Maliebaan 97

Postbus 279

3500 AG UTRECHT

telefoon (030) 693 00 55

fax (030) 693 00 57

info@metaaladvies.nl

www.metaaladvies.nl

Rabobank Utrecht 3752 59 457

© 2005 Stichting Adviescentrum Metaal - opgericht in 1993

Opdrachten worden aanvaard en uitgevoerd volgens de 'Rechtsverhouding opdrachtgever-architect, ingenieur en adviseur DNR 2005',

gedeponeerd ter griffie van de Rechtbank te Amsterdam onder nummer 139/2004.

Dossiernummer KvK Utrecht 41186494

HANDLEIDINGPRODUCTGERICHT MILIEUZORGSYSTEEM

Handleiding

Voor de opzet van een Productgericht Milieuzorgsysteem in

het midden- en kleinbedrijf binnen de metalectro

kenmerk: R076131aaA4.jlv

R076131aaA4.jlv 2

Inhoudsopgave

0. Over deze handleiding ........................................................................................................... 4

0.1 Aanleiding ............................................................................................................................ 40.2 Doelstelling en status handleiding........................................................................................ 40.3 Opzet handleiding ................................................................................................................ 40.4 Betrokkenen......................................................................................................................... 40.5 Overige ................................................................................................................................ 5

Checklist Productgericht Milieuzorgsysteem........................................................................... 6

1. Inleiding................................................................................................................................... 8

1.1 Inpasbaarheid binnen reeds bestaande systemen ............................................................... 9

2. Opbouw productgericht milieuzorgsysteem ...................................................................... 10

2.1 Inleiding ............................................................................................................................. 102.2 Het belang van iedere stap ................................................................................................ 11

3. Planning ................................................................................................................................ 13

3.1 Inleiding ............................................................................................................................. 133.2 Onderdelen projectplan...................................................................................................... 13

1.1.1 3.2.1 Algemene gegevens ......................................................................................... 131.1.2 3.2.2 0-Situatie .......................................................................................................... 141.1.3 3.2.3 Doel .................................................................................................................. 141.1.4 3.2.4 Inventarisatie. ................................................................................................... 141.1.5 3.2.5 Werkzaamheden............................................................................................... 151.1.6 3.2.6 Kwaliteitsbewaking ........................................................................................... 161.1.7 3.2.7 Tijd.................................................................................................................... 16

3.3 Go/No Go - beslissing ........................................................................................................ 17

4. Productketen analyse........................................................................................................... 18

4.1 Inleiding ............................................................................................................................. 184.2 De productketen................................................................................................................. 194.3 Uitvoering product keten analyse.................................................................................. 21

1.1.8 4.3.1 Product bepaling............................................................................................... 221.1.9 4.3.2 Procesboom opstellen ...................................................................................... 231.1.10 4.3.3 Kwantificering van materialen en processen en berekeningen ........................ 231.1.11 4.3.4 Transport ........................................................................................................ 26

4.4 Knelpunten opstellen ......................................................................................................... 27

4.5 Alternatieven genereren..................................................................................................... 27

R076131aaA4.jlv 3

5. Aanpak knelpunten............................................................................................................... 29

5.1 Inleiding ............................................................................................................................. 295.2 Algemene doelstellingen .................................................................................................... 305.3 Milieubeleidverklaring ........................................................................................................ 305.4 Productgericht milieuzorg programma (PMP)..................................................................... 315.5 Implementatie en uitvoering ............................................................................................... 31

1.1.12 5.5.1 Verdeling taken en verantwoordelijkheden...................................................... 321.1.13 5.5.2 Opleiding, bewustzijn en vakbekwaamheid..................................................... 321.1.14 5.5.3 Communicatie................................................................................................. 321.1.15 5.5.4 Documentatie van het PMZ............................................................................. 33

Productgericht milieuzorghandhoek ......................................................................................... 331.1.16 5.5.5 Documentenbeheer ........................................................................................ 361.1.17 5.5.6 Procesbeheersing........................................................................................... 36

6. Controle en corrigerende maatregelen ............................................................................... 38

6.1 Inleiding ............................................................................................................................. 386.2 Analyseren en vergelijken .................................................................................................. 386.3 Registraties........................................................................................................................ 396.4 Auditing van het productgerichte milieuzorgsysteem.......................................................... 39

7. Beoordeling door de directie ............................................................................................... 40

R076131aaA4.jlv 4

0. Over deze handleiding

0.1 Aanleiding

Bestaande milieuzorgsystemen van bedrijven richten zich voornamelijk op het eigenproductieproces. Bedrijven brengen hierbij de milieubelasting die ontstaat door de eigenbedrijfsvoering in kaart en houden geen rekening met de milieubelasting die ontstaat in deoverige fasen van het product.Om de milieubelasting over de gehele keten “van kribbe tot graf’ in kaart te brengen is hetProductgerichte Milieu Zorgsysteem (PMZ) ontwikkeld. Bij een productgericht milieuzorgsysteemwordt de aandacht gericht op het product en zijn levensloop en niet zozeer op enkel de productiefase.De manier waarop en hoe dit systeem het beste kan worden opgezet is met name in het midden-en kleinbedrijf (nog) niet duidelijk.

0.2 Doelstelling en status handleiding

Het doel van deze handleiding is om kleine en middelgrote bedrijven te ondersteunen bij hetopzetten van een productgericht milieuzorgsysteem. De handleiding en de daarin aangereiktehulpmiddelen zijn geen garantie voor succes. Op de eerste plaats is de betrokkenheid van dedirectie en medewerkers de hoofdfactor voor het succesvol implementeren van eenproductgericht milieuzorgsysteem.

0.3 Opzet handleiding

De handleiding is opgebouwd uit twee delen. Het eerste gedeelte bevat een uitneembarechecklist. Het gebruik van deze checklist maakt het mogelijk de punten die beschreven dienen teworden tijdens de uitvoering op compleetheid te beoordelen.Het tweede deel beschrijft de inhoudelijke invulling van het productgerichte milieuzorgsysteem.Hierin wordt stap voor stap het systeem doorlopen waarbij allerlei aandachtpunten ter sprakekomen.

0.4 Betrokkenen

Deze handleiding is gericht aan de persoon binnen de organisatie die gezien kan worden alsuitvoerder van het project. Dit zal bij voorkeur iemand zijn die inzicht heeft in alle processenbinnen de organisatie en voldoende management kwaliteiten heeft. Vaak krijgt deze persoon detitel “milieucoördinator”. Hierbij wordt opgemerkt dat extra opleiding en/of het betrekken vanexterne adviseurs noodzakelijk kan blijken, uiteraard afhankelijk van de aanwezige kennis.Dit handboek leidt de milieucoördinator van een organisatie, stap voor stap door een proceswaarbij het mogelijk wordt een PMZ-systeem op te zetten en te implementeren binnen debestaande bedrijfsvoering. Hierbij dient te worden opgemerkt dat het nuttig is zoveel mogelijkeaspecten tijdens het project te rapporteren. Hierdoor wordt u gedwongen over bepaalde zaken nate denken die u als algemeen bekend of vanzelfsprekend worden beschouwd. Dit zal de

R076131aaA4.jlv 5

duidelijkheid van uw rapportages en communicatie met directie en/of overige projectledenverbeteren.

0.5 Overige

De hoofdstukken (1 en 2) “Inleiding en opbouw PMZ” geven de benodigde achtergrondinformatiedie ten grondslag ligt aan dit project.De uitvoering van het project wordt stap voor stap behandeld in de hoofdstukken 3 t/m 7. In dezehoofdstukken worden bepaalde acties verlangt die zo compleet mogelijk zijn beschreven.In deze handleiding worden concrete werkzaamheden aangegeven door een vinkje (√). Dezevinkjes zijn terug te vinden op de checklist.

R076131aaA4.jlv 6

Checklist Productgericht MilieuzorgsysteemDeze checklist biedt een overzicht van alle onderdelen binnen het PMZ. Per stap zijn debelangrijkste punten op een rijtje gezet. Deze lijst kan gebruikt worden tijdens de uitvoering vanhet project als controlemiddel. De punten die hier zijn aangegeven zullen respectievelijkbesproken worden in de handleiding.

Planning (Hfst. 3)Kernvraag voor de toetsing van de planning is of het project in de opstartfase degelijk isomschreven in het projectplan, zodat het opzetten van het PMZ systeem van start kan gaan.

√ Vermeld alle gegevens die ervoor zorgen dat het plan later direct herkend en teruggevondenkan worden.

√ Leg de uitgangssituatie van de organisatie vast.

√ Het doel van dit project is het opzetten van een PMZ binnen uw organisatie.

√ Beschrijf de subdoelen die een rol kunnen spelen.√ Leg een systeem vast waarin alle gegevens gebundeld worden.

√ Beschrijf de werkzaamheden.

√ Leg verantwoordelijkheden vast.√ Beschrijf de tijdaspecten.

√ De financiële aspecten dienen beschreven te worden.

√ GoNo Go - beslissing.√ Organiseer een voorlichtingsbijeenkomst.

Productketen Analyse (Hfst. 4)In de stap productketen analyse worden milieuanalyses van een product vastgelegd.

√ Onderbouw de productkeuze.√ Stel de functionele eenheid vast.

