informatica - tema 11 excel avanzado - fp a distancia andalucia - grado superior gestion comercial y...

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Introducción

En la Unidad VI aprendimos las funciones básicas de Excel. En esta unidad estudiaremos algunos aspectosavanzados de esta aplicación:

Aprenderemos a mejorar la presentación de las hojas de cálculo, dando formato a las celdas e insertandodibujos e imágenes.

Veremos como rellenar rápidamente celdas utilizando el controlador de relleno.Trabajaremos con Excel como si fuera una base de datos.Profundizaremos en el uso de gráficos, funciones y fórmulas.Aprenderemos a proteger nuestros trabajos con Excel.

Conceptos avanzados de Excel

Introducción

En la Unidad VI aprendimos las funciones básicas de Excel. En esta unidad estudiaremos algunos aspectosavanzados de esta aplicación:

Aprenderemos a mejorar la presentación de las hojas de cálculo, dando formato a las celdas e insertandodibujos e imágenes.

Veremos como rellenar rápidamente celdas utilizando el controlador de relleno.Trabajaremos con Excel como si fuera una base de datos.Profundizaremos en el uso de gráficos, funciones y fórmulas.Aprenderemos a proteger nuestros trabajos con Excel.


Llenando celdas

Cuando estemos creando una hoja de cálculo que contenga operaciones similares, podremos utilizar el llenadoautomático para introducir en las celdas la misma operación en vez de repetirla en cada una de ellas.

En la figura tenemos una hoja de cálculo para calcular el presupuesto de una obra. El total para cada tarea secalcula multiplicando el precio por hora por el número de horas. En la primer celda (25000) hemos calculado elresultado para la primera tarea. Este resultado proviene de la fórmula =C7*D7 (en este caso 2500*10).Podríamos rellenar el total del resto de las tareas manualmente pero es mucho más rápido utilizar el llenadoautomático.

En los siguientes apartados veremos cómo realizar este tipo de operaciones que se realizan utilizando lassiguientes herramientas:

Control de rellenoLlenar series


Utilizando el controlador de relleno

En la esquina inferior derecha de la celda activa aparece el controlador de relleno para introducir datosautomáticamente en celdas contiguas.

Cuando se sitúa el puntero del ratón en el controlador de relleno de la celda, el ratón cambia de forma y seconvierte en una cruz. Al arrastrar el ratón, sin soltar, aparece un borde alrededor de las celdas que se van allenar. Al soltar el ratón aparecen los valores resultantes. Lo que hace Excel es ajustar la fórmula al resto de lasceldas.

Demo: Veamos cómo utilizar el Controlador de relleno.

1. Introduce una fórmula en una celda

2. Haz clic sobre el controlador de relleno y arrástralo hasta la celda donde desees introducir automáticamente la fórmula.

Señala a qué se llama "control o controlador de relleno" en Excel

a)A un botón de la barra de herramientas que se usa para rellenar unacelda con valores repetidos.

b) A un botón especial que aparece cuando se edita una fórmula.

c) A una opción de un menú que sirve para rellenar celdas.

d)A un cuadrado negro que hay en la esquina inferior derecha de la celdaactiva o de la selección y que se arrastra para rellenar con valoresrepetidos o series las celdas adyacentes.

e)A una opción de un cuadro de diálogo que sirve para rellenar de coloruna celda.


Llenando series

En una hoja de cálculo se pueden llenar series de datos como meses, años, etc. Esto se realizaautomáticamente utilizando los procesos de autollenado de Excel 2000.

Para iniciar el proceso de llenado se selecciona la primera celda del rango que se desee rellenar y, acontinuación, se introduce el valor inicial de la serie. Después se selecciona la segunda celda del rango y se leintroduce el segundo valor de la serie. La diferencia entre los dos elementos iniciales determinará la cifra deincremento de la serie. Por último, se seleccionan las dos celdas que contienen los valores iniciales y searrastra el controlador de relleno sobre el rango de celdas que se desee rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, se arrastra hacia abajo o hacia la derecha y parahacerlo en orden descendente, se arrastra hacia arriba o hacia la izquierda.

Por ejemplo, si escribimos en una celda 1991 y en la celda siguiente 1992, seleccionamos ambas celdas yarrastramos el botón de llenado, Excel automáticamente llenará las celdas con 1993, 1994,…

Lo que hace Excel es intuir qué datos debe llenar. Por ejemplo, si ponemos 1/1/97 en unacelda y 1/2/97 en la siguiente y arrastramos el botón de llenado, obtendremos en lasrestantes 1/3/97, 1/4/97, etc.

Demo: Veamos un ejemplo.

1. Introduce el primer valor de la serie.

2. Introduce el segundo valor de la serie en la celda contigua de la misma fila.

3. Selecciona ambas celdas.

4. Haz clic sobre el controlador de relleno y arrástralo hasta la celda deseada.

También existe el comando Rellenar : Series... del menú Edición. Seleccionamos el rangoque queremos rellenar, y al utilizar este comando, aparecerá una ventana en la quepodemos determinar el intervalo entre las celdas de la serie, y el tipo de tendencia.


Dando formato a celdas

Un formato siempre irá aplicado a una celda o rango de celdas, por lo tanto, se podrá aplicar antes de introducirinformación en celdas o posteriormente cuando ya haya datos en ellas. Esto último es lo que generalmente sehace para ajustar el tamaño de la fuente, el ancho de las columnas, etc.

Siempre habrá que seleccionar previamente el rango al que queramos aplicar el formato. Este rango puede serdisjunto. Como regla general, se utilizarán los comandos del menú Formato, los comando del menú contextualo bien con los botones de las barras de herramientas Formato.

Para seleccionar un rango disjunto de la hoja, por ejemplo para aplicar rápidamente un formato a todas lasceldas que lo componen, hay que seleccionar la primera celda que se quiera incluir en el rango, arrastrar elratón hasta seleccionar la última celda contigua, mantener pulsada la tecla y arrastrar el ratón sobre el siguientegrupo de celdas que se quieran incluir en el rango. Se deben repetir los pasos anteriores hasta haberseleccionado todos los rangos.

