How  to  Better  Recruit  Top  Talent      This  is  the  million-­‐dollar  recruitment  question.  Or  more  precisely,  the  one  and  a  half  times  the  talents’  annual  salary  question  (not  including  any  required  corporate  training,  materials,  equipment  or  agency  fees)  –  the  real  estimated  cost  to  recruit  and  train  an  employee  for  the  first  12  months.    This  doesn’t  factor  in  the  reason  you  are  hiring  that  talent  and  the  potential  impact  you  require  that  talent  to  make.  For  example,  if  you  want  that  talent  to  bring  in  a  million  dollars  of  new  business  to  ABC  Company,  and  your  star  talent  fails  miserably,  then  tack  on  a  million  dollars  to  that  figure  as  well,  plus  the  cost  of  a  re-­‐recruit.    This  is  why  I  am  going  to  spend  some  time  discussing  key  points  on  how  to  build  a  strong  foundation  for  a  successful  talent  search,  and  not  try  to  sell  you  on  ideas  to  enhance  your  recruitment  efforts.      What  is  Talent,  Anyway?      I  personally  was  facing  this  question  back  when  I  was  25  years  old.  I  had  just  taken  over  my  first  small  business,  and  was  faced  with  a  myriad  of  issues.  Even  though  I  only  needed  to  hire  seven  people,  I  had  made  a  lot  of  lofty  goals  to  my  Franchisor  that  we  were  going  to  increase  gross  margin,  reduce  theft,  and  drive  up  local  traffic  in  six  months.    I  knew  I  couldn’t  be  there  24/7  and  I  needed  to  be  able  to  have  a  small  army  of  people  who  could  execute  what  I  needed  them  to  do,  for  a  fraction  of  the  wage  I  was  making.    My  problem  was  I  needed  talented  people  who  were  good  at  one  thing:  people.  Since  I  could  train  on  processes  and  procedures  but  couldn’t  train  someone  on  personality  traits,  I  recognized  it  was  my  job  to  train  them  and  their  job  to  bring  their  personality  to  the  table.      So  in  this  case,  my  solution  was  fairly  simple:  I  over-­‐hired  people  who  were  very  personable  and  willing  to  work,  and  had  a  good  track  record  of  being  self-­‐motivated.    I  then  trained  each  person  on  customer  service  and  selling  techniques,  and  gave  them  exposure  to  what  my  goals  were.  I  incorporated  them  into  the  company  fabric,  and  rewarded  the  great-­‐performing  staff  who  sold  the  most  or  made  a  positive  gesture  towards  the  over-­‐arching  goal,  with  something  they  wanted.  For  example,  I  would  provide  them  with  a  day  off,  buy  them  snacks,  or  a  dinner  out.  The  employee  relationship  was  integral  and  that  included  showing  I  honestly  did  really  care  about  them,  even  if  some  days  I  was  completely  exhausted  and  ready  to  throw  in  the  towel  myself.    The  result  was  a  strong  team:  many  went  on  to  grow  their  own  businesses  or  develop  within  the  company.    And  that  same  store,  which  was  performing  in  the  bottom  twenty  out  of  the  chain,  shot  up  to  the  number  one  store  in  six  months.      Be  Comfortable  with  a  Vacancy    As  I  moved  on  to  agency  recruitment  for  one  of  the  top  firms  in  the  world,  my  responsibilities  grew  from  making  7  key  hires  to  almost  a  thousand  placements  for  a  variety  of  different  companies-­‐some  start-­‐up,  others  large,  successful  household  

