iias autumn archival school 2007
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IIAS Autumn Archival School 2007. Post Graduate Training Course on Archival Science and Electronic Data Management. European and National Legislation Trieste 18 ottobre 2007. Monica Martignon Università Iuav di Venezia. Il contesto archivistico di riferimento. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
IIAS Autumn Archival School 2007
Post Graduate Training Course on Archival Science and Electronic Data Management
European and National Legislation
Trieste 18 ottobre 2007
Monica Martignon Università Iuav di Venezia
Monica Martignon
Il contesto archivistico di riferimento
L’unione Europea e i singoli stati che la compongono
Scuole e tradizioni diverse (es. scuola tedesca vs scuola italiana)
Monica Martignon
Il contesto normativo di riferimentoUnione Europea e i singoli stati che la compongono
La normativa italiana
La normativa Inglese
La normativa Francese
La normativa Spagnola
…
Monica Martignon
Alcune date significative 1/5In Europa: 1999 Direttiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo e
del Consiglio del 13 dicembre 1999 relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche
2007/320/CE: Decisione della Commissione, del 22 marzo 2007 , che istituisce un gruppo di esperti degli Stati membri sulla digitalizzazione e la conservazione digitale
Monica Martignon
Alcune date significative 2/5In Italia: 1993 riforma della pa
1997 leggi “Bassanini”1997 DPR n. 513 Regolamento recante criteri e modalità per la formazione e la trasmissione con strumenti informatici e telematici, a normadell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 1998 protocollo informatico2000 TUDA2003 codice in materia di protezione dei dati personali 196/20032004 Codice dei beni culturali 42/20042005 Codice dell’amministrazione digitale 82/2005
Monica Martignon
Alcune date significative 3/5In Gran Bretagna: 2000 Freedom of Information ACT (GB)
2003 Proposed National records and archives Legislation (entro 21 novembre 2003
suggerimenti, ma ad oggi si sta ancora valutando implicazioni e costi; ancora in vigore il Public records Act del 1958 sostanzialmente immodificato)
Dalla pagina web dei National Archives
http://www.nationalarchives.gov.uk/policy/other/default.htm“There is no official archival legislation that formalises arrangements for the provision of archive services at local and regional levels for records that have been created by an administrative body or for records which it has in its custody”
Monica Martignon
Alcune date significative 4/5
In Spagna 2002 Ley 34 de servicios de la sociedad de la informacion y de comercio electronico
Real decreto 1164/2002 “… regula la conservacion del patrimonio documental con valor historico, el control de la eliminacion…”
Numerose leggi di autonomia delle regioni di adozione di provvedimenti in materia di
archivi
(1985-2002)
Monica Martignon
Alcune date significative 5/5In Francia: Code du patrimoine che include la
legge 79-18 del 1979 sugli archivi
Normativa generale sugli archivihttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html
Circolari e note 2004-2007http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/archives%20electroniques/index.htm
Monica Martignon
Quali strumenti a disposizione dell’archivista?
Oltre alla normativa, complessa e articolata, che generalmente non tiene conto dei risultati raggiunti dai gruppi archivistici in merito alla documentazione digitale
è necessaria
una solida preparazione archivistica e la conoscenza aggiornata dei risultati ottenuti nei gruppi di lavoro all’avanguardia in campo nazionale, europeo mondiale
Monica Martignon
La norma ISO 15489
Norma ISO 15489Information and documentation - Records management
(1. General e 2. Guidelines)
Si tratta della prima norma internazionale sulla gestione dei documenti, scritta da archivisti e, appunto, da informatici.
Mutuata in larga misura dalla analoga norma degli Archivi Nazionali d’Australia; cfr. National Archives of Australia, Australian Standard for Records Management - AS ISO 15489.
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html
Monica Martignon
Norma ISO 15489
Monica Martignon
Le pietre miliari
INTERPARES 1 e 2 MOREQ
GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
| Madrid, 15 de abril de 2005
Documentos de archivo en la Administración Electrónica: necesidad de un modelo de gestión integrada
FESABID 2005
9as Jornadas Españolas de Documentación
“Infogestión”
Monica Martignon
Progetto ReMANO - 2004Software specificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid 2004
http://www.archiefschool.nl/onderzoek/projecten.htm
Monica Martignon
Electronic records:a workbook for archivist
ICA Study n. 16 - 2005
Monica Martignon
Diritto civile e diritto comuneLe scelte di paesi come la Gran Bretagna sono
necessariamente diverse da quelle dell’Italia in virtù del diverso regime giuridico
Monica Martignon
Il documentoLa diplomatica del documento è fortemente influenzata dal diverso regime giuridico,
va indagata la rilevanza giuridica e l’efficacia probatoria
Monica Martignon
Il documentoVanno identificati e garantiti i caratteri di primarietà e originalità del documeto indipendentemente dal supporto
Monica Martignon
Il documentoI risultati di Interpares 1 e 2
Devono essere garantiti, per la conservazione a lungo termine del documento prodotto in un sistema di gestione documentale a fini amministrativi i caratteri di autenticità, affidabilità e integrità (Interpares 1); anche di documenti prodotti in ambienti digitali complessi: artistici, scientifici e di e-government (Interpares 2)
Monica Martignon
Moreq MOdel REQuirements for the management of electronic recordsRequisiti per la registrazione, classificazione,
