manuale aziendale di gestione dei documenti · sistema gestione qualità aziendale manuale...

Sistema Gestione Qualità Aziendale MANUALE AZIENDALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI

MAGD Rev. 0 del 31.10.2007 Pagina 1 di 71

File MAGD Rev. 0 del 31.10.2007

Redazione Responsabile Servizio Protocollo, Flussi documental i e Archivi: Renato Zanelli firmato: Zanelli

Data di applicazione 2 gennaio 2008

Verifica Direttore Dipartimento Giuridico Amministrativo Dr. Angelo Antoniol firmato: Antoniol

Distribuzione controllata (Intranet e sito internet ASL 2 Savonese, mail list aziendale)

Approvazione Deliberazione n° 961 - del 15.11.2007

Direttore Sanitario sost. Dr.ssa Antonella Piazza firmato: Piazza Direttore Amministrativo sost. Dr. Angelo Antoniol firmato: Antoniol Direttore Generale f.f. Dr. Alfonso DI Donato firmato: Di Donato

MANUALE AZIENDALE

DI GESTIONE DEI DOCUMENTI Contenente altresì il Piano di Conservazione degli

Archivi e il Massimario di Scarto



IINNDDIICCEE

PPAARRTTEE II GESTIONE DEI DOCUMENTI

SEZIONE I – DEFINIZIONE ED AMBITO DI APPLICAZIONE …………………………......6

1. Ambito di applicazione…………………………..…….. ………………………..………...6 2. Definizioni………………………………………………………………………………....…6

SEZIONE II – DISPOSIZIONI GENERALI………………………………………………....….8

3. Aree organizzative omogenee……………………………………….....……………....….8 4. Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei f lussi documentali e degli archivi……………………………………………………………….....8 5. Valenza ed unicità del protocollo informatico………………………….………………...10 6. Eliminazione sistemi di protocollazione interna…………………………….…………...10 7. Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti………………….…….10

SEZIONE III – FORMAZIONE DEI DOCUMENTI…………………………………………...11

8. Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi…….………………...…..…11 9. Formazione dei documenti informatici…………………….……………………………..12 SEZIONE IV – RICEZIONE DEI DOCUMENTI…………………………………………..….12

10. Ricezione dei documenti su supporto cartaceo…………………………………………12 11. Ricezione dei documenti su supporto informatico………………………..…………..…13 SEZIONE V – REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI………………………………………..14

12. Documenti soggetti a registrazione di protocollo………………………………………..14 13. Non sono soggetti a registrazione di protocollo…………………………………………14 14. Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo……………………..14 15. Registrazione di protocollo dei documenti informatici…………………………………..15 16. Segnatura di protocollo…………………………………………………………………….15 17. Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo …………………………15 18. Annullamento delle registrazioni di protocollo…………………………………………...16 19. Registro giornaliero di protocollo………………………………………………………….16 20. Registro di emergenza …………………………………………………………………….16 21. Termini di registrazione…………………………………………………………………….17 22. Documenti soggetti a registrazione particolare………………………………………….17 23. Documenti inerenti a gare d’appalto……………………………………………………...18 24. Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente a dipendenti…………18 25. Lettere anonime e documenti non firmati………………………………………………..18 26. Ricezione ed invio di documenti a mezzo di fax o posta elettronica non certificata...18 27. Documenti interni…………………………………………………………………………...19



28. Documenti di competenza di altre Amministrazioni…………………………………….19

SEZIONE VI – CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI ……………………………………..20

29. Piano di conservazione dell’archivio……………………………………………………...20 30. Classificazione dei documenti…………………………………………………………….20 SEZIONE VII – ASSEGNAZIONE, PRESA IN CARICO E RECAPITO DEI

DOCUMENTI…………………………………….……………………………..20

31. Processo di assegnazione……………………………………………………………….…20 32. Recapito dei documenti ricevuti su supporto cartaceo…………………………………21 SEZIONE VIII – SCANSIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI/PRODOTTI SU

SUPPORTO CARTACEO…………………………………...……………….21

33. Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati……………………………………….21 SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI ………………………………………22

34. Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione ……………………..22 35. Processo di formazione dei fascicoli………………………………………………………22 SEZIONE X – SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI………………………………………………22

36. Spedizione dei documenti su supporto cartaceo per mezzo del servizio postale……22 SEZIONE XI – FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI …………………………….23

37. Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti……………………………………………...23 38. Flusso di lavorazione dei documenti spediti………………………………………………23 SEZIONE XII – TENUTA E CONSERVAZIONE DEI FASCICOLI CARTACEI ………….24

39. Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei dell’archivio corrente…………………...24 40. Versamento dei fascicoli cartacei dell’archivio di deposito………………………………24 SEZIONE XIII – ACCESSO AL SISTEMA AZIENDALE DI GESTIONE

DEL PROTOCOLLO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTI ALL’ASL 2 …………………………………….….…..….24

41. Accesso al sistema aziendale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi da parte degli utenti appartenenti alla ASL 2 e gestione della privacy…..24



PPAARRTTEE IIII PPIIAANNOO DDII CCOONNSSEERRVVAAZZIIOONNEE DDEEGGLLII AARRCCHHIIVVII

SEZIONE XIV – ARCHIVIO, VALENZA E TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI, UNITA’ E

SERIE ARCHIVISTICHE, OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE ……...… ..25

42. Archivio…………………………………………………………………………………………25 43. Valenza dei documenti………………………..……………………………………………..25 44. Tipologie dei documenti in relazione al loro supporto……...…………………………….26 45. Unità archivistiche……………………………………………...…………………………… 26 46. Serie archivistiche……………………………..……………………………………………..27 47. Obblighi di conservazione……………………………………..…………………………….27

SEZIONE XV – ARCHIVI DELL’AZIENDA: TIPOLOGIE, RESPONSABILITA’ ………..27

48. Gli archivi dell’azienda…………………………………………………………………..27 49. Responsabilità della custodia e della conservazione……………………………….28 SEZIONE XVI – QUADRO COMPLETO DI CLASSIFICAZIONE DELL’ARCHIVIO

GENERALE (Titolario) …………...…………………………………………..28

50. La classificazione…………………………………………………………………………...28 51. Il titolario……………………………………………………………………………………..30 52. Quadro di classificazione dell’ASL 2 Savonese…………………………………………30

SEZIONE XVII – SELEZIONE DEI DOCUMENTI AI FINI DELLA CONSERVAZIO NE

E DELLO SCARTO …………………………………...……...……………..36

53. La selezione dei documenti…………………………………………………………………36 54. Modalità per la selezione dei documenti…………………………………………………...36 55. Scarto dei documenti selezionati……………………………………………………………37 SEZIONE XVIII – MODALITà DI VERSAMENTO DI DOCUMENTI, FASCICOLI,

SERIE ALL’ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO DEI DOCUMENTI…………………………………………………………………38

56. Gestione dell’Archivio Generale di Deposito dei Documenti…………………………..38 57. Requisiti di versamento: preparazione di documenti, di fascicoli, delle serie e modalità operative………………………………………………………………………….39 SEZIONE XIX – MODALITA’ DI ACCESSO A DOCUMENTI, FASCICOLI, SER IE

CONSERVATI NELL’ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO (Capannoni) ……………………………………………………………………40

58. Accesso all’archivio generale di deposito………………………………………………..40 59. Richiesta di accesso ai documenti conservati nell’archivio generale di deposito……41 60. Asporto di documentazione dall’archivio generale di deposito………………………….41 61. Operazioni di rientro nell’archivio generale di deposito di documentazione asportata.42



SEZIONE XX - MASSIMARIO DI SCARTO ………………………………………………….43

SEZIONE XXI – INTEGRAZIONE DEL TITOLARIO CON IL MASSIMARIO DI SCARTO…………………………………...………………………..……...53

62. Ulteriori indicazioni relative alla conservazione di fascicoli e serie……………………57

SEZIONE XXII – DISPOSIZIONI FINALI…………………………………………………….57

63. Aggiornamenti e pubblicità del manuale di gestione dei documenti…………………..57

PPAARRTTEE IIIIII EELLEENNCCOO DDEELLLLEE UUUU..OOOO..//SSTTRRUUTTTTUURREE AAUUTTOORRIIZZZZAATTEE AALLLLAA

PPRROOTTOOCCOOLLLLAAZZIIOONNEE DDIIRREETTTTAA,, EESSEEMMPPII,, MMOODDUULLIISSTTIICCAA SEZIONE XXIII – ELENCO DELLE UU.OO./STRUTTURE AUTORIZZATE ALLA PROTOCOLLAZIONE DIRETT A……………………….………….……...58

64. Elenco UU.OO./Strutture autorizzate alla protocollazione diretta……………………..58 SEZIONE XXIV – ESEMPI……………………………………………………………………..60

65. Invio documenti a mezzo fax o posta elettronica ordinaria…………………………….60 66. Elenchi di versamento di documenti, fascicoli, serie dell’archivio generale di deposito…………………………………………………………………………..63 SEZIONE XXV – MODULISTICA…………………………………………………..…………..66

67. Modulistica…………………………………………………………………………………..66 - Mod. 136 – Faldoni……………………………………………………………………….67 - Mod. 137 – Scatole………………………………………………………………………68 - Mod. 138 – Richiesta di conservazione documenti…………………………………..69 - Mod. 139 – Richiesta di accesso ai documenti……………………………………….70 - Mod. 140 – Prospetto riepilogativo per scarto d’atti di archivio……………………..71



PARTE PRIMA GESTIONE DEI DOCUMENTI

SEZIONE I DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE

1. Ambito di applicazione

1) Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 e ai sensi del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003, recanti le norme tecniche per il protocollo informatico;

2) Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi della A.S.L. 2 Savonese.

2. Definizioni Ai fini del presente manuale si intende :

a) Amministrazione: A.S.L. 2 Savonese; b) area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture (esempio: Unità

Operativa, Presidio, Dipartimento ecc.), individuate dall’Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato (articolo 2 comma 1, lettera n) del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 e art. 2.1 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003;

c) documento: ogni rappresentazione, comunque formata su qualunque supporto purché giuridicamente valido ai sensi della normativa vigente, di dati, fatti o atti utilizzati ai fini dell’attività dell’amministrazione;

d) firma digitale: strumento utilizzato al fine di rendere manifesta e di verificare la provenienza, l’integrità e l’autenticità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

e) impronta di un documento informatico: sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto;

f) gestione dei documenti: insieme delle attività finalizzate alla registrazione), alla classificazione, organizzazione, assegnazione, archiviazione e reperimento dei documenti trattati dall’Amministrazione, nell’ambito del sistema di classificazione adottato;

g) gestione informatica dei documenti: insieme di procedure informatiche utilizzate dall’Amministrazione per la gestione dei documenti;

h) segnatura di protocollo: apposizione o associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso, registrazione dei documenti prodotti e ricevuti in apposito registro tramite apposizione di un codice, trascritto anche sul documento stesso;



i) archivio corrente: parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente. I documenti in esso contenuti sono in corso continuo di consultazione;

j) archivio di deposito: parte di documentazione relativa ad affari conclusi, non più occorrenti alla trattazione degli affari in corso, la cui data supera l’anno, ma non ancora destinata, istituzionalmente, alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico. La permanenza delle carte in questo archivio è di 40 anni; è in questa fase che la documentazione subisce il periodo di trasformazione e la susseguente operazione di selezione ai fini della conservazione permanente o dello scarto;

k) archivio storico (separata sezione d’archivio): complesso di documenti esauriti, creati da più di 40 anni, e destinati, previe operazioni di selezione e scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico;

l) titolario di classificazione: tabella di classificazione che rispecchia le competenze/funzioni di un organo amministrativo, di una struttura o di un ufficio, mediante il quale si inquadrano tutti i documenti. Sistema delineato su livelli gerarchici, che procede dal generale al particolare e che permette di assegnare classi uniche;

m) piano di conservazione degli archivi: contiene i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente di documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali in conformità a quanto disposto dalla vigente normativa, in oggi dall’articolo 68, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

n) fascicolo/pratica: insieme minimo di documenti, composto dell’ordinata riunione di carte relative ad uno stesso affare o procedimento amministrativo. Il frontespizio di ogni fascicolo deve contenere: intestazione (indicazione del Servizio che gestisce l’affare) – Indice di classificazione – anno – numero del fascicolo ed oggetto;

o) classificazione: operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni e alle modalità operative dell’amministrazione;

p) fascicolazione: operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi;

q) fascicolo/pratica definito: quando il fascicolo ha completato il suo ciclo all’interno della trattazione dell’affare, ma è conservato all’interno dell’ufficio utente di competenza;

r) fascicolo/pratica chiuso/archiviato: quando il fascicolo ha completato il suo ciclo all’interno della trattazione dell’affare e viene trasferito dall’ufficio utente Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi per la sua chiusura e lo spostamento in Deposito;

s) assegnazione: operazione di individuazione dell’ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono;

t) supporto di memorizzazione: mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l’operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso;

u) archiviazione ottica: operazione che genera, su supporto di memorizzazione una registrazione contenente la versione iniziale di un documento;

v) testo unico: testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;



w) Servizio Protocollo: Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi della normativa vigente in oggi dell’articolo 61, comma 1, del testo unico;

x) ufficio utente: ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti;

y) ufficio utente di competenza: ufficio utente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo.

SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI 3. Aree organizzative omogenee

1) Ai sensi dell’art. 61 del D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., ai fini della gestione della documentazione in modo coordinato ed unitario, la A.S.L. 2 Savonese è costituita da un’unica area organizzativa omogenea.

4. Servizio per la tenuta del protocollo informatic o, la gestione dei

flussi documentali e degli archivi

1) Il Servizio per la gestione del Protocollo, dei Flussi Documentali e degli Archivi, in seguito nel presente manuale indicato per brevità solo come Servizio Protocollo, ha il compito della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi come più dettagliatamente indicato al successivo punto 4) ed è competente per tutti i documenti della A.S.L. 2 Savonese; ad esso fa capo il Responsabile di questa Struttura;

2) Il Servizio Protocollo, per i compiti al medesimo assegnati dalla normativa vigente, è composto dai seguenti Uffici:

• Ufficio Archivio/Protocollo sede di Savona, in oggi ubicato presso la Direzione dell’Azienda;

• Ufficio Archivio/Protocollo/Posta sede di Albenga, in oggi ubicato in via Trieste Albenga a servizio e supporto delle Strutture ubicate negli Ambiti 1 e 2 dell’Azienda e del Presidio Ospedaliero di Albenga per la protocollazione di documenti che non debbano essere visionati o non debbano essere firmati dalla Direzione Aziendale;

• Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti, in oggi ubicato presso l’Archivio Storico dell’Ospedale San Paolo;

• Ufficio Posta sede di Savona, in oggi ubicato presso la Direzione dell’Azienda;

• Archivio Storico dell’Ospedale San Paolo, in oggi ubicato nel Padiglione Vigiola del Presidio Ospedaliero San Paolo di Savona;

3) nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, la direzione del Servizio è affidata, come previsto dall’art. 3 lettera b del D.P.C.M. 31/10/2000, al dipendente appositamente individuato della direzione aziendale;

4) al Servizio sono assegnati i compiti di cui all’articolo 61, comma 3, del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e precisamente:



4.1 attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi, e a quello di gestione delle deliberazioni e delle determine dirigenziali, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni, predisponendo i profili dei singoli utenti (Username, Password, Codice Operatore) e conservandone gli elenchi.

4.2 garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente;

4.3 garantisce la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;

4.4 conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti;

4.5 garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m. ed i. e le attività di gestione dell’archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso Decreto;

4.6 garantisce la riservatezza, ove prevista, secondo il disposto del D.L.vo 30 giugno 2003, n° 196 “Codice in materia di protezion e dei dati personali”;

4.7 esplica le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; 4.8 vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del

personale autorizzato e degli incaricati. Ed inoltre:

4.9 acquisisce la corrispondenza presso gli uffici postali di Savona ed Albenga, provvede al ritiro e consegna, in base alle regole interne della A.S.L. sulla funzionalità del servizio, della corrispondenza alle varie UU.OO./Strutture ovvero destinata all’inoltro tramite il servizio postale;

4.10 imbusta ed affranca la corrispondenza da inviare tramite il servizio postale; 4.11 provvede a classificare corrispondenza, documenti, delibere e determine

dirigenziali; 4.12 vigila sulla correttezza e conformità delle operazioni di classificazione effettuate

da soggetti abilitati alla protocollazione presso le diverse Strutture dell’Azienda; 4.13 provvede all’apertura ed alla chiusura dei fascicoli; 4.14 provvede alle operazioni di selezione ai fini della conservazione o dello scarto

dei documenti; 4.15 attende al procedimento finalizzato ad ottenere, da parte della Soprintendenza

Archivistica per la Liguria, l’autorizzazione allo scarto ed alla conseguente distruzione dei documenti selezionati;

4.16 gestisce i depositi aziendali dei documenti, provvedendo al deposito dei documenti, alla loro ricerca, prelievo e ricollocazione ed alle registrazioni relative alla rispettiva collocazione e movimentazione;

4.17 provvede all’addestramento all’utilizzo della procedura aziendale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi da parte degli utenti abilitati nelle diverse Strutture.

