lampiran hasil wawancara -...
TRANSCRIPT
LAMPIRAN HASIL WAWANCARA
Lampiran 1
PEDOMAN WAWANCARA
Dalam upaya memperoleh data, penelitian ini menggunakan wawancara sebagai metode
utama untuk melakukan pengkajian data secara mendalam. Berikut ini merupakan pedoman
wawancara yang ditujukan kepada responden/informan yang berkaitan dengan objek yan
akan diteliti oleh peneliti.
No Variabel Pertanyaan Wawancara
1. Manajemen Laporan 1. Ibu kalau saya boleh tahu, ibu dalam menyusun
laporan terkait dengan HV dan OWA apakah
dibuat per bulan atau dibuat per tahun?
2. Kalau saya boleh tahu ibu, ada atau tidak
prosedur / mekanisme pembuatan laporan dari
pemilik apotek berkaitan dengan laporan HV dan
OWA yang ibu buat?
3. Laporan HV dan OWA yang ibu buat selama ini
kalau saya boleh tahu di butuhkan oleh siapa
saja? Apakah hanya dibutuhkan oleh pemilik
apotek saja?
4. Selama ibu menyusun laporan HV dan OWA,
pernah atau tidak laporan yang ibu susun
dikembalikan ke ibu untuk diperbaiki? Kalau
pernah berapa kali laporan ibu dikembalikan?
5. Kalau saya boleh tahu ibu, dalam menyusun
berkas laporan HV dan OWA seperti apa?
Apakah laporan HV dan OWA disusun
berdasarkan tahun?
2. Metode Pemberkasan Arsip
Dinamis Aktif
6. Ibu kalau boleh saya tahu, di apotek Hasil
sendiri dalam menyimpan arsip menggunakan
sistem penyusunan yang seperti apa? Apakah
arsip tersebut disusun menggunakan urutan
abjad nama, berdasarkan tempat atau lokasi
arsip disusun, atau berdasarkan subjek nya?
3. Pemeliharaan dan Penjagaan
Arsip Dinamis Aktif
7. Arsip yang dipelihara seperti arsip HV dan
OWA di Apotek Hasil itu arsipnya dibuat secara
manual atau elektronik ibu? Kalau manual
pernah tidak ada kejadian arsip yang dipelihara
itu mengalami kerusakan? Seperti dimakan
rayap atau berjamur? Lalu bagaimana
penanganan yang ibu lakukan ketika arsip yang
dipelihara mengalami kerusakan?
8. Kalau saya boleh tahu, dalam pemeliharaan dan
penjagaan arsip seperti arsip HV dan OWA
yang ada di Apotek Hasil Salatiga seperti apa?
Apakah hanya ruangan saja yang dibersihkan?
9. Kalau saya boleh tahu, ibu dalam melakukan
pembersihan dan perawatan arsip HV dan OWA
dilakukan berapa kali ibu?
4. Peralatan dan Perlengkapan 10. Arsip HV dan OWA yang disimpan oleh ibu
Penyimpanan Arsip Dinamis
Aktif
menggunakan peralatan seperti apa?
5. Syarat – Syarat Pegawai
Kearsipan.
11. Selama ibu mengelola arsip di Apotek Hasil
pernah tidak arsip yang ibu kelola hilang?
12. Kalau saya boleh tahu, dulu ibu bisa menjadi
pengelola arsip di Apotek Hasil ini bagaimana
proses awalnya?
6. Penyelenggaraan Kearsipan
yang Baik bagi Organisasi.
13. Kalau saya boleh tahu, arsip yang selama ini ibu
pelihara apakah hanya di simpan di dalam
lemari saja? Apakah tidak ada arsip yan
disimpan di dalam dos atau di atas meja kerja
ibu?
14. Selama ibu mengelola arsip HV dan OWA
apakah ada kesulitan dalam menemukan arsip?
15. Kalau saya boleh tahu, pernah tidak ibu
mengusulkan kepada pemilik Apotek Hasil
Salatiga untuk menambah peralatan dalam
mengelola arsip HV dan OWA?
Lampiran 2
Wawancara 1
Sebelum wawancara dimulai dengan ibu siti, peneliti sempat diingatkan bahwa Apotek Hasil
Salatiga pada tanggal 12 Desember 2016 akan berpindah tempat. Wawancara ini dilakukan
dirumah beliau yang bertempat di Perumahan Candirejo Permai Jalan Akasia 3 RT 04/ RW
06 pada pukul 19.00 WIB pada tanggal 19 Oktober 2016.
Peneliti : Maaf kalau saya mengganggu waktu ibu sebentar, gini ibu saya mau tanya
kalau saya boleh tahu itu di Apotek Hasil dalam menyimpan arsip
menggunakan sistem penyusunannya itu disimpannya seperti apa apakah arsip
tersebut menggunakan urutan abjad nama, atau berdasarkan tempat atau lokasi
arsip disusun atau berdasarkan subjeknya?
Narasumber : Berdasarkan itu, apa eee bulan, tanggal dan itu PBF nya juga dan juga itu
urutan eee apa faktur ya itu ya, faktur itu berarti urutan emm itu pembelian
dari salesnya, dari tanggalnya. Tanggal, bulan, tahun.
Peneliti : Ibu, arsip yang dipelihara seperti arsip HV dan OWA di apotek Hasil itu,
arsipnya dibuat secara manual atau elektronik ibu?
Narasumber : Sementara ini masih dengan manual, karena gangguan biasanya itu kemarin
gangguan listrik itu lho, susah banget untuk itu karena kita ndak sedia diesel.
Disitu itu sering mati lampu, jadi kalo kita mau pake komputer, kendalanya
listrik itu
Peneliti : Eee, itu kan manual ibu, kalau pas penyusunan arsip yang dilakukan secara
manual itu pernah tidak kayak arsip yang dipelihara itu mengalami kerusakan
ibu?
Narasumber : Tidak selama ini, eee karena tersusun secara rapi dan kita sudah tahu ini
harus diarsipkan seperti itu.
Peneliti : Kalau eee saya boleh tahu, dalam pemeliharaan dan penjagaan arsip seperti
arsip HV dan OWA yang ada di Apotek Hasil itu seperti apa ibu?
Narasumber : Ya kita ikat per sales per nama PBF gitu, per tanggal, per bulan, satu ikat itu
terus di susun per sesuai dengan itunya eee nama PBF nya tidak urut abjad tapi
nama PBF nya. Banyak sedikitnya volume faktur, kalau yang lebih banyak
berarti dibawah.
Peneliti : Berarti seperti arsip HV dan OWA itu disimpan di dalam lemari?
Narasumber : sementara di simpan di lemari kayu yang tersedia disana.
Peneliti : Kalau pakai lemari kayu, eee pernah tidak sih bu kejadian kayak ada rayap?
Narasumber : Ohh tidak, lebih aman dikayu itu soalnya kayu itu sudah puluhan tahun disitu
Peneliti : Kalau saya boleh tahu ibu, melakukan pembersihan sama perawatan arsip
HV dan OWA itu dilakukan berapa kali ibu?
Narasumber : itu setiap akhir bulan kita susun, kadang 2 bulan kalau kita pembeliannya
hanya sedikit berarti 2 bulan sekali kita arsipkan, kita kemas, kita namain
seperti itu. Tapi kalau pembeliannya banyak berarti 1 bulan kita tutup, kita
bikin pembukuan ya kita arsip itu.
Peneliti : Eee, kalau eee saya boleh tahu arsip HV dan OWA itu di simpan oleh ibu
menggunakan peralatan yang seperti apa? Apakah hanya disimpan di lemari,
eee atau mungkin dibuat kliping atau seperti apa?
Narasumber : Ada yang kita buat kliping, itu istilahnya faktur tidak penting, ada yang
hanya kita ikat karet, jadikan satu per satu bulan itu, terus dimasukkan almari
itu kita susun sudah per bulannya itu.
Peneliti : eee selama ibu mengelola arsip di Apotek Hasil itu, eee ada tidak sih ibu
arsip yang pernah hilang atau ketlingsut?
Narasumber : Selama ini Alhamdulillah tidak, selalu siap.
Peneliti : Emm, kalau saya boleh tahu dulu ibu bisa menjadi pengelola arsip di Apotek
Hasil itu prosesnya bagaimana ibu?
Narasumber : Awal mula ya belajar dari nol, di bimbing oleh pemilik, juga apoteker juga.
Mereka mungkin melihat hasil kerja saya selalu aman tidak ada masalah
seperti itu.
Peneliti : Itu proses awalnya dari tahun berapa ibu kalau saya boleh tahu?
Narasumber : 2000 (beliau berusaha mengingat), sudah lama banget ik ya, lupa aku
pokoknya 15 tahun ya lebih.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu arsip yang selama ini ibu pelihara apakah hanya
disimpan di dalam almari saja?
Narasumber : Kalau sudah kan, itu ada kesepakatan dari pemilik dan apoteker, kalau sudah
5 tahun itu harus di pisahkan dengan yang baru. Jadi yang lama itu harus
terpisah dan istilahnya disimpan didalam gudang yang kalau sewaktu – waktu
masih butuh gitu. Tapi kalau yang baru itu kan di almari gitu dalam dua, ehh
satu sampai tiga tahun, di situ.
Peneliti : Berarti eee penyusunan arsip yang di HV sama OWA itu disusun ibu setiap
hari?
