Manual de Mtto Lemis

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mantenimiento lemis

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7PRESENTACIONEl presenta Manual de Mantenimiento es una contribucin a los propsitos nacionales de apertura econmica y de modernizacin de la produccin.Si bien cierto que debemos adelantar una gran campaa de concientizacin sobre la necesidad de mantenimiento, es indudable que esto solo no basta, sino que es necesario acompaarla del suministro de las herramientas que hagan posible su desarrollo y que coadyuven la administracin de sus uso y aplicacin.Por lo tanto, este MANUAL presenta las bases fundamentales para que cualquier organizacin fije sus parmetros para la operatividad de un Programa de Mantenimiento. Es as como va desarrollando, de una manera lgica, a travs de los diferentes captulos, los elementos que permiten, no solo plantearlo y programarlo sino tambin determinar sus costos, organizar los almacenes y emplear el computador como herramienta de mantenimiento,Entendemos que no es un producto acabado, por esos esperamos los aportes de quienes lo utilicen para mejorarlo y actualizarlo, de tal manera que pueda prestar el servicio para el cual fue diseado, cual es el de contribuir al logro de una mayor eficiencia, productividad y competitividad de la industria colombiana.AGRADECIMIENTOSA los seores: Jhon Castles , Teodor Sauteer,. Que fueron mis maestros en la exigente disciplina del mantenimiento.Agradecimiento especial a la empresa Carvajal S.A. y a su Divisin de Metalmecnica, en donde tuve la oportunidad de aprender y aplicar los conceptos y tcnicas que aparecen este libro.Tambin a los siguientes alumnos de Ingeniera Mecnica de la Universidad del Valle, quienes colaboraron decididamente en el desarrollo de esta obra: Mauricio Rovira, Rodrigo Guevara, James Lenis, Veranado Londoo, Esteban Barbosa y Javier Fernando Escobar. A mi esposa Lucy, quien revis los originales y a mi familia por su paciencia.INTRODUCCIONUna planeacin estratgica efectiva facilita la correcta orientacin administrativa de toda empresa, la cual debe ser enfocada al cliente teniendo como en cuenta la conquista de marcados a base de calidad y bajos costos.La casi nula capacitacin administrativa del personal que labora en el mantenimiento de nuestras fbricas, y el desconocimiento de la funcin social para alcanzar la evolucin y desarrollo del personal, hacen que este grupo fundamentalmente para la productividad de la empresa, muchas veces no cumpla en forma adecuada los objetivos definidos en la planeacin estratgica no logrando finalmente la satisfaccin total del cliente.Durante el desempeo de mis obligaciones como Ingeniero de montajes y reparaciones mayores, luego como responsable de los servicios generales de la plantas en su diseo, instalacin y mantenimiento y finalmente como gerentes de la Divisin Metalmecnica de Carvajal S.A: tuve la oportunidad de ocupar puestos de diferentes niveles en donde comprob que existe una necesidad nacional, tanto en las facultades de Ingeniera como en los Institutos de Formacin Tcnica y en las empresas de cualquier ndole de preparar a sus alumnos o empleados en las tcnicas administrativas, en la proporcin que lo requieran.Es de gran importancia, por lo tanto, enfocar la atencin del personal de mantenimiento hacia las actividades administrativas, para que pueda entender lo planificado y lograr de esta forma los objetivos propuestos en la misma, haciendo ms eficiente y eficaz. Su organizacin del mantenimiento.La presente publicacin proporciona al Ingeniero o Jefe de mantenimiento los conceptos y teoras necesarias para suplir esa carencia. CONTENIDO1. QUE ES MANTENIMIENTO?.....................................................................................9TIPOS DE MANTENIMIENTO10Mantenimiento correctivo......10Mantenimiento peridico. .12Mantenimiento programado. 12Mantenimiento predictivo. ....13Mantenimiento bajo condiciones. . ........13Mantenimiento preventivo. . 132. ORGANIZACIN DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.15Etapas del proceso administrativo. . ..15Planeacin. . ..16Organizacin. .17Ejecucin.20Control. ...21Importancia de la ubicacin y relaciones del departamento de mantenimiento..22Relaciones de mantenimiento con los dems departamentos23Alternativas y mtodos para organizar el departamento de mantenimiento25mantenimiento por reas............25Mantenimiento centralizado.26Mantenimiento mixto.27mtodos para organizar un departamento de mantenimiento29Manual de procedimientos313. COSTOS EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO36Clases de costos36Costos directos de mantenimiento..37Costos de parada de equipo37Niveles de mantenimiento39Elaboracin de tarifas40Tarifas de mano de obra de mantenimiento..40Tarifas para las mquinas produccin42Asignacin de cdigos contables.43Control en los gastos de mantenimiento44.4. PROGRAMACION....................................................................................................475. MANTENIMIENTO PREVENTIVO57Definicin y programacin57Conceptos importantes que se deben tener en cuenta durante la implantacin del mantenimiento preventivo..60Ventajas del mantenimiento preventivo........64Requisitos indispensables para implantar un Programa de Mantenimiento preventivo..656. MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR EL SISTEMA L.E.M.I.S...66Tarjeta maestra.........70Codificacin y estandarizacin de la Lubricacin.777. MANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO.................................................8. CONTROL DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVOPrimer controlSegundo controlTercer control9. EL COMPUTADOR COMO HERRAMIENTA DEL MANTENIMIENTO.reas de aplicacinProgramas y su manejo.Conclusiones10. INDICES DE MEDICIONESCostos del sector de mantenimiento.Mtodo grfico.Planeacin.Carga de trabajo.CostosProductividad.Grfica maestra.11. P.E.R.T. y C.P.M. PLANIFICACION, PROGRAMACION, Y CONTROL DE PROYECTOS.La historia del PERT Y CPMLa direccinPERT Y CPMActividad, Evento Y Proyecto.Actividad.EventoProyectoRepresentacin grafica.RestriccionesTiempos caractersticos de cada actividadProgramacin de eventos y actividades para una red de actividades y evento dadosRuta crticaProgramacin CPM.Compresin de una red.Programacin PERT. 12. REPARACIONES MAYORES13. ALMACEN DE MANTENIMIENTO.Mtodos para organizar el almacnAlmacn centralizadoAlmacenes descentralizados de mantenimiento.Quien administra el almacn de mantenimiento.Tipos de existenciasfungiblesDevolutivosinserviblesQue y cuanto almacenar y cada cuando pedir.Qu almacenarCuanto almacenarCuanto pedir.Generalidades para el diseo de almacnOrdenes de salida o requisicin de material. Ordenes de pedido o adquisicin.1. QU ES EL MANTENIMIENTO?El mantenimiento es un conjunto de actividades que deben realizarse a instalaciones y equipos, con el fin de corregir o prevenir fallas, buscando que stos continen prestando el servicio para el cual fueron diseados. Como es evidente, debido a la incapacidad para que los equipos e instalaciones se mantengan en buen funcionamiento por s mismos, debe organizarse un grupo de personas para que se encargue de esto y se constituya as una organizacin de mantenimiento.Desde el punto de vista de quien administra el mantenimiento, el objetivo principal es la conservacin del SERVICIO. Esto es, la mquina debe recibir una mantenimiento no por ella misma, sino para su conservacin y para garantizar que la funcin que ella realiza dentro del proceso productivo se cumpla y se mantenga la capacidad productiva en el nivel deseado.Lo anterior se debe basar siempre en el equilibrio de los siguientes factores: Minimizar los costos de parada del equipo por daos y reparaciones. Maximizar la utilizacin del capital invertido por daos y reparaciones. Minimizar los costos de operacin y mantenimiento, para aumentar los beneficios de la actividad industrial.Es tambin una funcin del mantenimiento garantizar la seguridad industrial.En la prctica, el alcance del mantenimiento depende del tiempo de industria o instalacin, as como de la magnitud y desarrollo industrial de la misma.Cada industrial en particular y cada departamento de mantenimiento, dependiendo de su formacin acadmica y tcnica y de las caractersticas de los equipos y sistemas que deben mantenerse, desarrollarn sus propias tcnicas y estilos administrativosSe ha visto que tradicionalmente los ingenieros y tcnicos que operan en el campo de la ingeniera de mantenimiento dan una mayor importancia a los aspectos de tipo tcnico, dejando en segundo plano lo concerniente al a gestin administrativa y aspectos logsticos, lo cual siempre redunda en bajo nivel de servicio, altos costos y demasiadas tensiones y fricciones en la ejecucin del trabajo.Los temas siguientes hasta el numero 8 dan las bases para que el ingeniero y el tcnico prctico puedan corregir estas deficiencias.TIPOS DE MANTENIMIENTOExisten diversas formas de realizar el mantenimiento a un equipo de produccin, cada de; las cuales tiene sus Propias caractersticas como describiremos a continuacin. Mantenimiento correctivo. Mantenimiento peridico. Mantenimiento programado. Mantenimiento predictivo. Mantenimiento bajo condiciones. Mantenimiento preventivo.1.1 MANTENIMIENTO CORRECTIVO.Como su nombre los indica, es un mantenimiento encaminado a corregir una falla que se presente en determinado momento.En otras palabras, es el equipo quien determina las paradas. Su funcin primordial es poner en marcha el equipo lo ms rpido y con el mnimo costo posible. Este mantenimiento es generalmente el nico que se realiza en pequeas empresas. Las etapas por seguir cuando se presente un problema de mantenimiento correctivo, pueden ser las siguientes: Beneficios: Identificar el problema. Estudiar las diferentes alternativas para su reparacin. Evaluar las ventajas de cada alternativa y escoger la ptima. Planear la reparacin de acuerdo con personal y equipos disponibles. Supervisar las actividades por desarrollar. Clasificar y archivar las informaciones sobre tiempos, personales y repuestos de la labor realizada, as como las diferentes observaciones al respecto.Este tipo de mantenimiento presenta una serie de inconvenientes en diversas reas de la empresa, a saber:Inconvenientes:PERSONAL: en un comienzo, o sea cuando el equipo es nuevo, tan solo ser necesario un reducido grupo de tcnicos para atender las fallas que se presenten, pero con el transcurrir del tiempo, el desgaste del equipo ser mayor y traer como consecuencia el incremento en el numero de fallas, que ya no podrn ser atendidas por el mismo numero de personas, lo cual hace que se contrate mas personal de mantenimiento para atender todos los daos. Por otro lado, si una fallas suspende el proceso productivo, el personal de produccin se encontrara inactivo y devengando por un largo tiempo; pero si adems recibe bonificacin por la produccin, estar presionando para una pronta reparacin, y esto influye para que la reparacin realizada no sea la mejor.MAQUINARIA: una pequea deficiencia que no se manifieste, puede con el tiempo hacer fallar otras partes del mismo equip, convertirse as, un arreglo pequeo en una reparacin mayor que incrementa los costos debido al aumento y el tiempo de parada del equipo. Esto se podra haber evitado efectuando a tiempo el cambio del elemento, dao que hubiera sido detectado durante una revisin preventiva.INVENTARIO: casi podra afirmarse que el repuesto requerido para solucionar una falla no se encuentra en ese momento en el almacn, por no existir la informacin de la clase y cantidad de repuestos necesarios. La consecucin de estos elementos exteriormente hace que la demora sea mayor y se incrementen los costos. Esta informacin, al igual que en el caso anterior, se hubiera podido obtener mediante continuas revisiones preventivas SEGURIDAD: la seguridad se ver afectada si la falla coincide con un evento inaplazable en la produccin y se obliga a los equipos a trabajar en condiciones de riesgo tanto para el personal, como para la maquinaria.CALIDAD: por ltimo, la calidad del producto se ver seriamente afectada, ya que el desgaste progresivo de los equipos ocasionar una cada de esta. Lo cual dar como resultado un aumento en la calidad de segundas al final del proceso.Aunque los anterior muestra claramente que hoy en da, para una empresa media lo costos de mano de obra lucro cesante hacen imposible su administracin nicamente con un sistema de mantenimiento correctivo, muchas empresas desarrolladas persisten en la idea de reparar solamente las fallas que se van presentando.Es demasiado complejo explicar por qu sucede esto pero se puede decir que algo que influye sobremanera es el deseo de los empresarios de producir al mximo (si es posible, las 24 horas del da y los 365 das del ao). Aunque en las organizaciones hay personas preparadas profesionalmente que se oponen a esto, no son escuchadas.De todas maneras, la prctica ensea que el mantenimiento correctivo es inevitable, as se haya implantado un programa a de mantenimiento preventivo, ya que en cualquier momento se pueden presentar fallas que no fueron previstas. Cabe anotar la existencia de equipos o instrumentos que, debido a la gran necesidad de ajustes para un funcionamiento optimo o por poseer una delicada conformacin (equipos electrnicos) o, por que llevan buen tiempo trabajando sin molestar, es preferible no revisarlos para evitar la prdida de ajuste adquirido con el tiempo o daarlos; entonces se recomienda esperar a que fallen, para en ese momentos hacerles una reparacin total que los deje en condiciones ptimas de funcionamiento. Esta prctica es comn cuando se tiene un equipo de reserva.1.2 MANTENIMIENTO PERIODICO.Este tipo de mantenimiento, como su nombre indica, es aquel que se realiza despus de u perodo de tiempo generalmente largo (entre seis y doce meses). Este mantenimiento se practica por los regular en la plantas de procesos tales como petroqumicas, azucareras papeleras, de cementos, etc. Y consiste en realizar grandes paradas en las que se efectan reparaciones mayores.Para implantar este tipo de mantenimiento, se requiere una excelente planeacin e interrelacin del rea de mantenimiento con las dems reas de la empresa, para lograr llevar a cabo las acciones en el menor tiempo posible. Generalmente la decisin de decisin de implantar este tipo de mantenimiento no queda en manos del departamento de mantenimiento debido a la complejidad y a los tan altos costos que se manejan.1.3 MANTENIMIENTO PROGRAMADO.Este es otro sistema de mantenimiento que se practica hoy en da y se basa en la suposicin de que las piezas se desgastan siempre en la misma forma y en el mismo perodo de tiempo, as se est trabajando bajo condiciones diferentes.En este tipo de mantenimiento se lleva a cabo un estudio detallado de los equipos de la fbrica y a travs de l se determina, con ayuda de datos estadsticos e informacin del fabricante, las partes que se deben cambiar, as como la periocidad con que se deben hacer los cambios. Una vez hecho esto, se elabora un programa de trabajo que satisfaga las necesidades del equipo.Aunque este sistema es superior al mantenimiento correctivo, presenta algunas fallas. La principal es el hecho de que, con el fin de prestar el servicio que ordena el programa a una determinada parte del equipo, sea necesario retirar o desarmar partes que estn trabajando en forma perfecta. 1.4 MANTENIMIENTO PREDICTIVO.Este tipo de mantenimiento consiste en hacer mediciones o ensayos no destructivos mediante equipos sofisticados a partes de maquinaria que sean muy costosas a las cuales no se les puede permitir fallar en forma imprevista, pues arriesgan la integridad de los operarios o causan daos de cuanta. La mayora de las inspecciones se realiza con el equipo en marcha y sin causar paros en la produccin.Las ms frecuentes son:DE DESGASTE: con espectrofotmetro de absorcin atmica, aplicando sobre los aceites de lubricacin que s muestran un contenido de metal superior al normal, nos indican dnde est ocurriendo un desgaste excesivo.DE ESPESOR: con ultrasonido.DE FRACTURAS: con rayos X, de partculas magnticas, tintas reveladoras o corrientes parsitas, ultrasonido.DE RUIDO: con medidores de ruido o decibelmetro.DE VIBRACIONES: con medidores de amplitud, velocidad y aceleracin.DE TEMPERAURA: con rayos infrarrojos o sea la termografa.El mantenimiento predictivo slo informa y sirve de base para un buen programa de mantenimiento preventivo.MANTENIMIENTO BAJO CONDICIONES.Este, ms que un tipo de mantenimiento, es una prctica que se debe seguir cuando se tiene implantado un determinado sistema de mantenimiento y consiste en adecuar el programa segn varen las condiciones de produccin (de unos da dos turnos) o las condiciones de operacin (el ambiente de operacin), teniendo en cuenta principalmente el efecto que causa esto sobre el equipo. En otras palabras, mediante esta prctica se mantiene actualizando el programa existente.MANTENIMIENTO PREVENTIVO.Para evitar que se confunda este mantenimiento con una combinacin del peridico y el programado, se debe hacer nfasis en que la esencia de ste son las revisiones e inspecciones programadas que pueden o no tener como consecuencia una tarea correctiva o de cambio.Este sistema se basa en el hecho de que las partes de un equipo se gastan en forma desigual y es necesario prestarles servicio en forma racional, para garantizar su buen funcionamiento.El mantenimiento preventivo es aquel que se hace mediante un programa de actividades (revisiones y lubricacin), previamente establecido, con el fin de anticiparse a la presencia de fallas en instalaciones y quipos.Este programa se fundamenta en el estudio de necesidades de servicio de un equipo, teniendo en cuenta cuales de las actividades se harn con el equipo detenido y cuales cuando esta en marcha. Adems, se estima el tiempo que se toma cada operacin y la periocidad con que se efecta con el fin de poder determinar las horas hombre que requiere una tarea de mantenimiento, al igual que las personas que sea van a emplear en determinado momentos del ao.El xito de un programa de mantenimiento preventivo, estriba en el anlisis detallado del programa de todas y cada una de las maquinas y en el cumplimiento estricto de las actividades para cuyo efecto se debe realizar un buen control.Dependiendo del tipo de empresa, del desarrollo alcanzado por ella, as como de las polticas establecidas, se pueden conjugar para efectos de un mejor mantenimiento, varias de las alternativas antes mencionadas, realizndose de esta manera un MANTENIMIENTO MIXTO.2. ORGANIZACIN DE UN DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO2.1 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.En la organizacin de un departamento de mantenimiento se estarn aplicando las tcnicas de y los principios de la administracin a un rea especfica; por esta razn quien organiza un departamento de mantenimiento debe tener muy buenos conocimientos, con el fin de lograr una clara definicin de los objetivos, los cargos, sus funciones, los requisitos para ocuparlos y las relaciones entre personas y departamentos. Las diferentes etapas que se deben seguir son: Planear con detalle la organizacin, para as definir con muy subjetiva claridad el objetivo y las formas de alcanzarlo. Estas, al ser estudiadas, darn lugar a un programa de trabajo que tendr incorporado los elementos de control necesarios. Una vez realizado lo anterior, se organizarn y estructurarn los recursos de manera funcional; con el fin de lograr esto, hay que dividir el trabajo para determinar la cantidad de puestos, definiendo de paso categora y labores. Cuando se ha realizado lo anterior, s puede llegar a la seleccin de personal que ocupar dichos cargos. Para hacerlo hay que tener especial cuidado al escoger la persona que ocupar un cargo determinado, sin caer en el error de adaptar el cargo a las condiciones personales del candidato (primero se crea el cargo y luego se selecciona la persona ms adecuada para ejercerlo).Al hacer la confrontacin entre las capacidades y conocimientos de quin ocupar un puesto y las exigencias que este implica, se pueden determinar las necesidades de capacitacin de la persona; as podr adecuarla a dichas exigencias. Una vez hecho esto, se debe delegar a cada uno la autoridad, adems se proveerlo de los recursos humanos y tcnicos suficientes para que pueda desarrollar eficazmente su labor. Al llegar el administrador a este punto el siguiente paso es lograr que quienes han sido escogidos, sientan deseo de ejecutar lo organizado y, para esto, deber motivarlos, lograr una buena comunicacin con ellos para mantenerlos informados y asegurarse de que la informacin ha sido recibida.Cuando ya se han obtenido resultados, se deben orientar los esfuerzos de todos hacia el objetivo previamente definido, mediante una ptima coordinacin. Cuando la organizacin esta funcionado en la forma descrita, es necesario controlar sus logros. Esto se hace a travs de la comparacin con los presupuestos establecidos en el proceso de planeacin, analizando en detalle las desviaciones para hacer los ajustes que sean necesarios. Esto implica el iniciar nuevamente los procesos de planeacin, organizacin, ejecucin y control de las diversas labores establecidas, para lograr la solucin del problema.La etapas anteriormente descritas son la bese del proceso administrativo y se analizarn ms a fondo con miras a tener una mejor ideas de ellas.2.1.1 PLANEACIONLa planeacin es el primer paso del proceso administrativo y el ms importante, pues ella genera las bases sobre las cuales se desarrollan las dems. En la planeacin se procede a definir con mayor precisin a donde se desea llegar y el momento en el cual se llegar a esta meta; a partir de esto, se analizan los recursos humanos y tcnicos disponibles y las limitaciones en las diversas reas por ltimo, se detallan las labores indicando su nmero y duracin.Cuando se han seguido los pasos anteriores se puede llegar a saber cuando, empezar, terminar, y adems, hacer presupuesto sobre los costos, las acciones y los tiempos. Estos presupuestos se emplean como patrones para evaluar el