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Livret du pôle communication et vie institutionnelle A destination des usagers

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PRÉSENTATION

Le pôle “Communication et vie institutionnelle” tire son originalité du regroupement de fonctions ayant connu un renforcement récent dans les universités et dont l’importance est désormais identifiée comme majeure par la communauté universitaire : la communication qui valorise les atouts et les réussites de l’établissement en matière de formation et de recherche et les affaires juridiques qui sécurisent l’ensemble du dispositif de prise de décision dans un contexte de responsabilisation accrue des acteurs. Désireuse d’offrir à ces usagers et personnels des services innovants peu ou pas structurés à l’heure actuelle, l’Université de Bordeaux souhaite se doter de deux nouvelles fonctions dont l’organisation est également confiée au pôle « Communication et vie institutionnelle » : l’affirmation d’une politique de gestion et de valorisation pro-active en matière d’archives et la prise en compte des enjeux organisationnels liés au protocole et à l’organisation d’événements institutionnels, scientifiques ou autre. Toutes ces actions ont vocation à profiter à l’ensemble des structures de l’établissement. Elles sont portées par des professionnels qualifiés à votre écoute dont la mission première sera de vous apporter une réponse adaptée à vos besoins dans le respect des procédures déterminées par l’établissement.

Pôle communication et vie institutionnelle

Direction des affaires juridiques

Direction de la communication

Projet archives

Projet protocole et événementiel

Fabrice Blanquie fabrice.blanquie@univ-

bordeaux.fr

CONTACT

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DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES - ORGANIGRAMME

DirectriceDelphine GASSIOT CASALAS

[email protected] 05 40 00 63 13 / 06 11 38 43 43

Haut-Carré

Responsable du bureau des affaires institutionnelles et

statutaires Pierre Lartigue

[email protected] 05 40 00 61 95

Haut-Carré

Elisabeth ANDRIEUX

[email protected]

05 40 00 89 44 Haut-Carré

Responsable du bureau des relations avec les personnels

et les usagers Corinne LE BERRE


Haut-Carré

Responsable du bureau des relations contractuelles et

partenariales Paola COURSIMAULT


Haut-Carré

Sandrine ROBERT

[email protected]

05 40 00 60 09 Haut-Carré

Assistante de directionSylvie GARRISSOU


Haut-Carré

Sandrine CAMBEILH

DEWITTE


Haut-Carré

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DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES – OFFRE DE SERVICE Thématique missions Missions / activités

Services rendus à l'usager Cible

Description du service rendu bénéficiaire direct bénéficiaire

final Accompagner la prise de

décision des acteurs politiques en garantissant

un cadre juridique sécurisé

Expertise sur toute question engageant la responsabilité juridique de l’établissement Représentation en justice de l’établissement

La présidence, la DGS, les composantes de l’Université

L’Université de Bordeaux

Réponses orales ou écrites à des questions posées ; Conseils et expertises lors de participation à des réunions ; Avis et alertes en auto-saisine

Offrir une expertise juridique aux responsables

académiques et administratifs

Y compris sur politique d’assurance Les directeurs /rices des composantes et directions de l’Université

L’Université de Bordeaux

Réponses orales ou écrites à des questions posées ; Conseils et expertises lors de participation à des réunions ; Avis et alertes en auto-saisine

Garantir le cadre juridique adapté pour l’exercice des

différentes instances de l’établissement

Organisation des élections aux conseils centraux ; appui aux composantes pour l’élection de leur conseils Préparation et participation aux instances centrales ; appui aux collèges et départements dans l’organisation de leurs instances

Les élus des conseils centraux et de composantes ; les responsables administratifs et financiers des composantes.

L’Université et ses composantes

Rédaction des arrêtés portant organisation des élections et pilotage/suivi de leur mise en œuvre Rédaction / contrôle des projets de délibérations soumis aux conseils Veiller à l’articulation et au respect des compétences des différents conseils (Université/composantes)

Sécuriser les relations entre l’Université et ses personnels et usagers

Rédaction ou contrôle des réponses aux demandes des personnels et usagers. Sécurisation des processus de décision.

