informe sigep septiembre 2015
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SEGUIMIENTO – SIGEP
Control Interno
Bogotá
2014-09-30
SEGUIMIENTO SIGEP Control Interno
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1. Introducción
El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, corresponden al Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de 2004 y es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y gestión del recurso humano, al servicio del Estado. El Decreto 2842 de 2010, estableció que el SIGEP tiene entre otros objetivos el de registrar y almacenar información en temas de organización institucional y personal al servicio del Estado así como la de facilitar los procesos, seguimiento y evaluación de la organización institucional y de los recursos humanos al interior de cada entidad, consolidando la información que sirva de soporte para la formulación de políticas y la toma de decisiones por parte del Gobierno Nacional. Por lo anterior, la Asesora con funciones de Jefe de Control Interno en cumplimiento del artículo 7 del Decreto 2842 de 2010, realiza seguimiento y verificación con el fin que la Entidad cumpla con las obligaciones de registrar información veraz y oportuna y de esta forma propender por el logro de los objetivos definidos para el SIGEP y la Ley de Transparencia.
2. Alcance
Verificar la oportunidad y calidad de la información registrada por la Entidad - Procesos de Talento Humano y Coordinación Jurídica, así como por los funcionarios y contratistas en el sistema SIGEP y en relación a las hojas de vida y declaración de rentas y bienes.
3. Descripción metodológica
Se descargaron del Sistema SIGEP desde el rol de Control Interno los informes de Monitoreo hojas de vida y bienes y rentas. El muestreo realizado estuvo dado bajo el criterio de las hojas de vida que reposaban en la Oficina de Control interno se seleccionaron tres de ellas (discriminadas), siendo estas:
Diana Marcela López Victoria, Delgado Duque Daniel Danilo y Sergio Carreño Gómez
Adicionalmente se aplicaron procedimientos de auditoría como:
Observación: se observaron los procedimientos establecidos en el SIG y la normatividad que aplicará a la observación.
Inspección: se estudiaron documentos y registros de los expedientes de hojas de vida, registros de páginas web –S IGEP, entre otros.
Procedimientos analíticos: se utilizó para identificar anomalías en la información tales como fluctuaciones, diferencias o correlaciones inesperadas con respecto a la regulaciones normativas tanto internamente como a nivel nacional.
Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa
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4. Resultados
4.1 Hojas de vida. Del reporte brindado por el SIGEP se evidencia que:
a) Estado de la hoja de vida personal de planta: 30 funcionarios presentan en su estado la Hoja de vida como pendiente así:
1er nombre 1er apellido 2º apellido Última actualización Actualizado?
Estado hoja de vida
Diana Rodriguez Fernández 25/02/2015 16:12 Si Pendiente
Gina Bustos Sáenz 24/02/2015 11:18 Si Pendiente
Wilmer Castro Romero 26/02/2015 11:06 Si Pendiente
Gloria Medina Chambueta 07/05/2013 09:26 Si Pendiente
Sergio Carvajal Perdomo 20/02/2015 16:26 Si Pendiente
Yeraldin Aguilar Avila 10/03/2015 11:03 Si Pendiente
Carol Barragán Barrera 23/02/2015 08:42 Si Pendiente
Omar Mejia Vargas 10/02/2015 16:34 Si Pendiente
Jorge García Benavides 09/02/2015 15:06 Si Pendiente
Freddy Hernandez Sandoval 12/11/2014 13:38 Si Pendiente
Jorge Gómez Herrera 18/02/2015 15:27 Si Pendiente
Lilia Matiz Florez 05/03/2015 12:21 Si Pendiente
Liliana Fong De Fong 13/02/2015 10:13 Si Pendiente
Marina Medina Sandoval 09/02/2015 16:34 Si Pendiente
Francy Ramirez Israel 05/03/2015 10:04 Si Pendiente
Johanna Abella Gamba 18/02/2015 14:18 Si Pendiente
Alvaro Bermudez Coronel 18/03/2015 12:14 Si Pendiente
Carlos Porras Porras 24/06/2015 19:23 Si Pendiente
Antonio García Tarquino 11/08/2014 13:44 Si Pendiente
Juan Gil Romero 23/02/2015 14:38 Si Pendiente
Wilmar Montaño Rodriguez 19/03/2014 11:06 Si Pendiente
Nelson Bahamon Cortes 10/02/2014 08:32 Si Pendiente
Jhon Barreto Gutiérrez 09/02/2015 16:56 Si Pendiente
Richard Perdomo Arcila 10/02/2015 12:57 Si Pendiente
Jhon Escobar Soto 04/03/2015 11:48 Si Pendiente
Ervin Ducuara Caita 03/03/2015 12:02 Si Pendiente
Jhon Diaz Moreno 20/03/2015 16:46 Si Pendiente
Sergio Garcia Martinez 09/03/2015 14:31 Si Pendiente
Andres Rincón 06/03/2015 11:30 Si Pendiente
Javier Viveros Cuasquer 24/03/2015 18:57 Si Pendiente
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Los funcionarios Delgado Duque Daniel Danilo y Sergio Carreño Gómez no están registrados en el SIGEP
b) Estado de la hoja de vida contratistas:
Se evidencio el registro en el aplicativo https://gestion.sigep.gov.co/m4richweb.html de 36 contratistas donde el estado de todas se encuentra pendiente, así:
1er Nombre 1er Apellido Actualizado? Nombre Tipo
De Alta Estado Hoja
De Vida
Nataly Barahona Si Contratista Pendiente
Norma Aquite No Contratista Pendiente
Claudia Rodriguez Si Contratista Pendiente
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Brallare Quiñones No Contratista Pendiente
Santiago Molano Si Contratista Pendiente
Sandra Mendoza Si Contratista Pendiente
Angelica Diaz No Contratista Pendiente
Jenniffer Romero No Contratista Pendiente
Luisa Cadena No Contratista Pendiente
Johan Arenas No Contratista Pendiente
Maria Moreno Si Contratista Pendiente
Leidy Pino Si Contratista Pendiente
Jhon Duran No Contratista Pendiente
Vladimir Aceros Si Contratista Pendiente
Emiro Cubillos No Contratista Pendiente
