lineamientos solman v1 draft

5/12/2018 Lineamientos Solman v1 Draft - slidepdf.com

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Lineamientos para laoptimización deMatrices y el uso deSolman

Proyecto COPA

Versión 1 draft



LINEAMIENTOS PARA LA OPTIMIZACIÓN DEMATRICES

• Lineamientos para el nivel 3: – Preguntarse: Qué objeto de negocio se genera otransforma?. Siempre tenemos que poder identificar unoutput de negocio.

– Puede ser que algún nivel 3 tenga una sola variante deproceso, entonces repetimos el nivel 3 en el nivel 4.

• Lineamientos para el Nivel 4:• Variante de Proceso: dos procesos son variantes

distintas cuando el input y output son iguales

pero difieren en la forma de procesar el input y generar ese output.• Criterios para la división de variantes:

– En el BPR ya existe como una variante distinta. – Los pasos en SAP de la variante difieren sustancialmente. – El evento inicial determina de forma unívoca una variante

distinta. Ej: cierre contable para Bolivia, Argentina. – Si la variante es ejecutada en tiempos distintos y/ o por

usuarios (sectores) diferentes. – En caso de diferir en un paso o unos pocos pasos, evaluar

la unificación utilizando conectores lógicos (and, xor). – Si intervienen aplicativos distintos. Es decir si existen en el

flujo de la variante uno o más pasos que se soportan enuna o mas plataformas. Ej: CRM SAP, ERP SAP.

– Para ser variante debe tener mas de un paso de proceso.De contar con un solo paso analizar la variante y elproceso que la contiene, por posibles re agrupamiento.

– Identificar interfaces de proceso.(Qué proceso lo precede yqué proceso lo sucede).

El EPC recomendado debería tener de 7 a 10

pasos con un máximo de 15

• Criterios para la unificación de variantes: – Si dos variantes se generaron por el origen de la

información pero los pasos siguen siendo los mismos.

PROYECTO COPA 2/20Confidencial81737889.doc



• No se generará una variante distinta por laocurrencia de distintos datos al momento de ejecutaruna transacción.

• Datos maestros o atributos diferentes no implican

variantes diferentes.• Estructuras organizacionales diferentes no implicanvariantes diferentes.

• Orígenes de información diferentes, siempre ycuando no impliquen pasos de procesos enplataformas distintas.

– Si el nombre de la variante de proceso, tiene relación máscon un paso de proceso que con un proceso en sí mismo.Evaluar si no es un paso de proceso de una varianteexistente o aún no detectada.

– Si al bajar a nivel 5 encontramos que tiene un solo paso de

proceso. Entonces no es una variante, evaluar si nodefinimos a un paso de proceso de una variante existenteo aún no identificada , como variante de proceso.

Consideraciones para Pasos de procesos (nivel 5):• Interfases a Legacy:

– Poner como pasos las interfases con otros sistemas, unpaso de entrada y otro de salida. Ej, Genera interfase a TOW (desde SAP ERP), y Recibe interfase de SAP (en TOW).

• Autorizaciones:

– Si es una misma transacción pero hay parte que la ejecutaun rol y otra parte otro rol, crear 2 pasos diferentes paradespués no afectar la segregación de funciones. Ej:Registra y Aprueba.

• Pasos para Asientos: – Si un proceso genera como consecuencia un asiento

contable, no poner el paso “genera asiento” ni el link acontabilidad. Sí se debe aclarar en las consideraciones atener en cuenta en el customizing. Ej. “Genera Factura” nolleva un paso de “contabiliza factura”.

– Si hay que ponerlo como algo especial, ponerlo como un

paso de proceso.• Reportes:

– Si se trata de reporte final, esencial, debería estarcomo un paso de proceso (generalmente al finaldel mismo).




– Si es un reporte genérico (ej. reporte de facturasdel mes), crear una variante de proceso para elreporte. Ej. N3-Reportes / N4-Reportes ERP / N5-un paso por cada reporte generado.

Criterios para Datos Maestros• Existen datos maestros que requieren gestión

formal . Ej: Proveedores, Clientes, Materiales, Plan de Cuentas,Centros de Costo, etc.

– En estos casos generar un proceso y sus respectivasvariantes. Ej: Administración de Datos de Proveedores

• Los que no requieren una gestión en particular,se definirá una variante de proceso única y a suvez se definirán como dato maestro en laestructura de nivel 3 (Proceso).




