manuel_allege pnud

République de Côte d’Ivoire

Ministère d’Etat, Ministère du Plan et du Développement

Direction Générale du Plan

MMAANNUUEELL AALLLLEEGGEE DDEE PPRROOCCEEDDUURREESS NNEEXX

DDEE GGEESSTTIIOONN DDEESS PPRROOJJEETTSS EETT PPRROOGGRRAAMMMMEESS..

Programme de Coopération Côte D’Ivoire-PNUD

VERSION FINALE

Réalisé par:

Eustache Yazi AKPANE

(Consultant indépendant) JANVIER 2007

PACNEX

00045476

_________________________________________________________________________________________________________________ Manuel allégé de procédures NEX de gestion des Projets et Programmes utilisant les ressources de l’Aide Publique au développement.

2

Sommaire

ITEMS PAGES Définitions des sigles et abréviations 4 Quelques concepts clés 4 Introduction 5 Chapitre 1 : Principes généraux et politiques applicables 7 I- Principes et Politiques applicables en matière de Gestion des Ressources Humaines 8 II- Principes et Politiques applicables en matière de Gestion Administratives et Financières et Comptables 8 III- Principes et Politiques applicables en matière de Suivi-évaluation des Projets/Programmes 9 Chapitre 2 : Procédures administratives 10 2.1. Gestion des missions 11 2.2. Recrutement du personnel 13 2.3. Recrutement de consultants 15 2.4. Reporting 16 2.5. Tenue des inventaires physiques 18 2.6. Gestion des biens acquis 19 2.7. Révision de fonds 20 2.8. Suivi-Evaluation 21 2.9. Gestion des présences journalières 23 2.10. Gestion des congés annuels 24 2.11. Gestion du carburant 25 2.12. Gestion des frais de taxi 27 2.13. Communication 28


3

2.14. Sous-traitance 29 2.15. Gestion des véhicules de service 30 Chapitre 3 : Procédures financières et comptables 31 3.1. Ouverture et tenue des comptes bancaires 32 3.2. Rapprochement bancaire 34 3.3. Rapprochement avec ATLAS 35 3.4. Tenue de la caisse 36 3.5. Achat de biens 37 3.6. Achat de services 38 3.7. Réception des biens acquis 39 3.8. Réception des services 40 3.9. Gestion des stocks 41 3.10. Règlement des fournisseurs des biens 42 3.11. Règlement des fournisseurs de services 43 3.12. Tenue des inventaires physiques 45 3.13. Rémunération du personnel 46 3.14. Gestion des frais de missions 47 3.15. Décaissement des avances de fonds de fonctionnement des projets 48 ANNEXES 49


4

Définition des sigles, abréviations et concepts clés

Définition des sigles et abréviations ALP : Appui Logistique aux programmes BAEP : Bureau de l’Audit et des Etudes de Performances BRH : Bureau des Ressources Humaines BSFA : Bureau des Services Financiers et Administratifs TOKTEN : Transfert de compétences par l’intermédiaire des nationaux expatriés UNISTAR : Services consultatifs à court terme des nations unies VNU : volontaires des Nations Unies CP : conseiller au programme AAF : Assistant Administratif et financier CN : Coordonnateur National AT : Assistant technique (expert national) DN : Directeur national du projet ou programme SF : service financier RH : service des ressources humaines du PNUD Côte d’Ivoire

Quelques concepts clés Descriptif de l’appui aux programmes et projets : document de projet signé par le PNUD et les autorités nationales dans la cadre d’un programme ou un projet. Arrangement de gestion : La façon dont un projet ou programme est exécutée Directeur National de Projet ou Programme : Personnalité politique et administrative sous l’autorité de laquelle est placé le projet ou programme Représentant Résident Adjoint chargé des Opérations : 2è personnalité du PNUD en Côte d’Ivoire Conseiller au Programme du PNUD : Cadre national qui coordonne les activités du PNUD en Côte d’Ivoire Assistant de Programme au PNUD : Agent du PNUD chargé du suivi des projets et programmes Coordonnateur National de Programme ou Projet : Gestionnaire désigné par appel à candidature pour coordonner un projet ou programme pour le compte du PNUD Assistant(e) Administratif et Financier de Projet ou Programme : Personne chargée de l’exécution administrative et financière du projet sous l’autorité du CN. Assistant Technique : Expert national appuyant directement le CN sur les aspects techniques du projet ou programme Personnes ressources : Personnes extérieures aux projets ou programmes mais qui sont mises à contribution pour la bonne réussite des projets ou programmes Analyste financier : Agent du PNUD, chargé d’examiner les aspects financiers et comptables des projets et programmes


5

Introduction

Contexte Dans ses rapports avec le PNUD et les différents bailleurs internationaux, l’Etat de Côte d’Ivoire est souvent amené à soumettre à financement des projets et programmes au titre de différents Ministères techniques. L’exécution de ces projets et programmes est coordonnée par le Ministère d’Etat Ministère du Plan qui., en accord avec le PNUD, a mis en place une cellule de coordination de tous les projets et programmes financés par les ressources de l’Aide Publique au Développement dénommée Projet d’appui à la coordination et à la mise en œuvre des Projets et Programmes et à l’exécution Nationale (PACNEX). Le PACNEX avait entre autres missions principales la mise en place d’un manuel de procédures allégé des procédures NEX dont les objectifs sont : Principalement, le manuel vise le renforcement des capacités nationales en matière de coordination, de mise en œuvre efficace et efficiente et de suivi et évaluation des programmes et projets développement. Spécifiquement, le manuel vise à :

- harmoniser la gestion des projets et programmes dans le respect des procédures et des principes d’équité et de transparence des bailleurs.

- améliorer les conditions de réalisation des projets et programmes. - Préciser dans un langage directement accessible, qui fait quoi ? comment ? dans quels délai ?

Notre démarche Dans la conduite de ce projet, notre contribution a consisté en une approche participative impliquant certains projets en situation de financement, des personnes ressources du PNUD, de la Direction du Plan et du PACNEX. Dans cet optique, nous avons dans un premier temps procédé au diagnostic de l’existant dont les points saillants sont les suivants :

- la non mise à la disposition des gestionnaires de projets et programmes du manuel existant ; - le manuel de programmation est trop volumineux et trop général, donc difficile à exploiter de façon pratique ; - les procédures ne précisaient pas pour la plupart les délais et les responsables des tâches ; - les procédures ne tenaient pas compte des réalités et des contingences du terrain, ce qui rendait difficile leur application.


