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ÉDITION 2018-2019

LE GUIDE

DES mandataires

2 - Guide des mandataires 2018 - 2019

TABLE DES MATIÈRESPartie 1: Structure et fonctionnement de l’UCL.......................................3

1. Missions......................................................................................4 2.Quelqueschiffres........................................................................4 3. Catégories de personnel.............................................................5 4.Structuresetfonctionnement....................................................6 5. Les personnes...........................................................................10

Partie 2: Structure et fonctionnement de l’AGL.....................................15

1. Le conseil..................................................................................17 2. Les commissions.......................................................................18 3. Le comité..................................................................................21 4. Mandats externes.....................................................................24 5. Les sites....................................................................................32 6.Lespermanent·e·s....................................................................32

Quelquesconseils.....................................................................................36Infospratiques...........................................................................................37Communicationinterneetexterne...........................................................38Accèsauxinformations.............................................................................39Soutienlogistique......................................................................................39Abréviationsutiles.....................................................................................40


PARTIE I

STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT DE L’UCL


1. MISSIONS•L’enseignement•Larecherche•Leserviceàlasociété

2. QUELQUES CHIFFRES• 29.933 étudiant·e·s (2015-2016) 20.829àLouvain-la-Neuve 6706àWoluwé 1314àMons 599àSaint-Gilles 485àTournai

•5728 étudiant·e·s internationaux •5.944 membres du personnel

•Université complète: 3 secteurs – 14 facultés

•Budget (2016): Ordinaire:236Millions€ Social:29Millions€ Patrimoinenonaffecté:49Millions€


3. CATÉGORIES DE PERSONNEL

• Personnel académique (CORA) :1886pers. Àtempsplein: Chargé·edecours Professeur·e Professeur·eordinaire Àtempspartiel Maître·maîtressedeconférences Chargé·edecoursinvité·e Professeur·einvité·e Professeur·eextraordinaire

• Personnel scientifique (CORSCI) : 2111 pers. Temporaire Assistant·e·s(3x2ans) Fonds(FNRS,FRIA) Chercheur·euse·ssurcontratsderecherche Permanent Premier·e·sassistant·e·s,chefsdetravaux Fonds(FNRS) Chercheur·euse·ssurcontratsderecherche

• Personnel administratif et technique (CORTA): 1947 pers. PersonnelreprésentéparleCORTA: Administratif:secrétaires,comptables,cadres,etc. Technique:technicien·ne·s,informaticien·ne·s,etc.

6-Guide des mandataires 2018 - 2019

4. STRUCTURES ET FONCTIONNEMENT

• Pouvoir organisateur (PO)Composition: 4évêquesfrancophones(aucunétudiant)Compétences:- Arrêter le règlement organique-DésignerlesmembresduConseilrectoralsurpropositionduC.ac.et du CA-Approuverladésignationdesmembresdupersonnelacadémique-Peudecontactsavecl’UCL

• Conseil d’administration (CA) :Composition (23membres):-Président:JeanHilgers-Autorités:recteur,administrateurgénéral,vice-recteur·trice·s- 5 membres externes -5étudiant·e·s-Unmembredechaquecorps(CORTA,CORSI, CORA)Compétences:-Assurerlaresponsabilitédelagestionde l’université-Budget,comptes,cadre

• Conseil académique (CAc):Composition(41membres):-Lerecteur,l’Administrateurgénéral,lesprorecteursdemission,lesvice-recteur·trice·s- Des représentant·e·s des doyen·ne·s et des présidents d’institutpourleSSH(6),leSSS(3)etleSST(3);


-Desreprésentant·e·sduCORSCI,duCORTAet duCORA(3parcorps);-Desreprésentant·e·sdesétudiant·e·s(8).Compétences: -Définiretcoordonnerlespolitiquesd’enseignementetderecherchedel’UniversitéUnedizainedecommissions:CEFO,CCR,CSA,etc.

• Conseil de l’Enseignement et de la Formation (CEFO)Composition:-Leprorecteuràl’enseignementetàlaformation(président)-Ledirecteurdel’ADEF(secrétaire)- Lesdoyen·ne·sou leurs représentant·e·sattitré·e·s (membresdesorganesdécisionnelsdesfacultés)-Lesdirecteursdesentitésassociéesdel’ADEF(ILV,LLL)-Unmembreducorpsscientifique(désignéparleCORSCI)-Cinqreprésentant·e·sdesétudiant·e·s(désignésparl’AGL)-Un·e représentant·edu corps techniqueetadministratif impliquédanslagestiondel’enseignement(désignéparleCORTA)Compétences:- Donne des avis auprès du CAC sur toute matière touchant àl’enseignementouàlaformationauseindel’Université

• Conseil des affaires sociales et étudiantes (CASE)Composition:paritaire-20membres- Autorités (3): vice-recteur aux affaires étudiantes, administrateurgénéral,académiquelocal-Services(7):AIDE,logement,CIO,etc.-10étudiant·e·s(5élusparlessites,5parleconseildontaumoinsunfaitpartiedelaCGEI)Compétences:-Participeràladéfinitionetàl’applicationdelapolitiquesocialedel’université-Êtreunlieud’informationsurlesquestionsd’intérêtgénéralrelativesàlaCommunautéétudiante-Pouvoird’avisetd’information


• Principaux services / administrations– Service d’aide-Aidepsychologiqueetpédagogique-Aidesocialeetfinancière-Equipesanté,sportsetanimation-Aideauxétudiant·e·shandicapé·e·s-Accueildesétudiant·e·sétranger·ère·s-Responsable:FlorenceVanderstichelen

– Administration des relations extérieures et de la communication (AREC)-Organisationd’événements,publications,communication,FondationLouvain,etc.-Responsable:DanielRahier

– Administration de l’enseignement et de la formation (ADEF)-Coordinationdelapolitiqued’enseignementdel’université-Responsable:PhilippeParmentier

• Structure facultaire–Doyen·ne,éluparleConseildeFaculté– Bureau de Faculté– Conseil de faculté–Départements,unités,etc.

• Une université3secteurs,14facultésetdesinstitutsderecherche

• Une université qui s’inscrit dans des réseaux

Le Pôle Louvain :Pôle instaurépar ledécretPaysage. Il regroupe lesacteur·rice·sdel’enseignement supérieur (universitaire et non universitaire) enBrabantwallon.

