manuel d organisation administrative comptable et commerciale

5/23/2018 Manuel d Organisation Administrative Comptable Et Commerciale

http:///reader/full/manuel-d-organisation-administrative-comptable-et-commerci

Page 1 sur 18

ORGANISATION ADMINISTRATIVE

COMPTABLE COMMERCIALE :

PROCEDURES A LUSAGE DU

GERANT DENTREPRISE OU DES

PERSONNES EN CHARGE DE SA

GESTION.

Ce recueil de procdures peut tre remis au crateur, grant,

associs, personnes en charge de la gestion d'une entreprise,pour leur permettre d'appliquer les premires rgles

d'organisation indispensables.

Manuel propos par A6Pro ! Votre Solution Administrative !

www.doyoubuzz.com/genevieve-texier

www.a6pro.over-blog.fr

www.a6pro.eu
http://www.a6pro.eu/http://www.doyoubuzz.com/genevieve-texierhttp://www.a6pro.over-blog.fr/http://www.a6pro.eu/http://www.a6pro.eu/http://www.a6pro.eu/http://www.a6pro.over-blog.fr/http://www.doyoubuzz.com/genevieve-texier



Page 2 sur 18

SOMMAIRE

I - LES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE.......................................... 3II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE .................................................................. 3

2.1 Sparation des fonctions.................................................................................................. 3

2.2 Dfinition des fonctions................................................................................................... 42.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations ...................................................... 4

2.4 Protections matrielles et juridiques........................................................................... 5

III - PROCEDURES GENERALES .................................................................................................. 53.1 Limportance du classement............................................................................................ 5

3.2 Traitement du courrier ..................................................................................................... 5

3.2.1-Traitement du courrier reu ............................................................................................ 5

3.2.2-Traitement du courrier dpart ........................................................................................ 6

3.3 La trsorerie .................................................................................................................... 6

3.3.1-Rgles de base ................................................................................................................. 6

3.3.2-Tenue de la caisse............................................................................................................ 7

3.3.3-Protection des disponibilits ........................................................................................... 7

3.3.4-Emission de chques ....................................................................................................... 7

3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire .......................................................... 8

3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux ........................................................... 8

3.4.1-Commandes ..................................................................................................................... 8

3.4.2-Rception des marchandises ........................................................................................... 9

3.4.3-Rception des factures .................................................................................................... 9

3.4.4-Comptabilisation ............................................................................................................. 9

3.4.5-Rglement ....................................................................................................................... 9

3.4.6-Traitement des retours de marchandises ..................................................................... 10

3.5 Les ventes, prestations de services et les clients ........................................................... 103.5.1-Commandes ................................................................................................................... 10

3.5.2-Livraisons ....................................................................................................................... 10

3.5.3-Facturation .................................................................................................................... 10

3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients .................................................................. 11

3.5.5-Avoirs clients ................................................................................................................. 11

3.5.6-Comptabilisation ........................................................................................................... 11

3.6 Inventaire physique ........................................................................................................ 12

3.7 La gestion du personnel et des charges sociales ........................................................... 13

3.7.1-Rgles de base ............................................................................................................... 13

3.7.2-Embauche ...................................................................................................................... 13

3.7.3-Etablissements des fiches de paie et charges sociales.................................................. 13

3.7.4-Gestion des congs et absences .................................................................................... 14

3.7.5-Sanctions disciplinaires ................................................................................................. 14

3.7.6-Gestion des maladies .................................................................................................... 14

3.7.7-Registres obligatoires .................................................................................................... 14

3.7.8-Affichages obligatoires .................................................................................................. 15

3.7.9-Utilisation des vhicules ................................................................................................ 15

3.8 La fiscalit ....................................................................................................................... 15

3.8.1-La TVA ............................................................................................................................ 15

3.8.2-Exonrations .................................................................................................................. 15

3.9 Le juridique ..................................................................................................................... 16IV - COMPTABILIT INFORMATISE ........................................................................................ 16V - ARCHIVAGE ...................................................................................................................... 17VI - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS .................................................................. 18



www.a6pro.eu




Page 3 sur 18

Avant-propos

Ce recueil des procdures est destin aux crateurs (entreprises de moins devingt salaris) afin de les aider dans la mise en place de lorganisation de leur

entreprise. Il ne peut tre exhaustif et chaque entreprise est tenue dtablir

son propre manuel des procdures en fonction de son activit.

