Konferens och evenemang

Konferenser

Konferenser• Konferens – Från latinets conferre = sammanföra• Med ordet konferens menar man en sammankomst för att

träffas och diskutera• Normalt sett är en konferens alltid tidsbegränsad med

specifika mål• Konferenser är i regel mindre sammankomster än kongresser• De flesta konferenser har inga förutbestämda intervaller och

platsen för konferensen varierar• En konferens har i regel en längd på en till två dagar• Den brukar kombineras med aktiviteter inom eller utanför

konferensanläggningen• Ledtiden för konferensen är ofta kortare än ett år

Olika typer av konferenser• Konferens till sjöss• Flygplatskonferens• Konferens utomlands• Konferens på distans• Incentive• Event• Symposium• Seminarium• Kick-off• Workshop• Årsmöte• Bolagsstämma

Konferensanläggningar

• Konferenshotell• Kursgård• Slott eller herrgård• Spahotell• Fjällhotell• Vildmarkshotell• Flygplatshotell• Tåg• Färja

Planera och administrera konferenser

• Vid planering av en konferens börjar man med att skaffa sig en överblick över utbudet av konferensställen

• Typen av konferens får avgöra vem man vänder sig till• Det finns olika sätt att söka information om olika

konferensanläggningar:

• Studera annonser i dagstidningar• Kontakta konferensanläggningar• Kontakta resebyråer• Söka information via internet

Välja anläggning

• www.konferens.se• Konferensguiden som är utgiven av SKD

Konferensservice AB• Innehåller ca 250 olika typer av konferensanläggningar

Välja anläggning

• www.informus.se• Informus är ett bra hjälpmedel som vill boka på egen hand• På sajten kan man finna information om mer än 4000

aktörer

Välja anläggning

• www.svenskamoten.se• Svenska möten är en medlemsorganisation för mer än

hundra anläggningar över hela landet• Här sätts miljö och kvalitet i första rummet

Välja anläggning

• De flesta hotell har konferensmöjligheter, framför allt de stora hotellkedjorna

• Svenska Kyrkan har 25 stifts- och kursgårdar

• IOGT-NTO-rörelsen har ett tjugotal kursgårdar

• Flera fackförbund har egna kursgårdar

• För konferenser på bussar, tåg och båtar får man vända sig direkt till dessa bolag

Artist- och talarförmedlingar

• Vid större konferenser är det vanligt att man anlitar någon känd person som konferencier eller underhållare

• Det finns ett antal artist- och talarförmedlingar, som har ett nätverk av lämpliga kandidater och kan förmedla dessa

• I en förmedlares uppgift ingår att ta reda på syftet med ett evenemang och att matcha den bästa talaren för ändamålet

• Några företag som förmedlar talare är:• Content – www.content.se• SAJ Förmedlingsbyrå – www.saj.se• Talarbyrån – www.talarbyran.se• Talarforum i Skandinavian – www.talarforum.com

Boka konferens• Förfrågan

• Telefonbokning

• Bokningsbolag

• Förfrågan via e-post

• Preliminärbokning

• Bekräftelse

• Checklista

• Ankomstdatum och tid• Avresedatum och tid• Antal deltagare• Antal hotellrum• Typ av rum• Typ av sittning i

konferenslokalen• Antal grupprum• Konferensutrustning• Måltider

Detaljplanering

• Ungefär en vecka före konferensen brukar konferensanläggningen ringa upp kunden för att göra en detaljplanering

• Vid detaljplaneringen måste allt stämmas av: meny, dryck, specialkost, antal deltagare, logi, speciella önskemål osv

• Det är viktigt att vara noggrann • Allt måste vara på plats och fungera väl när

konferensgruppen anländer• Det är en fördel om en och samma konferensvärd kan följa

en bokning genom hela processen• Det underlättar kontakten mellan beställaren och

anläggningen• Planeringen blir mer personlig och missförstånd minskar

Ankomst

• Konferensvärden ska läsa igenom bokningen dagen före konferensen och checka av deltagarlistor och tidsschema

• Antalet anmälda deltagare ska stämma med tanke på logi och måltider

• Ofta anländer den konferensansvarige före konferensgruppen för att göra en sista avstämning

• När konferensgruppen anländer ska konferensvärden finnas i receptionen för att hälsa välkommen

• Konferensvärden ska bocka av på deltagarlistan, fördela rum och nycklar

• En välkomstskylt med företagets namn ska vara uppsatt

Under dagen• En konferensvärd kan ha olika arbetsuppgifter beroende på

konferensanläggningens storlek• På större anläggningar står man helt till konferensdeltagarnas

förfogande• På mindre anläggningar kan man ha hand om kaffe- och

lunchservering vid sidan om att arbeta i receptionen• Det är viktigt att deltagarna möter konferensvärden

kontinuerligt under dagen för att kunna få bra service• När konferensen är slut gör konferensvärden en uppföljning

tillsammans med gästen• Om gästen har några synpunkter eller förslag på förbättring är

det viktigt att ta dessa till sig

Konferenslokaler

• Vilka lokaler man behöver beror till stor del på vilken typ av konferens det är

• Att se, höra och sitta bra är förutsättningarna för att varje deltagare ska behållning av en konferens och kunna prestera något

• Ofta bokar man ett stort rum för gemensamma genomgångar eller föredrag och ett antal mindre arbetsrum för smågrupper

• Man måste också planera för den lämpligaste placeringen av bord och stolar

• Här talar man om olika typer av sittningar

Öar

U-bord

Styrelsesittning

Skolsittning

Biosittning

Konferensutrustning

• Många konferensgäster menar att det absolut viktigaste för en lyckad konferens är en väl fungerande utrustning• Skrivtavla• Blädderblock• Pennor• Filmduk• AV-list• Konferensskåp• Projektorer• Diaprojektorer• Dataprojektorer• Styrsystem