Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas

Departamento de Hotelería y Turismo

GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS

EN HOTELES GUATEMALTECOS

OLGA ALICIA SEGURA AMADO

Guatemala, enero de 2,006

Universidad Rafael Landívar Facultad de Ciencias Económicas

Departamento de Hotelería y Turismo

GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS

EN HOTELES GUATEMALTECOS

OLGA ALICIA SEGURA AMADO CARNÉ 10165-99

Guatemala, enero de 2,006

AUTORIDADES DE LA UNIVERSIDAD RAFAEL LANDIVAR

Rector Licda. Guillermina Herrera

Vicerrector Académico Padre Rolando Alvarado, S.J.

Vicerrector Administrativo Lic. José Alejandro Arévalo

Secretario General Lic. Hugo Rolando Escobar Menaldo

AUTORIDADES DE LA FACULTAD

DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

Decana Mae. Ligia García

Vicedecano Mba. Rolando Josué

Secretario Ing. Gerson Tobar

Director Administración de Empresas Dr. Julio Alejandro Zelaya García

Director Economía y Comercio Internacional Lic. Samuel Pérez

Directora Contaduría Pública y Auditoría Licda. Claudia Castro

Directora Mercadotecnia y Publicidad Mae. Ana María Micheo

Director Hotelería y Turismo Lic. Raúl Palma

Directora de Sedes Regionales Ma. Rosemary Méndez

Director de Maestrías Mba. Rolando Josué

Representantes de Catedráticos Lic. Julio Roberto Arévalo

ante Consejo Lic. Miguel Enrique Rosales

Representante de Estudiantes Margarita Ayala

Ante Consejo María Olga Chacón

RESUMEN

La Guía para la Realización de Eventos en Hoteles Guatemaltecos, muestra la

Teoría General y Específica de los Banquetes, con el fin de que sea analizada y

llevada a la práctica por los mismos.

Para recabar la información de la investigación, se tomaron como referencias las

fuentes bibliográficas de La Industria de la Hospitalidad, Área de Banquetes,

Control de Costos de Alimentos y Bebidas, y Clases Magistrales de las mismas.

La descripción de la experiencia en el Área de Banquetes, se basó en la práctica

realizada en un hotel de una Cadena Internacional.

Se recomienda la presente Guía, a los hoteles y empresas guatemaltecas

dedicadas a la organización de eventos, la cual indica con pasos lógicos, cómo

se debe realizar un evento, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes

y superar sus expectativas.

DEDICATORIA A DIOS:

Por guiarme en cada momento de mi vida. A MI MAMI:

Gracias por su apoyo incondicional y por creer en mí. La admiro como persona, mujer y profesional que es. ¡I Love You Colocha!

AL ABUELO:

Por ser como es: INCOMPARABLE CON OTRO. Lo quiero muchísimo y lo extraño.

A MIS HERMANOS:

Lucha: Gracias por su apoyo y jalones de orejas, ¡La quiero un montón!. Negro: ¡Sos un líder! Gracias por enseñarme que en cada actividad de la vida, se necesita la Administración. Te admiro por tus logros como profesional y espero verte en la 1era División. ¡Ya somos 2 Licenciados en la family! Tavo: ¡Te quiero muchísimo! Gracias por confiar en mí y por mostrarme que hay que perseguir los sueños, vas a llegar muy lejos.

A MARITO: ¡Sos mi inspiración! Gracias por aceptarme como soy, espero que juntos alcancemos muchísimas más metas. TE AMO MILES. A MIS SOBRINAS: Andre: ¡Sos como mi hermana! Gracias por la confianza que haz depositado en mí. Te quiero muchísimo. Malú: ¡Gracias por ser una personita especial, creativa y alegre! No cambies. Anita: ¡La más Amado de todas¡ Te quiero un montón.

AGRADECIMIENTOS

A Mi Mami, Licda. Evelyn de Segura: Mil gracias por TODO, por usted estoy donde estoy, agradezco su esfuerzo, dedicación y sobre todo las porras. A Mi Familia: Por su apoyo en cada momento de mi vida. ¡LOS AMO! A Marito: Sos parte de mí, agradezco tú paciencia en todo este tiempo. Gracias por ayudarme a alcanzar esta meta. ¡TE AMO!. A Mis Amigas de la U: Laurita, te quiero muchísimo, nunca me voy a olvidar de estos años juntas. ¡Sos la máximo!. Chía y Noemis, ¡Amigas, Si se pudo!. A Mis Compañeros de Trabajo: Gracias por la paciencia en los almuerzos y sus porras para mi privado. Los quiero muchísimo. A la Universidad Rafael Landívar, a mis catedráticos y a cada una de las personas que de alguna u otra manera contribuyeron con la elaboración de esta investigación.