desarrollo de la labor ejecutada. La planeacin, es por tanto, una continua toma de decisiones y se compone de aspectos muy definidos que siempre deben tenerse en mente, tales como: Polticas Objetivos Procedimientos Mtodos Programas Presupuestos.POLITICAS: son las normas que enmarcan y orientan el pensamiento o la accin en la toma de decisiones para conseguir un objetivo.Las polticas delimitan el rea dentro de la cual una decisin habr de ser tomada. Ejemplos de stas son: Hacer solo lo que no se pueda contratar. Lo ms importante es la calidad del trabajo.OBJETIVOS: son el resultado final que se persigue. Hacia ellos se orientan todos lo esfuerzos y su consecucin debe ser una constante preocupacin de todos los miembros de la organizacin. Ejemplos de estos son: Bajar el presupuesto de operacin al 97.7%. Elevar el cumplimiento de la labores de mantenimiento a un 94%PROCEDIMIENTOS: son una serie de labores que estn interrelacionadas para realizar cronolgicamente un trabajo. En el momento de planear, se deben definir claramente los procedimientos para lograr una gran coordinacin entre las diferentes partes del proceso. Estos son verdaderamente unas guas de accin. Tal y como sucede en otros tipos de planes, los procedimientos tienen una jerarqua de importancia y, con frecuencia, traspasan las lneas departamentales (SEC 2.2.). Ms adelante se darn ejemplos muy concretos referentes a los procedimientos en el departamento de mantenimiento.METODOS: son parte importante de un procedimiento e indican la manera de realizar una labor especfica. Toda mejora en los procedimientos de operacin debe empezar por corregir los mtodos que la componen. En una organizacin que desee evitar ambigedades y errores que le pueda llevar al caos, es necesario que exista un manual escrito de procedimientos, para que pueda ser utilizado cuando surjan dudas sobre la forma de actuar en una situacin especifica (SEC 2.4).PROGRAMAS: son las listas o grficos que indican exactamente quin, cuando, con que y en cuanto tiempo, debe realizarse una labor. Con esto se logra la coordinacin de los recursos para cubrir las necesidades.Mientras mejor sea la planeacin mejor, ser el programa desarrollado y ms fcil ser ponerlo en ejecucin. Para realizar dicha programacin se utilizan herramienta tales como: diagramas de Gant, redes de P.E.R.T., C.P.M: y PPS.PRESUPUESTOS: son las metas por alcanzar en diferentes aspectos como mano de obra, consumo de materiales, horas extras, etc., con base en los programas elaborados.Los presupuestos son imprescindibles si se desea efectuar un buen control de los programas, pues as se podr comprar lo real lo estimado y medir la desviacin, si es que existe, tratando de explicarla.2.1.2 ORGANIZACINEs el hecho de dar forma a lo planeado de acuerdo con los recursos de la empresa, definiendo una estructura por funciones. Para ello se debe hacer una divisin clara y efectiva de la autoridad, evitando en lo posible entrecruzamientos de funciones y obligaciones.El xito de la organizacin se basa en una buena proyeccin de la empresa y en el anlisis de los siguientes aspectos. Cargos Personas Autoridad ResponsabilidadCARGOS: lo primero que se debe hacer, es una lista de las funciones por desarrollar, se pararlas en grupos de finalidad similar, determinar las horas- hombre y las horas maquina en cada grupo y decidir as el nmero de puestos a crear. Los puestos ahora creados deben estar perfectamente definidos en cuanto a labores, descripcin genrica, grado de habilidad, esfuerzo fsico y mental, responsabilidad y condiciones de trabajo.En la actualidad existen varios mtodos que permiten hacer la evaluacin de un puesto, teniendo en cuenta diversos aspectos. Uno de ellos es el mtodo HAY, que se explica a continuacin.El mtodo de perfiles y escalas HAY es un sistema para evaluar puestos, en el cual se le asignan puntos a cada uno en funcin de tres factores: habilidad, solucin de problemas y finalidad.Para cada uno de los factores se tienen en cuenta ciertas caractersticas que son:Habilidad: es el conjunto de conocimientos y experiencias requerido para desempear aceptablemente el cargo, independiente de cmo estos conocimientos se hayan adquirido. Este conocimiento total tiene 3 aspectos que son: La habilidad especializada: la tcnica y la prctica requerida. Amplitud de habilidad de gerencia: la habilidad para integrar diferentes clases de funciones. habilidad en relaciones humanas. la habilidad humana requerida para motivar al personal.Solucin de problemas: es la cantidad de pensamiento iniciativa ORIGINALES NECESARIOS EN EL OFICIO para analizar, avaluar, razonar y crear, a fin de llegar a formular conclusiones. Esta funcin de los procesos mentales tiene dos aspectos: El grado de libertad para pensar (limitado por el medio ambiente). Lo que lagunas veces se cataloga como libertad de pensamiento es en realidad, el ambiente en el cual los pensamientos se desenvuelven, definido por el grado en que estn circunscritos por o libres de normas, precedentes y referencias a otros cargos. Libertad de pensamiento no deben confundirse con libertad de accin (Vase FINALIDAD). Grado de complejidad del proceso mental. El reto mental que se presenta en el pensamiento que va a realizarse, variar desde simples selecciones entre cosas ya conocidas hasta el desarrollo de nuevos conceptos y soluciones imaginativas en situaciones nuevas o desconocidas.Finalidad: es la posibilidad de responder por una accin y sus consecuencias. Es el efecto medido del cargo en los resultados y tiene tres dimensiones: Libertad para actuar. Grado de control y orientacin personal o de procedimiento al cual esta sujeto. Impacto. La forma en que el oficio tiene incidencia en los resultados finales. Variar desde servicios incidentales remotos para el uso de otros en relacin con algunos resultados finales, hasta impacto primario o decisivo sobre resultados finales. Magnitud. La magnitud general en dinero del rea ms clara o primariamente afectada por el cargo.Una vez que se han asignado puntos a cada cargo se determina su ubicacin relativa con respecto a otro cargo modelo, aplicando para ello tablas de valuacin y grficos de dispersin. El nmero total de puntos representa la dificultad relativa del cargo y la importancia que representa para la empresa.La valuacin se puede hacer solamente si existe una descripcin sistemtica de cada funcin.PERSONAS: una vez creados y definidos los puestos, se pueden seleccionar las personas ms idneas para ocuparlos, sabiendo de antemano que presentarn limitaciones por las exigencias del cargo.AUTORIDAD: cuando las personas estn ocupando sus puestos, se les debe delegar la autoridad que garantice el buen cumplimiento de sus labores; dicha autoridad no debe ser ejercida por fuerza sino mediante la persuasin.RESPONSABILIDAD: es la obligacin que tiene cada persona ante sus superiores, de cumplir en la mejor manera posible con las funciones relativas a su cargo. No puede delegarse la responsabilidad como se hace con la autoridad.Una vez realizado lo anterior, se debe establecer la manera cmo funcionarn las jerarquas las comunicaciones y el mando, dando a cada puesto creado la ubicacin adecuada dentro del organismo general.Hay que reducir en lo posible las lneas largas de autoridad; tambin racionalizar el nmero de personas que informen a un mismo individuo, procurando que no sea excesivo y que toda actividad este siempre basada en el entrenamiento de los subordinados, la capacidad individual de la persona, la planeacin y el control de la empresa misma.Se considera fundamental el hecho de tener muy en cuenta las capacidades de las personas que ocupan cada cargo para aprovecharlas, orientndolas hacia la consecucin de los objetivos de la empresa.La organizacin debe responder a las necesidades de cada empresa, no existen patrones ptimos ni fijos; es decir, para cada caso hay que determinar el sistema ms efectivo; tambin debe ser dinmica y variar de acuerdo con las circunstancias del momento. 2.1.3 EJECUCIONEjecutar es poner en funcionamiento todo lo planeado y organizado hasta el momento. Dado que el nico recurso de la empresa variable por s mismo, es el humano, hacia l de orientarse a la ejecucin. Un buen administrador se preocupar de poner en practica ciertos principios para lograr que sus colaboradores se familiaricen con la estructura de la organizacin, las relaciones nter departamentales y con sus deberes y autoridad.Una vez que los subordinados han sido orientados, el superior tendr la continua responsabilidad de aclararles sus funciones, guiarlos hacia el mejoramiento de la ejecucin, el desempeo de las tareas y motivarlos a trabajar con celo y confianza, buscando con ello alcanzar los objetivos de la mejor manera posible. Los principios mencionados renglones arriba son: Motivacin. Comunicacin Direccin CoordinacinMotivacin: quien administra debe crear un ambiente de constante superacin haciendo que las personas identifiquen sus objetivos con los objetivos de la empresa.Las necesidades por satisfacer en el individuo son: de realizacin, de reconocimiento de de desarrollo profesional. La existencia de un desafo aumenta el inters de las personas.La motivacin no puede ser algo fugaz, debe ser una labor continua y exige una planeacin.Comunicacin: el xito de una organizacin esta en la reciprocidad de la misma. Para que sea as se necesitan: un transmisor, un receptor y un procedimiento medio o palabra. Como el trasmisor es el responsable de la comunicacin, l debe: a) Procurar que la idea trasmitida sea clara y precisa.b) Escoger un lenguaje adecuado para que el receptor lo comprenda.c) Observar la respuesta de receptor con el fin de determinar si el mensaje ha sido asimilado.Direccin: es la funcin desempeada por el administrador y tiene como fin orientar los esfuerzos de todos hacia el objetivo de la empresa. Esta orientacin ser realiza a travs de ordenes o instrucciones precisas que se dan teniendo en cuenta los principios de motivacin y comunicacin antes expuestos...Coordinacin: en la ejecucin es necesario lograr que los esfuerzos del grupo estn sincronizados y sean ejecutados en el momento, cantidad y direccin exactos. Esto es coordinacin.Si se logra una buena coordinacin entre las distintas reas se obtendr un mayor rendimiento en las labores y una ponderacin de los recursos, evitando altos costos por inflacin de algunos de ellos.La coordinacin es esencial en la grandes empresas donde los departamentos tienden a formar una organizacin aislada del resto de la empresa (departamento de mantenimiento). Para evitar esto, se deben de proveer los medios de comunicacin necesarios que permitan un adecuado intercambio de ideas y opiniones. Este tema se tratar ms a fondo en la seccin 2.2 (Importancia de la ubicacin y relaciones del departamento de mantenimiento).2.1.4 CONTROLEs la comprobacin de que lo planeado se est llevando a cabo; si existe una desviacin, mostrar y poner en movimientos las acciones necesarias para hacer las correcciones del caso. Este un proceso dinmico que se inicia al termino de la planeacin, punto en el que se dictan los parmetros de control (referencias de comparacin).Ante todo es necesario determinar qu se va a controlar y esto solo lo dir la experiencia, el criterio y la observacin del administrador. Despus decidirn los aspectos que se van a controlar: cantidad, calidad, tiempo, etc.De esta manera es factible dictar parmetros de control, los cuales deben quedar escritos y ser conocidos por todos. Lo anterior se realiza en la fase de planeacin.Las etapas por seguir para ejercer el control son: Medir Comparar Analizar CorregirMedir: se miden la variables de control escogidas tomando los datos de la propia fuente y se hacen conocer de las personas a la cuales compete. Ejemplos de estos parmetros son: Horas de para de equipo Costos de mantenimiento Porcentaje de cumplimiento del mantenimiento.Comparar: los resultados obtenidos se compararn con lo parmetros, observando si hay desviaciones y diferenciando las desviaciones importantes de las espordicas.Analizar: las desviaciones encontradas se analizan para encontrar el por que de ellas. Este anlisis implica cambio s en el procedimiento del sistema.Corregir: una ves realizado el anlisis se tiene un diagnostico, partir del cual se planean los correctivos tendientes a atacar las causa de las desviaciones y eliminarlas.El control se facilita si se hacen esfuerzos slo para corregir las desviaciones importantes. Tambin ayudar a la invariabilidad de las polticas, la simplificacin de la produccin y la estandarizacin de normas y procedimientos.El desarrollo de la administracin ha creado una serie de herramientas para analizar y detectar las desviaciones significativas en cualquier variable controlada. Ejemplos de esta herramientas son: grficos de produccin mensual, estudios estadsticos, elementos de la investigacin de operaciones (PERT y CPM), anlisis financiero. En la actualidad todas las herramientas han adquirido una gran operabilidad con el uso del computador, como se ver ms adelante.2.2. IMPORTANCIA DE LA UBICACIN Y RELACIONES DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTOEn el organigrama de la empresa, el departamento de mantenimiento tiene como funciones: Mostrar con claridad la organizacin establecida. Facilitar el anlisis de la organizacin. Mejorar las comunicaciones y relaciones del personal.Estos organigramas son grficos que indican la posicin del departamento de mantenimiento y su jerarqua dentro de la empresa. Dichos grficos describen las lneas de autoridad entre los diferentes departamentos y las instancias superiores, dependiendo directamente del tipo de empresa y de desarrollo alcanzado. Vale la pena tener muy en cuenta las labores propias del mantenimiento; tales como remediar rpida y oportunamente paradas en la produccin a atender emergencias en los servicios; tambin, ser algo flexibles en el cumplimiento de los conductos regulares y permitir a este departamento tomar decisiones acordes con las circunstancias.2.3 RELACIONES DEL DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO CON LOS DEMAS DEPARTAMENTOS.La comunicacin, colaboracin y coordinacin que debe existir entre los diferentes departamentos, se logra mediante reportes y solicitudes elaborados en la mayora de los casos por escrito, procurando as una buena relacin entre los dems departamentos y el de mantenimiento, relaciones estas que hacen fcilmente superables las diferencias que se pueden presentar en determinado momento.Los departamentos o reas que ms relacin tienen con el departamento de mantenimiento dentro de una empresa, son: Produccin. Contabilidad Sistemas Compras y almacenamiento Relaciones industriales Proyectos. Servicios.Produccin: todas las actividades de mantenimiento deben estar dirigidas a minimizar de una manera razonable el costo de fabricacin del producto as como a mantener la prestacin del servicio, teniendo en cuenta la calidad del producto y la seguridad del trabajador. Esto se logra optimizando el empleo de los recursos humanos, de los materiales y de los presupuestos. Pero hay que considerar factores que estn fuera del control del departamento de mantenimiento y por eso es de gran importancia su relacin con la produccin.En trminos generales se reconoce: Mantenimiento es el directo responsable de la conservacin de la maquinaria en buenas condiciones de operacin y a un costo razonable. El departamento de mantenimiento deber ser conciente de la importancia de su relacin con produccin. Deben entonces realizar una labor conjunta para programas paradas, ejecutar y revisiones, autorizar reparaciones y elaborar informes y reportes. Esta coordinacin y cruce de informacin permitir tambin establecer una prioridad en los trabajos de mantenimiento.Contabilidad: dependiendo de las polticas y procedimientos establecidos en la empresa, el departamento de contabilidad tendr mayor o menor ingerencia sobre el departamento de mantenimiento.Una alternativa, adems es muy apropiada, consiste en considerar la posibilidad de que mantenimiento sea quien genere sus propios reportes, tanto para la informacin de costos a la gerencia haciendo que sta pueda juzgar la funcin de mantenimiento, como para realizar un control interno de costos. En esta alternativa, contabilidad solo maneja las cifras finales.Otra alternativa sera que, quien genere los reportes antes mencionados sea contabilidad, aunque esta es la menos apropiada, ya que en dicho departamento no se conocera de una manera directa la informacin sobre componentes de costos de mantenimiento, insumos y mano de obra. Se podr entonces incurrir en informes errados, que causan malestar entre ambos departamentos. Por otro lado, al ser mantenimiento el generador d estos informes, van a sentirse motivados a ejercer un buen control de los costos ya que tienen un responsabilidad directa y se convierten ahora en sus costos, hacindolos pensar en trminos de pesos, as se est hablando de horas hombre o kilos.SISTEMAS: si el departamento de mantenimiento ha sido sistematizado, el departamento de sistemas ser el encargado de elaborar programas que se encarguen de manejar la informacin correspondiente, ya sea para entregar resultados tales como cumplimiento, inventarios, costos; como para programar hechos de mantenimiento.COMPRAS Y ALMACENAMIENTO: el departamento de compras y almacenamiento tiene como obligacin contar con materiales, herramientas, repuestos y equipos en el lugar correcto, en la cantidad adecuada y en el momento oportuno y a unos costos razonable. Lo anterior, de acuerdo con los requerimientos hechos por mantenimiento.En algunas organizaciones se incluye el almacn como parte del departamento de mantenimiento, dada la estrecha relacin que debe existir entre ambos. Mantenimiento tiene la obligacin de colaborar con el control de inventarios.RELACIONES INDUSTRIALES: considerando que el departamento de mantenimiento tiene como elemento fundamentalmente su estructura a personas calificadas, deben conjuntamente con el departamento de relaciones industriales, establecer polticas salariales de capacitacin, de seguridad, de motivacin, de recreacin, etc., para evitar la migracin del personal calificado y a su vez buscar mayor eficiencia en los trabajos por realizar.PROYECTOS: si existe, este departamento es el encargado de realizar labores como: montajes, ampliaciones, construcciones, y adaptaciones a maquinaria. Deber tener entonces buena comunicacin con el departamento de mantenimiento procurando que no existan inconvenientes para efectuar el mantenimiento a los proyectos realizados. Adems se debe mantener una retroalimentacin de informacin, eficaz para corregir y mejorar los programas antes de ser ejecutados.SERVICIOS: este departamento, segn el tipo y caractersticas de la empresa, ser el encargado de manejar el transporte, la alimentacin la vigilancia y otros servicios.En determinadas circunstancias, el servicio que presta este departamento ser de invaluable importancia para el buen desarrollo de un trabajo de mantenimiento. El tener a tiempo algunos de estos servicios evitar posibles conflictos en la realizacin de la labor, esto se logra teniendo una adecuada coordinacin e informacin sobre cundo, donde y cmo deben presentarse estos servicios.2.4 ALTERNATIVAS Y METODOS PARA ORGANIZAR EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.Debido a las caractersticas especiales del departamento de mantenimiento, el tipo de servicio que presta y calidad de su personal, as como la organizacin en si, existen diferentes alternativas para realizar el mantenimiento, y son: mantenimiento por reas, mantenimiento centralizado y mantenimiento mixto.El tipo de arreglo escogido, por reas, centralizado o mixto no es arbitrario y ninguno es mejor que los otros.El sistema de organizacin debe aparecer como una respuesta a una necesidad y es muy importante tener en claro que, a medida que la empresa crece, debe ir adaptando su organizacin al nivel de complejidad existente.2.4.1. Mantenimiento por reasCuando la empresa esta dividida por secciones, segn la caractersticas de la produccin, se aprovecha este tipo de estructura y se divide el mantenimiento en reas correspondientes; as, cada una de estas cuenta con un personal de base, de supervisin y de direccin. Se busca con esto que las oficinas y talleres de mantenimiento estn cerca de sus respectiva zonas de trabajo, con lo cual consigue la descentralizacin del mantenimiento.El equipo o cuadrilla de trabajo de una seccin se constituye teniendo en cuenta las caractersticas de esta y su labor especfica. Cada cuadrillas conserva eficientemente los equipos de su zona y acude cuando se le solicita a otras secciones por circunstancias especiales.Normalmente se requiere de una fuerza laboral mayor cuando se hace arreglo por reas ya que se tiene equipos completos al frente de cada seccin y cuando se pretende trasladarlos de un rea a otra se encuentran muchas dificultades.Se detectan fallas o problemas inminentes, l procedimiento por seguir lo determina produccin lo cual es una verdadera desventaja de este sistema, que se evidencia cuando, por no parar la produccin, se ordena a mantenimiento hacer reparaciones menores en lugar de las adecuadas al caso; esto podra acarrear como consecuencia un dao costoso.En el mantenimiento por reas los costos estn controlados por el tipo de organizacin y la relacin de los supervisores con las cuadrillas.2.4.2 Mantenimiento centralizadoEn esta modalidad todas las actividades de mantenimiento se controlan desde una localizacin central. El personal no est restringido a un rea y se traslada de un lugar a otro segn se requiera.El departamento est encabezado por un gerente de mantenimiento quien ocupa el mismo nivel jerrquico que el de produccin. Debe existir un perfecto entendimiento entre estos dos departamentos para poder coordinar adecuadamente sus labores. Con este arreglo se logra un flujo continuo de mantenimiento y al cabo de cierto tiempo se contar con personal bien adiestrado que conoce todos los equipos de la planta. Adems se simplifican los procedimientos, comunicaciones, reparaciones, compras, etc.Cuando se presenta una emergencia, hay