manual sistema neitcom v5.0
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Manual de uso del sistema de consulta de listas.TRANSCRIPT
ŀ MANUAL DEL SISTEMA NEITCOM
Versión 5
Sistema Neitcom LN
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Publicado por Neitcom Ltda. Miraflores 113 oficina 28 Santiago - Chile Derecho de Autor 2014 Neitcom Ltda. Todos los derechos reservados. Ninguna parte del contenido de este documento puede ser reproducida o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio sin la autorización por escrito por Neitcom Ltda. Para los permisos, visite www.neitcom.com.
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CONTENIDO
1 ACCESO.................................................................................................................................................................5
2 PANTALLA INICIAL ................................................................................................................................................6
2.1 Perfil del usuario ..............................................................................................................................................7
CONSULTAR.................................................................................................................................................................9
2.2 Chequear .........................................................................................................................................................9
2.3 Chequeados ..................................................................................................................................................12
2.4 Investigar .......................................................................................................................................................13
2.5 Valida documento ..........................................................................................................................................15
3 AUDITORIAS........................................................................................................................................................16
3.1 Revisar...........................................................................................................................................................16
3.1.1 Distribuir .................................................................................................................................................17
3.1.2 Certificado ..............................................................................................................................................18
3.1.3 Listado de auditoria ................................................................................................................................19
3.1.4 Datos de clientes auditados....................................................................................................................20
3.1.5 Editar datos del cliente ...........................................................................................................................21
3.2 Cargar archivo ...............................................................................................................................................21
3.2.1 Formato de archivo.................................................................................................................................22
Tabla de países ....................................................................................................................................................24
4 SEGUIMIENTOS ..................................................................................................................................................27
4.1 Vigentes.........................................................................................................................................................27
4.1.1 Ficha de seguimiento..............................................................................................................................28
4.1.2 Enviar correo ..........................................................................................................................................29
4.1.3 Certificado ..............................................................................................................................................30
4.2 Consultar .......................................................................................................................................................31
5 CERTIFICADO......................................................................................................................................................32
5.1 Emitir..............................................................................................................................................................32
5.1.1 Certificado de auditorias históricas.........................................................................................................32
5.1.2 Certificado de seguimiento de auditoria..................................................................................................33
5.2 Consultar .......................................................................................................................................................34
5.2.1 Por “Clientes”..........................................................................................................................................35
5.2.2 Por “Auditorias”.......................................................................................................................................36
6 BASE DE DATO DE SANCIONADO ....................................................................................................................37
6.1 Nuevo ............................................................................................................................................................37
6.2 Consultar .......................................................................................................................................................38
7 CLIENTE...............................................................................................................................................................38
7.1 Buscar............................................................................................................................................................38
7.2 Editar .............................................................................................................................................................39
8 AGENDA...............................................................................................................................................................40
8.1 Nuevo ............................................................................................................................................................40
8.2 Consultar .......................................................................................................................................................41
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9 ADMINISTRACIÓN DE USUARIO........................................................................................................................42
9.1 Nuevo ............................................................................................................................................................42
9.2 Consultar .......................................................................................................................................................42
10 ADMINISTRACIÓN DE CORREO.....................................................................................................................43
10.1 Nuevo.........................................................................................................................................................43
10.2 Consultar....................................................................................................................................................43
11 CONFIGURACIÓN............................................................................................................................................44
12 MENÚ INICIAL ..................................................................................................................................................45
13 CAMBIO DE CLAVE .........................................................................................................................................45
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1 ACCESO
Para acceder al sistema deberá usar un browser (Internet Explorer 6.0 o superior, Mozilla Firefox 5.0 o superior o Google Chrome 10.0 o superior). La una vez abierto el browser deberá ingresar la URL (http://miempresa/nc/nc_Acceso.aspx) proporcionado por el área de sistema. Una vez hecho esto a parecerá un pantalla donde deberá ingresar el nombre del “Usuario”, la “Clave” y el idioma con que va a operar el sistema (Español o Ingles o Portugues). Luego presione el la tecla “Enter” o presione el botón “Entrar”. Ver figura 1.
Figura 1
En el caso de ingresar incorrecto los datos tres veces, esta cuenta se bloqueará. Para poder desbloquear deberá solicitar a un usuario con el rol de “Gerente de Compliance” o usar la opción “Resetear contraseña”, esta opción permite enviar un correo electronico con el link, para poder cambiar la clave del usuario. Esta opción requiere que el usuario tenga asignado un correo electronico.
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2 PANTALLA INICIAL
La pantalla inicial, es la pantalla principal del sistema, y esta compuesta por tres partes.
La parte superior, contiene información del nombre de la empresa y el nombre del usuario (Parte superior derecha).
La parte inferior Izquierdo de la pantalla contiene las opciones del menú del sistema.
La parte inferior Derecho de la pantalla contiene la información de la opción del menú seleccionado.
