informe sigep septiembre 2015

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SEGUIMIENTO SIGEP Control Interno Bogotá 2014-09-30

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Page 1: Informe SIGEP septiembre 2015

SEGUIMIENTO – SIGEP

Control Interno

Bogotá

2014-09-30

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1. Introducción

El Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, corresponden al Sistema General de Información Administrativa del Sector Público de que trata la Ley 909 de 2004 y es una herramienta tecnológica que sirve de apoyo a las entidades en los procesos de planificación, desarrollo y gestión del recurso humano, al servicio del Estado. El Decreto 2842 de 2010, estableció que el SIGEP tiene entre otros objetivos el de registrar y almacenar información en temas de organización institucional y personal al servicio del Estado así como la de facilitar los procesos, seguimiento y evaluación de la organización institucional y de los recursos humanos al interior de cada entidad, consolidando la información que sirva de soporte para la formulación de políticas y la toma de decisiones por parte del Gobierno Nacional. Por lo anterior, la Asesora con funciones de Jefe de Control Interno en cumplimiento del artículo 7 del Decreto 2842 de 2010, realiza seguimiento y verificación con el fin que la Entidad cumpla con las obligaciones de registrar información veraz y oportuna y de esta forma propender por el logro de los objetivos definidos para el SIGEP y la Ley de Transparencia.

2. Alcance

Verificar la oportunidad y calidad de la información registrada por la Entidad - Procesos de Talento Humano y Coordinación Jurídica, así como por los funcionarios y contratistas en el sistema SIGEP y en relación a las hojas de vida y declaración de rentas y bienes.

3. Descripción metodológica

Se descargaron del Sistema SIGEP desde el rol de Control Interno los informes de Monitoreo hojas de vida y bienes y rentas. El muestreo realizado estuvo dado bajo el criterio de las hojas de vida que reposaban en la Oficina de Control interno se seleccionaron tres de ellas (discriminadas), siendo estas:

Diana Marcela López Victoria, Delgado Duque Daniel Danilo y Sergio Carreño Gómez

Adicionalmente se aplicaron procedimientos de auditoría como:

Observación: se observaron los procedimientos establecidos en el SIG y la normatividad que aplicará a la observación.

Inspección: se estudiaron documentos y registros de los expedientes de hojas de vida, registros de páginas web –S IGEP, entre otros.

Procedimientos analíticos: se utilizó para identificar anomalías en la información tales como fluctuaciones, diferencias o correlaciones inesperadas con respecto a la regulaciones normativas tanto internamente como a nivel nacional.

Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa

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4. Resultados

4.1 Hojas de vida. Del reporte brindado por el SIGEP se evidencia que:

a) Estado de la hoja de vida personal de planta: 30 funcionarios presentan en su estado la Hoja de vida como pendiente así:

1er nombre 1er apellido 2º apellido Última actualización Actualizado?