6

Après ce diagnostic, nous avons procédé avec l’appui du PACNEX, à des visites de projets et programmes avant de produire la première mouture du manuel allégé. La structure du manuel Face aux faiblesses ci-dessus énoncées qui portaient en elles-mêmes les germes de l’inopérationnalité des procédures, nous avons apporté les réponses qui nous semblaient les mieux appropriées en proposant le présent manuel allégé sous la forme d’un ensemble de matrices précisant pour chaque procédure, les responsables, les délais, et la description des tâches y afférant. Ce manuel contrairement au manuel de programmation dont il émane, s’est limité à décrire exclusivement les procédures administratives, financières et comptables requises pour le fonctionnement et la production efficace et efficiente des résultats attendus au niveau des projets et programmes nationaux. A ce titre, il ne comporte que trois chapitres sur les neuf que comporte le manuel de programmation et des annexes. Ce sont :

- principes généraux et politiques applicables - procédures administratives - procédures comptables et financières

Au total, ce manuel concerne essentiellement la gestion des projets et programmes d’exécution nationale et n’a pas l’ambition d’interférer dans les procédures du PNUD contenues dans les différents manuels existants et régulièrement aménagées par le siège depuis les USA. Parce que ne concernant que les projets et programmes nationaux, et pour le rendre opérationnel, ce manuel prend largement en compte certaines contingences et situations de fait du terrain pas toujours prévues dans le manuel de programmation. Pour conclure, nous tenons à rappeler que tout manuel en tant que premier outil de travail du personnel d’un projet ou programme, ne vaut que par sa mise à jour périodique, chose à laquelle le comité de pilotage devra veiller avec diligence. M. AKPANE Yazi Eustache (Consultant indépendant)


7

CHAPITRE 1 : PRINCIPES GENERAUX ET

POLITIQUES APPLICABLES


8

I- Principes et Politiques applicables en matière de Gestion des Ressources Humaines

1. Le recrutement du personnel permanent et des consultants doit se faire selon les critères de transparence et de mise en concurrence.

2. Le recrutement doit être autorisé et s’appuyer sur des définitions d’emploi.

3. La gestion des congés s’appuie sur le principe que chaque employé a droit à un congé annuel. Chaque employé en contrat de service a droit à 1,5 jours

ouvrables de congé par mois, soit 18 jours ouvrables dans l’année.

4. la rémunération du personnel permanent est régie par le principe de la rémunération des heures réellement travaillées.

5. Les frais de missions sont décomptés selon le nombre de nuitées si le lieu de la mission est situé dans une ville différente du siège du projet.

II- Principes et Politiques applicables en matière de Gestion Administratives et Financières et Comptables

1. Le gestionnaire du projet / programme est le garant du bon état et de la protection des biens acquis au titre du projet.

2. Les bons de carburant ne doivent servir que pour les véhicules des projets et programmes.

3. Les biens du projet ne doivent servir qu’au bénéfice du projet / programme.

4. La production d’un rapport financier validé est la condition pour le décaissement d’une autre avance.

5. Les rapports sont la base d’un suivi–évaluation efficace.

6. Tout projet ou programme est libre de sous traiter certaines tâches concourrant au projet.

7. La sous traitance doit être limitée dans le temps.

8. Le sous traitant n’est pas un partenaire du PNUD.

9. Tous les biens acquis sur un projet sont la propriété des bailleurs tant qu’une décision contraire n’aura été prise.

10. La tenue d’un inventaire annuel est une obligation légale.

11. L’état annuel d’inventaire est un élément pertinent pour la certification des comptes d’un projet / programme.

12. La révision des fonds requiert l’accord absolu des partenaires signataires du descriptif initial.

13. La révision de fonds permet de faire des réajustements au niveau des lignes budgétaires sans modifier le budget global.

14. La révision des fonds n’intervient que quand il y a des écarts importants ou des difficultés dans l’exécution du projet.

15. Tout projet ou programme peut ouvrir un compte bancaire spécifique pour les financements PNUD.

16. Le compte de toute association ou ONG financée par le PNUD doit fonctionner selon le principe de la double ou triple signature.

17. La procédure des achats de biens et services est partagée entre les projets / programmes et le Service Center.

18. Tout achat ou acquisition supérieur ou égale à 2500 Dollars US pour les biens fongibles et à 1000 Dollars US pour les équipements durables est de la

compétence du service center.

19. Tout achat effectué pour le PNUD est exonéré de TVA et autres taxes douanières (exception faite des dépenses inférieures ou égales à 100 Dollars US

soit 50 000 FCFA qui sont faites TTC).


9

III- Principes et Politiques applicables en matière de Suivi-évaluation des Projets/Programmes

1. Le suivi – évaluation est la condition pour la bonne exécution du projet / programme.

2. Le suivi-évaluation peut prendre la forme d’un audit, d’une mission d’évaluation ou de suivi.

3. Le suivi-évaluation doit donner lieu à des rapports de suivi, d’évaluation ou d’audit.

4. Le suivi-évaluation doit porter aussi bien sur les aspects financiers que programmatiques.

5. Tout rapport d’audit, d’évaluation ou de suivi doit être communiqué aux projets/programmes pour prise en compte.


10

CHAPITRE 2 : PROCEDURES ADMINISTRATIVES


11

2.1 : Gestion des missions

Précisions

Ces missions concernent les missions de formation et les missions de travail à l’étranger ou à l’intérieur de la Côte d’Ivoire.

Les frais de missions sont décomptés selon le nombre de nuitées si le lieu de la mission est situé dans une ville différente du siège du

projet/programme.

Les frais de missions sont alignés sur le barème du PNUD.

Ce type de missions concernent les missions prévues dans le descriptif de l’appui au programme/projet ou non.

N° Etapes Description des tâches Responsables Délai

01 Programmation annuelle

des missions

Produire un programme annuel des missions du

projet/programme sur la base du document de projet.

CN ou AT Au plus tard le 05

Janvier

02

Désignation des

participants à la mission

Etablir la liste des personnes devant se rendre en mission

Examiner la liste de mission quant à sa pertinence par

rapport au projet

Soumettre cette liste au Coordonnateur du Projet

Transmettre la liste au Conseiller au Programme pour

validation

Valider et instruire le dossier pour traitement

AT ou AAF

AT

AAF

CN

CN

14 j avant la mission


03 Etablissement de l’ordre de

mission

Préparer l’ordre de mission en 3 copies

Faire signer l’ordre de mission par le CN Donner 2 copies à l’intéressé

Archiver la 3ème

AAF 10 j avant la mission

04 Mise à disposition des frais

de mission et moyens de

transport

Préparer les DPD

Transmettre les DPD au DN pour signature

Transmettre des DPD au CP

AAF et CN

CN



12

Transmettre les DPD signés au service des finances pour

paiement

Remettre les frais de missions et les moyens de transport

(Billet d’avion, Véhicule + carburant)

Transmettre les factures d’achat des billets d’avions à

l’AAF pour comptabilisation

Service financier

Service logistique


05 Production de rapports de

mission et restitution

Produire un rapport de mission (voir canevas annexe 17)

Faire une restitution

Bénéficiaire de la

mission

15 j après la mission

pour le rapport

30 j pour la restitution


13

2.2 : Recrutement du personnel Précisions

Cette procédure concerne le personnel permanent

Cette procédure concerne les emplois prévus et non prévus initialement.