brands  –  and  each  had  the  same  problem  –  the  discomfort  of  vacancy.    When  I  joined  Tim  Hortons  and  was  responsible  for  their  Franchising  program  for  Canada,  I  still  had  the  same  problem  facing  me  down  –  that  teeth-­‐chattering,  tick-­‐tock  demand  for  talent  needed  within  a  reasonably,  (and  performance-­‐measured)  timeframe.        Let’s  face  it  -­‐  vacancies  make  us  uncomfortable.  A  vacancy,  as  any  recruiter  will  admit,  is  a  glaring  reminder  on  our  metric  scorecard  that  there  is  a  hiring  manager  without  help,  a  team  with  a  gap  in  the  workflow,  and  an  urgency  that  needs  to  be  addressed.  Now,  I  am  not  suggesting  we  throw  our  arms  up,  blow  out  a  long  sigh  and  go  file  instead  of  actually  recruiting,  but  good  recruiters  are  hard-­‐wired  to  react.  They  are  rewarded  for  their  sense  of  urgency.  It  is  the  fine  balance  between  urgency  and  decision-­‐making  that  will  make  a  good  placement  either  really  great,  or  really  terrible.    So  the  first  step  is  to  be  comfortable  with  the  vacancy  and  accept  that  yes,  you  would  love  that  position  filled  yesterday,  but  if  it  takes  six  months,  the  organization  is  also  willing  to  build  a  contingency  plan  and  wait  to  have  the  right  talent  in  place.      Realize  What  You  Really  Need  (Purple  Squirrels  Excluded)      So  let’s  take  a  step  back  for  a  moment.  Depending  on  your  corporate  size  and  structure,  if  your  recruiter  or  hiring  professional  is  the  same  person  who  manages  the  relationship  with  your  agencies  (if  you  can  afford  them),  your  hiring  managers,  and  also  holds  the  Holy  Grail  (The  “JD”  or  Job  Description),  this  can  potentially  be  the  source  of  your  talent  issue.    Combine  this  with  that  same  recruiter  being  held  accountable  to  keep  a  pipeline  to  fill  that  vacancy  in  a  timely  fashion,  the  problem  can  potentially  become  filling  the  role  with  “Mr./Miss/Mrs./Ms.  Right  Now”  instead  of  the  right  talent  needed.    If  you  are  a  recruiter  and  feeling  defensive,  I  am  going  to  pull  the  Canadian  card  and  first,  apologize  profusely  for  making  you  uncomfortable.    But  this  paper  is  kind  of  like  competing  in  a  triathlon.  For  some  of  us,  it  is  going  to  be  very  easy,  and  we  won’t  need  a  lot  of  conditioning,  For  others,  it  is  going  to  be  utter  hell  and  misery  until  we  get  our  performance  to  where  it  needs  to  be  to  compete.      This  is  because  searching  for  talent  is  exactly  that:  a  competition  where  your  need  to  be  fully  trained,  prepared  and  honed  to  know  what  talent  is  needed  and  when  to  TARGET  and  ATTRACT  that  talent  to  your  organization  with  a  mutually  beneficial  value  proposition.  It  doesn’t  need  to  be  better  than  your  competitors,  it  just  needs  to  be  honest  and  accurately  depict  the  organizational  needs.    So  it  is  time  to  get  real:  with  your  HR  team,  your  hiring  managers,  and  your  people.      Without  diving  into  an  entirely  different  subject  on  organizational  structure,  some  quick  fixes  you  can  implement  within  the  recruitment  team  are  as  follows:        

1. Create  a  checklist/needs  analysis  template  that  analyzes  the  needs  of  the  hiring  manager  and  assesses  if  they  have  changed  with  each  vacancy  request.  Some  great  organizations  already  do  this,  but  not  many.    

2. Empower  your  recruitment  team  to  present  new  ideas  on  how  to  recruit  talent  within  your  industry,  and  work  together  to  assess  and  reassess  your  12-­‐month  recruitment  strategy.    

3. Work  with  PR  to  help  create  an  internal  and  external  awareness  that  “Hey,  we  got  talent  and  we  want  talent”.  You  could  also  make  this  a  corporate  competition,  and  reward  the  winning  team  with  a  getaway/prize.  Throw  it  up  on  YouTube  and  your  own  team  members  are  selling  the  company  for  you.  