Cesar Fernández Si Contratista Pendiente
Jose Patiño No Contratista Pendiente
María Ramírez Si Contratista Pendiente
Olga Araujo No Contratista Pendiente
Vilma Triana Si Contratista Pendiente
Claudia Guillen No Contratista Pendiente
Isabel González Si Contratista Pendiente
Zully Camacho No Contratista Pendiente
Ingrid Gonzalez Si Contratista Pendiente
Diana Tautiva Si Contratista Pendiente
Idelfonso Gonzalez Si Contratista Pendiente
Mauricio Gonzalez No Contratista Pendiente
Daniel Delgado No Contratista Pendiente
Omar Bautista No Contratista Pendiente
Jose Suarez Si Contratista Pendiente
Nelson Quintero Si Contratista Pendiente
Carlos Guzmán Si Contratista Pendiente
Andres Cardenas Si Contratista Pendiente
Nelson Rodriguez No Contratista Pendiente
Oscar Valencia Si Contratista Pendiente
Francisco Diaz Si Contratista Pendiente
De estos se evidencia que 16 hojas de vida no se encuentran actualizadas.
Dentro de este registro se verificó en la página http://www.sigep.gov.co/directorio que es la página visible al público, que ninguna de estas hojas de vida son visibles al público.
A forma de ejemplo se observan:
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4.2. Bienes y rentas - reporte monitoreo Bienes y Rentas.
a) funcionarios de planta: se evidencian 105 registros de funcionarios clasificados así:
Ingreso:
1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?
Diana Rodríguez 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si
Sergio Carvajal 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si
Miguel Rincón 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si
Liz Giraldo 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si
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JAIME PAREDES 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si
José Culma 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si
Andrés Rincón 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si
Para modificar los datos consignados previamente:
1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?
Martha García 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Gina Bustos 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Wilmer Castro 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Mauricio Sachica 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Nelson Vargas 20/10/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Yeraldin Aguilar 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Asdrubal Luna 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Stivinson Cordoba 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Luis Suarez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Aristides Dajer 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Alvaro Fontalvo 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Luis Castro 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Freddy Hernandez 01/01/14-30/09/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Jorge Gómez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Martha Martinez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Yolanda Briceño 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Jose Urrego 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Alvaro Zipaquira 01/01/14-31/03/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Ana Reyes 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Maria Arias 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Liliana Fong 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Diana Lopez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Maria Neira 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Marina Medina 01/01/15-23/06/15 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Sandra López 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Francy Ramirez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Nubia Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
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Mayer Flórez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Ivonne Gonzalez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Lyda Pedraza 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Juliana Serna 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Luisa Bernal 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Karina Ariza 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Alba Ortiz 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Antonio García 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Cesar Parra 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Alexander Martinez 01/01/14-01/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Victor Gil 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Luis Oviedo 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
David Plazas 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Andres Peralta 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Sergio Gonzalez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Andres Castillo 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Jhon Barreto 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Mayckol Morales 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Luis Soto 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Jhon Escobar 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Ronald Cristancho 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Jhon Diaz 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Richard Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Pablo Solano 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si
Periódica:
1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?