INDICE

I. Introducción…………………………………………………………………...1

II. Naturaleza e Importancia del Área de Banquetes…………..................3

2.1 Antecedentes…………………………………………………………………………………….3

2.1.1 Industria Hotelera……….……………………………………………………………..3

2.1.2 Los Banquetes………………………………………………………………………... 4

2.2 Conceptos Básicos y Clasificación…………………………………………………………....6

2.2.1 ¿Qué es un Banquete?..............................................................................……...6

2.2.2 Clasificación de los Banquetes…………..…………………………………………..6

2.3 Estructura y Funciones del Personal del Área de Banquetes……………………….……..8

2.3.1 Gerente General del Hotel………….……………………………………….………..8

2.3.2 Gerente de Alimentos y Bebidas……………………………………………………..8

2.3.3 Funciones del Personal de Banquetes……………………………………………...9

2.3.4 Director de Banquetes………..…………………………………………………........9

2.3.5 Chef de Banquetes…….…………………………………………………………….10

2.3.6 Capitán de Banquetes…….…………………………………………………………10

2.3.7 Mesero de Banquetes……………………….………………………………………10

2.3.8 Cantinero de Banquetes…………………………………………………………….10

2.3.9 Cocinero de Banquetes………………..…………………………………………….10

2.3.10 Chef Steward de Banquetes…....………..…………………………………….......11

2.4 Trabajo Administrativo de Banquetes……………………………………………………….11

2.4.1 Bitácora de Salones…….……………………………………………………………11

2.4.2 Orden del Servicio………………….………………………………………………..11

2.4.3 Departamento de Recepción y Bell Boys…………..……………………………..12

2.4.4 Departamento de Ama de Llaves…………………………………………………..12

2.4.5 Departamento de Mantenimiento………..…………………………………………12

2.4.6 Departamento de Contraloría y Cuentas…………………………………………..12

2.4.7 Departamento de Compras…………………………………………………………12

2.4.8 Evaluación del Servicio……………………………………………………………...13

2.4.9 Facturación……………………………………………………………………………13

2.4.10 Políticas de Reservaciones………………...……………………………………….14

2.4.11 Confirmaciones……………………………………………………………...............14

2.5 Trabajo Operativo………………………….…………………………………………………..14

2.5.1 Planificación del Evento…………………………………………………................15

2.5.2 Montaje del Evento…………………………………………………………………..16

2.5.3 Tipos de Montaje………………………………………………………………….….16

2.6 Composición de Menús……..………………………………………………………………...16

2.6.1 Tipos de Menús……………………………………………………………………....17

2.6.2 Coffe Break........................................................................................................17

2.6.3 Desayunos……………………………………………………………………...........17

2.6.4 Menú Servido……………………………………………………………..................17

2.6.5 Menús de Buffet………………………………………………………………………18

2.6.6 Menú de Boquitas……………………………………………………………………19

2.7 Costos de Alimentos y bebidas………...………………………………………………........19

2.7.1 Porcentaje de Costos de bebidas...………………………………........................20

2.7.2 Costos de Alimentos: Receta Estándar………………………….........................20

2.8 Precios de Venta……….………………………………………………………………….......20

III. Experiencia en el Área de Banquetes……………...……………………22

3.1 Formatos Impresos Utilizados en el Área de Banquetes……………….…………….23

3.1.1 Libro de Reservas……………………………………………………………………23

3.1.2 Formato de Cotización del Evento…………………………………………………24

3.1.3 Formato de Requisición de Bebidas……………………….………………………24

3.1.4 Evaluación del Servicio……………………………………………………………...24

3.1.5 Contrato de Banquetes………………………………………………………………25

IV. Análisis y Reflexiones sobre el Área de Banquetes………….………26

V. Conclusiones….…………………………………………………………….28

VI. Recomendaciones…..……………………………………………………...30

VII. Referencias Bibliográficas……….……………………………………….31

ANEXOS……………………………………………………………………………………………........

ANEXO 1 GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES GUATEMALTECOS

ANEXO 2 ORGANIGRAMA DE BANQUETES

ANEXO 3 FORMATO DE COTIZACIÓN

ANEXO 4 FORMAS DE MESAS

ANEXO 5 TIPOS DE MONTAJES PARA EVENTOS

ANEXO 6 TIPOS DE SERVICIOS

ANEXO 7 SERVICIO DE BUFFET

ANEXO 8 DECORACIÓN DE LAS MESAS

ANEXO 9 CÁLCULO DE LICOR

ANEXO 10 FOTOGRAFÍAS DE EVENTOS

I. INTRODUCCIÓN

La Guía para la Realización de Eventos en Hoteles Guatemaltecos, describe la

naturaleza e Importancia del mismo.

El Banquete, es una comida que se organiza con el motivo de celebrar un

determinado acontecimiento, al que concurren muchas personas, invitadas o a

escote, para agasajar a alguien o celebrar algún suceso.

Para la realización de un evento, la organización juega un papel importante, tanto

en el Área Administrativa como el Área Operativa, ya que estas van de la mano.

La Organización Administrativa de este servicio, requiere una especial atención a

un sistema de formatos impresos, ya que estos facilitaran un control exacto de

todo cuanto deba hacerse en el Área Operativa.

Un Banquete tiene éxito, si se le agrega además de los alimentos y bebidas de

buena calidad, un excelente servicio del personal. Este es un producto que no

puede comprarse. La conducta humana en una sociedad libre no puede

uniformarse, sólo puede ser guiada en un proceso que requiere de supervisión,

atención y entrenamiento constante.

El buen éxito de los Banquetes, es la agilidad en el servicio. Los esfuerzos en

conjunto del personal, puede crear un cliente satisfecho, pero sobre todo crea un

cliente leal, que siempre regresa con el Hotel o Servicio de Catering que más le

gustó.

En el análisis final, todo lo que la publicidad puede lograr es la atracción de

nuevos Clientes. Solo los esfuerzos concertados del personal, puede crear uno

satisfecho; el que regresa, la persona que habla entre amigos y socios del

maravilloso Hotel o Servicio de Catering que le organizó el evento. La publicidad

oral es el medio más poderoso en la Industria del Servicio para bien y para mal.

