manual ingenieria de mantenimiento

5/11/2018 Manual Ingenieria de Mantenimiento - slidepdf.com

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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA

Manual de Normas, Procesos y Procedimientosde la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento

de la Universidad de los Andes

Edificio Administrativo 1º piso – Teléfonos: 58-0274-2401998 – 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: [email protected]

Pag. WEB: http://ulaweb.adm.ula.ve/dsia

SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DICIEMBRE 2006

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]



Elaborado por:Ing. María Andrea Ramírez MoralesDSIA – Diciembre 2006

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIOResolución No. CU 1050 Fecha: 14.05.07

Vigencia de la últimamodificación:

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-1/1

Materia:SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Asunto:

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Autoridades Universitarias

Léster Rodríguez HerreraRector

Humberto RuizVicerrector Académico

Mario Bonucci RossiniVicerrector Administrativo

Nancy Rivas de PradoSecretaria

Dirección de Servicios de InformaciónAdministrativa (DSIA)

Jesús A. Calderón Vielma

Mérida, Diciembre 2006







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-1/1



Asunto:

EQUIPO DE TRABAJO

EQUIPO DE TRABAJO

DISEÑO Y ELABORACIÓN DE:Ing. MARÍA ANDREA RAMÍREZ MORALES

COORDINACIÓN Y LÍDER DEL PROYECTOIng. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ

Especialista Organizacional de la DSIA

PERSONAL DIRECTIVO, ADMINISTRATIVO Y OBRERODE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES QUE INTERVIENENEN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS.

MÉRIDA, DICIEMBRE 2006







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICM-P1/3



Asunto:

ÍNDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO (SN)

MODELO DE JERARQUÍA DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELOS DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio. Cadena de Valor del Sistema de Negocio. Árbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales). Árbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo). Inventario de Procesos y Procedimientos Documentados para la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento.

PROCESOS FUNDAMENTALES

PF-1: DESARROLLO DE PROYECTOS Índice del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagrama de Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Información General del Proceso de Desarrollo de Proyectos. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PF-1.1. Elaboración de Propuesta de Desarrollo de Obras.PF-1.2. Desarrollo de Cálculos, Cómputos Métricos y Planos.

PF-2: CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA Índice del Proceso de Construcción de Planta Física. Diagrama de Proceso de Construcción de Planta Física. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Construcción de Planta Física. Información General del Proceso de Construcción de Planta Física. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PF-2.1: Elaboración de Diagnóstico de Obra.PF-2.2: Ejecución Física de Obra de Construcción.PF-2.3: Inspección de Avance Físico de Obras.

PF- 3: MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA Índice del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Diagrama de Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Información General del Proceso de Mantenimiento de la Planta Física. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PF-3.1: Procesamiento Solicitud de Servicio de Albañilería.PF-3.2: Procesamiento Solicitud de Servicio de Carpintería.PF-3.3: Procesamiento Solicitud de Servicio de Herrería.PF-3.4: Procesamiento Servicio de Solicitud de Pintura.PF-3.5: Procesamiento Solicitud de Servicio de Plomería.

PF-3.6: Procesamiento Solicitud de Servicio de Zona Verde.PF-3.7: Solicitud de Material en Almacén.PF-3.8: Ejecución Física de Trabajos de Mantenimiento.PF-3.9: Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento.










Asunto:


PROCESOS DE APOYO

PA-1. PLANIFICACIÓN DE OBRAS Índice del Proceso de Planificación de Obras. Diagrama de Proceso de Planificación de Obras. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Planificación de Obras. Información General del Proceso de Planificación de Obras. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PA-1.1: Programación de Ejecución de Obras.PA-1.2: Elaboración de Presupuesto de Obra.

PA- 2: ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS Índice del Proceso de Administración de Recursos y Servicios.. Diagrama de Proceso de Administración de Recursos y Servicios. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Administración de Recursos y Servicios. Información General del Proceso de Administración de Recursos y Servicios

Diagramas de Actividades y Procedimientos.PA-2.1: Compra de Material No Disponible en Almacén.PA-2.2: Licitación y Contratación de Obras.PA-2.3: Pago de Anticipos.PA-2.4: Pago de Valuaciones.PA-2.5: Planificación y Supervisión de Actividades.PA-2.6: Elaboración de Plan Operativo y Proyecto Presupuestario.PA-2.7: Registro de Distribución Administrativa.PA-2.8: Registro de Cuentadante.PA-2.9: Apertura de Cuentas Bancarias.PA-2.10: Conciliación de Cuentas Bancarias.PA-2.11: Apertura de Fondos en Anticipo.PA-2.12: Reposición de Fondos de Anticipo.PA-2.13: Rendición de Fondos de Anticipo.PA-2.14: Cierre de Fondos en Anticipo.PA-2.15: Apertura de Ingresos Propios.PA-2.16: Apertura de Caja Chica.

PA-2.17: Reposición de Caja Chica.PA-2.18: Cierre de Caja Chica.PA-2.19: Trámites Viáticos y Pasajes.PA-2.20: Ejecución de Compras Nacionales.PA-2.21: Adquisición de Bienes y Servicios.PA-2.22: Bienes Muebles.PA-2.23: Control de Inventario de Bienes Muebles.

PA- 3: APOYO SECRETARIAL. Índice del Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Jerarquía del Proceso de Apoyo Secretarial. Información General del Proceso de Apoyo Secretarial. Diagramas de Actividades y Procedimientos.

PA-3.1: Recepción de Solicitudes y Correspondencia.PA-3.2: Atención al Público.

PA-3.3: archivo de Documentación Procesada.PA-3.4: Solicitud de Documentos en Archivo.PA-3.5: Mantenimiento Interno de la Infraestructura de la Dirección de Ingeniería yMantenimiento.PA-3.6: Mensajería.










Asunto:


MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES Directorio Modelo Actor – Rol. Modelo Rol – Actividad. Matriz Actores – Procesos.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

ANEXOS Formatos – Planillas Utilizados en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. Reglamento de Contratación de Obras.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- INT-P1/1



Asunto:

INTRODUCCIÓN

Introducción

La Planta física de la Universidad de los Andes está constituida por los núcleos en los

Estados Mérida, Táchira y Trujillo. La planificación y consolidación de todos sus recintos es

labor de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento, ya que ella se encarga de buscar la

manera más eficiente de desarrollar, ejecutar y conservar la infraestructura de la misma.

Dicha Dirección fue creada en el año 1959 con el nombre de “Oficina de Planificación y

Construcciones Universitarias”, cuyo nombre se modifica en 1960 a “Dirección dePlanificación y Mantenimiento de la U.L.A.”, y en 1964 cambia nuevamente a “Dirección de

Construcciones y Mantenimiento de la U.L.A.” Es en 1978 cuando se llamó “Dirección de

Ingeniería y Mantenimiento de la U.L.A.”, nombre que actualmente se conserva.

Las funciones de la Dirección son llevadas a cabo mediante una Unidad de Proyectos que

produce las memorias descriptivas, cálculos, cómputos métricos, planos y análisis de costos;

una Unidad de Construcción encargada de la ejecución, ampliación, remodelación e

inspección de obras; y finalmente una Unidad de Mantenimiento para la conservación,

mejora y reparaciones en las áreas de herrería, carpintería, jardinería, cerrajería, albañileríay plomería. Todo lo anterior para lograr el desarrollo de la infraestructura de la Universidad y

evitar el deterioro de las edificaciones existentes.

Conociendo la importancia que implica la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento en la

Universidad de los Andes, se realiza un análisis mediante el Método BMM (Business

Modeling Method), desarrollado por los profesores Jonás Montilva y Judith Barrios de la

Escuela de Ingeniería de Sistemas de la Universidad de los Andes, que integra una

colección de modelado de negocios, para conformar el Manual de Normas, Procesos y

Procedimiento de dicha Dependencia, el cual es un instrumento de consulta acerca de la

información relacionada con los procesos y procedimiento formalmente establecidos para la

ejecución de los servicios que ofrece al Sistema de Ingeniería y mantenimiento de la

Universidad de los Andes. El mismo está dirigido a todo tipo de lectores, especialmente al

personal administrativo y obrero que labora en la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento,

que son quienes intervienen directamente en la ejecución de esas actividades.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ORG-P1/1



Asunto:

ORGANIGRAMA

Organigrama de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento

Figura 1. Organigrama de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento de la Universidad de los Andes.Fuente: Manual de Organización Dirección de Ingeniería y Mantenimiento







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MSN-P1/1



Asunto:

MODELO DE SISTEMA DE NEGOCIOS

MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIOS (SN)

MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS MODELO DE OBJETIVOS DEL SN MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SN MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO MODELO DE ACTORES Y UNIDADES-ORGANIZACIONALES







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MJS-P1/1

Materia:MODELO DE SISTEMAS DE NEGOCIO

Asunto:

MODELO DE JERARQUÍA DE SISTEMAS

Modelo de Jerarquía del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento

El Dominio de aplicación del manual, es decir, el sistema de negocios donde se ubica dichomanual, al cual prestará sus servicios, es la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

Para el diseño del Modelado de Jerarquía de Sistemas de Ingeniería y Mantenimiento fueutilizado el primer modelo de Derek Hitchins del material del curso Modelado de Sistemasutilizando UML 2.0 proporcionado por la Dirección de Servicios de Información Administrativa(DSIA). En la figura 2 se observa el Modelo de Jerarquía del Sistema de Ingeniería yMantenimiento, que en éste caso se encuentra formado por tres subsistemas (Proyecto,Construcción y Mantenimiento), y relacionada con siete sistemas, todos afines a un SistemaGerencial, internos al supra-sistema Administración Universitaria.

Figura 2. Modelo de Jerarquía de Sistemas de Ingeniería y Mantenimiento







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MON-P1/1


Asunto:

MODELO DE OBJETIVOS DE NEGOCIO DEL SN

Modelo de Objetivos de Negocio del Sistema de Ingeniería yMantenimiento

En la Figura 2 se puede observar el Modelo de Objetivos (Curso de Modelado de NegociosOrientado por Objetos de los Profesores Judith Barrios e Isabel Besembel) del Sistema deIngeniería y Mantenimiento, donde se destaca: Visión, Misión, Objetivo General y ObjetivosEspecíficos.

Figura 3. Modelo de Objetivos del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MRN-P1/1


Asunto:

MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SN

Modelo de Reglas de Negocio del SN

En el gráfico de la Figura 3 se observa el Modelo de Reglas del Negocio (Curso de Modeladode Negocios Orientado por Objetos de los Profesores Judith Barrios e Isabel Besembel), elcual es una clasificación de la base legal que soporta los procesos del Sistema de Ingenieríay Mantenimiento de la Diversidad de los Andes.

Figura 4. Modelo de Reglas del Negocio del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPS - P1/1

Materia:MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA

Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DELSISTEMA DE NEGOCIO (SN)

DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES)

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO) CANTIDAD DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTADOS PARA LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA YMANTENIMIENTO







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPS - P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Diagrama de Procesos de Sistema de Negocio

Figura 5. Diagrama de Proceso del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- CVS - P1/1


Asunto:

CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Cadena de Valor del Sistema de Negocio

Figura 6. Cadena de Valor del Sistema de Ingeniería y Mantenimiento







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- APF - P1/1


Asunto:

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS(FUNDAMENTALES)

Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales

Figura 7. Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- APP - P1/1


Asunto:

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO)

Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo

Figura 8. Árbol de Procesos y Procedimientos de Apoyo







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- APP - P1/1


Asunto:

ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYO)

Inventario de Procesos y Procedimientos Documentados para laDirección de Ingeniería y Mantenimiento

PROCESO Número de Procedimientos


Desarrollo de Proyectos 2

Construcción de Planta Física 3

Mantenimiento de la Planta Física 9PROCESOS DE APOYO

Planificación de Obras 2

Administración de Recursos y Servicios 21

Apoyo Secretarial y de Servicios 6

Número Total de Procedimientos 43

Tabla 1. Cantidad de Procesos y Procedimientos ejecutados por la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PF - P1/1

Materia:MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Asunto:



PROCESO PF-1. DESARROLLO DE PROYECTOS PROCESO PF-2. CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA PROCESO PF-3. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DP - P1/1

Materia:PROCESOS FUNDAMENTALES

Asunto:

DESARROLLO DE PROYECTOS

PROCESO PF-1

DESARROLLO DE PROYECTOS







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IPF1 - P1/1

Materia:DESARROLLO DE PROYECTOS

Asunto:

ÍNDICE DEL PROCESO

PROCESO PF-1.- DESARROLLO DE PROYECTOS

Diagrama de Procesos de Desarrollo de Proyectos

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Desarrollo de Proyectos

Información General de Desarrollo de Proyectos

o Objetivo

o Clientes: iniciales y finales

o Dependencias y/o personas vinculadas

o Entradas

o Salidas

o Fronteras

o Base legal relacionada

o Recursos: Humanos, Presupuestario-Financieros, de Infraestructura, Tecnológicos:

Organizacionales y Computacionales y de Materiales y Equipos.

Diagramas de Actividad y Procedimientos:

PF-1.1. Elaboración de Propuesta de Desarrollo de Obras

PF-1.2. Desarrollo de Cálculos, cómputos Métricos y Planos







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPF1 - P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

DIAGRAMA DE PROCESO DE DESARROLLO DE PROYECTOS

Figura 9. Diagrama de Procesos de Desarrollo de Proyectos







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJF1 - P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE DESARROLLODE PROYECTOS

Fi ura 10. Dia rama de Jerarquía de Procesos de Desarrollo de Proyectos







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGPF1 – P2/2


Asunto:

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO

INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE DESARROLLO DEPROYECTOS

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la elaboración y desarrollo de losproyectos de Construcción, Ampliación y Remodelación de la PlantaFísica de la Universidad de los Andes de acuerdo a regulaciones yespecificaciones emanadas por la Unidad o Dirección de Planificación yDesarrollo (PLANDES).

CLIENTES INICIALES

o Autoridades Universitarias

o Dependencias Universitarias

o Gobierno (OPSU)

FINALES



o Gobierno (OPSU)

DEPENDENCIAS Y/OPERSONAS

VINCULADAS

INTERNAS

o Ingeniero de Proyectos.

o Arquitecto.o PLANDES.

o Técnicos.

o Topógrafos.

o Laboratorios.

ENTRADAS Diagnóstico de la Obra elaborado por PLANDES. Anteproyecto de la Obra elaborado por la DIM..

SALIDAS Programa de Desarrollo del Proyecto. Proyecto ejecutivo integral que incluye: Proyecto de Ingeniería y

Proyecto Arquitectónico. Planos del Proyecto y Especificaciones del Proyecto.

FRONTERAS SE INICIA Cuando PLANDES informa sobre las regulaciones y requerimientosen cuanto a espacios y tipología de la Obra.

SE TERMINA Cuando la DIM entrega los planos a PLANDES para el Visado de









Asunto:


los mismos.

BASE LEGALRELACIONADA

Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional

OCEPRO. Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de

Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001).

Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento. Normas COVENIN.

Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de

Obras.

Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros. Regulaciones de OPSU para la elaboración y ejecución de obras.

RECURSOS HUMANOS

o Ingenieros, Arquitectos, Técnicos y Proyectistas de laDirección de Ingeniería y Mantenimiento.

TECNOLÓGICOS

o Programas Computarizados de Ingeniería y Arquitectura.

INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias.

o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto Ordinario.

o Asignaciones especiales OPSU para proyectos específicos.

MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina.

o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

Página: MNPP- DAPPF1 –P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES YPROCEDIMIENTOS DE DESARROLLO DE

PROYECTOS








Página: MNPP- DAPF1.1 -P1/1

Materia:ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE DESARROLLO DE

OBRAS

Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES








Página: MNPP- DNPF1.1 –P1/1

Materia:ELABORACIÓN DE PROPUESTA DE DESARROLLO DE

OBRAS

Asunto:

DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE ACCIÓNINGENIERO DEPROYECTOS(Unidad de

Proyectos de Obra)

1. Recibe los lineamientos de la Obra de las Unidades deConstrucción y/o Mantenimiento.

2. Realiza el estudio de proyectos elaborados anteriormente deexperiencias similares.

3. Elabora el Programa Arquitectónico con el Arquitecto de laObra.

4. Realiza el Estudio del Terreno donde se ejecutará la Obra y defactibilidad de espacio.

5. Elabora las primeras aproximaciones del desarrollo del proyectode la Obra.

6. Estudia las posibles alternativas de desarrollo del Proyecto deObra y selecciona la más conveniente de acuerdo a criteriosestablecidos.

7. Estudia con el Director de la DIM, la factibilidad, tanto técnicacomo presupuestaria de la ejecución de la Obra.

Si No es factible,8.1. Notifica a la dependencia solicitante, por escrito, la no

ejecución de la Obra.

En caso de ser factible,8.2. Elabora y envía a PLANDES Informe con

especificaciones de Obra y Presupuesto Referencial.

(Se ejecuta el Procedimiento PF-1.2 de Desarrollo de

Cálculos, Cómputos Métricos y Planos).

8.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y la envía a laUnidad de Apoyo Administrativo. (Se ejecuta el

Procedimiento PA-2.3 de Contratación de Obras).








