IFTS

Rendicontazione delle spese

Milano, 26 luglio 2011

Quadro generale dell’ammissibilità della spesa

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Quadro normativo di riferimento Regolamento generale (Reg. 1083/06 - art. 78): le spese devono essere

sostenute dai beneficiari (comprovate da fatture quietanzate o documenti di equivalente valore probatorio, salvo quanto diversamente previsto da regolamenti specifici)

Regolamento di esecuzione (D.P.R. 196/2008): recepisce a livello nazionale le disposizioni previste dalla normativa comunitaria

Il Manuale di rendicontazione a costi reali, di cui al d.d.u.o. n. 6500 del 30 giugno 2010, è il documento di riferimento per la gestione dei progetti finanziati con risorse FSE e rendicontati a costi reali, quali sono i progetti finanziati dal presente Avviso.

L’Avviso prevede delle regole specifiche per la presente iniziativa, talvolta in deroga allo stesso Manuale.

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Condizioni di ammissibilità della spesa La spesa è ammissibile se rispetta le seguenti condizioni generali:

– non è oggetto di altri finanziamenti pubblici;

– si riferisce ad un’operazione ammessa a finanziamento cofinanziata dal Fondo Sociale Europeo e approvata con atto dell’amministrazione regionale;

– è pertinente all’operazione approvata;

– è coerente con il progetto ed il preventivo approvato;

– è correttamente registrata in contabilità conformemente alle disposizioni di legge e ai principi contabili;

– è contabilizzata con un sistema di contabilità separata;

– è registrata in un conto corrente dedicato, intestato al beneficiario del finanziamento e a firma unica del legale rappresentante;

– è sostenuta in conformità alla disciplina comunitaria, nazionale e regionale e rispetta i criteri civilistici e fiscali in tema di contabilità;

– è sostenuta nel periodo di vigenza del POR.

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Condizioni di ammissibilità della spesa In particolare, i beneficiari sono tenuti ad assicurare che la spesa:

– sia stata effettivamente sostenuta, ossia che abbia dato luogo ad un pagamento da parte dei beneficiari (ad eccezione degli ammortamenti);

– sia comprovata da fatture quietanzate o documenti contabili aventi forza probatoria equivalente, da timbrare in originale.

I pagamenti devono essere effettuati mediante: – bonifici bancari

– assegni bancari datati o circolari

– bollettini postali

– mandati di pagamento quietanziati

– MAV, RI.BA o altri sistemi di pagamento elettronico

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Gestione dei progetti IFTS

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Regole di gestione dei progetti Interlocutore unico nei confronti di Regione è il Soggetto capofila dell’ATS,

che utilizzerà per la gestione, monitoraggio, rendicontazione e richiesta di erogazione dei contributi il Sistema Informativo “Finanziamenti on-line”.

Scadenze:– avvio entro il 31 ottobre di ogni anno formativo (salvo classi apprendisti)

– conclusione entro il 31 luglio di ogni anno formativo

– rendicontazione:

• per le attività formative: entro 90 giorni dalla conclusione di ogni anno formativo

• per l’inserimento lavorativo: entro 180 giorni dalla conclusione di ogni anno formativo

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Gestione Variazioni di progetto:

– sono possibili prima della Comunicazione di Avvio, a partire dalla seconda annualità e con riferimento a contenuti del progetto e piano dei conti

– ogni modifica al percorso formativo originale e ogni variazione di spesa uguale o superiore al 20% a livello di categoria di spesa devono essere approvate dalla Struttura regionale responsabile dell’Avviso

– la richiesta di variazione del preventivo, sottoscritta dal legale rappresentante, deve comprendere: motivi della variazione e dettaglio delle voci variate.

Rinuncia di un allievo:– Il capofila deve darne comunicazione entro 5 giorni

Riduzione del numero allievi al di sotto dei valori minimi (12 allievi):– il beneficiario deve tempestivamente chiedere a Regione l’autorizzazione a

continuare l’attività e al riconoscimento del costo del percorso, dietro presentazione della idonea documentazione

– Regione valuta e comunica la decisione (prosecuzione o revoca)

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Conservazione della documentazione L’onere della conservazione della documentazione amministrativa originale

spetta al Capofila. Per la documentazione fiscale ogni componente l’ATS deve conservare gli originali, il Capofila una copia conforme all’originale.

Si riporta di seguito un dettaglio della documentazione da conservare.