Le pôle Louvain regroupe 11 institutions : l’Université catholique


de Louvain (UCL) ; laHaute école Louvain enHainaut (HeLHa) ; laHauteécoleLuciadeBrouckère;laHauteécoleLéonarddeVinci;laHauteécoleEPHEC;l’InstitutdesArtsdeDiffusion(IAD);l’InstitutdeformationsupérieuredeWavre;leCentred’enseignementsupérieurdepromotionetdeformationcontinuéeenBrabantwallon(CPFB);l’Institutprovincialdepromotionsocialeetdeformationcontinuée;l’Institut d’enseignement de promotion sociale de la Communautéfrançaise.

L’UCLestparailleursprésentedanslespôlesbruxelloisethennuyer.


•Stratégiededéveloppement,présencedanslasociétéettouteautrequestionrelativeaubonfonctionnementdel’Université•PréparelesdossiersduConseilacadémique• Prépare à l’intention du Conseil d’administration : lespropositions de nomination du personnel académique, depromotion des membres du personnel, les propositions de

5. LES PERSONNESLe Conseil rectoralComposédurecteur,del’administrateurgénéraletdesvice-recteurs,desvice-recteurs·tricesdesecteuretlesprorecteurs·tricesdemission.

Missions: •Lagestionacadémiqueetscientifiquedel’Université


budget annuel, les propositions d’attribution de chargesacadémiques, toute proposition stratégique relevant de lacompétenceduConseild’administration

Le recteur: Vincent Blondel

Durée du mandat: 5 ans renouvelables(enfonctiondepuisseptembre2014).Éluausuffrageuniverselpondéré.

Missions:•Dirigel’UCL(entouréduConseilrectoral)•PrésideleC.ac.•Représentel’UCLàl’extérieur

L’administrateur général: Dominique Opfergelt

Durée du mandat: 5 ans (reconduit en novembre2014)

Missions:•Gestion journalière en matièreadministrative,techniqueetouvrière•Budgetsetcomptes•ChoisiparleCA,avaliséparlePO


La vice-rectrice à la politique du personnel : Evelyne Léonard (LSM)

Durée du mandat: sonmandatprendfinavec celui du recteur. Proposéeparlerecteur,élueparleC.ac.

Missions : •Veillerà lacohérenceentrelapolitique

degestiondesressourceshumaines(RH)etledéveloppementdel’université.•PiloterlapolitiquedegestiondesRHpourtouteslescatégoriesdepersonneletcoordonnerlesprocéduresRHdanslerespectdesdifférentespersonnes.•Enchargedesrelationsavecladélégationsyndicale.•MembreduConseilrectoral.

Le vice-recteur aux affaires étudiantes: Didier Lambert (FASB)

Durée du mandat:5ans(reconduiten2015)

Missions :•PrésideleCASE•Coordonnelapolitiquesociale•ÉluparleC.ac.

Le Vice-recteur UCL-en-Hainaut : Alain Vas (LSM) Durée du mandat:5ans(entréenfonctionenseptembre2015)

Missions :ResponsabledusiteduHainaut


Élu parmi par un collège électoral composé demembres dupersonnelaffectésausiteduHainautainsiquelesétudiantsdece site.

Les vice-recteurs de secteur ont pour mission de coordonner l’enseignementetlarecherchedansleursecteur.Ilssontéluspar le conseil de leur secteur.

Les prorecteur·rice·s de missionassistentlerecteur.Ils·ellessontélu·e·sparleConseilacadémique.

Marc LitsEnseignement et Forma-tion en charge de lacommunication (Président du CEFO)

Marc FrancauxAffairesrégionales

Dana SamsonInternational

Jean-ChristopheRenaudRecherche


Acteurs extérieurs

Jean-ClaudeMarcourtMinistredel’enseignementsupérieur(PS)

Jean-LucRolandBourgmestred’Ottignies-Louvain-la-

Neuve(Ecolo)

Olivier MaingainBourgmestredeWoluwé-Saint-Lambert

(FDF)

ElioDiRupoBourgmestre de

Mons(PS)

RudyDemotteBourgmestredeTournai

(PS)

Charles PicquéBourgmestre de Saint-Gilles

(PS)


PARTIE 2

STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT DE L’AGL


1. LE CONSEILArt. 10: Le Conseil est l’organe souverain de l’AGL. Sans préjudicededispositions légalespluscontraignantes, ilestcompétentpour :- l’approbation et la modification des statuts ; - la nomination, larévocationetladéchargedesmembresduComité;-lanominationdesmandatairesexternes;-lecontrôleduComitéetdesmandatairesexternes ; - la définition des orientations générales de l’action del’AGL;-l’approbationetlasurveillancedescomptesetbudgets;-ladissolutionvolontairedel’association

Le Conseil est l’instance délibérative de l’AGL,ousonparlement.Ilestcomposé de 82 conseiller·e·s élu·e·s annuellement par l’ensemble des étudiant·e·s de l’UCL lors des élections étudiantes. Il est présidé par le ou la Président·e du Conseil, et se réunit environ une foisparmois. Ses réunions sontouvertes à tou·te·s les étudiant·e·s del’Université,sauflorsqu’ilvotelehuisclos.Sesdécisionsseprennentàlamajoritéabsoluedesmembresprésents,saufexceptionprévueparlesstatuts.Encasd’absenceàunConseil,un·econseiller·epeutvoterparprocuration.

En tant qu’instance délibérative, le Conseil est souverain dansla définition des positions défendues par l’AGL, et décide desorientations générales de son action. Il est dans ce cadre assistéparlesCommissionsqu’ilchoisitdecréer.Ilestenoutrecompétentpour la nomination desmembres du Comité, des Président·e·s deCommissionsetdesmandatairesexternes,dontilcontrôleégalementl’action.Ilestaussiresponsabledel’approbationetdelamodificationdes statuts, ainsi que de l’approbation et de la surveillance descomptesetbudgetsdel’AGL.


La fonction de conseiller·e comprend quatre volets :

1. Une fonction d’initiative,parlapropositiondesujetsàtraiterauConseiloudeprojetspourl’AGL2. Une fonction de travail politique,par lesuividesdossiersgérésparl’AGLetlecontrôleexercésurlesdifférent·e·smandataires3. Une fonction d’information et de présence sur le terrain,entantquerelaisentrel’AGLetlesétudiant·e·s4. La participation aux activités et aux projetsmenéspar l’AGL,etnotamment au travail des Commissions.

