MKUTANO WA KITAALUMA WA MAKATIBU MAHSUSI

ARUSHA INTERNATIONAL CONFERENCE CENTRE 1-5 MEI, 2019

ARUSHA-TANZANIA

MADA: UMAKINI KATIKA MATUMIZI YA MUDA

KAZINI ILI KUKUZA UFANISI NA TIJA

Na:

Lusako Mwakiluma Maheri

PhD Candidate: Chuo Kikuu Huria -Tanzania

Katibu Mwendesha Ofisi: Chuo Kikuu Mzumbe

Je, muda ni nini?

• According to Steven Courey: Kupitia kitabu chake cha 8 habit of highly effective people: Muda ni wazo linaloishi kichwani au kitu cha kweli kinachoishi peke yake nje ya mawazo yetu ambacho itabidi tukitumie kwa uangalifu sana.

• According to Oxford dictionary: Muda ni pumzi ya ulimwengu, muda ni maisha yetu.

UMAKINI KATIKA MATUMIZI YA MUDA KAZINI ILI KUKUZA UFANISI NA TIJA (UMUT)

Njia kumi zitakazokupa umakini katika matumizi ya muda kazini ili kukuza ufanisi na tija

1. FAHAMU MALENGO YAKO

Ili uwe makini na matumizi ya muda wako ukiwa

kazini lazima uangalie malengo ya ofisi yako

ambayo ni ya muda mrefu na muda mfupi.

Hii itakusaidia kutopoteza muda na kuwa makini

wakati wote. Malengo yako yaendane na mikakati

endelevu ya Taasisi/Kampuni yako mfano: -

OPRAS yako inajazwa kulingana na mikakati endelevuya Taasisi au Kampuni yako. Umakini wa matumizi yamuda unatakiwa wakati wote.Muda ni mali, Muda ni pesa.

2. PANGA KAZI ZAKO KWA VIPAUMBELE

• Hakisha unapanga kazi zako kwa vipaumbele Stephen Courey alisema first things first. Hii itakusaidia kama weweni Katibu Mahsusi utamsaidia mkuu wako wa kazi ganimuhimu ianze na nyingine ifuate kulingana na vipaumbelevilivyopo kwa wakati huo. Kumbuka wewe ni mshauri namsiri wa Mkuu wako Tunza siri za ofisi yako. Simama katikanafasi yako:-

Jinsi ya kuweka mtiririko wa kazi kwa vipaumbele kamavilivyoainishwa hapa chini:-1. Kazi ya muhimu na ya harakaUsipoteze muda ukikutana na kazi ya aina hii acha vyoteulivyokuwa unafanya ifanye kazi hii kwa weledi na uhakikabila kupoteza muda. Hakikisha kazi hii inaisha kwa mudaunaotakiwa na kukabidhiwa sehemu husika.

2. Kazi ya muhimu na siyo ya harakaHii kazi ukikutana nayo unaweza kuendelea na kazi nyinginehuku ukiifanya hii kwa muda kiasi usipoteze umuhimuwake. Kumbuka kazi hii ni muhimu lazima ifanyike na iishekwa madhumuni husika. Muda wowote itahitajika iwetayari.

3. Kazi ya haraka lakini siyo ya muhimuHii kazi ni ya zimamoto, kwenye maofisi yetu kuna kazikama hizi zinakuja mfano: Unapokea simu kutoka kwaMkuu wako, kuna majina ya wanafunzi inatakiwa TCU saanane mchana, hapo ni saa sita kamili. Peke yako hautawezakuifanya kazi hii, tafuta watu wakusaidie na inahitajimuingie ofisi nyingi kutafuta taarifa. Kazi hii ina lawamaisipoisha kwa muda unaotakiwa inaweza leta madhara kwawahusika. Ni kazi ya kikundi au watu maalumu walioteuliwawaifanikishe kwa muda fulani.

4. Kazi sio ya haraka na wala sio ya muhimu

Kazi ya aina hii inafanyika kutimiza malengoya sehemu ya kazi, ni kazi ambayo iko kwenyemikakati endelevu ya kazini kwako, nainafanyika kila siku. Hivyo basi ifanye kwautaratibu na ufanisi Mkuu ili kujihakikishiainaleta tija na wewe kupata ufanisi wa hali yajuu.

3. SEMA HAPANA KWA MKUU WAKO

• Kuna wakati inabidi kusema hapana unapokuwana kazi nyingi sana Mfano: kwa baadhi yamakatibu waendeshaji wengine wana mikutanomingi kwa kuchukua (Dictation) au kuchukua(minutes) za vikao vya wakuu wao.

Ebu mwambie Mkuu wako wa kazi samahaniukiangalia hapa ofisini kuna kazi sijazimaliza nanatakiwa kufanya kazi zingine. Naomba Mkuuaidha umpe mtu mwingine au acha nimalize hiikama muda utabaki nitaifanya hiyo.