Figura 2
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2.1 Perfil del usuario
Las opciones del menú Derecho pueden diferir dependiendo del perfil del usuario. Los perfiles y opciones del menú son los siguientes:
Gerente de Compliance:
• Consultar
o Chequear
o Chequeados
o Investigar
o Valida documento
• Auditorias
o Revisar
o Cargar archivo
• Seguimientos
o Vigentes (Permite modificar el
estatus: Aprobar/En observación)
o Consultar
• Certificados
o Emitir
o Consultar
• BD Sancionado
o Nuevo
o Consultar
• Clientes
• Agenda
o Nuevo
o Consultar
• Adm. usuarios
o Nuevo
o Consultar
• Adm. correos
o Nuevo
o Consultar
• Configuración
• Menú inicial
• Cambio clave
• Salir
Oficial de Compliance:
• Consultar
o Chequear
o Chequeados
o Investigar
o Valida documento
• Auditorias
o Revisar
o Cargar archivo
• Seguimientos
o Vigentes (No modificar el estatus)
o Consultar
• Certificados
o Emitir
o Consultar
• BD Sancionado
o Nuevo
o Consultar
• Clientes
• Agenda
o Nuevo
o Consultar
• Menú inicial
• Cambio clave
• Salir
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Usuario:
• Consultar
o Chequear
o Chequeados
o Investigar
• Transferencia
o Chequear
• Valida documento
o Chequear
• Agenda
o Nuevo
o Consultar
• Menú inicial
• Cambio clave
• Salir
Usuario Consulta:
• Consultar
o Chequear
• Transferencia
o Chequear
• Valida documento
o Chequear
• Agenda
o Nuevo
o Consultar
• Menú inicial
• Cambio clave
• Salir
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CONSULTAR
2.2 Chequear
El módulo de chequeo de cliente, permite realizar el cruce de un cliente con la base de datos los sancionados y/o PEPs (Personas públicamente expuestas, en su sigla en ingles).
Para realizar el chequeo de de un cliente, primero debe seleccionar la nacionalidad del cliente, el tipo de documento y luego ingrese los nombres y los apellidos. En el caso que un clientes es una empresa, solo debe ingresar el nombre y dejar blanco el campo de apellidos.
En la figura 3, muestra el resultado de un chequeo de un cliente.
Figura 3
Los datos que se muestran son:
• Permite visualizar las personas y/o empresas asociados. Como la siguiente imagen:
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• Porcentaje de similitud.
• Lista de resultados, muestra la lista de los nombres que tienen similitud con el nombre buscado.
• Permite visualizar los antecesores y sucesores de un cargo.
• El “Nombre lista”, es el nombre principal
• El “Nombre”, es el nombre que tiene similitud. Este nombre puede ser un alias o las personas asociadas al “Nombre lista”.
• La “Nacionalidad” contiene las nacionalidades de la persona o empresa buscada.
• La “Sanción” o “Relación” (PEP) de la persona o empresa buscada.
Ejemplo: Sanción: Crimen organizado
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Ejemplo: Relación: Padre - FERNANDO LARRAIN VIAL es padre de CARLOS LARRAIN PEÑA
• La “Dirección” contiene la dirección de la persona o empresa buscada.
• La “Barra inferior” muestra las opciones:
o Retroceder: Permite retroceder a la página anterior o operación anterior.
o Actualizar: Permite actualizar la página.
o Imprimir: Permite imprimir la página.
o Subir: Permite ir al tope de la página.
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2.3 Chequeados
Este módulo muestra la lista de las personas o empresas chequeadas. Ver figura 7
Filtros:
• Rango de Fecha: Permite ingresar el rango de fechas de ingreso de los clientes, el formato de YYYY-MM-DD (4 digito para el año separado por “-“, luego 2 digito para el mes y 2 digito para el día). La fecha puede ser ingresado usando el calendario. Ver figura 6
• Usuario: Permite mostrar u ocultar el nombre del usuario que ingreso el cliente.
• Nombres, Apellidos: Permite ingresar los “Nombres” y/o “Apellidos” del cliente que desea filtrar.
• # Documento: Permite ingresar el número del documento del cliente.
• Ver: Permite mostrar u ocultar el número del documento del cliente.
• # Registro Max., nos permite limitar el numero de registro de una consulta, para evitar sobre cargar el servidor.
Figura 6
Figura 7
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2.4 Investigar
Este módulo permite realizar investigaciones por nombre y/o texto libre.
Filtros:
• Por nombres y/o apellidos.
• Por texto libre dentro de la ficha de un sancionado o PEPs. Busca el texto libre en el campo de dirección y en la observación.
Para poder realizar una búsqueda ingrese el nombre(s) y/o apellido(s) y/o texto libre y luego presione “enter” o presione el botón “Buscar”. Ver figura 8.
Figura 8
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El resultado muestra una lista con los nombres, apellidos y la fuente, de lo filtrado. Para poder ver el detalle, sólo debe seleccionar con el MOUSE la línea.
