how to become an email ninja: inbox management 101

11
-how to become an email ninja- Leah Walker

Upload: leah-walker

Post on 13-Apr-2017

49 views

Category:

Career


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

-how to become an email ninja-

Leah����������� ������������������  Walker

Page 2: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

your inbox can become your to-do list.

and����������� ������������������  you����������� ������������������  can����������� ������������������  reach����������� ������������������  inbox����������� ������������������  zero����������� ������������������  on����������� ������������������  the����������� ������������������  

regular!

Page 3: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

-every email represents a task-

☆Get����������� ������������������  over����������� ������������������  the����������� ������������������  idea����������� ������������������  that����������� ������������������  email����������� ������������������  is����������� ������������������  not����������� ������������������  work

☆ Figure����������� ������������������  out����������� ������������������  what����������� ������������������  the����������� ������������������  task����������� ������������������  is

☆Tasks����������� ������������������  can����������� ������������������  include:

☆ Filtering����������� ������������������  out����������� ������������������  the����������� ������������������  information

☆ Absorbing����������� ������������������  the����������� ������������������  information����������� ������������������  and����������� ������������������  filing����������� ������������������  it

☆ Making����������� ������������������  sure����������� ������������������  the����������� ������������������  right����������� ������������������  people����������� ������������������  are����������� ������������������  looped����������� ������������������  in����������� ������������������  to����������� ������������������  the����������� ������������������  conversation

☆ Creating����������� ������������������  a����������� ������������������  deliverable

☆ And����������� ������������������  of����������� ������������������  course,����������� ������������������  responding����������� ������������������  to����������� ������������������  the����������� ������������������  email

Page 4: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

-when should i respond?-

☆The����������� ������������������  email����������� ������������������  requires����������� ������������������  a����������� ������������������  response����������� ������������������  if:

☆The����������� ������������������  sender����������� ������������������  is����������� ������������������  asking����������� ������������������  you����������� ������������������  a����������� ������������������  direct����������� ������������������  question

☆You����������� ������������������  have����������� ������������������  a����������� ������������������  POV����������� ������������������  or����������� ������������������  can����������� ������������������  add����������� ������������������  value

☆To����������� ������������������  confirm����������� ������������������  receipt

Page 5: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

inbox management 101

flow����������� ������������������  charts����������� ������������������  for����������� ������������������  a����������� ������������������  healthy����������� ������������������  inbox

Page 6: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

Does����������� ������������������  the����������� ������������������  email����������� ������������������  require����������� ������������������  a����������� ������������������  response?

Yes Not����������� ������������������  sure

How����������� ������������������  long����������� ������������������  will����������� ������������������  it����������� ������������������  take����������� ������������������  to����������� ������������������  read

>����������� ������������������  5����������� ������������������  minutes < 5����������� ������������������  minutes

Read����������� ������������������  then����������� ������������������  FILE����������� ������������������  or����������� ������������������  DELETE����������� ������������������  right����������� ������������������  

away!

Move����������� ������������������  to����������� ������������������  second����������� ������������������  slide

No

Leave����������� ������������������  in����������� ������������������  your����������� ������������������  inbox����������� ������������������  to����������� ������������������  read����������� ������������������  as����������� ������������������  a����������� ������������������  to-do����������� ������������������  

item

Clarify����������� ������������������  what����������� ������������������  the����������� ������������������  sender����������� ������������������  is����������� ������������������  asking����������� ������������������  right����������� ������������������  away.����������� ������������������  Then����������� ������������������  

restart����������� ������������������  flowchart.����������� ������������������  

Page 7: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

Boss,����������� ������������������  boss’s����������� ������������������  boss,����������� ������������������  or����������� ������������������  CEO

Who’s����������� ������������������  the����������� ������������������  sender?

Peer

Someone����������� ������������������  outside����������� ������������������  your����������� ������������������  org

How����������� ������������������  long����������� ������������������  will����������� ������������������  it����������� ������������������  take����������� ������������������  to����������� ������������������  answer?

