Metoda 5S: jak ją stosować w pracy

biurowej?

Szanowni Państwo,

Organizacja pracy, a przede wszystkim własnego stanowiska pracy

to istotna i warto przemyślenia i zastanowienia się sprawa.

W poniższej prezentacji przedstawimy jedne z modeli organizacji

swojego stanowiska pracy. Model tez zaczerpnięty jest z filozofii

japońskiej, a międzynarodową karierę robi pod nazwą Metod 5S.

Serdecznie zapraszamy do lektury!

Metoda S5

Jako metodę S5 określamy narzędzie oraz techniki

ciągłego doskonalenia wykorzystywane, w lean

management czyli zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Celem stosowania tych metod jest stworzenie dobrze

zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy, a

także doskonaleniem kultury organizacji czy zwiększenie

stabilności wykonywanych zadań i procesów.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda S5: trochę historii

System S5 powstał na bazie japońskich

doświadczeń firm i od dawna jest tam

stosowany. Ogólnoświatową karierę metoda

ta rozpoczęła na początku lat 80. XX wieku,

spopularyzowana przez Takashi Osadę.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: elementy składowe

System ten obejmuje 5 prostych zasad, których nazwy

zaczynają się na literę S:

S – Sortowanie (jap. Seiri)

S – Systematyka (jap. Seiton)

S – Sprzątanie (jap. Seiso)

S – Standaryzacja (jap. Seiketsu)

S – Samodyscyplina (jap. Shitsuke)

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: zastosowanie

Zasady te można wprowadzić i stosować na

stanowiskach takich jak:

• produkcyjne,

• biurowe,

• magazynowe,

• usługowe.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: SORTOWANIE

Etap 1 polega na podziale przedmiotów stosowanych

w miejscy pracy; przedmioty te dzielmy na niezbędne

i zbędne. Aby określić czy dany przedmiot jest nam

potrzebny czy też nie powinniśmy wziąć pod uwagę

częstotliwość jego używania.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda S5: SORTOWANIE

Najlepiej i najbezpieczniej przyjąć zasadę, że rzeczy,

których nie używamy od ponad miesiąca są nam zbędne.

Wszystkie nie potrzebne rzeczy powinny być wyrzucone.

Możemy także zabrać je ze stanowiska i oznaczyć etykietą

w kolorze czerwonym umieszczając ją w poczekalni

przedmiotów, które w danym momencie są nam nie

przydatne.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda S5: SORTOWANIEZastosowanie tej metody pozwala nam na eliminację takich rzeczy jak:

• Nagromadzenie niepotrzebnych rzeczy na stanowisku pracy, które utrudniają nam wykonywanie zadań,

• Marnotrawienie czasu na odnalezienie rzeczy potrzebnych nam do wykonywania aktualnych zadań;

• Gromadzenie zbędnych zapasów, części, materiałów, które są magazynowane na stanowiskach i przez to zwiększają koszty,

• Rozrost rozmiaru stanowiska, które jest zastawione różnego typu szafami i regałami i utrudnia nam komunikację ze współpracownikami.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda S5: SOTROWANIE

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Źródło: ean.org.pl

Metoda 5S: SEMATYKA

Gdy posortujemy już rzeczy, które znajdują się na naszym stanowisku

pracy możemy przejść do 2 etapu, czyli do systematyzacji elementów,

które pozostały w miejscu pracy. Etap ten to nic innego jak sklasyfikowanie

przedmiotów i ułożenie ich w przeznaczonym dla nich miejscu. Gdy

posortujemy już rzeczy, które znajdują się na naszym stanowisku pracy

możemy przejść do 2 etapu, czyli do systematyzacji elementów, które

pozostały w miejscu pracy. Etap ten to nic innego jak sklasyfikowanie

przedmiotów i ułożenie ich w przeznaczonym dla nich miejscu.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: SEMATYKA

Klasyfikując przedmioty musimy sporządzić spis, który

będzie obejmował nawę i ilość, a następnie przypisać

konkretne miejsce dla konkretnego przedmiotu.

Przedmioty używane najczęściej połóżmy najbliżej oraz

według kolejności używania. Tym samym rzeczy

używane rzadko położone są w dalszej odległości.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: SEMATYKA

Na etapie tym wprowadzamy również tzw. tablice

cieni, – czyli tablice, na, których trzymamy

narzędzia, a każde z nich ma swoje przypisane

miejsce z dokładnie obrysowanym konturem.

Pomoże nam to na szybkie i bezproblemowe

zlokalizowanie przedmiotu.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: SPRZĄTANIE

Posiadając już wiedzę o tym, co jest nam

potrzebne do wykonywania zadań oraz jak

powinniśmy posegregować te przedmioty

nie możemy zapomnieć o utrzymywaniu

porządku na naszym stanowisku pracy.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: SPRZĄTANIE

W tym etapie kryje się także przypisanie obszaru, za którego

porządkowanie jest odpowiedzialny dany pracownik.

Przyporządkowanie takie pozwoli nam na:

• zapobiegnięcie potencjalnym awariom,

• przeprowadzenie przeglądów urządzeń biurowych typu

drukarka czy skaner,

• kontrolę stanowiska pracy.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: STANDARYZACJA

Przechodząc do standaryzacji musimy zadbać o stworzenie

procedur i instrukcji, na których opierają się nasze zadania.

Standardy te powinny być tworzone przez osoby pracujące

na danym stanowisku i znające jego specyfikę.

Przygotowanie takich procedur pozwoli nam opracować

plan, który zapewni powtarzalność wykonywanych

czynności.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: SAMODYSCYPLINA

Piąty, a zarazem ostatni krok mówi o samodyscyplinie,

rozumianej, jako ciągłe doskonalenie procedur, które

prowadziliśmy na trzech pierwszych etapach. Pracownicy

powinni, więc odznaczać się systematycznością oraz

samodyscypliną w wykonywaniu czynności, a także

pamiętać o wyciąganiu wniosków, które pozwolą ulepszyć

pracę.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: jak ją stosować w pracy biurowej?

Artykuł związany jest z kursem perfekcyjna Asystentka oraz kursem

Zarządzanie czasem z wykorzystaniem MS Outlookiem.

Jeżeli jesteś zainteresowany uczestnictwem w szkoleniach zapraszamy po

szczegóły na stronę www.cognity.pl

Zainteresowanych powyższą tematyką zapraszamy również na

Bloga Strefa Wiedzy Cognity, gdzie znajduje się więcej artykułów w tym temacie.

Kurs Perfekcyjna Asystentka

Metoda 5S: jak ją stosować w pracy biurowej?

Odwiedzając nasz Blog Strefa Wiedzy Cognity możesz być szczególnie zainteresowany lekturą:

• Jak wybrać szkolenie dla sekretarki i asystentki?

• Asystentka dokonała, poznaj sekrety zawodu sekretarki i asystenki

• Savoir – vivre w biurze

• Moda w biurze, czyli dress code w pracy

• Zasady etyczne w zawodzie sekretarki i asystencki

• Jak pisać maile służbowe?

• Kurs Perfekcyjna Asystentka – komunikacja

• Kurs Perfekcyjna Asystentka - zarządzanie czasem

• Kurs Perfekcyjna Asystentka - kreowanie wizerunku firmy