Directions en charge de la gestion des personnels et des usagers

L’Université

Rédaction /contrôle des décisions défavorables ; rédaction de mémoires en réponse et suivi des pré contentieux et contentieux. Formalisation de procédures garantissant le respect du cadre règlementaire

Œuvrer à la sécurisation des partenariats

Négociation, rédaction et contrôle d’accord-cadre, de contrat ou convention organisant les relations de l’établissement ou de ses composantes avec des tiers

Les directeurs /rices des composantes et des directions de l’Université et l’équipe présidentielle

Composantes, direction et

l’équipe présidentielle

Proposition de modèle d’accords et de partenariats ; rédaction de clauses spécifiques ; contrôle de la légalité des engagements.

Animer un réseau de correspondants au sein

des collèges et départements

Proposer des formations afin de permettre aux correspondants de sécuriser leurs actes de gestion courante

Responsables administratifs et financiers des composantes, directions de l’Université

Formation relatives à l’organisation de l’Université, aux élections, à la rédaction des conventions…en fonction des besoins qui seront identifiés.

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La DAJ prévoit-elle des interventions dans les amphithéâtres avant les élections? La DAJ ne prévoit pas d’organiser des interventions dans les amphithéâtres avant les élections, mais peut être présente lors d’une manifestation organisée par les composantes ou des étudiants afin d’apporter des explications sur le cadre règlementaire ou le processus électoral. La DAJ interviendra également dans le cadre de la formation des élus.

Comment s’organisera la diffusion des procès-verbaux, comptes rendus des différents conseils et commissions? Les procès-verbaux des conseils centraux, de collèges et de département seront accessibles, via l’espace numérique de travail qui sera mis en place, sur le site internet de l’Université, dans les espaces dédiés (conseils centraux/collèges/départements). Pour toute information complémentaire, Mme Laura DUBOURG ([email protected]) sera votre contact 05 40 00 37 92.

Le pôle gèrera t-il les mémoires en réponse aux usagers? Oui, dans le cas de recours introduits par des usagers de l’Université de Bordeaux auprès du président de l’université ou devant les juridictions, le bureau des relations avec les personnels et

usagers de la DAJ a vocation à assurer l’entier suivi du dossier. A qui s’adresser pour répondre aux demandes des associations étudiantes? Tout dépendra de l’objet de la demande : les questions relatives aux élections par exemple, seront directement posées à la responsable du bureau des affaires institutionnelles et statutaires. En revanche, les demandes liées à l’utilisation des locaux, par exemple, seront dirigées vers la direction de la vie universitaire, qui saisira la DAJ au besoin.

La DAJ sera t-elle présente aux moments des inscriptions? Non, il n’y aura pas de présence de la DAJ aux moments des inscriptions, mais le bureau des relations avec les personnels et les usagers répondra aux sollicitations éventuelles des directions impliquées dans le processus d’inscription. Pour toute information complémentaire, Mme Corinne LE BERRE ([email protected]) sera votre contact 05 40 00 29 99.

Je suis enseignant-chercheur et je dois faire signer une convention, comment dois-je procéder ? Pour cette question il faut vous référer à la procédure suivante : (lien vers la procédure).

Les porteurs de projets doivent prendre attache des directions compétentes sur le fond (Formation, Recherche, International…) qui saisiront le bureau des relations partenariales et contractuelles. Ce dernier instruira la convention, proposera des modifications le cas échéant et validera juridiquement son contenu avant un passage devant les conseils compétents. Une fois, la délibération adoptée par le conseil compétent, le Président de l'Université ou la personne bénéficiaire d'une délégation de signature sur la matière pourra signer la convention.

