home office, mobiles arbeiten & co - rechtliche rahmenbedingungen

Home Office, mobiles Arbeiten & Co –

Rechtliche Rahmenbedingungen

138. Zusammenkunft der Erfa-Gruppe Frankfurt/b am 7. Juli 2015

Dr. André Zimmermann, LL.M.

RechtsanwaltFachanwalt für Arbeitsrecht

2

Neue Formen der Arbeitsorganisation

ArbeitsrechtlicheRahmenbedingungen

Typische Fallstricke

01 02 03

01 Neue Formen der Arbeitsorganisation

Überblick

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� Telearbeit

� Teleheimarbeit (Home Office)

� Alternierende Telearbeit

� Mobile Telearbeit

� Bring Your Own Device (BYOD)

Telearbeit

5

� Telearbeit kann phänomenologisch definiert werden als

• Arbeitsleistung außerhalb der Betriebsstätte des

Arbeitgebers

• mit Hilfe von Geräten und Einrichtungen der dezentralen

Informationsverarbeitungs- oder Kommunikationstechnik

• unter telekommunikationstechnischer Anbindung an den

Betrieb des Arbeitgebers

Teleheimarbeit (Home Office)

6

� Bei Teleheimarbeit , auch Home Office genannt,

• arbeitet der Mitarbeiter durchgängig von zu Hause aus,

• wobei der Arbeitsplatz vor Ort im Unternehmen vollständig

entfällt

Alternierende Telearbeit

7

� Bei der alternierenden Telearbeit ,

• arbeitet der Mitarbeiter teilweise von zu Hause aus und

teilweise (z.B. tageweise) vor Ort im Unternehmen

� Häufigster Fall in der Praxis

Mobile Telearbeit

8

� Bei der mobilen Telearbeit arbeitet der Mitarbeiter

• von verschiedenen Orten aus,

• vor allem in Betrieben von Kunden und Lieferanten (auch

On-Site Telearbeit genannt)

� Moderne Variante der Außendiensttätigkeit

Vorteile von Telearbeit

9

Arbeitnehmer• Verringerung/Wegfall der

Anfahrtszeiten

• Bessere Vereinbarkeit von

Familie, Beruf und Freizeit

• Zeitsouveränität, Arbeit nach

individuellem Arbeits-

rhythmus

• Persönliche

Arbeitsatmosphäre

• Steigerung der

Arbeitszufriedenheit

• Herauslösung aus

bürokratischen Abläufen im

Betrieb

• Größere Wahlfreiheit bei der

Wohnortwahl

Arbeitgeber• Direkte Kostenersparnis bei

Büroflächen etc.

• Höhere Produktivität und

Kreativität der Mitarbeiter

• Erhalt und Zugang zu

qualifizierten Mitarbeitern,

die andernfalls durch

persönliche Umstände

gebunden wären

• Größere Kundennähe,

besserer Kundenservice

• Bedarfsgerechter Einsatz

freier Mitarbeiter

Gesellschaft• Reduzierung von

Berufsverkehr und

Energieeinsparung

• Minderung des Siedlungs-

drucks auf die Ballungsräume

• Beschäftigungsmöglichkeiten

in strukturschwachen

Regionen

• Beschäftigungsmöglichkeiten

für spezielle Zielgruppen

(Frauen mit kleinen Kindern,

Behinderte)

Nachteile von Telearbeit

10

Arbeitnehmer• Tendenz zur Isolation

• Kontaktverlust zu den in „normalen“ Zeitabläufen

arbeitenden Freunden, Bekannten und Nachbarn

• „Karrierekiller“(?)

• Fehlende Trennung von Beruf und Privatleben

• Vernachlässigung des Gesundheits- und

Arbeitsschutzes

• Schlechte Kontrollmöglichkeiten der

persönlichen Leistung

• Beeinträchtigter Informationsaustausch mit den

Kollegen (Ausschluss von der innerbetrieblichen

Kommunikation)

• Zusätzlicher Organisatorischer und technischer

• Aufwand

Arbeitgeber• Unwirtschaftlichkeit

• Mangelnde Datensicherung bzw.