4. PANGA KAZI ZAKO ZA BAADAYE SIKU MOJA KABLA

• Kesho unatakiwa uwepo kazini muda wa saambili asubuhi na leo hii mpaka saa moja usikubado uko kazini, unatakiwa kuandaa ofisi yakokwa kusafisha meza yako na kuweka mazingiratayari kwa kuyafanyia kazi kesho yake asubuhi.

• Hii itakusaidia kuweka mazingira ya meza yakosafi na kupunguza mlundikano wa kazi juumeza yako na ya mkuu wako, kama kuna kaziza kuchapa hakikisha unazimalizia siku hiyo ilikesho ianze na mambo yake.

5. KATAA USUMBUFU WOWOTE KATIKA SEHEMU YAKO YA KAZI

• Kuwa makini na muda ambao umeutumia angaliamtu yeyote asiye wa muhimu asije akakuharibiasiku au akakupotezea muda wako au ratiba yako yasiku ukiwa kazini, chunguza ni wageni ganiwanaokutembelea ukiwa sehemu ya kazi je? shidaya kikazi au wanakuja kwa ajili ya kuongea mamboya mitaani au mambo binafsi?

• Punguza makelele na mazungumzo yasiyo na tijasehemu ya kazini kwako. Mambo yasiyohusiana na

kazi yaepuke ukiwa sehemu ya kazi.

• Mgeni asiye wa lazima asiweze kufika na kuanzakukupotezea muda pasipo miadi yoyote. Mwambieniko kazini na nina kazi muhimu za kufanya, kuwamuwazi na ikiwezekana kila mtu akufahamu kwambayule Lusako akiwa na kazi zake usimsemeshe.

• Kama unapenda mazungumzo yasiyo na tija basijiwekee muda wa mapumziko katikati ya masaa ya kazikama muda wa kula weka mapumziko kama ya nususaa ili mwenye shida ya mazungumzo na wewe binafsiumpe nafasi akusemeshe na uwe tayari kumsikiliza nawewe utapumzika na kupata nguvu mpya ya kumaliziasiku iliyobakia ukirudi katika sehemu yako ya kazi.

6.GAWA KAZI KWA WENGINE KAZI AMBAZO HAUWEZI KUZIFANYA KWA WAKATI HUO

• Sio kila kazi unataka uifanye mwenyewe. Mfano:- mkomakatibu waendesha ofisi zaidi ya watatu au wawilikuna muda umeelewa na kazi basi wagawie wenzakobaadhi ya kazi ili kujipunguzia mzigo wa kazi ambaoumekubana.

• Jaribu kutumia timu ya kusaidiana (Team work makesa dream work). Unapokaribisha wengine wakusaidieunakuwa na nguvu ya kupunguza ubinafsi nakuruhusu kupata msaada kila mara unapohitaji kulikokujilimbikizia kazi halafu hauwezi kuzimaliza kwawakati na utapoteza muda mwingi. Tumia mudamchache kwa kazi nyingi ili ulete ufanisi na tijasehemu ya kazi.

7. PIMA MUDA ULIOUTUMIA KUFANYA KAZI ZAKO KILA WAKATI ILI KUTOPOTEZA MUDA BILA SABABU

ZISIZO ZA MSINGI

• Weka Jedwali litakaloonyesha muda uliotumika kwa siku,wiki na hata mwezi na ainisha kazi unazotakiwakuzifanya nazo ziweke kwenye Jedwali yaani (To do list)in swahili orodha itakayokuongoza katika mpangilio wakazi zako siku kwa siku.

• Jiulize maswali jinsi ulivyoutumia huo wako kwa siku, jipethamani katika kutumia muda wako Bill Gates anayomasaa 24 na wewe unayo masaa 24 wapi unakoseampaka ushindwe kuleta ufanisi kazini. Unakwamia wapiebu jiulize ili uwe makini na kila dakika inayoenda ukiwakazini uitathmini na kuitafakari.

8. JIANGALIE MWENYEWE(AFYA YAKO)

• Jaribu kujihakikishia unapata muda wa kupumzika au kulala masaa nane kwa siku au sita kwa siku.

• Fanya mazoezi ya mwili mara baada ya kazi na ukikaa muda mrefu kwenye kiti nyanyuka, jinyooshe tembea kidogo wakati wa kazi ndani ya ofisi yako ili kuondoa maumivu ya mgongo na miguu.

• Kunywa maji kwa wingi kwa ajili ya kuweka afya yako sawa.

• Punguza msongo wa mawazo kama utakuwa na kazinyingi ila jihakikishie kuzimaliza hizo kama ulivyoanza.

• Punguza migongano sehemu ya kazi inapoteza mudamwingi sana. Kuwa msikivu mara nyingi.

• Tamaa isiyo ya lazima katika kufanya kazi itakuleteamajungu na kutotenda kazi zako kwa wakati.

• Weka upendo kwa wenzako nyakati zote na aminiwote wanakupenda kama unavyowapenda, pandambegu ya ushindi nyakati zote ukiwa kazini kwako.