√ Stel de nauwkeurigheid vast die gehanteerd gaat worden gedurende het vervolg van deanalyse.

√ Stel de procesboom op.

√ Leg zoveel mogelijk systeemgrenzen nu al vast.

√ Omschrijf of bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat in de vier fasen.√ Omschrijf of bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat door transport.

√ Analyseer de resultaten en bekijk de invloed van eventuele aannames op het eindresultaat.

√ Bepaal waar de grootste milieubelastingen optreden.√ Inventariseer de oorzaken van deze milieubelastingen.

√ Stel technisch en economisch haalbare alternatieven op die minder milieubelastingveroorzaken.

R076131aaA4.jlv 7

Aanpak knelpunten (Hfst. 5)Het Productgerichte Milieuzorg Programma (PMP) dient ais leidraad voor de uitvoering in depraktijk.

√ Stel de algemene doel- en taakstellingen vast voor de organisatie.

√ Stel een milieubeleidverklaring op ter ondertekening van de directie.√ Stel een actieplan vast in de vorm van een PMP.

√ Breng de opleidingsbehoeften in kaart indien er sprake is van te kort aan kennis.

√ Ontplooi activiteiten om het milieubewustzijn binnen de organisatie te vergroten.√ Stel procedures op voor interne en externe communicatie.

√ Leg de bestaande werkwijzen indien nodig vast in procedures.

√ Voeg deze handleiding als werkinstructie toe aan het handboek.√ Stel indien nodig werkinstructies op.

Controle en corrigerende maatregelen (Hfst. 6)De ervaringen leiden tot een verfijning van het systeem.

√ Leg indien nodig vast welke punten geregistreerd dienen te worden.

√ Stel een audit-plan op.

Beoordeling door de directie (Hfts. 7)De directie evalueert het project en de mogelijke meerwaarde voor uw organisatie.

√ Leg de jaarlijkse vergadering “Status productgericht milieuzorgsysteem” vast.

R076131aaA4.jlv 8

1. Inleiding

Een product gericht milieuzorgsysteem (verder: PMZ) is een systematiek, gericht op productie enontwikkeling van een product, die stap voor stap is te implementeren binnen de bestaandebedrijfsvoering. Na implementatie is er een systeem dat een willekeurig product op hoofdlijnenanalyseert op alle milieubelastingen die optreden “van wieg tot aan het graf “ en is het mogelijkeen nieuw product ontwerp te toetsen aan het oude op milieubelastingen.Bij het opzetten van een PMZ dient als uitgangspunt de toenemende rol die wordt toegekend aande eigen verantwoordelijkheid van het bedrijfsleven ten aanzien van de milieueffecten dieoptreden door productie, gebruik en afdanking van haar producten. Onder een PMZ wordtverstaan het samenhangende geheel van beleidsmatige, organisatorische en administratievemaatregelen, gericht op het inzicht krijgen in, beheersen en waar mogelijk verminderen van deeffecten van geproduceerde producten op het milieu in de breedste zin van het woord.

“Op langer termijn is het voor bedrijven in sommige bedrijfstakken twijfelachtig of zij kunnenblijven voortbestaan, wanneer zij er niet in slagen een milieuvriendelijker productenpakket op tebouwen. "

PMZ kan een organisatie in de juiste richting sturen waardoor een aantal voordelenoptreden:√ Meer inzicht in het primair proces;√ Mogelijkheid tot productie en ontwikkeling van minder milieubelastende producten;√ Verbetering van de concurrentie positie nu en op een langer termijn;√ Imago verbetering;√ Mogelijkheden tot kostenbesparingen o.a. door afvalreductie en energie besparing, maar

ook grondstoffenbesparing en efficiëntie in de productie;√ Voorsprong door meer inzicht op:

♦ ARBO zaken;♦ ISO- 9000 en/of 14000 certificering;♦ Milieuvergunningen;♦ Milieugerichte Product Ontwikkeling (MPO) en Eco-design;♦ Duurzaam ondernemen.

Er zijn een aantal aspecten waarmee vooraf rekening dient te worden gehouden. Het opzettenvan een productgericht milieuzorgsysteem zal een gedeelte van de werkzame tijd vanverschillende werknemers binnen een organisatie opeisen. Daarnaast zullen extra inspanningengedaan dienen te worden op administratief niveau. Als een onderneming niet bekend is met deISO-systematiek zal het een aanpassing van het denkpatroon en werkwijzen vragen.Tijdens het schrijven van deze handleiding is rekening gehouden met deze nadelen en isgeprobeerd ze zoveel mogelijk te ondervangen door te streven naar een minimum aanadministratieve handelingen. De nadruk ligt op een praktisch en werkbaar systeem.

R076131aaA4.jlv 9

1.1 Inpasbaarheid binnen reeds bestaande systemen*

Wanneer een organisatie al gebruik maakt van een vorm van bedrijfsinterne milieuzorg ofkwaliteitszorg, zal opgemerkt worden dat productgerichte milieuzorg overeenkomsten met dezesystemen vertoond. Een productgericht milieuzorgsysteem, is een overkoepelend systeemwaarin ruimte is voor inpassing van bestaande systemen en methode.Het verband tussen een aantal veel gebruikte systemen en PMZ is in afbeelding 1.1 aan de handvan de productketen grafisch samengevat.

Zoals in afbeelding 1.1 is weergegeven, zijn ISO-series en Bedrijfs Interne Milieuzorg (BIM)-systemen intern gericht waarbij niet naar invloeden buiten de productie fase wordt gekeken.Milieugerichte Product Ontwikkeling (MPO) en/of toepassingen op het gebied van “Eco-design”bekijkt de gehele productketen, maar is specifiek gericht op een product en heeft geen cyclischkarakter.

∗ Onder systemen wordt in dit geval ook MIW en Eco-design verstaan. ondanks dat dit geen systemen zijn in de zin van een

cyclische systematiek.

R076131aaA4.jlv 10

2. Opbouw productgericht milieuzorgsysteem

2.1 Inleiding

PMZ omvat een aantal stappen die gefaseerd kunnen worden ingevoerd. In dit hoofdstuk wordtde opbouw van het systeem uitgelegd. Aan elke stap binnen het systeem is een apart hoofdstukgewijd. De wijze waarop en de mogelijke invulling van de verschillende stappen zijn in dezehandleiding uitgewerkt zodat een (praktisch) toepasbaar systeem ontstaat.De opbouw van de systematiek is gebaseerd op een vaste structuur en sluit aan bij de breedgeaccepteerde beheersingsystematiek volgens Deming (afbeelding 2.1). De elementen planning,productketen analyse, controle en beoordeling door de directie, komen overeen met de vier

verschillende stadia uit Deming cyclus: plannen - uitvoeren - controleren en beoordelen.

In afbeelding 2.1 is het verband tussen de opbouw volgens Deming en PMZ weergegeven.

R076131aaA4.jlv 11

2.2 Het belang van iedere stap

PlanningVoordat het opzetten van PMZ van start kan gaan moet eerst een projectgroep wordensamengesteld. Vastlegging van taken en verantwoordelijkheden in een zogenaamd projectplan,maakt het mogelijk het project te sturen waardoor gezamenlijk wordt toegewerkt naar de gesteldedoelen. Het opstellen van dit projectplan is eenmalig en dient ter ondersteuning van deopstartfase. Het is van belang dat in de projectgroep medewerkers uit alle geledingen van hetbedrijf deelnemen.

Productketen analyseDe as waar een productgericht milieuzorgsysteem om draait is de productketen analyse. Hiervindt aan de hand van een gekozen product de analyse plaats van materialen en processen vangrondstofwinníng tot afdanking. Wanneer voor de eerste keer deze analyse wordt uitgevoerd zalhier over het algemeen veel tijd en energie in moeten worden gestoken. Is eenmaal de analysevoor de eerste keer uitgevoerd en zijn alle processen binnen de organisatie in kaart gebracht,dan is bij een nieuwe analyse minder werk te verwachten. Het steeds opnieuw doorlopen, bijveranderde omstandigheden of periodiek vastgesteld, verschaft inzicht in de vooruitgang of juistachteruitgang op het gebied van milieubelasting.Uit de resultaten van de analyse is het mogelijk aandachtpunten op te stellen en vervolgens opzoek te gaan naar verbeteringen. Vaak zullen er meerder mogelijkheden een oplossing tebieden.

Het uitvoeren van de productketenanalyse wordt in deze handleiding beschreven vanuit eeneenvoudige methodiek waarin het gedachtegoed van PMZ wordt toegepast. Er wordt geengebruik gemaakt van complexe berekeningen en/of bepalingen. Voor de start met PMZ is dit ookniet noodzakelijk. Indien een bedrijf meer diepgang in de analyse wil aanbrengen kan men ervoorkiezen om voor sommige producten of onderdelen een levenscyclus analyse uit te voeren. Hierzijn diverse programma’s voor beschikbaar. Het uitvoeren van een dergelijke analyse is vaakcomplex, hier kan men een adviseur voor inschakelen. In de handleiding wordt waar nodigverwezen naar deze verdiepingsmogelijkheid, deze onderdelen zijn blauw cursief weergegeven.