Datenschutz

• Reibungen mit traditionellem unflexiblem

Management

• Koordinierungsbedarf

Bring Your Own Device (BYOD)

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� Unter BYOD versteht man den Einsatz privater Endgeräte

des Mitarbeiters im Unternehmen (z.B. Smartphone, iPad,

Tablet)

� Der Mitarbeiter verwendet sein eigenes privates Endgerät

neben privaten auch zu dienstlichen Zwecken

Vorteile von BYOD

12

� Kostenvorteil für den Arbeitgeber : Anschaffungskosten der Hardware gehen beim klassischen BYOD vollständig auf den Arbeitnehmer über

� Stand der Technik : Im Regelfall sind private mobile Endgeräte auf einem aktuellerem Stand als firmeneigene Geräte

� Privateigentum wird erfahrungsgemäß pfleglicher behandelt und sorgsamer upgedatet/optimiert

� Komfortgewinn für den Arbeitnehmer : Nur ein Endgerät

Nachteile von BYOD

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� Neue Sicherheitsrisiken durch neue Technik und neue Verfahren, z.B. Fehlen von adäquaten BYOD Security-Policies

� Abgrenzung von privater und betrieblicher Nutzung , wobei insbesondere

problematisch ist, dass auf den privaten mobilen Endgeräten Apps installiert

sind, die einen sehr weitgehenden Zugriff Dritter auf die gespeicherten Daten

ermöglichen

� Datenschutzprobleme , daher müssen BYOD-Geräte zwangsläufig so

administriert werden, als wären sie Unternehmenseigentum

� Eigentums- und Persönlichkeitsrechte konkurrieren mit Rechten des

Unternehmens, was besonders bei Beendigung von Arbeitsverhältnissen

Konfliktpotential birgt (z.B. Eigentum an Kontaktdaten von Kunden)

02 ArbeitsrechtlicheRahmenbedingungen

Arbeitsrecht meets Home Office

15

� Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Home Office?

� Welche Besonderheiten gibt es?

� Wie kann eine Tätigkeit im Home Office rechtlich umgesetzt

werden?

Anspruch auf Home Office?

16

� Grundsätzlich kein gesetzlicher Anspruch auf Tätigkeit im Home Office oder

Einrichtung eines Telearbeitsplatzes

� Ausnahme (sehr selten): Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

(z.B. Schwerbehinderung, LAG Niedersachsen 6.12.2010 – 12 Sa 860/10:

Schwerbehinderter Arbeitnehmer, der die Arbeitsleistung teilweise nur zu

Hause ausüben kann und bisher schon teilweise im Home Office tätig war)

� Niederlande : Seit 1.7.2015 Recht auf Home Office ab zehn Mitarbeitern, wenn

keine Sicherheitsrisiken entstehen und keine zwingenden betrieblichen Gründe

dagegen sprechen (Beweislast bei Arbeitgeber!)

Fragen im Vorfeld

17

� Welche Arbeitsplätze eignen sich?

� Wie muss Home Office technisch ausgestattet werden?

� Wie kann unternehmensseitig Kommunikation, Kontrolle und

Führung des Mitarbeiters im Home Office gestaltet werden?

� Ist Home Office wirtschaftlich sinnvoll?

� …

� Wie gestaltet man die arbeitsvertraglichen Beziehun gen?

Gestaltung des Rechtsrahmens

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Als rechtliche Gestaltungsmittel kommen in Betracht

� (Rahmen-)Betriebsvereinbarungen

� Unternehmensinterne Richtlinien (Policies)

� Arbeitsvertrag (bei Neueinstellung oder im laufenden

Arbeitsverhältnis als Zusatzvereinbarung)

Checkliste Must-haves (1)

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� Geltungsbereich (nicht bei Individualvereinbarung)

� Einrichtung des Arbeitsplatzes (z.B. Antragserfordernis,

Voraussetzungen und Anforderungen an die Tätigkeit)

� Häusliche Arbeitsstätte und Arbeitsort

� Arbeitszeit, Zeiterfassung, Fahrtzeiten und -kostenerstattung

� Arbeitsmittel (z.B. Kostenübernahme, Privatnutzung)

Checkliste Must-haves (2)

20

� Daten- und Informationsschutz

� Kontakt zum Betrieb

� Zutritt zur Arbeitsstätte

� Haftung und Versicherung

� Beteiligung des Betriebsrats (nicht bei Individualvereinbarung)

� Beendigung der Telearbeit

Geltungsbereich

21

� Persönlichen Geltungsbereich definieren

� Leitende Angestellte bei BV nicht erfasst, § 5 Abs. 3 BetrVG

� Ausschluss von Mitarbeitern in Probezeit

� Beschränkung auf Mitarbeiter in unbefristetem Arbeitsverhältnis

� Ausschluss von Mitarbeitern in bestimmten Bereichen , die

nicht für Home Office geeignet sind (Anlage)

Einrichtung des Telearbeitsplatzes (1)

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� In Betriebsvereinbarung oder Policy Antragsrecht auf