LINEAMIENTOS PARA USO DE SOLMANUsaremos el proyecto YPF_COPA.

ESTRUCTURAS ORGANIZATIVASLas mismas serán dadas de alta en el item “Unidades Organizativas” anivel de proyecto.

Buscamos las estructuras organizativas del BPR. Una vez que lastraemos, debemos cambiarle el nombre y codificarlas. El primer dígitodeberá ser al macroproceso al cuál pertenece. Le sigue la sigla EO querepresenta que se trata de Estructuras Organizativas. El tercer grupode dígitos debe ser secuencial para cada uno de los macroprocesos.Ej. 22-EO-01-Planta es una estructura organizacional paraIndustrialización.

Crearemos 1 documento de estructura organizativa por ciclo. Esto lorealizamos en la pestaña de Documentación Proyectos de una de lasestructuras organizativas, y después hacemos una copia con enlacesobre las otras estructuras organizativas del ciclo.




Nombre del documento a crear: Código+Nombre Ciclo+Estructuraorganizativa.




Cómo copiar los documentos y pegarlos como enlace:

Marcar la línea que queremos copiar y dar al botón de CopiarDocumentos.




Ir a la EO donde queremos copiar el documento y darle al botón de“Insertar como referencia”. Esto permite que si modificamos undocumento, se modifica el resto.

DATOS MAESTROSLos datos maestros los creamos a nivel proyecto.

Buscamos los datos maestros del BPR. Una vez que los traemos,debemos cambiarle el nombre y codificarlas. El primer dígito deberáser al macroproceso al cuál pertenece. Le sigue la sigla DM querepresenta que se trata de Datos Maestros. El tercer grupo de dígitosdebe ser secuencial para cada uno de los macroprocesos. Ej. 30-DM-01-Plan de cuentas es una estructura organizacional paraAdministración.

Crearemos 1 documento de datos maestros por cada ciclo. Esto lorealizamos en la pestaña de Documentación Proyectos de 1 datomaestro, y después haremos como copia de enlace sobre los demásdatos maestros del ciclo.




Nombre: Código+Ciclo+Dato maestro

Como copiar y pegar como enlace los documentos de Datos Maestros:

Marcar la línea que queremos copiar y dar al botón de CopiarDocumentos.




Ir al DM donde queremos copiar el documento y darle al botón de“Insertar como referencia”. Esto permite que si modificamos undocumento, se modifica el resto.




PROCESOSCada ciclo deberá crear sus procesos con la codificación correcta.

VARIANTE DE PROCESOCada Variante de Proceso debe ser creada dentro de cada Proceso.PROYECTO COPA 11/20Confidencial81737889.doc



Debemos buscar cada Variante desde el BPR con F4.




Podemos traer más de una variante a la vez. Tenemos que elegir elBPR de la tecnología que vamos a usar (ej, puede ser que una Variantese pueda usar CRM o ERP). Además, dentro de cada BPR nos muestrala última versión del mismo. (Ej. Si el BPR muestra que es para SAP R/3

4.6, seleccionamos esta opción, que es válida desde esa versión hastala actual, el standard no sufrió modificaciones).

Una vez que traemos la variante del BPR, grabamos para aparezca enla estructura de Solman. Debemos cambiarle el nombre y codificar lavariante.

Cada Variante que traemos, nos traerá del standard los pasos ytransacciones propuestas. Debemos cambiarle los nombres, y eliminaro agregar pasos y transacciones según corresponda.

Los pasos que utilizan otro componentes lógicos, los debemos agregary asociarle el componente lógico correspondiente. Los pasos manualestambién debemos agregarlos, con el componente lógico ZCL_MANUAL.

Si existen interfases con otro sistema, debemos poner un paso deentrada y otro de salida. Uno de los pasos tiene el sistema con el quetrabajamos y el otro con el sistema con el cual realiza la interfase.




Si hay procesos que comparten pasos, se pueden copiar como enlace.Los pasos los copiamos con “Insertar enlace”. Si modificamos uno, semodifica el resto.

Copiar

“Insertar como enlace”




DESCRIPTORESA nivel Proceso o Variante podemos agregar descriptores. Esto permiteidentificar cada uno de los procesos o variantes por ej, a que ciclo onegocio pertenece, que productos maneja.

Se recomienda agregarlo a nivel de Proceso y después “heredar”descriptores a los niveles inferiores.

Los descriptores los agregamos en la pestaña de Gestión.