Narasumber : Ada dua orang petugas.
Peneliti : dua orang petugas?
Narasumber : Iya, di bagi. Jadi saling tukar, seandainya aku menyusun dia ngecek punyaku
yang saya itu, yang saya kerjain, dia yang ngerjain aku juga ngecek punya dia
betul ndak gitu. Kita laporan nanti ke apoteker dengan pemiliknya.
Peneliti : Itu laporan ke pemilik dan apoteker dilakukan setiap bulan?
Narasumber : Setiap bulan.
Peneliti : Itu kan gini bu, eee arsip yang tadi ibu bilang yang baru disusun dan
disimpan di dalam lemari selama satu sampai tiga tahun, eee selama itu pernah
ga sih ibu menemui kesulitan dalam menemukan arsip yang ibu simpan
selama satu sampai tiga tahun itu?
Narasumber : Ndak, karena kita ada yang disimpan juga ada yang dicatat secara manual itu
kan seandainya tidak mencari arsip faktur pun dimanual buku itu kan ada.
Jadi buku besar itu sudah urut tahunnya.
Peneliti : Jadi disusun melalui buku itu bu?
Narasumber : Buku, iya jadi kita tiga tahap itu.
Peneliti : Eee, gini ibu, kalau saya boleh tahu, pernah tidak sih ibu eee mengusulkan
kepada pemilik apotek untuk menambah peralatan dalam mengelola arsip HV
dan OWA?
Narasumber : Sudah, cuman ya itu tadi kendalanya sudah pernah kita coba dua tahun nggak
bisa justru malah rusak disitu, hilang datanya disitu.
Peneliti : Eee, bisa ibu jelaskan sedikit tentang HV dan OWA itu seperti apa obatnya?
Narasumber : Kalau pembelian HV itu, kita taruh eee kaya bodrex, kaya promagh gitu,
kaya eee minyak kayu putih, itu adalah obat HV. Kalau OWA itu obat yang
emm harus pake resep dokter dan eee harus dengan SP yang resmi.
Peneliti : Terimakasih ibu Siti, maaf sudah mengganggu waktunya tadi.
Narasumber : Iya ndak papa
Lampiran 3
Wawancara 2
Peneliti kembali melakukan wawancara dengan ibu Siti Mindaryati selaku pengelola Apotek
Hasil Salatiga yang mempunyai tugas sebagai penanggung jawab arsip. Wawancara ini
dilakukan di Apotek Hasil Salatiga pada jam 15.00 WIB pada tanggal 9 Januari 2017.
Sebelum wawancara dimulai, peneliti melakukan konfirmasi kepada ibu Siti Mindaryati
terkait dengan rencana berpindahnya Apotek Hasil Salatiga pada tanggal 12 Desember 2016.
Ibu Siti Mindaryati sempat melakukan konfirmasi kepada peneliti bahwa Apotek Hasil
Salatiga tidak jadi berpindah tempat dikarenakan pemilik bangunan menjanjikan kepada
pemilik Apotek Hasil Salatiga yaitu bapak Didik, bahwa tempat atau lokasi yang ditempati
akan segera di lakukan perbaikan, sehingga bapak Didik memperpanjang kontrak bangunan.
Tetapi hingga saat ini tempat yang dijanjikan akan di perbaiki hingga saat ini tidak ada tindak
lanjut dari pemilik bangunan yang ditempati oleh Apotek Hasil Salatiga. Ibu Siti Mindaryati
sempat mengeluhkan kondisi tempat di Apotek dikarenakan ada beberapa fasilitas yang tidak
dapat beroperasi seperti kulkas yang ada di Apotek. Apotek Hasil sendiri pernah ditegur oleh
DKK (Dinas Kesehatan Kota) karena tempat / lokasi apotek yang dianggap kotor. Ibu Siti
Mindaryati juga sempat mengeluh kepada peneliti terkait dengan harga sewa yang disepakati
dikarenakan harga sewa bangunan yang dianggap tidak sebanding dengan bangunan yang
ditempati oleh Apotek Hasil Salatiga.
Peneliti : Maaf sebelumnya kalau mengganggu waktu ibu karena tadi saya lihat apotek
sedang ramai. Ibu kalau saya boleh tahu, eee ibu dalam menyusun laporan HV
dan
OWA itu di buat per bulan atau per tahun?
Narasumber : HV dan OWA?
Peneliti : Iya
Narasumber : Setiap hari kita ada laporan pembukuan.
Peneliti : Maksud saya laporan pembukuan keseluruhan
Narasumber : Oww, laporan pembukuan keseluruhan? Setiap bulan, akhir bulan.
Peneliti : kalau saya boleh tahu itu, dalam penyusunan laporan HV dan OWA itu ada
prosedur atau mekanismenya sendiri tidak dari pemilik apotek terkait dengan
laporan HV dan OWA itu?
Narasumber : Oww, nggak kita nanti beberapa bulan di cek oleh pemiliknya gitu, tiap bulan
begitu, dia yang bikin aku yang ngecek, nanti aku yang di cek oleh pemiliknya.
Jadi pengelolanya aku, yang membuat asisten apoteker, nanti aku ngecek
sebagai pengelola lalu tiga bulan sekali di cek oleh pemilik apotek. Satu tahun
gitu stock opname.
Peneliti : Itu selama ibu menyusun itu pernah tidak laporan HV dan OWA itu
dikembalikan lagi ke ibu?
Narasumber : Ada, pernah eee dalam satu tahun bisa tiga kali.
Peneliti : Bisa tiga kali?
Narasumber : Iya, hee
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga laporan HV dan OWA itu dibutuhkan sama
pemilik saja atau sama apoteker juga?
Narasumber : Apoteker, apoteker juga ngecek. Tapi tidak setiap saat apoteker ngecek, kalau
obat lha itu barang datang, faktur itu di cek oleh apoteker. Sama SP (Surat
Pesanan) kan, eee bulan ini pesan apa saja gitu, kana ada laporan nya juga yang
sudah masuk apa yang keluar apa itu apoteker plus asisten apotekernya. Kalau
aku pengelola, sebagai pengelola barang yang ada barang yang habis dan
laporan keuangan yang sudah dibikin oleh dia (asisten apoteker) terus baru aku
nanti cek, tiga bulan ada kejanggalan pemilik telpon begitu.
Peneliti : Jadi kalau eee kaya sistem laporan HV dan OWA itu berarti dalam satu tahun
ditata?
Narasumber : Tiap bulan? Oww fakturnya?
Peneliti : Tidak, maksudnya kan laporan HV dan OWA itu tadinya kan di buat
perbulan, la itu dalam satu tahun itu?
Narasumber : Dalam buku, satu besar.
Peneliti : Dijadikan dalam satu buku besar?
Narasumber : Iya, dalam buku besar satu. Terus kalau ada laporan khusus juga sendiri,
maksudnya dalam arti mungkin untuk eee biaya bayar listrik, itu ada bukunya
sendiri, tapi dalam laporan satu itu juga masuk disitu nanti ada khusus lagi
pengeluaran gitu.
Peneliti : Itu dulu ibu untuk wawancaranya. Terimakasih
Lampiran 4
Wawancara 1
Setelah peneliti mendapatkan data awal wawancara dengan ibu Siti Mindaryati selaku
pengelola Apotek Hasil Salatiga, untuk mendapatkan lebih konkrit peneliti melakukan
wawancara kepada ibu Suprihatin Siti Mulyani S. Far. Apt yang mempunyai tanggungjawab
sebagai apoteker di Apotek Hasil Salatiga. Wawancara ini dilakukan pada tanggal 21 Januari
2017 bertempat di Apotek Hasil Salatiga pada pukul 16.00 WIB.
Peneliti : Selamat sore ibu, maaf mengganggu waktu ibu sebentar, saya mau wawancara
ibu apakah bisa?
Narasumber : O ya mas bisa wawancara. Gimana mas?
Peneliti : Begini ibu, kalau saya boleh tahu ibu dalam menyusun laporan terkait dengan
HV dan OWA itu apakah dibuat per bulan atau per tahun?
Narasumber : Untuk pembukuan kita buat per hari, setiap hari kita masukkan ke pembukuan
tapi untuk pengarsipan kita susun setiap satu bulan sekali, kita kelompokkan
dalam satu bulan itu menjadi satu.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu ibu, ada atau tidak prosedur atau mekanisme
pembuatan laporan dari pemilik apotek terkait dengan laporan HV dan OWA
yang ibu buat?
Narasumber : Kalau prosedur atau mekanisme yang secara mengikat dari pemilik terkait
dengan pembuatan laporan HV dan OWA tidak ada, tetapi dalam penyusunan
laporan HV dan OWA alangkah baiknya dibuat searah, Didalam pengarsipan
jangan sampai terbalik balik, mulai dari barang datang, hingga faktur
diarsipkan harus searah. Perlu dijelaskan lebih?
Peneliti : Iya ibu saya juga mau tahu, kalau memang ada peraturan atau mekanisme itu,
mekanismenya seperti apa?
Narasumber : Mekanisme, maksudnya?
Peneliti : Mekanisme pembuatan laporan HV dan OWA itu.