Il devra faire lobjet dune mise jour rgulire afin de tenir compte des

changements de lgislation et de lvolution de lentreprise.

ILES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE

Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonneorganisation administrative et comptable afin de :

ne perdre aucun documentgagner du tempssauvegarder le patrimoine de lentreprisesuivre sereinement la gestion de son entrepriseviter les rappels en matire fiscale et sociale

II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

2.1 Sparation des fonctions

La comptabilit a une dimension matrielle : elle rsulte de toute une srie

denregistrements qui reprsentent des oprations multiples.

La fiabilit dune comptabilit dpend du systme et des procdures de

contrle interne.

Les objectifs du contrle interne sont les suivants : Prvenir les erreurs et les fraudes Protger lintgrit des biens et des ressources de lentreprise Grer rationnellement les biens de lentreprise Assurer un enregistrement correct en comptabilit de toutes les

oprations

La ralisation de ces objectifs se fera notamment par la sparation des tches.



www.a6pro.eu

http://www.a6pro.eu/http://www.doyoubuzz.com/genevieve-texierhttp://www.a6pro.over-blog.fr/http://www.a6pro.eu/http://www.a6pro.eu/http://www.a6pro.over-blog.fr/http://www.doyoubuzz.com/genevieve-texier



Page 4 sur 18

Quatre fonctions peuvent tre distingues au sein dune entreprise:

Fonction de dcision Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant leur charge la

conservation ou lentretien des immobilisations, des stocks, des

liquidits)

Fonction se rapportant la comptabilit (enregistrement des flux quiaffectent les biens de lentreprise, des correctifs dinventaire, et

tablissement des tats financiers)

Fonction de contrleLa distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrle interneparce quune sparation des tches (impossibilit de cumuler deux de ces

fonctions) permet de raliser un autocontrle efficace.

2.2 Dfinition des fonctions

Laffectation des tches chaque personne doit tre claire et prcise.

Cette dfinition comprend :

la description de la place quoccupe lintress dans lentreprise ses attributions et responsabilits lorigine des documents quon lui transmet les documents crer et leur destination

La formalisation de ce descriptif est souvent dlicate obtenir dans une PME.

2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations

La comptabilit doit tre jour en permanence.

Les procdures utilises doivent garantir que la comptabilit rpond auxcritres :

dexhaustivit: toutes les oprations font lobjet dun enregistrementcomptable

de ralit : tout enregistrement est justifi par une oprationdexactitude: il ny a pas derreur dans la comptabilisation des montantsde bonne priode : chaque opration est enregistre dans la priode

laquelle elle se rattache.



www.a6pro.eu




Page 5 sur 18

2.4 Protections matrielles et juridiques

Les biens matriels et immatriels doivent tre protgs dune manireefficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempries.

Les protections sont matrielles (magasin fermant clef, caisses

enregistreuses, machine affranchir, coffres, ) ou juridiques (assurances,

clauses de non concurrence, contrats, )

III - PROCEDURES GENERALES

3.1 Limportance du classement

Malgr un dveloppement de linformatisation, les documents papiers sont

encore nombreux et il est important de bien les classer afin de :

gagner du temps suivre les chances anticiper les paiements amliorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque, son

expert comptable et ses autres partenaires

Le classement doit tre effectu par nature de document (courrier, banque,achats, ventes, social, fiscal, juridique) et par ordre chronologique.

Il est prconis lutilisation de classeurs deux trous afin dviter la perte de

documents et de bien sparer laide dintercalaires en fonction du volume de

chaque entreprise.

Chaque cycle est dtaill dans les paragraphes suivants

3.2 Traitement du courrier

3.2.1-Traitement du courrier reu

Louverture des plis est assure par la secrtaire ou le dirigeant.

