Kurzprofil

Kontakt SoftMate GmbH Intelligent Software Solutions

Hedelfinger Str. 60

70327 Stuttgart

Tel.: +49 (0)711 85977-0

Fax: +49 (0)711 85977-22

E-Mail: info@softmate.de

URL: http://www.softmate.de

Unternehmensziele Intelligent Software Solutions…

ist nicht nur ein Zusatz in unserem Firmennamen - es ist unser erklärtes Ziel.

Die optimale Lösung von Problemen unserer Kunden steht im Mittelpunkt

unseres Handelns. Wir bieten unseren Kunden alles, was sie von einem

erstklassigen Dienstleister erwarten dürfen. Von der Geschäftsprozess-

Beratung, über Konzeption und Realisierung einer individuellen

Problemlösung bis zur Produkteinführung, Schulung und der laufenden

Betreuung bieten wir jederzeit moderne, investitionssichere

Dienstleistungen. Lösungen aus einer Hand.

Profil SoftMate ist auf die individuelle softwaretechnische Unterstützung von

Geschäftsprozessen in den Bereichen Administration, Produktion,

Lagerwirtschaft, Qualitätssicherung, Rechnungswesen und Controlling

spezialisiert. Ein besonderer Schwerpunkt von SoftMate ist die

Prozesssteuerung und Prozessdokumentation sowie die Verarbeitung der

dabei anfallenden Daten und Dokumente.

Über 1000 erfolgreiche Projekte mit DMS Einführung, Rechnungseingangs-

lösungen, elektronischen Akten, Mailarchivierung und natürlich ERP

Schnittstellen wurden realisiert. SoftMate hat zahlreiche Standard-

Schnittstellen zu ELO für ERP Systeme wie z. B. SAP, Nav, DS Dynamics,

Sage, abas, Sharepoint, BaaN, oder auch CRM Systemen wie Sage CRM und

genesisWorld entwickelt und vertreibt diese selbst und über andere ELO

Business-Partner. Besonders hervorzuheben ist unsere Kompetenz für

Lösungen im SAP Umfeld.

Kunden Namhafte Kunden wie beispielsweise Aramark, Behr, Berchtold, Celesio,

Daimler, Fuchs Petrolub, GDF Suez, Gemüsering, Haniel, Huba Control,

MAN, Maquet, Schöck, STIHL und viele Andere setzen bereits auf die

bewährte Beratung von SoftMate und unsere Lösungen mit ELO.

Facts Gründung 1984.

Ältester ELO Business-Partner seit 1995, Microsoft Gold Partner ISV

Über 1000 DMS Projekte erfolgreich implementiert, z.T. weltweit

Über 40 Mitarbeiter

Standorte in Stuttgart und Mannheim

Projekte weltweit

Referenzen

Damit Sie sich ein Bild über die Leistungsfähigkeit von SoftMate machen können, stellen wir Ihnen

nachfolgend einige mit ELOprofessional und ELOenterprise realisierte Referenzprojekte vor. Sollten

Sie zu einzelnen Projekten Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Herrn Daniel Molnar,

dmolnar@softmate.de, Telefon 0711 85977-0.

Albstadtwerke GmbH

DMS-Lösung auf Basis von ELOprofessional mit Anbindung GIS-System mit Click&View,

Rechnungseingangsworkflow u. v. a.

Andreas STIHL AG & CO KG

Durch Anbindung von PAISY Peoplesoft (ADP) werden in Deutschland über 7.000 Personalakten

elektronisch geführt.

Apparatebau Crimmitschau

Automatische Archivierung aller Warenwirtschafts- und Buchhaltungsbelege mit der SoftMate

Schnittstelle ELO ArchiveLink for Sage Classic Line.

ARAMARK Holdings GmbH & Co. KG

Einführung von ELOprofessional für das Vertragsverwaltungs- inkl. Workflows und

Wiedervorlagemanagement.

ARAMARK Limited

DMS-Lösung auf Basis von ELOprofessional mit Vertragsmanagement (contract management) und

CRM-Integration mit Serverreplikation der Standorte Leeds und London. Nutzung des

Internetgateways.

bielomatik Leuze GmbH & Co.