9. PUNGUZA MATUMIZI SIMU NA EMAIL BINAFSI: TWITTER, INSTAGRAM, FACEBOOK

• Matumizi ya vifaa hivi kuna muda vinapoteza mudapasipo na lazima. Kama unaweza tumia simu yakoupande wa kupiga na kupokea taarifa kupitia simu yakoni vizuri namaanisha funga upande wa data uje ufunguewakati una muda kufanya hivyo. Email iwe ya kikazi nasio binafsi.

• Kwani ukiendekeza simu haufiki popote. Simu itumiekama rafiki ambaye ukitulia nyumbani au muda wamapumziko. Kuna vitu vingi utaweza kujifunza ambavyohauvifahamu.

• Tahadhari simu inaweza kukuharibia kazi, simu inawezakukuharibia ndoa, simu inaweza kukuharibia watotoukiitumia vibaya. Itumie simu kwa maana nzuri nayenyewe itakusaidia sana.

10. UFANYE MUDA KUWA RAFIKI YAKO • Ukiweza kuufanya muda ni rafiki yako itakusaidia

sana katika kuongeza ufanisi hautakubalikupoteza muda wako hata dakika moja.Kumbuka “Time is Money”.

• Endelea kuufanya muda kuwa rafiki itakusaidiakuishi maisha unayoyataka na utafanikiwa sanakatika kazi zako za kila siku.

• Usipoupenda muda hauwezi kuutunza nakuutumia vizuri ili kuleta tija na ufanisi katikasehemu ya kazi. Usiruhusu muda upotee ruhusumuda utumike kwa mafanikio na sio hasara.Muda ukipotea haurudi na saa mbili ya leo sio saambili ya kesho. Ukizoea kutunza muda hautajuta.

....Inaendelea• Napenda kuwaasa Makatibu Mahsusi

wenzangu wote Tanzania kwamba tunahitajituumie muda wetu vizuri sana, naamini mudautatufanya tupate ufanisi na tija ya hali ya juu.

• Mabinti wa leo yaani wanakada hawanauzoefu wa kutosha na hawataki kujifunza,wanajifanya wanaelewa kila kitu. Miminaamini tulipoanza kazi tuliwakuta watuwazima na walikuwa walimu wazuri kwetu.Mabinti jifunzeni kupitia wazoefu.

• Tunahitaji tuutumie muda wetu vizuri

sana na kuuheshimu ili tusije ukipotea bilasababu.

• Muda ukitumika vizuri hata kujiendelezakutakuwa hakuna shida yoyote ukifahamumasaa yako ya kufanya kazi utajipangia nimuda gani uko huru ili uweze kujiendeleza aukwenda shule kwa mwaka huo.

• Nawasihi tusome kwa bidii huku tujikifunzambinu nyingi za kuweza kufanya kazi kwaweledi na maarifa ili kuinua kipato chetu.

.....Inaendelea• Hii kada inataka heshima na hekima ya

kutenda kwa uadilifu tufanye kazi kwa upyakila iitwapo leo tusifanye kazi kwa mazoea.

• Muda ukitumika vizuri hata kujiendelezakutakuwa hakuna shida yoyote ukifahamumasaa yako ya kufanya kazi utajipangia nimuda gani uko free ili niweze kujiendeleza aukwenda shule kwa mwaka huo.

.....Inaendelea

• Wanakada wenzangu naomba tujiendezeumri unaenda hii kazi haitaki tuwe na umriuliopitiliza (yaani umri mkubwa), vijana wengindio wakuu wetu (Maboss) kwa miaka hii.Inafika mahali mkuu anaogopa kukutumatatizo ni umri.

• Nawasihi tusome kwa bidii huku tukijifunzambinu nyingi za kuweza kufanya kazi kwaweledi na maarifa ili kuinua kipato chetu.Tutumie chama chenu kwenda mbele zaidi.

• Muda ukitumika vizuri tunaweza hata kutokakazini kwa muda ule ule uliowekwa na serikaliyaani saa 9.30alasiri kisha ukaingia kwenyeujasiriamali na hata kulima mchicha au kufugakuku na kuuza, kufungua duka.

• Jiulize kwanini wazee wengi wakishastaafuwanakufa mapema? Hawa wazee wanakuwaawajajiandaa na hawako tayari kukubali mudawao umekwisha bado wanahitaji kuendeleakuwepo.

• Ukijali muda hata siku ya kustaafu ikifikaunaondoka kama unatoka kwa mwajiri huyuunaingia katika shughuli zako binafsi bila hofu.

....Inaendelea • Tusiridhike na tulipo (Degree iko kwetu

tutafute sifa tuingie darasani). Hata vitabuvya dini vinasema mshike sana elimuusimwache aende zake, yeye ndiye uzimawako.

• Naamini kila mwenye masikio amesikiatwende tukatendee kazi hizi njia kumi na kuwamifano bora maofisini kwetu (Perfect Practicemakes you Perfect not every practice makesyou perfect.

• Work Hard, Work Smart then Trust God.

Ahsanteni sana.

TAPSEA OYEE, TAPSEA JUU.

MUNGU WABARIKI VIONGOZI WOTE WA TAPSEA

MUNGU WABARIKI WANACHAMA WA TAPSEA,

MUNGU IBARIKI TANZANIA .