2. LES COMMISSIONSArt. 20: Les Commissions sont des instances thématiques, crééespar le Conseil ponctuellement ou pour une durée indéterminée et dépendantesde lui. Elles sont chargéesdu suivietde l’instructiondesdossiersqueleConseildécidedetraiteretdelapréparationdespositionsduConseil.

Les Commissions ont pour mission de mener des réflexions de fond sur les différentes problématiques que l’AGL est amenée à traiter. Ces réflexionsserventdebaseàladéfinitionparleConseild’unepositionofficielle,quiseraensuitedéfendueparlesdifférent·e·smandatairesétudiant·e·sdanslesinstancesoùilssiègent.LesCommissionssontouvertesàtout·eétudiant·eintéressé·eparledomainetraité.

Les Commissions sont créées par le Conseil et dépendent de lui. De nouvelles Commissions peuvent donc être proposées en cours d’année.Lalisteci-dessousestdèslorspurementindicative.

• La Commission Enseignement (ComEns)Postes :un·eprésident·edecommission+toutepersonneintéresséeMissions : mise en place de projets et de réflexions sur les


problématiques relatives à l’enseignement : pédagogie, objectivitédesévaluations,supportsdecours,coursdelangueàl’ILV,etc.Permanente relais :FrançoiseNininahazwe

• La commission sociale (ComSoc)Postes :un·eprésident·edecommission+toutepersonneintéresséeMissions : réflexion sur toutes les questions du social : aides auxétudiant·e·s,supportsdecours,étudiant·e·sétranger·e·s,restaurantsuniversitaires, logement étudiant, Syello (syndicat des étudiantslocataires),etc.Permanente relais :FrançoiseNininahazwe

• La commission Transition écologique (ComTE)Postes :un·eprésident·edecommission+toutepersonneintéresséeMissions:Miseenplacedeprojetsetderéflexionsliéesàlatransitionécologique,l’environnement,laqualitédeviesurlesite,lesplansdedéveloppementdurabledel’UCL,lasensibilisationàunmodedevieresponsableetdurable,etc.Permanent relais :ArnaudVanHecke

• La Commission Communication (CoCom)Postes : un·eprésident·edecommission+toutepersonneintéresséeMissions :visibilitéetpromotiondel’AGLetdesonaction.Permanente relais :EvaRuwet

• Le Comité de rédaction de la SavatePostes :un·eprésident·edecommission(le/larédacteur·triceenchefdelaSavate)+toutepersonneintéresséeMissions : Rédaction,publicationetdistributiondelaSavate.Permanente relais :EvaRuwet

• La commission communautairePostes :un·eprésident·e+tou·te·slesmembresdeladélégationAGLauConseildel’ORCàlaquellel’AGLs’affilie+toutepersonneintéresséeMissions : chaque année, l’AGL s’affilie à l’ORC (organisation dereprésentation communautaire) de son choix (pour le moment la


FEF).Elleenvoiealorsunedélégationauconseil fédéral.Onyparlede toute une série de dossiers liés à l’enseignement supérieur enFWB, on vote les positions de l’ORC et on prépare les éventuellesmobilisations.Permanente relais : FrançoiseNininahazwe

• La commission animation et culturePostes: un·eprésident·e+toutepersonneintéresséeMissions: La comAnim, c’est l’endroit où se rencontrent lesmandataires externes qui représentent l’AGL dans divers comitéouconseil (GECo,CASE,UniversSanté,PlanAlcool,...) et toutes lespersonnesintéressées,pourparlerdespositionsàdéfendreaunomdetouslesétudiantsdansl’animation,aussilargeetimportantesoitelle.Permanente relais: EvaRuwet

• La commission ouverture sociétale (ComOuso)Postes: un·eprésident·e+toutepersonneintéresséeMissions: La commission ouverture sociétale a pour objectif desensibiliser dans une grande partie les étudiant·e·s aux enjeuxsociétauxauxquelsilssont/serontconfrontés,qu’ils/ellesprennentpart à la sociétédans laquelle ils/elles vivent,pour se construireuneopinion critiqueetdevenirdes citoyen·ne·sresponsables et solidaires. Permanente relais: EvaRuwet

• La commission PEPSPostes : un·eprésident·e+toutepersonneintéresséeMissions : Créée par le Conseil du 23 février 2017, cette jeunecommission s’intéresse aux thématiques liées aux étudiant·e·sdétent·eur·rice·s du statut PEPS (Projet pour Etudiants à ProfilsSpécifiques),danslacatégorieHTM(Handicap,TroubleetMaladie).Plusqu’unenjeudel’UCL,ils’agitd’unenjeudesociétéquel’AGLsedoitd’accompagner.Puisquel’universitéestenretardsurcessujets,lacommissionreprésenteunfortpotentield’actionetd’interactionaveclesdifférentsniveauxdedécision.


Permanente relais: EvaRuwet

• La commission ArchivePostes : un·eprésident·e+toutepersonneintéresséeMissions : Mettreenplaceunestratégiedesauvegarde,decoordinationdepérénnisation,devalorisationetdemiseàdispositiondesarchivespapier et numériques de l’AGL. Penser etmener à bien des projetsautourdelamémoiredel’AGLPermanent relais :ArnaudVanHecke

3. LE COMITÉArt. 15:LeComitéestuneinstancepolitiquecollégiale.Ilestchargé:de la gestion, de l’association ; de nommer, révoquer, déterminerle traitementetorganiser le travaildesemployé·e·setmembresdupersonnel de l’AGL ; de l’exécution des décisions du Conseil ; de lacoordinationdelareprésentationétudiante;d’unpouvoird’initiativepolitiquede la coordinationdesprojetsmenéspar l’AGLdu rôle deporte-parole de l’AGL et des étudiant·e·s de l’UCL ; d’assurer descontactsréguliersaveclesautrescollectifsétudiants

Le Comité est l’instance exécutive de l’AGL.Ils’occupedesagestionquotidienne.Danscecadre,sesmembrescoordonnentlesdifférentesactions et les différents mandats qui relèvent de leur domaine.Ils·ellestraitentégalementlesquestionsetdossiersaujourlejour,etrépondent aux demandes qui concernent leur champ de compétence.

LeComitéest par ailleursdotéd’unpouvoir d’initiativepolitique.Àcetitre,ilgèreetcoordonnelesprojetsquirythmentlaviedel’AGL:colloques,conférences,mobilisations,publications,etc.

