INPADE UNIVRESIDAD SEMINARIO DE ADMINISTRACION ESTRATEGICA EQUIPO 1.- DEISY ARIANA MIGUEL ROBLERO NORMA ANGELICA ORTEGA VAZQUEZ GUADALUPE VALERIO PEDRO ANTONIO MIRANDA SANCHEZ OMAR PARRA

INPADE UNIVERSIDAD

SEMINARIO DE ADMINISTRACION ESTRATEGICA

EQUIPO 1

DEISY ARIANA MIGUEL ROBLERO NORMA ANGELICA ORTEGA VAZQUEZJESUS DE LA O CANTUPEDRO ANTONIO MIRANDA SANCHEZJOSE OMAR PARRA ACOSTAControl y planes de contngencia

Un plan de contingencia es un tipo de plan preventivo, predictivo y reactivo. Presenta una estructura estratgica y operativa que ayudar a controlar una situacin de emergencia y a minimizar sus consecuencias negativas. Quienes necesitan un Plan de Contingencia?.

La respuesta es todos necesitamos un plan de contingencia ya que vivimos rodeados de riesgos, tanto en nuestra vida diaria como en la de la actividad de nuestras empresas. No obstante, cuando la empresa sufre un imprevisto para el que no est preparada, puede verse obligada a detener su actividad parcial o totalmente. En caso de que esto suceda, es fundamental disponer de las herramientas que le permitan volver cuanto antes a un modo de funcionamiento estable, minimizando el impacto del suceso y reduciendo las prdidas en la medida de lo posible..Los puntos crticos:

los sistemas de informacin, las comunicaciones de voz y datosla disponibilidad de suministro de energa elctrica. un pequeo incendio en el taller, una inundacin, un accidente, una huelga, un sabotaje, un robo, una epidemia o una leve intoxicacin alimentaria del personal, pueden detener la actividad durante horas o incluso das Cualquiera de estos imprevistos detendr la actividad de la empresa parcial o totalmente dependiente de la gravedad del problema.

Disponer de un Plan de Contingencia nos ayuda a determinar cules sern las tareas o funciones que debern reponerse en primer lugar (ventas, facturacin, produccin, expedicin, mantenimiento, atencin al cliente?), de qu forma se reanudar su funcionamiento, con qu medios o recursos, qu departamentos estarn involucrados.

Todo plan de contingencia tiene a su vez otros tres planes que sern los que establezcan las medidas a realizar.

En primer lugar, est el plan de respaldo que determina las medidas de prevencin, es decir, las que se tienen que llevar para evitar que pueda tener lugar la materializacin de una amenaza en concreto.

En segundo lugar, el plan de emergencia que, est conformado por el conjunto de acciones que hay que llevar a efecto durante la materializacin de la amenaza y tambin despus de la misma. Gracias a esta se conseguir reducir y acabar con los efectos negativos de la misma.

en tercer lugar est el plan de recuperacin que se realiza despus de la amenaza con el objetivo de recuperar el estado en el que se encontraban las cosas antes de que sucediera el inconveniente.

cmo actuar en una contingenciaEn la gestin de una crisis, deber informarse al personal, pero quiz sea necesario informar a clientes o a proveedores, tal vez se tenga que reorganizar la logstica contactando con transportistas que estn ya en ruta; puede que se deba comparecer ante los medios de comunicacin; en funcin de la gravedad, quiz sea necesario informar a las familias del personal, o a las autoridades competentes, tal vez a los accionistas, etc.

Para reanudar las actividades, quiz se necesite contar con servicios externos o con ms personal, coordinarse con otros centros de produccin o con otros almacenes, reponer stocks de inmediato o localizar proveedores alternativos o de apoyo.

Contingencia en recursos humanosPlanes de contingencias dentro de una empresa:

Son los procedimientos especficos pre establecidos de coordinacin, alerta, movilizacin y respuesta ante la ocurrencia o inminencia de un evento particular para el cual se tiene escenarios definidos. Una buena administracin estratgica es que las empresas hacen planes para manejar los hechos favorables y desfavorables antes de que ocurranPara el caso de edificaciones, instalaciones o recintos, estos planes de contingencia sern dirigidos a un conjunto de acciones coordinadas y aplicadas para prevenir, controlar, proteger y evacuar a las personas que se encuentran en el lugar donde se genera la emergencia.

CONTINGENCIAUna buena administracin estratgica debe incluir:

Los planos de los accesosSealizacin de rutas de escapeZonas seguras internas y externasEquipos contra incendio.