Einrichtung eines Telearbeitsplatzes einräumen und unter

Einwilligungsvorbehalt des Arbeitgebers stellen

� Schriftform und weitere Details (Fristen) zum Antragsverfahren

� Arbeitgeber prüft, ob die Voraussetzungen für Home Office

vorliegen

Einrichtung des Telearbeitsplatzes (2)

23

� Beispiel für Klausel in BV:

„Außerbetriebliche Arbeitsstätten können auf schriftlichen Antrag des Mitarbeiterseingerichtetwerden.Voraussetzungder Einrichtung ist, dass

− die häusliche Arbeitsstätte den Voraussetzungen in Ziffer […] dieserBetriebsvereinbarungentspricht,

− […]

− die Einrichtungder häuslichenArbeitsstätte technischmöglichund

− aus Sicht desArbeitgeberswirtschaftlichsinnvoll ist.

Liegen diese Voraussetzungen vor, können Mitarbeiter und Arbeitgeber dieDurchführung von Telearbeit nach Maßgabe des Formulars in Anlage 1 zu dieserBetriebsvereinbarungvereinbaren. […].“

Häusliche Arbeitsstätte (1)

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� Home Office wird zur Arbeitsstätte i.S.d. ArbStättV (h.M.),

jedenfalls gelten §§ 3 ff. ArbSchG und BildscharbV auch bei

Home Office, daher Arbeitgeber für Einhaltung des

Arbeitsschutzes verantwortlich

� Home Office muss Anforderungen an Unfallverhütung,

Arbeitssicherheit, Ergonomie etc. entsprechen

� Zugangs- und Kontrollrecht des Arbeitgebers in

Vereinbarungen aufnehmen

Häusliche Arbeitsstätte (2)

25

� Beispiel für Klausel in BV:

„Die häusliche Arbeitsstätte muss den jeweils geltenden Anforderungen des

Arbeitsschutzgesetzes, der Arbeitsstättenverordnung, der Bildschirmarbeitsverordnung,

der Unfallverhütungsvorschriftenund […] entsprechen.“

Arbeitsort (1)

26

� Individualvereinbarung sollte ausdrückliche Regelung zum

Arbeitsort enthalten

� Genaue Adresse und Mitteilungspflicht bei

Wohnungswechsel

� Bei alternierender Teleheimarbeit zusätzlich Klausel zur

betrieblichen Arbeitsstätte empfehlenswert

Arbeitsort (2)

27

� Beispiel für Klausel bei alternierender Teleheimarbeit:

„Der Mitarbeiter wird seine Arbeitsleistung sowohl in seiner Privatwohnung in

[Adresse] als auch im Betrieb des Arbeitgebers in [Adresse] erbringen. […]

Für die im Betrieb des Arbeitgebers zu erbringende Arbeitsleistung stellt der

Arbeitgeber dem Mitarbeiter einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung.

[…].“

Arbeitszeit (1)

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� Regelung der Verteilung der Arbeitszeit zwischen betrieblicher Arbeitsstätte und Home Office

� Generelle, starre Verteilung in Betriebsvereinbarung (z.B. 1 Tag pro Woche) mit Blick auf angestrebte Flexibilisierung nicht empfehlenswert

� Überstunden und Zuschläge …

� Rückrufrecht aus dringenden betrieblichen Gründen und/oder bei Systemstörungen im Home Office

� Erreichbarkeitszeiten in Individualvereinbarung oder Betriebsvereinbarung aufnehmen (Kundenkontakt)

� Erfassung der Arbeitszeit: Selbstdokumentation wegen fehlender Kontrollmöglichkeit (ArbZG!)

� Fahrtzeiten : Keine Vergütung bei alternierender Telearbeit

Arbeitszeit (2)

29

� Beispiele für Klauseln:

„Die Verteilung der Arbeitszeit auf die betriebliche und die außerbetriebliche Arbeitszeit erfolgt durch eine gesonderte Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Mitarbeiter. “

„Während der Tätigkeit in der häuslichen Arbeitsstätte hat der Mitarbeiter zu folgenden Zeiten telefonisch erreichbar zu sein: […].“

„Die Arbeitszeit wird von dem Mitarbeiter nach den im Betrieb geltenden Regeln erfasst und dokumentiert. Die Aufzeichnungen sind […] auszuhändigen.“

Arbeitsmittel (1)

30

� In Bezug auf Arbeitsmittel sind umfangreiche Regelung erforderlich:

• Eigentumsverhältnisse an den Arbeitsmitteln

• Übernahme der Anschaffungs- und Unterhaltungskosten

• Zugriffsrechte Dritter

• Zulässigkeit der Privatnutzung regeln

� Arbeitgeber stellt notwendige Arbeitsmittel (Stuhl, Schreibtisch, Computer

Laptop, Telefon, Scanner etc.) auf seine Kosten zur Verfügung

� Arbeitsmittel müssen Arbeitsplatzschutzbestimmungen entsprechen (z.B.