5) Al Responsabile del Servizio compete inoltre il costante aggiornamento del presente manuale.



5. Valenza ed unicità del protocollo informatico

1) Il protocollo ha funzioni e significati diversi che sono costitutivi di un’unica e complessa entità:

a) valenza archivistica: è strumento tecnico che indica il momento esatto dell’ingresso della documentazione nella memoria (Archivio) dell’Azienda ed è indispensabile per l’organizzazione della memoria stessa mediante la interrelazione tra numerazione e gli altri elementi giuridicamente rilevanti (classificazione, fascicolazione, legami con numeri precedenti e successivi ecc.,);

b) valenza organizzativa: è strumento tecnico indispensabile per dare alla documentazione un preciso modello organizzativo e nell’espletamento delle attività pratiche e amministrative;

c) valenza giuridica: è elemento destinato a produrre effetti giuridici in quanto ha natura di atto pubblico con intrinseca qualificazione giuridicamente rilevante di testimonianza privilegiata.

2) Il protocollo della A.S.L. 2 Savonese è informatico ed unico per tutta l’Azienda. 3) La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva,

inizia il primo giorno del mese di gennaio e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

4) Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell’articolo 57 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m. ed i.

5) Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

6. Eliminazione sistemi di protocollazione interna

1) Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico, comunque siano definiti, come disposto dall’articolo 3 comma 1, lettera d) del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, compresi i protocolli riservati.

2) Non è pertanto consentito l’utilizzo di forme di registrazione diverse dal protocollo aziendale.

3) Tutte le Strutture saranno abilitate ad accedere al sistema di protocollo aziendale. 7. Modello organizzativo adottato per la gestione d ei documenti

1) La gestione dei documenti in entrata, in uscita ed interni prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza.

2) Le Strutture abilitate, oltre alla protocollazione sul sistema di protocollo aziendale dei documenti a valenza interna come previsto dal presente manuale, sono tenute alla protocollazione diretta di documenti in entrata che siano loro consegnati direttamente a mani o che pervengano loro a mezzo fax o posta elettronica. Le stesse Strutture sono tenute alla protocollazione diretta sul sistema di protocollo



aziendale dei documenti in uscita da consegnare direttamente agli interessati o da inviare a mezzo fax o posta elettronica come previsto dal successivo articolo 26. Nel caso che documenti in uscita siano corredati da allegati e debbano essere spediti per mezzo del servizio postale debbono essere fatti pervenire agli Uffici Protocollo corredati dagli allegati, dalle buste complete di indirizzo e, in caso di raccomandate A.R., dalle cartoline di ricevuta. Non saranno protocollati, per motivi di funzionalità dagli Uffici Protocollo dell’Azienda documenti che non siano completi di allegati e buste che, in tal caso, dovranno essere registrati sul sistema aziendale di protocollo direttamente dagli uffici produttori.

3) Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti e del personale abilitato allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, sono predisposte dal Responsabile del Servizio Protocollo/Archivio, e costantemente aggiornate, su indicazione dei Direttori/Dirigenti responsabili delle UU.OO./Strutture i quali sono tenuti altresì ad informare il Responsabile del Servizio in merito ad eventuali trasferimenti o cessazioni o comunque variazioni del personale abilitato per le opportune modifiche delle autorizzazioni.

4) Le abilitazioni, o profili utenti, di cui al punto precedente sono individuali e riservate. Il personale abilitato (della dirigenza o del comparto, a tempo indeterminato o determinato o con contratto di somministrazione lavoro diretto o per il tramite di agenzie appositamente individuate) non deve in alcun modo e per nessun motivo comunicare ad altri le proprie credenziali di autorizzazione che consentono l’accesso al sistema aziendale di gestione del protocollo dei flussi documentali e degli archivi, al fine dell’unicità e della segretezza, devono essere custodite con ogni cura da parte degli interessati.

5) Il comunicare ad altra persona le proprie credenziali di autorizzazione costituisce grave infrazione disciplinare ed inoltre, poiché il protocollo è atto pubblico di fede privilegiata ed ogni accesso allo stesso viene registrato in capo ad ogni singolo utente abilitato, l’accedere o comunque la possibilità di accedere alla procedura con credenziali di altro utente costituisce atto penalmente rilevante sia per colui che accede sia per colui che non ha custodito correttamente o ha comunicato le proprie credenziali.

SEZIONE III FORMAZIONE DEI DOCUMENTI 8. Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi

1) I documenti sono di norma prodotti con sistemi informatici e soggetti alle regole tecniche in materia di formazione e conservazione, come specificatamente indicato nelle norme e nei regolamenti vigenti.

2) Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dalla dirigenza.

3) Gli elementi minimi che un documento deve contenere sono: • Denominazione e logo della A.S.L. 2; • Indicazione della U.O./Struttura utente che ha prodotto il documento;



• Data completa: luogo, giorno, mese ed anno di produzione del documento medesimo;

• Oggetto del documento; • Sottoscrizione del Direttore/Dirigente e/o del Responsabile del Procedimento;.

4) Oltre agli elementi indicati al precedente punto 3) un documento in uscita dall’Azienda (*) deve contenere altresì:. • Indirizzo completo, numero di telefono e di fax della U.O./ Struttura utente; • Indirizzo di posta elettronica della U.O./Struttura utente; • Indice di classificazione; • Anno e numero della pratica di riferimento; • Destinatari con relativo indirizzo completo.

9. Formazione dei documenti informatici

1) La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel D.Lgs 82/2005 e s.m. ed i. alle regole tecniche vigenti nel tempo ed in oggi dal DPCM 13.01.2004.

SEZIONE IV RICEZIONE DEI DOCUMENTI

10. Ricezione dei documenti su supporto cartaceo

1) I documenti su supporto cartaceo possono pervenire alla A.S.L. 2 Savonese attraverso:

a. il servizio postale; b. la consegna diretta alle Strutture/Uffici dell’Azienda; c. la consegna diretta alla portineria della direzione aziendale; d. apparecchi telefax;

2) I documenti pervenuti con il servizio postale tradizionale sono ritirati presso il Servizio Postale di Savona e di Albenga dal personale addetto, ogni giorno alle ore di rito.

3) La corrispondenza pervenuta tramite il servizio postale ed indirizzata all’Azienda o all’indirizzo dell’Azienda a soggetti che esplicano attività alle dipendenze dell’Azienda stessa viene tutta aperta, smistata ed avviata per la registrazione di protocollo da parte di personale incaricato. Non viene aperta corrispondenza che rechi espressamente la dicitura “riservata” , “personale” o “contiene dati sanitari” che sarà recapitata chiusa ai destinatari. Sarà precisa responsabilità di questi ultimi avviare alla protocollazione quanto ritenuto necessario.

(*) Lettere di comunicazione di qualunque tipologia o di trasmissione di documenti, convocazioni, ecc. anche a valenza interna



4) I documenti consegnati direttamente alle UU.OO./Strutture utenti o che ad esse pervengano a mezzo fax o posta elettronica ordinaria devono essere fatti pervenire, a cura del personale che li riceve, immediatamente o comunque nel minor tempo possibile, al personale abilitato alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo presso le UU.OO./Strutture medesime,

5) Sarà cura del Personale in servizio presso la Portineria della Direzione Aziendale ritirare i documenti destinati alla Azienda, siano essi trasmessi/consegnati da utenti privati che da corrieri o ufficiali giudiziari.

6) Sarà cura dello stesso Personale rilasciare all’utente ricevuta, se richiesta, corredata di data ed ora del ricezione e consegnare tale documentazione al l’Ufficio Protocollo/Archivio con immediatezza e comunque in tempo utile per la protocollazione.

7) In caso di consegna di offerte per gare di appalto, domande per concorsi e/o qualunque altra documentazione con una precisa data ed ora di scadenza, la ricevuta rilasciata al consegnatario conterrà, oltre alla data, l’ora di consegna e la firma dell’operatore che ha proceduto al ritiro del documento medesimo; gli stessi dati saranno riportati sul documento ricevuto.

8) Per i documenti consegnati a mani presso le Strutture/Uffici dell’Azienda ci si atterrà in conformità a quanto previsto dai precedenti punti 3), 4), 5) e 6).

11. Ricezione dei documenti su supporto informatico

1) La ricezione dei documenti informatici indirizzati alla ASL 2 Savonese è assicurata tramite una casella di posta elettronica istituzionale riservata a questa funzione ai sensi dell’art. 15, comma 3 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000.

2) L’indirizzo di tale casella di posta elettronica istituzionale, individuato come segue: [email protected] farà capo all’Ufficio Archivio – Protocollo. Il Responsabile dell’Ufficio provvederà a renderlo pubblico, ai sensi del punto 2 delle Linee Guida allegate al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003 al Centro Tecnico per l’iscrizione nell’indice delle Pubbliche Amministrazioni.

3) I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utenti sono da questi valutati, ai sensi dell’art. 15, comma 7, del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo o da altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all’indirizzo elettronico istituzionale dell’Ufficio Archivio – Protocollo.

4) L’operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alle disposizioni vigenti nel tempo ed in oggi contenute nella Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28 recante standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica dell’autenticità, della provenienza e dell’integrità di documenti stessi.



SEZIONE V REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI 12. Documenti soggetti a registrazione di protocoll o

1) I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici utenti, ad eccezione di quelli elencati al successivo articolo, sono soggetti a registrazione obbligatoria.

13. Non sono soggetti a registrazione di protocollo

1) Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, anche ai sensi dell’art. 53 comma 5 del D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., i seguenti documenti: 1.1 gazzette ufficiali e bollettini ufficiali; 1.2 libri, riviste, giornali; 1.3 materiali pubblicitari, manifesti e materiali statistici; 1.4 inviti a manifestazioni, convegni, congressi ecc.; 1.5 corrispondenza interna esclusa quella che, in modo diretto o indiretto, ha

contenuto probatorio o che sia parte di un procedimento amministrativo o abbia particolare rilevanza di carattere istituzionale.

1.6 documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione (vedi art. 22);

1.7documenti da associare al protocollo di gabinetto del legale rappresentante dell’Azienda, purché non abbiano attinenza con procedimenti amministrativi.

14. Registrazione di protocollo dei documenti su su pporto cartaceo

1) La segnatura di protocollo deve essere eseguita come indicato dall’articolo 53, comma 3 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e precisamente deve essere effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati.

2) La registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori. 3) I dati obbligatori sono:

a. numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b. data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c. indice di classificazione, anno e numero fascicolo/pratica; d. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari

per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; e. oggetto del documento registrato in forma non modificabile; f. ufficio utente competente; g. tipo di documento. h. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;

4) sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono:

i. data di arrivo; j. indirizzo completo di provenienza, o di destinazione, del documento;



k. mezzo di ricezione o mezzo di spedizione; l. copie per conoscenza.

5) Sugli allegati deve essere apposto, di norma, il timbro contenente la data ed il numero di protocollo collegato al documento principale.

15. Registrazione di protocollo dei documenti infor matici

1) La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l’operatore addetto ne ha verificato l’autenticità, la provenienza e l’integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma, ai sensi della Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28.

2) Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli a supporto cartaceo con l’aggiunta, tra i dati obbligatori di protocollo, dell’impronta del documento informatico, generata impiegando la funzione di hash SHA- 1 e registrata in forma non modificabile, ai sensi dell’art. 53, comma 1 lett.) f del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.

3) La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati come disposto dall’art. 15, comma 1 e 2 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000.

4) Il calcolo dell’impronta previsto nell’operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto ai sensi dell’art. 17, comma 1 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000.

16. Segnatura di protocollo

1) L’operazione di segnatura di protocollo deve avvenire in conformità di quanto disposto dall’articolo 55 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 . Essa consiste nell’apposizione o nell’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso; deve consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

17. Segnatura di protocollo dei documenti su suppor to cartaceo

1) La segnatura di protocollo di un documento su supporto cartaceo è realizzata attraverso l’apposizione sul documento medesimo del timbro di protocollo sul quale sono riportate, in conformità a quanto disposto dall’art. 55, comma 1 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e dall’articolo 9 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 le seguenti informazioni: a) denominazione dell’A.S.L. 2 Savonese e della Struttura/Ufficio; b) data e numero di protocollo del documento c) estremi di classificazione.



18. Annullamento delle registrazioni di protocollo

1) Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, dal Responsabile del Servizio Protocollo.

2) Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono inserite in forma non modificabile nell’elenco dei documenti annullati.

3) L’operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di cui all’art. 8 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000.

4) L’annullamento della registrazione al protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata, da inviare al Responsabile del Servizio Protocollo, Flussi documentali e Archivi.

19. Registro giornaliero di protocollo

1) Il Responsabile del Servizio provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno (art. 53, comma 2 T.U.)

2) Il registro giornaliero di protocollo può essere prodotto esclusivamente su supporto informatico. Il suo contenuto è riversato, al fine di garantire l’immodificabilità delle operazioni di registrazione, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati ai sensi dell’art. 7, comma 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2003.

20. Registro di emergenza

1) Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema.

2) Tutti gli operatori abilitati alla registrazione di protocollo sono abilitati alla registrazione dei documenti su registri di emergenza.

3) In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte nell’art. 63 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e ribadite nell’ allegato del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003, al punto 2.2.12 e precisamente: 3.1 Il Responsabile dell’Ufficio Archivio – Protocollo autorizza lo svolgimento

manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza (ogni sede decentrata é dotata di un registro di emergenza), ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema.

3.2 Se l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le ventiquattro ore, per causa di eccezionale gravità, il responsabile del Servizio Protocollo, previa l’adozione di un apposito Provvedimento, può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una



settimana lavorativa. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi dell’atto di autorizzazione, sopracitato.

3.3 Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.

3.4 La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario della A.S.L. 2.

3.5 Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

21. Termini di registrazione

1) Le registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti, di norma, sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli stessi. Eccezionalmente il Responsabile del Servizio può autorizzare, la registrazione in tempi successivi, fissando comunque un limite massimo di tempo In caso di scadenze perentorie e impossibilità oggettiva degli operatori di procedere alla protocollazione farà fede il timbro attestante la data di ricevimento i cui estremi temporali (data) saranno registrati sul sistema unitamente agli altri dati obbligatori.

2) In particolare le registrazioni sono effettuate nel seguente modo: 2.1 protocollazione in giornata di tutte le raccomandate ricevute; 2.2 protocollazione in giornata dei documenti consegnati a mano e pervenuti al

Servizio; 2.3 protocollazione in giornata dei documenti consegnati tramite corriere; 2.4 protocollazione in giornata dei fax.

3) Potrebbero non essere protocollati nello stesso giorno di arrivo i documenti pervenuti nella giornata del venerdì, la vigilia di una festività o nel caso di astensione dal lavoro degli operatori del protocollo per adesione allo sciopero.

22. Documenti soggetti a registrazione particolare

1) Le Deliberazioni e le Determinazioni dirigenziali, i contratti e le fatture, sono

documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione e non debbono essere registrati al protocollo.

2) I sopraelencati documenti costituiscono delle serie archivistiche, ciascuna delle quali deve contenente le seguenti informazioni:

• dati identificativi di ciascun atto; • dati di classificazione e fascicolazione; • numero di registro progressivo, annuale.

3) I contratti di lavoro individuali, a tempo determinato e/o a indeterminato, sono raccolti, previa registrazione, dal Servizio Personale.

7) I registri in dotazione alla A.S.L. 2 Savonese sono: • Registro delle Deliberazioni del legale rappresentante; • Registri delle Determinazioni Dirigenziali; • Registro delle fatture;



• Registro dei contratti individuali di lavoro; • Repertorio dei contratti.

I registri sopradescritti sono tenuti di norma su supporto informatico. 23. Documenti inerenti a gare d’appalto.

1) Le offerte inerenti a gare d’appalto sono registrate al protocollo in busta chiusa. Gli estremi di protocollo sono riportati sulla busta medesima.

2) Le offerte pervenute sono inviate alla Struttura/Ufficio responsabile del procedimento.

3) Dopo l’apertura delle buste sarà cura della Struttura/Ufficio che gestisce la gara di appalto, riportare gli estremi di protocollo sui documenti in esse contenuti.

24. Documenti su supporto cartaceo indirizzati nomi nativamente a

dipendenti

1) La posta indirizzata nominativamente, viene regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura “riservata” o “personale” In questo caso viene recapitata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo aver preso visione del contenuto, nel caso valuti che il documento ricevuto non sia strettamente personale, lo ritorna all’Ufficio Archivio Protocollo per la registrazione.

25. Lettere anonime e documenti non firmati

1) Le lettere anonime, quelle cioè di cui non sia rilevabile l’autore/mittente, non sono di norma protocollate.