Le recrutement doit se faire selon les critères de transparence et de mise en concurrence.

Le recrutement doit être autorisé et s’appuyer sur des définitions d’emploi.

Tout employé recruté dans les normes a droit à une couverture d’assurance maladie.


01 Préparation du

recrutement

Procéder à des définitions d’emploi des postes à pourvoir

Etablir la liste des postes à pourvoir

Préparer les TDR

Soumettre la liasse (liste + TDR) au CP

AT ou CN

CN

7 j

02 Validation de la liasse Examiner et valider la liasse des postes à pourvoir au vu des

définitions d’emplois

Instruire le recrutement

CP 2 j

03 Appel à candidature Publier l’avis de recrutement et les TDR

Recenser les candidats potentiels dans un registre au moment du

retrait des dossiers de candidature

Recevoir les dossiers des candidats

Projet et/ou Service

Center ou RH

30 J

04 Sélection du candidat Dépouiller les offres des candidats.

Rejeter les dossiers incomplets ou non-conformes.

Classer les dossiers par ordre de mérite au vu des critères clés.

Sélectionner le meilleur candidat pour chaque poste.

Comité de Sélection

2j

05 Notification et prise de

service

Notifier la décision au candidat sélectionné

Faire signer le contrat d’embauche par le candidat après signature du

représentant – résidant du PNUD

Faire l’attestation de prise de service (voir annexe 14)

Projet ou Service

Center ou RH

2j

06 Mise à disposition des

Numéros d’assurance

maladie

Faire une requête à l’assureur pour l’obtention du numéro d’assuré

sur la base de la liste établie mensuellement par le service des

ressources humaines.

Le service RH

30j après la

prise de service


14

Examiner la requête et communiquer le numéro au concerné L’assureur


15

2.3 : Recrutement des consultants. Précisions

Cette procédure concerne les consultants personnes physiques ou morales (cabinets / entreprises)

Cette procédure concerne aussi bien les missions courtes que les missions de longue durée

Le recrutement doit se faire selon les critères de transparence et de mise en concurrence.

Le recrutement doit être autorisé et s’appuyer sur des définitions d’emploi.


01 Préparation du

recrutement

Procéder à des définitions d’emploi des postes à pourvoir ou des

études à conduire

Etablir la liste des postes à pourvoir ou les études à conduire

Préparer les TDR

Soumettre la liasse au CP du PNUD

Projet ou Service

center

7 j

02 Validation du

recrutement

Signer la liste des postes à pourvoir au vu des définitions d’emplois ou

des études à conduire

Instruire le recrutement

CP 2 j

03 Appel à candidature Publier l’avis de recrutement et les TDR dans les organes de presse de

grand tirage

Recenser les candidats potentiels dans un registre au moment du

retrait des dossiers de candidature

Recevoir les dossiers des candidats

Projet ou service

center

30 J

04 Sélection du candidat Dépouiller les offres des candidats.

Rejeter les dossiers incomplets ou non-conformes.

Classer les dossiers par ordre de mérite au vu des critères clés.

Sélectionner le meilleur candidat pour chaque poste.

Le comité de

sélection

2j

05 Notification et prise de

service

Notifier la décision au candidat sélectionné

Faire signer le contrat de travail par le consultant après signature du

représentant – résidant du PNUD

Faire l’attestation de prise de service (voir Annexe 14)

Le service center 2j


16

2.4 : Reporting

Précisions

Cette procédure concerne la production de tous les rapports à élaborer par les projets / programmes.

Cette procédure porte sur la périodicité, la forme et le contenu des rapports.

La production d’un rapport financier validé est la condition pour le décaissement d’une autre avance.

Les rapports sont la base d’un suivi–évaluation efficace.

Chaque agent est tenu d’émarger la liste de présence journalière conçue à cet effet.


01 Elaboration des rapports

d’activités trimestriels et

semestriels

Produire un rapport d’activités comportant un volet financier et un volet programmatique (Voir Annexe 18)

Signer le rapport financier et y apposer le cachet du projet/programme

CN Au plus tard le

15 du 4è mois

02 Elaboration du Rapport

de présences mensuel

Produire la liste de présences journalières du personnel (Voir

Annexe 20)

Valider la liste pour les employés autres que le CN

Valider la liste de présence du CN

AAF

CN

DN

Au plus tard le

5 du mois

suivant


d’inventaire annuel

Produire un état d’inventaire des immobilisations non

consomptibles (Voir Annexe 2)

Certifier cet état d’inventaire

AAF/CN

CP et/ou DN

Au plus tard le

15 Janvier


d’activités annuel

Produire un rapport de synthèse programmatique et financier des

12 mois écoulés.

Signer le rapport et y apposer le cachet du projet.

N.B : Ce rapport peut constituer un rapport de fin de projet si le projet

a une durée d’un an.

CN Au plus tard le

15 Janvier

05 Elaboration de Rapport

d’activités de fin de

projet

Produire un rapport d’activités de fin de projet.

Signer le rapport, y apposer le cachet du projet / programme et

indiquer la mention « Final »

CN Au plus tard 30

j après la fin du

projet


17

NB : Ce rapport sera la base de la reconduction ou non du projet /

programme.


18

2.5 : Inventaires physiques.

Précisions

1. Cette procédure concerne les immobilisations non consomptibles (valeur supérieure à 1000 dollars US et/ou ayant une durée supérieure à un an).

2. L’état annuel d’inventaire est un élément pertinent pour la certification des comptes d’un projet / programme.

3. La tenue d’un inventaire annuel est une obligation légale.

4. L’objectif de l’inventaire est de prouver aux bailleurs l’existence effective des biens acquis avec leurs fonds.

5. Tous les biens acquis sur un projet sont la propriété des bailleurs tant qu’une décision contraire n’aura été prise.

N° Rubriques Description des tâches Responsables Délai

01

Tenue de

l’inventaire

Procéder à un comptage des différentes immobilisations par ligne

d’articles

Procéder à un rapprochement entre stocks théoriques et stocks comptés

Expliquer les écarts

Arrêter un listing définitif de stocks disponibles au 31 décembre

Valoriser le stock ainsi obtenu

Produire un état d’inventaire (Voir Annexe 2)

AAF/CN Le 31 décembre

02 Validation de

l’inventaire

Signer le rapport d’inventaire

Certifier le rapport d’inventaire

Joindre une copie de ce rapport au rapport annuel et archiver une autre

pour contrôle ultérieur

CN

CP

AAF

Au plus tard le 15

Janvier


19

2.6 Gestion des biens acquis.

Précisions

- Cette procédure concerne les immobilisations non consomptibles (valeur supérieure à 1000 dollars US et/ou durée supérieure à un an) et

consomptibles (valeur inférieure ou égale à 1000 dollars US).

