kkk, final
TRANSCRIPT
BAB IPENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANGPenyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem kearsipan nasional sangatlah penting karena arsip merupakan identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, demi mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
Selanjutnya, menjawab tantangan globalisasi dan dalam rangka mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, maka penyelenggaraan kearsipan di lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal, komprehensif dan terpadu.
Berangkat dari harapan dan cita-cita luhur dimaksud di atas maka pemerintah menetapkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang antara lain mengamanatkan tentang pentingnya masalah kearsipan, sehingga dimasukkan dalam urusan wajib pemerintahan, karena dianggap telah menjadi bagian dari salah satu unsur pelayanan dasar masyarakat
Pelaksanaan Undang-Undang tentang kearsipan tersebut selanjutnya ditegaskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang antara lain mengamanatkan bahwa pembinaan dan pengawasan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota ditugaskan kepada lembaga kearsipan provinsi.Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan yang pada dasarnya sangat concern terhadap masalah kearsipan dan pencerdasan masyarakat, telah membentuk lembaga teknis yang mempunyai tugas pokok menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan arsip daerah berdasarkan asas desentralisasi, dekonsentrasi, dan tugas pembantuan, yakni Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.
Sebagai lembaga teknis daerah, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dibentuk melalui Peraturan Daerah Sulawesi SelatanNomor 9 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah, dan Lembaga Lain Provinsi Sulawesi Selatan, dengan Struktur Organisasi sebagaimana dapat dilihat pada Gambar 1.Peraturan Daerah tersebut selanjutnya dijabarkan dalam Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 21 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan Struktutral pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Ketentuan dan harapan-harapan yang tergambar pada berbagai aturan dimaksud diawal penulisan ini nampaknya belumlah sejalan dengan kenyataan dewasa ini. Penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem keasipan nasional, belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, khususnya penyelenggara pemerintahan di daerah.Arsip, yang dapat diartikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, belum dimaknai sebagai bagian penting dari kehidupan bermasyarakat.Disamping itu, kehadiran berbagai aturan dan keberadaan lembaga kearsipan dalam penyelenggaraan pemerintah khususnya di Sulawesi Selatan secara empirik belum efektif. Berbagai permasalahan dalam pengelolaan kearsipanmasihbanyak kita hadapi, antara lain minimnya sumber daya aparatur yang memiliki kompetensi memadai di bidang kearsipan baik kuantitas maupun kualitas, belum optimalnya pelaksanaan pengawasan pengelolaan kearsipan, kurangnya kepedulian terhadap pentingnya masalah kearsipan, belum efektifnya implementasi regulasi kearsipan, dan lain-lain.Berangkat dari gambaran singkat di atas, dan sejalan dengan Tema pelaksanaan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III pada Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Sulawesi Selatan, yakni: Penguatan Etika dan Integritas Birokrasi dalam rangka Membangun Tata Kelola Pemerintahan Daerah yang Taat Azas,maka Anggota Kelompok Organisasi, Diklat Kepemimpinan Tingkat III Angkatan CXIV (114) Tahun 2013 yang dalam penyusunan Kertas Kerja Kelompok (KKK) ditugaskan melihat permasalahan dari aspek organisasi, berkepentingan mengangkat isu-isu aktualyang secara spesifik terkait dengan permasalahan pengawasan pengelolaan kearsipan pada lokus Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.
Adapun judul yang dirumuskan dalam penulisan Kertas Kerja Kelompok ini yaitu: Optimalisasi Monitoring Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.Diharapkan agar Kerja Kerja Kelompok yang disusun oleh Anggota Kelompok Organisasiini dapat menghasilkan pemikiran-pemikiran positif dan solutif, serta rekomendasi kepada pihak-pihak berkepentingan dalam upaya pemecahan masalah khususnyadalam peningkatan pengawasan pengelolaan arsip aktif dan inaktif, demi terwujudnya pemerintahan Provinsi Sulawesi Selatan yang lebih akuntabel dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat.B. PRIORITAS ISU AKTUAL Pada dasarnya isu-isu aktual yang berkembang pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan sangat kompleks. Namun demikian, sebagaimana telah digambarkan sebelumnya, maka Anggota Kelompok Organisasi mengidentifikasi 3 (tiga) isu aktual dari aspek kelembagaan atau aspek organisasi yang paling dominan dan mempengaruhi efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi Bidang Pembinaan dan Pengembangan kearsipan. Ketiga isu dimaksud adalah:1. Penempatan personil tidak sesuai dengan kompetensi kearsipan yang dibutuhkan;
2. Belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif;
3. Belum terbentuknya unit pengelolaan kearsipan.
Dari ketiga isu aktual yang teridentifikasi tersebut di atas, akan dipilih satu prioritas isu, atauisu aktual yang dianggap paling dominan dan diprioritaskan untuk mendapatkan penanganan. Penentuan isu dimaksud dilakukan dengan melihat kriteria :
a. Urgensi (U) atau penting dan mendesaknya suatu isu untuk mendapat penanganan, b. Serius (S) atau tingkat seriusnya suatu isu yang berkembang dalam organisasi, danc. Growth (G) atau potensi meluas dan berkembangnya isu tersebut jika tidak segera ditangani.Metode penentuan isu tersebut dapat disingkat USG, yang pengukurannya menggunakan skala 1 sampai dengan 5. Semakin tinggi nilai total yang diperoleh dari ketiga kriteria semakin kuat dan dominan isu aktual tersebut untuk mendapat penanganan. Penilaian terhadap pengukuran skala 1 sampai dengan 5 tersebut adalah: a. Angka 5 = Sangat tinggi
b. Angka 4 = Tinggi
c. Angka 3 = Cukup tinggi
d. Angka 2 = Rendah
e. Angka 1 = Sangat rendah.
Selanjutnya, pemilihan prioritas isu aktual dimaksud dapat dilihat pada tabel berikut :Tabel 1
PRIORITAS ISU AKTUAL
No.ISU AKTUALUSGTotalPeringkat
1Penempatan personil tidak sesuai dengan kompetensi kearsipan44513II
2Belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif55515I
3Belum terbentuknya unit pengelolaan kearsipan 44412III
Tabel 1 di atas menunjukkan bahwa isu aktual belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif mendapat nilai total atau bobot tertinggi yaitu 15 (lima belas) sementara 2 (dua) isu aktual lainnya hanya memperoleh nilai masing-masing 12 (dula belas) dan 13 (tiga belas).Gambaran di atas mengindikasikan bahwa terdapat masalah pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan yang menyebabkan munculnya isu aktual dimaksud. Jika tidak segera dilakukan penanganan lebih lanjut maka isu tersebut akan makin meluas dan berkembang, yang dikhawatirkan dapat mempengaruhi kinerja organisasi.Oleh karena itu, belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif dipilih menjadi prioritas isu aktual yang akan diidentifikasi penyebabnya pada pemilihan prioritas masalah berikut.C. PRIORITAS MASALAH
Dengan dipilihnya belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif sebagai isu aktual yang paling dominan,maka perlu mengidentifikasi lebih jauh masalah-masalah yang terkait dengan pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Sulawesi Selatan.