En ce qui concerne les factures et avoirs reus, un timbre Original est port

sur le premier exemplaire et un timbre double sur tous les autres. Les

factures devront tre reues (ou dfaut seront dupliques) en deux

exemplaires.



www.a6pro.eu




Page 6 sur 18

La secrtaire classe le courrier par nature :

rglements des clients commandes des clients demandes de prix, de documentation factures et relevs des fournisseurs offres de services relevs et documents manant des banques publicit autres

Elle le transmet sans tarder au dirigeant puis chaque destinataire.

3.2.2-Traitement du courrier dpart

Une photocopie de loriginal de chaque courrier sera classe dans le dossier

du tiers intress (client, fournisseur, salari, organismes, etc.). Tous les

documents informatiques seront conservs et classs sur le mme ordinateur

afin dviter les recherches inutiles.

Le courrier est obligatoirement prsent la signature du dirigeant.

Le dossier de prsentation comprend :

le ou les originaux signer et expdier les pices joindre les pices consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre

au courant de laffaire.

Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la signature du

dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe

loriginal, paraphera les doubles qui seront prsents sans tarder la

signature du dirigeant ds son retour, pour approbation.

3.3 La trsorerie

3.3.1-Rgles de base

Aucune opration nest faite sans prsentation dune pice justificative de la

dpense, quel que soit le mode de rglement.

Tout rglement doit tre soumis lapprobation du chef dentreprise et lui

seul signe les chques, ordres de virement et acceptation deffets.



www.a6pro.eu




Page 7 sur 18

Les remises doivent tre faites chaque jour la banque avant lheure de

caisse. Une copie des bordereaux de remise de chques (dtaills par client

dans le cas de ventes avec factures) et despces sera conserve pourvrification avec les bordereaux de banque

3.3.2-Tenue de la caisse

Le contrle de la caisse doit tre effectu journellement. Pour les commerces

de dtail, il est conseill dutiliser un agenda sur lequel vous notez la recette

de la journe ou agrafez le ticket Z ou le journal de caisse de la caisse

enregistreuse. Toutes les dpenses en espces doivent galement tre notes

chaque jour.

Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes dpenses remises en

banque) est calcul tous les jours et rapproch des espces dtenues dans la

caisse.

Cette procdure permet de suivre en permanence lvolution du solde de la

caisse et de rvler sans tarder un ventuel solde crditeur. Lexistence dun

tel solde constituerait une grave prsomption dirrgularit de la comptabilit.

Limprim de contrle doit tre sign, aprs vrification et validation, par un

responsable autoris. Les mouvements et le solde pourront tre enregistrsdans un livre de caisse (livre papier ou fichier Excel).

3.3.3-Protection des disponibilits

Tout tablissement doit veiller ce que les formules de chques vierges soient

enfermes dans une armoire ou un coffre.

De mme, les espces doivent tre ranges chaque jour de la mme manire.

Il est fortement dconseill de conserver des sommes importantes en caisse.

En particulier, le montant des espces dtenues ne doit jamais dpasser lemontant assur en cas de vol.

3.3.4-Emission de chques

Il arrive parfois que lmetteur dun chque, avec une lgret blmable, ne

mentionne pas le nom du bnficiaire.



www.a6pro.eu




Page 8 sur 18

Il faut proscrire ces pratiques et exiger linscription manuscrite de lordre par

le signataire du chque.

Si par hasard, un tel chque est reu (en gnral par correspondance), il doit

imprativement, ds louverture du courrier, tre complt par lapposition

immdiate dun tampon lordre de lentreprise, et/ou dune signature.

De mme, lendos doit tre inscrit au moyen dun tampon comportant le

numro du compte bancaire de ltablissement concern.

Quoique cette prcision apparaisse superflue, il est rappel quil est

formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit dun chque en

blanc, ds lors quil est sign.

3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire

Il est fortement conseill de suivre sur un chancier le solde de la trsorerie

afin danticiper les paiements et damliorer les relations avec le banquier.