Página: MNPP- DAPF1.2 –P1/1

Materia:DESARROLLO DE CÁLCULOS, CÓMPUTOS MÉTRICOS Y

PLANOS

Asunto:










Materia:DESARROLLO DE CÁLCULOS, CÓMPUTOS MÉTRICOS Y

PLANOS

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓN

INGENIERO DE PROYECTOS(Civil)

(Unidad de Proyectos de Obras)

1. Recibe Instructivo de la Obra.2. Revisa el Instructivo de la Obra con el Arquitecto.

ARQUITECTO(Unidad de Proyectos de Obras)

3. Elabora Planos de Plantas Arquitectónicas,Fachadas y Cortes.

INGENIERO DE PROYECTOS

(Civil)(Unidad de Proyectos de Obras)

4. Ejecuta Cálculos de la Estructura.

5. Ejecuta Cálculos Hidráulicos.6. Ejecuta Cálculos de las Instalaciones Sanitarias.7. Elabora los Planos Estructurales, Hidráulicos y

Sanitarios.

INGENIERO DE PROYECTOS(Electricista)


8. Ejecuta Cálculos de las Instalaciones Eléctricas.9. Elabora los Planos de las Instalaciones Eléctricas.

INGENIERO DE PROYECTOS

(Civil)(Unidad de Proyectos de Obras)

10. Ejecuta los Cómputos Métricos.

11. Forma Proyecto Ejecutivo Integral.12. Firma Proyecto Ejecutivo Integral.

INGENIERO DE PROYECTOS(Electricista)


13. Firma Proyecto Ejecutivo Integral.

ARQUITECTO(Unidad de Proyectos de Obras)

14. Firma el Proyecto Ejecutivo Integral.

INGENIERO PLANIFICADORCENTRAL

(Unidad de Planificación deObras)

15. Revisa el Proyecto Ejecutivo Integral.16. Entrega Planos del Proyecto a PLANDES. (Se

ejecuta el Procedimiento PF-2.2 de Ejecución

Física de la Obra de Construcción, Ampliación o

Remodelación).







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- CPF - P1/1


Asunto:

CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA

PROCESO PF-2








SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICPF2 – P1/1

Materia:CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA

Asunto:


PROCESO PF-2.- CONSTRUCCIÓN DE PLANTA FÍSICA

Diagrama de Procesos de Construcción de Planta Física

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Planta Física

Información General de Construcción de Planta Física

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteras


o Formularios




PF-2.1. Elaboración de Diagnóstico de Obra

PF-2.2. Ejecución Física de Obra de Construcción

PF-2.3. Inspección de Avance Físico de Obras








Página: MNPP- DPPF2 –P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESOS

DIAGRAMA DE PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE PLANTA

FÍSICA

Figura 11. Diagrama de Proceso de Construcción de Planta Física







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJPF2 – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE CONSTRUCCIÓNDE PLANTA FÍSICA

Figura 12. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Construcción de Planta Física









Asunto:


INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE

PLANTA FÍSICA

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos para la ejecución de Construcciones, Ampliaciones yRemodelaciones de la Planta Física de la Universidad de los Andes.

CLIENTES INICIALES o Autoridades Universitariaso Dependencias Universitarias

FINALES o Autoridades Universitariaso Dependencias Universitarias

DEPENDENCIASY/O PERSONASVINCULADAS

INTERNAS o Dependencia Universitariao Dirección de Ingeniería y Mantenimientoo Sección correspondiente al tipo de trabajoo Almacéno Unidad de Apoyo Administrativo (UAA)

EXTERNAS o Empresas Contratistaso Empresas Proveedoras

ENTRADAS Solicitud de Obra de Construcción, Ampliación o Remodelación por parte de lasDependencias Universitarias o Autoridades de la Universidad emitidas a la Dirección deIngeniería y Mantenimiento de la Universidad de los Andes.

SALIDAS Obra de Construcción, Ampliación o Remodelación ejecutada.

FRONTERAS SE INICIA Cuando la secretaria de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento recibe la solicitudde Construcción, Ampliación o Remodelación por parte de Dependencia Universitariao Autoridad de la Universidad.

SE TERMINA Cuando se entrega la Obra a la dependencia beneficiaria.









Asunto:



Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional OCEPRO. Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT)

(26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero (28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento. Normas COVENIN.

Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros.

FORMULARIOS Formato u oficio de “Solicitud de Servicio”. Orden de Solicitud de Material en Almacén. Formato de “Solicitud de Compra de Materiales”.

RECURSOS HUMANOS o Autoridades Universitarias.o Decanos de Facultades.o Directores de Escuelas.o

Director de Ingeniería y Mantenimiento.o Secretaria de la dirección de Ingeniería y Mantenimiento.o Jefes de Mantenimiento y Reparaciones de Secciones.o Proyectistas.o Supervisores de Mantenimiento.o Albañiles, Carpinteros, Herreros, Pintores, Plomeros y Jardineros de la

Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.o Almacenista.

TECNOLÓGICOS o Programas Computarizados de Ingeniería y Arquitectura.o Sistema Computarizado de Inventario y Control de Almacén.

INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias.o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias que intervienen en el

proceso. MATERIALES Y EQUIPOS

o Materiales y equipos de oficina.o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.o Materiales y equipos de Construcción.










Asunto:

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES YPROCEDIMIENTOS DE CONSTRUCCIÓN DE

PLANTA FÍSICA









Materia:ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO DE OBRA

Asunto:










Materia:ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICO DE OBRA

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓN

INGENIEROINSPECTOR(Unidad de

Construcción)

1. Recibe de la Secretaria de la dirección Oficio de Construcción,Ampliación o Remodelación.

2. Verifica si la Solicitud realmente corresponde a Construcción,Ampliación o Remodelación.

En caso que No corresponda,2.1. Devuelve Solicitud a la Secretaria, con observaciones

técnicas. En caso que Si corresponda,

2.2. Numera Solicitud por orden de llegada y coloca fecha.2.3. Registra la solicitud en el computador.2.4. Asigna prioridad a la obra reunido con el Director.2.5. Asigna al personal que se encargará de elaborar el

Proyecto de Obra.2.6. Programa fecha y hora de visita al sitio de trabajo.2.7. Notifica al personal encargado de ejecutar el Proyecto de

Obra la fecha y la hora de visita al sitio de trabajo.2.8. Visita sitio de trabajo con el personal encargado del

Proyecto de Obra.

2.9. Elabora Diagnóstico de la Obra y lo envía a Desarrollode Proyectos. (Se ejecuta el Procedimiento PA-1.1 de

Programación de Ejecución de Obras).









Materia:EJACUCIÓN FÍSICA DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

Asunto:










Materia:EJECUCIÓN FÍSICA DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNINGENIERO INSPECTOR

(Unidad deConstrucción)

1. Recibe de PLANDES los planos visados y la autorizaciónpara construir.

2. Incluye planos visados y autorización de construcción en elProyecto Ejecutivo Integral.

3. Hace copia del Proyecto Ejecutivo Integral.4. Entrega copia del Proyecto Ejecutivo Integral a la Empresa

Contratista.5. Verifica con la Empresa Contratista si hay dudas referentes

a la Obra, En caso que existan dudas,

5.1. Aclarar dudas a la Empresa Contratista.(Continúa el paso 6).

En caso contrario,6. Recibe, revisa y firma el Acta de Inicio de la Obra

elaborada por la Empresa Contratista.7. Envía Acta de Inicio al Director.

DIRECTOR DE LA DIM 8. Revisa Acta y coloca firma de autorización de Inicio de laObra.

9. Envía Acta de Inicio a la Unidad de Apoyo Administrativo.

ASISTENTEADMINISTRATIVO(Unidad de Apoyo

Administrativo)

10. Fotocopia Acta de Inicio.11. Coloca Acta de Inicio original en la Carpeta de Proyecto

de Obra.12. Entrega a la Empresa Contratista la copia del Acta de

Inicio.

EMPRESACONTRATISTA

13. Inicia la ejecución de la Obra. (Se ejecuta el

Procedimiento 2.3 de Inspección de Avance Físico de

Obras).









Materia:INSPECCIÓN DE AVANCE FÍSICO DE OBRAS

Asunto:










Materia:INSPECCIÓN DE AVANCE FÍSICO DE OBRAS

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNINGENIEROINSPECTOR(Unidad de

Construcción)

1. Elabora Cronograma de visitas de inspección de la Obra.2. Visita el sitio donde se ejecuta la Obra, con los planos, las

especificaciones del Proyecto en mano y los implementosrequeridos.

3. Realiza las observaciones y mediciones necesarias.4. Verifica que la Obra se esté ejecutando correctamente de

acuerdo con los planos y las especificaciones. Si no se cumple,

4.1. Manda a demoler lo que se está ejecutandoincorrectamente y que se haga de nuevo.

En caso que se esté ejecutando correctamente,4.2. Notifica a la Empresa Contratista la correcta ejecución de

la obra.5. Elabora Informe de Avance Físico de la Obra y Valuación de la

misma..6. Notifica al Ingeniero Planificador Central y al Director el avance

físico de la Obra.7. Incluir Valuación en el Proyecto de Obra.8. Archiva Informe de Avance Físico de la Obra.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- MPF – P1/1


Asunto:

MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

PROCESO PF-3










Materia:MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

PROCESO PF-3. MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA

Diagrama de Procesos de Mantenimiento de la Planta Física

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Mantenimiento de la Planta Física

Información General de Mantenimiento de la Planta Física

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteras


o Formularios




PF-3.1. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Albañilería

PF-3.2. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Carpintería

PF-3.3. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Herrería

PF-3.4. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Pintura

PF-3.5. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Plomería

PF-3.6. Procesamiento de Solicitud de Servicio de Zona Verde

PF-3.7. Solicitud de Material en Almacén

PF-3.8. Ejecución Física de Trabajos de Mantenimiento

PF-3.9. Inspección de Ejecución de Trabajos de Servicio de Mantenimiento










Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

DIAGRAMA DE PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTAFÍSICA

Figura 13. Diagrama de Proceso de Mantenimiento de la Planta Física







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJPF3 – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE MANTENIMIENTO DELA PLANTA FÍSICA

Figura 14. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Mantenimiento de la Planta Física









Asunto:


INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE MANTENIMIENTODE LA PLANTA FÍSICA

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la ejecución de Servicios deMantenimiento de la Planta Física de la Universidad de los Andes.

CLIENTES INICIALES



FINALES

o Autoridades Universitariaso Dependencias Universitarias

DEPENDENCIAS Y/OPERSONASVINCULADAS

INTERNAS

o Dependencia Universitaria

o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento

o Sección correspondiente al tipo de servicio

o Almacén

o Unidad de Apoyo Administrativo (UAA).

EXTERNAS

o Empresas Contratistas

o Empresas ProveedorasENTRADAS Solicitud de Servicio de Mantenimiento por parte de Dependencias

Universitarias a la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

SALIDAS Servicio de Mantenimiento a Dependencias Universitarias en las áreasde albañilería, carpintería, herrería, pintura, plomería y zona verde.

FRONTERAS SE INICIA Cuando la secretaria de la Dirección de Ingeniería y Mantenimientorecibe la solicitud de Servicio de Mantenimiento por parte deDependencias Universitarias.

SE TERMINA

Cuando la Dependencia Universitaria recibe conforme el trabajo demantenimiento ejecutado.









Asunto:



Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela(1999).

Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y Profesiones Afines. Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicio Profesional

OCEPRO. Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de

Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero (28/03/90).

Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento. Normas COVENIN. Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de

Obras. Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros.

FORMULARIOS Formato de “Solicitud de Servicio”. Orden de Solicitud de Material en Almacén.

Formato de “Solicitud de Compra de Materiales”.

Actas.

RECURSOS HUMANOS o Autoridades Universitarias.

o Decanos de Facultades.

o Directores de Escuelas.

o Director de Ingeniería y Mantenimiento.

o Secretaria de la dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

o Jefes de Mantenimiento y Reparaciones de Secciones.

o Supervisores de Mantenimiento.

o

Albañiles, Carpinteros, Herreros, Pintores, Plomeros yJardineros de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

o Almacenista.

o Obreros. TECNOLÓGICOS

o Sistema Computarizado de Inventario y Control deAlmacén.









Asunto:


INFRAESTRUCTURA

o Dependencias Universitarias.


PRESUPUESTARIO - FINANCIERO

o Presupuesto asignado a las Dependencias Universitarias queintervienen en el proceso.

MATERIALES Y EQUIPOS

o Materiales y equipos de oficina.

o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.

Materiales y Equipos en las áreas de: albañilería, carpintería, herrería,pintura, plomería y zona verde.










Asunto:


DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES YPROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO DE

LA PLANTA FÍSICA









Materia:PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE

ALBAÑILERÍA

Asunto:

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES










ALBAÑILERÍA

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNJEFE DE MANTENIMIENTO YREPARACIONES SECCIÓN

ALBAÑILERÍA(Unidad de Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que laSecretaria de la Dirección coloca en su casillero y verificasi la solicitud corresponde a la Sección de Albañilería.

En caso que no corresponda,1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria

de la Dirección.

En caso que si corresponda a la Sección deAlbañilería realiza los siguientes pasos.

1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y lecoloca la fecha.1.3. Registra la Solicitud en su computador.1.4. Realiza visita al sitio con el Supervisor de

Mantenimiento y verifica la existencia denecesidad de ejecución del trabajo solicitado.

En caso que No ser precedente,1.4.1. Notifica por escrito a la Dependencia

solicitante que no se ejecutará el trabajosolicitado.

En caso que Sí se requiera la ejecución deltrabajo, realiza lo siguiente.

1.5. Asigna prioridad al trabajo reunido con elDirector de la DIM.

1.6. Planifica la ejecución del trabajo demantenimiento, con el apoyo de técnicos en laelaboración de las mediciones.

1.7. Determina los recursos Materiales y de Personalrequeridos para la Obra.

1.9. Elabora Informe con las Especificaciones dela Obra y el Presupuesto referencial.










ALBAÑILERÍA

Asunto:


1.9. Determina con el Director de la DIM el modo deejecución del trabajo, bien sea con PersonalInterno de Ingeniería y Mantenimiento, o conContratación Externa de una Empresa.

Si es con Personal Interno1.9.1. Notifica al Supervisor de Mantenimiento

de la Sección y a los albañiles, el plande ejecución de la obra.

1.9.2. Elabora Orden de solicitud de

Materiales en Almacén. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud de

Material en Almacén. Si requiere Contratación Externa de una

Empresa,1.9.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra y

la envía a Administración.(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de

Contratación de Obras).










CARPINTERÍA

Asunto:











CARPINTERÍA

Asunto:



CARPINTERÍA(Unidad de Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que laSecretaria de la Dirección coloca en su casillero y verificasi la solicitud corresponde a la Sección de Carpintería.

En caso que no corresponda,1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria

de la Dirección.

En caso que si corresponda a la Sección deCarpintería realiza los siguientes pasos.

1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y lecoloca la fecha.1.3. Registra la Solicitud en su computador.1.4. Programa fecha y hora de visita al sitio de trabajo

a la cual debe asistir junto con el Supervisor deMantenimiento de la Sección.

1.5. Realiza visita al sitio con el Supervisor deMantenimiento y verifica la existencia denecesidad de ejecución del trabajo solicitado. En caso que No se requiera trabajo,1.5.1. Notifica por escrito a la Dependencia

solicitante que no se ejecutará el trabajosolicitado.

En caso que Sí se requiera la ejecución deltrabajo, realiza lo siguiente.

1.6. Determina los recursos Materiales y de Personalrequeridos para la Obra.

1.8. Define con el Jefe de Taller si se ejecutará concontratación o por el taller. Si es con Personal Interno de la DIM

1.8.1. Coordina con el Jefe de Taller ydesignan la ejecución del trabajo.

1.8.2. Elabora Orden de solicitud deMateriales en Almacén. (Se ejecuta

el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud

de Material en Almacén.










CARPINTERÍA

Asunto:


Si requiere Contratación Externa de una

Empresa,1.8.3. Consigna para contratar. (Se ejecuta

el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de Obras).










HERRERÍA

Asunto:











HERRERÍA

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNJEFE DE OBRAS

SECCIÓN HERRERÍA(Unidad de

Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Direccióncoloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Secciónde Herrería. En caso que No corresponda,

1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.

En caso que Si corresponda a la Sección de Herrería realiza lossiguientes pasos.1.2. Asigna prioridad al trabajo1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada identificando

claramente las prioridades.

1.4. Registra la Solicitud en el computador.1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento.1.6. Programa con Supervisor inspección si es necesario al sitio de

trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,

1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo.1.6.2. Cuantifica el material a utilizar.

En caso que No sea necesaria la inspección,1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y

ejecución de los trabajos.

SUPERVISOR DEMANTENIMIENTO

(Unidad deMantenimiento)

1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo

En caso que Sí hay necesidad,1.7.1. Ejecuta de inmediato la Orden.

En caso que No hay necesidad,1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.

1.8. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requeridopara la solicitud.

1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para laejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7

de Solicitud de Material en Almacén). 1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.

JEFE DE OBRASSECCIÓN HERRERÍA(Unidad de

Mantenimiento)

1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén.1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-

2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén). 1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución.1.14. Elabora reporte de cada actividad.









Materia:PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE PINTURA

Asunto:











Asunto:



PINTURA(Unidad de Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que laSecretaria de la Dirección coloca en su casillero yverifica si la solicitud corresponde a la Sección dePintura.

En caso que no corresponda,1.1. Realiza la devolución inmediata a la

Secretaria de la Dirección.

En caso que si corresponda a la Sección de

Pintura realiza los siguientes pasos.1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y lecoloca la fecha.