Hecho esto aparecerá una ficha con los datos. Cuando utiliza el filtro de texto libre, esta se muestra seleccionada con el color amarillo en la ficha. Ver figura 9
Figura 9
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2.5 Valida documento
Este módulo permite validar los documento nacionales (Chile por ahora), para realizar la validación deberá ingresar el número del RUN y el número de serie de la cedula de identidad y luego presione el botón “Chequear”. Ver figura 10
El botón “Certificado”, permite emitir un certificado de verificación de documento. Ver figura 10
El número de documento esta en la parte frontal de la cedula de identidad.
Figura 10
Figura 11
La validación entrega como resultado los nombres y/o apellidos y el estado del documento. Como se muestra en la figura 10. También habilita el botón “Chequear”, al presionar este botón, lo que hace es realizar el cruce del nombre con la base de datos los sancionados y/o PEPs.
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3 AUDITORIAS
3.1 Revisar
Este módulo permite listar las auditorias realizadas dentro de un rango de fecha seleccionado.
El filtro “Ver todos” si no esta seleccionado sólo muestra las auditorias que tienen calce ya sean rechazados o liberados.
Si el filtro “Ver todos” esta seleccionado muestra todas las auditorias que se realizaron, las que tienen calce y las que no tienen. Ver figura 12
Figura 12
El filtro entrega como resultado la “Fecha” (Fecha de actualización), “Base de datos” (Grupo de
fuentes), “Revisado” ( Indica que la actualización no tiene calce por revisar, Indica que la
actualización tiene calce pendiente por revisar), “Distribuir” ( Al presionar este icono, aparecerá el
módulo de “Distribución de seguimiento” ver figura 13) y “PDF” ( Al presionar este icono, genera un certificado digital de la auditoria)
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3.1.1 Distribuir Este módulo permite distribuir los seguimientos de los calces. Para poder distribuir primero deberá seleccionar las personas y el porcentaje (La suma total de los porcentajes debe ser igual a 100%). Ver figura 13
Figura 13
Para agregar un nuevo “Oficial de Compliance” debe presionar el botón “Agregar” y aparecerá una lista de usuarios para seleccionar en el lado izquierdo y una lista de usuarios seleccionados en el lado derecho. Ver figura 14
Figura 14
Para seleccionar primero elija el nombre del usuario del lado izquierdo y luego presione el botón .
Para deseleccionar primero elija el nombre del usuario del lado derecho y luego presione el botón .
Una vez hecho la selección o deselección, se habilitará el botón “Aceptar” presione este botón si esta conforme.
Después de esto deberá asignar el porcentaje a distribuir a cada usuario.
Este módulo tiene dos operaciones:
• Distribuir: Presione el botón “Distribuir” (Hace la distribución de los calce a cada usuario dependiendo del porcentaje asignado).
• Reversar presione el botón “Reversar” (Deshace la distribución).
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3.1.2 Certificado
El certificado de auditoria, muestra la fecha de auditoria, la base de datos auditada, el resultado (Número total de clientes auditado, número de coincidencias, número de rechazados, número de liberados, el nombre del cliente, el tipo de documento y numero del documento y el porcentaje de similitud). Ver figura 15
Figura 15
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3.1.3 Listado de auditoria
Al seleccionar una auditoria, entonces muestra el listado de los clientes que tienen calce.
Filtros:
• “Nombres”, usted puede ingresar el o los nombres de la persona o empresa.
• “Apellidos”, usted puede ingresar el o los apellidos de la persona.
• “# Documento”, usted puede ingresar el número de documento de la persona o empresa.
• “Ver”, permite agregar en el listado el número del documento. Ver figura 15
Figura 16
El filtro entrega como resultado la “Fecha Hora” (Fecha y hora de auditoria), “Nombres, Apellidos” (Muestra el o los nombres y apellidos del cliente), “# Documento” (Opcional, muestra el número de documento del cliente), “%” (Muestra el porcentaje de similitud máxima del cruce de dato), “Estatus”
( Indica que fue rechazado en la auditoria, Indica que el cliente puede ser un PEP, Indica
que el cliente esta en seguimiento, Indica que el cliente no es un PEP y esta aprobado, Indica
que el cliente es un PEP y esta en observación y Indica que el cliente esta en observación),
“Estado” (Indica si el cliente esta Activo o Desactivo), “Tipo” (Indica si es “C” Cliente, “P”
Proveedor, “E” Empleado) y esta opción permite editar los datos del cliente.
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3.1.4 Datos de clientes auditados
Este módulo muestra las fichas de las personas o empresas buscadas, que tienen similitud con el nombre del cliente. Ver figura 17
Figura 17
En la ficha el porcentaje de similitud, la fuente donde es informado, “Nombre lista” (El nombre del buscado titular), “Nombre” (El nombre de titular o el alias o el nombre de la persona o empresa asociada), “Nacionalidad” (Contiene las nacionalidades que tiene el buscado), “Sanción” (Contiene las sanciones que tiene el buscado), “Dirección” (Contiene la dirección informado por la fuente) y la observación (Contienen el cargo del PEP o la observaciones informado por la fuente).