Muchos propietarios han descubierto que es muy difícil lograr una buena

reputación y muy fácil arruinarla, enfatizando una vez más la necesidad de

organización, capacitación y supervisión.

Al finalizar esta investigación, se encontrarán las Conclusiones y

Recomendaciones de la misma, según el Análisis hecho por la autora, basado en

sus estudios universitarios y experiencia en el Área de Banquetes.

II. NATURALEZA E IMPORTANCIA DEL SERVICIO DE BANQUETES

2.1 ANTECEDENTES

2.1.1 Industria Hotelera

Según Fernández (2000), “La Industria Hotelera nace en el siglo XIX y se

considera al Hotel Tremont House, construido en Boston en 1819, como el Adán y

Eva de la Hotelería moderna, paralelamente al adelanto en las vías de

comunicaciones y medios de transporte, tales como el ferrocarril y los barcos de

vapor, los cuales facilitaron el movimiento masivo de pasajeros. Surgió la

necesidad de disponer de incremento la construcción de múltiples hoteles cerca

de las estaciones de ferrocarril”.

Fernández (2000), afirma que “La Hotelería es un establecimiento que ofrece

alojamiento y servicios de alimentación y bebidas a los turistas”. Desde los inicios

de los años noventas del siglo veinte, el crecimiento de Establecimientos

Hoteleros a sido espectacular.

Foster (1994), indica que “Las políticas y prácticas administrativas en los Hoteles

es muy obvia, o sea, para mantener un cliente a gusto en su estadía en un Hotel,

debe tenerse un buen servicio y dar al cliente todo lo que desee, para que el

cliente salga complaciente del mismo y con el anhelo de volver a este”.

2.1.2 Los Banquetes

De Rayo (2001), dice que “El Buffet es una actividad que voluntaria o

involuntariamente, se ha ido produciendo desde que el hombre tiene necesidad

de comer. En un principio, se puede describir como una mera exposición de

alimentos, que ya desde la prehistoria se produce, y que de formas más o menos

cambiantes se producen a lo largo de la historia”.

Para Fernández (2000), “Los Romanos fueron los que en un principio mejor

hicieron alarde de sus grandes fiestas, en donde los invitados comían y bebían

pudiendo llegar a durar todo el día, recibían regalos de los anfitriones y eran

servidos por esclavos, sin tener que levantarse de sus asientos. “Detrás de

estos grandes banquetes, ya existían los primeros gremios de cocineros y

panaderos, clase social de alta categoría y muy apreciados, en donde se

competía mucho por tener los mejores manjares y de las más complicadas

elaboraciones”.

Fernández (2000), cuenta que “Los Griegos también fueron unos grandes

expertos en la elaboración de grandes banquetes, perfeccionaron las técnicas

de la pesca y elevaron su importancia en la alimentación. Empezaron a

distinguir los platos como entrantes, pescados, carnes, postres, y a entablar su

orden en la comida, observando las reacciones en sus digestiones tras los

grandes festine”.

“Toda esta acción de alimentarse pasó de ser una simple necesidad a ser un

acto social, en el que aprovechaban para la reunión de gente ya fueran

familiares, nobles o amigos, dependiendo de la época y finalidad”.

“Es en el siglo XIX, donde Francia se encontraba en su mejor momento con el

buffet, se empezaban a elaborar las grandes piezas de exposición y a transformar

el buffet en una fiesta, donde los comensales disfrutaban tanto por la vista como

degustando todos los manjares”.

De Rayo (2001), afirma que “El buffet se tiene como una exposición de alimentos

de consumo inmediato, en donde el comensal selecciona aquellos platillos que le

apetezcan, y puede repetirse tantas veces como quiera, bajo un mismo precio fijo.

El buffet es además de la exposición de platos, la conjunción de arte en las

elaboraciones, la estética y decoración en que son terminados los mismos”.

Para Fernández (2000), “Este servicio proporciona la facilidad de poder ofrecer

al cliente una gran variedad de platos más amplia, donde se puede comer sin

prisas ni esperas. Esta es la oportunidad de conocer la gastronomía del lugar,

repitiendo aquel plato que tanto le gustó, como hacer de pequeño gourmet y

degustar un poco de todo”.

2.2 CONCEPTOS BÁSICOS Y CLASIFICACIÓN

2.2.1 ¿Qué es un Banquete?

Mesalles (2002), afirma que “Los Banquetes son actos muy generalizados que se

producen por diversos motivos, debido a la necesidad de contactos entre las

personas. Aunque las costumbres y los menús han sufrido una gran

transformación, su finalidad en líneas generales, deja en segundo plano el factor

comida; ya que el motivo principal en la mayoría de los casos salvo los banquetes

tradicionales, es reunir a un determinado número de personas para un fin

determinado”.

Por definición, el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, dice que un

Banquete es: “Comida a que concurren muchas personas, invitadas o a escote,

para agasajar a alguien o celebrar algún suceso”. Y también lo define como:

“Comida espléndida”. Además, “Un Banquete es una comida que se organiza con

el motivo de celebrar un determinado acontecimiento (una visita oficial, una boda,

un aniversario, etc.). Hay otros muchos tipos de "comidas" que se organizan para

otras ocasiones, y que no revisten de la misma importancia que un banquete

(brunch, vinos de honor, cóctel, etc.). El Banquete puede tener un aperitivo previo

o una continuación; puede ir seguido a su término de un baile o un espectáculo.