Ergonomie), Nutzung privater Arbeitsmittel ausschließen

Arbeitsmittel (2)

31

� Inventarverzeichnis !

� Ausschluss des Zugangs/Zugriffs Dritter auf die Arbeitsmittel

� Mitteilungspflicht bei Störungen

� Regelung zur Privatnutzung : Gleichlauf mit allgemeiner

betrieblicher Regelung sicherstellen

Arbeitsmittel (3)

32

� Beispiele für Klauseln in Individualvereinbarung:

„Die notwendigen Arbeitsmittel für die außerbetriebliche Arbeitsstätte werden für die Zeit des Bestehens dieser Arbeitsstätte vom Arbeitgeber unentgeltlich zur Verfügung gestellt. […]

„Die Arbeitsmittel dürfen ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt werden. Sie dürfen Dritten weder zugänglich gemacht noch diesen überlassen werden. Der Mitarbeiter hat dafür Sorge zu tragen, dass […]“

„Der Mitarbeiter ist verpflichtet, den Arbeitgeber unverzüglich über Systemstörungen […] und […] zu unterrichten.“

Aufwandserstattung (1)

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� In einer außerbetrieblichen Arbeitsstätte entstehen dem

Mitarbeiter automatisch Aufwendungen wie z.B. Miet- und

Nebenkosten für die häusliche Arbeitsstätte und Internet- und

Telekommunikation

� Praxis: Monatlicher Pauschalbetrag

Aufwandserstattung (2)

34

� Beispiel für Klausel:

„Für die Bereitstellung der Räume durch den Mitarbeiter und […] werden

monatlich […] EUR pauschal vergütet. […]“

Daten- und Informationsschutz (1)

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� Erhebliches Gefahrenpotential (Geschäftsgeheimnisse,

Netzwerk des Arbeitgebers)

� Gerade die Unterhaltung einer Arbeitsstätte im direkten

Wohnumfeld mit anderen Personen birgt Vielzahl von Risiken

� Daher detaillierte Regelung empfohlen zu

• Zugriff Dritter auf Daten und Passwörter

• Aufbewahrung von geschäftlichen Unterlagen und Datenträgern und

• Vernichtung von geschäftlichen Unterlagen

Daten- und Informationsschutz (2)

36


„Der Mitarbeiter hat dafür Sorge zu tragen, dass die Arbeitsmittel und

geschäftliche Unterlagen vor dem Zugriff durch Dritte geschützt sind,

insbesondere auch durch Zugriff durch in häuslicher Gemeinschaft mit dem

Mitarbeiter lebende Personen. […]“

Kontakt zum Betrieb (1)

37

� Aus sozio-ökonomischen Gründen ist es wichtig, den telearbeitenden

Mitarbeiter an regelmäßig wiederkehrenden Arbeitstagen vor Ort in der

betrieblichen Betriebsstätte zu beschäftigen und ihn einzubeziehen

� Nur so kann auch uneingeschränkte Abstimmung mit Vorgesetzten,

Kollegen und Team über Vorgaben, Zeitlimits, Ziele etc. erfolgen.

� Betriebliche Informationen sollten dem telearbeitenden Mitarbeiter ebenso

wie seinen Kollegen zur Verfügung stehen, die in der betrieblichen

Arbeitsstätte vor Ort tätig sind

Kontakt zum Betrieb (2)

38


„ Aufgabe des Vorgesetzten ist es, den Kontakt zwischen dem Betrieb und

seinen Mitarbeitern zu erhalten und zu fördern.“

„Der Mitarbeiter wird rechtzeitig informiert über den Inhalt bzw. das Ergebnis

von betrieblichen Versammlungen, Besprechungen und über sonstige

wesentliche betriebliche Angelegenheiten, die ihn betreffen. [...]“

Zutritt zur Arbeitsstätte

39

� Schon der umfassende Grundrechtsschutz (Art. 13 Abs. 1 GG)

des Wohnraums des Mitarbeiters und seiner Familie macht

ausdrückliche Regelung zur Zutrittsberechtigung für den

Arbeitgeber unumgänglich

� Auch in Individualvereinbarung aufnehmen!

