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eAgency Front Office

eAgency Rel. 5.1 Pag. 1.1

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la piattaforma applicativa per Agenzie di Viaggi

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Manuale Utente

Per uso con sistemi Windows e Reti di PC.



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Indice

1.1� Contabilità1.5 � Piano dei Conti ..................................................................................1.5 � Clienti ..............................................................................................1.8 � Fornitori ......................................................................................... 1.21 � Dati azienda.................................................................................... 1.23

2.1�Introduzione Front Office2.24 2.2 �Introduzione Front Office2.24………………………….………………………………………….2.2 3.1�Pratiche Viaggi/Biglietti3.3

� Testata .........................................................................................................................3.3 � Piede ...........................................................................................................................3.45

4.1� Incassi4.15 5.1� Biglietteria5.2

� Biglietti Emessi.................................................................................5.2 � Import da CRS ................................................................................ 5.18

� Parametri............................................................................................................................5.21 � GDS Capture Agent.......................................................................... 5.30

� Parametri............................................................................................................................5.31 � Magazzino Biglietti ........................................................................... 5.33 � Anagrafica Biglietti ........................................................................... 5.36 � Compagnie Vettori ........................................................................... 5.39 � Categorie Vettori ............................................................................. 5.41

6.1� e-Post6.1 7.1� Intestatari/Partecipanti7.1 8.1� Servizi8.0 9.1� Stampa9.4

� Documenti ........................................................................................9.4 � Gruppi..............................................................................................9.7 � Intestatari/Partecipanti..................................................................... 9.10 � Documenti Archiviati ........................................................................ 9.16

10.1�Operazioni periodiche 10.18 � Generazione E/C............................................................................ 10.18 � Generazione allegati diritti .............................................................. 10.23 � Fatturazione allegati diritti .............................................................. 10.24 �� Generazione automatica e-mail ....................................................... 10.26 � Stampa E/C Sintetici ...................................................................... 10.27 � Generazione Rendiconti .................................................................. 10.30 � Manutenzione Rendiconti ................................................................ 10.39

11.1� Tabelle11.1 � Aeroporti e località di partenza .......................................................... 11.2 � Associazioni .................................................................................... 11.3 � Causali di Incasso ............................................................................ 11.4 � Centri di Costo Cliente...................................................................... 11.5 � Codici Statistici ............................................................................... 11.6

�� Aree Traffico aereo ..........................................................................................................11.6 �� Categorie Prodotto...........................................................................................................11.6 �� Classi Vettore.....................................................................................................................11.6



�� Gruppo Servizi ...................................................................................................................11.6 �� Motivi di Rifiuto/ Accettazione.....................................................................................11.6

�� Tipologie Biglietteria......................................................................... 11.7 �� Tipologia Servizi Turistici .................................................................. 11.7 � Contratti biglietteria ......................................................................... 11.8 � Contratti turismo ........................................................................... 11.14 � Destinazioni Turistiche.................................................................... 11.18 � Filiali ............................................................................................ 11.20 � Fornitori Finanziari ......................................................................... 11.22 � Professioni .................................................................................... 11.24 � Reparti Clienti ............................................................................... 11.24 � Stati Civili ..................................................................................... 11.24 � Strutture ...................................................................................... 11.25 � Tipi di Camera............................................................................... 11.27 � Tipi di Trattamento ........................................................................ 11.28 � Titoli di Studio ............................................................................... 11.28

12.1� Progressivi12.1 � Bolle di Acquisto .............................................................................. 12.1 � Bolle di Biglietteria........................................................................... 12.1 � E/C Clienti ...................................................................................... 12.1 � Numerazioni Interne ........................................................................ 12.2 � Pratiche.......................................................................................... 12.2 � Ricevute ......................................................................................... 12.3 � Voucher.......................................................................................... 12.3 � Voucher Noleggio Auto ..................................................................... 12.3

13.1�Utility13.1 � Procedure di Servizio........................................................................ 13.1 � Procedure di Controllo ...................................................................... 13.2 � Stampa Capture Log ........................................................................ 13.2 � Stampa Controllo Documenti............................................................. 13.3 � Diritti utenti – file txt ....................................................................... 13.3

14.1�Modulo Statistiche14.1 Introduzione ....................................................................................... 14.1 � Nozioni sulle Statistiche ................................................................... 14.2 � Operazioni Preliminari...................................................................... 14.3 � Criteri di Selezione .......................................................................... 14.4 � Generazione Statistiche ................................................................... 14.7 � Stampa Statistiche .......................................................................... 14.8 � Scarico .......................................................................................... 14.1 � Prima Nota...................................................................................... 14.2

15.1� Contabilità15.2 � Modulo IVA 74-ter ........................................................................... 15.5 � Operazioni preliminari ...................................................................... 15.6 � Parametri Generali ........................................................................... 15.6 � Dati IVA Art. 74 ter.......................................................................... 15.7 � Registri Iva ..................................................................................... 15.9 � Liquidazione Iva ............................................................................ 15.11

16.1�Fatturazione16.14



� Generazione Fatture....................................................................... 16.14 17.1�Gestione del rischio clienti17.1

�� Piano dei Conti

Il piano dei conti può essere inserito secondo le normali modalità di Ad Hoc (si veda la documentazione a corredo del pacchetto). Alcuni sottoconti, tuttavia, rivestiranno una funzione particolare, in quanto saranno utilizzati da eAgency per effettuare la contabilizzazione automatica delle pratiche che verranno di volta in volta inserite.

Fig. 1– Piano dei Conti

Per garantire il corretto funzionamento delle procedure di eAgency è necessario che nel piano dei conti siano presenti almeno i seguenti conti: 1010001 Cassa Ovviamente è necessario per far transitare tutti i movimenti in contanti relativi alla gestione delle pratiche. Per esempio, se registriamo l’incasso di un biglietto aereo dal modulo biglietteria, eAgency effettuerà la scrittura contabile utilizzando il conto Cassa. 2070004 Ricavi Competenza Anno Successivo

1.1 �� Contabilità



In questo conto confluiranno ricavi 74ter e Singoli Servizi di competenza dell’anno successivo, incassati nell’esercizio in corso (il parametro CCRICPOS è infatti impostato per posticipare i ricavi a cavallo dell’anno, in data ritorno).

3010001 Costi CEE In questo conto confluiranno tutti i costi CEE. 3010002 Costi Fuori CEE In questo conto confluiranno tutti i costi Fuori CEE. 3010003 Costi Misti Parte CEE In questo conto confluiranno tutti i costi Misti Parte CEE. 3010004 Costi Misti Parte Fuori CEE In questo conto confluiranno tutti i costi Misti Parte Fuori CEE. 3030007 Commissioni Passive Il conto è utilizzato per la registrazione delle Commissioni Passive. 3030008 Sconti a Clienti Possono essere previsti conti di costo diversi per rilevare sconti a clienti su pratiche di biglietteria e sconti a clienti su pratiche di turismo. Se non è richiesta una distinzione per tipologia di pratica, il conto può essere più generico (per esempio Sconti a Clienti) ed essere utilizzato per registrare gli eventuali sconti rilevati su tutte le pratiche. 3030010 Abbuoni Passivi Viene utilizzato da eAgency in fase di chiusura delle pratiche, quando vengono riconosciuti abbuoni a favore del cliente all’atto dell’incasso. 4010001 Ricavi CEE In questo conto confluiranno tutti i ricavi CEE 4010002 Ricavi Fuori CEE In questo conto confluiranno tutti i ricavi Fuori CEE 4010003 Ricavi Misti CEE In questo conto confluiranno tutti i ricavi Misti CEE 4010004 Singoli Servizi Organizzazione Sottoconto di imputazione dei ricavi derivanti da pratiche di biglietteria al Netto o da pratiche di turismo per l’organizzazione di singoli servizi, anziché pacchetti turistici. Possono essere previsti sottoconti distinti per biglietteria e turismo. 4020001 Commissioni Biglietteria Aerea Sottoconto utilizzato per la registrazione delle commissioni fatturate alle compagnie aeree. 4020002 Commissioni Biglietteria Ferroviaria



Sottoconto utilizzato per la registrazione delle commissioni fatturate alle compagnie ferroviarie. 4020003 Commissioni Biglietteria Marittima Sottoconto utilizzato per la registrazione delle commissioni fatturate alle compagnie marittime. 4020004 Commissioni Biglietteria Diversa Sottoconto utilizzato per la registrazione delle altre commissioni fatturate. 4030001 Commissioni Viaggi e Soggiorni In questo conto confluiranno le commissioni attive di viaggi e soggiorni 4030002 Commissioni su Prenotazioni Alberghiere In questo conto confluiranno le commissioni attive su prenotazioni alberghiere. 4040001 Diritti di Agenzia Viene utilizzato per registrare i ricavi ordinari dell’agenzia, derivanti da diritti per emissione dei biglietti o diritti applicati su pratiche di turismo di intermediazione. Possono essere previsti sottoconti distinti per biglietteria e turismo. 4040003 Recupero Bolli Conto di ricavo di imputazione delle spese di recupero bolli. 4040005 Rimborsi Spese Viene utilizzato per registrare eventuali rimborsi spese addebitate al cliente a fronte di spese diverse sostenute dall’agenzia. 4040006 Abbuoni Attivi Viene utilizzato da eAgency in fase di chiusura delle pratiche quando, all’atto dell’incasso a saldo, si rilevino abbuoni a favore dell’agenzia. Corrispettivi I sottoconti patrimoniali utilizzati nelle registrazioni dei Corrispettivi: Cassa, Crediti da Corrispettivi, etc. dovranno essere impostati con il Tipo Sottoconto “Banca”, allo scopo di permettere al programma di registrare correttamente i Corrispettivi.

Qualora l’agenzia decida di cambiare questi conti dovrà aggiornare: - le causali di incasso che utilizzavano tali conti - le causali di fatturazione che utilizzavano tali conti - i parametri collegati a tali conti - l’anagrafica dei servizi collegati a tali conti - biglietti collegati a tali conti



�� Clienti

I dati anagrafici dei clienti presentano alcune differenze rispetto al modulo standard di Ad Hoc. eAgency può gestire, sia sulle pratiche di biglietteria che di turismo, un cliente “generico” PASSENGER. Questo consentirà di non dovere obbligatoriamente codificare in anagrafica i clienti occasionali, ma di limitarsi all’inserimento delle aziende e dei clienti abituali. Consigliamo di definire come Passenger il primo cliente (già codificato come tale nel parametro CLIGEN, volendo è possibile gestire altri 10 clienti generici, inserendoli nel paramentro CLIGEN2). Per quanto riguarda le compagnie aeree ed i tour operators, l’agenzia dovrà caricarli in anagrafica come fornitori. In fase di fatturazione verranno comunque trattati dal programma come clienti. In questo modo si ottiene una gestione contabile più semplice di queste figure. L’anagrafica standard dei clienti è stata integrata con dei campi tipici utilizzati da eAgency. E’ possibile inserire tramite il parametro CHKACL quali campi devono essere inseriti obbligatoriamente. La prima pagina dei dati Anagrafici si presenta nel modo seguente:

Fig. 2 – Anagrafica Clienti



• E-mail (Cont.) Indirizzo e-mail relativo alla contabilità. Questo indirizzo viene preso in automatico in fase di generazione dei documenti contabili. • E-mail (Oper.) Indirizzo e-mail operativo. Viene preso in automatico per l’invio di Voucher, Bolle e Contratti. • Modelli

Il bottone <Modelli> è utilizzabile in fase di caricamento, per inizializzare i seguenti dati (suddivisi per pagina) leggendoli da un cliente con flag “Usa come modello”: � Pagina Contabili: sottoconto, agenzia, network, nostra banca, cash flow, partite, interessi di mora, allegato clienti; � Pagina Vendite: network, pagamento e relative opzioni, categoria commerciale, codice listino, sconti, flag vari e codice agente; � Pagina Pratiche: tutte le varie opzioni e i contratti turismo e biglietteria. • Profilo

Dal bottone <Profilo> è possibile accedere alla finestra Profilo Cliente/Partecipante nella quale possono essere specificati dati personali del cliente: Stato Civile, Titolo di Studio, Professione, Anniversario. • Doc Dal bottone <Doc> è possibile indicare i dati relativi ai documenti personali e carte di credito. • Partecipante Codice del cliente nell’anagrafica Intestatari/Partecipanti.



La pagina Contabili-C/C si presenta nel seguente modo:

Fig. 3 – Contabili-C/C

• Agenzia Viaggi Se il cliente è una agenzia di viaggi alla quale dovranno essere riconosciute delle commissioni, dovrà essere attivato questo check. • Network Se il cliente è il capo network dovrà essere attivato questo check. È possibile inserire il codice del network anche sul network stesso, in modo da poter includere i suoi movimenti nei rendiconti e nelle statistiche che lo riguardano



La pagina Vendite si presenta nel seguente modo:

Fig. 4 – Vendite

• Network Se il cliente fa parte di un network, in questo campo deve essere indicato a quale network appartiene. E’ possibile inserire il codice del network anche sul network stesso, in modo da poter includere i suoi movimenti nei rendiconti e nelle statistiche che lo riguardano. Saranno selezionabili solo i clienti a cui è stato attivato il flag di Network nella pagina contabili. • Pagamenti Specificando una tipologia di pagamento “bonifico” viene richiesto obbligatoriamente l’inserimento del “codice nostra banca” • E/C – Incassi Deve essere attivato se il network a cui appartiene il cliente provvede al pagamento delle pratiche intestate al cliente. In particolare le funzionalità che si attivano sono:

o E/C: dalla procedura di generazione degli e/c (FRONT OFFICE – OPERAZIONI PERIODICHE – GENERAZIONE E/C) è possibile generare un e/c riepilogativo per network che evidenzia tutte le pratiche intestate ai clienti appartenenti al network e che hanno questo flag attivo, oltre ovviamente alle pratiche intestate direttamente al network stesso;



o Incassi: una volta generato il rendiconto per le commissioni passive riconosciute al network (per maggiori dettagli vedere il punto successivo) è possibile registrare in automatico (sempre attraverso la procedura dei rendiconti) il giroconto dai singoli clienti al network. Questa registrazione trasferisce il netto a pagare dai singoli clienti, che hanno questo flag attivo, al network e chiude le relative pratiche. In questo modo l’incasso, ricevuto dal network, verrà registrato direttamente in contabilità.

• Commissioni Deve essere attivato se le commissioni passive riconosciute al cliente devono essere fatturate al network. Dalla procedura dei rendiconti è infatti possibile generare il rendiconto per network. Tale rendiconto evidenzia tutte le pratiche emesse a clienti facenti parte del network. Le commissioni passive vengono poi fatturate al network se questo flag è attivo; se invece non è attivo vengono fatturate direttamente al cliente. • Fatture Vendita Deve essere attivato nel caso in cui le fatture di vendita (SS/74) debbano essere intestate al network • con E/C Deve essere attivato nel caso il cliente richieda E/C per tutti i servizi e biglietti che gli vengono venduti; in questo modo su ciascuna pratica caricata al cliente verrà proposto in automatico un E/C da emettere. • Sotto Network E’ un campo che deve essere attivato, e può essere utilizzato a livello statistico con un programma che si interfaccia con eagency, ma che elabora i suoi dati esternamente. La pagina Pratiche-Rischi si presenta nel seguente modo:



Fig. 5 – Pratiche - Rischi

• Estratto Conto Attivabile anche dalla maschera Vendite (v. pagina precedente). • Biglietteria Separata Al momento dell’emissione dell’E/C ne verrà stampato uno contenente tutti i biglietti e un altro contenente tutti i servizi. Selezionabile sono se il flag su E/C è attivo. Se disattivato, verrà emesso un estratto conto che riepiloga sia pratiche di biglietteria che turismo, con un totale unico a fine estratto conto. • Per Intestatario Al momento dell’emissione dell’E/C emetterà un documento per ogni intestatario pratica. Selezionabile sono se il flag su E/C è attivo.

- vuoto: genera un E/C per ogni cliente - Presso Cliente: genera un E/C per ogni intestatario intestato all’intestatario

presso il cliente - Solo Cliente: genera un E/C per ogni intestatario intestato al cliente

Allegati: • Sconti Se attivo l’estratto conto risulterà emesso al lordo di eventuali sconti, che verranno dettagliati in un Allegato separato.



• Fees Permette di emettere l’allegato Fees, dove vengono specificate per ogni biglietto le fees applicate. Attivabile solo se il campo Fees/Profit Share prevede la gestione delle Fees. • E/C per Intestatario Permette di intestare l’e/c al cliente anche in caso di generazione per intestatario:

- vuoto: genera un E/C per ogni cliente - Presso Cliente: genera un E/C per ogni intestatario intestato all’intestatario

presso il cliente - Solo Cliente: genera un E/C per ogni intestatario intestato al cliente e

riportata la descrizione dell’intestatario sulla prima riga del corpo dell’e/c. Raggruppamento E/C E’ possibile raggruppare gli estratti conto su tre livelli, i raggruppamenti possibili sono :

� Centro di Costo: se attivo l’estratto conto risulterà suddiviso secondo i centri di costo cliente indicati sui biglietti e sui servizi.

� Commessa Cliente: se attivo l’estratto conto risulterà suddiviso secondo le commesse cliente indicate sui biglietti e sui servizi.

� Commessa Pratica: se attivo l’estratto conto risulterà suddiviso secondo le commesse indicate sulle pratiche.

� Commissionabili/netti: se attivo vengono suddivisi i biglietti/servizi commissionabili da quelli netti non commissionabili. Raggruppamento utile in caso di vendita ad agenzia di viaggi.

� Biglietti/servizi: se attivo vengono divisi i biglietti dai servizi. � Gruppo servizi/biglietti: se attivo l’estratto conto risulterà suddiviso

secondo i gruppi servizi/biglietti indicati sui biglietti e sui servizi. � Nessuno (campo vuoto).

E/C Separati E’ possibile generare gli e/c differenziandoli in base alla selezione inserita nel primo campo. Contratti: • Visualizza



Visualizza quali sono i contratti attivi associati al cliente. • Aggiungi Permette di selezionare un contratto attivo e valido da associare al cliente che abbia lo stesso sottoconto e la stessa categoria commerciale del cliente. • Rimuovi Permette di rimuovere il cliente da un contratto nel quale risulta come contraente.

• Bolla al netto degli sconti

Se attivo, la bolla di biglietteria risulterà emessa al lordo di eventuali sconti applicati; se disattivato, la bolla di biglietteria risulterà emessa al netto di eventuali sconti applicati. • Fatturazione riepilogativa 74 ter per commessa

Abilitando questo flag, qualora sulla pratica la commessa risulti presente, la fatturazione potrà avvenire raggruppando le pratiche appartenenti alla stessa commessa in un’unica fattura.

• Fatturazione riepilogativa singoli servizi

Questo flag abilita la fatturazione riepilogativa singoli servizi, in tal modo tutte le pratiche singoli servizi apparteneti ad un cliente verranno inserite in un’unica fattura.

• Fatturazione per centri di costo

Abilitando questo flag, qualora valorizzato il centro di costo, sarò possibile emettere le fatture raggruppate per centro di costo, avendo quindi una fattura per centro di costo. • Fatturazione per gruppi servizi/biglietti

Valorizzando questo flag, qualora su servizi e biglietti è stato compilato il campo “gruppo”, sarà possibile emettere le fatture raggruppate per gruppo, avendo quindi una fattura per ogni gruppo contentente tutti i servizi\biglietti appartenenti al gruppo stesso. • Fatturazione servizi con pagamento diretto Valorizzando questo flag verrà permessa la fatturazione di servizi singoli e 74-ter anche in caso di pagamento diretto; l’effetto contabile di tale operazione consiste in un giroconto fornitore a cliente e viene creata una partita in dare per il fornitore da chiudere con la registrazione del costo. • Invio documenti da GDS per e-mail Valorizzando questo flag l’invio di bolle, voucher, ricevute fiscali e fatture diritti verrà eseguito in automatico, se presente il GDS. Diritti Pratiche:



• Fattura Diritti

Se attivo verrà proposta l’emissione della fattura dei diritti inseriti come servizio o nella biglietteria; solo al momento dell’emissione della fattura verrà creata la relativa registrazione di prima nota.

• Ricevuta Fiscale

Se attivo verrà proposta l’emissione della ricevuta fiscale dei diritti inseriti come servizio o nella biglietteria; solo al momento dell’emissione della ricevuta verrà creata la relativa registrazione di prima nota.

• RF Solo Big. Aerea Se attivo verrà proposta l’emissione della ricevuta fiscale solo dei diritti inseriti nella biglietteria; solo al momento dell’emissione della ricevuta verrà creata la relativa registrazione di prima nota.

• Corrispettivo Se attivo verrà creata solo la registrazione di prima nota che verrà stampata sul registro dei corrispettivi. Tale registrazione può essere creata al momento della conferma della pratica, del ricevimento dell’acconto oppure del saldo, in base all’impostazione del parametro COMPCORR (di default è valorizzato con la contabilizzazione al momento della conferma della pratica). • Fees/Profit Share Da questa finestra deve essere indicato come verranno gestite e se verranno gestite le fees e le profit share. Solo attivando una delle due opzioni (fees+profit oppure fees/profit) sarà possibile attivare il flag su Allegato diritti (per la fatturazione delle fees e delle profit a fine mese). • Anche sul netto Attivando questa opzione è possibile fatturare anche le fees inserite su biglietti e servizi singoli o 74-ter. • Filiale E’ possibile inserire la filiale di provenienza del cliente. Viene valorizzata in automatico con il modulo Import da Filiale. • Data Obsolescenza Data a partire dalla quale il cliente deve essere considerato obsoleto. Valorizzando questo campo è possibile effettuarne un filtro dalla Stampa Clienti. • Data inserimento Data in cui il cliente è stato inserito in anagrafica La pagina Altri Dati si presenta nel seguente modo:



Fig. 6 – Altri Dati

Factorit

Questo paragrafo deve essere compilato nel caso si riscuota dal cliente tramite Factorit.

Stato:

• Non soggetto Indica che non si cederanno i crediti del cliente in questione. N.B. Questo è lo stato di default impostato sulle anagrafiche. • Da Esportare Indica che si intende cedere al Factorit i crediti del cliente, ma che ancora dobbiamo comunicarne i dati tramite Creazione Flusso Anagrafiche Debitori. • In Attesa Indica che i dati del cliente sono già stati passati e che si sta attendendo l’accettazione da parte del Factorit. N.B. Questo stato viene impostato automaticamente quando viene eseguita la procedura di Creazione Flusso Anagrafiche Debitori (se lo stato del cliente non risulta già “Attivo”). • Attivo



Indica che il cliente è stato accettato e che i suoi crediti saranno passati al Factorit. N.B. Questo stato viene impostato automaticamente nel momento in cui il cliente risulta nel Flusso RID Attivi passato dal Factorit. • Bloccato Indica che il cliente è stato bloccato o non accettato dal Factorit. N.B. Questo stato viene impostato automaticamente nel momento in cui il cliente NON risulta nel Flusso RID Attivi passato dal Factorit. • Non Attivo Indica che il cliente non ha il Factorit attivo. Può essere utilizzato nel caso in cui si renda necessario bloccare il cliente prima della prossima importazione dei RID attivi.

• Pagamento Sono selezionabili solo i pagamenti Factorit, cioè quelli nella cui anagrafica è stato specificato il flag di Factoring. • Categoria Rischio Vedere spiegazione nel relativo paragrafo.

Note: • User e password



Sono stati integrati i campi user e password per le prenotazioni web.

TASTI ANAGRAFICA CLIENTI Il tasto Profilo contiene i seguenti dati :

Si tratta di dati aggiuntivi e considerati Sensibili, se inseriti si renderà necessaria la stampa “dati sensibili”, in questo dialogo viene evidenziato se la stampa DPS è stata eseguita o meno. Per ogni cliente/intestatario/partecipante può essere stampata l’informativa per la privacy, con o senza dati sensibili, e viene memorizzato il tipo di stampa eseguita. Attivando il parametro DPS al termine dell’inserimento di ogni nominativo viene richiesto se stampare l’informativa, e alla conferma delle pratiche viene controllato se sono state stampate per tutti i nominativi presenti. Nella stampa intestatari/partecipanti è inoltre disponibile un tipo di stampa “Documentazione DPS” per eseguire la stampa dell’informativa per i nominativi selezionati. Il tasto Doc permette di inserire i documenti relativi al cliente, quali la carta di Credito, carta di identità, passaporto, ecc…ecc… nonchè la specifica della data e del luogo di rilascio per quanto riguarda i passaporti.



Il tasto destinazioni diverse contiene i seguenti campi

Sono stati integrati i campi relativi a data e luogo di rilascio per il documento



Il campo N identifica il progressivo delle destinazioni, il progressivo 1 è utilizzato di default per Fatture ed E/C mentre il progressivo 2 è utilizzato di default per le Bolle. Al momento dell’inserimento di una nuova voce il campo “filiale” viene abilitato automaticamente. La destinazione diversa di fatture, e/c e bolle viene inizializzata con quella della pratica (se può essere utilizzata per quel tipo di documento) anche se sono presenti i codici 1 e 2. Per ogni destinazione è possibile inserire i dati anagrafici ad essa riferiti. L’indirizzo e-mail o il numero fax per l’invio di un documento vengono letti, se presenti, dalla destinazione diversa. �� Fornitori



Fig. 7 – Dati Acquisti

E’ possibile impostare tramite il parametro CHKAFR quali campi devono essere inseriti obbligatoriamente. Nell’ anagrafica fornitori, alla pagina Acquisti, ci sono alcuni dati che verranno utilizzati nella gestione delle pratiche.

• Forn. Finanziario

Se i pagamenti o la fatturazione al fornitore vengono effettuati tramite Factorit/Mediofactoring o attraverso un Gruppo d’Acquisto (es. gruppo Alpitour), indicare il corrispondente soggetto finanziario.

• Utilizza condizioni di Pagamento del Fornitore

Se attivo verranno utilizzate le condizioni di pagamento indicate nell’anagrafica del fornitore anziché quelle indicate sul soggetto finanziario. • % Commissione

Quando il fornitore riconosce una percentuale di commissione abituale sarà possibile indicarla in questo campo; sarà quindi proposta nelle pratiche di turismo e potrà comunque essere modificata sui singoli servizi in pratica. • IVA Inclusa



Se la commissione è al lordo di IVA, attivare la casella. Anche tale opzione sarà modificabile sulle singole pratiche. • Base Commissionabile al netto di IVA

Se attivo l’IVA verrà scorporata dalla base commissionabile. • No Autofattura

Se il fornitore non emette autofattura per le commissioni spettanti su Pacchetti Turistici intermediati, attivare la casella (es. Grandi Navi Veloci).

• Fattura al Cliente

Se si vogliono fatturare le commissioni riconosciute da un certo fornitore ad un soggetto cliente è ora necessario indicare sull’anagrafica del fornitore il soggetto cliente che si desidera utilizzare (dalla gestione rendiconti, analizzata più avanti, sarà possibile generare in automatico il giroconto).

• Crea

Se attivo il parametro SCCLIFAT, è possibile creare in automatico il cliente di fatturazione con i dati del fornitore. • Catena Quando il fornitore appartiene ad una catena deve essere indicato in questo campo. Questo campo può servire a livello di ricerca e per le stampe statistiche. • Flag Catena Deve essere attivato solo quando il fornitore è la catena stessa. • Gruppo Budget Gruppo di raggruppamento dei fornitori per la rilevazione del budget (v. modulo statistiche).

�� Dati azienda

Nell’archivio dei Dati azienda, l’unico campo che differenzia eAgency è quello riferito alla Filiale di default.



• Filiale

Indica il codice della filiale normalmente utilizzata e proposta in fase di inserimento pratiche o di movimenti di prima nota. Questo dato è importante solo nel caso in cui l’agenzia di viaggi abbia altre filiali che utilizzano eAgency per registrare le pratiche e/o tenere la contabilità. Il campo può essere lasciato vuoto dalle agenzie che non posseggono filiali o siano la sede. Dal menù Front Office è possibile accedere a tutti i moduli di eAgency che affrontano gli aspetti tipici della gestione del banco dell’agenzia. Non troverete quindi riferimenti relativi a questo capitolo nei manuali di Ad Hoc standard.

2.1 ��Introduzione Front Office

Fig. 8 – Dati Azienda



La base delle procedure di front office è costituita dalle Pratiche Viaggi/Biglietti che permette di inserire pratiche di Turismo e di Biglietteria, dalle quali l’operatore al banco può gestire tutto l’iter della pratica, inclusa l’emissione di tutti i documenti operativi e fiscali richiesti: Proposta di Compravendita, Fax di prenotazione Servizi, Bolla di Biglietteria, Ricevuta d’Incasso, Fattura 74-ter, Fattura per Servizi, Estratto Conto pratica, etc.. Tutte le pratiche confermate confluiscono in tempo reale ed in modo

completamente trasparente nel modulo Contabilità di Ad Hoc.

La figura seguente mostra il menù Front Office; ogni voce verrà dettagliatamente trattata nel rispettivo capitolo.

Dal menù Archivi/ Parametri/ Parametri Front Office è possibile gestire e definire alcuni parametri, per stabilire le funzioni di dati parametri e quindi di alcune funzionalità del programma.

Prima di procedere con l’immissione delle pratiche raccomandiamo di verificare la correttezza dei dati presenti nelle tabelle Parametri Front Office.

Per maggiori dettagli in merito agli archivi da predisporre per una corretta gestione delle pratiche, rimandiamo alla consultazione del capitoli Tabelle, Progressivi e Impostazioni, più avanti in questo manuale.

2.2 �� Parametri



�AUTOEXIT: in questo parametro può essere impostata la chiusura automatica di eAgency ad un determinato orario �IMGAZI: può essere impostato uno sfondo per azienda, se non indicato sull’utente specifico �DESSTAT1:contiene la descrizione da dare al campo codice statistico 1 �DESSTAT2:contiene la descrizione da dare al campo codice statistico 2 �CHKPT: parametro in cui vengono indicati i campi da compilare obbligatoriamente sulla testata della pratica �CHAKACG: in questo parametro si possono valorizzare, quindi rendere obbligatori, i campi relativi ad intestatari/ partecipanti �STFIL: se attivato con valore “S” stampa la filiale sull’intestazione fattura �DEFAFLSTVO: parametro dedicato alle opzioni di stampa voucher �BVCODBAB: parametro in cui può essere inserito il codice Ns banca da inserire sui clienti importato �AUTOEMAIL: contiene l’indirizzo mail per l’invio automatico dei documenti, se non valorizzato su cliente generico e/o intestatario, e non diversamente indicato al momento dell’invio �CHKAFR: possono essere valorizzati i campi da compilare obbligatoriamente sull’anagrafica del fornitore �CHKACL: possono essere valorizzati i campi da compilare obbligatoriamente sull’anagrafica del cliente �CHKKBI: riporta i campi che possono essere indicati come obbligatori in biglietteria �CCPAGDIR: riporta la causale contabile da movimentare nel pagamento diretto CCA �ZOOMBKO: imposta la visualizzazione del back office pratiche �CHKPT: possono essere valorizzati i campi da compilare obbligatoriamente sull’anagrafica del fornitore �STECINC: permette la selezione delle opzioni di stampa e/c �DEFAFLSTFX:parametro dedicato alle opzioni di stampa fax �CRSNOCC:è possibile definire se riportare o meno, il numero della carta di credito �DCONSIV: con questo parametro si definisce la data di consolidamento per le registrazioni iva �DCONSPN: con questo parametro si definisce la data di consolidamento per le registrazioni contabili �COMPCORR: determina quando deve avvenire la contabilizzazione dei diritti, se all’acconto o al saldo �A74C60:se abilitato posticipa la competenza 74ter di 30 giorni �BOVIRT: questo parametro serve per impostare o meno la stampa del bollo virtuale �MODELXLS: determina la gestione dei modelli excel, dove presenti �SMTPMODE: è il parametro in cui deve essere indicata l’ipostazione di invia, con SMTP �MAPIMODE: se attivato, il parametro, permette di bypassare il messaggio di controllo precedente all’invio tramite posta �PDFVER: questo parametro, viene valorizzato, se necessario, per permettere la corretta procedura dalla stampante pdf



�FAXCOD: se abilitato, permette l’invio di un fax tramite email, se installato e configurato sul pc un sistema di fax che supporta l’invio mail �PMCONSINC:parametro relativo alla possibilità di incasso delle pratiche consolidate �PAGPERCLI: con questo parametro si possono leggere dei dati pagamento dalle quote invece che dalla pratica �DOCPERCLI: attivando questo parametro si può selezionare il documento che può essere emesso rileggendo il cliente dalle quote della pratica



Nelle pratiche non è possibile inserire clienti, intestatari, partecipanti o

destinazioni diverse con data obsolescenza inferiore alla data della pratica stessa.

Cliccando su questa voce del menù si accede alla seguente maschera:

Fig. 9 - Pratiche Viaggi/Biglietti

La maschera si compone dei seguenti campi e bottoni:

� Testata • Pratica Numero identificativo della pratica, composto da tre campi: il primo identifica l'anno di competenza; il secondo è il numero progressivo della pratica che in fase di caricamento viene calcolato in automatico in base all’anno di competenza; ed il terzo è l'eventuale alfanumerico con cui possiamo contraddistinguere le pratiche. La parte alfanumerica permette di seguire diverse numerazioni, infatti ad ogni valore inserito viene associato un progressivo a se stante. E' necessario precisare che la scelta di una diversa numerazione dipende esclusivamente dall’ organizzazione interna dell'agenzia poiché il gestionale riesce comunque a distinguere le diverse pratiche a seconda della tipologia scelta per ciascun servizio o biglietto inserito.

3.1 ��Pratiche Viaggi/Biglietti



Duplica pratiche Per duplicare una pratica da una già esistente, si preme CTRL+F4 sulla pratica da prendere come “base” per la duplicazione, automaticamente il programma proporrà il primo progressivo libero su cui riportare dati testata e servizi per la nuova pratica, nonché i partecipanti nel caso in cui il flag venga attivato.

• Del Data della pratica. In fase di caricamento viene presentata la data con la quale si è entrati nel gestionale, quindi normalmente la data odierna. • Filiale Campo identificativo dell’eventuale codice filiale; compilato in automatico nel caso si stia inserendo una pratica da una filiale o nel caso in cui sia stata importata dalla filiale stessa con il modulo di Import. • Stato Identifica come deve essere considerata questa pratica ed ha quindi effetti anche sulla relativa gestione contabile. In questo senso la pratica può essere: • APERTA: è lo stato in cui viene normalmente presentata la pratica in fase di

caricamento (tale impostazione dipende dal parametro DEFASTATO il quale può essere valorizzato diversamente dall’utente.) Lo stato Aperta indica l’esistenza di un saldo ancora aperto verso il cliente (il campo che viene preso in considerazione è Saldo Rif.). Contabilmente indica la validità di questa pratica e quindi determina la creazione della sua registrazione in prima nota al momento della conferma della stessa o dell'emissione della fattura.

• OPZIONE/PREVENTIVO: si sta caricando un’offerta in attesa di un esito da parte del cliente; il programma non creerà quindi nessuna registrazione in prima nota. Si può anche specificare una data entro la quale l'offerta è valida compilando il campo Data Scadenza Opzione/Preventivo negli Altri Dati della pratica.

• GRUPPO: questo stato può essere scelto per identificare le pratiche di gruppo ed è utile sia per la ricerca delle pratiche sia a livello statistico. Contabilmente viene considerata Sospesa.

• CHIUSA: stato valorizzato in automatico dal programma nel momento in cui il saldo del cliente è zero (il saldo che viene controllato è il Saldo Rif., quindi sia il saldo della pratica che stiamo visualizzando sia quella eventualmente indicata come pratica di riferimento deve essere a zero).

• CONSOLIDATA: è una forzatura che permette al supervisore di indicare che quella pratica non è soltanto chiusa, ma anche già controllata; di conseguenza non permette ad altri utenti di modificare la pratica se non agli utenti abilitati (v. paragrafo Profilo utenti), avvertendoli comunque con un messaggio. Tale stato può essere utilizzato anche per chiudere la pratica quando non è stata ancora saldata.

• ANNULLATA: la pratica viene annullata dal cliente, ma invece di cancellarla dall'archivio con il tasto F5 le viene assegnato questo stato di modo che possa comunque essere consultabile; può quindi essere anche oggetto di statistiche. Contabilmente vengono cancellate tutte le movimentazioni di prima nota collegate.



• SOSPESA: identificativo di uno stato transitorio della pratica perché al momento non si conosce l'esito della pratica; ad esempio, il cliente che inizialmente aveva prenotato ha avuto un imprevisto e non sa se effettivamente riuscirà a partire. Contabilmente le registrazioni di prima nota non vengono generate.

• BLOCCATA: ha gli stessi effetti dello stato Consolidata poiché non permette modifiche sulla pratica e contabilmente vengono create registrazioni di prima nota, ma evidenzia che la pratica non è ancora chiusa.

Tramite il parametro STATIP2 è possibile specificare quali sono gli stati della pratica da controllare con il diritto utente P2: tramite l’impostazione di tale parametro è possibile indicare per ogni stato pratica se deve essere controllato o meno e quindi se renderlo modificabile.

• Pratica di Riferimento (i tre campi in alto a destra preceduti dal bottone ) Nel caso in cui la pratica che si sta caricando è un'integrazione o un rimborso di una pratica precedentemente caricata, si può inserire qui il numero della pratica originale. In questo modo si ha la possibilità di vedere il saldo degli importi delle 2 pratiche sia sul campo Saldo Rif., nel piede della pratica, sia dalla seconda pagina del bottone Totali.

