HANDBOEKMÉÉTTALENTENméét

méétWELKOM BIJ

1

méétMéét is een jonge organisatie bestaande uit professionals met een HBO Facility Management achtergrond. Op dit moment bestaat het vaste team uit twaalf enthousiaste medewerkers. Hiernaast benut méét de inzet van studenten zoals jij; mééttalenten!

Méét vond zijn oorsprong in 2006 onder de naam General Support. In 2012 is de bedrijfsnaam gewijzigd naar méét met als belangrijkste reden meer focus op onze activiteit en datgene waar we goed in zijn: meten!

Met verschillende soorten metingen wordt inzicht geven in de presta-ties van verschillende facilitaire diensten die voor de opdrachtgevers van belang zijn.

Méét werkt op dit moment vanuit drie kantoorlocaties; Den Haag, Am-sterdam en Brussel. Daarnaast heeft méét in Groningen en in Lim-burg coördinerende mééttalenten beschikbaar om opdrachtgevers uit die delen van het land goed te kunnen bedienen.

Deze organisatiestructuur zorgt ervoor dat er snel geschakeld kan worden en metingen in heel Nederland en België uitgevoerd kunnen worden.

2

Vlnr: Elmer Bulthuis, Justin van Wel & Vincent Le Noble

Méét is een facilitair bureau dat zich volledig richt op het uitvoeren van metingen. In dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op de twee metingen die voor mééttalenten het meest interessant zijn.

méét Werkplekbezetting

méét Schoonmaakkwaliteit - de VSR Concurrent

Wat doet méét?

2

Méét is een facilitair bureau dat zich volledig richt op het uitvoeren van metingen. Hartstikke leuk natuurlijk maar wat wordt er dan ge-meten, en waarom?

Als facilitair verantwoordelijke binnen een organisatie is het tegen-woordig ontzettend belangrijk om voldoende en juiste stuurinfor-matie tot je beschikking te hebben. Om onze opdrachtgevers, vaak deze facilitair verantwoordelijke, inzicht te geven in de presta-ties van zijn diensten heeft méét verschillende metingen ontwik-keld:

méét Werkplekbezetting

méét Schoonmaakkwaliteit

méét Schoon, Heel & Veilig

méét Het Nieuwe Werken

méét Facilitaire Prestaties

méét Extra

Zoals in de introductie van dit hoofdstuk werd aangegeven wor-den in de volgende hoofdstukken de diensten méét Werkplekbe-zetting en méét Schoonmaakkwaliteit beschreven

4

méét

méét WerkplekbezettingBinnen veel organisaties staat huisvesting hoog op de agenda. Soms is dat omdat ze een nieuwe werkomgeving willen creëren maar soms ook omdat ze enorm groeien of omdat juist wordt verwacht dat het aantal medewerkers gaat afnemen. Onderwerpen als ‘Het Nieuwe Werken’, de kantorenleegstand en de kosten per werkplek (zo’n € 10.000,- p/jaar!) zijn aanleiding voor organisaties om continu goed inzicht te hebben in het gebruik van alle ruimtes en werkplekken die beschikbaar worden gesteld. Misschien kan een bepaalde afdeling wel met minder werkplekken functioneren of is er behoefte aan meer concentratieruimtes.

Met het uitvoeren van een bezettingsgraadmeting is méét in staat een rapportage op te leveren waarmee onze opdrachtgevers inzicht krijgen in het huisvestingsgebruik, zodat zij de juiste beslissingen kun-nen nemen op het gebied van dit gebruik. Daarnaast wordt onze rap-portage regelmatig ingezet als onderbouwing en verantwoording van beslissingen richting het management team.

De bezettingsgraadmetingen die wij uitvoeren, zijn op dit moment de meest uitgevoerde metingen. Het is een meting die gedurende vijf of tien achtereenvolgende werkdagen wordt uitgevoerd.

5

Een voorbeeld van twee werkplekken waaraan jij als mééttalent een status moet toekennen.

Wordt deze ruimte efficiënt gebruikt?