- La gestion des biens est guidée par le principe de la transparence.

- Le vocable biens concerne les véhicules, le parc informatique, les biens meubles et immeubles….

- Le gestionnaire du projet / programme est le garant du bon état et de la protection des biens acquis au titre du projet.

- Les biens du projet ne doivent servir qu’au bénéfice du projet / programme.

-


01

Enregistrement des

biens

- Enregistrer et immatriculer (donner un code) tout bien acquis

- Tenir une fiche de stock pour chaque article pour suivre son utilisation (Voir

Annexe 15)

AAF

2 j

02 Magasinage et

marquage des biens

- Marquer les biens non consomptibles par des stickers portant les codes et

nom du projet / programme.

- Mettre en magasin ou transférer les biens acquis aux bénéficiaires

- Tenir un état exhaustif complet des biens du projet / programme

AAF Permanent

03 Utilisation des

véhicules

- Conduire le véhicule du projet

- Entretenir le véhicule

- Tenir un carnet de bord (Voir Annexe 10)

N.B : En cas d’absence ou d’insuffisance de chauffeurs, donner la possibilité

au CN ou à un de ses collaborateurs de conduire le véhicule dans les mêmes

conditions que le chauffeur

Chauffeur

Resp. Parc Auto

Permanent


20

2.7 Révision de fonds.

Précisions

- Cette procédure est semestrielle.

- Elle requiert l’accord absolu des partenaires signataires du descriptif initial.

- Elle permet de faire des réajustements au niveau des lignes budgétaires sans modifier le budget global.

- Elle n’intervient que quand il y a des écarts importants ou des difficultés dans l’exécution du projet.

-


01 Initiation de la

révision budgétaire

ou rephasage

- Produire un rapport financier relevant les écarts ou les difficultés dans

l’exécution budgétaire

- Proposer les ajustements attendus

- Transmettre l’avenant au DN pour signature

- Transmettre l’avenant signé au CP

AAF/CN

CN

DN

1er

sem : 10 juin

de chaque

année

2ème

sem : Oct-

Nov

02 Validation de la

révision

- Approuver ou apporter les propositions d’ajustement

- Transmettre l’avenant approuvé auprès des finances pour traitement

CP

7 jours


21

2.8 : Suivi-évaluation.

Précisions

- Le suivi – évaluation consiste pour le PNUD à suivre la bonne exécution du projet / programme.

- Il prend soit la forme d’un audit, soit la forme de missions d’évaluation ou de suivi.

- Il doit donner lieu à des rapports de suivi, d’évaluation ou d’audit.

- Il doit porter aussi bien sur les aspects financiers que programmatiques.


01 Suivi de la mise en

œuvre du projet et

programme

- Produire trimestriellement les relevés comptables et financiers des

projets/programmes –

- Produire systématiquement un rapport semestriel de l’état

d’avancement du projet (Programmatique et financier)-

( Voir annexe18)

- Participer aux réunions de suivi et de coordination

- Appliquer les outils développés dans le cadre du suivi

- Collaborer étroitement avec le PACNEX (premier interlocuteur des

projets et programmes)

AAF

CN

Projets

Projets

Projets

15 j après chaque

3 mois

15 j après chaque

6 mois

Permanent

02 Evaluation des projets et

programmes

Examiner les rapports d’activités des projets et programmes deux fois

par an

Produire un rapport d’évaluation

Mettre en œuvre les conclusions et recommandations de l’évaluation

Suivre la mise en œuvre des conclusions et recommandations

CN

Projets

PACNEX

Tous les 6 mois

Oct-Nov

Permanent


22

03 Audit des projets et

programmes

- Elaborer un plan d’audit en rapport avec le PNUD

- Commanditer un audit annuel

- Produire un rapport d’audit

- Partager les conclusions et recommandations du rapport d’audit

- Mettre en œuvre les conclusions et recommandations de l’audit

- Suivre la mise en œuvre des conclusions et recommandations de

l’audit

PACNEX

PNUD, Gvt,

Projets

Cabinet externe

Projets, Cabinet

Projets

PACNEX

30 Nov chaque

année

30 j

15j après la

production du

rapport

Permanent


23

2.9 : Suivi des présences au service.

Précisions

- La tenue d’un fichier de présences effectives est rendue nécessaire par le fait que le PNUD ne paye que les heures vraiment travaillées à raison de 8

heures par jour du lundi au jeudi et 5 heures le vendredi.

- Les horaires du travail sont les suivants :

Du lundi au Jeudi :

Matin : de 8H00 à 13H00

Après – midi : de 14H30 à 17 H30

Le vendredi : La journée continue est observée : de 8H00 à 13H


01 Etat de présences

journalières

- Tenir une fiche de présences journalière (Voir Annexe 21)

- Emarger les fiches de présence

AAF

Personnel

Chaque jour

ouvrable

02 Etat de présences

mensuelles

- Procéder à un assemblage des fiches de présences pour le mois

- Viser les fiches de présences des agents autres que le CN

- Viser la fiche de présence du CN

AAF

CN

DN

Le 5 du mois

suivant


24

2.10 Gestion des congés annuels.

Précisions

- Cette procédure a pour objectif de faciliter la programmation des activités et l’utilisation rationnelle du personnel.

- Elle s’appuie sur le principe que chaque employé a droit à un congé annuel.

- Chaque employé a droit à 1,5 jours ouvrables de congé par mois, soit 18 jours ouvrables dans l’année.

- En début d'année chaque employé doit faire connaître la date prévisionnelle de ses congés.

- Chaque employé a droit à 2 jours de congé maladie sans obligation de produire un certificat médical.

- Tout repos maladie excédant 2 jours devra être justifié par un certificat médical délivré par un médecin.

- Chaque employé est tenu de prendre impérativement ses congés annuels chaque année.


01 Départ en Congés

annuels

- Recenser les besoins de départ en congés

- Analyser et valider la liste de congés

- Programmer les départs en congés

- Publier la liste validée des départs en congés

- Etablir les décisions de départ en congés

NB : Les jours travaillés pendant la période de congé pour des raisons acceptées

par les parties doivent faire l’objet d’un memo validé par le DN et le CP et

payés comme des jours travaillés.

AAF

CN

Janvier

A la

demande


maladie

- Recevoir les certificats d’arrêt de travail

- Constater le repos maladie du collaborateur

AAF

CN

A la

demande


extraordinaires

En dehors des congés maladie et annuel, tout employé a droit des congés pour

causes de maternité, naissance, décès d’un descendant ou un ascendant, mariage,

mise à disposition

Agent A la

demande


25

2.11 : Gestion du carburant.

Précisions

- La gestion du carburant est assurée en premier ressort par le PNUD.