1.3. Registra la Solicitud en su computador.1.4. Programa fecha y hora de visita al sitio de

trabajo.1.5. Realiza visita al sitio y verifica la existencia

de necesidad de ejecución del trabajosolicitado. En caso que No se requiera trabajo,

1.5.1. Notifica por escrito a laDependencia solicitante que nose ejecutará el trabajo solicitado.

En caso que Sí se requiera la ejecucióndel trabajo, realiza lo siguiente.

1.6. Planifica la ejecución del trabajo demantenimiento.

1.7. Asigna prioridad al trabajo reunido con elDirector de la DIM.

1.8. Determina los recursos Materiales y dePersonal requeridos para la Obra.

1.9. Efectúa mediciones con el personal auxiliar.1.10. Elabora Informe con las Especificaciones de la

Obra y prepara el Presupuesto Referencial.










Asunto:


1.11. Determina con el Director de la DIM el modo deejecución del trabajo, bien sea con PersonalInterno de Ingeniería y Mantenimiento, o conContratación Externa de una Empresa.

Si es con Personal Interno1.11.1. Notifica al Supervisor de

Mantenimiento de la Sección y a lospintores, el plan de ejecución de laobra.

1.11.2. Elabora Orden de solicitud deMateriales en Almacén. (Se ejecuta

el Procedimiento PF-3.7 de Solicitud

de Material en Almacén. Si requiere Contratación Externa de una

Empresa,1.11.3. Elabora Carpeta de Proyecto de Obra

y la envía a Administración.(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de

Contratación de Obras).










PLOMERÍA

Asunto:











PLOMERÍA

Asunto:



SECCIÓN PLOMERÍA(Unidad de

Mantenimiento)

1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Direccióncoloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Secciónde Plomería. En caso que no corresponda,

1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección.

En caso que si corresponda a la Sección de Plomería realiza lossiguientes pasos.1.2. Asigna prioridad al trabajo1.3. Numera la Solicitud por Orden de llegada identificando

claramente las prioridades.

1.4. Registra la Solicitud en el computador.1.5. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento.1.6. Programa con Supervisor inspección si es necesario al sitio de

trabajo dependiendo del trabajo requerido. En caso que Sí sea necesaria la inspección,

1.6.1. Verifica y justifica la ejecución del mismo.1.6.2. Cuantifica el material a utilizar.

En caso que No sea necesaria la inspección,1.6.3. Entrega al supervisor para la programación y

ejecución de los trabajos.



1.7. Verifica la necesidad de ejecución del trabajo

En caso que Sí hay necesidad,1.7.1. Ejecuta de inmediato la orden.

En caso que No hay necesidad,1.7.2. Reporta al Jefe de Obras de la sección.

1.9. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica el material requeridopara la solicitud.

1.9. Solicita el material requerido existente en el almacén para laejecución de la solicitud. (Se ejecuta el Procedimiento PF-3.7

de Solicitud de Material en Almacén). 1.10. Entrega el material al personal para la ejecución.

JEFE DE OBRASSECCIÓN PLOMERÍA(Unidad de

Mantenimiento)

1.11. Determina recursos materiales no disponibles en el almacén.1.12. Solicita compra del material. (Se ejecuta el Procedimiento PA-

2.1 de Compra de Materiales No Disponibles en Almacén). 1.13. Cuantifica el material gastado en la ejecución.1.14. Elabora reporte de cada actividad.









Materia:PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ZONA

VERDE

Asunto:










Materia:PROCESAMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIO DE ZONA

VERDE

Asunto:



SECCIÓN DE ZONAVERDE


1. Recibe el Oficio de Solicitud de Servicio que la Secretaria de la Direccióncoloca en su casillero y verifica si la solicitud corresponde a la Sección deZona Verde. En caso que no corresponda,

1.1. Realiza la devolución inmediata a la Secretaria de la Dirección. En caso que si corresponda a la Sección de Zona Verde realiza los

siguientes pasos.1.2. Numera la Solicitud por Orden de llegada y le coloca la fecha.1.3. Registra la Solicitud en su computador.1.4. Notifica sobre la Solicitud al Supervisor de Mantenimiento.

1.5. Programa con Supervisor de Mantenimiento fecha y hora devisita al sitio de trabajo.



1.6. Realiza visita al sitio de trabajo y verifica la existencia denecesidad de ejecución del trabajo solicitado En caso que No se requiera trabajo,

1.6.1. Notifica por escrito a la Dependencia solicitanteque no se ejecutará el trabajo solicitado.

En caso que Sí se requiera la ejecución del trabajo,1.6.2. Informa a Jefe de Sección sobre trabajo requerido.

JEFE DE OBRASSECCIÓN ZONA

VERDE(Unidad de

Mantenimiento)

1.7. Define tipo de ejecución del trabajo,

Si es ejecución directa por la sección,1.7.1. Asigna prioridad al trabajo dependiendo de la

gravedad o urgencia del daño.1.7.2. Determina recursos materiales y de personal

requeridos para el trabajo.1.7.3. Elaborar Presupuesto Referencial del trabajo.1.7.4. Asignar a Jardinero(s) ejecución del trabajo.1.7.5. Elaborar Lista de Materiales requeridos.1.7.6. Elabora Orden de solicitud de Material para Almacén.

(Se ejecuta el Procedimiento PA-3.7 de Solicitud de

Material en almacén).

Si es por contratación,1.7.7. Consigna en Administración para contratar. (Se

ejecuta el Procedimiento PA-2.3. de Contratación de

Obras).









Materia:SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN

Asunto:










Materia:SOLICITUD DE MATERIAL EN ALMACÉN

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNALMACENISTA

(Almacén)1. Recibe Orden de Solicitud de Material emitida por le Jefe de

Mantenimiento y Reparaciones de la Sección correspondienteal trabajo solicitado.

2. Chequea en Inventario la existencia del material especificadoen la Orden de Solicitud de Material.

En caso que no existan en su totalidad,2.1. Elabora Solicitud de Materiales. (Se ejecuta el

Procedimiento PA-2.1. de Compra de Materiales

No Disponibles en Almacén). En caso que si se encuentren en existencia los materialessolicitados realiza lo siguiente,2.2. Notifica la existencia del material al Supervisor de

Mantenimiento.2.3. Prepara el Material solicitado en Almacén.2.4. Registra Entrega del Material en el Sistema

Automatizado de Inventario y Control de Almacén.2.5. Numera e Imprime Nota de Entrega del Material.2.6. Entrega Material a Supervisor de Mantenimiento.2.7. Firma Nota de Entrega del Material.



2.8. Firma Nota de Entrega del Material.

ALMACENISTA(Almacén)

2.9. Entrega copia de Nota de Entrega del Material alSupervisor de Mantenimiento.

2.10. Archiva la Solicitud de Material y la Nota deEntrega. (Se ejecuta el Procedimiento P-3.5 de

Ejecución Física de Trabajos de Servicio de

Mantenimiento).









Materia:EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO

Asunto:










Materia:EJECUCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNJEFE DE MANTENIMIENTO YREPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE(Unidad de Mantenimiento)

1. Entrega las especificaciones de trabajo al obreroencargado de ejecutarlo y autoriza su la ejecucióndel mismo.

OBRERO EJECUTOR DELTRABAJO

(Unidad de Mantenimiento)

2. Ubica material y herramientas de trabajo de acuerdoa las especificaciones.

3. Se dirige al sitio donde fue solicitado el trabajo.

4. Verifica el daño por el cual se solicitó el servicio. Si no hay daño que reparar,4.1. Notifica a la Dependencia Solicitante y al

Jefe de la Sección la No necesidad deejecución del trabajo.

En caso que si haya daño que reparar,4.2. Toma las herramientas y los materiales

requeridos y ejecuta el trabajorespectivo. (Se ejecuta el Procedimiento

PF-3.9 de Inspección de Ejecución de

Trabajos de Servicio de Mantenimiento).









Materia:INSPECCIÓN DE EJECUCIÓN DE TRABAJOS DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO

Asunto:









Página: MNPP- DNPF3.9 -P1/1

Materia:INSPECCIÓN FÍSICA DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNSUPERVISOR DE MANTENIMIENTO / JEFE DEMANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE(Unidad de Mantenimiento)

1. Se dirige al sitio donde se ejecuta eltrabajo con las especificaciones delmismo.

2. Verifica que el trabajo se estéejecutando correctamente según lasespecificaciones.

En caso que No se estéejecutando el trabajo

correctamente,2.2. Pide al obrero querealice la corrección deltrabajo.

En caso que se estéejecutando el trabajocorrectamente,2.3. Notifica verbalmente al

obrero la correctaejecución de mismo.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PA - P1/1

Materia:MODELO DEL SISTEMA DE NEGOCIO

Asunto:

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE APOYO

PROCESO PA-1. PLANIFICACIÓN DE OBRAS PROCESO PA-2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS PROCESO PA-3. APOYO SECRETARIAL







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PAPO – P1/1

Materia:PROCESOS DE APOYO

Asunto:

PLANIFICACIÓN DE OBRAS

PROCESO PA-1








SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- POIC – P1/1

Materia:PLANIFICACIÓN DE OBRAS

Asunto:


PROCESO PA-1. PLANIFICACIÓN DE OBRAS

Diagrama de Procesos de Planificación de Obras

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Planificación de Obras

Información General de Planificación de Obras

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteras





PA-1.1. Programación de Ejecución de Obras

PA-1.2. Elaboración de Presupuesto de Obra







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PODP – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

DIAGRAMA DE PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE OBRAS

Figura 15. Diagrama de Proceso de Planificación de Obras.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PODJ – P1/1


Asunto:


DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE PLANIFICACIÓNDE OBRAS

Figura 16. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Planificación de Obras.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- POIG – P1/2


Asunto:

INFORMACIÓN GENERAL


OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la planificación y valuación deobras que ejecuta la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento parala constitución de la Planta Física de la Universidad de los Andes.

CLIENTES INICIALES o Autoridades Universitariaso

Dependencias Universitarias FINALES o Autoridades Universitarias



INTERNAS o Dependencia Universitaria

o Dirección de Ingeniería y Mantenimientoo Sección correspondiente al tipo de trabajo.

ENTRADAS Diagnóstico de Obra o Informe con Especificaciones elaboradopor el Ingeniero Encargado.

SALIDAS Programación y Valuación de la Obra a ejecutar.

FRONTERAS SE INICIA Cuando el Ingeniero encargado revisa el diagnóstico o lasespecificaciones de la obra para estimar el tiempo deejecución de la misma.

SE TERMINA Cuando el Ingeniero encargado termina la programación y lavaluación de la obra.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- POIG – P2/2


Asunto:



Constitución Nacional de la República Bolivariana deVenezuela (1999).

Ley del Ejercicio de la Ingeniería, Arquitectura y ProfesionesAfines.

Reglamento de la Oficina Coordinadora del ejercicioProfesional OCEPRO.

Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente

de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05).

Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero

(28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad. Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento. Normas COVENIN.

Ley Penal del Ambiente. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de

Obras.

Código de Ética Profesional del Colegio de Ingenieros.

RECURSOS HUMANOS

o Ingenieros de la Dirección de Ingeniería yMantenimiento.

TECNOLÓGICOS o Herramientas computacionales.

INFRAESTRUCTURA o Dependencias Universitarias.


PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias

Universitarias que intervienen en el proceso.

MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina.o Tecnología de Información: Hardware, Software,

Redes.








Página: MNPP- PODAP –P1/1


Asunto:


DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES YPROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACIÓN DE

OBRAS








Página: MNPP- DAPA1.1 –P1/1

Materia:PROGRAMACIÓN DE EJECUCIÓN DE OBRAS

Asunto:









Página: MNPP- DNPA1.1 –P1/1

Materia:PROGRAMACIÓN DE EJECUCIÓN DE OBRAS

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNINGENIERO PLANIFICADOR CENTRAL /

JEFE DE MANTENIMIENTO YREPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE

1. Ubica y revisa los lineamientos de la Obra o elInforme con especificaciones, cualquiera que sehaya elaborado dependiendo del tipo de trabajoque sea.

2. Estima el tiempo total en que podrá ejecutarse eltrabajo o la obra.

3. Revisa la programación ya existente que incluyeotros trabajos o actividades.

4. Verifica la existencia de obras pendientes

En caso que Sí hayan obras programadaspendientes,

4.1. Verificar la prioridad asignadaanteriormente,- Si es Urgente,

4.1.1. Se programa la obra parafecha inmediata,

- En caso que No sea Urgente,

4.1.2. Se programa a fecha futurapor orden de llegadatomando en cuenta trabajosantes programados.

En caso No hayan obras programadaspendientes,

4.2. Verifica la existencia de recursos detodo tipo para ejecutar la obra,- En caso que No existan los recursos

para ejecutarla,4.2.1. Se pospone la obra hasta que

los haya.- Si existen los recursos para

ejecutarla,

4.2.2. Se programa la obra parafecha inmediata. (Se

ejecuta el Procedimiento

PA-1.1 de Programación de

Ejecución de Obras).









Materia:ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO DE OBRA

Asunto:










Materia:ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO DE OBRA

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNINGENIERO PLANIFICADOR CENTRAL /

JEFE DE MANTENIMIENTO YREPARACIONES DE ÁREA

CORRESPONDIENTE

Utilizando los lineamientos de la Obra o elInforme con las Especificaciones delTrabajo,1. Determina los materiales que se

requerirán para la ejecución de la Obra.2. Estima la cantidad que se utilizará de

cada material.3. Determina los costos de esos

materiales, tomando en cuenta el tipo yla cantidad de cada uno de ellos.4. Establece las Herramientas que se

utilizarán en la ejecución de la Obra.5. Determina los costos que implicará la

utilización de esas herramientas, biensean propias o haya que adquirirlas por alguna otra vía.

6. Determina el tipo de personal requeridopara ejecutar la Obra.

7. Estima la cantidad de personal queserá necesario para la ejecución de laObra.

8. Estima el gasto en pago que seinvertirá en el personal que trabajará enel desarrollo de la Obra.

9. Estima los demás gasto que puedarequerir la ejecución de la Obra.

10. Determina el total de Recursosnecesarios para la Ejecución de laObra.

11. Elabora y Firma Presupuesto de Obra.12. Incluye el Presupuesto en el Proyecto

de Obra.










Asunto:

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

PROCESO PA-2

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS YSERVICIOS







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ICAR – P1/1

Materia:ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

Asunto:


PROCESO PA-2. ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y SERVICIOS

Diagrama de Procesos de Administración de Recursos y Servicios

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Administración de Recursos y servicios

Información General de Administración de Recursos y Servicios

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteraso Formularios





PA-2.1. Compra de Materiales No disponibles en Almacén

PA-2.2. Licitación y Contratación de Obras

PA-2.3. Pago de Anticipos

PA-2.4. Pago de Valuaciones

PA-2.5. Planificación y Supervisión de Actividades

PA-2.6. Elaboración de Plan Operativo y Proyecto PresupuestarioPA-2.7. Registro de Distribución Administrativa

PA-2.8. Registro de Cuentadante

PA-2.9. Apertura de Cuentas Bancarias

PA-2.10. Conciliación de Cuentas Bancarias

PA-2.11. Apertura de Fondos en Anticipo

PA-2.12. Reposición de Fondos en Anticipo

PA-2.13. Rendición de Fondos de Anticipo

PA-2.14. Cierre de Fondos en Anticipo

PA-2.15. Apertura de Ingresos Propios

PA-2.16. Apertura de Caja Chica

PA-2.17. Reposición de Caja ChicaPA-2.18. Cierre de Caja Chica

PA-2.19. Trámites de Viáticos y Pasajes

PA-2.20. Ejecución de Compras Nacionales

PA-2.21. Adquisición de Bienes y Servicios

PA-2.22. Bienes Muebles

PA.2.23. Control de Inventario de Bienes Muebles







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DPAR – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

DIAGRAMA DE PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS YSERVICIOS

Figura 17. Diagrama de Proceso de Administración de Recursos y Servicios







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- DJAR – P1/1


Asunto:


DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE PROCESO DE ADMINISTRACIÓNDE RECURSOS Y SERVICIOS

Figura 18. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Administración de Recursos y Servicios







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- IGAR – P1/4


Asunto:


INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓNDE RECURSOS Y SERVICIOS

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la administración ymovilización de recursos que se utilizan en la Dirección deIngeniería y Mantenimiento.

CLIENTES INICIALES o Empresas Contratistas

o Empresas Proveedoras

o Entidades Bancarias

o Personal de la DIM

FINALES o Empresas Contratistaso Empresas Proveedoraso Entidades Bancarias



INTERNAS o Administrador - Jefeo Asistente Administrativo

o Comisión de Licitaciones

o Dependencia Universitaria


o Almacén

o Dirección de Finanzas

o Dirección de Presupuestoo Caja

EXTERNAS o Empresas Contratistaso Empresas Proveedoras

o Entidades Bancarias









Asunto:


ENTRADAS Solicitudes de Compras de Materiales. Solicitudes de Anticipos. Acta de Terminación de Obras.

Solicitud de Definición de Políticas y Planes en MateriaPresupuestaria – Financiera para la Universidad.

Formularios para la elaboración de Plan Operativo y Proyectode Presupuesto.

Convocatoria de Retiro de Material de la DistribuciónAdministrativa.