Unternehmensweite DMS-Lösung mit tiefer Integration des ERP Systems BaaN. Automatisierte

Verarbeitung aller kaufmännischen Belege in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Service...

Sachbezogene E-Mailarchivierung zur Sicherstellung der steuerrechtlichen Anforderungen.

Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG

Automatisierte Erfassungslösung für Forschung und Entwicklung. Verwaltung von

Auftragsformularen und Analyse-Berichten.

Bookman GmbH

Umfassende DMS-Lösung für einen Buchhaltungsservice mit Integration DATEV-Fibu und mehrerer

Standorte unter Citrix.

BOSCH

Mit ELOprofessional behält die Konzern-Rechtsabteilung der Robert Bosch GmbH den Überblick im

Dokumentendschungel. Die IT-Unternehmenslösung wurde schnell und maßgeschneidert

umgesetzt. Informationen stehen jetzt auf Mausklick und ortsunabhängig zur Verfügung.

Zugriffsrechte sind transparent und sichern das Qualitätsmanagement. Der E-Mailverkehr kann

vorgangsbezogen automatisiert archiviert und verschlagwortet werden. Durch gezielte

Suchmöglichkeiten sind Dokumente sofort auffindbar.

Die Lösung umfasst die Umsetzung von bewährten Arbeitsstrukturen in das ELO Archiv mit nahtloser

Anbindung an Microsoft Office. Zudem wurde ein ausgefeiltes Zugriffsrechtesystem konfiguriert

welches die hohen Complianceanforderungen, Datenschutzvorgaben und internationale rechtliche

Anforderungen erfüllt.

Celesio AG

Einführung DMS-Lösung für die Rechtsabteilung und weiterer Zentralfunktionen wie z. B. die

Pressestelle.

Corner Shop GmbH

Archivierungslösung auf Basis ELOoffice für eines der größten Internetportale für Uhren.

Cteam Consulting und Anlagenbau GmbH

Umfassende SAP-Integration mit Zeichnungsverwaltung.

Daimler AG

Beschaffungslösung im Bereich Nutzfahrzeuge. Prüfstandsdokumentation.

DeCeTe GmbH

Umfassende Workflowlösung unter Einbeziehung der SoftMate Schnittstelle ELO ArchiveLink for

Sage Office Line.

Esselte Leitz GmbH & Co KG

ELO SAP ArchiveLink für die Rechnungseingangsprüfung. Standortübergreifende Lösung für das

Shared Service Center in Warschau (Polen) und die zentrale Buchhaltung/Controlling in Stuttgart.

Flughafen Stuttgart GmbH

ELO Lösung zum Vertragsmanagement mit SAP-Integration.

Fuchs Lubritech GmbH

Umfangreiche DMS-Lösung mit Rechnungseingangslösung in Verbindung mit einer AS/400,

Vertragsmanagement, serverbasierter Lotus Notes Mailarchivierung u. v. a.

Fuchs Petrolub AG

Archivierungslösung mit dem ELO SAP ArchiveLink. Den Schwerpunkt bildet die

Eingangsrechnungsbearbeitung.

Fernwärme Ulm GmbH

Die Fernwärme Ulm betreut mit 200 Mitarbeitern über 16.000 Kunden. Für den Betrieb der

Kraftwerke ist eine Kraftwerksdokumentation auf Basis der führenden Systeme SAP PM und I-SU

erforderlich. Die Projektverwaltung dient sowohl der Durchführung von Bauarbeiten bis hin zu

Kraftwerksneubauten. ELOprofessional ist hierzu seit Jahren die richtige Basis.

ENGIE Deutschland AG

Unternehmensweite zentrale Posteingangslösung mit Workflow in 10 Geschäftsbereiche. Digitales

Zentralarchiv für die Rechtsabteilung. Automatisierung stand. Geschäftsprozesse.

Gemüsering Stuttgart GmbH

Rechenzentrumslösung mit ELOenterprise zur Anbindung der Wawi von Gromas und der Fibu von

ADDISON. Automatisierte Verwaltung, Massenbelegarchivierung, Zahlungskontrolle, Workflow.

Girrbach Süßwarendekor GmbH

Anbindung des ERP Sou.MatriXX mit digitalen Vorgangsakten für die Bereiche Marketing,

Qualitätssicherung, Key Account, Einkauf, Vertrieb und Produktion. Sachbezogene Mailarchivierung.