Generalmente es mucho más rápido utilizar la barra de herramientas Formato para aplicarun formato disponible en dicha barra.

Cuando se aplica un formato a una celda, en la barra de herramientas Formato aparecerá el botóncorrespondiente a dicho formato "activado".

Si una celda contiene texto, podemos aplicar varios formatos en ella. Esto es muy útil cuando, por ejemplo,queremos poner subíndices o superíndices o bien resaltar un título, etc. Para aplicar un formato de este tipopuede ir aplicando el formato a medida que escribe o bien, una vez escrita la celda completamente, seleccionarel trozo de texto al cual se quiere dar formato arrastrando el ratón.


Dando formato de número

Podemos cambiar la forma en la que Excel 2000 muestra números, fechas y horas. A esto es a lo que se ledenomina dar formato de número y es muy importante a la hora de mejorar la presentación y legibilidad de losdatos de la hoja de cálculo.

Para cambiar el formato de número utilizado en una celda o rango de celdas debemos seleccionarla y, después,escoger el comando Celda... del menú Formato. A continuación, en la ficha Número del cuadro de diálogoFormato de celdas, podremos seleccionar la categoría (estilo) que deseemos utilizar. Esto resulta muy útil, porejemplo, cuando se están poniendo precios en las celdas y queremos que aparezcan los símbolos de lasúnidades, como el euro (€).

El formato de número que se aplique, no afectará al valor real de la celda que utilizaMicrosoft Excel para ejecutar las operaciones. El valor de la celda activa se muestra en labarra de fórmulas.

Según la categoría (estilo) que seleccionemos aparecerán a la derecha del cuadro de diálogo una serie deopciones para variar el formato de presentación dentro de dicha categoría. Además, en la parte inferior delcuadro de diálogo aparecerá un texto explicativo.

En la barra de herramientas Formato aparecen varios botones que permiten aplicar más rápidamente un estilodeterminado a las celdas seleccionadas. Estos estilos son: Moneda, Porcentaje y Millares. Además se podráaumentar o disminuir el número de cifras decimales que aparecen representados en las celdas mediante losbotones Aumentar decimales y Disminuir decimales de la barra de herramientas Formato.


1. Selecciona la celda cuyo formato de número desees cambiar.

2. Ejecuta Formato / Celdas.

3. Selecciona una categoría, por ejemplo Moneda.

4. En el campo Posiciones decimales introduce un 2.

5. Selecciona la última opción en Número negativos.

6. Pulsa Aceptar.


Estableciendo bordes, tramas y color de fondo

Otro de los aspectos de formato mejorado en Excel 2000 es la aplicación de bordes a las celdas: podemosseleccionar el formato y observar el resultado en una muestra antes de aplicarlo.

Para cambiar los bordes primero habrá que seleccionar las celdas y, después, hay que ir a la ficha Bordes delcuadro de diálogo Formato de Celdas, al cual se puede acceder de dos formas: una es seleccionando elcomando Formato de celdas... del menú contextual y otra es seleccionando el comando Celdas... del menúFormato.

En la ficha Bordes podemos elegir un color y un estilo de línea y después aplicarlo a cualquiera de los bordeshaciendo clic en los botones que aparecen en el apartado Bordes o en Preestablecidos. También se puedehacer clic directamente con el ratón en las áreas de la muestra para aplicar el borde directamente.

Demo: Veamos cómo poner border a las celdas.

1. Seleccina la celda a la que vas a poner bordes.


3. Activa la pestaña bordes.

4. En el desplegable Color, selecciona, por ejemplo, el gris 40%.

5. Haz clic sobre el botón de borde superior, izquierdo y derecho.

6. Selecciona el color blanco.

7. Haz clic sobre el botón de borde inferior.

8. Pulsa Aceptar.

También podemos utilizar el botón Bordes de la barra de herramientas Formato para aplicar rápidamente unformato de bordes a las celdas. Haciendo clic en la flecha hacia abajo que aparece en el botón Bordesobtenemos varias muestras de bordes aplicables directamente a las celdas seleccionadas. Aparecenúnicamente bordes de uso común, para escoger alguno no listado aquí debe utilizar el comando explicadoanteriormente.

Si al desplegar el menú del botón Bordes pulsamos sobre la pequeña barra de color de laparte superior y arrastramos, conseguiremos que este menú aparezca como una ventanaadicional en Excel, y que por lo tanto estará presente en pantalla: no necesitaremos

desplegar el menú de bordes cada vez que tengamos que utilizarlo.

Es posible cambiar el color de fondo de un rango de celdas e incluso poner tramas. También es posible cambiarel fondo de toda la hoja.

Para cambiar el color o poner tramas primero habrá queseleccionar las celdas y, después, hay que ir a la fichaTramas del cuadro de diálogo Formato de Celdas, al cualse puede acceder de dos formas: una es seleccionandoel comando Formato de celdas... del menú contextual yotra es seleccionando el comando Celdas... del menúFormato.

En la ficha Trama podremos elegir el color de fondo delas celdas haciendo clic sobre el que deseemos.

Para poner una trama hay que hacer clic sobre la flechaque aparece al lado del cuadro Trama y, a continuación,seleccionar el estilo de la trama y el color que se desee.En el cuadro Muestra se podrá visualizar una vista previade la trama.

Una forma más rápida de aplicar un color de fondo a las celdas es usar el botón Color derelleno de la barra de herramientas Formato. Si hacemos clic sobre la flecha que aparecea la izquierda podremos cambiar de color de fondo.

Para ponerle un fondo a toda la hoja de cálculo seleccione el comando Hoja del menú Formato y, acontinuación, haga clic sobre el subcomando Fondo. Después, elija el archivo de gráficos que va a utilizar comofondo y haga clic sobre el botón Aceptar. El gráfico seleccionado se repetirá para rellenar la hoja.

Demo: Veamos cómo poner tramas a celdas y fondos a toda la hoja.