Aanpak knelpuntenHet selecteren van de meest geschikte alternatief gebeurt met als achtergrond bestaande wet-en regelgeving. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van milieudoelstellingen die zijn vastgelegdin bijvoorbeeld convenanten en intentieverklaringen. Na prioritering en het in kaart brengen vande beschikbare middelen is het mogelijk een Product gericht Milieuzorg Programma (PMP) op testellen. Dit PMP, ook wel actieplan genaamd, bevatten de doel- en taakstellingen gekoppeld aaneen tijdshorizon. Het uitvoeren en terugkoppelen op dit PMP moet ervoor zorgen dat hetgewenste resultaat wordt bereikt.

R076131aaA4.jlv 12

Controle (en corrigerende maatregelen)Het systeem is gebaseerd op de achterliggende gedachte dat periodiek het systeem zal wordengeëvalueerd om te bekijken welke mogelijkheden er zijn voor verbetering en de implementatieervan. De instrumenten die hierbij een rol spelen zijn regulieren vergaderingen, audits en -jaarlijks overleg. Door de controle stap zorgt men ervoor dat PMZ een actief en werkend systeemis en blijft dat voortdurende wordt verfijnd.

Beoordeling door de directieHet gehele PMZ wordt op directieniveau geëvalueerd, hier wordt kort over gerapporteerd. Debeoordeling is in principe allesomvattend hoewel niet alle elementen beoordeeld hoeven teworden.

R076131aaA4.jlv 13

3. Planning

3.1 Inleiding

Het is noodzakelijk een of meerderepersonen binnen een organisatieverantwoordelijk te stellen voor hetverloop en de uitvoering van hetproject. De milieucoördinator binnen deorganisatie is de aangewezen persoonom het project te coördineren. Deopbouw van het projectplan dient eenaantal onderwerpen te bevatten. Dezeonderwerpen zijn door ervaringen bijandere projecten in het bedrijfslevennoodzakelijk gebleken.Door het opstellen van dit projectplan ishet noodzakelijk voor de projectleider zich te verdiepen in de stappen die gaan volgen. Hierdoorontstaat een beter en compleet beeld van dit project. Het projectplan kan tijdens de uitvoeringaan veranderingen onderhevig zijn en is daarmee een dynamisch document.

3.2 Onderdelen projectplan

De onderdelen en bijbehorende aspecten zijn zoveel mogelijk uitputtend beschreven.Afhankelijk van o.a. beschikbare gegevens of het type organisatie kunnen bepaalde puntenworden ingekort of uitgebreid.

Voor deze handleiding is een vaste vorm gekozen, uiteraard kan men ook de eigenbedrijfsstandaard gebruiken. Dit deel van de handleiding vormt dan enkel een checklist om devolledigheid te toetsen.

3.2.1 Algemene gegevens

√ Vermeld alle gegevens die ervoor zorgen dat het plan later direct herkend enteruggevonden kan worden.♦ Titel (Projectplan voor.. . ..)♦ Naam van het bedrijf (eventueel afdeling, locatie e.d.)♦ Datum♦ Auteur♦ Projectonderwerp (Opzet PMZ binnen . ...)

R076131aaA4.jlv 14

3.2.2 0-Situatie

√ Leg de uitgangssituatie van de organisatie vast.Deze paragraaf kan gezien worden als de inleiding van het projectplan en geeft antwoord op devraag in welke situatie de organisatie zich nu bevindt.

♦ Bedrijfsbeschrijving waarin korte historie, branche, type producten,organisatiegrootte, omzet, doelgroep, beleid;

♦ Geef de motivatie redenen om een PMZ ter hand te nemen aan. Denk hierbij aanbeleid, (milieu-)kosten, problemen met overheid in het verleden of wellicht in detoekomst (vergunningen e.d.). concurrentiepositie, productenpakket, imago,blootlegging van de productieprocessen en inzicht verschaffen op het gebied vanmilieu.

♦ Leg de huidige nulsituatie vast op het gebied van vergunningen, milieuzorg,convenanten etc.

3.2.3 Doel

Hierin wordt vastgelegd wat aan het einde van het project bereikt moet zijn. Dit zal in eersteinstantie de opzet van een productgericht milieuzorgsysteem zijn. Door het doel nauwkeurig teomschrijven kan het project afgebakend worden.

√ Het doel van dit project is onder meer het opzetten van een PMZ-systeem binnen uworganisatie. Deze doelstelling kunt u aanvullen met meer bedrijfsspecifieke doelstellingenten aanzien van analyse van een bepaald type product.

Als een productgericht milieuzorgsysteem (gedeeltelijk) is ingevoerd, kunnen gedetailleerdedoelstellingen geformuleerd worden. Dit zal in volgende cycli van het zorgsysteem omschrevenmoeten worden.Naast de hoofddoelstelling kunnen ook subdoelstellingen geformuleerd worden. Dezesubdoelstelling dienen echter nog wel een algemeen karakter te hebben omdat product- ofprocesgerichte subdoelen later aan bod komen in het productgericht milieuzorgprogramma.Voorbeeld van zo’n subdoel kan zijn dat de gebruikte systematiek conform een ISO-standaard is.

√ Beschrijf de subdoelen die een rol kunnen spelen.

3.2.4 Inventarisatie.

Om, in het vervolg stadium, alle benodigde gegevens makkelijk toegankelijk te maken is het vanbelang dat projectleden op de hoogte zijn van de stand van zaken.

√ Leg een systeem vast waarin alle gegevens gebundeld worden.

R076131aaA4.jlv 15

Het is nog niet de bedoeling gegevens te gaan kwantificeren. Bekijk in eerste instantie alleen ofinformatie beschikbaar is en waar. Voorbeelden zijn:

♦ Water, gas en elektriciteit verbruik van processen of delen van processen;♦ (Hulp)materialen en stoffen verbruik;♦ Inkoop gegevens (materialen, hoeveelheid, waar wordt ingekocht);♦ Opbouw van producten (tekeningen, processtappen);♦ Milieuvergunningen, externe audits;♦ Wet- en regelgeving, convenanten, intentiebesluiten;♦ Afval (heffingen, hoeveelheden, betrokken bedrijven).

Vaak is het niet mogelijk alle relevante informatie te bundelen in bijvoorbeeld één map. Bij hetopstellen van procedures voor documentenbeheer wordt gebruik gemaakt van verwijzingen naarbetrokken personen, of locaties waar de informatie is terug te vinden. Dit aspect zal zeker bijgrotere bedrijven een rol spelen.

3.2.5 Werkzaamheden

Van elke projectmedewerker moeten de werkzaamheden die hem of haar zijn toebedeeldbeschreven worden. In de opstartfase van het project zal het niet gemakkelijk zijn dezenauwkeurig te omschrijven, waardoor de werkzaamheden door onvoorziene omstandighedenmoeten worden aangepast. Aan de hand van de checklist, voor in deze handleiding, is hetmogelijk een verdeling van de werkzaamheden op te stellen. Bij wijziging in werkzaamheden enof verantwoordelijkheden dient dit wel consequent geregistreerd te worden.

√ Beschrijf de werkzaamheden op bijvoorbeeld de volgende manier:Planning (door milieu coördinator en directie):♦ Schrijven van het projectplan (door .)♦ Aanleggen documentatiemap♦ Verzamelen gegevens voor mapProductketen analyse (door.. .):♦ Uitzoeken welk product het meest geschikt is♦ Uitzoeken hoe dit product is opgebouwd (van wieg tot graf)

Deze werkzaamheden zijn hier niet geheel uitgewerkt omdat alle beschrijvingen in de checklistzijn terug te vinden en hier specifieke werkzaamheden aan zijn te koppelen. In dit gedeelte vanhet projectplan zullen ook de mogelijkheden van externe adviseurs onderzocht moeten worden.Voor sommige onderdelen is het wellicht niet mogelijk alle benodigde kennis zelf in huis tehebben. In dit geval kunnen externe adviseurs een uitkomst bieden. Doordat vooraf bekend iswat de werkzaamheden zullen zijn (zie checklist), kan vooraf een duidelijk omschrijving wordenvastgesteld van de uit te voeren werkzaamheden door de externe adviseur(s).

R076131aaA4.jlv 16

3.2.6 Kwaliteitsbewaking

Hierin wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is voor het uit te voeren project of delen hiervan. Ditis al gedeeltelijk gebeurd in de vorige paragraaf “werkzaamheden”.Desalniettemin zal een nauwkeurige omschrijving van de verantwoordelijkheden ten goedekomen aan het project.√ Hier dient duidelijk gesteld te worden wie:

♦ eindverantwoordelijke is (vaak iemand binnen de directie);♦ verantwoordelijk voor de totale uitvoering (bijv. de milieu coördinator).

Daarnaast verdient het de voorkeur, metname indien meerdere personen zijnbetrokken, voor het project eenorganisatiediagram op te stellen zodat inéén oogopslag de verantwoordelijkhedenzichtbaar worden (zie voorbeeld inafbeelding 3.2.6). Vergeet niet deverantwoordelijkheden van de externeadviseur te beschrijven.