4. If  you  don’t  already,  have  a  standard  template  created  for  staffing  agencies,  offering  a  list  of  key  attributes  and  competencies  you  are  seeking,  along  with  a  departmental  and  corporate  culture  profile  and  growth  potential  of  the  role  (don’t  just  send  a  job  description  and  hope  for  resumes  that  match  the  attributes  you  demand).      Agencies  can  be  your  friend,  and  working  with  them  as  a  partner  will  result  in  better  time  spent  for  all.  If  your  agency  isn’t  acting  like  a  good  partner,  then  fire  them.  There  are  other  fish  in  the  sea.  

5. Assign  a  designated  corporate  “Talent  Hunter”.  Like  attract  like:  If  you  received  a  call  from  a  corporate  “Talent  Hunter”  and  at  the  same  time  a  call  from  “Recruiter  Bob  from  X  Company”  who  would  you  want  to  call  back?  

 Who  is  Selling  That  Job  For  You,  Anyway?    When  I  was  in  the  agency  world,  I  cannot  begin  to  tell  you  how  many  times  a  frantic  hiring  manager  called  me  up  because  they  needed  a  vacancy  filled  “yesterday”,  demanding  to  see  resumes  “ASAP  or  they  will  call  the  competition  tomorrow”.  Or  even  worse,  a  client  that  would  call  and  demand  a  “Type  A  superstar  who  wants  to  grow  within  the  company  in  2  years,  can  perform  backflips  in  the  lobby,  balance  books,  order  my  lunch,  complete  a  full  analysis  of  last  year’s  financials  and  has  two  degrees”  but  the  job  description  states  “Administrative  Assistant”,  well  Houston,  we  have  a  problem.        This  typically  stems  from  a  break  in  the  hiring  chain.  This  could  be  from  the  hiring  manager  modifying  the  job  description  in  smaller  companies,  to  asking  the  incumbent  to  “write  out  what  it  is  they  do”  (scary,  but  have  seen  it!)  and  a  job  description  created  out  of  that.  Worse,  perhaps  it  is  an  HR  professional  who  believes  their  Human  Resources  career  will  really  take  off  by  accepting  a  “recruiting  role”  to  “gain  experience  in  HR”.      While  there  is  a  human  resources  element  to  recruitment,  recruitment  is  also  sales.  Recruiters  need  to  know  the  organizational  heartbeat,  be  excellent  translators  of  job  descriptions  and  manager  requirements,  and  then  sell  the  opportunity  in  a  job  posting  to  communicate  the  right  tone  to  the  right  audience,  to  attract  the  right  people.    

Yes,  you  can  definitely  attempt  a  flurry  of  other  activities  to  beef  op  your  talent  recruitment  efforts  such  as:  hold  job  fairs,  pipeline  passively  on  LinkedIn,  visit  schools,  hire  remotely,  ask  agencies  to  passively  talent  market  top  people  when  they  get  it  across  their  desk  (this  is  one  of  my  favourite  approaches:  an  agency  you  have  a  relationship  with  will  be  more  than  happy  to  actively  promote  talent  that  matches  the  attributes  you  need  in  your  culture  if  you  are  willing  to  interview  the  best  ones  and  make  a  hire  once  and  awhile).  There  have  been  thousands  of  books  and  articles  written  about  how  to  do  just  that.    There  is  no  quick  fix  that  will  stick  if  you  don’t  have  a  solid  foundation  to  your  recruitment  process.    Those  talented  people  will  walk  right  out  the  door  and  into  the  arms  of  another  organization  once  they  smell  the  stench  of  disenchantment  from  a  dishonest  recruitment  experience  (even  if  it  is  an  accidental  dishonesty,  which  most  of  them  are).      Having  a  strong  recruitment  team  who  is  with  you  for  a  good  length  of  time  benefits  the  company  and  also  the  talent  pipeline.  So  treat  your  recruitment  team  well  and  offer  them  rewards  for  meeting  metrics  responsibly  and  accurately.  They  own  your  organizational  window  dressing,  including  the  responsibility  to  properly  entice  that  sought-­‐after  talent  to  want  to  come  in  and  stay  awhile.