Decreto de Nombramiento de Cuentadante. Comunicación de Apertura de Cuenta Bancaria. Solicitudes de Porciones de Fondos de Trabajo. Solicitud de Corte de los Registros por concepto de Ingresos

Propios.

Facturas y/o Solicitudes de gastos.

Circular de Códigos Financieros.

Solicitudes de Financiamientos de Viáticos y Pasajes. Notas de Pedidos de Materiales y Equipos.

SALIDAS Cheques de pago a Empresas Proveedoras y/o Contratistas.

Plan Operativo y Proyecto Presupuestario.

Retiro de Material de la Distribución Administrativa. Cuentadante Registrado. Cuentas Bancarias. Ingresos Propios. Caja Chica. Pagos de Viáticos y Pasajes. Compras Nacionales.

Bienes y Servicios.









Asunto:



Constitución Nacional de la República Bolivariana deVenezuela (1999).

Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente

de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Ley de Licitaciones (13/11/2001). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero

(28/03/90). Reglamento de Compras de la Universidad.

Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería yMantenimiento. Condiciones Generales de Contratación para la Ejecución de

Obras.

FORMULARIOS Orden de Compra.

Carpeta de Proyecto de Obra.

Formularios para Plan Operativo y Proyecto Presupuestario. Formulario de Registro de funcionarios sujetos a caución.

Formulario de Facsímiles de firmas.

Formatos CP-P01, CP-P02.

RECURSOS HUMANOS o Director de Ingeniería y Mantenimiento.

o Administrador – Jefeo Comisión de Licitacioneso Oficina de Control de Obraso Asistente Administrativo.

TECNOLÓGICOS o Sistema Automatizado SUAS.

INFRAESTRUCTURA o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

o Entidad Bancaria.

PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o Presupuesto asignado a las Dependencias

Universitarias que intervienen en el proceso.









Asunto:


MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina.o Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- ARDA – P4/4


Asunto:

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PEOCEDIMIENTOS

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES YPROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS Y SERVICIOS









Materia:COMPRA DE MATERILAES NO DISPONIBLES EN ALMACÉN

Asunto:











Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNALMACENISTA

(Almacén)1. Elabora Solicitud de Materiales que se requieran en almacén

para entregar a alguna sección de Ingeniería yMantenimiento, y la envía vía e-mail al Administrador.

ADMINISTRADOR –JEFE

(Unidad de ApoyoAdministrativo)

2. Revisa el Asunto de la Solicitud y las especificaciones de losmateriales solicitados.

3. Imprime y Firma Solicitud de Compra de Materiales y laentrega al Comprador.

COMPRADOR(Unidad de Apoyo

Administrativo)

4. Solicita cotizaciones mínimo para tres casas comercialesregistradas en la Universidad.

5. Recibe cotizaciones, las analiza y selecciona la mejor oferta.


Administrativo)

6. Elabora Orden de Compra en Sistema SUAS y envía copia alJefe de Almacén.

ADMINISTRADOR-JEFE


7. Firma Orden de Compra.

DIRECTOR DE LA DIM 8. Firma Orden de Compra.

COMPRADOR(Unidad de Apoyo

Administrativo)

9. Envía Orden de Compra a la Casa Comercial Ganadora.10. Arma Expediente con la Factura y las otras cotizaciones.11. Entrega el Expediente al Asistente Administrativo.










Asunto:



Administrativo)

12. Elabora Acta en caso de ser necesario.13. Prepara Cheque y Planilla de Retención de IVA.

ADMINISTRADOR – JEFE(Unidad de Apoyo

Administrativo)

14. Revisa y Firma Cheque y Planilla de Retención de IVA.

DIRECTOR DE LA DIM 15. Firma Cheque.


Administrativo)

16. Entrega Cheque a Empresa Proveedora.17. Desglosa Documentos y archiva en la Carpeta de

Rendición de Cuentas.









Materia:LICITACIÓN Y CONTRATACIÓN DE OBRAS

Asunto:











Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNSECRETARIA DE COMISIÓN

DE LICITACIONES(Unidad de Apoyo

Administrativo)

1. Recibe carpeta de Proyecto de Obra.

COMISIÓN DE LICITACIONES(Unidad de Apoyo

Administrativo)

2. Prepara Pliego Licitatorio.3. Selecciona Empresas que se invitarán a la Licitación o

Consulta de Precios.4. Entrega Pliego Licitatorio a la Secretaria de la

Comisión de Licitaciones.

SECRETARIA DE COMISIÓNDE LICITACIONES(Unidad de Apoyo

Administrativo)

5. Prepara Hoja de Ruta con los datos de inicio delproceso de licitación.

6. Envía carpeta con Hoja de Ruta a la Oficina de Controlde Obras.

OFICINA DE CONTROL DEOBRAS


7. Elabora Oficio de Invitación a Licitación o Consulta dePrecios, o llama por teléfono a Empresasseleccionadas.

INGENIERO INSPECTOR(Unidad de Construcción)

8. Visita sitio con Empresas invitadas.










Asunto:


COMISIÓN DELICITACIONES


9. Recibe sobres “A” y “B”.10. Realiza la apertura de los sobre dependiendo de los tipos

de Licitación de acuerdo al monto de la Obra. Adjudicación Directa (de 1 hasta 8000 U.T.), se abre los

sobres en un solo acto. Licitación Selectiva (de 8000 a 20000 U.T.), apertura del

sobre “A” con apertura diferida del sobre “B”.

Licitación General, apertura del sobre “A” con aperturadiferida del sobre “B”.

11. Elabora Acta de apertura de los sobres.12. Elabora Informe de Calificación de Empresas.13. Revisa ofertas económicas y escoge la que más le

convenga a la Universidad.14. Elabora Informe de las Ofertas.15. Otorga la Buena Pro.16. Envía documentación a Oficina de Control de Obras.17. Levanta el Acta de Buena Pro a la Empresa Ganadora.

COMISIÓN DE

LICITACIONES(Unidad de ApoyoAdministrativo)

18. Firma Acta de Buena Pro.

19. Notifica por vía telefónica a la Empresa que ha ganado.20. Entrega Acta de Buena Pro al ganador y al segundo ytercer lugar.

OFICINA DE CONTROLDE OBRAS


21. Elabora Contrato de Obra. 22. Solicita al Contratista tres presupuestos de la Obra licitada,

Fianza de Fiel Cumplimiento y Fianza de Anticipo. 23. Elabora y envía contrato al Administrador.

ADMINISTRADOR-JEFE


24. Revisa y firma Contrato de Obra.

DIRECTOR DE LA DIM 25. Firma Contrato de Obra.

RECTOR 26. Firma Contrato de Obra.









Materia:PAGO DE ANTICIPOS

Asunto:










Materia:PAGO DE ANTICIPOS

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNEMPRESA

CONTRATISTA1. Presenta Solicitud de Pago de Anticipo por un monto igual

o inferior al 50% del monto total de la Obra.2. Elabora Recibo de Pago por el monto del anticipo

solicitado.3. Elabora y Firma Acta de inicio de la Obra.4. Presenta Recibo, Acta de Inicio de la Obra y Fianza, en la

Administración.


Administrativo)

5. Revisa Documentación presentada por la empresacontratista (Recibo, Acta de Inicio y Fianza).6. Elabora Cheque u Orden de Pago por el monto del anticipo

solicitado.


Administrativo)

7. Revisa y Firma Cheque u Orden de Pago.

DIRECTOR DE LA DIM 8. Firma Cheque u Orden de Pago.


Administrativo)

9. Entrega Cheque a Empresa Contratista o desglosa Ordende Pago y la envía a la Dirección de Presupuesto.









Materia:PAGO DE VALUACIONES

Asunto:










Materia:PAGO DE VALUACIONES

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNEMPRESA CONTRATISTA 1. Elabora Valuación y la presenta al Ingeniero Inspector.

INGENIERO INSPECTOR(Unidad de Construcción)

2. Revisa la Valuación y verifica si hay reparos que hacerle,

En caso que los haya,2.1. Devuelve la Valuación a la Empresa

Contratista. En caso de no haber reparos,

2.2. Firma Valuación en señal de conformidad y la

entrega a la Oficina de Control de Obras.

OFICINA DE CONTROLDE OBRAS

2.3. Recibe y revisa Valuación y la envía alAsistente Administrativo.


Administrativo)

5. Revisa Valuación y Documentación de la Obra.2.5. Elabora Cheque u Orden de Pago.

ADMINISTRADOR-JEFE(Unidad de Apoyo

Administrativo)

2.6. Revisa y firma Cheque u Orden de Pago.

DIRECTOR DE LA DIM 2.7. Firma Cheque u Orden de Pago.


Administrativo)

2.8. Entrega Cheque u Orden de Pago a EmpresaContratista.

2.9. Desglosa Orden de Pago y la envía a Direcciónde Presupuesto de la ULA.









Materia:PLANIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES

Asunto:










Materia:PLANIFICACIÓN Y SUPERVISIÓN DE ACTIVIDADES

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNDIRECCIÓN DE

PROGRAMACIÓN YPRESUPUSESTO

1. Solicita al Rectorado definición de Políticas y Planesen materia presupuestaria-financiera para laUniversidad en general.

RECTORADO 2. Define las políticas y planes de acciónadministrativa que deben regirse e informa a laDirección de Programación y Presupuesto.

DIRECCIÓN DE

PROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO

3. Remite a la Dirección, políticas y planes en materia

administrativa definidas por las AutoridadesRectorales.

DIRECTOR DE LA DIM 4. Define los objetivos de acuerdo a la políticaadministrativa definida.

5. Envía oficio a la UAA informando sobres losobjetivos definidos.

UNIDAD DE APOYOADMINISTRATIVO (UAA)

6. Evalúa y supervisa los objetivos definidos enmateria administrativa en función de lasnecesidades de la DIM y de la misión de laUniversidad de Los Andes.









Materia:ELABORACIÓN DE PLAN OPERATIVO ANUAL Y PROYECTO

PRESUPUESTARIO

Asunto:











PRESUPUESTARIO

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓN

PLANDESY

DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO

1. Envía al Director de la DIM formularios, Instructivos(Impresos) y el disco magnético que contiene lainformación.

DIRECTOR DE LA DIM 2. Recibe formularios, instructivos y disco magnético.3. Elabora oficio para responsabilizar a la UAA de la

elaboración del plan operativo y proyecto de presupuesto.4. Envía oficio de responsabilidad, copia del oficio enviado por

PLANDES, formularios, instructivos y disco magnético a laUAA.


5. Recibe los documentos y disco magnético.6. Organiza la información recibida por cada actividad que se

desarrolla.7. Elabora Plan Operativo Anual (POA) mediante objetivos y

metas para cada una de las actividades que se desarrollan.8. Mantiene la información resguardada para la consolidación

de todo el proyecto de presupuesto.9. Desglosa los montos de las partidas por cada actividad.10. Realiza cuadros por cada partida y hace proyecciones de

cada una de ellas para el año siguiente.11. Elabora cuadro según formato expedido por la dirección de

presupuesto por actividad y unidad generadora de losingresos propios de las partidas.

12. Hace proyecciones por cada partida para el año siguiente.13. Elabora proyecto de presupuesto por partidas.14. Consolida el plan operativo y el proyecto de presupuesto.15. Registra los datos en los formularios del Plan Operativo

Anual y el Proyecto de Presupuesto de acuerdo alinstructivo enviado por PLANDES y la Dirección dePresupuesto y envía al Director de la DIM.

DIRECTOR DE LA DIM 16. Verifica, aprueba, firma el Plan Operativo Anual y elProyecto de Presupuesto y envía a la UAA.










PRESUPUESTARIO

Asunto:


UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA)17. Guarda en disco magnético y en carpeta física el plan

operativo anual y el proyecto de presupuesto lo remite aPLANDES y a la Dirección de Programación y Presupuesto.

18. Archiva en la UAA la información enviada a PLANDES y ala Dirección de Programación y Presupuesto.

PLANDES Y DIRECCIÓN DEPRESUPUESTO

19. Reciben Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuestosy archivan ejemplares. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.7 de Registro de Distribución Administrativa).









Materia:REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN ADMINISTRATIVA

Asunto:










Materia:REGISTRO DE CUENTADANTE

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNDIRECCIÓN DEPRESUPUESTO

1. Envía convocatoria de retiro de material de laDistribución Administrativa.


2. Recibe convocatoria para retirar material de laDistribución Administrativa.

3. Retira de la Coordinación de Formulación de laDirección de Presupuesto el disco magnético yel material de soporte para la ejecución del

presupuesto. Presupuesto aprobado Aspectos generales de política

presupuestaria de la ULA Relación codificada de partidas

centralizadas Estructura organizativa Estructura programática Tabla de sueldos y de cuantificación

económica del personal de la DIM. Relación de cargos del personal activo,

pensionado y jubilado.4. Descarga en el SUAS la DistribuciónAdministrativa del año a ejecutar que contieneel disco magnético.

5. Carga el SUAS con los datos de la DistribuciónAdministrativa.

6. Organiza y archiva el material de apoyo para laejecución.










Asunto:











Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNRECTOR 1. Emite decreto de nombramiento y envía oficio a la DIM.

DIRECTOR DE LA DIM 2. Recibe decreto de nombramiento y remite a la UAA copiadel decreto.


3. Recibe copia del decreto de nombramiento4. Solicita a la Dirección de Finanzas Sección Caja

formulario de Registro de Funcionarios sujetos a caución.

DIRECCIÓN DE FINANZAS 5. Entrega a la UAA formularios de registro de Funcionariossujeto a caución. (original y copia).


6. Recibe del formulario de Registro de Funcionarios sujetoa caución (original y copia).

7. Llena formularios con los datos del Decreto y No. de lacuenta bancaria del Fondo de Anticipo (Fondo de trabajo)e Ingresos Propios, según sea el caso, registra en elSUAS.

8. Verifica los datos del formulario de Registro deFuncionarios sujeto a caución:8.1. Si los datos están correcto, firma el formulario. (Ir a

la Actividad 9). 8.2. De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita de

nuevo a la Dirección de Finanzas Sección Caja. (Ir a la Actividad 4).

9. Elabora oficio solicitando documentación personal delCuentadante.

10. Remite al Cuentadante oficio y formulario de Registro deFuncionarios sujeto a caución.

CUENTADANTE 11. Recibe, firma el formulario y lo devuelve con la copia dela cédula de identidad.


12. Elabora oficio de remisión de documentos y lo envía a laDirección de Finanzas Sección Caja, con copia deCédula de Identidad del Cuentadante, original delformulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución ytres (03) copias, copia del Decreto de Nombramiento del

Cuentadante.

DIRECCIÓN DE FINANZAS 13. Recibe documentos y devuelve copia firmada delformulario de Registro de Funcionarios sujeto a caución.










Asunto:


UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA)14. Recibe formulario firmado y espera constancia de

aprobación.15. Elabora oficio de Solicitud de registro de firmas a la

Entidad Bancaria.

ENTIDAD BANCARIA 16. Entrega a la UAA de la DIM dos formularios de facsímilesde firmas.


17. Llena los formularios.18. Verifica los datos en el formulario.

17.1 Si los datos están correcto, firma el formulario

original y envía al Cuentadante.17.2 De lo contrario, desecha el formulario y lo solicita denuevo a la Entidad Bancaria. (Ir a la Actividad 15)

CUENTADANTE 19. Firma formulario y lo devuelve con copia de Cédula deIdentidad a la UAA de la DIM.


20. Recibe formulario firmado por el cuentadante y la copiade la Cédula de Identidad.

21. Elabora oficio de remisión de documentos y envía a laDirección de Finanzas Departamento de Tesorería conformularios de firmas, fotocopia de la Cédula deIdentidad.

DIRECCIÓN DE FINANZAS 22. Envía original y copia del formulario de Registro defuncionarios sujetos a caución a la Dirección dePresupuesto.

DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO 23. Envía original y copia del formulario de Registro defuncionarios sujetos a caución aprobada a la UAA de laDIM.


24. Actualiza en el SUAS los datos del cuentadante.25. Distribuye formularios a la Dirección (Original), al

Cuentadante (Copia).26. Archiva copia del formulario en la UAA.27. Notifica al Departamento de Contabilidad el cambio del

cuentadante con los anexos respectivos. (Se ejecuta el Procedimiento PA-2.9 de Apertura de Cuentas Bancarias).









Materia:APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

Asunto:










Materia:APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNUNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVA (UAA)1. Elabora comunicación de apertura de cuenta

bancaria, por fondo de anticipos (Fondo trabajo) opor ingresos propios y envía a la Dirección deFinanzas.

DIRECCIÓN DE FINANZAS 2. Autoriza a la entidad bancaria la apertura de lacuenta.

ENTIDAD BANCARIA 3. Elabora y envía oficio de aceptación de la apertura

de la cuenta y tres (03) juegos de formato pararegistros de firmas.

UNIDAD DE APOYOADMINISTRATIVA (UAA)

4. Llena formato de registro de firmas y remite alCuentadante.

DIRECTOR DE LA DSIA 5. Firma y devuelve a la UAA de la DIM.

UNIDAD DE APOYOADMINISTRATIVA (UAA)

6. Elaborar oficio de verificación, firma formatos yenvía a la Dirección de Finanzas y a la InstituciónBancaria.

DIRECCIÓN DE FINANZAS 7. Verificar las firmas autorizadas de la DIM.









Materia:CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

Asunto:










Materia:CONCILIACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS

Asunto:



ADMINISTRATIVO (UAA)1. Registra cheque emitido mensualmente en el SUAS

y Nota de débito que aparezca en el estado decuenta.