Asimismo los procedimientos de evacuacin, de simulacros, registro y evaluacin del mismo.Asignacin de Responsabilidades. En definitiva delimitar y conocer las personas implicadas y sus responsabilidades en el plan de actuacin.Calendario de Implantacin. Por ltimo la realizacin peridica de pruebas y simulaciones de crisis. Slo conociendo de antemano que problemas podran aparecer ante un desastre, el plan de contingencia podr ser perfeccionado o sustituido y as asegurar el xito del mismo.

contingenciaPasos para crear un plan de contingencia:

Organizar un comit, elegir al lder del comit. Este lder provee las habilidades, herramientas y conocimiento en base de cada departamento.Haz una lista de cada proceso de cada departamento. Reunirse con los jefes de cada departamento y realizar una lista de todos los puntos claves en un plan de contingencia.Examina los riesgos y el impacto de cada punto clave.Estructura el plan de contingencia. Escribir este plan involucra a una cantidad apropiada de personas para que quede lo mejor posible.Repasa el plan. Un segundo anlisis puede ayudar a encontrar cosas que faltaron la primera vezPrueba tu plan de contingencia. Puedes empezar a hacer estas pruebas de una manera manejable y rentable en 4 etapas. Si un rea tiene conflictos con el plan de contingencia de pueden editarla y volver a probar el plan.

CONTINGENCIA Primera etapa - El personal superior escoge una fecha y hora con la que puedan revisar todo el plan de contingencia y reconocer a las personas involucradas y su asignacin.

Segunda etapa - Revisin Interdepartamental. Aqu es cuando cada departamento revisa el plan de los otros departamentos. Esta es la etapa que asigna recursos e identifica conflictos.

Tercer etapa - Fallos de Sistemas Crticos. Esta etapa puede ser localizada dentro de los departamentos. La prueba incluye una simulacin de las fallas de sistema. Puedes hacer escenarios sin tener que parar toda la planta o todos los procesos.

Cuarta etapa - Etapa Final. Aqu es cuando se hace una prueba completa del plan de contingencia. Involucra parar la produccin por cortos periodos de tiempo, en tiempo real.

CONTROL Y PLANES DE CONTINGENCIA CONTROL DE PRODUCCIN

Sin plan de contingencia 51% de medianas empresas mexicanas segn la empresa Regus MxicoLas catastrfica serie de desastres que acontecieron en 2011 tales como las lluvias atpicas registradas en varios estados de nuestro pas, ocasionaron afectaciones importantes en avenidas primarias y cuantiosas prdidas en las empresas imposibilitando su canales de comunicacin, as como destruccin total o parcial de su infraestructura y bienes tangibles e intangibles, han llevado a que la recuperacin de los mismos se site como prioridad principal en las salas de juntas, destacando el enorme costo que los desastres naturales y sus secuelas representan para las empresas..

Cati Cerda, Directora de Regus en Mxico comenta: que un incidente promedio puede tener un costo de hasta $500.000 dlares, la recuperacin ante desastres no se utiliza tan masivamente como se puede imaginar, especialmente cuando se trata de lugares de trabajo.Adems de un informe que revela que Mxico supone un alto riesgo para los inversionistas, ya que carece de la capacidad para lidiar con una catstrofe natural.

CONTROL Y PLANES DE CONTINGENCIA CONTROL DE PRODUCCIN

El plan de contingencia en el rea de produccin propone una serie de procedimientos alternativos al funcionamiento normal de la planta, cuando alguna de sus funciones usuales se ve perjudicada por una contingencia interna o externa.

Esta clase de plan, por lo tanto, intenta garantizar la continuidad del funcionamiento de la organizacin frente a cualquier eventualidad, ya sean materiales o personales.

Los especialistas recomiendan planificar cuando an no es necesario; es decir, antes de que sucedan los imprevistos como falta de material en el caso de produccin, escases de mano de obra, personal de nuevo ingreso a la empresa que aun no cuenta con la habilidad necesaria, robo de material, hasta, accidentes dentro y fuera de la empresa.

Por otra parte, un plan de contingencia debe ser dinmico y tiene que permitir la inclusin de alternativas frente a nuevas incidencias que se pudieran producir con el tiempo. Por eso, debe ser actualizado y revisado de forma peridica.

CONTROL Y PLANES DE CONTINGENCIA CONTROL DE PRODUCCIN

Control de produccin,-La toma de decisiones y acciones que son necesarias para corregir el desarrollo de un proceso, de modo que se apegue al plan trazado.-Funcin de dirigir o regular el movimiento metdico de los materiales por todo el ciclo de fabricacin, desde la requisicin de materias primas, hasta la entrega del producto terminado, mediante la transmisin sistemtica de instrucciones a los subordinados, segn el plan que se utiliza en las instalaciones del modo ms econmico.

El control de produccin, tiene que establecer medios para una continua estimacin de: la demanda del cliente, la situacin del capital, la capacidad productiva, la mano de obra; ste debe tomar en cuenta, no slo el estado actual de los factores, sino que debe proyectarlos a futuro.CONTROL Y PLANES DE CONTINGENCIA CONTROL DE PRODUCCIN

Cmo medir la eficiencia del control

algunos aspectos que nos dan referencia de un mal control:

Escasez de piezas individuales en la lnea de ensamblaje.Retraso crnico para terminar los pedidos a tiempo.Demasiados pedidos urgentes, cuando no lo eran originalmente.Excesivo tiempo extra.Frecuentes demoras en la operacin por escasez de material.Tiempo de espera de los operarios, antes de recibir rdenes.Prdidas frecuentes de materiales en proceso.La necesidad de robarle a una orden, para completar otra.Incapacidad del departamento de control, para dar informacin respecto al progreso de pedidos.

APLAUSOS, APLAUSOS!!15