Dari hasil pendalaman dan pengamatan terhadap pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif yang selama ini dijalankan, maka ditemukan 3 (tiga) masalah yangdiidentifikasi sebagai penyebab prioritas isuaktual yang berkembang, yakni :1. Kurang tersedianya formasi jabatan fungsional arsiparis.
Jabatan Arsiparis pada dasarnya sangat dibutuhkan pada setiap organisasi pemerintahan, utamanya satuan kerja yang memang mempunyai tugas pokok dan fungsi pada pengelolaan kearsipan. Namun demikian, jumlah arsiparis yang ada saat ini belum sesuai yang dibutuhkan karena terbatasnya formasi jabatan yang tersedia. 2. Belum optimalnya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif.Salah satu tugas pokok pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan adalah pengawasan/supervisi pengelolaan kearsipan, yang dapat dilakukan dengan monitoring pada pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif. Namun demikian pelaksanaan tugas pokok ini belum berjalan efektif sehingga pengelolaan arsip belum sesuai dengan kaidah-kaidah yang seharusnya dilakukan.3. Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan. Perhatian terhadap pentingnya sarana dan prasarana kearsipan belum sesuai yang diharapkan sehingga pengelolaan arsip aktif dan inaktif belum optimal.Ketiga masalah tersebut di atas selanjutnya akan didentifikasi lebih dalam guna menentukanprioritas masalah yang dianggap paling mempengaruhi prioritas isu aktual yang berkembang. Penentuan prioritas masalah dilakukan dengan melihat kriteria urgensi masalah (U), seriusnya masalah (S), dan potensi meluas dan berkembangnya masalah tersebut (G), dengan menggunakan metode USG. Pengukuran menggunakan angka tertinggi 5 dan terendah 1 dengan penilaian sebagai berikut:a. Angka 5 = Sangat tinggi
b. Angka 4 = Tinggi
c. Angka 3 = Cukup tinggi
d. Angka 2 = Rendah
e. Angka 1 = Sangat rendah.
Pemilihan Prioritas Masalah dimaksud dapat dilihat pada Tabel berikut :
Tabel 2PRIORITAS MASALAH
No.MASALAH USGTotalPeringkat
1Kurang tersedianya formasi jabatan fungsional Arsiparis54514II
2Belum optimalnya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif55515I
3Terbatasnya sarana dan prasarana 54413III
Tabel di atas menggambarkan bahwa ketiga masalah yang ada cukup kuat mempengaruhi pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif pada Badan Perpustaakan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan,ketiganya mempunyai potensi yang hampir sama. Belum optimalnya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif memperoleh nilai total tertinggi yakni 15 (lima belas), sedangkan kedua masalah lainnya yakni kurang tersedianya formasi jabatan fungsional arsiparis memperoleh nilai total 14 (empat belas), dan terbatasnya sarana dan prasarana memperoleh nilai(tiga belas).
Dengan kata lain, ketiga masalah tersebut sesungguhnya patut untuk mendapat perhatian dan penanganan serius, namun demikian dalam penentuan prioritas masalah yang dipilih adalah masalah yang memperoleh nilai tertinggi atau berada pada peringkat pertama, yakni masalah belum optimalnya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktip.Dengan demikian, maka kedua masalah lain yang juga menyebabkan prioritas isu aktual harus diabaikan. D. PENGERTIAN DAN RUANG LINGKUP BAHASANPengertian Arsip menurut Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, belum dimaknai sebagai bagian penting dari kehidupan bermasyarakat. Arsip meliputi :1. Arsip aktif adalah arsip yang volumenya tinggi dan/atau terus menerus.2. Arsip in aktif adalah arsip yang frekwensi penggunaannya telah menurun.E. METODE PENGUMPULAN DATADalam penulisan Kertas Kerja Kelompok ini, maka dilakukan pengumpulan data dengan menggunakan metode sebagai berikut :
a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh melalui wawancara yang didukung oleh hasil pengalaman kerja dan pengamatan langsung selama bertugas pada bidang pembinaan dan pengembangankearsipan pada badan perpustakaan dan arsip provinsi sulawesi selatanb. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh melalui kepustakaan berupa dokumen-dokumen, peraturan-peraturan serta laporan-laporan yang ada hubugannya dengan penulisan Kertas Kerja Kelompok (KKK) ini.BAB IIGAMBARAN KEADAAN SEKARANGA. VISI, MISI, FAKTOR-FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN TUJUAN DAN SASARAN1. VISIBadan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan merupakan satuan kerja yang mengemban tugas pokok dan fungsi dalam upaya pencerdasan masyarakat dan pemberian pelayanan kearsipan, dengan VisiTahun 2008 2013yang dirumuskan sebagai berikut :Menjadikan Perpustakaan dan Arsip sebagai Wahana Terciptanya Masyarakat Pembelajar Sulawesi Selatan.2. MISI Sebagai penjabaran dari Visi tersebut di atas maka disusunlah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mewujudkan Visi yang telah dirumuskan, yaitu :
a. Meningkatkan dan menciptakan sumber daya manusia profesional dalam bidang perpustakaan dan arsip;b. Meningkatkan pengelolaan perpustakaan dan kearsipan
c. Meningkatkan pembangunan sarana, prasarana perpustakaan dan kearsipan;d. Membina, mengembangkan promosi, minat dan kebiasaan membaca masyarakat;e. Meningkatkan kerjasama dibidang perpustakaan dan kearsipan;f. Meningkatkan kualitas dan kuantitas penyelenggaraan, pembinaan dan pengawasan kearsipan dalam rangka mencapai tertib administrasi.3. Penentuan Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa keberhasilan organisasi sangat dipengaruhi oleh faktor internal berupa kekuatan dan kelemahan, serta faktor eksternal berupa peluang dan ancaman. Untuk itu berikut identifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dalam pencapaian tujuan organisasinya, yakni :
a. Faktor Internal1) Strength ( Kekuatan )
a) Adanya regulasi kearsipan
b) Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis
c) Adanya dukungan pimpinan
2) Weaknesses ( Kelemahan )a) Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan
b) Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip
c) Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia
b. Faktor Eksternal
1) Opportunities ( Peluang )
a) Adanya kebutuhan masyarakat
b) Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
c) Adanya tuntutan Teknologi Informasi (IT)2) Ancaman ( Treats )
a) Kepercayaan masyarakat rendah
b) Lemahnya sanksi bagi pelanggarc) Adanya kompetitor yang lebih profesional 4. Tujuan Sebagai penjabaran dari tugas pokok dan fungsinya, makaBadan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan menetapkan 11 (sebelas) tujuanyang ingin dicapai dalam mewujudkan visi dan misinya. Namun demikian, dalam konteks penulisan Kertas Kerja Kelompok ini, maka dirumuskan 3 (tiga) pilihan tujuan yang relevan pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.Tujuan dimaksud adalah sebagai berikut :1) Meningkatkan pengawasan/supervisi kearsipan
2) Meningkatkan kerjasama bidang kearsipan antar instansi
3) Meningkatkan koordinasi tenaga fungsional arsiparis
Dari ketiga tujuan tersebut di atas akan dipilih satu tujuan prioritas yang akan dicapai, yang pemilihannya dilakukan dengan melihat kriteria kinerja terlemah, kontribusi terkecil, dan tingkat strategidari setiap tujuan. Penilaian ketiga kriteria menggunakan skala 1 sampai dengan 5 dengan pengukuran sebagai berikut :
a. Angka 5 = sangat lemah/sangat kecil/sangat rendah
b. Angka 4 = lemah/kecil/rendah
c. Angka 3 = cukup kuat/cukup besar/cukup tinggi
d. Angka 2 = kuat/besar/tinggi
e. Angka 1 = sangat kuat/sangat besar/sangat tinggi.