Les membres du Comité jouent aussi le rôle de porte-paroles del’AGL et des étudiant·es de l’UCL dans leurs domaines respectifs, etentretiennent des contacts réguliers avec les autorités qui en sontresponsables.

LeComitéestcomposédelaprésidence(Président·e,vice-président·e·s,


secrétairegénéral·e,trésorier·e),élueenéquipe,etdesresponsablesdes différents secteurs, élu·es individuellement. Ses membres nedoivent pas forcément être conseiller·e·s. Il se réunit une fois parsemaine. Il est responsable devant le Conseil, qui est souverain etdécidedesorientationsgénéralesdesonaction.

Postes Compétences Perm. relaisPrésident·e Coordination,

représentationTous

Secrétairegénéral·e Aideetsoutienaucomité

Tous

Trésorier·e Confectiondubudgetdel’AGL,gestionfinancièredel’AGL

Françoise Nininahazwe

VPEnseignement Paysage,pédagogie,mineures,etc.


VPsocial Logements,aidesauxétudiants,étudiantsétrangers,démocratisationdesétudes,etc.


VPtransitionécologique

Déchets,papierrecyclé,plandedéveloppement durablepourl’UCL,urbanisme.

ArnaudVanHecke

VPMultisite Problématiquesrelativesauxautressites(Woluwé,Saint-GillesetTournai)

ArnaudVanHecke

VPAnimationetCulture

ContactsavecleGCL,laFédéetl’Organe,animation

EvaRuwet


ResponsableOuverture sociétale

Sensibilisationauxenjeuxdesociété

EvaRuwet

ResponsableCommunication

Visibilitédel’AGL,promotiondesactions,etc.

EvaRuwet

Rédacteur·riceenchef de la Savate

ResponsabledeSavate

EvaRuwet

Président·e·sduConseil

Préparationdesconseils,gestiondesdébats (doit être conseiller)

Tous

ResponsableWoluwé Faire le lien entre l’AGLcentraleetl’AGW

ArnaudVanHecke

ResponsableCommunautaire

LienaveclaFEFetlesprojetsfédéraux


ResponsableArchive Coordinationetvalorisationdesarchivesdel’AGL

ArnaudVanHecke

ResponsableLogistique

Coordinationdelalogistique(matériel,salles...)

ArnaudVanHecke

ResponsableFormations

OrganisationdesWeekendsAGLet de toute autre formation

ArnaudVanHecke

ResponsablePEPS-HTM

Projetsenlienaveclesétudiant·e·sàstatutPEPS

EvaRuwet

Responsablereprésentant·e·sAGL

Coordinationetformationdesreprésentant·e·s

Tous

NB:Cespostesnesontpasimmuablesetsontadaptéschaqueannée


enfonctiondespropositionsémiseslorsduConseilélectif.

4. MANDATS EXTERNESIlexistedeuxtypesdemandatsàl’AGL:lesmandatsinternes,etlesmandatsexternes.Lesmandatsinternessontlesfonctionsinternesàl’AGLdécritesci-dessus.Àcôtédelareprésentationproprementdite,ils visent surtout à assurer le bon fonctionnement de l’Assembléeparlacoordinationdesdifférentesinitiativesdansundomaine(ex:membresduComité,président·e·sdeCommission,voir supra).Les mandats externes sont quant à eux typiquement des mandats de représentation.Ils’agitdereprésenterlesétudiant·e·sdansdiversesinstancesextérieuresàl’AGL:Conseilacadémique,ConseildesAffairesSociales et Etudiantes, Fédération des Etudiant·e·s Francophones,etc.L’ensembledesmandatairessontélu·e·sparleConseildel’AGLetsont responsables devant lui.Remarque:Ilnefautpasêtreconseiller·epourremplirunmandat,sauf lorsque cela est explicitement précisé.

1. Général

Les mandats externes généraux sont des mandats qui ne sont pas spécifiquementrattachésauxsecteursacadémique,socialouculturel.

Conseil d’administration de l’UCL (CA)Postes : 5effectif·ve·s;doitêtreconseiller·èreAGLCompétences : Gestion du patrimoine et des finances de l’UCL,grandes orientations de l’Université, budgets, comptes, cadreorganiquedesservicesetdesemplois,désignationdesmembresdupersonnelacadémiqueetpersonnelscientifiqueàtitredéfinitif.Fréquence : LeCAseréunitunefoisparmois,normalementlemercredi.Lecalendrierestcommuniquéendébutd’annéeacadémique.OutrelaprésenceauxCA,cemandatimpliquelalecturepréalable(parfoisfastidieuse)desdossiers,etuneréuniondepréparationavantchaque


CA.Permanent relais : ArnaudVanHecke

Conseil de la Fédération des étudiant·e·s francophones (FEF)Postes :11représentant·e·sdésigné·e·sparleConseildel’AGLCompétences : La FEF regroupe les Conseils Etudiants et lesAssemblées Générales d’une trentaine de Hautes Ecoles etUniversités. Elle est l’instance de représentation des étudiant·e·sau niveau de la Communauté française à laquelle l’AGL est pourl’instantaffiliée.Cetteaffiliationfait l’objetd’undébatetd’unvotechaque année, par application du Décret Participation. La FEF, entant qu’ORC, traite des problématiques communautaires relativesà l’enseignement supérieur (refinancement, marchandisation del’enseignement, Paysage, etc.). Chaque Assemblée Générale desuniversités,hautesécoles (HE)etécolessupérieuresdesarts (ESA)membresdelaFédérationenvoiesesreprésentant·esquiformentleConseilde laFEF,chargédeprendreunesériededécisionsd’ordrepolitiquepourdéfendrelesétudiant·esauniveaudelaCommunautéfrançaise.LeConseilélitannuellementleCOMEX(Comitéexécutif),qui est le principal et premier interlocuteur des ministres, partispolitiques, etc. Il existe aussi à la FEF toute une série demandatsexternes:GTs,instancescommunautaires,organedereprésentationétudianteeuropéen(ESIB,etc.)Permanente relais : FrançoiseNininahazwe

Commission électoralePostes : 3 effectif·ve·s et3 suppléant·e·savecuneexpériencedeconseiller·e·soudélégué·e·sétudiant·e·sAttention:ilestindispensabled’êtredisponibledurantlapériodedesélections).Compétences : assurerlebondéroulementdesélectionsétudiantesetlerespectdudécret«Participation».Permanente relais :FrançoiseNininahazwe