Iedere werkdag vinden tussen de vier en acht meetmomenten plaats binnen vooraf vastgestelde tijdvakken. (Het aantal meetmo-menten is afhankelijk van de opdracht).

De resultaten van de bezettingsgraadmeting geven de opdrachtge-ver inzicht in de bezetting van kantoor-, vergader- en eventueel onderwijsruimtes.

Met de door jullie verzamelde data kunnen onze opdrachtgevers belangrijke beslissingen, vaak op tactisch en soms op strategisch niveau, nemen ten aanzien van de huisvestingssituatie.

Het is daarom zeer van belang dat je als mééttalent bewust ben van de werkzaamheden die je doet. Wanneer je situaties verkeerd interpreteert kan dit leiden tot een rapport waaruit verkeerde analy-se worden gemaakt, met alle gevolgen van dien.

In hoofdstuk 4 wordt de methode en werkwijze tijdens een bezet-tingsgraadmeting aan je uitgelegd.

6

méét SchoonmaakkwaliteitHet doel van VSR metingen is het objectief controleren van de schoonmaakkwaliteit. Schoonmaakmetingen worden uitgevoerd vlak nadat de schoonmaak in een pand heeft plaatsgevonden. Op een ta-blet vul je de fouten in die je tegenkomt. Aan het einde komt hier een score uit waarmee wordt aangetoond of de schoonmaakpartij de be-loofde schoonmaakkwaliteit heeft gehaald.

Méét Schoonmaakkwaliteit houd in dat je op basis van de officiële VSR methode te werk gaat. Voordat je deze metingen kan lopen moet een cursus volgen waarbij je de diploma’s VSR-DKS en VSR-KMS Controleur behaald moet hebben.

Méét is bereid om te investeren in mééttalent die de ambitie hebben om schoonmaakcontroleur te worden. Je opleidingskosten worden in z’n geheel betaald, voorwaarde is wel dat je bereid ben om minimaal één jaar schoonmaakmetingen voor méét uit te voeren.

De schoonmaakmetingen duren, in tegenstelling tot méét Werkplek-bezetting, soms een dag of dagdeel waardoor je dit ideaal kan combi-neren naast je studie Facility Management.

Ben je geïnteresseerd in deze metingen? Neem dan contact op met het coördinerend mééttalent van jouw vestiging!

7

Volg een opleiding tot VSR Controleur bij méét en wellicht controleer jij bin-nenkort ook de schoonmaakkwaliteit bij onze klanten!

méét Werkplekbezetting; werkwijze en materialen3

Als mééttalent ben je herkenbaar aan een méét polo, en je PDA.

Nu je misschien een beter beeld hebt van één van de belangrijkere metingen binnen méét, is het goed om helder te krij-gen hoe we dit doen. Voordat je bij ons aan de slag gaat met meten, is het daar-om van belang ook kennis te nemen van wat er gebeurt voordat jij begint met me-ten, en achteraf na de meting met de door jou verzamelde data.

De data die wordt verzameld vormt de ba-sis voor de rapportage die naar onze op-drachtgever gaat.

Het is daarom van belang dat jij, als méét-talent, zorgvuldig te werk gaat. Je be-grijpt dat als data niet goed of onvolledig is er in het ergste geval een meting moet worden overgedaan!

Het spreekt voor zich dat we dat willen voorkomen.

Heb je tijdens een meting vragen of twij-fel je over een bepaalde status die je aan een werkplek wil geven. Neem dan ge-rust contact op met het coördinerend ta-lent, hij of zij staat gedurende de meting voor je klaar.

We hanteren het liefst het principe; ‘bel liever tien keer teveel dan één keer te weinig!’

9

3.1 WERKWIJZE

In bovenstaand schema zijn de fases weergegeven waarin je de bezettingsgraadmeting kan opdelen. Het gehele proces kan je opdelen in drie ‘deelfases’.

1. Voorbereiding en inventarisatie

Als de klant akkoord is gegaan met de offerte, starten de voor-bereidingen voor de meting. Deze hebben een doorlooptijd van maximaal 10 werkdagen.