Documentazione inerente la presentazione e l’approvazione del progetto:– domanda di finanziamento firmata

– proposta progettuale firmata

– atto di adesione firmato

– atto di costituzione dell’ATS

Documenti attestanti il possesso dei requisiti dei destinatari del progetto:– copia documento di identità

– attestazione del titolo di studio ed eventuale dichiarazione di equipollenza

– altri documenti (es. selezione)

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Documenti attestanti il possesso dei requisiti del beneficiario:– CV delle risorse umane impiegate

– contratto/lettera di incarico/ordine di servizio delle risorse umane impiegate

– eventuale autorizzazione alla prestazione (es. nel caso di risorse umane esterne dipendenti pubblici, di interni assunti con contratto di inserimento)

– per i titolari di cariche sociali incaricate: atto di nomina dei rappresentanti gli organi statutari, incarico deliberato dal CdA

– in caso di acquisto di servizi: contratto e documenti che dimostrano il rispetto della procedura di selezione del fornitore

– in caso di attività delegate: contratto stipulato e documento di presentazione del delegato

Conservazione della documentazione [2/5]

Conservazione della documentazione

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Giustificativi di spesa:– Risorse umane interne: es. cedolini quietanzati, documenti di versamento degli

oneri fiscali e previdenziali, prospetto analitico della determinazione del costo orario, ordine di servizio;

– Risorse umane esterne: es. fattura/notula quietanzata, contratto/lettera di incarico, ricevute di versamento degli oneri fiscali, previdenziali e assistenziali;

– Titolari di cariche sociali: es. documento contabile rilasciato dal prestatore, dichiarazioni di ricevuta di spesa, delibera del CdA sulla regolamentazione dei viaggi, giustificativi di spesa dei viaggi

– Beni: es. fattura quietanzata, contratto, piano di ammortamento, registrazioni contabili degli immobili e attrezzature soggette ad ammortamento, strumento di rilevazione dell’utilizzo degli immobili con l’indicazione dei singoli progetti, prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo

– Servizi: es. fattura quietanzata, contratto, prospetto di calcolo illustrativo dell’imputazione pro-quota del costo

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Giustificativi di pagamento:– mandati di pagamento quietanziati completo di timbro dell’istituto bancario e data

del pagamento

– bonifici, accompagnati da estratto conto bancario e contabili/ricevute bancarie

– assegni, a condizione che si evinca l’avvenuto addebito nel periodo di rendicontazione nell’estratto conto bancario del beneficiario

– MAV, RI.BA o altri sistemi di pagamento elettronico

Dichiarazioni di spesa/domande di liquidazione:– dichiarazione di spesa e relativi allegati

Documenti relativi alle variazioni al progetto:– proposta progettuale modificata firmata

– documentazione comprovante motivazioni di proroghe e rinunce

Conservazione della documentazione [4/5]

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Documentazione attestante lo svolgimento delle attività:– timesheet

– registro formativo e delle presenze

– scheda stage e convenzione stage

– certificazione delle competenze

– relazioni delle attività svolte

– prodotti delle attività di progetto (es. prove d’esame, verbali, etc.)

Documentazione relativa ai controlli – comunicazione di preavviso di visita in loco

– copia del verbale di controllo

– eventuali controdeduzioni

– verbale finale

Conservazione della documentazione [5/5]

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Monitoraggio Ai fini del monitoraggio devono essere inviate a Regione:

– Relazioni semestrali di avanzamento

– Relazione finale conclusiva

– Eventuali ulteriori allegati

La definizione dei contenuti del monitoraggio verrà successivamente comunicata anche alla luce degli accordi intercorsi tra Regione e INDIRE.

L’avanzamento fisico, finanziario e procedurale del progetto deve essere obbligatoriamente tracciato nel sistema informativo Gefo.

Rendicontazione dei progetti IFTS

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Piano dei Conti Il Piano dei conti riporta le spese sostenute nell’esecuzione del progetto ed

è suddiviso su tre livelli: macrocategorie di spesa, categorie di spesa, voci di spesa.

Per i percorsi IFTS sono ammissibili le spese relative alle seguenti macrocategorie.

Macrocategoria di spesa Importo

Preparazione Massimo 8% del totale del progetto

Realizzazione Massimo 82% del totale del progetto

Direzione e Amministrazione Massimo 5% del totale del progetto

Costi indiretti Massimo 5% del totale del progetto

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Risorse umane interne

Risorse umane esterne

BeniServizi in delega

Servizi strumentali accessori

B1 Preparazione

Indagine preliminare di mercato

Ideazione e progettazione…

B2 RealizzazioneDocenza/Orientamento/Tutoraggio

Attività di sostegno all’utenza svantaggiata: docenza di supporto, ecc

…B4 Direzione e controllo interno

Direzione e valutazione finale dell'operazione o del progetto

…C Costi indiretti

Contabilità generale (civilistico, fiscale)D Servizi aggiuntivi

Azioni di sostegno agli utenti del servizio

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Primo livello: Macro-categoria di spesa

Secondo livello: Categoria di spesa

Terzo livello: Voce di spesa

Piano dei Conti

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Rendicontazione La rendicontazione:

– deve essere effettuata dal Capofila annualmente

– deve riguardare l’insieme dei costi complessivi sostenuti con il finanziamento pubblico e con il cofinanziamento privato

Deve essere corredata dalla documentazione prevista dal Manuale di rendicontazione:– dichiarazione delle spese

– piano dei conti

– elenco riepilogativo dei giustificativi di spesa e di pagamento

per la rendicontazione finale:

– relazione finale

– copia dell’eventuale bonifico di restituzione della quota di acconto non giustificata

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Giustificativi Ai fini della rendicontazione l’operatore è tenuto a caricare nel Sistema

Informativo i giustificativi di spesa e di pagamento indicando per ciascuno:– estremi dei giustificativi;

– macrocategoria, categoria, voce di costo cui si riferiscono;

– importo della fattura, importo quietanzato e importo imputabile al progetto (comprensivo di IVA, ove ammissibile).