PentapartitePostes :2effectif·ve·set2suppléant·e·sCompétences : Organedeconcertationentrelacommuned’Ottignies


–Louvain-la-Neuve,l’UCL,lesétudiant·e·s,leshabitant·e·s(AH)etlescommerçant·e·s.Permanents relais :ArnaudVanHecke

2. Secteur académique

Le Conseil académique (C. ac.)Postes :8représentant·e·sétudiant·e·s(conseiller·e·s)Compétences : Le Conseil académique définit la politique de l’UCLenmatièred’enseignementetderecherche,coordonnelapolitiquedes différentes facultés et des autres institutions de recherche etd’enseignement,élaboredespropositionssurlesoptionsculturellesetsocialesdel’Université,donnesonavissurlesbudgetsetcomptesdel’UCL,lesmodificationsderèglements,etc.Fréquence : LeC.ac.seréunittouslesmois,lelundiaprès-midi.UnmandatauC.ac. implique,outreune lecturepréalabledesdossiers(souvent conséquents), une réunion de préparation avant chaqueC.ac. Permanente relais : FrançoiseNininahazwe

Bureau exécutif de l’UCL (BEX) Postes: 1 effectif·ve,membre du CAc et désigné·e par celui-ci (surpropositiondeladélégationCAc).Compétences: Lebureauexécutifassure,danslecadredelapolitiquedéfinieparleconseilacadémique,lagestioncourantedel’Universitéenmatièreacadémiqueetscientifique,réservefaitedesattributionsconféréesàd’autresautorités.Fréquence: Unefoisparmois,normalementlelundi.Permanente relais : FrançoiseNininahazweLes Commissions du Conseil académique : Le Conseil académique délègue la préparation de certains dossierset les réflexions sur certains domaines à des Commissions, qui endépendent:

- Le CEFO (Conseil de l’Enseignement et de la Formation) : Compétences : questionsrelativesàlapédagogie,àlamiseenplacedudécretPaysage,auxprogrammesdecours,etc.


Postes : 4effectif·ve·set4suppléant·e·sFréquence : uneréunionparmois,aveclecturepréalabledesdossiers

- Le CODA (Conseil des Agrégations) : Compétences : questionsrelativesàl’agrégationPostes :2effectifs·veset2suppléant·e·sFréquence : une réunion par quadrimestre

- Le CAI (Conseil de l’Action Internationale) : Compétences : questions relatives à la politique internationale del’UCLPostes : 2représentant·e·sétudiant·e·s(uneffectifetunsuppléant)

- Le CPC (Conseil pour la Culture) :Voirplusbas.

- Le Fonds de soutien aux initiatives pédagogiques étudiantes (FIPE)Postes :2effectif·ve·set2suppléant·e·sCompétences : attributiondesubsidespourdesactivitésétudiantesàcaractèrepédagogique.Fréquence : deuxréunionsparan(décembreetavril)Permanente relais : FrançoiseNininahazwe

Bureau de l’institut des langues vivantesPostes : 1effectif·veet1suppléant·eCompétences : Gestion de l’ILV (ajout/suppression des cours delangues,horaires,etc.).Fréquence : deuxàtroisréunionsparquadrimestrePermanente relais : EvaRuwet

3. Secteur social

Conseil des affaires sociales et étudiantes (CASE)Postes : 5effectif·ve·set5suppléant·e·sCompétences : participation à la définition et à l’application despolitiquesde l’UCLdans lesmatièressociales :budgetsocial,aides


socialesauxétudiant·e·s(bourses,réductionsdeminerval),montantdes loyers,accueildesétudiant·e·sétranger·e·s,santé, information,orientation,etc.LeCASEestégalementunlieud’informationsurlesquestions d’intérêt général concernant la communauté étudiante: sécurité sur les sites, projets d’investissement urbain, qualité desmoyensdetransport,animation,etc.LemandatauxaffairessocialesétudiantesimpliquelaparticipationàlaCommissionSocialedel’AGLquitraitedethématiquespluslargesquecellesamenéesauCASE.Fréquence : environ une réunion parmois, précédée de la lecturedesdossiersetd’uneréuniondepréparation+ laparticipationà laCommission Sociale.Permanente relais : FrançoiseNininahazwe

Conseil local des affaires sociales et étudiantes de LLN - CASE Local LLNPostes: 4effectif·ve·set4suppléant·e·sCompétences: En plus du CASE central, la plupart des sites (LLN,Saint-Gilles,Tournai,Woluwé)disposentd’unCASE localquiexercelesmêmescompétences,maisdemanièredécentraliséesurlessujetspropresausiteenquestion(les24HàLLN,leslogementsdechaquesite,…).Fréquence: UneréunionparquadrienvironPermanente relais: FrançoiseNininahazwe

Bureau de direction de la DUC et Assemblée générale de la CIACO - BD DUC & AG CIACO Postes : 2effectif·ve·sCompétences :gestiondel’impressiondessyllabusetdeladistributiondes supports de cours Fréquence : environ deux réunions par quadri

Commission de reconduction des KAPs (Kots à projets)Postes : 1effectif·veet1observateur·triceCompétences :Examendesdossiersetdécisiondereconduireounonles KAPs.Fréquence : plusieurs réunions entre mars et mai, avec lecture


préalabledesdossiers.Investissementimportantentremarsetmai(+/- une semaine temps plein pour le premier tour et deux jourstempspleinpourlesecondtour,lecturedesdossierscomprise)Permanent relais :ArnaudVanHecke

Commission de reconduction des régionalesPostes:2effectif·ve·sCompétences: Examendesdossiersetdécisiondereconduireounonles régionales.Fréquence: 1à2réunion(s)paran

CUSEP (Centre universitaire pour le sport et l’éducation physique)Postes : 1effectif·veet1suppléant·eCompétences : questionsrelativesausportetàl’offresportive

Conseil d’administration des restaurants universitairesPostes : 2étudiant·e·sCompétences :administrationdesrestaurantsuniversitairesFréquence : environ deux réunions par quadriPermanente relais : EvaRuwet