todo un equipo disponible.Durante los perodos flojos de baja carga de trabajo, el personal puede adelantar programas de mantenimiento preventivo, construir o reconstruir equipos.En el sistema centralizado, la inspeccin la ejercen mantenimiento y produccin; por lo tanto, habr una doble comprobacin de las actividades Al contrario del arreglo por reas, se evita que el departamento de produccin conceda demasiada importancia a su autoridad, relegando a un segundo plano la opinin de mantenimiento, Como en este caso mantenimiento no tiene enlace directos con ningn otro departamento y cuneta con su propia organizacin, los costos pueden ascender demasiado, por lo tanto se debe ejercer un control detallados de estos.En principio la estructura del departamento de mantenimiento centralizado tiene la misma configuracin que la de uno de mantenimiento por reas (caso anterior), diferencindose de sta en que es un solo grupo conformado por una mayor cantidad de gente y la direccin se encuentra centralizada.De lo anterior podemos concluir que cada alternativa de mantenimiento tiene sus netazas y desventajas, siendo ella propias de cada seleccin. Por ejemplo, de las caractersticas del mantenimiento por reas se puede concluir:Desventajas: Aumento de flexibilidad Aumentos de los costos Poca flexibilidad en el manejo de personal a nivel de le empresa. Falta de compromiso con instancias mayores.Ventajas: Ms funcionalidad Atencin ms oportuna Mejoramiento de la calidad del servicio. Especializacin tcnica en cada rea.Se puede deducir de los anterior (sin ser una regla), que muchas de la ventajas y desventajas del mantenimiento por reas, son las misma del mantenimiento centralizado.2.4.3 Mantenimiento MixtoPor todo lo anterior, as como por el gran crecimiento estructural del algunas empresas, la distribucin de geogrfica de la algunas de sus secciones y en el manejo de la produccin, se hace imposible realizar el mantenimiento nicamente con una de las alternativas anteriores, por lo cual se hace necesarios en ocasiones complementarlas para producir una alternativa intermedia (mantenimiento mixto).Esta alternativa, al igual que muchos de los conceptos dados en este escrito, ser o no aplicada dependiendo del tipo de empresa y de sus necesidades.A continuacin, daremos una posible distribucin de las funciones por realizar, tanto por la cuadrillas de las secciones o reas, como por la unidad central de mantenimiento.Quedaran bajo responsabilidad y manejo directo de cada seccin, las siguientes actividades: Mantenimiento preventivo. Mantenimiento correctivo. Manejo y almacenamiento de repuestos, as como de equipos especiales (troqueles, rodillos, moldes).Todas estas actividades estaran supervisadas por la Unidad central de mantenimiento.Los jefes de mantenimiento de las reas asistirn a reuniones semanales de trabajo para mantener unidad de criterios en cuanto al sistema, costos, mantenimiento predictivo y parmetros de medicin de las gestiones. Adems, polticas coherentes y consistentes en lo referente a salarios, nivelacin de cargos, desarrollo de personal y tecnologa.Seran de responsabilidad y manejo directo de la unidad central de mantenimiento, las siguientes actividades: Construccin de piezas para mantenimiento preventivo. Construccin de pieza para mantenimiento correctivo. Diseo e Interventora en contrataciones de ingeniera (sistemas elctricos, electrnicos, sistemas de gas y trminos, aire acondicionado y montajes). Construccin de maquinaria Construccin de piezas para reparaciones mayores. Reparaciones mayores. Montaje de maquinaria nueva y usada. Adaptaciones y modificaciones a equipos de produccin. Mantenimiento predictivo. Servicios generales Compra de repuestos importados.2.5 METODOS PARA ORGANIZAR UN DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Tanto para organizar un rea de mantenimiento (mantenimiento por reas) como para organizar un departamento de mantenimiento (mantenimiento centralizado), se deben utilizar los criterios de departamentalizacin. Teniendo en cuenta la esencia del mantenimiento, que se base en satisfacer el servicio, haremos mencin de algunos tipos de departamentalizacin y sus caractersticas, enfatizando la departamentalizacin por funciones y las posibles combinaciones.La departamentalizacin del mantenimiento es la reparticin de los recursos disponibles para su mejor aprovechamiento. La forma de reparticipacin es inherente al desarrollo de la empresa y tiene como meta agilizar dicho desarrollo.Es necesario mencionar que varias empresas, muy semejantes entre s, pueden tener diferentes criterios para la departamentalizacin del mantenimiento; sin embargo, todas pueden se eficientes; es decir, no existen criterios nicos o sistema ideales para esta reparticin. Los diferentes criterios mencionados son:CRITERIO NUMERICO: este tipo de agrupacin, tiene un campo vlido de aplicacin en aquellos casos en que el resultado de la actividad depende solamente del nmero de personas que la realizan. Para ste efecto tiene poca importancia, el tipo especfico de trabajo, el sitio donde trabajan o las herramientas utilizadas. La departamentalizacin se logra agrupando personas bsicamente del mismo nivel, bajo las rdenes de un jefe.Una razn para la decadencia de ste tipo de departamentalizacin es que solamente es til a los niveles ms bajos de la estructura organizacional.CRITERIO POR TIEMPO: esta es una de las formas ms antiguas de departamentalizacin, utilizada igualmente en los niveles ms bajos de la organizacin.En muchas empresas es comn el empelo de varios turnos de trabajo, cuando tcnicas o econmicas, una sola jornada no es suficiente. Salvo por algunas dificultades de supervisin, aspectos de eficiencia y el costo de los turnos, este tipo de organizacin presenta pocos problemas administrativos.CRITERIO POR PRODUCTO: La agrupacin de actividades sobre la base de productos o lneas de productos, ha venido adquiriendo gran importancia en las grandes empresas que tienen una produccin diversificada. El proceso ha sido tpicamente evolutivo, por cuanto estas empresas se organizaron en forma funcional.La departamentalizacin por productos o lneas de productos, facilita la utilizacin de bienes de capital especializados, mejora cierto tipo de coordinacin y permite utilizar al mximo las habilidades y conocimientos especializados del personal, as se podr especializar a ciertos trabajadores en el mantenimiento de determinada maquinaria.Cuando es importante mantener un alto grado de coordinacin entre todas las actividades funcionales relacionada con un producto determinado, este tipo de departamentalizacin es el ms apropiado.CRITERIO STACIONAL: en algunas empresas se presenta una poca de mayor demanda, por ello se engancha personal y se alquilan equipos por perodos de tiempo fijo; es el caso de las empresas constructoras.CRITERIO POR FUNCIONES: sin excepcin, toda empresa se dedica a la creacin de bienes o servicios, a la venta de ellos a un cierto precio y al manejo del flujo de fondos que esta operacin implica. Para desarrollar todo ello, se requiere la presencia de cierto nmero de personas que cumplan determinadas funciones. Al departamentalizacin funcional es la ms ampliamente utilizada y se encuentra presente en casi todas las empresas en algn nivel de su organizacin.La divisin dentro del departamento de mantenimiento se realiza de acuerdo con las funciones por desempeo; por lo tanto, podemos tener secciones tales como mecnica, electricidad, electrnica, controles, plomera, etc.El nmero de secciones se determina de acuerdo con la cantidad de personas de cada rama, teniendo en cuenta que el nmero de subordinados bajo una misma cabeza no sea excesivo. CRITERIO MIXTO: el propsito de departa mentalizar es agrupar las actividades de la manera que mejor contribuya a los propsitos de la empresa y por lo tanto no hay razn para no hacer usos de todas las alternativas posible.El uso de un criterio de departamentalizacin mixta, es simplemente la aplicacin del principio de la divisin del trabajo. Originalmente enunciado por Farol como el primero de sus catorce principios de administracin (1), puede enunciarse como sigue: Una estructura de organizacin ser ms efectiva y eficiente, cuanto mejor refleje las labores o actividades necesarias para alcanzar los fines de una empresa, en cuanto facilite su coordinacin, u en la medida que los cargos o posiciones individuales se ajusten mejor a las capacidades y motivaciones de la gente que los desempea.Como lo dice Farol, ste es el principio de especializacin; la divisin del trabajo para producir ms y mejor trabajo con el mismo esfuerzo2.6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.Como se dijo en la seccin de planeacin (2.1.1), es indispensable tener un manual de procedimientos donde de una manera clara se definan las normas para la ejecucin de las diferentes actividades del sector de mantenimiento.El manual debe contener las siguientes partes: Numeracin. Nombre y contenido. Objetivos Normas procedimentales. Departamentos y personas responsables e involucradas. Procedimientos que los complementan. Procedimientos a los cuales reemplaza.Ejemplos de procedimientos de un depto de mantenimiento son: Ordenes para reparaciones mayores, montajes y traslado de maquinaria; mejoramiento y modificaciones de mquinas y equipos. Ejecucin del mantenimiento preventivo. Recepcin de maquinaria. Declarar maquinaria o equipo fuera de uso. Compra de servicios de ingeniera. Compras de repuestos de y materiales. Importacin de repuestos y accesorios.A continuacin se darn ejemplos se estos procedimientos:--------------------------------------------------------Cali, septiembre de 1987P 09- 02Reemplaza el 25 VII 83PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.Traslado de MaquinariaObjetivo:Definir las normas y pasos que regulen todo traslado de maquinaria, de una seccin que da de baja un equipo a otra seccin que lo recibe.Normas:1. Los gastos de traslado corren por cuenta del rea o negocio que recibe la maquinaria.2. antes de solicitar el traslado de maquinaria a otra rea, debe haberse cumplido el P-09-05 Trmite para dar de baja maquinaria y/o equipo.3. El rea o negocio que recibe la maquinaria debe haber elaborado el proyecto y planos de ubicacin de las maquinas. Procedimiento:Gerente de Negocio que Recibe la Maquinaria.Solicita al Gerente de la Divisin de Metalmecnica y al Ingeniero jefe de Mantenimiento de Edificios, los presupuestos de los trabajos que se deben ejecutar.Gerente de Metalmecnica e Ingeniero Jefe de Mantenimiento.Ordenan la elaboracin de los presupuestos respectivos y los presentan al gerente del negocio solicitante o al coordinador que este haya designado. Gerente de Negocio que Recibe la Maquinaria.Prepara la justificacin del proyecto y tramita su aprobacin ante el comit de su negocio o ante la Junta directiva. Si es aprobado, enva la orden a la Divisin de Metalmecnica, de acuerdo con el P-09-04 Solicitudes de Servicio a la Divisin Metalmecnica.Gerente Divisin Metalmecnica.Asigna las personas necesarias para ejecutar el traslado. Designa al encargado de conseguir los elementos necesarios para la instalacin y solicita por escrito al director de contabilidad la asignacin de un cdigo contable para la ejecucin de los cargos de costos y gastos que genere el traslado.Secretaria divisin MetalmecnicaCuando el equipo est en su sitio, registra el movimiento en el fichero e informa por escrito las caractersticas de la maquinaria, la seccin donde estaba, la seccin donde queda instalada y el nmero de inventario, en original y en (5) cinco copias que se distribuyen as:Original: Contabilidad.Primera copia: Gerente de negocio que recibe.Segunda copia: costos.Tercera copia:Encargado de los recursos en la empresa.Cuarta copia: archivo metalmecnica.Quinta copia:Vicepresidencia Financiera.Director de Contabilidad:Ordena al cierre del cdigo respectivo e informa a operaciones contables para que se hagan los asientos del caso.Gerente de Negocio:Ordena a mantenimiento de edificios la actualizacin de los planos de acuerdo con al ubicacin de la maquina.Cali, Julio 8 de 1985P-09- 03Reemplaza a: P-09-01De la fecha Junio -83A. PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO.Recepcin e instalacin de maquinariaObjetivos:Definir las normas y los procedimientos para recibir e instalar maquinaria importada.Normas:1. Los gastos de instalacin corren por cuenta del rea que recibe la maquinaria.2. Todo proyecto que implique recepcin e instalacin de maquinaria, ser preparado y coordinado por el gerente de negocio o director del rea a la cual pertenece el equipo, o por la persona que l designe, con la asesoria de los siguientes departamentos: Tcnico. Almacenamiento y Transporte, Mecnica y mantenimiento de maquinaria, Ofician de estudios Tcnicos, Seguridad Industrial, Mantenimiento de edificios y la seccin de produccin correspondiente.3. Una vez instalada la maquinaria los originales de los manuales y catlogos correspondientes a la maquinaria pasarn a formar parte del archivo de la maquinaria que funcionan en el departamento de mecnica. Copia del manual de operacin del nuevo equipo, quedar en el poder del gerente o director de produccin para consulta del personal encargado de la manipulacin del equipo.4. la instalacin de maquinaria ser previamente aprobada por el promotor de seguridad industrial, con el fin de garantizar que observen las correspondientes medidas de seguridad.5. El jefe de compras, una vez tiene la licencia de la maquinaria aprobada, informa al gerente del negocio para que este proceda a definir la localizacin y se prevea los servicios necesarios para su instalacin y normal funcionamiento.6. finalizado el montaje, quienes tengan documentacin tcnica sobre el equipo la envan con comunicacin escrita al director de mecnica para que sea incluida en el archivo tcnico de mecnica.Procedimiento.Gerente del negocio:Al recibir del jefe de Compras el aviso de aprobacin de la licencia de la maquinaria, en el cual se anuncia la fecha aproximada de llegada, as como la documentacin sobre sus caractersticas, efecta u ordena el anlisis de los planos y las condiciones especiales de operacin que requiera, e informa al promotor de seguridad industrial y al director de mantenimiento de edificios para definir la ubicacin mas conveniente y disponer todo lo necesario para que a sus llegada, el sitio de instalacin est debidamente adecuado.Selecciona la ubicacin mas adecuada y ordena la elaboracin de planos de acuerdo con el director de mantenimiento de edificios, detallando los puntos de referencia para su instalacin.Define y coordina las labores que se van a desarrollar por cada uno de los departamentos involucrados, con el fin de que la maquinaria quede oportunamente y debidamente instalada.Director de Mantenimiento:Designa al encargado de conseguir los elementos necesarios para la instalacin y solicita por escrito al director de contabilidad la asignacin de un cdigo para la ejecucin de los cargos de costos y gatos que gener el montaje.LLEGADA DE LA MAQUINARIA:Director de Almacenamiento Y Transporte:Una vez llegue a puerto la maquinaria, informa de este hecho al gerente del negocio indicando las dimensiones del empaque para que l a su vez le indique el sitio a donde debe ser remitido. Cuando se haya definid la fecha de su despacho a Cali, le informa al gerente del negocio.Gerente del negocio.Si se requiere, organiza reuniones adicionales con los departamentos involucrados en el trabajo, para disponer lo necesario para la recepcin e instalacin de maquinaria. Si es el caso, designa una persona responsable de coordinar el montaje y asesorar a Mecnica en la ejecucin del mismo.Director de Mantenimiento:Una vez llegue la maquinaria a su destino final, hace un reconocimiento, verifica el estado de la misma y el listado de embarque.Si observa alguna anomala, la informa al jefe de Importaciones que haga los trmites necesarios.Secretara Mecnica:Si todo est correcto, en colaboracin con el Jefe del Almacn de provisiones hace la relacin del desempaque y la enva los interesados (vase procedimiento p03-13)Cuando el equipo est en el sitio donde se va a efectuar el montaje, comunica por escrito las caractersticas de la maquinaria, la seccin donde va a ser instalada y el nmero de inventario de Mecnica, en original y tres (3) copias, as:Original: Contabilidad activos Fijos1. Copia: costos2 copia encargado de los seguros de la empresa.3. Archivo de mecnicaFinalmente, registra la nueva mquina en el fichero de maquinaria que funciona en el sector de mecnica.Gerente del negocio:Hace chequeos peridicos de los valores cargados para controlar que el costo de la instalacin sea consistente con el valor de presupuestado. (Este valor debe haberse incluido dentro del estudio econmico que conllev a la decisin de adquirir la maquinaria).Ordena a mantenimiento de Edificios la actualizacin de los planos, de acuerdo con la ubicacin definitiva de la mquina.Director de Mantenimiento de Maquinaria.Director oficina Organizacin Y comunicaciones.3. ORGANIZACIN DE UN DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTODesde el punto de vista de la administracin del mantenimiento, uno de los factores mas importantes es el costo. El ingeniero, que es el encargado de esto, no tiene por lo regular suficiente preparacin en esta rea, sino en la de aspectos tcnicos. Por eso el ingeniero tiene que analizar y profundizar respecto a los costos de mantenimiento a fin de conocer su manejo y control, evitando as el crecimiento de estos. Los costos de mantenimiento tienen una gran importancia cuando se tratan de medir la eficiencia del mismo. Con la ayuda de la contabilidad de costos se puede estudiar el cumplimiento de los presupuestos tanto de operacin como de hora. Lo anterior permitir comprar la labor del departamento de mantenimiento con la de los dems departamento de la empresa.CLASES DE COSTOSLos costos totales de mantenimiento estn compuestos por dos clases: Costos directos de mantenimiento. ( C.D.M. ) y Costos por parada de equipo (C.P.E.).Costos directos del mantenimiento.Los costos de mantenimiento se definen como el valor del conjunto de bienes y servicios que se consumen para adelantar una tarea de mantenimiento. Se encuentran conformados por los costos de suministros y los costos de mano de obra que incluyen los costos de operacin.COSTOS DE SUMINISTROS: son todos aquellos costos de lo elementos fsicos que son imprescindibles durante una tarea de mantenimiento. Resulta conveniente aclarara que todos los suministros no son repuestos ya que el suministro es una palabra genrica que incluye tanto a los repuestos especficos como a los repuestos genricos tales como: lminas de acero, Perfiles, Rodamientos, Tornillos, Bujes, etc.; que pudiendo ser catalogados como repuestos tienen una aplicacin mucho ms general que los repuestos especficos.Estimar el costo REAL de un repuesto determinado es una labor difcil debido a un sin nmero de factores tales como inflacin, devaluacin, depreciacin y los costos por inventarios excesivo.Es una poltica muy comn en manejo de los costos en incluir dentro de lo suministros, los contratos externos que tengan como fin un tarea de mantenimiento ya que estos generalmente requieren de equipo y material para hacer adelantados, emitindose entonces una factura nica que se carga como un suministro. Estos contratos por lo regular son:Mano de obra, servicios, asesoras, montajes, etc...COSTO DE MANO DE OBRA ( C.M.O.): se refiere al salario ms las prestaciones sociales devengados por los tcnicos de departamento asignados a una labor de mantenimiento. Adems se incluyen como C.M.O; los costos de operacin, que son aquellos que no pueden ser clasificados ni como suministros ni como mano de obra y cuya cuantificacin atribuida a una determinada labor de mantenimiento, es casi posible. Por lo tanto la valorizacin de estos costos se hace en un periodo particular de tiempo. Son ejemplos de estos costos. La renta o alquiler, energa, acueducto, impuestos sobre inmuebles, salarios del jefe de mantenimiento y personal administrativo se incluyen tambin en este tem los elementos solicitados por el taller maquinas y herramientas, tales como: aceites, refrigerantes, buriles, brocas, fresas, etc.; que una vez comprados se consideran consumidos y que constituyen parte de los gastos de mantenimiento que, como se vera mas adelante, pasarn a forma parte de la tarifa.Costos de Parada del Equipo.A hallarse una mquina o equipo en estado improductivo se incurrir en unos costos debido a la tarifa horaria que tenga la mquina.En ocasiones la obsolescencia de equipos hace posible conseguir repuestos y es necesario practicar modificaciones a la mquina; esto puede ocasionar que la mquina disminuya su capacidad productividad y a esta prdida se le denomina costo por falla.Debido a que algunos de los costos a los que hemos mencin se basan en el tiempo de duracin de una tarea de mantenimiento y en la estimacin del costo actual de un repuesto, es muy difcil dar valores exactos.Deben cuestionarse permanentemente los costos del departamento de mantenimiento, sin descuidar los costos que por una buena o deficiente atencin se estn generando en el sector de produccin.Puede darse el caso de que, con unas buenas estadsticas sobre estos aspectos, se logren inversiones en equipos o aumento de personal para el mantenimiento de aquellos equipos que presenten un C.P.E. por encima de lo presupuestado. Grafica 3.2 UTILIZACION DEL RECURSO RESTANTE. DONDE: C.D.M. Costo Directo de Mantenimiento. Rr: Recurso restante. Como se ve en la grfica 3.2 los recursos se utilizan prioritariamente para cubrir los costos directos de mantenimiento. Pero estos tendrn variaciones con el tiempo, alcanzando mximos y mnimos. Al conocer el momento en que se presenta el mnimo. Al conocer el momento en que se presenta el mnimo, se puede determinar la utilizacin de los recursos restantes (Rr), en actividades tales como construccin de maquinaria, reconstruccin de la misma, traslados, montajes, adaptaciones y mejoras.Los recursos antes mencionados pueden ser dinero, hombres o tiempo. Es importante entonces optimizar la utilizacin del recurso humano tratando de disminuir el tiempo dedicado al mantenimiento para obtener a s ms recursos dedicados a las actividades antes mencionadas.Un punto importante es definir el costo ptimo del mantenimiento; esto no se logra sino mediante una revisin permanente de los costos, lo cual es posible si se tiene la informacin correcta y oportuna. Para esto deben definirse tarifas claras y practicas tanto para la cuantificacin del costo de para de equipo como para la evaluacin del costo del mantenimiento preventivo, reparaciones en el mantenimiento correctivo, reparaciones mayores, montajes y diseos para el mejoramiento o alteracin de maquinaria; es decir, la tarifa de la mquina.Otro factor importante es el de mantener la informacin sobre los costos directos de mantenimiento (C.D.M), comparando estos con la capacidad productiva de la maquina (C.P.M.), para as poder determinar en momento en el cual se enva un equipo a reparacin mayor (Ti). Figura 3.3.Figura 3.3 C.D.M. vs. C.P.:M.3.2 NIVELES DE MANTENIMIENTO Se desea determinar en esta seccin el nivel de real optimo del mantenimiento, utilizando como elemento de anlisis los costos antes mencionados, ya que la tendencia actual es la de minimizar la cantidad de horas-hombre empleadas para fabricar una unidad de producto, con la finalidad de reducir su costo unitario y as enfrentar la creciente competencia en el mercado.Es importante anotar lo difcil que resulta determinar el nivel de mantenimiento ya que no se pueden generalizar las conclusiones de una fbrica ni un periodo dado.NIVEL PTIMO PARA EL FUNCIONAMIENTO ECONOMICO DE LA FABRICA.: el nivel ptimo de mantenimiento de una fbrica es el punto donde la suma de los costos directos de mantenimiento y costo de parada de equipo, sea el mnimo.Expresando grficamente lo anterior:Ver grfico 3.4.Si para una planta dado, los costos totales de mantenimiento estn a la izquierda del punto mnimo de la grfica de los costos totales, se puede decir que el mantenimiento es insuficiente. ( submantenimiento) y si estn a la derecha, el mantenimiento es exagerado (sobremantenimiento). Esto se nota mirando la grfica y observado que tan significativo es la incidencia de los costos de mantenimiento en la suma final.. Para efectos prcticos se supone que el costo mnimo total de mantenimiento coincide con el punto de corte de las dos curvas de costos. (Punto 1). 