intercompany integration solution 2.0 pour sap business one · intercompany integration solution...

Intercompany Integration Solution 2.0 pour SAP Business OneDétails de la solution

SAP Business One Global Rollout

Mars 2016 Public

© 2015 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 2Public

Besoins des sociétés appartenant à un groupe

Il n’est pas rare que les PME qui utilisent SAP Business One soient incluses dans un groupe constitué de

plusieurs entités légales.

Ces entreprises ont les besoins suivants :

Partager des données communes

Exécuter de manière transparente des processus au travers de différentes sociétés et de différents pays

Avoir une vue consolidée des opérations dans le groupe


Comment «Intercompany Integration» satisfait ces besoins ?

Fonctionnalités clé dans «Intercompany Integration»

Partager des données communes

Réplication des données de base

Réplication contrats de maintenance et équipements

Réplication des champs et tables utilisateurs (UDF & UDT)

Standardiser les processus au travers des sociétés

Achat / Vente entre les sociétés du groupe

Répartition d’écritures comptables

Répartition de factures fournisseur de service

Paiements centralisés

Consolidation comptable multi-niveaux

Avoir une vue consolidée des opérations dans le

groupe

Etats portant sur plusieurs sociétés comme :

Etat de stocks

Balance partenaires consolidée

Analyse des ventes consolidée

Balance des sociétés du groupe

Exécution à distance des requêtes

Limite de crédit consolidée


Portée globale de la solution «Intercompany integration»

Localisation SAP Business One supportées*:

Australia, Austria, Belgium, Brazil, Canada,

Chile, China, Costa Rica, Cyprus (EN),

Czech Republic, France, Germany,

Guatemala, Hungary, Ireland, Israel, Italy,

Mexico, Netherlands, New Zealand, Panama,

Poland, Russia, Singapore, Slovakia,

South Africa, Spain, Switzerland, UK, and the USA.

Multidevises

Les transactions en devises étrangères et locales sont supportées

Transverse

Intégration et consolidation de filiales utilisant des localisations différentes

* Pour le support des pays non localisés voir la note 2154976

https://service.sap.com/sap/support/notes/2154976


Réplication des données de base

La solution « Intercompany integration » supporte la réplication des principales données de base entre

les sociétés :

Article

Partenaires

Nomenclatures

Listes de prix

Pour avoir plus d’informations sur la réplication d’autres objets, consultez le manuel

«Administrator‘s Guide» de la solution «Intercompany integration»


Réplication flexible des données de base

Configuration des modèles de réplication

Vous pouvez configurer champ par champ les

informations à répliquer entre chaque société

Répartition des données globales

Vous pouvez définir les sociétés dans lesquelles

certains groupes d’articles, groupes de clients ou

données de base seront répliqués

Autorisations pour les données globales

Vous pouvez définir les utilisateurs autorisés à ajouter,

modifier ou supprimer des données globales


Réplication contrats de maintenance et équipements

La solution «Intercompany Integration» réponds aux

besoins des scénarii orientés S.A.V en autorisant la

réplication des objets suivants :

Carte équipements

Contrat de maintenance

Modèle de contrats de maintenance

Ces objets sont répliqués dans les sociétés en

fonction du type d’opération supporté par la société.

Compagnie A

Opération : vente

Compagnie B

Opération : S.A.V.

Carte

équipement

Contrat de

maintenance

Modèle de

Contrat

Carte

équipement

Contrat de

maintenance

Modèle de

Contrat


Réplication des champs et tables utilisateurs (UDF & UDT)

L’administrateur peut configurer la solution afin de répliquer les tables utilisateur (UDT) de la même manière

que les données de base.

L’administrateur peut également choisir de répliquer les champs utilisateur (UDT) dans les objets suivants :

Article

Partenaires

Documents marketing, qui sont supportés dans les flux achat / vente inter-compagnies

Ecritures au journal

Ecritures préenregistrées



La solution «Intercompany Integration» vous permet de créer des transactions dans les flux achat / vente entre

les entités du groupe.