Commission d’attribution des Subsides ANIMPostes :1effectif·veet1suppléant·eCompétences : attribution de subsides destinés aux initiativesd’animations culturelles, folkloriqueset sociales collectives. Suiteàlafusiondedifférentsfonds,lacommissionANIMattribueenviron40000€destinésàdes«activitésrécurrentes».Fréquence :deuxréunionsparan,aveclecturepréalabledesdossiers(environ300).Permanent relais : ArnaudVanHecke

Conseil d’administration et Assemblée Générale d’Univers SantéPostes : 2étudiant·e·sCompétences : L’AGdonnelesgrandesorientationsd’Universsanté,leCAsepenchesurdesdossiersconcretsdeprojets.Lesétudiant·e·syapportentleurpointdevued’étudiant·e·sengagé·e·sdansl’animation


et éclairent les dossiers de ce point de vue.Fréquence : 4à5réunionsde17hà19hPermanent relais :ArnaudVanHecke

SYELLO (Syndicat des Etudiant·e·s Locataires)Postes : 1effectif·veet1suppléant·e(pourlesresponsables)+toutepersonne intéresséeCompétences : Défendre et informer les étudiant·e·s locataires,mettreàleurdispositiondesservices,notammentjuridiques.Collecteet suivi des plaintes.Fréquence : 2à3réunionsparmoisetunepermanenceparsemainePermanente relais : FrançoiseNininahazwe

Observatoire de la vie étudiante Postes :1effectif·veet1suppléant·eCompétences : Mis surpiedpar leCASE, l’observatoireapourbutde centraliser des données existantes et d’impulser la récolte denouvelles données sur une sériede thématiques touchant à la vieétudiante. Fréquence : 4-5 réunions par anPermanente relais : EvaRuwet

4. Secteur culturel

Commission d’attribution des subsides socio-culturels de l’AGLPostes :5étudiant·e·sCompétences :attributiondessubsidessocio-culturelsdel’AGLaprèsexamen des dossiers de demandeFréquence : environ deux réunions par quadriPermanent relais :ArnaudVanHecke

Conseil pour la culture (CPC)Postes : 1effectif·veet1suppléant·eCompétences :organedegestiondelapolitiqueculturelledel’UCL(enparticuliermineureencultureetcréation,artisteenrésidence,carteculture…etc.)


Fréquence : deux réunions par quadriPermanente relais :EvaRuwet

Fonds pour le Développement CulturelPostes : 1étudiant·e(mandataireauCPC)Compétences : Commissiond’attributiondessubsidesculturelsquidépend du Conseil pour la CultureFréquence : uneréunionparquadri(1/2journée)Permanente relais :EvaRuwet

5. Secteur développement durable & cadre de vie Conseil du développement durable (CoDD)Postes: 2effectifs·veset2suppléant·e·sCompétence:Susciterlaréflexionetinciterl’ensembledesdifférentsacteurs de la communauté universitaire à mettre en avant leurspropresprojetsenlienavecledéveloppementdurable.Coordonnerlacommunicationdel’UCLliéeaudéveloppementdurableetpoursuivrelesactionsdesensibilisationauseindelacommunautéuniversitairemaisaussiauxniveauxrégional,nationaletinternational.Fréquence: deux réunions par quadriPermanent relais:ArnaudVanHecke

Groupe Bouger-MangerPostes :2effectif·ve·set2suppléant·e·sCompétence : c’estungroupequi rassembledes représentantsduServiced’Aide,desRestosU,dessyndicats,duServicedesSportsetd’UniversSanté.Onyparledesanté,desports,denutritionsaine,etc.Fréquence: deux réunions par quadriPermanent relais : ArnaudVanHecke

Gestion Centre Ville (GCV)Postes :1effectif·veet1suppléant·eCompétences : Conseilmissurpiedsetgéréparlavilled’Ottiginies– Louvain-la-Neuve dont le but est la coordination entre les


commerçant·e·set laville.Lesprojetstraitéssont,parexemple: ledynamismecommercialducentred’OLLN,lemarchédeNoël,lafoired’été,lafoireauxassociations,lesréseauxd’affichage,etc.Fréquence : 8 Conseils d’administration/année + 1 AssembléeGénérale(enmars)Permanent relais :ArnaudVanHecke

Groupe Mobilité de l’UCL Postes :1effectif·veet1suppléant·eCompétences : Travailsurlesquestionsdemobilitédansetversl’UCLFréquence : quatre réunions par an

5. LES SITESAfindegarantiruneprésencedel’AGLsurl’ensembledesimplantationsUCL,desconseilsdesitesontétécréésàMons,Tournai,Saint-GillesetWoluwé. Ces conseils de sites ont chacun leur fonctionnementpropre.

6. LES PERMANENT.E.SLes permanent·e·s sont des employé·e·s de l’AGL, qui épaulentles membres du Comité est les conseiller·e·s dans leur travail dereprésentant·e·sétudiant·e·s.Ilsvousaccueillenttouslesjoursdanslesbureauxdel’AGL.Ils·ellessontégalementjoignablespartéléphoneau010/45.08.88,ouparmailàl’[email protected].


Françoise Nininahazwe - Permanente en charge des questions [email protected] - Présente au bureau les lundis, mardis,mercredis et vendredis

Missions:-Accueillelesétudiant·e·squiviennentchercherdel’aideàl’AGL-Répondauxquestionsdesétudiant·e·sparmail,

partéléphoneouendirect(recours,minerval,finançabilité,examens,allocationsd’étude,logement...)-Faitdesrecherchesapprofondiessurdesdossiersencoursàl’AGLrelevant de ses compétences-Faitlesuividesadressesmailsetdesredirections-Estenchargedetoutcequitoucheauxassurancesrelativesàl’AGLouàl’ASBLSEUL-Soutienlatrésorerieencasdebesoin-EstlaréférentepourlessubsidesFIPé-Coordonnel’organisationdesélectionsétudiantesetestsecrétairede la commission électorale-Effectuedestâchesadministrativesdiversesdegestionquotidiennedel’AGL-S’occupedu lienavecUCL logementpour lesproblèmesdans lessalles et bureaux-EstlaréférenteduSYELLO

Tu peux la contacter pour:- Des questions juridiques (personnelles ou que tu relaient d’un·eautreétudiant·e)-Uneaideplusgénéralesurundossierouunprojet


Eva Ruwet - Permanente en charge du graphisme [email protected]ésenteaubureaudulundiaujeudi