Dautre part, llaboration dun budget de trsorerie permettra davoir une

vision sur lavenir et calculer ainsi les besoins de financement.

Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les

relevs bancaires, doit tre effectu soit manuellement soit laide du logiciel

de comptabilit.

3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux

Le cycle achats/fournisseurs suit le cheminement suivant :

commandes rception des commandes rception des factures comptabilisation rglement traitement des retours

3.4.1-Commandes

Toute commande de marchandises doit tre autorise par le dirigeantet faitlobjet dun bon de commande valoris tabli en deux exemplaires dont un

exemplaire sera conserv pour contrle avec la facture.



www.a6pro.eu




Page 9 sur 18

3.4.2-Rception des marchandises

Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le bon de

livraison du fournisseur. Les manquements ou dfauts sont immdiatementsignals.

3.4.3-Rception des factures

Dans un premier temps, les factures originales sont rapproches du bon de

commande et du bon de livraison : contrle des quantits factures et des prix.

Si les factures sont conformes, un visa est appos.

Les factures originales accompagnes des bons de commande et des bons de

livraison sont destines la comptabilit.Les doubles des factures peuvent tre classes par chance dabord afin

dtablir un chancier puis par fournisseur, pour disposer dun dossier facile

consulter en cas dappel.

Un troisime exemplaire pourrait tre rang par chantier, dans les entreprises

de travaux publics et de btiment par exemple.

Les factures de frais gnraux seront galement vrifies avant leur mise en

paiement. Ce contrle permet notamment de vrifier si lidentit du

fournisseur, son numro Siret et la TVA apparaissent correctement et si lacharge est justifie.

3.4.4-Comptabilisation

Les factures doivent tre comptabilises dans un journal dachats ds leur

rception ou transmises tous les mois lExpert Comptable. Aprs

comptabilisation, loriginal de la facture reoit le timbre comptabilis et un

numro denregistrement.

Mme sil manque une pice, par exemple le bon de commande, la facture estcomptabilise, mais elle ne sera rgle quaprs rception du document

manquant.

3.4.5-Rglement

Le rglement de la facture, est effectu partir de lchancier et aprs

vrification du solde bancaire. La date du chque ou lchance de leffet et le

mode de paiement sont alors ports sur la facture.



www.a6pro.eu




Page 10 sur 18

3.4.6-Traitement des retours de marchandises

Un bon de retour pr numrot est tabli et un exemplaire est class dans un

dossier attente davoirs, annot des rfrences de la facture.

Les avoirs reus sont ensuite rapprochs des bons de retour et des factures qui

pourront ainsi tre mis en paiement.

3.5 Les ventes, prestations de services et les clients

3.5.1-Commandes

Les commandes se font de prfrence par crit afin de conserver un justificatif

en cas de contestation. Elles peuvent tre saisies sur le logiciel de gestioncommercial.

Lexemplaire destin au client doit porter de faon claire et prcise les

mentions valant clause de rserve de proprit.

3.5.2-Livraisons

Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison dont un

exemplaire est conserv.

Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de

lenvoi ainsi que de laccus derception de commande.

Les bons de livraison serviront ltablissement de la facturation.

3.5.3-Facturation

Les factures sont tablies par le service comptable partir de bons de

livraisons portant la mention A facturer ou de la liste informatique. Elles

sont mises en deux exemplaires au minimum.

Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :

1) Identification de lentreprise:nom ou raison sociale, adresse, numroindividuel didentification la TVA, si vous tes en socit, vous devez

galement indiquer le numro dimmatriculation au RCS (nSIRET) suivi de

la ville o se trouve le greffe o elle est immatricule, forme juridique,

nonciation du capital social,

2) Nom et adresse du client et en cas dchange intracommunautaire, lenumro didentification la TVA de votre client

3) Mention facture



www.a6pro.eu




Page 11 sur 18

4) Date de la facture5) Numro de la facture qui doit tre chronologique6) Dnomination et quantit des produits et services7) Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des

rabais, remises, ristournes accords, le taux de TVA, le montant de la TVA,

mention de loption exerce en matire de TVA (dbits), le prix TTC.