GOEKELER Messtechnik

Automatisierung von Verwaltungsabläufen in den Bereichen Einkauf und Qualitätssicherung. Einsatz

von Click&View zur Anbindung der ERP. Select Line.

Gretsch-Unitas GmbH

Digitale Personalakte. Unternehmensweite Verwaltung sämtlicher digitalisierter Personalakten.

GTÜ Gesellschaft für technische Überwachung GmbH

Einführung einer DMS-Lösung mit Realisierung eines Intranet Portals für Gutacher mit Freigabe und

Recherche ABE Genehmigungen. Digitale Personalakte.

Hermann Hagemeyer GmbH & Co. KG

Digitale Belegarchivierung eines stark wachsenden Modeunternehmens. Vollautomatische

Belegerkennung mit ELO DocXtractor. Workflow Belegkontrolle. DATEV Übergabe mit

Zahlungsdokumentation.

Handwerkskammer Region Stuttgart

Einführung einer ganzheitlichen ECM Lösung mit bidirektionaler Schnittstelle zur führenden

Verwaltungssoftware. Realisierung einer Partnerakte mit Vorgabe eines detaillierten Aktenplanes,

Integration des Rechnungswesens (Kasse) mit ein- und ausgehenden Belegen, Seminar- und

Schulungsverwaltung für Aus- und Weiterbildung.

Geschäftsbereichsübergreifendes Wissensmanagement: "Damit die Kammer weiß, was die Kammer

weiß."

Technik: ELOenterprise, Oracle, Linux, Windows Terminalserver, 2 Standorte.

Hattler & Sohn GmbH

Einführung eines DMS mit abas Anbindung. Rationalisierung von Verwaltungsabläufen in den

Bereichen Einkauf, Vertrieb, Produktion und Qualitätssicherung.

Heliotron Kerzen GmbH

Einführung ELOprofessional mit Anbindung der Sage Classic Line.

Hohenstein Laboratories worldwide

Schnelle und effiziente Rechnungsbearbeitung bei gleichzeitig mehr Transparenz und Prozess-

sicherheit haben die Hohenstein Institute mit ELOprofessional realisiert.

Honecker GmbH

Automatisierte Belegarchivierung und digitales Zentralarchiv für die Bereiche Einkauf, Vertrieb,

Qualitätssicherung und Produktion.

Huba Control AG

Unternehmensweite DMS-Lösung für die Standorte Schweiz, Deutschland, Frankreich, Groß-

Britannien und Niederlande. Anbindung unterschiedlicher ERP: M-HIS auf AS/400, P2 und Sage.

KACO New Energy

Unternehmensweite E-Mailarchivierung. Portallösung für QS Prozesse. Umfassende Konzeption für

automatisierte SAGE Office Line Belegarchivierung.

Langheck + Co.

Einführung einer umfassenden DMS-Lösung für die älteste Transparentfolienfabrik der Welt.

Produktion und Handel von der Aktenhülle bis zum Bucheinband.

MAHLE International GmbH worldwide

Rechnungseingang für SAP.

Maquet Getinge Group

FDA konforme DMS Projekte für Entwicklung, Qualitätssicherung und Dokumentation mit Workflow

für Ländergesellschaften in Deutschland, Frankreich und China.

Implementiert wurde u.a. standardisierte Lösungen für DHF und ECR unter Berücksichtigung von 21

CFR Part 11.

MEBI GmbH

Einführung einer unternehmensweiten DMS-Lösung mit einer umfangreichen Schnittstelle zu

proAlpha. Automatischer Import der Messprotokolle.

Modepark Röther

Digitale Belegarchivierung eines stark wachsenden Modeunternehmens. Warenwirtschaft HILTES

und Rechenzentrum. Workflow Belegkontrolle. DATEV Übergabe mit Zahlungsdokumentation.

ÖkoTex Zertifizierungsstelle

Automatisierte Verwaltung und Belegarchivierung mit digitaler Signatur der europaweit bekannten

Oekotex Zertifikate.

SOS Kinderdorf

Archivierungslösung für den Bereich EDV zur administrativen Unterstützung der Mitarbeiter. Für den

Bereich Marketing und Kommunikation. Einführung einer Bilddatenbank mit ELO.