Bénéfices :

Elimination des saisies redondantes

Gain de temps

Amélioration de la qualité des données

Augmente l’efficacité des entreprises du groupe

Exemple: les sociétés A et B réalisent du commerce entre elles. L’ajout d’une commande d’achat dans la

société A crée automatiquement une commande client dans la société B


Company A Company B

Purchase Order Sales Order

Delivery

User Action

Automatic using B1i

Goods Receipt PO Automatic using B1i

A/R Invoice

User Action

User Action

A/P Invoice Automatic using B1i

ReturnGoods Return

User Action

Automatic using B1i

A/P Credit Memo A/R Credit Memo

User Action

Automatic using B1i

User Action User Action

A/R Reserve

Invoice

A/P Reserve

InvoiceAutomatic using B1i

User Action

User Action

User Action

Prise en compte des documents

spécifiques à certains pays :

Correction facture client vers correction de facture

fournisseur (Uniquement en Russie)

Contre-passation de correction de facture client

vers contre-passation de correction de facture

fournisseur (Uniquement en Russie)

Note de débit client vers note de debit fournisseur

(Uniquement au Chili, Costa Rica, Guatemala,

Mexique)

Documents marketing supportésAchat / Vente entre les sociétés du groupe


Création automatique des documents réciproquesAchat / Vente entre les sociétés du groupe

Réplication des numéros de série et des numéros de lots

Support des documents de type «Service»

Un utilisateur dans la société émettrice peut sélectionner un compte comptable de la société réceptrice lorsqu’il crée un

document de type «Service».

Ce compte comptable sera utilisé dans la société réceptrice dans l’écriture préenregistrée en lieu et place du compte de charge

utilisé par défaut de la société réceptrice.

Annulation des documents de vente et d’achat

Si un utilisateur annule ou rejette un document d’achat ou de vente, l’application annule le document réciproque dans l’autre société.

Blocage des documents subséquents dans le flux jusqu’à acceptation du document d’origine

La solution peut-être configurée pour interdire l’utilisation des fonctions copie de et copie vers tant que le document de base n’a pas été

accepté.


Notifications sur les transactions échangées 1/2


Pour toutes les transactions à l’intérieur du groupe, les sociétés sont notifiées en temp reel au travers de

message au sein de SAP Business One ou par message dans leur messagerie personnelle.

Les documents originaux sont envoyés sous forme d’attachement dans la notification.

Transaction

inter-compagnie

Société émettrice A

Transaction

inter-compagnie

Société réceptrice B

B1i

Intégration Serveur

Notification

Email Notification


Email Attachment

Notifications sur les transactions échangées 2/2



Intercompany Workflow 1/2


La fonctionnalité de workflow dans la solution permet aux sociétés :

D’accepter ou de rejeter les transactions entrants

Notifier la société émettrice de leur décision

Transaction

inter-compagnie

Société émettrice A

Transaction

inter-compagnie

Société réceptrice B

B1i

Intégration Serveur

Acceptation

/ Rejet

Workflow Notification


Intercompany Workflow 2/2



Répartition d’écritures comptables entre les sociétés

La solution «Intercompany Integration» vous permet de répartir de dépenses entre les sociétés du groupe. Ceci

est obtenu au travers de comptabilisations automatiques qui utilisent des comptes comptables définis dans la

solution.

Exemple:

Un utilisateur de la maison mère (Société A) peut répartir des dépenses d’audit à ses filiales (Sociétés B, C et D).s


Compagnie A – Maison mèreCompagnie D

Filiale 3

Compagnie C

Filiale 2

Compagnie B

Filiale 1

Débit Crédit

Due par Société B

250 €

Due par Société C

350 €

Due par Société D

400 €

Dépenses -

Frais de gestion

1000 €

Débit CréditDépenses

Frais de gestion

maison mère

250 €

Due à société A

USD 250 €


Frais de gestion

maison mère

350 €

Due à société A

350 €

Débit Crédit

Dépenses

Frais de gestion

maison mère

USD 400

Due à société A

400 €

Répartition d’écritures comptables dans les filialesFlux de transaction


Sélection sociétés réceptrices

La même société peut-être sélectionnée plusieurs fois

Répartition d’écritures comptables dans les filialesAperçu de la solution


Autres fonctionnalitésRépartition d’écritures comptables dans les filiales

Modèle de répartition d’écritures comptables

Les organisation peuvent créer des modèles de répartition dans lesquels seul le montant change d’une transaction à une autre.

Cette fonctionnalité permet de créer des modèles prédéfinis pour des répartitions de charges ou de recettes, ces modèles

seront ultérieurement utilisés pour saisir les écritures récurrentes.

Répartition d’écritures récurrentes

Toutes les entreprise ont des transactions qui reviennent périodiquement sur un base mensuelle ou trimestrielle (exemple le

loyer). Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de créer un modèle pour les écritures récurrentes, ce modèle sera exécute sur

la base de la périodicité. De plus il est possible de configure le système pour afficher les transactions récurrentes dés que l’add-

on est connecté.