Per inserire la pratica di riferimento è necessario cliccare sul bottone . Si accede così alla seguente maschera di ricerca:

Fig. 10 – Ricerca Pratiche

Inserendo i dati che abbiamo a disposizione per risalire alla pratica di riferimento e confermando con F10 o cliccando sul bottone <Ok> verrà visualizzato uno zoom dove verranno elencate le pratiche rispondenti alle selezioni impostate, cliccando sulla pratica interessata il numero identificativo di questa viene riportato nella testata della maschera delle pratiche.



• Cliente Nominativo del cliente contabile della pratica, quindi di colui al quale verrà aperto il mastrino. Data l’importanza contabile di questo campo è stato predisposto un codice per il Cliente Generico, che verrà utilizzato tutte le volte che si dovrà aprire una pratica ad un cliente di passaggio. In questo modo tutte le posizioni aperte verso clienti di passaggio confluiranno in un unico mastrino, non appesantendo la contabilità. È comunque possibile indicare il nominativo del cliente inserendolo come intestatario (v. paragrafo successivo). I clienti diversi dal “generico” devono essere stati precedentemente inseriti nell’anagrafica clienti. È possibile visualizzare lo zoom su tale anagrafica premendo F9. Una volta visualizzato lo zoom premendo ancora F9 è possibile accedere all’anagrafica clienti e quindi inserire un nuovo cliente (F4) o modificarne uno esistente. • Intestatario Questo campo indica colui al quale dovranno essere intestati i documenti. Verrà quindi valorizzato regolarmente nel caso di cliente di passaggio ossia quando il cliente inserito è il Cliente Generico. In questo modo si memorizzano comunque i dati del cliente di passaggio che può quindi essere oggetto di statistiche o divenire cliente contabile. Contabilmente non viene movimentato. Nel caso in cui il cliente sia Cliente generico tutti i documenti verranno compilati con i dati dell'intestatario, mentre se viene inserito un cliente diverso i documenti contabili (fatture e E/C) verranno comunque intestati al cliente, mentre gli altri all'intestatario (ad es. Bolla Biglietteria). In linea di massima, quindi, i casi particolari in cui si rende necessaria la compilazione di questo campo si hanno quando è stato impostato il cliente generico o quando la vendita è rivolta ad un’altra agenzia per cui nell’intestatario compare il nome del cliente finale. Il nominativo qui inserito dovrà essere presente nella tabella degli Intestatari/partecipanti (v. paragrafo relativo). Il suo inserimento può avvenire digitando direttamente il nome o premendo F9 per ricercarlo tramite lo zoom; nel caso non esista il nominativo è stata predisposta una modalità per velocizzare l’inserimento: digitando il nome e premendo invio il gestionale pone la seguente domanda "Nominativo inesistente, confermi la creazione?" se la risposta è affermativa viene direttamente presentata l'anagrafica già compilata con il codice e il nome; a questo punto si può inserire gli altri dati relativi all’intestatario (v. paragrafo relativo all'anagrafica Partecipanti) o confermare direttamente. • E/C Flag che indica la richiesta di emissione dell'E/C. Attivandolo infatti, al momento della conferma della pratica nel bottone Documenti verrà proposto l'E/C come documento da emettere. Questo flag viene attivato automaticamente al momento dell'inserimento del Cliente nella pratica, se nella relativa anagrafica è stato attivato il corrispondente check (v. paragrafo anagrafica Clienti). • 74-TER



Flag che predispone il caricamento di una pratica 74ter; attivandolo viene proposta, per i servizi e i biglietti che si andranno ad inserire la tipologia 74ter (comunque modificabile su ciascuno). • Agenzia/Netto CP Editabile solo nel caso di vendita ad Agenzia di Viaggio (quindi il cliente inserito dovrà aver attivato nella relativa anagrafica, o nel bottone <Altri Dati>, il check su Agenzia di viaggio); indica che la vendita che si sta effettuando è al netto e quindi attivandolo inibisce l'inserimento di eventuali commissioni passive. • Pacchetto Viene presentato attivato in automatico (con il parametro DEFAFLPAC valorizzato con “S”) ed indica che la pratica che si sta caricando è un pacchetto. Ciò comporta la compilazione automatica del flag su autofattura come documento da emettere/ricevere relativo alle commissioni, comunque variabile. Invece, nel caso di vendita 74ter, la fattura che verrà stampata non conterrà l'elenco dettagliato dei servizi inseriti, ma gli importi raggruppati in base a CEE, FUORI CEE o MISTE. • CEE, Fuori CEE o Miste Questo check è importante nel caso di vendita 74ter perché determina l'aliquota Iva e il conto ricavi che dovranno essere movimentati in prima nota. Nel caso di vendita in Intermediazione viene variata l’aliquota iva relativa alle commissioni (20% in caso di CEE o non imponibile art. 9 in caso di Fuori CEE). In caso di Singolo Servizio può essere comunque valorizzato come dato informativo ma non avrà nessun effetto contabile. Nel caso in cui venga compilato con “Misto” rende editabile la stessa scelta per ciascun servizio/biglietto della pratica. • Descrizione Campo liberamente compilabile a piacere da parte dell'operatore • Destinazione Deve contenere la località di destinazione del viaggio. Per richiamare la destinazione già inserita è possibile, come per gli altri campi, richiamarla direttamente digitando il nome o sceglierla dallo zoom, premendo F9. Solo per questo campo, se il parametro DESNAZ è valorizzato "S", verranno prima elencate le nazioni, selezionando una delle quali, verranno visualizzate solo le destinazioni di quella nazione. Nel momento in cui siamo nello zoom delle nazioni è possibile comunque bypassare questo filtro e passare direttamente all’elenco completo delle destinazioni premendo ESC. Un’altra possibilità di ricerca è inserire direttamente la nazione sul campo destinazione e premere F9, anche in questo modo vengono visualizzate solo le destinazioni di quella nazione. Se la località è stata precedentemente inserita nella tabella relativa (si veda il paragrafo relativo) basterà digitarne il nome o richiamarla visualizzano lo zoom sulla tabella premendo il tasto F9. E’ possibile comunque inserire una nuova destinazione premendo due volte F9. • Dal - Al/Giorni - Notti Data di partenza e di ritorno (inizialmente sono valorizzate con la data odierna) ed in base alle quali vengono calcolati il numero di giorni e di notti. Quest'ultimo



campo è comunque editabile, nel caso ad. es. di un viaggio di 9gg e 7 notti (in base alle date inserite avrebbe calcolato 9gg e 8 notti). Il numero delle notti è importante anche per il calcolo degli importi per i quali si deve tener conto anche di questo dato, come ad es. per i servizi Hotel (v. paragrafo relativo all'anagrafica dei Servizi), dove il prezzo deve poter essere moltiplicato non solo per i passeggeri, camere, ma anche per le notti. • Pax Numero dei partecipanti della pratica. I campi presentati sono 2, ma solo il primo è editabile e viene utilizzato poi in fase di caricamento dei servizi per proporne la quantità. Il secondo invece è calcolato dal gestionale in base ai partecipanti effettivamente inseriti nel relativo bottone (v. paragrafo relativo alla gestione del bottone Partecipanti); effettuerà infatti un controllo tra i due valori visualizzando un messaggio di avvertimento nel caso discostassero. � Corpo • Servizio Codice del servizio. Si può inserire digitandone sia il codice che la descrizione oppure ricercandolo dallo zoom (F9). Premendo due volte F9 si accede alla relativa anagrafica dalla quale è possibile inserirne uno nuovo. • Descrizione Descrizione del servizio. Nel momento in cui viene inserito il codice del servizio, in automatico viene presentata la descrizione presente nella relativa anagrafica, che può comunque essere variata editando questo campo. Premendo F9 si può inserire la descrizione per esteso; è importante però tenere presente che se anche il campo permette di inserire infiniti caratteri, sulle stampe dei documenti è invece limitato. • <Lente> Permette di accedere al dettaglio del servizio. Cliccando sulla lente si accede alla seguente maschera:



In questa maschera vengono uniti i dati della riga pratica relativa al servizio inserito alle caratteristiche impostate nella relativa anagrafica. Si possono quindi modificare le varie componenti che determinano l'importo del servizio (il prezzo, gli eventuali sconti (2 percentuali e/o l'importo), i diritti), l’eventuale importo che verrà pagato direttamente al fornitore, se il servizio deve essere considerato compreso in quota (attivando il flag relativo), la tipologia del servizio (in alto a destra), i conti di costo e ricavo che dovranno essere movimentati in contabilità (se diversi da quelli impostati nei parametri, v. anagrafica Servizi), il centro di costo, la categoria statistica e impostare una modalità di pagamento diversa relativa al singolo servizio su cui si è posizionati (questo andrà ad influire sul calcolo delle partite che quindi verranno create con scadenze diverse perché basate proprio sul pagamento). Il campo Fee è editabile solo se il cliente ha la fatturazione fees attiva, altrimenti è impedito l’inserimento di importi. Sono presenti due opzioni di blocco relativamente a mark up/diritti: la prima che blocca il calcolo automatico di diritti, mark up, fees e profit share, la seguente relativa al blocco del solo mark up. Se la pratica è servizio singolo o 74-ter le fees applicate automaticamente in base ai contratti vengono riportate nel campo “Diritti”. La seconda pagina della maschera in esame si presenta nel modo seguente:

Fig. 11 – Dettaglio Servizio / Pag. 1



Fig. 12 – Dettaglio Servizio / Pag. 2

Fig. – Dettaglio Servizio / Pag. 3



Fig. – Dettaglio Servizio / Pag. 4

Si possono, specificare i riferimenti al T.O. per ciascun servizio; se uguali per tutti i servizi, si possono invece inserire nel bottone Altri Dati della pratica (v. paragrafo relativo). Inoltre si può indicare se per quel servizio devono essere stampati Fax, Voucher e bolla che quindi verranno proposti come documenti da emettere dopo la conferma della pratica; oppure Nascondi in E/C nel caso in testata della pratica sia attivato il flag per l’emissione dell’E/C, ma questo servizio non deve comparire. Per il contratto invece il flag viene attivato automaticamente perché essendo una pratica turismo questo documento dovrebbe essere stampato. Se compilati nella relativa anagrafica del servizio, questi check per la stampa dei documenti, vengono attivati in automatico. È possibile quindi mettere il check su “Non Stampare” per indicare che tale servizio non dovrà comparire su nessun documento, indipendentemente da quanto sopra indicato. • Nr. Quantità venduta. Di default viene presentato valorizzato con il numero dei partecipanti inserito in testata. • Prezzo Prezzo unitario del servizio • Importo Importo totale di vendita. Dato dal prodotto del campo Nr. e Prezzo sommato agli eventuali diritti/mark up con cui si è ricaricato il servizio, meno eventuali sconti e pagamenti diretti (tramite il bottone Dettaglio Servizio); se predisposto nell’anagrafica del relativo servizio, viene moltiplicato anche per le notti.

• Tipo



Cliccando su questa colonna compare una finestra che permette di scegliere la tipologia del servizio, quindi se è un 74ter, Singolo Servizio o Intermediazione e se si tratta di CEE, FUORI CEE o MISTO. Questo campo è valorizzato al momento del caricamento per default con Intermediazione CEE, oppure nel caso si sia flaggato in testata il check su 74ter, con questo valore; può comunque essere variato per ciascun servizio.

• Fornitore Codice e ragione sociale del fornitore dal quale si è acquistato il servizio. Se nell'anagrafica del servizio è stato inserito un fornitore, questo campo viene valorizzato con quel nominativo. In ogni caso, dopo l'inserimento della prima riga di servizio, sulle successive viene presentato il fornitore inserito nella riga precedente.

• Commissioni Percentuale delle commissioni attive riconosciute dal fornitore; si possono specificare sia in aliquota che in importo e nel caso vengano inseriti entrambi, vengono sommati. Questo campo può essere valorizzato in automatico se precedentemente impostato nell’anagrafica del fornitore o tramite Contratto. Esiste un ordine di priorità secondo il quale viene letto questo campo: il gestionale controlla, per prima cosa, se esiste un contratto legato al fornitore e al servizio inserito (v. paragrafo riguardante i contratti), se esiste propone percentuale ivi predisposta; alternativamente legge il campo commissioni presente nell'anagrafica del fornitore; se anche qui non è stata inserita nessuna percentuale il campo viene presentato vuoto. In ogni caso può essere variato. • IVA Aliquota Iva a cui devono essere assoggettate le commissioni, o il servizio nel caso sia venduto come Singolo Servizio. Anche questo campo può essere inserito direttamente nell’anagrafica del servizio, se soggetto ad aliquote particolari, di modo che venga catturato insieme al servizio. Nel caso non sia stato inserito viene comunque proposto codice 20 % nel caso di pratica INT/SS se Cee, o N.I.9 per le Fuori Cee, o 74 per le 74ter Cee o 75 per le 74ter Fuori Cee. In ogni caso può essere variato. � Bottoni Tutti i bottoni presenti nella maschera principale della pratica non devono essere necessariamente compilati, infatti ciascuno di essi contiene un dettaglio relativo ad una certa tipologia di pratica e quindi verrà consultato solo in quel caso. In alcuni casi, dato che molti contengono l’elenco dei servizi, l’utente può decidere di partire direttamente dalla compilazione di un bottone; ad es. nel caso si debba inserire un sevizio hotel può essere fatto direttamente dal bottone <Sistemazioni>.

<Biglietti>



Tramite questo pulsante si accede all'elenco degli eventuali biglietti già caricati sulla pratica. La maschera si presenta nel modo seguente:

Fig. 13 - Biglietti

L’utente accede a questo zoom quando vuole caricare nuovi biglietti,, manualmente o catturandoli da crs, modificare quelli già inseriti o farne una copia, rimborsare un biglietto già emesso, stampare i biglietti inseriti ecc. (per l’inserimento di un nuovo biglietto si veda il paragrafo riguardante la Biglietteria) Cliccando sul bottone <Cattura> vengono visualizzati tutti i biglietti sospesi (cioè già catturati da CRS, o inseriti manualmente da Front Office – Biglietteria – Biglietti emessi ma ancora non inseriti in nessuna pratica); la maschera che si presenta è la seguente:



Fig. 14– Biglietti Sospesi

Cliccando quindi su <Aggiorna> il programma cattura tutti i nuovi biglietti emessi da CRS; avendo quindi l'elenco completo dell'import è necessario selezionare il/i biglietto/i che interessa inserire nella pratica.

<Sistemazioni> Da qui è possibile specificare i dettagli del servizio di soggiorno rilasciato utili per la predisposizione dei dati del voucher. Da qui si possono anche inserire nuovi servizi, modificare quelli eventualmente già inseriti oppure associarli a nuovi dettagli. La maschera a cui si accede è la seguente:

Fig. 15 – Sistemazioni

• Camera Tipologia di camera venduta. Es. Doppia, singola…



• Trattamento Es.: Pensione Completa, All Inclusive…

Quest’ultimi due campi fanno riferimento ad una propria anagrafica a cui si può accedere direttamente dalla pratica con un doppio F9.

• Da/A Periodo del soggiorno presso struttura indicata. E’ importante sia per la stampa sui documenti sia per il calcolo del campo Importo nel caso si inserisca un prezzo che deve essere moltiplicato per i giorni/notti. Si può impostare la durata totale del viaggio nella testata della pratica ad es. dal 15/01/03 al 25/01/03 e specificare nelle sistemazioni che dal 15/01/03 al 20/01/03 il soggiorno avverrà presso l’hotel “xxx” e aggiungere una seconda riga per indicare il soggiorno presso l’hotel “yyy” dal 21/01/03 al 25/01/03 in modo che le due tariffe vengano calcolate solo per il periodo di competenza. • Giorni – Notti Numero dei giorni e delle notti calcolati in base al periodo inserito su ciascun servizio, o, in assenza di questo, in base alle date inserite in testata della pratica. • Nr. Quantità del servizio, la stessa che troviamo sul corpo della pratica.

• Prezzo Unitario Importo del servizio; anche questo presente sul corpo pratica. • Importo Totale relativo a quel servizio (stessa cifra che viene calcolata nel campo Importo presente sul corpo della pratica; v. paragrafo relativo)

• Catena Deve essere indicata in questo campo se il fornitore appartiene ad una catena (vedi Tabella Anagrafici Fornitori). Se impostato nell’anagrafica del fornitore viene proposta in automatico. • Fornitore Indica il fornitore che verrà movimentato contabilmente. • Struttura Indica il fornitore diretto del servizio, colui al quale dovrà essere intestato il voucher. Es.: se è stato caricato un servizio Hotel acquistato tramite un fornitore di alberghi (es. Octopustravel, Transhotel…), con l’hotel l’agenzia non avrà alcun rapporto contabile (né di pagamento né di fatturazione); utilizzando questo campo contabilmente verrà movimentato il fornitore ma sul voucher compariranno le coordinate dell’Hotel effettivamente prenotato.

<Commissioni>



Riepilogo del calcolo relativo alle commissioni, attive e passive. Cliccando sul bottone si accede alla seguente maschera:

Fig. 16 – Commissioni

• Servizio Codice del servizio su cui devono essere calcolate le commissioni; viene ripreso l’elenco dei servizi caricati sulla pratica oppure possono essere inseriti o modificati direttamente da qui.

• Fornitore Indica colui che riconosce le commissioni all’agenzia

• Commissioni Attive/Commissioni Passive La prima colonna identifica la percentuale di commissioni, la seconda l’importo. Se è presente sia la percentuale che l’importo i due valori si sommeranno. La terza colonna riporta l’importo totale di commissioni riconosciuto per quel servizio al netto di IVA(per approfondimenti sulle commissioni attive si veda il paragrafo relativo al medesimo campo sul corpo della pratica). <Lente> Si veda quanto riportato nello paragrafo all’interno del corpo pratica. • %Lorda Iva Questo flag indica che la percentuale inserita deve essere considerata come lorda Iva, e quindi nei calcoli verrà scorporata dell’aliquota indicata nel campo accanto. Il codice Iva riportato di fianco indica la percentuale alla quale sono assoggettate le commissioni; valorizzato in automatico con 20 (o con il codice iva specificato nell’anagrafica del servizio) in caso di emissione di fatt. comm. per servizio reso nella CEE o N.Imp. art. 9 nel caso di Fuori CEE, con codice 220 in caso di Autofattura per servizio reso nella CEE o 209 per Fuori CEE. In ogni caso può essere variato. • Autofattura



Indica che si riceverà autofattura e quindi non verrà emessa fattura per questo servizio. Il flag viene automaticamente attivato quando nella testata della pratica è attivo il flag di pacchetto. Il flag non verrà mai attivato nel caso in cui, nell’anagrafica del fornitore alla pagina acquisti, sia stato specificato che non emette autofattura. In base all’attivazione di questo flag viene variato il codice iva delle commissioni (v. descrizione relative al campo precedente).

• Base netta Iva In questo caso la base imponibile sarà calcolata scorporando l’importo di vendita dall’aliquota indicata a fianco. Es. vendo un servizio di € 120 con 10% di comm., quest’ultima verrà calcolata su 100 (120-20%), quindi la commissione sarà di € 10 + iva 20%.

• Rendicontazione Indiretta Indica che il pagamento del netto e/o la fatturazione delle commissioni non saranno effettuati direttamente al fornitore del servizio ma ad un intermediario, ad. es. Buonviaggio, Alpitour… L’intermediario deve essere specificato nell’anagrafica del fornitore come forn. Finanziario.

• Servizio non Commissionabile Il servizio caricato non è soggetto a commissioni (questo flag può essere inserito direttamente nell’anagrafica del servizio, si veda paragrafo relativo).

• Importo non Commissionabile E’ possibile specificare un importo del totale del servizio sul quale non vengono riconosciute commissioni; il flag Servizio non Commissionabile non deve essere attivo. Es. se acquisto un biglietto tramite tour operator sulle tasse non mi verranno riconosciute le commissioni, invece di inserire due righe di contratto, posso mettere l’importo delle tasse in questo campo.

< <Reimposta>> Questo bottone serve per automatizzare e velocizzare la procedura di correzione della percentuale di commissioni inserite. E’, infatti, sufficiente indicare la percentuale che si vuol ritoccare (attiva o passiva), il fornitore e la nuova percentuale da impostare e premendo ok o F10 vengono soprascritte le vecchie percentuali con la nuova indicata. La maschera che permette tale correzione è la seguente:

Fig. 17 - Ricalcolo Commissioni

Es. inserendo la pratica la commissione è stata presentata in automatico, ma al momento del ricevimento dell’E/C ci accorgiamo che per questa pratica la percentuale doveva essere diversa. Invece di cambiarla riga per riga questa procedura consente di variarle una volta per tutte.



<<Totali>> v. paragrafo relativo al bottone Totali sul corpo pratica ALTRI BOTTONI PRESENTI SULLA MASCHERA PRINCIPALE DELLA PRATICA:

<Costi> Cliccando su questo bottone si accede alla gestione dei costi dei servizi sostenuti dall’agenzia:

Fig. 18 – Bottone Costi

I campi di Servizio, Fornitore, Qta, Iva, Valuta vengono automaticamente valorizzati secondo i dati inseriti sulla pratica, oppure si possono caricare nella riga. • Free

Questo campo indica le gratuità riconosciute dal fornitore all’agenzia.

• Prezzo Unitario

In questo campo deve essere indicato il costo unitario del servizio.

• Presunto Viene calcolato in automatico al momento dell’inserimento del prezzo unitario come prodotto di quest’ultimo con la q.tà. Indica il costo complessivo presunto al momento dell’inserimento della pratica, quando verrà registrata la fattura diventerà effettivo.

• Effettivo

Cliccando sulla freccetta che si trova tra l’importo presunto e quello effettivo, questa cambia direzione rendendo così editabile il campo Effettivo. Tale campo



indica appunto il costo effettivo sostenuto dall’agenzia per quel determinato servizio. Pur essendo modificabile manualmente l’iter corretto prevede che tale campo sia valorizzato al momento del ricevimento fattura, direttamente dalla prima nota.

• Note

Il campo è disponibile per eventuali annotazioni.

• Costo Netto Servizi Indica il costo totale dei servizi al netto di Iva.

• Costo Lordo Pratica Indica il costo totale dei servizi comprensivi di Iva e degli eventuali biglietti caricati.

<Stato> Cliccando su questo bottone si accede alla seguente maschera:

Fig. 19 – Bottone Stato

La maschera permette di visualizzare, per ogni servizio e ogni biglietto, lo stato di ogni documento, se ne è stata prevista l’emissione, se è “Da emettere” o “Emesso”. Nell’ultima colonna vengono indicati anche gli incassi effettuati.

<Allegati> Permette di allegare un qualsiasi documento di windows alla pratica. Cliccando su questo bottone si accede alla seguente maschera:



Fig. 20 – Bottone Allegati

Cliccando sul bottone <Sfoglia> è possibile ricercare documenti da collegare alla pratica (alternativamente è possibile anche trascinare il documento su questa finestra); una volta selezionato, il documento comparirà nella maschera. Il menù a tendina Visualizza permette di visualizzare i documenti nei seguenti modi: Icone grandi, Icone piccole, Elenco, Dettagli. È possibile accedere ai documenti visualizzati in questa finestra, facendo doppio clic sull’icona relativa. Una volta scelti i documenti è sufficiente premere <Esci>. Per cancellare un documento inserito è necessario selezionarlo e premere il tasto Canc della tastiera.

<Altri Dati> Cliccando su questo bottone si accede alla seguente maschera:

Su questa cartella vengono creati dei collegamenti ai documenti interessati; è quindi importante che il documento esista nella cartella da cui sono stati selezionati. Per lo stesso motivo è importante che il collegamento che si salva da una postazione sia rintracciabile anche dalle altre postazioni in rete, affinché anche gli altri utenti possano visionare il documento. Es. se da una postazione salvo un documento che è presente in una qualsiasi cartella di c:, le altre postazioni non potranno vederlo perché il documento verrà ricercato su c: della macchina su cui è posizionato l’utente. Per questo motivo consigliamo di creare una cartella condivisa con la stessa unità da tutte le postazioni e di salvare qui i documenti da inserire negli allegati della pratica.



Fig. 21 – Bottone Altri Dati Pratica

In questa maschera vengono riportati alcuni dei dati specificati sulla pratica o nell’anagrafica del cliente inserito; sono comunque modificabili dall’utente. • Valuta Indica la valuta in cui sono espressi gli importi della pratica, viene sempre inizializzata con la valuta dell’agenzia (Euro).

• Pagamento In automatico viene proposto il codice di pagamento specificato nell’anagrafica del cliente. In base al codice specificato vengono calcolate le date della scadenza della pratica (v. il relativo paragrafo) e delle partite contabili. • Banca di appoggio In automatico viene proposto il codice della banca specificato nell’anagrafica del cliente. • Sconti Nella prime due caselle il programma riporta in automatico gli sconti specificati nell’anagrafica del cliente. Possono comunque essere variate. Le percentuali qui riportate verranno applicate incondizionatamente sul totale pratica.

• Data Scadenza Nel caso in cui si stia inserendo un preventivo o un’opzione (si veda quanto illustrato in merito allo stato della pratica) questo campo indica la data entro la



quale il preventivo/opzione è ritenuto valido. Questo campo viene valorizzato automaticamente nel caso in cui sia stato inserito il parametro VALOPZ. • Categoria prodotto In questo campo è possibile indicare la tipologia della pratica. La compilazione di tale dato permette:

- di effettuare una ricerca pratiche per tale campo - di poter effettuare delle statistiche (con raggruppamento per categoria prodotto,

nei criteri di selezione) • Tipologia Statistica Anche questo campo indica la tipologia del viaggio ma viene utilizzato nell’elaborazione delle statistiche di Eagle. • Agente Viene automaticamente valorizzato con il codice dell’agente specificato sull’anagrafica del cliente.

• Commessa Indica la commessa a cui fa riferimento la pratica.

• Incoming/Outgoing/N/A Indica se la pratica riguarda un viaggio per clienti che vengono in Italia o per clienti che vanno all’estero.

• Cliente Agenzia Indica che il cliente della pratica è un’agenzia di viaggi, quindi soggetto a commissioni passive. Il flag viene automaticamente valorizzato se presente nell’anagrafica del cliente.

• Vendita al netto ad Agenzia Attivabile solo se il cliente è un’agenzia di viaggi. Indica che si sta effettuando una vendita al netto di commissioni passive.

• Prezzi al netto di IVA Indica che gli importi specificati sulla pratica non devono essere scorporati in fase di fatturazione. Es. senza flag – Servizio 100 nella pratica � 100 in fattura. Con il flag – Servizio 100 nella pratica � 120 in fattura. Serve quindi in caso di vendita Singoli servizi. • Diritti: V. dettaglio nel paragrafo Anagrafica Clienti. Viene automaticamente valorizzato con quanto inserito nel relativo campo dell’anagrafica del cliente. • FB Intermediazione



Se attivo permette la stampa della fattura di biglietti in intermediazione assoggettandoli a Iva fuori ambito. Gli eventuali diritti legati al biglietto confluiscono nella fattura con regime iva ordinario. La pagina Cliente si presenta nel modo seguente:

Fig. 22 – Bottone Altri Dati Cliente

In questa pagina vengono riportati i dati del cliente e dell’intestatario inseriti nelle relative anagrafiche. Il campo “Spedizione Fatture ed E/C presso” indica l’eventuale destinazione diversa del cliente a cui devono essere spediti i documenti contabili. nel caso sia stato inserito nella relativa anagrafica viene proposta in automatico, altrimenti si può caricare direttamente con il doppio F9. La pagina Altro contiene i seguenti dati:



Fig. 23 – Bottone Altri Dati Altro

• Annotazioni per l’agenzia

È un campo a disposizione dell’agenzia per eventuali annotazioni interne che, quindi, non compariranno su nessun documento. • Partner E’ possibile classificare la pratica in base al codice partner. Questa suddivisione permette di poter stampare loghi diversi per ciascun partner e stampare o ricercare le pratiche con questo filtro. <<Prima Nota>>

Cliccando sul bottone è possibile visualizzare i riferimenti alle registrazioni di prima nota collegate alla pratica, create automaticamente dal programma. Cliccando sul numero della registrazione è possibile visualizzare la registrazione in prima nota. • Numero Partita Indica il numero della partita aperta verso il cliente della pratica. • Filiale

Se valorizzato, la pratica risulterà emessa dalla filiale qui indicata; viene riportata in automatico se valorizzata in testata della pratica. • Creazione



Se valorizzato indica l’utente che deve risultare come creatore della pratica. • Ultima Modifica Se valorizzato indica l’utente che deve risultare come colui che ha modificato per ultimo la pratica. • Chiusura Se valorizzato indica l’utente che deve risultare come colui che ha chiuso la pratica • Data Chiusura Se valorizzato indica la data che deve risultare come data di chiusura. Gli ultimi quattro campi descritti vengono memorizzati in automatico dal programma, ma possono essere modificati dal supervisore in modo che, se questi devono fare delle correzioni su delle pratiche, risulti comunque variato dall’utente precedente. Possono essere valorizzati solo dagli utenti abilitati. La pagina T.O. si presenta nel modo seguente:

Fig. 24– Bottone Altri Dati T.O.

In questa pagina è possibile indicare la data di consegna dei documenti al cliente ed eventuali note. E’ possibile, altresì, indicare i riferimenti della prenotazione. Questi tre campi sono presenti anche nel dettaglio del servizio.



Sono utili perché è possibile fare una ricerca/stampa pratiche e visionare quelle per cui ancora dobbiamo ricevere o consegnare i documenti. Ai presenti campi, sono stati aggiunti anche i campi statistici ed il campo Destinazione Gruppo/Network. Le descrizioni relative ai codici statistici Codice Statistico 1 e Codice Statistico 2, possono essere rispettivamente impostate tramite i parametri DESSTAT1 e DESSTAT2, ed inoltre possono essere resi obbligatori tramite il parametro CHKPT. La pagina Contratto si presenta nel modo seguente:

Fig. 25– Bottone Contratto

In questa pagina è possibile inserire i dati e le note relativi alla stampa del contratto, prima dell’emissione dello stesso.

<Partecipanti> Cliccando su questo bottone si accede alla gestione dei partecipanti, tramite la seguente maschera:



Fig. 25 – Bottone Partecipanti

• Gruppo

Campo libero che indica il nominativo del gruppo. Viene utilizzato come filtro per la stampa/ricerca delle pratiche. • Gruppo Aperto Nel caso in cui il gruppo da inserire sia un gruppo aperto è possibile specificare il numero massimo e minimo di partecipanti che possono prenotare affinché la pratica sia valida. • Prenotazioni fino al Sempre nel caso di gruppi aperti è possibile specificare la data entro cui è necessario effettuare le prenotazioni. • Pax inseriti Viene calcolato automaticamente secondo il numero di partecipanti inseriti in questa maschera. Lo stesso numero viene anche riportato nel secondo campo del numero partecipanti in testata della pratica. Inoltre viene data la possibilità di specificare il numero di adult, child, infant e senior.



• Nominativo

Indica il nome del partecipante. Propone il nome del cliente della pratica o dell’intestatario, se inserito. • Posto Vettore

Indica il numero del posto del partecipante, sul vettore. Viene quindi indicato un numero fittizio utile nelle stampe gruppi per assecondare le richieste dei clienti che richiedono di viaggiarare accanto o davanti ad es.. • Camera Hotel Num. Indica il numero della camera assegnata al partecipante. Anche in questo campo si dovrà assegnare un numero fittizio che servirà per l’abbinamento nella rooming list. • Tipo Indica il tipo della camera. Deve essere indicato nel caso in cui non sia stato già inserito nel bottone Sistemazioni o nel caso in cui sia diverso. • Tratt. Indica il trattamento riservato al partecipante. Deve essere indicato nel caso in cui non sia stato già inserito nel bottone Sistemazioni o nel caso in cui sia diverso. <<Dettaglio Servizi>> Permette di poter assegnare ad ogni partecipante la propria quota da pagare ed eventualmente di addebitarla ad un altro cliente diverso da quello di testata. In quest’ultimo caso verranno proposti tanti documenti quanti sono i clienti. Cliccando su questo bottone si accede alla seguente maschera:

Fig. 26 – Bottone Dettaglio Quote Partecipanti



• Contabilizza su Dopo aver inserito il codice del cliente su cui contabilizzare la quota del partecipante è possibile inserire il check su contabilizza. Una volta inserito il cliente vengono riportati automaticamente partita IVA e codice fiscale inseriti in anagrafica. Questo comporta la movimentazione del debito di questo passeggero sul mastrino del cliente indicato e la stampa di documenti separati. Il flag “contabilizza su” rimane impostato nelle quote anche se non ci sono servizi assegnati, per evitare problemi sugli e/c sintetici e sugli incassi quando viene emessa una fattura ad un cliente e poi gli viene azzerata la quota <<Crea Nuovo>> Cliccando su questo bottone il programma propone di creare automaticamente un’anagrafica cliente per l’intestatario che ancora non ha una scheda contabile, con la conferma il programma crea l’anagrafica e considera questo cliente come colui sul cui contabilizzare la quota. Al momento in cui è stata creata la scheda contabile, viene proposto in automatico il cliente creato su “contabilizza su” • Nr. In questo campo è necessario indicare il numero di quote a carico del partecipante. Confermando questa maschera l’utente torna sulla maschera dei partecipanti. • Quota Il campo viene automaticamente valorizzato se sono state assegnate delle quote attraverso la maschera di dettaglio. È comunque possibile indicare la quota assegnata al partecipante direttamente da questa maschera, digitando l’importo. • Cliente Riporta il codice dell’eventuale cliente a cui è stata contabilizzata la quota del partecipante. • Accompagnatore Se attivo indica che il partecipante è un accompagnatore e non verrà conteggiato nella somma totale del numero dei partecipanti. • Ritirato Se attivo indica che il partecipante si è ritirato. • Accompagnato Da

Indica il nome dell’accompagnatore. La compilazione di questo campo è particolarmente importante per le stampe gruppi.



• Punto di Ritrovo

Indica il punto di ritrovo. La compilazione di questo campo è particolarmente importante per le stampe gruppi. • Ora

Indica la data di ritrovo • Note

In questo campo è possibile inserire eventuali note; saranno riportate nelle stampe gruppi. • Incassi Indica l’ammontare degli incassi effettuati per quel partecipante. • Rimborsi Indica l’ammontare dei rimborsi effettuati a quel partecipante. • Saldo

Indica il saldo a debito del partecipante (totale quota – incassi + rimborsi). Inoltre, posizionandosi sulla riga di un certo partecipante è possibile cliccare sul

bottone il programma chiederà se si vuole sostituire tutte le quote sottostanti il passeggero sul quale siamo posizionati; confermando, tutte le quote dei partecipanti sottostanti a quello su cui si è posizionato verranno sovrascritte con la quota di quest’ultimo. E’ utile nel caso in cui si hanno più partecipanti a cui devono essere assegnate le stesse quote: si caricano tutti i nominativi e si assegna la quota sul primo, dopodiché posizionandosi su quest’ultimo si clicca sul pulsante

. <<Dati anagrafici>> Ciccando su questo bottone è possibile visualizzare l’elenco dei partecipanti con i relativi dati anagrafici.



<Back Office> Cliccando su questo bottone si accede alla visualizzazione dei dati relativi alle registrazioni di acquisto dei servizi (ricevimento fattura e pagamento fattura), effettuate in prima nota e collegate alla pratica tramite la compilazione del bottone Costi/Pagamenti. Lo zoom a cui si accede cliccando su questo bottone è il seguente:

Fig. 27 – Back Office

<Scadenze> Cliccando su questo bottone si accede alla seguente maschera:

Fig. 28– Bottone Scadenze

Vengono visualizzate tutte le scadenze legate alla pratica, calcolate secondo il codice di pagamento legato al cliente/fornitore, sulla presente schermata possono essere integrate anche delle note, ed il campo stato relativo allo stato di cessione



scadenze relativamente a factoring/ medio factoring. Le scadenze relative al cliente vengono riportate sul contratto. Se nell’anagrafica del pagamento è indicata come data di riferimento la “data fattura” il programma prenderà la data di partenza quale riferimento, nel caso in cui sul pagamento sia specificato “data diversa” verrà persa come riferimento la data della pratica. Alla conferma della pratica vengono aggiornate tutte le scadenze, anche se passate. Se ci sono commissioni attive su biglietti e servizi singoli o 74-ter viene creata una partita per le commissioni ed una opposta per lo stesso importo in modo da scalare la partita della relativa registrazione di acquisto. Per modificare le scadenze è necessario cliccare sul bottone quando siamo in “Pratiche / Interroga”. Se ci sono scadenze bloccate (per cessioni factoring o emissione effetti) relativamente a clienti non più presenti sulla pratica, ne vengono generate altre con segno opposto. Il bottone <Totali> ha lo stesso contenuto di quello presente sulla pratica. .

<Documenti> Cliccando su questo bottone si accede all’elenco di tutti i documenti emessi e da emettere attraverso la seguente maschera:

Fig. 29 – Bottone Documenti

I documenti da emettere vengono proposti in base alla tipologia dei servizi/biglietti inseriti e a quanto previsto per ciascuno di essi (v. dettaglio servizi nel campo pratica).