Estado hoja de vida

Diana Rodriguez Fernández 25/02/2015 16:12 Si Pendiente

Gina Bustos Sáenz 24/02/2015 11:18 Si Pendiente

Wilmer Castro Romero 26/02/2015 11:06 Si Pendiente

Gloria Medina Chambueta 07/05/2013 09:26 Si Pendiente

Sergio Carvajal Perdomo 20/02/2015 16:26 Si Pendiente

Yeraldin Aguilar Avila 10/03/2015 11:03 Si Pendiente

Carol Barragán Barrera 23/02/2015 08:42 Si Pendiente

Omar Mejia Vargas 10/02/2015 16:34 Si Pendiente

Jorge García Benavides 09/02/2015 15:06 Si Pendiente

Freddy Hernandez Sandoval 12/11/2014 13:38 Si Pendiente

Jorge Gómez Herrera 18/02/2015 15:27 Si Pendiente

Lilia Matiz Florez 05/03/2015 12:21 Si Pendiente

Liliana Fong De Fong 13/02/2015 10:13 Si Pendiente

Marina Medina Sandoval 09/02/2015 16:34 Si Pendiente

Francy Ramirez Israel 05/03/2015 10:04 Si Pendiente

Johanna Abella Gamba 18/02/2015 14:18 Si Pendiente

Alvaro Bermudez Coronel 18/03/2015 12:14 Si Pendiente

Carlos Porras Porras 24/06/2015 19:23 Si Pendiente

Antonio García Tarquino 11/08/2014 13:44 Si Pendiente

Juan Gil Romero 23/02/2015 14:38 Si Pendiente

Wilmar Montaño Rodriguez 19/03/2014 11:06 Si Pendiente

Nelson Bahamon Cortes 10/02/2014 08:32 Si Pendiente

Jhon Barreto Gutiérrez 09/02/2015 16:56 Si Pendiente

Richard Perdomo Arcila 10/02/2015 12:57 Si Pendiente

Jhon Escobar Soto 04/03/2015 11:48 Si Pendiente

Ervin Ducuara Caita 03/03/2015 12:02 Si Pendiente

Jhon Diaz Moreno 20/03/2015 16:46 Si Pendiente

Sergio Garcia Martinez 09/03/2015 14:31 Si Pendiente

Andres Rincón 06/03/2015 11:30 Si Pendiente

Javier Viveros Cuasquer 24/03/2015 18:57 Si Pendiente

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Los funcionarios Delgado Duque Daniel Danilo y Sergio Carreño Gómez no están registrados en el SIGEP

b) Estado de la hoja de vida contratistas:

Se evidencio el registro en el aplicativo https://gestion.sigep.gov.co/m4richweb.html de 36 contratistas donde el estado de todas se encuentra pendiente, así:

1er Nombre 1er Apellido Actualizado? Nombre Tipo

De Alta Estado Hoja

De Vida

Nataly Barahona Si Contratista Pendiente

Norma Aquite No Contratista Pendiente

Claudia Rodriguez Si Contratista Pendiente

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Brallare Quiñones No Contratista Pendiente

Santiago Molano Si Contratista Pendiente

Sandra Mendoza Si Contratista Pendiente

Angelica Diaz No Contratista Pendiente

Jenniffer Romero No Contratista Pendiente

Luisa Cadena No Contratista Pendiente

Johan Arenas No Contratista Pendiente

Maria Moreno Si Contratista Pendiente

Leidy Pino Si Contratista Pendiente

Jhon Duran No Contratista Pendiente

Vladimir Aceros Si Contratista Pendiente

Emiro Cubillos No Contratista Pendiente

Cesar Fernández Si Contratista Pendiente

Jose Patiño No Contratista Pendiente

María Ramírez Si Contratista Pendiente

Olga Araujo No Contratista Pendiente

Vilma Triana Si Contratista Pendiente

Claudia Guillen No Contratista Pendiente

Isabel González Si Contratista Pendiente

Zully Camacho No Contratista Pendiente

Ingrid Gonzalez Si Contratista Pendiente

Diana Tautiva Si Contratista Pendiente

Idelfonso Gonzalez Si Contratista Pendiente

Mauricio Gonzalez No Contratista Pendiente

Daniel Delgado No Contratista Pendiente

Omar Bautista No Contratista Pendiente

Jose Suarez Si Contratista Pendiente

Nelson Quintero Si Contratista Pendiente

Carlos Guzmán Si Contratista Pendiente

Andres Cardenas Si Contratista Pendiente

Nelson Rodriguez No Contratista Pendiente

Oscar Valencia Si Contratista Pendiente

Francisco Diaz Si Contratista Pendiente

De estos se evidencia que 16 hojas de vida no se encuentran actualizadas.

Dentro de este registro se verificó en la página http://www.sigep.gov.co/directorio que es la página visible al público, que ninguna de estas hojas de vida son visibles al público.

A forma de ejemplo se observan:

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4.2. Bienes y rentas - reporte monitoreo Bienes y Rentas.

a) funcionarios de planta: se evidencian 105 registros de funcionarios clasificados así:

Ingreso:

1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?

Diana Rodríguez 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si

Sergio Carvajal 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si

Miguel Rincón 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si

Liz Giraldo 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si

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JAIME PAREDES 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si

José Culma 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si

Andrés Rincón 01/01/14-31/12/14 Ingreso Si

Para modificar los datos consignados previamente:

1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?

Martha García 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Gina Bustos 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Wilmer Castro 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Mauricio Sachica 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Nelson Vargas 20/10/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Yeraldin Aguilar 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Asdrubal Luna 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Stivinson Cordoba 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Luis Suarez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Aristides Dajer 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Alvaro Fontalvo 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Luis Castro 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Freddy Hernandez 01/01/14-30/09/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Jorge Gómez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Martha Martinez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Yolanda Briceño 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Jose Urrego 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Alvaro Zipaquira 01/01/14-31/03/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Ana Reyes 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Maria Arias 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Liliana Fong 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Diana Lopez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Maria Neira 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Marina Medina 01/01/15-23/06/15 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Sandra López 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Francy Ramirez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Nubia Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

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Mayer Flórez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Ivonne Gonzalez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Lyda Pedraza 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Juliana Serna 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Luisa Bernal 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Karina Ariza 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Alba Ortiz 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Antonio García 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Cesar Parra 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Alexander Martinez 01/01/14-01/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Victor Gil 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Luis Oviedo 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

David Plazas 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Andres Peralta 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Sergio Gonzalez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Andres Castillo 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Jhon Barreto 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Mayckol Morales 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Luis Soto 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Jhon Escobar 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Ronald Cristancho 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Jhon Diaz 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Richard Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Pablo Solano 01/01/14-31/12/14 Para Modificar Los Datos Consignados Previamente Si

Periódica:

1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?