Rejet d’écritures préenregistrées

Si la société qui réceptionne l’écriture préenregistrée la rejette, une écriture de contrepassation est automatiquement crée dans

la société émettrice.


Répartition des factures fournisseur de service

Cette fonctionnalité est similaire à la répartition d’écritures comptables. Elle permet de répartir une

dépense constatée dans une facture fournisseur de service entre les sociétés du groupe.

Fonctionnalités (analogue à la répartition des écritures)

Sélection des comptes comptables dans la société réceptrice

Sélection de la même société réceptrice plusieurs fois (Par exemple pour des affectations analytiques)

Document de contrepassation en cas de rejet


Compagnie A – Maison mèreCompagnie D

Filiale 3

Compagnie C

Filiale 2

Compagnie B

Filiale 1

Débit Crédit

Due par Société B

250 €

Due par Société C

350 €

Due par Société D

400 €

Dépenses -

Frais de gestion

1000 €


Frais de gestion

maison mère

250 €

Due à société A

USD 250 €


Frais de gestion

maison mère

350 €

Due à société A

350 €

Débit Crédit

Dépenses

Frais de gestion

maison mère

USD 400

Due à société A

400 €

Répartition des factures fournisseur de service – Flux des transactions


Paiements centralisés

La solution «Intercompany Integration» vous permet de déléguer le paiement des factures des fournisseurs à

une autre société du groupe.

La solution crée automatiquement les écritures comptables nécessaires en utilisant des comptes spécifiques à

la solution «Intercompany Integration».

Exemple:

Une filiale souhaite déléguer le paiement de ses factures fournisseurs à la maison mère du groupe.


Compagnie A - Filiale Compagnie B – Maison mère

Débit Crédit

Compte “fournisseur” Due à société B

Débit Crédit

Due par Société A Compte “fournisseur”

Débit Crédit

Compte “fournisseur” Compte caisse/banque

Action utilisateur dans la filiale :

Délégation de paiement à la maison mère

automatic

Ecriture au journal

Décaissement

Décaissement ou

Assistant de paiement

Paiements centralisés – Flux des transactions


Paiements centralisésAperçu de la solution


Consolidation à plusieurs niveaux sur la hiérarchie d’entreprises

Consolidation de compagnies utilisant des plans comptables et des devises différents

Définition au niveau du compte du taux de change à utiliser. Taux historique ou de cloture ou moyen.

Les état comptables prennent en consideration le pourcentage de part détenue dans l’entreprise

Tous les états comptables de synthèse (Balance, Compte de résultat, Bilan) sont affichés avec le

formalisme standard de SAP Business One.

Les écritures comptables préenregistrées (brouillard) peuvent être prises en compte dans le processus

de consolidation puis incluses dans les états.

La donnée de base Code projet sera répliquée dans toutes les sociétés incluses dans le paysage inter

sociétés.

Consolidation comptable


Acme

Paris

Acme

Lyon

Acme

Berlin

Acme

Stuttgart

Consolidation

groupe

Consolidation

Allemagne

Acme

Suisse

30 % 70 %

Pourcentage correspondant

à la détention de parts

Consolidation comptableConsolidation à multiples niveaux


Acme Paris

Acme Lyon

Société de Consolidation

Préparation Etape 1 – Distribution du plan de compteConsolidation comptable


Préparation Etape 2 – Mapping des comptes des sociétésConsolidation comptable


Acme Paris

Acme Lyon

Société de consolidation

Ecriture au journal

Etape 3 – Consolidation des écritures au journalConsolidation comptable

Ecriture au journal

Ecriture au journal Ecriture au journal


Etats financiers consolidésConsolidation comptable


Plusieurs états extraient les données d’une ou plusieurs sociétés appartenant au groupe

Utilisation de données consolidées en temps réel ce qui permet des analyses plus pertinentes

Facile à exporter vers Microsoft Excel

Etats portant sur plusieurs sociétés


Etats portant sur les sociétés du groupe

Stock par sociétéliste la quantité d’articles disponible détenue par chacune des sociétés du groupe, indique également les informations

associées «En stock», «Confirmé», «Commandé» et «Disponible»

Soldes consolidés par partenaireliste la balance consolidée de chaque partenaire en prenant en compte le plafond de credit et le solde comptable dans

chacune des sociétés du groupe.