Narasumber : Mulai dari barang datang, barang datang itu tentunya ada faktur bersama
copyannya, kita mengambil faktur setelah ditandatangani oleh sales, dari faktur
tersebut kita cek barang dengan benar, apakah barang tujuannya itu apakah
benar di Apotek Hasil, apakah barangnya sesuai dengan yang kita pesan, baru
kita tandatangani faktur tersebut lalu kita kasih cap. Biasanya setiap barang
pengiriman ada lima copyan, kita mengambil copyan faktur yang terakhir.
Sisanya kita kembalikan lagi ke pengirim atau ke sales. Setelah itu kita cek
batch dan expired, karena tujuannya saat kita retur barang, antara data faktur
dengan barang itu harus sesuai. Jika barang tidak sesuai, tidak bisa kita retur.
Kenapa retur? Bisa jadi barang yang dikirim mendekati expired, kemudian
setelah kita menerima copyannya, kita baru memasukkan jenis barang – barang
tersebut ke pembukuan.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu, selama ibu menjadi apoteker, pernah tidak ibu
menemukan laporan yang dibuat oleh asisten apoteker dan pengelola salah?
Kalau iya berapa kali laporan tersebut ibu kembalikan kepada asisten apoteker
dan pengelola?
Narasumber : Wahh, itu pernah mas, saya kembalikan lagi ke asisten apoteker dan pengelola
untuk di perbaiki. Biasanya laporan yang disusun terjadi kesalahan didalam
pemberian nomor. Karena setiap faktur itu kan ada nomernya sendiri – sendiri,
atau kadang juga salah dalam memberikan urutan tanggal, karena untuk
pengarsipan HV dan OWA lebih mudah kalau di buat berdasarkan urutan
tanggal. Kalau untuk berapa kalinya, dalam satu tahun saya kembalikan 3 kali
sih mas, karena ya itu tadi kadang salah dalam memberikan nomer faktur. Kan
soalnya barang datang kan tidak langsung di bayar mas, maka dari itu laporan
terkait dengan faktur ini sangat penting.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu ibu, laporan HV dan OWA itu apa hanya
dibutuhkan oleh pemilik saja?
Narasumber : Eee, pengarsipan dibutuhkan oleh apotek sendiri biasanya, sebagai bukti nyata
bahwa faktur tersebut telah lunas. Atau bisa jadi jika dibutuhkan itu tadi jika
ada retur. Pengarsipan itu penting sekali, jika ada retur kita mudah sekali untuk
mencari. Otomatis kan kita meretur barang harus ada copy faktur, nah untuk
mencari copy faktur tersebut, tandanya harus tahu pembeliannya kapan, tanggal
berapa, bulan apa, tahun kapan, tinggal kita kan pengarsipan itu dikelompokkan
setiap bulan dan tahun dengan tujuan biar mudah mencarinya.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu juga ibu dalam menyusun berkas laporan HV dan
OWA itu seperti apa? Apakah laporan HV dan OWA disusun berdasarkan
tahun? Maksud saya itu laporan HV dan OWA secara keseluruhan ibu
Narasumber : Pengarsipan itu kita lakukan per tanggal, tidak apa ya, eee per tanggal tidak di
kelompokkan lagi eee sesuai dengan PBF, tapi kita kelompokkan per tanggal.
Dalam 30 hari itu, kita jadikan satu. Kita masukkan map, baru dimasukkan
kardus. Kemudian di kardus di tempeli itu bulan apa, tahun apa.
Peneliti : Berarti dalam satu tahun itu ada banyak sekali arsip HV dan OWA ibu?
Narasumber : Iya, dan sudah dikelompokkan sendiri – sendiri setiap bulannya.
Peneliti : Eee, oya ibu kalau saya boleh tahu juga, di apotek Hasil sendiri dalam
menyimpan arsip menggunakan sistem penyusunan yang seperti apa? Apakah
disusun berdasarkan urutan abjad nama, berdasarkan tempat atau lokasi arsip
itu disusun, atau berdasarkan subyeknya?
Narasumber : Berdasarkan eee abjad namanya ya, ya itu dikelompokkan tiap – tiap PBF.
Jadi setiap PBF – PBF itu dibuatkan satu map, kemudian map itu diurutkan dari
abjad PBF. A sampai Z itu diurutkan, A sampai Z kita taruh di lemari kalau
pengarsipan setelah lunas itu sebelum lunas, setelah lunas baru kita urut kan
setiap tanggalnya. Tidak lagi sesuai dengan PBF nya, tapi tiap urutan
tanggalnya. Global satu bulan.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu juga ibu, arsip yang dipelihara seperti arsip HV
dan OWA di apotek Hasil itu, arsipnya dibuat secara manual apa elektronik
ibu?
Narasumber : Sementara ini, kita masih dengan manual sih mas.
Peneliti : Kalau manual pernah tidak ada kejadian arsip yang dipelihara itu mengalami
kerusakan? Seperti dimakan rayap atau berjamur?
Narasumber : Selama ini sih tidak mas, karena kan di lemari kayu itu arsipnya sudah tertata
dengan rapi, terus untuk di sekitar tempat penyimpanan arsip yang ada di
lemari kayu juga di bersihkan
Peneliti : Kalau saya boleh tahu, arsip yang selama ini di pelihara apakah hanya di
simpan di dalam almari saja ibu?
Narasumber : Ya tidak selamanya di simpan di lemari mas, kita lakukan pengecekkan,
karena eee dalam Surat Pesanan itu kan satu sales itu tidak hanya satu faktur,
tetapi banyak faktur, terkadang satu sales bisa membawa 3 – 5 faktur dengan
jenis barang barang yang berbeda dari satu PBF. Jadi kami melakukan
pengecekan ya kurang lebih lima tahun sekali untuk memastikan apakah faktur
faktur tersebut sudah terbayar lunas semuanya atau belum. Jika sudah
dipastikan sudah lunas semua, arsip tersebut kita simpan di gudang, tetapi
untuk arsip baru kita simpan selama dua sampai tiga tahun.
Peneliti : Selama penyimpanan arsip laporan HV dan OWA itu apakah tidak menemui
kesulitan ibu dalam menemukan arsip yang di simpan di lemari? Mengingat
waktu simpannya bisa sampai 3 tahun untuk arsip baru?
Narasumber : Ya, selama ini tidak ada kesulitan mas, kan gini kita juga mencatat di buku
manual mas.
Peneliti : Gini ibu, saya juga pingin tahu nih, arsip HV dan OWA yang disimpan oleh
ibu menggunakan peralatan yang seperti apa saja?
Narasumber : Ada clip, kita clip, kemudian kita kasih map baru di taruh di dalam kardus.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu, pernah tidak ibu mengusulkan kepada pemilik Apotek
Hasil Salatiga untuk menambahkan peralatan dalam mengelola arsip HV dan
OWA?
Narasumber : Dulu sih pernah mas, kita pernah mengusulkan untuk menambah peralatan,
tapi karena kendalanya di sini itu listriknya mas, kami dulu pernah mencoba
menambah peralatan dengan menggunakan komputer selama dua tahun, tapi ya
gitu mas datanya banyak yang rusak dan hilang di situ sehingga akhirnya
kembali ke manual mas.
Peneliti : Oww, terimakasih ibu atas tersediannya ibu diwawancarai, mohon maaf ibu
menggangu waktu ibu.
Narasumber : Iya mas sama sama
Lampiran 5
Wawancara 1
Peneliti melakukan wawancara dengan asisten apoteker yang bernama Elga Indriyati. Peneliti
melakukan wawancara pukul 10.30 WIB di Apotek Hasil Salatiga pada tanggal 23 Januari
2017. Sebelum peneliti melakukan wawancara, peneliti mendapati bahwa Apotek Hasil
sedang di perbaiki, dikarenakan ada beberapa lantai di apotek yang pecah, sehingga harus di
ganti. Kondisi apotek pada saat peneliti akan melakukan wawancara dalam keadaan ramai.
Peneliti sempat melakukan konfirmasi kepada pengelola Apotek Hasil, dan pengelola
mengatakan bahwa perbaikan ini di lakukan oleh pemilik tempat Apotek Hasil.
Peneliti : Maaf mbak, mengganggu waktu sebentar, ibu kalau saya boleh tahu dalam
menyusun laporan terkait dengan HV dan OWA apakah itu di buat per bulan
atau per tahun mbak?
Narasumber : Ada laporan per bulannya, per tahunnya juga ada. Tapi biasanya per bulan.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga, ada tidak sih prosedur atau mekanisme
pembuatan laporan dari pemilik apotek berkaitan dengan HV dan OWA itu?
Narasumber : Tidak ada sih, maksudte mekanisme?
Peneliti : Maksudnya kaya ada ciri ciri tertentu misalnya seperti penulisan laporan itu
harus seperti ini itu
Narasumber : Nak gitu sih setiap apotek kan beda beda ya, nek kayak laporan per bulan itu
ada, tapi kalau mekanisme sih ya hampir sama sih caranya.
Peneliti : Kalau laporan HV dan OWA itu mbak, kalau selama ini kalau saya boleh tahu
itu di butuhkan sama siapa saja ya mbak?
Narasumber : Pemilk, terus buat laporan apotek juga to, tapi kurang lebih kan kebanyakan
kan ke pemiliknya. Sama dinas, pusat juga iya sih
Peneliti : Dinas sama pusat?
Narasumber : Iya dinas sama pusat, dinas kan ya mas? Masalah e kan dia ngecek e takut e
nek ada obat – obat tertentu misal e, tapi kan sini tidak ada. Tidak punya kayak
narkotik, itu nak OWA.