Todo ello debe guardar relación con el motivo de la celebración”.

2.2.2 Clasificación de los Banquetes

Mesalles (2002), clasifica los Banquetes de la siguiente forma:

-Bodas -Bailes de empresas -Desfiles de moda

-Cenas de Gala -Homenajes -Comidas de negocios

-Cenas de Fin de año y Reyes -Seminarios -Presentación de personajes

-Congresos -Conferencias -Cumpleaños

-Cócteles con distintos motivos -Rueda de prensa –Inauguraciones

2.3 ESTRUCTURA Y FUNCIONES DEL PERSONAL DEL SERVICIO DE

BANQUETES

Según Lemus (2001), el Área de Banquetes debe estar organizada de la siguiente

forma:

2.3.1 Gerente General

“El Gerente General es responsable de definir e interpretar las políticas

establecidas por la dirección. Además, con éxito debe aplicarlas y mejorarlas, y

ocasionalmente verse obligado a omitirlas por completo. El correcto desempeño

de estas obligaciones requiere de un conocimiento funcional de todas las fases de

la operación del hotel”.

2.3.2 Gerente de Alimentos y Bebidas

“El Gerente de Alimentos y Bebidas dirige un departamento que también interfiere

en las relaciones con los huéspedes. El personal de servicio en restaurantes,

cafeterías, bares y salones para banquetes, entra en contacto directo, no sólo con

los huéspedes residentes, si no con miembros del público en general, que utilizan

las instalaciones del hotel además de sus habitaciones, y que son igualmente

importantes en la operación total”.

Lemus (2001), afirma que “Este es el departamento que tal vez demuestra con

mayor claridad en famoso y antiguo proverbio hotelero: el servicio es nuestro

producto más importante. La comida integrada por un buen alimento bien cocinado

y bellamente presentado, puede arruinar su imagen fácilmente por un mesero o

una mesera descuidados o sucios. La debida atención en el arreglo de la mesa en

cuanto a cubiertos, vajillas, cristalería, etc. Además de una atención correcta a las

necesidades de los huéspedes de artículos como pan, agua y licores son tan

importantes como la comida misma”.

2.3.3 Funciones del Personal de Banquetes

Para Lemus (2001), “El Personal de Banquetes ofrece sus servicios en los

diferentes eventos que se realizan a la vez son los encargados de planificar,

montar y adecuar los salones para la realización de los diferentes montajes. El

Departamento de Banquetes debe estar compuesto por un personal capacitado

que esté entrenado para ofrecer estos servicios y a la vez ofrecer detalles e

información a los clientes de las diferentes opciones que ofertan”. Dentro de los

principales puestos se encuentran:

2.3.4 Director de Banquetes

“Este proporciona las facilidades para lograr los estándares de calidad y eficiencia

establecidos y mantiene un liderazgo en los departamentos de Cocina, Almacén, y

Limpieza, para mantener el mejor servicio a los clientes en eventos y banquetes.

Este a la vez, se encarga de supervisar las operaciones internas y externas,

relacionadas con el Área de Banquetes, incluyendo el Servicio a Domicilio”. Dentro

de sus obligaciones y deberes están:

Asistir a las Reuniones de Banquetes.

Programar reuniones con sus subalternos para hablar del servicio.

Revisar las hojas de función con el Chef.

Solicitar el personal para los eventos con tiempo.

Revisar el uniforme del personal.

Supervisar la limpieza general de los salones y equipos.

Chequear con almacén si llega todo lo solicitado en la hoja de función del

Evento.

Dar el visto bueno a todos los detalles de comida y montaje junto con el

Chef antes de iniciar el evento.

Organizar y operar eventos dentro y fuera del lugar.

2.3.5 Chef de Banquetes

“Coordina y supervisa el adecuado funcionamiento de las cocinas de Banquetes,

en cuanto a la preparación de las órdenes de comidas, para lograr una buena

presentación y buen sabor, dentro del costo unitario de elaboración de platillos

pre-establecido”.

2.3.6 Capitán de Banquetes

“Es responsable ante el Maitre, del buen funcionamiento del evento al cual está

asignado”.

2.3.7 Mesero de Banquetes

“En el evento sirve alimentos y bebidas en la zona asignada por el Capitán”.

2.3.8 Cantinero de Banquetes

“Prepara y sirve las bebidas y cócteles en los Bares de los Banquetes”.

2.3.9 Cocinero de Banquetes

“Responsable ante el Chef, de la preparación y presentación de las órdenes de

comidas”.

2.3.10 Chef Steward de Banquetes

“Coordina con el Chef, la decoración y presentación de los montajes de buffet, de

la limpieza y ordenamiento de los equipos de cocina”.