1. Selecciona la celda a la que deseas poner una trama.


3. Haz clic sobre la pestaña Tramas.

4. Selecciona un color de los que aparecen.

5. En el desplegable Trama, selecciona una de las opciones que aparecen.

6. Selecciona un color del desplegable Trama.

7. Pulsa el botón Aceptar.

8. Ejecuta Formato / Hoja / Fondo.

9. Selecciona una de las imágenes que aparecen en el cuadro de diálogo.

10. Pulsa Aceptar.


Utilizando el autoformato

Excel 2000 incorpora una serie de formatos predefinidos que pueden aplicarse de manera automática a un rangode celdas. Estos formatos automáticos se conocen como autoformatos e incorporan formatos de fuentes,números, bordes, alineación, tramas, altos de fila y anchos de columna, etc.

Para aplicar un autoformato, se selecciona un rango de celdas y, a continuación, el comando Autoformato delmenú Formato. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá seleccionar el formato más adecuado para lasceldas.

Puede aplicar sólo determinados formatos seleccionándolos de entre los que aparecen en la parteinferior del cuadro de diálogo. Si en la pantalla no aparece el apartado Formatos a aplicar, se

puede hacer clic en el botón Opciones.

Excel 2000 aplicará los formátos de modo automático, según convenga.

Demo: Veamos cómo aplicar autoformatos.

1. Selecciona una celda del rango al que deseas dar formato.

2. Ejecuta Formato / Autoformato.

3. Selecciona uno de los formatos que aparecen en el cuadro de dialogo.

4. Haz clic sobre el botón Opciones.

5. Desmarca la casilla Ancho y Alto.

6. Pulsa el botón Aceptar.

Los Autoformatos en Excel se usan para...

a) Dar el mismo formato automáticamente a todas las hojas del libro.

b) Dar formato a un rango de una hoja.

c) Dar formato a las ventanas.

d) Dar formato a las barras de herramientas.

e) Dar formato a los menús.


Funciones y fórmulas avanzadas

Las fórmulas realizan operaciones con los valores de las hojas de cálculo y almacenan los resultados enceldas. Dichos resultados cambiarán automáticamente en el momento en que se modifiquen los valoresoriginales usados en la fórmula, de ahí la importancia de la hoja de cálculo. Para cálculos complejos, Excelincluye fórmulas incorporadas que se denominan funciones.

En la Unidad Didáctica V vimos como introducir fórmulas en las celdas utilizando distintos tipos de operadores yreferencias relativas. También aprendimos a copiar y a mover fórmulas. En esta unidad aprenderemos a utilizarel otro tipo de referencias: las referencias absolutas. También aprenderemos a utilizar el pegado especial. Porúltimo aprenderemos a trabajar con rótulos de campos y nombres de rangos en fórmulas.

Funciones matemáticas y trigonométricas:http://www.monografias.com/trabajos16/funciones-matematicas/funciones-matematicas.shtml[Versión PDF]


Utilizando referencias absolutas en las fórmulas

En Excel, para hacer una referencia a una celda, hay que introducir la letra de columna seguida del número defila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacerreferencia a un rango de celdas, hay que introducir la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dospuntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. Estas referenciasson referencias relativas, de forma que al copiar una fórmula a otra celda, las referencias utilizadas cambiarán yse ajustarán a la nueva posición de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que la celda B6 contiene la fórmula=A5, que usa una referencia relativa, entonces, Microsoft Excel buscará el valor una celda por encima y unacelda a la izquierda de B6. Al copiar esta fórmula en la celda C7 se actualizará la referencia relativa según lanueva posición de la celda y la formúla pasaría a ser = B6, que hace referencia a la celda que está una celdapor encima y a la izquierda de la celda C7.

Si no se desea que cambien las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente habrá que

utilizar las referencias absolutas. Para crear referencias absolutas hay que añadir el símbolo dolar ('$') delantede las partes de la referencia que no cambian. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda A10tendriamos que escribir: $A$10.


Usando el pegado especial

El comando Pegar sirve para copiar datos de una localización a otra, mientras que Pegado especial, del menúEdición o del menú contextual, permite pegar datos con opciones avanzadas. Sólo está disponible cuandocopiamos, no cuando cortamos rangos.

El cuadro de diálogo Pegado especial presenta las siguientes opciones:

Todo: equivale a elegir el comando Pegar. Pegafórmulas y formatos.Fórmulas: pega únicamente fórmulas o valores constantes pero no formatos. Esinteresante cuando el área destino tiene su propioformato y no queremos sobreescribirlo.Valores: si el rango origen contiene fórmulas, sólo pega los valores devueltos pordichas fórmulas. Es realmente interesante esta opcióncuando queramos fijar valores en la hoja de cálculopara ahorrar tiempo de recálculo sobre fórmulas queno se van a volver a actualizar. En este caso el áreade copiado y pegado sería el mismo.Formatos: pega únicamente los formatos del áreaorigen en el área destino.Comentarios: pega únicamente los comentarios delrango origen.Validación: pega las reglas de validación del rangoorigen en el área destino.Todo excepto bordes: pega todo excepto los formatos de bordes. Igual que antes, de esta forma nocambiamos el formato de bordes que pudiera tener el área destino.Saltar blancos: no pega celdas en blanco del área de copia en el área de pegado, de tal forma que si haseleccionado celdas en blanco en el área original, Excel respetará el contenido de la celdacorrespondiente en el área de pegado.Transponer: cambia la orientación de los datos cuando se pegan.

Las opciones de la sección Operación del cuadro de diálogo Pegado especial son muy útiles cuando se quierenllevar a cabo operaciones entre rangos. Por ejemplo, si tenemos valores numéricos en los rangos A1:A10 yB1:B10, podemos seleccionar el rango A1:A10, copiarlo y pegar con Pegado especial sobre B1:B10 realizandolas operaciones que nos ofrece el comando: Suma, sumará los valores celda a celda A1 con B1, etc.; igual conel resto de operaciones. Un cálculo común que podemos realizar mediante las opciones de Pegado Especial escuando queremos incrementar en un porcentaje un rango de celdas; para ello, haríamos lo siguiente: escribir enuna celda en blanco dicho porcentaje, por ejemplo 10%. Seleccionar la celda y copiarla. Seleccionar acontinuación el rango al que queremos aplicarle el tanto por ciento y, del cuadro de diálogo Pegado especial,seleccionar multiplicar.

