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MANUAL DE SEGURIDAD-SPRINGSEDALIB S.A.

SL_MAN_025.00_2008_ENTRENAMIENTO Mejores Procesos CMMI Nivel III Manual

Seguridad Spring

Historial de DocumentoRegistro de CambiosFecha 20/01/09 Versin 001.00 Justificacin Anlisis Impacto Autor

DistribucinRol Gerentes de rea Jefes de Proyecto Consultores HelpDesk

Propiedades del Documentotem Ttulo del documento Autor Fecha de Creacin Fecha de Actualizacin Manual de Seguridad Spring Royal Systems S.A.C. 20/01/2009 20/01/2009 Detalle

RevisionesObservacin Autor Estado

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INDICE 1.1. 2.1. Maestro de Personas ................................................................................................... 4 Creacin de Usuario en el Maestro de Personas ................................................. 4 Creacin de Usuarios en el sistema ..................................................................... 8 Creacin de Perfiles en el sistema ....................................................................... 9 Seguridad General ....................................................................................................... 8 1.1.1. 2.1.2. 2.1.2. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 3.1. 3.2.

Creacin de Conceptos de Seguridad........................................................................ 11 Creacin de Autorizaciones a Usuarios .................................................................... 13 Ver Autorizaciones x Aplicacin ................................................................................. 15 Preferencias del Sistema............................................................................................ 15 Creacin o modificacin de conceptos de seguridad alterna ................................. 17

Creacin o Modificacin de Autorizaciones a Usuarios de la seguridad alterna...... 19

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1. Personas1.1. Maestro de Personas La seguridad para el maestro de personas se define por Seguridad Alterna (Admin.\Seguridad Alterna\Dar autorizaciones a usuarios). Ahora usted podr definir que usuarios pueden manejar solo personas, solo proveedores, solo clientes, solo empleados o combinar los accesos de acuerdo a las funciones del usuario.1.1.1. Creacin de Usuario en el Maestro de Personas

Ejecute la opcin MAESTROS-DEL SISTEMA SPRING - RELACIONADOS A PERSONAS PERSONAS, del men principal:

El maestro de Personas contiene la informacin acerca de las personas que tiene la empresa matriculados (Empleados, Clientes, Proveedores, Otros.) o que se deseen adicionar. Se podr dar el caso que un empleado es a la vez un Cliente o un Proveedor. El grupo Otros est establecido para definir aquellas personas que no estn dentro de la clasificacin dada por el Sistema (Empleados, Proveedores y Clientes). Funciones: Crear una nueva Persona: Para crear un nuevo registro presione el botn Nuevo. Modificar una Persona: Para modificar una Persona seleccinela con elRoyal Systems Pg. 4 de 23


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Mouse y presione el botn Modificar. Eliminar una Persona: Para eliminar una Persona, seleccinela con el Mouse y presione el botn Eliminar.

Esta ventana es utilizada para la Creacin y Modificacin de las Personas que tiene la empresa. Es importante que ingrese el Nombre de Bsqueda ya que permite realizar la bsqueda secuencial de la persona al ingresar los caracteres de bsqueda que son los mismos que se le dio en el Nombre de bsqueda. El Sistema enviar un mensaje de alerta al momento de ingresar una persona con el nmero de documento ya existente, evitando de sta manera que se duplique los datos. Si est conforme, presione el botn Aceptar, caso contrario, presione el botn Cancelar para anular los cambios o el ingreso. Para el caso de personas muestra 3 tabs generales. a) Primer Tab: INFORMACION GENERAL Este Tab se utiliza para ingresar informacin general de una persona:

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Despus de crearse el cdigo de Persona, se har la calificacin respectiva identificando si es proveedor, empleado o cliente. Para este caso se tendr que identificar en el maestro el cdigo o nombre de la persona creada, dar clic en el recuadro Maestro a Actualizar marcar la descripcin deseada y luego presionar el botn Modificar.