Descriptores actuales:Por Ciclo – CICLO01, CICLO02, etcPara determinar a que Sprint pertenece el proceso: SPRINT1,SPRINT2 y SPRINT3Para determinar si un dato maestro requiere conversión,

ponerle el descripto CONV. También se crearán descriptores para poder crear un end to end.


Para agregar

descriptores

Para “heredar” los descriptores desde

nivel 3 a los niveles inferiores



DOCUMENTOS

Debemos agregar los documentos en la pestaña de Documentación deProyectos (excepto Datos Maestros y Estructuras Organizativas)

Documentos Actuales para BBP:YB01_Diseño de Estructuras Organizativas – se completa a Nivelde Unidades OrganizativasYB02_Diseño de Datos Maestros – se completa a nivel de DatosMaestrosYB03_Diseño de Proceso de Negocio (Nivel 3) - se completa anivel 3YB04_Diseño de Variante de Proceso de Negocio (nivel 4) – secompleta a nivel 4YB05_Documento de Tratamiento de Temas Clave de Alcance –

se completa en RMMAIN, a nivel proyecto, por issues de tema dealcance.

Agregar nuevo documento

Nos va a abrir el documento para completar. Una vez que locompletamos, marcar la opción de “Regresar a Solman”




Una vez creado el documento, se recomiendo hacer check-out y check-in de los documentos para trabajarlos localmente y evitar problemasde conexión.

Crear links de los documentosMarcar el documento sobre el que queremos hacer un link, y presionarel botón “Atributos”




Presionar el botón “Crear” y nos creará el link. Este link queda en elportapapeles. Con Ctrl+V lo copiamos por ej. en un bloc de notas.




Los links sirven también para pegarlos dentro de un documento, parareferenciar a otro documento y no describirlo otra vez.

Copiar documentosSi queremos copiar documentos, por ej un documento que sea igualpara más de un proceso, lo copiamos y pegamos como enlace (mismoproceso que hicimos para Estructuras organizativas o Datos Maestros).

Status de ProcesosSe completan en la pestaña de Gestión. Pueden ser completados aNivel 3, y con el botón de “Heredar” le pone el mismo status a losniveles 4 y 5 que dependientes de ese nivel.

Status actuales:

- Verificado Ciclo – poner este status cuando se cumplan 3requisitos:

- la estructura este completa en Solman- los procesos hayan sido sincronizados en ARIS y

modelados en esa herramienta- estén todos los documentos necesarios para BBP

subidos y completos en Solman

Aprobado Líder de sistemas YPFAprobado Consultor de Procesos YPFAprobado Frente Coordinación




Aclaraciones

• En una variante de proceso puedo tener reportes ad hoc. Se pueden separarreportes genéricos de consultas de los reportes de procesos.

• Aclaraciones: en un documento de nivel 4 se pueden agregar aclaraciones

mediante el empleo de un link con el objetivo de no reiterar lo que se expusoen otro documento.• El BPR es un marco de referencia, un repositorio que trae transacciones y

customizing. No obstante, es fundamental el análisis de los pasos ytransacciones para comprender su aplicabilidad. Es posible que sea necesarioel empleo de más de un BPR para componer un único proceso.

• El BPR asimismo trae a priori las entradas de IMG asociadas al proceso.

• Las actividades se encuentran en los procedimientos, es decir, el nivel 6. Estose encuentra fuera del scope del proyecto COPA.

• Cuando existiera documentación de consulta, la misma deberá seralmacenada en la solapa de “Documentación del Proyecto” de la transacciónSolar_01 (Plano Empresarial). (ej con un link)

• Cuando se esté realizando la descripción de un proceso y aplica undocumento de políticas, se deberá indicar el tipo de documento, ej.:“Y_0_POL”, se tilda el “enlace web” y se agrega la URL.

• Al buscar el BPR no sólo se debe buscar por el ERP o versión de SAP que seutilizará, sin por el EHP (Enhancement Package) que se implementará, porquepueden variar funcionalidades o Business functions.

• No todos los Datos Maestros requieren conversión. Por eso existe undescriptor para marcarlo.

• Se emplearán descriptores para identificar los ciclos, unidades de negocio,convertibilidad, etc.

• En los EPC se utilizarán Roles, si necesitan que se creen roles deben sersolicitados al equipo de ARIS.

• Es necesario poder identificar las entradas y salidas de y hacia los procesos,

de forma tal de minimizar las zonas grises.


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