Lederen som facilitator

Opgave, mål og mig

Formål, succeskriterier,

leverancer og rammer samt plan

MenneskerAt deltagerne engageres mht. præferencer,

relationer, kontekst, læringsstile m.m.

MiljøAt skabe det passende fysiske og psykiske miljø for mødet

Metode

At benytte de bedst egnede faciliteringsmetoder

Procesdesign At designe processen før, under og efter samt sikre

god vekselvirkning mellem ro og fart, gruppe og individ, pauser og hårdt arbejde

Opgave, mål og mig

Formål - hvorfor er vi her?• Hvilken mening, værdi og vision er bærende?

Hvad skal vi stå med når vi er færdige?• Konkrete produkter og dokumentation?

Mål- og forventningsafklaring• Forventninger til rammer, form, proces etc.

• Hvordan måler vi succes – på kort og lag sigt?

• Tid, ressourcer, forudsætninger, kontekst m.m.

Roller og ansvar• Hvilke præferencer og forcer?

• Hvilken rolle vil jeg påtage mig?

• Hvilke roller skal andre have?

• Hvordan skal samspillet være?

Husk• At starte med at se på opgaven og formålet når

du designer eller iscenesætter processer – først derefter bør du vælge hvordan du konkret vil iscenesætte

• At gennemtænke hvilket formål de enkelte delelementer i iscenesættelsen spiller. Det er vigtigt at helheden fremstår gennemtænkt

• At din forståelse af egen stil, repertoire og spændvidde bør være afgørende for dit valg af iscenesættelse. Du skal føle dig godt tilpas i den givne situation

• At iscenesættelse ikke er til for at slippe nemt udenom. Som facilitator er processen dit ansvar

Mennesker

Hvem skal med?• Deltagere: antal, alder, køn, repræsentationer

m.m.

• Kan nogen undværes?

• Hvem mangler for at få optimal synergi og for at vi kan tage væsentlige beslutninger?

Gruppens sammensætning?• Status: fagligheder, erfaring, niveauer, hierarki

• Præferencer/typologier

• Læringsstile og intelligenser

• Følelser og reaktionsmønstre

• Ny gruppe el. sammentømret team

Kultur og stil i organisationen• Værdier, traditioner, erfaring med emnet m.m.

Husk• At investere tid og ressourcer før sessionen i at

få mest muligt at vide om deltagerne i processen

• At interessere dig for de menneskelige referencer, interaktioner, stemninger og følelser

• At præferencer, foretrukne læringsstile eller umiddelbare sindsstemninger spiller ind ift. hvad vi som individer har brug for i iscenesættelsen af en seance

• At deltagernes motivation er altafgørende! Stimuler denne ved at aktivere deltagerne og sikre interaktioner med andre og at de får lov til at prøve af

MiljøHvilke rumlige forhold skaberprocesmiljøet?• Omgivelser: inde el. ude

• Rummet: størrelse, gulv, vægge, vinduer

• Indhold/indretning: teknik, møblement og faciliteter

Hvilke hjælpemidler skal der anvendes?• PowerPoints, flips, tavler, notesbøger,

klistermærker, “uniformer”, design af navneskilte etc.

Hvordan får vi sanserne i spil i processen?• Lyd/akustik, musik

• Traktering

• Indeklima, vinduer, temperatur m.m.

• Farver, kunst, inspiration

• Lyskilder

Husk• At rummet gerne må forstyrre og skabe

nysgerrighed. Farver, visualisering, lys og musik kan skabe et inspirerende miljø

• Altid at score billige point på at rammerne er i orden. Få gør det - men det virker!

• Altid at tjekke forplejning, hvordan det tekniske udstyr virker, og hvem der kan hjælpe.

• At det er utjekket at komme i sidste øjeblik og forbudt at komme for sent!

• ikke at overlade den rumlige stemning til tilfældighederne. Et rum er først klar når der er frisk kaffe, materialer er uddelt, et synligt program ophængt, og du er klar til at byde velkommen og være ”på”

Procesdesig

Planlæg processen

• Hvad skal der ske før, under og efter?

• Stemninger, tempo/energi, refleksion/intimitet, gruppe- og individinteraktion, konkrete og abstrakte elementer

Tid og timing

• Tænk flow, tid og timing

• Tænk i ’inbetweens’, temposkift og pauser

Roller og ansvar

• Andres rolle og egen som leder og facilitator?

• Skal org. deltage aktivt – evt. eksterne?

Hvilke materialer understøtter processen?