Ivan Betancur 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Kevin Villalobos 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Carol Barragan 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Liz Hernandez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Diana Forero 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Javier Ospino 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Diego Tovar 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
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Omar Mejia 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Jorge García 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Manfred Bendek 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Luis Chavarro 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Gonzalo Leal 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Lilia Matiz 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Gloria Motta 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Luz Gallego 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Leonor Gomez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Silvia Garcia 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Monica Diaz 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Janet Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Johanna Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Johanna Abella 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Alvaro Bermudez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Carolina Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Maria Peña 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Carlos Porras 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Juan Arias 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Juan Lopez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Manuel Marin 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Luis Amaya 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Juan Gil 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Jose Bermudez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
John Cuellar 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
René Dokú 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Wilmar Montaño 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Nelson Bahamon 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
John Leguizamon 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
David Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Henry Torres 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Carlos Fonseca 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Ervin Ducuara 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Diego Ahumada 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Sergio Garcia 01/01/13-31/12/13 Periódica Si
Ciro Sanchez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Javier Viveros 01/01/14-31/12/14 Periódica Si
Retiro:
1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?
Gloria Medina 01/01/15-30/04/15 Retiro Si
Richard Perdomo 01/01/14-31/12/14 Retiro Si
Nelcari Ramirez 01/01/15-23/04/15 Retiro Si
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c) Contratistas:
En archivo monitoreo de bienes y rentas para los contratistas solo se evidencian tan solo:
1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?
Gustavo Chaparro 01/01/14-30/04/14 Retiro Si
Jose Patiño 01/01/13-31/12/13 Periódica Si
Claudia Guillen No
4.3 Verificación soportes físicos de expediente de hoja de vida contra registro SIGEP.
Se contrastó la información registrada en el expediente de la funcionaria Diana Marcela López Victoria contra la información registrada en el aplicativo del SIGEP, al igual que en la página http://www.sigep.gov.co/directorio
Se evidencia que dentro del expediente de hoja de vida que la funcionaria se relacionó la siguiente experiencia laboral (folio 8) cuando ingreso al cargo de profesional especializado grado 15 (no cuenta con fecha de diligenciamiento), así:
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Para el ingresar al cargo de Jefe de Asesora de Planeación se diligenció dos experiencias adicionales (folio 61 y 62) que no fueron registradas al ingresar al INM (en azul) así:
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En resumen se evidencia lo siguiente:
Hoja de Vida del febrero de 2013 Hoja de vida de verificación de diciembre 13 de 2013
Instituto Nacional de Metrología del 18 de febrero 2013 actualidad
Superintendencia de Subsidio Familiar Superintendencia de Subsidio Familiar
Isoluciones Ltda
Trefo S.A.
Hospital de Kennedy Hospital de Kennedy
Clínica Valle de Lili Clínica Valle de Lili
Total tiempo experiencia: Público: Privado:
Total tiempo experiencia: Publico: 6 años 4 meses. Privado: 11 meses
En conclusión se establece las siguientes observaciones:
1. Diferencias en el registro de la experiencia correspondiente a un periodo anterior a la fecha de ingreso como funcionaria del Instituto correspondiente a 2009, 2011 y 2012.
2. La experiencia relacionada con posterioridad al ingreso al Instituto y para acceder al cargo de Jefe de Oficina Asesora (diciembre de 2013) se encuentra traslapada con la experiencia de la Superintendencia de Subsidio Familiar.
Se presentan inconsistencias en lo diligenciado por la funcionaria en las dos hojas de vida con el tiempo total de experiencia, (folios: 9 y 63 así
Hoja de vida de febrero de 2013 Hoja de vida de diciembre 03 de 2013
Observándose que se aumentan tan solo cuatro meses de experiencia en el sector público y se disminuyen un mes la experiencia en el sector privado.