8) Date du rglement et pnalits de retard9) Conditions descompte en cas de paiement anticip.Il est vous conseill dindiquer galement les clauses de rserve de proprit

sur tous les documents commerciaux et le cas chant les conditionsgnrales de vente au verso des bons de commande et des factures. Mais

attention, leur validit suppose quelles aient t lues par le client, il faudra

donc prvoir une signature en bas du document.

3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients

La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs rigoureuse. Ds

rception de lencaissement ou de lavis dencaissementpar la banque, il en

est fait mention sur la facture ou saisi sur le logiciel de gestion commerciale.

Par simplification, les bordereaux de remises de chques pourront tre

effectus sur informatique permettant une mise jour rgulire des comptes

clients.

Les rglements sont ensuite dposs en banque et comptabiliss.

Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois. Il est conseill

de les suivre trs rgulirement et deffectuer des relances afin de ne pas

pnaliser la trsorerie.

Il est important de suivre les clients douteux et de ne pas leur accorderden cours trop important.

3.5.5-Avoirs clients

Des avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises partir

des bons de retour. Ils doivent tre au pralable valids par le dirigeant.

3.5.6-Comptabilisation

Les factures sont enregistres en comptabilit sans dlai partir du documentpapier ou directement par cration dun fichier informatique si vous possdez

un logiciel de gestion commercial.



www.a6pro.eu




Page 12 sur 18

Aprs enregistrement, la facture reoit la mention comptabilise le puis

est classe dans le dossier factures de ventes (ordre chronologique).

Certaines entreprises peuvent avoir intrt conserver un exemplaire

supplmentaire des factures et les classer par dossier client.

3.6 Inventaire physique

Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit

contrler au moins tous les douze mois lexistence et la va leur des lments

actifs et passifs du patrimoine.

Il en rsulte quun inventaire doit tre effectu au moins tous les ans la date

de clture de lexercice.

Lorsquil existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent tre

ajustes et les carts expliqus.

Le comptage matriel des existants en stock est dune importance essentielle:

le stock a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente gnralement

une grande partie des actifs.

Afin que le recensement soit effectu avec un maximum de fiabilit et

dexactitude, il convient que lentreprise prvoie les modalits de

droulement des oprations dinventaire au moyen dinstructions crites etrigoureuses qui prciseront :

le but de linventaire la date et les heures de comptage la prparation des lieux de stockage le personnel charg de linventaire larrt des mouvements pendant linventaire le dnombrement et la saisie de linventaire les procdures de sparation des exercices

Les stocks sont enregistrs leur cot dacquisition pour les biens acquis et

leur cot de production pour les biens produits.

Si la valeur des stocks est infrieure la clture de lexercice leur cot, une

provision doit tre constitue.

Un inventaire physique des immobilisations doit tre ralis une fois par an

afin de contrler lexistence relle. Il sopre par pointage de la liste des

immobilisations dite par votre expert comptable.



www.a6pro.eu




Page 13 sur 18

3.7 La gestion du personnel et des charges sociales

3.7.1-Rgles de base

Il appartient chaque entreprise de possder la convention collective la

concernant, rgulirement mise jour.

Toute entreprise de plus de 20 salaris doit mettre en place un rglement

intrieur.

3.7.2-Embauche

Lentreprise devra effectuer la dclaration pralable lembauche avant

larrive du salari.Il est conseill dtablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans le

cas des contrats dure dtermine ou temps partiel. Celui-ci devra

respecter le droit du travail et la convention collective concerne.

Vous devez inscrire votre salari auprs de la mdecine du travail pour lui faire

passer une visite dembauche.

Il convient de sassurer que:

les trangers possdent des cartes de sjour et de travail ou de rsidence, en

cours de validit

les diplmes affrents au poste pourvoir sont fournis (pour la dtermination

du coefficient)

les coordonnes bancaires sont justifies par un relev didentit bancaire ou

postal pour virement du salaire

Au plus tard, avant la fin de la priode dessai, le nouveau salari devra

fournir :

une copie de sa carte didentit

une copie de sa carte de scurit sociale

3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales

Une fiche de paie mensuelle doit tre tablie en respect avec la

rglementation en matire de droit du travail et du droit la scurit sociale

(dure du travail, mentions obligatoires, calcul des charges sociales etc.)