Contratto: viene proposto in automatico se esiste almeno un servizio sulla pratica ed è conforme al modello pubblicato dalle associazioni di categoria. Al momento della stampa viene presentata la seguente maschera

E’ possibile scegliere quale pagina stampare (ad es. se dobbiamo inviare il contratto per e-mail al cliente invieremo solo la proposta e le condizioni, nel momento in cui ci rinvia la proposta firmata invieremo la conferma firmata dall’agenzia) e se vogliamo che scendano anche servizi di non compresi in questo contratto. Infatti il gestionale presenta un contratto da emettere per ogni fornitore inserito nella pratica, è possibile però stampare un contratto unico attivando questo flag, anche se i servizi dell’altro fornitore resteranno all’interno del relativo contratto come da emettere. Impostando il paramentro DEFAFLSTCO è possibile impostare di default i flag che devono essere presentati attivi, comunque modificabili. Se il parametro DEFAFLSTCO contiene il valore “S” vengono stampate le scadenze, calcolate tenendo conto degli acconti con data inferiore alla data documento. Se il parametro DEFAFLSTCO contiene il valore “L” viene stampato il luogo di emissione (preso dai dati azienda o dalla filiale del documento) e la data di stampa (data documento). Se il parametro DEFAFLSTCO contiene il valore “B” vengono stampati i dati per il pagamento, interpretando le diciture DICITURA BONIFICO, DICITURA BOLLETTINO POSTALE (riconosciuto dalla descrizione del pagamento), DICITURA CARTA DI CREDITO e DICITURA PAGAMENTO. E’ possibile stampare sempre il saldo aggiornato del contratto inserendo l’opzione “A” nel parametro DEFAFLSTCO. La ristampa dei contratti è possibile accedendo al menù Front Office, Stampe, Documenti E/C: viene proposto se è presente il relativo flag in testata della pratica. Per stampare le fees in e/c è necessario inserire il valore “F” nel parametro STECINC. Fare riferimento alla descrizione del parametro per maggiori dettagli.



Bolla Acquisto Biglietteria: La biglietteria venduta come 74-ter o servizio singolo può essere contabilizzata automaticamente abilitando il flag “Genera Bolla Acquisto Biglietteria”, che ha preso il posto del vecchio flag “Registra automaticamente acquisto biglietto se pratica 74-ter”. La bolla viene adesso memorizzata nel bottone “Documenti”, quindi può essere emessa, stampata, variata o annullata come gli altri documenti della pratica; è possibile quindi variare data, numero documento e protocollo acquisti. Bolla: viene proposta in automatico se nella pratica esiste almeno un biglietto Inserito, mentre per i servizi l’emissione deve essere indicata nel dettaglio del servizio. Impostando il parametro DEFAFLSTBO, è possibile decidere se far comparire la maschera in fase di stampa per poterne definire il dettaglio e/o quali dettagli devono essere predisposti di default. La maschera eventualmente proposta è la seguente:

Se il parametro DEFAFLSTBO viene impostato a “C” è possibile stampare la descrizione dei centri di costo e delle commesse cliente al posto dei codici. Fatt. Serv.: proposta in automatico se sulla pratica esiste almeno un servizio o biglietto venduto come Singolo Servizio Fatt. 74ter: proposta in automatico se sulla pratica esiste almeno un servizio o biglietto venduto come 74ter Voucher/Fax: viene proposto se indicato dall’utente nel dettaglio del servizio. Ric. Fiscale: viene proposta se negli altri dati della pratica è stato selezionato diritti: ricevuta fiscale e se sono presenti dei diritti sulla pratica. Fatt. Diritti: viene proposta se negli altri dati della pratica è stato selezionato diritti: ricevuta fiscale e se sono presenti dei diritti sulla pratica. Per poter accedere ai documenti è necessario cliccare sul bottone quando siamo in interrogazione della pratica.

Posizionandosi sui singoli documenti e cliccando sul bottone <Stampa> si può stampare o ristampare il documento selezionato.



È possibile posizionarsi sul documento con le frecce della tastiera o cliccandoci con il tasto destro. Per modificare alcuni dei dati di stampa è necessario cliccare sui singoli documenti accedendo quindi alla seguente maschera (in questo caso viene riportata la maschera per la stampa di un E/C):

Fig. 30 – Documenti / Estratto Conto

È possibile eliminare uno o più di questi servizi posizionandosi sulla riga relativa e premendo F6, se non si vogliono stampare (in questo caso il documento si ripresenterà anche tra i documenti da emettere con i servizi eliminati). E’ possibile anche modificare gli importi dei singoli servizi. Cliccando sul bottone <Aggiorna> verranno riportati in maschera tutti i servizi della pratica con i relativi importi. Se è stato inserito un fornitore cliccando su questo bottone verranno riportati solo i servizi del fornitore specificato. Quindi se è stato emesso un documento e successivamente è stata fatta una variazione sulla pratica (descrizioni/importi o tolti/aggiunti dei servizi/biglietti), basterà entrare nel documento emesso e cliccare su aggiorna affinchè possa essere stampato comprensivo delle variazione apportate. Una volta emesso il documento è possibile cliccare sul bottone <Prima Nota> visualizzando, così, il numero di registrazione relativo (nel caso di documento contabilizzato: fattura/ricevuta fiscale); cliccando su quest’ultimo è possibile accedere direttamente alla registrazione in prima nota.



<<Altri Dati>> Cliccando sul bottone <Altri Dati> si accede alla seguente maschera:

Fig. 31 – Bottone Documenti (Altri Dati)

• Causale Il campo è valorizzato automaticamente con la causale di fatturazione quando il documento selezionato è una fattura. • Competenza IVA Indica la competenza iva della registrazione che viene creata automaticamente dal programma con l’emissione del documento. Anch’essa viene valorizzata in automatico. • Periodo E’ automaticamente valorizzato con la data di partenza e la data di arrivo quando il documento selezionato è un contratto. Nel caso di E/C può essere valorizzato dall’utente per riportare nella stampa del documento il periodo di rendicontazione al cliente. • Pagamento



E’ valorizzato in automatico con il codice di pagamento inserito nell’anagrafica del cliente. Può essere comunque variato. In base a questo codice vengono create le scadenze (v. spiegazione del bottone Scadenze) e le partite contabili. • Banca di appoggio E’ valorizzato in automativo con il codice della banca inserito nell’anagrafica del cliente. Può essere comunque variato. • Acconto al / Saldo al Per Fatture e Bolle è valorizzato con la data e l’importo dell’acconto o del saldo, se presenti. Per gli E/C viene preso in considerazione solo se il parametro STECINC non è valorizzato con “S”. • Notti Indica il numero di notti. Viene valorizzato in automatico in base al medesimo campo in testata della pratica. • Spedire Presso Indica l’eventuale destinazione diversa del cliente a cui devono essere spediti i documenti contabili. nel caso sia stato inserito nella relativa anagrafica viene proposta in automatico, altrimenti si può caricare direttamente con il doppio F9. Viene valorizzato in automatico prendendo il codice destinazione 1 se il documento è un E/C o una fattura e con 2 se è una bolla. • Note In questo campo possono essere specificate annotazioni che devono comparire sul documento che stiamo stampando (tranne che sul contratto). • Numero Pax Indica il numero di passeggeri che verranno stampati sul documento. Cliccando sul bottone <Elenco> si accede alla seguente finestra dove vengono visualizzati i passeggeri inseriti nel bottone <pax>.



Fig. 32 – Bottone Elenco Partecipanti

Si accede al bottone se nel documento si vogliono stampare solo alcuni nominativi. Per selezionare i partecipanti è necessario cliccare sul nome di ciascuno. Solo i nominativi selezionati in questa finestra verranno riportati sui vari documenti (quando previsto, ad esempio sul voucher).



La seconda pagina si presenta nel modo seguente:

Fig. 33 – Bottone Altri Dati (Voucher/fax)

In questa pagina è possibile inserire dati che verrannno stampati sul voucher e sul fax. • Conferma

In questo campo può essere indicato il nominativo della persona a cui il cliente dovrà dare conferma. • Riferimento

In questo campo può essere indicato il nominativo della persona dell’agenzia a cui il cliente può far riferimento. • Pagamento Tramite

Qui è possibile indicare il fornitore attraverso il quale avverrà il pagamento; indirizzato con il nome dell’agenzia o del fornitore/struttura nel caso di pagamento diretto. In automatico viene valorizzato con la ragione sociale dell’agenzia • Fornitore

Se non viene scritto niente nella stampa del documento vengono riportati i dati ripresi dall’anagrafica del fornitore/struttura. Invece tutto ciò che viene inserito va a sostituire quanto riportato in automatico.



• Servizi

In questo campo è possibile inserire una lista di servizi che verrà stampata sul voucher o sul fax, per integrare o sostituire quella mostrata. La terza pagina del bottone <Altri Dati> si presenta nel modo seguente:

Fig. 34– Bottone Altri Dati (Contratto)

In questa maschera possono essere inseriti dati che verranno stampati sul contratto. I campi contenuti nella pagina sono: • Catalogo

Indica il catalogo di riferimento del viaggio

• Ed.

Indica l’edizione del catalogo • Pagina

Indica la pagina di riferimento del catalogo • Cod. pren. elett.

Indica il codice dell’eventuale prenotazione elettronica • Partenza da

Indica l’aereoporto o la località di partenza. La descrizione è modificabile, può quindi essere utile per riportare ad es. gli orari di partenza/arrivo.



• Ritorno a

Indica l’aereoporto o la località di arrivo.

• Richieste particolari

Il campo è disponibile per indicare richieste particolari del cliente.

• Polizze Il campo è disponibile per indicare eventuali polizze facoltative, o indicare se il cliente ha rifiutato la polizza.

• Pacchetto / Servizio

Il check viene automaticamente posizionato su pacchetto nel caso sia attivo il flag di pacchetto nella testata della pratica, in caso contrario il check sarà posizionato su servizio.

• Fuori Catalogo

Se attivo indica che i servizi della pratica non hanno un catalogo di riferimento. • Proposta impegnativa

Se attivo indica che il documento rappresenta una proposta impegnativa. Questa indicazione viene stampata sulla copia del contratto che va al cliente (Proposta di compravendita). • Per…giorni

Indica i giorni di validità della proposta impegnativa (cioè i giorni entro i quali il tour operator ci deve dare risposta della disponibilità). • Fino al

Indica il giorno fino al quale la proposta può ritenersi valida. Data calcolata in automatico in base ai giorni impostati. • Passaporto

Se attivo indica che è necessario questo documento per il viaggio acquistato. Nel campo sottostante si può specificarne il tipo e la validità. • C.I.

Se attivo indica che è necessario questo documento per il viaggio acquistato.

• Visto

Se attivo indica che è necessario questo documento per il viaggio acquistato. Nel campo sottostante si può specificarne il tipo e la durata.



• Vaccinazioni e Profilassi

SSee aattttiivvoo iinnddiiccaa llaa nneecceessssiittàà ddii eeffffeettttuuaarree ddeellllee vvaacccciinnaazziioonnii,, ee nneell ccaammppoo ssoottttoossttaannttee ddeellllee note è possibile specificarle,indicando inoltre il check “obbligatorio” abilitato o disabilitato inserendo “,x” oppure “,o” al termine di ogni riga I vari campi, comprese le descrizioni dei servizi, si ingrandiscono in base al contenuto. La quarta pagina del bottone <Altri Dati> si presenta nel modo seguente:

Fig. 35– Bottone Altri Dati (Allegato Diritti)

In questa maschera i dati vengono riportati in automatico; questi fanno riferimento all’allegato diritti e alla Fattura Allegati Diritti (Fees) precedentemente generati. Ulteriori spiegazioni sono riportate nella sezione delle Operazioni Periodiche. I campi contenuti nella pagina sono: • Fattura

Questo campo visualizza il numero della fattura riepilogativa emessa dalle Operazioni Periodiche. • Del

Campo contenente la data della fattura generata



Cliccando sul bottone <Annulla fattura> viene annullata la fattura riepilogativa fees generata dalle Operazioni periodiche.

<<Nuovo>> Cliccando sul bottone <Nuovo> presente sulla maschera dei documenti si può accedere al seguente menù:

• Contratto/Voucher/Fax E’ possibile duplicare i documenti Contratto, Voucher e Fax di prenotazione anche se già proposti come documenti da emettere. Questo permette di stampare gli stessi servizi su più documenti intestandoli a nominativi diversi, senza necessariamente fare un’altra pratica o creare quote legate ad altro cliente (v. bottone partecipanti), quindi senza intaccare la contabilità. • Proforma 74- ter/Singoli Servizi Per ottenere una fattura proforma è necessario cliccare sulla voce proforma 74ter (o proforma singoli servizi) accedendo così alla seguente maschera:



Fig. 36 - Bottone Nuovo

Per ottenere la stampa di tutti i servizi intermediazione relativi ad un certo fornitore è necessario specificare il fornitore e cliccare sul bottone <aggiorna> in modo che il programma catturi i dati dalla pratica, evidenziando solo i servizi collegati a quel fornitore. È possibile quindi stampare il documento che risulterà così tra i documenti emessi. Per ottenere la stampa di tutti i servizi dello stesso tipo, 74ter o Singoli Servizi (indipendentemente dal fornitore), sarà sufficiente confermare la maschera come presentata automaticamente dal programma. Per stampare solo alcuni dei servizi presentati dalla maschera è necessario posizionarsi sulla riga del servizio che non si vuole includere e premere F6 per cancellarlo; confermando quindi con F10 si ottiene la stampa desiderata.

<< FATTURAZIONE ACCONTO>> Cliccando su questo bottone è possibile inserire un importo diverso dal totale della fattura per poter emettere una fattura parziale.

<<Elimina>>

Per eliminare un documento già emesso è necessario posizionarsi su tale documento (tramite il tasto destro del mouse, oppure con le freccette della tastiera) e cliccare sul bottone <Elimina>. La numerazione del documento non viene automaticamente aggiornata, è quindi necessario riassegnare il numero corretto al documento che verrà stampato successivamente.



<< Stampa>> Questo bottone permette di ristampare un documento già emesso.

� Piede

<Totali> Cliccando su questo bottone si accede alla seguente maschera:

Fig. 37 – Bottone Totali (Pratica)

In questa pagina vengono riportati tutti gli importi significativi della pratica su cui siamo posizionati. • Pratica

In questo campo vengono totalizzati gli importi dei servizi, dei diritti, e dei biglietti il cui dettaglio è visualizzato sulla destra. È necessario notare che i diritti che vengono visualizzati separatamente sono già sommati nel totale servizi. In questa voce non vengono calcolati gli sconti. • Sconti

In questo campo viene riportato il valore degli sconti inseriti nella pratica. Non vengono sommati gli eventuali importi di abbuono all’incasso che vengono invece visualizzati nel campo “Abbuoni”. • Commissioni passive

In questo campo viene riportato l’ammontare delle commissioni passive.



• Pagamenti diretti

Indica l’ammontare dei pagamenti diretti. • Incassi

Il campo mostra la somma degli incassi effettuati. • Rimborsi

Il campo mostra la somma dei rimborsi effettuati. Somma gli importi negativi (quindi le uscite) registrate dagli incassi. • Abbuoni Il campo mostra il valore degli abbuoni riconosciuti al cliente. • Saldo

Il saldo viene calcolato come somma del valore espesso nel campo Pratica meno gli Sconti meno le Commissioni Passive meno i Pagamenti Diretti, meno gli Incassi più i Rimborsi e meno gli Abbuoni. • Commissioni Attive

In questo campo viene riportato l’ammontare di commissioni attive riconosciute all’agenzia, comprensive di IVA. • Costi In questo campo viene riportato l’ammotare dei costi inseriti nel relativo bottone. Secondo la direzione della freccia verranno sommati gli importi presunti o effettivi. In basso troviamo un check che può essere posizionato alternativamente su lire, su euro o sulla valuta in cui è espressa la pratica (non visibile se la pratica è in euro). Il check può essere spostato dall’utente per visualizzare gli importi nella valuta desiderata.



La seconda pagina del bottone totali si presenta nel modo seguente:

Fig. 38 – Bottone Totali (Pratiche Rif)

In questa pagina vengono visualizzati gli stessi campi della pagina precedente valorizzati con gli importi della pratica sommati con quelli delle eventuali pratiche di riferimento. In mancanza di pratiche di riferimento questa pagina risulterà identica alla precedente. La terza pagina si presenta nel modo seguente:

Fig. 39 – Bottone Totali (Redditività)

• Ricavi

Questo importo viene calcolato come somma di tutti i servizi e tutti i biglietti presenti nella pratica, venduti al netto (SS / 74ter)



• Costi

Il campo viene valorizzato con il totale “Costo Lordo Pratica”, presente nel bottone <Costi>. • IVA 74-ter

Indica l’Iva 74-ter a carico dell’agenzia. Viene calcolata con gli stessi criteri con cui viene calcolato lo stesso importo nella liquidazione Iva. • Intermediazione

Indica il totale dei servizi e biglietti in intermediazione.

• Diritti

Indica l’importo dei diritti, al netto dell’Iva. • Sconti

Indica il totale degli sconti riconosciuti al cliente. • Commissioni Attive

Indica il totale di commissioni attive riconosciute all’agenzia per questa pratica. Nel campo adiacente viene calcolato l’ammontare percentuale delle commissioni attive rispetto al totale ricavi (più Iva) più il totale intermediazione. Nel caso in cui le commissioni attive siano da imputare ai soli biglietti della pratica, in questo campo verrà riportata la percentuale (se unica) di commissioni attive riportate nella pagine “Contabili” dei biglietti. Nel campo successivo “Effettiva” viene indicata la percentuale effettiva di commissioni come differenza tra la percentuale di commissioni attive e la percentuale di commissioni passive. • Commissioni Passive

Indica il totale di commissioni passive a carico dell’agenzia per questa pratica. Nel campo adiacente viene calcolato l’ammontare percentuale delle commissioni passive rispetto al totale ricavi (più Iva) più il totale intermediazione. • Margine Netto L’importo della redditività viene così calcolato: Ricavi meno Costi meno Iva 74-ter più Diritti meno Sconti più Commissioni Attive meno Commissioni Passive. • Ricaricio medio % La percentuale è calcolata dividendo la redditività per i Costi più l’Iva 74-ter più il totale in intermediazione più le Commissioni Passive.



• Redditività % Tale percentuale viene calcolata sull’importo di vendita lordo. Tornando sulla maschera principale delle pratiche troviamo i seguenti campi: • N. Biglietti

Indica il numero totale di biglietti inseriti nella pratica. • Totale

Indica l’importo totale dei biglietti inseriti nella pratica, al lordo di eventuali pagamenti diretti e sconti. • Totale Pratica

Indica il totale dei servizi più il totale dei biglietti presenti sulla pratica, al lordo di eventuali pagamenti diretti e sconti. • Sconti Indica l’ammontare degli sconti riconosciuti dall’agenzia in questa pratica. Somma sia gli sconti inseriti legati ai singoli servizi biglietti, quindi inseriti su ciascuna riga, sia gli importi legati a servizi di tipologia Sconto (v. paragrafo relativo all’anagrafica servizi). • Commissioni Indica l’ammontare delle commissioni passive. • Incassi Questo importo è calcolato come somma algebrica degli incassi effettuati. • Saldo Indica l’importo ancora dovuto dal cliente o, se con segno negativo, l’importo che l’agenzia deve rimborsare al cliente. Tale importo viene calcolato nel seguente modo: totale pratica – sconti – commissioni – incassi. • Saldo Rif.

E’ la somma del saldo della pratica visualizzata con il saldo dell’eventuale pratica a cui è collegata tramite il campo pratica di riferimento in testata della pratica. Se non vi sono pratiche collegate questo campo sarà identico al campo Saldo.



Tramite il parametro CHKPT è possibile rendere obbligatoi alcuni campi della pratica. Una volta valorizzati, se non sono presenti sulla pratica i dati obbligati, viene aperta una finestra in cui possono essere inseriti.

Ricerca pratiche Per ricercare una o più pratiche è necessario cliccare F9 sul numero della pratica, si accede così alla seguente maschera:



Fig. 40 – Ricerca Pratiche / Pratiche

• Da numero Numero della pratica da ricercare. L’anno viene proposto in base alla data di lavoro con cui siamo entrati. • A numero Ultimo numero delle pratiche da ricercare o lo stesso numero se si tratta di ricercare una singola pratica • Riferimento Anno e numero della pratica di riferimento da ricercare • Cliente Con questo campo è possibile ricercare o filtrare le pratiche tramite il nominativo del cliente. • Int/Pax Con questo campo è possibile ricercare o filtrare le pratiche tramite il nominativo degli intestatari. Impostando questo crieterio verranno selezionate tutte le pratiche in cui il nominativo compare come intestatario o come partecipante nella pratica. • Menù Tipo Pratica

• 74 ter • Non 74 ter

Selezionando questo filtro è possibile filtrare le pratiche 74 ter in base al flag eventualmente impostato in testata della pratica. Quindi se ho una pratica con tutti i servizi 74 ter ma senza il flag in testata perché ho selezionato la tipologia servizio



per servizio, non mi verrà riportata (In questo caso dovrò filtrare per tipo servizio, spiegato di seguito). • Menù Tipo servizio

• Intermediazione • 74 ter • Singoli Servizi

Selezionando una voce da questo menù, si potranno filtrare tutte le pratiche che contengono almeno un servizio/biglietto della tipologia selezionata. • Menù Territorialità

• Cee • Fuori Cee • Miste

Scegliendo una voce da questo menù vengono selezionate le pratiche che hanno in testata il flag sulla territorialità corrispondente al filtro impostato. • Menù Clienti/Agenzie Qualora si vogliano ricercare tutte le pratiche di clienti Agenzia, clienti Privati o clienti Agenzie verso le quali sono state aperte pratiche al Netto è possibile selezionare rispettivamente le seguenti voci del menù:

• Agenzie • Clienti Finali • Agenzie (al netto)

• Menù Servizi/Biglietti Scegliendo una voce è possibile filtrare le pratiche che contengono almeno un servizio o almeno un biglietto. • Gruppo In questo campo è possibile ricercare le pratiche secondo il nome del gruppo inserito nel bottone partecipanti. La ricerca tiene presente di maiuscole/minuscole; viene effettuata anche inserendo la prima parte del nome. • Creazione Intervallo per selezionare le pratiche secondo la data creazione delle stesse. • Ultima modifica Intervallo per selezionare le pratiche secondo la data di ultima modifica delle stesse. • Partenza Intervallo per selezionare le pratiche secondo la data partenza impostata sulle stesse. • Ritorno Intervallo per selezionare le pratiche secondo la data ritorno impostata sulle stesse.



• Scadenza Opzione Intervallo per selezionare le pratiche secondo la data di scadenza opzione impostata sulle stesse. • Stato Pratica Attraverso il bottone è possibile definire lo stato della pratica da ricercare. Cliccando viene presentata la seguente videata:

Le ultime tre voci filtreranno in base al saldo della pratica, le voci restanti in base allo stato definito in testata della pratica. E’ possibile selezionare più voci per la stessa ricerca. • Filtro Completo Questo flag è attivato di default. Quando è attivo, viene visualizzato solo il nominativo/campo selezionato, invece dell’elenco completo presente nella pratica. Es. se filtro per intestatario/partecipante vedrò solo il nominativo ricercato, se si disattiva il flag nello zoom saranno visualizzati anche i nominativi degli altri partecipanti inseriti nella pratica. • Inverti Filtro Attivando questo flag è possibile estrarre tutte le pratiche che NON rientrano nelle selezioni effettuate. Ad esempio se inserisco nel campo Cliente il Sig. Mario Rossi attivando il flag Inverti Filtro troverò tutte le pratiche che hanno un cliente diverso da Mario Rossi. • Visualizzazione Elenco Pratiche Attraverso questo menù è possibile scegliere la visualizzazione nello zoom, se con il numero delle pratiche, l’elenco dei partecipanti, l’elenco dei biglietti o l’elenco dei servizi.



• Raggruppa per pratiche Secondo la visualizzazione delle pratiche scelta con il menù precedentemente descritto sarà possibile raggruppare la visualizzazione stessa secondo diversi criteri. Ad esempio scegliendo la Visualizzazione Elenco biglietti si potrà scegliere se raggruppare per pratica, per fornitore o per vettore.

<< Reset>> Cliccando su questo bottone è possibile azzerare tutti i filtri impostati. Infatti se vengono inserite delle selezioni finchè non si esce dalla maschera delle pratiche queste vengono memorizzate e riproposte tutte le volte viene richiamata la maschera di ricerca con F9. La seconda pagina della maschera di ricerca pratiche si presenta nel seguente modo:

Fig. 41 – Ricerca Pratiche 2

• Descrizione Campo di ricerca per descrizione pratica. E’ possibile inserire anche solo l’iniziale della descrizione; la selezione viene effettuata indipendentemente dall’inserimento con maiuscole/minuscole. • Destinazione Campo di ricerca per destinazione pratica. • Cat. prodotto Campo di ricerca per tipologia pratica



• Commessa Campo di ricerca per commissione inserita nella pratica • Agente Campo di ricerca per agente inserito nella pratica • Operatore Campo di ricerca per operatore che ha creato la pratica • Creazione/Modifica Questo menu permette di ricercare le pratiche che sono state:

- create o modificate dall’operatore inserito - create dall’operatore inserito - modificate dall’operatore inserito.

• Filiale Campo di ricerca per la filiale • Partner Campo di ricerca per partner • ID Prenotazione Campo di ricerca per numero prenotazione, se la pratica è generata dai moduli Tour Operator. • Menù Documenti E’ possibile selezionare le pratiche per le quali ancora dobbiamo emettere o abbiamo emesso, determinate documentazioni la cui tipologia è selezionabile nel menù a tendina “tipo documento”, potendo infine anche specificare la tipologia di documenti, se per esempio sono servizi singoli, 74 ter ecc.. La ricerca però, può essere eseguita anche compilando i campi “Dal ..al ..”, Numero, e lo stato dei documenti (se da consegnare, consegnati, ecc..). • Menù Fatture E’ possibile selezionare le pratiche sulle quali è presente almeno una fattura da emettere o emessa.



La terza pagina della finestra si presenta nel seguente modo:

Fig. 42 – Ricerca pratiche Servizi/Biglietti

• Biglietto N.: Campo per ricercare le pratiche tramite il numero di biglietto • Passeggero Campo per ricercare le pratiche tramite il nominativo del passeggero specificato sui biglietti inseriti sulle pratiche • Codice Campo per ricercare le pratiche tramite il codice biglietti inseriti nelle pratiche • Vettore Campo per ricercare le pratiche tramite il vettore specificato sui biglietti inseriti sulle pratiche • Partenza Intervallo temporale per la ricerca di pratiche con biglietti la cui data partenza è compresa nelle due date indicate. • Emissione Intervallo temporale per la ricerca di pratiche con biglietti la cui data emissione è compresa nelle due date indicate.



• Tipo… Questo menù permette di ricercare le pratiche secondo la tipologia di biglietti inseriti: aerei, ferroviari, marittimi o vari. • Nazionali/Internazionali Questo menù permette di ricercare le pratiche secondo la tipologia di biglietti inseriti: nazionali, internazionali o entrambi • Centro di costo Questo campo permette la ricerca delle pratiche tramite il centro di costo specificato sui biglietti o sui servizi. • Fornitore Questo campo permette la ricerca delle pratiche tramite il fornitore specificato sui biglietti o sui servizi. • Struttura Se viene inserita una struttura nel bottone Sistemazioni viene proposto il relativo fornitore. Inoltre è possibile indicare per ogni servizio la categoria della struttura. • Servizio Questo campo permette la ricerca delle pratiche che contengono il servizio indicato. • Tipo servizio… Questo menù permette di ricercare le pratiche che contengono una certa tipologia di servizi da scegliere tra: Generici, Corrispettivi/Diritti, Hotels, Biglietteria, Riduzioni/Rimborsi e Sconti.



La pagina Avanzate si presenta nel modo seguente:

Fig. 43 – Ricerca pratiche Avanzate

Tramite questa maschera è possibile effettuare selezioni particolari delle pratiche attraverso l’impostazione di query SQL. Una volta create, le query potranno essere salvate in un’apposita cartella tramite il bottone <Salva> in modo che possano essere riutilizzate successivamente. Per richiamare le query salvate è necessario cliccare sul bottone <Apri> e selezionare il file di query. Per creare le query si consiglia di contattare l’helpdesk.



Confermando la maschera viene presentato lo zoom con le pratiche corrispondenti al filtro impostato per poter richiamare una determinata pratica.

Cliccando sul bottone <Stampa> , si ha la possibilità di stampare il risultato della selezione. E’ possibile decidere il contenuto della stampa, infatti si accede alla seguente maschera:

Fig. 44 – Stampa pratiche

Attraverso questa maschera è possibile impostare le varie modalità e tipologie di stampa pratiche. E’ possibile selezionare dai campi disponibili un o più valori per i quali desideriamo l’ordinamento o il raggruppamento della stampa, trascinandoli o cliccando sulle frecce relative per portarli nel riquadro ordinamento o raggruppamento. Contenuto: • Biglietti Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente il dettaglio dei biglietti



• Servizi Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente il dettaglio dei servizi

• Partecipanti Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente il dettaglio dei partecipanti

• Scadenze Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente il dettaglio delle scadenze

• Documenti Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente il dettaglio dei documenti

• Incassi Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente il dettaglio degli incassi



• Costi Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente il dettaglio dei costi

• Dati Cliente Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente i dati del/i cliente/i della pratica

• Dati Intestatario Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente i dati dell’intestatario della pratica

• Dati prenotazione Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente i dati della/e prenotazione/i

• Prima Nota Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente i dati delle registrazioni di prima nota legate alla pratica



• Totali Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente il dettaglio del bottone Totali

• Redditività Per ogni pratica verrà stampato un paragrafo contenente il dettaglio della Redditività

• Situazione Clienti Attivando questo flag è possibile ottenere un elenco delle pratiche con gli acconti ottenuti, i servizi inseriti nelle pratiche, gli incassi per ciascun servizio e le eventuali fatture emess.

• Situazione Fornitori Attivando questo flag è possibile ottenere un elenco delle pratiche con i servizi venduti per ogni fornitore, gli importi da versare, gli acconti versati (tramite l’impostazione del parametro ZOOMBKO che permette di leggere gli acconti direttamente dalle partite) e le eventuali fatture ricevute o emesse, o autofatture ricevute.

La Situazione Clienti e la Situazione Fornitori possono anche essere visualizzate in

fogli di excel, tramite l’apposito bottone .



• Fatture/Autofatture da Emettere/Ricevere E’ possibile selezionare solo le pratiche dove risultano ancora da ricevere fatture (Costi), da emettere/ricevere fatture/autofatture di commissioni passive o da emettere/ricevere fatture/autofatture di commissioni passive. •••• Solo totali Raggruppamenti Se sono stati selezionati dei campi nella casella Raggruppa per, valorizzando questo flag, non verranno stampati i dettagli ma solo i Totali per ciascun raggruppamento, indipendentemente dai flag impostati nel Contenuto. •••• Totali Generali A fine stampa verrà evidenziato un paragrafo contenente i totali generali delle pratiche selezionate. • Riepilogo Selezioni Selezionando questo flag a fine stampa vengono elencate le selezioni impostate.



Tramite questa funzionalità è possibile saldare le pratiche e le relative partite e generare automaticamente i movimenti contabili in prima nota.

L'incasso può essere di una singola pratica o riepilogativo per chiudere più pratiche con un unico movimento. Alla seguente maschera si può accedere dal menù Front-Office selezionando la voce Incassi oppure posizionandosi sulla pratica che deve essere incassata, in interrogazione, e premendo il bottone <incassi>

Fig. 45 - Incassi Se si accede alla maschera dal menù Front Office essa mostrerà gli incassi del giorno con cui siamo entrati in eAgency. Se invece si accede alla maschera dal bottone <Incassi> della pratica essa mostrerà gli incassi effettuati sulla pratica. Per creare un nuovo movimento d’incasso è necessario premere il bottone <Nuovo> o alternativamente il tasto F6; in questo modo e' possibile incassare la pratica su cui si è posizionati. Abilitando il Flag “Riepilogativo”, è possibili incassare tutte le pratiche relative al cliente selezionato. Se la maschera viene aperta selezionando la voce Incassi dal menu Front Office la casella Riepilogativo viene abilitata automaticamente. Per modificare o eliminare un incasso occorre selezionare l’incasso. Se si accede agli incassi dal menù, è necessario premere F4, sulla tastiera, per accedere ad una maschera che permette la ricerca degli incassi effettuati.

4.1 �� Incassi



Occorre quindi evidenziare il movimento con le freccette della tastiera o con il tasto destro del mouse e premere Invio per modificarlo o Elimina (F5) per cancellarlo. Entrando in modifica di un incasso viene presentata la stessa situazione esistente al momento della creazione, quindi l'importo da saldare sarà calcolato come se l'incasso corrente non fosse stato ancora confermato. Se abilitate vengono movimentate le partite anche sui sottoconti cassa/banca.

<<Nuovo>> Cliccando sul bottone <Nuovo> si accede alla seguente maschera di caricamento:

Fig. 46 – Incasso/Rimborso

• Cliente Deve contenere il cliente di cui si sta registrando l’incasso, colui che verrà movimentato in prima nota. Premendo F9 su questo campo se è abilitando il flag “riepilogativo” è possibile visualizzare l'elenco dei clienti presenti in anagrafica; se non e' riepilogativo l'elenco contiene solo il/i cliente/i (ed il relativo saldo) della pratica selezionata. • Riepilogativo Se attivato la procedura cerca tutte le pratiche del cliente selezionato, escluse quelle chiuse o consolidate, altrimenti permette di saldare solo quella corrente. Per velocizzare la procedura si sconsiglia di abilitare questa casella per i clienti generici.



• Causale Determina la causale contabile della registrazione di prima nota. Premendo F9 è possibile accedere all’elenco delle causali di incasso presenti in archivio. • Valuta Valuta del versamento; per registrare un incasso riepilogativo e’ necessario che questo sia espresso in euro, altrimenti può essere espresso anche nella valuta della pratica. • Da saldare Importo da saldare, espresso nella valuta selezionata, calcolato sommando i saldi aggiornati delle pratiche aperte selezionate ed i bolli e i rimborsi spese dei relativi documenti. • Acconto Importo effettivamente versato dal/al cliente. • Saldo se attivato viene impostato un abbuono pari alla differenza tra l'importo da saldare e l'acconto indicato. • Abbuono Importo dell’ abbuono riconosciuto al cliente. • Diff. Cambi Viene calcolata in base alla variazione del cambio della valuta tra la data pratica e la data dell'incasso. • Sconto Se attivo l'importo dell'abbuono viene contabilizzato nel sottoconto degli Sconti. • Note Vengono riportate sia sulla ricevuta stampata che sulla registrazione contabile; è possibile premere F9 per scrivere più di una riga, ma solo la prima viene riportata sulla ricevuta e nella registrazione. • Ricevuta Se il flag è attivo permette la stampa della ricevuta. Se il parametro DEFAFLSTRIC è valorizzato con “S” il flag viene attivato automaticamente.

Nell’importo non vengono sommati gli importi delle fees relative alla biglietteria non ancora fatturate.



• Intestata a Se valorizzato indica l'intestatario da utilizzare nella stampa della ricevuta.E’ possibile inserire il nominativo dell’intestatario della ricevuta anche senza doverlo caricare in anagrafica. • Cassa/Banca Sottoconto contabile da movimentare; viene proposto automaticamente se impostato nella causale, sul profilo dell'utente o nei parametri. • Non Contabilizzare Se attivo non viene generato il movimento contabile dell'incasso; questo può essere utile per chiudere una pratica e registrare manualmente il movimento di incasso in un modo diverso da quello previsto della procedura. • Filiale Codice della filiale che crea il movimento. • N. assegno Campo destinato al numero assegno di riferimento. Anche la ricerca può essere effettuata tramite questo dato • Banca E’ la banca su cui viene girato l’assegno, se valorizzato questo campo può essere utilizzato anche al momento della ricerca dell’incasso stesso.



<<Dettaglio>> Premendo il bottone <Dettaglio> si accede al dettaglio dell’incasso; la maschera che si presenta è la seguente:

Fig. 47 – Dettaglio incasso La maschera contiene l'elenco dei movimenti aperti del cliente, suddivisi per tipologia: E/C, Fatture, Pratiche, Quote; se l'incasso non è riepilogativo questo elenco mostra solo la pratica selezionata e i relativi documenti. Nella parte sinistra dell'elenco cliccando sulle righe o premendo il tasto Invio si aprono i vari raggruppamenti, fino ad arrivare alle singole voci addebitate al cliente (servizi, biglietti, bolli, rimborsi spese). La colonna Addebiti/Accrediti riporta il valore di ogni voce dell'elenco, totalizzate secondo il livello di dettaglio. La colonna Da Saldare indica il residuo da saldare delle varie voci, calcolato sottraendo gli importi saldati in altri acconti eventualmente già registrati. Le colonne Importo versato e Abbuoni riportano il dettaglio del movimento che si sta registrando. Per valorizzarle occorre cliccare con il mouse o premere la barra spaziatrice sulla riga da saldare, oppure, se si vuole scrivere manualmente l'importo versato, cliccare sull'icona della lente con il mouse o premere il tasto F9 per aprire la finestra DETTAGLIO VERSAMENTO.



Impostando il valore dell'incasso su un raggruppamento o, a livello più generale, nella finestra INCASSO/RIMBORSO, il programma valorizza automaticamente le singole voci di questo elenco. Il livello minimo di dettaglio è rappresentato dal servizio/biglietto/bollo/rimborso; quando si vuole saldare un servizio, tale servizio è presente, oltre che nella pratica, anche in eventuali documenti emessi, quindi saldando tale servizio si salda automaticamente sia parte della pratica che parte di questi documenti; il programma si occupa di eseguire questi automatismi tra i raggruppamenti pratiche, fatture, e/c. Le quote devono essere selezionate e valorizzate manualmente; inoltre solo tale selezione non movimenta contabilmente il cliente. Questo bottone deve essere aperto per visionare la situazione del cliente o per associare l’importo indicato ad un documento specifico; infatti se viene inserito semplicemente l’importo nel campo Acconto il programma andrà a saldare i documenti in ordine cronologico dal più vecchio. Le partite di chiusura vengono memorizzate con la prima data scadenza della pratica saldata.