Para poder realizar un seguimiento del cliente, primero debe seleccionar al menos un buscado
presionando el cuadro de chequeo que se ubica en el lado superior derecho . Para
seleccionar todos presione el icono que se ubica en la barra inferior, para deseleccionar todos
presione este icono .
Luego seleccionado los buscados presione el icono que se ubica en la barra inferior.
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3.1.5 Editar datos del cliente
Este módulo permite modificar los datos del cliente, como los nombres, los apellidos, la nacionalidad, el tipo de documento, el número de documento y el estado del cliente (Activo o Bloqueado).
Figura 18
Una vez modificados los datos para grabar los cambios presione el botón “Grabar”.
3.2 Cargar archivo
Este módulo ( NCAdmin.exe) permite cargar los datos de los cliente y auditarlos, como se muestra en la figura 19.
Figura 19
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Para poder utilizar el modulo de carga de datos, primero debera ir al modulo de configuración
( NCConfig.exe), donde debe asignar el camino de donde debe buscar los archivos de datos. Ver figura 20
Figura 20
3.2.1 Formato de archivo Para auditar una lista de clientes, se diseño un formato de archivo que sirve para cargar sus datos. Este archivo debe tener la extensión CSV (Formato Excel) ejemplo:
Datos.CSV El delimitador de campo es el carácter “;” y tiene el siguiente formato: NroDocumento;Apellidos;Nombres;Nacionalidad;TipoDocto;Estatus;Tipo;CódigoVerificación
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Campo Descripción Tipo Dato Largo Nro. Documento Identificador del Cliente o Empresa.
Ejemplo: RUT = 16959825-K String 30
Apellidos Apellidos del Cliente (En el caso de Empresa el valor es NULO).
String 80
Nombres Nombres (Si es Persona) o Nombre (Si es Empresa). String 120
Nacionalidad ID del País de Nacionalidad del Cliente o Empresa (Ejemplo CHILE ID = 38, en el caso que no se tenga información ID = 0
Numeric 3
Tipo de Documento
1 : RUT 2 : Pasaporte 3 : Otro
Numeric 1
Estatus Estatus del Cliente para diferenciar a clientes Activos de clientes que están bloqueados por alguna política de la empresa (A: Activo; B: Bloqueado)
String 1
Tipo Tipo de la entidad en la empresa.
C: Clientes E: Empleados P: Proveedores
Puede ser otro valor creado por usted. Ejemplo: FA2
String 3
Código de verificación (opcional)
Es el código de verificación del documento del cliente.
Ejemplo: A021460792
String 30
Ejemplo de Datos: 100;BIN LADEN;OSAMA;155;2;A;C;A021460792 101-1;;AERO CONTINENTE;141;1;B;C ARABIA SAUDITA = 155 BOLIVIA = 23 CHILE = 38 PERU = 141
IMPORTANTE: El número del documento y la nacionalidad deben ser UNICO por cliente.
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Tabla de países
ID Pais Pais
1 AFGANISTAN
2 ALBANIA
69 ALEMANIA
225 ALGERIA
4 ANDORRA
5 ANGOLA
231 ANGUILA
6 ANTIGUA Y BARBADOS
229 ANTIGUA Y BERMUDA
129 ANTILLAS HOLANDESAS
155 ARABIA SAUDITA
3 ARGELIA
7 ARGENTINA
8 ARMENIA
9 ARUBA
10 AUSTRALIA
11 AUSTRIA
12 AZERBAIJAN
13 BAHAMAS
14 BAHREIN
15 BANGLADESH
16 BARBADOS
17 BELARUS
18 BELGICA
19 BELICE
20 BENIN
21 BERMUDA
232 BERMUDAS
22 BHUTAN
198 BIELORRUSIA
23 BOLIVIA
24 BOSNIA Y HERZEGOVINA
25 BOTSWANA
26 BRASIL
27 BRUNEI
28 BULGARIA
29 BURKINA FASO
31 BURUNDI
35 CABO VERDE
32 CAMBOYA
33 CAMERUN
34 CANADA
199 CAYMAN
37 CHAD
41 COMOROS
201 CONGO
95 COREA DEL NORTE
96 COREA DEL SUR