El botón Pegar vínculos que aparece en el cuadro de diálogo Pegado especial se utilizapara realizar una copia vinculada de un rango de celdas en otro lugar de tal forma que,modificando el rango origen, se cambia automáticamente el rango destino.

Demo: Veamos cómo utilizar el pegado especial.

1. Selecciona la celda cuyo formato quieras copiar.

2. Haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar.

3. Selecciona la celda donde quieras pegar el formato.

4. Ejecuta Edición / Pegado especial.

5. Marca la opción Formatos en el cuadro de diálogo que aparece.

6. Pulsa el botón Pegar.

La orden Pegado especial sirve para...

a) Pegar de forma selectiva el formato, los valores, las fórmulas, etc.

b) Pegar sólo los campos no numéricos.

c) Pegar todo en modo texto.

d) Pegar filas y columnas completas.

e) Pegar los gráficos asociados a los datos.


Insertando rótulos de campos y nombres de rangos en las fórmulas

Normalmente, las hojas de cálculo contienen rótulos en la parte superior de cada columna y a la izquierda decada fila que describen los datos de la hoja. También se le pueden asignar nombres a celdas o a rangos deceldas. Estos rótulos y nombres pueden utilizarse dentro de fórmulas cuando se desee hacer referencia a losdatos, evitando así tener que escribir las referencias de las celdas concretas.

Un rótulo no es más que una celda con una cadena de caracteres que describe los datos que hay en las celdasinferiores, si es un rótulo de columna, o bien, describe los datos que hay en las celdas de la derecha, si es unrótulo de fila.

Para asignar un nombre a una celda o rango de celdas, debemos seleccionarla y, después, hacer clic en elcuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la Barra de fórmulas. A continuación, escribiremos el nombreque queremos darle a las celdas y pulsaremos la tecla <Intro>. También se puede insertar un nombre a unconjunto de celdas seleccionándolas y eligiendo el subcomando Definir del comando Nombre del menú Insertar.Aparecerá un cuadro de diálogo llamado Definir nombres en el que escribiremos el nombre en el apartadoNombres en el libro y después haremos clic sobre el botón Aceptar. Para eliminar un nombre abriremos elcuadro de diálogo Definir nombres, seleccionaremos el nombre que deseemos eliminar de la lista y haremos clicsobre el botón Eliminar.

Los nombres están disponibles en cualquier hoja de cálculo dentro del libro, mientras quelos rótulos solo se pueden usar dentro de la hoja de cálculo en la que están.

Cuando se crea una fórmula que hace referencia a los datos de una hoja de cálculo, pueden utilizarse losrótulos de las columnas y filas en la hoja y los nombres de celdas.

Demo: Veamos cómo utilizar rótulos y nombres en las fórmulas.

1. Introduce en una celda una fórmula que utilice los rótulos de las filas de una tabla.

2. Utiliza el Control de relleno para pasarla a otras celdas contiguas.

3. Selecciona una celda y dale un nombre escribiéndolo en el Cuadro de nombres.

4. Introduce en una celda una fórmula que utilice el nombre que acabas de crear.

En las hojas de cálculo pueden coexistir nombres y rótulos. Esto puede dar lugar a algún problema cuandoutilicemos la misma palabra para ambos. Las reglas por las que Excel 2000 se va a regir para manejar estasituación serán las siguientes:

Si usamos el mismo término para un nombre y para un rótulo, al hacer una referencia, el nombre siempretiene preferencia frente al rótulo, es decir, la referencia será al nombre.En este caso, si queremos hacer referencia al rótulo, hay que poner comillas simples al principio y alfinal del rótulo.

Otra cuestión que podemos plantearnos es cuándo debemos utilizar nombres y cuándo rótulos ennuestras hojas de cálculo. Por norma general, para referirnos a celdas individuales es aconsejable

la utilización de nombres puesto que los rótulos no siempre nos van a funcionar

correctamente.


Trabajar con datos en Excel (Excel como base de datos)

Cuando queramos introducir datos en la hoja de cálculo para trabajar con ellos a modo debase de datos, hay que hacerlo de una manera específica. A esta estructuración de losdatos se le denomina lista.

Una lista es una serie etiquetada de filas de lahoja de cálculo que contiene datosrelacionados, como una base de datos defacturas o un conjunto de nombres y teléfonosde clientes. Una lista puede utilizarse como unabase de datos en la que las filas correspondena los registros y las columnas a los campos. Laprimera fila de la lista contiene los rótulos decolumnas (nombres de los campos). Hay quetener en cuenta lo siguiente para poder trabajarcon listas en Excel 2000:

Cada campo irá en una celda independiente y el nombre del campo no puede estar en blanco ni ser unvalor de error.No puede haber separaciones entre los nombres de los campos y los datos. Si se quiere simular laseparación con una fila en blanco, se amplía el tamaño de la fila que contiene los campos y se aplicanformatos de alineación de datos.Las celdas que contienen los nombres de los campos deben poseer un formato distinto al de las celdasque contienen los datos correspondientes a ese campo, por ejemplo utilizando negrita, subrayados, etc.para distinguirlos.El contenido de los campos puede ser constante o calculado.No se puede introducir ningún espacio en blanco al principio de un dato para que la ordenación seacorrecta. Esto dará lugar a errores.No debe haber más de una lista en la misma hoja de cálculo y ésta debe estar separada por, al menos,una fila y una columna en blanco del resto de los datos de la hoja.

Aunque existen aplicaciones específicas para la gestión de datos como Microsoft Access, muchas veces no esnecesario recurrir a ellas debido a que los datos que tenemos que introducir se pueden gestionar en Excel yademás necesitamos llevar a cabo cálculos más o menos complejos con ellos.