<<Stampa>> Cliccando sul bottone <Stampa> presente sulla maschera degli Incassi si accede al seguente menù:

• Ristampa Ricevuta Permette la ristampa della ricevuta dell’incasso selezionato • Elenco

permette la stampa dell’elenco degli incassi (visualizzati nella maschera “Incassi”), con i dati delle pratiche di riferimento. E’ possibile ordinare e raggruppare gli incassi per causale di incasso. • Elenco Sintetico

permette la stampa dell’elenco degli incassi (visualizzati nella maschera “Incassi”)



• Elenco Solo Totali

fornisce la stampa del totale degli incassi (visualizzati nella maschera “Incassi”) suddiviso per data di incasso • Elenco Dettagliato

fornisce la stampa degli incassi (visualizzati nella maschera “Incassi”), suddiviso per servizio incassato

eeeeAgeeeency Front Office


�� Biglietti Emessi


Fig. 48 – Biglietti Emessi Essa mostra l’elenco dei biglietti sospesi, cioè biglietti emessi e ancora non inseriti nelle pratiche, quindi non contabilizzati.

5.1 �� Biglietteria

Per i dettagli riguardo all’utilizzo di questa maschera consultare il capitolo relativo all’import da CRS



Cliccando sul pulsante <Nuovo> dalla maschera dei Biglietti Emessi, si accede alla maschera per il caricamento di un nuovo biglietto che si presenta nel modo seguente:

Fig. 49 - Biglietto (Principali)

La prima pagina “Principali” presenta i seguenti campi: • Codice Codice Tipologia biglietto

• Numero Numero biglietto. Può essere inserito manualmente, oppure, se è stato precedentemente selezionato un codice biglietto, viene proposto il primo numero disponibile dal magazzino associato. Il numero del biglietto può essere reso campo “obbligatorio” impostando il parametro CHKKBI • (serie) Alfanumerico serie biglietto • Vettore



Vettore con cui viaggerà il possessore del biglietto. Codice della compagnia vettore. L’anagrafica dei vettori è richiamabile per mezzo del tasto F9 ed è possibile inserire anche nuovi vettori. Se inserisco il codice biglietto può essere proposto in automatico se associato.

• Passeggero Nominativo del passeggero • Percorso Percorso del biglietto

• Data emissione Data di emissione del biglietto

• Data partenza Data di partenza dichiarata • Data ritorno Data di ritorno dichiarata

• Tariffa Vettore Tariffa di acquisto del biglietto • Tasse Tasse del biglietto

• IVA Iva aggiuntiva sul costo del biglietto (nel caso sia venduto al netto) • ATC \ Pagamento diretto Importo pagato con carta di credito • Mark up Ricarico, effettuato dall’agenzia non visibile sui documenti consegnati al cliente, infatti viene sommato all’importo della tariffa. E’ contabilizzato come corrispettivo.

• Diritti Diritti di agenzia aggiuntivi sul costo del biglietto. Sono, quindi, eventuali maggiorazioni di prezzo applicate dall’agenzia. Nei documenti rilasciati al cliente vengono visualizzati distintamente dalla tariffa e totalizzati nel prezzo del biglietto. Devono essere inseriti in questo campo se il cliente non vuole una fattura riepilogativa a fine mese. Per ogni cliente è possibile specificare se e quale documento deve essere emesso a fronte di questi diritti (v. anagrafica clienti). Contabilmente confluiscono nei corrispettivi, a meno che il cliente non ci richieda fattura.



• Sconto (campo 1) Percentuale di sconto applicata sul costo del biglietto

• Sconto (campo 2) Importo di sconto applicato sul costo del biglietto (se compilati entrambi vengono sommati). • Fees Questo campo è editabile solo se nell’anagrafica clienti è stato abilitato il campo Fees/Profit Share. In questo campo confluisco i diritti richiesti dall’agenzia al cliente a fronte dei quali sarà emessa fattura riepilogativa periodicamente. Può essere valorizzato secondo tre modalità:

1. manualmente, inserendo direttamente l’ammontare dei diritti; 2. attraverso un contratto biglietteria (si veda il capitolo relativo ai contratti

di biglietteria); 3. specificando il Remarks (*DI) all’emissione del biglietto da CRS.

• Profit Share In questo campo confluiscono le profit share a fronte dei quali sarà emessa fattura riepilogativa assieme alla fattura riepilogativa delle fees. • Blocca Diritti Mark up/ Mark up Permette di evitare il calcolo automatico degli importi di diritti/fees/profit share in base ai contratti eventualmente caricati, oppure valorizzando “Mark up” si blocca il solo mark up. Viene abilitato in automatico nel momento in cui viene variato almeno un campo legato ai contratti (ad es. se modifico o inserisco un importo di diritti); nel caso di cattura da CRS nel momento in cui vengono inseriti dei remarks che variano questi campi (ad. Un remark contenente l’importo dei diritti) • Totale Importo totale da incassare: tariffa + tasse – ATC + Mark up + Diritti – Sconti Non vengono sommati gli importi delle fees. • BSP \ Rendicontazione indiretta Flag per vendita BSP. Se attivo il biglietto corrente verrà rendicontato a BSP. Il campo viene già valorizzato secondo l’indicazione inserita sull’anagrafica del biglietto o sul gruppo biglietti a magazzino.



• Compreso in quota Se attivo il totale del biglietto non viene sommato al saldo della pratica; l’importo del biglietto viene infatti considerato già incluso nell’importo del saldo pratica.

• Void Flag per Annullamento biglietto • Refund Indica che il biglietto è un rimborso. Viene valorizzato in automatico nel momento in cui viene effettuato un rimborso tramite la procedura automatica spiegata più avanti. • Riemissione Se attivato indica che il biglietto è una remissione • Congiunto Se attivo indica che quel numero di biglietto è stato occupato solo come congiunto di un altro biglietto. • Elettronico Se attivo indica che il biglietto è elettronico. • Menù Tipologia Aerea/Ferroviaria/Marittima/Varia Deve essere indicato il tipo di biglietto emesso, viene proposto in automatico in base al vettore o all’eventuale codice biglietto inserito. • Menù Nazionale/Internazionale Indicare la territorialità del biglietto che si sta inserendo. Di default viene valorizzato con Nazionale (variabile dal parametro DEFATIPNAZ). • Menù Tipologia di Vendita E’ possibile specificare anche per ciascun biglietto la modalità di vendita del servizio (Intermediazione, Singolo Servizio o 74 ter). Di default valorizzato come Intermediazione. • Menù Territorialità Valorizzato in base alla territorialità indicata in testata della pratica, è editabile solo nel caso di pratica Mista.



La pagina “Contabili”, contiene i seguenti dati:

Fig. 50 – Biglietto (Contabili)

• Commissioni Attive (campo 1) Percentuale di Commissione Attiva; viene proposta in automatico leggendo l’esistenza di queste in ordine, all’interno dei contratti di biglietteria, anagrafica biglietti, anagrafica vettori o parametri.

• Commissioni Attive (campo 2) Importo della Commissione Attiva. Esso viene sommato al valore della commissione calcolata percentualmente

• Commissioni Passive (campo 1) Percentuale di Commissione Passiva; viene proposta in automatico se il cliente è legato ad un contratto.

• Commissioni Passive (campo 2) Importo della Commissione Passiva

• IVA Iva applicata sulla commissione. Viene proposta in automatico in base a Nazionale e Internazionale: rispettivamente 20 e N.I. art. 9 in caso di fattura e, per le commissioni attive, 220 e 209, per le commissioni passive, 320 e 309, in caso di autofattura.



• Incl. Specifica che l’Iva è inclusa nell’importo della commissione. Se il flag è attivo viene scorporata l’iva dall’importo delle commissioni.

• Scorp. Se il flag è attivo la percentuale di commissione viene calcolata sulla tariffa del biglietto scorporata di iva. L’aliquota iva che viene applicata per lo scorporo è quella corrispondente al codice adiacente al flag (sulla destra)

• AA Permette l’emissione di Autofattura per Commissioni Attive

• AP Permette l’emissione di Autofattura per Commissioni Passive

• Over E’ possible inserire la percentuale e/o l’importo dell’eventuale Over Commission

• Fornitore Fornitore Contabile del servizio

• Conto Ricavi Sottoconto di registrazione ricavi. In questo campo deve essere indicato il sottoconto di ricavo in cui devono essere contabilizzati i diritti e il mark-up dei biglietti, o, nel caso di vendita al netto, il ricavo con cui deve scendere nella registrazione della relativa fattura di vendita in prima nota. • Conto Costi Sottoconto di registrazione costi. In questo campo deve essere indicato il sottoconto a cui deve essere imputato l’eventuale costo 74ter: ciò si può verificare quando il biglietto fa parte di un pacchetto 74ter e se ne voglia registrare l’acquisto contemporaneamente alla vendita (attivando il flag sottostante “Registra automaticamente acquisto se biglietto 74-ter”). • Conto CC Agenzia Indica il sottoconto relativo alla carta di credito dell’agenzia inserita. Selezionabile se è attivo il modulo CCA (carta di credito) e se inserito flag di CC Agenzia, nella schermata Principali del biglietto. • Commessa Campo per un ulteriore raggruppamento interno delle pratiche. • Bolla di Acquisto Numero e data della bolla di Acquisto. Questo campo viene valorizzato in automatico nel momento della stampa



della bolla (dallo zoom dei biglietti); questo documento è utile per poterlo protocollare nella registrazione di acquisto. Quest’ultima viene datata in base alla data della bolla. • Genera bolla acquisto biglietteria La biglietteria venduta come 74-ter o servizio singolo può essere contabilizzata automaticamente abilitando il flag “Genera Bolla Acquisto Biglietteria”, che ha preso il posto del vecchio flag “Registra automaticamente acquisto biglietto se pratica 74-ter”. Se un biglietto viene variato dopo l’emissione della bolla, viene emessa una nuova bolla per la variazione. Il parametro CONTBAB, che viene utilizzato per configurare l’emissione e la contabilizzazione automatica della bolla al salvataggio della pratica. Nella registrazione contabile dell’acquisto viene creata una unica partita senza separazione delle eventuali commissioni attive. Sarebbe opportuno controllare il valore dei seguenti parametri: CONTBAB per impostare la modalità di emissione delle bolle DEFAFLCOST per attivare automaticamente il flag per la generazione delle bolle eventualmente distinto per tipologia di biglietteria CCA7 causale contabile utilizzata per registrare le bolle acquisto biglietti 74-ter CCNA7 causale contabile utilizzata per registrare le bolle di rimborso biglietti 74-ter CCCOSPOS causale da indicare per giroconto posticipo costi nell’esercizio successivo Occorre inoltre valorizzare i seguenti parametri, che vengono invece installati vuoti: CCAS causale contabile per registrare le bolle acquisto biglietti singoli servizi CCNAS causale contabile per registrare le bolle di rimborso biglietti singoli servizi SCCOSPOS sottoconto patrimoniale posticipo costi nell’esercizio successivo SCOSTSSBIG sottoconto costo acquisto biglietti singoli servizi Fare riferimento alla descrizione dei singoli parametri per la corretta valorizzazione degli stessi. Tramite il parametro DEFAFLQUOT è possibile impostare se i biglietti inseriti su pacchetti 74-ter devono essere considerati compresi in quota o sommati al totale Il tasto “Documenti” permette di visualizzare l’elenco dei documenti legati al biglietto.



Nella pagina “Analisi”, si trovano i seguenti dati:

Fig. 51 – Biglietto (Analisi) • Destinazione Principale Codice della destinazione principale del viaggio • Area di Traffico Codice Area di Traffico del viaggio

• Numero Segmenti Numero di segmenti del viaggio

• Classe Classe di appartenenza del biglietto • Volo Campo descrittivo del volo •••• Numero Pax Numero dei passeggeri contenuti nel biglietto



Nella pagina “Statistici”, è possibile inserire i seguenti dati:

Fig. 52 – Biglietto (Statistici) • Centro di costo E’ possibile inserire il centro di costo a cui legare il biglietto. • Tipologia/Codice Statistico Codice statistico del biglietto; è il codice relativo agli studi di settore • Cliente Richiedente Nominativo della persona che ha richiesto l’emissione del biglietto. • Commessa Cliente Commessa del cliente. • Seconda Commessa Cliente Eventuale seconda commessa del cliente. • Terza Commessa Cliente Eventuale terza commessa del cliente.



• % Percentuale in base alla quale deve essere ripartito l’importo di vendita del biglietto se eventualmente sono state inserite più commesse cliente. E’ utile se il cliente ha richiesto l’emissione dell’E/C per commessa. • Riferimento Riferimento interno del cliente. Viene riportato nella stampa dell’E/C con fees. • Tipo Tariffa Codice tariffa • Tariffa di Mercato Tariffa standard con la quale il biglietto viene normalmente venduto sul mercato. • Tariffa Offerta Tariffa offerta al cliente. • Tariffa Applicata Tariffa alla quale è stato venduto il biglietto • Rifiuto/Accettazione E’ possibile inserire un codice legato alla motivazione per cui il cliente ha rifiutato o accettato il biglietto; utile ai fini statistici.



Nella pagina “Altri”, è possibile inserire i seguenti dati:

Fig. 53 – Biglietto (Altri)

• Codice PNR Codice di prenotazione a cui fa riferimento il CRS biglietto • File Indica il nome del file con il quale è stato scaricato dal CRS

• Data Prenotazione Indica la data nella quale è stata effettuata la prenotazione • Data Data d’importazione da CRS • Numero di modifiche Indica la quantità di modifiche apportate al biglietto • Operatore Operatore che ha inserito il biglietto in archivio



• IATA Office ID Codice IATA di Agenzia • Acconto Acconto versato dal cliente • Carta di Credito Se il biglietto è stato acquistato con carta di credito è possibile memorizzarne il numero

• Approval Code Codice di approvazione della carta di credito in base al quale è stata accettata per l’emissione del biglietto sul CRS.

Nella pagina “Voucher”, è possibile inserire i dati per la stampa del voucher in caso di biglietteria marittima:

Fig. 54 – Bottone Nuovo (Voucher)

• Tratta

E’ possibile inserire la tratta di andata e ritorno



• Data/Ora

Data e ora dell’andata e del ritorno • Nave

Nome della nave dell’andata e del ritorno • Adulti/Bambini/Infant

Numero degli adulti, dei bambini e degli infant che viaggiano • Sistemazione

Sistemazione nel traghetto • Auto

Dati dell’auto Tornando sullo zoom dei biglietti e cliccando sul bottone <Stampa> è possibile stampare il dettaglio dei biglietti visualizzati in ordine di anno, tipologia, vettore e numero biglietto. Cliccando sul bottone <Contab.> è possibile contabilizzare e/o incassare il biglietto senza passare dalle pratiche. Questa procedura può essere fatta dallo zoom o direttamente alla conferma del biglietto. In entrambi i casi la maschera che si presenta è la seguente:



Fig. 55 – Contabilizza/incassa Biglietti

• Operazione Valorizzato in automatico sempre in base al parametro DEFAFLKIB, può comunque essere variato: - Contabilizza Viene creata una pratica intestata al cliente con il quale abbiamo creato il biglietto, all’interno della quale viene inserito il biglietto. Contemporaneamente vengono create le eventuali registrazioni di prima nota in base alla tipologia del biglietto (INT/SS/F7) e alla presenza di diritti. - Contabilizza e Incassa Il biglietto viene contabilizzato e in più viene creato un incasso, sempre associato alla pratica, con l’importo e la causale specificati nei campi sottostanti, e relativa registrazione di prima nota - Sospeso Il biglietto rimane nei biglietti sospesi e quindi non viene creata nessuna pratica e nessuna registrazione contabile. Gli altri campi della maschera sono editabili solo nel caso in cui venga selezionata come operazione Contabilizza e Incassa, infatti sono tutti relativi all’incasso (vedi paragrafo incassi)



Un biglietto che è presente nei sospesi, al momento in cui viene selezionato per l’inserimento sulla pratica, diventa della stessa tipologia dell’eventuale commessa presente sulla medesima pratica. Dal parametro DEFAFLKIB è possibile predefinire la maschera per la contabilizzazione dei biglietti: - Vuoto Funzione contabilizza/incassa biglietti non attiva, i biglietti potranno essere contabilizzati solo selezionando i biglietti dallo zoom e cliccando sul bottone Contab. - C = Contabilizza Il campo operazione viene valorizzato con Contabilizza. La maschera viene presentata anche alla conferma del caricamento del biglietto. - I = Contabilizza e incassa Il campo operazione viene valorizzato con Contabilizza. La maschera viene presentata anche alla conferma del caricamento del biglietto. - N = Lascia nei sospesi Il campo operazione viene valorizzato con Sospeso. La maschera viene presentata anche alla conferma del caricamento del biglietto. Dallo zoom dei biglietti per procedere alla contabilizzazione è necessario selezionare il/i biglietto/i e cliccare sul bottone Contab.



Fig. 56 – Zoom Biglietti

E’ possibile selezionare più biglietti contemporaneamente, se legati allo stesso cliente. Una volta selezionati i biglietti da contabilizzare, cliccando sul bottone Contab. viene proposta la maschera di contabilizzazione come da Fig. 55.

�� Import da CRS

Questo modulo permette di importare in eAgency i biglietti emessi tramite i più diffusi sistemi CRS, secondo due diverse modalità: 1. Cattura manuale; 2. Creazione automatica delle pratiche. 1. Cattura manuale Con la cattura manuale è possibile catturare i biglietti emessi da CRS e inserirli immediatamente in una pratica, oppure è possibile catturarli ed inserirli nelle pratiche in un secondo tempo, facendoli apparire fra i “biglietti sospesi”.

I biglietti potranno essere selezionati solo se non sono stati filtrati ricercandoli Tutti (tramite la maschera di ricerca, visualizzabile con F4).



Se vogliamo catturare uno o più biglietti mentre stiamo caricando o variando una pratica è necessario: a. Caricare una nuova pratica, assegnando anno, alfanumerico e numero (o

entrare in variazione di una pratica preesistente); b. Cliccare sul bottone “Biglietti” (apparirà così la lista degli eventuali biglietti

già inseriti sulla pratica), cliccare sul bottone “Cattura” (apparirà la lista dei biglietti sospesi), e infine su “Aggiorna”;

c. Il programma cercherà di elaborare i PNR contenuti nelle directory specificate nei parametri, per ogni sistema di prenotazione selezionato; se si verificano degli errori verrà aperto un documento nel Blocco Note che permette di stampare gli errori. I PNR elaborati senza errori verranno spostati nella cartella TRAVEL.BCK, mentre quelli che presentano degli errori nella cartella TRAVEL.ERR all’interno della cartella di origine.

d. Nello zoom BIGLIETTI SOSPESI compare la lista dei biglietti elaborati con successo. Tali biglietti sono eventualmente filtrati per utente, cioè compaiono solo i biglietti sospesi emessi nel sistema di prenotazione dall’utente che sta lavorando in eAgency (si può attivare questo filtro premendo F4). In questo zoom è possibile selezionare (o deselezionare) uno o più biglietti posizionandosi sulla riga del biglietto e premendo Invio, Barra spaziatrice o cliccandoci sopra con il mouse. Il bottone “Seleziona” consente di selezionare o deselezionare con un solo clic del mouse tutti i biglietti presenti nella finestra di zoom. Se cerchiamo di selezionare un biglietto, il cui cliente è diverso da quello della pratica, un messaggio ci avverte che per poter inserire tale biglietto nella pratica che stiamo caricando o variando è necessario modificare il cliente del biglietto; confermando il messaggio verrà fatta automaticamente la modifica e potremo continuare ad inserire il biglietto. Per uscire dallo zoom confermando le selezioni fatte bisogna cliccare su OK o premere (F10); per annullarle ESCI o il tasto (ESC).

e. Se sono stati selezionati dei biglietti questi verranno aggiunti ai biglietti della pratica e compariranno nello zoom BIGLIETTI. Per uscire da questo zoom si può premere indifferentemente (ESC) o (F10), i biglietti verranno comunque imputati alla pratica.

f. Solo alla conferma della pratica, i biglietti importati vengono contabilizzati; altrimenti rimarranno nei Biglietti Sospesi e non verranno contabilizzati, rimanendo disponibili per l’inserimento in altre pratiche.

La cattura manuale può essere lanciata anche al di fuori delle pratiche, nello zoom dei “Biglietti Emessi” a cui si accede dal menù FRONT OFFICE, BIGLIETTERIA, BIGLIETTI EMESSI. Per lanciare la cattura è sufficiente cliccare sul tasto “Aggiorna”; i biglietti elaborati correttamente compaiono in questo zoom dal quale è possibile visualizzarli, modificarli o cancellarli. Per inserirli nelle pratiche bisogna caricare o variare una pratica e seguire il procedimento descritto in precedenza.



2. Creazione automatica delle pratiche Dal menù FRONT OFFICE, BIGLIETTERIA, IMPORT DA CRS si accede alla creazione automatica delle pratiche per i biglietti provenienti da CRS. Un messaggio chiede la conferma di questa creazione. Cliccando su <SI> la procedura cattura i biglietti dai PNR presenti nelle varie cartelle sorgenti, e poi crea le pratiche per i biglietti appena catturati e per tutti quelli presenti nei “biglietti sospesi” e precedentemente catturati da CRS. La creazione delle pratiche può essere fatta secondo diverse modalità:

• Creazione di una pratica per ogni biglietto Con questa modalità per ogni biglietto, e relativo congiunto, viene creata una pratica assegnata al cliente del biglietto.

• Creazione della pratica mensile

Questa modalità permette di creare una pratica riepilogativa per tutti i biglietti emessi in un certo mese allo stesso cliente. Alla cattura del primo biglietto di ogni mese, viene creata una nuova pratica nella quale andranno anche tutti i biglietti successivamente emessi e catturati nel corso del mese. Questa procedura non funziona per i biglietti emessi al cliente generico. Per attivarla è necessario impostare il parametro comune CRSMOD al valore S.

• Creazione della pratica giornaliera

I biglietti emessi nello stesso giorno al cliente generico vengono inseriti in un’unica pratica. Per attivare questa modalità bisogna impostare il parametro comune CRSMODG al valore S.

• Creazione della pratica per PNR Questa modalità permette di inserire in una stessa pratica i biglietti appartenenti alla stessa prenotazione, catturati quindi dallo stesso PNR. In questo modo è possibile emettere un’unica bolla che riepiloga l’intera prenotazione. Tale modalità è supportata, per ora, solo dai biglietti emessi con i sistemi Sabre e Sigma MIR. Per attivarla impostare il parametro comune CRSUNIPRA a S.

Per poter utilizzare la cattura da CRS è necessario preimpostare i parametri (accedendoci dal menù Archivi - Parametri – Parametri Front Office (generali))



� Parametri

• Tramite il parametro CRSUTE è possibile stabilire se la cattura da CRS deve leggerel’utente che effettivamente emette il biglietto (E) o l’utente che effettua la prenotazione (P).

• Percorso dei file da elaborare

I parametri che indicano la cartella dove si trovano i file scaricati dai sistemi di CRS sono: PATHAM – per il CRS Amadeus tracciato Bridge PATHMIR – per il sistema Sigma tracciato MIR PATHSA – per il sistema Sabre tracciato PNR PATHSI – per il sistema Sigma tracciato Ticketing Image PATHTI – per la cattura della biglietteria navale Tirrenia PATHSIP – per la cattura della biglietteria ferroviaria FS PATHWS – per il CRS Worldspan

• Codice anagrafico biglietti catturati

Questi parametri indicano, per ogni CRS, qual è il codice dell’anagrafica biglietti che deve essere assegnato ai biglietti catturati. ABAM – per il CRS Amadeus tracciato Bridge ABMIR – per il sistema Sigma tracciato MIR ABSA – per il sistema Sabre tracciato PNR ABSI – per il sistema Sigma tracciato Ticketing Image ABTI – per la cattura della biglietteria navale Tirrenia

• Codici di default per la creazione delle pratiche

Indicano alcune caratteristiche di default che devono avere le pratiche create da CRS. CRSALF – indica la serie numerazione PAGDEF – indica il codice di pagamento per i pagamenti diversi da carta di credito



PAGDEFATC – indica il codice di pagamento per i pagamenti con carta di credito

• Codici relativi alla cattura Tirrenia

CODVETTIR – codice del vettore Tirrenia CRSNPTIR – se uguale a S disabilita la creazione delle pratiche per i biglietti della Tirrenia

• Parametri di conservazione messaggi elaborazioni e file catturati

LOGCANC – indica i giorni di mantenimento dei messaggi delle elaborazioni nel log CRSCANC – indica i giorni di conservazione dei file catturati. E’ preferibile inserire valori bassi (uno, due mesi) per velocizzare la procedura.

• Codici relativi alla cattura Sipax

Se presente la tipologia di titolo viene utilizzata per riconoscere i biglietti internazionali, altrimenti viene utilizzato il parametro DEFATIPNAZ.



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Remarks

Per le prenotazioni effettuate con i sistemi Sigma tracciato MIR, Sabre, Amadeus tracciato Bridge e Amadeus tracciato AIR è possibile inserire in ogni prenotazione dati definiti dall’utente secondo un formato predeterminato. Questo documento contiene le specifiche del formato di questi dati, in modo che le informazioni in essi contenute vengano correttamente riportate nei biglietti e nei servizi catturati in eAgency. Questi dati sono separati da un carattere separatore (parametri CARSEP) che può essere diverso per ogni CRS; tuttavia negli esempi seguenti utilizziamo l’asterisco come carattere separatore. Il carattere separatore da usare per i decimali è il punto. • Dati relativi al cliente

� Codice del cliente contabile*CI*

Questo codice permette di specificare il codice del cliente a cui deve essere emesso il biglietto o i biglietti appartenenti alla prenotazione. Es: *CI25* inserisce il biglietto al cliente 0000025

� Ragione sociale del cliente contabile *CL*

Con questo codice si può specificare la ragione sociale del cliente. Viene considerato solo nel caso non ci sia il codice del cliente. Es: *CLROSSI SNC* inserisce il biglietto al cliente ROSSI SNC Nei due codici suddetti il cliente specificato deve esistere nell’archivio dei clienti contabili, altrimenti il biglietto verrà inserito al cliente generico.

� Nominativo Richiedente*CR*

Contiene il nome della persona che ha richiesto la prenotazione. Es: *CRBIANCHI* scrive nelle note del biglietto: Richiesto da BIANCHI

� Intestatario/Passeggero*CP*

Indica il codice o il nominativo dell’intestatario/passeggero a cui deve essere imputato il biglietto. L’intestatario/passeggero deve già esistere nell’archivio Intestatari/Partecipanti. Nella ricerca dell’intestatario il codice ha la precedenza; questo significa che il valore inserito viene prima cercato nell’archivio come codice e poi, solo se questa ricerca non ha successo, viene fatta la ricerca per ragione sociale. Nel caso di ricerca per ragione sociale il biglietto viene imputato al primo intestatario trovato, senza considerare la possibile presenza di omonimie. Es: *CG23* oppure *CGMARIO ROSSI*



� Centro di costo Azienda Cliente*CC*

Indica il centro di costo a cui deve essere imputato il biglietto. Il centro di costo deve già esistere negli archivi. Es: *CCHOTEL*

� Riferimento Azienda Cliente*RA*

Specifica il riferimento comunicato dal cliente da riportare sul biglietto. Es: *RMPROGETTO1*

� Commessa Azienda Cliente*CA*

Indica la commessa del cliente a cui deve essere imputato il biglietto. La commessa cliente deve già esistere negli archivi. Es: *CACONVEGNO1*

� Seconda Commessa Azienda Cliente*C2*

Indica la seconda commessa a cui deve essere imputato il biglietto. La commessa cliente deve già esistere negli archivi. Es: *CC2HOTEL*

� Terza Commessa Azienda Cliente*C3*

Indica la terza commessa a cui deve essere imputato il biglietto. La commessa cliente deve già esistere negli archivi. Es: *CC3HOTEL*

• Dati relativi alla tariffa

� Regular Fare*RF*

Specifica la tariffa di mercato applicata sui biglietti della prenotazione. Es: *RF150* indica che la tariffa di mercato è 150 €

� Offered Fare*OF*

Specifica la tariffa offerta. Es: *OF250.55* indica che la tariffa offerta al cliente è di 250,55 €

� Codice motivazione*RC*

Permette di indicare la motivazione di rifiuto/accettazione della tariffa offerta. Il codice specificato deve comparire nella tabella Motivi di Rifiuto/Accettazione, altrimenti non verrà inserito. Es: *RC11* con questo dato si indica che il codice di rifiuto/accettazione da parte del cliente è 11.

� Diritti*DI*

Specifica l’importo dei diritti sul biglietto. Es: *DI300* indica che l’importo dei diritti è 300 €.

� Ricarico*RI*

Permette di specificare l’importo del mark up sui biglietti della prenotazione. Es: *RI100* indica che il ricarico sul biglietto è 100 €.



� Importo pagato*IP*

Indica l’eventuale acconto pagato dal cliente al momento della prenotazione, o eventualmente il saldo. Infatti se non si specifica un importo dopo la stringa IP il sistema memorizza che il biglietto è stato saldato. Es: *IP400* indica che il cliente ha pagato un acconto di 400 €. Es: *IP* indica che il biglietto è stato completamente saldato.

• Parametri di configurazione del GDS

� Bolla (solo con GDS)*BL*

Questo codice permette di indicare al sistema di stampare automaticamente la bolla di biglietteria per i biglietti della prenotazione. Funziona solo con il modulo GDS Capture Agent che mette a disposizione la stampa automatica della bolla. Se si specifica il parametro DEFAGDSBOL con valore S non importa inserire su ogni biglietto il codice *BL*, ma per default verrà stampata la bolla per tutti i biglietti prendendo il numero di copie da stampare dalla configurazione della stampa GSAV3SBO. E’ inoltre possibile inserire il numero di copie della bolla da stampare ed eventualmente è possibile non stampare la bolla per un biglietto. Es: *BL* indica di stampare la bolla prendendo il numero di copie di default. *BL0* indica di non stampare la bolla. *BL4* indica di stampare 4 copie della bolla (ovviamente 4 può essere qualsiasi numero).

� Esclusione del biglietto dalla pratica generica (Singola Pratica) *SP*

Questo remark è utile quando si utilizza la modalità di creazione delle pratica giornaliera dei biglietti emessi al cliente generico. Specificando questo codice si escludono i biglietti della prenotazione dall’inserimento nella pratica giornaliera al cliente generico e si dice al sistemad di creare una singola pratica per questi biglietti. Es: *SP*

� Esclusione del biglietto dall’inserimento in una pratica*NP*

Con questo remark si evita che il biglietto venga inserito in una pratica durante la creazione automatica delle pratiche. Il biglietto rimarrà quindi fra i biglietti sospesi e potrà essere inserito manualmente in una pratica. Es: *NP*



� Causale d’incasso *IB*

Serve per indicare la causale d’incasso da usare per registrare l’incasso automaticamente da GDS. Il valore indicato deve essere contenuto nella tabella Causali d’Incasso. Es: *IBCASSA*

� Numero pratica *PR*

Serve per indicare la pratica su cui il biglietto deve essere inserito mediante la cattura automatica da GDS. Deve essere scritta nel formato numero/alfa/anno. Sia l’alfa che l’anno sono facoltativi. Se non viene messo l’anno verrà usato l’anno della data di emissione del biglietto. Es: *PR10//2004* *PR10* *PR10/AA*

� Tipo pagamento *TP*

Indica tipo di pagamento relativo al servizio considerato. Può essere: D=Diretto; S=Sospeso; P=POS (o carta di credito). Il pagamento diretto del servizio indica che tale pagamento verrà effettuato direttamente dal cliente al fornitore. Es: *TPD*

• Dati statistici

� Destinazione principale *DP*

Permette di specificare la destinazione principale del biglietto codificata nella tabella Aeroporti e Località di Partenza. Quindi per essere inserito nel biglietto il valore deve essere contenuto in questa tabella. Es: *DPFLR* indica che la destinazione principale del biglietto è FLR (PERETOLA)

� Codice anagrafico biglietto *TB*

Consente di specificare il codice dell’anagrafica biglietti da memorizzare sul biglietto catturato. Il valore indicato deve essere contenuto nell’Anagrafica Biglietti. Es: *TBNAZION* PER SIPAX *TB* Questa funzione è stata realizzata per dare la possibilità di gestire i nuovi livelli di commissioni riconosciute da Trenitalia. Sul vettore Trenitalia è infatti necessario impostare come % di commissioni su biglietti internazionali le commissioni riconosciute per i nazionali in prima classe, come % di commissioni su biglietti nazionali le commissioni riconosciute per i nazionali in seconda classe; mentre per la % di commissioni su tutti i biglietti internazionali è necessario creare un codice anagrafico del biglietto da indicare in fase di emissione con il remark *TB* nelle note.



� Studi di settore*SS*

Permette di specificare il codice statistico del biglietto. Il codice indicato deve essere contenuto nella tabella Tipologie Biglietteria, altrimenti non sarà inserito. Es: *SSF55* indica che il codice della tipologia dei biglietti appartenenti alla prenotazione è F55.

� Codice commessa *CO*

Consente di specificare il codice della commessa da memorizzare sul biglietto catturato. Il valore indicato deve essere contenuto nell’Anagrafica Commesse del modulo Analisi Costi/Ricavi. Es: *COHOTEL*

� Note *NO*

Specifica le note che devono essere riportate sul biglietto. Es: *NOCONFERMARE LA PRENOTAZIONE ENTRO*

� Operatore *OP*

Indica l’operatore che ha emesso il biglietto. L’operatore deve già esistere negli archivi Es: *OP2*

• Dati relativi agli hotel

� Tipo pagamento *HTP*

Indica tipo di pagamento relativo al servizio considerato. Può essere: D=Diretto; S=Sospeso; P=POS (o carta di credito). Il pagamento diretto del servizio indica che tale pagamento verrà effettuato direttamente dal cliente al fornitore. Es: *HTPD*

� Regular Fare*HRF*

Specifica la tariffa di mercato relativa alla prenotazione del servizio Hotel. Es: *HRF150* indica che la tariffa di mercato è 150 €

� Offered Fare*HOF*

Specifica la tariffa offerta relativa all’Hotel. Es: *HOF250.55* indica che la tariffa offerta al cliente è di 250,55 €

� Codice motivazione*HRC*

Permette di indicare la motivazione di rifiuto/accettazione della tariffa offerta. Il codice specificato deve comparire nella tabella Motivi di Rifiuto/Accettazione, altrimenti non verrà inserito. Es: *HRC11* con questo dato si indica che il codice di rifiuto/accettazione da parte del cliente è 11.



� Diritti*HDI*

Specifica l’importo dei diritti applicato sulla prenotazione dell’Hotel. Es: *HDI300* indica che l’importo dei diritti è 300 €.

� Ricarico *HRI*

Permette di specificare l’importo del mark up applicato alla prenotazione dell’Hotel. Es: *HRI100* indica che il ricarico sull’hotel è 100 €.

� Destinazione principale *HDP*

Permette di specificare la destinazione principale del biglietto codificata nella tabella Aeroporti e Località di Partenza. Quindi per essere inserito nel biglietto il valore deve essere contenuto in questa tabella. Es: *HDPFLR* indica che la destinazione principale del biglietto è FLR (PERETOLA)

� Importo pagato *HIP* Indica l’eventuale acconto pagato dal cliente al momento della prenotazione, o eventualmente il saldo. Se non viene specificato l’importo dopo la stringa HIP, il sistema memorizza che il servizio hotel è stato saldato. Es: *HIP400* indica che il cliente ha pagato un acconto di € 400. Es: *HIP* indica che il servizio hotel è stato completamente saldato.

� Causale incasso *HIB*

Serve per indicare la causale d’incasso da usare per registrare l’incasso automaticamente da GDS. Il valore indicato deve essere contenuto nella tabella Causali d’Incasso. Es: *HIBCASSA*

• Dati relativi ai noleggi auto

� Tipo pagamento *NTP*

Indica tipo di pagamento relativo al servizio considerato. Può essere: D=Diretto; S=Sospeso; P=POS (o carta di credito). Il pagamento diretto del servizio indica che tale pagamento verrà effettuato direttamente dal cliente al fornitore. Es: *NTPD*

� Regular Fare*NRF*

Specifica la tariffa di mercato relativa al Noleggio auto. Es: *NRF150* indica che la tariffa di mercato è 150 €

� Offered Fare*NOF*

Specifica la tariffa offerta relativa al Noleggio auto. Es: *NOF250.55* indica che la tariffa offerta al cliente è di 250,55 €



� Codice motivazione*NRC*

Permette di indicare la motivazione di rifiuto/accettazione della tariffa offerta. Il codice specificato deve comparire nella tabella Motivi di Rifiuto/Accettazione, altrimenti non verrà inserito. Es: *NRC11* con questo dato si indica che il codice di rifiuto/accettazione da parte del cliente è 11.

� Diritti*NDI*

Specifica l’importo dei diritti applicato sul Noleggio auto. Es: *NDI300* indica che l’importo dei diritti è 300 €.

� Ricarico*NRI*

Permette di specificare l’importo del mark up applicato alla prenotazione del Noleggio auto. Es: *NRI100* indica che il ricarico sull’hotel è 100 €.

� Destinazione principale *NDP*

Permette di specificare la destinazione principale del biglietto codificata nella tabella Aeroporti e Località di Partenza. Quindi per essere inserito nel biglietto il valore deve essere contenuto in questa tabella. Es: *HDPFLR* indica che la destinazione principale del biglietto è FLR (PERETOLA)

� Importo totale del noleggio *NIT*

Permette di specificare l’importo totale del noleggio auto da addebitare al cliente. Es: *NIT120* indica che il totale del noleggio fornito è 120,00 €.