46 COSTA DE MARFIL
202 COSTA DE MARFIL
45 COSTA RICA
47 CROACIA
48 CUBA
51 DINAMARCA
52 DJIBOUTI
53 DOMINICA
56 ECUADOR
57 EGIPTO
58 EL SALVADOR
187 EMIRATOS ARABES UNIDOS
60 ERITREA
166 ESPANA
119 ESTADOS FEDERADOS DE MICRONESIA
197 ESTADOS UNIDOS
61 ESTONIA
62 ETIOPIA
63 FIJI
142 FILIPINA
64 FINLANDIA
65 FRANCIA
66 GABON
67 GAMBIA
68 GEORGIA
70 GHANA
203 GIBRALTAR
72 GRANADA
71 GRECIA
204 GROENLANDIA
226 GUAM
73 GUATEMALA
233 GUERNSEY
74 GUINEA
59 GUINEA ECUATORIAL
205 GUINEA FRANCESA
75 GUINEA-BISSAU
76 GUYANA
77 HAITI
128 HOLANDA
79 HONDURAS
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25
200 CHECHENIA
38 CHILE
39 CHINA
49 CHIPRE
40 COLOMBIA
84 IRAN
86 IRLANDA
207 ISLA ASCENSION
208 ISLA BOUVET
209 ISLA DE MADERIA
228 ISLA DE MAN
210 ISLA FALKLAND
211 ISLA FAROE
81 ISLANDIA
212 ISLAS CAIMAN
44 ISLAS COOK
213 ISLAS DE NORFOLK
115 ISLAS MARSHALL
163 ISLAS SALOMON
243 ISLAS TURCAS Y CAICOS
236 ISLAS TURCAS Y CAICOS
214 ISLAS VIGENES BRITANICO
215 ISLAS VIGENES US
87 ISRAEL
88 ITALIA
89 JAMAICA
90 JAPON
234 JERSEY
91 JORDANIA
92 KAZAKHSTAN
93 KENIA
98 KIRGUIZISTAN
94 KIRIBATI
242 KOSOVO
97 KUWAIT
230 KYRGYZSTAN
99 LAOS
100 LATVIA
102 LESOTHO
101 LIBANO
103 LIBERIA
104 LIBIA
105 LIECHTENSTEIN
106 LITUANIA
107 LUXEMBURGO
237 MACAO
108 MACEDONIA
109 MADAGASCAR
206 HONG KONG
80 HUNGRIA
82 INDIA
83 INDONESIA
85 IRAK
116 MAURITANIA
118 MEXICO
217 MICRONESIA
120 MOLDOVA
121 MONACO
122 MONGOLIA
218 MONTENEGRO
219 MONTSERRAT
124 MOZAMBIQUE
30 MYANMAR
125 NAMIBIA
126 NAURU
127 NEPAL
131 NICARAGUA
132 NIGER
133 NIGERIA
235 NIUA
134 NORUEGA
220 NUEVA CALEDONIA
130 NUEVA ZELANDIA
135 OMAN
136 PAKISTAN
137 PALAU
224 PALESTINA
138 PANAMA
139 PAPUA NUEVA GUINEA
140 PARAGUAY
141 PERU
221 POLINESIA FRANCESA
143 POLONIA
144 PORTUGAL
227 PUERTO RICO
145 QATAR
188 REINO UNIDO
50 REPUBLICA CHECA
36 REPUBLICA DE AFRICA CENTRAL
117 REPUBLICA DE MAURICIO
43 REPUBLICA DEL CONGO
42 REP. DEMOCRATICO DEL CONGO
54 REPUBLICA DOMINICANA
146 RUMANIA
147 RUSIA
148 RWANDA
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111 MALASIA
110 MALAWI
112 MALDIVES
113 MALI
114 MALTA
123 MARRUECO
216 MARTINICA
156 SENEGAL
157 SERBIA
158 SEYCHELLES
159 SIERRA LEONA
160 SINGAPUR
173 SIRIA
161 SLOVAKIA
162 SLOVENIA
164 SOMALIA
167 SRI LANKA
165 SUD AFRICA
168 SUDAN
171 SUECIA
172 SUIZA
169 SURINAME
170 SWAZILANDIA
177 TAILANDIA
174 TAIWAN
175 TAJIKISTAN
176 TANZANIA
244 REPUBLICA DE ABJASIA
152 SAMOA
149 SAN CRISTOBAL Y NEVIS
153 SAN MARINO
151 SAN VINCENTE Y GRANADA
241 SAN VINCENTE Y GRANADA
150 SANTA LUCIA
154 SAO TOME Y PRINCIPE
198 SAHARA OCCIDENTAL
55 TIMOR DEL ESTE
178 TOGO
179 TONGA
180 TRINIDAD Y TOBAGO
181 TUNEZ
183 TURKMENISTAN
182 TURQUIA
184 TUVALU
186 UCRANIA
185 UGANDA
189 URUGUAY
190 UZBEKISTAN
191 VANUATU
78 VATICANO
192 VENEZUELA
193 VIETNAM
194 YEMEN
222 YUGUSLAVIA
223 ZAIRE
195 ZAMBIA
196 ZIMBAWE
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4 SEGUIMIENTOS
4.1 Vigentes
Este módulo permite listar los seguimientos pendientes por aprobar o rechazar. Los seguimientos que se lista por defecto son los que pertenecen al usuario autenticado.
Filtros:
• “Nombres”, usted puede ingresar el o los nombres de la persona o empresa.
• “Apellidos”, usted puede ingresar el o los apellidos de la persona.
• “# Documento”, usted puede ingresar el número de documento de la persona o empresa.
• “Ver”, permite agregar en el listado el número del documento.