Ivan Betancur 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Kevin Villalobos 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Carol Barragan 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Liz Hernandez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Diana Forero 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Javier Ospino 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Diego Tovar 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

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Omar Mejia 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Jorge García 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Manfred Bendek 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Luis Chavarro 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Gonzalo Leal 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Lilia Matiz 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Gloria Motta 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Luz Gallego 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Leonor Gomez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Silvia Garcia 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Monica Diaz 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Janet Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Johanna Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Johanna Abella 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Alvaro Bermudez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Carolina Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Maria Peña 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Carlos Porras 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Juan Arias 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Juan Lopez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Manuel Marin 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Luis Amaya 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Juan Gil 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Jose Bermudez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

John Cuellar 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

René Dokú 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Wilmar Montaño 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Nelson Bahamon 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

John Leguizamon 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

David Rodriguez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Henry Torres 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Carlos Fonseca 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Ervin Ducuara 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Diego Ahumada 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Sergio Garcia 01/01/13-31/12/13 Periódica Si

Ciro Sanchez 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Javier Viveros 01/01/14-31/12/14 Periódica Si

Retiro:

1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?

Gloria Medina 01/01/15-30/04/15 Retiro Si

Richard Perdomo 01/01/14-31/12/14 Retiro Si

Nelcari Ramirez 01/01/15-23/04/15 Retiro Si

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c) Contratistas:

En archivo monitoreo de bienes y rentas para los contratistas solo se evidencian tan solo:

1er Nombre 1er Apellido Periodo Declarado Tipo Declaración Actualizado?

Gustavo Chaparro 01/01/14-30/04/14 Retiro Si

Jose Patiño 01/01/13-31/12/13 Periódica Si

Claudia Guillen No

4.3 Verificación soportes físicos de expediente de hoja de vida contra registro SIGEP.

Se contrastó la información registrada en el expediente de la funcionaria Diana Marcela López Victoria contra la información registrada en el aplicativo del SIGEP, al igual que en la página http://www.sigep.gov.co/directorio

Se evidencia que dentro del expediente de hoja de vida que la funcionaria se relacionó la siguiente experiencia laboral (folio 8) cuando ingreso al cargo de profesional especializado grado 15 (no cuenta con fecha de diligenciamiento), así:

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Para el ingresar al cargo de Jefe de Asesora de Planeación se diligenció dos experiencias adicionales (folio 61 y 62) que no fueron registradas al ingresar al INM (en azul) así:

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En resumen se evidencia lo siguiente:

Hoja de Vida del febrero de 2013 Hoja de vida de verificación de diciembre 13 de 2013

Instituto Nacional de Metrología del 18 de febrero 2013 actualidad

Superintendencia de Subsidio Familiar Superintendencia de Subsidio Familiar

Isoluciones Ltda

Trefo S.A.

Hospital de Kennedy Hospital de Kennedy

Clínica Valle de Lili Clínica Valle de Lili

Total tiempo experiencia: Público: Privado:

Total tiempo experiencia: Publico: 6 años 4 meses. Privado: 11 meses

En conclusión se establece las siguientes observaciones:

1. Diferencias en el registro de la experiencia correspondiente a un periodo anterior a la fecha de ingreso como funcionaria del Instituto correspondiente a 2009, 2011 y 2012.

2. La experiencia relacionada con posterioridad al ingreso al Instituto y para acceder al cargo de Jefe de Oficina Asesora (diciembre de 2013) se encuentra traslapada con la experiencia de la Superintendencia de Subsidio Familiar.

Se presentan inconsistencias en lo diligenciado por la funcionaria en las dos hojas de vida con el tiempo total de experiencia, (folios: 9 y 63 así

Hoja de vida de febrero de 2013 Hoja de vida de diciembre 03 de 2013

Observándose que se aumentan tan solo cuatro meses de experiencia en el sector público y se disminuyen un mes la experiencia en el sector privado.