2. Meetperiode

In overleg met de klant wordt een geschikte startdatum afge-sproken voor de meting. Gedurende vijf of tien werkdagen voer jij, als mééttalent, alleen of met collega’s de meting uit bij de klant op locatie.

3. Rapportage

De data die tijdens de meting is verzameld, worden omgeto-verd tot een duidelijke en overzichtelijke rapportage. Deze fase duurt maximaal 10 werkdagen. Na de oplevering komt de klant meestal met specifieke vragen die vaak makkelijk kunnen wor-den opgevangen mits de inventarisatie goed is uitgevoerd.

10

DE MÉÉTTASOm de meting goed uit te kunnen voeren heb je een aantal attributen nodig. Voor aanvang van de meting ontvang je van je coördinator een tas met alle spullen die je nodig hebt. Gedurende de meetperio-de is deze tas jou verantwoordelijkheid en krijg je het vertrouwen hier zorgvuldig mee om te gaan.

De inhoud van de méét-tas bestaat uit:

• PDA met bijbehorende software

• Oplader voor de PDA

• Een SD-kaart die in de PDA past

• Een badge

• Een planning met werkdagen- en tijden

• Een plattegrond van het gebouw waarin gemeten zal worden.

11

Mééttalent duidelijk herkenbaar aan het werk.

3.2 De PDA

Zoals gezegd zal je in de tas een PDA vinden gelijk aan de afbeel-ding hiernaast. Zorg dat je de PDA altijd opgeladen houdt. Het SD-kaartje hoeft niet in het apparaat te zitten tijdens de metingen. Dit kaartje gebruiken we om de verzamelde data dagelijks te back-uppen.

3.3 Materialen van de opdrachtgever

Soms komt het voor dat er materialen van de opdrachtgever aan onze mééttalenten worden verstrekt. Denk hierbij aan toegangs-passen en sleutels. Het spreekt voor zich dat we verwachten dat je hier zorgvuldig mee omgaat en zelf verantwoordelijk bent voor het gebruik en het retourneren.

12

Aan de hand van een voorbeeldproject nemen we in dit deel van de handleiding de verschillende fases met je door. Neem dit gedeelte aandachtig door zodat je goed op de hoogte bent van de werkwijze.

VOORBEELDPROJECT

4

N-SQUAREDe meting wordt uitgevoerd bij het bedrijf N-Square, gevestigd in Am-sterdam. N-Square beschikt over 232 werkplekken en heeft 27 verga-derfaciliteiten. Dit kunnen zijn; vergaderruimtes, informele vergader-ruimtes, ontmoetingsruimtes en/of vergadertafels in kantoorruimtes.

Er is gekozen voor zes meetmomenten op een dag en de gehele meetperiode bestrijkt tien werkdagen. In het overzicht rechts staan de meetmomenten weergegeven

14

Voorbeeld van een vergaderruimte bij N-Square

PLANNINGDe klant, in dit geval N-Square, heeft akkoord gegeven op de door méét aangeboden offerte. De voorbereidingen op de meting kunnen dus van start!

Aan de hand van de omvang van de opdracht wordt door méét be-paald hoeveel mééttalenten er worden ingezet gedurende de meting. Op basis van ervaring kan een goede inschatting gemaakt worden van het aantal werkplekken dat door 1 mééttalent in 60 minuten kan worden gemeten. Gemiddeld ligt dit rond de 350 werkplekken.

Bij N-Square wordt er dus één mééttalent ingezet.

Méét neemt contact op met jou als mééttalent en checkt je beschik-baarheid. Jij geeft aan hoeveel dagen of dagdelen (ochtend of mid-dag) je beschikbaar bent om de meting uit te voeren.

Wanneer de planning rond is wordt er een afspraak gemaakt met jou, als mééttalent, en het coördinerend mééttalent vanuit méét om op lo-catie een inventarisatie uit te voeren.

15

Druk overleg bij het méét team. Hoe kunnen we het project N-Square het beste aanpakken?

Ook dit pand is onderworpen aan een be-zettingsgraadmeting!

4.3.1 VOORAF

Voordat de inventarisatie op locatie be-gint heeft het coördinerend mééttalent contact gehad met de contactpersoon van de organisatie. Hierbij zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop wordt ge-meten en op welke dag kan worden geïn-ventariseerd.