• “Asignado a”, permite seleccionar el oficial de cumplimiento que desea ver sus seguimientos.
Figura 21
El filtro entrega como resultado la “Fecha Hora” (Fecha y hora de auditoria), “Nombres, Apellidos” (Muestra el o los nombres y apellidos del cliente), “# Documento” (Opcional, muestra el número de documento del cliente), “Fecha tope” (Es la fecha tope para revisar un seguimiento), “Estatus” (
Indica que el cliente esta en seguimiento y Indica que el cliente en seguimiento puede ser
un PEP), “Estado” (Indica si el cliente esta Activo o Desactivo), “Tipo” (Indica si es “C” Cliente,
“P” Proveedor, “E” Empleado), “Alert” ( Indica que el seguimiento esta dentro del plazo y Indica que el seguimiento esta fuera de plazo) y “Asignado a” (Indica el nombre del oficial de cumplimiento que esta asignado el seguimiento).
Para ver un seguimiento en particular debe seleccionar la fila de la tabla que se muestra en la figura 21.
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4.1.1 Ficha de seguimiento
La ficha del seguimiento muestra la información del cliente que tiene calces con una mas personas que es buscado por diferentes fuentes. En este módulo usted puede aprobar o dejar en observación a un cliente. Ver figura 22.
Figura 22
En este módulo usted puede dejar observaciones que le ayude a futuro saber porque un cliente es aprobado o dejado en observación. También podrá seleccionar el tipo de sanción (Terrorismo, Lavado de Dinero, Narcotráfico, Corrupción, Fraude y Otros).
En este módulo podrá enviar este seguimiento a otras personas que pueden aportar información con respecto a este seguimiento. También puede emitir un certificado del seguimiento como respaldo de la gestión.
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4.1.2 Enviar correo
En este módulo usted puede enviar un correo del seguimiento a todas las personas que usted considere que pueden aportar información relevante para la toma de decisión de aprobar o dejar en observación a un cliente. Ver figura 23.
Figura 23
Para seleccionar un correo, debe elegir de la lista “Lista de correos” que se ubica en el costado
izquierdo y luego presione el botón , hecho esto el nombre seleccionado pasa a la lista del costado derecho.
Para deseleccionar un correo, debe elegir de la lista “Enviar a” que se ubica en el costado derecho y
luego presione el botón , hecho esto el nombre seleccionado pasa a la lista del costado izquierdo.
Para enviar el o los correos presione el botón “Enviar”, si no desea enviar un correo presione el botón “Cancelar”.
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4.1.3 Certificado
El módulo de certificado de seguimiento permite generar un certificado en formato PDF, con código de barra EAN-13 y PDF417. Este certificado contiene toda la información del seguimiento en el momento que fue emitido. Ver figura 24.
Figura 24
Para poder generar el certificado debe en el módulo de seguimiento presionar el botón “Certificado”. Ver figura 22.
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4.2 Consultar
Este módulo permite listar los seguimientos realizados. Los seguimientos realizados que se lista por defecto son los que pertenecen al usuario autenticado.
Filtros:
• “Nombres”, usted puede ingresar el o los nombres de la persona o empresa.
• “Apellidos”, usted puede ingresar el o los apellidos de la persona.
• “# Documento”, usted puede ingresar el número de documento de la persona o empresa.
• “Ver”, permite agregar en el listado el número del documento.
• “Asignado a”, permite seleccionar el oficial de cumplimiento que desea ver sus seguimientos.
• “Estatus”, permite seleccionar el estado del seguimiento del cliente (“Aprobado”, “En observación” y “Todos”).
• “Fecha cierre”, usted puede ingresar el rango de fecha de cierre del seguimiento realizados.
• # Registro Max., nos permite limitar el numero de registro de una consulta, para evitar sobre cargar el servidor.
Figura 25
El filtro entrega como resultado la “Fecha” (Fecha de auditoria), “Nombres, Apellidos” (Muestra el o los nombres y apellidos del cliente), “# Documento” (Opcional, muestra el número de documento del cliente), “Fecha tope” (Es la fecha tope para revisar un seguimiento), “Fecha cierre” (Fecha de cierre
del seguimiento), “Estatus” ( Indica que el cliente esta “Aprobado”, Indica que el cliente esta
“Aprobado” y no es un PEP, Indica que el cliente esta “En observación” y Indica que el cliente
esta “En observación” y es un PEP), “Estado” (Indica si el cliente esta Activo o Desactivo),
“Tipo” (Indica si es “C” Cliente, “P” Proveedor, “E” Empleado), “Alert” ( Indica que el seguimiento
esta dentro del plazo y Indica que el seguimiento esta fuera de plazo) y “Asignado a” (Indica el nombre del oficial de cumplimiento que esta asignado el seguimiento).
Para ver un seguimiento en particular debe seleccionar la fila de la tabla que se muestra en la figura 25.
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5 CERTIFICADO
5.1 Emitir
Este módulo permite emitir un certificado con el estado actual de un cliente.
