibido aplicar o poner pegamentos o cualquier otro material
directamente sobre el piso, paredes, columnas, puertas de emergencia,
señalamiento o cristales que formen parte del recinto.
7. Es obligatorio para todos los “Expositores” que haya al menos un
representante de su institución atendiendo el montaje y decoración de su
stand y durante todo el tiempo de exhibición.
8. Es obligatorio el uso de stands o escenografías que sean rígidos, toda vez
que no se permite el anclaje, uso de tornillos, alcayatas y similares, al piso o
a cualquier otra estructura del recinto ferial como paredes, cielo raso, etc.
9. Está prohibido pintar con sistemas de aspersión o compresión dentro de las
instalaciones, cualquier daño deberá ser cubierto por el “Expositor”.
10. En caso de querer colgar algún pendón o estandarte sobre el área asignada
a su stand, deberá hacer la solicitud correspondiente con el Comité
Organizador.
11. Si las instalaciones cuentan con alfombra, no está permitido retirar o
levantar la alfombra en ningún caso.
12. Si se presentan daños durante el montaje o desmontaje de los stands, que
no sean hechos por el Comité Organizador, los mismos serán asumidos
directamente por el “Expositor”.
13. El voltaje suministrado es de 110 voltios en monofásica. Por lo tanto, se
recomienda utilizar regulador para reforzar la protección de computadores y
equipos electrónicos. En caso de requerir otro tipo de voltaje o
especificaciones eléctricas, favor de informar al Comité Organizador con
mínimo 15 días de anticipación al evento. Dichas adaptaciones pueden tener
un costo adicional.
14. Queda prohibido ubicar elementos que obstaculicen las vías y sistemas de
seguridad.
15. Las multas o cargos por daño alguno al espacio por montaje y desmontaje
por parte del “Expositor” serán cargadas al mismo y se cobrarán de acuerdo
a los valores establecidos por el Comité Organizador.
16. El recinto NO cuenta con área de almacenaje y/o custodia por lo que el
“Expositor” deberá ingresar con una relación detallada del equipo que
introduce para ser instalado en su espacio. En hoja membretada deberás
señalar el producto que ingresa, marca, modelo y número de serie,
registrarlo a la entrada con el Comité Organizador para esos fines y en caso
de requerir operación de los equipos registrar al personal que atenderá en
su stand.
17. El Comité Organizador no se responsabiliza de cualquier daño o pérdida de
los equipos.
18. El acceso a la explanada es por la avenida Universidad 333, Colonia las Víboras; puerta de acceso a la Facultad de Contabilidad y Administración Colima, y no podrá ser utilizado como estacionamiento; el vehículo deberá descargar e inmediatamente salir. El “Expositor” se hará responsable por cualquier daño causado por vehículos en dicha zona.
IX. Desmontaje de stands
1. El desmontaje de los stands se debe realizar el Viernes, 14 de octubre de
2016 a partir de las 13:00hrs hasta las 14:00hrs. Atendiendo a las
especificaciones de cuidado y seguridad ya mencionadas.
2. El espacio asignado se deberá entregar en idéntica forma de conservación y
limpieza como fue otorgado. No se pueden usar cintas que al retirar dejen el
adhesivo marcado o pegajoso.
3. El Comité Organizador no será responsable por materiales olvidados o que permanezcan en el recinto después de las horas establecidas para el desmontaje.
X. Atención de stands durante el evento
1. La inauguración oficial de la Expo será el Jueves, 13 de octubre de 2016 a
las 10:00 hrs., por lo que los “Expositores” deberán estar en su stand a las
09:30hrs. Evitando cualquier actividad de montaje o limpieza después de
dicha hora.
2. La Exposición permanecerá abierta el día jueves, 13 de octubre de 2016
desde las 10:00hrs hasta las 20:00hrs y el viernes 14 de octubre desde las
09:00hrs hasta las 13:00hrs. El jueves, 13 de octubre se otorga un horario
de comida a partir de las 14:00 hrs. – 16:00 hrs.
3. Durante el tiempo que la exposición esté abierta, el stand deberá contar con
al menos una persona que lo atienda.
4. No se permite la instalación o uso de algún emisor de sonido que genere
perturbación o interferencia con las actividades de otros stands. En caso de
que el “Expositor” opte por reproducciones de video y/o algún tipo de aviso o
promoción que requiera equipo de audio, deberá mantener un nivel de
volumen bajo que no afecte u hostigue a los demás “Expositores”.
5. Los “Expositores” no podrán instalar ningún elemento que salga del área
asignada, quedando prohibido la instalación de banners, arañas, counters,
señalización, bocinas, y/o cualquier elemento que invada corredores,
pasillos y colindancias.
6. Queda estrictamente prohibido, el reparto de cualquier tipo de publicidad
fuera del stand.