Selanjutnya, metode penilaian yang digunakan dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Kinerja terlemah : makin tinggi nilai, makin lemah kinerjanya;
b. Kontribusi terkecil : makin tinggi nilai, makin kecil kontribusi;
c. Tingkat strategi : makin tinggi nilai, makin rendah strategi.
Dengan kata lain, tujuan yang memperoleh nilai tertinggilah yang harus dipilih sebagai tujuan prioritas, sedang yang memperoleh nilai rendah menunjukkan bahwa tujuan tersebut tidak prioritas untuk ditingkatkan kinerja, kontribusi, dan strateginya. Selanjutnya, pemetaan nilai tujuan yang dipilih dapat kita lihat pada tabelberikut :Tabel 3
PEMILIHAN TUJUAN PRIORITASNoTUJUANKinerja TerlemahKontribusi TerkecilTingkat StrategiJumlah PenilaianPeringkat
1Meningkatkan pengawasan/ supervisiKearsipan55515I
2Meningkatkan kerjasama bidang kearsipan antar instansi44412II
3Meningkatkan koordinasi tenaga fungsional arsiparis3339III
Hasil Penilaian pada Tabel 3 di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:1. Tujuan meningkatkan pengawasan/supervisi kearsipan; tujuan ini harus dipilih sebagai tujuan prioritas karena: memiliki kinerja yang sangat lemah,
kontribusi terhadap pencapaian tujuan organisasi sangat kecil,
tingkat strategiyang sangat rendah.2. Tujuan meningkatkan kerjasama bidang kearsipan antar instansi merupakan tujuan yang juga lemah, namun masih lebih kuat jika dibandingkan dengan tujuan pada nomor 1 di atas (jumlah nilai 14);
3. Tujuan meningkatkan koordinasi tenaga fungsional arsiparis: merupakan tujuan yangeksistensinya paling aman dibandingkan dua tujuan lainnya, karena memiliki :
kinerja yang cukup, (nilai 3)
kontribusi terhadap organisasi cukup, (nilai 3), dan
tingkat strategi yang juga cukup, (nilai 3).
Gambaran di atas menunjukkan bahwa untuk menjamin efektivitas pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya maka Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan harus lebih mengutamakan peningkatan pengawasan/supervisi kearsipan.5. Sasaran
Pemilihan sasaran prioritas yang akan dicapai juga menggunakan metode pengukuran berdasarkan kriteria kinerja terlemah, kontribusi terkecil, dan tingkat strategidari setiap masalah yang relevan dengan tujuan prioritas yang dipilih.Tabel berikut menggambarkan penilaian terhadap tiga sasaran yang dirumuskan, untuk selanjutnya dipilih satu sasaran prioritas, yang memperoleh jumlah penilaian paling tinggi. Pengukuran kinerja, kontirbusi, dan tiingkat strategi menggunalakn skala 1 sampai dengan 5, yaitu:a. Angka 5 = Sangat lemah/sangat kecil/sangat rendah
b. Angka 4 = Lemah/kecil/rendah
c. Angka 3 = Cukup kuat/cukup besar/cukup tinggi
d. Angka 2 = Kuat/besar/tinggi
e. Angka 1 = Sangat kuat/sangat besar/sangat tinggi.
Tabel 4
PEMILIHAN SASARAN PRIORITASNoSASARANKinerja TerlemahKontribusi TerkecilTingkat StrategiJumlah PenilaianPeringkat
1Terlaksananya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif55515I
2Meningkatnya pembinaan pengelolaan arsip aktif dan inaktif44412II
3Terimplementasinya regulasi kearsipan45413III
Tabel Tabel 4 di atas menunjukkan bahwa sasaran Terlaksananya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif memperoleh nilai tertinggi diantara dua sasaran lainnya, atau berada pada peringkat pertama dalam penilaian, sehingga dipilih sebagai prioritas sasaran.6. Indikator KinerjaIndikator kinerja sebagaimana dirumuskan terdahulu yaitu: (1) Penyediaan regulasi kearsipan; dibutuhkan sebagai landasan legalitas pelaksanaan seluruh pekerjaan, (2) Penyediaan Standar Operating Prosedure (SOP); sebagai pedoman standar dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan, (3) Pelaksanaan sosialisasi pengelolaan kearsipan; menambah pengetahuan dan pemahaman terhadapap pengelolaan kearsipan, (4) Pelaksanaan monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif; sebagai wujud pelaksanaan tugas pengawasan/supervisi.Tabel 5
PENGUKURAN PENCAPAIAN SASARANTAHUN 2012SASARANINDIKATOR SASARANRENCANA TINGKAT CAPAIAN (TARGET)REALISASIPROSENTASE PENCAPAIAN RENCANA TINGKAT CAPAIANKET.