4.3.2 OP LOCATIE

Tijdens de inventarisatie wordt er met de opdrachtgever eerst gesproken over eventuele bijzonderheden binnen het ge-bouw en ruimtes die niet worden meege-nomen tijdens de meting. Vaak volgt een korte rondleiding waarna wij zelfstandig de inventarisatie kunnen starten.

Tijdens de inventarisatie wordt de vaste looproute door het gebouw bepaald. Te-vens worden de kantoorruimtes, werk-plekken en vergaderruimtes ingevoerd in

de PDA en worden ze ingetekend op de plattegronden.

Wordt de meting uitgevoerd op ruimteni-veau dan worden de werkplekken en ver-gaderplekken in de ruimte geïnventari-seerd.

Wordt de meting op werkplekniveau wordt uitgevoerd wordt elk bureau voor-zien van een unieke werkpleksticker.

Het stickeren van de werkplekken lijkt een makkelijke opgave maar moet zeer secuur gebeuren. Via een vaste volgorde wordt elke ruimte gestickerd. Tijdens het stickeren begin je aan de linkerkant van de ruimte en houdt je de U-vorm aan.

16

Nadat de stickers zijn geplakt worden de-ze overgetekend in de plattegrond. Ook dit werkt moet secuur gebeuren. Tijdens de eerste meetronde zal je hiervan profijt hebben en zal je de meetroute snel uit je hoofd leren. Daarnaast geldt de papieren versie van de nummervolgorde als na-slagwerk zodat we snel iets op kunnen zoeken als de klant vragen heeft over een bepaalde werkplek.

Naast het stickeren en het intekenen op de plattegrond is het belangrijkste van de inventarisatie dat de kantoorruimtes, werkpleknummers en de vergaderruimtes worden ingevoerd in de PDA. Dit proces zal tijdens de inventarisatie door het coör-dinerend mééttalent worden toegelicht.

17

Tijdens een project wordt op de plattegrond de route aan-gegeven door het coördinerend mééttalent.

Tijdens de meting is een vaste loopvolgorde van belang. De loopvolgorde wordt, tijdens de inven-tarisatie, bepaald door het coördinerend meetta-lent.

Let op: Tijdens de meting mag niet worden afge-weken van deze route. Neem voor vragen over de af te leggen route contact op met het coördi-nerend meettalent.

18

Looproute

DE METINGNa de inventarisatie gaan we naar de volgende stap in het proces; de meting.

In dit gedeelte van de handleiding wordt uitgelegd hoe je de meting start en wat er bij komt kijken. Waar moet je bijvoorbeeld naar toe? Met wie neem je contact op als er vragen zijn? En waar kan je bij-voorbeeld je jas en tas achter laten?

19

4.4.1 VOORBEREIDING

Het is maandag 19 augustus 2013 en de bezettingsgraadmeting bij N-Square gaat vandaag beginnen. Na de intensieve inventari-satie vooraf ben je al bekend met het gebouw. De eerste meetron-de begint om 08.30 uur en je heb met het coördinerend méétta-lent om 08.00 uur afgesproken voor de ingang van N-Square.

Het coördinerend mééttalent heeft een afspraak gemaakt met de contactpersoon. Die verwelkomt jou en je coördinator en leidt jul-lie naar een ruimte die jij als mééttalent de rest van de week kan gebruiken als uitvalsbasis. Dit kan een aparte ruimte zijn of een werkplek die tijdelijk leeg staat.

Van de contactpersoon krijg je een pas of een sleutel om bepaal-de ruimtes mee te openen.

Voor dat je kunt gaan starten pak je de PDA en hang je de badge om je nek.

20

Het zal de eerste ronde vrij rustig zijn tijdens de meting.

4.4.2 HET EERSTE MEETMOMENT

Afhankelijk van de omvang van de meting, wordt de eerste meting gelopen samen met het coördinerend mééttalent. Bij grotere me-tingen wordt vooraf een instructiemoment ingepland waarin een proefronde wordt gelopen. De applicatie, met de daarbij behoren-de software, wordt opgestart en de meting kan beginnen.