3.3 ELABORACION DE TARIFAS La elaboracin de estas tarifas tiene una especial tiene una especial importancia para el clculo de los costos de mantenimiento, y es fundamental el cuidado que debe tenerse en su elaboracin,A continuacin describiremos una posible manera de calcular las tarifas de mano de obra (hora hombre) y de maquinaria (hora - maquina). Por encontrarse estas tarifas. En trminos de pesos, variarn constantemente debido a factores econmicos y tcnicos.3.3.1. TARIFA DE MANO DE OBRAS DE MANTENIMIENTO.Hay muchas formas de evaluar las tarifas para mantenimiento. Unas incluyen mano de obra y tarifas para cada maquina del taller, por separado; otras involucran el costo de la maquina en las tarifas de mano de obra.La tarifa puede sofisticarse o simplificarse tanto como se quiera, pero debe buscarse un punto de equilibro que sea practico y represente la situacin real.Para poder elaborar correctamente la tarifa, deben quedar claramente definidos los siguientes costos referidos al taller, sus operarios y los tcnicos de mantenimiento: salarios. Prestaciones. Energa, arrendamiento, depreciacin y seguros. Mantenimiento propio, repuestos y suministros del taller. Mantenimientos de oficinas y papelera. Otros. Los primeros dos constituyen costos de mano de obra, mientras los siguientes son costos de funcionamiento del taller de maquinas herramientas.Cuando se tenga el presupuesto para el ao, que incluya todos los costos anteriores, se puede proceder de la siguiente manera para obtener las tarifas de mantenimiento. Se agrupan a las personas que trabajan en mantenimiento de acuerdo con sus categoras, por ejemplo Grupo 1: Mecnicos montadores.Mecnicos de mantenimiento Tcnicos electrnicos.Grupo 2: Dibujantes, diseadores y de mantenimiento.Torneros y cepilladores IElectricistas, mecnicos I.Grupo 3: Torneros y cepilladores IIElectricistas IITcnicos en tratamientos trmicos.Grupo 4: Ayudantes de mecnicaAyudante de electricidad. Personal del sena.Luego deben definirse las horas que en un ao definitivamente puede trabajar una persona.Si de acuerdo con el horario en la empresa, una cifra de 2.500 horas es lo que un individuo permanece en ella, puede asumirse un porcentaje de eficiencia aproximadamente del 80%, teniendo en cuenta vacaciones, incapacidades y licencias, lo cual da aproximadamente 2.000 horas / ao * persona.A continuacin, y teniendo en cuenta el nmero de horas trabajadas por cada grupo y los costos del mismo, podremos calcular la tarifa de mano de obra para un integrante de este grupo.No. De horas trabajadas = No. Personas * 2000 Horas Ao por persona Costo de mano de obra = $(i) = salario + prestaciones + %horas extras y nocturnas.Para obtener la tarifa del grupo (i) se adiciona a los costos de mano de obra de est, los salarios del jefe y personal administrativo (que no reportan), relacionados con el personal del mismo y una fraccin de los costos de funcionamiento del taller, prorratendolos, por ejemplo de acuerdo con el nmero de tcnicos en el grupo.De lo anterior la tarifa de una persona del grupo (1) ser:X(i) = $(i) +jefes +fraccin costos funcionamiento No. De horas trabajadas en el ao.La anterior tarifa se refiere al caso en que los costos de las mquinas del taller se adicionan al costo de mano de obra.Lgicamente una tarifa elaborada en esta forma debe recuperar en el transcurso del ao si han quedado correctamente elaborado, el valor del presupuesto del sector de mantenimiento.3.3.2 TARIFAS PARA LAS MAQUINAS DE PRODUCCIN.Produccin calcula a todos sus equipos una tarifa por hora para poder cotizar su trabajo. Esta tarifa sirve a mantenimiento para establecer el costo de parada de equipo.En el caso de un equipo, la tarifa debe involucrar los siguientes aspectos. Gastos fijos: arrendamientos, depreciacin de equipos. Gastos variables: mano de obra, fuerza, luz, agua, mantenimiento, suministros y aire comprimido. Gastos generales: Administracin, honorarios y centro de servicios. A continuacin se explicara algunos de los rubros anteriores.ARRENDAMIENTOS: asignacin proporcional respecto al rea ocupada por la mquina o equipo.DEPRECIACION Y SEGUROS: esto se cuantifica de acuerdo con el valor de adquisicin del equipo.MANO DE OBRA: esta se refiere a los salarios, prestaciones sociales, horas extras de operacin o la tripulacin de la maquina.FUERZA, LUZ, AGUA: esta es una asignacin proporcional respecto a la potencia de los equipos y nmero de horas proyectadas de funcionamiento.MANTENIMIENTO: es el gasto de la mano de obra mecnica y elctrica y se asigna con base en los resultados histricos de este rubro para cada una de las maquinas o equipo y crece en las misma proporcin que crece el presupuesto de mantenimiento.SUMINISTROS: son los insumos que la maquina necesita para elaborar un producto especfico.CENTRO DE SERVICIOS: son los gastos correspondientes a la tarea que le preste al departamento de mantenimiento y otras reas por parte del casino, aseo, trasporte, etc.Por lo tanto, la tarifa hora mquina ser:M(i) = Gastos fijos + variables + generales Denominador.De acuerdo con el manejo que le quiera dar a la tarifa, el denominador puede ser: Horas de tiraje o netas de produccin. Hora cronolgicas (24 horas de comida. cuadre cambio y llenado). Quedando un total de 16 horas aproximadamente. Capacidad nominal por un factor de utilizacin. Horas presupuestadas de produccin.Esta tarifa refleja el gasto por hora de operacin de la mquina. Estas tarifas se elaboran con el fin de obtener los costos de mantenimiento y a su vez cargar los de una manera equitativos y razonable a cada una de las secciones de produccin. Para realizar lo anterior y poder hacer un buen manejo contable de los costos, es necesario establecer cdigos a los equipos o mquinas y a las secciones.3.4 ASIGANCION DE CODIGOS CONTABLESUna vez elaboradas las tarifas, debe proveerse de un medio para que los cobros sean simultneos s la prestacin del servicio. Deben cdigos contables tanto a las mquinas como a las obras de mayor envergadura, para cargar costos de mantenimiento. Los cdigos para las secciones de produccin y sus mquinas, pueden, pueden tener el siguiente aspectos xy zw I en donde:Seccin deXYProduccin Ordinal para La mquina ZWDgito de ControlIMediante el informe diario de trabajo; se hace el cobro definiendo el grupo y el nmero de horas trabajadas en operaciones de mantenimiento, especificando el cdigo de la maquina; este informe lo rinde mantenimiento.Cuando se trata de obras diferentes al mantenimiento puramente dicho, el cdigo puede ser del tipo:Indica que es XXCdigo de obra Ordinal YZWEl campo a este cdigo de obra se hace de una manera similar al cdigo de mquina. Por su lado de produccin estar reportando la horas de parada a travs del informe de produccin con cdigos que definen la operacin: Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento Correctivo, reparacin mayor o esperando el mecnico.La evaluacin del costo se hace mediante la tarifa de la maquina, con el nmero de horas reportadas.3.5 CONTROL EN LOS GASTOS DE MANTENIMIENTO.Es esencial tener en consideracin las medidas de control de los costos en el departamento de mantenimiento. Es importante definir adecuadamente los gastos d mantenimiento, pues con frecuencia los cargos por esta tarea han sido errneos o no estn relacionados con el mantenimiento.El sistema de manejo de esta informacin debe ser gil y sencillo; as, la informacin puede buscarse con facilidad de forma que cada nivel que cada nivel administrativo pueda revisarlo.Se han desarrollado muchos sistemas para determinar donde se estn efectuando los gastos, a veces estos mecanismos resultan complejos. La manera ms sencilla que se ha experimentado es el mtodo de acumulacin de cargos por trabajos utilizando el cdigo contable de la seccin o rea donde se cumpli la labor.El sistema deber ser manejado con la ayuda del computador, lo cual permite un adecuado manejo de la informacin, esto se realizar adecuando la sistematizacin a las necesidades del departamento.El informe de costos tendr dos aspectos; el uno, mano de obra y el otro, son los repuestos y suministros; adems, estar dividido por una parte en las zonas o departamentos de produccin y por otras en las tareas complejas como montajes, traslados, construccin y reparaciones mayores.El informe incluye las descripcin del equipo, la obras hombre y los materiales empleados. De esta manera se podr analizar con facilidad donde esta gastando el dinero., a la vez que se determinar los factores que afectan los costos de mantenimiento. Estos tipos de informe revelan cuales equipos tienen costos elevados y cuales tienen ms averas. Estos informes de costo de mantenimiento son adems una fuente importante de preparacin y de revisin de presupuestos; adems, de estos informes se obtienen grficos indicativos e ndices para establecer estrategias, tomar decisiones y pasar informes a la gerencia.Se debe tener en cuenta que el departamento de mantenimiento es quien debe tener control sobre los costos, as, aunque las solicitudes de gasto las hacen otras secciones de la planta, es mantenimiento quien tiene la responsabilidad y el adecuado manejo de los gastos.Los costos de mano de obra son cada da ms altos teniendo un efecto muy notable en los gastos de mantenimiento, pero hay otros factores para tener en cuenta y que afectan los costos de mano de obra que ninguna otra cosa y son: El nmero de personas asignadas para trabajar en cada tarea sea el adecuado. El uso de herramientas y equipo adecuado. La obtencin eficiente de suministros y materiales en la regin. La prevencin en la disposicin de los materiales con anterioridad al trabajo, en especial durante las paradas o reparaciones mayores.En cuanto al personal que labora en mantenimiento, deber incrementa su preparacin y capacitacin ya que este factor puede influir en los costos de la mano de obra de una manera definitiva. El perfeccionamiento profesional debe construir siempre una constante en cualquier programa de mantenimiento.Por otro lado, en referencia la carga mnima de trabajo en el departamento d mantenimiento, no existe una regla prctica sobre la proporcin o nmero fijo de personas. Uno de los mtodos mas corrientes para determinar el nmero de personas se basa en la cantidad de trabajo pendiente en ejecucin pero los datos para tener en cuenta deber ser confiable. Las cuadrillas de mantenimiento deben estar siempre a un nivel mnimo, cualquier aumento en la carga puede regularse para quienes no pueden en determinada circunstancia, siempre existe la posibilidad de conseguir una mayor flexibilidad trasfiriendo personal de produccin a mantenimiento. Cualquiera de estas modalidades siempre estar bajo la supervisin y direccin del personal de la planta de mantenimiento.A pesar de todas las tcnicas y conocimientos que se utilicen, el elemento humano sigue siendo la parte ms importante para controlar y reducir los costos mantenimiento. Es fundamental conseguir un sincero esfuerzo de cooperacin de parte de toda la persona, directa o indirectamente implicado en los problemas de la empresa y en los correspondientes gastos de mantenimiento. 4. PROGRAMACIONLa programacin en un departamento de mantenimiento es vital para el desarrollo de la labor que se ejecuta, puesto ella es la encargada de la ejecucin del programa de mantenimiento y dependiendo de si la labor del programador es eficiente o no, as sern los resultados obtenidos por este programa.La programacin en la determinacin de cuando debe realizarse para cada parte de la tarea planificada, teniendo en cuenta los programas de produccin, la disponibilidad de materiales y la mano de obra disponible. Cuando la programacin se lleva de acuerdo con estas definiciones hace posible realizar el trabajo con la menor cantidad de interferencia con la produccin, ayuda a tratar las tareas en la secuencia adecuada y mantener el personal trabajando con mnimo de espera entre las tareasEl objetivo general debe ser conseguir la realizacin del trabajo en el menor tiempo mas corto posible con l mano de obra disponible.El nmero de programadores en el departamento de mantenimiento depende del tamao de la planta. En planta muy pequeas donde la programacin no es factible, el trabajo puede ser manipulado por el mecnico principal con mnimo de papelera Puede darse el caso de que se deba contar con varios programadores especializados, por ejemplo en una fbrica de gran proporcin, en donde se tiene un departamento de mantenimiento bastante grande, deben programarse actividades de: Mantenimiento predictivo Mantenimiento preventivo Mantenimiento. Correctivo. Reparaciones mayores MontajesLa funcin del programador es desarrollar el programa de mantenimiento establecido, realizando sus funciones de acuerdo con una serie de procedimientos elaborados con anticipacin, por ejemplo el procedimiento p-09-01, para mantenimiento preventivo (vase procedimientos tema 2)Adems, debe organizar la informacin de manera que pueda programar rdenes de trabajo y rendir informes de cumplimiento, costos e inventarios.Mientras ms sistematizada est la programacin, mas eficiente ser su tarea (en el tema 9) el computador como herramienta del mantenimiento, se trata mas fondo este punto y los logros que se pueden alcanzar con la sistematizacin.Lo ideal es realizar la programacin en forma centralizada para minimizar el personal. Al fin de llevar a cabo una programacin eficiente, se deber tener una papelera que ayude a realizarla.PAPELERIADebido al volumen de informacin que debe manejar el programador en un departamento de mantenimiento, sta se debe procesar de una manera ordenada y sistemtica; para ello es necesario contar con una papelera bien organizada, con el fin de obtener una labor eficiente La papelera juega un papel importante dentro del departamento de mantenimiento ya que de eficacia depende la exactitud de la informacin recibida, adems, es necesaria para obtener un funcionamiento y control de las labores de mantenimiento.Al decidir sobre su organizacin, es esencial que se haga un estudio de las condiciones existentes y que los resultados deseados estn claros. Cada modelo debe jugar una funcin importante en el control de personal, materiales o costos de la tara. La papelera es el resultado de un proceso de correccin continua, en donde se realiza ajustes de acuerdo con las variaciones que sufre el departamento.Demasiados o pocos papeles de trabajo no facilitarn el control. Los papeles de trabajo detallados pueden ser caros, disminuyen el estimulo del empleado y provocan una complejidad burocrtica que complicara la organizacin del mantenimiento. Por ello, deber buscarse la simplificacin de los informes o la especificacin de los mismos.La sistematizacin de la informacin es un factor que hay que tener en cuenta al generar la papelera, ya que en el momento de implantarla se puede pasar fcilmente del proceso manual al informtico.Los papeles de trabajo se pueden clasificar en dos tipos, a saber. DE PROCESO DE EJECUCION: son aquellos que se generan diariamente o en intervalos de tiempos muy cortos. Normalmente la informacin contenida en ellos se procesa diariamente; se archivan durante un perodo prudencial y luego se desechan.Hay que ser concientes que los datos all consignados deben estar correctamente all emitidos e igualmente procesados, puesto que partir de ellos se obtendrn informes, costos y se corregirn errores. Dentro de este tipo de papeles podemos citar: rdenes de Trabajo Y rdenes de Servicio: son peticiones escritas de servicios para cumplir por el departamento de mantenimiento. Establecen, tanto para mantenimiento como para la direccin, la informacin que seala la realizacin de un trabajo. Proporcionan los datos sobre los cuales se preparan las demandas de material, se entregan instrucciones de trabajo individual y se hacen asignaciones de tarea al personal y al equipo.Debido a que todo el trabajo de mantenimiento, excepto las operaciones de rutina, debe programarse. Es deseable poner todas las rdenes por escrito prescindiendo del volumen de la tarea. Esto permitir una planificacin y programacin apropiadas y servir para determinar el trabajo de mantenimiento pendiente.Se emplean numerosos tipos de rdenes de trabajo y de servicio. Algunas son pequeas, nicamente con unas pocas lneas para una breve descripcin de trabajo, situacin, prioridad tiempo asignado, tiempo empleado, etc.Deber buscarse que los datos registrados en la orden de trabajo sean especficos y de valor para la asignacin del trabajo. En la figura 4.1 se ilustran dos modelos de rdenes de trabajo, una que no es ni demasiado breve ni demasiado minuciosa y otras que es bastante breve (empleado en casos de muchas emergencias, para evitar hacerlo en forma verbal). En la figura 4.2 se ilustra una orden de servicios ms o menos detallada. Informe diario de mantenimiento: despus de ejecutadas las labores de mantenimiento por cada mecnicos, se procede a la presentacin del informe; este papel debe contener los informes que sirvan al departamento de mantenimiento en sus actividades de control, y al departamento de costos en la distribucin de los gastos. Normalmente en l se debe incluir el nombre de la mquina a la cual se le prctico el mantenimiento, la seccin a que corresponde, una descripcin breve del trabajo ejecutado y el tiempo empleado. En la figura 4.3 se ilustra un informe diario de mantenimiento.ACUMULATIVOS (ser actualizados): son aquellos que nicamente se elaboran una vez y a los que posteriormente se les hacen modificaciones.Se debe contar con un archivo bien organizado, de fcil acceso en el momento de efectuar las modificaciones. Dentro de este tipo encontramos: Inventario del Equipo: para una programacin y planificacin eficaces, es necesario disponer de un registro completo del equipo de por mantener.A cada unidad se le asigna un nmero de inventario. Puede grabarse sobre una placa metlica y fijarse en la unidad, o adjuntarse de alguna otra manera.Los mecnicos del rea los electricistas o los ingenieros de adiestramiento pueden llevar el inventario. Algunas compaas tienen empleados de mantenimiento para hacerlo, para que familiaricen con el equipo antes que el programa entre en rigor. Registro de Equipo: los registros del equipo son tan importante para una planta con nicamente cien unidades como lo son para plantas con miles unidades.Algunas compaas con operaciones por desarrollar en varias plantas, mantienen todos los registros del equipo en la oficina general para que sean utilizados por la divisin de contabilidad de la planta con especificaciones sobre depreciacin y la cada en desuso.Sin embargo, los registros de equipo son necesarios en el mantenimiento de una planta individual para el anuncio de reparaciones, cambio y piezas de repuesto, as como para la asignacin de programas de inspeccin y de mantenimiento.El valor de estos informes es limitado. En caso de un dao, se pueden conseguir inmediatamente especificaciones exactas de la mquina, de las piezas, el nombre y direccin del fabricante. S; la cuestin se refiere al tamao, peso, lubricacin, transmisin de potencia, elementos de proteccin o fecha de adquisicin, la informacin se encuentra all.En algunas empresas se consigna toda esta informacin en un formato denominado tarjeta maestra, la cual incluye, adems de todos los datos anteriores, la programacin del mantenimiento correspondiente a las 52 semanas del ao. (Ver figura 4.4).ORDEN DE TRABAJO (FIG. 4.1)No.DIAMESAODIVISIONSECCIONCODIGO DE TRABAJOPRIORIDAD DE TIEMPONOMRE DE LA PIEZAMAQUINANo. DE PLANODESCRIPCION DEL SERVICIO_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________OBSERVACIONES________________________________________________________________________________________________________________________________TALLERORDEN INTERNAFECHADE SECCION Sr.PARA SECCION Sr.CLASE DE TRABAJO.INSTRUCCIONES DE Sr.CODIGO DE TRABAJO_____________CODIGO DE COSTOS______________EJECUTADO POR:RECIBIDO POR: FECHA:ORDEN DE SERVICIONo.DIAMESAODESECCIONCODIGO DE TRABAJONOMBRE DEL EQUIPO No. DE LA MAQUINASERVICIO SOLICITADOMontajeProyectoReparacion GeneralPresupuestoTrasladoReformaAdaptacinAmpliacinCotizacinConstruccinAnteproyectoOrinatoAseoTrasteoDESCRIPCION DEL SERVICIO SOLICITADO _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________SECCION ASIGNADAPERSONA RESPONSABLEFECHA ENTREGA PROGRAMADAFECHA DE ENTREGACOMENTARIOS___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________INFORMACION DE TRABAJO EJECUTADO (FIG 4.2)DIAMESAOORDEN DE SERVICIO No._________________INFORME DIARIO DE MANTENIMIENTONo. 