fascicolazione.Requisiti per il governo dei flussiRequisiti il versamento per la selezione (scarto e
conservazione)Requisiti per la ricerca (information retrieval)Controlli e sicurezza: accesso, audit trail,
backup, autenticità
Monica Martignon
Il documentoCartaceo / digitale / …
Pregiudizi archivistici e obblighi normativi impraticabili
Monica Martignon
Il documentoAttenzione alla contrapposizione fra documento cartaceo e digitale e alla cesura fra archivi digitali e archivi cartacei
Monica Martignon
Dove nasce la contrapposizione digitale/cartaceoLo stimolo della riforma della pubblica amministrazione e la spinta delle trasformazioni della società degli anni Novanta ha suscitato un rinnovato interesse verso gli archivi correnti
L’archivistica, troppo interessata al fatto storico, non sempre ha ben governato i processi subendo la componente tecnologica senza essere in grado di valutare e gestire l’evoluzione dei sistemi di produzione dei documenti
Monica Martignon
Dove nasce la contrapposizione digitale/cartaceo
Peraltro la normativa europea nasce per la gestione del commercio elettronico e si occupa prevalentemente di firma elettronica e non di documento
Il recepimento della direttiva in Italia è farraginoso
Monica Martignon
Funzione del documento archivistico fornire prova di un atto o di un diritto: accezione
giuridica costituire supporto alla fase decisionale del
soggetto produttore; momento volitivo fornire testimonianza affidabile di atti e di eventi
sia a fini pratici (amministrativo gestionali) che di memoria storica
Monica Martignon
Il documento archivistico
Ciò che qualifica il documento archivistico, non è tanto l’aspetto formale o le informazioni in esso contenute ma le interrelazioni tra i documenti anche di diversa natura
quindi…
Monica Martignon
Il documento archivistico
non vi deve essere antitesi o conflittualità tra documento cartaceo (tradizionale) e documento digitale (meglio che informatico)
per lungo tempo avremo sistemi ibridi vanno indagate e comprese le caratteristiche delle
diverse tipologie di documento per riservare loro il trattamento adeguato a preservarne nel tempo I caratteri di affidabilità, autenticità, veridicità e integrità
Monica Martignon
Il caso italiano 1/8
Nel tentativo di “modernizzare” la pubblica amministrazione il Codice delinea un sistema archivistico diviso a metà: da una parte I documenti cartacei dall’altra i documenti digitali
Non indaga la questione della gestione ibrida che per lungo tempo vedrà impegnate le amministrazioni
non propone una strategia di sistema integrato
Monica Martignon
Il caso italiano 2/8
Stimola la partecipazione democratica elettronica (artt. 9, 12 )
promuove la formazione dei dipendenti pubblici per sostenere l’evoluzione digitale (art.13)
stimola le amministrazioni che ne hanno la capacità a creare i documenti digitalmente limitando la redazione di documenti cartacei
sottolinea il diritto dei cittadini e delle imprese a ricorrere alle tecnologie telematiche
ma…
Monica Martignon
Il caso italiano 3/8
….introduce elementi di divisione molto forti:
divisione fra amministrazioni capaci di supportare l’evoluzione tecnologica e amministrazioni che non hanno risorse
differenziazione fra i cittadini in grado o meno di usufruire della tecnologia: il cosiddetto digital divide
Monica Martignon
Il caso italiano 4/8
….ancoraattua una cesura:
fra documenti cartacei e digitali archivi informatici e archivi cartacei
Monica Martignon
Il caso italiano 5/8
Il tema della dematerializzazione
Le amministrazioni devono fare una valutazione tra costi e benefici per il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei predisponendo piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici (art. 42)
ma…
Monica Martignon
Il caso italiano 6/8
Il tema della dematerializzazione….propone soluzioni paradossali come: la doppia conservazione cartacea a fini gestionali e
digitale a fini conservativi (art. 43, co. 3)
Monica Martignon
Il caso italiano 7/8
e tuttavia mantiene i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali che tramite la Direzione generale per gli archivi – Divisione III ha emanato la Circolare n. 8 dell’11 febbraio 2004 che impartisce alle competenti soprintendenze l’ordine di NON autorizzare alcuna distruzione di originali cartacei destinati alla conservazione permanente anche se riprodotti su supporto ottico sostitutivo rispettando le modalità indicate dalle apposite delibere dell’autorità competente (CNIPA)
Monica Martignon
Il caso italiano 8/8Altre incongruenze:
Non viene affrontato il problema, introdotto dal d. lgsvo 513/97, il problema della efficacia (aspetto giuridico probatorio) e validità dei documenti sottoscritti digitalmente dopo la scadenza del certificato della chiave pubblica dell’autore
Manca la parte sulla PEC
Monica Martignon
La capacità di intervento degli archivisti nella produzione normativa
Codici di deontologia (Italiano, Catalano , …)
Comunità archivistica
Partecipazione ai lavori di proposta legislativa
Promozione delle attività best practices
Monica Martignon
Il gruppo degli archivisti delle università italianeL’attività degli archivisti delle università italianeTitulus Progetto nazionale per la creazione
di un sistema archivistico universitario nazionale
Unipd: Regolamento per la gestione tenuta e tutela della documentazione amministrativa (1997) in GU n. 301 del 29/12/1997
Iuav: Regolamento per la gestione tenuta e tutela della documentazione amministrativa
Titolario, Massimario, Manuale di gestione …
Monica Martignon
I progetti - dettaglio
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i miei recapitiMonica Martignon
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Monica Martignon
Grazie per l’attenzione