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En el archivo de monitoreo de la experiencia en el SIGEP aplicativo de la página https://gestion.sigep.gov.co/m4richweb.html bajo el rol de jefe de control interno se observa:
Número De Documento
Primer Apellido
Segundo Apellido
Primer Nombre
Segundo Nombre
Fecha De Ingreso
Fecha De Terminación Sector
Empresa O Entidad
Tipo Experiencia
38595318 LOPEZ VICTORIA DIANA MARCELA 2004-01-05 2004-12-17
FUNDACION CLINICA VALLE DEL LILI Profesional
38595318 LOPEZ VICTORIA DIANA MARCELA 2005-06-01 2007-01-31 Salud
HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY Profesional
38595318 LOPEZ VICTORIA DIANA MARCELA 2007-11-20 2011-12-16
Trabajo Y Seguridad Social
Superintendencia Del Subsidio Familiar Profesional
38595318 LOPEZ VICTORIA DIANA MARCELA 2013-02-19
Comercio, Industria Y Turismo
INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA - INM Profesional
En la verificación de la información en el SIGEP reporte hojas de vida se evidencia que:
Es decir la hoja de vida se encuentra aprobada.
En verificación en la página de SIGEP http://www.sigep.gov.co/hdv/-/directorio/M392077-8036-4/view
Se observa la siguiente experiencia:
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Cargos Entidad Fecha Inicio
Fecha Fin
Jefe De Oficina Asesora De Comunicaciones O De Prensa O De Jurídica O De Planeación 14
INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA - INM
19/02/2013 Actual
Contratista Superintendencia del Subsidio Familiar
20/11/2007 16/12/2011
Contratista HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY
01/06/2005 31/01/2007
CONTRATISTA FUNDACION CLINICA VALLE DEL LILI
05/01/2004 17/12/200
Donde se evidencia un error, ya que no se es jefe desde el 19 de febrero de 2013 sino desde el 10 de enero de 2014.
Fotográficamente:
Observándose que la experiencia relacionada para el cargo de jefe de Oficina Asesora de Planeación no se encuentra registrada en el SIGEP. En el aplicativo SIGEP no se evidencia que no hayan ingresado el registro y los soportes de la experiencia de Isolución Ltda. y Trefo S.A.
El decreto 2842 de 2010 establece en su artículo 10 entre otras aspectos que están obligados a diligenciar el formato único de hoja de vida, los empleados públicos que ocupen cargos de carrera y de libre nombramiento y remoción, previamente a la posesión y los contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato.
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Igualmente el artículo 11 de este mismo decreto establece como responsabilidades en el diligenciamiento de las hojas de vida y declaración de bienes y rentas que es responsabilidad de cada servidor público o contratista registrar y actualizar la información en su hoja de vida y declaración de bienes y rentas según corresponda. Igualmente que la información registrada y su actualización debe ser verificada por el Jefe de Recursos Humanos o de contratos o quienes hagan sus veces.
Es importante establecer que diferencias en el diligenciamiento en las hojas de vida para el posesión de diferentes cargos posiblemente podría ser interpretado como el hecho de ocultar información o de aportar información o documentación falsa para sustentar la información suministrada en la hoja de vida, por lo tanto se recomienda realizar los cruces correspondientes a los estudios académicos de educación formal y experiencia laboral, profesional y relacionada según sea requerida en cada de los cargos del Instituto Nacional de Metrología con lo registrado en el SIGEP.
En el expediente de la hoja de vida tampoco se evidencia el formato de verificación de cumplimiento de requisitos de la hoja de vida realizada por la oficina de Talento Humano.
5. Conclusiones
En conclusión se recomienda:
1. Verificar que la información que se encuentra en los expedientes de hoja de vida sea idéntica a la registrada en el SIGEP tanto en el sistema como para la ciudadanía.
2. Realizar los ajustes por parte de la coordinación jurídica para la actualización de los bienes y rentas y adicionalmente sea visible al ciudadano todos los contratistas.
3. Realizar los cruces correspondientes a los estudios académicos de educación formal y experiencia laboral, profesional y relacionada según sea requerida en cada de los cargos del Instituto Nacional de Metrología con lo registrado en el SIGEP.
6. Anexos Reposan en la Oficina de Control Interno. Original firmado
___________________________________ Sandra Lucía López Pedreros
Jefe de Control Interno
Elaboró: Sandra Lucía López Pedreros Fecha: 2015-09-30