how to become an email ninja: inbox management 101
TRANSCRIPT
-how to become an email ninja-
Leah����������� ������������������ Walker
your inbox can become your to-do list.
and����������� ������������������ you����������� ������������������ can����������� ������������������ reach����������� ������������������ inbox����������� ������������������ zero����������� ������������������ on����������� ������������������ the����������� ������������������
regular!
-every email represents a task-
☆Get����������� ������������������ over����������� ������������������ the����������� ������������������ idea����������� ������������������ that����������� ������������������ email����������� ������������������ is����������� ������������������ not����������� ������������������ work
☆ Figure����������� ������������������ out����������� ������������������ what����������� ������������������ the����������� ������������������ task����������� ������������������ is
☆Tasks����������� ������������������ can����������� ������������������ include:
☆ Filtering����������� ������������������ out����������� ������������������ the����������� ������������������ information
☆ Absorbing����������� ������������������ the����������� ������������������ information����������� ������������������ and����������� ������������������ filing����������� ������������������ it
☆ Making����������� ������������������ sure����������� ������������������ the����������� ������������������ right����������� ������������������ people����������� ������������������ are����������� ������������������ looped����������� ������������������ in����������� ������������������ to����������� ������������������ the����������� ������������������ conversation
☆ Creating����������� ������������������ a����������� ������������������ deliverable
☆ And����������� ������������������ of����������� ������������������ course,����������� ������������������ responding����������� ������������������ to����������� ������������������ the����������� ������������������ email
-when should i respond?-
☆The����������� ������������������ email����������� ������������������ requires����������� ������������������ a����������� ������������������ response����������� ������������������ if:
☆The����������� ������������������ sender����������� ������������������ is����������� ������������������ asking����������� ������������������ you����������� ������������������ a����������� ������������������ direct����������� ������������������ question
☆You����������� ������������������ have����������� ������������������ a����������� ������������������ POV����������� ������������������ or����������� ������������������ can����������� ������������������ add����������� ������������������ value
☆To����������� ������������������ confirm����������� ������������������ receipt
inbox management 101
flow����������� ������������������ charts����������� ������������������ for����������� ������������������ a����������� ������������������ healthy����������� ������������������ inbox
Does����������� ������������������ the����������� ������������������ email����������� ������������������ require����������� ������������������ a����������� ������������������ response?
Yes Not����������� ������������������ sure
How����������� ������������������ long����������� ������������������ will����������� ������������������ it����������� ������������������ take����������� ������������������ to����������� ������������������ read
>����������� ������������������ 5����������� ������������������ minutes < 5����������� ������������������ minutes
Read����������� ������������������ then����������� ������������������ FILE����������� ������������������ or����������� ������������������ DELETE����������� ������������������ right����������� ������������������
away!
Move����������� ������������������ to����������� ������������������ second����������� ������������������ slide
No
Leave����������� ������������������ in����������� ������������������ your����������� ������������������ inbox����������� ������������������ to����������� ������������������ read����������� ������������������ as����������� ������������������ a����������� ������������������ to-do����������� ������������������
item
Clarify����������� ������������������ what����������� ������������������ the����������� ������������������ sender����������� ������������������ is����������� ������������������ asking����������� ������������������ right����������� ������������������ away.����������� ������������������ Then����������� ������������������
restart����������� ������������������ flowchart.����������� ������������������
Boss,����������� ������������������ boss’s����������� ������������������ boss,����������� ������������������ or����������� ������������������ CEO
Who’s����������� ������������������ the����������� ������������������ sender?
Peer
Someone����������� ������������������ outside����������� ������������������ your����������� ������������������ org
How����������� ������������������ long����������� ������������������ will����������� ������������������ it����������� ������������������ take����������� ������������������ to����������� ������������������ answer?
>����������� ������������������ 10����������� ������������������ minutes<����������� ������������������ 10����������� ������������������ minutes
How����������� ������������������ long����������� ������������������ will����������� ������������������ it����������� ������������������ take����������� ������������������ to����������� ������������������ answer?
>����������� ������������������ 5����������� ������������������ minutes < 5����������� ������������������ minutes
Defer����������� ������������������ or����������� ������������������ delegate����������� ������������������ it
Will����������� ������������������ not����������� ������������������ answering����������� ������������������ it����������� ������������������ quickly����������� ������������������ impact����������� ������������������ customers����������� ������������������ or����������� ������������������ your����������� ������������������ relationship����������� ������������������ with����������� ������������������
the����������� ������������������ sender?
Yes No
Answer����������� ������������������ it
Answer����������� ������������������ it
Is����������� ������������������ the����������� ������������������ sender����������� ������������������ at����������� ������������������ a����������� ������������������ higher����������� ������������������ level����������� ������������������ than����������� ������������������ you?
Yes No
Did����������� ������������������ the����������� ������������������ sender����������� ������������������ make����������� ������������������ it����������� ������������������ clear����������� ������������������ your����������� ������������������
response����������� ������������������ is����������� ������������������ time-sensitive?
YesNo
Confirm����������� ������������������ receipt
Confirm����������� ������������������ receipt
-reminders-
☆Delegating����������� ������������������ the����������� ������������������ email����������� ������������������ means����������� ������������������ forwarding����������� ������������������ it����������� ������������������ to����������� ������������������ someone����������� ������������������ and����������� ������������������ asking����������� ������������������ them����������� ������������������ to����������� ������������������ take����������� ������������������ care����������� ������������������ of����������� ������������������ any����������� ������������������ related����������� ������������������ action����������� ������������������ items.