2) I documenti ricevuti privi di sottoscrizione, di cui sia però rilevabile l’autore/mittente, sono protocollati; sarà cura della Struttura/Ufficio di competenza provvedere alla formalizzazione della sottoscrizione da parte dell’interessato nei casi consentiti.

26. Ricezione ed invio di documenti a mezzo di fax o posta elettronica

non certificata

1) I documenti ricevuti o inviati a mezzo fax o per posta elettronica ordinaria, purché il documento inviato per posta elettronica sia trasmesso in formato non modificabile e riporti gli estremi di protocollo informatico aziendale, sono validi al fine dei procedimenti amministrativi se rispondenti ai requisiti previsti dalla normativa vigente in materia (in oggi D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i. art. 43 c 6 e D.LGS. 82/2005 e s.m. ed i. artt. 45 e 47 c 1 e c 2 lett. b). In tal caso la ricezione o l’invio successivo degli stessi documenti tramite servizio postale costituisce un appesantimento dell’azione amministrativa e, per quelli inviati, anche un ingiustificato aumento di costi.

2) Qualora pervengano, impropriamente, all’Amministrazione, per posta tradizionale, documenti già pervenuti a mezzo fax o posta elettronica ordinaria, aventi le caratteristiche di cui al precedente punto 1, agli stessi saranno attribuiti di norma gli



stessi numeri di protocollo ovvero nuovi numeri di protocollo nel caso non fosse possibile verificare se trattasi di documenti identici.

3) Nel caso non sia indispensabile la trasmissione di documenti originali o in copia autentica ad Enti, Aziende, Ditte, Organizzazioni, Associazioni e simili la trasmissione dei documenti, da parte delle UU.OO./Strutture dell’Azienda, sarà effettuata esclusivamente a mezzo fax o tramite posta elettronica ordinaria, previa registrazione dei documenti medesimi sul protocollo aziendale da effettuarsi da parte del personale appositamente abilitato presso ogni U.O./Struttura. Esemplificazioni in tal senso sono disponibili nella Parte Terza del presente manuale da pag. 60 a pag. 62.

4) Gli originali dei documenti trasmessi a mezzo fax o posta elettronica ordinaria, come previsto dal precedente punto 3), sono conservati a cura dell’ufficio produttore del documenti stessi per il tempo necessario a verificare l’autenticità di quanto trasmesso a mezzo fax o posta elettronica ordinaria, in caso di contestazioni. Per tempo necessario si intende quello individuato per la conservazione dei documenti previsto dalla sezione XX del presente manuale.

5) Quanto indicato al precedente punto 3) non si applica in caso di convocazioni, notifiche e/o negli altri casi previsti dalla legge e comunque quando vi sia la necessità di data certa di ricevimento mediante ricevuta di ritorno ovvero documento sottoscritto dal ricevente e altresì per inoltro a persone fisiche non in possesso di fax e/o posta elettronica o quando siano necessarie le sottoscrizioni del Direttore Generale e/o Amministrativo e/o Sanitario.

27. Documenti interni

1) Lo scambio tra Strutture/Uffici di documenti ufficiali che siano rilevanti ai fini

dell’azione amministrativa, dei quali occorra tener traccia nel fascicolo/pratica relativo all’affare o al procedimento cui si riferisce è soggetto a registrazione di protocollo.

2) Lo scambio di informazioni che non ha valenza giuridico probatoria, né rilevanza ai fini dell’azione amministrativa o che non sia parte di un procedimento amministrativo o che non abbia particolare rilevanza di carattere istituzionale è da intendersi come una comunicazione informale e pertanto non interessa il sistema di protocollo informatico, come indicato altresì all’art. 13 punto 1.5. Le suddette comunicazioni sono di norma ricevute e trasmesse per posta elettronica o, in subordine, per fax.

28. Documenti di competenza di altre Amministrazion i

1) Qualora pervenga all’Azienda un documento di competenza di un altro Ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso, se non viene aperto né protocollato, viene riconsegnato al Servizio Postale perché venga recapitato al destinatario, se già aperto e/o protocollato, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.



SEZIONE VI CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI 29. Piano di conservazione dell’archivio

1) Il Piano di conservazione dell’archivio comprende il Titolario di classificazione, ed il Regolamento per la selezione dei documenti ai fini della conservazione o dello scarto, entrambi allegati al presente manuale quale parte integrante e sostanziale;

2) L’aggiornamento del piano di classificazione compete esclusivamente al Responsabile del Servizio Protocollo, Flussi documentali ed Archivi ed è assicurato quanto se ne presenta la necessità, osservando quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli Enti Pubblici, ai sensi della normativa vigente e dalle esigenze manifestate dalle diverse Strutture/Uffici;

3) Dopo ogni modifica del Titolario di classificazione, Il Responsabile del Servizio provvede ad informare, tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

4) Il piano di conservazione dell’archivio dell’A.S.L. 2 Savonese è riportato nella parte seconda del presente manuale a partire da pag. 25.

30. Classificazione dei documenti

1) Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente

dal supporto sul quale vengono formati, devono essere classificati in base al titolario sopracitato.

2) Tutti gli operatori abilitati alla registrazione di protocollo sono abilitati alla classificazione dei documenti.

SEZIONE VII ASSEGNAZIONE, PRESA IN CARICO E RECAPITO DEI DOCUMENTI

31. Processo di assegnazione e presa in carico dei documenti

1) Per assegnazione di un documento si intende l’operazione di individuazione della

Struttura/Ufficio utente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo.

2) L’assegnazione alle Strutture/Uffici utenti di competenza dei documenti ricevuti dalla Azienda è effettuata direttamente dagli operatori abilitati alla registrazione di protocollo.

3) Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una di seguito all’altra, fino ad arrivare all’ufficio utente di competenza.

4) La struttura utente di competenza prende in carico i documenti assegnati tramite una apposita funzione del sistema. E’ possibile altresì, da parte del Responsabile



della Struttura assegnataria o di un suo delegato, tramite una apposita funzione del sistema, assegnare ciascun documento nominativamente al Responsabile del procedimento.

5) Il trasferimento di più documenti e/o di un intero fascicolo/pratica deve avvenire tramite il Servizio Protocollo/Archivio, o, per le sedi decentrate, tramite l’ufficio abilitato alla protocollazione il quale provvede all’attribuzione dei documenti al nuovo Ufficio utente di competenza.

6) Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione.

32. Recapito dei documenti ricevuti su supporto car taceo

1) I documenti ricevuti dalla Azienda su supporto cartaceo, anche quando saranno acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione, sono fatti pervenire alla Struttura competente.

2) Lo smistamento della posta ricevuta su supporto cartaceo presso gli uffici abilitati alla registrazione di protocollo è a carico dell’ufficio stesso, tramite l’utilizzo di personale apposito, tutti i giorni lavorativi, secondo l’orario stabilito.

SEZIONE VIII SCANSIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI/PRODOTTI SU SUPPORTO CARTACEO

33. Documenti soggetti a scansione ed uffici abilit ati

1) Non appena il servizio sarà dotato della necessaria attrezzatura i documenti ricevuti su supporto cartaceo, di formato inferiore od uguale all’A3, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, saranno acquisiti in formato immagine con l’ausilio di scanner.

2) I documenti di formato superiore all’A3 saranno acquisiti in formato immagine solo se esplicitamente richiesto dalle Strutture di competenza, avvalendosi eventualmente dei servizi di una società esterna specializzata.

3) Il Responsabile del Servizio Protocollo/Archivio individua preventivamente, con i Responsabili dei procedimenti, i criteri relativi ai documenti da sottrarre eventualmente al processo di scansione che nel ciclo di lavorazione dei documenti ricevuti segue le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

4) L’ufficio abilitato alla scansione dei documenti è l’Ufficio Archivio – Protocollo.



SEZIONE IX FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI

34. Identificazione dei fascicoli ed uffici abilita ti alla loro formazione

1) Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli.

2) La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l’operazione di “apertura” che consente di registrare nel sistema informatico le seguenti informazioni: � indice di classificazione; � numero di fascicolo; � oggetto del fascicolo; � data di apertura; � dati identificativi del fascicolo e Ufficio utente di competenza.

Tutti gli operatori abilitati alla registrazione di protocollo sono abilitati all’operazione di fascicolazione dei documenti in rapporto alle diverse competenze.

35. Processo di formazione dei fascicoli

1) In presenza di un documento da inserire in un fascicolo/pratica, l’ufficio abilitato

all’operazione di protocollazione: a) stabilisce, tramite le funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se

esso si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un fascicolo/pratica nuova;

a.1 nel primo caso, e cioè se si colloca nell’ambito di un affare o procedimento in corso:

� si seleziona il fascicolo/pratica e vi si inserisce il documento; � si invia il documento all’ufficio utente cui è assegnata la pratica il quale, se si

tratta di un documento su supporto cartaceo, assicura l’inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio;

a.2 nel secondo caso, e cioè se dà avvio ad una nuova pratica: � esegue l’operazione di apertura del fascicolo/pratica; � assegna il fascicolo/pratica all’ufficio utente competente; � invia il documento all’ufficio utente cui è assegnato il fascicolo/pratica.

SEZIONE X SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI

36. Spedizione dei documenti su supporto cartaceo p er mezzo del servizio postale

1) I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi o consegnati agli

Uffici Archivio/Protocollo, direttamente dall’ufficio utente di competenza; 2) I documenti da spedire, dopo le operazioni di protocollo, devono pervenire agli

Uffici Posta della A.S.L. 2 entro e non oltre le ore 11,00 di ogni giorno lavorativo. Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal Responsabile del Servizio



protocollo che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse da quella standard descritta. In ogni caso l’Ufficio darà precedenza alla posta da inviare a mezzo raccomandata, assicurata o notifica.

3) I documenti devono essere trasmessi corredati da busta, già intestata dagli uffici utente.

4) Nel caso di spedizioni per raccomandata, posta celere, corriere, pacco, notifica, o altro mezzo che richiede una qualche documentazione da allegare alla busta, questa modulistica viene fornita dall’Ufficio Posta dell’azienda ma compilata a cura dell’ufficio utente. All’Ufficio Posta aziendale competono le seguenti operazioni: � imbustamento; � pesatura, calcolo delle spese postali e tenuta della relativa contabilità; � registrazione sul sistema informatico della data e del tipo di spedizione.

SEZIONE XI FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI

37. Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti

1) Le fasi della gestione dei documenti ricevuti, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti:

a) ricezione; b) classificazione; c) fascicolazione; d) assegnazione; e) registrazione e segnatura di protocollo.

38. Flusso di lavorazione dei documenti spediti

1) Le fasi della gestione dei documenti spediti, esattamente nell’ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) produzione; b) classificazione; c) fascicolazione d) registrazione e segnatura di protocollo; e) invio.



SEZIONE XII TENUTA E CONSERVAZIONE DEI FASCICOLI CARTACEI

39. Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei d ell’archivio corrente

1) I fascicoli cartacei dell’archivio corrente sono conservati nelle Strutture/Uffici di competenza.

40. Versamento dei fascicoli cartacei nell’archivio di deposito

1) Per una razionale gestione dei documenti è necessario che ogni Struttura/Ufficio

utente, al termine dell’anno solare, verifichi quali fascicoli/pratiche possono essere chiusi o archiviati.

2) In generale, comunque, appena le Strutture di competenza individuano i fascicoli cartacei relativi ad affari o procedimenti conclusi, possono trasferirli al Servizio Protocollo/Archivio per la loro chiusura ed il conseguente trasferimento all’Archivio Deposito.

3) All’inizio del nuovo anno solare il Servizio Protocollo/Archivio, in collaborazione con le diverse Strutture provvederà ad aprire nuovi fascicoli/pratiche.

SEZIONE XIII ACCESSO AL SISTEMA AZIENDALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTI ALLA A.S.L. 2

41. Accesso al sistema aziendale di gestione del pr otocollo, dei flussi documentali e degli archivi da parte degli utenti a ppartenenti alla A.S.L. 2 e gestione della privacy

1) La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è

garantita dal sistema attraverso l’uso di profili utente e password. 2) E’ compito della U.O./Struttura di competenza secretare le informazioni, registrate

sul sistema, relative ai documenti ricevuti intervenendo opportunamente sull’apposita funzione della procedura informatizzata in relazione alle norme di cui al D.L.vo 196/2003 ed alle regole previste dal documento programmatico sulla sicurezza.

3) La funzione di secretazione di cui al punto precedente può essere attivata in automatico, da parte del Servizio Protocollo, per le UU.OO./Strutture che ne facciano richiesta. In tal caso tutti i documenti registrati da parte o per tali UU.OO./Strutture sono secretati automaticamente dal sistema.

4) L’accesso ai documenti secretati è “piramidale” a seconda delle tipologie di autorizzazione dei singoli operatori delle diverse UU.OO./Strutture. Gli operatori



con autorizzazioni dipartimentali accedono alle informazioni relative al proprio Dipartimento e quelle delle Unità Operative afferenti il Dipartimento stesso. Gli operatori con autorizzazioni di Unità Operativa accedono alle informazioni della U.O. e delle relative Strutture di Ambito. Gli operatori con autorizzazioni di Ambito accedono esclusivamente alle informazioni del proprio Ambito.

5) Sono da considerarsi, in ogni caso documenti riservati: a) vicende relative al personale in servizio presso l’Azienda; b) ricorsi e/o atti giudiziari; c) documenti contenenti dati sensibili ai sensi del D.L.vo 196/2003.

PARTE SECONDA PIANO DI CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI

SEZIONE XIV ARCHIVIO, VALENZA E TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI, UNITA’ E SERIE ARCHIVISTICHE,

OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE 42. Archivio

1) L’archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall’Azienda nell’esercizio delle sue funzioni.

2) In relazione alle diverse fasi di organizzazione si distingue in: • archivio corrente: insieme organico di documenti prodotti o acquisiti

dall’Azienda nell’esercizio delle sue funzioni e necessari allo svolgimento dell’attività corrente;

• archivio di deposito: complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall’Azienda ancora utili per finalità sanitarie, amministrative, giuridiche o contabili, ma non più necessari allo svolgimento delle attività correnti;

• archivio storico: insieme dei documenti prodotti o acquisiti dall’Azienda, conservati, previa selezione, per essere testimonianza e memoria dell’attività dell’Azienda.

3) L’archivio rappresenta pertanto lo strumento conoscitivo e probatorio dell’attività in corso di svolgimento (archivio corrente) o svolta (archivio di deposito e storico) dall’Azienda in funzione dell’esercizio delle proprie competente.

43. Valenza dei documenti

1) In relazione al loro valore i documenti dell’Azienda possono avere: • valore sanitario: consiste nella capacità di attestare l’attività svolta dall’Azienda

nel campo della prevenzione, della diagnosi e della cura;



• valore amministrativo: consiste nella capacità di attestare l’attività svolta dall’Azienda nel campo dell’attività amministrativa connessa alla sua missione istituzionale, di costituire altresì precedente nell’azione amministrativa e testimonianza della stessa;

• valore giuridico: inteso come la capacità di costituire prova di fatti, di documentare interessi, diritti, doveri;

• valore contabile: inteso come capacità di attestare le modalità di utilizzo delle risorse finanziarie dell’Azienda;

• valore storico: si riferisce alla capacità di essere testimonianza e memoria dell’attività dell’Azienda.

2) Di norma i documenti di una azienda sanitaria non sono riconducibili ad un unico valore ma, a seconda delle loro tipologie e delle loro caratteristiche hanno insiti più valori contemporaneamente.

44. Tipologie dei documenti in relazione al loro su pporto

1) In relazione al loro supporto i documenti possono essere: • cartacei: se prodotti su supporto cartaceo; • informatici/digitali: se prodotti su supporto informatico/digitale; • documenti su altri supporti: se prodotti su supporti diversi dai precedenti, purché

i supporti stessi abbiano valore legale. 2) I documenti su supporti diversi, così indicati al punto precedente, possono essere

fotografici, cinematografici, riprese televisive, registrazioni magnetiche, documenti iconografici di qualsivoglia natura ecc.

45. Unità archivistiche

1) Gli insiemi di documenti risultato di attività o processi amministrativi e sanitari ecc. definiti o più genericamente costituiti dall’accumulazione di materiale documentario relativo ad un determinato oggetto di indagine costituiscono le unità archivistiche.

2) Unità archivistiche sono pertanto: • il fascicolo: quale insieme ordinato di documenti, riferiti in modo stabile ad uno

stesso affare/procedimento/processo, a una stessa materia, ad una stessa tipologia che si forma allo scopo di riunire tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività (esempi: fascicoli di concorsi, cartelle cliniche ecc.);

• il registro: documento costituito dalla registrazione in sequenza, secondo criteri predefiniti (tendenzialmente cronologici) di un’unica entità documentaria di una pluralità di atti giuridici (esempi: registri operatori, protocolli della corrispondenza, repertori dei contratti ecc.);

• database: sono a tutti gli effetti dei registri in formato informatico (esempi: database delle presenze, database degli stipendi ecc.).



46. Serie archivistiche

1) Le serie archivistiche sono costituite da insiemi di unità archivistiche di un determinato periodo, di una determinata natura, di una determinata attività.