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En el archivo de monitoreo de la experiencia en el SIGEP aplicativo de la página https://gestion.sigep.gov.co/m4richweb.html bajo el rol de jefe de control interno se observa:

Número De Documento

Primer Apellido

Segundo Apellido

Primer Nombre

Segundo Nombre

Fecha De Ingreso

Fecha De Terminación Sector

Empresa O Entidad

Tipo Experiencia

38595318 LOPEZ VICTORIA DIANA MARCELA 2004-01-05 2004-12-17

FUNDACION CLINICA VALLE DEL LILI Profesional

38595318 LOPEZ VICTORIA DIANA MARCELA 2005-06-01 2007-01-31 Salud

HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY Profesional

38595318 LOPEZ VICTORIA DIANA MARCELA 2007-11-20 2011-12-16

Trabajo Y Seguridad Social

Superintendencia Del Subsidio Familiar Profesional

38595318 LOPEZ VICTORIA DIANA MARCELA 2013-02-19

Comercio, Industria Y Turismo

INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA - INM Profesional

En la verificación de la información en el SIGEP reporte hojas de vida se evidencia que:

Es decir la hoja de vida se encuentra aprobada.

En verificación en la página de SIGEP http://www.sigep.gov.co/hdv/-/directorio/M392077-8036-4/view

Se observa la siguiente experiencia:

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Cargos Entidad Fecha Inicio

Fecha Fin

Jefe De Oficina Asesora De Comunicaciones O De Prensa O De Jurídica O De Planeación 14

INSTITUTO NACIONAL DE METROLOGIA - INM

19/02/2013 Actual

Contratista Superintendencia del Subsidio Familiar

20/11/2007 16/12/2011

Contratista HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY

01/06/2005 31/01/2007

CONTRATISTA FUNDACION CLINICA VALLE DEL LILI

05/01/2004 17/12/200

Donde se evidencia un error, ya que no se es jefe desde el 19 de febrero de 2013 sino desde el 10 de enero de 2014.

Fotográficamente:

Observándose que la experiencia relacionada para el cargo de jefe de Oficina Asesora de Planeación no se encuentra registrada en el SIGEP. En el aplicativo SIGEP no se evidencia que no hayan ingresado el registro y los soportes de la experiencia de Isolución Ltda. y Trefo S.A.

El decreto 2842 de 2010 establece en su artículo 10 entre otras aspectos que están obligados a diligenciar el formato único de hoja de vida, los empleados públicos que ocupen cargos de carrera y de libre nombramiento y remoción, previamente a la posesión y los contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato.

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Igualmente el artículo 11 de este mismo decreto establece como responsabilidades en el diligenciamiento de las hojas de vida y declaración de bienes y rentas que es responsabilidad de cada servidor público o contratista registrar y actualizar la información en su hoja de vida y declaración de bienes y rentas según corresponda. Igualmente que la información registrada y su actualización debe ser verificada por el Jefe de Recursos Humanos o de contratos o quienes hagan sus veces.

Es importante establecer que diferencias en el diligenciamiento en las hojas de vida para el posesión de diferentes cargos posiblemente podría ser interpretado como el hecho de ocultar información o de aportar información o documentación falsa para sustentar la información suministrada en la hoja de vida, por lo tanto se recomienda realizar los cruces correspondientes a los estudios académicos de educación formal y experiencia laboral, profesional y relacionada según sea requerida en cada de los cargos del Instituto Nacional de Metrología con lo registrado en el SIGEP.

En el expediente de la hoja de vida tampoco se evidencia el formato de verificación de cumplimiento de requisitos de la hoja de vida realizada por la oficina de Talento Humano.

5. Conclusiones

En conclusión se recomienda:

1. Verificar que la información que se encuentra en los expedientes de hoja de vida sea idéntica a la registrada en el SIGEP tanto en el sistema como para la ciudadanía.

2. Realizar los ajustes por parte de la coordinación jurídica para la actualización de los bienes y rentas y adicionalmente sea visible al ciudadano todos los contratistas.

3. Realizar los cruces correspondientes a los estudios académicos de educación formal y experiencia laboral, profesional y relacionada según sea requerida en cada de los cargos del Instituto Nacional de Metrología con lo registrado en el SIGEP.

6. Anexos Reposan en la Oficina de Control Interno. Original firmado

___________________________________ Sandra Lucía López Pedreros

Jefe de Control Interno

Elaboró: Sandra Lucía López Pedreros Fecha: 2015-09-30