Städtisches Leihamt Mannheim

Automatisierte Belegarchivierung mit Schnittstelle für das Warenwirtschaftssystem Varial.

Lösungsszenarien Vertragsmanagement

Lösungen für das Vertragsmanagement

Anhand von Anforderungen aus der Praxis ist eine hochinteressante Lösung auf Basis des

Dokumentenmanagementsystems ELOprofessional und ELOenterprise entstanden. Dieses

leistungsstarke Modul ist in vielen Bereichen einsetzbar. Ohne Einsatz eines Dokumenten-

managementsystems gehen viele Informationen verloren. Heute lassen sich viele Abläufe erheblich

rationeller gestalten.

Unsere DMS Lösung lässt sich problemlos in bestehende Systeme integrieren, egal ob ERP Systeme

wie z. B. Sage, BaaN, Navision oder SAP; CRM-Systeme oder individuelle Datenbankentwicklungen.

Übersichtliche Aktenstrukturen durch den elektronischen Leitz Ordner

In die Vertragsakte können jederzeit

Informationen aufgenommen werden. Beliebige

Dokumente, egal ob eingescannt, per E-Mail

erhalten oder aus der Textverarbeitung erzeugt,

lassen sich problemlos dem richtigen Register

automatisch zuordnen.

Mit der ELOprofessional Volltextfunktionalität

kann über beliebige Suchanfragen sogar nach

Inhalten der Dokumente recherchiert werden.

Vertragscontrolling - Schaffung von Transparenz

Welche Abteilung hat mit welchen Lieferanten Vereinbarungen getroffen? Für welche Geräte

existieren Wartungsverträge? Wie lange sind die Bindungsfristen bzw. wann sind die

nächstmöglichen Kündigungstermine?

Klassifizierung der Verträge z. B. in Dienst-, Werk-, Kauf-, Mietverträge usw.

Umfangreiche Reportingmöglichkeiten sowie die einfache Durchführung von ad-hoc Suchanfragen

sind als Basisfunktionalität enthalten.

Automatisierung

Automatische Ablage selbst erstellter Verträge z. B. aus Word heraus.

Versionierung der Verträge im Entwurfsstadium.

Originalverträge nach Gegenzeichnung automatisch im Archiv ablegen (Barcodemodul).

Ideal insbesondere im Bereich von Massenverträgen mit Endkunden.

Und umgekehrt automatische Erstellung von Annahmeschreiben und Kündigungen mit Vorlagen aus

dem Vertragsmanagement heraus. Effizienter geht’s nicht.

Workflow effizient einsetzen

Auch komplexe Freigabeszenarien lassen sich mit dem ELO Workflow einfach in den Griff bekommen.

Abläufe lassen sich sauber strukturieren (auch mit Eskalationsmanagement) und mit Blick auf den

Sarbanes Oxley Act automatisch dokumentieren.

Erfüllung rechtlicher Anforderungen

Mit ELO Vertragsmanagement erfüllen Sie deutsche und internationale Verpflichtungen zur

Risikoeinschätzung und Dokumentationspflicht. Dies sind u. a.:

Sarbanes Oxley – European Governance – Basel II

Organhaftung nach AktG, GmbHG, GenG - KonTraG – Lagebericht nach HGB.

Lösungen rund um ELO Workflow

ELO verfügt über eine voll integrierte, leistungsfähige Workflowkomponente. Workflows können

über eine grafische Oberfläche konfiguriert werden. In jedem Workflowknoten besteht die

Möglichkeit beliebige Applikationen anzusteuern und/oder Daten mit beliebigen Applikationen

auszutauschen.

ELO Workflow zur Belegfreigabe

Sachliche und rechnerische Genehmigung einer Rechnung.

Es besteht die Möglichkeit zu einer Buchungsvorerfassung. Diese kann während des Workflows von

berechtigten Nutzern geändert oder ergänzt werden. Nach Abschluss des Workflows werden die

vorerfassten Daten an das ERP System übergeben.

Die Daten können beliebig aufbereitet werden und stehen dann für jedes beliebige ERP System in der

gewünschten Form zur Verfügung.