Peneliti : Kayak obat obat psikotropika itu ya?
Narasumber : Iya, narkotik, psikotropika tapi sini tidak punya.
Peneliti : Selama mbak menyusun laporan HV dan OWA itu, pernah tidak laporan yang
mbak buat di kembalikan lagi untuk di perbaiki?
Narasumber : Iya pernah.
Peneliti : Berapa kali mbak kalau saya boleh tahu?
Narasumber : Berapa ya, ya dua kali tiga kali nan.
Peneliti : Itu dalam jangka?
Narasumber : setahun
Peneliti : satu tahun?
Narasumber : Iya, paling keliru to di selisih to biasanya kebanyakan.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga mbak, di Apotek Hasil sendiri dalam menyimpan
arsip sendiri menggunakan sistem penyusunan yang seperti apa? Apakah
laporan itu disusun berdasarkan abjad nama, atau berdasarkan tempat lokasi
arsip itu disimpan, atau berdasarkan subjeknya?
Narasumber : Arsipnya, kalau disimpan biasanya berdasarkan itu, apa eee setiap PBF itu
lho.
Peneliti : Setiap PBF?
Narasumber : Iya
Peneliti : Berarti diurutkan berdasarkan setiap nama PBF gitu ya?
Narasumber : Iya, di sendirikan setiap PBF nya
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga mbak, arsip yang dipelihara seperti arsip HV dan
OWA itu di Apotek Hasil arsipnya dibuat secara manual atau elektronik mbak?
Narasumber : Manual.
Peneliti : Kalau manual, pernah tidak sih kayak laporan itu rusak atau dimakan rayap?
atau berjamur seperti itu?
Narasumber : Kalau manual kayaknya ndak ki, nek rayap yo kadang yo iyo sihh (tertawa).
Peneliti : Kalau kena rayap itu biasanya berapa tahun arsip itu disimpan?
Narasumber : Kan disini penyimpanannya kan lima tahun sekali harus dimusnahkan to, la
biasane nek lima tahun itu kan kadang dimasukke di dalam kardus gitu lho,
Cuma ya dimasukke didalam kardus itu kalau ndak ya di lemari itu.
Peneliti : Berarti kalau pas kena rayap itu langsung di musnahkan atau ada duplikasinya
atau bagaimana?
Narasumber : Biasane di musnahkan, masalah e kan sudah lama lima tahunan itu to.
Peneliti : Berarti itu semua kayak fakturnya sudah lunas semua ya?
Narasumber : Iya, sudah lunas lima tahun sekali harus di musnahkan.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu mbak, dalam pemeliharaan dan penjagaan arsip seperti
HV dan OWA yang ada di apotek itu seperti apa? Apakah hanya ruangan saja
yang dibersihkan, atau mungkin laporannya di buat per map atau bagaimana?
Narasumber : Biasanya, di buat per map gitu.
Peneliti : Per map?
Narasumber : Arsip e, ooo, per buku sih biasane kok mas. OWA HV OWA.
Peneliti : Itu dicampur atau di pisah sendiri?
Narasumber : Dicampur jadi satu, pembukuannya.
Peneliti : Berarti itu di susun per bulan?
Narasumber : Disusun per bulan. Itu ada bukune OWA HV OWA.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga mbak, dalam melakukan pembersihan dan
perawatan arsip HV dan OWA itu dilakukan berapa kali sehari?
Narasumber : Nak OWA HV? Biasanya, setahun atau berapa ya, setahun sekali kayane e,
kayak OWA HV OWA, nak kaya sing faktur – faktur gitu lima tahun sekali.
Biasane nek udah dilaporke gitu udah
Peneliti : Itu di laporkan ke?
Narasumber : Di laporke ke pemilik e biasane. Nek kayak dinas kan paling lihat itu to
bukune itu, obat – obatan yang jual apa gitu tok.
Peneliti : Itu di buku tentang obat juga di tulis secara manual juga?
Narasumber : Iya
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga, arsip HV dan OWA yang disimpan oleh mbak itu
menggunakan peralatan apa saja?
Narasumber : He, peralatanne?
Peneliti : Maksudnya kayak misal di simpan dimana gitu lo arsipnya
Narasumber : oww, paling disimpan di lemari itu tok.
Peneliti : di dalam lemari itu?
Narasumber : Iya di lemari itu, kan itu kan ada bukune, di masukke di dalam lemari jadi satu
gitu tok.
Peneliti : Jadi buku nya di masukkan di dalam lemari gitu?
Narasumber : Iya
Peneliti : Selama mengelola arsip HV dan OWA itu pernah tidak sih mbak kayak arsip
yang dikelola itu hilang atau ketlingsut?
Narasumber : Iya pernah sih, ehh nak OWA HV? ndak koyone, nak keliru kui yo
Peneliti : Keliru dalam catatan?
Narasumber : keliru dalam laporan
Peneliti : Kalau saya boleh tahu, dulu bisa menjadi pengelola arsip itu bagaimana
proses awalnya mbak?
Narasumber : piye? (tertawa)
Peneliti : Maksudnya kan dulu daftar di Apotek Hasil, la terus itu di latih sama siapa
untuk bisa menjadi pengelola arsip?
Narasumber : Mbak siti (tertawa)
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga, arsip yang selama mbak pelihara itu apkah hanya
disimpan di lemari itu saja? Apa tidak ada arsip yang di simpan di doos atau di
meja kerja?
Narasumber : Tinggal per tahun atau per bulan? Kalau per bulan kan biasane di lemari itu,
terus nanti kalau sudah lama di doos in juga
Peneliti : Selama mengelola arsip HV dan OWA itu, pernah ga sih mbak mengalami
kesulitan dalam menemukan arsipnya?
Narasumber : Iya pernah sih.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu, kesulitannya karena apa?
Narasumber : Iya biasane selisih itu to. Nak dewe ono selisih kan biasane mengalami
kesulitan
Peneliti : Mbak, kalau saya boleh tahu pernah tidak memberikan usulan kepada pemilik
untuk menambah fasilitas pengelolaan arsip?
Narasumber : Pernah nak itu.
Peneliti : Dalam hal apa mbak kalau saya boleh tahu?
Narasumber : Fasilitas tempat biasane.
Peneliti : Fasilitas tempat? Maksudnya?
Narasumber : Iya kayak etalase mungkin, lemari gitu.
Peneliti : Apa terlalu kecil atau bagaimana mbak?
Narasumber : Tempat e sih emang terlalu kecil, tapi nak kayak etalase kan kurang
memadai, terus rak.
LAMPIRAN ANALISIS DATA
Lampiran 1
Transkrip
Data Hasil Wawancara dengan Pengelola Apotek
Ibu Siti Mindaryati
Kode Baris Hasil Wawancara
MPAD
PPAD
PPPAD
SSPK
PKBO
JO
MP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41.
Berdasarkan itu, apa eee bulan, tanggal dan itu PBF nya juga dan juga itu
urutan eee apa faktur ya itu ya, faktur itu berarti urutan emm itu pembelian
dari salesnya, dari tanggalnya. Tanggal, bulan, tahun. Sementara ini masih
dengan manual, karena gangguan listrik itu lho, susah banget untuk itu
karena kita ndak sedia diesel. Disitu itu sering mati lampu, jadi kalo kita
mau pake komputer, kendalanya listrik itu. Tidak selama ini, eee karena
arsip tersusun secara rapi dan kita sudah tahu ini harus diarsipkan seperti
itu. Ya kita ikat per sales per nama PBF gitu, per tanggal, per bulan, satu
ikat itu terus disusun per sesuai dengan dengan itunya eee nama PBF nya
tidak urut abjad tapi nama PBF nya. Banyak sedikitnya volume faktur,
kalau yang lebih banyak berarti dibawah. Sementara di simpan di lemari
kayu yang tersedia disana. Ohh tidak, lebih aman dikayu itu soalnya kayu
itu sudah puluhan tahun disitu. Itu setiap akhir bulan kita susun, kadang
dua bulan kalau pembeliannya hanya sedikit berarti dua bulan sekali kita
arsipkan, kita kemas, kita namain seperti itu. Tapi kalau pembeliannya
banyak berarti satu bulan kita tutup, kita bikin pembukuan ya kita arsip
itu. Ada yang kita buat kliping, itu istilahnya faktur tidak pendting, ada
yang hanya kita ikat karet, jadikan satu per satu bulan itu, terus
dimasukkan almari itu kita susun sudah per bulannya itu. Selama ini
Alhamdulillah tidak, selalu siap. Awal mula ya belajar dari nol, di bimbing
oleh pemilik, juga apoteker juga. Mereka mungkin melihat hasil kerja saya
selalu aman tidak ada masalah seperti itu. 2000, sudah lama banget ik ya,
lupa aku pokoknya 15 tahun ya lebih. Kalau sudah kan, itu ada
kesepakatan dari pemilik dan apoteker, kalau sudah lima tahun itu harus di
pisahkan dengan yang baru. Jadi yang lama itu harus terpisah dan istilahya
disimpan didalam gudang yang kalau sewaktu – waktu masih butuh gitu.