2. Registra Notas de créditos o depósito en el módulode Banco en el SUAS.

3. Imprime Listado de la Conciliación manual “Punteode Cuentas”.

4. Actualiza el SUAS conciliación bancaria del mesque se va a conciliar.

5. Imprime Listado de la Conciliación manual “Punteode Cuentas”.6. Compara el Listado de la Conciliación manual

“Punteo de Cuentas” con el Estado de CuentaBancario.

7. Imprime movimiento bancario del mes a conciliar.8. Registra e imprime en el módulo de cuentas y

movimientos el modelo Libro Banco.9. Confirma el reporte de conciliación colocando saldo

final del estado de cuenta del mes que sé estaconciliando.

10.Ejecuta la conciliación bancaria.

(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.11 de Apertura de Fondos en Anticipos).









Materia:APERTURA DE FONDOS EN ANTICIPOS

Asunto:











Asunto:



ADMINISTRATIVO (UAA)1. Solicita a la Dirección de Presupuesto primera

porción del Fondo en Anticipo (Fondo de Trabajo),mediante movimiento presupuestario tipo CP-OP(Orden de Pago) y el tipo de movimiento No. 5,gravado en disco magnético según la DistribuciónAdministrativa asignada por la Dirección dePresupuesto.

DIRECCIÓN DEPRESUPUESTO

2. Envía lineamientos y documentos soporte para laejecución presupuestaria:

Aspectos generales de política presupuestaria. Política presupuestaria de la ULA. Relación codificada de partidas centralizadas. Estructura Organizativa. Estructura programática. Tabla de sueldos y de cuantificación económica

del personal de la DIM. Relación de cargos del personal activo,

pensionado y jubilado.


3. Crea el fondo en anticipo en el SUAS con elcuentadante.

4. Copia en el SUAS la asignación presupuestaria.5. Apertura el fondo en anticipo en el SUAS con laprimera porción del fondo.

6. Imprime 4 planillas de CP-OP (orden de pago),movimiento tipo 5, carga la información en el discomagnético y entrega copia del la planilla CP-0P.

DIRECTOR DE LA DIM 7. Firma planillas CP-OP y devuelve a la UAA.


8. Firma planillas CP-OP, envía planillas y discomagnético a la Dirección de Presupuesto.

DIRECCIÓN DEPRESUPUESTO 9. Carga información del disco magnético en elsistema automatizado SAFEP y devuelve copia dela planilla CP-OP sellada y firmada con el discomagnético.










Asunto:



10.Archiva temporalmente copia de la planilla CP-OP.11.Solicita información a la Dirección de Finanzas

sobre la fecha del depósito de la CP-OP en laEntidad Bancaria.

DIRECCIÓN DE FINANZAS 12.Suministra información del depósito de la CP-OP yenvía constancia de depósito del fondo de anticipoa la UAA.

UNIDAD DE APOYO

ADMINISTRATIVO (UAA)

13.Compara el número del depósito, fecha y monto con

el estado de cuenta de la DIM emitido por la entidadbancaria.13.1 Si no coincide, notifica mediante oficio a la

Dirección de Finanzas, Dirección dePresupuesto y a la Entidad Bancaria y esperarespuesta de la Dirección de Finanzas. (Ir a la actividad 12)

13.2 En caso contrario, registra en el libro del Bancodel SUAS la fecha del depósito bancario ymonto depositado. (Ir a la Actividad 14)

14. Archiva en la UAA depósito bancario, documentos ysoporte para la ejecución presupuestaria y

financiera.









Materia:REPOSICIÓN DE FONDOS EN ANTICIPOS

Asunto:










Materia:RENDICIÓN DE FONDOS DE ANTICIPOS

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNADMINISTRADOR – JEFE


1. Procede a solicitar recursos de las siguientesporciones.

2. Elabora orden de pago en el Sistema automatizadoSUAS, respetando la distribución presupuestariaasignado por partidas y por porciones.

3. Imprime original y tres (03) copias de la CP-OP,firma, sella y remite al Director para la firma.

DIRECTOR DE LA DIM 4. Firma orden de pago CP-OP en original y 03 copiasy devuelve al administrador(a).


Administrativo)

5. Recibe órdenes de pago y anexa fotocopias de ladistribución Administrativa y el estado del Fondo.

6. Guarda en diskette la información y envía a laDirección de Programación y Presupuesto.

DIRECCIÓN DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO

7. Recibe y carga la información en el SistemaAutomatizado SAFEP, devuelve diskette y una (1)copia de la orden de pago, sellada y firmada. (Ir a la actividad 9)

8. Aprueba orden pago por Reposición de recursos yenvía a la Dirección de Finanzas y al

administrador(a). (Ir a la actividad 10) ASISTENTE

ADMINISTRATIVO(Unidad de Apoyo

Administrativo)

9. Recibe y archiva copia de la orden de pago.10.Llama a la Dirección de Finanzas para verificar si el

depósito bancario fue realizado en la cuentabancaria de la DIM.10.1 Si el deposito fue efectuado, procede a:

10.1.1 Procesar Orden de Pago en SUAS.10.1.2 Registrar en Banco el depósito.10.1.3 Ejecutar los recursos financieros.

10.2 De lo contrario, si el deposito no fue efectuado,(Ir a la actividad 10).









Materia:RENDICIÓN DE FONDOS DE ANTICIPOS

Asunto:










Materia:CIERRE DE FONDOS DE ANTICIPOS

Asunto:



ADMINISTRATIVO (UAA)1. Verifica disponibilidad presupuestaria en la(s)

partida(s) y de ser el caso, traslada créditospresupuestarios entre partidas y SubpartidasEspecíficas.

2. Organiza facturas y soportes por concepto delgasto según el Plan Único de Cuentas.

3. Accesa al sistema automatizado SUAS yselecciona:

Selecciona dependencia a la que se le ha de cargar el gasto

Registra cheque. Beneficiario.

Facturas, con códigos presupuestario al gasto.

4. Prepara rendición de cuentas Cp-P02 y Cp-P03.5. Imprime consulta detallada de Rendición y Estado

del Fondo y envía al Director de la DIM..

DIRECTOR DE LA DIM 6. Recibe, firma Rendición de gastos Cp-P02 y Cp-P03y devuelve a la UAA.

UNIDAD DE APOYO


7. Recibe rendición de Gastos firmada, y entrega a la

Dirección de Presupuesto en carpetas contentiva degastos de rendición de gastos. Formulario impreso CP-P02 movimiento tipo A con

Rendición de Fondo en anticipo (Fondo de Trabajo) Formulario impreso CP-P03 movimiento tipo D si

requiere traslado presupuestario. Formulario de Consulta detallada Formulario de Resumen por Actividad y Subpartida

Específica Formulario del Estado del Fondo Facturas, comprobantes de cheques y otros

soportes del gasto codificados.

8. Carga en el sistema automatizado SAFEP los datosdel disquete.9. Entrega al Asistente de la Unidad de Control

presupuestario el expediente de rendición.










Asunto:











Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNDIRECCIÓN DE

PROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO

1. Entrega al Administrador programación de cierrepresupuestario.


Administrativo)

2. Recibe y prepara rendición de cierre presupuestario,tomando en cuenta las fechas establecidas por laDirección de Presupuesto.

3. Verifica en el sistema automatizado SUAS el Estadodel Fondo y las Conciliaciones Bancarias de la DIM.

4. Realiza reintegro a la Tesorería de la Universidad

de Los Andes los saldos para llevar el Anticipo a“Cero” y deposita en el Banco que indique elVicerrectorado administrativo en el programa decierre.

5. Elabora rendición de reintegro con el depósitoBancario y los recibos de ingreso, codifica según laTabla de Concepto de Ingresos y anexa rendiciónemitida por el sistema automatizado SUAS(rendición por reintegro).

6. Recibo de Ingreso en original y seis (06) copias,depósito bancario, y justificación para que losrecursos sean incorporados en el presupuesto del

año siguiente.DIRECCIÓN DE FINANZAS 7. Recibe y deja una (01) copia y devuelve las copias

restantes a la Unidad de Apoyo Administrativo. (Ir a la actividad 9)

8. Envía a la Dirección de Presupuesto duplicado deRecibo de Ingreso, depósito bancario y justificación. (Ir a la actividad 12)


Administrativo)

9. Recibe y archiva recaudos.10. Elabora rendición de cierre sólo con el reintegro,

anexando: Recibo de Ingreso.

Copia del depósito bancario. Justificación para solicitar incremento para elaño siguiente, de ser necesario.

Diskette con la información gravada de larendición.

11.Entrega diskette a la Dirección de PresupuestoRendición.(Ir a la actividad 13)










Asunto:


DIRECCIÓN DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO

12.Recibe recibo de ingreso, depósito y justificación.13.Recibe y devuelve copia de la rendición y reporte

firmadas y aprobado al administrador.


Administrativo)

14.Recibe y entrega a la Asistente Administrativorecaudos firmados.

ASISTENTEADMINISTRATIVO


15.Recibe y archiva recaudos.









Materia:APERTURA DE INGRESOS PROPIOS

Asunto:










Materia:APERTURA DE INGRESOS PROPIOS

Asunto:



ADMINISTRATIVO (UAA)1. Recibe depósitos de banco por los diferentes

conceptos de Ingresos Propios.


2. Elabora Recibo de ingreso a caja y envía alOperador de SUAS.


3. Elabora la CP-P01.

ADMINISTRADOR-JEFE 4. Revisa y firma la planilla.

DIRECTOR DE LA DIM 5. Firma la planilla y la envía a Administración.


6. Recibe planilla y la envía a caja.









Materia:APERTURA DE CAJA CHICA

Asunto:










Materia:APERTURA DE CAJA CHICA

Asunto:



ADMINISTRATIVO (UAA)1. Accesa en el SUAS al Módulo de Caja Chica y

registra los datos de Apertura.2. Elabora y firma cheque de apertura.

DIRECTOR DE LA DIM 3. Firma cheque y devuelve a la UAA.


4. Confirma como recibido el cheque.5. Custodia el efectivo para posteriores pagos.6. Realiza cuadres de Caja Chica.









Materia:REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

Asunto:










Materia:REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

Asunto:



ADMINISTRATIVO (UAA)1. Elabora Cheque de Reposición en el SUAS, una

vez ejecutado al menos sesenta por ciento (75 %)del Fondo en ejecución (creado o por reposición) yenvía al Director.

DIRECTOR DE LA DIM 2. Firma cheque y devuelve a la UAA.


3. Confirma como recibido el cheque firmado.4. Archiva vouchers con anexos:

El original en la carpeta de rendición. Copia en la carpeta de archivo interno.









Materia:CIERRE DE CAJA CHICA

Asunto:










Materia:CIERRE DE CAJA CHICA

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNDIRECCIÓN DE INGENIERÍA

Y MANTENIMIENTO1. Entrega formato de cierre de Caja Chica con

relación de facturas, monto total de la apertura yanexa efectivo que no hayan utilizado.

2. Verifica facturas que cumplan con lo establecido enel Reglamento Interno del manejo de Caja Chica.

3. Realiza depósito bancario para reintegro de CajaChica y anexa voucher.

4. Registra el Cierre de la Caja Chica en el SistemaAutomatizado SUAS









Materia:TRÁMITES DE VIÁTICOS Y PASAJES

Asunto:











Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓN

PERSONAL DE LA DIM 1. Solicita al administrador planilla de solicitud definanciamiento de viáticos y pasajes, mediante oficioindicando motivo e invitación, según el caso.


2. Accesa al sistema y en la aplicación REG Gastos Tablasy Planillas, imprime planilla de solicitud definanciamiento.

3. Entrega planilla al solicitante.

PERSONAL DE LA DIM 4. Recibe planilla y registra datos, anexa el documento

soporte que avala el traslado fuera de la ciudad.5. Entrega planilla al administrador.


6. Verifica disponibilidad presupuestaria:6.1 Si existe disponibilidad, firma planilla de solicitud. (Ir a

la Actividad 7).6.2 De lo contrario, modifica el presupuesto.

7. Prepara en el sistema automatizado SUAS planilla definanciamiento de viáticos y pasajes.

8. Determina la zona y categoría del beneficiario de acuerdoal cargo del trabajador y ciudad de destino, fecha departida, de retorno.

9. Calcula el viático, según lo indica Tabla de Viáticos por lacantidad de días de estancia.

10. Calcula el costo del pasaje de acuerdo al tipo detransporte: Transporte aéreo o terrestre de acuerdo a las tarifas

del mercado. Vehiculo propio según tabla de distancias terrestres, el

monto en bolívares que corresponde.11. Llena planilla de financiamiento de viático, según la tabla

de viáticos aprobada por el Vicerrectorado Administrativoy la envía al Director de la DIM.










Asunto:


DIRECTOR DE LA DIM 12. Verifica que la solicitud se corresponda conrequerimientos de la Dirección.

12.1. Si está conforme, firma y devuelve planilla. (Ir a la Actividad 13).

12.2. De lo contrario, explica al solicitante el motivo.13. Envía planilla al administrador.


14. Recibe planilla y verifica el estado.15. Tramita el boleto de transporte, reservando por vía

telefónica.16. Accesa al SUAS y elabora orden de pedido.17. Envía orden de pedido al director.

DIRECTOR DE LA DIM 18. Firma orden de pedido y devuelve al administrador.


19. Entrega de pedido al proveedor.

PROVEEDOR 20. Recibe orden, realiza factura del pedido.21. Envía pasaje y factura de pedido.


22. Recibe pasajes y factura.23. Elabora cheque al proveedor por el monto de la factura.24. Entrega cheque al proveedor.

PROVEEDOR 25. Recibe cheque de cancelación.


26. Elabora cheque de viáticos y entrega al beneficiario enconjunto con el pasaje. (Ir a la actividad 28)

27. Archiva temporalmente comprobante del cheque deviáticos, factura de pedido y cheque de cancelación;espera el retorno del beneficiario. (Ir a la Actividad 29).

PERSONAL DE LA DIM 28. Recibe cheque y pasaje.29. Al culminar la misión, retorna y solicita al administrador la

planilla de Resumen de Actividades.30. Llena la planilla y la entrega, con copia de constancia del

evento y comprobante del boleto de transporte.UNIDAD DE APOYO


31. Firma el formulario de resumen de actividades y la

entrega al director.

DIRECTOR DE LA DIM 32. Verifica el cumplimiento de la misión, firma y devuelve laplanilla.


33. Recibe planilla y archiva temporalmente todos losdocumentos para futuras rendiciones. (Ir al Procedimiento 5.14 de Rendición de Fondos en Anticipo).









Materia:REGISTRO DE BIENES MUEBLES

Asunto:










Materia:REGISTRO DE BIENES MUEBLES

Asunto:



ADMINISTRATIVO (UAA)1. Coloca en el reverso de la factura los datos

personales del trabajador responsable del bienmueble, ubicación, imputación presupuestaria,montos desglosados por partidas, sello de ladependencia y firma del administrador(a).

2. Elabora oficio con los datos de identificación delbien mueble y lo envía al Sección de Inventario dela Dirección de Finanzas.

DIRECCIÓN DE FINANZAS

OFICINA CENTRAL DEREGISTRO Y CONTROL DEBIENES

3. Verifica, coloca número y sello de Bienes-ULA a las

facturas y envía oficio de relación de bienes a laUnidad de Apoyo Administrativo.


4. Recibe oficio, facturas con números asignados,sellada.

(Se ejecuta el Procedimiento PA-2.21 de Control de Inventario de Bienes Muebles).









Materia:CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

Asunto:










Materia:CONTROL DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNASISTENTE

ADMINISTRATIVO1. Recibe fotocopia de facturas por compra de

Equipos y Bienes Muebles, debidamenteidentificados con el N° de bienes de laUniversidad de Los Andes y el responsable delBien (nombre y apellidos, No. C.I. y ubicacióndel bien.

2. Llena formato de Control de Equipo y/omobiliario: fecha, cantidad, descripción, Recibopor: traslado a: y observaciones.

3. Elabora oficio y nota de entrega, firmada por elDirector y entrega del equipo y/o mueble.

TRABAJADOR(RESPONSABLE)

4. Recibe equipo y/o mueble, firma oficio, nota deentrega y Formato de Control de Equipo y/omobiliario.

SECRETARIA DE LA DIM 5. Archiva oficio, nota de entrega y formato deControl de Equipo y/o mobiliario.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP- PAAS – P1/1


Asunto:

APOYO SECRETARIAL

PROCESO PA-3

APOYO SECRETARIAL







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASIC – P1/1

Materia:APOYO SECRETARIAL

Asunto:


PROCESO PA-3. APOYO SECRETARIAL

Diagrama de Procesos de Apoyo Secretarial

Diagrama de Jerarquía de Procesos de Apoyo Secretarial

Información General de Apoyo Secretarial

o Objetivo



o Entradas

o Salidas

o Fronteraso Base legal relacionada




PA-3.1. Recepción de Solicitud y Correspondencia

PA-3.2. Atención al Público

PA-3.3. Archivo de Documentación Procesada

PA-3.4. Solicitud de Documentos en Archivo

PA-3.5. Mantenimiento Interno de la Infraestructura de la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento

PA-3.6. Mensajería







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASDP – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE PROCESO

Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial

Figura 19. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASDJ – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO

Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Secretarial

Figura 20. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Secretarial







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASIG – P1/3


Asunto:


INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE APOYOSECRETARIAL

OBJETIVO Establecer los pasos requeridos en la ejecución de las laboressecretariales, de mensajería y limpieza interna de la Dirección deIngeniería y Mantenimiento de la Universidad de los Andes.