Buchungsvorerfassung innerhalb ELO Workflow

ELO Workflow – FDA konforme Prozessdokumentation

Freigabe von Entwicklungsaufträgen. Generierte PDF Formulare können mit dem Adobe Reader

digital signiert werden. Nach erfolgter Freigabe werden Arbeitsanweisungen automatisch

aktualisiert. Dokumente werden automatisch in bestimmten Feldern gekennzeichnet.

Bereitstellung eines PDF Dokuments zur digitalen Unterschrift mittels Adobe PDF-Reader

ELO Workflow Urlaubsantrag

Nach erfolgter Genehmigung, ggf. mehrstufig, wird der Mitarbeiter als Ressource in MS Project

gesperrt.

ELO Workflow Vertragsprüfung

Wiederkehrende Vertragsprüfung zur Terminüberwachung. Auch komplexe Aufgabenstellungen

können abgebildet werden. Eine mehrstufige Überwachung von abhängigen Dokumenten wurde

umgesetzt, z. B. Genehmigung nur möglich wenn TÜV Bericht vorliegt.

ELO Workflow Bedarfsanforderung

ELO Workflow durchläuft abhängig von Eingaben im Bestellformular verschiedene Workflows.

Lösungsszenarien mit ELO und SAP

Indexdownload

In SAP einfach konfigurierbar, dadurch sinkt der Implementierungsaufwand. SAP Metadaten können

ELO Gruppenfelder als Metadaten zugeordnet werden. Ein Webservice auf ELO Seite ermöglicht die

Indexdatenzuordnung zum Zeitpunkt der SAP Archivierung in ELO.

Konsistenz Check

Report. Gibt es zu allen in SAP definierten Vorgängen ein Dokument im ELO Server?

Die Prüfung des Reports ist wichtiger Bestandteil der Verfahrensdokumentation.

Barcode Label Printer Software

Spätes Erfassen mit Übergabe einer definierten Barcodenummer, z. B. Buchungskreis+Jahr+Nummer

vorkonfiguriert für Dymo Label Printer 450.

Diese Version ist für eine lokale SAP GUI Installation, ab SAP ERP 4.7 vorgesehen.

Weitere Varianten für virtualisierte Clients, Webclients und CITRIX auf Anfrage.

Barcode Label als ELO Workflow Activator

Mit diesem Modul lässt sich jedes bereits im Dokumentenmanagementsystem ELO befindliche

Dokument mit SAP verbinden. Dazu wird aus SAP, statt dem Barcode Etikett, die Belegnummer direkt

an das gewünschte Dokument in ELO übergeben. Damit ist das Dokument in ELO direkt mit dem SAP

Business Objekt verbunden.

Mit diesem innovativen Konzept kann mit geringstem Konfigurationsaufwand von der

„späten Archivierung“ auf die „frühe Archivierung mit ELO Workflow“ umgestellt werden.

Vollautomatische Zuordnung von Dokumenten in ELO zu einem SAP Business Objekt

Webdienst, der anhand von Regeln in ELO vorhandener Dokumente automatisch einem SAP Objekt

z. B. Auftrag zuordnet.

Manuelle Zuordnung von Dokumenten aus der ELO Postbox oder aus dem ELO Archiv zu einem SAP

Objekt

Dokument wird in ELO markiert, klick auf ICON löst Aufruf unserer SAP Komponente aus. Dort kann

das SAP Objekt ausgewählt werden. Anschließend wird das markierte Dokument dem gewählten SAP

Objekt zugeordnet und kann direkt aus SAP heraus wieder angezeigt werden.

Manuelle Zuordnung direkt nach PDF Erzeugung zu einem SAP Objekt

Der Benutzer druckt mit dem PDF Printer ein beliebiges Dokument, danach wird unsere SAP

Komponente aufgerufen. Dort kann dann das SAP Objekt ausgewählt werden. Anschließend wird das

gedruckte PDF dem gewählten SAP Objekt zugeordnet und kann direkt aus SAP heraus wieder

angezeigt werden.

Foldermanagement mit ELO und SAP

Kunden- und Lieferantenakte, Equipmentakte, Projektakte, Materialakte

Durch die tiefe Integration von ELO in MS Office ergibt sich erhebliches Rationalisierungspotential in

den Verwaltungsabläufen.