Tapi kalau yang baru itu kan di almari gitu dalam dua, ehh satu sampai
tiga tahun, disitu. Ada dua orang petugas. Iya, di bagi. Jadi saling tukar,
seandainya aku menyusun dia ngecek punyaku yang saya itu, yang saya
kerjain, dia yang ngerjain aku juga ngecek punya dia betul ndak gitu. Kita
laporan nanti ke apoteker dengan pemiliknya. Setiap bulan. Ndak, karena
kita ada yang disimpan juga ada yang dicatat secara manual itu kan
seandainya tidak mencari arsip faktur pun dimanual buku itu kan ada. Jadi
buku besar itu sudah urut tahunnya. Buku, iya jadi kita tiga tahap itu.
Sudah, cuman ya itu tadi kendalanya sudah pernah kita coba dua tahun
nggak bisa justru malah rusak disitu, hilang datanya disitu. Kalau
pembelian HV itu, kita taruh eee kaya bodrex, kaya promagh gitu, kaya
eee minyak kayu putih, itu adalah obat HV. Kalau OWA itu obat yang
emm harus pake resep dokter dan eee dengan SP yng resmi. HV dan
OWA? Setiap hari kita ada laporan pembukuan. Oww, laporan pembukuan
keseluruhan? Setiap bulan, akhir bulan. Oww, nggak kita nanti beberapa
42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56.
bulan di cek oleh pemiliknya gitu, tiap bulan begitu, dia yang bikin aku
yang ngecek,nanti aku yang di cek oleh pemiliknya. Jadi pengelolanya
aku, yang membuat asisten apoteker, nanti aku ngecek sebagai pengelola
lalu tiga bulan sekali di cek oleh pemilik apotek. Satu tahun gitu stock
opname. Ada, pernah eee dalam sau tahun bisa tiga kali. Iya, hee.
Apoteker, apoteker juga ngecek. Tapi tidak setiap saat apoteker ngecek,
kalau obat lha itu barang datang, faktur itu dicek oleh apoteker. Sama SP
(Surat Pesanan) kan, eee bulan ini pesan apa saja gitu, kan ada laporannya
juga yang sudah masuk apa yang keluar apa itu apoteker plus asisten
apotekernya. Kalau aku pengelola, sebagai pengelola barang yang ada
barang uang habis dan laporan keuangan yang sudah di bikin oleh dia
(asisten apoteker) terus baru aku nani cek, tiga bulan adan kejanggalan
pemilik telpon begitu. Tiap bulan? Oww fakturnya? Dalam buku, satu
besar. Iya, dalam buku besar satu. Terus kalau ada laporan khusus juga
sendiri, maksudnya dalam arti mungkin untuk eee biaya bayar listrik, itu
ada bukunya sendiri, tapi dalam laporan satu itu juga masuk disitu nanti
ada khusus lagi pengeluaran gitu.
Keterangan :
MPAD : Metode Pemberkasan Arsip Dinamis
PPAD : Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis
PPPAD : Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis
SSPK : Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
PKBO : Penyelenggaraan Kearsipan Bagi Organisasi
JO : Jenis Obat
MP : Manajemen Pelaporan
Data Hasil Wawancara dengan Apoteker
Ibu Suprihatin Siti Mulyani S. Far. Apt
Kode Baris Hasil Wawancara
MP
MPAD
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45.
O ya mas bisa wawancara. Gimana mas? Untuk pembukuan kita buat per
hari, setiap hari kita masukkan ke pembukuan tapi untuk pengarsipan kita
susun setiap satu bulan sekali, kita kelompokkan dalam satu bulan menjadi
satu. Kalau prosedur atau mekanisme yang secara mengikat dari pemilik
terkait dengan pembuatan laporan HV dan OWA tidak ada, tetapi dalam
penyusunan laporan HV dan OWA alangkah baiknya dibuat searah.
Didalam pengarsipan jangan sampai terbalik – balik, mulai dari barang
datang, hingga faktur diarsipkan harus searah. Perlu dijelaskan lebih?
Mekanisme, maksudnya? Mulai dari barang datang, barang datang itu
tentunya ada faktur bersama copyannya, kita mengambil faktur setelah
ditandatangani oleh sales, dari faktur tersebut kita cek barang dengan benar,
apakah barang tujuannya itu apakah benar di Apotek Hasil, apakah
barangnya sesuai dengan yang kita pesan, baru kita tandatangani faktur
tersebut baru kita kasih cap. Biasanya setiap barang pengiriman ada lima
copyan, kita mengambil copyan faktur yang terakhir. Sisanya kita
kembalikan lagi ke pengirim atau ke sales. Setelah itu kita cek batch dan
expired, kareena tujuannya saat kita retur barang, antara data faktur dengan
barang itu harus sesuai. Jika barang tidak sesuai, tidak bisa kita retur.
Kenapa retur? Bisa jadi barang yang dikirim mendekati expired, kemudian
setelah kita menerima copyannya, kita baru memasukkan jenis barang –
barang tersebut ke pembukuan. Wahh, itu pernah mas, saya kembalikan lagi
ke asisten apoteker dan pengelola untuk diperbaiki. Biasanya laporan yang
disusun terjadi kesalahan didalam pemberian nomor. Karena setiap faktur itu
kan ada nomornya sendiri – sendiri, atau kadang juga salah dalam
memberikan urutan tanggal, karena untuk pengarsipan HV dan OWA lebih
mudah kalau di buat berdasarkan urutan tanggal. Kalau untuk berapa
kalinya, dalam satu tahun saya kembalikan 3 kali sih mas, karena ya itu tadi
kadang salah dalam memberikan nomor faktur. Kan soalnya barang datang
kan tidak langsung di bayar mas, maka dari itu laporan terkait dengan faktur
ini sangat penting. Eee, pengarsipan dibutuhkan oleh apotek sendiri
biasanya, sebagai bukti nyata bahwa faktur tersebut sudah lunas. Atau bisa
jadi jika dibutuhkan itu tadi jika ada retur. Pengarsipan itu penting sekali,
jika ada retur kita mudah sekali untuk mencari. Otomatis kan kita meretur
barang harus ada copy faktur, nah untuk mencari copy faktur tersebut,
tandanya harus tahu pembeliannya kapan, tanggal berapa, bulan apa, tahun
kapan, tinggal kita kan pengarsipan itu dikelompokkan setiap bulan dan
tahun dengan tujuan biar mudah mencarinya. Pengarsipan itu kita lakukan
per tanggal, tidak apa ya, eee per tanggal tidak di kelompokkan lagi eee
sesuai dengan PBF, tapi kita kelompokkan per tanggal. Dalam tiga puluh
hari itu, kita jadikan satu. Kita masukkan map, baru dimasukkan kardus.
Kemudian di kardus di tempeli itu bulan apa, tahun apa. Iya, dan sudah
dikelompokkan sendiri – sendiri setiap bulannya. Berdasarkan eee abjad
namanya ya, ya itu dikelompokkan tiap – tiap PBF. Jadi setiap PBF – PBF
itu dibuatkan satu map, kemudian map itu diurutkan dari abjad PBF. A
sampai Z itu diurutkan, A sampai Z, kemudian kita taruh di almari kalau
PPAD
PPPAD
46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65.
pengarsipan sebelum lunas. Setelah lunas baru kita urut kan setiap
tanggalnya. Tidak lagi semua dengan PBF nya, tapi tiap urutan tanggalnya.
Global satu bulan. Sementara ini, kita masih dengan manual sih mas. Selama
ini sih tidak mas, karena kan di almari kayu itu arsipnya sudah tertata
dengan rapi, terus untuk di sekitar tempat penyimpanan arsip yang ada di
almari kayu juga di bersihkan. Ya tidak selamanya di simpan di almari mas,
kita lakukan pengecekkan, karena eee dalam Surat Pesanan itu kan satu sales
itu tidak hanya satu faktur, tetapi banyak faktur, terkadang satu sales bisa
membawa tiga sampai lima faktur dengan jenis barang yang berbeda dari
satu PBF. Jadi kami melakukan pengecekan ya kurang lebih lima tahun
sekali untuk memastikan apakah faktur - faktur tersebut sudah terbayar lunas
semua, arsip tersebut kita simpan di gudang, tetapi untuk arsip baru kita
simpan selama dua sampai tiga tahun. Ya, selama ini tidak ada kesulitan
mas, kan gini kita juga mencatat di buku manual mas. Ada clip, kita clip,
kemudian kita kasih map baru di taruh di dalam kardus. Dulu sih pernah
mas, kita pernah mengusulkan untuk menambah peralatan, tapi karena
kendalanya di sini itu listriknya mas, kami dulu pernah mencoba menambah
peralatan dengan menggunakan komputer selama dua tahun, tapi ya gitu
mas datanya banyak yang rusak dan hilang di situ sehingga akhirnya
kembali ke manual mas. Iya mas sama – sama.
Keterangan :
MPAD : Metode Pemberkasan Arsip Dinamis
PPAD : Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis
PPPAD : Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis
PKBO : Penyelenggaraan Kearsipan Bagi Organisasi
MP : Manajemen Pelaporan
Transkrip Data Hasil Wawancara dengan Apoteker
Elga Indriyati
Kode Baris Hasil Wawancara
MP
MPAD
PPAD
PPPAD
SSPK
PKBO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32.
Ada laporan per bulannya, per tahunnya juga ada. Tapi biasanya per bulan.