7. No se podrán realizar rifas ni concursos sin la previa autorización de los
organizadores del evento.
8. No se permite la permanencia y manipulación de sustancias inflamables e
insalubres y artefactos a gas, carbón, gasolina o cualquier combustible que
represente peligro o cause algún tipo de molestias.
9. Antes del cierre de la Expo verifica que tu stand haya quedado cerrado y no
olvides objetos personales al salir. Favor de encintar perimetralmente el
frente del stand cuando te retires.
10. Por disposición del Comité Organizador está prohibido introducir alimentos ajenos al recinto.
XI. Desmontaje de stands
1. El desmontaje de los stands se debe realizar el Viernes, 14 de octubre de
2016 a partir de las 13:00hrs hasta las 14:00hrs. Atendiendo a las
especificaciones de cuidado y seguridad ya mencionadas.
2. El espacio asignado se deberá entregar en idéntica forma de conservación y
limpieza como fue otorgado. No se pueden usar cintas que al retirar dejen el
adhesivo marcado o pegajoso.
3. El Comité Organizador no será responsable por materiales olvidados o que permanezcan en el recinto después de las horas establecidas para el desmontaje.
XII. Seguridad
1. Durante el evento, así como en las labores de montaje y desmontaje
contaremos con una empresa privada de seguridad para el resguardo y
control general de los salones donde se llevará a cabo el evento.
2. Los “Expositores”, deberán registrar mediante una relación detallada (Ficha
de registro para expositores) la lista del equipo que introducen al recinto
para ser instalado en su espacio o stand, señalando el producto que ingresa,
marca, modelo y número de serie, y registrarlo a la entrada con la empresa
contratada para esos fines.
3. En caso de requerir personal para la operación de los equipos, este se debe
registrar como parte del personal que atenderá en su stand.
4. Por seguridad los stands no deberán quedar solos en ningún momento. El
Comité Organizador no se hace responsable por pérdidas de ningún bien,
equipo, insumo o cualquier objeto que se encuentre en los stands.
5. El Comité Organizador no se responsabiliza de cualquier daño o pérdida de los equipos.
XIII. Limpieza
1. El Comité Organizador contratará servicio de limpieza general de los pasillos
y áreas comunes. La limpieza al interior de los stands correrá por cuenta de
los “Expositores”.
2. El “Expositor” deberá depositar la basura que genere durante el montaje,
desmontaje y la exposición en los botes distribuidos dentro de la Expo, por
lo que agradeceremos no dejar basura en los pasillos y áreas comunes.
3. El personal de limpieza general tiene estrictamente prohibido entrar a los stands y recibir propinas.
XIV. Limpieza
1. La universidad de Colima cuenta con un amplio estacionamiento de
autoservicio. El acceso al estacionamiento para visitantes es por la Av.
Camino Real S/N, Col. Las Víboras (a un costado de la Facultad de
Ciencias de la Educación). No tiene costo, solo deberá presentar una
identificación institucional.
2. Para llegar se establece una línea de transporte público gratuito, la ruta
establecida considera la salida del hotel sede hasta las instalaciones del
evento. En horarios 9.30 hrs salida del hotel, y 20:00 hrs regreso al hotel.
XV. Servicios adicionales
1. Para tu comodidad, contaremos con un módulo de “Atención a Expositores”
que estará ubicado dentro de la Expo desde el día de montaje (Miércoles 12
de octubre: 17:00hrs – 20:00hrs, jueves 13 de octubre: 07:00hrs – 20:00hrs
y viernes 14 de octubre de 2016 a partir de las 08:00 hrs hasta las 14:00hrs).
2. Cualquier elemento adicional, correrá por cuenta del “Expositor” y el Comité
Organizador no se hará responsable de ningún adeudo.
3. En caso de que requieras de servicios adicionales a contratar por cuenta
propia como (sillas, mesas, periqueras, pantallas de TV, sillones, mesas
bajas, repisas, duela o tarima, reproductor de DVD, laptop, etc.) deberás
enviar un correo electrónico al Coordinador de Logística de la Expo, Nectalí
Avalos [email protected] o bien, comunicarte vía telefónica para que
podamos proporcionarte el servicio.
XVI. Datos de contacto
El Comité Organizador del “Concurso Regional de Proyectos de Innovación 2016”, estamos para servirte, por favor no dudes en contactarnos para ayudarte a resolver cualquier duda.
Lic. Nectali Avalos Magaña
Universidad de Colima Contacto telefónico. Colima 01 (312) 3161000, 3161157 ext. 40227
Contacto electrónico. [email protected]
Coordinadores de Staff
Fernando Avalos Corona Universidad de Colima
Verónica Lizette Núñez García Universidad de Colima
Contacto telefónico. Colima 01 (312) 3161000, 3161157 ext. 40227
Contacto electrónico. [email protected]
Contacto electrónico. veró[email protected]