Afb. 3.2.6: Organisatieschema ter verduidelijking voor betrokken projectleider

3.2.7 Tijd.

Beschrijf hoeveel tijd beschikbaar is voor de opstartfase van het productgerichtmilieuzorgsysteem en hoe deze wordt gekoppeld aan de werkzaamheden. Doordat dewerkzaamheden en betrokken personen in kaart zijn gebracht kan een tijdsplanning wordenopgesteld. Door fasering van het project zal de duidelijkheid toenemen.Doe dit op een overzichtelijke manier, bij voorkeur in tabelvorm.

√ Beschrijf de tijdaspecten waarbij gelet wordt op:♦ beschikbare tijd (zo gedetailleerd mogelijk, maximaal in maanden) van het totale

project;♦ beschikbare tijd per (deel)fase en of werkzaamheden; .♦ tussentijds overleg van projectteam, tussen projectleden onderling, tussen

projectuitvoerder, adviseurs en projectverantwoordelijke;♦ tussentijdse rapportages.

R076131aaA4.jlv 17

3.3 Go/No Go - beslissing

In de voorgaande paragraaf zijn alle noodzakelijke onderdelen beschreven voor het projectplan.Door deze beschrijving is vooraf zoveel mogelijk duidelijkheid gecreëerd inzake de opzet van eenproductgericht milieuzorgsysteem.Met het projectplan kan de hoofdverantwoordelijke inzicht krijgen in het gehele project. Dezeverantwoordelijke kan dan op basis van dit document een zogenaamde go/no go beslissingmaken waarbij hij of zij besluit verder met het project door te gaan. Daarnaast kunnen aan dehand van het projectplan doelstellingen aangepast worden. Het is in het uiterste geval zelfsmogelijk dat verdere uitwerking van het project wordt uitgesteld of geheel wordt stopgezet.

√ Go/No Go - beslissing.

De keuzes die aan de beslissing ten grondslag liggen kunnen voor elke organisatie zeer diverszijn, en zullen dan ook naar eigen inzicht bepaald moeten worden. Bestudeer of gewijzigdedoelstelling of andere wijzigingen gevolgen hebben voor het projectplan en pas deze meteenaan.Wanneer besloten is door te gaan dient nog één obstakel overwonnen te worden. De keuze voorde opzet van een productgericht milieuzorgsysteem ligt in eerste instantie bij de directie. Voor hetverdere succes van het project moeten alle medewerkers van de organisatie het nut hiervaninzien. Het dient daarom de aanbeveling om bij de “officiële” start van het project (na goedkeuringvan de hoofdverantwoordelijke) een voorlichtingsbijeenkomst voor de medewerkers enprojectleden te organiseren. Hiermee wordt het draagvlak vergroot en weten de medewerkerswat hen de komende tijd (mogelijk) te wachten staat.

√ Organiseer een voorlichtingsbijeenkomst, eventueel als onderdeel van een regulierevergadering of personeelsbijeenkomst.

R076131aaA4.jlv 18

4. Productketen analyse

4.1 Inleiding

Het te onderzoeken product wordtgetoetst op mogelijke milieueffectentijdens alle fasen van de levenscyclus.

Het is mogelijk aan de hand van dezehandleiding een productanalyse uit tevoeren met of zonder gebruik van LCAsoftware. Bepaalde details van deproductketen analyse zijn i.v.m. dealgemene opzet van deze handleidingniet geheel uitgewerkt. Dit kaninhouden dat specifieke vragen ofonduidelijkheden onbeantwoord blijven.

De ervaringen die worden opgedaan gedurende de analyse moeten goed worden vastgelegd.Deze zgn. systeemgrenzen worden namelijk opnieuw gebruikt bij het uitvoeren van de analyset.b.v. alternatieven genereren en de totale controle van het PMZ. Het duidelijk omschrijven envastleggen is daarom essentieel.

Er zijn verschillende LCA-methodieken ontwikkeld die op dit moment in het bedrijfsleven wordengetest en gebruikt. Eén van deze methoden die het mogelijk maakt een LCA uit te voeren dieminder tijd en inspanning vergt en toch voldoende informatie oplevert, is de Eco-indicator 95methode. Hierbij wordt in het kort een getal (in punten) gegeven aan een product of onderdeelvan een product. Hoe hoger dit getal, des te hoger de milieubelasting.

√ alle gegevens omtrent productketen analyse worden op een centrale locatie verwerkt zodatde gegevens traceerbaar en inzichtelijk blijven.

R076131aaA4.jlv 19

4.2 De productketen

Een milieugerichte levenscyclusanalyse is een analyse van het product gezien over de gehele“levensloop van het product”, ook wel van wieg tot aan het graf genoemd.

De verschillende fasen binnen de levenscyclus kunnen worden onderverdeeld in 4 stappen.

1. Grondstofwinning en productie (eventueel van halffabrikaten). Hieronder vallen demilieubelastingen die optreden tijdens de productie van bulkmaterialen. Wanneer onderdelenof halffabrikaten worden ingekocht kunnen deze onderdelen beschouwd worden alsgrondstoffen. Vaak zijn halffabrikaten opgebouwd uit meerdere grondstofmaterialen. Dezehalffabrikaten zijn zelf te analyseren, of wellicht dat een tussenleverancier hierover gegevenskan verstrekken.

2. Productie. Bewerkingsprocessen die bijdragen aan de emissie van stoffen worden in kaartgebracht. Dit is vaak voor de betrokken organisatie de meest interessante fase. De analyse indeze fase zorgt ervoor dat de eigen procesvoering in kaart wordt gebracht.

3. Gebruik. Het gebruik van een product gedurende een bepaalde periode kan een grotebijdrage hebben op de totale milieubelasting die optreed na analyse van de keten. Apparatendie veel hulpmaterialen en of energie verbruiken zullen een hoge milieubelasting met zichmee brengen.

R076131aaA4.jlv 20

4. Afvalscenario. Aan het einde van de levensloop van hetproduct kan het product verschillende richtingen opgaan.Het product of onderdelen ervan, kunnen direct hergebruiktworden (bijvoorbeeld als tweede hands product) meteventueel wat reparatie / verbetering. Het product kangerecycled worden. Dat wil zeggen dat het geheel ofgedeeltelijk gedemonteerd wordt en opnieuw alsgrondstofmateriaal in een (ander) product wordt gebruikt.Een voorbeeld hiervan is metaal dat via demetaalinzamelaar en hersmelt opnieuw gebruikt kanworden. Als laatste optie kan het product als afvalverdwijnen door storting en/of verbranding. Volgens dezogenaamde “Ladder van Lansink” is deze laatste optie hetminst gewenst. Wanneer het product zo is ontworpen dathet gemakkelijk recyclebaar en/of hergebruikt kan worden,zal dit een positief effect hebben op de overall-milieubelasting.

Afb. 4.2A: De ladder van Lansink waarin de voorkeursafhandeling van afval

Het ontwerp van het product heeft op elke fase van de productketen invloed. Met anderewoorden de milieubelasting wordt bepaald op de tekentafel. De keuzes die t.a.v. demilieubelasting ondersteund kunnen worden zijn:• Materiaal keuze;

• Keuze van bewerkingsprocessen;• Keuze van assemblagemethode;

• Invloed van: hergebruik, recycling en afdanking ( m.b.t. Design for Enviroment en Design forDisassembly);

• Invloed van halffabrikaten;

• Transport (gelet op verpakkingen en gewicht).

R076131aaA4.jlv 21

4.3 Uitvoering product keten analyse

Het uitvoeren van de analyse, eventueel m.b.v. de Eco-indicator methode, zal hier verder stapvoor stap besproken worden.

Het maken van de analyse kan worden opgedeeld in 6 te doorlopen stappen:• Product bepaling;• Procesboom opstelling;

• Kwantifícering materialen en processen;

• Berekeningen;• Knelpunten opstellen;

• Alternatieven genereren.

• De stappen in relatie tot het gehele systeem zijn weergegeven in afbeelding 4.3.

De stappen van productbepaling tot en met alternatieven genereren zijn weergegeven alsafzonderlijke onderdelen. In de praktijk zal er echter interactie plaatsvinden tussen deafzonderlijke onderdelen. Problemen die tijdens het kwantificeren opdoemen zullen misschienleiden tot aanpassingen in de procesboom opstelling enz. Dit zorgt ervoor dat constant gezochtwordt naar een balans tussen wat theoretisch mogelijk is en wat praktisch haalbaar is. Deervaringen en aanpassingen dienen weer consequent te worden vastgelegd.

R076131aaA4.jlv 22

4.3.1 Product bepaling

Binnen de organisatie worden alle processtappen bekeken die het product en zijn onderdelendoorloopt voordat het getransporteerd kan worden voor verdere bewerking of naar deeindgebruiker. Om zoveel mogelijk te weten te komen van alle aanwezige processen is het aante raden in deze beginfase van het project, een product te kiezen dat zoveel mogelijkprocesstappen doorloopt. Hierdoor wordt zoveel mogelijk van de processen binnen uw bedrijf ophet gebied van milieubelasting blootgelegd.

Het te onderzoeken product dient duidelijk te worden omschreven, ook wel de functioneleeenheid genoemd. Men noemt in de PMZ-methodiek de functionele eenheid een beschrijvingvan:• Product;• Levensloop;

• Prestatie;

Dit kan beschouwd worden als uitgangspunt van de te maken productketen analyse.√ Onderbouw de productkeuze.√ Stel de functionele eenheid vast.