121690FECHA:GRUPOMECANICOTURNOMAQUINA HERRAMIENTACODIGO DE MAQUINASECCIONCLASE DE TRABAJOTIEMPO EMPLEADONOTA: LOS MINUTOS DEBEN REPORTARSE COMO CENTECIMOS DE HORATARJETA MAESTRADESCRIPCIONREMISIONMAQUINA:______________________________No.___________PEDIDO:______________MARCA:________________________________TIPO:________FECHA: ______________MODELO: _______________________________No. SERIE: _________INSTALADA:___________CAPACIDAD DE TRABAJO (Hora): ____________VALOR: ____________OTROS DATOS:________FABRICANTE: _______________________________________________DIRECCION: ______________________________________________CODIGO DPTO. DE COSTOS: _________________SERVICIOSTRABAJOAIREPRESION___________CAUDAL_______CRITICOELECTRICIDADVOLTIOS___________AMPERIOS_____3 TURNOSAGUAPRESION___________CAUDAL_______2 TURNOSVAPORPRESION___________CAUDAL_______TEMP._______c1 TURNOGASTIPO_______________PRESION______CAUDAL_____INTERMITENTEMOTORES ELECTRICOSNo.HPR.P.M.VA.M.PUBICACINMARCAMODELOTIPOSERIEREDUCTORESNo.HPVA.M.PRPM entreRPM. Sali.RELMARCAMODELOTIPONo.LUBRICACIONPARTES A LUBRICARMETODOLUBRICANTETIEMPOFRECUENNOTAELECTRICOTRABAJOS A EJECUTARTIEMPOFRECUENNOTAMECANICATRABAJOS A EJECUTARTIEMPOFRECUENNOTAINSTRUCCIONES ESPECIALES___________________________________________________________5. MANTENIMIENTO PREVENTIVO.5.1 DEFINICION Y PROGRAMACIONComo se menciono anteriormente, el mantenimiento preventivo es aquel que se realiza mediante una programacin previa de actividades, con el fin de evitar en lo posible la mayor cantidad de daos imprevistos, disminuir los tiempos muertos de produccin de la misma.El mantenimiento preventivo no es una panacea, no es un medio para todos los problemas que se presentan durante un proceso productivo, es simplemente una organizacin sistemtica de lo que tradicionalmente se ha venido haciendo.Los altos niveles de productividad que se requieren hoy en da, exigen la implantacin de plan de mantenimiento preventivo que permita aumentar la eficiencia de la produccin, la cual es directamente proporcional a la calidad de informacin con que se cuenta para llevarla a cabo.Cuando se va a implantar un programa de mantenimiento preventivo, deber hacerse una primera programacin y contar en este momento con las siguientes fuentes de informacin: Catlogos de fabricantes Manuales de fabricantes Planos levantados a la maquinaria (si existen) Memorias de clculo si se han realizado mejoras o reparaciones. Experiencias de los peritos y tcnicos en lubricacin, electricidad y mecnica que ayuden a responder las preguntas propias de la programacin. Listados que contengan las disponibilidad de personal y equipos de mantenimiento. Informacin de los supervisores de produccin acerca de tiempos picos, flojos y paradas obligas en produccin, que permitan distribuir de tal manera las tareas de mantenimiento buscando minimizar los tiempos los tiempos muertos de produccin por mantenimiento.Hay que tener muy en cuenta durante la programacin de vacaciones y autorizacin de licencias al personal de mantenimiento, los requerimientos que se tienen de estos empleados en su departamento, para no dejarlos desprovistos de terminado personal en un momento dado.Se puede llevar a cabo ahora, con esta informacin una primera programacin, respondiendo siempre, tanto para esta como para las futuras programaciones, las siguientes preguntas: Que hay que mantener? Que hay que hacer para mantenerlo en funcionamiento? Cuando u cada cuanto hay que hacerlo? Como hay que hacerlo? Que personal se requiere para hacerlo? Que personal se requiere para hacerlo? Cuanto tipo requiere hacerlo?Se tendrn ahora programadas por semana, las actividades del mantenimiento. Cuando llegue la semana en la cual haya que realizar una tarea, se expedir por parte del programador de mantenimiento ( o por el computador si tiene sistematizado el mantenimiento), una orden de mantenimiento que indique la ejecucin de las actividades para las misma mquina. Esta deber contener: nombre, cdigo, localizacin, elementos que se va a mantener, actividad por realizar, quien debe realizarla tiempo estimado de duracin, y un lugar en blanco donde la gente produccin colocar el da especfico de la semana y la hora en la cual se adelantar dicho mantenimiento.Una vez concluidas las tareas, sobre el respaldo de la misma orden, o bien en un formato aparte, se colocarn observaciones acerca del tiempo real de duracin, posibles correcciones a la frecuencia, mtodos, herramientas, etc. A su vez, se informa acerca del estado del equipo, solicitando reparaciones o reposiciones inmediatas o posteriores.La orden ejecutada y corregida vuelve a las manos del programador de mantenimiento, quien la tomara como una fuente ms de informacin para la prxima programacin, que tendr que ser cada vez ms real y acertada debido a la constante correccin y a la continua retroalimentacin del programa.Con el fin de simplificar en lo posible el contenido de la orden de mantenimiento, as como el de dar un mejor manejo a los costos, buscara codificar los datos que esta contenga; por ejemplo: Nombre de la mquina: asignar un cdigo a todas y cada una de las maquinas a la cuales se efecta mantenimiento. Tipo de actividades y cmo desarrollarlas: reducir en lo posible las diversas actividades propias del mantenimiento, especificando de una manera muy clara los procedimientos, elementos, herramientas y precauciones, para realizarla; reunirlas en grupos similares y codificarlas. Esta informacin a su vez puede ser consignada en un libro o especie de Gua de Mantenimiento (Manual de Mantenimiento), que ser consultado por tcnicos, con el fin de encontrar todos los datos concernientes a una operacin ahora codificada. (este tema ser tratado ms adelante). Cada cuanto hay que hacerlo: para esto se puede establecer letras a cada una de las periodicidades; diario (D), semanales (S), mensuales (M), etc. Quin debe realizar la operacin; para este efecto, como ya lo vimos en el tema 2, se puede dividir el personal de mantenimiento en diversos grupos segn su categora y especialidad.Los datos en la orden de mantenimiento quedan consignados ahora en la siguiente manera:SEMANA 48Mquina: prensa de coloresCdigo: 0482Localizacin: litografaElemento: Motor elctricoOperacin: E-48Periocidad: ATcnico: Elctrico 2 Tiempo estimado: 2.5 Hor.Fecha: Nov 30-86Se nota aqu la importancia del manual de mantenimiento, ya que no estuviera codificada la operacin E-08 se hubiera requerido de mucho ms espacio para dar todas sus especificaciones.Las actividades que hemos venido mencionado se dividen en tres grupos: uno es el de operaciones de lubricacin y limpieza, otros es el de revisiones preventivas y por ltimo el grupo de correcciones programadas, que son en la mayora de los casos una consecuencia de las revisiones.Las actividades de lubricacin sern tratadas ms a fondo en un tema posterior.REVISONES PREVENTIVAS: esta es una labor sistemtica en la cual se fundamenta el xito del mantenimiento preventivo y consiste en recoger la informacin de todas las partes de instalaciones y equipos con el fin detectar posibles puntos de falla o partes descompuestas. Dicha informacin se utilizada bien para programar una parada de correccin o para generar una orden de mantenimiento preventivo, en cuyo caso se debe ser flexible y si el personal que est haciendo las revisiones esta capacitado, se podr realizar seguidamente la tarea de mantenimiento correctivo, as como los ajustes que permitan un mejor funcionamiento del equipo.CORRECCIONES PROGRAMADAS: tambin se les llama correctivo programado y en la mayora de los casos en una consecuencia de haber realizado una revisin preventiva en la cual se determino la necesidad de reparar o reponer algn elemento o equipo. Como ya lo habamos mencionado, en el reverso de la orden de mantenimiento o bien en un formato especial, se puede se puede dar esta informacin al programador para que junto con el supervisor de produccin, programen la parada, generan un orden de trabajo.Otras fuentes de informacin para realizar una correccin programada son, como se muestra en la figura 5.1. El mantenimiento preventivo o los mismos operarios de produccin que por experiencia acerca de niveles de ruido, vibraciones, temperatura, anormalidades en el funcionamiento, etc. Sepan cuando se debe corregir algo en cuyo caso y con intervencin del supervisor de mantenimiento se solicitara a mantenimiento la labor correctiva correspondiente, mediante una orden de trabajo, que ser programada como ya se menciono. Lo anterior no exonera al jefe de mantenimiento de esta responsabilidad.La retroalimentacin de la informacin y los controles que se hagan con esta, son una base importante para sacar adelante el programa de mantenimiento preventivo. A continuacin se mostrar un esquema que puede ayudar a entender el camino seguido por la informacin para hacer una programacin inicial, as como el rumbo de la retroalimentacin (figura 5.2)Figura 5.1 Fuentes de informacin para realizar una correccin programada5.2 CONCEPTOS IMPORTANTES PARA TENER EN CUENTA DURANTE LA IMPLANTACION DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVOEs necesario que una vez se hagan los programas de revisin t reparaciones del mantenimiento preventivo, dichos programas se revisen peridicamente puesto que el mismo desarrollo de estos va dando las pautas para determinar si esa programacin inicial fue la correcta y est de acuerdo con la situacin real de produccin y por lo tanto con el departamento de mantenimiento, quien atiende dichas necesidades.FLUJO DE INFORMACION Y RETRO ALIMENTACION FIGURA 5.2. Flujo de Informacin y Retroalimentacin.La importancia en la veracidad de la informacin es indispensable para programar eficientemente el mantenimiento preventivo ya que, una tarea se haya programado y no se realiza, es menos perjudicial para el programa consignar no fue realizada, que dar informacin incorrecta.Es importante anotar que el programa de mantenimiento preventivo debe ser flexible respecto del momento en el cual debe hacerse una revisin adelantndola si se presenta una parada en produccin o retrasndola si coincide con instrumento crtico de sta; lo anterior no afectar los resultados siempre y cuando la tarea programada se ejecute.Para la implantacin de un sistema de mantenimiento preventivo, son necesarias ciertas condiciones; quizs el ms importe es la referente a la participacin ideolgica (convencimiento participativo), de todos los seres involucrados en la marcha del programa. Es necesario un nivel de convencimiento a nivel superior de la necesidad de implantacin. Adems se necesita un profundo conocimiento de programa, de su metodologa y de su administracin para que rinda unos verdaderos frutos, buscando que todos lo niveles involucrados tomen como PROPIO el programa, convencidos de sus virtudes.La impaciencia puede destruir el sistema, los niveles directivos pueden estar esperando resultados concretos de disminucin de costos y de reduccin en el nmero de paradas en un lapso de corto plazo, peso se requiere de un periodo razonable para dejarlo en perfecto funcionamiento. Por tanto es importante que los niveles y departamentos que se vern afectados, se enteren de las dificultades que se presentarn para que colaboren en la mejor forma posible a que el programa sea todo un xito.En el mantenimiento es donde mayor incidencia y efectividad la aplicacin de los principios de administracin por objetivos (APO).La motivacin, el trabajo en equipo con claro sentido participativo y el control por percepcin, son herramientas fundamentales para xito de la gestin de mantenimiento.Es obvio que todo implica traumas, dificultades concientizacin de todo el personal; por lo tanto, la implantacin de un programa de mantenimiento preventivo debe ser progresiva, (por etapas) y principalmente, debe hacerse una en una seccin piloto, en la cual se irn corrigiendo errores, mejorando los mtodos y adaptando un sistema conveniente a las necesidades reales de la seccin de produccin en la cual se est. La seccin o mquina escogida como piloto debe ser en lo posible aquella que histricamente haya causado ms problemas.El tiempo prudencial para implantacin del programa es de dos o tres aos.Es necesaria una aplicacin selectiva del programa.No puede hacerse un mantenimiento preventivo a todos los equipos de produccin ni a todas las partes, puesto que esto sera sumamente engorroso y difcil de llevar acabo. Por la tanto, se hace una seleccin del equipo que por sus condiciones de produccin sea ms crtico y necesita una mejor atencin por parte del sector o departamento de mantenimiento.Se deber tambin, una vez escogido el equipo y las por partes, por mantener, establecer una ruta de revisiones a esta.Tambin es importante observar que cada industria posee caractersticas diferentes y que no es posible copiar los programas de mantenimiento. Las recetas genricas pueden conducir a un fracaso en el desarrollo de sistema.Es importante, durante la implantacin del mantenimiento preventivo, tener presente la siguiente frase: implantar el mantenimiento preventivo exige un cambio de mentalidad, una frrea voluntad de hacerlo y un slido convencimiento de las bondades del sistema.No todas las empresas estn preparadas para el cambio. Si un anlisis muy objetivo del programa lleva a la intima conviccin de que no es el momento oportuno, es preferible posponer la decisin.Es obvio como decamos, que todo cambio del sistema produce traumas, problemas que deben ser enfrentados y resueltos en la primera frase.El principal problema que se presenta cuando se introduce un sistema de mantenimiento preventivo es el hecho de un aumento en los costos de mantenimiento general puesto que en las primeras revisiones se encuentran fallas que deben ser corregidas, el consumo de repuestos se eleva al igual que los tiempos de parada. Entonces se sumarn simultneamente los costos de mantenimiento correctivo y preventivo.Por otra parte, si el equipo ha sido manejado tradicionalmente con base en mantenimiento correctivo lo ms probable es que se encuentra en un estado de deterioro bastante lamentable y por consiguiente la introduccin del mantenimiento preventivo ser ms difcil. Por lo tanto se recomienda, mientras se pueda, implantar el mantenimiento preventivo despus de reparaciones generales es decir cuando el equipo este en optimas condiciones de operacin. Estos es ms fcil de hacer en las plantas de proceso tales como refineras, productoras de cemento, ingenios azucareros, papeleras, donde normalmente se hacen paradas peridicas largas y se realizan preparaciones mayores de los equipos quedando la planta en condiciones optimas de operacin ( mantenimiento Peridico).En una planta que no sea de proceso sino donde las tarea de produccin se realizan individualmente, por secciones o pro mquina muy concretas, la introduccin del programa de mantenimiento preventivo puede causar mayor dificultades y tener muchos tropiezos.La informacin desde un comienzo debe tener una doble intencin: la de crear un programa y la de retroalimentar el mismo, en especial lo referente a tiempos de duracin y periodicidad de las actividades.El programa de mantenimiento debe ser flexible ya que en cada momento se encuentra en cambios continuos que deben realizar durante la ejecucin del programa, puesto que una vez se lleva la informacin a la mquina., esta puede resultar errada (es demasiado corto el tiempo para la realizacin de la tarea, la frecuencia con que se debe realizar el trabajo debe ser mayor o menor, etc.)... esa informacin debe venir a travs de la orden mantenimiento, o en un formato especial al programador, para que sea corregida en el programa general que el sistema vaya informndose hasta obtener una informacin ms acorde con las necesidades reales.Aunque no existen parmetros matemticos y tangibles para saber si conviene o no implantar un programa de mantenimiento preventivo, su puesta en funcionamiento muestra muy buenos resultados en el medio.VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Con un adecuado mantenimiento preventivo, el equipo se conservar en ptimas condiciones de trabajo, permitiendo que la produccin contine su flujo normal sin interrupciones. Los niveles de productividad subirn considerablemente. Las personas que laboran con estos equipos se sentirn mas satisfechas y trabajar con un alto grado de motivacin. Los equipos no sufrirn un deterioro mayor cuando han sido sometidos continuamente a un mantenimiento preventivo. Habr menos desperdicios de materia prima, al no ocurrir daos inesperados. Se cumplir con las fechas de entrega ofrecidas a los clientes, los cuales estarn satisfechos con el cumplimiento y la calidad. La fuerza de ventas estar ms contenta y motivada para realizar las ventas. Al reducirse la improductividad de los equipos, los costos por mquina se reducirn tambin, pudindose fijar precios mas competitivos. Por otro lado se podrn hacer los presupuestos y las proyecciones con ms exactitud. En cuanto al inventario se refiere, se podr establecer fcilmente la cantidad mxima y mnima de repuestos, lo cual es lo ms racional. Se podrn adquirir los repuestos con la debida anticipacin. Se dispondr las herramientas necesarias. Se podr programar el trabajo del personal de mantenimiento; eso facilita el que se tenga el necesario para cumplir con las labores previstas. Se evitar en lo posible que fallas pequeas, que no se manifiesten, ocasiones daos mayores. Se podr planear las reposiciones o reparaciones generales del equipo de acuerdo con produccin. Se podrn establecer ndices para los costos de mantenimiento. En conjunto, se disminuirn los costos por una adecuada distribucin de los recursos humanos, fsicos y financieros.REQUISITOS INDISPENSABLES PARA IMPLANTAR UN PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO.Si una vez hecho el estudio de factibilidad para la implantacin de mantenimiento preventivo, se concluye que si va a ejecutarse, es necesario contar son lo siguiente: Personal directivo para capacitarlo. Personal tcnico capaz de hacerlo funcionar. Convencimiento pleno por parte de todas las personas involucradas, de la eficiencia y bondades del programa. Recursos financieros para iniciarlo. Sistema adecuado de acopio y manejo de informacin. reas productivas, administrativas dispuestas a colaborar. Sistema de control para costos, presupuestos y actividades.6. MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR SISTEMAS L.E.M.I.S.Investigaciones realizadas por el Ingeniero Ingls Jhon Castles, demostraron que para tener xito en cualquier sistema de mantenimiento preventivo en la industria latinoamericana, este deber de cumplir con los siguientes requisitos: Que sea fcil de organizar. Que sea fcil de entender. Que sea fcil de administrar.Basndose en estos tres principios, se creo el sistema de mantenimiento preventivo L.E.M.El sistema se aplico por primera vez en la empresa Cerro de Pasco Corporatin en su planta de refinacin de plomo y cobre en la Oroya, Per, en el ao de 1959 por el Ing. Jhon Castles. En Colombia se ha aplicado en algunas empresas, una de ellas Carvajal S.A.; donde intervino el mismo Ingeniero y hasta la fecha se obtenido muy buenos resultados.En esencia un sistema LEM no es ms que un programa de mantenimiento preventivo idntico al que se menciono en el captulo anterior, solo que en este las actividades propias del mantenimiento estn agrupadas en tres especialidades, tiene un tratamiento especfico, y se prestan mas para la sistematizacin. Los tres grupos son:L: Actividades de lubricacin. E: Actividades elctricas y electrnicas.M: Actividades mecnicas.I: Instrumentacin:S: Seguridad.Debido a la mayora de los mecanismo que componen un equipo necesitan lubricacin, estas actividades son la ms numerosas y por consiguiente es necesario codificarlas y estantadizarlas para mejorar su manejo como lo veremos ms tarde.Las actividades elctricas propia mente dichas son pocas, debido a que en estos elementos no hay desgaste por no haber friccin y esta constituye la mayor fuente de fallas. Lo mismo sucede si nos referimos a los elementos electrnicos tales como: computadores e instrumentos de control y medicin, en los cuales las mayoras de las actividades son correctivas, por ser paradjicamente, casi nada lo que se les puede hacer par prevenir daos imprevistos, limitndose a labores tales como: Limpieza. Mantener limpio el ambiente de trabajo. Controlar la temperatura por debajo a 26 C Controlar la humedad relativa, ya que debe tener valores por debajo del 40% hace que esos elementos se carguen electrosttica mente y al descargue, trastornas su funcionamiento y alteran la informacin. Prevenir o eliminar vibraciones equipos electrnicos Controlar las variaciones de voltaje. Realizar conexiones directas para evitar cortes en el flujo o inestabilidades por variaciones en la carga de la lnea.La cantidad de actividades mecnicas es menor que la de lubricacin pero mucho mas que la de electricidad, ya que sus elementos si sufren desgaste por friccin, por muy buena que se a la lubricacin. Dentro de estas actividades se incluyen las de tipo neumtico e hidrulico.Como se menciono en el captulo anterior, las actividades programadas para realizar en cada equipo, son el resultado de una minuciosa investigacin del mismo, de sus componentes y operacin. Lo anterior se complementa con recomendaciones de fabricantes, presentes en lo manuales de operacin y mantenimiento, en cuanto a la indicacin y frecuencia