>����������� ������������������  10����������� ������������������  minutes<����������� ������������������  10����������� ������������������  minutes

How����������� ������������������  long����������� ������������������  will����������� ������������������  it����������� ������������������  take����������� ������������������  to����������� ������������������  answer?

>����������� ������������������  5����������� ������������������  minutes < 5����������� ������������������  minutes

Defer����������� ������������������  or����������� ������������������  delegate����������� ������������������  it

Will����������� ������������������  not����������� ������������������  answering����������� ������������������  it����������� ������������������  quickly����������� ������������������  impact����������� ������������������  customers����������� ������������������  or����������� ������������������  your����������� ������������������  relationship����������� ������������������  with����������� ������������������  

the����������� ������������������  sender?

Yes No

Answer����������� ������������������  it

Answer����������� ������������������  it

Is����������� ������������������  the����������� ������������������  sender����������� ������������������  at����������� ������������������  a����������� ������������������  higher����������� ������������������  level����������� ������������������  than����������� ������������������  you?

Yes No

Did����������� ������������������  the����������� ������������������  sender����������� ������������������  make����������� ������������������  it����������� ������������������  clear����������� ������������������  your����������� ������������������  

response����������� ������������������  is����������� ������������������  time-sensitive?

YesNo

Confirm����������� ������������������  receipt

Confirm����������� ������������������  receipt

Page 8: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

-reminders-

☆Delegating����������� ������������������  the����������� ������������������  email����������� ������������������  means����������� ������������������  forwarding����������� ������������������  it����������� ������������������  to����������� ������������������  someone����������� ������������������  and����������� ������������������  asking����������� ������������������  them����������� ������������������  to����������� ������������������  take����������� ������������������  care����������� ������������������  of����������� ������������������  any����������� ������������������  related����������� ������������������  action����������� ������������������  items.

☆Deferring����������� ������������������  the����������� ������������������  email����������� ������������������  means����������� ������������������  adding����������� ������������������  it����������� ������������������  to����������� ������������������  a����������� ������������������  to-do����������� ������������������  list����������� ������������������  and����������� ������������������  assigning����������� ������������������  a����������� ������������������  deadline����������� ������������������  based����������� ������������������  on����������� ������������������  the����������� ������������������  time����������� ������������������  sensitivity����������� ������������������  of����������� ������������������  the����������� ������������������  content.

☆Confirm����������� ������������������  receipt����������� ������������������  when����������� ������������������  the����������� ������������������  sender����������� ������������������  is����������� ������������������  above����������� ������������������  you����������� ������������������  and����������� ������������������  the����������� ������������������  email����������� ������������������  requires����������� ������������������  a����������� ������������������  deferred����������� ������������������  response.����������� ������������������  If����������� ������������������  possible,����������� ������������������  communicate����������� ������������������  when����������� ������������������  you’ll����������� ������������������  respond.

Page 9: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

-response tips-

☆Distill����������� ������������������  what����������� ������������������  the����������� ������������������  sender����������� ������������������  actually����������� ������������������  wants.����������� ������������������  ☆ Do����������� ������������������  they����������� ������������������  want����������� ������������������  a����������� ������������������  POV?����������� ������������������  ☆ Do����������� ������������������  they����������� ������������������  want����������� ������������������  confirmation?����������� ������������������  ☆Are����������� ������������������  they����������� ������������������  asking����������� ������������������  a����������� ������������������  very����������� ������������������  specific����������� ������������������  question?����������� ������������������  

☆Address����������� ������������������  what����������� ������������������  the����������� ������������������  sender����������� ������������������  actually����������� ������������������  wants.

☆If����������� ������������������  it’s����������� ������������������  not����������� ������������������  immediately����������� ������������������  clear����������� ������������������  what����������� ������������������  the����������� ������������������  sender����������� ������������������  needs����������� ������������������  from����������� ������������������  you,����������� ������������������  ASK!