Door het in kaart brengen van de milieubelasting van een bepaald product kan deze vergelekenworden met de milieubelasting van een nog te ontwikkelen product. Wanneertwee ontwerpen worden vergeleken is het mogelijk onderdelen die in beide ontwerpengelijk zijn niet mee te nemen. Een onderdeel dat gelijk is in beide ontwerpen zal immers evenveelmilieubelasting opleveren en heeft daardoor geen invloed op het verschil bij vergelijking vanbeide ontwerpen. Opgemerkt dient te worden dat de milieubelasting van het genegeerdeonderdeel dus ook niet bepaald wordt. Het vastleggen van wat wel en niet is meegenomen in deproductanalyse is nogmaals van groot belang.

Een productketen analyse zal naar verwachting een aantal onzekerheden bevatten. Dit is tewijten aan ontbrekende gegevens en simpelweg het feit dat het soms te veel tijd kost bepaaldegegevens te achterhalen. Hierdoor zullen in een aantal gevallen bepaalde aannames gemaaktmoeten worden die de nauwkeurigheid van uw onderzoek beïnvloeden. Indien deze aannamesgoed worden omschreven zodat bij herhaling van de analyse deze opnieuw kunnen wordengebruikt zal dit geen afbraak doen aan de kwaliteit van de analyse.

√ Stel de nauwkeurigheid vast die gehanteerd gaat worden gedurende het vervolg van deanalyse.

Het is aan te raden, bij gebrekkige ervaring, zo gedetailleerd mogelijk te werk te gaan. Dit omdatin de beginfase niet of moeilijk is in te schatten welke materialen of processen in het totaalbeeldde “bottleneck” zullen vormen. Hierbij wordt benadrukt niet te lang te blijven steken op een

R076131aaA4.jlv 23

bepaald onderdeel van het totaal i.v.m. de beschikbare tijd. Aan het eind van de productanalysekan worden nagegaan welke invloed de aannames hebben op het totaal resultaat.

4.3.2 Procesboom opstellen

Het opstellen van een procesboom met daarin de relevante stappen is noodzakelijk voor hetverkrijgen van inzicht op de benodigde gegevens voor de berekeningen. Een goede procesboomgeeft veel inzicht en gemak bij verder analyse van het product.

√ Stel de procesboom op.

Als basis voor het opstellen van de procesboom zal de productketen dienen waarin de vier fasenzijn te onderscheiden.

Een methode om tot een goede procesboom te komen is door het product geheel uit te rafelentot in het kleinste onderdeel. Deze methode is nauwkeurig maar arbeidsintensief.De punten die van belang zijn bij het opstellen van de procesboom:• Het uitgangsmateriaal (fase 1);

• Waar het vandaan komt i.v.m. transport;

• Het bewerkingsproces en mogelijke gebruik van hulpmaterialen (fase 2);• Assemblage van de verschillende onderdelen tot een groter onderdeel of het eindproduct;

• Verpakkingen en transport;

• De in- en output gedurende de gebruikersfase (fase 3). Door de milieubelasting vanbijvoorbeeld het verbruik van hulpmaterialen en of onderdelen, geheel aan de gebruikersfasetoe te wijzen, is het mogelijk de prestatie en duurzaamheid van het product in kaart tebrengen;

• Wat er gebeurt in het afvalscenario (fase 4).

De scheiding tussen de stappen 1-4, is soms niet zo duidelijk als verwacht. Behoort bijvoorbeeldhet transport van halffabrikaten thuis in de grondstofwinningsfase (fase 1) of in de productiefase(fase 2) ? Ook hier geldt, neem uw aanname mee in de analyse en bekijk later de invloed.De procesboom wordt in de volgende fase van de analyse gebruiken tijdens het kwantificerenvan materialen en processen. Een procesboom laat in één oogopslag zien wat wel en niet wordtmeegenomen tijdens het kwantificeren.

4.3.3 Kwantificering van materialen en processen en berekeningen

Nadat alle betrokken processen en stappen in kaart zijn gebracht (kwalitatief) kunnen dezegekwantificeerd worden. Logischerwijs zal men in eerste instantie gaan kwantificeren waarnaeventueel de milieubelasting nauwkeuriger berekend kan worden. Tijdens het kwantificeren moetmen echter al vooruit kijken naar de stap berekeningen i.v.m. gevraagde eenheden, het wel ofniet beschikbaar zijn van een eco-indicator enz.

R076131aaA4.jlv 24

Tijdens het kwantificeren zullen de afbakeningen concreet worden gemaakt. Deze problematiekis hieronder aan de hand van praktische situaties weergegeven.• Het achterhalen van producten en hun processen via toeleveranciers is vaak wegens

tijdgebrek niet uitvoerbaar omdat niet alle details van een productlevensloop in de regelbekend zijn. Dit houd meestal in dat er een aantal schattingen of zelfs het totaal weglaten vaneen product(onderdeel) of proces nodig zijn. Het weglaten kan men alleen doen wanneerredelijker wijs mag verondersteld worden dat dit geen beslissende invloed heeft op heteindresultaat. Indien men hiervan niet overtuigd is, is het aan te raden dit gedeelte van deprocesboom toch verder uit te werken met zelf gemaakte schattingen;

• Reserveonderdelen en hulpmaterialen in de gebruikersfase zijn vanaf de productiefase in deprocesboom aanwezig. Bekijk of deze materialen apart onderverdeeld kunnen worden. Hetapart houden van de data heeft als voordeel dat bij vergelijking van het oude en nieuweproduct, de duurzaamheid van het product mee kan worden genomen in de vergelijking. Demilieubelastingen van hulpmaterialen en reserveonderdelen moeten worden toegewezen aande betreffende stap waar het wordt gebruikt en/of afgedankt;

• Vaak moet bij de bepaling van de best passende eco-indicator weer worden overgaan totaannames omdat slechts een beperkt aantal type materialen en processen op dit moment inkaart is gebracht. Het is mogelijk zelf een eco-indicator aan te maken of m.b.v. vanprofessionele hulp vast te stellen. De uitleg bij het opstellen van een eigen eco-indicator voertte ver om tijdens dit project behandeld te worden en is dan ook achterwege gelaten.

• De eco-indicatoren kunnen pas gebruikt worden indien de gegevens de juiste eenheidhebben. Het is daarom aan te raden voor het kwantificeren van de gegevens eerst naar degevraagde eenheid te kijken (dit geldt met name voor eenheden in de productiefase).

• Wanneer het proces dat wordt gebruikt niet is beschreven in de eco-indicator lijst is er somsde mogelijkheid het energieverbruik te achterhalen van dit proces. Hierdoor is toch een juisteindicatie te krijgen van de milieubelasting, weer in de vorm van indicatorpunten;

• Het is gebruikelijk geen kapitaalgoederen mee te nemen bij de bepaling van demilieubelasting. Dit houdt in dat bijvoorbeeld machines of gebouwen die betrokken zijn bij deproductie niet worden meegenomen in de analyse.

√ Leg zoveel mogelijk systeemgrenzen nu al vast.

Wil men hoofdzakelijk bekijken welke processtappen en grondstoffen het eerst dienen te wordenaangepakt dan kan men de gekwantificeerde data samenvoegen. Het nadeel is dat de dataminder specifiek op de onderdelen is terug te voeren. Het voordeel is dat men niet specifiek elkproduct moet volgen binnen de productie. Men kan bijvoorbeeld bepalen hoeveel energie er intotaal wordt verbruikt. Deze laatste methode is minder tijdrovend en vaak noodzakelijk omdatsommige gegevens niet uit het geheel te destilleren zijn.Naast de bovenstaande algemene praktische wenken, kunnen ook specifiek per fase van deketen een aantal aandachtspunten vermeldt worden die helpen bij de uitvoering van dekwantificering en eventueel berekeningen.

R076131aaA4.jlv 25

1. Grondstofwinning-, grondstofproductiefaseDit gedeelte van het onderzoek zal zich concentreren op welke materialen en hoeveel zijnverwerkt in het product. Probeer het product tot in het kleinste detail te ontleden (Dit is als hetgoed is al gedaan tijdens de procesboom opstelling). Ga na hoeveel grondstoffen wordeningekocht of halffabrikaten worden verwerkt in het product.Nu de materiaalsoorten en hoeveelheden bekend zijn is het mogelijk de milieubelasting in degrondstofwinningsfase te bepalen.

√ Omschrijf de milieubelasting die ontstaat in de grondstofwinning-, grondstofproductiefase.

√ Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat in de grondstofwinning-,grondstofproductiefase.

2. ProductiefaseDe productiefase speelt zich binnen uw bedrijf af. Men zal dus van elk onderdeel moetenbekijken hoe dit gemaakt wordt, welke hulpmaterialen worden gebruikt, welke processen zijnbetrokken enz.

Het is belangrijk steeds te kijken of afval dat wordt geproduceerd tijdens de bewerkingsprocessenis verwerkt in de eco-indicator. Afval geproduceerd d.m.v. hulpmaterialen, moet eveneensworden meegenomen in de berekeningen.

√ Omschrijf de milieubelasting die ontstaat in de productiefase.√ Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat in de productiefase.