En este capítulo vamos a ver las potentes herramietas que posee Microsoft Excel para la gestión y el procesode datos en una hoja de cálculo. Excel 2000 ha incluido, además, nuevos asistentes de búsqueda y de cálculopara bases de datos.

Hay que tener en cuenta que muchas de las herramientas de las que hablaremos en este capítulo se puedenutilizar en muchos otros casos que no sean en trabajo específico con bases de datos.

Aspectos que trataremos en este capítulo:

Formularios de introducción de datosCriterios de ordenación de datosFiltros


Utilizando los formularios de introducción de datos

Podemos editar, añadir, modificar y agregar datos a una lista utilizando el formulario de datos. En el formulariovemos cada registro en una ficha independiente.

Para ver el formulario de datos, se selecciona cualquier celda dentro del rango de la lista y, a continuación, elcomando Formulario del menú Datos. Aparecerá la ficha correspondiente al primer registro.

El formulario será tan grande como campos tenga la lista y como resolución admita supantalla.

Con la barra de desplazamiento vertical podemos movernos a través delos registros. Cada campo aparece como un cuadro de ediciónindependiente y permite cambiar los datos. Si existieran camposcalculados no aparecería dicho cuadro de edición ya que su valordependería del valor de otros campos.

Los botones de la derecha permiten añadir un nuevo registro, eliminar elregistro activo, pasar al siguiente o al anterior o establecer criterios debúsqueda. Haciendo clic en el botón Nuevo aparecerá un registro contodos los campos en blanco para rellenar. Este nuevo registro se añadiráautomáticamente en la lista dentro de la hoja de cálculo. Para irrápidamente de un campo a otro, puede pulsar la tecla <Tab>. Cuando sehaya terminado de introducir los datos del nuevo registro, se pulsa<Intro>o bien se hace clic en el botón Nuevo.

El botón Restaurar permite deshacer los cambiosrealizados sobre un determinado registro y recuperar los valores originales.

Demo: Veamos cómo utilizar el formulario de datos.

1. Selecciona una celda de la lista.

2. Ejecuta Datos / Formulario.

3. Pulsa el botón Criterios.

4. Introduce el rótulo de una de las filas y pulsa Buscar siguiente.

5. Modifica uno de los campos encontrados, introduciendo un valor y pulsando Intro.

6. Haz clic sobre el botón Nuevo y rellena los datos necesarios para crear un nuevo registro.

7. Pulsa Intro para terminar.

¿Qué son los formularios de Excel?

a) Cuadros de diálogo para introducir datos.

b) Cada una de las hojas que contienen fórmulas.

c) Documentos que se preparan para la impresión de datos.

d) El conjunto de fórmulas de la hoja.

e) Cuestionarios para obtener resultados estadísticos.


Estableciendo los criterios de ordenación de datos

Para ordenar una lista, basta seleccionar cualquier celda dentro de ella y elegir el comando Ordenar del menúDatos. Excel 2000 selecciona automáticamente todo el rango de la lista.

Si se ha seleccionado más de una celda, antes de presentar el cuadro de diálogo con las opciones deordenación, deberá elegir si quiere mantener la selección o bien ampliarla a toda la lista.

En el cuadro de diálogo Ordenar se puede elegir por qué campo queremos ordenar y más de un criterio deordenación, además de poder elegir si queremos orden ascendente o descendente.

Demo: Veamos cómo ordenar los registros de una lista.

1. Selecciona un registro de la lista.

2. Ejecuta Datos / Ordenar.

3. Seleciona en Ordenar por, la columna por la que deseas ordenar los datos.

4. Pulsa Aceptar.

5. Cambiar la ordenación del mismo modo, pero seleccionando otras columnas.


Usando filtros

Para habilitar los filtros automáticos o autofiltros, se selecciona una celda dentro del área de la lista y, acontinuación, se elige el subcomando Autofiltro del comando Filtro dentro del menú Datos. Aparecerán unasflechas desplegables en cada celda que contenga los nombres de campo. Haciendo clic en estas flechassaldrán todos y cada uno de los valores que contiene dicho campo para cada registro.

Como su propio nombre indica, los autofiltros se utilizan para filtrar rápidamente lainformación de una lista y mostrar aquellos registros que cumplan determinados criterios.Los registros filtrados se mostrarán en el mismo área de la lista.

Seleccionando un valor de la lista únicamente se mostrarán aquellos registros que cumplen que el valor en sucampo es el seleccionado, el resto de registros quedan ocultos. Cuando se selecciona un segundo campo parael filtro, Excel sólo mostrará aquellos valores de los registros que cumplen las dos condiciones de filtrado. Conesto se consigue un aumento muy considerable de rendimiento cuando se utilizan Autofiltros.

Microsoft Excel presenta en azul los indicadores del número de fila para los registros que cumplen lascondiciones. También aparecerá en azul la flecha desplegable de aquellos campos sobre los que se ha aplicadoun filtro. Para mostrar todos los registros tiene dos opciones: o bien seleccionar la opción (Todas) deldesplegable del campo, en este caso mostraría todos los registros para ese campo, o bien seleccione elsubcomando Mostrar todo del comando Filtro del menú Datos. Para quitar los autofiltros completamente, vuelvaa seleccionar el subcomando Autofiltros.

Demo: Veamos cómo utilizar los autofiltros.

1. Selecciona una celda de la lista.

2. Ejecuta Datos / Filtro / Autofiltro.

3. Selecciona diversos valores en los desplegables que aparecen en los rótulos de las columnas.

4. Ejecuta Datos / Filtro / Autofiltro para desactivar el filtro.

¿Para qué sirven los filtros en Excel?

a) Depurar los formatos incorrectos.

b) Resumir los datos numéricos mediante sumas, porcentajes, etc.

c) Suprimir datos superfluos.

d) Depurar los errores de las fórmulas.

e) Seleccionar datos.


Gráficos avanzados

En la Unidad Didáctica VI aprendimos a crear gráficos a partir de los datos recogidos en tablas de Excel. Vimoslos diferentes tipos de gráficos y las partes que lo componen.