� Tipo documento *TD*

Serve a indicare il tipo di voucher da emettere. Es: *TD202*

� Classe dell’auto *CM*

Specifica la classe della macchina che viene noleggiata. Es: *CMB*

� Importo pagato *NIP*

Indica l’eventuale acconto pagato dal cliente al momento della prenotazione, o eventualmente il saldo. Se non viene specificato un importo dopo la stringa NIP, il sistema memorizza che il servizio noleggio è stato saldato. Es: *NIP400* indica che il cliente ha pagato un acconto di € 400. Es> }NIP} indica che il servizio noleggio è stato completamente saldato.

� Causale d’incasso *NIB*

Serve per indicare la causale d’incasso da usare per registrare l’incasso automaticamente da GDS. Il valore indicato deve essere contenuto nella tabella Causali d’Incasso. Es: *NIBCASSA*



Per inserire più dati nella stessa prenotazione è sufficiente separarli da un solo asterisco. Se volessimo inserire il biglietto al cliente con codice 0000127 e un acconto di € 120,25 dovremmo scrivere: *CI127*IP120.25* senza dover ripetere due volte il carattere separatore. I remark si inseriscono: - In Sabre: con il comando 5. - In Sigma: con il comando DI.FT- - In Amadeus: con il comando RM*1

�� GDS Capture Agent

Questo modulo permette la cattura automatica dei biglietti da CRS e la creazione delle pratiche. Appena viene effettuata una prenotazione nel sistema di CRS e rilasciato il relativo file PNR il GDS fa partire la cattura dei biglietti, la creazione delle relative pratiche e l’eventuale stampa automatica delle bolle di biglietteria. Il GDS si attiva dal menù FRONT OFFICE, BIGLIETTERIA, GDS CAPTURE AGENT. Apparirà una toolbar con 4 pulsanti:

Riprendi Con questo bottone è possibile far ripartire il GDS. E’ selezionabile solo se il GDS è in pausa.

Pausa Questo bottone serve per mettere il GDS in pausa, magari per controllare le pratiche appena create. E’ attivo solo se il GDS è in funzione.

Chiudi

Questo bottone chiude il GDS e torna al normale funzionamento di eAgency.

Stampa Questo bottone lancia la stampa dei messaggi del file di log relativi all’ultima elaborazione.



Durante il funzionamento del GDS non è possibile accedere ad altre funzionalità di eAgency: il menù non appare, la toolbar e l’eventuale Short Menù sono disattivati. Durante il funzionamento i messaggi relativi all’elaborazione, scritti sul file di log, vengono visualizzati sullo sfondo del programma. Tali messaggi possono poi essere stampati attraverso il bottone stampa della toolbar, oppure, dal menù FRONT OFFICE, STAMPE, MESSAGGI ELABORAZIONE. Stampa automatica della bolla e della ricevuta d’incasso Il GDS consente di emettere automaticamente la bolla di biglietteria per i biglietti relativi alla prenotazione. Questa stampa può essere attivata per ogni biglietto catturato da GDS, settando il parametro DEFAGDSBOL a S, altrimenti può essere abilitata su ogni singolo biglietto attraverso l’uso del remark *BL*. Inoltre è possibile stampare automaticamente la ricevuta d’incasso relativa al saldo o a un acconto sui biglietti. Per questo basta specificare l’importo pagato con il remark *IP* e verrà emessa automaticamente la ricevuta. E’ possibile stampare automaticamente la ricevuta fiscale diritti o la fattura diritti in caso di cattura tramite GDS. Per abilitare questa funzionalità è necessario impostare i parametri DEFAGDSRF e DEFAGDSFD con il numero di copie che si desidera stampare rispettivamente per la ricevuta fiscale e per la fattura diritti.

� Parametri

• Attivazione del timer Il parametro CRSSEC indica l’intervallo (in secondi) allo scadere del quale deve essere lanciata la cattura dal GDS.

• Stampa automatica della bolla

Il parametro DEFAGDSBOL indica se deve essere stampata di default la bolla per ogni biglietto catturato da GDS. Se vale S allora per ogni biglietto catturato ed inserito in una pratica con successo verrà stampata automaticamente la bolla di biglietteria. Se invece è vuoto la bolla di biglietteria verrà stampata automaticamente solo per quei biglietti nei quali è stata specificata la stampa con il remark *SP*.

• Tipo di catture da lanciare

Il parametro GDSACT indica le catture che devono essere lanciate: C = CRS E = Entri Se si vuole usare il GDS per entrambe le catture è necessario impostare questo parametro al valore CE.



• Carattere separatore per i remark Per ogni CRS è possibile impostare il carattere che deve essere usato come separatore per i dati di remark. SEPAM – per il CRS Amadeus tracciato Bridge SEPMIR – per il sistema Sigma tracciato MIR SEPSA – per il sistema Sabre tracciato PNR SEPSI – per il sistema Sigma tracciato Ticketing Image SEPTI – per la biglietteria navale Tirrenia



Fig. 57 – Magazzino Biglietti

�� Magazzino Biglietti

L’archivio Magazzino Biglietti consente la gestione dei gruppi di biglietti, sia di tipo manuale che meccanografico, che l’agenzia prende in carico periodicamente. I biglietti emessi dalle pratiche di biglietteria andranno a diminuire il carico della giacenza in magazzino. Ai fini di una corretta gestione di eAgency l’utilizzo del magazzino biglietti non è obbligatorio, tuttavia la funzione è molto utile se deve essere tenuto sotto controllo l’utilizzo dei biglietti in agenzia.

Ricerca Può essere effettuata mediante la chiave predisposta: Codice Gruppo Biglietti Su questo campo sono disponibili le funzioni di navigazione standard sull’archivio (F7=indietro, F8=avanti) e zoom (F9). Carica La procedura richiede come primo campo il codice alfanumerico del gruppo biglietti. Ecco di seguito l’elencazione dei campi richiesti ed il loro significato: • Gruppo Biglietti

Codice alfanumerico del gruppo biglietti, può quindi essere composto sia da numeri che da lettere



•••• Descrizione Descrizione del gruppo biglietti. Inserire una dicitura che possa identificare il carnet dei biglietti. • Aerea, Ferroviaria, Marittima, Varia

Deve essere definita la tipologia di biglietteria che si sta prendendo in carico. Al momento del caricamento di un biglietto preso da questo magazzino tale tipologia verrà presentata in automatico.

• Data Data di presa in carico del gruppo biglietti. Viene proposta la data di sistema.

• Serie

Serie dei biglietti

• Da Numero Indicare il primo numero della serie di biglietti • A Numero Indicare il numero finale della serie di biglietti. Viene riproposto il numero iniziale con possibilità di variare solo le ultime cifre del numero • Carico Indica il numero di biglietti totali a disposizione, aggiornato in automatico dal gestionale

• Emessi Numero dei biglietti già emessi. Il campo è aggiornato in modo automatico dalla gestione pratiche di biglietteria

• Contab. Indica il numero dei biglietti contabilizzati (cioè già inseriti nelle pratiche e quindi scesi in contabilità). Il campo è aggiornato in modo automatico dalla gestione pratiche di biglietteria

• Sosp. Indica il numero dei biglietti sospesi (dato come differenza tra quelli emessi e quelli contabilizzati). Il campo è aggiornato in modo automatico dalla gestione pratiche di biglietteria



Fig. 58 – Stampa Magazzino Biglietti

• Disp. Indica il numero dei biglietti disponibili rimasti. Il campo è aggiornato in modo automatico dalla gestione pratiche di biglietteria Stampa

Cliccando “F2” su Gruppo Biglietti, da Magazzino Biglietti, è possibile inserire i parametri per la stampa del magazzino biglietteria.



Fig. 59 – Anagrafica Biglietti

�� Anagrafica Biglietti

I dati identificativi dei diversi biglietti trattati vengono definiti nell’Anagrafica Biglietti. Con questa maschera si completa la preparazione per l’utilizzo del magazzino biglietti all’interno delle pratiche di biglietteria. In ogni caso, anche se non si gestisce un magazzino biglietti, si può utilizzare questa anagrafica per identificare i biglietti emessi.

Ricerca Può essere effettuata mediante le due chiavi predisposte: - Codice Biglietto - Descrizione Su questi campi sono disponibili le funzioni di navigazione standard sull’archivio (F7=indietro, F8=avanti) e lo zoom (F9). Carica La procedura richiede come primo campo il codice alfanumerico del biglietto. Ecco di seguito l’elencazione dei campi richiesti ed il loro significato: • Codice (campo 1) Codice identificativo del biglietto; può essere sia numerico che alfanumerico.



• Codice (campo 2) Descrizione estesa per il codice biglietto

• Gruppo Codice identificativo del gruppo di appartenenza del biglietto, precedentemente inserito nel magazzino biglietti. Campo facoltativo, se inserito, verrà proposto nel campo numero, in fase di caricamento del biglietto, il primo biglietto alla vendita, scaricandolo dal magazzino. • Vettore Codice identificativo del vettore rilasciante il biglietto. Campo facoltativo, se inserito, al momento dell’inserimento dell’anagrafica sul biglietto verrà proposto il vettore inserito.

• Rendicontazione Indiretta Flag per l’applicazione della rendicontazione indiretta sul suddetto codice biglietto. Se predisposto, in fase di caricamento del biglietto verrà proposto il flag su BSP/Rendicontazione indiretta.

• Aerea/ Ferroviaria/ Marittima/ Varia Identifica la tipologia di biglietti appartenenti al codice biglietto. Anche in questo caso verrà proposta in fase di caricamento del biglietto.

• Nazionale/ Internazionale Flag di selezione della Territorialità del codice biglietto. Se tutti i biglietti caricabili con questo codice sono Nazionali o Internazionali, seleziondolo verrà proposto in fase di caricamento. Se non è possibile saperlo a priori, deve essere selezionata la scelta senza la descrizione (come se non fosse stato selezionato niente) che permette di impostare la territorialità per ciascun biglietto caricato. • Tipologia/Codice Statistico Codice identificativo della categoria statistica legata a questo codice biglietti • Descrizione Parametrica

Campo attraverso il quale è possibile impostare una descrizione, da far stampare sul documento indicato nella tabella della descrizione parametrica

• Tariffa Campo nel quel è possibile abbinare l’importo della tariffa, al Codice Biglietto • Tasse Campo nel quale è possibile abbinare l’importo delle tasse, al Codice Biglietto • Diritti



Campo nel quale è possibile abbinare l’importo dei diritti, al Codice Biglietto • Commissioni Nazionali Percentuale delle commissioni rilasciate all’acquisto di un biglietto nazionale legato a questo codice biglietto

• Commissioni Internazionali Percentuale delle commissioni rilasciate all’acquisto di un biglietto internazionale legato a questo codice biglietto • Codici IVA Commissioni Codice IVA da applicare sulle commissioni legate al codice biglietto • Codici IVA Diritti/SS Codice IVA da applicare su Diritti e Singoli Servizi legate al codice biglietto



Fig. 60 – Compagnie Vettori

�� Compagnie Vettori

L’archivio Anagrafica Vettori contiene una serie di informazioni relative ai vettori di biglietteria. Sull’anagrafica viene inoltre effettuata l’associazione con il relativo fornitore. I vettori inseriti in questo archivio saranno disponibili per la definizione dell’anagrafica biglietti e per l’emissione dei biglietti stessi.

Per ogni compagnia possono essere specificati i seguenti campi:

• Codice (campo 1) Codice identificativo della compagnia vettore (ad es. AZ)

• Codice (campo 2) Descrizione estesa della compagnia aerea (ad es. Alitalia)

• Aerea/ Ferroviaria/ Marittima/ Varia Flag per la selezione della tipologia di Vettore

• Codice IATA Codice IATA relativo al Vettore (ad es. 055) • Fornitore Codice Fornitore, relativo al fornitore finanziario del vettore, presente in Anagrafica Fornitori



• No Rendicontazione Indiretta (Extra BSP) Deve essere selezionato se questo vettore non deve essere incluso nella rendicontazione indiretta, nel caso di biglietteria aerea se non deve rientrare nel BSP.

• Nazionali Importo delle commissioni rilasciate per la vendita di un biglietto di questo vettore con territorialità nazionale

• Internazionali Importo delle commissioni rilasciate per la vendita di un biglietto di questo vettore con territorialità internazionale

• Scorpora base commissionabile Flag per la selezione dello scorporo dell’Iva dalla base commissionabile

• Categoria Codice di raggruppamento dei vettori che può essere usato a livello statistico



�� Categorie Vettori

Questa maschera permette l’inserimento delle varie categorie vettori che potranno essere inserite nelle diverse anagrafiche vettori. Per ogni categoria possono essere specificati i seguenti campi:

Fig. 61 – Categorie Vettori

• Codice Indica il codice di codificazione della categoria. • Descrizione Descrizione libera della categoria Questo campo associato ad ogni vettore potrà essere utilizzato come filtro di ricerca sia nelle stampe anagrafiche che nelle stampa statistica. La categoria vettori è particolarmente utile ad esempio per distinguere i vettori low-cost.



Cliccando su questa voce del menù è possibile inviare messaggi agli altri utenti che stanno lavorando in e-Agency. Per inviare un nuovo messaggio è necessario premere F4 ; si accede alla seguente maschera.

Fig. 62 – E-POST • Da Indica l’utente che sta inviando il messaggio, viene valorizzato con l’utente con il quale siamo entrati nel programma. Premendo F9 (in interrogazione) su questo campo si accede alla visualizzazione dell’archivio messaggi nel quale vengono memorizzati tutti i messaggi inviati. Il campo non è editabile. • Data Indica il giorno e l’ora in cui è stato inviato il messaggio. Anche questo campo non è editabile. • A Indica l’utente a cui deve essere inviato il messaggio. Se non viene indicato nessun utente il messaggio verrà spedito a tutti gli utenti di eAgency. • Scadenza Indica il giorno e l’ora in cui deve essere mostrato il messaggio all’altro utente. • Priorità L’utente può scegliere se assegnare al messaggio una priorità Normale, Media o Alta.

6.1 �� e-Post



• Stato Indica lo stato del messaggio e può assumere i seguenti valori: Bozza, Inviato, Letto, Da Leggere. L’utente non può accedere allo stato direttamente da questo campo. • Testo Nello spazio libero è possibile scrivere il testo del messaggio che si desidera inviare.

• <Salva> Se non si vuole inviare il messaggio nello stesso momento in cui viene scritto è necessario cliccare sul bottone <Salva> in modo che il messaggio sia archiviato ma non spedito; in questo caso il messaggio assumerà lo stato di “Bozza”. In questo modo è possibile, in un secondo momento, ricercare il messaggio in archivio ed inviarlo, premendo F3-Varia e cliccando sul bottone <Invia>.

• <Invia> E’ necessario cliccare su questo bottone quando si desidera inviare il messaggio. In questo modo il messaggio assumerà automaticamente lo stato di “Inviato”.

• <Inoltra> Questo bottone si attiva quando l’utente riceve un messaggio. Una volta letto il messaggio l’utente può, infatti, inoltrarlo ad altri utenti.

• <Letto> Il bottone si attiva quando l’utente che ha ricevuto un messaggio preme F3 – Varia.

• <Da Leggere> Se il messaggio ha assunto lo stato di <Letto> è possibile premere F3 –Varia e cliccare sul bottone, attivo, <Da Leggere>. Il destinatario del messaggio si accorge di aver ricevuto un messaggio perché accanto alla data di lavoro di eAgency comparirà un post-it giallo come questo:

La barra su cui viene applicato il post-it assumerà, quindi, il seguente aspetto:

Passando il mouse sull’icona apparsa sulla barra degli strumenti è possibile visualizzare il testo del messaggio. Cliccando su tale icona si apre la finestra descritta all’inizio di questo paragrafo e il post-it non viene più visualizzato sulla barra.



Se lo stato del messaggio non viene modificato in “Letto” il programma riproporrà automaticamente, ad intervalli regolari, la visualizzazione del messaggio. Per determinare la frequenza con cui deve essere effettuata la ricerca di nuovi messaggi è necessario valorizzare il parametro POSTCHECK, in parametri Front Office. Il valore da attribuire è espresso in millesimi di secondo.



Fig. 63 – Intestatari/Partecipanti

eAgency può gestire, sulle pratiche un intestatario ed una serie di partecipanti, i cui nominativi fanno riferimento ad un’unica anagrafica. Dal menù Front Office – Intestatari/Partecipanti, oppure premendo due volte F9 dai relativi campi sulla pratica, si accede all’anagrafica. E’ possibile impostare tramite il parametro CHKACG quali campi devono essere inseriti obbligatoriamente. Per ogni Intestatario/ Partecipante, sono inseribili i seguenti campi:

• Nominativo (campo 1) Codice identificativo dell’Intestatario. In fase di caricamento viene già proposto un codice numerico progressivo.

7.1 �� Intestatari/Partecipanti



• Nominativo (campo 2) Nominativo dell’Intestatario • Indirizzo Indirizzo di residenza dell’Intestatario

• CAP CAP di residenza dell’intestatario • Città Città di residenza dell’intestatario • Provincia Provincia di residenza dell’intestatario

• Telefono Numero di telefono fisso dell’intestatario

• Fax Numero di Fax dell’intestatario

• Cellulare Numero di Cellulare dell’intestatario • E – mail Indirizzo e – mail dell’intestatario • Codice Fiscale Codice Fiscale dell’Intestatario

• Partita IVA Partita Iva dell’Intestatario • Tipo partecipante (Accompagnatore, Partecipante Turismo, Dipendente…)

• Nato a Luogo di Nascita dell’intestatario • Il Data di Nascita dell’intestatario

• M/F

Flag per selezionare il sesso dell’intestatario • RIF altro nominativo Codice di riferimento altro nominativo di partecipante



Fig. 64 – Profilo Cliente/Partecipante

• RIF Contabile Codice Cliente inserito in anagrafica ed utilizzabile come Riferimento contabile dell’intestatario, da scegliere tra quelli inseriti in anagrafica clienti. Se si vuole inserire, quale riferimento contabile il partecipante stesso è possibile farlo

cliccando sul bottone Crea. In questo modo infatti viene creato un nuovo cliente riprendendo i dati da questa anagrafica e, completando i dati mancanti e obbligatori per l’anagrafica clienti, si potrà salvare il Cliente. • Scheda contabile personale Riferimento codice dell’Intestatario inserito in anagrafica clienti. Campi che si riferiscono ad un dipendente di una ditta cliente: • Matricola • Codice reparto • Centro di Costo • Commessa Cliente

Dal Bottone Profilo si possono inserire eventuali note ed accedere al profilo dell’intestatario/partecipante cliccando sul bottone <Profilo>, accedendo così alla seguente maschera:

Sono inseribili i seguenti dati: • Stato Civile Stato civile del partecipante • Titolo di Studio Codice relativo al titolo di studio del partecipante • Professione Codice relativo alla professione esercitata dal partecipante



• Anniversario Anniversario del partecipante

Dal bottone è possibile inserire i riferimenti dei documenti relativi ai partecipanti, ad esempio carta d’identità o numero della carta di credito utilizzata. La schermata da compilare è la seguente:


eeeeAgeeeency Rel. 5.0 Pag. 8.01

Attraverso questa anagrafica è possibile inserire nuovi servizi (F4), che potranno essere utilizzati nelle pratiche. Per ogni Servizio sono inseribili i seguenti campi:

Fig. 65 - Servizi • Servizio (campo 1) Codice identificativo del servizio che si sta inserendo

• Servizio (campo 2) Descrizione estesa del servizio che si sta inserendo

8.1 �� Servizi



• Tipologia

Definisce la tipologia del servizio per una corretta impostazione della pratica. Questo campo può assumere uno dei seguenti valori:

• Biglietteria Permette di poter identificare in fase di stampa pratiche o statistiche un biglietto caricato come servizio (ad es. un volo acquistato da un t.o. o nel caso in cui l’agenzia non abbia abilitato il modulo di biglietteria) • Diritti di Agenzia L’importo legato a questo tipo di servizio verrà considerato come diritto di agenzia e di conseguenza non movimenterà l’eventuale fornitore associato, ma confluirà in contabilità come ricavo. • Generico Servizio ordinario • Hotel Identificazione utile sia ai fini statistici che per il calcolo per giorni/notti, infatti se abilitato il flag Per Giorno/Notte, viene considerato il numero delle notti, invece dei giorni. • Noleggio Auto Identificavo del servizio utile per le stampe • Pullman Identificavo del servizio utile per le stampe • Sconto L’importo inserito verrà riconosciuto e contabilizzato come sconto agenzia (viene automaticamente convertito con segno negativo), di conseguenza non verrà detratto dall’importo dell’eventuale fornitore associato. • Volo

Identificavo del servizio utile per le stampe • Supplemento/Riduzione Indica che il servizio rappresenta un supplemento o una riduzione riconosciuta dal tour operator. Quindi l’importo che verrà inserito andrà ad aumentare o diminuire sia la posizione del cliente che quella del fornitore. • Rimborso Indica che un rimborso ricevuto da t.o. e quindi andrà a detrarre il totale della pratica. • Prezzo al Giorno Notte Flag di selezione per il calcolo del prezzo al Giorno Notte; se abilitato l’importo in pratica per questo servizio verrà moltiplicato, oltre che per la quantità, anche per il numero dei giorni o notti, se è un servizio di tipo hotel.

• Compreso in quota Flag di selezione per mantenere il prezzo del servizio compreso nel totale di pratica.



• Pagamento diretto Flag di selezione per la tipologia di pagamento riguardante questo servizio. Se abilitato l’importo legato a questo servizio non andrà ad aumentare il totale pratica perché il cliente pagherà direttamente al fornitore. • Non commissionabile L’importo di questo servizio non è mai commissionabile. Abilitandolo in fase di caricamento della pratica anche se viene proposta una percentuale di commissione, non viene calcolata. • Fornitore Codice del fornitore da proporre in automatico per questo servizio • Gruppo Servizi Viene indicato a che gruppo di servizi appartiene e viene utilizzato nella stampa delle Statistiche. • Tipologia Servizi Turistici Viene indicato a che tipologia di servizi turistici appartiene e viene utilizzato nella stampa delle statistiche DataWarehouse. • Validità (campo 1) Data d’inizio validità del servizio inserito. • Validità (campo 2) Data di fine validità del servizio inserito. Queste date permetto l’avvertimento in fase di caricamento di un servizio obsoleto, cioè non più valide. E’ utile per caricare specifici servizi, ad es. offerte, valide per un periodo limitato, che possono essere stati creati o ai fini statistici o anche per potervi associare una particolare commissione. • Tipo risorse Viene indicato a che tipo di risorse si riferisce (solo per chi ha il modulo Tour Operator). • Intermediazione campo IVA Se servizio d’intermediazione, Iva da applicare per le commissioni. • Ricavo diritti Conto di ricavo con il quale l’importo dei diritti legati a questo servizio deve scendere in contabilità se diverso da quello impostato nei parametri. • 74Ter campo Ricavo Se servizio 74Ter, codice identificativo del sottoconto di ricavo per la registrazione in prima nota, nel caso debba essere diverso da quelli impostati nei parametri.



• 74Ter campo Costo Se servizio 74Ter, codice identificativo del sottoconto per la registrazione del costo in prima nota • Singolo Servizio campo Ricavo Se singolo servizio, codice identificativo del sottoconto di ricavo per la registrazione in prima nota, se diverso da quello impostato nei parametri • Singolo Servizio campo Costo Se singolo servizio, codice identificativo del sottoconto per la registrazione del costo in prima nota • Singolo Servizio campo IVA Se singolo servizio, codice identificativo del tipo di Iva da applicare in pratica, se diverso da 20%. Opzioni di stampa •••• Voucher Attivato, predispone il voucher da emettere nei documenti della pratica •••• Fax Attivato, predispone il fax da emettere nei documenti della pratica •••• Bolla Attivato, predispone la bolla da emettere nei documenti della pratica •••• Contratto Attivato, predispone il contratto da emettere nei documenti della pratica •••• Fornitore su E/C Se attivo in stampa dell’E/C viene riportato anche il nominativo del fornitore •••• Nascondi in E/C Se attivo il servizio non viene riportato nella stampa dell’E/C •••• Dati Sistemazione Se attivo i dati inseriti nel bottone sistemazioni, vengono riportati sulla stampa



�� Documenti

Attraverso questa maschera, l’utente ha la possibilità di andare a ristampare i documenti, presenti nelle pratiche, che sono già stati stampati. Utilizzare i campi in maschera per selezionare i documenti da ristampare. I dati inseribili, nella maschera Ristampa Documenti Pratiche, sono:

Fig. 66 – Ristampa Documenti Pratiche

• Bolla di Biglietteria Flag per la richiesta di ristampa delle bolle di biglietteria • Estratto Conto Flag per la richiesta di ristampa degli estratti conti

9.1 �� Stampa



• Fax di Prenotazione Flag per la ristampa del fax di prenotazione da inviare al fornitore del servizio • Voucher Flag per la richiesta di ristampa dei voucher da consegnare al cliente • Brogliaccio E/C Flag che permette la stampa dell’elenco degli e/c emessi con varie opzioni:

• Dettaglio pratiche Questo flag è attivabile solo nel caso della stampa del brogliaccio e/c. Se attivo nel brogliaccio verranno riportati, oltre ai dati degli e/c, anche i dati relativi alle pratiche di riferimento

• Saldo diverso da 0 Questo flag è attivabile solo nel caso della stampa del brogliaccio e/c. Se attivo, nel brogliaccio verranno riportati solo gli e/c con saldo diverso da 0

• Fee

Questo flag è editabile solo nel caso di stampa del brogliaccio e/c. Se attivo nel brogliaccio verranno riportati gli e/c con i dati della relativa fattura di fee.

• Rag. Cat. Comm. Se attivo, è possibile effettuare la ristampa in base alla categoria commerciale Se attivata l’opzione “Ordinato per Cliente” viene stampato un totale degli e/c per ogni cliente. • Brogliaccio bolle

Flag che permette la stampa dell’elenco delle bolle emesse con varie opzioni: •••• Dettaglio biglietti Questo flag è attivabile solo nel caso della stampa del brogliaccio bolle. Se attivo nel brogliaccio verranno riportati, oltre ai dati delle bolle, anche i dati relativi ai biglietti di riferimento

• Ordinato per cliente

Editabile solo nel caso di stampa del brogliaccio E/C o bolle, permette di stampare l’elenco in ordine di ragione sociale del cliente • Da Numero Numero iniziale documento da ristampare • A Numero Numero finale documento da ristampare



• Da Data Data iniziale documento da ristampare • A Data Data finale documento da ristampare • Modificati Dal Data inizio modifica apportata al documento • Al Data fine modifica apportata al documento • Cliente Codice identificativo del cliente preso in esame, se inserito permette la selezione dei soli documenti interessanti quel determinato cliente • Filtra più Clienti

Attraverso questo campo è possibile ristampare i documenti, per più clienti • Sottoconto cliente

Sottoconto identificativo dei clienti preso in esame • Intestatario Codice identificativo dell’intestatario, partecipante, preso in esame, se inserito permette la selezione dei soli documenti interessanti quel determinato partecipante • Fornitore Codice identificativo del fornitore preso in esame, se inserito permette la selezione dei soli documenti interessanti i servizi/biglietti forniti da quel determinato fornitore • Struttura

Codice identificativo della struttura indicata nelle sistemazioni della pratica • Cat. Commerciale

Codice abbinato al cliente, se compilato nell’anagrafica clienti, se inserito permette la selezione dei soli documenti interessanti quella determinata cat. Commerciale • Pagamento

Codice di pagamento inserito nel documento



• Da Pratica Numero pratica di inizio controllo, se inserito, verranno ristampati i documenti presenti all’interno di tutte le pratiche aventi numero uguale o successivo a quello indicato • A Pratica Numero pratica di fine controllo, se inserito, verranno ristampati i documenti presenti all’interno di tutte le pratiche aventi numero uguale od inferiore a quello indicato

L’inserimento dei dati qui sopra riportati è da ritenersi facoltativo ed essi saranno considerati, dal programma, solo se valorizzati. Una volta inseriti i valori attraverso i quali si ritiene di poter effettuare una selezione diretta dei documenti di nostro interesse, premere F10. Per abbandonare la ristampa documenti premere ESC da tastiera. �� Gruppi

Attraverso questa voce del menù Front Office, è possibile eseguire le stampe dei partecipanti inseriti nelle pratiche in diverse modalità. In maschera Stampa Gruppi sono presenti i seguenti dati di selezione:



Fig. 67– Stampa Gruppi Il menù a tendina permette di selezionare il tipo di stampa, da scegliere tra: - Rooming List - Lista per accompagnatore - Lista per punto di ritrovo - Abbinamento passeggeri - Convocazione Una volta scelta la stampa desiderata è possibile attivare il flag di Stampa Unica. Se attivo la stampa che verrà prodotta non conterrà la distinzione per pratiche, ma il numero di queste verrà riportato di fianco al nominativo. Si accede quindi alle varie selezioni, di seguito descritte, che permetto di determinare le caratteristiche della stampa. Tutte le stampe, tranne la Rooming List, possono essere eseguite anche su pratiche dove non è indicato il fornitore. • Da Numero Numero di partenza per la selezione delle pratiche da prendere in esame, se valorizzato verranno considerate solo le pratiche il cui numero sarà uguale o successivo a quello qui inserito

• A Numero Numero finale per la selezione delle pratiche da prendere in esame, se valorizzato verranno prese in esame solo le pratiche il cui numero sarà uguale od inferiore a quello inserito

• Creazione (campo 1) Data iniziale per la selezione delle pratiche da prendere in esame, se valorizzato verranno prese in esame solo le pratiche con data di creazione maggiore od uguale a quella qui inserita • Creazione (campo 2) Data finale per la selezione delle pratiche da prendere in esame, se valorizzato verranno prese in esame solo le pratiche con data di creazione uguale od inferiore a quella inserita

• Partenza (campo 1)



Data iniziale per la selezione delle pratiche da prendere in esame, se valorizzato verranno prese in esame esclusivamente le pratiche con data di partenza uguale o superiore a quella inserita

• Partenza (campo 2) Data finale per la selezione delle pratiche da prendere in esame, se valorizzato verranno prese in esame esclusivamente le pratiche con data di partenza uguale od inferiore a quella inserita

• Da Cliente Codice identificativo del cliente inserito in pratica, se valorizzato verranno prese in esame solo le pratiche aventi questo codice cliente e/o quelle con codice cliente superiore

• A Cliente Codice identificativo del cliente inserito in pratica, se valorizzato verranno prese in esame solo le pratiche aventi questo codice cliente e/o quelle con codice cliente inferiore

• Da Partecipante Codice identificativo del partecipante inserito in pratica, se valorizzato verranno prese in esame solo le pratiche aventi questo codice partecipante e/o quelle con codice superiore • A Partecipante Codice identificativo del partecipante inserito in pratica, se valorizzato verranno prese in esame solo le pratiche aventi questo codice partecipante e/o quelle con codice inferiore

• Fornitore Codice identificativo del fornitore inserito in pratica, se valorizzato verranno prese in esame solo le pratiche aventi questo codice fornitore e/o quelle con codice superiore

• Struttura Codice identificativo della struttura inserita nel bottone sistemazioni della pratica, se valorizzato verranno prese in esame solo le pratiche aventi questo codice struttura • Tipo Camera Codice identificativo della tipologia di camera inserita nella pratica, se valorizzata verranno prese in esame solo le pratiche contenenti questo codice • Destinazione



Se compilato vengono prese in considerazione solo le pratiche con destinazione uguale a quella insirita • Punto di ritrovo Se compilato vengono prese in considerazione solo le pratiche con destinazione uguale a quella inserita • Gruppo Codice identificativo del gruppo, se compilato verrano prese in considerazione solo le pratiche aventi questo codice • Commessa

Codice identificativo della commessa abbinata alla pratica, se compilato verranno prese in considerazione solo le pratiche aventi questo codice • Accompagnatore

Codice identificativo dell’accompagnatore inserito nella pratica, se compilato verrano prese in cosiderazione solo le pratiche aventi questo codice • Lingua

Codice identificativo della lingua in cui verranno prodotte le stampe

Premere <Ok> per ottenere la stampa desiderata. Per uscire da questa maschera ed abbandonare il processo di stampa, premere ESC da tastiera o cliccare sul pulsante <ESCI �� Intestatari/Partecipanti

Questa maschera permete di stampare l’elenco dei partecipanti secondo il tipo di stampa e le selezioni prescelti.



Fig. 68– Intestatari/Partecipanti pag. 1

• Tipo Stampa Il menù a tendina permette di scegliere tra la stampa della: Anagrafica Ridotta che fornisce l’elenco degli intestatari/partecipanti con l’indirizzo, il codice fiscale e la partita IVA; Anagrafica Completa che fornisce tutti i dati inseriti nella anagrafica degli intestatari/partecipanti; Rubrica Telefonica che fornisce i dati di una anagrafica ridotta più il numero telefonico, di fax e del cellulare; Anagrafica e Profilo che fornisce i dati dell’anagrafica ridotta più i dati relativi ad anniversario, titolo di studio, professione, riferimento contabile • Ordinamento È possibile ordinare la stampa richiesta, per codice o ragione sociale. • Controllo su

Può essere ottenuta la stampa dell’elenco intestatari/partecipanti che hanno il codice fiscale o la P.I. errati. • Da Codice



Codice iniziale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno codice uguale o superiore a quello inserito. • A Codice

Codice finale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno codice uguale o inferiore a quello inserito.

• Da Rag. Sociale

Ragione sociale iniziale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno codice uguale o superiore a quello inserito. • A Rag. Sociale

Ragione sociale finale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno codice uguale o inferiore a quello inserito. • Cap Se inserito filtra solo gli intestatari/partecipanti con il cap inserito • Provincia Se inserita filtra solo gli intestatari/partecipanti con la provincia inserita • Nati dal Data di nascita iniziale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno data uguale o superiore a quella inserito. • Al Data di nascita finale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno data uguale o inferiore a quello inserita. • M/F/Tutti E’ possibile selezionare gli intestatari/partecipanti per sesso • Stato Civile Se selezionato filtra solo gli intestatari partecipanti appartenenti a quello stato civile • Titolo di Studio Se selezionato filtra solo gli intestatari partecipanti con quel titolo di studio



• Professione Se selezionato filtra solo gli intestatari partecipanti con quella professione • Anniversario tra il Data anniversario iniziale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno data uguale o superiore a quella inserita. • E il Data anniversario finale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno data uguale o inferiore a quella inserita. • Compleanno tra il Data compleanno iniziale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno data uguale o superiore a quella inserita. • E il Data compleanno finale per la ricerca nell’archivio degli intestatari/partecipanti. Se attivo la stampa conterrà soggetti che hanno data uguale o inferiore a quella inserita. • Data obsolesc. Data a partire dalla quale il nominativo deve considerarsi obsoleto. La seconda pagina si presenta come segue:



• Tipo Documento Se selezionato filtra solo gli intestatari/partecipanti con quel tipo documento • Scadenza dal Data iniziale di scadenza documento. Se valorizzato filtra gli intestatari/partecipanti con dei documenti la cui data scadenza è uguale o superiore a quella inserita • Al Data finale di scadenza documento. Se valorizzato filtra gli intestatari/partecipanti con dei documenti la cui data scadenza è uguale o inferiore a quella inserita • Sottoconto Se valorizzato filtra solo gli intestatari/partecipati appartenenti a questo sottoconto contabile • Categoria Comm. Se valorizzato filtra solo gli intestatari/partecipati associati a questa categoria commerciale • Agente Se valorizzato filtra solo gli intestatari/partecipati associati a questo agente.

Fig. 69 – Stampa Intestatari/Partecipanti pag. 2



• Associazione Eventuale associazione di cui fa parte il partecipante. • Categoria commerciale

Se valorizzato filtra solo gli intestatari/partecipanti associati alla categoria commericale inserita • Pratica Anno, numero e alfa del numero pratica. Se valorizzato filtra solo gli intestatari/partecipanti inseriti in quella pratica. • Destinazione Se valorizzato filtra solo gli intestatari/partecipati inseriti in pratiche contenenti questa destinazione • Partenze dal Data iniziale di partenza. Se valorizzato filtra gli intestatari/partecipanti inseriti in pratiche la cui data di partenza è uguale o superiore a quella inserita • Al Data finale di partenza. Se valorizzato filtra gli intestatari/partecipanti inseriti in pratiche la cui data di partenza è uguale o inferiore a quella inserita • Categoria Prodotto Se valorizzato filtra gli intestatari/partecipanti che sono presenti nella pratica e che hanno il catalogo selezionato • Tipo - Pax Turismo/Biglietteria/Sott. Quota/Da altra agenzia/Accompagnatore/

Dipendente E’ possibile selezionare le tipologie di intestatari/partecipanti. Se attivati verranno filtrate solo le anagrafiche con tipologia corrispondente - Non Definito Se attivo insieme alle tipologie sopra menzionate filtrerà tutti gli intestatari/partecipanti indipendentemente dalla tipologia, se attivo da solo, filtra solo le anagrafiche con tipologia non specificata - Senza Rif. Se attivo vengono filtrati solo gli intestatari/partecipanti che hanno vuoto il campo RIF altro nominativo - Escludi Clienti Se attivo vengono stampati solo i nominativi che non sono presenti anche come anagrafica clienti - Escludi Pax



Se attivo vengono stampati solo i nominativi inseriti come intestatari della pratica

�� Documenti Archiviati

Questa voce di menù è utilizzabile solo se è abilitato il modulo Archiviazione documenti. Se il modulo è attivo, è possibile memorizzare i documenti stampati in una cartella e ricercarli con questa funzione. Tramite il parametro ARCHPATH viene impostata la cartella dentro la quale verranno memorizzati i documenti stampati; mentre con il parametro ARCHMOD, è possibile decidere che tipo di stampa deve produrre l’archiviazione: vuoto = Archiviazione non attiva M = Archivia il documento se invio per email F = Archivia il documento se invio per fax S = Archivia il documento se viene stampato W = Archivia il documento Word

Fig. 70 – Ricerca Documenti Archiviati

• Tipo Documento

E’ possibile decidere il tipo documento di cui si desidera ricercarne l’archiviazione: - Conferma (solo se sono attivi i moduli t.o.) - E/C - Contratti - Voucher - Bolle - Preventivi (solo se sono attivi i moduli t.o.) - Conferme - Fogli notizie - Convocazioni



- Fatture - Solleciti (solo se è attivo il modulo solleciti) - Liste • Tipo Invio

Se il parametro ARCHMOD è valorizzato con l’archiaviazione per più modalità d’invio, è possibile in questa fase ricercare solo i documenti inviati in un determinato modo. • Cliente

Se valorizzato, vengono filtrati solo i documenti archiviati per questo cliente. • Fornitore

Se valorizzato, vengono filtrati solo i documenti archiviati per questo fornitore.