☆Deferring����������� ������������������ the����������� ������������������ email����������� ������������������ means����������� ������������������ adding����������� ������������������ it����������� ������������������ to����������� ������������������ a����������� ������������������ to-do����������� ������������������ list����������� ������������������ and����������� ������������������ assigning����������� ������������������ a����������� ������������������ deadline����������� ������������������ based����������� ������������������ on����������� ������������������ the����������� ������������������ time����������� ������������������ sensitivity����������� ������������������ of����������� ������������������ the����������� ������������������ content.
☆Confirm����������� ������������������ receipt����������� ������������������ when����������� ������������������ the����������� ������������������ sender����������� ������������������ is����������� ������������������ above����������� ������������������ you����������� ������������������ and����������� ������������������ the����������� ������������������ email����������� ������������������ requires����������� ������������������ a����������� ������������������ deferred����������� ������������������ response.����������� ������������������ If����������� ������������������ possible,����������� ������������������ communicate����������� ������������������ when����������� ������������������ you’ll����������� ������������������ respond.
-response tips-
☆Distill����������� ������������������ what����������� ������������������ the����������� ������������������ sender����������� ������������������ actually����������� ������������������ wants.����������� ������������������ ☆ Do����������� ������������������ they����������� ������������������ want����������� ������������������ a����������� ������������������ POV?����������� ������������������ ☆ Do����������� ������������������ they����������� ������������������ want����������� ������������������ confirmation?����������� ������������������ ☆Are����������� ������������������ they����������� ������������������ asking����������� ������������������ a����������� ������������������ very����������� ������������������ specific����������� ������������������ question?����������� ������������������
☆Address����������� ������������������ what����������� ������������������ the����������� ������������������ sender����������� ������������������ actually����������� ������������������ wants.
☆If����������� ������������������ it’s����������� ������������������ not����������� ������������������ immediately����������� ������������������ clear����������� ������������������ what����������� ������������������ the����������� ������������������ sender����������� ������������������ needs����������� ������������������ from����������� ������������������ you,����������� ������������������ ASK!
☆Keep����������� ������������������ the����������� ������������������ response����������� ������������������ as����������� ������������������ short����������� ������������������ as����������� ������������������ possible����������� ������������������ but����������� ������������������ as����������� ������������������ long����������� ������������������ as����������� ������������������ necessary.����������� ������������������
-hot tips-
☆Delete����������� ������������������ or����������� ������������������ file����������� ������������������ read����������� ������������������ emails����������� ������������������ as����������� ������������������ soon����������� ������������������ as����������� ������������������ you����������� ������������������ can.����������� ������������������ Only����������� ������������������ keep����������� ������������������ emails����������� ������������������ in����������� ������������������ your����������� ������������������ inbox����������� ������������������ that����������� ������������������ require����������� ������������������ action.
☆Don’t����������� ������������������ move����������� ������������������ anything����������� ������������������ out����������� ������������������ of����������� ������������������ your����������� ������������������ inbox����������� ������������������ unless����������� ������������������ it����������� ������������������ doesn’t����������� ������������������ require����������� ������������������ any����������� ������������������ action����������� ������������������ OR����������� ������������������ you’ve����������� ������������������ transferred����������� ������������������ the����������� ������������������ action����������� ������������������ to����������� ������������������ your����������� ������������������ to-do����������� ������������������ list.
☆Schedule����������� ������������������ time����������� ������������������ to����������� ������������������ manage����������� ������������������ your����������� ������������������ inbox����������� ������������������ if����������� ������������������ you����������� ������������������ find����������� ������������������ yourself����������� ������������������ falling����������� ������������������ behind����������� ������������������ regularly.
-hot tips, con’t.-
☆Sometimes,����������� ������������������ a����������� ������������������ quick����������� ������������������ but����������� ������������������ less-detailed����������� ������������������ response����������� ������������������ is����������� ������������������ better����������� ������������������ than����������� ������������������ a����������� ������������������ delayed����������� ������������������ response.����������� ������������������ It����������� ������������������ can����������� ������������������ be����������� ������������������ worth����������� ������������������ doing����������� ������������������ what����������� ������������������ you����������� ������������������ can����������� ������������������ in����������� ������������������ 5-10����������� ������������������ minutes����������� ������������������ rather����������� ������������������ than����������� ������������������ deferring.����������� ������������������
☆When����������� ������������������ in����������� ������������������ doubt,����������� ������������������ confirm����������� ������������������ receipt!����������� ������������������ It����������� ������������������ never����������� ������������������ hurts.
☆If����������� ������������������ you����������� ������������������ don’t����������� ������������������ know����������� ������������������ where����������� ������������������ to����������� ������������������ start,����������� ������������������ search����������� ������������������ for����������� ������������������ emails����������� ������������������ from����������� ������������������ your����������� ������������������ boss����������� ������������������ (or����������� ������������������ boss’s����������� ������������������ boss,����������� ������������������ etc.)����������� ������������������ and����������� ������������������ work����������� ������������������ through����������� ������������������ the����������� ������������������ flowchart.����������� ������������������ After����������� ������������������ that,����������� ������������������ go����������� ������������������ by����������� ������������������ date����������� ������������������ sent����������� ������������������ (oldest����������� ������������������ first).
☆Don’t����������� ������������������ be����������� ������������������ afraid����������� ������������������ to����������� ������������������ delete����������� ������������������ or����������� ������������������ archive����������� ������������������ emails����������� ������������������ that����������� ������������������ don’t����������� ������������������ require����������� ������������������ any����������� ������������������ action����������� ������������������ on����������� ������������������ your����������� ������������������ part!����������� ������������������ It����������� ������������������ will����������� ������������������ keep����������� ������������������ your����������� ������������������ inbox����������� ������������������ much����������� ������������������ more����������� ������������������ zen.����������� ������������������ J