Filtros:
• “Nombres”, usted puede ingresar el o los nombres de la persona o empresa.
• “Apellidos”, usted puede ingresar el o los apellidos de la persona.
• “# Documento”, usted puede ingresar el número de documento de la persona o empresa.
Figura 26
El filtro entrega como resultado los “Nombres, Apellidos” (Muestra el o los nombres y apellidos del cliente) y el “# Documento” (Opcional, muestra el número de documento del cliente. Ver figura 26.
5.1.1 Certificado de auditorias históricas
Al seleccionar el cliente usted podrá generar un certificado de auditorias históricas, presionando la
opción en la barra inferior. Ver figura 27.
Figura 27
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Una vez seleccionado la opción “Solicitar Certificado”, generará el certificado de auditorias históricas. Ver figura 28.
Figura 28
5.1.2 Certificado de seguimiento de auditoria Para generar certificado de una auditoria en particular seleccione la fila de la auditoria que desee. Una vez seleccionado la auditoria aparecerá los datos de la auditoria como se muestra la figura 29.
Figura 29
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Para solicitar un certificado de seguimiento de auditoria presione el botón “Certificado”, y se generará el certificado de seguimiento de la auditoria. Ver figura 30.
Figura 30
5.2 Consultar
Este módulo permite consultar por los certificados emitidos. El cual se dividen en dos tipos de certificados:
• Por “Clientes”, los certificados realizados a los clientes.
• Por “Auditorias”, los certificados de las auditorias realizadas.
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5.2.1 Por “Clientes”
Filtros:
• “# Documento”, usted puede ingresar el número de documento de la persona o empresa.
• “Nombres, Apellidos”, usted puede ingresar el o los nombres y/o los apellidos de la persona o solo el nombre de la empresa. Ver figura 31.
Figura 31
El filtro entrega como resultado los “Nombres, Apellidos” (Muestra el o los nombres y apellidos del cliente) y el “# Documento” (Opcional, muestra el número de documento del cliente. Ver figura 31.
Una vez seleccionado el cliente, el sistema le muestra una lista de certificados realizados. Ver figura 32.
Figura 32
Para visualizar el certificado del cliente, debe presionar la fila.
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5.2.2 Por “Auditorias”
Filtros:
• “Rango Fecha”: Permite ingresar el rango de fechas de la emisión de los certificados, el formato de YYYY-MM-DD (4 digito para el año separado por “-“, luego 2 digito para el mes y 2 digito para el día). La fecha puede ser ingresado usando el calendario. Ver figura 33.
Figura 33
Para visualizar el certificado del cliente, debe presionar el icono . Ver figura 33.
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6 BASE DE DATO DE SANCIONADO
6.1 Nuevo
Este módulo ingresar un nuevo registro de persona o empresa sancionado localmente. Los datos que permite ingresar son “Nombres”, “Apellidos” (en el caso de una empresa sancionado este campo no se ingresa), “Fuente” (La fuente que proviene la información del sancionado esta puede ser interno o externo), “Dirección”, “Ciudad”, “País”, “Sanción”, “Observación” y “Foto” (Para asignar una foto debe presionar la imagen que se ubica en el superior derecho. Ver figura 35). Ver figura 34.
Figura 34
Figura 35
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6.2 Consultar
Este módulo permite buscar las personas y/o empresas sancionadas. Ver figura 36. Filtros:
• Nombres, Apellidos: Permite ingresar los “Nombres” y/o “Apellidos” del cliente que desea filtrar.
• Modificado por: Permite visualizar la fecha, hora y usuario que crea o modifica un sancionado.
Figura 36
El filtro entrega como resultado los “Nombres, Apellidos” (Muestra el o los nombres y apellidos del
cliente), “Fuente”, “Editar” ( Permite editar la ficha del sancionado), “Borrar” ( Permite eliminar una ficha de un sancionado) y fecha, hora y usuario que crea o modifica un sancionado. Ver figura 36
7 CLIENTE
7.1 Buscar
Este módulo permite buscar a un cliente. Ver figura 37.
Filtros:
• Nombres, Apellidos: Permite ingresar los “Nombres” y/o “Apellidos” del cliente que desea filtrar.
• # Documento: Permite ingresar el número del documento del cliente.
• # Registro Max., nos permite limitar el numero de registro de una consulta, para evitar sobre cargar el servidor.
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Figura 37
7.2 Editar
Para poder ver o editar un cliente, primero debe buscar un cliente (7.1 Buscar), hecho esto usted debe elegir el cliente listado. Dentro del módulo puede modificar los datos del cliente, revisar los seguimientos, certificados y auditorias de documentos. Ver figura 38.
Figura 38
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8 AGENDA
8.1 Nuevo
Este módulo ingresar un nuevo registro de agenda. Los datos que permite ingresar son “Fecha” (Es la fecha agendaza para muestra el mensaje), “Prioridad” (Es la prioridad del mensaje, esta puede ser
Alta, Media y Baja), “Usuarios” (Son los usuarios que se va a mostrar el mensaje. Para asignar usuarios presione el botón “Asignar” y aparecerá una lista de usuarios para seleccionar. Ver figura 40) y “Observación”. Ver figura 39.