� Umfang (z.B. Erreichbarkeitszeiten) und Gründe können

konkretisiert werden

Haftung und Versicherung (1)

40

� Klarstellung empfehlenswert, dass Grundsätze der

beschränkten Arbeitnehmerhaftung auch für Teleheimarbeit

gelten, nicht aber für Dritte (z.B. Familienmitglieder)

� Überlassene Arbeitsmittel sind i.d.R. nicht von Haftpflicht- oder

Hausratversicherung des Mitarbeiters erfasst

Haftung und Versicherung (2)

41


„Der Arbeitgeber schließt eine Versicherung ab, durch die Beschädigungen und

Verluste der an der außerbetrieblichen Arbeitsstätte eingesetzten Arbeitsmittel

abgedeckt werden. Ausgenommen hiervon sind […]“

Beendigung der Telearbeit (1)

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� „Probezeit “ für Home Office aufnehmen (z.B. sechs Monate)

� Widerruf innerhalb der „Probezeit“ mit kurzer Frist, danach mit

angemessener Frist (§ 622 Abs. 2 BGB)

� Sofortige Beendigung durch Widerruf bei wichtigem Grund,

insbesondere Vertrauensverlust (z.B. Verletzung der

Dokumentationspflichten)

Beendigung der Telearbeit (2)

43


„Während der ersten […] Monate nach Beginn der Telearbeit kann der Mitarbeiter und der Arbeitgeber die Telearbeit unter Einhaltung einer Frist von […] Monat(en) zum Monatsende widerrufen. Nach Ablauf der ersten […] Monate beträgt die Widerrufsfrist […] Monate. […]“

„Daneben kann die Telearbeit von dem Mitarbeiter und dem Arbeitgeber jederzeit aus einem wichtigen Grund mit sofortiger Wirkung widerrufen werden. Ein wichtiger Grund auf Seiten des Arbeitgebers liegt insbesondere vor, wenn […].“

Arbeitsrecht meets BYOD

44

� Gibt es einen Anspruch auf BYOD ?

� Welche Besonderheiten gibt es?

� Wie kann BYOD rechtlich umgesetzt werden?

Anspruch auf BYOD?

45

� Kein gesetzlicher Anspruch auf BYOD

� Als rechtliche Gestaltungsmittel kommen in Betracht

• (Rahmen-)Betriebsvereinbarungen

• Unternehmensinterne Richtlinien (Policies)

• Arbeitsvertrag (bei Neueinstellung oder im laufenden

Arbeitsverhältnis als Zusatzvereinbarung)

Checkliste Must-haves

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� Geltungsbereich (nicht in Individualvereinbarungen)

� Vertraulichkeit

� Nutzungsregelungen

� Datensicherheit

� Mobile Device Management

� Kostenübernahme

� Wartung/Support/Austausch

� Lizenzregelungen

� Verlust und Haftung

Geltungsbereich

47

� Sofern der Arbeitgeber daran ein wirtschaftliches Interesse hat,

kann er BYOD auf freiwilliger Basis zulassen

� Antragslösung mit nachgeschalteter Erlaubnisvorbehalts-

prüfung des Arbeitgebers vorteilhaft

� Wegen Vielzahl datenschutzrechtlicher Risiken sollte

Arbeitgeber die Nutzung eigener mobiler Endgeräte für

berufliche Zwecke aber nur nach Unterzeichnung einer

Nutzungsvereinbarung erlauben

Vertraulichkeit (1)

48

� Um die Vertraulichkeit sensibler Unternehmensdaten

sicherzustellen, muss die Nutzungsvereinbarung auf eine

ausschließliche und alleinige Benutzung des mobilen Endgeräts

durch den zugangsberechtigten Mitarbeiter gerichtet sein

� Darüber hinaus sinnvoll, Vorgaben zu etablieren, z.B. welche

Systemeinstellungen der Mitarbeiter vorzunehmen hat

(z.B. Passwort-Zwang)

Vertraulichkeit (2)

49


„ Wenn neben dem Mitarbeiter Familienmitglieder und/oder andere Dritte das mobile Endgerät nutzen, ist der Mitarbeiter verpflichtet, sicherzustellen, dass diese Dritten das mobile Endgerät nicht dazu verwenden, um Zugang zu vertraulichen Dokumenten, Daten oder Informationen der […] GmbH zu erlangen.“

„ Der Mitarbeiter ist verpflichtet, das mobile Endgerät so zu konfigurieren, dass der Bildschirm spätestens nach […] Minuten gesperrt wird.“

Nutzungsregelungen

50

� Regelungenzum Umfang der Nutzung (z.B. Zeitpunktder Einführungvon BYOD,

Zeitraumder Nutzung, insb. bei Probezeit, Nutzung außerhalbvertraglicherArbeitszeit,

Trennung dienstlicher und privater Nutzung, Beendigungder Nutzung, evtl.