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DIRECTION DE LA COMMUNICATION – ORGANIGRAMME

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DIRECTION DE LA COMMUNICATION - OFFRE DE SERVICE

Thématique missions Missions / activités Niveau subsidiarité

Services rendus à l'usager Bénéficiaire

Description du service rendu Bénéf. direct Bénéficiaire

final

Informer la communauté sur la vie de

l'établissement et de ses structures, sur le

fonctionnement de l'établissement, les services proposés…

Production d'une newsletter hebdomadaire interne : rédaction, conception, diffusion

central siège

‐ Structures internes * ‐ Associations ‐ Partenaires (EPST, collectivités…)

Personnels y compris hébergés

‐ Traitement journalistique de l'information pour une diffusion dans les différents supports internes (portail des personnels + newsletter) ‐ Aide à la rédaction / organisation des contenus diffusés sur le portail interne ‐ Animation du réseau des contributeurs du portail interne ‐ Diffusion de l'information à l'ensemble des personnels (y compris hébergés)

Animation éditoriale du portail des personnels

Production d'un magazine institutionnel

‐ Recherche de sujets ‐ Collecte de l'information: investigation, veille, réalisation d'itv, reportages… ‐ Traitement journalistique ‐ Diffusion de l'information à la communauté

Accompagner et conseiller les composantes,

structures de recherche et services en matière de

conception d'actions et de supports de

communication

‐ Consultance en stratégie web‐ Consultance en conception / production de supports multimédias

central siège

‐ Structures internes * ‐ Associations

‐ Communauté universitaire**‐ Grand public

Aide à la construction de projets web (sites, newsletter, réseaux sociaux, e‐mailing…)

‐ Consultance en communication ‐ Définition et mise en œuvre de plans de communication ‐ Conception de supports de communication multi‐supports ‐ Conception de campagnes de communication ‐ Achat d'espace ‐ Conception et organisation d'événements de communication

central siège / déconcentré PAC

‐ Structures internes * ‐ Associations

‐ Communauté universitaire**‐ Grand public ‐ Partenaires ‐ Entreprises

‐ Analyse des besoins exprimés, traduction en problématique de communication (objectifs / cibles / messages ) ‐ Proposition de solutions formalisées dans une recommandation stratégique déclinée en plan d'actions de communication (intégrant planning, budget, procédure de validation, plan de diffusion) ‐ Constitution, brief et coordination de l'équipe créative et technique chargée de production (y compris dans d'autres services internes de l'université ou en externe) ‐ Evaluation des actions de communication

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final

Concevoir et produire des supports de

communication visuels

‐ Création graphique ‐ Exécution de supports graphiques

central siège

‐ Structures internes ‐ Enseignants chercheurs + chercheurs ‐ Présidence, DG

‐ Communauté universitaire** ‐ Publics cibles des supports : grand public, entreprises, partenaires…

Recherches graphiques Analyse du brief créatif / des besoins Mise en forme des messages Maquettage, jusqu'à la fourniture de fichiers prêts à être fabriqués / mis en ligne

‐ Production de contenus (écriture plaquettes…) ‐ Secrétariat de rédaction

Central

‐ Structures internes ‐ Présidence, DG

Rédaction de contenus, lissage, corrections

Suivi de fabrication

‐ Structures internes ‐ Enseignants chercheurs + chercheurs ‐ Présidence, DG

‐ Communauté universitaire** ‐ Publics cibles des supports : grand public, entreprises, partenaires…

‐ Coordination de la fabrication des supports (devisage, planification) ‐ Recherche du meilleur rapport qualité/prix/temps ‐ Vérification de la qualité

Concevoir et produire des supports de

communication multimédia

Conception de sous‐sites (usine à sites Ez Publish)

central hors siège

‐ Structures internes ‐ Enseignants‐chercheurs

‐ Communauté universitaire** ‐ Grand public

Conseil (rédaction de cahiers des charges) conception (EzPublish) accompagnement (formation et support technique)

Conception de blogs (Wordpress) Conception de blogs et formation sur Wordpress Former à l'utilisation des outils de communication

web

‐ Formations de contributeurs web ‐ Formations éditoriales

Structures internes

Communauté universitaire**

Formations de contributeurs sur EzPublish / "rédiger pour le web" dans la cadre d'un plan de formation ou non, collectif ou individuel

Assurer une veille éditoriale et un suivi des

supports web institutionnels

‐ Suivi des mises à jour des contenus, statistiques et reporting (sites web / réseaux sociaux) ‐ Veille et benchmark ‐ Optimisation du référencement

