How to effectively manage Millennialsblog.impraise.com /how­to­manage­millennials/

As promised, we are back with another post about Millennials (or Gen Y employees). In case youmissed our previous one, here is a quick recap. Millennials are tech­savvy, collaborative and innovative.In the digital world, they are well­connected and resourceful. Those are the strengths that can betransformed into valuable business opportunities. However, Millennials ­ like everybody else ­ havebaggage. Some of their weaknesses might not be so desirable in the workplace. If you find itchallenging to work with and to supervise Gen Y employees, you are not the minority in the managers’world. Therefore, we put together some tips to help you overcome the challenges and make the bestout of your Gen Y employees.

So, what are the weaknesses of Millennials? You might have heard loads of Gen Y rants, as they call itthe ME ME ME GENERATION. It is however very important to be aware of stereotypes. We try toavoid prejudices by looking deeper into what is behind certain weaknesses in Generation Y. Here iswhat we have found:

Impatience

Millennials are no experts at waiting. They are spoiled with fast internet connection, instant download,and real­time apps (not to mentioned drive­thru fast food).

Let me illustrate this point with a simple calculation. 4G networks enable a downloading speed of100MB per second or more. A 20­minute HD video (e.g. the latest episode of The Big Bang Theory) isaround 450MB. It is therefore possible for one to connect to his 4G network and have the videodownloaded in 4.5 seconds. So, why should one wait for anything or anyone longer than a minute?

Millennials’ early life is made up with high­speed experiences. They then go to the office expecting moreor less the same. However, 4G networks can fail to deliver the promised 100mbps speed due to thedistance from the cell tower or the interference from walls and objects ­ the real­world things. Samethings happen at the office. Factors that are out of Millennials’ control can affect the speed of gettingthings done. For example, when a colleague works from home with slow internet connection, he or she

might not respond to a request as quickly as a Millennial expects.

It often comes across as Millennials are too impatient to consider the real world things. Manymanagers complain about the “I want it now” attitude among Millennials. Millennials themselves admitthat they are impatient. As long as you sympathise with the root of it, you can however find ways tominimize the negative impact. We will talk about this a bit further down.

Commitment­phobia

Millennials are widely thought as having a commitment issue. When HR managers talk aboutMillennials, it often goes like this: They don’t stay in a company for longer than 2 years. They changejobs more often than not. They are not loyal. You get them onboard. You spend two months trainingthem for the skills you want. They leave you in three months. You have to start the painful recruitingprocess all over again. You hesitate when you see more applications from Millennials. You don’t know ifyou should risk it again.

A big part of these rants is true. When you compare Millennials with the preceding generations, you cansee a big difference. Baby boomers and Gen X tended to stay in the same company for a long time ifnot their whole life. The story has changed with Millennials. They focus more on their personaldevelopment. They want to be at a place where they can grow. If you don’t give them the chance togrow, they will leave for a place that does. It sounds kind of logical, don’t you think?

It is the fact that it has never been easier for employees to change job. The increasing transparency inthe workplace (yes, I am talking about Glassdoor) means people know the opportunities they have andones they can aim for. Millennials are very well­informed. They get instant notifications about ideal jobs,even ones across the globe. Moving abroad is so much easier for Millennials than it has been for theirparents. That brings a lot more options. Millennials’ personality prompts them to take a risk in pursuingdifferent career paths. The transparent and connected world they grew up in gives them the means todo so. I am surprised that they are not doing it more.

Gen Y job­hopping is undeniably a headache for employers. However it might help if companies startfocusing on the reasons why Millennials leave them and work from there. More on this will follow later.

Short attention span

Attention span is the amount of concentrated time on a task without becoming distracted. Educatorsand psychologists agree that the ability to focus attention on a task is crucial for achieving one's goals.

Undoubtedly, Millennials have their attention span shortened by their desire to check their Facebookand Twitter all the time. Moreover, the internet provides Millennials with a lot of information. It is gettingtoo much that their mind finds it hard to handle. The mind learns to multi task and scan data instead ofgoing deeply into things. In the long term, it affects the ability to learn the depth, and to stick with goals.

This is what modern technology does to the attention span of human beings as a whole. Generation Yis not the only group affected ­ we might see it worse in Generation Z. However, as they are making upthe larger part in nowadays’ workplace, their ability to focus and achieve goals concern employers agreat deal.

Strong sense of entitlement

The older generations often complain that Millennials feel entitled to undeserved promotions and praise.They want constant and instant compliments and gratitude. They ask for flexible working time. Theyrather work from home. They demand fewer hours and more work­life balance.

If you ask a Millennial, he or she would probably tell you a different version. Millennials value positivefeedback, flexibility at work and a better balance in life. Generation X or Generation Y, who would notfeel strongly motivated if they receive instant recognition after getting the work done? I know I would.