Ahora aprenderemos a modificar algunas de las características de un gráfico existente:

Dar formato a las series de datos y al área de trazadoAñadir textos explicativos, líneas de división y ejesInsertar tablas de datos y cambiar el tamaño y posición del gráfico

Galería de ejemplos de gráficos:http://office.microsoft.com/es-es/assistance/HA010346073082.aspx [Versión PDF]


Dando formato a las series de datos y al área de trazado

Si seleccionamos cualquiera de las series de datos de un gráfico y elegimos el comando Serie de datosseleccionada... del menú Formato, aparece un cuadro de diálogo con varias fichas. Estas fichas pueden variardependiendo del tipo de gráfico que tengamos seleccionado.

Para seleccionar una serie de un gráfico tenemos que hacer clic sobre ella.

La primera de las fichas, Tramas, permite cambiar diversas propiedades de los elementos utilizados comomarcadores de datos, como son el color del área, el estilo de línea,...

La siguiente ficha es Formas. Desde aquí se puede cambiar la forma de nuestro gráfico a otro de una aparienciasimilar: por ejemplo, convertir las columnas en pirámides, conos o cilindros.

La ficha Rótulos de datos es la misma del proceso de realización de un gráfico con el asistente. La únicadiferencia está en que en ese caso, Excel presenta una vista del gráfico en la parte derecha del cuadro dediálogo y en esta ocasión no es así. Se explicará más adelante.

La ficha Orden de las series nos permite cambiar el orden en el que nuestros datos están representados. Estafacilidad es especialmente útil cuando se representan datos en tres dimensiones y queremos resaltar en primerplano alguno en concreto que se vea ocultado por otra serie.

La última es la ficha Opciones. Dependiendo de si el gráfico está en dos o tres dimensiones, presentarádiferentes posibilidades. En el caso de un gráfico en tres dimensiones, las que muestra serán las siguientes:

Profundidad del rango define la distancia entre los marcadores de datos en todos los gráficos 3-D conperspectiva, excepto en los gráficos de superficie.Ancho del rango determina el espacio entre las categorías de datos.Profundidad del gráfico determina la profundidad de un gráfico con relación a su ancho.

Demo: Veamos cómo cambiar el formato de las series de datos.

1. En un gráfico, selecciona una serie de datos.

2. Ejecuta Formato / Serie de datos seleccionada.

3. En la pestaña Tramas, marca la opción Personalizada.

4. En el desplegable Color selecciona el amarillo.

5. En la pestaña Orden de las series, pulsa el botón Mover hacia arriba.

6. Haz clic sobre el botón Aceptar.


Añadiendo textos explicativos, líneas de división y ejes

Podemos distinguir dentro de un gráfico dos tipos de texto: el libre introducido para hacer hincapié en algún datoy el relacionado con algún elemento del gráfico, como puede ser el título del gráfico o los de los ejes.

Para introducir el primer tipo basta con seleccionar el área del gráfico, escribirlo y pulsar <Intro> al terminar. Eltexto, que aparecerá en la parte central del gráfico, podremos moverlo haciendo clic sobre uno de sus bordes yarrastrando el puntero hasta donde nos interese, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón mientras searrastra. Una vez hecho esto, podremos aplicar un formato seleccionando el cuadro de texto y, después,eligiendo el comando Cuadro de texto... del menú Formato. El tratamiento que Excel hace de este cuadro detexto es el mismo que el de un objeto.

Excel permite incluir en los gráficos líneas de división que ayudan a ver los valores que alcanzan los datos y aseparar una serie de otra. Hay que tener en cuenta que la inclusión de líneas secundarias a veces sobrecarga larepresentación de los datos pero puede ser interesante para saber entre qué valores se hallan los mismos.

Dependiendo del tipo de gráfico que hayamos realizado, tendremos dos o tres ejes en nuestro gráfico. En elcaso de un gráfico en dos dimensiones habrá dos ejes: categorías y valores. En el caso de un gráfico en tresdimensiones habrá un eje más llamado eje de series.

Para cambiar el formato de los ejes y de las líneas de división tendremos que seleccionar el eje que deseemos,haciendo clic sobre el y, después, elegir el comando Eje seleccionado... del menú Formato. Las fichas delcuadro de diálogo que Excel va a presentar, llamado Formato de Ejes, son las mismas para cualquiera de losejes, sin embargo, el contenido de una de ellas, Escala, dependerá del eje seleccionado.

Las fichas del cuadro de diálogo Formato de Ejes son las siguientes:

Tramas permite definir la forma y el color del eje, así como la posición de las marcas de graduación en laslíneas de división del eje seleccionado.

En Escala podemos definir el número de nombres de categorías (por defecto todas) y el número de marcas quese visualizan en el eje. Si seleccionamos el eje de valores, el contenido de la etiqueta Escala es el siguiente:

Mínimo/Máximo: representan el máximo y el mínimo valor de los datos que representemos. Esimportante dimensionar bien estos valores para que nuestro gráfico sea comprensible.Unidad mayor: es el intervalo entre las líneas divisorias principalesUnidad menor: es el intervalo entre las líneas divisorias secundarias.Plano inferior cruza en: determina el corte entre los ejes X e Y.Escala logarítmica: cambia la escala aritmética por otra logarítmica.Valores en orden inverso: invierte el orden de presentación de los puntos de datos.Plano inferior (x,y) cruza en ordenada mínimo: hace que el eje de abscisas corte al de ordenadas en elvalor máximo de este.

La ficha Fuente nos permite cambiar todas las propiedades relativas al texto como tipo de letra, estilo, tamaño,color, etc.

La ficha Número permite cambiar el formato de los números que aparecen en el eje seleccionado.

Por último, la de Alineación permite definir la orientación que tendrá el texto que acompaña a los ejes. Excel2000 nos permite rotar el texto desde -90º a 90º. Cero grados supone texto horizontal.