de los servicios, as como con las consultas a los expertos en el manejo de los equipos y a los especialistas en lubricacin, electricidad y mecnica.La ejecucin de las actividades del sistema L.E.M.I.S; en cuanto al momento de realizarlas tienen en mismo tratamiento que enuncio en el tema anterior, buscando una continua informacin entre los sectores de mantenimiento y produccin.Para el buen funcionamiento de un sistema de mantenimiento preventivo L.E.M.I.S; tiene gran importancia la existencia de un manual de mantenimiento y de una tarjeta maestra con toda la informacin, que permita al programador hacer un listado de l actividades de lubricacin, elctricas y mecnicas que el equipo requiera, para realizar la programacin anual de estas y (si no tiene un computador vital para el xito de este sistema), expedir las ordenes semanales de mantenimiento.A continuacin describiremos (por considerarla de alta importancia para establecer la funcin de cada persona en el mantenimiento preventivo LEMIS), el rumbo seguido por una orden semanal de mantenimiento en una de la empresas donde se encuentra implantado el sistema, con buenos resultados. El programador de mantenimiento entrega a mitad de semana (da mircoles), a los supervisores de produccin las ordenes de mantenimiento correspondiente a la semana siguiente. Cada supervisor de produccin anota en cada orden el da y la hora en que puede ejecutarse dicha actividad y las devuelve a programador de mantenimiento a ms tardar el ltimo da hbil, de la semana. El programador de mantenimiento adjudica las rdenes, ahora programadas de la siguiente manera.Jefe de mantenimiento mecnico: ordenes con notas MJefe de mantenimiento elctrico: ordenes con notas ESupervisor o jefe de produccin: ordenes con notas L Los jefes de mantenimiento mecnico y elctrico entregan las rdenes, para su ejecucin a mecnicos y elctricas en capacidad de realizar las actividades.En cuanto al da de ejecucin, se puede ser algo flexible y cuando la tarea se cumpla en la semana para la cual fue programada. Cada supervisor de produccin que ha recibido las ordenes con notas L, las reparte para su ejecucin a los operarios responsables adems, recibe de los mismos operarios de los mecnicos y de los electricistas las ordenes ejecutadas durante esa semana, analiza, en esas la observaciones anotadas y si hay fallas, elabora la solicites u ordenes de trabajo correspondientes, envindolas al departamento de mantenimiento seguidamente, firma las ordenes ejecutadas y analizadas al programador de mantenimiento el ultimo da hbil de la semana en que fueron ejecutados . El programador de mantenimiento determina en compaa del jefe de mantenimiento elctrico y mecnico si es necesario corregir la periodicidad o el tiempo de ejecucin de una actividad determinada, de acuerdo con la observaciones que haya hecho el ejecutante; si es as, hace las anotaciones correspondientes en dicha orden y corrige el programa anterior que est en la tara maestra o en computador ( si tiene computarizado el mantenimiento), archiva las ordenes ejecutadas y mensualmente elabora un informe de cumplimiento del mantenimiento por secciones que enva los jefes de produccin correspondientes y gerentes; adems, enva un informe global a control de calidad para que sea incluido en el programa estadsticos de cumplimientos de entregas.La secuencia antes descrita es bastantes flexible y debe adecuarse a la situacin existente en este momento. Por ejemplo, en una labor de desmontaje son lo mecnicos y no los operarios de produccin quienes realizan la lubricacin.En la pgina anterior mostramos un programa que pueda facilitar el entendimiento del rumbo seguido por una orden de mantenimiento desde el momento en el cual se expide.Ver figura. 6.1TARJETA MAESTRA.Con el fin de reunir la informacin de un equipo en particular para elaborar un programa sistematizado de mantenimiento preventivo LEMIS, el programador de mantenimiento debe disear un medio que se adapte a la mejor manera posible a la necesidades especficas del programa y de las personas que lo manejan.Un buen ejemplo de lo anterior, es lo que en algunas empresas se denomina TARJETA MAESTRA, en la cual se incluye toda la informacin de la mquina y se consigna de una manera detallada en programa de mantenimiento preventivo LEMIS. A continuacin se aplica el contenido de una tarjeta maestra. MAQUINA: definida por su nombre, marca, modelo, numero de serie fabricante, aos de fabricacin, capacidad, fecha de instalacin, valor y todos los datos que sean de intereses. TRABAJO: se debe indicar el tiempo que trabaja la maquina (1, 2 o 3 turnos) y si dicha labor es critica dentro de la lnea de produccin, con el fin del personal que labora en ella sea conciente por su importancia y de la necesidad de prestarle un servicio rpido y eficiente, este aspecto tiene gran importancia ya que de la cantidad de turnos depende la frecuencia con que se propongan las operaciones. TARJETA MAESTRADESCRIPCIONREMISIONMAQUINA:______________________________No.___________PEDIDO:______________MARCA:________________________________TIPO:________FECHA: ______________MODELO: _______________________________No. SERIE: _________INSTALADA:___________CAPACIDAD DE TRABAJO (Hora): ____________VALOR: ____________OTROS DATOS:________FABRICANTE: _______________________________________________DIRECCION: ______________________________________________CODIGO DPTO. DE COSTOS: _________________SERVICIOSTRABAJOAIREPRESION___________CAUDAL_______CRITICOELECTRICIDADVOLTIOS___________AMPERIOS_____3 TURNOSAGUAPRESION___________CAUDAL_______2 TURNOSVAPORPRESION___________CAUDAL_______TEMP._______c1 TURNOGASTIPO_______________PRESION______CAUDAL_____INTERMITENTEMOTORES ELECTRICOSNo.HPR.P.M.VA.M.PUBICACINMARCAMODELOTIPOSERIEREDUCTORESNo.HPVA.M.PRPM entreRPM. Sal.RELMARCAMODELOTIPONo.ELEMENTOS DE LA MAQUINA: se describen los elementos a los cuales debe prestarse un mantenimiento, tales como motores elctricos, reductores de velocidad (consignado todos sus datos de placa), controles, cojinetes, correas, etc.; ACTIVIDADES POR REALIZAR: luego de haber realizado, en asocio con lo expertos de lubricacin electricidad y mecnica, listado de actividades necesarias para realizar el mantenimiento preventivo, se consignas stas en la tarjeta maestra, separando las de lubricacin (L) de las elctricas y electrnicas (E) y stas de las mecnicas (M). para cada una de ellas se especfica, tambin enana labor conjunta, el tiempo de duracin y de periodicidad con que se debe ejecutar. Si se tiene el manual de mantenimiento, slo ser necesario colocar el cdigo de la actividad o el nmero con que apearse la nota (L,E, M, i, s) en el manual. Adems, se pueden tener estandarizados y codificados los tiempos de ejecucin y las periodicidades. Por ejemplo:Tiempos de ejecucin: trabajarlos como fracciones de hora; , , , 1,1 etc.Estos se establecen consultado a los expertos y basndose en el tiempo que requiere un elemento similar.Periodicidad: se escogern letra y nmeros que indiquen todos los periodos de tiempo requeridos por las distintas actividades. Por ejemplo: T: Turno1: mensualD: Diario3: trimestralS: Semanal6: semestralQ: QuincenalA: anual Las actividades de lubricacin deben de parecer en la tarjeta maestra y en un lugar visible del equipo con el tipo de lubricante que se va a utilizar (codificado como se ver ms adelante) y el mtodo por el cual se realizara la lubricacin, por ejemplo: Grasera, Aceitera, Cambio, Gota a gota, Nivel, etc.A continuacin damos un ejemplo de cmo podan quedar en la tarjeta maestra, las actividades por realizar.LUBRICACIONPARTE A LUBRICARMETODOLUBRICANTETIEM. FREC.NOTAEngranaje Ppal.NivelAc/MarrnSL-08ReductoresCambioGR/naranja3AL-18ELECTRICOREVISARTIEMPOFREC.NOTAConexiones elctricas.26E-01Motor Principal16AE-03MECANICOREVISARTIEMPOFREC.NOTAReductores.8AM-01Cadenas de rodillo16M-02Correas en V3 PROGRAMACION: en esta parte de la tarjeta se consignan, de una manera programada, todas las notas L,E o M que se deben ejecutar en una mquina durante cada una de la semanas del ao, procurando que los equipo similares no sean detenidos simultneamente; tambin se deben repartir de un manera adecuada las actividades de mantenimiento, buscando que no haya exceso de demanda en el servicio.Esta programacin se hace en una especie de cuadricula como se muestra en la grfica siguiente.En la primera fila se colocan los tiempos de ejecucin de todas y cada una de las actividades L,E. y M. que aparecen verticalmente, con lo cual queda divida las cuadrculas en todas las tres franjas correspondientes a las tres clases de actividades; de este manera, sumando horizontalmente sobre cualquier fila correspondiente a una semana, se obtendrn los tiempos invertidos es esa actividad por cada uno los grupos mencionados. De estos valores se escoge el mayor y se coloca de tiempo total, ya que las actividades pueden ser simultneas.Ahora, si sobre esta ltima se suma verticalmente, obtendremos el tiempo requerido anualmente por el equipo para efectos d mantenimiento. Ntese que si la actividades no fueran simultaneas, el tiempo total de mantenimiento al ao sera la suma de los tiempos de las actividades L(108) E(34), M(83.5) sumando 225.5 horas que es un 89% mas que cuando son simultneas. Mediante la programacin del mantenimiento preventivo L.E.M., se puede saber por parte de produccin cuantas horas debe destinar al mantenimiento preventivo se sus equipos durante el ao y as, programar sus operaciones consecuentemente. De igual manera, el departamento de mantenimiento se enterar de las horas-hombre necesarias y determinar su personal.Debe tenerse en cuenta que lo enunciado anteriormente fue solo teniendo en cuenta el mantenimiento preventivo; queda por determinar (mtodos estadsticos), los tiempos y personas que involucra el mantenimiento correctivo.Cuando se est haciendo la programacin anual sobre la cuadrcula se debe escoger, como observa, una semana de las 52 para hacer mantenimiento general al equipo. En esta semana, deben coincidir las nota L, E, y M que se hayan fijado para la mquina, aprovechando para ubicar en ella las de periodicidad anual, semestral y trimestral.Ver figura 6.3 Tambin se puede programa un mantenimiento menos general (semestral), tratando se realizar en esta semana las actividades ms importantes y que garanticen el buen funcionamiento del equipo.Para tratar de explicar lo de la frecuencia y tiempo de ejecucin de las actividades de un equipo, citaremos a manera de ejemplo las operaciones preventivas realizadas por cualquier persona a su vehculo. Haremos una operacin de mantenimiento mecnico, elctrico y de lubricacin.MECANICO: el fabricante del vehculos recomienda revisar mensualmente la correas que transmite el movimiento del motor al alternador, indicndonos que no solo se debe realizar una inspeccin visual sino que tambin hay que chequear su tensin (esta recomendacin pasa a ser parte del listado de actividades mecnicas). El usuario, haciendo caso de este recomendacin y con la experiencia de haberla realizado repetidas veces, puede establecer una peridiocidad mas acertada, el tiempo de ejecucin y la manera de realizar dicha actividad (esto para a ser parte integral del mantenimiento preventivo del vehculo).Lo anterior puede quedar en la mente del usuario o consignado escrito, para que, una vez haya realizado lo mismo con todas las actividades recomendadas por los fabricantes, se pueda realizar una programacin de las actividades mecnicas.MECANICOREVISARTIEMPOFREC.NOTACorreas alternador horaMensual------ELECTRICO: El fabricante recomienda revisar cada tres meses los platinos (se incluye esto en listado de actividades elctricas). De la mimas forma que antes, el usuario, haciendo caso de la recomendacin, practica dichas veces la operacin, sintindose ahora capaz de establecer por experiencia una peridiocidad ms acertada, el tiempo de ejecucin y un mtodo para realizarla. Esto puede quedar en la memoria del usuario o escrito con las dems actividades elctricas, como se muestra ELECTRICOREVISARTIEMPOFREC.NOTAPlatinos1 hora3 meses ----LUBRICACION: la recomendacin que hace el fabricante acerca del cambio de aceite del motor indican que este se debe hacer cada 4.000 Km. O 4 meses y usando SAE-40. El usuario, despus de consultar esta informacin con la distribuidora de vehculos y la estacin de servicio, concluye que esto se puede hacer cada 5000 Km. 0 5 meses, utilizando aceite 20W40 sin consecuencias para el motor. Lo anterior obedece a las diferentes condiciones de uso del vehculo. Este tipo de actividades, al igual que las anteriores, puede quedar solo en la memoria del usuario o registrarse en un listado, como se muestra a continuacin.LUBRICACIONOPERACINLUBRICANTELUGARTIEM. PERIODOMETODOCambio20144440Caeler hora5 mesesLas secciones de la tarjeta maestra que contienen el rgimen de trabajo, la labor por realizar y la programacin, deben estar bajo permanente observacin y crtica, buscando mantener la tarjeta actualizada, por ejemplo: Se aumentan o disminuyen los turnos de trabajo. Se necesita agregar o suprimir una actividad. Se debe incrementar o disminuir la periodicidad de una actividad especfica. Son muy cortos o muy largos los tiempos de ejecucin de algunas actividades.Cabe anotar que, no por haber realizado un cambio en alguno de los aspectos antes mencionados, ste fue provechoso y es necesario evaluarlo y revisarlo, puesto que cambiar no es mejorar.Si lo anterior se realiza, las consultas peridicas del programador de mantenimiento a la tarjeta maestra para realizar nuevos programas, tendrn muchos mejores frutos.HISTORIA DE LA MAQUINA: en esta parte de la tarjeta se deben consignar todos los cambios, reparaciones y modificaciones hechas a la mquina, tratando de especificar en que consistieran, cul fue su duracin, cual su costo, la fecha de realizacin, quin lo realizo y el estado en que quedo. Esta parte, tiene vital importancia para que la programacin sea eficiente y pueda considerarse como la hoja de vida de la mquina; junto con las especificaciones tcnicas, esto permite conocer el comportamiento de cada de las mquinas a travs del tiempo.CODIFICACION Y ESTANDARIZACION DE LA LUBRICACION.Por ser las actividades de lubricacin las ms frecuentes y abundante dentro de un programa de mantenimiento preventivo L.E.M., es necesario codificar y estandarizar los lubricantes. Y su manejo.El primer paso es hacer una lista de los lubricantes requeridos por los equipos de la planta, segn recomendaciones de los fabricantes o experiencia de los peritos. Luego basndose en los lubricantes que existen en el mercado y mediante un diagrama de VISCOCIDAD Vs. TEMPERATURA de la A.S.T.M e ISO que los contenga., reducir la cantidad inicial de lubricantes, escogiendo uno entre los que posean iguales caractersticas. Dicha reduccin no debe ser excesiva, ni deber hacer peligrar la correcta lubricacin de la maquinaria. Una cantidad aconsejable de lubricantes est entre 15 y 20, incluidos los especiales y aditivos.El paso siguiente es codificar los lubricantes por medio de figuras geomtricas y colores, basndose para la escogencia de estos eque sean bastante perceptibles y de fcil identificacin, teniendo en cuenta que los colores escogidos no se confundan con los ya existentes dentro de la planta tales como: azul para aceite comprimido, verde para el agua, amarillo y negro para peligro, etc.; adems, se puede utilizar una combinacin de colores; as para aceite, blanco y amarillo. A continuacin daremos un ejemplo que corresponde a la simbologa adoptada por algunas empresas en Colombia, donde los aceites se representa por crculo, las grasas por un cuadro y los aditivos o advertencias especiales por un triangulo. Esta figuras se pintan con diversos colores, puesto que la experiencia ha demostrado que es intil citar lubricantes por marcas y nombre, primero por que los nombres a menudo estn en idiomas extranjero y segundo, si la empresa cambia de una marca de lubricante a otras, siempre habr alguien que encuentre cmo quejarse del cambio,.Las figuras en la tarjeta maestra de cierta mquina, se procede a pintar, en lugar visible, crculos, cuadrados y tringulos de diferentes colores de acuerdo con lo lubricantes que esta requiera. Cerca de ella, debe existir un lugar donde estn almacenados los lubricantes necesarios en recipientes con su smbolo y color correspondiente. Al mismo tiempo, se deben tener, tambin marcados, todos los elementos que se requieran para su aplicacin (graseras y aceiteras).Hasta ahora hemos demostrado la manera de indicar los lubricantes que se requiere una mquina o equipo; falta indicar dnde debe aplicarse cada uno de estos y cada cuando debe hacerse esto. Para ello, nos volvemos a fijar en tarjeta maestra donde se indique el lugar de aplicacin, el lubricante que se va a utilizar y su periodicidad. Con estos datos, buscamos en la mquina el lugar especfico pintndole encima una figura de un color que est de acuerdo con la informacin consignada en la tarjeta maestra; a continuacin, sobreponemos una letra o nmero que indique su periodicidad.Tomemos por ejemplo una bomba centrifuga de agua. Encontramos en la tarjeta maestra los siguientes datos.PARTE A LUBRICARLUBRICANTETIEMPOFREC.NOTACojinetes ejeAC/rojoSL-06Cojinete motorGR/VerdeAL-09AcopleGR/verde6L-157. MANUAL DE MANTENIMIENTO PREVENTIVOEn este manual que dan consignados todos los datos que se hayan codificado para agilizar el mantenimiento preventivo, tales como los colores y smbolos de lubricacin y lo concerniente a las notas de mantenimiento preventivo por el sistema L.EM.Debe tener informacin muy precisa, concreta y detallada, que establezca el significado de lo codificado y responda todas la incgnitas que surjan al respecto.La parte del manual que explica las diferentes notas del manual preventivo L.E.M., se puede comparar con un manal de procedimiento administrativo que contiene: Cdigo de la actividad. Equipo o parte de la maquinaria sobre la cual se aplica. Instrumento herramientas y accesorios requeridos para la ejecucin. Procedimientos y estndares de la ejecucin. Normas de seguridad y precauciones Observaciones o generalidades. Ultima fecha de actualizacin.La parte de procedimientos y estndares de ejecucin debe describir, detalladamente y con lenguaje claro cualquier nivel de los pasos por seguir y la secuencia con que se deben realizar. Para este efecto, se parte de la premisa de que el ejecutante hace la labor por primera vez, con lo cual se consigue eliminar la instruccin permanente. Tambin se debe incluir en esta parte una lista de soluciones a posibles fallas y sus Sntomas. A dems de ser posible deben adicionarse grficos o planos de los elementos con el fin de guiar a quien realiza la labor.Todas las notas L.E.M. deben estar sujetas a revisiones peridicas para que respondan a las variaciones y modificaciones hechas al equipo.Durante la manufactura de la nota, es preciso a hacer un balance en cuanto a la cantidad de instrucciones se refiere, dejando inscritas nicamente las necesarias. En esta etapa se impulsa la participacin de los expertos den lubricacin, mecnica, electricidad, y electrnica, que son renuentes a la sistematizacin del mantenimiento con el fin de que sientan participes y procuren el xito de las actividades e inculquen a sus subordinados la importancia de ejecutarlas bien.Retomaremos aqu el ejemplo que se dio en el tema 6 donde se citaron una nota L, una E y una M para un vehculo. Estas notas o procedimientos de mantenimiento preventivo, estn dadas a manera de ejemplo y se describen aqu nicamente los pasos esenciales de cada operacin.Un verdadero manual ser conciso y balanceado en las indicaciones que presenta:LUBRICACIONNota: L-03 Fecha de actualizacin Agosto 85Parte de la maquina: Motor.Actividad: Revisar el nivel de Aceite del motor.Frecuencia: Semanal.Equipo: antes de empezar a comprobar el nivel de aceite, es necesario tener listo el siguiente elemento: Liencillo o trapo.Procedimiento:1. Apagar el vehculo y dejarlo reposar cinco minutas para decantacin del aceite.2. Colocar el vehculo en posicin horizontal.3. Abril la tapa del cap del auto.4. Extraer la varilla medidora.5. Limpiar con el trapo la varilla.6. Colocar la varilla de nuevo en el agujero del medidor.7. Extraer la varilla nuevamente y observar el nivel existente con el indicador de ste elemento.Si el nivel esta bajo, adicionar la cantidad correspondiente, teniendo en cuenta que el aceite adicional se del tipo que contiene el motor inicialmente. Si por un factor u observacin se concluye que el aceite est deteriorado, se debe cambiar totalmente, siguiendo el procedimiento de la nota L-05.Nota: L-05 Fecha de actualizacin Sep - 85.Parte de la maquina: Crter del motor.Actividad: Cambio de aceite en el motor.Frecuencia: 4000 Km.Equipo: Antes de cambiar el aceite tener a mano los siguientes elementos: Trapo o liencillo seco. Un recipiente con capacidad suficiente para recibir el aceite que se va a drenar. Cuartos de aceite segn el tipo del motor. Laves de boca fija dimensiones en pulgadas. Embudo con tamiz Deseador o abrelatas.Generalidades: el cambio del aceite es preferible ejecutarlo despus que el motor halla funcionado, es decir, cuando todava este caliente.Procedimiento:1. Antes de colocar el vehculo en el carcomo o elevador adecuado, afloje la tapa del llenado del aceite e identifquelo de acuerdo con la orden de trabajo.2. Teniendo el recipiente limpio para recibir el aceite derramado, colocarlo debajo del crter del motor y utilizando la llave apropiada afloje el tapn de drenaje, cuidando de no quemarse en caso de que el motor est muy caliente.3. Al retirar el tapn observe cualquier clase de contaminacin o partcula extraa que pueda tener el aceite para determinar el origen o posible aviso de dao interno del motor.4. Remueva el filtro del aceite e instale uno nuevo de iguales caractersticas, siguiendo las instrucciones del caso, que vienen en el filtro nuevo.5. Despus que se haya derramado el aceite del motor, coloque el tapn de drenaje del crter; en el caso que use empaquetadura se debe utilizar una nueva apretando a la torsin especifica.6. Aprovisione el motor con la cantidad de aceite nuevo, utilizando