Tidak ada sih, maksudte mekanisme? Nak gitu sih setiap apotek kan beda
beda ya, nek kayak laporan per bulan itu ada, tapi kalau mekanisme sih
hampir sama sih caranya. Pemilik, terus buat laporan apotek juga to, tapi
kuranglebih kan kebanyakan kan ke pemiliknya. Sama dinas, pusat juga iya
sih. Iya dinas sama pusat, dinas kan ya mas? Masalah e kan dia ngecek e
takut e nek ada obat – obat tertentu misal e, tapi kan sini tidak ada. Tidak
punya kayak narkotik, itu nak OWA. Iya narkotik, psikotropika tapi sini
tidak punya. Iya pernah berapa, ya dua kali tiga kali nan. Setahun. Iya,
paling keliru to di selisih biasanya kebanyakan. Arsipnya, kalau disimpan
biasanya berdasarkan itu, apa ee setiap PBF itu lho. Iya. Iya, disendirikan
setiap PBFnya. Manual. Kalau manual kayaknya ndak ki, nek rayap yo
kadang yo iyo sih. Kan disini penyimpanannya kan lima tahun sekali harus
dimusnahkan to, la biasane nek lima tahun itu kadang dimasukke di dalam
kardus gitu lho, cuma ya dimasukke didalam kardus itu kalau ndak ya di
lemari itu. Biasane di musnahkan, masalah e kan sudah lama lima tahunan
itu to. Iya, sudah lunas lima tahun sekali harus dimusnahkan. Biasanya, di
buat per map gitu. Arsip e, ooo, per buku sih biasane kok mas, OWA HV
OWA. Dicampur jadi satu , pembukuannya. Disusun per bulan. Itu ada
bukune OWA HV OWA. Nak OWA HV? Biasanya, setahun atau berapa ya,
setahun sekali kayane e, kayak OWA HV OWA, nak kaya sing faktur –
faktur gitu lima tahun sekali, Biasane nek udah dilaporke gitu udah. Di
laporke ke pemilik e biasane. Nak kayak dinas kan paling lihat itu to bukune
itu, obat – obatan yang jual apa gitu tok. Iya. He, peralatanne? Oww, paling
disimpan di lemari itu tok. Iya di lemari itu, kan itu ada bukune, dimasukke
di dalam lemari jadi satu gitu tok. Iya. Iya pernah sih, eh nak OWA HV?
Ndak koyone, nak keliru kui yo. Keliru dalam catatan. Piye? Mbak siti.
Tinggal per tahun apa per bulan? Kalau per bulan kan biasane di lemari itu,
terus nanti kalau sudah lama di doos in juga. Iya pernah sih. Iya biasane
selisih itu to. Nak dewe ono selisih kan biasane mengalami kesulitan. Pernah
nak itu. Fasilitas tempat biasane. Iya kayak etalase mungkin, lemari gitu.
Tempat e sih emang terlalu kecil, tapi nak kayak etalase kan kurang
memadai, terus rak.
Keterangan :
MPAD : Metode Pemberkasan Arsip Dinamis
PPAD : Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis
PPPAD : Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis
SSPK : Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
PKBO : Penyelenggaraan Kearsipan Bagi Organisasi
MP : Manajemen Pelaporan
Lampiran 2
DATA REDUKSI
Waktu Wawancara Hasil wawancara Kata Kunci
Metode Pemberkasan Arsip
Dinamis Aktif
Senin, 12 Desember 2016
( Ibu Siti Mindaryati )
Sabtu, 21 Januari 2017
( Ibu Suprihatin Siti Mulyani )
Senin, 23 Januari 2017
( Elga Indriyati)
Pemeliharaan dan Penjagaan
Arsip Dinamis Aktif
1. Metode pemberkasan
arsip dinamis aktif yang
diterapkan di Apotek
Hasil menggunakan
format tanggal, bulan,
tahun (Siti Mindaryati)
- Metode pemberkasan
arsip dinamis aktif yang
diterapkan di Apotek
Hasil menggunakan abjad
nama. Arsip disusun
berdasarkan nama PBF
(Siti Mulyani)
- Arsipnya, kalau disimpan
biasanya berdasarkan
setiap PBF itu lho, di
sendirikan setiap PBF
nya. (Elga Indriyati)
1. Arsip yang di pelihara
adalah arsip manual
(Siti Mindaryati)
- Sementara arsip yang di
pelihara masih dengan
manual. (Siti Mulyani)
- Manual (Elga Indriyati)
2. Arsip yang di pelihara itu
di ikat per sales per nama
PBF, tidak urut nama
PBF. Arsip yang di
pelihara di susun
berdasarkan banyak
sedikitnya volume faktur,
jika faktur lebih banyak
berarti di susun di bawah.
Selama ini arsip yang di
pelihara tidak mengalami
kerusakan dikarenakan di
makan rayap. (Siti
Mindaryati)
- Arsip yang dipelihara
tidak mengalami
kerusakan dikarenakan di
makan rayap. (Siti
Mulyani)
Metode pemberkasan arsip
aktif di Apotek Hasil disusun
menggunakan abjad nama.
Arsip disusun berdasarkan
nama PBF.
Arsip yang di pelihara di
Apotek Hasil Salatiga masih
arsip manual.
Arsip yang di pelihara oleh
Apotek Hasil Salatiga
merupakan arsip faktur dari
berbagai macam PBF yang
disimpan didalam lemari.
Peralatan dan Perlengkapan
Penyimpanan Arsip Dinamis
Aktif
- Arsip yang dipelihara
pernah dimakan rayap,
dikarenakan arsip yang
dipelihara di simpan lima
tahun (Elga Indriyati)
3. Pembersihan, perawatan
dan penyusunan arsip
dilakukan setiap akhir
bulan, terkadang 2 bulan
sekali. Tetapi jika
pembeliannya banyak
berarti 1 bulan sekali kita
buat pembukuannya lalu
di arsip. (Siti Mindaryati)
- Arsip yang di pelihara
tidak selamanya di
simpan di lemari. Arsip
dilakukan pengecekan
lima tahun sekali untuk
memastikan apakah
faktur – faktur tersebut
sudah terbayar lunas atau
belum. Jika sudah lunas
dimasukkan di gudang,
tetapi jika arsip baru kita
simpan selama dua
sampai tiga tahun.
(Siti Mulyani)
- Pembersihan dan
perawatan arsip HV dan
OWA bisa setahun sekali,
tetapi untuk faktur di
simpan selama lima tahun
sekali. (Elga Indriyati)
1. Peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip
HV dan OWA ada lemari,
ada kliping yang biasanya
di sebut arsip tidak
penting (Siti Mindaryati)
- Peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip
HV dan OWA ada clip,
arsip ditaruh didalam map
baru di taruh di dalam
kardus. (Siti Mulyani)
- Peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip
Tidak adanya kepastian
jadwal untuk melakukan
pengecekan dan pembersihan
arsip terutama arsip HV dan
OWA beserta dengan arsip
faktur.
Peralatan yang ada dan
digunakan untuk menyimpan
arsip HV dan OWA ada
lemari dan pemberian map
untuk arsip.
Syarat – Syarat Pegawai
Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan
yang Baik bagi Organisasi
HV dan OWA
menggunakan lemari.
(Elga Indriyati)
1. Selama mengelola arsip
di Apotek Hasil belum
pernah terjadi arsip
hilang, dan arsip selalu
siap saat dibutuhkan
(Siti Mindaryati)
- Selama mengelola arsip
di Apotek Hasil belum
pernah terjadi arsip
hilang, tetapi ada
kekeliruan dalam
membuat laporan
(Elga Indriyati)
2. Awal mula belajar dari
nol untuk mengelola arsip
di Apotek Hasil dan di
bimbing oleh pemilik
juga apoteker. (Siti
Mindaryati)
- Dilatih sama mbak siti
(Elga Indriyati)
1. Ada kesepakatan antara
pemilik dan apoteker
terkait dengan arsip yang
disimpan di Apotek Hasil.
Setiap lima tahun arsip
lama dan arsip baru harus
dipisahkan. Arsip lama di
simpan di dalam gudang
sedangkan untuk arsip
baru di simpan di lemari.
(Siti Mindaryati)
- Tergantung dari arsip nya
apakah arsip per bulan
atau per tahun? Jika per
bulan biasanya di simpan
di lemari, terus kalau
sudah lama di masukkan
di doos (Elga Indriyati)
2. Selama ini belum pernah
mengalami kesulitan
dalam menemukan arsip
Di dalam pengelolaan arsip
di Apotek Hasil arsip yang
dikelola belum pernah terjadi
arsip hilang. Tetapi di dalam
penulisan laporan sering
terjadi kekeliruan antara
pengelola dengan asisten
apoteker.
Pelatihan untuk mengelola
arsip di Apotek Hasil
Salatiga di berikan secara
langsung dari pemilik apotek.
Dari pengelola melatih
asisten apoteker untuk
mengelola arsip HV dan
OWA di Apotek Hasil
Salatiga.
Sistem penyimpanan arsip
yang di terapkan di Apotek
Hasil rata rata selama lima
tahun. Ada dua arsip yang
dikelola antara lain arsip
laporan HV dan OWA
bulanan dan arsip laporan
HV dan OWA tahunan.