In diesem Szenario wird ein Dokument, z. B. eine Bestellung aus SAP automatisch in ELO abgelegt.

Durch den Indexdownload aus SAP stehen sämtliche gewünschte Metadaten, z. B. Auftragsnummer,

Auftragsdatum, Lieferantenname etc. in ELO zur Recherche zur Verfügung. Bei der Ablage erstellt das

Dokument automatisch ein ELO Register zu dem Bestellvorgang.

Per Drag & Drop können beliebige Dokumente, u. a. natürlich E-Mails aus MS Outlook direkt zum

Bestellvorgang verschoben werden. Durch Konfiguration „erben“ diese intuitiv zugeführten

Dokumente, Verschlagwortung und Kennzeichnung des betreffenden SAP Business Objekts der

Bestellung.

Der komplette Bestellvorgang ist sowohl aus ELO recherchierbar, als natürlich auch aus SAP.

Über das SAP-Business Objekt stehen Ihnen die Dokumente direkt aus der Anlagenliste per Mausklick

direkt aus SAP heraus zur Verfügung.

SAP Lieferantenakte in ELO und SAP

Vollautomatische Belegverarbeitung mit ELO

Mit dem Modul ELO DocXtractor können Belege vollautomatisch, bis hin zur Blindverbuchung,

verarbeitet werden.

ELO DocXtractor ist eine Anwendung zur intelligenten automatischen Klassifizierung und

Verarbeitung eingehender Dokumente. Das System trainiert und lernt dabei selbstständig sowohl

Struktur als auch Erkennungsmerkmale anhand einer kleinen Auswahl an Musterdokumenten als

Lernmenge. Anschließend ist die Anwendung in der Lage, auch neue Dokumente inhaltlich zu

analysieren, zu bewerten und mit sehr hoher Genauigkeit klassenbezogen dem richtigen

Geschäftsprozess zuzuordnen.

Dank der vorgefertigten Konfigurationsmodelle lässt sich ELO DocXtractor sehr schnell an

unternehmensspezifische Anforderungen anpassen. Dabei kapseln Smartblocks abgeschlossene

Funktionsblöcke wie Tabellenerfassung, Bestellzuordnung oder Zahlungsbedingung. Diese können

dann für jeden Kunden individuell aktiviert werden. Die Vorteile: Einfache Nutzung, transparente

Dokumentation und schlanke Mandantenkonfiguration.

So erkennt ELO DocXtractor z. B. bei einem eingehenden Fax, ob es sich um eine Bestellung oder eine

Rechnung handelt und extrahiert die jeweils benötigten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag,

Datum oder einzelne Rechnungspositionen automatisch. Handelt es sich um eine Rechnung,

überprüft das Modul, ob auch die richtigen Bestellungen oder Lieferscheininformationen im ERP-

System vorliegen. Des Weiteren ist das System in der Lage, unvollständige Daten automatisch zu

ergänzen und beispielsweise eine fehlende Kundennummer aus der vorhandenen Kundendatenbank

nachzuführen. Auch erkennt und erfasst ELO DocXtractor handschriftliche Ergänzungen auf

maschinengedruckten Belegen.

So lassen sich Geschäftsdokumente und deren Inhaltsdaten nahezu vollständig automatisiert in die

entsprechenden Verarbeitungsprozesse überführen. Die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten in

das Buchhaltungssystem gehört damit der Vergangenheit an. Ein mögliches Einsatzfeld für ELO

DocXtractor ist z. B. die intelligente Verarbeitung von Eingangsrechnungen in ERP-Systemen wie SAP,

Microsoft oder Sage. Dabei klassifiziert das Modul automatisch alle eingescannten Rechnungen und

ordnet diese dem richtigen Lieferanten zu. Die Folge: Hohe Erkennungsraten sorgen für die schnelle

Erschließung beträchtlicher Rationalisierungspotenziale. Hierdurch ist ein ausgezeichneter Return-

on-Investment (ROI) und oftmals eine Amortisationszeit von unter einem Jahr gegeben.

Noch Fragen – Interesse?

Als Ansprechpartner im Hause SoftMate steht Ihnen gerne Herr Martin Birkhold zur Verfügung.

E-Mail: info@softmate.de Fon +49 (0)711 85977-58