3. GebruikersfaseIn de gebruikersfase wordt het product gedurende een bepaalde periode gebruikt. Deze periodeis gekozen in het begin van de productketen analyse tijdens het opstellen van de functioneleeenheid. Vaak zal in de gebruikersfase milieubelasting ontstaan door gebruik van energie,nieuwe onderdelen en eventueel hulpmaterialen. De milieubelastingen van deze onderdelendient men toe te wijzen aan deze fase.

√ Omschrijf de milieubelasting die ontstaat in de gebruikersfase.√ Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat in de gebruikersfase.

R076131aaA4.jlv 26

4. Afdank faseIn deze fase wordt bekeken welke milieueffecten ontstaan door afdanking van het product. Er zijnverschillende scenario’s te bedenken op welke manier een product aan zijn eind komt:hergebruik, recycling en afdanking. Misschien wordt een gedeelte van het product gerecycled ende rest verbrand via de gemeentelijke afvalverbranding. Probeer te achterhalen wat er gebeurtmet het product (en zoek hierbij de eco-indicatoren.)

√ Omschrijf de milieubelasting die ontstaat door afdanking.√ Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat door afdanking.

4.3.4 Transport

De grondstoffen en halffabrikaten worden aangeleverd. De afstanden die hierbij worden afgelegdzijn veelal via de tussenleveranciers te achterhalen.In de procesboom zijn de andere momenten waarop transport plaatsvindt aangegeven. Demilieubelasting van deze transporten worden op dezelfde manier bepaald en zal niet opnieuwbesproken worden.

In veel gevallen is het transport in de vorm van de gemiddelde afstand in Nederland of Europa almeegenomen in de Eco-indicator.

√ Omschrijf de milieubelasting die ontstaat door transport.

√ Bereken de milieubelasting (in mPt) die ontstaat door transport.

R076131aaA4.jlv 27

4.4 Knelpunten opstellen

Door het interpreteren van de gevonden gegevens is het mogelijk te bepalen in welke fase vande keten en door wat (oorzaak) de grootste milieubelasting optreedt.

Alle fasen kunnen worden opgeteld. Het totaal ( in mPt) vertelt u iets over het gehele product enniets meer over de verschillende materialen en onderdelen. Dit getal is dus alleen interessantindien vergeleken wordt tussen product A en B. Door zoveel mogelijk data gescheiden te houdenis het opsporen van de knelpunten gemakkelijker en in dit geval noodzakelijk

√ Analyseer de resultaten en bekijk de invloed van eventuele aannames op heteindresultaat.

Verbind voorlopige conclusies aan de uitkomsten en kijk hoe deze veranderen indien men eenandere aannames maakt. Stel hierna indien nodig, de conclusies bij en controleer of deuitkomsten aan de gestelde verwachtingen voldoen.

√ Bepaal waar de grootste milieubelastingen optreden;√ Inventariseer de oorzaken van deze milieubelastingen.

4.5 Alternatieven genereren

De uitkomsten van de analyse dienen als basis voor het op zoek gaan naar verbeteropties. Hetaandragen van alternatieven oplossingen heeft tot doel uiteindelijk een product te creëren datminder milieubelasting oplevert dan het huidige product.Een mogelijk stappenplan om tot een goed alternatief te komen wordt hieronder besproken.

• Bekijk per fase uit de keten, van grondstofwinning tot en met afvalscenario, waar de grootstemilieubelasting optreedt (is al gebeurt in voorgaande paragraven);

• Probeer de oorzaken te achterhalen;• Ga op zoek naar minder milieubelastende materialen en/of processen. Let hierbij op de

volgende punten: .• technische haalbaarheid;

• economische haalbaarheid;

• Selecteer één of meerdere alternatieven en werk deze opnieuw uit volgens de methodiek.Dus begin weer bij de (veranderde-)levensloop vaststelling en bereken opnieuw demilieubelasting van het nieuwe ontwerp;

• Kies na de berekeningen voor de alternatieven met de beste kans op succes in de praktijk,die later in het productgericht milieuzorgprogramma worden opgenomen.

R076131aaA4.jlv 28

√ Stel technisch en economisch haalbare alternatieven op die minder milieubelastingveroorzaken.

Het zoeken naar een geschikt alternatief vraagt veel van de projectleider. Het is zijn taakverschillende ideeën te koppelen. Hierbij dient men bij voorkeur zoveel mogelijk mensen metverschillende relevante achtergronden, bij het ontwikkelen van nieuwe alternatieven te betrekken.Laat niet alleen bijvoorbeeld de materiaaldeskundige binnen de organisatie op zoek gaan naaroplossingen maar betrek de constructeur, calculator, enz. ook bij de ontwikkeling. Hetsamenbrengen van mensen met een verschillende kijk op de zaak kan vruchtbare ideeënopleveren. Men kan hierbij gebruik maken van de hulpmiddelen brainstorming of enquêtes. Dezezijn het beste vorm te geven middels een workshop voor het gehele bedrijf of een representatieveafspiegeling hiervan. Voor het houden van een workshop zijn diverse technieken uitgewerkt, menkan ook overwegen hier een adviseur voor in te schakelen.

R076131aaA4.jlv 29

5. Aanpak knelpunten

5.1 Inleiding

In het vorige hoofdstuk zijn als laatstestap de alternatieven gegenereerd. Deuitvoering dient gekoppeld te wordenaan o.a. een tijdpad. De relevantepunten worden vastgelegd in eenactieplan het productgericht milieuzorgprogramma (PMP).

Buiten het onstellen van een PMPzullen een aantal organisatorischeaspecten een rol gaan spelen dievastgelegd dienen te worden in procedures.

Om hoofdzakelijk eigen medewerkers, maar ook derde belanghebbende op de hoogte tebrengen, en te houden zal er een productgericht milieuzorgsysteem handboek wordenaangelegd. Dit handboek zal, buiten een algemeen gedeelte, een milieubeleidsverklaring,procedures, eventuele werkvoorschriften en het PMP bevatten.De opbouw van het handboek zal onder het kopje documentenbeheer verder worden uitgewerkt,hierbij is aansluiting gezocht bij gangbare systemen zoals ISO 9000. In afbeelding 5.1 is eeneerste indruk gegeven van de opbouw die gehanteerd wordt.

R076131aaA4.jlv 30

De invulling van de verschillende punten zal vervolgens per paragraaf in dit hoofdstuk besprokenworden. De onderdelen procedures en werkinstructies zullen besproken worden in paragraaf 5.5Implementatie en uitvoering.

Feitelijk wordt het projectplan in deze fase van het project omgezet in een gestructureerdsysteem, alle onderdelen van het projectplan komen aan bod.

5.2 Algemene doelstellingen

Op basis van het, door het bedrijf vastgestelde, productgerichte milieubeleid moet de organisatiemilieudoelstellingen (algemeen, maar wel gekwantificeerd) en milieutaakstellingen (concretemilieuprestatie-eisen) vaststellen.Milieudoelstellingen zijn gericht op het verbeteren van prestaties van het product op milieugebied.De doelstellingen dienen aan de volgende eisen te voldoen:• Specifiek, meetbaar en tijdgebonden, omdat er zonder deze eigenschappen moeilijk

geëvalueerd kan worden in hoeverre de doelstellingen worden bereikt;• Acceptabel en realistisch, omdat te ambitieuze doelstellingen er vaak toe leiden dat men

“afhaakt”. Het is daarom de kunst om doelstellingen te formuleren die enerzijds ambitieus enuitdagend zijn, maar tegelijkertijd acceptabel en realistisch.

√ Stel de algemene doel- en taakstellingen vast voor de organisatie.

Deze doel- en taakstelling komen wat betreft de opbouw overeen met de doel en taakstellingdie beschreven is in het projectplan in hoofdstuk 3.

5.3 Milieubeleidverklaring

In de milieubeleidverklaring worden de algemene doelstellingen en intenties van de directievastgelegd. De directie van de organisatie zal het document ondertekenen zodat duidelijk is aande eigen medewerkers als aan derde belanghebbende het beleid dat door de organisatiegevoerd wordt.

√ Stel een milieubeleidverklaring op ter ondertekening van de directie.

R076131aaA4.jlv 31

5.4 Productgericht milieuzorg programma (PMP)

Om de doel- en taakstellingen te kunnen verwezenlijken moet de organisatie een actieplanvaststellen, waarvoor in dit project de term PMP wordt gebruikt. Zo’n programma moettenminste duidelijk maken:• Welke (productgerichte) doelstellingen worden uitgevoerd;• Wie verantwoordelijk zijn voor het realiseren van de doelstellingen;

• Welke middelen worden ingezet;

• Wat het tijdpad is.

De opbouw en beschrijvingen van deze onderwerpen kunnen weer gemaakt worden aan de handvan de opbouw die in hoofdstuk 3 besproken is.

In het milieuzorgprogramma worden dus het beleid en de doelen uitgewerkt in concrete acties enmaatregelen. Het milieuprogramma wordt periodiek geëvalueerd en bijgesteld, bijvoorbeeldjaarlijks tijdens het “Status PMZ-overleg”. Het PMP zal voor een langere periode, normaalgesproken vier jaar, geldig zijn.

√ Stel een actieplan vast in de vorm van een PMP.

Om de integratie van milieuzorg in de bedrijfsvoering te bevorderen dient de verantwoordelijkheidvoor de uitvoering van de maatregelen zoveel mogelijk bij de lijnmanagers te liggen (en niet bij demilieucoördinator).