Arsip HV dan OWA yang di
kelola oleh Apotek Hasil
Salatiga berasal dari faktur.
yang disimpan. Karena
ada catatan di buku
manual (Siti Mindaryati)
- Pernah mengalami
kesulitan dalam
menemukan arsip terlebih
jika terjadi selisih arsip
antara yang dibuat
pengelola dengan asisten
apoteker (Elga Indriyati)
3. Pernah mengusulkan
kepada pemilik untuk
menambah peralatan
berupa komputer, tetapi
terdapat kendala dimana
data arsip yang dikelola
hilang. Apotek Hasil
pernah mencoba selama
dua tahun.
(Siti Mindaryati)
- Pernah mencoba
menambah peralatan
dengan komputer, tetapi
terdapat kendala di listrik
selama dua tahun di coba
yang terjadi data banyak
yang rusak dan hilang
akhirnya di kembalikan
ke manual. (Siti Mulyani)
- Pernah usul untuk
penggsntisn etalase di
karenakan terlalu kecil,
rak. (Elga Indriyati)
Dari faktur inilah semua jenis
nama barang di pindah ke
dalam buku manual sehingga
lebih mudah mencari. Tetapi
ada kelemahan dimana ketika
ada selisih laporan antara
yang dibuat pengelola
dengan asisten apoteker
sehingga harus mencari lagi
faktur asli yang sesuai
Pernah mengusulkan
menambah peralatan berupa
komputer kepada pemilik
tetapi ada hambatan yaitu
listrik.
Manajemen Laporan
Senin, 9 Januari 2017
(Ibu Siti Mindarwati)
Sabtu, 21 Januari 2017
(Ibu Siti Suprihatin S.Far. Apt)
1. Setiap hari ada pencatatan
buku laporan terkait
dengan laporan HV dan
OWA. Laporan
pembukuan keseluruhan
di buat setiap akhir bulan
(Siti Mindaryati)
- Untuk pembukuan di buat
per hari, sedangkan untuk
pengarsipan disusun
setiap satu bulan sekali
dan dikelompokkan
dalam satu bulan dan
dijadikan menjadi satu.
(Ibu Siti Mulyani)
Pencatatan penjualan produk
HV dan OWA dilakukan
setiap hari.
Laporan pembukuan
keseluruhan penjualan
produk HV dan OWA di
susun setiap akhir bulan dan
dikelompokkan dalam satu
bulan dan dijadikan menjadi
satu
2. Didalam penyusunan
laporan HV dan OWA
tidak ada prosedur atau
mekanisme dari pemilik
apotek. (Siti Mindaryati)
- Didalam penyusunan
laporan HV dan OWA
tidak ada prosedur yang
mengikat dari pemilik
apotek, tetapi di dalam
penyusunan laporan HV
dan OWA di susun searah
sehingga didalam
pengarsipan tidak terbalik
balik dari barang datang
hingga faktur di serahkan.
(Siti Mulyani)
- Di dalam penyusunan
laporan HV dan OWA
setiap apotek berbeda
beda, tetapi untuk
mekanismenya hampir
sama. (Elga Indriyati)
3. Laporan HV dan OWA
tidak hanya pemilik saja
yang membutuhkan tetapi
apoteker juga
membutuhkan.
(Siti Mindaryati)
- Laporan HV dan OWA di
butuhkan oleh apotek.
Sebagai tanda bukti nyata
bahwa faktur sudah lunas.
Atau bisa di butuhkan
jika terjadi retur.
(Siti Mulyani)
- Laporan HV dan OWA di
butuhkan oleh pemilik,
dan laporan ini juga
dibutuhkan oleh apotek.
Dinas dan pusat juga
membutuhkan laporan
HV dan OWA dengan
tujuan untuk mengecek
apakah ada obat – obat
tertentu yang dijual di
apotek tanpa terdaftar.
(Elga Indriyati)
Mekanisme atau prosedur
resmi di dalam melakukan
penyusunan laporan HV dan
OWA dari pemilik tidak ada.
Format penyusunan laporan
HV dan OWA berdasarkan
instruksi dari apoteker.
Laporan HV dan OWA
disusun searah dengan tujuan
agar tidak terbalik.
Urgensi kebutuhan laporan
HV dan OWA di Apotek
Hasil SaLatiga.
4. Laporan HV dan OWA
yang disusun pernah di
kembalikan, di dalam satu
tahun bisa tiga kali.
(Siti Mindaryati)
- Laporan HV dan OWA
yang disusun pernah di
kembalikan kepada
pengelola dan asisten
apoteker untuk
diperbaiki. Bisa tiga kali
dalam satu tahun.
Kesalahan di dalam
pemberian nomer faktur.
(Siti Mulyani)
- Laporan HV dan OWA
pernah di kembalikan
bisa dua tiga kali nan
dalam setahun karena
keliru di selisish laporan
HV dan OWA.
(Elga Indriyati)
5. Di dalam penyusunan
berkas laporan HV dan
OWA di susun di dalam
buku besar.
(Siti Mindaryati)
- Di dalam penyusunan
arsip HV dan OWA itu di
kelompokkan
berdasarkan per tangal
baru dijadikan satu dalam
waktu 30 hari.
Dimasukkan di map, di
masukkan kardus,
kemudian di kardus di
tempeli itu bulan apa,
tahun apa. (Siti Mulyani)
Laporan HV dan OWA yang
disusun sering di kembalikan
di karenakan selalu ada
kesalahan.
Penyusunan berkas laporan
HV dan OWA yang
diterapkan di Apotek Hasil di
susun di dalam buku besar.
Disusun per bulan.
Lampiran 3
DATA DISPLAY
Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Prosedur Laporan
Kriteria Laporan
Berkas Laporan
Manajemen Laporan
Metode Pemberkasan
Arsip
Pemeliharaan dan Penjagaan
Arsip
Peralatan dan Perlengkapan
Arsip
Syarat – Syarat Pegawai
Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan yang baik
Bagi Organisasi
Lampiran 4
KETERANGAN DATA DISPLAY
Manajemen Laporan
Prosedur Laporan
Kriteria Laporan
Berkas Laporan
Makna :
Penyusunan laporan di buat dengan prosedur atau mekanisme yang berlaku
Kriteria pembuatan laporan diterapkan agar laporan yang dibuat sesuai
Pemberkasan laporan dibuat dengan tujuan lebih mudah menemukan laporan yang
disimpan
Metode Pemberkasan Arsip Dinamis
Makna :
Penggunaan cara dalam memberkaskan arsip dinamis. Apakah menggunakan sistem
abjad nama, geografis
Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
Makna :
Penanganan dalam melakukan peawatan arsip berupa laporan HV dan OWA yang
diterapkan oleh pihak Apotek
Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dinamis Aktif
Makna :
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan oleh apotek dalam menyusun arsip
dinamis aktif
Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Makna :
Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
Kualifikasi karyawan apotek dalam menyusun dan mengelola arsip berupa laporan
HV dan OWA
Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik bagi Organisasi
Makna :
Penanganan arsip yang seharusnya dikelola oleh pihak Apotek.
Lampiran 5
Dokumentasi peneliti tanggal 12 Desember 2016 sampai dengan 23 Januari 2017
Hasil wawancara dan observasi
No Tanggal
wawancara
Hasil Wawancara Open coding
(pengkodean terbuka)
Coding
1.
12 desember 2016
sampai dengan 23
Januari 2017
Manajemen
Laporan
Peneliti melakukan wawancara
kepada pengelola apotek dan
asisten apoteker sebagai pengelola
arsip dinamis aktif dan apoteker
sebagai penanggungjawab dalam
kelola arsip dinamis yang ada di
Apotek Hasil Salatiga dan
mendapatkan hasil antara lain :
a. Setiap hari ada pencatatan
penjualan produk HV dan
OWA yang dilakukan oleh
semua karyawan. Baik
apoteker, asisten apoteker
dan pengelola apotek.
Sehingga sering tertukar
didalam pencatatan obat HV
dan OWA.
b. Laporan pembukuan
keseluruan penjualan
produk HV dan OWA
disusun setiap akhir bulan
dan dikelompokkan dalam
satu bulan dan dijadikan
satu.
c. Tidak ada mekanisme atau
prosedur resmi di dalam
melakukan penyusunan
laporan HV dan OWA dari
pemilik apotek. Format
penyusunan laporan HV dan
OWA berasal dari apoteker
yang berperan sebagai
pemeriksa laporan HV dan
OWA yang disusun oleh
pengelola dan asisten
apoteker.
Penyampaian
informasi (informasi
passing)
Penyusunan laporan
HV dan OWA berawal
dari pencatatan setiap
terjadi transaksi
pembelian obat HV
dan OWA di Apotek
Hasil Salatiga
Penyusunan Laporan
HV dan OWA di pisah
dalam pencatatan
penjualan sesuai
dengan jenis obat HV
dan OWA per bulan.
Dalam satu tahun
laporan HV dan OWA
dijadikan satu buku.
Mekanisme
penyusunan laporan
HV dan OWA tidak
ditentukan oleh
pemilik apotek.
Apoteker yang
mengarahkan kepada
pengelola dan asisten
apoteker untuk dapat
menyusun laporan HV
dan OWA sesuai
dengan yang di
harapkan apoteker.
Prosedur
Laporan
Prosedur
Laporan
Mekanisme
Laporan
2.
3.