1. Selecciona una de los ejes de un gráfico.

2. Ejecuta Formato / Eje seleccionado.

3. En la pestaña Fuente, cambia el tamaño de la fuente.

4. En la pestaña Alineación, selecciona una inclinación de 45º

5. Pulsa Aceptar.


Insertar tablas de datos y cambiar el tamaño y posición del gráfico

En Excel 2000, los datos pueden aparecer realmente como una parte del gráfico. Las Tablas de datos utilizanlos nombres de las categorías de los ejes como cabeceras de las columnas y los nombres de las series comocabeceras de las filas.

Una de las opciones que presenta el asistente para gráficos es mostrar la tabla de datos. En cualquier caso, sise desea hacer que esta tabla aparezca sobre un gráfico ya creado, basta con hacer clic en el botón Tabla dedatos de la barra de herramientas Gráfico.

Los datos contenidos en las tablas de datos no pueden ser editados sobre el gráfico. Sin embargo, cualquiercambio que se produzca en la hoja de cálculo será automáticamente reflejado en la tabla. Si se cambia eltamaño del gráfico, el tamaño de la tabla de datos cambiará con él. No es posible mover o cambiar el tamaño dela tabla de datos independientemente.

Hay que tener en cuenta también que, si la tabla contiene gran cantidad de datos, puedeque no se muestren todos. Si los datos son demasiado grandes, pueden aparecer enformato exponencial. Además, cuando se está mostrando la tabla de datos, la mayor parte

de las opciones para aplicar formato a los ejes no están activadas.

Si seleccionamos la tabla de datos, se puede elegir la opción Tabla de datos seleccionada del menú Formato.Al hacerlo, aparece un cuadro de diálogo que presenta dos fichas. Una de ellas es Trama, que permiteseleccionar, entre otras opciones, el tipo de línea y su color, a la vez que nos da una muestra de la aparienciade la tabla a medida que hacemos modificaciones sobre ella. La otra es Fuente y permite cambiar el formato dela fuente utilizada en la tabla.

Se debe tener en cuenta que no se modifica el formato de las cabeceras de filas y columnas de maneraindependiente y que el fondo de la tabla es transparente. Hay que recordar también que sólo se puede utilizar untipo de letra dentro de la tabla de datos.

Para mover un gráfico debemos hacer clic sobre el área del gráfico y arrastrarlo, manteniendo pulsado el botónizquierdo, hasta la posición deseada. También es posible mover y copiar un gráfico utilizando los comandosCortar, Copiar y Pegar, que conocemos.

Para cambiar un gráfico de tamaño debemos seleccionarlo y hacer clic en uno de los cuadrados negros queaparecen el el borde. Entonces arrastraremos, manteniendo el botón pulsado, hasta que el gráfico tenga lasdimensiones deseadas.

Demo: Veamos cómo copiar, mover y cambiar el tamaño de un gráfico.

1. Selecciona un gráfico.

2. Haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar.

3. Selecciona una hoja distinta y haz clic sobre el botón Pegar.

4. Haz clic sobre el gráfico y arrástralo hasta su nuevo posición sin soltar el ratón.

5. Haz clic sobre una de las agarraderas y arrástrala sin soltarla hasta que el gráfico tenga el tamaño deseado.


Objetos e imágenes

Excel incorpora herramientas para mejorar la presentación de nuestras hojas de cálculo y hacerlas másllamativas.

A lo largo de este apartado veremos cómo realizar dibujos dentro de nuestras hojas de cálculo, así comoinsertar y tratar imágenes externas o elementos de WordArt.


Insertando dibujos e imágenes

En Excel disponemos de una barra de herramientas denominada Dibujo que es igual para todas las aplicacionesde Office. Esta barra combina menús con botones y presenta mejoras que hacen más sencilla su utilización.Con ella podrá insertar y modificar una serie de dibujos predefinidos, como flechas, elipses, cuadros de texto yotras formas.

Para hacer que aparezca en su pantalla debe seleccionar el comando Barras de herramientas del menú Ver y,después, elegir el subcomando Dibujo.

Para insertar cualquier dibujo hay que pulsar sobre el botón correspondiente de la barra Dibujo, hacer clic sobre

la hoja de cálculo y arrastrar manteniendo el botón izquierdo pulsado hasta que el objeto alcance el tamañodeseado. Una vez hecho esto, puede proceder a darles el formato que se quiera bien mediante los botones de labarra de herramientas Dibujo o bien mediante el cuadro de diálogo Formato de autoforma que se abre haciendodoble clic sobre la autoforma o ejecutando Formato / Autoforma.

DEMO: Veamos la forma de crear unas flechas.

1. Ejecuta Ver / Barras de herramientas / Dibujo.

2. Haz clic sobre el botón Flecha de la barra de herramientas Dibujo.

3. Haz clic en el punto donde deseas que comience la flecha en la hoja de cálculo y arrastra, sin soltar el botón izquierdo del

ratón, hasta la posición final.

4. Ejecuta Formato / Autoforma, para cambiar las propiedades de la flecha.

5. En el desplegable Color selecciona el rojo.

6. En el desplegable Estilo final selecciona el Flecha invisible.

7. En la casilla grosor introduce un 1.

8. Pulsa Aceptar.

Es posible cambiar la posición de cualquier autoforma. Para eso, haga clic sobre ella con el botón izquierdo delratón y arrastre, manteniendo pulsado el botón, hasta la nueva posición.

Para cambiar el tamaño de una autoforma seleccionela, haga clic sobre uno de los cuadrados que aparecen enel borde y arrastre, manteniendo pulsado el botón izquierdo, hasta que la autoforma tenga el tamaño deseado.También puede cambiar el tamaño mediante la pestaña Tamaño del cuadro de diálogo Formato de autoforma.

En las autoformas con relleno puede insertar texto seleccionándolas y escribiendo el texto a continuación.

DEMO: Veamos cómo insertar y modificar una autoforma.

1. Haz clic sobre el botón Autoforma de la barra de herramientas Dibujo.

2. Selecciona Formas básicas / Cubo.

3. Haz clic sobre la hoja de cálculo y arrastra, sin soltar el botón izquierdo del ratón, hasta que el tamaño del cubo sea el

deseado.