√ Stel het PMP op in overleg met de lijnmanagers. Stel het programma vast in eenspeciaal daarvoor belegde vergadering of als agendapunt van een regulierevergadering. In overleg kunnen dan realistische deadlines worden afgesproken.

Het PMP wordt vervolgens ter goedkeuring aan de directie voorgelegd. Na goedkeuring van hetPMP wordt het document in uitvoering gebracht en kan vervolgens in het handboek wordenopgenomen.

5.5 Implementatie en uitvoering

In dit hoofdstuk zijn de eisen die worden gesteld aan allerlei organisatorische en personeleaspecten van het productgerichte milieuzorgsysteem behandeld. In de vorige fase is een op hetbedrijf toegesneden PMP tot stand gebracht. Wil dit programma goed kunnen worden uitgevoerd,dan moet het bedrijf een aantal maatregelen treffen en een aantal zaken formaliseren. In dithoofdstuk worden deze onderwerpen behandeld.

R076131aaA4.jlv 32

5.5.1 Verdeling taken en verantwoordelijkheden

Het moet duidelijk zijn wie welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft op het gebiedvan productgerichte milieuzorg. De directie is verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen vande middelen die nodig zijn voor het zorgsysteem. Voor bepaalde onderdelen binnen het systeemzullen deze verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd zijn in de bijbehorendeprocedures. Ook hier kan weer worden voortgeborduurd op het reeds vastgestelde projectplan.

5.5.2 Opleiding, bewustzijn en vakbekwaamheid

Bij het ontwerpen van een product dient er rekening gehouden te worden met demilieubelastingen in de verschillende fasen van het product. Het personeel zoals debedrijfsleider, constructeur en de calculator, dient op de hoogte te zijn en te blijven van deproductgerichte milieukritische eisen. Hieruit vloeit voort dat opleidingsbehoeften in kaart wordengebracht en er activiteiten worden ontplooid om het milieubewustzijn te vergroten.

√ Breng de opleidingsbehoeften in kaart indien er sprake is van gebrekkige kennis.

√ Ontplooi activiteiten om het milieubewustzijn binnen de organisatie te vergroten.

Voorlichting en onderricht moet zoveel mogelijk afdelings- en functiegewijs plaatsvinden enzo concreet mogelijk betrekking hebben op feitelijke werkzaamheden.

5.5.3 Communicatie

De organisatie moet op milieugebied procedures hebben voor o.a. interne en externecommunicatie.

Bij interne communicatie kan worden gedacht aan het vaststellen van de formele (bestaande)overlegsituaties waar milieu een vast of periodiek onderdeel van de agenda is. Uit dergelijkoverleg komen actiepunten voort, die uitgevoerd moeten worden. Het is belangrijk ook vast teleggen hoe deze uitvoering wordt bewaakt.De organisatie moet een beleid bepalen met betrekking tot externe communicatie inzake haarproductgerichte milieuaspecten. Het bedrijf moet daarover expliciet een besluit nemen en datschriftelijk vastleggen. Als bijvoorbeeld wordt besloten tot het uitbrengen van een productverslag,ligt de wijze waarop en de frequentie waarmee externe informatie wordt verspreid vast.

√ Stel procedures op voor interne en externe communicatie.

De manier waarop een procedure wordt opgezet en de minimale opbouw ervan komen later in dithoofdstuk aan bod.

R076131aaA4.jlv 33

5.5.4 Documentatie van het PMZ

Een zorgsysteem dient flexibel en praktisch te zijn en niet te star of bureaucratisch. Er dient erdan ook zorg voor te dragen dat de documentatie niet te uitgebreid wordt. Het is belangrijk datmen zich concentreert op de doeltreffende implementatie van het zorgsysteem en niet op eeningewikkeld systeem van documentenbeheer.Het primaire doel van milieuzorgdocumentatie is het geven van een adequate beschrijving vanhet zorgsysteem. Een handboek kan daarbij dienen als permanent naslagwerk voor deimplementatie en het onderhoud van het systeem. Een handboek is vooral van belang voor deoverdraagbaarheid, duidelijkheid en controleerbaarheid van het systeem.De documentatie kan op verschillende wijzen worden vormgegeven. In veel gevallen wordtgekozen voor de piramidestructuur (zie afbeelding 5.1). Deze opbouw dient als model voor dedocumentatiestructuur die hier is vastgelegd.

Productgericht milieuzorghandboekEen productgericht milieuzorghandboek bevat:• Inhoudsopgave;• Algemene inleiding:

• Bedrijfsbeschrijving (zie ook hoofdstuk 3)

• Beleid en doelstellingen;• Organisatiestructuur;

• Verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

• Omschrijving van het productgerichte milieuzorgsysteem;• Een beknopte samenvatting van het productgerichte milieuzorgsysteem;

• Een overzicht van de in werking zijnde procedures.

Het productgericht milieuzorg programmaDit onderdeel van het handboek is reeds besproken in §5.4.

ProceduresOnder procedure moet worden verstaan:“het beschrijven van een geselecteerde wijze voor het uitvoeren van een activiteit”.

Het is niet de doelstelling van een procedure om een geheel nieuwe manier van werken teontwikkelen. De werkwijze kan natuurlijk onvolkomen zijn en voor verbetering vatbaar, maar dit isgeen doel op zich.

De bestaande werkwijze kan worden gespecificeerd in een procedure. Dan wordt vastgelegd, wiewelke werkzaamheden verrichten en hoe deze verricht dienen te worden. Dit wordt vervolgens deformele afspraak binnen uw bedrijf waar iedereen zich aan dient te houden.

R076131aaA4.jlv 34

Procedures zijn onder andere nodig voor:• procesbeheersing;

• kennisoverdracht;• het in- en extern zichtbaar maken van de manier van werken

Procedures beschrijven processen of delen daarvan. Het maken van een samenhangend geheelvan procedures begint daarom met het systematisch, in hoofdlijnen, in beeld brengen van deprocessen binnen de organisatie. Een aantal van deze processen is voor het verkrijgen van heteindproduct (dienst) van direct belang (primaire processen). Als ondersteuning van de primairebedrijfsprocessen zijn vele ondersteunende taken/processen in organisaties aanwezig (bijv. desalarisadministratie). In het kader van milieuzorg zijn de primaire processen het eerst van belang.Maar op zijn minst is ook een deel van de secundaire processen daarbij onmisbaar. Bij hetvaststellen van de noodzakelijke procedures kan men gebruik maken van de opgesteldeprocesboom uit de analyse.

De keuze om een procedure wel of juist niet op te stellen is afhankelijk van een aantal factoren(zie ook 5 5.5.6).

De opbouw van een procedure zal onafhankelijk van het soort procedure hetzelfde zijn. Depunten die minimaal in een procedure dienen te worden opgenomen zijn:

• Koptekst waarin:

• Procedure nummer en naam;

• Datum uitgifte, procedure versie;• Procedure eigenaar en door wie de procedure is opgesteld;

• Het aantal bladen.

• Het doel van de procedure;• Toepassingsgebied: Op welke afdelingen of deel van het onderzoek heeft de procedure

betrekking;• Referenties: Waarin verwezen kan worden naar overlappende procedures, literatuur en of

werkvoorschriften;• Definities: Verklaringen van afkortingen e.d. die in de procedure gebruikt zijn;• Werkwijze: Stapsgewijs kan worden vastgelegd hoe de procedure dient te worden uitgevoerd.

Een stroomschema kan hierbij verhelderend werken;• Verantwoordelijkheden;• Bevoegdheden;

• Stroomschema’s/Toelichtingen: Onduidelijkheden die mogelijk optreden kunnen hierbeschreven worden (zie ook werkwijze).

√ Leg de bestaande werkwijzen, of een selectie hiervan, vast in procedures.

R076131aaA4.jlv 35

WerkinstructiesHet is gebruikelijk een onderscheidt te maken tussen procedures en werkinstructies. Proceduresbetreffen activiteiten waar meerdere afdelingen in het bedrijf bij betrokken zijn of meerderefuncties binnen één afdeling; werkinstructies betreffen activiteiten op een specifieke werkplek.Verder betreffen procedures de activiteiten-in-hoofdlijn en leggen vast, wie wàt doet, plusverantwoordelijkheden en bevoegdheden, terwijl werkinstructies een gedetailleerde weergavezijn van chronologische en uitgewerkte (be)handelingen. Binnen een productgerichtmilieuzorgsysteem is afhankelijk van de resultaten van de productketen analyse noodzakelijkwerkinstructies wel of niet op te stellen. Blijkt uit de analyse dat de productiefase verbeterd dientte worden waarbij bijvoorbeeld het gebruik van een freesmachine en zijn geproduceerd afval vanbelang is, dan dient hier een werkinstructie voor te worden opgezet. Werkinstructies kunnenworden gebruikt voor het beschrijven van noodzakelijke handelingen en controles bij processenzoals:• Het instellen en controleren van machines;• Het invoeren van gegevens en de controle daarvan ten behoeve van dataverwerking.

Werkinstructies worden meestal geschreven door specialisten en zijn voorschriften voor degenedie de werkzaamheden uitvoeren.