2) Costituiscono serie archivistiche ad esempio le delibere del legale rappresentante, le determine dirigenziali, le cartelle cliniche, i repertori dei contratti, i registri operatori ecc.

47. Obblighi di conservazione

1) i documenti dell’Azienda debbono essere conservati per il tempo necessario allo svolgimento delle attività sanitarie, amministrative e istituzionali in rapporto a prescrizioni sanitarie e giuridiche, a esigenze operative e funzionali, alla capacità di certificazione e di prova di diritti e di interessi.

2) I documenti informatici/digitali debbono essere conservati su supporti non riscrivibili e/o modificabili e debbono conservare caratteristiche di leggibilità nel tempo ai sensi della normativa vigente (in oggi D.L.Gs 82 del 7.03.2005 e s.m. ed i.).

3) I documenti e gli archivi della A.S.L. 2 Savonese, al pari dei documenti di tutti gli enti pubblici, sono considerati beni culturali e pertanto debbono essere conservati ai sensi della normativa vigente (in oggi D.L.Gs. 42 del 22.01.2004 e s.m. ed i.)

4) Per obblighi di conservazione si intende altresì il preservare la documentazione da, deterioramento, asportazione, manomissione, falsificazione.

5) La conservazione dei documenti deve essere effettuata in modo che gli stessi possano essere reperiti ed esibiti con estrema facilità e tempestività.

6) La mancata conservazione o il non reperimento di documenti dovuto a non corretta ed ordinata conservazione può rappresentare una fattispecie penalmente rilevante, perseguibile ai sensi dell’art. 490 del Codice Penale.

SEZIONE XV ARCHIVI DELL’AZIENDA: TIPOLOGIE, RESPONSABILITA’

48. Gli archivi dell’Azienda

1) I documenti, i fascicoli, i registri delle attività correnti (archivio corrente) sono conservati presso le Unità Operative/Strutture di competenza per il periodo necessario allo svolgimento dell’attività cui gli stessi si riferiscono.

2) I documenti, i fascicoli, i registri delle attività concluse sono conservati presso: a) l’archivio di deposito gestito esclusivamente, a seguito della relativa consegna

da parte delle UU.OO./Strutture produttrici, dagli Uffici Protocollo/Archivio (fascicoli e registri relativi ad attività prevalentemente amministrative, giuridiche e contabili);

b) gli archivi dei presidi ospedalieri e degli altri presidi di ricovero e cura (cartelle cliniche, registri operatori, prestazioni di pronto soccorso);



c) l’archivio generale di deposito dei documenti (capannoni) in cui vengono conservate da parte del Servizio Protocollo unità e serie archivistiche originariamente conservate nell’archivio di deposito, unità e serie archivistiche originariamente conservate negli archivi dei presidi ospedalieri e degli altri presidi di ricovero e cura, unità e serie non riconducibili a quelle menzionate in precedenza anche se a conservazione temporanea.

3) Gli archivi di cui ai precedenti punti 1), 2)a e 2)b ai fini del presente manuale sono denominati “archivi gestionali”.

4) I documenti selezionati per costituire testimonianza e memoria dell’attività dell’Azienda sono conservati nell’archivio storico.

5) Le modalità di versamento/consegna all’archivio di deposito e/o all’archivio generale di deposito (capannoni) sono indicate alla Sezione XVIII del presente manuale.

49. Responsabilità della custodia e della conservaz ione

1) I Direttori/Dirigenti Responsabili delle Unità Operative sono direttamente responsabili della custodia e della conservazione dei documenti, dei fascicoli, dei registri conservati presso le Unità Operative/Strutture, anche in relazione al reperimento degli stessi ai fini di esibizione.

2) I Direttori Medici dei Presidi Ospedalieri e degli altri Presidi di Ricovero e Cura sono direttamente responsabili della custodia e della conservazione dei documenti, dei fascicoli, dei registri conservati negli archivi dei rispettivi presidi anche in relazione al reperimento degli stessi ai fini di esibizione.

3) Il Responsabile del Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi è direttamente responsabile della custodia e della conservazione dei documenti conservati presso l’archivio di deposito o presso l’archivio generale di deposito di documenti (capannoni). Tale responsabilità viene esercitata tramite gli Uffici Archivio/Protocollo e l’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei documenti.

SEZIONE XVI QUADRO COMPLETO DI CLASSIFICAZIONE DELL’ARCHIVIO GENERALE

(Titolario) 50. La classificazione

1) La classificazione è uno schema generale di voci logiche, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite in modo uniforme, che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione. Tali voci non dovrebbero identificarsi con la struttura organizzativa in quando quest’ultima può essere soggetta a trasformazioni.

2) Classificare significa suddividere, in modo gerarchico, un insieme di oggetti (in questo caso le molteplici funzioni di un soggetto istituzionale) in un certo numero di classi (titoli o classi iniziali), dal contenuto sempre più limitato e specifico. Dalle



classi estreme, non suscettibili di ulteriori suddivisioni, si sviluppano i fascicoli i quali saranno caratterizzati, nell’ambito della classificazione di pertinenza, dall’indice numerico che ne identifica l’oggetto.

3) Ogni singolo fascicolo, classificato secondo lo schema divisionale adottato, verrà così ad occupare una posizione precisa all’interno dell’archivio, sia cartaceo che informatico.

4) Un indice di classificazione sistematica di competenza può essere rappresentato come segue:

ESEMPIO: 1

Competenze primarie (vedi art. 52.1)

Competenze secondarie (vedi art. 52.2)

Ulteriori competenze (vedi art. 52.3)

1 2 3 4 n Fascicoli (per ciascuna delle ulteriori competenze)

ESEMPIO: 2

Competenze Competenze Ulteriori Competenze primarie secondarie (art. 52.3) (art. 52.1) (art. 52.2)

Pratiche generali Pratiche (art. 52.3/4.1.A)

Generali Tempo pieno Personale (art. 52.2/4.1) (art. 52.3/4.1.B) (art. 52.1.4) Permessi studio

Concorsi (art. 52.3/4.1.D) Incarichi Nomine Progressioni (art. 52.2/4.2) F1 F2 F3 F = fascicoli, nell’esempio, nell’ambito dell’ulteriore competenza relativa ai permessi di studio.



51. Il Titolario

1) Il titolario è lo strumento che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente la documentazione archivistica che, in forma di carteggio o sotto altra forma o supporto, venga prodotta o comunque acquisita dall’Azienda, durante lo svolgimento dell’attività amministrativa.

2) L’articolazione di un titolario aggiornato e ben strutturato rispecchia, in un quadro astratto ed uniforme, le funzioni e le attività che si svolgono quotidianamente nell’ambito dell’Azienda che lo ha prodotto.

3) Le funzioni pratiche di un titolario sono molteplici: da un lato esso consente di collegare tra loro i documenti attinenti ad un determinato affare di competenza dell’azienda, aggregandoli materialmente (ed informaticamente) in un fascicolo (creazione dei fascicoli); dall’altro, lo stesso mantiene il legame tra i fascicoli omogenei, all’interno di ogni serie archivistica, e delle serie tra loro, essendo anch’esse predefinite sulla base dell’indice di classificazione (archiviazione dei fascicoli).

4) Attraverso le stesse voci del titolario, opportunamente integrate da altri mezzi di corredo archivistici (repertorio dei fascicoli, indici e rubriche varie), il reperimento dei precedenti e delle singole pratiche risulterà agevolato. Con l’utilizzo delle tecnologie informatiche le potenzialità del titolario quale strumento d ricerca si manifestano nel modo più completo ed efficace.

52. Quadro di classificazione dell’A.S.L. 2 Savones e

1 ) CATEGORIE ovvero TITOLI ovvero CLASSI INIZIALI

1 - Organizzazione generale – Organi gestionali.

2 - Organizzazione uffici – Statistica – Liquidazioni.

3 - Sanità.

4 - Personale.

5 - Patrimonio.

6 - Contratti – Lavori – Acquisti.

7 - Funzioni economali.

8 - Spedalità.

9 - Contabilità. 2) CLASSI ovvero SOTTOTITOLI ovvero CLASSI MODALI

1.1 - Organi gestionali – Commissioni – Rappresentanze. 1.2 - Riunioni



1.3 - Regolamenti – Disposizioni. 1.4 - Contenzioso – Liti – Vertenze. 1.5 - Archivio. 1.6 - Regione – Enti vari. 1.7 - Corrispondenza varia. 1.8 - Servizio elettorale. 1.9 - Organizzazioni sindacali – Scioperi. 1.10 - Iniziative di solidarietà. 1.11 - Controllo direzionale. 2.1 - Organizzazione. 2.2 - Liquidazioni – Elaborazione dati. 2.3 - Oblazioni. 2.4 - Articoli e comunicati stampa. 2.5 - Richieste finanziamenti. 2.6 - Servizio religioso. 2.7 - Assicurazioni – varie.

3.1 - Varie sanità. 3.2 - Divisioni – Servizi – Presidi. 3.3 - Convenzioni – Consulenze. 3.4 - Scuola infermieri – Associazioni di volontariato. 3.5 - Farmacia interna. 3.6 - Congressi – Manifestazioni sanitarie. 3.7 - Biblioteca. 3.8 - Accreditamento

4.1 - Pratiche generali del personale. 4.2 - Concorsi – Incarichi – Nomine – Progressioni. 4.3 - Richieste del personale. 4.4 - Casse previdenza. 4.5 - Assistenza. 4.6 - I.N.A.I.L. 4.7 - Orfani di Perugia.

5.1 - Acquisti – Vendite – Permute. 5.2 - Beni. 5.3 - Costruzioni e manutenzioni. 5.4 - licenze – Affitti. 5.5 - Fondi rustici. 5.6 - Operazioni finanziarie. 5.7 - Imposte e tasse – IVA.

6.1 - Appalti - Licitazioni. 6.2 - Acquisti. 6.3 - CRAL - Cooperativa dipendenti.

7.1 - Inventario. 7.2 - Varie servizi.



7.3 - Fuori uso - Furti - Telefoni. 7.4 - Stampati. 7.5 - Libri e riviste.

8.1 - Ricoveri – Pagamento spedalità – Corrispondenza vara. 8.2 - Ingiunzioni – Ricorsi – Anticipazioni – Recuperi. 8.3 - Crediti spedalità inesigibili. 8.4 - Procedura per fruire di assistenza ospedaliera.

9.1 - Corrispondenza varia ragioneria. 9.2 - Mandati. 9.3 - Bilanci. 9.4 - Conti consuntivi - Rendiconti

3) SOTTOCLASSI ovvero CLASSI FINALI ovvero CLASSI ESTREME

1.1. - - Fascicolo “calderone” (corrispondenza non classificata” 1.1.A - Assemblea 1.1.B - Organi gestionali – Collegio dei Revisori/Sindaci 1.1.C - Coordinatori/Direttori amministrativo e sanitario – Responsabili dei Servizi e delle UU.OO. 1.1.D - Commissari 1.1.E - Ispezioni 1.1.F - Commissioni – Rappresentanze 1.1.G - Protocolli intesa – Collaborazioni 1.2.A - Convocazioni organi gestionali – Verbali 1.2.B - Riunioni varie 1.3.A - Regolamento organico – Tabella organica 1.3.B - Altri regolamenti – Pubblicità 1.3.C - Ordini di servizio – Avvisi – Disposizioni 1.4.- - Contenzioso – Liti – Vertenze 1.5.A - Patrimonio storico ed artistico 1.5.B - Archivio 1.6.A - A.N.C.I. – Altre associazioni sanitarie 1.6.B - Regione 1.6.C - Enti vari 1.6.D - Elenco autorità 1.7.A - Corrispondenza tra USL 1.7.B - Corrispondenza con case di cura e ospedali 1.7.C - Corrispondenza varia 1.8.- - Servizio elettorale 1.9.A - Organizzazioni sindacali – Ordini professionali 1.9.B - Consiglio dei delegati – Esecutivo – RSU 1.9.C - Verbali riunioni con i sindacati 1.9.D - Scioperi 1.9.E - Permessi sindacali – Assemblee sindacali 1.10.- - Iniziative di solidarietà 1.10.A - Calamità naturali



1.11.A - Controllo direzionale 1.11.B - Mobilità sanitaria – DRG – SDO 1.11.C - Controllo gestione e costi 1.11.D - Procedure di contabilità e bilancio 1.11.E - Personale CCD 1.11.F - Corrispondenza varia CCD 2.1.A - Statistica 2.1.B - Organizzazione uffici 2.2.A - Rilevazione dati – Informatizzazione 2.2.B - Liquidazioni 2.3.- - Oblazioni 2.4.- - Articoli e comunicati stampa 2.5.- - Finanziamenti 2.6.A - Servizio religioso 2.7.A - Assicurazioni 2.7.B - Affari generali 3.1.A - Varie direzione sanitaria – Ex casse mutue 3.1.B - Autopsie salme – Prelievi e trapianti di organi 3.1.C - Stato civile 3.1.D - Tirocinio pratico 3.1.E - Frequenza laureati e laureandi 3.1.F - Guardia medica – Pronta disponibilità 3.2.A - Divisioni e servizi ospedalieri – Presidi 3.2.B - Centri malattie sociali 3.2.C - Ambulatori – S.A.B. 3.2.D - Croce Rossa – Pubbliche assistenze 3.2.E - Esami clinici e di diagnostica strumentale 3.2.F - Corsi 3.2.G - Igiene pubblica e degli alimenti 3.2.H - Salute mentale – Tossicodipendenti 3.2.I - Sanità animale – Igiene degli alimenti di origine animale 3.2.L - Materno infantile - Medicina scolastica 3.2.M - Assistenza anziani e disabili 3.2.N - Medicina di base, specialistica, farmaceutica - Distretti 3.2.O - Elenchi medici generici, specialisti, pediatri 3.2.P - Consultori 3.2.Q - ENPI, INAIL, ANCC, PROVINCIA, Ispettorato del lavoro 3.2.R - Attività sanitarie socio assistenziali 3.2.S - Servizi e dipartimenti di emergenza 3.2.T - Prevenzione e sicurezza ambienti di lavoro – Medicina del lavoro 3.3.- - Convenzioni – Consulenze 3.4.A - Scuola infermieri 3.4.B - Scuola di ostetricia 3.4.C - Donatori di sangue – AVIS – Centro plasma 3.4.D - A.I.D.O. – Donatori di organi e tessuti 3.4.E - A.V.O. – Tutela diritti del malato 3.5.- - Farmacia Ospedale San Paolo



3.6.- - Congressi – Manifestazioni sanitarie 3.7.- - Biblioteca 3.8.A - Accreditamento A.S.L. 2 Savonese 3.8.B - Accreditamento U.O. Sanitarie Territoriali A.S.L. 2 Savonese 3.8.C - Accreditamento U.O. Sanitarie Ospedaliere A.S.L. 2 Savonese 3.8.D - Accreditamento altre U.O. A.S.L. 2 Savonese 4.1.A - Pratiche generali del personale 4.1.B - Tempo pieno, definito – Attività libero professionale 4.1.C - Fascicoli del personale 4.1.D - Permessi di studio, corsi di perfezionamento 4.1.E - Plus orario 4.1.F - Accordi 4.1.G - Distacco sindacale 4.2.A - Richieste assunzione 4.2.B - Concorsi – Nomine – Riammissione in servizio 4.2.C - Incarichi – Supplenze 4.2.D - Contratti quinquennali a dirigenti 4.2.E - Progressione orizzontale 4.3.A - Aspettativa 4.3.B - Collocamento a riposo – Dimissioni – Dispense dal servizio 4.3.C - Comandi 4.3.D - Contestazioni – Procedimenti disciplinari 4.3.E - Causa servizio – Equo indennizzo 4.3.F - Varie personale cessato 4.3.G - Trasferimenti 4.3.H - Funzioni superiori 4.3.I - Congedo straordinario 4.3.L - Riconoscimento servizi precedenti 4.3.M - Varie 4.3.N - Missioni

4.4.A - Casse di previdenza – Previdenza sociale 4.4.B - Sanitari 4.4.C - Impiegati 4.4.D - Altro personale 4.5.A - I.N.A.D.E.L. 4.5.B - Sanitari 4.5.C - Impiegati 4.5.D - Altro personale 4.6.- - I.N.A.I.L. 4.7.- - Orfani d Perugia

5.1.A - Acquisti - Vendite - Permute 5.2.A - Eredità – Donazioni – Legati 5.2.B - Trasferimento beni 5.3.A - Costruzione nuovo ospedale – Bar 5.3.B - Manutenzione fabbricati e strade 5.3.C - Manutenzione servizi 5.3.D - Varie ufficio tecnico



5.3.E - Prevenzione incendi 5.4.A - Varie affitti – Spese condominiali 5.4.B - Licenze demaniali 5.5.A - Varie affitti per fondi rustici 5.6.A - Acquisti/alienazioni titoli/azioni 5.6.B - Mutui – Contributi 5.6.C - Conti correnti 5.6.D - Tesoreria

5.6.E - Anticipazioni 5.7.- - Imposte e tasse – IVA

6.1.A - Capitolati – Appalti – Affidamento lavori 6.1.B - Contratti – Noleggi – Comodati 6.2.- - Acquisti 6.2.A - Attrezzature – Apparecchiature 6.2.B - Strumenti e presidi chirurgici 6.2.C - Medicinali – Disinfettanti – Materiale di medicazione 6.2.D - Telerie – Coperte – Materassi 6.2.E - Vestiario – Calzature 6.2.F - Combustibili - Carburanti 6.2.G - Detersivi 6.2.H - Mobili – Arredi 6.2.I - Stoviglie 6.2.L - Macchine per scrivere – Fotocopiatrici – Elaboratori 6.2.M - Viveri 6.2.N - Materiale vario 6.3.A - Cooperativa dipendenti – CRAL 6.3.B - Varie provveditorato 7.1.- - Inventario 7.2.A - Mensa 7.2.B - Varie servizi 7.2.C - Raccolta, smaltimento rifiuti 7.2.D - Parcheggi 7.2.E - Varie economato 7.3.A - Telefoni 7.3.B - Fuori uso – Furti – Oggetti rinvenuti 7.3.C - Onoranze funebri 7.4.- - Stampati 7.5.- - Libri e riviste

8.1.A - Ricoveri 8.1.B - Pagamento spedalità 8.1.C - Corrispondenza varia spedalità 8.2.- - Ingiunzioni – Ricorsi – Anticipazioni – Recuperi 8.3.- - Crediti spedalità inesigibili 8.4.- - Procedura per fruire di assistenza ospedaliera

9.1.- - Corrispondenza varia ragioneria



9.2.A - Mandati 9.2.B - Bollettari di quietanza 9.3.A - Bilanci preventivi 9.3.B - Tariffe 9.4.A - Conti consuntivi, patrimoniali – Verbali di chiusura 9.4.B - Rendiconti - Verifiche di cassa 9.4.C - Centri di costo

SEZIONE XVII SELEZIONE DEI DOCUMENTI AI FINI DELLA CONSERVAZIONE E DELLO SCARTO

53. La selezione dei documenti

1) Il processo di selezione dei documenti ai fini della conservazione e dello scarto rappresenta un momento di organizzazione finalizzato alla costituzione della memoria dell’Azienda.