Luego de ello se activar un tab adicional de acuerdo al maestro deseado. a. Tab : EMPLEADOS Este Tab muestra los datos correspondientes a los EmpleadosRoyal Systems Pg. 6 de 23


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En el campo concerniente a Usuario de Red (PC) se ingresara el cdigo de acceso al sistema Spring.

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2. Seguridad2.1. Seguridad General

Maestro que permite al Administrador del Sistema el poder controlar la seguridad del sistema, el Sistema Spring permite que el acceso al aplicativo y opciones responda a las Polticas de Control Interno que deben de existir dentro de toda empresa en salvaguarda de sus activos e informacin propia. 2.1.2. Creacin de Usuarios en el sistema Ejecute la opcin ADMIN.- SEGURIDAD - MAESTROS DE USUARIO, del men principal

Ventana: Esta ventana contiene Informacin de todos los Usuarios que han sido registrados para trabajar dentro del Sistema Spring, obviamente las personas registradas como usuarios deben de haber sido matriculados como un tipo de Persona deberan ser Empleados dentro del respectivo Maestro de Personas. Funciones : Nuevo: Permite crear registrar a un nuevo usuario. Modificar: Permite modificar los datos registrados para un Usuario existente. Eliminar: Permite eliminar un Usuario existente, tras esta eliminacin cualquier aplicativo impedir el ingreso al Login del usuario eliminado.Royal Systems Pg. 8 de 23


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Ventana de Edicin Esta ventana es utilizada para la Creacin y Modificacin de los Usuarios del Sistema.

Informacin Usuario Usuario / Perfil Nueva Clave Nombre Expira ? Si/No , Fecha

Nueva Clave Ultimo Ingreso Estado Ultima Modificacin

Descripcin Registra el Username nombre de acceso del usuario Indica si es Usuario o Perfil de grupo de usuarios Registra la Clave Secreta (personal e intransferible) del usuario registrado Muestra el nombre del usuario registrado don el username Si se marca Si debe indicarse la Fecha de Expiracin en el campo Fecha e implica que hasta ese da el sistema le permitir el acceso al usuario. Ingresa la nueva clave de acceso del usuario Indica la fecha del ltimo ingreso al sistema Indica si el usuario est Activo o Inactivo Indica el Usuario y Fecha de la ltima modificacin

2.1.2.

Creacin de Perfiles en el sistema

Ejecute la opcin ADMIN.- SEGURIDAD - MAESTROS DE USUARIO, pulsara el botn nuevo y de inmediato se tendr la siguiente pantalla:

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A continuacin en el campo de tipo de usuario seleccionara la opcin PERFIL , el cual deshabilitara los campos de Usuario y Nombre el cual podr ser digitado por la persona responsable , para grabar dicha informacin pulsara por ultimo el botn de aceptar . Una vez creado el perfil se podr relacionar al usuario que ser controlado mediante dicho perfil, con solo pulsar el botn de perfil , segn imagen adjunta.

El cual mostrara la siguiente ventana

Esta ventana mostrara el perfil vs los usuarios relacionados, y al relacionar al usuario este mostrara a usuario con los perfiles relacionados. En la opcin del perfil (usuario) permitir insertar o eliminar ms usuarios (perfiles) de acuerdo a la necesidad y opciones que requiera controlar el usuario.Royal Systems Pg. 10 de 23


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2.2.