Kündigungsrechtedes Unternehmensbei Verstößendes Mitarbeiters) zu treffen

� Ebenso empfiehlt es sich Regelungen zur Art der Nutzung (z.B. keine Nutzung von

Data Roaming im Ausland, verpflichtende Abruffrequenz des dienstlichen E-Mail-

Accounts auf Dienstreisen) zu vereinbaren

� Verantwortlichkeit des Mitarbeiters für privat installierte Apps vereinbaren und Nutzung

durch Dritte vertraglich ausdrücklich ausschließen

Datensicherheit (1)

51

� Befugnis des Unternehmens vereinbaren, mit unternehmensbezogenen

Daten auf dem Endgerät so verfahren zu können, als befänden sie sich auf

unternehmenseigenen IT-Geräten (insb. Regelungen zum Datenzugriff sowie

zur Datenveränderung, -sperrung/-löschung)

� Vorgaben zur Installation von Software und Apps (Welche Software und

welche Apps dürfen installiert werden? – Blacklist/Whitelist ) und Berechtigung

zur Entfernung von schädlicher oder unzulässiger Software und Apps

� Mitarbeiter verpflichten, relevante technische und/oder organisatorische

Sicherheitsmaßnahmen gemäß§ 9 BDSG zu ergreifen

Datensicherheit (2)

52

� Untersagung von Jailbreaks/Roots (die Umgehung vom Hersteller

implementierter Nutzungsbeschränkungen) sowie die Nutzung von Cloud-

Diensten und Peer-to-Peer File Sharing Netzwerken für betriebliche Daten

� Pflicht des Mitarbeiters, Endgerät durch physische Schutzmaßnahmen vor

Diebstahl und Beschädigung zu schützen

� Vereinbarung, dassArbeitgeber berechtigt ist in regelmäßigem Turnus

Maßnahmen des Virenschutzes zu ergreifen und Sicherheits-Patches

aufzuspielen (remote)

Datensicherheit (3)

53


„Der Mitarbeiter ist verpflichtet, die automatische Synchronisation von

Dokumenten und Daten (z.B. Apple iCloud, Google Sync) zu deaktivieren, um

zu verhindern, dass […].“

„ Der Mitarbeiter willigt ein, die App […] auf dem mobilen Endgerät zu

installieren und verfügbare Updates der App innerhalb von einem Monat nach

Release herunterzuladen und zu installieren. […]“

Mobile Device Management (1)

54

� Einsatz spezieller Sicherheits-Tools – Mobile Device Management,

z.B. die getrennte Speicherung von privaten und geschäftlichen Daten

(Containerlösungen), Verschlüsselung von Daten, Zertifikatsverwaltung

� Berechtigung zum Remote-Zugriff auf die Endgeräte der Mitarbeiter

� Berechtigung und technische Möglichkeit zur zentralen Sperrung und

Löschung von Daten („Wipe”) im Bedarfsfall (z.B. bei Diebstahl oder Verlust)

� Einwilligung des Mitarbeiters in die Erhebung und Verwendung der

Nutzungsdaten zu vorgenannten Zwecken

55


„ Bei Verlust oder Diebstahl des mobilen Endgeräts kann der Arbeitgeber die

auf dem mobilen Endgerät befindlichen geschäftlichen Dokumente, Daten und

sonstige Information löschen. Der Mitarbeiter erteilt für diesen Fall ausdrücklich

die Einwilligung in einen Remote-Zugriff des Arbeitgebers. […].“

Mobile Device Management (2)

Kostenübernahme (1)

56

� Regelungen zur Übernahme einmaliger Kosten durch den Arbeitgeber (z.B. für

die Anschaffung des mobilen Endgeräts) und laufender Kosten, Mehrkosten

(z.B. Roaming) und Aufwendungsersatz

� Grundsätzlich bleibt bei derartigen Kostenregelungen das finanzielle Risiko für

den Arbeitgeber überschaubar, da BYOD-Vereinbarungen nur mit Flatrate-

Tarifen angewandt werden sollten

Kostenübernahme (2)

57


„Der Mitarbeiter trägt sämtliche Kosten für die Nutzung des mobilen Endgeräts,

einschließlich etwaiger Gebühren für Data Roaming. […]“

Wartung /Support/Austausch (1)

58

� Vereinbarung einer Upgrade-Verpflichtung (ggf. Verpflichtung, für Support zu

sorgen)

� Durchführung von Reparatur und Wartung

� Standardmäßig gehört ebenfalls die ausdrückliche Normierung der Pflicht zur

Herausgabe des Endgeräts an das Unternehmen (z.B. im Fall von

Reparaturen, Systemeinstellungen oder notwendigen Löschungen bei

Beendigung von Arbeitsverhältnissen) in die Vereinbarung

Wartung /Support/Austausch (2)