2.4. TRABAJO ADMINISTRATIVO EN EL SERVICIO DE BANQUETES

Mesalles (2002), dice: “El trabajo administrativo del servicio de Banquetes,

requiere una especial atención a un sistema de archivos e impresos, ya que estos

facilitarán un control exacto de todo cuanto deba hacerse. Se deben tener

controlados todos los detalles de un servicio, desde el primer contacto con el

cliente hasta la realización del mismo”. Las formas impresas a utilizarse son las

siguientes:

2.4.1 Bitácora de Salones

“Es un libro con todos los días del año en donde se encuentra el nombre de cada

salón. En él se anotan las reservas de los clientes, que tiene como objetivo tener

constancia de los salones ocupados para que en ningún caso pueda venderse un

salón dos veces, lo cual acarrearía un gran problema de difícil solución. En cada

casillero deberán anotarse los siguientes conceptos:

Salón, fecha en que se registra la reserva, nombre del cliente, domicilio y teléfono,

tipo de banquete, hora, número de personas y observaciones”.

2.4.2 Orden del Servicio

“La organización del montaje del evento, se hará con unos días de anticipación,

con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver

algo con el servicio, y que queden enterados y puedan preparar lo que les

corresponda hacer”. Entre los datos que se deben transmitir a cada uno de los

departamentos involucrados además del día, hora, número de personas, deben

figurar:

� Menú: Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús

pueden ser de: Coffe Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas o Cócteles.

� Forma del montaje

� Observaciones a cocina sobre la forma en que se servirá

Los Departamentos que colaboran de una forma más directa con el Área de

Banquetes son:

2.4.3 Departamento de Recepción y Bell Boys

“Se encarga de dar a sus colaboradores la información básica del evento para que

a la llegada de los invitados, puedan indicarles a su el lugar a donde deben

dirigirse”.

2.4.4 Departamento de Ama de Llaves

“Limpieza de los salones y zonas próximas, antes y después de cada servicio, con

especial atención a los baños”.

2.4.5 Departamento de Mantenimiento

“Luces, sonidos, aire acondicionado, colocación de la decoración, tarimas, pistas

de bailes, etc”.

2.4.6 Departamento de Contraloría y Cuentas

“Forma de pago en que se realiza el evento”.

2.4.7 Departamento de Compras

“Si se requiere comprar algo especial, para el servicio de los invitados que pueden

asistir, especialmente si son personalidades. La comunicación efectiva es

imprescindible, para involucrar al hotel entero en el evento, los presupuestos u

hojas de servicios deberán hacerse llegar a todos los departamentos, que en la

realización de la actividad tienen responsabilidades para el desarrollo de la

misma”.

2.4.8 Evaluación del Servicio

“Al finalizar el evento, Banquetes proporcionará una Evaluación de Servicio al

cliente o a la empresa responsable del evento, en la cual se describirán todas las

incidencias y pormenores durante el servicio. Es importante conocer a través de

esta carta lo bien o mal que haya sido el servicio; pues ello servirá de crítica

constructiva, que ayudará en el futuro a mejorar el servicio. Entre los datos que se

deben incluir, se encuentran: Nombre del Cliente o Empresa, Tipo de Evento,

Número de Personas, Fecha del evento, Preguntar su opinión o evaluación de los

siguientes servicios: Funcionamiento de servicios técnicos, luces, sonido, aire

acondicionado, Presentación de los platillos, Rapidez del servicio, Cortesía e

Higiene del personal, Exactitud con las horas. Los calificativos serán: Malo,

Regular, Bueno, Muy Bueno”.

“Luego de recibirse la Evaluación en Banquetes, se trasladará el Gerente de A y B

para su revisión, y si lo estima necesario, comentará sus incidencias, y mandará

copia al Gerente General, anexándole por su parte los comentarios, para

inmediatamente realizar las correcciones necesarias en el servicio”.

2.4.9 Facturación

“Al finalizar el evento, debe de confeccionarse la factura, haciendo constar en ella,

el número de Invitados, precio por cubierto y los conceptos extras que se hayan

contratado o producido durante el servicio. Normalmente los Banquetes no se

pagan al contado, ya que para el cliente resulta incómodo venir con la cantidad de

dinero tan elevada que supone el pago de un banquete; de cualquier forma, en

algunas ocasiones se suele pagar a través de un cheque autorizado por el

Departamento de Crédito, por lo tanto, al finalizar el evento se debe de trasladar la

factura al cliente para que la firme, dando su visto bueno. El Director de Banquetes

debe de supervisarlas antes de presentarlas al cliente, para ver si están

correctamente hechas y si han cargado todos los conceptos contratados”.

2.4.10 Políticas de Reservaciones

“Regularmente las Reservaciones se producen a través de llamada telefónica o

por escrito (Cartas o Fax) y se procede a asentarla en el Libro de Banquetes,

bloqueando tentativamente una fecha y salón”. Para bloquear tentativamente se

requiere, que con anticipación se haya solicitado verbal y por escrito lo siguiente:

50% de anticipo del costo total.

Si se trata de ventas de A y B un número mínimo de personas garantizadas

y que se pagaran aunque no asistan al evento. Esto deberá informarse

verbal y por escrito.

En la Carta - Cotización se deberán precisar: lugar, número de persona,

Fecha, Hora, Montaje, Evento, Coordinador y responsable por parte del

grupo.

2.4.11 Confirmaciones

“Se entiende por “Confirmado”, cuando el cliente haya dado el anticipo requerido.

En ese caso de cancelación antes de las 48 horas, se retendrá el 50% del

anticipo; y en caso de que sea después de 24 horas, el hotel reservará el total del

depósito. Este lineamiento se le hará saber al cliente por escrito y está sujeto a

políticas de ventas de cada establecimiento en particular”.

2.5 TRABAJO OPERATIVO

Mesalles (2002), indica que el Trabajo Operativo requiere una atención estricta.