- Le carburant est donné aux projets/programmes sous forme de bons - valeur selon le budget prévisionnel.

- Les bons de carburant ne doivent servir que pour les véhicules des projets et programmes.

- Sur instruction du gouvernement, chaque véhicule a droit à une dotation de 900 Litres par trimestre.

- En raison de la situation de crise actuelle du pays, prévoir de la liquidité pour les agents en mission pour achat de carburant en espèce dans les zones

où les bons de carburant ne peuvent être servis.


01 Mise à disposition des bons

de carburant aux

projets/programmes

- Faire une requête au service logistique pour approvisionnement

en bons de carburant

- Mettre les carnets de bons à la disposition des

projets/programmes et délivrer une facture interne. (voir Annexe

19)

- Faire le point de l’utilisation de la dotation reçue

AAF

Service logistique

du PNUD

CN/AAF/Chauffeur

Au plus tard

le 15 du 3è

mois

Le 5 du mois

Fin du

trimestre

02 Utilisation des bons de

carburant

- Tenir un registre de bons de carburant

- Mentionner sur la souche du bon, le nom du chauffeur, la date du

jour et le numéro du véhicule.

- Servir le nombre de bons de carburant nécessaires pour la

mission

- Tenir un carnet de bord du véhicule

AAF

AAF/CN

AAF

Chauffeur

Permanent


26

- Prendre un reçu à la station à chaque service de carburant, le

joindre à la fiche de bord

- Faire une requête au PNUD à l’épuisement du stock disponible.

Chauffeur

CN


27

2.12 : Gestion des frais de taxi.

Précisions

- En principe tous les déplacements au titre du projet/programme doivent se faire dans les véhicules du projet.

- Toutefois, en cas d’indisponibilité des véhicules de projet, les agents peuvent bénéficier des frais de taxi pour des courses au compte du

projet/programme.

- Un forfait de 10 Dollars US soit 5000F CFA doit être donné pour une course en aller-retour pour les déplacements à Abidjan payable sur la petite

caisse tant les frais de taxi n’excèdent pas 50% du montant de la caisse. Le cas échéant se référer à la procédure de remboursement par le formulaire

F10.

- Pour les missions à l’intérieur du pays, majorer de 10% la quantité de carburant pour la circulation à l’intérieur des villes visitées.


01 Mise à disposition des frais

de taxi

- Remplir la demande de remboursement de frais de taxi (Voir Annexe

11)

- Faire viser la demande par le CN

- Mettre à disposition les fonds à l’intéressé

L’Intéressé

AAF

AAF

A la demande

02 Justification de la mission - Joindre les pièces justificatives de l’activité

L’intéressé 2 jours après

l’activité


28

2.13 : Communication.

Précisions

- Cette procédure vise à harmoniser les modes de communication et à assurer la traçabilité des transactions.

- La forme la plus usitée et encouragée est la communication écrite.

- Les décisions importantes et autres validation doivent se faire par écrit.

- Les autres modes de communication : téléphone, Internet, Intranet…sont reconnus et acceptés.

- La communication concerne les relations entre projet/programme et le PNUD, mais aussi la communication intérieure aux projets programmes.


01 Feedback des rapports

financiers

- Faire l’accusé de réception du rapport financier dès sa réception

- Procéder à l’analyse du rapport

- Communiquer ses observations par écrit à l’émetteur

Destinataire

Dès réception

7 jours

02 Feedback des rapports

d’activités

- Faire l’accusé de réception du rapport d’activités dès sa réception

- Procéder à l’analyse du rapport


Destinataire Dès réception

10 jours

03

Feedback des rapports d’audit - Faire l’accusé de réception du rapport d’audit dès sa réception

- Procéder à l’examen du rapport



10 jours

04 Feedback des courriers

électroniques

- Faire l’accusé de réception dès la réception d’un message

- Faire ses observations au cas où un document est joint

- Communiquer éventuellement ses observations par email à l’émetteur


7 jours


29

2.14 : Sous traitance.

Précisions

- Tout projet ou programme est libre de sous traiter certaines tâches concourrant au projet.

- Le sous traitant n’est pas un partenaire du PNUD.

- La sous traitance doit être limitée dans le temps.


01 Sélection du sous traitant - Tenir un répertoire de fournisseurs agréés auprès du projet

- Consulter au moins trois fournisseurs

- Choisir le mieux disant

- Passer le contrat avec l’attributaire

AAF

CN/AAF

Permanent

7 jours

02 Règlement du sous traitant - Réceptionner les travaux effectués

- Etablir un certificat de service (Voir Annexe 8)

- Faire une demande de paiement direct au nom du fournisseur

- Etablir le chèque ou l’ordre de virement

CN/AAF

CN

AAF

Finances

7 jours


30

2.15 : Gestion des véhicules de service.

Précisions

- Les coordonnateurs ou chefs de projets et programmes sont responsables de la protection des véhicules de service contre le vol, le sabotage,…

- Les véhicules ne doivent servir que dans le cadre de la réalisation du projet.

- Les véhicules peuvent être utilisés pour le transport des experts et des membres de leurs familles, le transport des fonctionnaires ou agents sous

contrat de service.

- Les véhicules doivent être conduits par un chauffeur officiel recruté à cet effet.

- Une police d’assurance doit être souscrite pour tout véhicule acquis.

- L’utilisation des véhicules doit faire l’objet d’un point à l’ordre du jour lors des réunions tripartites.

-


01 Mise à disposition du

véhicule pour courses

diverses

- Identifier un chauffeur pour chaque déplacement

- Autoriser la sortie du véhicule en donnant des instructions au chauffeur

- Mettre du carburant à la disposition du chauffeur

CN/AAF

AAF/CN

Permanent

02 Entretien du véhicule - Assurer l’entretien mécanique du véhicule auprès d’un garage agrée par

le PNUD ou accepté par le projet, si le lieu de la panne ne peut permettre

de recourir à un garage agrée par le PNUD.

- Requérir dans tous les cas l’accord écrit ou verbal de l’AAF

- Assurer l’entretien du véhicule en matière de propreté

AAF

Chauffeur

A la

demande


31

CHAPITRE 3 : PROCEDURES FINANCIERES ET COMPTABLES


32

3.1 : Ouverture et de tenue des comptes bancaires.

Précisions

- Cette procédure s’adresse aux ONG et aux organisations financés par les projets et programmes.

- Toute ONG ou association peut ouvrir un compte bancaire spécifique pour les financements PNUD.

- Ce compte doit fonctionner avec le principe de la double ou triple signature.

- Ce compte ne doit être mouvementé que dans le seul cadre du projet ou programme.

- Ce compte peut servir pour les virements et les chèques.