59


„Der Mitarbeiter stellt sicher, dass das Betriebssystem des mobilen Endgeräts

(z.B. iOS, Android) regelmäßig durch Updates aktualisiert wird. […]“

„Nutzt der Mitarbeiter eine Version des Betriebssystems, die auf einem Stand

von zwei Releases hinter der aktuellen Version oder älter ist, kann der

Arbeitgeber die weitere Nutzung des mobilen Endgeräts untersagen. [...]“

Lizenzvereinbarungen

60

An das Ende der jeweiligen BYOD-Nutzungsvereinbarung gehören:

� die Verpflichtung des Mitarbeiters zu lizenzkonformer Nutzung der Apps

� die Verpflichtung zur Lizenzprüfung bei selbst installierten Apps und ggf.

Haftungsfreistellung

� die Pflicht zur Herausgabe des Geräts im Rahmen von Lizenzprüfungen

sowie

� ggf. die Vereinbarung toolgestützter Lizenzprüfungen

Verlust und Haftung (1)

61

Rechte und Pflichten der Parteien bei Verlust bzw. allgemeine Haftungsverteilung:

� Aufzählung der Pflichten des Mitarbeiters bei Diebstahl und Verlust (z.B.

unmittelbare Mitteilungspflicht an das Unternehmen wegen § 42a BDSG)

� Regelungen zur Haftungsverteilung (insb. bei missbräuchlicher Nutzung des

Endgeräts durch den Mitarbeiter)

� Freistellung des Unternehmens bzw. der Organe von der Haftung für

Lizenzverstöße

� Regelungen zur Ersatzpflicht bei Beschädigung/Verlust

Verlust und Haftung (2)

62


„Bei Verlust oder Diebstahl des mobilen Endgeräts wird der

Arbeitgeber keinen Ersatz leisten. […]“

03 Typische Fallstricke

Typische Fallstricke Home Office

64

� Mitbestimmung des Betriebsrats

� Datenschutz im privaten Wohnumfeld

� Integration des Mitarbeiters in Kommunikationsabläufe des

Unternehmens

� Leistungskontrolle des Mitarbeiters

Mitbestimmung des Betriebsrats

65

� Ist es das erklärte Ziel, eine Vereinbarung zukünftiger Telearbeitsverhältnisse im

Rahmen einer Betriebsvereinbarung auszugestalten, so ist der Betriebsrat

per se bereits als Partei der Vereinbarung unmittelbar eingebunden

� Eine Betriebsvereinbarung sieht darüber hinaus häufig eine im Anschluss an

den Abschluss einer BV erfolgende turnusmäßige Unterrichtungspflicht des

Betriebsrats über die Personen, ihre Tätigkeitsbereiche sowie deren Aufnahme

und Beendigung von Telearbeitsplätzen vor

� In allen anderen Regelungsfällen müssen an den jeweils relevanten Stellen

(z.B. beabsichtigte Leistungskontrolle durch Online-Zugriff auf den Rechner des

Mitarbeiters) die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gewahrt werden

Datenschutz und Telearbeit

66

� Es bedarf detaillierter vertraglicher Regelungen zum Umgang mit sensiblen

Unternehmensdaten im Rahmen von außerbetrieblichen Arbeitsstätten, um

der latenten Gefahr eines Datenabflusses entgegenzuwirken

� Hohes Risiko eines vorsätzlichen oder fahrlässigen Datenzugriffs auf

Unternehmensdaten bei einem Telearbeitsplatz im direkten Wohnumfeld und

damit im Lebensbereich einer für den Arbeitgeber nicht übersehbaren Zahl

weiterer Personen nicht unterschätzt werden

Integration und Kommunikation

67

� Im Hinblick auf eine sozio-kommunikative Einbindung des Mitarbeiters in

den Betrieb empfiehlt es sich, ausschließlich häusliche Telearbeit zu vermeiden

und entsprechend eine alternierend gestaltete Telearbeit mit mindestens ein bis

zwei festen Bürotagen pro Woche vor Ort an der betrieblichen Arbeitsstätte zu

vereinbaren

� Wichtiger Aspekt um Mitarbeiter auch persönlich in die Verantwortung zu

nehmen, verbindliche Absprachen zu treffen, sie sozial in das Team vor Ort zu

integrieren und das für die im Home Office arbeitenden Mitarbeiter dauerhaft

erforderliche hohe Maß an Motivation und Selbstdisziplin und damit

Loyalitätsgefühl zu dem eigenen Unternehmen(sprodukt) zu erzeugen

Leistungszeit /-kontrollen

68

Aus zwei Gründen muss die geleistete Arbeitszeit vom Arbeitgeber erfasst werden:

� Nachweis der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit als Gegenwert zur gezahlten Vergütung

� Im Rahmen seiner Fürsorgepflicht muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass der

Mitarbeiter die arbeitszeitrechtlichen Schutzvorschriften einhält

Die Kontrollen können sowohl schriftlich als auch elektronisch erfolgen:

� Eine elektronischeKontrolle erfordert jedoch die Beteiligung des Betriebsrats nach §87

Abs.1 Nr. 6 BetrVG

� Nachweise müssen vom Arbeitgeber gemäß §16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre

aufbewahrt werden

Typische Fallstricke BYOD

69

� Haftung bei Verlust der Device

� Mitbestimmung des Betriebsrats

� Kostenübernahme für Nutzungsentgelte und Datentarife

� Datenschutz

� Eigentumsrechte an den Daten

Haftung bei Verlust/Beschädigung

70

� Haftungsverteilung ist abhängig davon, ob der Verlust bzw. die Beschädigung betrieblich

veranlasst oder dem allgemeinen Lebensrisiko des Arbeitnehmers zuzurechnen ist

� Bei betrieblich veranlasster Beschädigung , d.h. Endgerät wird bei der Erfüllung

dienstlicher Tätigkeit beschädigt und der Arbeitgeber hat die Nutzung des privaten

Endgeräts für betriebliche Zwecke gebilligt , Ersatzpflicht des Arbeitgebers gemäß § 670

BGB

Mitbestimmung des Betriebsrats

71

� Betriebsrat hat bei Einführung von BYOD sowie der Ausgestaltung

der Nutzung Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

� Im Hinblick auf die Art der Nutzung (z.B. Untersagung von

Datenroaming imAusland, Anordnung von Passwortschutz)

Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs.1 Nr. 1 BetrVG

� Falls kein Betriebsrat besteht, sollten zu den üblicherweise von

Mitbestimmungsrechten betroffenen Punkten ausdrückliche

Regelungen in Policy oder Nutzungsvereinbarung getroffen werden

Kostenübernahme

72

� Vom Arbeitgeber wird Aufwendungsersatz gemäß § 670 BGB für Kosten

dienstlicher Telefongespräche übernommen, nicht jedoch für die vom

Mitarbeiter geschuldete vertragliche Grundgebühr

� Ausnahme: Wenn Arbeitnehmer einen erweiterten Tarif abschließt, den er für

private Zwecke nicht braucht und das mit Billigung des Arbeitgebers erfolgt

� Genereller Ausschluss der Kostenübernahme ohne hierfür vereinbarte

Gegenleistung verstößt im Regelfall gegen § 307 Abs. 1 BGB

Datenschutz

73

Problem 1: Gewährleistung der Anforderungen an Datensicherheit (§9 BDSG)

� Kann durch den Einsatz von Mobile Device Management Tools sichergestellt werden. Software, die auf dem Endgerät des Mitarbeiters installiert wird und dadurch ermöglicht, das Endgerät zentral zu steuern bzw. technisch abzusichern

Problem 2: Auslesen von Daten auf dem privaten Endgerät durch den Arbeitgeber

� Wegen §32 Abs. 1 BDSG nur bei klarer Trennung von dienstlichen und privaten Daten für das Auslesen der dienstlichen Daten vom privaten mobilen Endgerät zulässig

� Vorsicht: Es drohen Straftatbestände z.B. §206 StGB bei fehlender Trennung sowie ggf. Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers

� Liegt keine klare Datentrennung vor, bedarf der Zugriff einer vertraglich vereinbarten Regelung und der ausdrücklich erklärten Einwilligung des betroffenen Mitarbeiters

.

Eigentumsrechte an den Daten

74

� Bei der klassischen BYOD-Regelung ist Arbeitnehmer Eigentümer des

Endgeräts

� Das bringt bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oft Probleme mit sich,

weshalb Herausgabeanspruch vereinbart werden sollte

� Arbeitnehmer ist nach § 667 BGB bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur

Herausgabe der dienstlichen Kontakte/Daten auf dem Endgerät verpflichtet

04 Fazit<docid>

Fazit

76

� Home Office und BYOD sind moderne Formen der Arbeitsorganisation,

sodass sich das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber auf dem Arbeitsmarkt

zeigen kann

� Es bedarf umfassender Regelungen, um den hohen rechtlichen

Anforderungen gerecht zu werden

� Besondere Beachtung bei Gestaltung der Nutzungsregelungen gebührt dem

Informations- und Datenschutz

home office, mobiles arbeiten & co - rechtliche rahmenbedingungen

Law