Via de route die is bepaald tijdens de inventarisatie loop je de me-ting door. De PDA is hierin leidend. Je volgt de ruimtenummers en werkplekken die in de PDA staan.

Niet alleen voor jou als mééttalent is het de eerste keer dat je gaat meten. De medewerkers N-Square komen hier ook voor het eerst mee in aanraking. Wees altijd vriendelijk en beleefd tegen mensen en vertel ze in korte, bondige zinnen wat je komt doen. Vaak is: “Goedemorgen, ik kom voor de bezettingsgraadmeting” al voldoende.

Soms zijn er mensen die hele specifieke zaken aan je gaan vra-gen of hun ergernis over de meting aan jou uiten, jij bent immers hun aanspreekpunt op dat moment. Blijf vriendelijk en verwijs ze naar jouw contactpersoon binnen de organisatie waar je de me-ting verricht.

Tijdens de voorbereiding is ervoor gezorgd dat alle medewerkers zijn geïnformeerd over de meting.

21

REGISTRATIES MEETRONDETijdens de meetronde registreer je de werkplekbezetting en de activi-teit, die op het moment dat jij langskomt, wordt uitgevoerd. Tijdens de meting kom je twee soorten ruimtes tegen: kantoorruimtes en ver-gaderruimtes. In kantoorruimtes staan werkplekken en vergaderruim-tes hebben een vastgelegde capaciteit aan vergaderplekken.

Voor de kantoorruimtes geldt het volgende:

Hieronder staan zes opties vermeld waaruit jij als mééttalent de juis-te registratie selecteert om de status van een werkplek aan te geven. Lees deze aandachtig door!

Voor de kantoorruimtes geldt het volgende:

Op de volgende pagina staan zes opties vermeld waaruit jij als méét-talent de juiste registratie selecteert om de status van een werkplek aan te geven. Lees deze aandachtig door!

De registratie die je selecteert is een momentopname. Zorg er voor dat je voor 100% achter je keuze staat. Het is de bedoeling dat je in een moment van een paar seconden ziet en registreert wat de status is van de werkplek. Het is niet de bedoeling dat je bij een ruimte 5 mi-nuten gaat wachten omdat je twijfelt wat er wordt uitgevoerd. Het gaat om jou observatie en laat je hierbij niet beïnvloeden door ande-re gebruikers in de ruimte.

22

Welke registraties zou jij hier doen?

A) Niet bezet

De werkplek is niet in gebruik. Niets duidt erop dat een gebruiker van de werkplek wel in het gebouw aanwezig is. De computer is uitge-schakeld, de bureaustoel is aangeschoven en de prullenmand en bu-reaublad zijn leeg.

B) In gebruik, maar afwezig

Tijdens het moment van meten is de werkplek wel in gebruik, maar is de gebruiker elders in het gebouw. De computer is ingeschakeld, een kopje koffie op het bureau, een jas en/of tas, open geslagen docu-menten zijn voorbeelden van indicatoren. Er worden meerdere signa-len gegeven dat er iemand aanwezig is. (Een combinatie van de tas die op de grond staat en een computer die aan staat etc.)

C) In overleg, aan de werkplek

De gebruiker voert overleg met één of meerdere personen aan zijn of haar werkplek. Dit overleg kan zowel formeel als informeel van aard zijn. (Wanneer geconstateerd wordt dat er heel veel informeel over-leg plaatsvindt, geef dit dan door aan de coördinator.) Wanneer er twee mensen achter één computer aan het werk zijn, is de werkplek één keer in overleg.

D) Aan de telefoon

De gebruiker voert een telefoongesprek aan de werkplek, dit kan zo-wel mobiel als via een vaste telefoon zijn. Hierdoor wordt een duide-lijk beeld gecreëerd over het aantal telefoongesprekken dat op de werkvloer plaatsvindt.

