het nieuwe archieftoezicht
DESCRIPTION
Presentatie van 28 september 2012 over het wijzigen van het archieftoezicht ten gevolge van de Wet Revitalisering generiek toezichtTRANSCRIPT
Veranderend archieftoezicht
Ingmar KochProvinciale Archiefinspectie
Noord-Brabant
28 september 2012
Fot
o: J
LMar
al
Korte voorgeschiedenis
Wijzigingen Archiefwet
Beleidskader
Wijzigingen provinciale organisatie
Wat ga ik vertellen?
De voorgeschiedenis…
2005: Kaderstellende visie op toezichtMinder last – meer effect
2005Interbestuurlijk toezicht herijkt
aka
“Commissie Alders”
SPECIF
IEK
GENERIEK
2007Van specifiek naar generiek
alias“Commissie Oosting”
Fot
o: C
huck
Cok
er
Generiektoezicht
Specifiektoezicht
“De commissie meent dat het specifieke interbestuurlijk toezicht in de Archiefwet kan worden afgeschaft. […]Indien gemeenten, water-schappen of provincies zich niet houden aan de verplichtingen uit de Archiefwet, kan door de meest nabije bestuurslaag worden ingegrepen op grond van de taakverwaarlozings-regeling.”
Fot
o: I.
Koc
h
Toezicht door naast hogere overheid
Versterking van horizontale verantwoording en kwaliteitsborging
Gelijkwaardigheid van de bestuurslagen
Sober, selectief en proportioneel
Wet Revitalisering Generiek Toezicht
Toezicht door naast hogere overheid
Versterking van horizontale verantwoording en kwaliteitsborging
Gelijkwaardigheid van de bestuurslagen
Sober, selectief en proportioneel
Wet Revitalisering Generiek Toezicht
Met ingang van 1 okto
ber 2012
En dat ziet er dan zo uit
De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:
A
In artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.
Artikel 7
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Voor de vervanging van archiefbescheiden die niet als te vernietigen worden aangemerkt in de in artikel 5 bedoelde lijsten, is een machtiging vereist van Onze minister dan wel, indien het archiefbescheiden betreft voor de bewaring waarvan een andere dan een rijksarchiefbewaarplaats is aangewezen, van gedeputeerde staten. Deze machtiging houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.
Artikel 7
De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reprodukties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.
Maar...
Tijdstip wijziging artikel 7 nog onbekend
Onderzoek naar noodzakelijke aanvullingen in wet- en regelgeving
Waarschijnlijk toevoegingen in Archiefregeling
De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:
A
In artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.
B
De artikelen 33 en 34 vervallen.
Artikel 33
1. Overeenkomstig een door provinciale staten vast te stellen verordening oefenen gedeputeerde staten toezicht uit op de aan burgemeester en wethouders in artikel 30, eerste lid, opgedragen zorg voor de archiefbescheiden. Zij bedienen zich daartoe van de in artikel 28 genoemde provinciale inspecteur.
Artikel 33
2. Burgemeester en wethouders onderwerpen de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van een archiefbewaarplaats of tot ingebruikneming van gebouwen of gedeelten van gebouwen als archiefbewaarplaats, aan de goedkeuring van gedeputeerde staten. […]
Artikel 34
1. Gedeputeerde staten zijn bevoegd tot toepassing van bestuursdwang ingeval burgemeester en wethouders niet aan de in artikel 30, eerste lid, genoemde verplichting voldoen.
De Archiefwet 1995 wordt gewijzigd:
AIn artikel 7 vervallen de tweede en derde volzin.
BDe artikelen 33 en 34 vervallen.
CDe artikelen 38 en 39 worden vervangen door:
Artikel 38 Met betrekking tot de uitvoering van deze wet door het dagelijks bestuur zijn de artikelen 124, 124a, 124c tot en met 124i alsmede hoofdstuk XVII van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.
Gemeentewet artikel 124 ev
Wanneer […] het college […] een bij of krachtens een andere dan deze wet gevorderde beslissing niet of niet naar behoren neemt dan wel bij of krachtens een andere dan deze wet gevorderde handeling niet of niet naar behoren verricht, of anderszins een bij of krachtens een andere dan deze wet gevorderd resultaat niet, niet tijdig of niet naar behoren tot stand brengt, besluiten gedeputeerde staten […] daarin namens […] het college […] te voorzien ten laste van de gemeente.
Tek
enin
g: H
okus
ai
Wat blijft in de Archiefwet?
Verplichte melding archiefverordeningen aan GS
Machtigingen voorvervreemding, opschorting overbrengingstermijn en beperking van openbaarheid
Gevolgen voor lokale overheden
Versterking / verzwaring horizontaal toezicht (interne controle)
Verslaglegging wordt verplicht
Toezicht op beheer wordt horizontaal toezicht op gehele archiefketen
Oordeel van de Raad / Algemeen Bestuur essentieel
Foto: Jan Banning
Algemeen Beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing
• Selectief, proportioneel en risicogericht• Nadruk op eigen verantwoordelijkheid• Efficiënte informatievraag • (Waar mogelijk) systeemtoezicht (met reality-
checks) • Zo nodig interventie met generieke instrumenten• Interventies lopen stapsgewijs op in zwaarte.
Tek
enin
g: P
eter
van
Str
aate
n
Risicogericht toezicht
• Recente eigen ervaringen
• Niet functioneren van het horizontale toezicht
• Te weinig gegevens over organisatie bekend
• Risicovolle gebeurtenissen / omstandigheden
• Klachten en/of signalen van derden
Fot
o:A
Syn
Informatie-arrangement
Welke informatie heeft de provincie nodig?• Verordening systematische toezichtsinformatie• Uitkomsten horizontaal toezicht• Waarstaatjegemeente.nl
Fot
o: In
ters
ectio
n C
onsu
lting
en IBT“De provincie houdt toezicht op de systemen en processen, strategieën en procedures die de kwaliteit van uitvoering structureel borgen (systeemtoezicht). In beperkte bezoeken controleren we of het systeem werkt in de praktijk (reality-checks).”PNB
Fot
o: K
aliZ
Reality check, wat is dat?
A reality check is, in essence, a method of deducing whether one is in a dream or in real life. http://lucid.wikia.com/wiki/Reality_checkF
oto:
Ald
rea
Reality checks gaan niet over het archiefbeheer, maar over het interne toezicht.
Fot
o: P
hoto
s8.o
rg
Interventieladder
Fot
o: T
heen
Moy
Generieke informatievergaring volgensafspraken Informatie-arrangement
Signaleren
Specifieke informatie opvragen en valideren
Afspraken over verbetering
Vooraankondiging juridischeinterventie
Laatste kans voor indeplaatsstelling
Sanctie indeplaatsstelling
Aanvullend beleidskader Archieftoezicht
Taakverwaarlozingstoetsingscriteria– Gebaseerd op Archiefwet en -regelgeving– Parallel aan de KPI’s
Fot
o: L
isa
Nor
woo
d
Provinciale organisatie
Archiefinspectie is opgegaan in bureau Interbestuurlijke Betrekkingen & Toezicht
Samen met alle interbestuurlijke toezichthouders
Fot
o: I.
Koc
h
Fot
o: S
hirle
y de
Jon
g
Dank u
Fot
o: E
rik v
an d
er B
urgt