• Operatore

Se valorizzato, vengono filtrati solo i documenti archiviati da questo operatore. • Data Archiviazione

Valorizzando questo campo vengono filtrati solo i documenti archiviati in quella data. • Data Documento

Valorizzando questo campo vengono filtrati solo i documenti con questa data.

• Numero Documento

Inserendo il numero del documento vengono visualizzati solo i documenti archiviati con questo numero.



Fig. 71 – Generazione E/C

�� Generazione E/C

Questa maschera permette di impostare i criteri con cui vengono stampati gli estratti conto ai clienti.

• Selezione Pratiche da Data

Prima data che verrà presa in considerazione per l’estratto conto • Selezione Pratiche a Data

Ultima data che verrà presa in considerazione per l’estratto conto

• Da data di partenza

Prima data di partenza presa in considerazione per la selezione delle pratiche di Turismo

10.1 ��Operazioni periodiche



• A data di partenza

Ultima data di partenza presa in considerazione per la selezione delle pratiche di Turismo • Commessa Se selezionato genera gli EC in base al nome della commessa inserita nelle pratiche • Pagamento

Se selezionato genera gli EC in cui è presente il tipo di pagamento indicato • Filale

Indica il codice della filiale che ha emesso le pratiche che saranno considerate per l’estratto conto. Lasciando vuoto il campo verrà codice filiale dell’utente attivo). Se il parametro FILDOC é attivo la filiale sugli e/c viene inizializzata con quella delle pratiche anche nella procedura di generazione; in questo modo viene generato un e/c distinto per ogni filiale. • Biglietti

Questo checkbox, se selezionato, fa in modo che negli estratti conto vengano comprese le pratiche di biglietteria • Servizi

Questo checkbox, se selezionato, fa in modo che negli estratti conto vengano comprese le pratiche di turismo • Includi pratiche saldate

Se attivo il chek verrà generato l’e/c anche delle pratiche saldate • Includi pratiche sospese

Se attivo il chek verrà generato l’e/c anche delle pratiche con stato sospesa

• Servizio

Compilando questo campo, verrà generato l’e/c relativo al servizio indicato. Se si attiva il flag di Escludi, escluderà all’interno dell’e/c il servizio indicato. • Categoria

Indica la categoria commerciale abbinata al cliente, se inserito, verrà generato l’e/c, solo per la categoria indicata.

• Sottoconto

Se compilato, genera l’e/c in base al sottoconto clienti



• Da cliente

Indica il codice del primo cliente, in ordine di codice, che sarà preso in considerazione nell’elaborazione degli estratti conto • A cliente

Indica il codice del primo cliente, in ordine di codice, che sarà preso in considerazione nell’elaborazione degli estratti conto • Elabora Pratiche Cliente Generico Solo attivando questo flag è possibile generare gli e/c di pratiche con cliente generico. Di conseguenza è utile specificare la selezione di intestari che dovranno esere elaborati perché l’estratto conto possa realmente essere intestato ad una persona fisica. • Da Intestatario Codice dell’intestatario da cui deve partire la selezione degli intestatari. • A Codice dell’intestatario fino al quale deve essere effettuata la selezione.



Fig. 72 - Generazione e/c

Questa maschera permette di impostare le opzioni con cui vengono stampati gli estratti conto ai clienti. • Data Emissione

Data di stampa che verrà riportata sull’estratto conto. • Primo Numero Numero e alfa documento da cui parte per numerare gli E/C.

• Ordina per Codice Cliente/ Ragione Sociale Metodo di ordinamento degli estratti conto emessi Opzioni di Stampa

• Stampa riepilogativa

Attivando questo flag, viene valorizzato in automatico anche il flag su stampa di prova e non addebitare bolli. Infatti viene stampato il normale E/C più un paragrafo riepilogativo di tutti gli E/C e fatture fees già emessi • Stampa di prova

Se attivo l’E/C stampato non verrà memorizzato e di conseguenza la numerazione non viene occupata. ES. se stampo un E/C di prova nr. 253, il prossimo E/C avrà sempre numerazione 253. • Non addebitare i bolli

Se attivo l’importo del bollo non viene addebitato per tutti gli E/C compresi nella generazione. Per quanto riguarda l’applicazione dei bolli è presente il parametro BOEC che può essere valorizzato con N – il bollo non viene né stampato né addebitato C – il bollo viene solo stampato e non addebitato S – il bollo viene stampato e addebitato Z – il bollo viene inserito anche se il totale è inferiore a € 77,47



In ogni caso con questo flag attivo, anche se il parametro è valorizzato con C o con S il bollo non viene riportato. • Non stampare l’allegato sconti

Se attivo anche se nell’anagrafica del cliente era stata selezionata la stampa dell’allegato sconti, questo non viene stampato solo per questa generazione • Non generare se totale 0

Se attivo non vengono generati gli E/C il cui totale è uguale a zero. • Non stampare se saldo 0

Se attivo vengono generati, quindi gli viene assegnata una numerazione, ma non stampati gli E/C con saldo uguale a zero. • Non stampare il periodo Se attivo, non viene indicato nella stampa, il periodo a cui fa riferimento l’e/c



� Generazione allegati diritti

Attraverso questa voce del menu si ha modo di generare l’allegato diritti. Questa operazione è possibile solo dopo aver generato gli e/c al cliente. La maschera si presenta nel seguente modo:

Fig. 73 - Generazione allegati diritti

• Selezione E/C da Data

Data iniziale della selezione di estratti conto • Selezione E/C a Data

Data finale della selezione di estratti conto • Selezione da numero

Numero iniziale della selezione di estratti conto • Selezione a Numero

Numero finale della selezione di estratti conto • Selezione Da Cliente Codice cliente iniziale per la ricerca degli e/c generati • Selezione a Cliente

Codice cliente finale per la ricerca degli e/c generati



�� Fatturazione allegati diritti

Con questa operazione si ha modo di fatturare i diritti risultanti dall’allegato diritti percedentemente generato. La finestra si presenta come segue:

Fig. 74 - Fatturazione allegati diritti

• Selezione E/C da Data Data dalla quale verranno presi in considerazione gli E/C per cui generare la fattura di fees. • Selezione a Data

Data fino alla quale verranno presi in considerazione gli E/C per cui generare la fattura di fees. • Selezione Da numero

Numero dal quale verranno presi in considerazione gli E/C per cui generare la fattura di fees. • Selezione a numero

Numero fino al quale verranno presi in considerazione gli E/C per cui generare la fattura di fees. • Selezione Da Cliente

Cliente dal quale verranno presi in considerazione gli E/C per cui generare la fattura di fees.



• Selezione a Cliente

Cliente fino al quale verranno presi in considerazione gli E/C per cui generare la fattura di fees. • Data

Data con il quale verranno stampate le fatture. Il sistema propone in automatico la data di lavoro che può essere forzata manualmente. • Primo numero

Il sistema propone in automatico il numero della prima fattura libera che può essere forzata manualmente. • Ordina per

ESTRATTO CONTO : ordina le fatture generate per il numero dell’estratto conto; CODICE CLIENTE: ordina le fatture generate per il codice cliente; RAGIONE SOCIALE: ordina le fatture generate per la ragione sociale del cliente.



� Generazione automatica e-mail

Attraverso questa operazione è possibile inviare automaticamente ai clienti le e-mail degli e/c, degli allegati sconti, dell’allegato diritti e della fattura diritti. La finestra si presenta come segue:

Fig. 75 - Generazione automatica e-mail

• Selezione E/C da data

Data dalla quale verranno presi in considerazione gli E/C per l’invio delle mail. • Selezione a data

Data fino alla quale verranno presi in considerazione gli E/C per cui generare la fattura di fees. • Selezione Da numero

Numero dal quale verranno presi in considerazione gli E/C per l’invio delle mail. • Selezione a numero

Numero fino al quale verranno presi in considerazione gli E/C per l’invio delle mail. • Filiale

Permette di scegliere gli E/C emessi o generati per conto della filiale. • Selezione Da Cliente

Primo cliente che verrà preso in considerazione nella generazione dell’e-mail;



• Selezione a Cliente

Ultimo cliente che verrà preso in considerazione nella generazione dell’e-mail; • E/C

Se attivo verrà allegato l’estratto conto all’e-mail generata; • Allegati sconti

Se attivo verrà allegato l’allegato sconti all’e-mail generata; • Allegato diritti

Se attivo verrà allegato l’allegato diritti all’e-mail generata; • Fattura diritti

Se attivo verrà allegata la fattura diritti all’e-mail generata; • Crea e-mail

Permette di generare in automatico le e-mail da inviare e apre in automatico il programma per l’invio delle e-mail, dopodichè elimina dal disco i file pdf generati • Crea e-mail e PDF Esegue l’invio della mail e memorizza sul disco i file pdf che si sono creati • Crea PDF

Permette di generare il file Pdf e di procedere successivamente all’invio di questo via e-mail, memorizza anche su disco i documenti generati

�� Stampa E/C Sintetici

Da questa voce di menù è possibile stampare un documento riepilogativo della situazione del cliente. Infatti vengono elencati gli E/C, fatture e pratiche ancora da saldare e eventuali incassi legati. L’intestatario viene stampato a destra della pratica, le date dal/al vengono stampate insieme alla destinazione.

Nel caso in cui non sia installata la stampante PDF si deve entrare come Amministratori nel Sistema e in eAgency e poi si deve procedere con la seguente operazione:

Da ?> Installa Stampante PDF: fa sì che la stampante non venga creata e poi eliminata ogni qualvolta che si crea un file PDF, ma che rimanga fissa nelle stampanti impostate sul proprio pc



• Pratiche Da Data Data di creazione delle pratiche a partire dalla quale vengono filtrate le pratiche • A data Data di creazione delle pratiche fino alla quale vengono filtrate le pratiche • Da data Partenza Data partenza a partire dalla quale vengono filtrate le pratiche • A data Partenza Data partenza fino alla quale vengono filtrate le pratiche • Da Cliente Se inserito, verranno filtrate le pratiche avente codice cliente uguale o superiore a quello inserito. • A Cliente Se inserito, verranno filtrate le pratiche avente codice cliente uguale o inferiore a quello inserito.

Fig. 76 – E/C Sintetico



• Sottoconto Se inserito verranno filtrati gli e/c aventi il codice indicato • Categoria Se inserito verranno filtrati gli e/c aventi la categoria commerciale indicata • Commessa Se inserita verranno filtrati gli e/c contenenti la commessa indicata • Pagamento Se inserito verranno filtrati gli e/c contenti il codice di pagamento indicato • Filiale E’ possibile filtrare le pratiche anche per filiale. Attivando il flag è possibile inserire la filiale, lasciando il campo vuoto, vengono prese quelle della sede; se il flag non viene attivato vengono prese tutte. • Includi Pratiche Saldate Se attivo vengono prese in considerazione anche le pratiche con saldo zero. • Includi Pratiche Sospese Se attivo vengono prese in considerazione anche le pratiche con stato Sospesa • Includi Pratiche Consolidate Se attivo vengono prese in considerazione anche le pratiche con Stato Consolidato • Ordina per codice cliente/ragione sociale Nel caso di stampa di più E/C riepilogativi, è possibile ordinare l’uscita in stampa per codice cliente o per ragione sociale. • Mese Se attivo, vengono raggruppati per mese di emissione • Riepilogativa Se attiva riporta gli stessi dettagli della stampa normale, ma senza salto pagina e non è intestata al cliente • Sintetica Se attiva riporta il totale dei campi indicati di ogni e/c elaborato, verrà stampata una riga per cliente • Bolle Se attivato verranno stampati anche i riferimenti alle bolle stampate • Dati Aggiuntivi Se attivato verrà riportata anche la descrizione delle pratiche • Dati Pagamento



Se valorizzato verranno stampati i dati del pagamento • Note Eventuali note che verranno riportate in coda alla stampa dell’E/C riepilogativo. Le opzioni di stampa vengono memorizzate e ripristinate al successivo ingresso nella finestra.

�� Generazione Rendiconti

Attraverso questa operazione periodica si avrà modo di generare un report che permette di controllare il totale, commissioni e netto sia per i servizi/biglietti acquistati che venduti ad altre agenzie. Il suo funzionamento è similare a quello della generazione Estratti Conto, una volta selezionata la pagina relativa a ciò per cui si vuole generare il rendiconto, Servizi, Biglietti, Agenzie Clienti, e selezionati i parametri che riteniamo essere d’ausilio per la selezione univoca dei movimenti di nostro interesse, verrà dato il via all’operazione di generazione premendo il bottone Genera. Dopo aver visionato la stampa di controllo del generato, propostaci subito dopo la generazione, verrà richiesto se si ha intenzione di confermare o meno l’operazione, solo in caso non vi siano errori nella stampa di controllo, confermare l’operazione eseguita. Confermando l’operazione i servizi/biglietti contenuti nel rendiconto non verranno riproposti nelle prossime generazioni (a meno che non si selezioni Simulazione). Il rendiconto sarà visualizzabile dal menù Manutenzione Rendiconti, da dove sarà possibile emettere e/o registrare fatture/autofatture di commissioni attive/passive, pagamento o giroconto del netto. Quindi questa generazione permette di avere uno strumento di controllo degli E/C ricevuti in agenzia e di avere la situazione dei servizi/biglietti per i quali ancora non è stato ricevuto. I dati inseriti nella maschera Generazione Rendiconti, pagina Servizi, sono i seguenti:



Fig. 77 – Generazione Rendiconti (Servizi)

• Fornitore Finanziario Codice identificativo del fornitore finanziario, se inserito, verranno considerati solo ed esclusivamente i servizi i cui fornitori sono legati a quel fornitore finanziario. Ad es. digitando Alpitour come fornitore finanziario verranno presi in considerazioni i servizi venduti dai tour operator facenti parte del gruppo, cioè Francorosso, Karambola, Viaggidea… sempre che nella loro anagrafica siano stati legati a questo fornitore finanziario (v. anagrafica fornitori). • Sottoconto Codice identificativo del sottoconto, se valorizzato, verranno considerati solo ed esclusivamente i servizi legati a fornitori associati a quel sottoconto contabile. • Da Fornitore Codice identificativo dell’effettivo fornitore del servizio, una volta valorizzato, verranno considerati solo i servizi venduti con codice fornitore uguale o superiore a quello specificato • A Codice identificativo del fornitore del servizio, se inserito, verranno presi in considerazione, per la generazione dei rendiconti, solo ed esclusivamente i servizi



che hanno come fornitore, un codice uguale od inferiore a quello qui specificato • Da Numero Numero di pratica, una volta inserito fa si che vengano presi in considerazione solo ed esclusivamente i servizi inseriti all’interno di pratiche con numero uguale o superiore a quello qui inserito • A Numero Numero di pratica, una volta inserito fa si che vengano presi in considerazione solo ed esclusivamente i servizi inseriti all’interno di pratiche con numero uguale o inferiore a quello qui inserito • Filiale Identificativo della filiale d’appartenenza, una volta valorizzato farà si che vengano presi in considerazione solo i servizi legati a pratiche inserite in eAgency da una determinata filiale. Se il flag è disattivato verranno presi in considerazione tutti i servizi. • Solo Pratiche Attive Se attivo vengono filtrate le pratiche con stato Aperta, Chiusa, Consolidata o Bloccata. • Periodo (campo 1) Data, legata alle pratiche di appartenenza dei servizi, da cui iniziare il controllo. Verranno presi in considerazione i servizi contenuti in pratiche la cui data di partenza/creazione/ritorno (a seconda del flag selezionato) è uguale o maggiore a questa data. • Periodo (campo 2) Data, legata alle pratiche di appartenenza dei servizi, a cui iniziare il controllo. Verranno presi in considerazione i servizi contenuti in pratiche la cui data di partenza/creazione (a seconda del flag selezionato) è uguale o inferiore a questa data. • Codice Codice identificativo del rendiconto che la procedura genererà o andrà ad aggiornare. Di default viene valorizzato con le prime tre lettere del mese relativo all’ultimo campo del periodo (a data), più l’anno. In caso si stia andando ad integrare un rendiconto già memorizzato è importante impostare il codice uguale a quello esistente, altrimenti verrà generato un nuovo rendiconto.



• Creazione/ Partenza/Ritorno Flag di specifica relativo alla tipologia di data inserita nei precedenti due campi, permette di decidere se considerare le date immesse come di creazione delle pratiche di appartenenza dei servizi, o se considerarle come relative alla data di partenza o ritorno. • Simulazione Flag decisionale relativo alla modalità di generazione del rendiconto, se valorizzato permette di fare una stampa di prova del rendiconto, o di ristampare un periodo già memorizzato includendo sia i servizi già rendicontati che gli eventuali inseriti successivamente. In ogni caso anche se il flag non è attivo all’uscita dalla maschera di stampa viene proposta un’ulteriore domanda di conferma per la memorizzazione del periodo selezionato. • Per Filiale Se attivo, permette di stampare un rendiconto suddividendo i servizi in base alla filiale presente sulle pratiche di appartenenza. • Dettaglio movimenti Se attivo verranno stampati i dati relativi ad ogni pratica con il dettaglio dei relativi servizi. Altrimenti vengono riportati solo i totali per fornitore. • Totali Pratiche

Se attivo vengono stampati anche i totali di ciascuna pratica visualizzata.



Fig. 78 – Generazione Rendiconti (Biglietti)

I dati inseriti nella maschera Generazione Rendiconti, pagina Biglietti, sono i seguenti:

• BSP/ Indiretta Flag per la selezione della tipologia di biglietti da considerare, se valorizzato, verranno presi in considerazione solo i biglietti inseriti con il flag BSP attivo • Per Codice IATA Se attivo e in agenzia sono presenti più codici IATA viene stampato un rendiconto per ciascun codice con relativi totali. • Da Vettore Codice identificativo del vettore inserito nei biglietti, in caso venga valorizzato, verranno presi in considerazione solo ed esclusivamente i biglietti con codice vettore uguale o superiore a quello qui inserito • A Codice identificativo del vettore inserito nei biglietti, in caso venga valorizzato, verranno presi in considerazione solo ed esclusivamente i biglietti con codice vettore uguale od inferiore a quello qui inserito



• Aerea/ Ferroviaria/ Marittima/ Varia/ Tutte

Flag di selezione della tipologia di biglietto da prendere in considerazione per la generazione dei rendiconti. Selezionando un vettore viene impostato automaticamente il tipo di biglietteria da generare. • Da Numero Codice identificativo di pratica, una volta inserito fa si che vengano presi in considerazione solo ed esclusivamente i servizi inseriti all’interno di pratiche con codice uguale o superiore a quello qui inserito • A Numero Codice identificativo della pratica di appartenenza, se valorizzato fa si che vengano presi in considerazione solo i servizi compresi in pratiche con numero uguale od inferiore a quello qui inserito • Filiale Identificativo della filiale d’appartenenza, una volta valorizzato farà si che vengano presi in considerazione solo i servizi legati a pratiche inserite in eAgency da una determinata filiale • Solo Pratiche Attive Se attivo vengono filtrate le pratiche con stato Aperta, Chiusa, Consolidata o Bloccata. • Periodo (campo 1) Data di emissione del biglietto da cui iniziare il controllo. Verranno presi in considerazione i biglietti con data emissione/partenza (a seconda del flag selezionato) è uguale o maggiore a questa data. • Periodo (campo 2) Data di emissione del biglietto da cui iniziare il controllo. Verranno presi in considerazione i biglietti con data emissione/partenza (a seconda del flag selezionato) è uguale o inferiore a questa data. • Creazione/ Partenza/Ritorno Flag di specifica relativo alla tipologia di data inserita nei precedenti due campi, permette di decidere se considerare le date immesse come di emissione del biglietto o di partenza. • Codice Codice identificativo del rendiconto che la procedura genererà o andrà ad aggiornare. Di default viene valorizzato con le prime tre lettere del mese relativo all’ultimo campo del periodo (a data), più l’anno. In caso si stia andando ad



Fig. 79 – Generazione Rendiconti (Agenzie Clienti)

integrare un rendiconto già memorizzato è importante impostare il codice uguale a quello esistente, altrimenti verrà generato un nuovo rendiconto. • Simulazione Flag decisionale relativo alla modalità di generazione del rendiconto, se valorizzato permette di fare una stampa di prova del rendiconto, o di ristampare un periodo già memorizzato includendo sia i servizi già rendicontati che quelli, eventuali, inseriti successivamente. In ogni caso anche se il flag non è attivo all’uscita dalla maschera di stampa viene proposta un’ulteriore domanda di conferma per la memorizzazione del periodo selezionato. • Per Filiale Se attivo, permette di stampare un rendiconto suddividendo i servizi in base alla filiale presente sulle pratiche di appartenenza. • Dettaglio movimenti Se attivo verranno stampati i dati relativi ad ogni pratica con il dettaglio dei relativi servizi. Altrimenti vengono riportati solo i totali per fornitore. • Totali Pratiche


I dati inseriti nella maschera Generazione Rendiconti, pagina Agenzie Clienti, sono i seguenti:



• Sottoconto Codice identificativo del sottoconto contabile di appartenenza dell’agenzia, o delle agenzie, di nostro interesse, se valorizzato, verranno considerate solo ed esclusivamente le agenzie legate a questo codice di sottoconto • Da Agenzia Codice identificativo dell’anagrafica Agenzia, se valorizzato, in generazione dei rendiconti, verranno considerate solo ed esclusivamente le agenzie con codice identificativo uguale o superiore a quello qui specificato • A Codice identificativo dell’anagrafica Agenzia, una volta inserito, fa si che vengano considerate solo le agenzie con codice identificativo uguale od inferiore a quello qui inserito • Network E’ possibile filtrare le agenzie facenti parte di un network. Facendo F9 vengono visualizzate solo le agenzie nella cui anagrafica è stato attivato il flag su Network. Impostando questo filtro vengono selezionate solo le agenzie legate al network tramite il relativo campo in anagrafica. • Da Numero Anno, Numero e alfa della pratica, una volta inserito fa si che vengano presi in considerazione solo ed esclusivamente i servizi inseriti all’interno di pratiche con codice uguale o superiore a quello qui inserito • A Numero Anno, Numero e alfa della pratica di appartenenza, se valorizzato fa si che vengano presi in considerazione solo i servizi compresi in pratiche con numero uguale od inferiore a quello qui inserito • Filiale Identificativo della filiale d’appartenenza, una volta valorizzato farà si che vengano presi in considerazione solo i servizi legati a pratiche inserite in eAgency da una determinata filiale • Solo Pratiche Attive Se attivo vengono filtrate le pratiche con stato Aperta, Chiusa, Consolidata o Bloccata. • Solo Pratiche Saldate Se attivo vengono filtrate le pratiche il cui saldo è uguale a zero.



• Biglietti emessi dal

Data di emissione dei biglietti, se valorizzata, vengono filtrati solo i biglietti la cui data emissione è uguale o superiore a quella inserita. • Al Data di emissione dei biglietti, se valorizzata, vengono filtrati solo i biglietti la cui data emissione è uguale o inferiore a quella inserita. • Periodo (campo 1) Data, legata alle pratiche di appartenenza dei servizi, da cui iniziare il controllo. Verranno presi in considerazione i servizi contenuti in pratiche la cui data di partenza/creazione/ritorno (a seconda del flag selezionato) è uguale o maggiore a questa data. • Periodo (campo 2) Data, legata alle pratiche di appartenenza dei servizi, a cui iniziare il controllo. Verranno presi in considerazione i servizi contenuti in pratiche la cui data di partenza/creazione (a seconda del flag selezionato) è uguale o inferiore a questa data. • Creazione/ Partenza/Ritorno Flag di specifica relativo alla tipologia di data inserita nei precedenti due campi, permette di decidere se considerare le date immesse come di creazione delle pratiche di appartenenza dei servizi, o se considerarle come relative alla data di partenza o ritorno. • Codice Codice identificativo del rendiconto che la procedura genererà o andrà ad aggiornare. Di default viene valorizzato con le prime tre lettere del mese relativo all’ultimo campo del periodo (a data), più l’anno. In caso si stia andando ad integrare un rendiconto già memorizzato è importante impostare il codice uguale a quello esistente, altrimenti verrà generato un nuovo rendiconto. • Simulazione Flag decisionale relativo alla modalità di generazione del rendiconto, se valorizzato permette di fare una stampa di prova del rendiconto, o di ristampare un periodo già memorizzato includendo sia i servizi già rendicontati che gli eventuali inseriti successivamente. In ogni caso anche se il flag non è attivo all’uscita dalla maschera di stampa viene proposta un’ulteriore domanda di conferma per la memorizzazione del periodo selezionato.



Fig. 80 – Selezione Rendiconti

• Filiale

Se valorizzato i rendiconti verranno suddivisi per filiale. • Dettaglio movimenti Se attivo verranno stampati i dati relativi ad ogni pratica con il dettaglio dei relativi servizi. Altrimenti vengono riportati solo i totali per fornitore. • Totali Pratiche


�� Manutenzione Rendiconti

Voce di menù attraverso la quale si avrà la possibilità di controllare e/o modificare i rendiconti generati e memorizzati. Le modifiche apportate ai rendiconti da questa voce non andranno in alcun modo ad intaccare le pratiche, le quali rimarranno invariate. Richiamando il rendiconto è anche possibile generare fatture/autofatture di commissione e registrare il giroconto/pagamento, oltre a ristampare il rendiconto stesso. Nel caso di ristampa di un rendoconto di biglietti, la stampa viene ordinata per numero biglietto se il primo record del rendiconto selezionato è relativo ad un biglietto con rendicontazione indiretta (BSP). I dati inseriti nella maschera Selezione Rendiconti sono tutti opzionali, e sono:



• Fornitore Finanziario Codice identificativo del fornitore finanziario, se inserito, fa si che vengano mostrati solo ed esclusivamente i rendiconti con di quel fornitore finanziario. • Fornitore Codice identificativo del fornitore di servizi e/o biglietti, se valorizzato, fa si che vengano mostrati solo i rendiconti dove sono presenti servizi/biglietti di quel fornitore. • Agenzia Codice identificativo dell’agenzia di appartenenza dei servizi, se specificato fa si che vengano presi in esame solo ed esclusivamente i rendiconti dove sono presenti servizi/biglietti di questa agenzia. • Network Codice identificativo del network, se specificato vengono filtrati solo i rendiconti del network inserito • Rendiconto

Codice calcolato in automatico in base alla selezione impostata Tipo di commissione

• Attive Se attivo, vengono selezionati solo i rendiconti che hanno come documento emesso/da emettere una fattura di commissioni attive • Attive (Autofatture) Se attivo, vengono selezionati solo i rendiconti che hanno come documento registrato/da registrare un’autofattura di commissioni attive • Passive Se attivo, vengono selezionati solo i rendiconti che hanno come documento registrato/da registrare una fattura di commissioni passive • Passive (Autofatture) Se attivo, vengono selezionati solo i rendiconti che hanno come documento Emesso/da emettere un’autofattura di commissioni passive • Tutte Se attivo, vengono filtrati tutti i rendiconti indipendentemente dal documento associato • Nessuna Se attivo, vengono filtrati solo i rendiconti che non hanno documenti emessi/da emettere (ad es. rendiconti con commissioni a zero)



• Da Fatturare

Se attivo, permette di filtrare solo i rendiconti con fatture/autofatture da emettere/registrare. • Filiale Codice identificativo della filiale di appartenenza delle pratiche e dei servizi contenuti nel rendiconto, una volta specificato farà si che vengano presi in considerazione solo ed esclusivamente i rendiconti, con specificati al loro interno, servizi o biglietti relativi a pratiche immesse dalla filiale specificata • Periodo Codice identificativo del periodo del rendiconto da prendere in esame, se valorizzato farà si che vengano mostrati solo ed esclusivamente i rendiconti relativi a quel determinato periodo • Ricerca

E’ possibile ricercare i rendiconti anche in base al loro contenuto. Immettendo infatti qui il valore da ricercare (es. numero biglietto) e cliccando sul bottone con la lente, vengono comunicati con una maschera i rendiconti interessati. Al termine della ricerca verrà visualizzato il seguente messaggio:

Una volta inseriti i dati che si ritiene essere utili per raggiungere il rendiconto, od i rendiconti di nostro interesse, premere da tastiera il tasto F10 per mostrare la maschera Elenco Rendiconti, attraverso la quale si avrà modo di gestire questi ultimi. Questa maschera è richiamabile anche in momenti successivi, dall’Elenco Rendiconti, premendo da tastiera il tasto F4. I dati inseriti nella maschera Elenco Rendiconti sono:



Fig. 81– Elenco Rendiconti

• Rendiconto (colonna 1) Nome assegnato al Rendiconto

• Rendiconto (colonna 2) Nome del Fornitore Finanziario o fornitore o agenzia relativo al Rendiconto

• Filiale Codice della filiale di appartenenza del Rendiconto • IATA Office ID

Codice iata associato al rendiconto (nel caso si sia generato il rendiconto BSP per codice iata)

• Periodo Codice periodo assegnato al Rendiconto in fase di generazione

• Fatturazione

Cliccando permette l’emissione di tutte le Fatture di commissioni attive o autofatture di commissioni passive presenti nel rendiconto, senza necessariamente entrare nel dettaglio ed emetterle una ad una. E’ comodo, ad es., per la generazione delle fatture bsp. Viene abilitato solo se nella maschera di selezione è stato filtrato come Tipo di commissioni Attive o Passive(Autofatture). Una volta visualizzato l’Elenco Rendiconti per effettuare operazioni su ognuno di essi cliccare con il mouse sulla riga dello stesso.



Così facendo si ha accesso ad un menu attraverso il quale si potranno eseguire le seguenti operazioni:

• Espandi (Invio) Selezione per entrare nel Dettaglio Rendiconto, attraverso il quale sarà possibile gestire le fatture presenti all’interno di questo rendiconto • Ristampa (F2)

E’ possibile ristampare il rendiconto in varie modalità - Dettaglio Movimenti Ristampa dettagliata delle pratiche incluse con servizi/biglietti - Dettaglio Movimenti con Totali Pratiche Ristampa dettagliata delle pratiche incluse con servizi/biglietti, anche con i totali di ciascuna pratica - Riepilogativa Ristampa solo con i totali per fornitore/agenzia - Riepilogativa con Totali Pratiche Ristampa solo con i totali per fornitore/agenzia e con i totali di ciascuna pratica Per tutte le stampe è attiva la selezione per sede cliente affinché sia possibile raggruppare i movimenti in base alla filiale del cliente. • Elimina (F5) Selezione per l’eliminazione del rendiconto specificato • Generazione FA Selezione per la generazione delle fatture di commissioni attive contenute nel rendiconto • Generazione AP Selezione per la generazione delle autofatture di commissioni passive contenute nel rendiconto



• Ristampa fatture

Selezione per eseguire la ristampa delle fatture/autofatture già generate nel rendiconto

• Registra Giroconto/Pagamento

Selezione per la registrazione in prima nota del giroconto (in caso di fornitore finanziario) o pagamento (in caso di singolo fornitore)

- Data Registrazione Data con la quale verrà effettuata la registrazione contabile in prima nota. - Tipo Registrazione E’ possibile decidere il tipo di registrazione, se di giroconto (es. in caso di fornitore finanziario per chiudere i fornitori appartenenti al gruppo ed aprire il fornitore finanziario) o se di pagamento - Causale Causale con la quale verrà effettuata la registrazione di prima nota - Fornitore Codice del fornitore con il quale verrà effettuato il giroconto. Nel caso si tratti di fornitore finanziario, prende il fornitore impostato nella relativa anagrafica. - Sottoconto Sottoconto contabile con il quale verrà effettuata la registrazione di pagamento o di giroconto se questo deve essere fatto ad un conto patrimoniale invece che ad un fornitore . Viene sempre proposto quello presente nell’anagrafica del fornitore finanziario se inserito.

- Note

Fig. 82 – Giroconto/Pagamento



Campo libero, descrittivo che viene riportato nelle note della registrazione contabile che verrà effettuata

- Bottone Se sono stati variati i campi della maschera e si vogliono memorizzare per le prossime generazioni di Giroconto/Pagamento è sufficiente cliccare su questo bottone e rispondere ok alla domanda di conferma. Alla conferma verrà creata la registrazione, in seguito alla quale verrà anche richiesto se si desidera visualizzarla subito. • Annulla Giroconto/Pagamento

Selezione per l’annullamento del giroconto/pagamento già registrato in prima nota • Registrazione n. … Selezione per la lettura della registrazione effettuata in prima nota. Questa voce viene visualizzata solo dopo aver generato il giroconto/pagamento. Selezionando la voce espandi, cliccandoci sopra o premendo il tasto INVIO dalla tastiera, si accede alla maschera Dettaglio Fatture Rendiconto. Attraverso questa tabella si avrà modo di gestire le fatture presenti nel rendiconto. Sono stati inseriti in maschera i seguenti dati:



Fig. 83 – Dettaglio Fatture Rendiconti

• Fornitore/ Agenzia (colonna 1) Valore di specifica se fattura a fornitore od ad agenzia, può essere valorizzato con F (Fornitore) od A (Agenzia)

• Fornitore/ Agenzia (colonna 2) Codice identificativo e descrizione estesa del fornitore o dell’agenzia a cui appartiene la fattura interessata • Tipo Codice relativo alla tipologia di fattura AA – Autofattura di commissioni attive FA – Fattura di commissioni attive AP – Autofattura di commissioni passive FP – Fattura di commissioni passive

• Fattura Campo contenente il numero di fattura, esso verrà valorizzato, solo ed esclusivamente se la fattura/autofattura è stata effettivamente emessa/registrata. • Data Campo contente la data della fattura, esso verrà valorizzato, solo ed esclusivamente se la fattura è stata emessa/registrata



Cliccando con il mouse su ogni riga della suddetta tabella si accederà direttamente ad un menù da cui si potrà accedere alle varie funzioni di gestione delle fatture. Le funzioni, inserite in questo menu, sono:

• Espandi (Invio) Selezione di menu per accedere alla maschera del dettaglio agenti rendiconto

• Ristampa (F2)

Vengono presentate le stesse possibilità della pagine precedente, l’unica differenza è che da qui verrà ristampato il rendiconto solo della riga selezionata. Ad es. se siamo su un rendiconto IATA verrà stampato solo il dettaglio relativo al vettore sul quale siamo posizionati. • Elimina (F5) Selezione di menu per eliminare il dettaglio relativo a questa voce del rendiconto, così facendo si potrà andare a rieseguirne la generazione

• Genera/ Registra Fattura In caso la fattura/autofattura in questione non sia ancora stata generata, cliccando su questa voce di menu si avrà modo di generarla e registrarla in automatico in prima nota. A seconda del tipo di documento selezionato vengono presentate diverse maschere: • FA



- Data Documento

Data con la quale verrà emessa la fattura - Primo Numero

Numero della fattura. Viene proposto il primo numero disponibile - Fatturazione

Causale di fatturazione con la quale verrà emessa la fattura. Il documento emesso, verrà memorizzato anche nei documenti di vendita con questa causale. - Contabile

Causale contabile con la quale verrà generata la registrazione in prima nota. - Fatturazione NC

Causale di fatturazione con la quale verrà emessa la fattura nel caso si tratti di nota di credito, cioè di storno di commissioni. - Contabile NC

Causale contabile con la quale verrà effettuata la registrazione in prima nota nel caso si tratti di uno storno di commissioni - Giroconto Commissioni

Causale contabile con la quale verrà generata la registrazione di giroconto in prima nota nel caso in cui il fornitore o cliente intestatario della fattura sia diverso da quello a cui verrà effettuato il pagamento (v. anagrafica fornitori, caso del fornitore finanziario o cliente di fatturazione)

Fig. 84 – Generazione FA



- Utilizza sottoconto della causale di fatturazione

Deve essere abilitato nel caso non si voglia venga utilizzato il sottoconto inserito nei parametri come contropartita ma si voglia specificare un conto di costo/ricavo diverso. Da Fatturazione – Causali di Fatturazione, è possibile infatti modificare o caricare quest’ultime. - Stampa dati pagamento su fattura

Se attivo in fattura vengono riportati la modalità di pagamento e l’eventuale banca di appoggio del fornitore - Utilizza destinazioni diverse

Se attivo, utilizza l’intestazione e l’indirizzo, inserito nell’anagrafica del Cliente/Fornitore, nel bottone destinazione diverse - Note Fattura

Note facoltative che verranno riportate sul documento - Note Registrazione

Note facoltative che verranno riportate nella registrazione contabile

- Bottone

Variando i campi predisposti è possibile memorizzare i nuovi valori per le prossime generazioni cliccando su questo bottone.