Terlaksananya Monitoring Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif Tersedianya Regulasi kearsipan Tersedianya Standar Operating Prosedure (SOP) Terlaksananya sosialisasi
Terlaksananya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif2 buah1 paket
4kali48 kali1 buah-2 kali
12 kali
50 %0 %
50 %
25%
Tabel di atas menunjukkan bahwa target atau tingkat capaian sasaran yang direncanakan belum terealisasi sepenuhnya, dengan demikian agar sasaran dapat dicapai maka, selisih tingkat capaian direncanakan direalisasikan pada tahun berikut.
B. TUGAS POKOK DAN FUNGSI1. Tugas PokokBadan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan bertanggung jawab dalam urusan pembinaan dan pengembangan bidang pelayanan perpustakaan,serta pengelolaan kearsipan sesuai dengan peraturan perundang-undangan pada tataran nasional maupun provinsi.Pengelolaan arsip dinamis, arsip aktif dan arsip inaktif yang tidak terpadu dapat berdampak terhadap pendokumentasian kegiatan organisasi yang tidak lengkap, dan pelaksanaan administrasi yang kurang tertib. Arsip, sebagai bagian yang tidak terpisahkan dengan penyelenggaraan pemerintahan yang akuntabel, merupakan sumber informasi yang harus dikelola secara terpadu dan terintegrasi dengan suatu sistem, standar, dan pedoman baku.Oleh karena itu, sebagai salah satu lembaga teknis daerah yang mempunyai tugas dan tanggung jawab yang tidak ringan, maka dalam pelaksanannya Badan Perpustaakan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dipimpin oleh seorang Kepala Badan dan berada dibawah serta bertanggung jawab langsung kepada Gubenur Sulawesi Selatan, dengan tugas pokok Menyelenggarakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan arsip daerah berdasarkan asas desentralisasi, dekonsentrasi, dan tugas pembantuan,sebagaimana diatur dalam Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan Nomor 20 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok, Fungsi, dan Rincian Tugas Jabatan Struktural pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan.
Penyelenggaraan tugas pokok tersebut dijabarkan dalam fungsi-fungsi, sebagai berikut :a. perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan arsip daerah, meliputi deposit, pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan kearsipan;
b. Penyelenggaraan urusan perpustakaan dan arsip serta pelayanan umum di bidang deposit, pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan kearsipan;
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang deposit, pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan kearsipan.
Pelaksanaan tugas dan fungsi Kepala Badan tersebut dibantu oleh Sekretaris Badan, 4 (empat) Kepala Bidang, dan 1 (satu) Kepala Unit Pelaksana Teknis Badan. Secara umum, susunan organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan pada tingkat jabatan struktural eslon II dan eselon III, dapat dilihat sebagai berikut :
1. Kepala Badan( Eselon II-A );
2. Sekretariat Badan ( Eselon III-A );
3. Bidang Deposit, Pengembangan, Pengolahan, dan Pelestarian Bahan Pustaka, ( Eselon III-A );
4. Bidang Layanan, Otomasi, dan Pengembangan Jaringan Informasi Perpustakaan, ( Eselon III-A );
5. Bidang Pengelolaan, dan Pelestarian Arsip, ( Eselon III-A );
6. Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan (Eselon III-A)
7. Unit Pelaksana Teknis Badan, ( Eselon III );
8. Sub Bagian, ( Eselon IV-A );
9. Sub Bidang, ( Eselon IV-A ).
Terkait dengan konteks penulisan Kerta Kerja Kelompok ini maka jabatan struktural eselon III yang relevan dan terkait langsung dengan prioritas isu dan prioritas masalah yang ditetapkan yaitu satuan unit jabatan Bidang Pembinaan, dan Pengembangan Kearsipan, dengan tugas pokok pelaksanaan pembinaan, pengkajian, pengembangan, pengawasan, dan kerja sama dalam bidang kearsipan. Penjabaran dan rincian tugas pokok dimaksud antara lain :a. melaksanakan bimbingan teknis kearsipan;
b. melaksanakan pengawasan/supervisi kearsipan sesuai dengan kebijakan nasional dan kebijakan provinsi;
c. melaksanakan kerja sama bidang kearsipan antar instansi dan lintas sektoral;
d. memberi layanan jasa teknis kearsipan;
e. mengoordinasikan tenaga fungsional arsiparis. 2. Fungsi
Penyelenggaraan tugas pokok tersebut dijabarkan dalam fungsi-fungsi, sebagai berikut :
a. perumusan kebijakan teknis di bidang perpustakaan dan arsip daerah, meliputi deposit, pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan kearsipan;
b. Penyelenggaraan urusan perpustakaan dan arsip serta pelayanan umum di bidang deposit, pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan kearsipan;
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang deposit, pengembangan, pengolahan dan pelestarian bahan pustaka, layanan otomasi, dan pengembangan jaringan informasi perpustakaan, pengelolaan dan pelestarian arsip, pembinaan dan pengembangan kearsipan.C. KEADAAN PEGAWAIEfisiensi dan efetivitas pencapaian tujuan organisasi sangat ditentukan oleh sumber daya manusia atau pegawai yang tersedia, baik dari aspek kualitas maupun kuantitasnya. Secara umum, jumlah keseluruhan pegawai pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatanadalah 169 (seratus enam puluh Sembilan) orang. Selanjutnya untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, yang membawahi 2 (dua) Sub Bidang,saat inijumlah pegawai yang tersedia adalah 11 (sebelas) orang, dengan rincian :
a. Menurut tingkat pendidikan
Magister ( S2 ) = 2 (dua) orang
Sarjana ( S1 )= 8 (delapan) orang
b. Menurut Jabatan struktural
Kepala Sub Bidang Pembinaan Kearsipan
Kepala Sub Bidang Pengembangan Layanan Informasi Kearsipan
c. Menurut Jabatan Fungsional Arsiparis
Fungsional Ahli= 6 (enam) orang
Fungsional Pelaksana = 2 (dua) orang.
d. Menurut Jenis kelamin
Wanita = 5 orang
Laki-laki = 6 orang.