Metode
Pemberkasan
Arsip Dinamis
Aktif
Pemeliharaan
dan Penjagaan
Arsip Dinamis
Aktif
d. Arsip dinamis aktif berupa
laporan HV dan OWA
dibutuhkan oleh pemilik
apotek sebagai laporan dan
dinas pusat dengan tujuan
untuk mengecek apakah
laporan HV dan OWA yang
telah disusun sesuai dengan
jenis obat yang dijual oleh
apotek.
e. Laporan HV dan OWA
yang disusun oleh asisten
apoteker dan pengelola
apotek sering mengalami
kesalahan dan di
kembalikan oleh apoteker
untuk di perbaiki. Dalam
setahun bisa tiga kali
laporan di kembalikan.
f. Penyusunan berkas laporan
HV dan OWA disusun
didalam buku besar
berukuran folio.
Penyusunan laporan
dilakukan perbulan.
Metode pemberkasan arsip
dinamis aktif berupa laporan HV
dan OWA. Arsip faktur disusun
berdasarkan abjad nama. Disusun
berdasarkan nama PBF
a. Arsip laporan HV dan
OWA yang dipelihara baik
per bulan ataupun per
tahun adalah arsip manual
b. Arsip yang dipelihara
merupakan arsip faktur
dari berbagai macam PBF.
Arsip yang di pelihara
pernah dimakan rayap,
Arsip laporan HV dan
OWA dibutuhkan oleh
pemilik apotek dan
dinas pusat. Pemilik
apotek sebagai bukti
laporan, dinas pusat
sebagai alat bukti
terhadap jenis obat
HV dan OWA yang
dijual oleh Apotek
Hasil Salatiga.
Laporan HV dan
OWA yang disusun
oleh pengelola apotek
dan asisten apoteker
sering mengalami
kesalahan karena ada
selisih. Dalam satu
tahun di kembalikan
tiga kali
Berkas laporan HV
dan OWA disusun
dalam buku besar
berukuran folio dan
disusun per bulan
Pemberkasan arsip
dinamis aktif berupa
arsip faktur disusun
berdasarkan abjad
nama PBF
(Perusahaan Besar
Farmasi)
Arsip Laporan HV dan
OWA yang disusun
adalah arsip yang
dibuat secara manual
Arsip faktur dipelihara
dengan tujuan agar
ketika terjadi selisih
dalam penyusunan
laporan HV dan OWA
Kriteria
Laporan
Prosedur
Laporan
Berkas Laporan
Metode
Pemberkasan
Abjad Nama
Pemeliharaan
Arsip
Pemeliharaan
Arsip
4.
5.
6.
Peralatan dan
Perlengkapan
Penyimpanan
Arsip Dinamis
Syarat – Syarat
Pegawai
Kearsipan
Penyelenggaraan
Kearsipan yang
baik Bagi
Organisasi
dikarenakan arsip yang
dipelihara disimpan selama
lima tahun
c. Pembersihan, perawatan
dan penyusunan arsip
dilakukan tidak menentu.
Bisa dua sampai tiga tahun
atau lima tahun sekali.
Peralatan yang digunakan untuk
menympan arsip HV dan OWA
adalah lemari, map dan kardus.
a. Didalam pengelolaan arsip
di Apotek Hasil, arsip
yang dikelola belum
pernah terjadi arsip hilang.
Tetapi, di dalam penulisan
laporan sering terjadi
kekeliruan antara
pengelola dengan asisten
apoteker.
b. Pelatihan dalam mengelola
arsip di Apotek Hasil
Salatiga di berikan
langsung dari pemilik
apotek. Dari pengelola
melatih asisten apoteker
untuk mampu mengelola
arsip HV dan OWA.
a. Sistem penyimpanan arsip
yang diterapkan oleh
Apotek Hasil rata – rata
selama lima tahun, Ada
dua arsip yang dikelola
antara lain : arsip HV dan
OWA bulanan dan arsip
HV dan OWA tahunan.
b. Penyusunan arsip HV dan
OWA yang di kelola
arsip asli dapat
ditemukan dengan
mudah dan cepat.
Pembersihan,
perawatan dan
penyusunan arsip
secara berkala dapat
memperpanjang umur
arsip yang disimpan
Peralatan yang
diadakan untuk
melindungi arsip yang
disimpan dari bahaya
yang menyebabkan
arsip mengalami
kerusakan.
Pengelolaan arsip
dibutuhkan orang yang
teliti dan cekatan
dalam mengelola arsip
dengan tujuan
meminimalkan
kesalahan dalam
bidang kearsipan.
Adanya pelatihan
terhadap karyawan
apotek yang
bertanggungjawab
sebagai pengelola
arsip dapat
menjadikan karyawan
menjadi lebih
profesional
Arsip yang disimpan
selama lima tahun
didalam almari. Arsip
yang disimpan di
dalam lemari adalah
arsip HV dan OWA
bulanan dan Arsip HV
tahunan
Faktur sebagai arsip
utama yang berperan
Penjagaan Arsip
Peralatan dan
perlengkapan
Syarat Pegawai
Arsip
Syarat Pegawai
Arsip
Prosedur
Penyimpanan
Arsip
Mekanisme
Penyusunan
berasal dari faktur. Dari
faktur tersebut, semua
jenis nama barang di
pindah kedalam buku
manual sehingga lebih
mudah mencari. Tetapi,
ada kelemahan dimana
ketika ada selisih laporan
yang dibuat antara laporan
yang disusun oleh
pengelola dengan laporan
yang disusun oleh asisten
apoteker. Sehingga harus
mencari faktur asli yang
sesuai.
c. Pernah mengusulkan
menambah peralatan
berupa komputer kepada
pemilik tetapi ada
hambatan yaitu listrik.
sebagai sumber dalam
melakukan
penyusunan arsip HV
dan OWA.
Dengan adanya
peralatan yang
menunjang akan
mendukung
terselenggaranya arsip.
Arsip
Perlengkapan
Pengarsipan
Penyebab sistem pengelolaan
arsip dinamis aktif belum
berjalan dengan baik dan benar
Arsip yang disimpan masih arsip
yang tercampur antara arsip
aktif dan inaktif
Arsip disimpan didalam lemari
kayu selama lima tahun.
Arsip disimpan didalam lemari
rawan di makan rayap. Arsip
yang dimakan rayap adalah
arsip laporan HV dan OWA yang
sudah lunas
Peralatan dan perlengkapan
yang ada disesuaikan dengan
prosedur yang berlaku di Apotek
Hasil Salatiga
Pencatatan transaksi HV dan
OWA di lakukan setiap hari dan
dilakukan oleh apoteker, asisten
apoteker dan pengelola
Sering terjadi kekeliruan
didalam pencatatan transaksi
jenis obat HV dan OWA , jenis
obat HV dicatat di buku OWA,
obat OWA dicatat di buku HV.
Laporan HV dan OWA yang
disusun adalah dengan cara
manual. Laporan disusun di
buku berukuran folio oleh
pengelola dan asisten apoteker
Laporan yang disusun baik
asisten apoteker maupun
pengelola sering terjadi selisih,
sehingga harus mencari arsip
faktur asli yang sesuai.
Usaha untuk menjaga
kelangsungan hidup arsip
dengan mengadakan
perawatan dan pemeliharaan
arsip
Pemeliharaan arsip yang terdiri
dari pembersihan, penyusunan
dan pengecekan arsip belum
terselenggara dengan baik
karena tidak ada jadwal tetap
Lampiran 6
Axial coding (Pengodean Berporos), model hubungan kategori
Penyebab sistem pengelolaan arsip dinamis aktif yang diterapkan belum berjalan
dengan baik dan benar
Pencatatan laporan HV dan OWA dilakukan
setiap hari untuk mengetahui jenis obat HV
dan OWA yang sudah terjual. Pencatatan
masih keliru dan sering terbalik. Pencatatan
dilakukan oleh apoteker, asisten apoteker
dan pengelola.
Arsip dinamis aktif yang dikelola
adalah laporan arsip HV dan OWA
yang ada di Apotek Hasil Salatiga
Pemberkasan arsip dinamis aktif
berupa faktur disusun berdasarkan
abjad nama PBF (Perusahaan Besar
Farmasi)
Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan ketika
ada perbedaan laporan yang disusun oleh
asisten apoteker dengan pengelola, arsip
faktur yang dibutuhkan dengan mudah
dapat dicari.
Pemeliharaan dan perawatan arsip
dilakukan agar arsip yang dikelola
dapat memperpanjang umur arsip.
Usaha yang dilakukan oleh karyawan dalam
memelihara arsip dilakukan dengan cara
melakukan pembersihan, perawatan dan
penyusunan arsip dalam jangka dua sampai
tiga dan lima tahun. Tergantung arsip yang
dipelihara
Sistem penyimpanan yang dilakukan harus
memperhatikan tempat yang digunakan
untuk menyimpan arsip.
Tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip belum sesuai
dengan kebutuhan pengarsipan di
Apotek Hasil Salatiga sehingga
tidak efektif.
Lampiran 7
Selective coding (Pengodean Selektif)
Urutan kategori khusus
Lampiran 8
Sistem Pengelolaan Arsip Faktur
Pencatatan Manual Laporan HV dan OWA
Per Bulan
Pencatatan Manual Laporan HV dan OWA
Per Tahun
Kondisi Apotek Hasil Salatiga ketika sedang di
perbaiki
Fasilitas Apotek Hasil Salatiga
Buku Laporan HV dan OWA berdasarkan dari
faktur
Jenis Obat OWA
Jenis Obat HV