Creacin de Conceptos de Seguridad

Ejecute la opcin Admin.- Seguridad - Conceptos de Seguridad del menu principal Los conceptos de seguridad son las opciones del men del Sistema de Contabilidad, a las cuales podrn acceder los usuarios, a cada opcin del men se le conoce como Grupo, esto quiere decir que las opciones que aparecen en la Lnea de Men de la pantalla son los grupos. A cada grupo se le pueden aadir opciones que vendran a ser las funciones de cada grupo. Adicionalmente se tiene un grupo restringido llamado SYSTEM para los conceptos de seguridad del sistema compuesto por los siguientes conceptos vlidos:Concepto Descripcin FONDO SECADM SYSADM VOUAPP VOULIS Acceso a la Contabilidad Fondo Adm. Seguridad Contabilidad Adm. Sistema Contabilidad Vouchers Aprobacin Lista de Departamento Vouchers por

Al seleccionar la opcin del men se muestra la siguiente pantalla

Una vez que el sistema presenta la pantalla con la informacin existente, el usuario puede ejecutar las siguientes FUNCIONES, presionando los botones que se muestran a continuacin:

FUNCION Nuevo Modificar Eliminar

Descripcin Permite ingresar las opciones para un nuevo grupo Permite modificar los datos existentes de un grupo previamente registrado. Permite eliminar totalmente el registro del grupo existente.

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Seleccionada la opcin el sistema presenta la siguiente pantalla

Informacin Mostrada : Informacin Descripcin Aplicacin Se indica la aplicacin donde se registran las opciones de men Se indica a que grupo pertenece el nuevo concepto. Grupo

Descripcin (grp) Se muestra la descripcin del grupo. Concepto Descripcin ObjetoSe indica el cdigo del Concepto de Seguridad que se ingresa (opcin de men). Se indica la descripcin del concepto (opcin de men) Indica si el concepto de seguridad es una opcin del men o no. Slo los conceptos que pertenecen al grupo SYSTEM no son men y se debe marcar NO, ya que el sistema no reconocer esta informacin. Se muestra el nombre con el cual el Power Builder conoce la opcin. Este campo no est activado para el grupo SYSTEM, ya que este grupo no pertenece al men. Se indica si el concepto de seguridad es maestro o no.

Objeto Desc.: Es Maestro: Objeto Window Visible

de Este campo se activa cuando se indica que el concepto deseguridad es maestro, e indica el nombre del window maestro. Se indica si esta visible o no .

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2.3. Creacin de Autorizaciones a Usuarios Ejecute la opcin ADMIN.- SEGURIDAD DAR AUTORIZACIONES A USUARIO del menu principal

Lista Aplicativos

de

Al seleccionar un aplicativo le mostrara la lista de usuarios que tienen acceso

Esta ventana contiene Informacin de todos los Usuarios que tienen autorizacin para accesar y trabajar dentro de cada aplicativo. Las autorizaciones estn orientadas a controlar dos situaciones: a) administrar las opciones disponibles dentro del aplicativo; que implica desde tener acceso a consultas hasta la capacidad de crear, modificar y eliminar informacin b) administrar la seguridad del sistema; con esto el usuario puede incluso controlar la seguridad del sistema para los dems usuarios y adems poseer su propio perfil de trabajo,. Funciones : Nuevo: Permite ingresar las autorizaciones (Crear) para un nuevo usuario. Modificar: Permite modificar las Autorizaciones concedidas (Modificar) existentes para un usuario determinado. Eliminar: Permite eliminar todas las Autorizaciones que corresponden para un usuario existente. Copiar: Permite copiar todas las Autorizaciones que corresponden a un usuario X para un nuevo usuario, de manera que en principio ambos usuarios tengan los mismos accesos, obviamente una vez efectuada la copia es posible realizar las modificaciones que se crea conveniente. Ventana de Edicin Esta ventana es utilizada para el registro de las Autorizaciones a los diferentes usuarios. Presionado el botn NUEVO aparecer una pantalla donde seleccionando en elRoyal Systems Pg. 13 de 23


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campo Usuario se muestra una ventana con los Usuarios Disponibles de los cuales se deber seleccionar al usuario que se desea dar autorizaciones.Selecciona el usuario de la lista mostrada

Marca con un clickk las opciones autorizadas al s ario

Para Dar Autorizacin basta con dar CLICK sobre la opcin deseada, con ello se le habilita la opcin dentro del Men, si adems la opcin tiene 3 casilleros (N, M, E) entonces se debe de marcar cada uno de ellos para que puedan Crear (N), Modificar (M) Eliminar (E) De igual forma se autoriza el uso de reportes para el usuario seleccionado.