BAB IIIGAMBARAN KEADAAN YANG DIINGINKANA. TUJUAN DAN SASARAN1. TujuanDengan tidak mengesampingkan pentingnya dua tujuan lainnya yakni meningkatkan kerjasama bidang kearsipan antar instansi, dan meningkatkan koordinasi tenaga fungsional arsiparis, maka berdasarkan hasil pemetaan pada Bab II, dirumuskanlah tujuan meningkatkan pengawasan/supervisi kearsipan sebagai tujuan prioritas dalam pembahasan Kertas Kerja Kelompok ini.Tujuan dimaksud di atas sangat relevan dengan Visi, Misi, Tugas Pokok dan Fungsi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan sebagai salah sastu lembaga teknis daerah,dan menjadi salah satu tugas pokok dan fungsi Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan. 2. Sasaran
Berdasarkan pemetaan sasaran yang telah dikemukakan sebelumnya, maka ditetapkan sasaran prioritas atau kondisi yang diinginkan agar tujuan dapat diwujudkan, yakni Terlaksananya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif.Sasaran dimaksud mengacu pada salah satu tugas pokok Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Badan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, yakni melaksanakan pengawasan/supervisi kearsipan sesuai dengan kebijakan nasional dan kebijakan provinsi.
B. TINGKAT KINERJA YANG DIINGINKAN
Untuk mewujudkan kinerja yang diinginkan, maka berdasarkan pengukuran pencapaian sasaran Tahun 2012, maka drencanakan kinerja Tahun 2013, sebagaimana di bawah ini.Tabel 6RENCANA KERJA TAHUN 2013NoTUJUANSASARANINDIKATOR KINERJASATUAN UKURAN KERJATINGKAT KINERJA SEKARANGTingkat Kinerja yang diinginkan
3
Bln6
Bln9
Bln12
Bln
1Meningkatkan pengawasan/super-visi kearsipanTerlaksananya monitoring pengelola-an arsip aktif dan arsip inaktif Penyediaan regulasi kearsipan
Penyediaan Standard Operating Prosedure (SOP) Pembekalan Tim Pelaksanaan Sosialisasi Pelaksanaan Monitoring Pengelolaan Arsip Aktif dan Inaktifbuahpaket
kali
kalikali
10022
-11
1121--
1--
1
BAB IV
ANALISIS MASALAH DAN RENCANA KERJA
A. IDENTIFIKASI DAN ANALISIS MASALAH SERTA PENENTUAN FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN1. Identifikasi dan Analisis Masalah
Berdasarkan analisis dan identifikasi masalah melalui berbagai metode pada bab sebelumnya, maka dapat dikatakan bahwa belum optimalnya pengelolaan arsip dan arsip inaktif disebabkan karena belum optimalnya monitoring pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif, yang merupakan perwujudan salah satu tugas pokok dan fungsi pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan,yaitu melaksanakan pengawasan/supervisi kearsipan sesuai dengan kebijakan nasional dan kebijakan provinsi.Untuk mengoptimalkan pelaksanaan monitoring arsip aktif dan arsip inaktif tersebut maka diperlukan dukungan tersedianya Standar Operating Prosedure (SOP), pelaksanaan sosialisasi tentang pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif, serta pelaksanaan regulasi maupun penjabaran terhadap regulasi yang sudah ada, baik regulasi pada tingkat nasional maupun provinsi.
Dengan teridentifikasinya masalah dan penyebab masalah yang ada, serta dengan memperhatikan faktor-faktor internal dan ekternal berupa kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang dapat mempengaruhi keberhasilan organisasi, maka langkah-langkah kedepan sesuai yang diinginkan dirumuskan dalam rencana kerja Tahun 2013.2. Penentuan Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa keberhasilan organisasi sangat dipengaruhi oleh faktor internal berupa kekuatan dan kelemahan, serta faktor eksternal berupa peluang dan ancaman. Untuk itu berikut identifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dalam pencapaian tujuan organisasinya, yakni :a. Faktor Internal1. Strength ( Kekuatan )d) Adanya regulasi kearsipan
e) Adanya Tenaga Fungsional Arsiparisf) Adanya dukungan pimpinan
2. Weaknesses ( Kelemahan )d) Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan
e) Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip
f) Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersediab. Faktor Eksternal
1. Opportunities ( Peluang )d) Adanya kebutuhan masyarakat e) Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
f) Adanya tuntutan Teknologi Informasi (IT)2. Ancaman ( Treats )d) Kepercayaan masyarakat rendahe) Lemahnya sanksi bagi pelanggarf) Adanya kompetitor yang lebih profesional c. PEMILIHAN DAN PENETAPAN KUNCI KEBERHASILAN PRIORITASPemilihan dan penetapan kunci keberhasilan prioritas penting dilakukan untuk mengetahui dan mengelompokkan faktor-faktor yang paling unggul, urgen, paling kuat dalam dukungan serta keterkaitan antara satu faktor dengan faktor lainnya dan pada akhirnya mengetahui faktor kunci prioritas dalam rangka memetakan kekuatan organisasi.Hasil identifikasi faktor Internal
1. Kekuatan (Strength) :
a. Regulasi kearsipanRegulasi Kearsipan menunjukkan bahwa Regulasi merupakan payung Hukum, kekuatan Hukum dan perlindungan Hukum sebuah Organisasi dalam menjalankan Tugas Pokok dan Fungsi. Regulasi tentang Kearsipan berdasarkan amanat yang terkandung dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang antara lain mengamanatkan tentang pentingnya masalah kearsipan, sehingga dimasukkan dalam urusan wajib pemerintahan, karena dianggap telah menjadi bagian dari salah satu unsur pelayanan dasar masyarakat. Pelaksanaan Undang-Undang tentang kearsipan tersebut selanjutnya ditegaskan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Kearsipanyang antara lain mengamanatkan bahwa pelaksanaan pembinaan dan pengawasan kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten/kota ditugaskan kepada lembaga kearsipan provinsi. Pelaksanaan tertib Arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan dan pedoman Pelaksanaannya, sesuai Instruksi Gubernur Sulawesi Selatan Nomor : 3 Tahun 2011. Dengan adanya regulasi tersebut maka setiap Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkup Provinsi Sulawesi Selatan wajib mengimplementasikannya dan pelaksanaan kegiatan Monitoring yang berkesinambungan diharapkan dapat memberikan motivasi dan Pembinaan kepada pihak terkait.b. Adanya Tenaga Fungsional ArsiparisImplementasi Regulasi tentang Kearsipan sangat dipengaruhi oleh tersedianyan Sumber Daya manusia yaitu Tenaga Fungsional Arsiparis yang mempunyai Kompetensi dibidang kearsipan. Fungsional arsiparis merupakan profesi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui jenjang Pendidikan Khusus yaitu Diploma 3, Strata 1 dan Strata 2, dimana saat ini sumber daya tersebut terkonsentrasi di Badan Perpustakaan dan Arsip daerah Porovinsi Sulawesi selatan. Tenaga Fungsional arsiparis tersebut akan ditngkatkan Kuantitas dan Kualitasnya untuk memenuhi kebutuhan tenaga Profesional di seluruh Satuan Kerja Perangkat daerah Provinsi slawesi Selatan.
c. Adanya dukungan PimpinanDalam rangka meningkatkan dayaguna dan tepat guna kearsipan serta untuk menjamin keselamatan bahan bukti akuntabilitas kinerja aparatur pemerintah Provinsi Sulawesi Selatn, maka terbitlah instruksi Gubernur Sulawesi Selatan no. 3 tahun 2011, tentang pelaksanaan tertib administrasi arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan. Hal tersebut menunjukkan adanya komitmen Pimpinan terhadap masalah kearsipan sangat membanggakan dan dibuktikan dengan langkah-langkah strategis yang telah ditempuh, seperti : Pembuatan PERDA Kearsipan pada tahun 2010 kemudian pada tahun 2011 beliau melakukan Pencanangan Tahun Kebangkitang Kearsipan di Sulawesi Selatan.