• AA

Non genera nessun documento cartaceo, ma solo il movimento contabile. - Data Registrazione Data con cui verrà creata la registrazione di prima nota. - Numero Protocollo Numero del documento assegnato dall’agenzia. Viene proposto il primo numero libero. Per seguire un’altra numerazione e mandarle in un altro sezionale è sufficiente mettere un barra distintivo della numerazione e indicare nell’anagrafica della causale contabile il numero del sezionale scelto. Una volta apportate queste

Fig. 85 – Registrazione AA



modifiche cliccare sul bottone parametri per memorizzarle per i prossimi accessi. - Note Note facoltative che verranno riportate nella registrazione contabile. E’ utile inserire qui il numero e la data effettivamente riportati sul documento ricevuto. - Contabile Causale contabile con la quale verrà generata la registrazione in prima nota. - Contabile NC

Causale contabile con la quale verrà effettuata la registrazione in prima nota nel caso si tratti di uno storno di commissioni - Giroconto Commissioni

Causale contabile con la quale verrà generata la registrazione di giroconto in prima nota nel caso in cui il fornitore o cliente intestatario della fattura sia diverso da quello a cui verrà effettuato il pagamento (v. anagrafica fornitori, caso del fornitore finanziario o cliente di fatturazione)

- Bottone


• FP

- Numero Documento

Numero del documento ricevuto che verrà riportato in prima nota - Data Documento

Data del documento ricevuto che verrà riportata in prima nota - Data Registrazione

Data con la quale verrà effettuata al registrazione contabile - Note

Eventuali note che vengono riportate nella registrazione contabile - Contabile

Fig. 86 – Registrazione FP



Causale contabile con la quale verrà effettuata la registrazione in prima nota - Contabile NC

Causale contabile con la quale verrà effettuata la registrazione in prima nota, in caso di nota di credito, quindi di importo commissioni passivo - Giroconto Commissioni

Causale con la quale verrà effettuata l’eventuale registrazione di giroconto commissioni nel caso in cui il cliente al quale si sta fatturando sia diverso dal cliente al quale dovrà essere effettuato il pagamento (è il caso dell’agenzia facente parte di un network, v. anagrafica clienti) - Serie Numerazione Protocollo Acquisti

Barra distintivo che permette di ottenere una numerazione diversa del protocollo

- Bottone


• AP

In questo caso verrà generato sia un documento cartaceo che verrà quindi memorizzato nei documenti di vendita (Fatturazione), che due registrazioni contabili, una che confluirà nel registro delle Vendite e una nel registro degli Acquisti. - Data Documento

Fig. 87 – Generazione AP



Data del documento che verrà memorizzato nelle registrazioni contabili - Primo Numero FA

Numero del documento - Fatturazione

Causale di fatturazione con la quale verrà memorizzato il documento in Fatturazione - Contabile (V)

Causale contabile con la quale verrà effettuata la registrazione di prima nota che confluirà nel registro Vendite - Contabile (A)

Causale contabile con la quale verrà effettuata la registrazione di prima nota che confluirà nel registro Acquisti - Fatturazione NC

Causale di fatturazione con la quale verrà memorizzato il documento in Fatturazione in caso si tratti di una nota di credito - Contabile NC (V)

Causale contabile con la quale verrà effettuata la registrazione di prima nota che confluirà nel registro Vendite in caso si tratti di una nota di credito - Contabile NC (A)

Causale contabile con la quale verrà effettuata la registrazione di prima nota che confluirà nel registro Acquisti, in caso si tratti di una nota di credito - Giroconto commissioni

Causale con la quale verrà effettuata l’eventuale registrazione di giroconto commissioni nel caso in cui il cliente al quale si sta fatturando sia diverso dal cliente al quale dovrà essere effettuato il pagamento (è il caso dell’agenzia facente parte di un network, v. anagrafica clienti) - Note Fattura

Eventuali note che verranno riportate nella stampa dell’autofattura - Stampa dati pagamento su Fattura

Flag che deve essere attivato se si vuole che la modalità di pagamento e l’eventuale banca di appoggio vengano riportati in testata della stampa dell’autofattura - Note registrazione

Eventuali note che vengono riportate nelle registrazioni contabili - Serie Numerazione protocollo acquisti

Barra distintivo che permette di ottenere una numerazione diversa del protocollo

- Bottone

- Variando i campi predisposti è possibile memorizzare i nuovi valori per le prossime generazioni cliccando su questo bottone.

• Ristampa Fattura In caso la suddetta fattura sia già stata registrata, attraverso questa voce di menu si avrà modo di ristamparla

• Annulla Fattura



Fig. 88 – Dettaglio Agenti Rendiconto

In caso la fattura sia stata già registrata, attraverso questa voce di menu si avrà modo di eliminarla definitivamente e quindi di renderla nuovamente registrabile. NB: il progressivo del numero fattura non viene aggiornato, quindi alla prossima generazione viene proposto il primo numero libero, se la numerazione deve essere ripresa è necessario forzare il numero • Registrazione n. … In caso si sia già registrata questa fattura, questa voce farà riferimento diretto alla relativa registrazione in prima nota, in caso contrario questa voce non sarà abilitata Cliccando nuovamente Espandi anche in questo menu si accederà alla maschera Dettaglio Agenti Rendiconto. Attraverso questa maschera si avrà modo di visualizzare la lista dei vettori, fornitori ed agenzie contenuti nel rendiconto su cui si sta lavorando. I dati riportati in questa maschera sono:

• Colonna 1

Descrittivo della tipologia di valore presente nella colonna Vettore/ Fornitore/ Agenzia, questo campo viene valorizzato con V per indicare che si tratta di un vettore, con F per indicare che si tratta di un fornitore e con A per indicare che si tratta di un Agenzia • N/I Campo di specifica della territorialità, può assumere come valori N (Nazionale) od I (Internazionale) • Vettore/ Fornitore/ Agenzia



Fig. 89 – Rendiconto / Varia

Campo contenente il codice identificativo del vettore o del fornitore o dell’agenzia fornitrice il servizio e descrizione estesa del medesimo Cliccando con il tasto sinistro del mouse su ogni riga si accede al seguente menu: • Espandi Cliccando su questa voce del menù si accede alla maschera di modifica del rendiconto vero e proprio. Prima di accedervi viene visualizzato un messaggio a video che ricorda all’operatore che le modifiche che si apporteranno all’interno di questa maschera sono legate esclusivamente al rendiconto e non apporteranno variazioni di sorta alle pratiche da cui provengono. La maschera a cui si accede è la seguente:

I dati inseriti nella maschera Rendiconto/ Varia sono: • Data Generazione

Data di creazione del rendiconto

• Valuta



Valuta in cui è stato creato il rendiconto

• Ultimo Aggiornamento Data ultima modifica eseguita sul rendiconto

• Utente Codice identificativo, e descrizione estesa, dell’ultimo utente che ha modificato il rendiconto

• Descrizione (Colonna 1) Descrizione della riga di servizio

• Data In caso di servizi, si tratta della data di creazione della pratica relativa; per i biglietti si tratta della data di emissione

• T Tipo di servizio inserito in riga, in caso sia valorizzato con R il servizio sarà un servizio di rimborso

• Importo Importo del servizio espresso nella valuta del rendiconto, o della tariffa in caso di biglietti

• Tasse Importo effettivo delle tasse applicate sul biglietto, campo espresso nella valuta del rendiconto

• ATC/PD ATC/ Pagamento Diretto, importo versato per pagamento diretto

• % Commissione (campo 1) Percentuale di commissione applicata sulla riga del rendiconto

• % Commissione (campo 2) Importo esatto di commissione applicata sulla riga di rendiconto, se viene inserito il campo 1, questo campo viene in automatico calcolato in base alla percentuale inserita ed all’Importo inserito in riga



• C.I. Codice Iva a cui sono assoggettate le commissioni

• IVA Importo Iva effettivamente applicato sulla riga del rendiconto, se inserito il campo C.I. il campo Iva verrà calcolato in automatico in base al codice Iva ed all’importo della riga del rendiconto

• Netto Importo Netto risultante dall’intera riga del rendiconto, equivale al netto da pagare al fornitore o al netto da incassare dall’agenzia

• Partenza Data di partenza specificata sulla pratica legata al rendiconto in questione

• Pratica (campo 1) Codice identificativo del numero di pratica interessata dalla suddetta riga del rendiconto

• Pratica (campo 2) Descrizione estesa del cliente a cui è legata la pratica a cui fa riferimento la riga su cui ci troviamo

• Campi a piede della tabella A piede della tabella vengono riportati, in sei campi senza descrizione, i totali calcolati delle varie colonne del rendiconto In aggiunta a questi dati, posizionandoci su di una riga del rendiconto e cliccando sul pulsante <Altri dati>, si avrà accesso alla maschera Altri Dati Rendiconto, attraverso la quale si potranno modificare, con maggiore dettaglio, i dati relativi alla riga su cui siamo posizionati.



I dati su cui possiamo agire in questa maschera sono:

Fig. 90 – Altri Dati Rendiconto

• Rendiconto Codice identificativo rendiconto di appartenenza della riga in questione

• Filiale Codice identificativo della filiale di appartenenza della pratica in questione

•••• IATA Office ID Eventuale Codice IATA dell’agenzia riferito a questa riga

• Periodo Codice identificativo del periodo del rendiconto di appartenenza della riga in questione • Vettore

Codice identificativo e descrizione estesa del vettore relativo al biglietto, voce selezionabile, e gestibile attraverso il tasto F9, solo ed esclusivamente in caso la riga presa in esame non sia inerente ad un servizio

•••• Void Attivo se siamo posizionati su un biglietto void



•••• Nazionale/Internazionale Identifica la territorialità del biglietto

• Fornitore Codice identificativo e descrizione estesa del fornitore legato al servizio/biglietto in questione, campo selezionabile attraverso il tasto F9 che permetterà di accedere ad una maschera di zoom relativa ai fornitori • FF

Codice identificativo e descrizione estesa del fornitore finanziario del servizio o del biglietto, campo gestibile attraverso la pressione del tasto F9, attraverso il quale si avrà modo di accedere ad una maschera di zoom relativa all’anagrafica fornitori finanziari

• Cliente Codice identificativo e descrizione estesa del cliente agenzia a cui è legato il servizio in questione, campo selezionabile attraverso la pressione del tasto F9 che permetterà di accedere ad una maschera di zoom relativa ai clienti • Non rigenerare

Se viene attivata questa opzione, al momento in cui vengono apportate delle modifiche, queste non verranno inserite nella generazione del rendiconto successivo ma vengono prese in considerazione solo in quello attivo. Infatti se viene aggiunta manualmente una riga sul rendiconto questa verrebbe riproposta nelle prossime generazioni. Questo perché i rendiconti dovrebbero rispecchiare ciò che è stato inserito nelle pratiche, qualsiasi variazione viene considerata come una forzatura per far tornare il rendiconto, quindi in teoria dovrebbe essere stornato nei periodi successivi.

• Fatturazione Commissioni Flag che indica il documento di riconoscimento delle commissioni legate al servizio/biglietti sul quale siamo posizionati.

• Numero Numero della fattura prodotta, in caso sia già stata generata

• Fornitore

Codice identificativo e descrizione estesa del fornitore del servizio o del biglietto a cui verrà intestata la fattura, campo gestibile attraverso la pressione del tasto F9, attraverso il quale si avrà modo di accedere ad una maschera di zoom relativa all’anagrafica fornitori



• Cliente Codice identificativo e descrizione estesa relativa al cliente legato al servizio/biglietto a cui verrà intestata la fattura, campo gestibile attraverso la pressione del tasto F9, che permetterà l’accesso ad una maschera di zoom relativa all’anagrafica clienti • Contropartita

Sottoconto contabile utilizzato come contropartita nella registrazione contabile del documento. Permette di accedere con lo zoom al piano dei conti Per apportare le modifiche inserite, premere F10. Per non confermare le modifiche inserite, uscire dalla maschera su cui ci troviamo premendo da tastiera il pulsante ESC.



Introduzione

Gli archivi Tabelle contengono dati utilizzati dalle pratiche di biglietteria e turismo, richiamabili da queste con il doppio F9. Alcuni di questi archivi sono utilizzati anche dal modulo Contabilità per Filiale, Acquisizione Pratiche Filiali e Statistiche Pratiche. La figura seguente mostra il menù Tabelle

ogni voce verrà dettagliatamente trattata nel rispettivo paragrafo.

11.1 �� Tabelle



�� Aeroporti e località di partenza

Fig. 91 – Aeroporti e località di partenza

• Codice Codice di riconoscimento. In caso di aeroporto inserire la sigla come sul crs (es. Firenze FLR) • Tipo E’ necessario indicare se il codice inserito identifica un aereoporto, una stazione, un porto o se è una destinazione di altro genere

• Nazione È possibile inserire la nazione della destinazione inserita

• Destinazione E’ possibile associare la destinazione.



�� Associazioni

• Codice Codice identificativo dell’associazione. • Descrizione Descrizione dell’associazione.

Fig. 92 - Associazioni



�� Causali di Incasso

L’archivio causali d’incasso contiene una serie di informazioni che semplificano e controllano l’immissione dei movimenti d’incasso. Le causali possono essere create liberamente. Saranno utilizzate nella gestione degli incassi sia per le pratiche di biglietteria che per le pratiche di turismo. Cliccando su questa voce del menù si presenta la seguente maschera:

Fig. 93 – Causali di incasso

• Causale

Codice alfanumerico della causale

• Causale Contabile

Descrizione della causale

• Cassa/Banca

Codice del sottoconto patrimoniale che viene utilizzato nella registrazione di prima nota come contropartita del cliente. Con F9 vengono visualizzati tutti i sottoconti del piano dei conti selezionabili, cioè solo quelli nella cui anagrafica hanno come tipologia “banche”.

• Sconti/Abbuoni

Sottoconto che deve essere valorizzato nel caso in cui tutti gli importi di arrotondamento si vuole che confluiscano in questo conto. Lasciandolo vuoto verranno invece imputati al conto sconti o abbuoni inserito nei parametri. Movimenti di conti correnti

Paragrafo dedicato alle agenzie che hanno abilitato il modulo conti correnti.



• Banca

Codice banca con cui verrà creata la movimentazione nel modulo conti correnti • Numero Conto

Numero di conto a cui verrà associata la movimentazione nel modulo conti correnti

• Causale

Causale con la quale verrà creata la movimentazione nel modulo conti correnti

�� Centri di Costo Cliente

L’archivio contiene l’elenco dei centri di costo di tutti i clienti. Il centro di costo può essere associato al biglietto o al servizio in fase di inserimento pratiche. Nella stampa dell’estratto conto al cliente, i diversi biglietti e servizi, potranno essere suddivisi e riepilogati in funzione del centro di costo ad essi associato.

Fig. 94 – Centri di Costo Cliente

• Codice

Codice alfanumerico del centro di costo • Descrizione

Descrizione del centro di costo • Cliente Cliente a cui è riferito. Se valorizzato, in fase di caricamento della pratica verranno proposti, nell’elenco visualizzabile con F9, solo i centri di costo associabili al cliente intestatario della pratica.



�� Codici Statistici

Questo insieme di archivi contiene l’elenco dei vari codici utilizzati per la generazione e la stampa delle statistiche (attraverso Eagle). Le anagrafiche inserite in questa voce di menù sono costituite tutte da un codice obbligatorio e da un campo descrittivo.

� Aree Traffico aereo

• Codice • Area di Traffico

� Categorie Prodotto

• Codice • Tipologia

� Classi Vettore

• Codice • Classe

� Gruppo Servizi

• Codice • Categoria

� Motivi di Rifiuto/ Accettazione

• Codice • Motivazione



� Tipologie Biglietteria

Tipologie identificative utilizzabili dalle statistiche per gli studi di settore (es. F55 – Biglietteria aerea nazionale BSP). Attraverso questa maschera in cui sono presenti i campi relativi al codice identificativo della Tipologia di Biglietto ed alla descrizione estesa della stessa, si avrà modo di inserire o modificare, oltre che interrogare, le varie voci inserite in eAgency. � Tipologia Servizi Turistici

Tipologie identificative utilizzabili dalle statistiche per gli studi di settore (es. F1 – Viaggi, tour e soggiorni in città d’arte e turismo culturale). Questa tabella permette di caricare le varie tipologie di viaggio/soggiorno nelle quali l’agenzia intende classificare le pratiche di turismo. La tipologia è uno dei dati oggetto di selezione in fase di stampa delle pratiche e di totalizzazione, definibile attraverso i criteri di selezione, dal modulo Statistiche.



�� Contratti biglietteria

In eAgency è possibile gestire i vari contratti relativi a promozioni o sconti, effettuati da fornitori o a clienti, in modo da proporre in automatico, nelle pratiche immesse in eAgency, i valori espressi all’interno del contratto; la gestione di questi contratti è possibile da questa anagrafica. I campi inseribili in questa maschera sono:

Fig. 95 – Contratti biglietteria

Ricerca

È possibile ricercare contratti precedentemente inseriti premendo F9, accedendo così allo zoom sul file dei contratti. È possibile, quindi, modificare il contratto premendo F3 e successivamente confermando con F10. • Contratto Codice identificativo e descrizione estesa del contratto. • Contraenti Nel bottone <Contraenti> è necessario specificare i clienti o i fornitori a cui si applica il contratto.



Tipo

• Sconti

Se valorizzato, il contratto sarà da ritenersi relativo all’applicazione di determinati sconti sulle pratiche • Commissioni

Se valorizzato, il contratto sarà da ritenersi relativo all’applicazione di commissioni. Se nei contraenti sono inseriti clienti, le commissioni sono da ritenersi commissioni passive, se sono inseriti fornitori, commissioni attive. • Diritti

Se valorizzato, il contratto sarà da ritenersi relativo all’applicazione di determinati diritti sulle pratiche. Utilizzato soprattutto per memorizzare le fees applicate in fase di emissione di biglietteria aerea; è possibile infatti creare un contratto dove vengono predisposte le fees da applicare ai clienti banco (dovranno essere riprodotte le condizioni con gli importi esposti in agenzia) ed, eventualmente, altri contratti per i clienti particolari con i quali l’agenzia ha pattuito condizioni diverse. • Mark up

Se valorizzato, il contratto sarà da ritenersi relativo all’applicazione di determinati mark up.

• Validità dal Data identificativa di inizio validità contratto, se impostata i valori proposti nel contratto in questione saranno applicati su tutte le pratiche inserite con data uguale o superiore a quella qui espressa.

• al Data identificativa di fine validità contratto, se impostato verranno proposti, i valori espressi in questo contratto, su tutte le pratiche con data uguale od inferiore a quella qui proposta • Data emissione Se attivo, la data di validità fa riferimento alla data di emissione del biglietto • Data partenza Se attivo, la data di validità fa riferimento alla data partenza del biglietto



• Sottoconto Se specificato il contratto verrà applicato solo ai clienti che hanno il sottoconto uguale a quello indicato in questo campo. • Categoria Se specificata il contratto verrà applicato solo ai clienti che nella propria anagrafica hanno la categoria commerciale uguale a quello indicata in questo campo. • Ord

In questo campo è possibile specificare l’ordine di priorita con il quale dovranno essere applicate le righe del contratto. Deve essere valorizzato nel caso in cui ci siano due righe per le quali le condizioni specificate in una possono essere contenute nell’altra; ad es. se inserisco un importo di fees valido per tutta la biglietteria aerea nazionale e un altro per la biglietteria aerea nazionale alitalia, devo indicare al programma che deve essere presa in considerazione prima quella dell’alitalia, altrimenti, nel momento di dell’inserimento di un biglietto aereo nazionale AZ, leggendo la riga senza vettore e rientrando il tkt, anche in questa condizione mi verranno applicate le fees legate a questa riga. In questo es. quindi dovremo indicare nel campo Ord il valore 1, ad es., sulla riga dell’Alitalia e 2 sull’altra. Nelle colonne successive è possibile delineare le caratteristiche del servizio o del biglietto su cui applicare lo sconto o la commissione. I campi valorizzabili sono: • Biglietto Identificativo del codice biglietto • Tipologie (campo 1) Campo identificativo della tipologia di biglietto a cui fa riferimento la suddetta riga di contratto, valorizzabile con i valori “A” (aereo), “F” (ferroviario), “M” (marittimo), “V” (vario), in caso il campo non venga valorizzato verranno considerate tutte le tipologie di biglietto • Tipologia (campo 2)

Campo relativo al tipo di emessione del biglietto, se riemissione (“E”) o emissione normale (“blank”)

• Tipologia (campo 3)

Indica il tipo di emissione, se elettronico (“E”), o cartaceo (vuoto) • Tipologie (campo 4) Campo relativo alla territorialità del biglietto, esso potrà essere valorizzato con I (internazionale) o N (nazionale), anche in questo caso se il campo viene lasciato vuoto verranno considerati sia i biglietti nazionali che internazionali



• Tipologie (campo 5) Indica il tipo di pagamento, se con carta di credito (“C”), o tutte le modalità (vuoto)

• Vettore Da valorizzare se la riga del contratto è da ritenersi valida per un singolo vettore

• Categoria Categoria vettore • Rif/Acc Codice del motivo di rifiuto/accettazione • Scaglioni Sono gli scaglioni a cui applicare le percentuali o gli importi che devono essere inseriti in ordine crescente. L’importo o il numero digitato indica il limite massimo fino a cui sarà applicata la percentuale o l’importo specificato nei campi successivi. Se da un certo valore in poi deve essere applicata una certa percentuale o importo il campo dello scaglione dovrà essere lasciato vuoto. • Riferiti a

Lo scaglione può essere riferito a: - Tariffa - Tariffa + tasse - Tasse - Num. Tratte - % Saving - Tariffa + markup - Tariffa+tasse+markup

Se lasciato vuoto, per default, lo scaglione è riferito alla tariffa del biglietto • V (VOID)

Possono essere applicati dei valori sui contratti considerando anche i void (“S”) o solo i void (“V”) • R (RIMBORSI)

Possono essere applicati dei valori sui contratti per i biglietti rimborsati: S = anche, R = solo, N = in accredito



• % Percentuale applicata in base al criterio selezionato. • Importo Colonna che permette di specificare l’importo esatto da attribuire come sconto, commissione o diritti secondo la selezione precedentemente effettuata nella testata della maschera. • Applica su

Il menù a tendina permette di applicare la percentuale su: - Tariffa - Netto Iva - Saving - Num. Tratte - Tariffa + Tasse. Se lasciato vuoto viene applicato di default sulla tariffa. • Iva

Se valorizzato con S la percentuale è considerata iva inclusa

• Validità dal In questi campi può essere specificata la data di validità della singola riga del contratto se diversa da quella inserita in testata

• Note Campo per inserire eventuali note



E’ possibile caricare nei contratti di biglietteria condizioni particolari per le riemissioni. E’ possibile caricare nei contratti di biglietteria scaglioni e percentuali calcolate sulla tariffa comprensiva di mark up e sulla tariffa comprensiva di tasse e di mark up

• Copia

Visualizzando un contratto, quando siamo in interrogazione, è possibile cliccare sul bottone copia. Si aprirà quindi la seguente maschera:

Fig. 97 – Duplicazione contratti

Attraverso questa maschera è possibile copiare l’intero contratto in un nuovo contratto, è necessario inserire i seguenti campi

• Nuovo Codice Codice del nuovo contratto che deve essere copiato

Fig. 96 – Esempio contratto Fees



• Descrizione Descrizione del nuovo contratto

• Con contraenti Se attivo, nel nuovo contratto verranno automaticamente copiati i contrenti del vecchio contratto, altrimenti non sarà inserito nessun contraente �� Contratti turismo

In eAgency è possibile gestire i vari contratti relativi a promozioni o sconti, commissioni effettuati da fornitori o a clienti, in modo da proporre in automatico, nelle pratiche immesse in eAgency, i valori espressi all’interno del contratto; la gestione di questi contratti è possibile da questa anagrafica. I campi inseribili in questa maschera sono:

Fig. 98 – Contratti turismo

Ricerca

È possibile ricercare contratti precedentemente inseriti premendo F9, accedendo così allo zoom sul file dei contratti. È possibile, quindi, modificare il contratto premendo F3 e successivamente confermando con F10.



• Contratto Codice identificativo e descrizione estesa del contratto. • Contraenti Nel bottone <Contraenti> è necessario specificare i clienti o i fornitori a cui si applica il contratto. Tipo

• Sconti

Se valorizzato, il contratto sarà da ritenersi relativo all’applicazione di sconti sulle pratiche • Commissioni

Se valorizzato, il contratto sarà da ritenersi relativo all’applicazione di commissioni. Se nei contraenti sono inseriti clienti, le commissioni sono da ritenersi commissioni passive, se sono inseriti fornitori sono le commissioni che i fornitori riconoscono all’agenzia. • Diritti

Se valorizzato, il contratto sarà da ritenersi relativo all’applicazione di diritti sulle pratiche • Mark up

Se valorizzato, il contratto sarà da ritenersi relativo all’applicazione di mark up sulle pratiche • Validità dal Data identificativa di inizio validità contratto, se impostata i valori proposti nel contratto in questione saranno applicati su tutte le pratiche inserite con data uguale o superiore a quella qui espressa.

• al Data identificativa di fine validità contratto, se impostato verranno proposti, i valori espressi in questo contratto, su tutte le pratiche con data uguale od inferiore a quella qui proposta • Data creazione Se attivo, la data di validità farà riferimento alla data di creazione della pratica • Data partenza Se attivo, la data di validità farà riferimento alla data partenza • Sottoconto



Se specificato il contratto verrà applicato solo ai clienti che hanno il sottoconto uguale a quello indicato in questo campo. • Categoria Se specificata il contratto verrà applicato solo ai clienti con categoria commerciale uguale a quello indicata in questo campo. • Ord

Campo per l’inserimento dell’ ordine d’applicazione righe del contratto (v. spiegazione del medesimo campo nel paragrafo Contratti di Biglietteria, per maggiori spiegazioni). • Servizio

Codice del servizio a cui verrà applicata la percentuale o l’importo indicato sulla riga corrispondente • Tipo Tipologia dei servizi (associata nella relativa angrafica) ai quali verrà applicata la percentuale o l’importo specificati sulla riga (B=biglietteria, D=diritti, A=generico, H=hotel, N=noleggio, P=pullman, S=sconti e V=Voli) • Fornitore Codice identificativo del fornitore in base al quale verrà la percentuale o l’importo specificato sulla riga. Questo campo deve essere valorizzato o nel caso in cui si stia compilando un contratto relativo a clienti o nel caso di contratto per fornitori, per riconoscere le righe riferite al singolo fornitore nel caso nei contraenti siano presenti più fornitori. • Destinazione Codice della destinazione a cui verrà applicata la percentuale o l’importo indicato sulla riga corrispondente • Scaglioni Sono gli scaglioni a cui applicare le percentuali che devono essere inseriti in ordine crescente. L’importo o il numero indicato indica il limite massimo fino al quale sarà applicata la percentuale o l’importo specificato nei campi successivi. Se da un certo valore in poi deve essere applicata una certa percentuale o importo allora il campo dello scaglione dovrà essere lasciato vuoto. • T – Tipo Scaglione

E’ possibile indicare a cosa è riferito lo scaglione, se valorizzato: al fatturato (vuoto) o al prezzo (“P”)



• % Percentuale applicata in base al criterio selezionato in testata. • Importo Colonna che permette di specificare l’importo esatto da attribuire come sconto, commissione o diritti secondo la selezione precedentemente effettuata nella testata della maschera. • T – Tipo

E’ possibile indicare su cosa deve essere applicata la percentuale, se valorizzata: sull’importo (vuoto), sul netto iva (S) o sul saving (P) • Iva

Se valorizzato con S la percentuale è considerata iva inclusa

• % Over E’ possibile specificare per la riga, una percentuale di over commission • Validità dal - al In questi campi può essere specificata la data di validità della singola riga del contratto se diversa da quella inserita in testata • Note Campo per inserire eventuali note • Copia

Visualizzando un contratto, quando siamo in interrogazione, è possibile cliccare sul bottone copia. Si aprirà quindi la seguente maschera:

Fig. 99 – Duplicazione contratti

Attraverso questa maschera è possibile copiare l’intero contratto in un nuovo contratto, è necessario inserire i seguenti campi

• Nuovo Codice Codice del nuovo contratto che deve essere copiato



• Descrizione Descrizione del nuovo contratto

• Con contraenti Se attivo, nel nuovo contratto verranno automaticamente copiati i contrenti del vecchio contratto, altrimenti non sarà inserito nessun contraente �� Destinazioni Turistiche

L’archivio contiene l’insieme delle destinazioni che possono essere associate alle pratiche di turismo. Il codice destinazione è uno dei dati oggetto di selezione in fase di stampa delle pratiche e stampa Statistiche.

Fig. 100 – Destinazioni Turistiche

Ricerca Può essere effettuata mediante la chiave predisposta: - Codice Su tale campo sono disponibili le funzioni di navigazione standard sull’archivio (F7=indietro, F8=avanti) e lo autozoom (F9). Carica La procedura richiede come primo campo il codice alfanumerico della destinazione. Ecco di seguito l’elencazione dei campi richiesti ed il loro significato:



• Codice Codice alfanumerico della destinazione

• Descrizione

Descrizione della destinazione

• Nazione

Nazione a cui è legata la destinazione. E’ un campo importante, sia perché da questa dipende il calcolo della territorialità della pratica, sia perché permette di filtrare in fase di ricerca dalle pratiche, le destinazioni

• Destinazione

Solo per chi ha il modulo tour operator. Serve nel booking dei moduli tour operator, permette di impostare le destinazioni su più livelli per la ricerca (es. potresti avere le destinazione TOSCANA e FIRENZE, su FIRENZE puoi mettere che fa parte di TOSCANA, quindi se cerchi TOSCANA trovi anche FIRENZE)

• Allegato informazioni

File di Word, in cui sono inserite le informazioni relative alla Destinazione (utilizzabile solo con Modulo Tour Operator) • Cat. Prodotto

Inserendo questo campo, la categoria prodotto verrà compilata in automatico con questo valore al momento dell’inserimento della destinazione sulla pratica.

• Note

Note descrittive. • Informazioni Utili Campo libero per inserire informazioni aggiuntive



�� Filiali

L’archivio filiali permette di definire le eventuali filiali dell’agenzia. Il codice filiale viene richiesto in fase di immissione delle pratiche e, se installato il modulo Contabilità per Filiale, in fase di registrazione di prima nota. Il dato assume quindi rilevanza in presenza di agenzie multifiliale in quanto, attraverso la selezione della filiale, sarà possibile estrarre le sole pratiche o i movimenti contabili riferiti ad uno specifico punto vendita. Cliccando su questa voce del menù si accede alla seguente maschera:

Fig. 101– Tabella Filiali

Ricerca Può essere effettuata mediante la chiave predisposta: - Codice Su tale campo sono disponibili le funzioni di navigazione standard sull’archivio (F7=indietro, F8=avanti) e lo autozoom (F9). Carica La procedura richiede come primo campo il codice alfanumerico della filiale. Di seguito l’elenco dei campi richiesti ed il loro significato:

• Codice Codice alfanumerico della filiale

• Ragione Sociale Descrizione della filiale

• Indirizzo Indirizzo

• CAP Codice di avviamento postale



• Località Località sede della filiale • Provincia Sigla della provincia (Es. Roma=RM)



�� Fornitori Finanziari

In questa tabella è necessario indicare i fornitori finanziari ossia tutti quei soggetti intermediari attraverso i quali acquistiamo dei servizi e con i quali abbiamo dei rapporti finanziari (pagamento o commissioni). Da questa definizione fa eccezione il fornitore finanziario IATA: si presume infatti che per tutti i vettori l’agenzia paghi a IATA e non direttamente ai singoli vettori. Cliccando su questa voce del menù si accede alla seguente finestra:

Fig. 102 – Tabella Fornitori Finanziari

•••• Codice Indica il codice del fornitore finanziario di riferimento. •••• Singoli Fornitori Se attivo le fatture di commissione verranno fatte ai singoli fornitori associati a questo fornitore finanziario. •••• Fornitore Indica il conto del fornitore del servizio (da scegliere tra quelli inseriti nella relativa anagrafica). Può essere lasciato vuoto se abilitato il flag di fatturazione ai singoli fornitori. •••• Diretta ai singoli fornitori Il pagamento viene effettuato singolarmente ad ogni fornitore associato a questo fornitore finanziario.



•••• GC su Fornitore Nel caso in cui il pagamento debba essere fatto totale al fornitore finanziario se questo fa capo ad un fornitore è necessario inserirne qui il codice. Questo viene utilizzato nella registrazione di giroconto del netto a pagare. •••• GC su Conto Finanziario Alternativamente al codice fornitore precedentemente descritto può essere indicato il sottoconto di un fornitore definito come tipo “finanziario”, es. Factorit. •••• Codice Pagamento Indica il codice del pagamento che deve essere utilizzato.

•••• Flag Utilizza le condizioni di Pagamento dei singoli Fornitori Se attivo il programma utilizzerà il codice del pagamento definito nell’anagrafica dei fornitori associati a questo soggetto finanziario.



�� Professioni

I dati inseriti in questa tabella protranno essere utilizzati per la definizione del profilo nelle anagrafiche intestatari/partecipanti e clienti. La maschera che deve esse compilata è la seguente:

Fig. 103 – Tabella Professioni

�� Reparti Clienti

I dati inseriti in questa tabella protranno essere utilizzati per la definizione del profilo nell’anagrafica intestatari/partecipanti e relativa stampa.

Fig. 104 – Tabella Reparti Clienti

�� Stati Civili

I dati inseriti in questa tabella protranno essere utilizzati per la definizione del profilo nell’anagrafica intestatari/partecipanti e clienti. La maschera che deve esse compilata è la seguente:

Fig. 105 – Tabella Stati Civili



�� Strutture

I dati inseriti in questa tabella servono per identificare le strutture che potranno successivamente essere utilizzate nella compilazione del bottone <sistemazioni> nelle pratiche. La maschera che deve esse compilata è la seguente:

Fig. 106 – Tabella Strutture – pag. Anagrafici

• Struttura Codice e descrizione della struttura che si sta caricando

• Fornitore Fornitore attraverso il quale è stata prenotata la struttura. Valorizzandolo in fase d’inserimento in pratica della struttura il codice fornitore verrà valorizzato in automatico; inoltre verrà utilizzato anche come filtro in fase di visualizzazione dell’elenco strutture disponibili dallo zoom.

• Dati anagrafici Dati anagrafici della struttura che verranno riportati sulla stampa del voucher.

• Lingua Codice della lingua. Da valorizzare solo nel caso in cui si voglia la stampa del voucher in lingua diversa dall’italiano.



• Destinazione Codice destinazione.

Fig. 107 – Tabella Strutture – Pag. Altri Dati

• Categoria Categoria della struttura. Utilizzabile per chi ha abilitati i moduli tour operator.

• Tipo Tipo struttura. Utilizzabile per chi ha abilitati i moduli tour operator.

• Posti Ristorante

Nr. posti disponibili nell’eventuale ristorante legato alla struttura. Utilizzabile per chi ha abilitati i moduli tour operator.

• Pagina Login

E’ possibile inserire l’indirizzo web al quale ci colleghiamo per effettuare le prenotazioni.Tramite il bottone è possibile collegarsi direttamente al sito web.

• Username

Username utilizzato per la connessione al sito web



• Password

Password relativa allo Username utilizzato

• Stampa Voucher Attivando il flag inserendo questa struttura, al momento della conferma della pratica verrà proposto in automatico il voucher tra i documenti da emettere.

• Riferimento

Persona di riferimento all’interno della struttura

• Pagamento Tramite Annotazioni sulle tipologia di pagamento richiesto

• Note

Note descrittive interne.

�� Tipi di Camera

I dati inseriti in questa tabella sono relativi alle tipologie di camere e protranno essere utilizzati per la compilazione del bottone <sistemazioni> della pratica. La maschera che deve esse compilata è la seguente:

Fig. 108 – Tabella dei Tipi di Camera

I campi Posti letto Adulti e Bambini saranno utilizzabili solo dalle agenzie che hanno abilitato i moduli tour operator.



�� Tipi di Trattamento

I dati inseriti in questa tabella sono relativi alle diverse tipologie di trattamento, effettuate dagli hotel e protranno essere utilizzati per la compilazione del bottone <sistemazioni> della pratica La maschera che deve esse compilata è la seguente:

Fig. 109 – Tabella dei Trattamenti

�Titoli Clienti I dati inseriti in questa tabella, potranno essere utilizzati per la definizione del titolo nel profilo nelle anagrafiche intestatari/partecipanti e clienti. La maschera che deve essere compilata è la seguente:

Fig. – Tabella Titoli Clienti

�� Titoli di Studio

I dati inseriti in questa tabella protranno essere utilizzati per la definizione del profilo nelle anagrafiche intestatari/partecipanti e clienti. La maschera che deve esse compilata è la seguente:

Fig. 110 - Tabella Titoli di Studio



È necessario accedere a questi archivi quando si effettua la cancellazione degli ultimi documenti emessi. Da queste tabelle è possibile modificare il numero progressivo che il programma presenta all’emissione del nuovo documento. Quando si annullano i documenti, infatti, la numerazione non viene automaticamente aggiornata. È necessario tenere presente che il codice della tabella costituisce la parte alfanumerica della numerazione.

�� Bolle di Acquisto

• Codice

• Ultima Emessa

Per modificare la numerazione è necessario premere F9 e selezionare la riga desiderata. Se la riga presenta solo il numero (senza codice) per richiamarla è necessario uscire dallo zoom e premere F7. Per accedere alla variazione premere F3 e successivamente confermare con F10. �� Bolle di Biglietteria

• Codice

• Ultima Emessa

Per modificare la numerazione è necessario premere F9 e selezionare la riga desiderata. Se la riga presenta solo il numero (senza codice) per richiamarla è necessario uscire dallo zoom e premere F7. Per accedere alla variazione premere F3 e successivamente confermare con F10.