Para ello indica lo siguiente:

2.5.1 Planificación del Evento

“El Gerente de Banquetes, llegado el día del evento, deberá planificar este,

supervisando en principio todos los detalles que figuran en la orden de servicio o

presupuesto de banquetes. En primer lugar deberá prever, para el número de

invitados que concurran al Banquete, el personal que se precise para el mismo. La

necesidad de personal varía en relación al tipo de servicio que se vaya a ofrecer”.

Para comida tipo buffet se necesita:

Un camarero por cada 25 personas.

Un cantinero hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)

Un supervisor para más de 50 personas.

Para comida servida serían:

Un camarero y un ayudante por cada 25 personas

Un supervisor por más de 40 personas

Un cantinero hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)

“El Gerente de Banquetes también debe de chequear que todo el material que se

necesite para el montaje esté preparado, en perfectas condiciones y verificar si la

cantidad que se necesita está disponible y a la mano. Estos Materiales Son: Sillas

y Mesas limpias y en buenas condiciones; Manteles y Servilletas planchados y sin

huecos; Cubertería y Lozas brillantes; Saleros y pimenteros llenos; Ceniceros sin

golpes; Cristalería brillada; Decoración adecuada, Carros transportadores de

comida caliente y fría, Jarras para servir agua, Jarras para servir leche y café,

Bandejas de comidas, Bandejas de bebidas, Cubos para enfriar vino o

champagne, Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, Pizarrón, rota folio, podium,

pedestales, y micrófonos, equipos de transmisión simultanea), Utensilios de servir

(hieleras y pinzas), Suministro de papelería (Servilletas, agitadores, fósforos y

otros)”.

2.5.2 Montaje del evento

Según De Rayo (2001), “El montaje de un Banquete requiere suficiente tiempo,

para ir ejecutándose debidamente todos los detalles que exige la planificación que

previamente se ha convenido. La forma de efectuarlo, dependerá de la forma del

local, dimensiones, etc., así como del número de comensales a los que haya que

dar servicio y del tipo de este. Es conveniente hacer un pequeño croquis con la

distribución de las mesas; facilitando de esa manera el trabajo. Las mesas que se

utilizan en estos servicios tienen unas dimensiones mayores que las normales con

patas plegables o de roscas. Las medidas de estas mesas varían entre dos, tres y

medios o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho (para comer) y (0.40)

metros de ancho como apoyo de material”.

2.5.3 Tipos de Montaje

� Bodas, Quince Años, etc.: Se montarán las mesas de los invitados, estas

pueden ser redondas o rectangulares, si hay baile, la pista se colocará al centro o

los lados.

� Cóctel: Se trata de montar un bar mostrador desde donde servir las bebidas y

montar mesas altas cocteleras o bien, mesas bajas con sillas en forma de

medialuna.

2.6 COMPOSICIÓN DE MENÚS

Ojugo (2000), afirma que “La Composición de Menús para banquetes, es uno de

los puntos más importantes, ya que de su composición y precio depende en gran

parte el éxito de la contratación del servicio”. Existen una serie de menús, que ya

se encuentran elaborados y en muchos casos hay que confeccionarlos al

momento, si los ya preparados no se ajustan al gusto y necesidades del cliente,

tanto en lo que se refiere a calidad como a precio. Si los menús no gustaron se

debe tratar de confeccionarlos conjuntamente con el cliente y pedirles

sugerencias.

“La confección de menú Estándar, correrá a cargo del Encargado de

Banquetes, el cuál a su vez se asesorará del jefe de cocina, para

conjuntamente considerar el costo, ejecución y posibilidad de servicio”.

“La variedad de menús ya elaborados es la siguientes:

Coffe Breaks, Desayunos, Menú Servido, Menú Buffets, Menú de Boquitas

para Cócteles”

Todas estas comidas pueden servirse en forma de buffet o plato servido.

Ojugo (2000), clasifica los menús de la siguiente forma:

2.6.1 Tipos de Menús

2.6.1.1 Coffe Breaks

“Todos los Coffe Breaks deben llevar como comestibles básicos café y pan, a

partir de estos se derivan lo jugos, leche, frutas, pastelerías, refrescos, limonadas

con variedad de sándwich, galletas, bizcochos, etc”.

2.6.1.2 Desayunos

“Los Desayunos son de cuatro tipos: Continental, Americano, Buffet del Hotel o

Brunch.

Los desayunos tradicionales están compuestos por: café, jugo, pan, huevos,

acompañado de algunas variedades de embutidos y carnes o tubérculos”.

2.6.1.3 Menú Servido

“Es un tipo de servicio bastante sencillo, rápido y cómodo, ya que evita muchas

complicaciones y facilita mucho la tarea. Al trabajar con un Menú Fijo para todos

los comensales, no se necesitan camareros muy preparados y da la oportunidad

de seleccionar personal extra, ocasionalmente cuando haya actividad, aún con

extras no muy expertos, con un Menú Fijo servido se logrará que la comida llegue

al cliente rápido, caliente y todo al mismo tiempo, ya que el plato sale de la cocina

preparado, listo para comer”.