Missions:-Accueillelesétudiant·e·squiviennentchercherdel’aideàl’AGL-Répondàtoutedemandeentermederéalisationgraphiquewebouprint (flyers, affiches, visuels

pourFBouautreréseausocial,fasicule,ficheinfo,PV,CP...)Quecesoit pour la gestionquotidiennede l’AGLoupour des projets plusspécifiques-Soutienlaréalisationdevidéos(montageetsous-titrage)-EstlaréférentepourlaSavate- Effectue les tâches administratives pour le Conseil (mandats,démissions,listings,PV...)-Estenchargedelagestiondesressourceshumainesdel’ASBLSEUL(salaires,congés,contrats...)-Effectuedestâchesadministrativesdiversesdegestionquotidiennedel’AGL-Répondauxdemandesparmailetpartéléphone

Tu peux la contacter pour:-Unedemandederéalisationgraphiquepourl’undetesprojet-Uneaideplusgénéralesurundossierouunprojet


Arnaud Van Hecke - Permanent en charge des salles et de la communication - [email protected] - Présent au bureau les mardis,jeudisetvendredis

Missions:-Accueillelesétudiant·e·squiviennentchercherdel’aideàl’AGL-Gérequotidiennementlesiteinternetdel’AGL

(contenuetmaintien)-Soutienlacommunicationdel’AGL(réseauxsociaux,newsletter...)-EstleréférentpourlessubsidesANIMetsocioculturels-Faitdesrecherchesapprofondiessurdesdossiersencoursàl’AGLrelevant de ses compétences-Superviselagestionetlalocationdessalles-Superviseetformeles2jobistesenchargedelalocationdessalles(PierreetMathilde)-Effectuedestâchesadministrativesdiversesdegestionquotidiennedel’AGL-Estleconseillerbien-êtreautravaildel’ASBLSEUL-Répondauxdemandesparmailetpartéléphone

Tu peux le contacter pour:-Toutequestionrelativeàsesfonctions-Uneaideplusgénéralesurundossierouunprojet


QUELQUES CONSEILS…1. N’hésitezpasàvousfaireconnaîtreauprèsdu·delaresponsabledel’organeoùvoussiégezenle·lacontactantparmail,téléphoneoucourrierafinderecevoirtouteslesinformationsnécessairesàvotremandat.

2. Prenez contact avec vos prédécesseurs·seuses pour avoir unaperçugénéraldutravailaccomplilesannéesprécédentes.Consultezlesarchivespertinentes(àl’AGL).

3.Relevezfréquemmentlecourrierdéposédansvotrecasier(àl’AGL)ainsiquevosmails.C’estparcebiaisquevousrecevrezlesdocumentspréparatoiresauxréunionsauxquellesvousdevrezassister.

4. Faites régulièrement rapport au Conseil (éventuellement par écrit) des activités de l’instance dans laquelle vous siégez, et desdossiersquiysonttraités.N’hésitezpasàfaireappelauConseilpouravoirsapositionsurcertainesquestions.

5. S’informer est essentiel. Il faut être attentif·ve, repérer lesproblèmes,discuteraveclespersonnesresponsablespoursemettreau courant. Les rencontres informellesont à cet égardparfoisplusd’impact…

6.Sivousavezunmandatexterne,c’estpour fairevaloir lepointdevuede l’AGLdans l’instancedans laquellevoussiégez.N’hésitezjamaisàprendrelaparole,poserdesquestions,etc.

7. Entantquereprésentant·e·sétudiant·e·s,vousavezlesmêmesdroitsquelesautresmembresdel’instancedanslaquellevoussiégez:mettreunpointàl’ordredujour,disposerdesdocumentsnécessaires


avantlaréunion,êtreinformé·edesréunions,etc.

8. Ne vous contentez pas de poser une question sans écouterla réponse. Si vous ne recevez pas une réponse satisfaisanteou suffisamment précise, n’hésitez pas à insister, rappeler desengagementsantérieurs,etc.

9. Les traces écrites sont très importantes : prenez note de vosinterventions et des réponses qui y sont apportées, pour ensuitevérifierqu’ellesontétécorrectementtranscritesauPV.Veillezàbienclasser lesdocumentsquevousrecevezetàarchivervotretravailpourqu’ilspuissentservirauxsuivant·e·s…

INFOS PRATIQUES…Bureau AGLSituation : à LLN,67 ruedesWallons, deuxièmeétage, entréeparl’arrièredubâtiment,différentessalles:La salle du comité,grandesallederéunionavectablerondepourunequinzainedepersonnes.C’estdanscettesallequesontentreposéestouteslesarchivesdel’AGL(Fardes,Revues,Livres,Documents,...).Sivousorganisezuneréuniondanscettesalle,prévenezlespermanentspourvousassurerqu’elleestlibre.Le Bureau des Permanent·e·s,c’estlagrandesalleaufondducouloir.N’hésitepasàyrentrer,direbonjouret/ouposertesquestions!La salle des jobistes,àdroiteavantlebureaudespermanent·e·s,c’estlàoùtravaillentlesjobistesetoùsetiennentlespermanencessalles.C’estlàaussiquesetrouventlescasiers.La smart room,petitepièceauboutducouloiràgauche.C’estunesallederéunionàtailleplusréduitequelasalleducomité.Pourdesréunionsjusqu’à8personnes.La cafet’:commesonnoml’indique,c’estlapièceoùonmangeetoù


onsedétend.N’hésitepasàypasser,mêmesansbutprécis!C’estparfoislorsdeséchangesinformelsqu’onyapprendleplus!À Woluwé : 32 rueMartin V : local polyvalent de l’AGL : bureau,courrier,sallederéunion...

COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNELes casiers : les membres du comité ainsi que ceux du C.Ac. et du C.A.disposenttousd’uncasier,situédanslasalledesconseiller·e·s.Le courrier que vous recevez y est déposé, venez donc le releverrégulièrement.

Les mails : les conseiller·e·s disposent d’une adresse aglouvain(premièrelettredupré[email protected]).Sivousavezunproblèmeavecvotreadresse,contactezlespermanent·e·s.

Le courrier : si vous désirez envoyer un courrier pour l’AGL, vouspouvez le donner à un·e des permanent·e·s qui se chargera del’expédier.

Le site web est plein d’information, il est important de le consulter régulièrement. Si vousdésirezajouterdes infosoudesdocumentssurlesite,prenezcontactaveclespermanent·e·s.