Employers might consider Millennials’ sense of entitlement a weakness. The way employers react thethe entitlement is however more important. If you decide that Millennials do not deserve what they want,

there is not much else one can do about it. But if you can see the rationale for their values, there areways to meet their expectations and benefit your business at the same time.

[If you want to download this blog post in pdf, click here ]

How to overcome the Challenges in Managing Millennials

Undoubtedly, Gen Y weaknesses pose challenges to their employees. To name a few: Millennials’ shortattention span affects the ability to achieve the company’s common goals. Their lack of commitmentmakes the recruitment a seemingly­never­ending loop. Besides, their impatience and strong sense ofentitlement causes resentment among colleagues from older generations.

However, you can see from above that all their weaknesses come from their high expectations and theirdifferentiated attitude towards the established way in the office. Therefore, you can make changes inthe working environment and in your own management style to meet their expectations and match theirvalues. Of course, it is only if you want to engage your Millennials and take the opportunities they bring.

Working environment

Gen Y employees don’t like to wait. Don’t let them wait for some knackered old computer systems towork. Upgrade your system. It will be good for the overall productivity anyway.

You should think about the totality of investment in the workplace’s technology. Do not just getpowerful computers and good software for once and for all. Adopt the mindset to embrace technologyas it advances. If you think you can install an automation system and leave it be for another ten years,you are not doing it right. Technology changes fast these days. Adjust your budget accordingly. It is forsure that you will struggle to engage young people with old technology.

Moreover, you should consider the bigger picture, beyond technology. Think about culture. Build aculture that reflects what Millennials value: constant feedback, transparency, flexibility, and work­lifebalance. A strong culture is a powerful factor to engage the youngsters. Building a culture doesn’t cost afortune, either. All you need is to adopt the right mindset and to change certain behaviors. For example,Millennials want constant praise because that was what their parents did to them when they grew up.Fair enough. The question is what you do as their managers. You don’t want to keep spoiling them butyou should see the value of praise regarding motivation. Here are some specific tips:

Make giving feedback a part of your culture. Form a habit of giving feedback as soon as youremployees achieve something. Ask for their feedback on your managerial tasks. Encourage360 degree feedback in the team.

Think positively. Praising is much more than “spoiling the already spoiled kids”. It is only fair thatmanagers show their appreciation towards one’s hard work with a timely compliment. The earlieryou recognize one’s achievement, the more motivational it is for him or her. If you see otherwiseroom for improvement, tell your employees constructively. The fact Millennials like praise doesn’tautomatically mean that they hate constructive feedback. Remember that they highly focus onpersonal development. If you master the art of giving constructive feedback, your Gen Y’semployees would definitely like to hear it. (Click here if you want to read more about givingconstructive feedback)

Your management style

You want to motivate your Gen Y employees instead of managing and supervising them. You want to bea role model, a coach and a friend. Here is how you can do it:

Help them learn

Allow them the time to learn new skills. Do not always expect a new Gen Y employee to have mastered

the skills required for the job you give him. If he has, there is a high chance that he is looking for a newjob where he can learn other skills.

Provide them the resources they need to learn. Pay subscription fees for digital libraries andappropriate tools. Give them advice on skill­related courses that they can register. Connect them withexperts in their field.

Help them position themselves for the next step. Millennials want constant growth. Suggest paths forthem to grow into. Provide mentorship through constructive feedback. Let them know about the skillsthey have mastered and what they can aim for with such skills. Help them recognise room to grow evenmore through positive feedback. Whatever you do, show them your confidence in them.

Be approachable

Let it be known that you are open for their ideas. Remove physical obstacles for communication.Sharing an open office with your Gen Y employees is a good start. When your team is bigger than 50,you probably need a separate office though. When you do, make sure that your door is open more oftenthan it’s closed. Most of the time, it helps to physically go to your employees and to ask how they are.Think of having 1­on­1s very regularly or encourage them among your management team. I onceworked in a big corporate with more than 300 employees. One day during my first week, the CEO cameto my corner in the marketing office. She wanted to say hello because she was away on the day Istarted my job. She gave me her business card and asked me to send her an email whenever I had anidea for improvement or anything else. I always think it was a nice touch. You can call it beingapproachable in a digital world.

Be a role model

Last but not least, walk the walk, do not just talk the talk. Millennials are known for their civic mind andtheir liberal attitude towards authority and hierarchy. Forcing authority on them won’t keep them

engaged, not for the long term at least. A better approach is to become their mentor, their friend andtheir role model.

Conclusion

Millennials have their weaknesses. Their attention span is short. So is their patience. They are not thebest at committing themselves to the company’s long­term growth and somehow they feel entitled.Consequently, they are very challenging to work with and to manage. However, there are things youcan do to overcome those challenges. You can use our tips as your coping mechanism because youcan’t no longer avoid working with Millennials ­ they are everywhere. But what we want more is for youto take the opportunities they bring and minimize their weaknesses the best you can. Then, you willmake the best of both worlds.