Les dclarations sociales doivent tre tablies selon la priodicit fixe par

chaque caisse et en fonction du nombre de salaris. Tout retard de paiement

entrane une majoration de 10 % et des intrts de retard.



www.a6pro.eu




Page 14 sur 18

3.7.4 -Gestion des congs et absences

Chaque salari a droit des congs pays qui sont en gnral de 5 semaines

pour 12 mois travaills mais peuvent varier en fonction de la conventioncollective.

Cest lemployeur qui fixe la date des congs pays. 12 jours ouvrables doivent

tre obligatoirement pris du 1er

juin au 31 octobre.

Un imprim est sign par lintress chaque fois que ce dernier prend des

congs.

3.7.5-Sanctions disciplinaires

Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravit de la faute

commise.

Il existe tout dabord la possibilit de donner un avertissement ou blme, puis

une mise pied et enfin le licenciement.

Il convient dans tous les cas de respecter la procdure lgale et

conventionnelle et constituer un dossier avec des crits ds le premier

problme avec un salari.

3.7.6-Gestion des maladies

Le salari doit prvenir par crit de tout arrt maladie.

Concernant la prise en charge par la socit, il convient de se rfrer la

convention collective et aux choix faits en sus par lentreprise en matire de

prvoyance.

3.7.7-Registres obligatoires

Registre unique du personnel

Registre de lInspecteur du travail, des mises en demeure et du CHSCTRegistre de la mdecine du travailRegistre des dlgus du personnelRegistre du Comit dEtablissement (avec PV des runions du CE)Registre des repos hebdomadaires sils sont pris par roulementRegistre de lvaluation des risques



www.a6pro.eu




Page 15 sur 18

3.7.8-Affichages obligatoires

Convention collective (lieu dembauchage, lieu de travail)Rglement Intrieur (lieu dembauchage, lieu de travail)Horaire collectif et dure du travail (lieu de travail)Egalit professionnelle (lieu dembauchage, lieu de travail)Textes gnraux articles L123-1 L 123-7 (lieu dembauchage, lieu de

travail)

Coordonnes Inspection du Travail (local accessible au personnel)Coordonnes Mdecine du Travail (local accessible au personnel)Consigne en cas dincendieSecours

3.7.9-Utilisation des vhicules

En cas de dplacement professionnels des salaris, vous devez vrifier si le

salari possde bien son permis de conduire ainsi que lassurance couvrant

les trajets dans le cadre du travail. La photocopie de ces deux documents doit

tre tablie et insre dans le dossier de lintress.

3.8 La fiscalit

Lentreprise doit tablir un chancier et respecter les dates dtablissement

et de rglement des dclarations fiscales.

Tout retard peut entraner le paiement de pnalits et dintrts de retard.

3.8.1. La TVA

Lentreprise devra justifier du montant de la TVA collecte et du taux

appliqu sur les ventes et prestations de services.

La TVA dductible doit figurer sur les factures dachats et de frais gnraux.

Certaines dpenses ne donnent pas droit rcupration de TVA.

3.8.2 Exonrations

Il existe plusieurs rgimes dexonration en matire de TVA, dImpt sur le

revenu, dimpt sur les socits ou de taxe professionnelle. Toutes sont

conditionnes au respect de certaines rgles quil faut examiner.

En cas de doute, le contribuable peut demander lavis de ladministration

fiscale au moyen du rescrit.



www.a6pro.eu




Page 16 sur 18

3.9 Le juridique

Concernant les socits, elles devront respecter un certain nombre

dobligations juridiques et notamment la tenue dune assemble gnrale

ordinaire tous les ans reporte sur un registre cot et paraph. Le dpt des

comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est trs souvent

obligatoire.