el embudo.7. Despus de colocar la tapa de llenado, limpie la base del filtro y del tapan de llenado.8. Prenda el motor, observe el indicador de porcin de aceite y revise posibles escapes o fugas en la base del filtro o tapn de drenaje.9. Apague el motor y verifique la cantidad en el crter utilizando la varilla medidora (Nota L-03).10. Revise el motor a fin de encontrar anomalas seguir lista de chequeo LCh-04.11. Llene las requisiciones e informes del caso y estacione el vehculo en el lugar asignado para la entrega.ELECTRICANota: E-15 Fecha de Actualizacin: Sep-85.Partes de la Maquina: Motor.Actividad: Cambio de platinos.Frecuencia: Cada 10000 Km. O antes si se presenta alguna dificultad en el sistema debido al estado de los platinos.Ver figura7.1.Generalidades: El vehculo debe ubicarse en el lugar adecuado, preferiblemente bajo techo y el motor no debe estar caliente.Es aconsejable que con el cambio de platinos se cambie tambin el condensador y se verifique la limpieza y calibracin de los electrodos de las bujas. Equipo: Manual del motor con especificaciones tcnicas. Destornilladores. Llaves de boca fija y copas dimensionadas en pulgadas. Calibrador de galgas. Pinzas. Liencillo o trapo. Condensador y platino adecuado.Procedimientos: 1. Despus de colocar el vehculo en el lugar apropiado, verifiqu que la llave de encendido est en posicin de cerrado y desconect la batera.2. Desconecte los cables que van en la tapa del distribuidor teniendo en cuenta el orden y su disposicin.3. Desconecte los cables que van a los platinos. Afloje stos de la base.4. Despus de limpiar, revisar y lubricar el conjunto del distribuidor, cambie los platinos (y el condensador si fuera el caso) y conecte los cable removidos, ajuste la abertura de los platinos verificando en cada una de las levas, segn las indicaciones del manual del motor.5. Limpie y revise la tapadle distribuidor y el rotor, colquelos, verifique el estado y la disposicin de cada uno de los cables de las bujas y la bobina, verifique el orden adecuado.6. Revise el motor a fin de encontrar anomalas, seguir la lista de chequeo LCh-04.7. Llene las requisiciones e informes del caso y estacione el vehculo en el lugar asignado para la entrega. MECANICANota: M-17 Fecha de actualizacin: Enero -85.Parte de la maquina: Motor.Frecuencia: Mensual.Actividad: Revisin d la correa del alternador.Generalidades:Es importante la tensin de las correas, ya que son elementos que transmiten el movimiento a los accesorios componentes del sistema. Una correa con poca tensin o defectuosa puede, al patinar, proporcionar una carga inadecuada del alternador o un sobrecalentamiento del motor.Para comprobar la tensin correcta, se oprime el centro de esta y no debe ceder ms de su propio espesor por cada metro de banda entre poleas.Equipo: Llaves de boca fija dimensionadas en pulgada. Destornilladores. Regla de 30 cm. Escuadra de 10 cm.Procedimiento1. Mida la distancia entre poleas y el espesor de la correa (E) y calcule la deflexin permisible con la siguiente ecuacin:DEF= Long/100Donde: DEF= Deflexin y debe ser menor o igual a E cm. Long= Longitud de las poleas en cm.La deflexin de una correa usada es dos veces la de una correa nueva; se considera usada despus de media hora de trabajo.2. En el centro del plano y en direccin perpendicular, aplique la fuerza requerida para reflectar la correa.3. Si el valor de la deflexin excede a E cm. O sea una vez el espesor de la correa.,seguir el paso 5.4. observe si la correa tiene daos o picaduras en su longitud.5. Si es necesario mencionar la correa, afloje los pernos que soportan el alternador y con ayuda de una palanca u otra persona tensione la correa a la fuerza requerida. Apriete el soporte del alternador. Verifique nuevamente la deflexin de la correa.6. Revise el motor a fin de encontrar anomalas, seguir lista de chequeo LCh-047. Llenar las requisiciones e informes del caso y estacionar el vehculo en el lugar asignado.8. CONTROL DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVOUna vez establecido el mantenimiento preventivo y puesto en operacin, es absolutamente indispensable proveer diferentes sistemas de control, con el fin de garantizar su permanencia y efectividad.8.1CONTROL EN LA TARJETA DE MANTENIMIENTOEl primer control que se establece, est en la tarjeta de mantenimiento preventivo, sobre la cual, en su parte posterior se tiene la posibilidad de dejar constancia del responsable de la ejecucin y tambin debe contarse con la firma del supervisor de produccin, quien se hace corresponsable de la ejecucin de la orden.Adems, aparece un prrafo de observaciones en el cual se da retroalimentacin al sistema en cuanto a la frecuencia de la orden, anticipar o retrasar su ejecucin, el tiempo de duracin de la misma y los trabajos que deben ser acometidos a travs de mantenimientos correctivos programados para ir recuperando el equipo.Debe proveerse un medio, que puede ser un listado de computador, para almacenar esta informacin devuelta con la tarjeta de mantenimiento preventivo, con el fin de obtenerlos beneficios que ella aporta, as: Programador de mantenimiento preventivo: Corregir frecuencias y tiempos de ejecucin para adaptar cada da ms, el programa a la realidad. supervisor de produccin: Elaborar la orden de mantenimiento correctivo al departamento de mantenimiento, con el fin de corregir las anomalas. Jefe de mantenimiento: Ejecutar efectivamente las rdenes anteriores.Este listado debe revisarse semanalmente.8.2CONTROL DEL CUMPLIMIENTOEl segundo control, se plantea en forma porcentual y compromete en forma definitiva la participacin del jefe o supervisor de produccin. All se comparan las rdenes devueltas, cumplidas, a la oficina de programacin del mantenimiento preventivo, con las rdenes emanadas de dicha oficina.8.3CONTROL DE LOS RESULTADOSEl tercer control es su efecto, en lo que respecta a las paradas del equipo. Se hace a travs del informe de horas de parada del equipo de produccin.9. EL COMPUTADOR COMO HERRAMIENTA DEL MANTENIMIENTO.E! administrador de un departamento de mantenimiento debe tener una visin clara del mantenimiento y de la manera como el computador le ser til en su tarea.Veremos en este tema cmo dicha mquina prestar una invaluable ayuda para manejar este departamento.La creciente necesidad de mejorar la productividad, de tomar decisiones rpidas y acertadas, de manejar un volumen amplio de informacin y de evaluar gil y eficientemente el funcionamiento de equipos y personal en el rea de mantenimiento, hace que las empresas adopten recursos tecnolgicos de alta eficiencia e implanten una organizacin de mantenimiento que garantice una confianza absoluta.Por todo lo anterior, el computador se hace necesario, ya que su implantacin provee al departamento de mantenimiento, de una poderosa capacidad para procesar datos.El uso del computador mejorar la labor del personal de mantenimiento, reducir el tiempo muerto de los equipos, har ms exacta la informacin, identificar rpidamente las variaciones, apoyar la planeacin, organizacin, ejecucin y control; reducir los costos y se podrn realizar anlisis detallados y estadsticos que antes no eran factibles.Si la implantacin del computador, mejora tan slo un 15% la eficacia en la labor del departamento de mantenimiento, siendo esto el resultado de un control mejorado de los repuestos, una reduccin de la mano de obra, una notable disminucin del papeleo y otros trabajos de oficina y un aprovechamiento ms eficaz del tiempo del personal de planeacin, programacin y supervisin, los costos y gastos del mantenimiento se reducirn haciendo que la inversin realizada en el computador sea rentable y el sistema se pague por s, slo en un perodo de tiempo inferior al ao.Como toda herramienta, el computador debe adaptarse a las circunstancias y necesidades de las personas y equipos que se manejan en el departamento de mantenimiento.El sistema debe ser le suficientemente flexible y confiable para manejar cambios rpidos en personal, equipos, repuestos y situaciones especiales.Adems, puede estar integrado o conectado a un sistema mayor o unidad central o ser slo un micro independiente.En el primero de los casos, el sistema contar con un acceso ms amplio a la informacin integrando a las diferentes reas de la empresa, as como al almacn central de repuestos y suministros. Esta modalidad podr contar con varias terminales o pantallas en diferentes sitios de la empresa tales como las diferentes secciones de produccin, las oficinas del programador y superintendente de mantenimiento y el almacn de repuestos y suministros.La segunda modalidad, en la cual se trabaja con un micro independiente, ste slo manejar los datos generados por el departamento de mantenimiento y la informacin ser algo restringida. Este sistema es apropiado para el manejo exclusivo del mantenimiento preventivo y sus costos, pero cuando se requiera informacin externa, se quedar corto.Tambin ser posible tener un sistema mixto o combinado dentro del departamento de mantenimiento, quedando supeditada la decisin al tipo de industria y a las caractersticas del departamento.9.1AREAS DE APLICACIONHemos considerado que el uso del computador puede dividirse entres reas, siendo estas: la netamente tcnica, la administrativa y la tcnico-administrativa.TECNICA: en el departamento de mantenimiento, en algunas ocasiones, ser necesario reconstruir o disear partes de maquinaria. En este momento el computador se presenta como una excelente herramienta, ayudando a disear dichos elementos.Por lo general, el sistema cuenta con paquetes que incluyen el diseo de elementos tales como: ejes, piones, cadenas, trenes de engranajes y volantes. Adems, existen paquetes para el diseo de estructuras, sistemas trmicos, tuberas y ductos.Por otro lado, en el taller de mquinas herramientas Ser de invaluable ayuda para el clculo de ruedas de recambio y de las relaciones para la generadora de engranajes.TECNICO-ADMINISTRATIVO: dentro del departamento de mantenimiento, esta es el rea donde tiene mayor uso el computador; nos indica el cundo y cunto (administrativo) y el qu y cmo (tcnico), de todas las actividades (revisin, reparacin, construccin, etc.), pertinentes al mantenimiento.El manejo tanto del mantenimiento preventivo como del predictivo, entrara en esta denominacin.ADMINISTRATIVO: Como la palabra lo indica, dentro de esta rea entrara el manejo de todos los aspectos relacionados con la parte netamente administrativa del mantenimiento, tales como: los costos de mano de obra y parada de equipo; presupuesto, compras e importaciones y el manejo de las rdenes de trabajo.9.2PROGRAMAS Y SU MANEJOLa combinacin de pantallas fcilmente accesibles, con el mtodo seudo conversacional de mando por medio de mens, minimiza la necesidad de una extensa capacitacin para los usuarios del sistema. El men principal consta de una lista de los sistemas o programas, donde cada opcin permite al usuario introducir y extraer o procesar informacin, de una manera gil.En cada uno de estos programas, el usuario tendr acceso al sistema con una palabra clave (Pass-word).Los datos almacenados en una central estarn a disposicin de las personas conocedoras de esta palabra.Dentro de los programas con que se podra contar para el manejo del Departamento de Mantenimiento, y por ende del Mantenimiento Preventivo, estn: Ordenes de Mantenimiento. Control de existencias. Programacin del personal. Ordenes de trabajo. Costos de mano de obra. Costos de repuestos y suministros. Costos de parada de equipo. Historial del equipo. Programacin de actividades especiales, P.E.R.Ty C.P.M. Presupuesto. Importaciones. Diseos Mecnicos, Trmicos y Elctricos. Clculo, y diseos de estructuras. Equipo auxiliar o sustituto en reserva. Medios para repasos generales y repeticiones. Informes y estadsticas.Con el uso del computador se da un manejo gil, confiable y eficiente a las anteriores variables conexas con Mantenimiento Preventivo, al tiempo queso logra una interaccin sistematizada de las mismas.De sta manera el computador se convierte en un factor fundamental para el xito de Mantenimiento Preventivo y se puede decir que una empresa "grande" deseosa de implantar un programa de ste tipo, fracasar si no cuenta con un computadorA continuacin mostraremos algunos diagramas de flujo, esquemas y explicaciones referentes al manejo de la informacin en ciertos programas que consideramos de importancia dentro de la administracin eficiente del departamento de mantenimiento y por consiguiente del mantenimiento preventivo. Tales son: el de rdenes de mantenimiento, control de existencias, programacin de personal, rdenes de trabajo, costos de mano de obra y de parada de equipo, entre otros.Ordenes de MantenimientoLas rdenes de mantenimiento tienen una vital importancia dentro del Mantenimiento preventivo. Su introduccin al computador, con el objeto de manejarlas, provee a este departamento de una gran agilidad, exactitud y eficiencia, siendo, necesario introducir en l la programacin de actividades (anual, por semanas), que se tiene en la tarjeta maestra y a-dems disear a la vez un programa de computador que se encargue de expedir semanalmente (los mircoles), las rdenes de mantenimiento correspondientes ala semana siguiente. Estas rdenes deben contener toda la informacin que se indic en temas anteriores (qu, dnde, cundo, etc.).Una orden, luego de ser expedida, seguir el rumbo que se mostr en el tema 6, pero resaltaremos aqu la importancia que tiene volver a programar en el computador las actividades no ejecutadas, ya que estas pueden tener una periodicidad amplia (3,6 o hasta 12 meses), en cuyo caso se estara corriendo un gran riesgo.Cuando sean devueltas al programador las rdenes ejecutadas y tramitadas, ste corregir sobre el archivo de computador, las periodicidades o los tiempos de las actividades que as lo requieran.Ver Grafico 9.3 Utilizar el computador para manejar las actividades propias del mantenimiento de una mquina, ser mucho ms factible si se tiene implantado el sistema de mantenimiento preventivo L.E.M. y por consiguiente codificadas sus actividades.PROGRAMACIN DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO Maquina Boss Cod:136Actividades LActividades EActividades MTiempo semanalHoras semanales1 4 2 10 2 5.3 0104 08 1331 491 0204 08 1331 491 -- - - - --------1304 08 13 1701 03 1103 49 01 3314- - - - - - - - - - - --------52 - - - - - - - - - - --------Grafico 9.3 Ordenes de mantenimientoControl de existenciasPara este efecto se debe introducir el ltimo inventario del al-macn de repuestos y suministros a la memoria del computador, incluyendo la procedencia de cada elemento (taller, compra o importacin). Simultneamente, se efecta un programa que permita manejar las entradas y salidas de cada item del almacn, preguntndose en todo momento si la cantidad del repuesto requerido est por debajo de su mnimo; si esto sucede, se expedir, empleando el computador, una orden de construck5n, compra o importacin, segn sea el caso. Es de suma importancia mantener actualizado dicho inventario para que no pierda credibilidad.Las cantidades mnimas de cada repuesto se establecen estudiando los requerimiento de cada una de las mquinas por mantener, as como la duracin promedio de cada elemento.Otro aspecto muy importante que se puede manejar en este programa, es el referente al equipo sustituto o en reserva que en alguna ocasin fue reparado y se encuentra disponible.GRAFICO 9.4 Control de existenciasINFORME DE EXISTENCIAS Semana 22NOMBRECODIGOREF. CAL.CANT. MINCANT.EXT.VALORProcedenciaBalinera7359221304-c5212.7MercadoBuje546278347/12-13070.5ConstruccinFoto celd235640021 A - 92015.8En importacinDisponibilidad de personalEste aspecto es muy importante, pues permite saber con qu personal se cuenta en determinado momento para realizar una actividad de mantenimiento.Como se mencion anteriormente, se debe tener mucho cuidado durante la programacin de vacaciones y autorizacin de licencias a las personas de mantenimiento, para que este departamento no se vea desprovisto de personal vital en un momento crucial. Esto se puede manejar con mucha ms agilidad mediante el computador, ya que teniendo en el archivo a las personas que se encuentran laborando en ese momento, se podr consultar si es factible autorizar vacaciones o licencias a quienes las solicitan, buscando que siempre permanezca activa por lo menos una persona en las diferentes especialidades de cada grupo. De esta manera se pueden emitir listados de computador que indiquen con qu personal se cuenta en mantenimiento. Adems, basndose en la programacin semanal de actividades, se puede elaborar un listado de computador que contenga la disponibilidad diaria de personal que puede ser utilizado para realizar otras actividades.Grafico 9.5Diagrama de flujo que muestra la forma de sistematizar la disponibilidad de personal.Diagrama de flujo que muestra la forma de sistematizar la disponibilidad de personal.DISPONIBILIDAD DE PERSONAL Semana 22Mecnicos grupo 1 cantidad mnima 2NombreProg. semanaOtras actividadesG.PerezH. Rincn.SINO---------------Iss (lu-mar)L. LpezNOCapacitacinA. CrdenasSI----------------Elctricos Grupo 1Cantidad mnima 1--------------------------------------------------------------------------------------------------Ordenes de trabajoLas rdenes de trabajo, como ya lo hemos visto, son el resultado de una inspeccin e involucran la necesidad de una reparacin (repuesto) y un ejecutante. Para manejar estas por medio del computador, es de vital importancia su interaccin con el archivo de existencias, ya que de esta manera se establece si los repuestos requeridos estn a disposicin. De no ser as, se notifica al almacn para que expida las rdenes correspondientes para su consecucin; por lo tanto, este mantenimiento no se programar hasta no disponer de todo lo necesario. Deber tambin existir una interaccin con el listado de disponibilidad de personal, que permita escoger al individuo adecuado para realizar dicha actividad; al igual que con los repuestos, no deber programarse el mantenimiento hasta no disponer de esta persona.Este programa no slo debe generar las rdenes de trabajo, sino que tambin las debe archivar y permitir que una vez se hayan ejecutado, se adicionen a l los datos de duracin real, valor del repuesto y estado final del equipo.En el graf.9.6 se muestra un diagrama de flujo y esquemas a ste respecto.CostosComo se mencion en el tema de costos, todas las mquinas y secciones de una empresa donde est implantado el mantenimiento preventivo, deben estar codificadas.Para el manejo de los costos por medio del computador, se debe disear un programa y archivo que permitan, una vez realizada alguna labor de mantenimiento (inspeccin o correccin), cargar los costos de sta (mano de obra, parada de equipo y suministros) a dicha mquina y seccin, con slo pulsar los cdigos y cifras correspondientes. En este momento debe aparecer en la pantalla un listado que permita visualizar la captura de informacin.Teniendo la anterior informacin archivada en el computador, se pueden obtener fcilmente informes claros de costos (listados por secciones o mquinas), que contengan los valores acumulados durante perodos preestablecidos. Estos informes pueden ser detallados o generales, dependiendo de los requerimientos.Grafica 9.6Diagrama de flujo para rdenes de trabajoOrden de trabajo No 1674 Fecha 2 11/86 Seccin134- SecadoMaquina128-ClausenClase de trabajoCambios de rodamientosParteMotor principalEjecutanteMecnico 01Tiempo de ejecucinEstimado hora Real:__________RepuestoRodamiento 73592Datos de ejecucinValor de repuestos_________________Estado final_________________Nombre ejecutante__________________El cargue de los costos se puede hacer por programas y archivos independientes entre si (uno para cada clase de costos) o a uno que contenga las tres clases (mano de obra, parada de equipo y suministros). En ambos casos, los datos para alimentar el programa se extraen de las rdenes ejecutadas, de mantenimiento y trabajo. Las rdenes de trabajo deben contener a-dems, la duracin real de la ejecucin y el repuesto utilizado con su respectivo valoro, en su defecto, vendr acompaada de la orden de salida del almacn. Para este programa el computador debe tener en memoria todas las tardas de mquinas y mano de obra.INFORME DE COSTOSMes: Junio -86Maquina-OperacinMEC.1MEC.2MEC.3ELC1ELC2ELC3 OPER1OPER2TOT.MOTOT.P.EQ.SUMI.TOTAL28-Clausen-REV.INST.342.0.62.15.0.0.12.6.437.237.18.692136-BOSS-REP.ADPT.126.116.178.6.2.0.5.0.433.320.21.771TOTAL Grafico 9.7.Diagrama de flujo para cmputo de costos.Informacin general del equipoEl computador es un excelente medio para manejar este aspecto, ya que ahorra tiempo, espacio y papel.Para tener una historia real del equipo, se debe crear un archivo que contenga todos los datos presentes en la tarjeta maestra, incluso los trabajos que se hayan realizado como reparaciones y modificaciones. Dicho archivo debe permitir el ingreso de ms informacin a este respecto, tratando de consignar la mayor cantidad de datos.Por ejemplo:-Explicar, lo ms claramente posible, en qu consisti la operacin.-Fecha de realizacin.-Costo de la operacin.-Ejecutante.-Tiempo de duracin.