4. Quita el relleno del cubo mediante el botón Relleno de la barra de herramientas Dibujo.

5. Escribe texto en el cubo.

6. Selecciona el borde del cubo y ejecuta Formato / Autoforma.

7. Centra horizontal y verticalmente el texto introducido mediante la ficha Alineación.

8. Utilizando las opciones de la ficha Colores y líneas, aumenta el grosor de las líneas del cubo.

9. Pulsa Aceptar.

Para insertar una imagen, se selecciona el comando Imagen del menú Insertar. Desde aquí se pueden insertar

tanto imágenes prediseñadas como autoformas y otros objetos.

Seleccionando la opción Imágenes prediseñadas aparecerá un cuadro de diálogo con tres pestañas.

La primera, Imágenes, nos presenta una serie de categorías, en las cuales se ordenan las imágenesprediseñadas. Si hacemos clic sobre una categoría veremos las imágenes que contiene. Para insertarlas en lahoja de cálculo, pulsa sobre la imagen y, en el menú que aparece, haz clic sobre el botón insertar clip.

Si queremos volver a visualizar todas las categoría una vez que estemos dentro de una de ellas, debemos pulsarel botón Todas las categorías que aparece en la parte superior del cuadro de diálogo Insertar imagenprediseñada.

DEMO: Veamos cómo insertar una imagen prediseñada.

1. Ejecuta Insertar / Imagen / Imagenes prediseñadas.

2. En el cuadro de diálogo que aparece selecciona una categoría.

3. Pulsa sobre el botón Todas las categorías que aparece en la parte superior.

4. Selecciona una nueva categoría.

5. Haz clic sobre una imagen.

6. Pulsa sobre el botón Insertar clip.

Hay que observar que cada vez que se inserta una imagen de las anteriores, se activa labarra de herramientas Imagen.

La fichas Sonido y Video permiten insertar sonidos y videos prediseñados, aunque por defecto están vacías.

Para insertar una imagen guardada en un archivo se selecciona el comando Imagen del menú Insertar y se eligeel subcomando Desde Archivo... Se abrirá un cuadro de diálogo llamado Insertar imagen en el cual podremosbuscar el archivo moviéndonos por las carpetas. Una vez encontrado lo seleccionamos y hacemos clic sobre elbotón Insertar.

En Excel podemos insertar imágenes prediseñadas, pero no podemos insertar otro tipo dearchivos de imagen que no procedan de las bibliotecas de Office.

a) Verdadero.

b) Falso.


Insertando WordArt

La Herramienta WordArt sirve para crear textos con formatos especiales (objetos de WordArt), queproporcionana una gran vistosidad a las hojas de cálculo.

Existe una barra de herramientas llamada WordArt que permite insertar y modificar las propiedades de losobjetos de WordArt. Para visualizarla hay que seleccionar el comando Barras de Herramientas del menú Ver yelegir el subcomando WordArt.

Para insertar un ojeto de WordArt hay que hacer clic sobre el botón Insertar de la barra de herramientasWordArt. Entonces se abre un cuadro de diálogo en el cual tenemos que elegir un estilo para el texto que va aintroducir. Se hace clic en una de las opciones y luego en el botón Aceptar, o doble clic sobre una de lasopciones. Una vez terminado, aparecerá un cuadro de diálogo en el cual debe introducir el texto que desearesaltar, asi como el tipo de letra y su tamaño.

Una vez introducido se hace clic en el botón Aceptar y el texto aparecerá insertado en la hoja de cálculo. Otraforma de crear un objeto de WordArt es seleccionar el comando Imagen del menú Insertar y elegir elsubcomando WordArt.

Si desea modificar el texto introducido, sólo tiene que hacer clic en el botón Modificartexto... de la barra de herramientas WordArt. También puede modificar el estilo haciendoclic en el botón Galería de WordArt.

DEMO: Veamos la forma de utlizar WordArt.

1. Ejecuta Ver / Barras de herramientas / WordArt.

2. Pulsa el botón Insertar WordArt de la barra de herramientas WordArt.

3. En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona el diseño que más te guste y pulsa Aceptar.

4. Introduce el texto del WordArt.

5. Cambia el tamaño del texto y ponlo en negrita.

6. Pulsa Aceptar.

7. Haz clic sobre el botón Modificar texto de la barra de herramientas WordArt.

8. Cambiar el texto.

9. Haz clic sobre el botón Galería de WordArt de la barra de herramientas WordArt.

10. Selecciona un nuevo diseño y pulsa Aceptar.


Protección del trabajo

Con frecuencia, algunos datos que manejamos son confidenciales o, al menos, su uso está restringido a ungrupo de personas. Excel permite proteger libros y hojas de trabajo para que nadie no autorizado los pueda leero modificar.

Una vez creado un libro de trabajo, puede restringir el acceso al mismo o a su contenido. Excel le brinda laposibilidad de:

Impedir que otros usuarios abran un libro de trabajo.Permitir que abran un libro pero que no hagan ningún tipo de modificación.Permitir que abran un libro y hagan modificaciones pero no que las guarden sobre el original.Permitir que abran un libro y hagan cambios sólo en algún rango de celdas.Ocultar un libro de trabajo para que otros usuarios puedan tener acceso al mismo pero no verlo.Ocultar hojas seleccionadas en un libro abierto.Ocultar algunos elementos de una hoja para que unos usuarios puedan verlos pero otros no.Impedir que las fórmulas aparezcan en la barra de fórmulas.

No tiene por qué saberse de memoria todas las posibilidades nombradas anteriormente.

En la página siguiente se explicarán algunas de las formas de protección de datos más interesantes.


Protegiendo los documentos, hojas y libros de trabajo.

La protección de un libro de trabajo se realiza al guardar el documento, en el cuadro de diálogo Guardar como,mediante la opción Opciones generales

a) desde el menú Ver.

b)desde el mismo cuadro de diálogo que se guarda el documento, mediante la opciónOpciones generales

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