01 Ouverture du compte - Ouvrir un compte bancaire portant le nom du projet dans une

banque accréditée par les lois nationales

- Prévoir deux signataires au moins parmi les responsables de la

structure récipiendaire

- Communiquer le numéro de ce compte ainsi que le relevé bancaire

au service financier du PNUD

- Communiquer au service financier du PNUD, la liste des

signataires ainsi que les spécimen de leurs signatures

Responsables

de l’association

Au moins 3

jours avant la

réception des

fonds

02 Mouvements sur le compte - Emettre un bon d’engagement avant tout retrait

- Effectuer les mouvements de retrait ou de versement sur le principe

de la double ou triple signature sur la base du bon d’engagement

- Conserver le reçu de versement ou de retrait de fonds dans la liasse

de l’opération

Responsables

de l’association

1 J

03 Relevés bancaires

- Tirer un relevé bancaire mensuel pour nécessité de réconciliation

avec la situation comptable

Le responsable

financier

Au plus tard

le 5 du mois

suivant


33

04 Clôture de compte

- Tirer le relevé après l’arrêt de toute opération financière

- Faire la réconciliation bancaire

- Faire valider l’état de rapprochement par l’AAF

- S’en référer au PNUD pour affectation de tout solde créditeur

- Procéder à la clôture du compte après affectation des montants

latents

Le responsable

financier

Au plus tard

30 jours après

l’arrêt du

projet


34

3.2 : Rapprochement bancaire.

Précisions

- Cette procédure concernent les associations et ONG financées par les projets et programmes.

- le rapprochement bancaire est une obligation comptable.

- cette procédure concerne le rapprochement entre états comptables et relevés bancaires.

-


01 Préparation du rapprochement

bancaire

- Tirer la balance mensuelle des comptes

- Tirer un relevé bancaire du mois échu

- Faire les pointages pour ressortir les écarts de soldes

- Expliquer les écarts et procéder aux corrections appropriées

- Soumettre l’état ainsi constitué au responsable de l’association

Responsable

financier

2 J

02 Validation de l’état de

réconciliation

- analyser l’état à lui soumis

- valider si pas d’anomalies

- sinon, procéder à des corrections

Responsable de

l’association

2 J


35

3.3 : Rapprochement avec ATLAS (Réconciliation des comptes).

Précisions

- la procédure concerne le rapprochement entre états comptables des projets/programmes et situations financières sur ATLAS.

- la procédure est trimestrielle.


01 Préparation du

rapprochement

- Tirer la balance trimestrielle des comptes

- Faire une requête éventuelle pour obtenir la situation financière sur

ATLAS

- Faire les pointages pour ressortir les écarts de soldes

- Expliquer les écarts et proposer la correction souhaitée

- Transmettre au CP

- Autoriser les corrections appropriées (JV)

- Transmettre l’état ainsi constitué au Service financier du PNUD

pour enregistrement sur ATLAS

- Communiquer les corrections aux projets

AAF

CN

CP

CP et/ou AF

10 J

02 Actualisation des états

comptables

- Prendre en compte les corrections

- Mettre à jour les états comptables

AAF 2 J


36

3.4 : Tenue de la caisse.

Précisions

- La procédure concerne les projets ou programmes qui gèrent une caisse.

- Cette procédure concerne les retraits et les versements en caisse.

- La tenue d’un registre de caisse est une obligation comptable.

- La caisse peut supporter les frais de taxi dans une proportion raisonnable : ne pas excéder 50% du montant de la caisse.


01 Tenue du registre de caisse - Tenir un registre ou journal de caisse (Voir Annexe 9)

- Renseigner le registre

AAF quotidien

02 Enregistrement des

opérations de versement et de

retrait

- Etablir une pièce de caisse débours pour tous les retraits en caisse :

le n° de cette pièce doit correspondre au numéro figurant dans le

registre de caisse, la facture ou le reçu correspondant devra joint à

cette pièce de caisse.

- Etablir une pièce de caisse recette pour tous les versements en

caisse : le n° de cette pièce doit correspondre au numéro figurant

dans le registre de caisse.

AAF A chaque

opération

03 Inventaire de caisse - Procéder à un inventaire de caisse

- Produire un état d’inventaire de caisse

- Conserver l’état d’inventaire pour contrôles ultérieurs

AAF En fin de

semaine


37

3.5 : Achats de biens. Précisions

- La procédure concerne les achats de biens consomptibles ou non.

- Cette procédure est régie par le principe de la transparence et de la concurrence.

- Cette procédure est partagée entre les projets / programmes et le Service Center.

- Tout achat effectué pour le PNUD est exonéré de TVA et autres taxes douanières. A ce titre tous les services susceptibles de faire des achats pour le

compte du PNUD doivent avoir une copie de l’accord entre le PNUD et l’Etat portant sur cet aspect.

- Certains prestataires comme la CI-télécom, MTN, Orange, la CIE, la SODECI moov sont réglés TTC.

- Les projets doivent produire un plan d’approvisionnement annuel à communiquer au service center en début d’année.

- Tous les achats excédant 1000 dollars US pour les équipements durables et 2500 dollars US pour les biens fongibles sont du ressort du service center

N° Etapes Description des tâches Acteurs Délai

01 Identification des besoins en

biens

- Faire la liste des biens à acquérir rapportés au budget

- Donner les spécifications techniques des biens souhaités

- Vérifier la conformité de la liste avec les lignes budgétaires

- Valider la liste

Ass techn/CN

CN

15 jours avant la

commande

02 Passation de la commande - Faire une annonce d’invitation à soumissionner ou consulter au

moins trois fournisseurs (consultation restreinte)

- Analyser les offres selon les critères de qualité/ prix/ délai de

livraison /service après-vente

- Sélectionner le fournisseur le mieux-disant

- Etablir un procès-verbal d’analyse des offres précisant les

avantages de l’attributaire sur les autres concurrents

- Convoquer l’attributaire pour confirmation de son offre et lui

rappeler le principe de l’exonération des achats PNUD avec

copie de l’accord avec l’Etat

- Etablir le bon de commande en deux copies

- Transmettre le bon de commande au fournisseur

Projet/service

center

commission de

marché

Projet/service

center

Un mois

maximum


38

3.6 Achat de services.

Précisions

- La procédure concerne les achats de services.

- Cette procédure est régie par les principes de la transparence, de la concurrence et du multilatéralisme.

- Cette procédure est partagée entre les projets / programmes et le service center .

- Les projets doivent produire un plan d’approvisionnement annuel à communiquer au service center en début d’année.