CLIENTES INICIALES

o Dependencias Universitariaso Dirección de Ingeniería y Mantenimiento

o Autoridades de la Universidad

o Personal de Ingeniería y Mantenimiento

o Instituciones Externas a la Universidad

FINALES o Dependencias Universitariaso Autoridades de la Universidado Personal de Ingeniería y Mantenimiento

o Instituciones Externas a la Universidad


INTERNAS o Secretaria de la DIM

o Director de la DIM

o Archivistao Dependencias Universitariaso Ayudante de Servicio

EXTERNAS o Instituciones Externas a la Universidad









Asunto:


ENTRADAS Solicitudes de Reunión con Director Solicitudes de Documentos en Archivo Correspondencia en general

SALIDAS Reuniones con Director Documentación procesada

Correspondencia en general

FRONTERAS SE INICIA Cuando el personal de Apoyo Secretarial de Ingeniería y

Mantenimiento atiende personal interno, de otrasdependencias o de instituciones externas o realiza suslabores diarias, relacionadas con atención al público,correspondencia tanto de entrada como salida, archivo ymantenimiento o limpieza interna de las instalaciones de laDirección de Ingeniería y Mantenimiento.

SE TERMINA Cuando se ejecutan los trabajos secretariales, de archivo yde mantenimiento interno.


Constitución Nacional de la República Bolivariana deVenezuela (1999). Ley Orgánica del Trabajo (1997). Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente

de Trabajo (LOPCYMAT) (26/07/05). Estatuto de Personal Administrativo, Técnico y Obrero

(28/03/90). Políticas y Normas Internas de la Dirección de Ingeniería y

Mantenimiento.









Asunto:


RECURSOS HUMANOS o Secretaria de la DIMo Archivista

o Ayudante de Servicio

TECNOLÓGICOS o Herramientas computacionales.

INFRAESTRUCTURA o Dirección de Ingeniería y Mantenimiento.

PRESUPUESTARIO - FINANCIERO o

Presupuesto asignado a las DependenciasUniversitarias que intervienen en el proceso.

MATERIALES Y EQUIPOS o Materiales y equipos de oficina.

o Tecnología de Información: Hardware, Software,Redes.

o Equipo de traslado de correspondencia.Equipo de limpieza y mantenimiento.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ASDA – P1/1


Asunto:

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS

DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES YPROCEDIMIENTOS DE APOYO SECRETARIAL








Página: MNPP-DAP3.1 –P1/1

Materia:RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA

Asunto:










Materia:RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y CORRESPONDENCIA

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNDEPENDENCIA UNIVERSITARIA 7. Emite Oficio o Formato de solicitud de Obra de

Construcción, Ampliación, Remodelación o Servicio deMantenimiento.

SECRETARIA DE LA DIM 8. Recibe y Revisa destino de la correspondencia. En caso que la correspondencia No corresponda a la

DIM, realiza la devolución inmediata de lacorrespondencia a la Dependencia que la envía.

En caso que Sí corresponda a la DIM,3. Verifica los anexos de la correspondencia.

Si los anexos están Incompletos,3.1. Devuelve la correspondencia a la Dependenciaque envía.

Si los anexos están Completos,3.2. Coloca la firma de recibido en el libro de la

Dependencia Solicitante.3.3. Abre correspondencia y coloca fecha, firma y

sello.3.4. Registra los datos de la documentación recibida

en el libro de correspondencia de la DIM.

DIRECTOR DE LA DIM 3.5. Revisa Asunto de la correspondencia.3.6. Asigna Responsables de acuerdo al asunto.

SECRETARIA DE LA DIM 3.7. Saca copia a las solicitudes.3.8. Entrega solicitudes y anexos a Responsables

asignados, bien sea de:o Obra de Construcción, Ampliación o

Remodelación,o Servicio de Albañilería,o Servicio de Carpintería,o Servicio de Herrería,o Servicio de Pintura,o Servicio de Plomería, oo Servicio de Zona Verde.(La Sección Correspondiente, ejecuta el procesamiento de la solicitud en los Procedimientos PF-2.1, PF-3.1, PF-3.2, PF- 3.3,PF-3.4, PF-3.5, o PF-3.6)

3.9. Archiva copia de Solicitud.3.10. Al finalizar la Obra, envía copia de solicitud a

Archivo.(Se ejecuta el Procedimiento PA-3.3 de Archivo de Documentación Procesada).









Materia:ATENCIÓN AL PÚBLICO

Asunto:









Página: MNPP-DNP3.2 –P1/1

Materia:ATENCIÓN AL PÚBLICO

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNREPRESENTANTE DE

DEPENDENCIAUNIVERSITARIA O

EXTRAUNIVERSITARIA

1. Solicita reunión con el Director de la DIM por víatelefónica o personalmente.

SECRETARIA DE LA DIM 2. Verifica si el asunto de reunión compete a la DIM. En caso que el asunto No corresponda a la DIM,

2.1. Notifica al representante que no será atendidoexplicando los motivos.

En caso que Sí corresponda a la DIM,2.2. Toma los datos de la persona solicitante.2.3. Consulta al Director si autoriza la reunión para

programarla.2.4. Revisa Agenda del Director.2.5. Fija lugar y hora de reunión con el Director.2.6. Verifica con al Director la disponibilidad para

la reunión. En caso de no estar disponible, vuelve a

ejecutar el paso 2.4 hasta que se lografijar la reunión.

En caso de estar disponible,

2.6.1. Informa a representante horario ylugar de la reunión.2.6.2. Notifica reunión al Director y

programa el asunto en la agenda.









Materia:ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN PROCESADA

Asunto:









Página: MNPP-DNP3.3 –P1/1

Materia:ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN PROCESADA

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNARCHIVISTA

(Archivo)1. A principio de año, habilita una carpeta para cada

Dependencia de la ULA.2. Recibe documentación de la Dirección y las

Diferentes Secciones de Ingeniería yMantenimiento.

3. Revisa asunto y Dependencia a la que pertenece ladocumentación recibida.

4. Coloca código a la documentación por

Dependencia.5. Archiva documentación en carpeta de Dependenciacorrespondiente, organizada por fechas.

6. A fin de año, archiva carpeta en estante.7. Espera 10 años y desecha carpeta.









Materia:SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO

Asunto:










Materia:SOLICITUD DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNDEPENDENCIAUNIVERSITARIA

1. Solicita documento(s) en Archivo.

ARCHIVISTA(Archivo)

2. Verifica si la documentación solicitada correspondea la DIM.

En caso que No corresponda a la DIM, realiza ladevolución inmediata de la solicitud a laDependencia Solicitante.

En caso que Sí corresponda a la DIM,3. Determina si la documentación está en archivo

temporal según año de emisión.4. Ubicar carpeta que contiene la documentación

correspondiente.5. Chequear existencia de la documentación

solicitada. En caso que No exista, notifica a la Dependencia

Solicitante la inexistencia de la documentación. En caso que Sí exista,9. Fotocopia la documentación solicitada.10. Envía o entrega copia de documentación a

Dependencia solicitante.11. Archiva la documentación original en la carpeta

correspondiente.








Página: MNPP-DAPA3.5–P1/1

Materia:MANTENIMIENTO INTERNO DE LA INFRAESTRUCTURA DE

LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

Asunto:









Página: MNPP-DNPA3.5–P1/1

Materia:MANTENIMIENTO INTERNO DE LA INFRAESTRUCTURA DE

LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNAyudante de

ServicioDebido al requerimiento diario de mantener en orden y limpias lasinstalaciones de la Dirección de Ingeniería y Mantenimiento:1. Disponer de implementos de limpieza. 2. Buscar en Almacén los insumos necesarios para realizar la

limpieza. 3. Ejecutar limpieza de baños (lavamanos, pocetas, urinarios y

duchas). 4. Limpiar piso de los baños pasando la escoba y luego coleto.

5. Limpiar mobiliario de las oficinas removiendo el polvo y cualquier otra suciedad. 6. Limpiar el piso de las oficinas del mismo modo que el de los baños.7. Ordenar las áreas contiguas a las oficinas. 8. Limpiar piso de los pasillos y áreas contiguas a las oficinas. 9. Limpiar las áreas de Almacén. 10. Limpiar las áreas de Estacionamiento. 11. Limpiar las áreas de entrada y fachada de las instalaciones. 12. Recolectar basura acumulada durante el día en bolsas. 13. Sacar bolsas de basura y colocarlas en las jaulas del servicio

municipal.14. Revisar todas las áreas de Ingeniería y Mantenimiento

constantemente para que se mantengan limpias y ordenadasdurante todo el día.

15. Limpiar y ordenar el área de resguardo de los implementos delimpieza.








Página: MNPP-DAPA3.6–P1/1

Materia:MENSAJERÍA

Asunto:









Página: MNPP-DNPA3.6–P1/1

Materia:MENSAJERÍA

Asunto:


RESPONSABLE ACCIÓNMENSAJERO 1. Dirigirse a Sección de Correo de la ULA.

1. Verificar la existencia de correspondenciadirigida a la ULA. En caso de No haber correspondencia para

la DIM,2.1. Notifica a la Secretaria.

En caso de haber correspondencia para laDIM,

2.2. Solicita y Recibe la correspondencia dela DIM.2.3. Coloca firma de recibido en libro de

correspondencia de sección de correo.2.4. Entregar correspondencia a Secretaria

de la Dirección.2.5. Obtener firma de recibido de Secretaria

en libro interno de correspondencia.2.6. Verificar la existencia de

correspondencia de salida de la DIMpara otras dependencias o instituciones

externas. En caso de haber correspondencia,2.7. Distribuye la correspondencia a las

diferentes dependencias o institucionesexternas de la Universidad.

2.8. Obtiene firma de recibido dedependencias o instituciones externasen libro de correspondencia interna.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAUO– P1/1

Materia:SISTEMA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO DE LA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Asunto:

MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

MODELO ACTORESY

UNIDADES ORGANIZACIONALES







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-DIR– P1/3

Materia:MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES

Asunto:

DIRECTORIO

Directorio

En la tabla que aparece a continuación se muestra el personal que labora en la Dirección deIngeniería y Mantenimiento de la Universidad, indicándose el cargo que desempeñan, laextensión telefónica y la condición de cada uno. Además se destacan con una “X” losexpertos del dominio en cada una de las áreas de la Dependencia.

NOMBRE Y APELLIDO CARGO EXTENSIÓN EXPERTO DEL DOMINIO CONDICIÓN

PERSONAL DIRECTIVO

Calderas Volcanes, Rubén Director 3980 X FijoDEPARTAMENTO DE PROYECTOS

Albesiano Godoy, Teresita Ingeniero de Proyectos 3952 Contratado

Fargier, Luis FelipeIngeniero Planificador Central 3948 X Fijo

Fuguet Torotolero, MaríaAlejandra Arquitecto 3982 Fijo

Lobo Quiñonez, José Alejandro Arquitecto 3948 FijoMárquez U, Marlene C. Ingeniero de Proyectos 3982 FijoRuiz C., Jesús Omar Ingeniero Inspector 3948 FijoSánchez, Ana María Arquitecto 3950 Fijo

DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN

Álvarez Ramos, Juan Eduardo Asistente de Costos de Obras 3978 Fijo

Contreras Melo, Eulalia Francia Supervisor de Servicios deMantenimiento 3978 FijoCastillo Erazo, Renato A. Tractorista 3919 Fijo

Pérez Escobar, Moisés Asistente de Costos de Obra 3978 Fijo

Ribeiro, Joaquín Asistente de Obra 3978 Fijo

Uzcátegui Cadenas, Emérito Tractorista Agrícola 3919 Fijo

DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

Acosta Acosta, Héctor J.Jefe de Mantenimiento y

Reparaciones3979 X

Fijo

Rondón, Miguel A. Mecánico 3919 Fijo

Belandria, Eric Vladimir Ayudante de Servicio 3981 Fijo

Peña Pérez, Ismael Auxiliar de Mantenimiento 3978 Fijo

SECCIÓN DE ALBAÑILERÍA

Bellandi de León, LilianaJefe de Mantenimiento y

Reparaciones 3920 X Fijo

Alarcón Gutiérrez, José G. Auxiliar de Mantenimiento 3920 Fijo









Asunto:

DIRECTORIO

Contreras Parra, José Trinidad Supervisor de Mantenimiento 3920 Fijo

Díaz Muñoz, José N. Albañil 3920 Fijo

Díaz, José Bernardo Ayudante de Servicio 3983 Fijo

Peña, Gerardo Supervisor de Albañilería 3983 Fijo

Rojas Navas, Atilio Albañil 3920 Fijo

Rondón Pérez, Virgilio Albañil 3920 Fijo

Salazar Díaz, Evangelista Ayudante de Servicio 3920 Fijo

Sosa Mejías, Douglas Ayudante de Servicio 3920 Fijo

Vargas Márquez, Eugenio Albañil 3920 Fijo

SECCIÓN DE ZONA VERDE ZONA VERDE

Contreras de Delgado, NellyJefe de Mantenimiento y


Cadenas, MagínSupervisor de Servicio de

Mantenimiento 3919 Fijo

Dugarte, Edecio Jardinero 3919 Fijo

Dugarte, Gonzalo Jardinero 3919 Fijo

Rondón, Maximiliano Jardinero 3919 Fijo

Sanchéz Calderón, Antonio Jardinero 3919 Fijo

Villareal Villareal, Rafael Jardinero 3919 Fijo

SECCIÓN DE PLOMERÍA

Olivares de Marín, LiliaJefe de Mantenimiento y


Araque Ramón Alberto Plomero 3979 Fijo

Avendaño Gullén, Oscar Auxiliar de Mantenimiento 1356 - 3978 Fijo

Quintero, Eduardo Supervisor de Mantenimiento 3978 Fijo

Rivas, Ramón Alfonso Plomero 3978 Fijo

Useche, Henry F. Plomero 3978 Fijo

Vielma Dugarte, Pedro P.Ayudante de Servicio de

Plomería 3978 Fijo

SECCIÓN DE CARPINTERÍA

Urreiztieta de Sandoval,Marisela

Jefe de Mantenimiento yReparaciones 3996 X Fijo

Rodríguez Rangel, Nelson Supervisor de Mantenimiento 3248 Fijo

Alarcón Alarcón, Oscar A. Ayudante de Servicio 3248 Fijo









Asunto:

DIRECTORIO

Angulo Contreras, Ciro A. Carpintero 3248 Fijo

García Arías, Leonardo E. Carpintero 3248 Fijo

Molina, José Orlando Ayudante de Servicio 3248 Fijo

Rondón Guillén, José R. Carpintero 3248 Fijo

Uzcátegui Villasmil, José R. Carpintero 3248 Fijo

SECCIÓN DE HERRERÍA

Zambrano de Mussa, TeresaJefe de Mantenimiento y


Balza Suescún, Marco T. Herrero - Soldador 3919 Fijo

Benítez Dugarte, Juan F. Herrero - Soldador 3919 Fijo

Dávila Ávila, José D. Herrero - Soldador 3919 FijoFerrer, Luis Herrero - Soldador 3919 Fijo

Gómez Lara, Oswaldo Herrero - Soldador 3919 Fijo

Rendón Ramírez, Raúl G. Herrero - Soldador 3919 - 3983 Fijo

Rojas Zerpa, Ladimir Herrero - Soldador 3919 Fijo

SECCIÓN DE PINTURA

Picón Uzcátegui, Pablo Oliverio Jefe de Obras 3979 X Fijo

García , Luis A. Pintor 3979 Fijo

Hernández, Pablo A. Pintor 3979 Fijo

UNIDADES DE APOYO

UNIDAD DE APOYO ADMINISTRATIVO

Bastidas de Díaz, Zuleyma Asistente Administrativo 3996 FijoFierro Buzeta, Milena Yamiler Asistente Administrativo 3982 Fijo

Monsalve, Rafael Comprador 3952 Contratado

Rivas de Aray, Marisabel Administradora - Jefe 3982 X Fijo

Ruiz Ovalles, Oswaldo de J. Asistente Administrativo 3982 Fijo

ALMACÉN

Avendaño P, Aníbal Almacenista Jefe 3983 X Fijo

Uzcátegui Molina, RafaelAmador Comprador 3920 Fijo

Gutiérrez Lobo, Francisco J. Almacenista 3983 Fijo


Acosta Acosta, Héctor J Jefe de Mantenimiento yReparaciones 3979 X Fijo

UNIDAD DE APOYO SECRETARIAL Y SERVICIOS

Torres de Ramírez, Margarita J. Secretaría - Dirección3981 - Fax:

3977 JubiladoFernández, Jhonnathan Oficinista 3949 Contratado

Edrei, Christiane Oficinista 3981 - 3978 Fijo

Peña, Richard Alejandro Mensajero Externo 3981 Fijo







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAR– P1/1


Asunto:

MODELO ACTOR - ROL

MODELO ACTOR - ROL







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MRA– P1/2


Asunto:

MODELO ROL - ACTIVIDAD








SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MRA– P2/2


Asunto:








SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-MAP– P1/15


Asunto:

MATRIZ ACTORES - PROCESOS


ROL ACTIVIDADES

Profesor

▪ Crear, asimilar y difundir el saber, mediante la investigación, la enseñanza y la extensión para continuar la formación integralde los estudiantes.▪ Dar orientación moral y cívica.▪ Impulsar el desarrollo de una Universidad democrática y autónoma.▪ Ejercer la libertad de cátedra con espíritu creador, vocación de servicio y sin mas limitaciones que las legales yreglamentarias.