2.6.1.4 Menús de Buffet

“Es un tipo de comida donde se le da a escoger al comensal, en forma de auto

servicio, varios tipos de comida, presentados vistosamente, a selección y gusto, y

la cantidad deseada. Este servicio es muy solicitado en las actividades de

Banquetes, ya que para muchos clientes es una buena solución que complace a

todos los invitados. Los Buffets consisten en platillos fríos y calientes y el éxito de

este, depende de la presentación de los platos. Los clientes primero comen con

los ojos y un buffet bien presentado, es un éxito no solo en cuanto a calidad, sino

también en lo económico”. Si se sabe planear bien el menú, este tendrá costo

bajo. La composición de él, consiste por lo general de:

Pan y Mantequilla (Variedad de ambos)

4 a 6 ensaladas de varios tipos.

1 a 2 platos fríos (Fiambres, patés,)

4 a 6 platos calientes (Papas, vegetales, arroz, carnes rojas, pescados,

mariscos, pastas, pastelones, etc.)

Bandeja de quesos (eventualmente)

Sopas o Cremas (eventualmente)

Postres

Café

Mesalles (2002), indica que “Todo ello debe ser magistralmente presentado y

decorado, generalmente se añaden decoraciones para una presentación mejor

con bambalinas de colores y diseños vistosos, figuras de hielo, candelabros,

arreglos de flores y frutas naturales, plantas ornamentales, paneles con

decoración de ambiente, etc.”

2.6.1.5 Menú de Boquitas

“Están compuestos por dos renglones, frías y calientes. Regularmente se ofrecen

entre 10 a 8 unidades variadas entre frío y caliente, tratando de seleccionarlo de

una manera equilibrada con relación a la presentación y a los comestibles e

ingredientes que los componen. Este tipo de menú, es solicitado partiendo de la

idea de brindar una forma de comida simple, no muy abundante y económica”.

2.7 COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Ojugo (2000), dice que “Los Costos representan la cantidad de dinero invertido

para producir los alimentos y bebidas de una actividad de banquete, o el valor total

de las mercancías utilizadas”. Esos alimentos y bebidas se registran a través de

las Hojas de Eventos o Presupuesto. El Gerente de Banquetes pre-selecciona los

menús que se ofrecen a los clientes, en sus diferentes renglones, de otra forma, el

cliente lo selecciona y diseña conjuntamente con el encargado. Los seleccionados,

ya sean diseñados por el cliente al momento de comprar el banquete o los pre

seleccionados por el Departamento de Banquetes, se envían al jefe de cocina

para que este proceda a elaborar las recetas de los platos o manjar que

componen los menús elegidos y luego se calculan sus costos unitarios. De igual

forma se procede para él cálculo de los costos unitarios de las bebidas.

Según Ojugo (2000), “Los costos de Banquetes usualmente se representan en

porcentajes, los cuales se obtienen dividiendo los costos unitarios de los

componentes del menú entre el precio de venta al cliente, siendo los porcentajes

de costos generalmente aceptados en los negocios de Banquetes, los siguientes:

2.7.1 Porcentaje de Costos de Bebidas

Coffe Breaks 20% Refrescos y bebidas suaves 17%

Desayunos 25% Ron 12%

Almuerzos y Cenas 38% Whisky, vodka, ginebra 25%

Picaderas 28% vino, Cervezas, Champagne 28%”

2.7.2 Costos de Alimentos: Receta Estándar

Roberto Vallejo (2001) afirma que “Es una fórmula escrita para producir un plato o

artículo alimenticio de una calidad específica y cantidad deseada. Muestra la

cantidad exacta de cada ingrediente usado en la preparación del plato o artículo y

la secuencia del paso a seguir en su preparación. Se debe tener un gran cuidado

al utilizar los ingredientes precisos en los procedimientos de cocinar, de modo que

el estándar producirá el producto deseado. Esta ayuda a obtener el valor preciso

de los platos o de los artículos alimenticios, controla el costo unitario de los

alimentos y asegura consistencia en la calidad y en la preparación”.

2.8 PRECIOS DE VENTA

Según Ojugo (2000), “Del precio depende gran parte del éxito de la contratación

de los servicios de Banquetes, para ello es muy importante tener precios que se

ajusten a la necesidad del cliente. En el establecimiento de estos, caben dos

grandes criterios: ofrecer precios bajos y poca calidad ó tener buena calidad y

precios altos”. Para determinarlos, Ojugo (2000), indica que hay que considerar los

siguientes factores:

Selección de menús

Recetas de los menús

Costo unitario de menú

Porcentajes de costos de comidas y bebidas

Análisis de competencias con servicios e instalaciones similares.

Calidad de comidas y bebidas

Tamaño de las porciones por servicio.

Tipo de cliente

Inversión en mobiliarios y equipos

Criterios y estrategias de Ventas

Servicios complementarios y equipos auxiliares.

III. EXPERIENCIA EN EL SERVICIO DE BANQUETES

En 1999, tuve la primera experiencia directa el campo de la Hotelería. Esta

primera práctica supervisada la realicé en el Hotel Clarion Suites, en el Área de

Banquetes.

El Área de Banquetes se encontraba organizada de la siguiente forma:

Dependía directamente del Director, por lo que se le debía realizar un informe

detallado de todas las actividades que esta desarrollara. Era responsabilidad de

él, supervisar, coordinar y verificar que se cumplieran las metas establecidas.

La Jefe de Banquetes, dirigía el área, y coordinaba todos los eventos a futuro.