-


01 Identification des besoins en

services

- Faire la liste des services à acquérir rapportés au budget

- Préparer les TDR

- Valider les TDR

Ass

Techn/CN

7j avant la

commande

02 Passation de la commande - Faire un appel d’offres ou Consulter au moins trois consultants dans

le cadre d’une consultation restreinte

- Analyser les offres selon les critères de qualité/ prix/ délai de

livraison /

- Sélectionner le consultant le mieux offrant

- Etablir un procès-verbal d’analyse des offres précisant les

avantages de l’attributaire sur les autres concurrents

- Convoquer l’attributaire pour confirmation de son offre

- Etablir le contrat en 3 copies

- Faire signer le contrat par le consultant

Projet/service

center

Commission

d’attribution

Projet/service

center

Un mois

maximum


39

3.7 Réception des biens acquis.

Précisions

- La procédure concerne les biens consomptibles et non consomptibles.

- Cette procédure est régie par le principe de la transparence.

- Cette procédure est de la responsabilité des projets / programmes et du service logistique du PNUD.

- Les biens sont directement livrés par les fournisseurs.

-


01 Réception physique des biens - Réceptionner les biens acquis au siège du projet ou chez un

partenaire

- Procéder aux contrôles qualité (marque, aspects physiques, date de

péremption,…) et quantité

- Signer le bon de livraison et en garder une copie

-

AAF/Ass

Techn

A chaque

réception

02 Magasinage ou stockage des

biens

- Ranger dans le magasin ou l’espace désigné à cet effet les biens

acquis

- Renseigner les fiches de stocks correspondantes

- Attribuer un code aux biens acquis et les marquer de façon visible

avec le nom du projet

2 Jours au

plus


40

3.8 Réception des services.

Précisions

- La procédure concerne la réception des services.


- Cette procédure est de la responsabilité des projets/ programmes.

-

N° Etapes Description des tâches responsables Délai

01 Tenue de réunions de suivi

et validation

- Etablir en accord avec le consultant, un calendrier de suivi et de

validation progressive de ses travaux

- Tenir des réunions périodiques selon le calendrier établi

Le comité de

pilotage

1er

jour de la

mission

périodique

02 Réception partielle - Procéder à des réceptions partielles prenant en compte les

échéanciers de règlement et les résultats tangibles produits par le

consultant.

- Délivrer une attestation de service (voir Annexe 8)

Comité

CN

A échéance

03 Réception définitive des

services faits

- Réceptionner les travaux réalisés par les consultants dans le cadre

d’une cérémonie de restitution en présence des parties concernées

- Etablir un certificat de service (voir Annexe 8)

- Signer le certificat et en remettre copie au consultant

Comité

AT ou CN

CN

A La

réception

physique


41

3.9 Gestion des stocks.

Précisions

- La procédure concerne les stocks de biens consomptibles (inférieur ou égal à 1000 Dollars et non consomptibles (supérieur ou égal à 1000 Dollars).


- L’institution désignée est responsable du bon état du matériel du projet.


01 Magasinage ou stockage

des biens

- Ranger dans le magasin ou l’espace désigné à cet effet les biens

acquis

- Renseigner les fiches de stocks correspondantes

- Attribuer un code aux biens acquis et les marquer de façon visible

avec le nom du projet

- Prendre une police d’assurance pour le matériel

AAF

Service center

2 Jours au

plus

30 J

02 Mouvements de sortie de

stocks

- Renseigner une demande d’approvisionnement (voir annexe 16)

- Remettre les demandes d’approvisionnement à l’AAF pour

contrôle et prise en compte.

- Servir les biens demandés en remplissant les quantités livrées dans

la colonne correspondante

NB : Produire un mémo ou un rapport de police de préférence pour

tous les matériels (y compris véhicule) en cas de vol, de perte ou de

dommage.

Le demandeur

AAF

1 jour


42

3.10 Règlement des fournisseurs de biens. Précisions

- La procédure concerne les fournisseurs nationaux et internationaux.


- Tous les achats faits sous la bannière du PNUD sont exonérés de taxes (TVA,….).

- Tous les règlements supérieurs ou égaux à 5000 Dollars US soit 2,5 millions de FCFA doivent se faire par virement.

-


01 Préparation de la DPD - Recevoir et vérifier les factures des fournisseurs

- Vérifier l’échéance de paiement, l’exonération à la TVA et la

conformité des rubriques

- Valider la facture

- Préparer une DPD

- Transmettre la DPD au DN pour signature

- Transmettre la DPD signée au CP pour instruction auprès du service

financier du PNUD pour traitement

AAF

CN

5 jours maxi

02 Règlement du fournisseur - Contrôler la DPD au vu de la facture, du Bon de commande et du

bon de livraison

- Préparer le moyen de paiement : ordre de virement, chèque,…

- Régler le fournisseur

Service

financier du

PNUD

7 jours maxi


43

3.11 Règlement des fournisseurs de services.

Précisions

- La procédure concerne les fournisseurs nationaux et internationaux.


- L’avance de démarrage ne peut excéder 20% du montant global.

- Le deuxième acompte ne peut excéder 40% du montant global .

- Le troisième et dernier acompte ne peut excéder 40% du montant global.

- Toutes les prestations ayant fait l’objet de contrats, doivent donner lieu à un certificat de service fait avant tout paiement.

-


01 Règlement du 1er

acompte de démarrage

- Produire une facture portant sur le montant du 1er

acompte

- Transmettre la facture au service center et au projet

- Etablir une DPD


- Transmettre la DPD au service financier du PNUD pour analyse et

traitement

- Analyser la DPD au regard du contrat et de la facture

- Préparer le moyen de paiement

- Régler le consultant

Le consultant

AAF et/ou CN

Le service

financier du

PNUD

1 J

3 J

5 J


44

02 Règlement du 2è

acompte

- Attester par une note de l’organe de pilotage la réalisation de 60%

du travail fait

- Produire une facture portant sur le montant du 2è acompte

- Transmettre la facture au service center

- Etablir une DPD



traitement




CN

consultant

AAF et/ou CN

service financier

du PNUD

1 J

3 J

5 J

03 Règlement du 3è

acompte

- Attester par une note de l’organe de pilotage la réalisation de

100% du travail fait

- Produire une facture portant sur le montant du 3è acompte

- Transmettre la facture au service center

- Etablir une DPD



traitement

-


- Etablir une attestation de service fait



-

CN

consultant

AAF et/ou CN

service financier

du PNUD

1 J

3 J

5 J


45

3.12 Tenue des inventaires physiques.

Précisions

- Cette procédure concerne les immobilisations non consomptibles (valeur supérieure à 1000 dollars US et/ou d’une durée supérieure à un an).

- Les biens consomptibles importants peuvent aussi faire l’objet d’inventaire physique.

- L’état annuel d’inventaire est un élément pertinent pour la certification des comptes d’un projet / programme.

- La tenue d’un inventaire annuel est une obligation légale.

- L’objectif de l’inventaire est de prouver aux bailleurs l’existence effective des biens acquis avec leurs fonds.

- Tous les biens acquis sur un projet sont la propriété des bailleurs tant qu’une décision contraire n’aura été prise.