2) La selezione costituisce un momento importante, delicato ed altamente qualificante nella gestione della documentazione, le operazioni di selezione sono infatti volte ad individuare quali documenti conservare illimitatamente e quali eliminare definitivamente dopo un periodo di conservazione definito.

3) Sono oggetto di selezione tutti i documenti a prescindere dal supporto su cui si trovino (cartaceo, informatico/digitale, altro supporto).

4) Al processo di selezione dei documenti partecipano, per quanto di rispettiva competenza, sia i soggetti aziendali produttori della documentazione sia gli Uffici Archivio/Protocollo e l’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti.

5) Il Responsabile del Servizio Protocollo sovrintende alle operazioni di selezione dei documenti, assumendo la responsabilità della selezione stessa da effettuarsi in modo pertinente e conforme alle norme in materia.

54. Modalità per la selezione dei documenti

1) Non è soggetto a selezione il materiale non propriamente archivistico su qualunque supposto si trovi (libri, riviste varie, periodici, gazzette ufficiali e bollettini ufficiali, prontuari farmaceutici, listini prezzi, modulistica non più in uso e non compilata ecc.).

2) Non sono soggette a selezione le fotocopie di documenti né le copie di file/documenti su supporto informatico/digitale normalmente detenute dalle U.O./Strutture per uso proprio e/o per comodità di consultazione.

3) Quanto descritto ai precedenti punti 1) e 2) dovrà essere distrutto di volta in volta direttamente dalle UU.OO./Strutture che detengono il materiale menzionato, con le dovute cautele nel caso che in tale materiale siano contenuti dati sanitari e/o sensibili.



4) La selezione dei documenti, qualunque sia il loro supporto, dovrà essere effettuata tenendo conto dei tempi di conservazione previsti dal massimario di scarto riportato alla sezione XX del presente manuale.

5) La selezione di cui al precedente punto, effettuata per tipologia di documenti, è soggetta a valutazione critica da parte del Responsabile del Servizio Protocollo con le modalità di cui al precedente art. 53 punto 5.

6) La selezione di cui al precedente punto sarà effettuata: a) dal personale degli archivi gestionali, individuati all’art. 48 c. 3 del presente

manuale, sotto responsabilità dei Direttori/Dirigenti Responsabili delle rispettive UU.OO./Strutture per i documenti conservati in tali archivi;

b) dal personale dall’archivio generale di deposito dei documenti (capannoni), sotto responsabilità del Responsabile del Servizio Protocollo.

55. Scarto dei documenti selezionati

1) Le UU.OO./Strutture di cui al punto 6) del precedente art. 54 indicheranno i documenti, qualunque sia il loro supporto, da avviare alla procedura di scarto compilando, con modalità informatiche in tutte le parti di loro spettanza, l’apposito modulo MOD. 140, riportato a pag. 71 nella parte terza del presente manuale, indicando altresì il relativo supporto per i documenti che non siano su supporto cartaceo.

2) Le medesime UU.OO./Strutture provvederanno ad inserire in apposite scatole i documenti cartacei selezionati per lo scarto, possibilmente per tipologie omogenee e periodi non superiori all’anno solare. Le scatole dovranno essere opportunamente sigillate, a tutela dei dati personali, sanitari, sensibili in esse contenuti ed essere corredate dal previsto modulo MOD. 137 riportato nella parte terza a pag. 68 del presente manuale, compilato in ogni sua parte preferibilmente con modalità informatiche.

3) Il modulo MOD. 140 di cui al precedente punto 1) dovrà essere inviato in modalità cartacea e con firma autografa del Responsabile della richiesta al Servizio Protocollo.

4) Il Responsabile del Servizio Protocollo valuterà la rispondenza dei documenti indicati sui moduli MOD. 140 di richiesta di scarto con quanto previsto dal massimario di scarto e potrà valutare se la documentazione indicata debba essere fatta oggetto di ulteriore valutazione critica.

5) Lo scarto di atti d’archivio sarà di volta in volta approvato con determina dirigenziale cui saranno allegati i moduli MOD. 140 di cui al precedente punto 1), le determine di scarto e i rispettivi allegati saranno inviate alla Soprintendenza Archivistica per la Liguria per la prescritta autorizzazione.

6) L’autorizzazione da parte della Soprintendenza Archivistica alla distruzione dei documenti sarà comunicata alle U.O./Strutture interessate e all’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti preferibilmente a mezzo di posta elettronica ordinaria o altri mezzi ritenuti idonei.



7) Le UU.OO/Strutture interessate provvederanno alla distruzione dei documenti

informatici/digitali e su altro supporto (comunque non cartaceo vedi art. 44 c. 1 del presente manuale), autorizzati per lo scarto, con le cautele opportune per la tutela dei dati personali, sanitari, sensibili e ne verbalizzeranno l’avvenuta distruzione. Il verbale di distruzione dovrà essere inviato al Servizio Protocollo.

8) L’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti provvederà alla distruzione dei documenti cartacei autorizzati per lo scarto, con le cautele opportune per la tutela dei dati personali, sanitari, sensibili e con le modalità indicate dalla Soprintendenza stessa. La distruzione dei documenti cartacei sarà verbalizzata da parte del medesimo Ufficio.

9) A completamento del procedimento di scarto il Servizio Protocollo trasmetterà i verbali di distruzione di cui ai precedenti punti 7) e 8) alla Soprintendenza Archivistica per la Liguria.

SEZIONE XVIII MODALITA’ DI VERSAMENTO DI DOCUMENTI, FASCICOLI, SERIE ALL’ARCHIVIO

GENERALE DI DEPOSITO DEI DOCUMENTI (Capannoni) 56. Gestione dell’Archivio Generale di Deposito dei Documenti

1) L’archivio di deposito costituisce una fase estremamente complessa dell’attività di tenuta degli archivi. E’ il luogo deputato alla conservazione dei documenti in cui deve essere garantita la corretta conservazione del materiale, mantenuto il controllo conoscitivo, oltre che fisico, sulla documentazione e garantita la conservazione dell’autenticità e dell’accessibilità dei documenti nel tempo.

2) Gli obiettivi dell’organizzazione dei documenti nell’archivio generale di deposito riguardano l’accesso rapido alla documentazione conservata, la conservazione del materiale secondo l’ordine originario (art. 67 D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i.), la definizione certa della durata dei documenti definiti nel piano di conservazione e la facile identificazione dei materiali destinati allo scarto.



57. Requisiti di versamento: preparazione di documenti, di fascicoli, delle serie e

modalità operative

1) A seconda della tipologia di documenti da versare nell’archivio generale di deposito i soggetti produttori, indicati ai commi 1) e 2) lett. b) dell’art. 48 (archivi gestionali), utilizzeranno a) raccoglitori, b) faldoni, c) scatole di misura standard (cm. 31 x 47 h. 42 oppure 21) .

2) Ai fini del trasporto i raccoglitori (a) ed i faldoni (b) di cui al punto precedente saranno collocati in scatole idonee. Le scatole stesse non dovranno essere numerate. Sulle medesime dovrà essere visibile una sommaria descrizione del contenuto.

3) Ai fini della conservazione i fascicoli saranno inseriti in faldoni o in raccoglitori. Buste, cartelline e ogni altra tipologia di documenti saranno inseriti nelle scatole.

4) Ai fini della conservazione, sia a carattere temporaneo che illimitato, i faldoni, i raccoglitori e le scatole dovranno contenere documentazione omogenea sia per tipologia sia per estremi cronologici e dovranno essere numerati da parte di tutti i soggetti che procedono al versamento.

5) La numerazione è progressiva da 1 a n per ciascuno dei soggetti produttori, per ciascuna delle tipologie indicate al precedente punto 1), ed è riferita all’anno di versamento . All’inizio di ogni anno di versamento la numerazione riprenderà con il n° 1.

6) La numerazione progressiva per numero e tipologia sarà pertanto la seguente: da 1F per i faldoni, da 1R per i raccoglitori, da 1S per le scatole.

7) Sul frontespizio di ciascuna scatola utilizzata come contenitore per la conservazione (lato corto) sarà collocata un’etichetta, MOD. 137 riportata a pag 68 della parte terza del presente manuale, che dovrà essere compilata in ogni sua parte. Allo stesso modo si procederà inserendo sul dorso dei faldoni e dei raccoglitori l’etichetta, MOD. 136 pag. 67 del presente manuale.

8) I soggetti produttori provvederanno alla redazione di un elenco esaustivo della documentazione contenuta in ciascuno dei contenitori indicati al precedente punto 4) (elenchi di versamento). Gli elenchi di versamento dovranno indicare le tipologie dei documenti, gli estremi cronologici del periodo cui si riferiscono, gli estremi di classificazione ove esistenti, il riferimento al massimario di scarto e l’indicazione dell’anno di distruzione oppure se siano da considerare a conservazione illimitata (sezione XX del presente manuale).

9) Nel caso la documentazione da versare sia già provvista di mezzi di corredo (strumenti che contengono la descrizione analitica o sommaria delle unità archivistiche (vedasi art. 45) o dei singoli documenti quali inventari, elenchi, elenchi di consistenza, indici, rubriche ecc.), gli stessi saranno versati insieme alla documentazione medesima.

10) Per ogni versamento sarà compilata apposita richiesta MOD. 138, anch’essa riportata nella parte terza del presente manuale a pag 69, che dovrà essere inviata a mezzo fax all’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti entro i primi dieci giorni di ciascun mese.

11) L’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti disporrà, anche in relazione a tempi e modi, per il trasferimento del materiale all’archivio generale di deposito.

12) Gli elenchi di versamento, di cui al precedente punto 8), saranno inviati in copia all’archivio generale di deposito insieme alle scatole contenenti i rispettivi



documenti. Le copie delle richieste di versamento (MOD. 138) e gli originali degli elenchi di versamento dovranno essere conservate dai soggetti versanti per tutto il tempo previsto per la conservazione della documentazione indicata.

13) L’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti, una volta collocata la documentazione nell’archivio generale di deposito, comunicherà ai soggetti versanti le coordinate dei documenti medesimi che dovranno essere riportate sui rispettivi elenchi di versamento.

14) Non saranno accettati nell’archivio generale di deposito documenti che non rispondano ai requisiti di versamento indicati nel presente articolo.

SEZIONE XIX MODALITA’ DI ACCESSO A DOCUMENTI,

FASCICOLI, SERIE CONSERVATI NELL’ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO (Capannoni)

58. Accesso all’archivio generale di deposito

1) L’accesso al deposito e agli scaffali è inderogabilmente vietato al personale non autorizzato.

2) Con il termine personale autorizzato si intende il Responsabile del Servizio Protocollo, il personale dell’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti, il personale del Servizio Protocollo incaricato della conservazione dei documenti.

3) Il restante personale dell’Azienda non ha accesso diretto alla documentazione del deposito, salvo casi particolari (ricerche urgentissime, ricerche all’interno di documentazione non riordinata ed altri casi analoghi) previa autorizzazione del Responsabile del Servizio Protocollo o del Responsabile dell’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei documenti.

4) L’accesso del personale di cui al punto precedente o quello di altro personale non appartenente all’Azienda che debba attendere a particolari lavori nel deposito (trasporto di documenti, distruzione di documenti ecc.) potrà avvenire esclusivamente in presenza del personale individuato al precedente punto 2).

5) Il personale che accede al deposito per le ragioni e con le modalità di cui ai precedenti punti 3) e 4), per ogni accesso dovrà annotare su un apposito registro: la data dell’accesso, il materiale consultato, l’eventuale asporto di documentazione, nome e cognome (leggibili), firma.

6) La consultazione dei documenti potrà essere effettuata direttamente, presso l’ufficio annesso all’archivio generale di deposito, in alternativa tramite richiesta di invio di documentazione giacente nell’archivio generale di deposito.



59. Richiesta di accesso ai documenti conservati ne ll’archivio generale

di deposito

1) Per accedere ai documenti conservati nell’archivio generale di deposito è necessario inviare, a mezzo fax, la richiesta, MOD. 139 riportata a pag 70 della parte terza del presente manuale, all’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti.

2) La richiesta dovrà contenere tutti i dati in essa previsti sia in relazione al motivo

della richiesta, all’indicazione della U.O./Struttura e delle generalità del richiedente, sia in relazione ai dati identificativi del documento richiesto e della posizione del documento all’interno del deposito nonché le modalità di accesso alla documentazione.

3) Per dati identificativi del documento si intendono quelli ricavabili dagli elenchi di versamento, di cui ai punti 8) e 12) del precedente art. 57, per dati identificativi della posizione del documento all’interno del deposito si intendono quelli, conseguenti alle operazioni di versamento comunicati dall’Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti, di cui al punto 13) del precedente art. 57.

60. Asporto di documentazione dall’archivio general e di deposito

1) La documentazione può essere asportata dall’archivio generale di deposito per: • consultazione diretta presso l’ufficio annesso al deposito; • invio alle UU.OO/Strutture richiedenti di copie a mezzo fax o, previa scansione,

tramite posta elettronica; • invio temporaneo alle UU.OO./Strutture richiedenti di, fascicoli, faldoni, raccoglitori

o scatole per l’effettuazione di ricerche o fotocopie da parte delle medesime; • restauro di documenti, previa autorizzazione da parte della Soprintendenza

Archivistica. 2) Non è possibile l’asporto di un singolo documento. Per la consultazione si

preleverà l’intera unità (fascicolo, faldone, raccoglitore, scatola). 3) Il personale addetto, indicato al punto 2) del precedente art. 58, dovrà annotare su

apposito registro tutti gli asporti di documentazione dall’archivio generale di deposito indicando la data, la posizione, la tipologia, gli estremi e lo stato del materiale asportato, le ragioni dell’asporto, le generalità della persona a cui il materiale viene consegnato che firmerà per ricezione, il proprio nome e cognome (leggibili) seguiti dalla firma.

4) Nella posizione occupata dal materiale asportato sarà stato preventivamente collocato un apposito modulo contenente i dati indicati al precedente punto 2).



61. Operazioni di rientro nell’archivio generale di deposito di

documentazione asportata

1) Il personale addetto, indicato al punto 2) del precedente art. 58, all’atto della riconsegna di fascicoli, faldoni, raccoglitori o scatole dovrà:

• controllare la corrispondenza del materiale rientrante con quanto annotato all’atto dell’uscita sull’apposito registro , indicato al punto 3) del precedente art. 60;

• verificarne l’integrità e lo stato; • annotare sul registro la data di rientro ed eventuali anomalie riscontrate,

procedendo in tal caso alla relativa contestazione al soggetto cui la documentazione era stata consegnata/inviata;

• ricollocare il materiale rientrante all’interno del deposito nella posizione precedentemente occupata, asportando e distruggendo il modulo di cui al punto 4) del precedente art. 60.