2. Weaknesses ( Kelemahan )a. Terbatasnya sarana dan prasarana kearsipanFaktor pendukung yang sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan kearsipan adalah tersedianya sarana dan prasarana penunjang. Pemerintah mengembangkan sarana dan prasarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada Bab III, pasal 31 Undang-Undang Republik Indonesia no. 43 tahun 2009 yang mengatur standar kualitas dan Spesifikasi sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. b. Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsipKurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip disebabkan oleh kurangnya Sosialisasi kearsipan yang dilakukan baik melalui pendidikan, pelatihan, bimbingan dan penyuluhan serta melalui penggunan berbagai sarana media komunikasi dan Informasi. Ssialisasi ditujukan kepada lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.c. Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersediaBelum tersedianya Standar Operating Prosedur menyebabkan Petugas Arsiparis tidak memiliki standar kerja yang dapat menjamin mutu dan menjadi panduan dalam mengimplementasikan pelaksanaan Kearsipan.Faktor Eksternal1. Opportunities ( Peluang )
a. Adanya kebutuhan masyarakatPenyelenggaraan kersipan harus dapat menjamin arip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam pelaksanaan kegiatan pada masa akan datang, sehingga menjadi kebutuhan vital masyarakat. b. Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
Predikat penilaian Wajar Tanpa Pegecualian dari Badan Pemeriksa Keuangan atas prestasi terhadap tertib Administrasi dan pengelolaan keuangan Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan dalam kurun waktu 3 (tiga) tahun berturut-turut. Implementasi Pengelolaan Kearsipan yang dilaksanakan sesuai aturan dan Standar yang berlaku sangat berpengaruh untuk mempertahankan Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian. d. Adanya tuntutan Teknologi Informasi (IT)Penyelenggaraan sistem kearsipan nasional sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari system penyelenggaraan kearsipan nasional akan dapat berjalan secara efektif apabila didukung oleh system informasi teknologi terkini. Pembangunan sistem Informasi Teknologi Kearsipan berfungsi untuk menyajikan informasi yang autentik, utuh dan terpercaya serta mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan Negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. Agar fungsi tersebut dapat berjalan secara optimal maka perlu membentuk jaringan informasi kearsipan nasional dengan Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai pusat jaringan nasional serta lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota dalam rangka peningkatan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat dan peran serta masyarakat dibidang kearsipan 2. Ancaman ( Treats )1. Kepercayaan masyarakat rendah
Dalam realitas obyektifnya, kondisi penanganan arsip dipandang masih belum sesuai dengan ketentuan kearsipan, salah satunya adalah dalam aspek pengelolaan arsip. Berdasarkan hasil survei dan monitoring di lapangan ditemukan pengelolaan arsip belum berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku serta penerapan sistem keamanan penyimpanan belum terjamin. Hal tersebut berimplikasi pada lambatnya proses Pelayanan Prima, karena arsip tidak bisa ditemukan secara cepat, tepat dan aman. Menyadari kondisi kearsipan tersebut, maka dipandang perlu untuk dilakukan upaya pengelolaan arsip yang simultan sejak pendataan, penataan penyimpanan hingga pelestarian sesuai dengan standard an ketentuan teknis kearsipan. 3. Lemahnya sanksi bagi pelanggar Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009, Bab VIII, Pasal 78 tentang Sanksi Administratif menyebutkan bahwa Pejabat atau pelaksana yang melanggar ketentuan pelaksanaan kearsipan, dikenai sanksi administrative berupa teguran tertulis. Apabila selama 6 (enam) bulan tidak melakukan perbaikan dikenai sanksi administrative berupa penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama 1 (satu) tahun. Apabila selama 6 (enam) bulan berikutnya tidk melakukan perbaikan, dikenai sanksi administrative berupa penundaan kenaikan pangkat untuk paling lama 1 (satu) tahun. Sanksi Pidana tertuang pada Bab IX, namun kenyataannya implementasi Sanksi masih lemah sehingga kurang efektif memberi efek jera bagi pejabat atau pelaksana kearsipan.4. Adanya kompetitor yang lebih professional.
Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah dan pemanfaatan arsip. Pelaksanaan kegiatan kearsipan selain dilaksanakan oleh Pemerintah dapat juga dilaksanakan oleh perusahaan dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan dan atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan republik Indonesia. Dengan adanya perusahaan yang melaksanakan kearsipan secara professional merupakan competitor bagi pemerintah jika pelaksanaan kearsipan tidak dikelola secara professional.Pemilihan dan penetapan kunci keberhasilan prioritas penting dilakukan untuk mengetahui dan mengelompokkan faktor-faktor yang paling unggul, urgen, yang paling kuat dalam dukungan, serta keterkaitan antara satu faktor dengan faktor lainnya, yang pada akhirnya mengetahui faktor kunci prioritas, dalam rangka memetakan kekuatan organisasi. 1. Perhitungan Bobot Faktor ( BF )
Perhitungan bobot faktor dilakukan untuk menganalisis tingkat urgensi dari setiap faktor internal (Tabel 7) maupun faktor eksternal (Tabel 8). Nilai urgensi diketahui dengan membandingkan setiap item dengan item faktor yang ada. Nilai total yang diperoleh dibobot untuk menentukan faktor mana yang paling unggul. Untuk jelasnya dapat dilihat tabel berikut:
Tabel 7
MATRIKS URGENSI FAKTOR INTERNAL ( BF )
NoFaktor InternalFaktor Yang Lebih Unggul
abcdefTotalBobot
1STRENGH (KEKUATAN)
a. Adanya regulasi kearsipan aadaf320,00
b. Adanya tenaga Fungsional Arsiparis abbbb426,66
c. Adanya dukungan pimpinanabdcc213,33
2KELEMAHAN (WEAKNESSES)
d. Terbatasnya sarana dan prasaranadbdef213,33
e. Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang abcee213,33
f. Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersediafbcfe213,33
TOTAL34222215100 %
Bobot faktor (BF) internal atau tingkat urgensi didapatkan dengan membagikan nilai yang diperoleh dengan jumlah total nilai, dikalikan 100%. Formulasi ini juga digunakan untuk menentukan bobot faktor eksternal.