-


01

Tenue de

l’inventaire

- Procéder en fin d’année à un comptage des différentes immobilisations par

ligne d’articles

- Procéder à un rapprochement entre stocks théoriques et stocks comptés

- Expliquer les écarts

- Arrêter un listing définitif de stocks disponibles au 31 décembre

- Valoriser le stock ainsi obtenu

- Produire un état d’inventaire (voir Annexe 2)

AAF

Le 31

décembre

02 Validation de

l’inventaire

- Viser l’état d’inventaire

- Faire certifier l’état d’inventaire par le DN du projet / programme

- Joindre une copie de ce rapport au rapport annuel d’activités

- Archiver une copie de ce rapport pour contrôle ultérieur

CN

AAF

Au plus tard

le 15 Janvier


46

3.13 Rémunération du personnel.

Précisions

- Cette procédure concerne aussi bien le personnel permanent que le personnel non permanent directement payé par le PNUD.

- Cette procédure est sous-tendue par le principe de la rémunération des heures réellement travaillées.

- Le salaire est réglé mensuellement et se règle par virement.

-


Préparation de la

paye

- Arrêter l’état de présences journalières et la transmettre au coordonnateur pour

contrôle et signature

- Transmettre l’état à l’assistant financier du PNUD pour prise en compte dans la

préparation de la paye

- Préparer la DPD et la faire signer par le DN

- Transmettre la DPD au CP pour instruction auprès des services financiers du

PNUD pour traitement

AAF

CN

5 J

Le 22 du mois

Règlement des

salaires

- Procéder à l’examen des DPD

- Faire les virements bancaires

- Transmettre les bulletins de solde au personnel pour information

-

Service

financier du

PNUD

7 J


47

3.14 Gestion des frais de missions.

Précisions

- Les frais de missions couvrent le nombre de nuitées.

- Les frais sont octroyés selon le barème en vigueur au PNUD et selon les pays ou régions de la mission.

-


01 Mise à disposition

des frais de

mission

- Calculer les frais de mission

- Faire les DPD

- Remettre les moyens de déplacement

- Etablir et remettre le chèque

AAF

Service logistique

Service financier

7 j maxi avant

la mission

3 j avant la

mission

02 Gestion des frais

de mission

- Effectuer les dépenses (restauration, transport, hôtel) comme prévu

NB : En cas de d’excédent de dépenses pour des raisons diverses, seules les

dépenses justifiées seront remboursées. Remplir le formulaire F10 à cet effet.

(voir Annexe 20)

L’intéressé Pour mémoire


48

3.15 Décaissement des avances de fonds des projets.

Précisions

- Cette procédure s’applique aussi aux ONG et aux associations financées par les projets ou Programmes.

- La gestion des fonds est de la responsabilité des gestionnaires des ONG ou des associations.

- La demande d’avance de fonds est fondée sur le plan de travail et le budget correspondant.

- Les avances sont versées par le PNUD au vu d’un rapport financier rempli et signé.

- Les avances sont versées pour une période de 3 mois maximum.

- Les avances sont faites en monnaie locale.

-


01 Mise à disposition

de la 1ère

avance

- Adresser une demande d’avance au service financier du PNUD

s’appuyant sur le budget et le plan de travail

- Analyser la requête et s’assurer que les fonds sont disponibles

- Procéder au décaissement des fonds soit par virement ou par chèque

CN

L’analyste

financier du

PNUD

14 j avant le début

prévisionnel des

activités

Un mois maximum

02 Décaissement des

autres avances

- Adresser une demande de décaissement au PNUD accompagnée du

rapport financier justifiant la tranche précédente

- Analyser le rapport financier. Si non demander des informations

complémentaires ou suspendre les avances, si conforme, s’assurer de

la disponibilité des fonds.

- Procéder au décaissement des fonds

CN

L’analyste

financier

Service

financier

-Au plus tard 15

jours après le 3è

mois

- un mois maxi


49

A N N E X E S


50

ANNEXE 1

ETAT RECAPITULATIF DES DPD POUR L’ANNEE 2007

DATE NUMERO

DPD

LIBELLES

DE LA DEPENSE

MONTANTS

EN XOF

CUMUL

MONTANS

MONTANTS

USD

COMPTE

LOGO DU PNUD


51

ANNEXE 2

INVENTAIRE DES EQUIPEMENTS

PROGRAMME/ PROJET :

Identification quantité Date

D’acquisition

Prix d’achat

En F CFA

Prix d’achat

en US $

Localisation Utilisateur Etat du matériel Source de

financement

Codification Désignation N° de série N° de châssis Bon moyen mauvais

Date de l’inventaire

Visa du CN Signature du DN

LOGO DU PNUD


52

LOGO DU PNUD

Entête du projet/programme

N°……………………..

FICHE DE SORTIE DE FONDS DE LA CAISSE

Montant :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………..

Somme en toutes lettres :…………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………

…………

Nom du receveur :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Motif :………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………

…………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………

A…………………………… le………………………....

Annexe 3


53

L’AAF Le receveur

Date : …………… Date :……………….

Signature Signature

BON DE COMMANDE N°………….

Annexe 4 LOGO DU PNUD


54

FOURNISSEUR:

Analyse d'offres

N°

DATE:

Modalités de paiement

Date de livraison

Transporteur/Manutentionnaire: Instructions spéciales

N° QUANTITE

DESCRIPTION PRIX D'ACHAT

Prix

Unitaire Montant total

TOTAL

REMPLI PAR: APPROUVE PAR:

Date: Date:


55

Entête du projet

ANALYSE DES OFFRES POUR SELECTION DE FOURNISSEURS

N°…………….

Demandeur

OFFRE 01 OFFRE 02 OFFRE 03 OFFRE 04

Prestataires

Adresse

Telephone

Fax

Contact

Offres reçues le

DESCRIPTION Prix HT Prix HT Prix HT Prix HT

Total HT

Bon de Commande

Delai de livraison

Mode de livraison

Garantie

service AP vente

Mode de paiement

Autres

Attributaire

Sélection approuvée par

Président

Ont participé à l'analyse:

Annexe 5 LOGO DU PNUD


56

Entête du projet RAPPORT FINANCIER ANNUEL 200…

Lignes budgetaires principales

Budget Total T1 T2 T3 T4

Dépenses Totales

% Budget Depense

ECART

BUDGETAIRE

TOTAL

Contrôle de Tresorerie Disponibilites

Soldes d'ouverture des journaux de tresorerie Caisse -

Banque -

Total (a) -

Versements en caisse réçus du PNUD 1 -

- -

Montant des paiements directs 2 -

Total (b) -

Etabli le :

Depenses c Par :

Signature

Approuve le :

Total disponible en fin de periode {(a + b)-c}

Par :

Previsions pour la prochaine periode Signature

Somme a verser pour la prochaine periode

Annexe 6

66

LOGO DU PNUD


57

manuel_allege pnud

Documents