De opzet van deze handleiding kan gezien worden als een werkinstructie voor het uitvoeren enopzetten van het productgerichte milieuzorgsysteem. Deze handleiding kan dan ook alszodanig worden ingevoerd in een bijlage van het handboek.Indien blijkt dat er behoefte is aan specifieke werkvoorschriften dienen deze tevens te wordenopgenomen in het handboek. De opbouw van een werkvoorschrift dient dezelfde punten tebevatten die zijn opgesomd bij de procedureopbouw.

√ Voeg deze handleiding als werkinstructie toe aan het handboek.

√ Stel indien nodig werkinstructies op.

Registraties, verslagen en documentenDe registraties, verslagen en documenten vormen als het ware de output van het systeem.Onder andere hieruit valt af te leiden in hoeverre het systeem functioneert. Het verdient devoorkeur deze administratie apart te bundelen in een registratiesysteem.

De opbouw van dit systeem is vrij maar dient minimaal een aantal delen te bevatten:• De resultaten van de productketen analyse (zie ook hoofdstuk 3 en 4);

• Audit resultaten;• Verslagen van overleg/notulen;

• Overige relevante gegevens.

R076131aaA4.jlv 36

5.5.5 Documentenbeheer

Alle documenten die een rol spelen in het productgerichte milieuzorgsysteem moeten goedworden beheerd. Dit betekent dat:• Ze moeten gelokaliseerd kunnen worden;

• Ze periodiek worden beoordeeld, eventueel herzien en goedgekeurd door bevoegdpersoneel;

• Geldende versies beschikbaar zijn op een relevante locatie;

• Verouderde documenten direct worden verwijderd.

Door het opstellen van een tabel waarin naast het betreffende document de archivaris, locatie enbewaartermijn wordt aangeduid is het mogelijk de documenten beheersbaar te houden.Afhankelijk van het soort documenten dienen deze een bewaartermijn te hebben.Documenten die constant vernieuwd en bijgehouden dienen te worden zijn o.a. procedures enwerkvoorschriften. Documenten die het mogelijk maken de vooruitgang (of juist achteruitgang)van het productgerichte milieuzorgsysteem aan te tonen, dienen bijvoorbeeld een bewaartermijnvan 10 jaar te hebben. Denk hierbij aan het PMP en de 0-situatie die bij de productketen analyseis vastgelegd.

5.5.6 Procesbeheersing

In dit geval wordt onder de procesbeheersing verstaan:“het beheersen van de bedrijfsvoering om ongewenste milieubelasting tijdens productie gebruiken afdanking van een product te voorkomen”.

Hiermee zitten we in het hart van het zorgsysteem. Het bedrijf moet grofweg twee stappennemen:• Vaststellen wat de ‘milieukritische’ activiteiten zijn, dat wil zeggen: die werkzaamheden en

activiteiten die samenhangen met belangrijke milieuaspecten.• Ervoor zorgen dat die werkzaamheden en activiteiten worden beheerst en waar mogelijk de

milieubelasting teruggedrongen. Dit kan bijvoorbeeld door het vaststellen van procedures enwerkinstructies die moeten worden gevolgd, en de doelen die gesteld zijn in het PMP.

R076131aaA4.jlv 37

Dat milieukritische activiteiten beheerst dienen te worden, betekend niet dat er altijd proceduresen werkinstructies moeten zijn. Andere mogelijkheden om beheerste uitvoering vanwerkzaamheden te bereiken zijn onder andere:• regelmatig werkoverleg;• gerichte training.Een belangrijk hulpmiddel ter ondersteuning van het wel of niet schrijven van een procedure enof wellicht werkinstructies is in onderstaande tabel uitgewerkt.

Is de actie ‘milieukritiek’?Ja Nee

Ja ProcedureFunctieomschrijvingTraining

Functieomschrijving, training

Is er een raakvlak ?Nee Werkinstructie

FunctieomschrijvingTraining

Training

Voorbeelden van procedures en -instructies voor een productgerichte milieuzorgsysteem zijn:• Productbepaling;

• Wet- en regelgeving en andere onderschreven eisen;• Productketen analyse;

• Alternatieven selectie

• Productgericht Milieuzorg Programma;• Documentenbeheer;

• Beheersing Handboek PMZ;

• Beheersing registraties;• Interne en externe communicatie;

• Productgerichte milieuzorgsysteem audits;

• Beoordeling door de directie.Procesbeheersing heeft ook betrekking op de goederen en activiteiten van andere bedrijven.Ook hier wordt rekening mee gehouden bij een productketen analyse.

R076131aaA4.jlv 38

6. Controle en corrigerende maatregelen

6.1 Inleiding

Dit hoofdstuk bevat de eisen voor controle opde goede werking van het productgerichtemilieuzorgsysteem en het nemen vancorrigerende en preventieve maatregelen bijhet vaststellen van tekortkomingen.

Interne controle kan plaatsvinden op tweeniveaus:• analyseren en vergelijken van gegevens

van de productketen analyse, om na tegaan of de verwachtingen overeenkomenmet de gegevens van de analyse;

• auditing van het zorgsysteem, om na te gaan of dit systeem voldoet aan gesteldesysteemeisen en goed is ingevoerd.

6.2 Analyseren en vergelijken

Een productketen analyse kan om diverse redenen uitgevoerd worden, bijvoorbeeld hetvergelijken van twee activiteiten of onderzoek naar de meest milieukritische fase. Het beleid vande organisatie dient aan te geven welk doel uiteindelijk bereikt dient te worden.Na afloop van de productketen analyse en uitwerking van de alternatieven, wordt bekeken of deverwachtingen zijn uitgekomen. Een voorbeeld van een verwachting die zeker terug zal komen is:• Het is mogelijke aan de hand van de resultaten uit de productketen analyse een product te

ontwikkelen dat minder milieubelasting veroorzaakt dan het bestaande.

√ Controleer na afloop van de productketen analyse of de gestelde verwachtingen zijnuitgekomen.

Het licht voor de hand dat deze controle zal gebeuren door degene die de analyse heeftuitgevoerd. De resultaten zullen besproken worden met de directie of andere betrokkene.

R076131aaA4.jlv 39

6.3 Registraties

Een van de eisen die gesteld worden aan het productgerichte milieuzorgsysteem is dat deorganisatie streeft naar continue verbetering.In welke vorm en de mate van registratie zal sterk afhankelijk zijn van de doelstellingen die in hetPMP door de organisatie zijn vastgelegd.Minimaal zullen de volgende punten geregistreerd worden(die overigens al aan bod zijn geweestin voorgaande hoofdstukken):• analyse resultaten productketen analyse;• wettelijke eisen en andere eisen;

• klachten van afnemers en de wijze van afhandeling daarvan.

√ Leg indien nodig vast welke punten geregistreerd dienen te worden.

6.4 Auditing van het productgerichte milieuzorgsysteem

De organisatie moet een programma en procedures hebben voor het uitvoeren vanproductgerichte milieuzorgsysteemaudits.

Er zijn (nog) geen ISO-normen betreffende productgerichte milieuzorgsystemen. Men kanaansluiting zoeken bij de ISO 14.001 voor milieuzorg, hoewel voor PMZ niet alle onderdelenrelevant zijn.

Een audit dient betrekking te hebben op:• effectiviteit van het systeem in het bereiken van doelstellingen;

• invoering van het systeem op de alle afdelingen;• effectiviteit van de productketen analyse en de methode van vergelijking;

• de doeltreffendheid van het PMP;

• werking van registraties.

√ Stel een audit-plan op.

Dit audit-plan wordt gekoppeld aan een tijdpad. Men kan bijvoorbeeld besluiten 1 maal per jaareen audit uit te voeren. In dit audit-plan dient tevens beschreven te worden waarop beoordeeldwordt.De resultaten van zo’n audit dienen ter bijsturing van het project en zullen gebruikt worden tijdensde evaluatie over de voorgang van het project (zie ook beoordeling door directie).

R076131aaA4.jlv 40

7. Beoordeling door de directie

Het gehele productgerichte milieuzorgsysteemmoet van tijd tot tijd worden beoordeeld opvoortdurende geschiktheid en doeltreffendheid.Naast de verbetercyclus binnen hetzorgsysteem gaat het hier om de verbeteringvan het zorgsysteem zelf en staat ook hetambitieniveau ter discussie dat in hetmilieubeleid is vastgelegd.

De directie baseert haar beoordeling op onderandere:• Uitkomsten van audits;• De mate waarin doel- en taakstellingen zijn bereikt ;

• Veranderende omstandigheden en informatie die een relatie hebben met de geschiktheid vanhet systeem;

• Aandachtspunten van externe belanghebbende partijen.

Dit overleg dient minimaal jaarlijks te worden gevoerd en kan worden aangeduid met de titel“Status productgericht milieuzorgsysteem”.Het verdient de voorkeur de vergadering te laten voorzitten door de uitvoerder van het projectwaarbij de resultaten gepresenteerd worden.

√ Leg de jaarlijkse vergadering “Status productgericht milieuzorgsysteem” vast.

De directie kan opdracht geven tot het herschrijven van het PMP, procedures doel entaakstellingen enz. De aangepaste documenten dienen zoals is vastgelegd in een proceduredocumenten beheer behandeld te worden.