Dari matriks (tabel 7) diketahui bahwa pada faktor internal menyangkut Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang, yang merupakan faktor kelemahan organisasi, memperoleh nilai total dan bobot tertinggi (26,26). Hal ini dapat dipahami mengingat bahwa secara umum pegawai memang kurang peduli dan menganggap remeh terhadap masalah kearsipan sehingga tidak termotivasi untuk lebih memahami masalah kearsipan.Selanjutnya, matriks pada Tabel 8 berikut mengidentifikasi tingkat urgensi pada faktor ekternal.Tabel 8
MATRIKS URGENSI FAKTOR EKSTERNAL ( BF )
No.Faktor EksternalFaktor Yang Lebih Unggul
AbcdefTotalBobot
1OPPORTUNITIES (PELUANG)
a. Adanya kebutuhan masyarakatbcaaf213,33
b. Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)Bbdbb426,66
c. Tuntutan Teknologi Informasi (IT)Cbccf320,00
2THREATS (ANCAMAN)
d. Adanya kompetitor yang lebih profesionalAdced213,33
e. Kepercayaan masyarakat rendahAbcee213,33
f. Lemahnya sanksi bagi pelanggarFbfde213,33
TOTAL23422215100%
2. Perhitungan Nilai Dukungan ( ND )
Nilai Dukungan Faktor (ND) merupakan salah satu kriteria pada penentuan faktor kunci sukses (FKS). Penilaian dilakukan dengan melihat sejauh mana dukungan setiap faktor yang ada terhadap keberhasilan organisasi. Pengukuran nilai adalah sbb.:
a. Nilai 5 = Sangat mendukung
b. Nilai 4 = Mendukung
c. Nilai 3 = Cukup mendukung
d. Nilai 2 = Kurang mendukung
e. Nilai 1 = Tidak mendukung
Nilai dukungan setiap faktor dapat dilihat pada tabel berikut: Tabel 9
NILAI DUKUNGAN FAKTOR ( ND )
No.FAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNALNILAI DUKUNGAN
1 STRENGTH (KEKUATAN)
a. Adanya regulasi kearsipan 4
b. Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis5
c. Adanya dukungan pimpinan3
WEAKNESS (KELEMAHAN)
a. Terbatasnya sarana dan prasarana3
b. Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip 3
c. Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia3
2OPPORTUNITIES (PELUANG)
a. Adanya kebutuhan masyarakat3
b. Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)5
c. Adanya tuntutan teknologi informasi (IT)4
THREATS (ANCAMAN)
a. Adanya kompetitor yang lebih profesional3
b. Kepercayaan masyarakat rendah3
c. Lemahnya sanksi bagi pelanggar3
3. Perhitungan Nilai Rata-rata Keterkaitan ( NRK )
Setiap item faktor internal maupun faktor eksternal memiliki keterkaitan satu sama lain. Keterkaitan tersebut dapat saling menguatkan atau melahirkan kekuatan baru sehingga makin menguntungkan bagi organisasi. Demikian sebaliknya, keterkaitan dua faktor dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi. Makin tinggi kekuatan yang dihasilkan makin tinggi nilai yang diperoleh. Tabel berikut menggambarkan nilai keterkaitan setiap faktor.Tabel 10
NILAI RATA-RATA KETERKAITAN ( NRK )
NoFAKTOR INTERNAL DAN EKSTERNALNILAI KETERKAITANTotal NKRata-rata
123456789101112
1Adanya regulasi kearsipan 45343533135393,55
2Adanya tenaga Fungsional Arsiparis44344334333383,45
3Adanya dukungan pimpinan54333435443413,72
4Terbatasnya sarana dan prasarana33334433434373,36
5Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang 44334334332363,27
6Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia34334433333363,27
7Adanya kebutuhan masyarakat53433433323363,27
8Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)33333334433`353,18
9Tuntutan teknologi informasi (IT)34534334333383,45
10Kepercayaan masyarakat rendah13433334344343,09
11Lemahnya sanksi bagi pelanggar33433323342312,81
12Adanya kompetiter yang lebih profesional53332333342272,45
1. Pemilihan Faktor Kunci Sukses Prioritas ( FKS )
Faktor kunci sukses merupakan faktor yang mempengaruhi kesuksesan atau keberhasilan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Penentuannya didasarkan pada Total Nilai Bobot (TNB) yang merupakan akumulasi dari nilai keterkaitan, nilai dukungan dan bobot faktor setiap aspek.lihat pada tabel berikut.Tabel 11
MEMILIH FAKTOR KUNCI SUKSES ( FKS )
NoFAKTOR INTERNAL & EKSTERNALBF
( % )NDNBD
(NDxBF)NRKNBK
(NRKxBF)TNB
(NBD+NBK)FKS
KEKUATAN (STRENGHT)
1Adanya Regulasi kearsipan20,0040,803,550,881,63I
2Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis26,6650,493,450,571,07II
3Adanya dukungan pimpinan13,3330,333,720,610,95
KELEMAHAN (WEAKNESSES)Jumlah TNB Kekuatan3,67
4Terbatasnya sarana dan prasarana13,3330,333,360,550,89III
5Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang13,3330,333,270,540,87IV
6Standard Operating Prosedure (SOP) belum tersedia13,3330,083,270,270,35
PELUANG (OPPORTUNITIESS)Jumlah TNB Kelemahan2,12
7Adanya kebutuhan masyarakat13,3330,283,270,460,75
8Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)26,,6650,643,180,681,32,VI
9Tuntutan teknologi Informasi (IT)20,0040,643,450,731,38V
ANCAMAN (THREATS)Peluang3,45
10Kepercayaan masyarakat rendah13,3330,283,090,440,72VII
11Lemahnya sanksi bagi pelanggar13,3330,282,810,400,68VIII
12Adanya kompetiter yang lebih profesional13,3330,282,450,340,63
Ancaman2,04
Dari perhitungan pada Tabel 11 di atas dapat diketahui jumlah total nilai bobot (TNB) Kekuatan, (6,67), jumlah total nilai bobot kelemahan (4,5), nilai peluang (5,2), dan nilai ancaman (4,56). Perhitungan tersebut menunjukkan bahwa kekuatan organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah masih lebih besar sehingga eksistensinyapun tentunya sangat dibutuhkan.