-Estado de la mquina luego de la operacin.Estos datos pueden ser consignados diariamente o por perodos, al cabo de los cuales se consulta el archivo de rdenes de trabajo, capturando las pertenecientes-a este equipo.Si se realiza lo anterior, se contar con la informacin de todos los equipos de la empresa en un mismo lugar (el computador) y con un mtodo muy gil de bsqueda (el cdigo de cada Mquina).Grafica 9.8Cmo archivar la informacin general del equipo en el computador.INFORMACIN GENERAL DEL EQUIPODescripcin: Nombre: ClausenCdigo: 028Numero:43870 NUbicacin: terminadoFecha de compra: 05-79Fabricante:K.N.C.Origen: AlemaniaEstado de compra:UsadaRepresentante: Prez Ltda.Valor: US$ 7.800Puesta en marcha:08-79Condiciones de trabajo:Critica:_____________Turnos: Tres Dos UnoElementos ComponentesMotores ElctricosNo HP RPM VOL AMPUbicacin Tipo Serie-- --- --- --- ----------------------------- ------------- --- --- --- ----------------------------- -----------Reductores No HP RPM VOL AMPUbicacin Tipo Serie-- --- --- --- ----------------------------- ------------- --- --- --- ----------------------------- -----------Elctrico y ElectrnicosNo ClaseVolt A.M.P.Ubicacin---- --------- ------- -------------------- --------- ------- ----------------MecnicosNo ClaseVolt A.M.P.Ubicacin---- --------- ------- -------------------- --------- ------- ----------------HistorialNo ClaseVolt A.M.P.Ubicacin---- --------- ------- -------------------- --------- ------- ----------------HistorialNo orden de trabajofechaParteClase de trabajoRepuestoEjecutantestiempoCostosEstado final-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Informacin general del equipoEl computador es un excelente medio para manejar este aspecto, ya que ahorra tiempo, espacio y papel.Para tener una historia real del equipo, se debe crear un archivo que contenga todos los datos presentes en la tarjeta maestra, incluso los trabajos que se hayan realizado como reparaciones y modificaciones. Dicho archivo debe permitir el ingreso de ms informacin a este respecto, tratando de consignar la mayor cantidad de datos.Por ejemplo:-Explicar, lo ms claramente posible, en qu consisti la operacin.-Fecha de realizacin.-Costo de la operacin.-Ejecutante.-Tiempo de duracin.-Estado de la mquina luego de la operacin.Estos datos pueden ser consignados diariamente o por perodos, al cabo de los cuales se consulta el archivo de rdenes de trabajo, capturando las pertenecientes-a este equipo.Si se realiza lo anterior, se contar con la informacin de todos los equipos de la empresa en un mismo lugar (el computador) y con un mtodo muy gil de bsqueda (el cdigo de cada mquina).Informes de cumplimiento del mantenimientoMediante el computador, el programador de mantenimiento podr realizar informes mensuales de cumplimiento por secciones de produccin. Esto se realizar consignando semanalmente en el computador el nmero de rdenes de mantenimiento repartidas a cada seccin y la cantidad de estas que se ha realizado. AI f mal del mes podr sumar, separadamente, las rdenes repartidas y las ejecutadas, con lo cual sacar un porcentaje de cumplimiento; este porcentaje se puedelistar y repartir a los distintos supervisores de produccin y niveles administrativos, para que busquen polticas que conduzcan a su mejoramiento.Si se dividen las actividades del mantenimiento preventivo en actividades de lubricacin, elctricas y mecnicas, se podr establecer cul de ellas tiene menor porcentaje de cumplimiento para, con ello, poder hacer un anlisis cualitativo ycuantitativo del mantenimiento preventivo.Grfico 9.8Como elaborar un Informe de cumplimiento.9.3 CONCLUSIONESNunca ser posible reemplazar completamente a las personas en el oficio del mantenimiento y tampoco debera intentarse. Los humanos siempre sern mejores que las mquinas para analizar situaciones particulares y son ellos quienes fijan los estndares y suministran las direcciones e instrucciones a los sistemas electrnicos de procesamiento de datos.Como siempre, las personas cometemos errores; adems, podemos poner atencin solamente a pequeas cosas al mismo tiempo. Los computadores, por otro lado, pueden suministrar un anlisis consistente y exacto de variables simultneas que sin la intervencin del hombre no se hubieran podido realizar.El computador, como mquina que es, no asume las responsabilidades del mantenimiento pero s las respalda en actividades como la formulacin, planeacin y programacin de rdenes de trabajo y de mantenimiento, registros del movimiento de existencias, costos de mano de obra y parada de equipo, historia de reparaciones e informacin general.En cuanto a la creacin de los programas que fueren necesarios para manejar eficientemente el departamento de mantenimiento, se debe hacer notar que el Ingeniero a cargo de ste, es quien debe manejar los programas, ms no es quien los hace, ya que l est trabajando en un rea netamente operativa, donde el ambiente no es el ms propicio para un desarrollo adecuado de estos. El departamento de sistemas se encarga entonces de desarrollar los programas que mantenimiento sugiera, trabajando en coordinacin tanto durante su desarrollo como durante su implantacin. Hay ocasiones en que resulta mas econmico contratar el servicio de programacin fuera de la empresa, siempre y cuando se trabaje en coordinacin con Mantenimiento.El computador es un elemento demasiado verstil que unido al ingenio del hombre puede servir de innumerables formas. Dentro del departamento de mantenimiento, puede tener mucho ms y mejores formas de uso que las mencionadas anteriormente.10 INDICES DE MEDICIONCon el fin de evaluar el desarrollo de los programas de mantenimiento y saber con exactitud cul es el costo de su ejecucin y el tipo de beneficios que representa para la industria, el administrador debe definir claramente unos parmetros de medicin. Ellos pueden ser:10.1COSTOS DEL SECTOR MANTENIMIENTOa.A valor nominal.b.A valor constante respecto a un perodo base.Dichos costos se pueden comparar contra otros factores como:a) Consumo de energa (Kw-hr).b) Facturacin de industria.c) Toneladas de productos elaborados.d) Margen bruto de facturacin de industria.e) Horas - hombre empleadas en produccin.Dichas comparaciones se pueden desarrollar a travs de grficos que darn una idea muy clara de la situacin del sector.Tambin se pueden definir algunos ndices de medicin, algunos ejemplos son:Definiendo horas de parada como las horas empleadas en mantenimiento preventivo, correctivo, programado y limpieza; adems, horas tiraje como las horas en las cuales el equipo est emitiendo unidades de produccin.I(1) = Sumatoria horas paradas x100 Sumatoria hors tirajeSi quiere ponderarse el tiempo de parada con la tarifa de la maquina, con el fin de saber si es el equipo ms costoso el que se para ms horas o viceversa, se puede proceder a s:I(2)= Sumatoria (horas parada(i)tarifa maquina (i) Sumatoria (horas tiraje (i) x tarifa maquina (i)Si I(2) > I(1) se esta parando ms tiempo el equipo ms costoso.Para obviar demasiadas ineficiencias en produccin (par das por arreglos, esperando insumos, sin trabajo, etc.), se incluye el concepto de horas cobrables, las cuales hacen parte de las cotizaciones.I(3) = Sumatoria horas parada Sumatoria horas cobrablesPonderando con la tarifa de la maquina:I(4) = Sumatoria ( horas parada x tarifa maquina) Sumatoria (horas Cobrables x tarifa maquinaHoras esperando mecnico o electricista.Otras mediadas podran ser:Personas en mantenimiento/personas en produccinHoras de parada de equipo/ personas en mantenimiento.Kw-hr trabajos/personas en mantenimiento.Otras medidas de importancia son:Costo mantenimiento ( horas hombre + repuestos FacturacinCosto mantenimiento ( horas hombre + repuestos CapitalLos cuales se pueden comparar contra el ndice de inflacin respectiva compaa o tipo de industria a nivel internacional.10.2METODO GRAFICOUn mtodo de evaluar el desempeo del mantenimiento fue desarrollado por W. S. Luck, en la empresa E. I. Dupont de Nemours & Co. Inc.Es un mtodo grfico que emplea 16 ndices agrupados en cuatro categoras: planeacin, carga de trabajo, costo y productividad.Primero se determinaron los ndices y luego las metas para cada uno de ellos.Despus se graficaron los ndices situando en cada uno de ellos los cuatro que conforman el grupo y el rea total se divide en cuatro sectores que indican:a) Buen desempeo.b) Superior al promedioc) Inferior al promedio.d) Desempeo deficiente.La mejor forma de entender el uso de este mtodo es revisar los grficos.Grafico 10.1Planeacion10.2.1. PLANEACIONLos ndices que forman este grupo son: Eficiencia del trabajo. Porcentaje de trabajo de emergencia. Porcentaje de horas extra. Porcentaje de trabajo planeado.En este caso la meta ser: hacer el mximo de trabajo planeado en forma eficiente con el minuto de Horas extra y logrando que el trabajo de emergencia se reduzca al minuto.Las lneas slidas del la siguiente figura representan la situacin actual de una empresa y las punteadas la meta propuesta.10.2.2Carga de trabajoLos ndices que conforman este grupo son: Retraso del trabajo de mantenimiento, medidos en semana - cuadrilla. Retraso total de todas las actividades en semanas cuadrilla. Porcentaje del total de horas - hombre por mes de Mantenimientos preventivo y selectivo. Porcentaje del total de horas hombre por mes de mantenimiento correctivo y emergencias.En el caso de los dos ltimos ndices, ser tan malo dedicar muy poco tiempo al mantenimiento como dedicarle demasiado.La meta en este caso es: lograr que al mantenimiento se dedique el tiempo justo y que su desarrollo y las labores productivas se retrasen lo menos posible.Grafico 10.2Carga de trabajoCOSTOSPara conformar este grupo se escogieron los siguientes ndices: Porcentaje de costo de mantenimiento respecto al total de la inversin en la planta. Porcentaje de aumento o disminucin del costo del producto por concepto del mantenimiento, con respecto a un perodo base. Porcentaje del costo de mantenimiento por concepto de mano de obra y materiales. Porcentaje del costo de mantenimiento por concepto de mantenimiento indirecto (supervisin, planeacin, etc.).La meta en este caso ser: hacer que la inversin en el mantenimiento sea la menor posible, de modo que se refleje lo menos posible en el costo del producto y que la inversin se emplee con preferencia en cubrir los costos directos.10.2.4ProductividadLos ndices escogidos son: Porcentaje de las horas - hombre dedicadas al proceso productivo respecto del total. Porcentaje del tiempo muerto por concepto de mantenimiento. Porcentaje de aumento o disminucin de la produccin por horas - hombre de mantenimiento empleadas. Porcentaje de disponibilidad del equipo respecto al mximo.En este grupo la meta es: dedicar el mximo de tiempo al proceso productivo, reduciendo los tiempos muertos, logrando una menor variacin y teniendo el equipo disponible para producir durante la mayor cantidad de tiempo.10.2.5 Grfica maestraLos resultados de las cuatro grficas (distancia a escala entre los puntos de interseccin y las lneas que limitan las reas), se pasan a una grfica maestra, donde aparecen los cuatro grupos de ndices mencionados.Uniendo los cuatro lados se obtiene una calificacin general de mantenimiento para el perodo de anlisis. El valor de dicha calificacin se obtiene trazando una perpendicular del punto de interseccin de las lneas hasta la diagonal del cuadrado (de cero a cien).11.P.E.R.T Y C.PM. PLANIFICACION, PROGRAMACION Y CONTROL DE PROYECTOS11.1 HISTORIA DEL P.E.R.T. y C.P.M.Cuando la marinado los Estados Unidos comenz el proyecto del Submarino Atmico Polaris", se dieron cuenta que no slo deban vencerlas dificultades tcnicas y cientficas, sino tambin el problema de coordinacin y control de estos enormes esfuerzos.Este proyecto tena 250 contratistas directos y ms de 9000 subcontratistas, todo lo cual supona gran cantidad de recursos y factores humanos y, por lo tanto, era preciso encontrar una nueva tcnica para desarrollar el proyecto con eficacia bajo un nivel razonable de costo y tiempo.Los conceptos bsicos del sistema P.E.R.T. como instrumento de planificacin, comunicacin, control e informacin se desarrollaron por la casa Booz, Aflen y Hamilton. El resultado de la aplicacin de esta nueva tcnica fue el ahorro de dos aos en un proyecto de cinco aos de duracin total.En 1957 la casa E. I. Dupont desarroll un sistema que poda mejorar el mtodo de planificacin y programacin para los programas de construccin. Bajo la direccin de los seores J. E. Kelly y M. R. Walker, se cre la tcnica C.P.M.Estos dos mtodos los utiliza la direccin para, con los medios disponibles, planificar el proyecto a fin de lograr sus objetivos con xito. Estos mtodos no pretenden sustituir las funciones de la direccin, sino apoyarla, pues ofrecen un medio eficaz para reducir la incertidumbre asociada con muchas decisiones, para coordinar las diversas actividades de un proyecto complejo a la vez que proporciona un mtodo de actuacin por excepcin para la direccin, es decir, la direccin slo actuar cuando surjan desviaciones respecto al plan previsto.11.1.1La DireccinEs cualquier rgano ejecutivo de la empresa que ejecuta sus actividades de modo que: El responsable debo escoger o conocer el objetivo de su trabajo. Debe organizar los recursos disponibles para lograr el objetivo elegido, por medio de un proyecto o plan de realizacin. Durante la realizacin del proyecto, puede ocurrir que cambien sus condiciones Iniciales y entonces debe controlar y modificar el proyecto original para conseguir su objetivoOBJETIVO PROYECTO CONTROLQu hay que hacer? Cmo? Verificar lo hecho!11.1.2P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique)C.P.M. (Critical Path Method)Son sistemas especialmente diseados para apoyar a la direccin en las tareas donde la incertidumbre pudiera comprometer su eficacia, puesto que estos mtodos ofrecen una planificacin detallada, con las responsabilidades designadas y la programacin mejor estimada y con ms probabilidad de cumplimiento.La aplicacin del P.E.R.T. se concentra en aquellas tareas en las cuales hay incertidumbre en cuanto a los tiempos de terminacin. Sin embargo con, C.P.M. se supone que las experiencias pasadas nos libran de esta incertidumbre de tiempos, pero s existe la de los costos, ya que lo importante es l costo total mnimo y sobre este se fijan los tiempos de los trabajos.El mtodo P.E.R.T, por ejemplo, es el ms indicado para los proyectos de investigacin en los cuales existe el problema de la estimacin de los tiempos de trabajo y por otro lado, tampoco hay antecedentes para calcular los costos por unidad de tiempo.En cambio, el C.P.M. es aplicable a las construcciones en general, en las cuales sea fcil estimar los tiempos puesto que lo que interesa saber es cual combinacin de costo duracin de cada tarea se escoge con el! in de lograr el costo total mnimo del proyecto.Para los sistemas de P.E.R.T. y C.P.M. la planificacin consiste en un anlisis de las actividades que deben intervenir en el proyecto y el orden en el cual habrn de ejecutarse.Programacin en el P.E.R.T. es estimar las duraciones de las tareas tanto en el sentido determinstico como probabilstico.Programacin en el C.P.M. consiste en estimar las duraciones de las tareas con el mnimo de recursos, es decir, mnimo costo total. 11.2ACTIVIDAD, EVENTO Y PROYECTO 11.2.1ActividadPuede comprender una sola tarea o bien una serie de ellas. Todo depende de a designacin del responsable de los trabajos que se realizan bajo sus rdenes segn la conveniencia de la realizacin del proyecto. Por tanto, habr tantas actividades como responsables.Las actividades son un smbolo de trabajo en proceso, por tanto requieren de tiempo y recursos.11.2.2 EventoEs un momento determinado del proyecto, que sirve como punto de control. No requiere de tiempo ni recursos, es slo un estado del proyecto en un determinado momento.11.2.3 ProyectoEs un conjunto de tareas, operaciones o actividades elementales bien diferenciables que se ejecutan segn un orden determinado.11.3REPRESENTACION GRAFICALos mtodos P.E.R.T. y C.P.M. utilizan representaciones grficas del proyecto mediante diagramas de flechas con orientacin de izquierda a derecha (), sobre la cual se le coloca una letra para designarla.Las actividades se hallan separadas unas de otras por los eventos. Los eventos se simbolizan con crculos y rectngulos, dentro de los cuales se coloca un cdigo para designarlos.Por ejemplo, en una construccin de maquinaria necesitamos las siguientes operaciones:A.Acopio de material.B.Fabricacin de maquinaria.C.Construccin del equipo de embalaje.D.Verificacin del control.E.Envos e instalacin.Grfico 11.1 Ejemplo da una red bsica.De esta manera se podrn llamar las actividades as:A =(1.2)B =(2.3)C =(2.4)D =(3.4)E =(4.5)11.4RESTRICCIONESPara determinar el conjunto de restricciones de precedencia inmediata para una red de actividades y eventos dados, se debe:Una vez listadas todas las actividades que componen el proyecto, se procede a estudiar las relaciones de precedencia Esta lista se hace en una reunin o bien por consulta que efecta el planificador a cada uno de los responsables del proyecto. Para entonces el planificador debe consultar sobre cada actividad lo siguiente:-Cules actividades la preceden?-Cules la siguen?-Cules pueden realizarse simultneamente con ella?Las restricciones que fijan las secuencias pueden ser de tipo fsico, de seguridad o de recursos segn el caso.En el ejemplo citado anteriormente, las relaciones de precedencia inmediata son:A < B,CB 1-De consumo programable: Dentro de este grupo quedan enmarcados todos los elementos que son utilizados en perodos muy definidos y programados.Cumplen que:0.25 c Ke TaKI c 1-De consumo fortuito: son los repuestos de consumo eventual y aleatorio y que no alcanzan un consumo superior al 25% de la cantidad mxima instalada en un mismo equipo.Cumplen que: Ke * Te/Kl c 0.25A continuacin se describirn modelos matemticos (para cada una de las clases existencias antes mencionadas), que permitirn establecer una cantidad de pedido capaz de lograr el equilibrio de costos antes mencionado.Existencias de consumo contino:El comportamiento de stas tericamente se puede graficar como se muestra, es decir: la periodicidad de pedido es directamente proporcional a la cantidad de pedido.Figura 13.111 Vs. T (Consumo continuo)Si se dice que la cantidad promedio almacenada durante un ao es el rea bajo la curva K vs. T, se tiene que el costo de almacenar y tener un inventario durante un ao es:C1 = (Pp12 Kp Np) Ce RiSi:1/Pp = Np = Ke/Kp, entonces:Ci =CeRVKp/2Por su parte, los costos anuales de adquirir un artculo sern:C1 =(Ke*Ce*Ri)*Pp2 oC1 =(Ke*Ce*Ri)*Pp2 oC2 = Ke/Kp = Go* NpSi se suman los costos anteriores, se tendr el cesto total.C = Ci + C2 entonces:C = Co* Ke/Kp + Ce * Ri * Kp/2Se puede obtener ahora la cantidad ptima o econmica de pedido (KOP KEP), bien sea graficando los costos anteriores y encontrando el mnimo del costo total o derivando la ecuacin obtenida para C respecto de Kp y encontrando el punto que minimiza C.Figura 13.2 Costos Vs. Cantidad de pedidoDerivando:dc/dKp=0 Ce*Ri/2+CoKe/Kp=0 2 Ke CoKp = KEP =______________ Ce Ri-Existencias de consumo programable:El comportamiento de estas existencias depende de la cantidad mxima instalada de un repuesto en un equipo (Ki) y de si se mantiene o no en un mnimo estas existencias. Hay dos situaciones extremas, una en la cual la cantidad de pedido satisface las necesidades de todas las mquinas (fig 13.3 a) y otra en la cual la cantidad de pedido equivale nicamente al consumo mximo Ki (figl3.3b).Figura 13.3Si se dice de nuevo que la cantidad promedio anual almacenada es el rea bajo la curva K vs. T, entonces se puede concluir que para esta clase de existencias resulta ms econmico comprar nicamente la cantidad mxima instalada en el equipo.Entonces:KEP = KiEsta decisin dar buenos resultados siempre y cuando las reposiciones de un mismo repuesto en los diversos equipos, no sean simultneas sino ubicadas de una manera racional en el tiempo, lo cual se logra con una programacin adecuada de dichas actividades.Existencias de consumo fortuito:Como lo indica su nombre, el consumo de stas es aleatorio y la cantidad de elementos que se almacenan para mantenimiento, cumple slo la tarea de ser una existencia de proteccin.Es recomendable pedir como mximo una cantidad igual a Ki o en su defecto la cantidad que haga 1 afta para alcanzar este nmero.KEP= Kl (Si la cantidad de elementos en el almacn es cero)KEP = Kl - Cantidad existente(Si todava existen elementos en el almacn)13.4.3 CUANDO PEDIR:Esto se determina por medio de una cantidad mnima de existencias que se establece mediante un estudio estadstico y de probabilidad a cargo de la organizacin de Mantenimiento. Lo anterior causa que en un principio, al montar el almacn de mantenimiento, se tomen valores para cada artculo que no corresponden exactamente a la realidad, pero con el transcurso del tiempo y por medio de los informes peridicos de consumo, as como por la experiencia adquirida por parte de los almacenistas, estas cantidades alcanzarn sus valores ptimos. Deben tenerse muy en cuenta los cambios de requerimientos en los equipos y la adquisicin de nuevos, para reajustar estas cantidades.Cuando se llegue a dicha cantidad en el registro de inventario, ser necesario hacer un nuevo pedido: por tal razn, a esta cantidad se la llama generalmente Punto de pedido (Pped).Por contar con dos clases de existencias en cuanto al nivel de importancia, se recomienda fijar un punto superior al punto de pedido cuando de existencias importantes se trate, sumando a la cantidad de pedido un monto que cumple la funcin do una existencia de proteccin (Ep).Las existencias no importantes sern adquiridas nicamente con base en el punto d pedido.Existencias importantes Ep>OExistencias no importantes Ep = OA continuacin se describe un modelo matemtico que sirve para calcular Pped y Ep teniendo en cuenta los distintos tipos de existencias mencionados.De consumo continuo: basndose en el grfico 13.1 de K vs. T, se tiene que:Pped debe ser ta que cuando se llegue a l, exista tiempo suficiente para que el nuevo pedido llegue antes de que K alcance el valor de cero. Mostrando grficamente esto, tenemos:figura 13.4Donde Ta es el tiempo que se demora en llegar un pedido (tiempo de adquisicin).Tenemos:Ke = Kp/PP = tan oTambin:Pp/Ta = tan oEntonces:Pped = Ke* Ta + EpDonde: Ep - Ke Ta/4 (Existencias importantes)Una forma ms exacta de calcular Ep es tener en cuenta las desviaciones o incrementos que se puedan causar por no usar el punto de pedido como Pped = Ke * Ta.Debe entenderse tambin que estas desviaciones varan como funcin de la posicin geogrfica, de la organizacin de mantenimiento, de las exigencias del pedido y de los detalles de adquisin de cada elemento.Por todo lo anterior, resulta ms simplificado tomarEp = Ke * Ta/4Esta existencia de proteccin debe tener muy en cuenta la cantidad mxima instalada en un equipo (Ki), ya que si se llega al final de un perodo y slo se cuenta con la existencia de proteccin, sta debe ser capaz de suplir las exigencias de las fallas. Entonces:Ep=Ke * Ta/4CuandoEp>KiEp = KiCuando Ep