Analyse des ventes consolidéepermet a l’utilisateur d’afficher l’analyse des ventes en pregnant en compte toutes les sociétés

Solde comptable des sociétés du groupeDonne une vue d’ensemble de tous les soldes dûs aux transactions inter-sociétés

Transactions intercompany en attenteliste tous les documents entrant en attente. Ce sont les documents dans la société réceptrice qui attente une

acceptation pour créer le document définitif ou un rejet.


Stock par sociétéEtats portant sur les sociétés du groupe


Soldes consolidés par partenaireEtats portant sur les sociétés du groupe


Analyse des ventes consolidéesEtats portant sur les sociétés du groupe


Solde comptable des sociétés du groupeEtats portant sur les sociétés du groupe


Transactions intercompany en attenteEtats portant sur les sociétés du groupe


Exécution à distance des requêtes

Etant la fonctionnalité de reporting spécifique en s’appuyant sur le générateur de

requêtes ou l’assistant de requêtes de SAP Business One

Les requêtes peuvent être utilisées pour concevoir des états spécifiques attendus par

le client.

Permet l’execution à distance de requêtes standards SAP Business One

Similaire aux autres états portant sur les sociétés du groupe, cette fonctionnalité

fournie une information en temps réel pour une ou plusieurs sociétés du groupe.


Exécution à distance des requêtesAperçu de la solution


Limite de crédit consolidée

Cette fonctionnalité permet à l’utilisateur de :

Limiter la création des documents de vente pour les clients

Afficher des messages d’alerte

Ces actions sont basées sur la limite de crédit consolidée et non plus sur la limite de crédit définie dans

chacune des sociétés.


Limite de crédit consolidéeAperçu de la solution

Implémentation


Composantes fournies

Administration Console

Pour la configuration

Interface centrale pour la configuration de la

solution «Intercompany Integration» , par exemple

la structure de consolidation.

Pour la surveillance

Les messages log incluent des filtres pour

surveiller les échanges entre les sociétés.

Intercompany Add-on Il crée de nouvelles fenêtres dans SAP Business

One ainsi que des nouvelles transactions afin que

l’utilisateur final puisse exécuter les flux entre les

sociétés du groupe

Scenario PackageIl s‘agit de la colonne vertébrale de la solution «Intercompany Integration» ce package prend en charge la replication des

données en s‘appuyant sur B1if (Integration framework) de SAP Business One.


La solution «Intercompany Integration» met à disposition un assistant d’implémentation et un assistant de

configuration afin que la solution puisse être rapidement et facilement installée.

Assistants d’initialisation et de configuration


Mécanisme de mapping des clés

Chargement du mapping des clés en utilisant un modèle Excel

Mapping automatique des clés internes basé sur la description affichée


Upload Key Mapping data using an Excel template

Les outils basés sur Excel pour une configuration rapide incluent ce qui suit :

Comptes de dette et de créance des sociétés

Cet outil permet à l’utilisateur de définir les comptes “Dû à” et Dû par’ pour chacune des sociétés.

Mise à jour des classification dans le plan comptable

Cet outil permet d’affecter aux comptes du plan comptable une classification (type de compte). L’affectation est visible dans la fenêtre

«Plan comptable» de SAP Business One.

Comptes associés aux classifications

Cet outil permet d’associer à une classification (type de compte) un compte comptable. Cet outil met à jour les informations contenues dans

les fénêtres «Comptes de bilan par défaut» et « Comptes de résultat par défaut».

Mapping avec comptes de consolidation

Avec cet outil vous mappez un compte comptable de la société de consolidation à un compte comptable définii dans le plan de compte de la

société. Le résultat est visible dans la fenêtre «Mapping avec comptes de consolidation».


Outil de personnalisation de l‘interface graphique

Vous pouvez personnaliser les éléments de l’interface graphique de l’add-on Intercompany en

important une feuille Excel contenant les nouveaux termes.

For exemple: nom des champs, messages, titre des fenêtres, nom des boutons..

Autres ressources

Consulter SAP Business One YouTube playlist pour apprendre plus sur la solution

Uniquement pour les partenaires SAP Business One :

Visitez le portail SAPPartnerEdge.com pour trouver d’autres documents

Ou le Training Curriculum pour prolonger votre apprentissage

https://www.youtube.com/playlist?list=PLMdHXbewhZ2SNiGl3Gr5djakPN5h1W2fr

https://partneredge.sap.com/content/partnerexp/en/search-results.html?type=asset&filters=products:all-products/erp/biz1&text=intercompany

https://partneredge.sap.com/en/library/education/products/entManage/sbo/about/te_sbo_add_training/te_sbo_add_training_integration/te_sbo_add_training_integration_01.html


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