ACCÈS AUX INFORMATIONSArchives : Dans la salle du comité se trouvent toute une série de fardes,de livres,etc.Cesont lesarchivesde l’AGL,quicontiennentdesinfosutilessurlesannéesprécédentes.Lesdossiersencourssontquant à eux rangésdans lesbureauxdespermanent·e·s.N’oubliezpasdelesconsulter!

Revues : L’AGL reçoit de nombreuses revues à destination desconseiller·e·s : la Libre, laQuinzaine,etc. Lesnumérosen cours setrouventsurlesétagèresdelasalledesconseiller·ère·s.

Publications de l’AGL : Dans la salle du comité se trouvent également desexemplairesdesdiversespublicationsdel’AGL(guides,Vox,etc.).N’hésitezpasàvousservir…

SOUTIEN LOGISTIQUEDans les bureaux de l’AGL, vous disposez dumatériel nécessaire àl’accomplissementdevotremandat(àutiliseruniquementpourvosactivitésAGL):-Unephotocopieuse-Destéléphones(interneUCLetexterne)- Plusieurs ordinateurs avec connexion Internet -Desprises et câbles pour brancher unordinateur portable sur leréseau. - Des fardes pour classer vos documents - Des intercalaires -Deschemisesplastiques-Uneimprimante.


105 ABRÉVIATIONS UTILESADEF AdministrationDel’Enseignementet delaFormationADFI AdministrationDesFinancesADPI AdministrationDuPatrimoineImmobilieretdes InfrastructuresADRE AdministrationDelaRechercheADRI AdministrationDesRelationsInternationalesAGE AssembléeGénéraledesétudiant·e·sdel’UNamurAGL AssembléeGénéraledesétudiant·e·sdeLouvainAGRO FacultédesbioingénieursAGW AGLWoluwéAIDE Serviced’aideauxÉtudiant·e·sAPH AcadémiquesPayésàl’HeureAREC AdministrationdesRelationsExtérieuresetdela CommunicationARES AcadémiedeRechercheetd’EnseignementSupérieurAUDI ServicedegestiondesauditoiresAVIE AdministrationdelaVieEtudianteBDE BureauDesÉtudiant·e·sBEA Bureaudesétudiant·e·sadministrateurs·ricesde l’ULBBEM BureauétudiantdelaFacultédemédecinedel’ULBBO Budget OrdinaireBS Budget SocialBU Bulletind’UnificationC.Ac Conseil académiqueCA Conseild’AdministrationCAI Conseildel’ActionInternationaleCASE ConseildesAffairesSocialesetEtudiantesCEFo Conseildel’EnseignementetdelaFormationCF Conseil Fédéral CGEI CoordinationGénéraledesEtudiant·e·s Internationaux·ales


CIO Centred’Informationetd’Orientationdel’UCLCIUF ConseilInter-UniversitaireFrancophoneCODA ConseilDesAgrégationsCODD Conseil du Développement DurableComAnim CommissionAnimationdel’AGLComArch CommissionArchivedel’AGLComPEPS CommissionduProjetpourétudiant·e·sàProfil Spécifiquedel’AGLComTE CommissiontransitionÉcologiquedel’AGLComElec CommissionÉlectoraledel’AGLComEns CommissionEnseignementdel’AGLComOuSo CommissionOuvertureSociétaledel’AGLComSoc CommissionSocialedel’AGLCORA CorpsAcadémiqueCORSCI CorpsScientifiqueCORTA CorpsTechniqueetAdministratifCP Communiqué de PresseCR ConseilRectoralCREF ConseildesRecteursFrancophonesDHC DoctoratHonorisCausaDPG DéclarationdePolitiqueGénéraleDRT FacultédeDroitetdeCriminologieE+R EnseignementetRechercheEPL EcolePolytechniquedeLouvainESPO FacultédesScienceséconomiques,sociales, politiquesdeetdecommunicationETP EquivalentTempsPleinETU SecrétariatDesEtudiant·e·sFASB Faculté de Pharmacie et des Sciences biomédicalesFédé FédérationdesRégionalesFIAL FacultédePhilosophie,ArtsetLettresFEF FédérationdesÉtudiants·e·sFrancophonesFSM Faculté des Sciences de la mobilitéFSP Faculté de Santé PubliqueFSR FondsSpécialdeRechercheFWB FédérationWallonieBruxelles


GCL Groupement des Cercles de LouvainGE/GA GrandEntretien/GrandAménagementGPLO ServicedeGestionduPatrimoine-LogistiqueGSPP ServicedeGestiondesPersonnesetduPatrimoineGT GroupedeTravailHTM Handicap,TroubleetMaladiegraveILV InstitutdesLanguesVivantesISA InstitutSupérieurd’Architecture(Bruxelleset Tournai)IUFC InstitutUniversitairedeFormationcontinueKAP KotÀProjetLLL Louvain Learning LabLOCI Facultéd’architecture,d’ingénieriearchitecturaleet d’urbanismeLOGE Servicedelalogistiquedesétudiant·e·sdel’UCLLR LogisticiendeRechercheLSM Louvain School of ManagementMAV MiseauvertMEDE FacultédeMédecineetdeMédecinedentaireORC OrganismedeReprésentationCommunautairePAC Personnel AcadémiquePDD Plan De DéveloppementPNA PatrimoineNonAffecté(budget)PO Pouvoir OrganisateurPSD PersonnelScientifiqueDéfinitifPSP FacultédePsychologieetdesSciencesdel’éducationPST PersonnelScientifiqueTemporairePV Procès-VerbalQOPA Serviced’appuiàlaqualitédel’offredeprogrammes académiquesRHUM ServicedegestiondesRessourceshumainesRPZ Représentant·e·sdel’AGLRPP RéunionPermanent·e·setPrésident·e·sAGLSC Faculté des sciencesSGSI ServiceGénéralduSystèmed’InformationSIC ServicedesInscriptionsdel’UCL


SPOR ServicedesSportsdel’UCLSSC Subside Socio-Culturel SSH SecteurdesSciencesHumainesSSS Secteur des Sciences de la SantéSST SecteurdesSciencesetTechnologiesSYELLO SyndicatdesÉtudiant·e·sLocataire·e·sde Louvain-la-NeuveTECO FacultédeThéologieUBE UniondesBureauxÉtudiantsUNECOF UniondesEtudiantsdelaCommunautéFrançaiseVRAE Vice-RecteurauxAffairesÉtudiantes


NOTES