‐ Dcom ‐ Réseau contributeurs web

Communauté universitaire**

Garantir et améliorer l'homogénéité et l'intégrité des contenus institutionnels

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final

Assurer la présence de l'établissement et de ses structures sur le web

‐ Recueil, rédaction et publication des informations sur les différents supports ‐ Animation éditoriale du site institutionnel ‐ Réseaux sociaux

central siège

Communauté universitaire Grand public**

‐ Traitement journalistique de l'information ou aide à la rédaction : récriture pour le web ‐ Mise en ligne des informations sur les différents supports institutionnels disponibles ‐ Animation de la (des) page(s ) facebook et des comptes officiels twitter, viadeo, linkedin, de la chaine youtube institutionnelle

Assurer la présence de l'établissement dans les médias locaux, nationaux

et internationaux

‐ Rédaction de communiqués et dossiers de presse (annonce événement, actualité, publication, prix…) ‐ Organisation d'événements presse (conférence, reportage…) ‐ Préparation aux entretiens médias ‐ Veille média (production d'un panorama de presse quotidien)

central siège

‐ Structures internes

‐ Enseignants chercheurs ‐ chercheurs

‐ Communauté universitaire**‐ Médias + cibles

des médias

‐ Proposition de sujets aux journalistes‐ Réponse aux sollicitations des journalistes

Journalistes

Développer la communication et la médiation scientifique

‐ Coordonner la participation de l'établissement aux différents rendez‐vous nationaux en médiation des sciences‐ Proposer de nouveaux événements autour de la médiation des sciences central

siège

Grand public

‐ Aide et accompagnement des chercheurs pour participer à différents événements : fête de la science, nuit des chercheurs ‐ Travail de veille sur les différents manifestations et prix auquels pourrait participer l'établissement (expo femmes de science du MESR, prix l'Oréal, le goût des sciences...) ‐ Coordination de nouveaux projets de manifestations scientifiques

Développer le journalisme scientifique

‐ Communauté universitaire ‐ Grand public ‐ Journalistes

Grand public

‐ Veille scientifique ‐ Ecriture des articles de vulgarisation scientifique pour les supports de l'université (newsletters, site internet, journal…) ‐ Proposition des sujets et des experts à l'attaché de presse

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Quel est le dispositif de création de documents de communication? Quelle procédure dois-je suivre ?

Le conseiller en communication est votre interlocuteur privilégié pour tous vos besoins de supports ou d’actions de communication. Il vous suffit de le contacter (par mail ou par téléphone) ; au besoin, un RDV sera fixé pour affiner la demande et valider les propositions de plan d’action.

Il assurera l’interface avec les graphistes du studio ou les webmestres, notamment, en fonction des besoins identifiés avec vous et supervisera la production des supports, dans le respect de la charte graphique. Un BAT (Bon-à-tirer) vous sera systématiquement soumis avant fabrication.

Pour vos outils quotidiens (courriers, compte-rendus, ordres du jour, certificats…), des modèles word et power point sont disponibles sur l’espace en ligne dédié à l’identité visuelle :http://www.u-bordeaux.fr/identite-graphique

Comment sera organisée la gestion et l’actualisation du site web ?

Le site web institutionnel (www.u-bordeaux.fr), qui sera mis en ligne en janvier 2014 est placé sous la rédaction en chef de la direction de la communication, de même que le portail authentifié dédié aux personnels, en particulier pour sa partie éditoriale : actualités à la une, portraits, reportages, etc.

Toutefois, l’actualisation des pages comme la production d’actualités pourront être déléguées à des contributeurs web désignés dans les différentes structures universitaires (administratives, de formation ou de recherche). Différents modules de formation au web institutionnel et au CMS (outil de gestion des contenus web) sont inscrits au plan de formation de l’établissement, à destination des chefs de service et des contributeurs. Ils seront mis en œuvre à partir de la février 2014. L’outil CMS permet en effet simplement de mettre à jour les contenus existants, sans passer par la direction de la communication.