☆Keep����������� ������������������  the����������� ������������������  response����������� ������������������  as����������� ������������������  short����������� ������������������  as����������� ������������������  possible����������� ������������������  but����������� ������������������  as����������� ������������������  long����������� ������������������  as����������� ������������������  necessary.����������� ������������������  

Page 10: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

-hot tips-

☆Delete����������� ������������������  or����������� ������������������  file����������� ������������������  read����������� ������������������  emails����������� ������������������  as����������� ������������������  soon����������� ������������������  as����������� ������������������  you����������� ������������������  can.����������� ������������������  Only����������� ������������������  keep����������� ������������������  emails����������� ������������������  in����������� ������������������  your����������� ������������������  inbox����������� ������������������  that����������� ������������������  require����������� ������������������  action.

☆Don’t����������� ������������������  move����������� ������������������  anything����������� ������������������  out����������� ������������������  of����������� ������������������  your����������� ������������������  inbox����������� ������������������  unless����������� ������������������  it����������� ������������������  doesn’t����������� ������������������  require����������� ������������������  any����������� ������������������  action����������� ������������������  OR����������� ������������������  you’ve����������� ������������������  transferred����������� ������������������  the����������� ������������������  action����������� ������������������  to����������� ������������������  your����������� ������������������  to-do����������� ������������������  list.

☆Schedule����������� ������������������  time����������� ������������������  to����������� ������������������  manage����������� ������������������  your����������� ������������������  inbox����������� ������������������  if����������� ������������������  you����������� ������������������  find����������� ������������������  yourself����������� ������������������  falling����������� ������������������  behind����������� ������������������  regularly.

Page 11: How to Become an Email Ninja: Inbox Management 101

-hot tips, con’t.-

☆Sometimes,����������� ������������������  a����������� ������������������  quick����������� ������������������  but����������� ������������������  less-detailed����������� ������������������  response����������� ������������������  is����������� ������������������  better����������� ������������������  than����������� ������������������  a����������� ������������������  delayed����������� ������������������  response.����������� ������������������  It����������� ������������������  can����������� ������������������  be����������� ������������������  worth����������� ������������������  doing����������� ������������������  what����������� ������������������  you����������� ������������������  can����������� ������������������  in����������� ������������������  5-10����������� ������������������  minutes����������� ������������������  rather����������� ������������������  than����������� ������������������  deferring.����������� ������������������  

☆When����������� ������������������  in����������� ������������������  doubt,����������� ������������������  confirm����������� ������������������  receipt!����������� ������������������  It����������� ������������������  never����������� ������������������  hurts.

☆If����������� ������������������  you����������� ������������������  don’t����������� ������������������  know����������� ������������������  where����������� ������������������  to����������� ������������������  start,����������� ������������������  search����������� ������������������  for����������� ������������������  emails����������� ������������������  from����������� ������������������  your����������� ������������������  boss����������� ������������������  (or����������� ������������������  boss’s����������� ������������������  boss,����������� ������������������  etc.)����������� ������������������  and����������� ������������������  work����������� ������������������  through����������� ������������������  the����������� ������������������  flowchart.����������� ������������������  After����������� ������������������  that,����������� ������������������  go����������� ������������������  by����������� ������������������  date����������� ������������������  sent����������� ������������������  (oldest����������� ������������������  first).

☆Don’t����������� ������������������  be����������� ������������������  afraid����������� ������������������  to����������� ������������������  delete����������� ������������������  or����������� ������������������  archive����������� ������������������  emails����������� ������������������  that����������� ������������������  don’t����������� ������������������  require����������� ������������������  any����������� ������������������  action����������� ������������������  on����������� ������������������  your����������� ������������������  part!����������� ������������������  It����������� ������������������  will����������� ������������������  keep����������� ������������������  your����������� ������������������  inbox����������� ������������������  much����������� ������������������  more����������� ������������������  zen.����������� ������������������  J