2) Nel caso la documentazione rientrante non potesse o non dovesse essere ricollocata nella posizione precedentemente occupata (ad esempio perché unita ad altra successiva per motivi di utilità di consultazione o per altre ragioni), il personale addetto provvederà a:

• asportare e distruggere il modulo di cui al punto 4) del precedente art. 60; • collocare il materiale rientrante nella nuova posizione; • annotare la variazione di posizione sul registro di cui al punto 3) del precedente art.

60; • effettuare la variazione di posizione sull’elenco di versamento, comunicandola alla

U.O./Struttura di competenza perché effettui le opportune variazioni sulla propria copia dell’elenco di versamento.



SEZIONE XX MASSIMARIO DI SCARTO A) Documenti riguardanti gli Organi gestionali e l’ amministrazione generale

(*) Al termine del periodo di conservazione di 10 anni, si conservano illimitatamente 2 registri, a campione, dei protocolli interni di Strutture/Unità Operative relativi al periodo. (**) Dati inviati alla Regione Liguria e conservati dalla Regione Liguria.

LETTERA NUMERO

CATEGORIA DOCUMENTALE PERIODO DI CONSERVAZIONE

A/1 provvedimenti degli Organi di Gestione (legale rappresentante) A/2 provvedimenti degli Organi di Controllo e Organi Consultivi A/3 provvedimenti del Coordinatore Amministrativo A/4 provvedimenti Dirigenziali A/5 registri dei provvedimenti summenzionati A/6 verbali riunioni Organi di Gestione, Organi di Controllo, Organi

Consultivi A/7 pareri degli Organi di Controllo e degli Organi Consultivi A/8 ordini di servizio e disposizioni interne A/9 regolamenti

A/10 protocollo generale della corrispondenza A/11 documentazione in materia di archivio generale A/12 documentazione relativa alla conservazione ed all’eliminazione

degli atti d’archivio A/13 rubriche, inventari e strumenti di corredo in genere dell’archivio A/14 denuncie/segnalazioni all’autorità giudiziaria A/15 verbali ispezioni sanitarie, amministrative, contabili A/16 polizze assicurative e corrispondenza per sinistri

illimitato

A/17 fascicoli e pratiche di carattere legale (a partire dalla chiusura) 20 anni A/18 protocolli interni di Strutture/Unita Operative 10 anni (*) A/19 rilevazioni statistiche di qualsiasi tipo 10 anni (**) A/20 convegni (relazioni, interventi, estratti, materiale pubblicitario) A/21 distinte delle raccomandate, delle assicurate e della

corrispondenza recapitata a mano A/22 corrispondenza varia non riguardante il patrimonio e non avente

carattere legale A/23 consulenze/collaborazioni con istituzioni varie

5 anni

A/24 copia lettere protocollo (2^ copia di corrispondenza in uscita) 2 anni



B) Documenti riguardanti la gestione e l’amministra zione del personale

(*) competenza U.O. Fisica Sanitaria

LETTERA NUMERO


B/1 fascicoli del personale e stati matricolari B/2 verbali di concorsi, selezioni, avvisi di mobilità, avvisi pubblici B/3 verbali di corsi di qualificazione e riqualificazione del personale B/4 verbali delle scuole per infermieri e tecnici sanitari B/5 relazioni, valutazioni, verbali relativi alla sorveglianza medica

della protezione B/6 infortuni, rapporti con Enti ed Istituti assicuratori, atti e

documenti in materia di inquadramento economico e trattamento di quiescenza e di previdenza del personale

illimitato

B/7 schede personali relative alla sorveglianza medica della protezione

Fino a cessazione

del rapporto di lavoro (*)

B/8 documenti relativi alla pianta organica e ad attività delle commissioni del personale

10 anni

B/9 concorsi pubblici, avvisi pubblici, selezioni interne, incarichi (escluso domande e prove) – dalla chiusura della graduatoria

9 anni

B/10 documenti relativi a lavoro straordinario, trasferte e missioni, indennità chilometriche, reperibilità, assegni familiari, incentivi, compensi per attività libero professionale, altre competenze variabili

6 anni

B/11 documenti relativi a turni ed orari di servizio, visite fiscali ai dipendenti

B/12 copie certificazioni dei redditi dipendenti B/13 documenti relativi a prestiti, cessioni di stipendio, delegazioni di

pagamento, pignoramento presso terzi (a partire dall’estinzione del pagamento)

5 anni

B/14 scritture in materia di retribuzione ai prestatori di lavoro e di compensi ai professionisti (dalla liquidazione)

B/15 concorsi, avvisi, selezioni, corsi e scuole (domande, prove, registri)

B/16 documenti relativi a permessi, assenze, ritardi, congedi ordinari e straordinari, malattia, cartellini/tabulati di presenza, permessi brevi e sindacali, ecc.

3 anni

B/17 richieste certificazioni, copie certificazioni, deleghe sindacali, domande di assunzione

2 anni



C) Documenti riguardanti, acquisti, lavori, contabi lità

LETTERA NUMERO


C/1 atti e documentazione concernenti la contabilità generale, bilanci preventivi, conti consuntivi (libri-giornale, schede partitario, allegati ai bilanci e ai consuntivi ecc…);

C/2 crediti non realizzati e debiti non estinti; C/3 atti e documenti comprovanti la proprietà di immobili; C/4 contratti, planimetrie, progetti di costruzione e ristrutturazione; C/5 interventi della Corte dei Conti; C/6 collaudi relativi ad edifici;

illimitato

C/7 collaudi relativi ad apparecchiature fino a dismissione delle stesse

C/8 ordinativi di pagamento (mandati, reversali, eseguiti bancari, ecc…;

10 anni

C/9 registri dell’inventario dei beni mobili, verbali di eliminazione e trasformazione dei materiali e relativi riepiloghi nonché situazione annuale dei materiali stessi;

C/10 elenchi di pagamento e relativa documentazione, distinte degli assegni, estratti conto per situazioni di cassa, fatture;

C/11 corrispondenza concernente i rapporti patrimoniali; C/12 fondo economale; C/13 copie delle dichiarazioni delle denunce dei redditi; C/14 atti e documentazioni degli appalti, delle gare e delle licitazioni;

8 anni

C/15 documenti relativi a rette, diarie, ecc…; C/16 contabilità relativa all’attività sanitaria intramuraria; C/17 albi ditte fornitrici; C/18 documentazione relativa all’attività dei magazzini; C/19 utenze varie (telefono, acqua, gas, calore, illuminazione, ecc…; C/20 atti relativi all’acquisto ed al consumo di stupefacenti; C/21 moduli relativi all’acquisto e successiva assunzione in carico

dei medicinali e dei materiali sanitari di consumo; C/22 moduli riguardanti i fatti amministrativi delle merci in genere ed

in particolare il movimento dei generi e dei materiali non inventariabili nonché la manutenzione di immobili, impianti, parchi e viali;

C/23 Richieste di partecipazione a gare – offerte per gare

5 anni

C/24 atti relativi al movimento interno dei medicinali sanitari di consumo;

C/25 moduli di prenotazione e di distribuzione del vitto, buoni cucina, buoni mensa dipendenti, consumi cucina, richieste a magazzino;

C/26 elenchi dei materiali degli ospedali e dei presidi sanitari nonché quelli relativi agli effetti personali dei ricoverati compresi quelli inviati alla lavanderia ed alla disinfestazione;

C/27 bollettari relativi a ricevute e diritti diversi, buoni prelievo carburante e relative richieste, registri delle telefonate, buoni lavoro;

2 anni



D) atti relativi all’assistenza medico-generica, sp ecialistica e farmaceutica

LETTERA NUMERO


D/1 schede personali inerenti soggetti che hanno frequentato il Centro Diagnostico per le malattie del torace (ex Dispensario) ;

illimitato

D/2 fascicoli dei medici generici, pediatri e specialisti convenzionati, di guardia medica e medicina dei servizi (far data dalla cessazione del rapporto professionale );

30 anni

D/3 elenchi e schedari dei medici convenzionati; D/4 attività di controllo ed ispezione in materia di assistenza

farmaceutica; D/5 assistenza erogata in regime di convenzione

internazionale;

8 anni

D/6 attività dei medici generici, pediatrie specialisti convenzionati

D/7 cartelle, registri, relazioni di pazienti ambulatoriali e/o psicosociali

D/8 riepiloghi delle prestazioni specialistiche erogate in regime di convenzionamento esterno e relative impegnative;

D/9 liquidazione delle competenze ai medici generici, pediatri e specialisti convenzionati;

D/10 ricette farmaceutiche, distinte riepilogative, liquidazione farmacie e rapporti con le farmacie;

D/11 prestazioni integrative, rimborsi e contributi straordinari, assistenza indiretta;

D/12 attività di guardia medica domiciliare e guardia turistica ambulatoriale, attività di medicina dei servizi;

D/13 registro stupefacenti (a far data dall’ultima registrazione), schede e programmi metadone;

5 anni

D/14 elenchi e schedari degli assistiti; D/15 scelte e revoche del medico generico e pediatra

convenzionato;

3 anni

D/16 impegnative e copie di referti di esami di laboratorio,

radiologici e di diagnostica strumentale, esenzione ticket per reddito, certificati di residenza, stati di famiglia, registri appuntamenti per visite ambulatoriali comprese quelle per attività libero professionale, schede ambulatoriali dei pazienti;

D/17 matrici e talloncini di ricettari, fonogrammi, di guardia medica (se per i fonogrammi di guardia medica si utilizzano i registri, il termine di conservazione deve intendersi di 5 anni), rapportino e fogli viaggio pubbliche assistenze;

D/18 impegnative per cure termali ed atti ad esse inerenti;

2 anni



E) Documenti relativi all’assistenza ad anziani e d isabili (*)

LETTERA NUMERO

CATEGORIA DOCUMENTALE PERIODI DI CONSERVAZIONE

E/1 documenti delle strutture residenziali e semiresidenziali a gestione diretta

10 anni

E/2 attività di verifica e vigilanza delle strutture per anziani e disabili

E/3 attività di valutazione su anziani e disabili; E/4 autorizzazioni e/o proroghe ricoveri in strutture residenziali

e semi residenziali o trattamenti ambulatoriali e/o domiciliari per anziani e disabili;

E/5 documenti, attività e prestazioni a favore di soggetti anziani e/O disabili non ricompresi in altre voci del presente massimario;

5 anni

F) Documenti relativi all’ assistenza consultorial e (*)

LETTERA NUMERO

CATEGORIA DOCUMENTALE PERIODO CONSERVAZIONE

F/1 interruzioni volontarie della gravidanza; 10 anni F/2 documenti relativi ad adozioni ed affidi; 10 anni (**) F/3 atti e documenti di area psicosociale, neuropsichiatrica

infantile, pediatrica (consultoriale e di comunità), riabilitativa dell’età evolutiva, ginecologica/sessuologia non ricompresi in altre voci del presente massimario ;

2anni

G) Documenti relativi alle dipendenze e alla tutela della salute mentale LETTERA NUMERO


G/1 cartelle individuali del trattamento (malati psichici e tossicodipendenti);

illimitato

G/2 attività nel campo delle tossicodipendenze, dell’alcolismo e dell’ A.I.D.S.;

G/3 ricoveri coatti;

10 anni

G/4 atti e documenti relativi alle dipendenze ed alla tutela della

salute mentale non ricompresi in altre voci del presente massimario

2 anni

(*) per le cartelle ambulatoriali dei pazienti vedasi voce D/7; per le cartelle cliniche vedasi voce M/1 (**) parte di procedimento effettuato per conto del tribunale dei minori



H) Documenti relativi all’igiene pubblica, degli al imenti e della nutrizione LETTERA NUMERO


H/1 Collegio Medico Legale: pratiche relative a visite collegiali di idoneità al lavoro o cambio mansioni lavorative: verbali di visita

H/2 registri e schede vaccinazioni H/3 profilassi su viaggiatori internazionali (schede di

registrazione degli interventi) H/4 schede morte ISTAT H/5 parere per rilascio/rinnovo concessioni derivazione acque

(D.M. 26/3/91, D.Lgs. 152/99, D.Lvo 31/01)

illimitato

H/6 denunce, registri malattie infettive illimitato su file H/7 pareri igienico-sanitari per rilascio autorizzazioni (istanze,

relazioni tecniche, planimetrie, atti istruttori copie atti autorizzativi, ecc…)

fino a cessazione

attività o subingresso o modifica locali

H/8 pareri igienico sanitari per autorizzazioni ambulanze fino a comunicazione cessata attività

mezzo H/9 apparecchi radiogeni: pratiche dei detentori fino a

comunicazione cessazione di

utilizzo H/10 pareri/nulla osta per autorizzazioni sanitarie per locali

(istanze, relazioni tecniche, planimetrie, atti istruttori, copia atto autorizzativo, ecc…), pareri per agre, feste paesane

fino a cessazione

attività, modifiche alla

titolarità esercizio o

trasferimento locali

H/11 pareri igienico-sanitari su progetti edilizi (per nuovi insediamenti produttivi, varianti incorso d’opera, ecc…)

H/12 pareri per interventi di bonifica e ripristino ambientale D.M. 471/1999

10 anni

H/13 Commissione Medica Locale Patenti di guida: pratiche H/14 Collegio Medico Legale: documentazione sanitaria a

corredo

10 anni dall’ultima

visita H/15 danni da trasfusione e/o vaccinazione (L. 210/92):

pratiche di indennizzo riconosciuto 10 anni dal

decesso H/16 danni da trasfusione e/o vaccinazione (L. 210/92):

pratiche di indennizzo non riconosciuto 5 anni o fino

alla definizione del ricorso



H/17

certificati di idoneità sportiva agonistica e autorizzazioni

H/18 indagini epidemiologiche (inchieste, sorveglianza) H/19 segnalazioni, esposti per inconvenienti igienico sanitari e

atti di vigilanza conseguenti (esiti di sopralluogo, proposte di ordinanza al sindaco e atti di verifica per l’ottemperanza)

5 anni

H/20 registri sanzioni amministrative e verbali di contravvenzione

H/21 prelevamento acque di piscina (verbali di prelevamento, richieste analisi, e referti)

H/22 campioni alimenti, bevande, acque potabili e superficiali(verbali di prelevamento, richieste analisi, referti e comunicazioni di campioni non conformi)

H/23 atti relativi a esami vendita funghi epigei

5 anni

H/24 Commissioni Sanitarie di Invalidità Civile: pratiche accertamento invalidità

2 anni dal decesso

dell’interessato H/25 accertamenti sanitari su lavoratori visite fiscali(richieste e

referti H/26 certificati di idoneità rilascio/rinnovo patenti guida H/27 certificazioni varie medico-legali H/28 morso di animale (denunce, registri) H/29 vaccinazioni (campagne vaccinali, richieste forniture

vaccini) H/30 richieste attestazioni di situazioni abitative extracomunitari

2 anni

H/31 elenchi anagrafici 1 anno



I) Documenti relativi alla sanità animale, igiene d egli allevamenti ed igiene degli alimenti di origine animale (* per tutte le lettere e numeri sottoindicati ) LETTERA NUMERO


I/1 alimenti (autorizzazioni sanitarie per locali e attrezzature per produzione, istanze, relazioni tecniche, planimetrie, atti istruttori, copia atto autorizzativi, …)

I/2 commercio (attestati – nulla osta;…)

fino a cessazione

attività o modifica di titolarità di esercizio

(subingressi) I/3 automezzi trasporto carni, latte, formaggi, prodotti ittici –

autorizzazioni fino a

cessazione mezzo

I/4 autorizzazione importazione ed esportazione carni e sottoprodotti origine animale

I/5 alveari: denunce

fino a cessazione

attività I/6 allevamenti: scheda stalla I/7 allevamenti e mangimifici (verbali verifica); I/8 macelli, verbali di sopralluogo

10 anni

I/9 ambulatorio veterinario –autorizzazioni

I/10 animali vivi e mangimi, autorizzazione importazione ed esportazione; autoriz. automezzi di trasporto

I/11 mangimi, autorizzazioni

5 anni dopo cessazione

attività

I/12 contravvenzioni: registri e verbali (sanzioni amministrative) I/13 esami di laboratorio e referti analitici su alimenti, verbali di

prelevamento I/14 verbali d’ispezione, istanze, denunce, esposti ordinanze e

ingiunzioni I/15 atti vigilanza conseguenti a segnalazioni ed esposti per

inconvenienti igienico sanitari (esiti di sopralluogo, proposte di ordinanza, verifica per l’ottemperanza)

I/16 autorizzazioni mostre, mercati, fiere I/17 esposti segnalazioni per inconvenienti igienici sanitari e

atti di vigilanza conseguenti (esiti di sopralluogo, proposte di ordinanza al Sindaco

5 anni

I/18 morso da animali: denunce I/19 profilassi antirabbica: registri

2 anni

(*) parti di procedimenti di competenza di altri soggetti (Comuni ecc.)