• Logbøger til notater, handouts

• Materialer: Brownpaper, tuscher, sakse, papkort

Husk• At procesdesign og drejebog ikke kun skal

omhandle det der sker “under”. Læring og adfærdsændring sker også før, efter og efter efter. Tænk hele forløbet igennem og design hele processen

• At lave en smidig dagsorden med luft og plads til fleksibilitet og kreativitet. Husk skift eller afbræk min. hvert 45. minut – mere kan hverken hjerne eller krop klare

• At tænke i andet end de ekspertfaglige dele af et forløb. Tænk pauser, relationer, videndeling m.m. ind i din proces

• At detailforberede din iscenesættelse – men giv slip, spil efter gehør og improviser, når det går i gang

MetodeStarter og slut og energi undervejs• ‘Openers’ og ‘closers’• ‘Icebreakers’ og ‘energizers’

Håndtér værtskabet?• Etablering af kontakten• Teametablering og relationsskabelse• Brug dig selv, din humor og udstråling• Påklædning, sprog og stemmeleje

Håndtering af modstand og styring af dialog• Konflikthåndtering• Spørgeteknik• Præsentationsteknikker• Feedbackmetoder• Beslutningsprocesser

Afrunding, opsamling og evaluering

Husk

• At lytte og stil gode spørgsmål, håndtér konflikter og modstand, præsentér og styr dialogen, skift tempo og ændre form undervejs

• At bruge dine værktøjer til at åbne dialoger, lukke diskussioner, skabe energi og gennemføre refleksionsøvelser

• At folde værtsrollen ud og sikre, at deltagerne ”stempler ind” og ”tjekker ud” ved at samle op og perspektivere

• At være fleksibel ift. indhold og struktur – og at beslutninger sommetider først bliver taget, lige inden dagen slutter

• halvdelen af den gode facilitering ikke har noget med det ekspertfaglige at gøre – men også tilpasningsevne, menneskekundskab og det at skabe en god atmosfære.

Eks. på metoder til udvælgelse/prioriteringDesignelement Beskrivelse Formål Opmærksomhed

Sorteringsmetode: Den firkantede

Placer i ideerne ud fra to akser. F.eks.: ”Let at løfte opgaven” og ”Stor effekt for målgruppen”. Nogle ideer kvalificeres og udvikles, så de kan flyttes op i højre hjørne

Sortering af idéer ud fra to kriterier. Givermulighed for at udvikle idéerne mod de to alternativer.

Husk to kriterier på akserne f.eks. unikhed og pris, effekt og modstand i org., el. sandsynlighed og konsekvens

Sorteringsmetode: De tre søjler

Placer ideerne vilkårligt i de tre søjler. Derefter ombyttes kortene to og to, sådan at antallet af kort i den enkelte søjle altid er uændret. Flytningen foretages i stilhed.

Prioritering af idéer ud fra fælles intuition

Drøft kun placering hvis et kort flyttes frem og tilbage flere gange

Sorteringsmetode: Idekrigen

Placer ideerne i søjlen til venstre. Derefter holdes ideerne op imod nogle kriterier. Nogle ideer kasseres, fordi de ikke kan leve op til kriterierne.

Sortering af idéer ud fra flere kriterier. Givermulighed for at udvikle idéerne mod de to alternativer.

Fastlæg opdelingen inden du stiller spørgsmålet og definerer opgaveteksten

Sorteringsmetoder: Prikafstemning

Alle deltagere får en spritpen og får f.eks. Lov til at afsætte 3 prikker i alt, ved det tre idéer som de synes er de bedste. De idéer der får flest prikker er højest prioriteret.

Prioritering af idéer ud fra fælles intuition

Der kan anvendes pen, post-its, papkort osv. Afpas antallet pr. deltager med deltagerantallet

Ide Ide

IdeIde

IdeIde

Ide

Ide Ide

IdeIde

IdeIde

Ide

Ide IdeIde

Ide

Ide Ide

IdeIdeIde IdeKriterier

Den firkantede Placer ideerne ud fra to akser. F.eks.: ”Implemen-terbarhed” og ”Effekt”. Når ideer udvikles og kvalificeres flyttes de op i højre hjørne

Udvælgelse af idéer pga. to kriterier. Giver mulighed for at stille idéerne op imod hinanden

De tre søjler Placer ideerne tilfældigt i søjlerne. Byt kortene to og to, sådan at antallet af kort i søjlerne er uændret. Husk: stilhed

Ideerne prioriteres ud fra fælles intuition. Sorteringskriteriet kan f.eks. være: ”Forslag, der understøtter vores strategi”

Systematisering med papkort

Deltagernes svar på papkort, rubriceres på væggen i enten søjler eller vha. ’overskrifts papkort’ i en anden farve.

At input fra deltagerne systematiseres ift. teori, kriterier, områder, emner osv.

Prikafstemning og ’multi voting’

Deltagerne afsætter hver 3 mærker ved de tre idéer som de synes er bedst. Hermed prioriteres der

Ide Ide

IdeIde

IdeIde

IdeIde

1 2 3