E) Computerwerk

Aan de werkplek wordt actief met de computer gewerkt. Dit kan zo-wel een desktop computer als een laptop zijn, maar ook het gebruik van een tablet of een smartphone (alleen wanneer men met deze smartphone niet aan het bellen is) valt onder computerwerk. Actief computerwerk kenmerkt zich doordat de gebruiker de muis ofwel het toetsenbord aanraakt.

F) Schrijven, lezen, nadenken

De werkzaamheden kenmerken zich door lezen, schrijven, nadenken of handelingen met documenten. Ook het passief computerwerk valt onder schrijven, lezen, nadenken. De medewerker gebruikt de com-puter of tablet om documenten te lezen. Hij of zij heeft de muis niet vast en typt niets in op de computer.

23

Er zijn 1001 situaties die je tegen kan komen.

Naast deze statussen merken wij dat er een aantal bijzondere situ-aties zijn waar niet makkelijk een status aan te hangen is. Daarom hebben wij deze situaties beschreven en de bijpassende status eraan toegevoegd.

- Wanneer mensen taart aan het eten zijn of op de afdeling aan het borrelen zijn, zijn de bureaus waar duidelijk nog mensen zitten in gebruik maar afwezig. Wanneer er een vergadertafel aanwezig is, wordt het aantal personen dat daar aan het eten is genoteerd.

- Wanneer iemand met een ander aan het overleggen is, maar in de ruimte rondloopt is deze in overleg aan de werkplek. De per-soon waarmee overlegd wordt, die nergens aan een tafel of werk-plek zit, wordt niet genoteerd.

- Er zit iemand op zijn bureau en die is aan het overleggen met ie-mand die ernaast staat. Deze is in overleg aan de werkplek. De persoon die ernaast staat telt niet mee.

- Er zit iemand in de vensterbank en deze is aan het overleggen met iemand die aan de werkplek zit. De persoon in de venster-bank tel je niet mee. De persoon aan het bureau is in overleg aan de werkplek.

Bij conference call wordt de status aan de telefoon gebruikt. Wan-neer er 4 mensen, allemaal aan een ander bureau een confe-rence call aan het houden zijn, zijn deze alle 4 aan de telefoon.

24

Vergaderruimtes worden op een andere manier gemeten!

Voor vergaderruimtes geldt een andere meetmethode:

De capaciteit van de vergaderruimte is tijdens de inventarisatie be-paald. Die kun je in je PDA wel zien staan maar niet aanpassen. Het is aan jou om alleen het aantal mensen in de ruimte te regi-streren. Is er niemand in de vergaderruimte aanwezig? Dan vul je niets in en ga je door naar de volgende ruimte.

4.3.4 AFRONDING MEETMOMENTEN EN DE DAG

Nadat alle metingen op de dag zijn uitgevoerd is het belangrijk om de applicatie goed af te sluiten. Hoe je dit doet wordt toegelicht door je coördinator.

Als mééttalent ben je tijdens de meetperiode te gast binnen de or-ganisatie en is er een contactpersoon die we graag op de hoogte houden van alle bijzonderheden en vorderingen van de meting. Mocht je opmerkelijke zaken tegenkomen licht je hier eerst je coör-dinator over in. Vervolgens wordt bepaald of je dit kunt melden bij onze contactpersoon binnen de organisatie.

Na afronding van het laatste meetmoment van de dag check je even of onze contactpersoon beschikbaar is en meld je eventuele bijzonderheden en geef je aan dat de metingen er op zitten.

De mééttas met apparatuur neem je mee naar huis, tenzij een col-lega mééttalent er de volgende dag mee aan de slag gaat. Hier-over vindt afstemming plaats met je coördinator. Belangrijk aan-dachtspunt hierin is de beschikbaarheid van een opgeladen PDA de volgende dag.

25

Zo, je hebt het einde van deze handleiding gehaald!

Als het goed is heb je nu een beeld over méét en het werken als mééttalent. Je weet waarom bezettingsgraadmetingen uitgevoerd worden en hoe deze vervolgens worden uitgevoerd.

Mocht je naar aanleiding van deze handleiding nog vragen heb-ben over méét, de bezettingsgraadmeting of iets heel anders wil-len vragen. Neem dan gerust contact met ons op!

AFSLUITING

5

26