Pour toute autre demande de mise en ligne ou suggestion de sujets à traiter d’un point de vue journalistique (interview suite à une publication, création d’une nouvelle formation, innovation pédagogique, événement, etc.), votre interlocuteur reste votre conseiller en communication référent. Il peut être saisi par mail (avec copie à l’adresse générique [email protected]) ; le sujet sera traité soit par le conseiller lui-même, soit par la journaliste, soit par la chargée de communication scientifique.

Qui sera en charge du référencement ?

A qui s’adresser pour récupérer le logo de l’université de Bordeaux ?

Le logo est disponible dans ses principaux formats sur l’espace en ligne dédié à l’identité visuelle : http://www.u-bordeaux.fr/identite-graphique.

Il existe en couleur et en noir et blanc, dans des formats informatiques adaptés aux différentes utilisations possibles (insertion dans documents bureautique, impression par un imprimeur professionnel, utilisation numérique). Son utilisation doit être conforme aux règles définies dans la charte graphique également disponible dans cet espace. Pour toute utilisation particulière ou si vous avez un doute sur la manière d’intégrer le logo dans supports de communication print ou multimédia, merci de vous adresser au secrétariat de la direction de la communication au 05 40 00 33 00.

A noter : une version imprimée de la mini-charte graphique doit être adressées à chaque responsable de structure avant les congés de Noël 2013.

Quand y aura-t-il un annuaire ? Un annuaire en ligne est prévu sur le site institutionnel et sur le portail des personnels. Il sera en ligne dès le lancement du site mais la vérification des données téléphoniques relève de chaque individu dans sa structure d’affectation.

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Qui sera l’interlocuteur du collège pour la partie éditoriale du site web? Qui sera en charge des mises à jour et la diffusion des actualités ? Comment modifier ou rectifier des informations sur le site ?

Cf. réponse à la question 2.

Sous quel délai l’outil dit d’ « usine à sites » sera-t-il disponible pour les structures de formation ? Quelle sera la procédure pour en bénéficier ? Y a –t-il des règles qui prévalent (site de collège vs sites de composantes) ?

L’usine à sites sera livrée à la direction de la communication pour début mars. Elle permettra de produire de manière partiellement automatisée des sites annexes au site institutionnel respectant les mêmes principes graphiques, structurels et éditoriaux tout en permettant une personnalisation des contenus (arborescence, visuels ou informations de une). L’objectif de cet outil est de garantir un service de production de site web chartés en interne, d’offrir une autonomie aux structures qui le souhaitent pour la gestion de leurs contenus web. Des modules de formation à la prise en main du CMS sont proposés dans le cadre du plan de formation de l’établissement.

Chaque projet de site annexe doit donc faire l’objet d’une demande à la direction de la communication (via le conseiller référent). Un RDV sera fixé pour définir le cahier des charges avec le conseiller et un webmestre.

La mise en place de site(s) pourra se faire à l’échelle du niveau 2 ou du niveau 3 suivant les besoins. Plusieurs cas de figure sont possibles :

- Un site de collège uniquement ;

- Un site de collège + des sites de composantes ;

- Des sites de composantes mais pas de site de collège.

Cette décision est laissée à l’appréciation des collèges / composantes, sachant que la règle qui prévaut est celle de la capacité à maintenir le site à jour dans la durée. Un site n’a d’intérêt que s’il est mis à jour très régulièrement, à la fois sur les contenus « froids » et sur la publication d’actualités (a minima 2 à 3 fois par mois).

Attention : tous les sites annexes ne pourront pas être construits simultanément par la direction de la communication dès le mois de mars. La priorité sera donnée aux composantes qui avaient un usage averti du web dans leur communication de proximité avec les étudiants et dont le site a dû fermer suite à la fusion pour des raisons techniques.

Qui prend en charge la signalétique des structures changeant d’appellation ?

La signalétique extérieure doit faire l’objet d’une étude spécifique. La direction de la communication ne dispose pas d’un budget dédié aux opérations de signalétique.

Pour la signalétique de porte, imprimée en interne, différents modèles sont disponibles auprès du pôle PILPSE ou de la direction de la communication.

Un lexique de l’université de Bordeaux sera-t-il diffusé ?