L) Documenti relativi alla prevenzione e sicurezza negli ambienti di lavoro

LETTERA NUMERO


L/1 fascicoli aziende L/2 comunicazioni Responsabile Servizio Prevenzione e

Protezione dei rischi (su file) L/3 piani di lavoro aziende

illimitato

L/4 fascicoli indagini infortuni e malattie professionali 10 anni dalla conclusione

procedimento L/5 documenti relativi alla idoneità ei lavoratori (art. 17 D.L.

626/94 L/6 notifiche D.Lvo 494/96

10 anni

L/7 fascicoli sanzioni 5 anni dalla

conclusione L/8 legge 449 – sgravi fiscali 36% L/9 cartelle mediche corsisti e apprendisti

L/10 segnalazione esposti

5 anni

L/11 piani lavoro privati 3 anni L/12 segnalazioni infortuni senza seguito 2 anni

M) Documenti relativi all’assistenza ospedaliera e degli altri presidi di ricovero e cura LETTERA NUMERO

CATEGORIA DOCUMENTALE PERIODO DI CONSRVAZIONE

M/1 cartelle cliniche e relativi referti (per ricoveri e day hospital); certificati di assistenza al parto (se non inseriti in cartella clinica);

illimitato

M/2 dati relativi a unità di sangue o emocomponenti, consenso informato alla donazione, risultati indagini su unità di sangue o emocomponenti

30 anni

M/3 determinazione gruppo sanguigno e fattore RH, tipizzazione, presenza anticorpi irregolari, reazioni trasfusionali, prove di compatibilità pretrasfusionali

M/4 prestazioni di pronto soccorso e copie referti di pubblica sicurezza redatti dal medico di pronto soccorso;

15 anni

M/5 atti e documentazione riguardanti le strutture ospedaliere

e la dotazione dei posti letto; M/6 documentazione amministrativa relativa ai ricoverati; M/7 tutela dell’igiene e della sicurezza negli stabilimenti

ospedalieri e nei presidi di ricovero e cura;

10 anni



M/8

pellicole radiografiche con esclusione: a) di quelle utilizzabili agli effetti della comparazione

diagnostica per gli infermi che dovessero essere ancora ricoverati, per le quali l’eliminazione dovrà essere effettuata dopo il decesso dell’assistito;

b) di quelle, a qualsiasi epoca appartengano, che presentino un interesse scientifico;

c) di quelle relative al personale dipendente, la cui eliminazione dovrà essere effettuata secondo i criteri dettati dal punto 1 della precedente lettera B;

10 anni

M/9 organizzazione del lavoro in ambito ospedaliero, turni di lavoro, registri/quaderni delle consegne, ecc…;

M/10 attività di assistenza sociale rivolta i ricoverati; M/11 registro rifiuti speciali; M/12 registro prestazioni specialistiche ambulatoriali di

diagnostica strumentale e di laboratorio, dei ricoveri ospedalieri ordinari;

M/13 documentazione relativa alla sperimentazione farmaci

5 anni

M/14 documentazione relativa ai controlli della sterilizzazione ( MODU 302, 305, 306, 307)

M/15 modulistica carico/scarico strumentario, richieste dei reparti e documentazione della sterilizzazione in genere

M/16 movimento degenti, copie referti ad uso ambulatoriale, richieste di esami da parte dei reparti, quaderni/registri nosologici;

M/17 documentazione sanitaria dei pazienti in trattamento day hospital purché non si tratti di cartella clinica;

M/18 documentazione relativa allo stato civile (nascita e morte) M/19 autorizzazioni per assistenza aggiuntiva non sanitaria da

parte di soggetti terzi autorizzati dalle famiglie dei degenti e relativi registri

2 anni

M/20 registrazione temperatura conservazione sangue ed emocomponenti, controlli di sterilità e controlli di qualità

1 anno



SEZIONE XXI INTEGRAZIONE DEL TITOLARIO CON IL MASSI MARIO DI SCARTO

Vedi art. 52.3 Da pag. 43 a pag. 52 TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 1.1.- Fascicolo “calderone” corrisp. non classificata A/21 2 anni 1.1.A Assemblea 1.1.B Organi gestionali – Collegio Revisori/Sindaci 1.1.C Coordinatori/Direttori amministrativo e sanitario –

Responsabili dei Servizi e delle UU.OO. 1.1.D Commissari

A/21

5 anni

1.1.E Ispezioni A/15 illimitato 1.1.F Commissioni - Rappresentanze 1.1.G Protocolli intesa - Collaborazioni

A/21 5 anni

1.2.A Convocazioni organi gestionali – Verbali (*) A/23 (*) A/6

2 anni (*) illimitato

1.2.B Riunioni varie 1.3.A Regolamento organico – Tabella organica 1.3.B Altri regolamenti - Pubblicità 1.3.C Ordini di servizio – Avvisi - Disposizioni

A/21

5 anni

1.4.- Contenzioso – Liti – Vertenze (* *dalla chiusura) A/16 (**) 20 anni 1.5.A Patrimonio storico ed artistico A/10 1.5.B Archivio A/10 – 11 - 12

illimitato

1.6.A A.N.C.I. – Altre associazioni sanitarie 1.6.B Regione 1.6.C Enti vari 1.6.D Elenco autorità 1.7.A Corrispondenza tra U.S.L. 1.7.B Corrispondenza con case di cura e ospedali 1.7.C Corrispondenza varia 1.8.- Servizio elettorale 1.9.A Organizzazioni sindacali – Ordini professionali 1.9.B Consiglio dei delegati – Esecutivo – R.S.U.

A/21

5 anni

1.9.C Verbali riunioni con i sindacati A/6 illimitato 1.9.D Scioperi 1.9.E Permessi sindacali – Assemblee sindacali

B/16 3 anni

1.10.- Iniziative di solidarietà 1.10.A Calamità naturali

A/21 5 anni

1.11.A Controllo direzionale 1.11.B Mobilità sanitaria – DRG - SDO 1.11.C Controllo gestione e costi 1.11.D Procedure di contabilità e bilancio

C/11

8 anni

1.11.E Personale CCD 1.11.F Corrispondenza varia CCD

A/21 5 anni

TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 2.1.A Statistica A/18 10 anni 2.1.B Organizzazione uffici 2.2.A Rilevazione dati – Informatizzazione 2.2.B Liquidazioni 2.3.- Oblazioni 2.4.- Articoli e comunicati stampa 2.5.- Finanziamenti 2.6.A Servizio religioso

A/21

5 anni



2.7.A Assicurazioni A/16 - A/21 Illimitato -5 anni 2.7.B Affari generali A/21 5 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 3.1.A Varie direzione sanitaria – Ex casse mutue 3.1.B Autopsie salme – Prelievi e trapianti di organi

A/21 5 anni

3.1.C Stato civile M/18 2 anni 3.1.D Tirocinio pratico 3.1.E Frequenza laureati e laureandi 3.1.F Guardia medica – Pronta disponibilità 3.2.A Divisioni e servizi ospedalieri - Presidi 3.2.B Centri malattie sociali 3.2.C Ambulatori – S.A.B. 3.2.D Croce Rossa – Pubbliche assistenze 3.2.E Esami clinici e di diagnostica strumentale

A/21

5 anni

3.2.F Corsi B/15 - B/3 3 anni - illimitato

3.2.G Igiene pubblica e degli alimenti 3.2.H Salute mentale - Tossicodipendenti 3.2.I Sanità animale – Igiene degli alimenti di origine

animale 3.2.L Materno infantile – Medicina scolastica 3.2.M Assistenza anziani e disabili 3.2.N Medicina di base, specialistica e farmaceutica –

Distretti 3.2.O Elenchi medici generici, specialisti, pediatri 3.2.P Consultori 3.2.Q ENPI, INAIL, ANCC, PROVINCIA, Ispettorato del

lavoro 3.2.R Attività sanitarie socio assistenziali 3.2.S Servizi e dipartimenti di emergenza 3.2.T Prevenzione e sicurezza ambienti di lavoro –

Medicina del lavoro

A/21

5 anni

3.3.- Convenzioni – Consulenze (* originali contratti) A/21 – (*) C/4 5 anni -(*)illimitato

3.4.A Scuola infermieri 3.4.B Scuola di ostetricia

B/15 – B/3 3 anni - illimitato

3.3.C Donatori di sangue – AVIS – Centro plasma 3.4.D A.I.D.O – Donatari organi e tessuti 3.4.E A.V.O. – Tutela diritti del malato 3.5.- Farmacia Ospedale San Paolo 3.6.- Congressi – Manifestazioni sanitarie 3.7.- Biblioteca

A/21

5 anni

3.8.- Accreditamento aziendale A.S.L. 2 Savonese 3.8.A Accreditamento U.O. Sanitarie Territoriali 3.8.B Accreditamento U.O. Sanitarie Ospedaliere 3.8.C. Accreditamento altre U.O.

A/21

5 anni

dall’ultima revisione

TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 4.1.A Pratiche generali del personale 4.1.B. Tempo pieno, definito – Attività libero

professionale

A/21 5 anni

4.1.C. Fascicoli del personale B/1 illimitato 4.1.D Permessi di studio, corsi di perfezionamento B/16 3 anni 4.1.E Plus orario B/10 6 anni 4.1.F Accordi A/21 5 anni 4.1.G Distacco sindacale B/16 3 anni



4.2.A Richieste assunzione B/17 2 anni 4.2.B Concorsi – Nomine – Riammissioni in servizio 4.2.C Incarichi - Supplenze 4.2.D Contratti quinquennali a dirigenti 4.2.E Progressione orizzontale

B/15 – B/2

3 anni - illimitato

4.3.A Aspettativa A/21 5 anni 4.3.B Colloc. a riposo – Dimissioni – Dispense dal

servizio A/21 – B/1 5 anni- illimitato

(dispense serv.)

4.3.C Comandi 4.3.D Contestazioni – Procedimenti disciplinari

A/21 5 anni

4.3.E Causa servizio – Equo indennizzo B/1 illimitato 4.3.F Varie personale cessato A/21 5 anni 4.3.G Trasferimenti - Mobilità B/15 – B/2 3 anni -

illimitato 4.3.H Funzioni superiori A/21 5 anni 4.3.I Congedo straordinario B/16 3 anni 4.3.L Riconoscimento servizi precedenti 4.3.M Varie

A/21 5 anni

4.3.N Missioni B/10 6 anni 4.4.A Casse di previdenza – Previdenza sociale 4.4.B Sanitari 4.4.C Impiegati 4.4.D Altro personale 4.5.A I.N.A.D.E.L. 4.5.B Sanitari 4.5.C Impiegati 4.5.D Altro personale 4.6.- I.N.A.I.L.

B/6

illimitato

4.7.- Orfani di Perugia B/10 6 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 5.1.A Acquisti – Vendite – Permute (* contratti originali) 5.2.A Eredità – Donazioni - Legati 5.2.B Trasferimento beni

C/11 – (*) C/3 8 anni -(*)illimitato

5.3.A. Costruzione nuovo ospedale - Bar C/4 – C/5 –C/14

Illimitato/8 anni

5.3.B Manutenzione fabbricati e strade 5.3.C Manutenzione servizi

C/14 8 anni

5.3.D Varie ufficio tecnico A/21 5 anni 5.3.E Prevenzione incendi C/14 8 anni 5.4.A. Varie affitti – Spese condominiali 5.4.B Licenze demaniali 5.5.A Varie affitti per fondi rustici 5.6.A Acquisti/alienazioni titoli/azioni 5.6.B Mutui - Contributi

C/11

8 anni

5.6.C Conti correnti 5.6.D Tesoreria

C/10 8 anni

5.6.E Anticipazioni C/12 8 anni 5.7.- Imposte e tasse C/10 8 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 6.1.A Capitolati – Appalti – Affidamento lavori C/14 – C/6 –

C/23 8 anni –

illimitato – 5 anni

6.1.B Contratti – Noleggi – Comodati C/14 – C/4 8 anni - illimitato



6.2.- Acquisti 6.2.A Attrezzature - Apparecchiature 6.2.B Strumenti e presidi chirurgici 6.2.C. Medicinali – Disinfettanti – Materiale di

medicazione 6.2.D Telerie – Coperte - Materassi 6.2.E Vestiario - Calzature 6.2.F Combustibili - Carburanti 6.2.G Detersivi 6.2.H Mobili - Arredi 6.2.I Stoviglie 6.2.L Macchine per scrivere – Fotocopiatrici -

Elaboratore 6.2.M Viveri 6.2.N. Materiale vario

C/14 – C/23 C/7 (per

apparecchiature)

8 anni – 5 anni –

fino a dismissione

delle apparecchiatur

e

6.3.A Cooperativa dipendenti 6.3.B Varie provveditorato

A/21 5 anni

TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 7.1.- Inventario C/9 8 anni 7.2.A Mensa 7.2.B Varie servizi

A/21 5 anni

7.2.C Raccolta, smaltimento rifiuti M/11 – A/21 5 anni 7.2.D Parcheggi 7.2.E Varie economato 7.3.A Telefoni

A/21

5 anni

7.3.B Fuori uso – Furti – Oggetti rinvenuti C/9 8 anni 7.3.C Onoranze funebri M/10 5 anni 7.4.- Stampati 7.5.- Libri e riviste

A/21 5 anni

TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 8.1.A Ricoveri A/21 5 anni 8.1.B Pagamento spedalità M/6 10 anni 8.1.C Corrispondenza varia spedalità A/21 5 aanni 8.2.- Ingiunzioni – Ricorsi – Anticipazioni - Recuperi 8.3.- Crediti spedalità inesigibili

C/2

illimitato

8.4.- Procedura per fruire di assistenza ospedaliera A/21 5 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 9.1.- Corrispondenza varia ragioneria A/21 5 anni 9.2.A Mandati C/8 10 anni 9.2.B Bollettari di quietanza C/26 2 anni 9.3.A Bilanci preventivi C/1 illimitato 9.3.B Tariffe C/15 5 anni 9.4.A Conti consuntivi, patrimoniali – Verbali di chiusura C/1 illimitato 9.4.B Rendiconti – Verifiche di cassa C/8 10 anni 9.4.C Centri di costo C/11 8 anni



62. Ulteriori indicazioni relative alla conservazio ne di fascicoli e serie

1) In relazione alla conservazione dei fascicoli e delle serie si precisa che possono essere fatti oggetto di procedura di scarto fascicoli o serie indicati come a conservazione illimitata nel caso il contenuto dei medesimi sia costituito da copie di documenti conservati in originale in altre serie o raccolte (ad esempio da delibere).

2) Sul data base del protocollo aziendale sui fascicoli oggetto di procedura di scarto vengono registrati gli estremi del provvedimento di scarto e quelli di autorizzazione da parte della Soprintendenza Archivistica.

3) Rimangono registrate sul data base di cui al punto 2), oltre a quanto indicato al precedente punto, tutte le informazioni dei fascicoli e di tutti i documenti che ne costituivano il contenuto.

4) Si assicura la conservazione e la leggibilità nel tempo delle informazioni contenute nel data base del protocollo aziendale, anche in caso di migrazione delle informazioni su sistemi diversi da quello attualmente in uso.

SEZIONE XXII DISPOSIZIONI FINALI

63. Aggiornamenti e pubblicità del manuale di gesti one dei documenti

1) Il presente manuale è soggetto ad aggiornamento periodico ogni volta che se ne presenti la necessità e comunque con cadenza almeno quadriennale.

2) Il presente manuale è pubblicato in intranet aziendale, alla voce “area documenti e archivi”, e sul sito internet della A.S.L. 2 Savonese.

3) Il presente manuale sarà inviato, con le modalità ritenute più opportune, a chiunque ne faccia richiesta.



PARTE TERZA ELENCO DELLE UU.OO./STRUTTURE AUTORIZZATE

ALLA PROTOCOLLAZIONE DIRETTA, ESEMPI, MODULISTICA

SEZIONE XXIII ELENCO DELLE UU.OO./STRUTTURE AUTORIZZATE ALLA PROTOCOLLAZIONE DIRETTA

64. Elenco UU.OO./Strutture autorizzate alla protoc ollazione diretta

1) In coerenza con le disposizioni della normativa vigente (D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i.) e a quanto previsto dal presente manuale tutte le UU.OO./Strutture debbono essere autorizzate alla protocollazione diretta sul sistema aziendale di protocollo.