Qualora un giustificativo si riferisca a più voci/categorie di spesa, l’operatore deve:– associare il giustificativo a tutte le voci/categoria di spesa cui si riferisce;

– indicare per ciascuna voce/categoria di spesa la quota imputabile.

Una volta caricati tutti i giustificativi, l’operatore potrà confermare la rendicontazione.

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Giustificativi

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Devono essere caricati a sistema i seguenti giustificativi di spesa, opportunamente timbrati:– per le risorse umane interne: cedolino, prospetto analitico della determinazione

del costo orario

– per le risorse umane esterne: fattura quietanzata o documento contabile equivalente

– per i beni: fattura quietanzata o documento contabile equivalente, prospetto di calcolo di utilizzo del bene

– per i servizi: fattura quietanzata.

Insieme a ciascun giustificativo di spesa, nello stesso file, l’operatore deve inviare il relativo giustificativo di pagamento.

La restante documentazione prevista dall’Avviso deve essere conservata nel fascicolo di progetto.

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Attività formative Condizioni per il riconoscimento delle attività formative:

– tutti gli allievi devono avere frequentato il 75% delle ore

– n caso contrario (il numero degli allievi che hanno frequentato almeno il 75% è inferiore al valore atteso allievi, ma superiore al valore minimo: riparametrazione

Finanziamento riparametrato

ore totali costo base orario

numero atteso allievifrequentanti ≥ 75%X X

ore totali costo base orario

numero atteso allievifrequentanti ≥ 50 - < 75%X X0,5 X

ore totali costo base orario

numero atteso allievifrequentanti < 50%X X0,25 X

+

+

+

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Attività formative: esempio Ore totali: 1.000 Costo base orario: 160 Numero atteso allievi: 20

Finanziamento riparametrato: € 136.000

1.000160

2015 > 12X X

1.000160

203X X0,5 X

1.000160

202X X0,25 X

+

+

+

Frequentanti ≥ 75%: 15 Frequentanti ≥ 50 - < 75%: 3 Frequentanti < 50%: 2

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Inserimento lavorativo Condizioni per il riconoscimento dei servizi di inserimento lavorativo:

– effettivo inserimento lavorativo degli allievi (contratto di almeno 12 mesi entro 6 mesi dalla conclusione del percorso)

– spese sostenute per l’inserimento fino a max 1.000 euro * allievo inserito, salvo buon fine

almeno 10%: il riconoscimento delle spese relativo all’annualità successiva resta subordinato al raggiungimento di questo obiettivo

Modalità di erogazione del contributo

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Tranche di erogazione Documentazione richiesta Tempistica

Anticipazione fino al 60% dell’importo approvato per l’annualità

- Richiesta di erogazione dell’anticipazione

- Fidejussione in copia digitale

- Fidejussione in copia originale

- All’atto della comunicazione di avvio

- Entro 10 gg dalla richiesta di erogazione dell’anticipazione all’USR

Rendicontazione intermedia

- Rendicontazione intermedia relativa alle attività formative

- Entro 90 gg dalla conclusione delle attività per ogni annualità

Saldo - Rendicontazione finale - Entro 180 gg dalla conclusione delle attività per ogni annualità

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L’affidamento a terzi (persone giuridiche) di parte dell’attività è consentito solo per le attività di docenza e nei limiti del 30%.

Sono ammesse le spese relative ad attività delegata se:– la delega è stata preventivamente approvata da Regione Lombardia;

– le attività delegate sono descritte nel progetto esecutivo con stima del loro costo;

– il soggetto terzo non si è rivolto ad altri soggetti nell'esecuzione dell'attività;

– il soggetto terzo è stato scelto secondo i criteri previsti per l’acquisizione di beni e servizi, tranne per i casi di fornitore unico.

Non sono ammissibili le spese relative ad attività:– che contribuiscono ad aumentare il costo di esecuzione del progetto, senza

alcun valore aggiunto proporzionato;

– il cui costo non sia commisurato all’effettivo valore del servizio prestato.

Non sono ammissibili contratti in base ai quali gli importi da pagare siano espressi in percentuale dell’importo del finanziamento.

Focus: la delega [1/2]

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Le spese per attività delegate rappresentano costi diretti che devono essere giustificati dai seguenti documenti da produrre per le opportune verifiche:– il contratto stipulato tra il beneficiario e il soggetto terzo contenente la

descrizione dettagliata dell’oggetto, dei contenuti, delle modalità di esecuzione delle prestazioni e i relativi costi;

– fattura quietanzata con la descrizione dell’attività oggetto di delega;

– documento di presentazione del soggetto terzo attestante requisiti e competenze idonee alla prestazione.

Il membro dell’ATS non è da considerarsi soggetto terzo.

Focus: la delega [2/2]