Marca con un clic las opciones autorizadas al usuario

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2.4. Ver Autorizaciones x Aplicacin Ejecute la opcin ADMIN.- SEGURIDAD - VER AUTORIZACIONES POR APLICACIN del menu principal

Seleccionara la aplicacin de cualquier modulo y de inmediato se visualizara los Cdigos de los conceptos de seguridad en la ventana de la izquierda al dar doble click sobre cualquiera de las lneas podr ver mas detalle en la ventana de la derecha el cual mostrara los usuarios autorizados al concepto. 2.5. Preferencias del Sistema Ejecute la opcin ADMIN. SEGURIDAD - PREFERENCIAS DEL SISTEMA del menu principal

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b) Esta ventana contiene Informacin de todos las preferencias que va a controlar el sistema, esta informacin se define al momento de que se implementa el sistema de cualquier aplicativo, con la finalidad que aparezca por defecto la informacin. Funciones : Nuevo: Permite ingresar las preferencias (Crear) para el sistema. Modificar: Permite modificar las preferencias existentes en el sistema. Eliminar: Permite eliminar todas las preferencias del sistema. Ventana de Edicin Esta ventana es utilizada para el registro de las preferencias en el sistema. Presionado el botn NUEVO aparecer una pantalla donde ingresara el cdigo de la preferencia, seleccionara la aplicacin del modulo en el cual se desea manejar la preferencia, de inmediato seleccionara el campo de Tipo de Valor y completara el valor de la preferencia, dependiendo lo seleccionado en el campo anterior por ultimo pulsara el botn aceptar.

Esta preferencias ingresadas podrn ser seleccionada al pulsar con un clic sobre el Men ARCHIVO - PREFERENCIAS se visualizara la siguiente ventana el cual se ubicara en el tab. De preferencia de usuario, segn imagen adjunta:

En dicha ventana podr agregar o eliminar las preferencias que se desea que tenga el usuario por defecto.Royal Systems Pg. 16 de 23


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3. Seguridad AlternaLa seguridad alterna permite mantener seguridad de la informacin por Compaa, Almacn, Centro de Costos y Cuentas Contables. Adicionalmente la seguridad para el maestro de personas tambin se maneja por esta pantalla. Para realizar esta definicin debe ir a la opcin Admin\Seguridad Alterna\Conceptos de Seguridad. Seleccionar la aplicacin Sistemas (SY) en la lista. 3.1. Creacin o modificacin de conceptos de seguridad alterna Ejecute la opcin ADMIN. - SEGURIDAD ALTERNA - CONCEPTOS DE SEGURIDAD del menu principal

Los grupos de conceptos de seguridad alterna son fijos: Cada grupo tendr conceptos, a los que tendrn acceso los usuarios. En el caso de estar registrando seguridad por almacn, compaa, centro de costos o cuentas contables, se habilitar el Conceptos, el cual mostrara una ventana para seleccionar los datos vlidos disponibles. En caso contrario tendr habilitado el botn insertar para indicar los conceptos manualmente. Los Cdigos de los Grupos deben ser:Descripcin de Seguridad Especial Compaas Centros de CostosRoyal Systems

Grupo Fijo COMPANIASOCIO CENTROCOSTOSPg. 17 de 23


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Almacenes Cuentas

ALMACEN CUENTAS

Departamentos para Aprobacin de DEPARTAMENTOVOUCHER Voucher

Al presionar el botn NUEVO o MODIFICAR se presenta la siguiente pantalla.