2) Alla data di approvazione del presente manuale sono autorizzate le seguenti UU.OO./Strutture:

• DIPARTIMENTI:

- Cure Primarie - Economico Finanziario - Giuridico Amministrativo - Materno Infantile - Tecnologico

• DISTRETTI SANITARI (Socio Sanitari):

- Distretto Sanitario 2 – Finale Ligure - Distretto Sanitario 4 – Savona

• DIREZIONI MEDICHE PRESIDI OSPEDALIERI:

- Direzione Medica Ospedale Savona/Cairo (sede di Savona)

• UNITA’ OPERATIVE/STRUTTURE: - Affari Generali - Anziani (anche uffici Ambito 2) - Comunicazione Sanitaria e Marketing (anche U.R.E.P.) - Consultoriale - Disabili (anche uffici Ambito 2) - Farmaceutica Territoriale - Farmacia Ospedale S. Paolo - Gestione Economico Finanziaria - Gestione Impianti ed Apparecchiature - Gestione Servizi - Igiene degli Alimenti di Origine Animale - Medicina di Base



- Organizzazione e Gestione del Personale (anche Biblioteca e Ufficio Formazione e Aggiornamento)

- Organizzazione Presidi Ospedalieri (anche sede di Albenga) - Progettazione e Gestione Immobili - Provveditorato - P.S.A.L. - Sanità Animale ed Igiene degli Allevamenti



SEZIONE XXIV ESEMPI

65. Invio documenti a mezzo fax o posta elettronica ordinaria 1) I documenti da inviare a mezzo fax o posta elettronica ordinaria debbono

riportare gli estremi della registrazione sul protocollo aziendale. 2) Sui documenti da inviare a mezzo fax o posta elettronica ordinaria è necessario

inserire, a piè di pagina, la dicitura: “Il presente documento, munito degli estremi di protocollo, viene trasmesso via fax o con posta elettronica in formato non modificabile. NON sarà ulteriormente inviato tramite servizio postale. Ciò ai sensi degli artt. 43, comma 6 D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., 45 e 47, comma 2 lett. b) D.Lgs 82/2005 e s.m. ed i.”.

3) In caso di invio tramite posta elettronica ordinaria è buona norma tenere copia della “busta di spedizione” come da esempio sotto riportato.



4) L’allegato sarà in formato non modificabile con la dicitura “firmato” seguita dalle generalità del sottoscrittore (vedi esempio sottostante) oppure scansito (vedi pag. 62).

Savona, data del protocollo

Responsabile del procedimento: Renato Zanelli

(e mail [email protected]) - Ai Direttori/Dirigenti Responsabili Dipartimenti e Unità Operative Sanitarie Territoriali e P.T.A. Protocollo n° ARC/1.5.B/14 2007/1/0013055/US del 1.02.2007 - Ai Direttori Medici dei Presidi Ospedalieri

(citare sempre nella risposta) LORO SEDI

Oggetto: avvio gestione documentale: deliberazioni ASL 2 e determine dirigenziali. Si fa seguito a pregressa corrispondenza relativa all’oggetto e con la presente si trasmette l’elenco del personale abilitato ad accedere alla procedura aziendale delle delibere e delle determine con le rispettive autorizzazioni individuali.

Il programma consente di gestire la privacy il cui esercizio deve essere stabilito di volta in volta dal Direttore/Dirigente Responsabile U.O. al momento della registrazione di ogni “proposta”, per ciò che riguarda le deliberazioni aziendali, o di ogni determina dirigenziale.

Con la gestione della privacy è possibile determinare per ciascun provvedimento, come

sopra specificato, se lo stesso sia visibile totalmente (informazioni e testo con allegati) ovvero se sia parzialmente protetto (visibili solo le informazioni ma non il testo e gli eventuali allegati) o, infine, se sia totalmente protetto (non visibili né informazioni né testo ed eventuali allegati).

La gestione documentale aziendale, già attiva per le determine dirigenziali, per la parte relativa alle deliberazioni inizierà con la seduta deliberante del 15 febbraio c.a. , a tal proposito si rammenta che le proposte di deliberazione possono essere inserite fino alle ore 12 del lunedì precedente la seduta (nel caso della seduta del 15 fino alle ore 12 del 12 febbraio) e si pregano le SS.LL. di dare opportune istruzioni ai propri collaboratori.

A disposizione per eventuali chiarimenti, si inviano cordiali saluti Il Direttore Amministrativo (Dott. Alfonso Di Donato) firmato: Di Donato “Il presente documento, munito degli estremi di protocollo, viene trasmesso via fax o con posta elettronica in formato non modificabile. NON sarà ulteriormente inviato tramite servizio postale. Ciò ai sensi degli artt. 43, comma 6, del D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., 45 e 47, comma 2 lett. b) D.Lgs 82/2005 e s.m. ed i.”

Dipartimento Giuridico Amministrativo U.O. AFFARI GENERALI Servizio Protocollo,

Flussi Documentali ed Archivi Via Manzoni, n. 14 – 17100 Savona

Tel. 019 8405541 – fax 019 8405538 e mail [email protected]



Savona, data del protocollo

Responsabile del procedimento: Renato Zanelli

(e mail [email protected]) - Ai Direttori/Dirigenti Responsabili Dipartimenti e Unità Operative Sanitarie Territoriali e P.T.A. Protocollo n° ARC/1.5.B/14 2007/1/0013055/US del 1.02.2007 - Ai Direttori Medici dei Presidi Ospedalieri (citare sempre nella risposta) LORO SEDI

Oggetto: avvio gestione documentale: deliberazioni ASL 2 e determine dirigenziali. Si fa seguito a pregressa corrispondenza relativa all’oggetto e con la presente si trasmette l’elenco del personale abilitato ad accedere alla procedura aziendale delle delibere e delle determine con le rispettive autorizzazioni individuali.

Il programma consente di gestire la privacy il cui esercizio deve essere stabilito di volta in volta dal Direttore/Dirigente Responsabile U.O. al momento della registrazione di ogni “proposta”, per ciò che riguarda le deliberazioni aziendali, o di ogni determina dirigenziale.

Con la gestione della privacy è possibile determinare per ciascun provvedimento, come

sopra specificato, se lo stesso sia visibile totalmente (informazioni e testo con allegati) ovvero se sia parzialmente protetto (visibili solo le informazioni ma non il testo e gli eventuali allegati) o, infine, se sia totalmente protetto (non visibili né informazioni né testo ed eventuali allegati).

La gestione documentale aziendale, già attiva per le determine dirigenziali, per la parte relativa alle deliberazioni inizierà con la seduta deliberante del 15 febbraio c.a. , a tal proposito si rammenta che le proposte di deliberazione possono essere inserite fino alle ore 12 del lunedì precedente la seduta (nel caso della seduta del 15 fino alle ore 12 del 12 febbraio) e si pregano le SS.LL. di dare opportune istruzioni ai propri collaboratori.

A disposizione per eventuali chiarimenti, si inviano cordiali saluti

“Il presente documento, munito degli estremi di protocollo, viene trasmesso via fax o con posta elettronica in formato non modificabile. NON sarà ulteriormente inviato tramite servizio postale. Ciò ai sensi degli artt. 43, comma 6, del D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., 45 e 47, comma 2 lett. b) D.Lgs 82/2005 e s.m. ed i.”

Dipartimento Giuridico Amministrativo U.O. AFFARI GENERALI Servizio Protocollo,

Flussi Documentali ed Archivi Via Manzoni, n. 14 – 17100 Savona

Tel. 019 8405541 – fax 019 8405538 e mail [email protected]



66. Elenchi di versamento di documenti, fascicoli, serie all’archivio generale di deposito.

1) Esempio di elenco allegato di richiesta di versamento:

Struttura Semplice di Medicina del Lavoro Savona, Si trasmette in allegato l’elenco del materiale di cui si richiede l’archiviazione: Scatola n° 1/S, contenuto n° 97 cartelle cliniche p ersonale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere dalla A a BAZ) Scatola n° 2/S , contenuto n° 87 cartelle cliniche personale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere da BE a BRI) Scatola n° 3/S, contenuto n° 88 cartelle cliniche p ersonale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere da BRU a CAR) Scatola n° 4/S, contenuto n° 85 cartelle cliniche p ersonale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere da CAS a DA) Scatola n° 5/S, contenuto n° 91 cartelle cliniche p ersonale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere da DE a FI) Scatola n° 6/S, contenuto n° 88 cartelle cliniche p ersonale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere da FL a GIA) Scatola n° 7/S, contenuto n° 94 cartelle cliniche p ersonale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere da GIG a LO) Scatola n° 8/S, contenuto n° 85 cartelle cliniche p ersonale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere da LU a MAS) Scatola n° 9/S, contenuto n° 87 cartelle cliniche p ersonale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere da MAT a N) Scatola n° 10/S, contenuto n° 92 cartelle cliniche personale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere dalla O a PIR) Scatola n° 11/S, contenuto n° 98 cartelle cliniche personale cessato A.S.L. 2 SAVONESE (lettere da PIS a R) Anno di versamento 2007 , riferimento al massimario di scarto B/1, periodo di conservazione: illimitato.



2) Esempio di elenchi relativi al contenuto delle scatole di cui al punto precedente:

SCATOLA N° 1/S MLV ANNO 2007 A

COGNOME NOME DATA NASCITA AAAAA ANNA 16/05/1960 AAAAB MARIO 04/05/1961 AAAAC FRANCESCO 14/01/1960 AAAAD LAURA 07/04/1960 AAAAE MARIA 22/01/1961 AAAAF PAOLA 25/07/1960 AAAAG CARLO 26/06/1961 AAAAH GIOVANNI 16/11/1960 AAAAI FRANCESCO 11/02/1961 AAAAL PAOLO 23/10/1960 AAAAM GIOVANNA 22/09/1961 AAAAN PAOLA 26/04/1960 AAAAO MARIO 09/04/1961 AAAAP CARLA 14/08/1960 AAAAQ ANNA 16/11/1961 AAAAR PAOLO 16/03/1960 AAAAS MARIA 31/10/1961

SCATOLA N° 2/S MLV ANNO 2007 BE

COGNOME NOME DATA NASCITA BEAAA ANNA 07/06/1960 BEAAB MARIO 16/09/1961 BEAAC FRANCESCO 23/06/1960 BEAAD LAURA 04/10/1961 BEAAE MARIA 03/09/1960 BEAAF PAOLA 03/09/1961 BEAAG CARLO 06/06/1960 BEAAH GIOVANNI 01/09/1961 BEAAI FRANCESCO 11/09/1960 BEAAL PAOLO 10/03/1961 BEAAM GIOVANNA 24/04/1960 BEAAN PAOLA 23/03/1961 BEAAO MARIO 09/03/1960 BEAAP CARLA 30/12/1960 BEAAQ ANNA 18/11/1961



3) Esempio di elenchi di versamento relativi a faldoni/raccoglitori:

Faldone n° 1/F ARC anno 2007

Fascicoli chiusi anno 2006 Riferimento al massimario di scarto: A/21, conservazione 5 anni, anno di scarto: 2012 Classificazione: 1.1.F fascicoli n° : 172, 174, 1 75, 176, 181,183, 185

Faldone n° 2/F ARC anno 2007

Fascicoli chiusi anno 2006 Riferimento al massimario di scarto: M/18, conservazione 2 anni, anno di scarto: 2009 Classificazione: 3.1.C fascicolo n° : 3

Faldone n° 1/F DMA anno 2007

Riferimento al massimario di scarto: M/1 conservazione illimitata Cartelle cliniche Ospedale Albenga anno 2006 da n° 1 a n° 15

Faldone n° 2/F DMA anno 2007

Riferimento al massimario di scarto: M/1 conservazione illimitata Cartelle cliniche Ospedale Albenga anno 2006 da n° 16 a n° 25



SEZIONE XXV MODULISTICA 67. Modulistica

1) Nelle pagine seguenti sono riportati i moduli da utilizzare per quanto previsto dal presente manuale:

• MOD. 136 per il dorso di faldoni/raccoglitori; • MOD. 137 per le scatole; • MOD. 138 per la richiesta conservazione/versamento documenti (nell’archivio

generale di deposito);

• MOD. 139 per la richiesta accesso a documenti (conservati nell’archivio generale di deposito);

• MOD. 140 per la richiesta di scarto di documenti.

2) I moduli elencati al punto precedente ed esemplificati nelle pagine seguenti sono

disponibili in formato “.doc” in intranet aziendale alla voce “area documenti e archivi”.

Sistema Gestione Qualità Aziendale MODULO AZIENDALE MOD. 136

FALDONI MAGD REVISIONE 0 DEL 31.10.2007

Pagina 67 di 71

(cfr. art. 57 punto 7)

U.O./Struttura/Ambito

………………………………

Serie/Tipologia documentaria

……………………………………….

…………...…………………………. …………...…………………………. …………...…………………………. - Anno……………………………… - Estremi cronologici……………… - Classificazione……/…../…/…… - Classificazione……/…../…/…… - Classificazione……/…../…/…… - Classificazione……/…../…/…… - N. progressivo………di……….. - Termini di conservazione……… - Riferimenti/codifiche del deposito:

……………………………………

MODULO AZIENDALE

MOD. 136

FALDONI MAGD REVISIONE 0 DEL 31.10.2007


SCATOLE MAGD REVISIONE 0 DEL 31.10.2007

Pagina 68 di 71


U.O./Struttura/Ambito

………………………………

Serie/Tipologia documentaria

…………………………………………….

…………………...………………………….

- Anno……………………………… - Estremi cronologici…………………… - Classificazione……/……./……../…… - N. progressivo……………..di…….. - Termini di conservazione… ………… - Riferimenti/codifiche del deposito: …………………………………………….

MODULO AZIENDALE

MOD. 137

SCATOLE MAGD REVISIONE 0 DEL 31.10.2007


RICHIESTA CONSERVAZIONE DOCUMENTI

MAGD REVISIONE 0 DEL 31.10.2007

Pagina 69 di 71

U.O. AFFARI GENERALI SERVIZIO PROTOCOLLO, FLUSSI DOCUMENTALI E ARCHIVI UFFICIO CONSERVAZIONE E SICUREZZA DOCUMENTI

(tel. 019 8405541 - Fax 019 840 5538 – cell. 334 6838898)

RICHIESTA CONSERVAZIONE DOCUMENTI

Data della richiesta……………………….…………………Centro di costo……………………… U.O./Struttura/Ufficio……………………………………………….…...Ambito:…………………. . Referente:……………………………………………..Tel.…………………….fax ………………… ► N° scatole/faldoni (stessa tipologia):……………… Rif. al Massimario di Scarto……………. Anno di scarto (indicare l’anno di scarto o scrivere conservazione illimitata) ………………….. Contenuto……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………mese/anno del contenuto…………………….…

► N° scatole/faldoni (stessa tipologia):………….…Rif. a l Massimario di Scarto………………. Anno di scarto (indicare l’anno di scarto o scrivere conservazione illimitata)………………….. Contenuto………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………….…mese/anno del contenuto……………………….

TIMBRO e FIRMA



RICHIESTA DI ACCESSO AI DOCUMENTI

MAGD REVISIONE 0 DEL 31.10.2007

Pagina 70 di 71

U.O. AFFARI GENERALI SERVIZIO PROTOCOLLO, FLUSSI DOCUMENTALI E ARCHIVI

UFFICIO CONSERVAZIONE E SICUREZZA DEI DOCUMENTI (tel 019 8405541 – fax 019 8405538 – cell. 334 6838898)

RICHIESTA DI ACCESSO A DOCUMENTI

Motivo della richiesta:………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………

Data della richiesta……………………………………....Centro di costo…………………………..

U.O. / Struttura / Ufficio ………………………………………………….Ambito……………………

Tel. ……………………………….Fax……………………….e-mail…………………………………

RICHIEDENTE……………………………………………………… N° matricola……………… ….

Posizione funzionale………………………………………………….. Cell………………………….

Dati identificativi del documento richiesto:

□ scatola – n° progr./anno ………………….□ Faldone – n° progr./anno…………………….

□ raccoglitore – n° progr./anno…………………

Posizione del documento nell’elenco di versamento ………………………………………………

Dati identificativi della posizione del documento all’interno del deposito – archivio, con riferimento a quanto comunicato dall’Ufficio Conservazione e Sicurezza Documenti: Fila……………………………Settore: ………………………….. Piano…………………………

Modalità di accesso alla documentazione:

□ direttamente nel deposito – archivio □ invio tramite posta ordinaria

□ invio tramite servizio interno di trasporto □ invio tramite fax

□ invio tramite posta elettronica

N.B. Con riferimento alla tipologia di accesso alla documentazione sopra indicata, il richiedente si

assume ogni responsabilità inerente la garanzia sulla privacy.

TIMBRO e FIRMA del richiedente



SCARTO DI ATTI D’ARCHIVIO MAGD REVISIONE 0 DEL 31.10.2007

Pagina 71 di 71

SCARTO ATTI D’ARCHIVIO ANNO: Prospetto riepilogativo degli atti che: Unità Operativa: Settore: Centro di costo : intende proporre per lo scarto: ubicazione del materiale: Referente: tel. n°

L/N (1)

Classificazione Archivio(2)

Descrizione delle carte

Anno

Quantità

Tipo di

contenitore

Nr.

Contenit.

Deposito(3)

Fila/Sett/ Piano(3)

Peso Kg.

U.O./Struttura: Firma__________________ L’Archivio Generale

Note: (1) riferimento al regolamento di scarto: lettera/numero (2) ove esista: Categoria, Classe, Sottoclasse n. fascicolo, n. sottofascicolo (3) spazio riservato all’Archivio Generale

manuale aziendale di gestione dei documenti · sistema gestione qualità aziendale manuale...

Documents