DISEÑO DE PROYECTOS

IngenieroPlanificador

Central

▪

Planifica y coordina la elaboración de proyectos arquitectónicos y de ingeniería: estructura hidráulica, electricidad, aireacondicionado, etc.▪ Inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución.▪ Planifica los programas a desarrollar.▪ Coordina la ejecución de obras financiadas, a través de organismos nacionales, regionales o por conveniosinterinstitucionales.▪ Evalúa y hace seguimiento a los proyectos.▪ Distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo.▪ Controla los recursos asignados a la unidad.▪ Asesora técnicamente en materia de su competencia.▪ Revisa y verifica presupuestos presentados por los contratistas.▪ Implementa sistemas y procedimientos para la contratación, control y supervisión de obras.▪ Coordina, supervisa y dirige equipos interdisciplinarios para la ejecución de proyectos relativos al área.▪ Participa y representa a la Institución en reuniones y otros eventos del área.▪ Participa en comisiones del área.▪ Redacta y firma las comunicaciones generadas en la unidad.▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Arquitecto

▪ Diseña y elabora proyectos arquitectónicos, requeridos por las diversas unidades de la Institución.▪ Evalúa e inspecciona la ejecución de obras internas o contratadas por la Institución.▪ Revisa proyectos terminados y efectúa observaciones pertinentes.▪ Realiza ampliaciones y remodelaciones requeridas.▪ Asesora y evacúa consultas técnicas en materia de su competencia.▪ Prepara croquis, diagramas, cómputos métricos, entre otros.▪ Estudia áreas ambientales y de construcción.▪ Elabora y/o solicita presupuestos estimados a empresas del área.▪ Asiste y participa en reuniones del área.▪ Discute y analiza, conjuntamente con el personal del área, las obras a realizar.▪ Planifica, controla y hace requerimiento a la rehabilitación y equipamiento de la planta física de la Institución.▪ Participa en la elaboración del presupuesto de la unidad.▪ Elabora informes de estudios de áreas y memoria descriptiva de proyectos de arquitectura.▪ Analiza proyectos de edificaciones para constatar el acatamiento de las normas establecidas sobre construcción.▪ Diseña instrumentos normativos de desarrollo de planta física.▪

Hace seguimiento al Plan Maestro de la Institución.▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

Ingenierode

Proyectos

▪ Analiza y procesa la información contenida en los proyectos arquitectónicos.▪ Efectúa cálculos a los proyectos de obras de ingeniería, en el área de estructura, hidráulica, eléctrica, sanitaria, etc., según elárea de trabajo asignada.▪ Envía los cálculos de los proyectos a la sala técnica (dibujantes) para que elaboren los planos.▪ Revisa y analiza la información contenida en los planos de ingeniería e infoma al líder del proyecto sobre el resultado delanálisis.▪ Realiza los cómputos métricos de la obra a ejecutarse, para estimar tiempo y costo de construcción.▪ Elabora memoria descriptiva indicando las especificaciones de los materiales a emplearse en la obra.▪ Brinda asistencia técnica a las empresas contratistas en cuanto a las especificaciones de la obra.▪ Interpreta planos de las obras y verifica en el campo la correcta ejecución de las mismas.▪

Asiste a reuniones periódicas con el líder de proyectos para estudiar el avance de la obra y buscar soluciones a losproblemas detectados.▪ Coordina ocasionalmente grupos de trabajo para la ejecución de proyectos asignados.▪ Elabora y presenta informes técnicos de las actividades realizadas.▪ Opera un microcomputador para accesar información.▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

IngenieroInspector

▪ Realiza levantamiento técnico de las áreas que se van a modificar.▪ Realiza proyectos de las modificaciones, que comprenden: plantas, cortes, fachadas e instalaciones.▪ Elabora formatos de control.▪ Realiza mediciones y cómputos métricos.▪ Elabora cuadros demostrativos de avance y cierre de obras.▪ Chequea las obras y hace las valuaciones finales de las mismas.▪ Elabora hoja de diario de obras inspeccionadas referidas a detección de fallas, novedades y avance de obras.▪ Elabora informe sobre el avance de la obra.▪ Revisa y conforma valuaciones de obras y sus respectivos soportes.▪ Elabora presupuestos para trabajos de mantenimiento, mejoras y ampliaciones de obras.▪ Mantiene informado a su superior inmediato sobre las gestiones realizadas periódicamente.▪ Elabora informes técnicos de actividades realizadas.▪ Realiza pruebas selectivas de control, materiales, concreto, mezcla asfáltica, de acuerdo a normas COVENIN.▪ Participa en reuniones con el equipo técnico para tratar asuntos relacionados con la ejecución de obras.▪ Participa en reuniones con los contratistas de las obras para hacer una inspección ocular del trabajo y proponer solución aproblemas presentes en la ejecución de las mismas.▪ Participa en reuniones con los contratistas, para realizar las mediciones finales de las obras.▪ Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia.▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪ Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES


Asistente deCostos de

Obras

▪ Recibe los cómputos métricos de las obras a ejecutarse en la Institución y que van a ser sometidas a un proceso delicitación.▪ Codifica los diversos capítulos y partidas que integran los cómputos métricos de las obras, según lo establecido por laComisión Venezolana de ▪ Normas Industriales (COVENIN).▪ Constata los precios actuales del mercado, con las casas proveedoras de materiales de construcción.▪ Elabora el análisis de los precios unitarios "tipo" para obtener el monto de referencia de la obra.▪ Entrega a las empresas contratistas interesadas en participar en el proceso de licitación, carpetas de licitación con lainformación de las características de la obra y las condiciones generales y especiales para la contratación.▪ Elabora relación de cheques recibidos de las empresas contratistas por concepto de carpeta de licitación de obra y la envía ala Unidad de Administración.▪ Recibe de los contratistas, presupuestos de los costos estimados de las obras.▪

Analiza los presupuestos de las obras, verificando precios unitarios de los materiales de construcción, según preciosactuales del mercado.▪ Elabora y presenta a su superior inmediato, informe de análisis de los presupuestos indicando cual de las empresascontratistas es la más apta para ejecutar la obra.▪ Informa a las empresas contratistas que han obtenido la Buena Pro para la ejecución de la obra, una vez que ha recibido lainformación de su superior inmediato.▪ Elabora las actas de inicio de las obras y lo presenta su superior inmediato para la firma.▪ Recibe y analiza las valuaciones presentadas por las empresas contratistas, para constatar los precios actuales delmercado.▪ Recibe y analiza las solicitudes de reconsideraciones, emitidas por los contratistas, para aumento de los presupuestos.▪ Realiza observaciones y recomendaciones para el aumento del presupuesto de la obra en ejecución, presentándolo a susuperior inmediato para su aprobación.▪ Participa en el Comité de Licitaciones y Asignaciones de Obras, asesorando en cuanto a precios unitarios de materiales deconstrucción.▪ Lleva registros actualizados de precios de materiales de construcción.▪ Mantiene registro de los cuadros de cierre de obras elaborado por los inspectores de obras y aprobados por el Jefe de launidad.▪ Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia.▪ Transcribe y accesa información operando un microcomputador.▪

Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

TractoristaAgrícola

▪ Opera un tractor adaptándole una rastra, arado o rotativa, según se requiere para triturar, roturar o desmalezar un área detierra determinada.▪ Gradúa la posición de los implementos adaptados y opera los controles para lograr los resultados deseados.▪ Acopla y transporta materiales y/o desperdicios dentro y fuera del área de trabajo.▪ Regula y hace funcionar las trilladoras, aventadoras y otras maquinarias agrícolas fijas.▪ Aguza las cuchillas de los instrumentos cortantes de los implementos de labranza.▪ Opera el tractor para arrancar raíces y troncos, sembrar y cosechar.▪ Colabora con la construcción de cercas.▪ Aplica fertilizantes o plagicidas desde el tractor en áreas extensas del campo.▪ Conduce el tractor para abrir vías de penetración hacia los sitios de cultivo y labores.▪ Utiliza el arado para limpiar la tierra.▪ Hace el mantenimiento de rutina y repara los implementos agrícolas cuando los desperfectos son leves.▪ Colabora con el asfaltado de vías, necesarias para facilitar la llegada de vehículos al campo.▪

Colabora con los docentes o investigadores haciendo demostraciones en su área de trabajo.▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.▪ Mantiene limpios y en orden equipos de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la organización.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES


Jefe deMantenimiento

yReparaciones

▪ Planifica las actividades del personal a su cargo.▪ Asigna las actividades al personal a su cargo.▪ Coordina y supervisa los trabajos de instalación de sistemas de tuberías de aguas blancas, negras, desagües, etc.▪ Supervisa el mantenimiento de las instalaciones.▪ Ordena y supervisa la reparación de equipos.▪ Estima el tiempo y los materiales necesarios para realizar las labores de mantenimiento y reparaciones.▪ Elabora notas de pedidos de materiales y repuestos.▪ Suministra al personal los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas asignadas.▪ Rinde informacion al jefe inmediato, del mantenimiento y las reparaciones realizadas.▪ Efectúa inspecciones de las instalaciones para detectar fallas y recomendar las reparaciones pertinentes.▪ Planifica, coordina y controla el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos y sistemas eléctricos, electrónicos y/omecánicos.▪ Controla el mantenimiento y las reparaciones realizadas.▪ Controla las horas de sobretiempo de los trabajadores.▪ Controla y registra la asistencia y permiso del personal a su cargo.▪ Inspecciona el progreso, calidad y cantidad de trabajos ejecutados.▪ Supervisa y controla el personal a su cargo.▪ Evalúa el personal a su cargo.▪ Detecta fallas, dificultades y/o problemas que se presenten durante la ejecución del trabajo y decide la mejor solución.▪ Tramita requisiciones de materiales de mantenimiento y reparaciones.▪ Estima el costo de las reparaciones necesarias.▪ Prepara órdenes de ejecución de trabajo.▪ Adiestra al personal a su cargo sobre los trabajos a realizar.▪ Atiende las solicitudes y reclamos por servicio, mantenimiento y reparaciones, e imparte las correspondientes órdenespara la solución de éstos problemas.▪ Elabora y presenta los reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia.▪ Transcribe y accesa información operando un microcomputador.▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Auxiliar Mantenimiento

▪ Estima la cantidad de material y repuestos requeridos para la reparación de equipos.▪ Instala, repara y mantiene equipos de sonido, audiovisuales y afines, de acuerdo a la solicitud de los usuarios.▪ Lee e interpreta croquis y diseños.▪ Participa en la reparación de equipos electrónicos, osciloscopios, balanzas y cronómetros.▪ Llena reportes de las tareas asignadas.▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Mecánico

▪ Realiza la estimación y selección del material necesario para la ejecución de su trabajo.▪ Efectúa el mantenimiento y reparación de sistemas hidráulicos y full inyection▪ Efectúa la entonación mayor y menor mediante el cambio de bujías, filtros de gasolina, Iimpieza de carburador, entreotros.▪ Repara motores de vehículos y maquinarias, revisando y/o sustituyendo anillos de pistón, concha de biela y bancada,bomba de agua y aceite, empacaduras y demás reparaciones de mayor complejidad.▪ Efectúa reparaciones de diferenciales y transmisiones mediante la revisión y cambio de sellos, discos, anillos, entre otros.▪ Chequea y repara la caja de dirección hidráulica en vehículos automáticos y cajas de vehículos pesados.▪ Solda las herramientas e implementos de trabajo, cuando se requiere.▪ Chequea, revisa y cambia partes de los sistemas eléctricos.▪ Atiende y orienta a los choferes de las unidades.▪ Elabora los pedidos de materiales y repuestos en general.▪ Verifica y prueba los vehículos una vez terminadas las reparaciones para constatar su funcionamiento.▪ Coordina las tareas del personal de menor nivel y grupos de trabajo.▪ Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. Realiza cualquier otra tarea afín que te sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

Aseador

▪ Realiza la limpieza de oficina, laboratorios, pasillos, baños y otra áreas.▪ Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles y accesorios enlaboratorios, aulas y oficinas.▪ Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel, sanitario, desodorantes y otros.▪ Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos.▪ Moviliza material de oficina y mobiliario.▪ Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos de oficina, en horas previamenteestablecidas.▪ Llena reportes de las tareas asignadas.▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecido por la organización.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Ayudante de Servicio

▪ Barre, lava, aspira, desmancha, encera y pule los pisos de las áreas de la Organización que le sean asignadas.▪ Limpia y desmancha paredes, ventanas, vidrios, puertas, fórmicas y maderas de tabiques divisorios de lasdiferentes áreas de la Organización que le sean asignadas.▪ Limpia escritorios, sillas, pupitres, mesas, archivos y demás equipos de oficinas.▪ Retira afiches, propaganda y anuncios publicitarios en general de las diferentes áreas de la Organización.▪ Retira cualquier tipo de material o sustancia adherida a paredes, pisos, equipos y mobiliarios de las diferentesáreas de la Organización que le sean asignadas.▪ Recoge, empaca y traslada los desperdicios a los sitios destinados para su recolección.▪ Solicita, ordena y controla materiales y artículos de limpieza, velando por el buen uso del mismo.▪ Distribuye servilletas, jabón, papel higiénico y detergentes entre los baños de la Organización.▪ Distribuye los botellones de agua potable por las diferentes instalaciones de la Organización.▪ Instala los equipos audiovisuales para eventos, clases, conferencias, etc.▪ Verifica el buen estado y el uso de los equipos audiovisuales que han sido solicitados en préstamo.▪ Organiza en el depósito los equipos audiovisuales.▪ Traslada en carrucha equipos, mobiliarios y materiales de oficina dentro de las instalaciones de la Organización.▪ Carga y descarga materiales, equipos y otros bienes en vehículos automotores livianos o pesados.▪ Amarra y ajusta la carga en la plataforma del vehículo y tiende el encerado.▪ Realiza mudanzas entre las distintas dependencias de la Organización.▪ Embala y organiza material académico / administrativo y equipos de oficina.▪ Compra material de oficina.▪ Lava la cafetera una vez utilizada,▪ Colabora con el servicio de refrigerios cuando se realizan reuniones, conferencias, talleres, etc.▪ Riega plantas y jardines interiores.▪ Realiza tareas generales de jardinería.▪ Abre y cierra puertas cuando se le solicita.▪ Ayuda al personal de mantenimiento y transporte en actividades menores de reparación y /o servicio según !esean asignadas, informa al personal de mantenimiento sobre posibles fallas de equipos.▪ Llena reportes periódicos de las tareas realizadas Mantiene limpio y en o r d e» n equipos y sitio de trabajo▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integra! establecidos por la Organiza c i ó n▪ Realiza cualquier otra tarea afín que i e sea asignada









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

Albañil

▪ Construye y repara paredes, pisos, pasillos, techos, aceras y cañerías.▪

Abre y/o cava huecos y surcos.▪ Prepare mezclas de cemento y arena para conformar ei material de construcción▪ Carga y traslada materiales, tales como: arena lavada y/o amarilla, granzón, yeso, pego y cal.▪ Monta y desmonta andamies y escaleras,▪ Limpia y organiza palas, picos, chícoras, barras, cucharas, cepillo para frisar,▪ Espátulas, palestras, brochas, carretillas y otras herramientas utilizadas▪ Prepara el terreno y espacio donde efectuará el trabajo.▪ Carga y organiza listones, viguetas, vigas, cabillas, clavos, alambres, martillos y demás implementos dealbañilería, ayudado por e! personal asignado▪ Cierne la arena según las necesidades del trabajo,▪ Monta y desmonta techos de zinc, asbesto y cinduteja.▪ Estima e! tiempo y material requerido para realizar e! trabajo,▪ Lleva el control del material y equipo utilizado.▪ Coordina operativos de trabajo según instrucciones de! supervisor inmediato.▪ Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas.▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos de segundad integral establecidos por la Organización.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Supervisor deServicio de

Mantenimiento

▪ Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo.▪ Establece cronogramas de trabajo a cumplir.▪ Imparte órdenes e instruye al grupo de trabajo sobre la forma a desarrollar las tareas asignadas.▪ Inspecciona el progreso, calidad y cantidad del trabajo realizado.▪ Inspecciona las edificaciones y sus alrededores para asegurarse de su estado de limpieza y del mantenimiento engeneral.▪ Llena formatos de solicitudes de materiales y equipos.▪ Recibe materiales y equipos de trabajos y los distribuye a su personal.▪ Controla la asistencia del personal a su cargo.▪ Estima el tiempo y materiales requeridos para la ejecución de obras menores asignadas a su grupo de trabajo y mantienecontrol de las mismas.▪ Mantiene registro de tiempo y materiales usados en los trabajos.▪ Elabora informes detallados de los trabajos realizados, materiales utilizados, inconvenientes presentados y los presenta asu superior inmediato.▪ Atiende solicitudes y reclamos por limpieza y mantenimiento en general e imparte las correspondientes órdenes para susolución.▪ Vela por el buen uso y conservación de los equipos, herramientas y demás bienes asignados a la unidad a su cargo.▪ Elabora y presenta reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia.▪ Reporta a su superior inmediato las novedades ocurridas.▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