Figura 39
Figura 40
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8.2 Consultar
Este módulo permite buscar los mensajes agendado. Filtros:
• Rango de Fecha: Permite ingresar el rango de fechas agendado, el formato de YYYY-MM-DD (4 digito para el año separado por “-“, luego 2 digito para el mes y 2 digito para el día). La fecha puede ser ingresado usando el calendario. Ver figura 41.
Figura 41
El filtro entrega como resultado la “Fecha” (Fecha agendado), “Usuario” (Usuario que creo la agenda),
“Editar” y “Borrar” (Permite eliminar una agenda). Ver figura 41.
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9 ADMINISTRACIÓN DE USUARIO
9.1 Nuevo
Este módulo ingresar un nuevo registro de usuario. Los datos que permite ingresar son “Nombre” (Nombre completo del usuario), “Usuario” (Nombre por el cual tiene acceso al sistema), “Clave” (Clave de acceso al sistema), “Perfil” (Revisar el punto 2.1 Perfil del usuario), “Bloqueado” (Indica si el
usuario esta bloqueado o desbloqueado. Si un usuario esta bloqueado usted puede desbloquear, deseleccionando este checkbox.), “Dirección” (Dirección del usuario, este campo es opcional.), “Teléfono” (Teléfono de contacto del usuario, este campo es opcional.) y “E-Mail” (Correo electrónico del usuario). Ver figura 42.
Figura 42
9.2 Consultar
Este módulo permite buscar los usuarios. Filtros:
• Perfil: Permite seleccionar el tipo de perfil del usuario a buscar (Las opciones son: Ver todos, Gerente Compliance, Oficial Compliance y Usuario). Ver figura 43.
Figura 43
El filtro entrega como resultado la “Nombre”, “Usuario” y “Perfil”.
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43
10 ADMINISTRACIÓN DE CORREO
10.1 Nuevo
Este módulo ingresar un nuevo registro de correo, para ser usado en el módulo de seguimiento, con el fin de enviar el seguimiento a otros usuarios tanto interno o externo que puedan aportar información adicional al seguimiento. Los datos que permite ingresar son “Nombre” (Nombre completo del usuario) y (Correo electrónico del usuario). Ver figura 44
Figura 44
10.2 Consultar
Este módulo permite buscar los correos. Filtros:
• Nombre: Nombre del la persona que pertenece el correo electronico. Ver figura 45.
Figura 45
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11 CONFIGURACIÓN Este módulo ingresar la configuración del sistema. Los datos que permite ingresar son:
País: País que pertenece la empresa
SMTP: Servidor de correo
Correo de envío: Correo electrónico que se utilizara para enviar los mensajes de alerta
Usuario: Nombre del usuario dueño del correo de envió
Clave: Clave del usuario dueño del correo de envió
Correo 1: Primer correo para enviar el aviso de alerta
Correo 2: Segundo correo para enviar el aviso de alerta
Porc. Rechazo: Mínimo porcentaje de similitud de rechazo que se aplica en la búsqueda.
Validar paraíso fiscal y no cooperante: Permite validar el país del cliente, beneficiario o pais de recepción de la transferencia. Verifica si pertenece a un paraíso fiscal de la OCDE o un país no cooperante sancionado por la GAFI
Validar documento: Permite validar el numero de documento con su numero de serie.
Informar Auditoría: Permite enviar correo de aviso cuando hay auditoria con similitud.
Informar Consulta: Permite enviar correo de aviso cuando hay consulta con similitud.
Separadores para Excel: Permite seleccionar el delimitador para la generación de los archivos CSV.
Figura 46
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12 MENÚ INICIAL Este módulo permite tener una visión general de los mensajes de aviso (Mensajes del día), las auditorias pendientes (Auditorias pendientes a distribuir) y los seguimientos pendientes a revisar del usuario (Los pendientes del usuario que accedió al sistema). Ver figura 47.
Figura 47
Para poder cambiar el orden de la distribución de los listados del menú, solo debe realizar Drag and Drop (Tomar y dejar). Tomando con el Mouse el borde superior de color celeste y dejando en la columna donde desea dejar. Ver figura 47.
13 CAMBIO DE CLAVE Este módulo permite cambiar la clave de acceso del usuario. Los datos que permite ingresar son “Usuario” (Nombre del usuario que accedió al sistema), “Clave” (Clave actual del usuario), “Nueva clave” (Nueva clave a cambiar) y “Confirmación” (Confirmación de la nueva clave). Ver figura 48.
Figura 48
Para realizar el cambio de la clave, usted debe ingresar la clave actual, la nueva clave, la clave de confirmación (Ambas claves deben tener un mínimo de 8 caracteres y esta nueva clave no se repita en las últimas 5 claves ingresadas anteriormente) y luego presione el botón “Grabar”.
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