Cet outil est envisagé dès lors que les structures de formation et de recherche seront stabilisées. Il pourrait prendre la forme d’un lexique en ligne sur le site institutionnel et le portail des personnels.

L'usage des documents, supports, avec logo, en-tête des établissements (UB1, UBxS et UBIV) s'interrompt-il au 1er janvier ? A quel moment les commandes des nouveaux supports se feront-elles (cartes de visite, enveloppes…) ? Quelle procédure ?

Oui, les supports de papeterie notamment doivent être remplacés par ceux aux couleurs de l’université de Bordeaux, dans la mesure du raisonnable, puisque les établissements UB1, UBxS et UBIV n‘ont plus d’existence juridique. En pratique, les têtes de lettres doivent donc de préférence être recyclées (c’est-à-dire déposés dans les containers à papier ou transformés en blocs de papier brouillon). Pour les enveloppes (blanches uniquement), à titre exceptionnel et jusqu’à la fin du 1er trimestre 2014, il peut être envisagé de les utiliser en y apposant une étiquette autocollante imprimée avec le nouveau logo à l’emplacement de l’ancien logo. La direction de la communication peut vous aider à produire les planches d’étiquettes nécessaires suivant les formats des enveloppes que vous avez en votre possession.

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Concrètement, les modèles de documents (têtes de lettres, enveloppes, cartes de visite, cartes de correspondances, etc.) sont d’ores et déjà prêts dans les imprimeries et un premier stock de têtes de lettres et enveloppes génériques y est déjà disponible. A noter : des modèles spécifiques pour les collèges et composantes de formation peuvent également être réalisées (sur commande l’imprimerie) ; ils sont présentés dans la charte graphique.

Pour les nouvelles cartes de visite et de correspondance, un outil de commande est disponible en ligne sur l’espace identité visuelle : http://www.u-bordeaux.fr/identite-graphique. La commande saisie est directement adressée à l’imprimerie. Pour les cas particuliers (structures de recherche notamment), merci de vous adresser à la direction de la communication via votre conseiller référent.

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PROJET ARCHIVES - PRÉSENTATIONResponsable du projet « Archives »

Catherine Plisson-Valembois

[email protected]

05.40.00.36.19

Talence

Objectifs

> Création en 2014/2015 d’un service dédié à la valorisation des archives

> Déterminer et diffuser la politique de l’établissement en matière de gestion des archives

> Animer et valoriser le partenariat avec les Archives départementales

> Rendre intelligible le cadre juridique applicable

> Faciliter l’accès aux archives pour les usagers

> Traiter la question des lieux de stockage

> Organiser et suivre les plans de versement des archives

> Valoriser les archives remarquables de l’établissement

> Emettre des diagnostics et des préconisations au service des différentes structures

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PROJET PROTOCOLE ET EVENEMENTIEL - PRÉSENTATIONLa cellule « Protocole & Evénementiel » n’est pas créée au 1er janvier 2014. Un travail prospectif visant à en déterminer le périmètre et l’offre de services est en cours

et devrait aboutir durant le premier semestre 2014 avec pour objectif de proposer une organisation à l’automne 2014.

Durant ces premiers mois, une organisation transitoire associant différents pôles est proposée aux structures ayant des projets de création d’événements scientifiques

ou institutionnels. Les conseillers en communication couvrant à la fois un secteur disciplinaire et un secteur géographique seront le point d’entrée et orienteront les

organisateurs vers les services susceptibles d’accompagner les porteurs de projets.

Plus généralement, la cellule « Protocole & Evénementiel » interviendra à terme afin d’accompagner l’organisation des actions suivantes :

> Organiser les grands rendez-vous officiels de l’établissement

> Accompagner les organisateurs d’événements scientifiques dans leurs démarches

> Prendre en charge l’accueil de délégations de haut rang, notamment délégations étrangères

> Animation du réseau institutionnel de contacts

> Gestion des « honoris causa »

> Conseiller les structures pour les questions protocolaires

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Fabrice Blanquie fabrice.blanquie@univ-

bordeaux.fr

CONTACT

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