Jardinero

▪ Elabora la requisición de los materiales, equipos y herramientas necesarios para efectuar su trabajo.▪ Opera maquinaria especializada para ei mantenimiento de jardines y zonas verdes.▪ Poda la grama, aplana y empareja el terreno de las canchas deportivas.▪ Acondiciona la tierra para la siembra de plantas.▪ Suministra abonos y fertilizantes a las plantas que se encuentran en las zonas verdes de la Organización.▪ Poda árboles y plantas que lo requieran.▪ Riega jardines y zonas verdes, utilizando mangueras, sistemas de riego y sistemas de gravedad.▪ Fumiga y aplica tratamiento con productos químicos a plantas y árboles para protegerlos de hongos y plagas.▪ Traslada plantas y materiales de trabajo a viveros y jardines.▪ Recolecta y elimina hojas, troncos, ramas y otros desperdicios.▪ Remodela las áreas verdes, siembra plantas ornamentales y crea motivos artísticos en las zonas verdes de la Organización.▪ Recolecta y clasifica residuos o desechos orgánicos.▪ Clasifica y selecciona plantas y semillas.▪ Lleva el control de la reproducción de las plantas, a través del transplante de semillas, plántulas y esquejas.▪ Elimina malezas de aceras, senderos y otras zonas verdes.▪ Prepara semilleros.▪ Detecta y corrige fallas menores en maquinarias y sistemas de riego.▪ Participa en la preparación de compost.▪ Asiste a profesores y alumnos en las prácticas de campo relacionadas con el área de jardinería.▪ Recoge y desecha en los depósitos de basura los desperdicios localizados en las áreas correspondientes al sitio de trabajoasignado.▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Plomero

▪ Instala flotantes, piezas sanitarias, grifería, bombas y otros.▪ Detecta filtraciones en las paredes y pisos.▪ Chequea plantas de tratamiento de aguas.▪ Repara instalaciones sanitarias, tuberías, equipos de laboratorio, entre otros.▪ Mantiene en buenas condiciones las tuberías de las edificaciones.▪ Solicita el material necesario para la ejecución de las tareas.▪ Elabora los proyectos de trabajos de plomería.▪ Acopla reducciones, anillos y otros.▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Supervisor de

Carpintería

▪ Fabrica y repara las puertas.▪ Fabrica marcos de carteleras, cuadros, afiches, entre otros.▪ Calcula y selecciona los materiales y recursos necesarios para los trabajos.▪ Solicita y lleva el control de los materiales y equipos de trabajo.▪ Solicita y lleva el control de los materiales y equipos de trabajo.▪ Colabora y aporta ideas cuando se amerite.▪ Calcula y elabora presupuesto de los trabajos a realizar.▪ Detecta fallas y/o problemas que se presentan durante la ejecución de los trabajos.▪ Adiestra y evalúa el personal a su cargo.▪ Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

Carpintero

▪ Estima costo, tiempo y materiales necesarios para !a realización de ias labores▪ Solicita los materiales necesarios para la ejecución de las labores, sugiriendo en los pedidos de material los de más altacalidad en e i mercado.▪ Diseña, corta, construye y monta piezas de madera de acuerdo a lo solicitado. Ensambla y ajusta piezas▪ Repara y reconstruye objetos variados en madera, cartón, tabíopari y anime.▪ Monta, desmonta y repara brazos hidráulicos, cerraduras, pizarrones y carteleras.▪ Instala puertas, ventanas, techos, cerraduras, cilindros y gavetas.▪ Realiza montajes en fórmica, forrando puertas, marcos y escritorios.▪ Coloca vidrios a estantes, telefone ras, carteleras, ventanas, puertas, armarios y dernñs objetos que ío requieran.▪ Efectúa el mantenimiento de las máquinas y herramientas de trabajo, lubricándolas y calibrándolas.▪ Laquea algunos muebles, puertas y otros objetos esporádicamente.▪ Evalúa el producto final en cuanto al acabado y presentación.▪ Interpreta bajo supervisión técnica: planos, especificaciones y diseños para accesorios y piezas de madera.▪ Elabora reportes periódicos de las tarcas asignadas. Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos de segundad integral establecidos por la Organización.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Herrero -Soldador

▪ Estima tiempo y material necesario para ia elaboración de su trabajo.▪ Solicita material de trabajo, de acuerdo a la labor a realizar.▪ Diseña, fabrica y repara piezas de metal y mobiliarios sencillos para las diferentes dependencias de la institución.▪ Corta y recorta, da forma, dobla, calienta y taladra láminas de metal y/o tubos.▪ Forja metal utilizando herramientas y equipos manuales y mecánicos.▪ Diseña y construye piezas de hierro para el montaje de aires acondicionados.▪ Opera máquinas eléctricas en la ejecución de sus tareas.▪ Efectúa reparación y mantenimiento a los equipos y herramientas utilizados en el taller de herrería.▪ Recibe y distribuye órdenes y solicitudes de trabajo diario.▪ Participa en la realización de inventarios de materiales, herramientas y equipos.▪ Fabrica e instala ductos: chimeneas, campanas y canales.▪ Participa en la instalación de cerraduras.▪ Efectúa mantenimiento preventivo de mobiliario, ductos y piezas de metal, aplicando soldadura, anticorrosivo o cualquier otrotratamiento que requieran las mismas.▪ Selecciona ángulos, platinas, tubos y casillas de hierro para utilizarlo como material y piezas de soldadura.▪ Lija y pule las piezas elaboradas en el taller de acuerdo al acabado solicitado.▪

Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.▪ Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Pintor

▪ Estima y selecciona los materiales necesarios para la ejecución del trabajo.▪ Efectúa reparaciones menores de frisos en paredes, muros, mobiliarios y demás superficies, con el objeto de lograr condiciones óptimas para la aplicación de la pintura.▪ Pinta y/o aplica material de revestimiento a toda clase de superficies, usando brochas, pistola y cualquier equipo que facilitelas labores.▪ Efectúa mezclas de pintura con el objeto de obtener el color deseado.▪ Efectúa el mantenimiento de las superficies pintadas, retocando las mismas cuando sea necesario.▪ Solicita y lleva el control de materiales tales como: pinturas, brochas, rodillos, espátulas entre otros; para la ejecución de laslabores.▪ Organiza e! depósito de materiales y equipos de pintura.▪ Ayuda en la realización de inventario del área de pintura.▪ Atiende y orienta al personal de mantenimiento que presta servicios en el área.▪ Mantiene en orden las solicitudes de servicio que le suministra el supervisor,▪ Pinta avisos, señales de tránsito, identificación de áreas y demás señalizaciones utilizando moldes y/o técnicas

convenientes.▪ Traslada de un sitio a otro mobiliario o equipo.▪ Limpia las manchas de pintura de pisos, paredes, etc., ocasionadas al ejecutar las labores.▪ Efectúa la limpieza y mantenimiento de equipos de pintura.▪ Arma y utiliza equipos de elevación: escaleras, andamios y grúas.▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.▪ Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la Organización.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

APOYO ADMINISTRATIVO

AsistenteAdministrativo

▪ Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.▪ Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.▪ Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.▪ Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la FCU, CEy otras asignaciones.▪ Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.▪ Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos.▪ Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.▪ Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.▪ Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.▪

Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica,etc.▪ Realiza registro contable.▪ Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.▪ Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.▪ Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances y de los fondosfijos y caja chica.▪ Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.▪ Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y ProgramaciónPresupuestaria.▪ Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.▪ Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.▪ Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos.▪ Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.▪ Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de ladependencia.▪ Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.▪ Lleva control de la caja chica.▪ Brinda apoyo logístico en actividades especiales.▪

Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.▪ Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.▪ Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.▪ Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.▪ Atiende e informa al público en general.▪ Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.▪ Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor.▪ Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.▪ Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.▪ Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.▪ Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.▪ Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.▪ Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.▪ Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.▪ Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.▪ Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.▪ Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

AsistenteAdministrativo

▪ Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.▪ Conforma y formula las observaciones pertinentes a autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por elpersonal de la Institución.▪ Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.▪ Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.▪ Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.▪ Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional.▪ Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes.▪ Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca.▪ Controla que se haga efectiva la retención de impuestos.▪ Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda.▪ Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y personas naturales.▪ Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado.▪ Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados.▪ Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva.▪ Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.▪ Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos.▪ Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable.▪ Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable.▪ Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.▪ Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos.▪ Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por concepto de viáticos.▪ Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera deviáticos.▪ Archiva y lleva el control de los documentos del área.▪ Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.▪ Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos.▪ Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.▪ Transcribe y accesa información operando un microcomputador.▪ Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.▪ Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.▪ Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

Administradora- Jefe

Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros.Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias.Autoriza los movimientos relacionados con el área.Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros.Informa a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia.Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad.Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área administrativa.

Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia.Representa a la unidad ante el Comité de Compras.Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales.Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones.Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad.Verifica los trámites por solicitudes de compra de divisas.Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos.Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia.Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros.Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de funcionamientointerno.Administra los recursos económicos y materiales de la unidad.Revisa y coordina la preparación de los estados de la Ejecución Financiera.Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales.Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad.Representa a la Institución en el área de su competencia.Administra, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución.Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa.Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad.

Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos administrativosexigidos por la Institución.Elabora y envía a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de cuentas, gastos deoperación, retenciones, aportes, entre otros.Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención.Asiste y participa en reuniones de la unidad.Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables.Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo.Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas.Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad.Opera un microcomputador para accesar información.Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

AlmacenistaJefe

Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.Supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacén.Verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén.Elabora la programación anual de las adquisiciones para la dotación del almacén.Supervisa la clasificación y organización de la mercancía en el almacén.Elabora órdenes de compra para la adquisición de materiales e informa a la unidad de compras y suministros.Atiende e informa al público en general.

Supervisa los niveles de existencia de inventario establecidos de bienes y servicios.Mantiene actualizados los sistemas de registros.Supervisa la selección de materiales y equipos en cuanto a identificación, tipo y calidad.Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén.Supervisa el despacho de mercancía a las dependencias que realizan las requisiciones.Realiza reportes diarios de entrada y salida de material del almacén.Realiza y/o coordina inventarios en el almacén.Lleva el control de la contabilidad de las requisiciones.Revisa y conforma informes, correspondencias de caja chica, control de asistencia, relaciones de gastos y otros.Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y órdenes de entrega.Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en existencia.Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén.Retira de las empresas proveedoras, los materiales y equipos adquiridos por la Institución.Tramita las órdenes de compra.Corta, prueba y prepara materiales para la realización de las prácticas docentes.Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Almacenista

Recibe y revisa materiales, repuestos, equipos, alimentos y otros suministros que ingresan al almacén.Verifica que las características de materiales, repuestos, equipos y/o suministros que ingresan al almacén se correspondancon la requisición realizada y firma nota de entrega y devuelve copia al proveedor.Codifica la mercancía que ingresa al almacén y la registra en el archivo manual (kardex) y/o computarizado.Clasifica y organiza el material en el almacén a fin de garantizar su rápida localización.Recibe y revisa las requisiciones internas de materiales, repuestos y/o equipos.Elabora guías de despacho y órdenes de entrega y despacha la mercancía solicitada al almacén.Lleva el control de las salidas de mercancía en el almacén registrándolo en el archivo manual (kardex) y/o computarizado.Elabora inventarios parciales y periódicos en el almacén.Elabora saldos de mercancía que quedan en existencia e informa a su superior inmediato.Guarda y custodia la mercancía existente en el almacén.Realiza trámites ante la Dirección de Transporte a fin de conseguir la asignación de vehículos para el traslado de lamercancía.Transcribe y accesa información operando un microcomputador.Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

Comprador

Recibe, estudia y analiza cotizaciones y presupuestos de acuerdo a las requisiciones.Recibe y verifica requisiciones, órdenes de compra y de servicios y sus correspondientes anexos.

Verifica la disponibilidad presupuestaria para la realización de las compras.Tramita órdenes de compra, pago a proveedores y reclamos ante las compañías.Atiende a proveedores, agentes aduanales, agentes de seguros y funcionarios relacionados con las compras.Vela porque los bienes adquiridos se encuentren asegurados.Participa en los comités de compra de la Institución.Revisa y conforma la entrega de documentos al agente aduanal.Efectúa y distribuye compras menores.Lleva el control de archivo de los proveedores, órdenes de compra y cotizaciones recibidas.Mantiene informado al supervisor acerca del avance de las compras.Efectúa el seguimiento a los procesos administrativos relacionados con la adquisición de bienes y servicios.Orienta técnicamente en el área de su competencia.Chequea y verifica materiales y equipos adquiridos.Selecciona y lleva registros de proveedores.Redacta comunicaciones en general.Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.Realiza cualquier otra tarea afín asignada por el supervisor.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

APOYO SECRETARIAL Y DE SERVICIOS

Secretaría -Dirección

Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas,

resultados de exámenes, notas, artículos para prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras,exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demásformatos de uso de la dependencia.Recibe y envía correspondencia.Opera la máquina fotocopiadora y fax.Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.Realiza y recibe llamadas telefónicas.Actualiza la agenda de su superior.Toma mensajes y los transmite.Atiende y suministra información a estudiantes, personal de la Institución y público en general.Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.Convoca a reuniones de la unidad.Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.Actualiza el archivo de la unidad.Distribuye la correspondencia de la unidad.Elabora cheques.Desglosa y entrega cheques.Lleva control de caja chica.

Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.Inscribe estudiantes en cursos, laboratorios y eventos propios de la unidad.Lleva control de los registros de asistencia del personal administrativo, obrero, docente y estudiantes con Beca-servicio,adscritos a la unidad.Elabora actas de notas.Elabora hemeroteca.Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros.Entrega equipos, materiales y libros a los estudiantes.Recibe y controla peticiones de tesis de grado.Prepara información de la cartelera, anuncios para concursos y eventos de la unidad.Actualiza la cartelera.Vende guías a los estudiantes.Chequea y controla los préstamos de los libros de la unidad a los estudiantes.Transcribe y accesa información operando un microcomputador.Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.









Asunto:


ROL ACTIVIDADES

Oficinista

Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios dela unidad.Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.Efectúa y atiende llamadas telefónicas.Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general.Suministra información a las personas que la requieran.Opera una fotocopiadora.Lleva el control de ingresos y egresos de material.Recibe información para transcribirla.Procesa en el computador información solicitada.Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne.Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.Transcribe información para mantener bases de datos.Realiza respaldos a la información procesada en el computador.Graba información para mantener bases de datos.Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la información procesada.Imprime el trabajo realizado.Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada.Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Mensajero

▪ Equipa el medio de transporte que utiliza antes y durante la jornada.▪ Conduce vehículo automotor para transportar correspondencia y/o encomiendas.▪ Distribuye y entrega todo tipo de correspondencia, oficios, boletines, memoranda, órdenes de pago, fichas académicas,circulares, invitaciones y participaciones entre las dependencias de la institución y demás organismos públicos y privados.▪ Retira de las diferentes dependencias, organismos, instituciones, fundaciones: comunicaciones, encomiendas,documentos, etc.▪ Efectúa operaciones y gestiones bancarias, tales como: depósitos de cheques,efectivo, retira chequeras,transferencias, etc.▪ Realiza compra de materiales, artículos de oficina y equipos que se requieren, de acuerdo a las necesidades presentadas.▪ Reporta a la Unidad de Administración los gastos ocasionados por combustible.▪ Llena reportes periódicos de las tareas asignadas.▪ Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la Organización. Realiza cualquier otratarea afín que te sea asignada.

Chofer

▪ Verifica las condiciones mecánicas del vehículo antes de salir.▪ Conduce unidades de transporte automotor liviano y/o medianamente pesado para transportar estudiantes, personaldocente, administrativo y obrero.▪ Conduce» vehículos de carga transportando materiales, equipos y herramientas.▪ Opera máquinas pesadas tales como: grúas y otras de más de seis toneladas.▪ Vela por la seguridad y resguardo de los bienes, equipos y/o materiales que transporta.▪ Vela por la seguridad y resguardo de la integridad física de las personas que transporta.▪ Realiza viajes fuera del perímetro de la ciudad trasladando personas, materiales, equipos, animales, entre otros.▪ Reporta fallas y averías de la unidad asignada, con la finalidad de que sean corregidas.▪ Conduce vehículos para la recolección de basura.▪ Realiza reparaciones menores de vehículos.▪ Conduce vehículos para trasladar a los choferes a su lugar de residencia una vez culminado el último turno.▪ Informa al supervisor sobre cualquier anormalidad suscitada en el horario nocturno de trabajo.▪ Lleva el control de los repuestos que se utilizan en los vehículos.▪ Elabora reportes periódicos de las tareas asignadas.▪ Mantiene limpio y en orden equipo y sitio de trabajo.▪ Cumple con las normas y procedimientos en seguridad integral establecidos por la Organización.▪ Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.







SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-GLO– P15/15



Asunto:

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Glosario de Términos

Cálculos Hidráulicos. Cálculos que se ejecutan a las redes y tuberías de agua.

Cómputos Métricos. Cuantificación ordenada de las diferentes partidas queconforman una obra de acuerdo a la unidad de medida establecida por lasespecificaciones asumidas.

Inspección. Verificaciones de cumplimiento de especificaciones de una Obra.

Instalaciones Sanitarias. Se encargan de retirar de las construcciones de formasegura las aguas negras y pluviales y evitan que los gases y malos olores salgan.

Licitación. Es el proceso de calificación de empresas para realizar unacontratación.

Valuación. Proceso de estimar el valor de un activo o de un pasivo.

Visado de Planos. Trámite que debe realizarse para el otorgamiento de permisosde construcción, en el cual, el cliente debe presentar un juego de planos delproyecto.



Elaborado por:I M í A d R í M l

Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Vigencia de la última


SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIAÁREA DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO Página: MNPP-ANE– P1/1



Asunto:

ANEXOS

ANEXOS

manual ingenieria de mantenimiento

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