�� E/C Clienti

Archivio contenente il numero dell’ultima estratto conto stampato per ogni serie di numerazione. I dati sono aggiornati automaticamente dalla procedura. Il numero di estratto conto è composto da un numero progressivo più due eventuali caratteri (lettere o numeri). Possiamo avere più numerazioni di estratto conto contraddistinte da serie diverse. I due caratteri indicano quindi quale numerazione progressiva viene usata. Per modificare la numerazione è necessario premere F9 e selezionare la riga desiderata. Se la riga presenta solo il numero (senza codice) per richiamarla è necessario uscire dallo zoom e premere F7. Per accedere alla variazione premere F3 e successivamente confermare con F10.

12.1 �� Progressivi



I campi della tabella sono: • Codice

Codice alfanumerico del numero di estratto conto. Questo campo identifica una numerazione progressiva

• Ultimo Emesso

Ultima numero di estratto conto relativo alla numerazione identificata dal campo precedente �� Numerazioni Interne

Contiene dei progressivi gestiti internamente dal programma e non devono essere mai modificati.

�� Pratiche

Archivio contenente il numero dell’ultima pratica di biglietteria registrata per ogni serie di numerazione. I dati sono aggiornati automaticamente dalla procedura. Il numero di pratica è composto da un numero progressivo più due eventuali caratteri (lettere o numeri). Possiamo avere più numerazioni di pratiche biglietteria contraddistinte da serie diverse. I due caratteri indicano quindi quale numerazione progressiva viene usata. Per modificare la numerazione è necessario premere F9 e selezionare la riga desiderata. Se la riga presenta solo il numero (senza codice) per richiamarla è necessario uscire dallo zoom e premere F7. Per accedere alla variazione premere F3 e successivamente confermare con F10. I campi della tabella sono: • Codice

Codice alfanumerico del numero di pratica. Questo campo identifica una numerazione progressiva • Ultima Emessa

Ultima numero di pratica relativo alla numerazione identificata dal campo precedente



�� Ricevute

Archivio contenente il numero dell’ultima ricevuta di incasso o di rimborso stampata per ogni serie di numerazione. Il numero di ricevuta è composto da un numero progressivo più due eventuali caratteri (lettere o numeri). Possiamo avere più numerazioni di ricevute contraddistinte da serie diverse. I due caratteri indicano quindi quale numerazione progressiva viene usata. Per modificare la numerazione è necessario premere F9 e selezionare la riga desiderata. Se la riga presenta solo il numero (senza codice) per richiamarla è necessario uscire dallo zoom e premere F7. Per accedere alla variazione premere F3 e successivamente confermare con F10. I campi della tabella sono: • Codice

Codice alfanumerico del numero di ricevuta. Questo campo identifica una numerazione progressiva • Ultima Emessa

Ultima numero di ricevuta relativo alla numerazione identificata dal campo precedente �� Voucher

• Codice

• Ultimo Emesso


�� Voucher Noleggio Auto

• Codice

• Ultimo Emesso


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�� Procedure di Servizio


Fig. 111 – Procedure di servizio

13.1 ��Utility

Questa voce di menù contiene operazioni che controllano ed eventualmente correggono situazioni anomale che si sono create sugli archivi. Consigliamo quindi vivamente di non eseguire queste maschere se non con il nostro supporto help desk.



�� Procedure di Controllo


Fig. 112 – Procedure di Controllo

�� Stampa Capture Log

Da questa voce di menù è possibile ristampare l’esito del cattura dati.

Fig. 113 – Stampa Capture Log



•••• Da data/ a data E’ possibile impostare solo il periodo di cui interessa visualizzare i log. •••• Operatore Di default viene valorizzato con il codice utente con il quale siamo entrati in eAgency. Questo campo permette di filtrare solo i log di quell’utente.

�� Stampa Controllo Documenti

Da questa voce di menù è possibile visualizzare i documenti che non sono stati stampati correttamente in fase di cattura; quindi solo per chi ha attivo il modulo GDS.

Fig. 114 – Controllo Documenti

� Diritti utenti – file txt

Cliccando sul menù Utility/ Programmi di utility/ Amministrazione Sistema/ Utenti si può accedere alla schermata in cui vengono impostati i vari diritti dell’utente, per cui, quali siano i livelli di accesso e quindi i diritti degli stessi utenti. Per quanto rigaurda i diritti, a seguire, riportiamo quelle che sono le codifiche e le corrispondenti funzioni, per cui, immettendo queste verranno attivate determinate funzioni ed operazioni.

Questa operazione deve essere eseguita, contattando l’assistenza, dalla persona riconosciuta come responsabile di eagency, nel caso non sia la persona stessa che richiede la modifica, deve essere inviata la mail dal responsabile con la richiesta di variazione.



Per abilitare un utente a fare le seguenti operazioni, inserire i corrispondenti codici nel campo "Diritti di Accesso" del relativo profilo (Front Office->Impostazioni) con o senza caratteri di separazione (vedi esempi). CODICE/OPERAZIONE ---------------------------------------------------------------------------------------------

U1 entrare in eagency con data di lavoro diversa dalla data di sistema U2 creare/cancellare aziende, eseguire il ripristino archivi U3 crea/modfica modelli xls U4 esportare su excel da zoom di ricerca ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- I1 modificare/cancellare incassi creati dallo stesso utente nello stesso giorno I2 modificare/cancellare incassi creati da altri utenti I3 creare/modificare/cancellare incassi con data diversa dalla data di lavoro I4 impostare data consolidamento incassi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- P1 cancellare pratiche P2 modificare/cancellare pratiche chiuse, consolidate, sospese, bloccate, annullate, ed impostare tali stati su pratiche aperte P3 modificare pratiche con registrazioni contabili bloccate P4 modificare pratiche con e/c o fatture P5 creare/modificare/cancellare pratiche nel periodo consolidato P6 modificare il cliente su pratiche con fatture, e/c o incassi registrati P7 modificare pratiche con incassi P8 modificare il cliente su pratiche con scadenze cedute P9 modificare servizi/biglietti con e/c o fatture ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- D1 modificare documenti incassati ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- C1 creare/modificare/cancellare registrazioni contabili nel periodo consolidato C2 manutenzione progressivi iva ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- T1 modificare prenotazioni fatturate T2 forzare i controlli su durata minima e giorni check-in T3 conferma disponibilita' in richiesta T4 modificare pratiche generate da prenotazioni tour operator T5 eliminare righe dalle prenotazioni T6 superare il massimo sulle partenze dei pacchetti ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- F1 accedere alle vendite di altre filiali ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Per impedire che un utente esegue le seguenti operazioni, inserire invece questi codici: CODICE/OPERAZIONE ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- S1 stampa pratiche S2 stampa statistiche

eeeeeeeeAAggeeeeeeeennccyy SSttaattiissttiicchhee


Introduzione

Il modulo Statistiche di eAgency rappresenta un utile strumento per risolvere le problematiche tipiche di agenzie che vogliono tenere sotto controllo l'andamento delle vendite. La gestione delle statistiche è integrata alla gestione delle pratiche di biglietteria e di turismo. L'elaborazione dei dati per ottenere il calcolo delle statistiche si basa sulla impostazione di alcuni criteri di selezione, che l'utente può liberamente comporre, e che indicano alla procedura il modo con cui selezionare i dati presenti negli archivi delle pratiche e in che maniera stamparli. Infatti occorre indicare alla procedura attraverso quali campi ordinare la stampa e i tipi di pratica che devono essere presi in considerazione. La procedura, basandosi sui criteri impostati, genera dalle pratiche un archivio statistiche; da questo archivio è possibile ottenere diversi tipi di stampe. Il modulo Statistiche ha il seguente Menù, ogni voce verrà dettagliatamente descritta nel rispettivo paragrafo.

14.1 ��Modulo Statistiche



�� Nozioni sulle Statistiche

Le statistiche sulle pratiche consistono in stampe che attraverso diverse selezioni permettono di ottenere significativi totali sulle vendite effettuate. Rappresentano uno o più modi diversi di "vedere" le pratiche che sono state trattate e di mettere a confronto periodi diversi di esercizio. La base di partenza sono gli archivi delle pratiche di biglietteria e turismo. Questi dati, attraverso il modulo statistiche, possono essere accorpati per tipo di pratica e disposti, in fase di stampa, in più livelli di dettaglio. Si possono stampare tabulati statistici di vario tipo. Ci si rende subito conto che a seconda dell'agenzia questi dati assumono un valore di importanza diverso, quindi è indispensabile che l'operatore possa personalizzare a piacimento queste elaborazioni per poter ottenere dei risultati significativi per la gestione delle proprie vendite (vedere utilizzo criteri).



�� Operazioni Preliminari

Il modulo Statistiche opera su un archivio temporaneo ottenuto dalle pratiche: legge le pratiche considerando solo i tipi indicati nei criteri di selezione, e permette, partendo dal temporaneo, di stampare diversi tabulati; l'operazione di scarico statistiche permette di cancellare tutto o parte dell'archivio generato. In fase preliminare occorre quindi impostare i criteri di selezione che si vogliono utilizzare, successivamente si può generare l'archivio statistiche e quindi stampare le statistiche. La generazione dell'archivio statistiche può essere effettuata più volte, la procedura propone come data di inizio generazione quella successiva all'ultima generazione fatta, e come data di fine la data del giorno. L'operatore può rigenerare un periodo già generato oppure partire dall'ultima data considerata. Nel primo caso la procedura cancella i dati preesistenti, compatta l'archivio e scrive l'archivio statistiche; nel secondo caso i dati generati si vanno ad aggiungere a quelli precedenti. Quindi se in un momento successivo alla generazione si variano o si inseriscono nuove pratiche nel periodo già elaborato, occorre generare nuovamente l'archivio statistiche.

Impostazione Criteri di selezione

Generazione archivio Statistiche fino ad una certa data

Stampa Statistiche Utilizzando i criteri impostati



�� Criteri di Selezione

Cliccando su questa voce del menù accediamo alla seguente maschera di inserimento:

Questa maschera permette l’inserimento dei criteri secondo i quali devono essere rielaborate le pratiche per fornire le diverse statistiche. •• Codice Caricando un nuovo codice (F4) il programma chiede l’inserimento di un codice alfanumerico (massimo di 6 caratteri) e successivamente la descrizione di tale criterio. E’ quindi possibile accedere alla selezione del tipo di pratiche che dovranno quindi essere rielaborate.

Fig. 115 – Criteri di Selezione



• Raggruppa per Cliccando sui bottoni inizializzati alla voce “(Nessuno)” si apre il seguente menù:

Per selezionare una delle voci di questo menù sarà sufficiente premere F9 sul campo Raggruppa per e selezionare il codice di raggruppamento desiderato.

Fig. 116 – Criteri di Selezione



Tale selezione fa sì che le pratiche vengano prima di tutto raggruppate in base a questa indicazione (ad es. per Cliente). Selezionando un’ulteriore voce sul bottone successivo, ad esempio “Operatore”, all’interno del primo raggruppamento (seguendo l’esempio, Cliente) avremo un ulteriore suddivisione in base a tale voce (nell’esempio per Operatore).

• Analisi per Questo check indica se la selezione delle pratiche, in fase di stampa, deve essere effettuata per Data Pratica o Data Partenza o Data Ritorno o Data Emissione. • Importi da Stampare (max 2) Attraverso questi flag è possibile indicare quali dati devono essere stampati. Si possono stampare al massimo due importi. Num. Pratiche e Num. Giorni sono selezionabili solo se il criterio prevede la selezione delle sole pratiche di turismo; viceversa, il numero segmenti sarà selezionabile solo nel caso in cui il criterio preveda il filtro per le sole pratiche di biglietteria.

• Selezioni Questi flag permettono di indicare quali pratiche devono essere elaborate in fase di stampa: ad esempio solo le pratiche di turismo o solo le pratiche di biglietteria con biglietti internazionali Nel caso si attivi il flag “Biglietteria” è possibile attivare quello di “Compresi in quota” per includere anche biglietti compresi in quota, e/o selezionarne la tipologia. • Tipo Il primo menù permette di scegliere se elaborare solo le pratiche con pacchetti, o solo quelle con servizi o entrambe. Il secondo menù permette di scegliere se elaborare pratiche di Intermediazione, 74 ter o Singoli Servizi. Se l’utente vuole elaborare tutti i tipi di pratica dovrà impostare la voce Tipo servizi…(impostata di default). Il terzo menù permette di scegliere la territorialità di pratiche da elaborare. L’utente può quindi scegliere le pratiche CEE, Fuori CEE, Miste. Selezionando la voce Territorialità… (impostata di defalt) vengono elaborate tutte le pratiche. • Stato Pratica Per selezionare lo stato delle pratiche che si vogliono elaborare è necessario attivare i flag corrispondenti.

E’obbligatorio scegliere almeno un primo criterio di raggruppamento.



�� Generazione Statistiche


E’ necessario indicare l’intervallo temporale che comprende le pratiche da elaborare. Tale operazione crea un archivio che viene utilizzato dal programma di stampa.

Il paragrafo Data Warehouse, potrà essere compilato solo da chi ha il modulo Data Warehouse (Eagle) abilitato.

Fig. 117 – Generazione Statistiche

è quindi necessario lanciare la generazione ogni volta che le pratiche vengono modificate o quando vengono inserite nuove pratiche dato che la stampa delle statistiche non lavora direttamente sugli archivi delle pratiche ma sull’archivio che viene creato con questa operazione.



�� Stampa Statistiche

Cliccando sul questa voce del menù si apre la seguente maschera:

• Criterio Nella prima pagina è necessario inserire un criterio di selezione, da scegliere tra quelli precedentemente inseriti in archivio. Date Nelle sei caselle è possibile indicare fino a tre raggruppamenti di intervalli temporali che permettono la suddivisione e quindi il confronto, in stampa, in base a tali date. Le date saranno relative all’emissione pratica, alla partenza o al ritorno, come indicato dalla descrizione adiacente, secondo quanto indicato nell’inserimento del criterio prescelto.

• Selezioni Nella parte inferiore della maschera troviamo una parte dedicata ad altre selezioni, che proseguono anche a pag. 2 e pag. 3. Qui è possibile specificare ulteriormente quali pratiche devono essere elaborate, ad esempio quelle di un singolo cliente o per un certo vettore (pag. 2) o quelle fatte da un certo operatore (pag. 3). Confermando con F10 è possibile visualizzare e/o stampare l’elaborato.

Fig. 118 – Stampa Statistiche – Selezioni 1



La pagina 2 e la pagina 3 offrono la possibilità di effettuare le seguenti selezioni:




• <Grafico> Cliccando su questo bottone è possibile stampare il grafico del risultato della stampa.

• <Excel> Cliccando su questo bottone sarà possibile visualizzare il risultato della stampa direttamente su excel.


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�� Scarico


Attraverso questa maschera l'operatore può decidere di azzerare tutto o parte dell'archivio per liberare spazio su disco o per eliminare dati già esaminati e non più significativi. A tale operazione si può ricorrere anche quando la generazione effettuata comprende un periodo più ampio di quello che si vuole analizzare. In fase di scarico eAgency provvede in automatico alla compattazione dell'archivio (eliminazione fisica dei dati scaricati). Si raccomanda all'operatore di accertarsi che i dati statistici che si vogliono eliminare siano effettivamente inutili o che al limite sia possibile rigenerarli dagli archivi delle pratiche.

Fig. 121 Scarico Statistiche



�� Prima Nota

La gestione di prima nota di eAgency è sostanzialmente identica a quella standard, con l’eccezione delle installazioni in cui è previsto il modulo Contabilità per Filiale. In tali installazioni nella maschera di imputazione di prima nota è presente l’identificativo della filiale cui si riferisce la scrittura contabile.

Fig. 125 -Prima Nota Se la prima nota viene generata importando le pratiche dalle filiali, il campo risulterà valorizzato sulla base del codice attribuito presso la filiale. Se si sta immettendo una scrittura manuale, si dovrà invece attribuire il codice della filiale cui si riferisce la scrittura stessa. • Filiale

Codice della Filiale cui si riferisce il movimento in oggetto. Viene ripetuta in automatico su tutte le righe del movimento. Premendo il tasto F9 in fondo ad ogni riga di prima nota (Dati aggiuntivi di riga) è possibile variare la filiale da una riga in avanti.

15.1 �� Contabilità



Inoltre, dalla stessa maschera “Dati Aggiuntivi” è possibile inserire la “Data Diversa Pagamento” per permettere di calcolare correttamente le partite in caso di pagamento per data diversa (se non ancora valorizzata viene richiesta alla conferma della registrazione).

Se installato il modulo IVA 74-ter e nella tabella Parametri 74 ter è stata abilitata la Competenza Iva dei Corrispettivi entro il Mese Successivo, ed eventualmente anche il Posticipo a Fine Mese, in fase di registrazione di un movimento relativo a Corrispettivi 74-ter, la data di Competenza IVA verrà calcolata e proposta all’operatore in modo automatico, con possibilità di variazione, determinata sulla base della data di registrazione del movimento. Ricordiamo inoltre la possibilità gestita dal modulo IVA 74-ter di imputare registrazioni Iva di Vendita per i Corrispondenti (Tour Operator, Compagnie Aeree, etc.), sia a figure di Fornitore che di Cliente. In questi casi potrà essere codificata una sola anagrafica Fornitore da utilizzare anche nelle registrazioni delle Fatture Attive emesse nei confronti del Corrispondente, o delle Autofatture ricevute. Si avrà quindi una posizione contabile unica accesa al Corrispondente, con il quale maturano sia partite Dare che partite Avere.



• Costi

In tale dialogo è possibile associare, in fase di registrazione della fattura di acquisto, i costi effettivi da associare alla pratica. E’ possibile cercare le pratiche anche su più anni contemporaneamente e per nominativo anche parziale; é possibile riordinare le pratiche anche per cliente, intestatario, partenza. Dall’elenco costi pratiche é possibile aprire la pratica su cui si è posizionati premendo F9 (NB: eventuali modifiche alla pratica non vengono riportate automaticamente nell’elenco). • Pagamenti

In tale dialogo è possibile associare, in fase di registrazione del movimento, il pagamento alla pratica. E’ possibile cercare le pratiche anche su più anni contemporaneamente e per nominativo anche parziale; é possibile riordinare le pratiche anche per cliente, intestatario, partenza.



�� Modulo IVA 74-ter

Introduzione

Il modulo IVA 74-ter, integrandosi direttamente con il modulo Contabilità di Ad Hoc, consente di gestire le problematiche dettate dalle particolari disposizioni normative previste per le Agenzie di Viaggi e Turismo dal D.M. 30 luglio 1999 n. 340, in vigore dal 1° novembre 1999, che ha regolamentato quanto previsto dall’articolo 74 ter del D.P.R. 633/72 e succ. mod. La normativa prevede la tenuta di registri Iva particolari (oltre al normale Registro Acquisti e Vendite per i beni e servizi non a diretto vantaggio del cliente) in relazione alla peculiarità delle norme impositive cui sono soggette le Agenzie che effettuano operazioni rientranti nel regime 74 ter: Registro Corrispettivi art. 74 ter, nel quale devono essere distintamente annotati i corrispettivi distinguendoli in: • corrispettivi imponibili (per viaggi effettuati interamente nella CEE) • corrispettivi non imponibili (per viaggi effettuati fuori CEE) • corrispettivi misti (prestazioni eseguite parte all’interno e parte fuori della CEE) Registro degli Acquisti art. 74 ter, in esso vanno annotati, al lordo dell’Iva, gli acquisti distinguendoli in: • acquisti per prestazioni interamente CEE • acquisti per prestazioni interamente fuori CEE • acquisti per prestazioni miste, con distinzione della parte CEE e della parte fuori

CEE. Liquidazioni e Versamenti Periodici: è previsto un particolare procedimento di liquidazione dell’Iva, che prende il nome di Deduzione Base da Base, attraverso il quale viene determinato l’importo Iva a Debito art. 74 ter ovvero il Credito di Costo. Il modulo IVA 74-ter gestisce in modo completamente trasparente, senza alcun aggravio di lavoro per l’utente, tutta la problematica esposta, producendo i Registri Iva specifici e le Liquidazioni Periodiche ed Annuale, secondo lo schema previsto dalla normativa.



�� Operazioni preliminari

Per il corretto utilizzo del modulo IVA 74-ter non sono richieste particolari operazioni, se non l’attivazione dell’omonimo check nella tabella Parametri generali, l’adeguata valorizzazione dei dati previsti nella pagina Parametri della tabella Dati IVA art.74-ter, e l’indicazione dell’eventuale Credito di Costo nella relativa pagina della stessa tabella.

�� Parametri Generali

Da Archivi – Parametri si accede alla maschera dei parametri generali dove deve essere indicata la gestione del regime iva 74ter.

Fig. 126 - Parametri

Per i dettagli riguardo alla corretta valorizzazione dei Parametri 74-ter rimandiamo alla consultazione della relativa sezione in questo capitolo.



�� Dati IVA Art. 74 ter

Dal menù Archivi-Progressivi si accede alla tabella Dati IVA art. 74 ter, dove sono presenti i dati relativi al Credito di Costo Inizio Anno e Periodo Precedente. I dati vengono aggiornati dopo la stampa definitiva della Denuncia Iva. La sezione Dati relativi all’anno solare, si presenta nel modo seguente:

L’eventuale Credito di Costo dell’anno precedente, per poter essere considerato nella prima liquidazione Iva dell’anno, deve essere riportato anche nel campo Credito di Costo Periodo Precedente.



Passiamo ad esaminare i dati richiesti nella sezione Registri 74-ter: • Primo Registro Corrispettivi

Numero di registro Iva utilizzato per la registrazione dei Corrispettivi 74-ter. Dovrà essere posta attenzione a non utilizzare lo stesso numero di registro inserito nelle causali contabili relative ad operazioni con Iva ordinaria. Per esempio, se nell’emissione di una fattura di commissione viene utilizzata una causale contabile che coinvolge il registro Iva Vendite 1, al Registro Corrispettivi 74-ter potrà essere attribuito il sezionale 2. Tale numero dovrà essere quindi indicato sulla causale contabile utilizzata per la registrazione dei Corrispettivi 74-ter. • Secondo Registro Corrispettivi

Numero di un’eventuale secondo registro Iva utilizzato per la registrazione dei Corrispettivi 74-ter. Valgono le stesse osservazioni fatte per il primo registro corrispettivi. • Registro Acquisti

Numero di registro Iva utilizzato per la registrazione degli Acquisti 74-ter. Valgono le stesse osservazioni fatte per il registro corrispettivi: dovrà essere utilizzato un numero di registro diverso da quello attribuito agli acquisti ordinari. Il numero di registro indicato, in questo campo, deve essere lo stesso di quello indicato nella causale contabile utilizzata per la registrazione degli Acquisti 74-ter. Codici IVA

• Operazioni CEE

Indicare il Codice Iva utilizzato per la registrazione delle Operazioni Interamente CEE. • Operazioni Fuori CEE

Indicare il Codice Iva utilizzato per la registrazione delle Operazioni Interamente Fuori CEE. • Operazioni Miste CEE

Indicare il Codice Iva utilizzato per la registrazione delle Operazioni Miste CEE. • Acquisti Misti CEE

Indicare il Codice Iva utilizzato per la registrazione degli Acquisti Misti per la parte CEE. • Acquisti Fuori CEE

Indicare il Codice Iva utilizzato per la registrazione degli Acquisti Misti per la parte Fuori CEE. • Aliquota Ordinaria

Indicare il Codice Iva relativo all’Aliquota Iva ordinaria.



Opzione Calcolo Competenza IVA Corrispettivi 74-ter

• Entro il Mese Successivo

Se attivo l’agenzia intende avvalersi della possibilità di posticipare la Competenza Iva per i Corrispettivi, entro il mese successivo dalla data in cui le operazioni si considerano effettuate (data minore tra il saldo della pratica e la partenza del cliente). • Posticipo a Fine Mese

La valorizzazione di questo campo viene considerata solo se il campo precedente risulta attivo. Attivarlo se si intende utilizzare la possibilità di posticipare alla fine del mese successivo la competenza Iva per i Corrispettivi 74-ter. Se non attivo la competenza iva verrà determinata a 30 giorni dalla data della loro registrazione, senza posticipo a fine mese.

�� Registri Iva

Alla stampa dei registri IVA si accede dal menù Contabilità – Operazioni Periodiche – Registri IVA. Per i Registri Iva 74-ter è stata prevista, come per gli altri registri standard di Ad Hoc, la possibilità di selezionare in modo alternativo la stampa del riferimento al libro giornale, della data di registrazione o di entrambi i dati. Nel caso del registro Corrispettivi 74-ter, selezionando la stampa della data registrazione ed avendo attivato il campo Competenza IVA Corrispettivi entro il Mese Successivo nella tabella Parametri 74 ter, verrà riportata sul registro la data di Competenza Iva attribuita al movimento.

Fig. 129 – Stampa Registri IVA



• Accesso condiviso

Consente la stampa dei registri nonostante altri utenti stiano utilizzando il file di prima nota. Questo ovviamente nel caso in cui si è sicuri che i registri che si sta stampando non siano più oggetto di modifica, infatti, come verrà visualizzato con un messaggio a video appena verrà attivato questo flag, qualsiasi modifica fatta al momento della stampa non verrà riportata. • Seconda Ragione Sociale

Se attivo, verrà stampato anche il secondo campo di ragione sociale presente nell’anagrafica clienti/fornitori. • Numerazione pagine/Anno/Da pagina

Permette di stampare contemporaneamente alla stampa del registro anche i dati dell’azienda leggendoli da Contabilità->Contabilità Servizi->Numerazione pagine. Inoltre abilita i due campi sottostanti che permettono anche la numerazione delle pagine a partire da quella indicata nel campo Da pagina. • Consolidamento Registrazioni IVA

Una volta stampati i registri in definitivo le registrazioni rientranti nel periodo stampato non potranno più essere modificate. Se anche nel caso di Simulazione si desidera bloccare l’accesso alle registrazioni stampate è sufficiente compilare il campo data fino al e cliccare su Blocca. La data verrà memorizzata nel parametro di Front Office DCONSIV

Per i dettagli riguardanti le date di consolidamento rimandiamo alla consultazione della relativa sezione nel capitolo Parametri.



�� Liquidazione Iva

eAgency permette di stampare la liquidazione IVA 74-ter secondo la forma prevista dalla legge. Si accede alla stampa della Liquidazione IVA dal menù Contabilità – Operazioni Periodiche – Liquidazione IVA.

• Regime IVA 74 ter

Elabora anche l’eventuale debito/credito 74ter elaborando le registrazione in base ai dati letti nella tabella Parametri 74ter. Se attivato nei Parametri generali viene già proposto di default. • Tipo Denuncia Se viene indicato “Normale” la stampa sarà effettuata in definitiva, mentre se viene indicato “Simulata” sarà possibile visualizzarla/stamparla più volte per effettuare i controlli • Numerazione pagine - Tipo Registro/Numero/Da pagina

Valgono le indicazioni date per il medesimo campo presente nei Registri Iva. In più viene richiesto su quale registro deve essere stampata la liquidazione. Nel campo “Tipo registro”, dobbiamo indicare su quale registro deve essere stampata la liquidazione.

Fig. 130 – Stampa Liquidazione IVA



• Consolidamento Registrazioni IVA

Valgono le indicazioni date per il medesimo campo presente nei Registri Iva. La seconda pagina si presenta nel modo seguente:

Fig. 131 – Stampa Liquidazione IVA

• Credito di Costo Precedente

In questo campo viene visualizzato, con possibilità di variazione, il valore dell’eventuale Credito di Costo 74-ter, riferito al periodo precedente, presente nella tabella Altri Dati IVA art.74 ter. • Credito Periodo Precedente:

In questo campo viene visualizzato l’eventuale Credito Iva ordinaria risultante dalla liquidazione precedente, letto dalla maschera Altri dati iva; comunque variabile.

• Credito Iva Compensabile

Viene visualizzato il credito Iva di inizio anno, anche in questo caso viene presentato di default il credito residuo risultante dalla maschera Altri dati iva. E’ possibile decidere come utilizzarlo nella liquidazione che si sta stampando: - Non utilizzare: il credito non viene preso in considerazione e viene presentato

sempre come credito iva compensabile nel periodo successivo; - Solo necessario: viene utilizzato solo nel caso in cui si presenti un debito iva e

solo per l’importo del debito; il residuo viene presentato nel periodo successivo sempre come credito iva compensabile;



- Importo specificato: possiamo indicare l’importo da portare in detrazione dell’eventuale debito o ad aumento dell’eventuale credito; nel caso di stampa del primo periodo dell’anno può essere utilizzato nel caso il credito debba essere utilizzato interamente nell’iva. In questo modo infatti anche se si ha un credito il totale viene riportato in automatico nei mesi successivi come credito iva periodo precedente.



�� Generazione Fatture

Cliccando su questa voce del menù si accede alla seguente finestra:

Fig. 132 – Generazione Fatture Questa maschera permette di generare Fatture 74-ter, Fatture Singoli Servizi, Fatture per Diritti, Ricevute Fiscali per diritti e Fatture di Biglietteria per più pratiche in modo automatico. La scelta del tipo di documento da generare deve essere effettuata selezionando la corrispondente voce nel menù Fatture da emettere.

16.1 ��Fatturazione



Una volta selezionato il tipo di documento si può accedere ai seguenti campi: • Primo Numero Fattura In automatico, il programma, propone la numerazione progressiva del documento scelto, secondo la parte alfanumerica inserita, o proposta se valorizzato il parametro corrispondente. • Emissione in Data Indica la data con cui devono essere emesse le fatture. In automatico, il programma, propone la data di lavoro. • Minore tra Partenza e saldo Nel caso di fatture 74-ter si attiva automaticamente. In questo modo non verrà considerata la data di lavoro inserita, ma le fatture verranno emesse con la data minore tra la data di partenza e la data di saldo pratica. Nel caso in cui sia già stata emessa una fattura con numero minore e data successiva alla minore delle due date di cui si è detto la fattura verrà emessa con la prima data fatturabile più vicina a quella effettiva. Un esempio può aiutare a capire meglio questa procedura: Numero di Fattura da emettere: 6/F7 Data Partenza: 01/09/2011 Data Saldo: 20/09/2011 In una situazione di questo tipo il programma emette la fattura in data 01/09/2011. Se è stata emessa una fattura, ad esempio la n. 5/F7, in data 5/09/2011 il programma emetterà la fattura n. 6/F7 con data 05/09/2011. Nel caso di Singoli servizi, fatture diritti o ricevute fiscali, può comunque essere attivata manualmente. In questi casi verrà presa in considerazione la data del saldo, se presente, altrimenti nella data inserita nel campo Data emissione. • Solo Acconti Questo flag può essere attivato solo se non è attivo il flag per data partenza/saldo e solo se non sono selezionate le fatture 74ter. Se attiva le fatture verranno emesse in data acconto, se presente, altrimenti nella data inserita nel campo Data emissione. • Genera fino a data Indica la data entro la quale devono essere generate le fatture; in automatico il programma propone come data la fine del mese delle fatture da generare (ad es. se come data emissione è stato scritto 28/09/04 la data entro la quale generare le fatture sarà in automatico 30/09/04). • Includi fatture non significative Attivando questa opzione è possibile generare anche le fatture con saldo a zero. • Stampa ordinata per codice cliente Attivando questa opzione è possibile stampare le fatture ordinandole per codice cliente.



Nella seconda parte della maschera si accede ai campi che permettono di selezionare il range di pratiche che deve essere elaborato. E’ possibile individuare le pratiche secondo i seguenti campi: • Da Pratica – a Pratica Indicano rispettivamente il numero della prima e dell’ultima pratica da elaborare • Da Data – a Data Indicano rispettivamente la data della prima e dell’ultima pratica da elaborare • Con Partenza Dal – al Inserendo le date in questi campi verranno elaborate solo le pratiche con data partenza compresa nel range indicato. • Solo Pratiche Saldate Se questo flag è attivo verranno elaborate solo le pratiche con saldo zero. • Solo Pratiche Chiuse o Consolidate Se questo flag è attivo verranno elaborate solo le pratiche il cui stato risulta Chiuso o Consolidato. • Escludi pratiche Sospese Viene presentato di default attivo. Esclude le pratiche con stato sospese, preventivo, opzione e gruppi. • Cliente Se specificato, verranno elaborate solo le pratiche di questo cliente. • Gruppo Se specificato, verranno elaborate solo le pratiche di questo gruppo. • Filiale Per elaborare solo le pratiche di una determinata filiale è necessario attivare il flag relativo ed indicare nel campo adiacente il codice della filiale. • Da Commessa – a Commessa Questa selezione permette di elaborare solo le pratiche con commessa compresa nel range indicato.



La finestra che si presenta dopo aver confermato la Generazione Fatture Pratiche è la seguente:

Fig. 133 – Fatture da generare

Da questa finestra è possibile deselezionare le pratiche di cui non si vuole generare la fattura disattivando il flag in corrispondenza della riga interessata. Confermando la videata viene chiesto se si vuol procedere con la stampa. In ogni caso le fatture vengono memorizzate e contabilizzate. Possono essere quindi riprese per annullarle o ristamparle dalle pratiche, all’interno dei documenti emessi nel bottone Documenti.



Per gestire il rischio clienti è necessario attivare il flag “Controlla il Rischio” nella pagina “Pratiche-Rischi” del relativo cliente.

Fig. 134 – Clienti

Una volta attivato tale flag è possibile cliccare sul bottone Rischio accedendo alla seguente maschera

17.1 ��Gestione del rischio clienti



Fig. 135 – Rischio Cliente

e quindi assegnare un determinato fido al cliente. Per confermare premere F10. La voce “Rischio Cliente” viene incrementato automaticamente ogni volta che viene aperta una pratica (di qualsiasi tipologia, indipendentemente dai documenti emessi) per quel cliente o quando le quote della pratica vengono contabilizzate sul quel cliente. All’aumentare del rischio cliente diminuisce il fido disponibile. Quando vengono emessi documenti manualmente, intestati ai clienti dei quali si gestisce il rischio, o effettuate registrazioni di prima nota manuali, il rischio cliente e il fido disponibile non vengono aggiornati automaticamente; è necessario cliccare sul bottone <Calcoli> per aggiornare i due valori. Automaticamente in “Documenti da Contabilizzare” verrà visualizzato l’importo dei documenti emessi. Quando il documento viene contabilizzato l’importo andrà ad incrementare il valore delle partite aperte. Quando si generano effetti, a fronte di documenti precedentemente emessi, cliccando sul bottone <Calcoli>, il valore di tali effetti verrà sottratto dalla voce “Documenti da contabilizzare” per essere visualizzato in “Effetti in Scadenza”. Con la contabilizzazione di tali effetti si rileverà una diminuzione del Rischio Cliente. Qualora si contabilizzi un documento a fronte del quale sono stati emessi effetti, questi non compariranno più tra gli effetti in scadenza e il valore del documento andrà ad incrementare il valore delle partite aperte. Gli effetti vengono visualizzati negli “Effetti Scaduti” quando sono scaduti da un numero di giorni minore o uguale a quello impostato in “Parametri Generali” in corrispondenza della voce “Num. Giorni Tolleranza Effetti Scaduti”.



Fig. 136 – Parametri

Tutte le volte che si apre una pratica o che si emette un documento per un cliente che ha superato il limite di fido accordato, il programma presenta un messaggio che avverte di tale situazione. Il messaggio che viene visualizzato è il seguente:

Il messaggio avverte solo l’utente della situazione in essere ma non impedisce di proseguire con l’operazione. Tale messaggio non viene visualizzato durante la cattura da GDS. In questo caso il programma inserisce nel file di log l’indicazione dei clienti per i quali è stata creata una pratica e che hanno superato il fido disponibile; inoltre viene inviato un messaggio e-post di avvertimento a tutti gli utenti indicati nel parametro UTEGDSRIS. Gli utenti devono essere specificati consecutivamente nel “Valore” del parametro nello stesso modo in cui sono memorizzati nella tabella “Profilo Utenti” (quindi con il codice di 4 caratteri).



Fig. 137 – Parametri Il programma invia il messaggio al primo utente, tra quelli indicati, che sta lavorando in eAgency; se tutti sono fuori dal programma, il messaggio verrà inviato a tutti gli utenti indicati nel parametro. Al bottone <Rischio> si accede anche dal bottone <Altri Dati> della pratica, e dal bottone <Cli/For> dei documenti di vendita. E’ possibile aggiornare la situazione di più clienti contemporaneamente dal menù Fatturazione – Gestione Rischio Clienti cliccando sulla voce “Elaborazione Rischio” accedendo alla seguente maschera:

Fig. 138 – Elaborazione rischio



Dal menù Gestione Rischio Clienti è possibile anche cliccare sulla voce “Stampa Rischio” per stampare la situazione del vari clienti.

Fig. 139 – Stampa rischio Attraverso tale maschera è possibile anche scegliere se stampare solo i clienti che hanno un certo fido, specificandolo nella voce corrispondente, o che hanno il campo rischio maggiore di 0 (impostando il relativo flag), per importo di rischio s’intende l’importo di fido già utilizzato; es. viene concesso un fido di € 1000, ma il cliente ha una pratica aperta per € 100, quindi il suo rischio è € 100. E’ inoltre possibile stampare solo i clienti appartenenti ad una certa Nazione, Zona o Cat. Commerciale. Infine è possibile scegliere se ordinare la stampa per codice cliente o per ragione sociale. Senza selezioni particolari verranno stampati tutti i clienti per i quali è stato attivato il flag di “Controlla Rischio” nella relativa anagrafica.

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