Selanjutnya, peringkat faktor kunci sukses (FKS) yang diperoleh dari tabel 11 yaitu :
Peringkat Kekuatan:
I. Adanya regulasi kearsipan, ( TNB = 1,63 )
II. Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis, ( TNB = 1,07 )
Peringkat Kelemahan:
III. Pemahaman tentang pentingnya arsip kurang, (TNB = 0,89)IV. Terbatasnya sarana dan prasarana, ( TNB = 0,87 )
Peringkat Peluang :
V. Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian, ( TNB = 1,38 )VI. Tuntutan Teknologi Informasi, ( TNB = 1,32 ) Peringkat Ancaman :
VII. Kepercayaan masyarakat rendah, ( TNB = 0,72 )VIII. Lemahnya sangsi bagi pelanggar, ( TNB = 0,68 )Perolehan peringkat tersebut diatas akan menjadi dasar dalam pemetaan kekuatan organisasi yang akan menentukan sejauh mana kekuatan eksistensi organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. 1. Peta Kekuatan Organisasi
Gambar 2PETA KEKUATAN ORGANISASI
KEKUATAN
3,67
1,55ANCAMAN
PELUANG
2,04
3,45
+ 1,41
2,12KELEMAHAN
Keterangan :
Faktor Internal = selisih antara Kekuatan (S) dengan Kelemahan (W) ( S W ) = 3,67 - 2,12 = 1,55 Faktor Eksternal = selisih antara Peluang (O) dengan Ancaman (T)( O T ) = 3,45 - 2,04 = 1,41Pemetaan kekuatan organisasi sebagaimana tergambar di atas menunjukkan bahwa eksistensi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan sangat kuat dalam mendukung Visi dan Misi Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan. d. RENCANA KERJA
Rencana kerja organisasi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan dapat diformulasikan melalui Strategi SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, dan Treat) sebagaimana dengan jelas terbaca pada tabel berikut.
Tabel 12
FORMULASI STRATEGI SWOT
FAKTOR EKSTERNAL FAKTOR EKSTERNALSTRENGTH (S)WEAKNESSES (W)
1. Adanya regulasi kearsipan
2. Adanya Tenaga Fungsional Arsiparis1. Kurangnya pemahaman tentang pentingnya arsip
2. Kurangnya sarana dan prasarana
OPPORTUNITIES (O)STRATEGI (SO)STRATEGI (WO)
1. Penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
2. Adanya tuntutan teknologi informasi (IT)1. Optimalkan regulasi yang ada untuk meraih penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
2. Tingkatkan kemampuan Tenaga Fungsional Arsiparis dalam penguasaan teknologi informasi (IT).1. Tingkatkan pemahaman tentang pentingnya arsip untuk meraih penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP)
2. Tingkatkan sarana dan prasarana dalam mendukung tuntutan teknologi informasi (IT)
THREATS (T)STRATEGI (ST)STRATEGI (WT)
1. Kepercayaan masyarakat rendah
2. Lemahnya sanksi bagi pelanggar1. Optimalkan pelaksanaan regulasi untuk menumbuhkan kepercayaan masyarakat
2. Tingkatkan kemampuan Tenaga Fungsional Arsiparis untuk mencegah terjadinya pelanggaran1. Tingkatkan sarana dan prasarana untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat
2. Optimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana untuk mendukung pencegahan pelanggaran.
Formulasi Strategi SWOT terhadap faktor internal dan eksternal organisasi, menghasilkan rencana kerja yang akan mendukung pencapaian tujuan organisasi sebagaimana dipetakan pada tabel 12 di atas, yakni:
a. Strategi Strength-Opportunities (SO) :
1. Optimalkan regulasi yang ada untuk meraih penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP),2. Tingkatkan kemampuan Tenaga Fungsional Arsiparis dalam penguasaan teknologi informasi (IT).
b. Strategi Weakness-Opportunities (WO):
1. Tingkatkan pemahaman tentang pentingnya arsip untuk meraih penilaian Wajar Tanpa Pengecualian (WTP).
2. Tingkatkan sarana dan prasrana untuk mendukung tuntutan teknologi informasi (IT)c. Strategi Strength-Threats (ST) :
1. Optimalkan pelaksanaan regulasi untuk menumbuhkan kepercayaan masyarakat.2. Tingkatkan kemampuan tenaga fungsional arsiparis untuk mencegah terjadinya pelanggaran.d. Strategi Weakness-Treats (WT) :
1. Tingkatkan sarana dan prasarana untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat,2. Optimalkan pemanfaatan sarana dan prasarana untuk mendukung pencegahan pelanggaran.1. Rencana Kerja TerkoordinasiPenyusunan rencana kerja terkoordinasi disusun oleh Tim Bidang Pembinaan kearsipan dan pengembangan kearsipan bekerjasama dengan Bidang Pengelolaan dan Pelestarian arsip yang dituangkan dalam surat keputusan Kepala Badan Pengelola Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan2. Pelaksanaan PengendalianPelaksanaan pengendalian arsip dilaksanakan oleh pejabat SKPD / unitkerja Badan Pengelola Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan3. Pemantauan dan EvaluasiPemantauann evaluasi dan pelaporan dilakukan bersama-sama oleh SKPD dan Badan Pengelola Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan untuk mengetahui tingkat pencapaian kegiatan, kendala, hambatan dan soluisi pelaksanaan kegiatan serta sebagai bahan pertimbangan yang diperlukan untuk perbaikan pelaksanaan kegiatan selanjutnya. 4. Penjadwalan KerjaBAB V
PENUTUPA. KESIMPULAN1. Masalah belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif, maupun masalah lain yang terkait dengan aspek organisasi pada Bidang Pembinaan dan Pengembangan Kearsipan Badan Perpustaakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, secara umum dapat dikatakan bermuara pada lemahnya implementasi regulasi kearsipan;2. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan memiliki kekuatan legalitas yang sangat signifikan berupa Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah, dan peraturan perundangan lainnya yang dapat mendukung efektifitas pelaksanaan tugasnya, khususnya pada tugas pengawasan/supervisi pengelolaan kearsipan.B. REKOMENDASIPenyusunan Standar Operating Presedure (SOP) dan kegiatan yang sifatnya sosialisasi peraturan perundang-undangan kearsipan agar lebih diprioritaskan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Sulawesi Selatan, sehinga masalah belum optimalnya pengelolaan arsip aktif dan arsip inaktif, maupun masalah lain dari aspek organisasi dapat diminimalisir;
52