Informacin Mostrada : Informacin Aplicacin Grupo Descripcin Descripcin Extranjera Orden de Presentacin # Tipo de Detalle Estado Ultima Modificacin

Descripcin Indica la descripcin de la aplicacin donde se define el concepto Indica el grupo de conceptos Indica la descripcin del grupo de conceptos Indica la descripcin del grupo en ingls Indica el orden de presentacin del grupo Indica el tipo de detalle a considerar Indica si es activo o inactivo el concepto Muestra el usuario y fecha de la ltima modificacin del archivo

Conceptos vlidos# ConceptoRoyal Systems

Indica el nmero de orden del concepto dentro del grupo. Se indica el cdigo del concepto.Pg. 18 de 23


Seguridad Spring Se indica la descripcin del concepto. Indica el cdigo interno utilizado Indica si el concepto esta activo o inactivo. Indica el ltimo usuario que se modifico el concepto Indica la ltima fecha que se modifico el concepto Indica el nmero de orden de la opcin Indica el tipo de opcin Se indica la descripcin

Descripcin Cod. Interno Estado Ultima usuario Ultima fechaOpciones

#Tipo Descripcin

3.2. Creacin o Modificacin de Autorizaciones a Usuarios de la seguridad alterna Ejecute la opcin ADMIN. - SEGURIDAD ALTERNA - DAR AUTORIZACIONES A USUARIOS del menu principal

Para realizar esta definicin ubique el usuario y seleccione modificar. En caso de no estar registrado utilice la opcin Nuevo. Funciones : Nuevo: Permite ingresar un nuevo usuario. Modificar: Permite modificar un usuario ingresado previamente. Eliminar: Permite eliminar un usuario ingresado previamente. En el tab maestros generales aparecern los cuatro tipos de seguridad de personas disponibles .Para dar acceso al usuario debe hacer click sobre el concepto (hasta que aparezca una X a la izquierda), y luego marcar la columna U (Update) que le permitir al usuario poder efectuar modificaciones a ese tipo de persona.Royal Systems Pg. 19 de 23


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En el Tab Otros aparecern los grupos definidos para la seguridad por compaa, almacn, etc. Si da doble click sobre cada grupo aparecern los conceptos registrados. Aqu, debe marcar a cules conceptos tendr acceso el usuario (aparecer una X a la izquierda cuando este marcado). Finalmente grabar con el botn ACEPTAR

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4. Creacin de Maestros de ResponsablesUse la opcin MAESTROS - DEL SISTEMA SPRING -RELACIONADOS A LA PERSONA - RESPONSABLES del menu principal

Funcionalidad Est opcin permite registrar las personas integrantes de la organizacin (basado en el organigrama de la empresa) bajo un Esquema Jerrquico de Niveles de Responsabilidad (Usuario Aprobadores, Usuarios Autorizados) donde cada nivel posee un grado de responsabilidad y tiene funciones inherentes. El sistema relaciona un Cargo (que pertenece a algn Nivel de Responsabilidad) a un Empleado Responsable, permitiendo asignarles de acuerdo al Reglamento Interno Normas de Control Interno de la empresa- Montos de Aprobacin y Autorizacin para los desembolsos de obligaciones, pedidos de material, adelantos y otros. Funciones : Nuevo: Permite ingresar un nuevo maestro de responsable. Modificar: Permite modificar un usuario ingresado previamente. Eliminar: Permite eliminar un usuario ingresado previamente.

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Campo Codigo Descripcion Local Nivel Supervisor Usuario Aprobadores Usuarios Autorizados .

Descripcin Codigo del Responsable Descripcion del codigo de responsables Dos Niveles - Superior - Inferior Previamente tiene que haber sido clasificado en el mismo maestro de responsable como Nivel Superior Indica el nombre de que pueden realizar las consultas y a la vez aprobar los requerimientos como obligacion, (Administradores de Rubro). Indica las personas que solomante pueden realizar consultas, a las transacciones que tienen identificada su Administrador de rubro

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5. Reportes de SeguridadLos Reportes de seguridad son reportes netamente para el Administrador del sistema, el cual le permitira mantenerse informado de la siguiente informacin, segn se muestra a continuacin:

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