IV - COMPTABILIT INFORMATISE

Ladministration a publi une instruction consacre au contrle des

comptabilits informatises.

Le primtre du contrle stend tous les systmes informatiques

concourant llaboration du rsultat. Les procdures de conservation et

darchivage doivent permettre lentreprise de prsenter ladministration,

sa demande, tous documents et donnes.

La rglementation relative aux comptabilits informatises concerne tous les

contribuables astreints tenir et prsenter des documents comptables, ds

lors que leur comptabilit est tenue en tout ou partie, au moyen de systmes

informatiss et galement lorsque ces systmes participent directement ou

indirectement la justification dune criture comptable.

Si le logiciel utilis ne garantit pas lirrversibilit et lintangibilit des critures

valides, la comptabilit informatise ne peut tre considre comme sincre,

rgulire et probante.

Une documentation dcrivant les procdures et lorganisation comptable doit

tre tablie en vue de permettre la comprhension et le contrle du systme

de traitement. Cette documentation est conserve aussi longtemps quest

exige la prsentation des documents comptables auxquels elle se rapporte.

La DGI demande explicitement larchivage de chaque version de traitement

durant le dlai de reprise (3 ans) des fins de tests ou danalyse.

Le risque la suite dun contrle de comptabilit informatise est le rejet de la

comptabilit (quand instructions non respectes), qui pourra faire lobjet

dune procdure contradictoire.



www.a6pro.eu




Page 17 sur 18

V - ARCHIVAGE

La conservation des pices justificatives comptables et des divers documentsadministratifs et financiers de lentreprise est une absolue ncessit.

Larchivage doit tre organis de telle manire que la recherche et la

consultation des documents concerns soient possibles dans des conditions de

rapidit et defficacit normales.

En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier :

dossiers des personnels, registres officiels obligatoires, contrats et actes)

doivent tre conservs sous clef ou au coffre.

Aucune destruction darchives ne peut tre effectue sans autorisation

pralable du dirigeant.

Larchivage lectronique est autoris cependant les documents doivent tre

identifis, numrots et dats ds leur tablissement par des moyens offrant

toute garantie en matire de preuve. La signature lectronique est aujourdhui

un bon outil pour cet archivage.



www.a6pro.eu




VI - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

DOCUMENTS DUREERECOMM-ANDEE

RAISONS DUREEOBLIGA-TOIRE

TEXTEIMPOSANT

LA DUREE LAPLUS

LONGUE

CONSEQUENCES

EVENTUELLES DUDEFAUT DECONSERVATION

1-Documents et livrescomptables

-Documents dcrivant les

procdures

-Livre dinventaire

-Livre journal & grand-

livre-Livre auxiliaires ou

facultatifs

-Registre des achats et

des recettes (Micro)

Illimite

Illimite

10 ans

10 ans

10 ans

Intrt

documentaire

Obligation

10 ans

6 ans

L 123-22 du

Code de

Commerce

Livre des

procdures

fiscales

Absence de preuve

entre commerants

Sanction fiscale et

notamment la taxation

doffice

2-Pices justificatives

-Correspondance

commerciale

-Inventaires

-Factures mises

-Factures fournisseurs

-Contrats commerciaux

-Documents bancaires

10 ans Obligation 10 ans Code de

commerce

Idem 1-

3-Documents divers

-Titres de proprit

-Contrats de prts

-Emprunt

-Leasing

-Statuts

-Dclarations fiscales et

sociales

-Registre des procs

verbaux

Illimite

6 ans

Intrt

documentaire

Preuve

30 ans

3 ans

6 ans

Art.2262 et

suivant du

Code civil

Livre des

procdures

fiscales

Absence de preuve

(code de Commerce)

Sanction fiscale

4-Documents sociaux

- Fiches de paie

- Livre de paie

- Registre des entres et

sorties du personnel

- Reus pour solde detout compte

- autres registres

30 ans

Prescription

pour

paiement

Calcul

pensions

5 ans

Code du

travail

Art L 143-5

Art R 620-3

Art 143-14

Sanction

Page 18 sur 18



www.a6pro.eu