Verificaba que el Libro de Banquetes estuviera al día y no hubiera eventos

pendientes. Durante los meses de la Práctica, se llevarían a cabo los convivios

navideños, por lo que Director juntamente con la Jefe, enviaron cartas a cada una

de las empresas de la Cartera de Clientes, con motivo de ofrecer los servicios del

Hotel y tenerlo como opción.

Las Ejecutivas, eran encargadas de hacer las cotizaciones para los clientes que

llegaran personalmente o llamaran vía telefónica. Debían de llevar un estricto

control del Libro de Banquetes y verificar que no hubiesen traslapes de eventos.

Cada Ejecutiva era responsable de su evento desde la planeación hasta la

realización del mismo. Tuve la oportunidad de dar apoyo en la realización de las

cotizaciones para eventos, así como de enviar a cada empresa los diferentes

menús.

El Capitán, tenía bajo su responsabilidad todo el montaje de cada evento,

dependía del tipo este y de las instrucciones que se dieran, en la forma Impresa

que enviara la Ejecutiva de Banquetes. También dirigía a los meseros, para la

colocación de las mesas y del servicio del evento. En varias oportunidades, pude

montar diferentes mesas para almuerzos y cenas servidas. Aprendí dobleces de

las servilletas de tela, colocación correcta de la loza, cubertería y cristalería.

Se encargaba de preparar los contratos para los diferentes eventos que se fueran

realizar en el Hotel. Personalmente atendían a los clientes que visitaban la oficina

en busca de información para sus eventos. Preparaba las cotizaciones a las

personas que la solicitaban. Las ejecutivas de cuentas, visitaban a los clientes a

sus oficinas y le llevan la carpeta con toda la información de los salones y menús,

para que pudieran realizar diferentes eventos como: seminarios, cursos,

congresos o eventos sociales.

En horas de la tarde, se hacía una distribución de los contratos de reservación ya

firmados que se habían hecho todo el día, y se debían de llevar a todos los

Departamentos que tuvieran que ver con la realización y organización del evento.

Estos Departamentos eran: Cocina, Restaurante, Ama De Llaves, Seguridad, Bell

Boys, Compras, Créditos, Auditoria, Mantenimiento, Montaje de los Salones.

Tuve la oportunidad de participar en todas estas actividades, recibir las llamadas

telefónicas de los clientes, atenderlos personalmente, recibir información para

hacer cotizaciones, hacer llamadas para confirmar faxes, supervisar salones y

eventos, visitar la cocina para verificar que los platillos estuvieran listos y trasladar

a los diferentes departamentos involucrados, los contratos de los eventos

confirmados.

3.1 FORMATOS IMPRESOS UTILIZADOS EN EL AREA DE BANQUETES

3.1.1 Libro de Reservas

En este Libro se registraban todas las reservaciones de los eventos a realizarse.

Este estaba conformado por 365 páginas, que correspondían a cada día del

año, y en cada una de las páginas se encontraban el nombre de los salones. Se

anotaba en el salón que se deseaba reservar, el tipo de evento, hora, número de

personas, los contactos, teléfonos y observaciones. Yo tuve la oportunidad de

llevar el control del libro, anotar eventos tentativos y confirmados, y lo debía

mantener siempre al día para evitar traslapes en los salones y ventas dobles.

3.1.2 Formato de Cotización del evento

Este Formato, detallaba todas las especificaciones del evento, el tipo de menú, el

número de personas y los datos de la persona que hacía la solicitud de la

cotización. Se entregaba ya fuera personalmente al cliente o se enviaba vía fax.

Varias veces pude realizar estas cotizaciones en la computadora, tomaba los

datos de los clientes por teléfono o también hubieron algunos que llegaron

personalmente a las oficinas e inmediatamente se les entregaba la cotización

firmada por la Jefe. La mayoría de las cotizaciones que realicé, eran para eventos

de reuniones de empresas.

3.1.3 Formato de Requisición de Bebidas (Licor)

En este Formato se enumeraban las bebidas seleccionadas por el cliente para el

evento, las cuales eran pedidas al almacén. Esta requisición la llenaba el cantinero

y lo firmaba el Director de A / B del Hotel. Tenía 3 copias, la original iba al

Almacén, 1 copia a Costos y la otra al Cantinero. Este lo manejaba

exclusivamente la Jefe y el Director, solo pude observar como se llenaba y cuál

era el procedimiento, porque era de uso delicado.

3.1.4 Evaluación del Servicio

Al finalizar el evento, se le solicitaba al cliente que llenara la Evaluación del

Servicio, para que escribiera sus comentarios, o bien, si habían quejas, que

sirvieran para mejorarlo.

Esto era muy importante, ya que el hotel tenía como objetivo principal “Exceder las

expectativas de los Clientes”, tratando de cometer cero errores.

En una oportunidad, la trasladé a la persona encargada del evento que tuvo una

reunión en el hotel. Fue difícil, porque tuve que esperar hasta que la llenara y

escuchar verbalmente los comentarios que hacía del evento, que en esa ocasión

todo había salido muy bien.

3.1.5 Contrato de Banquetes

En este se anotaban todas las especificaciones del evento, responsable de la

cuenta, hora del evento etc.

Es importante destacar que el Departamento de Banquetes de este Hotel solo

utilizaba este formato juntamente con la cotización para la realización del evento,

ya que en este se especificaba el menú, el número de platos y las bebidas en las

cantidades ideales. Además las observaciones, por si el cliente solicitaba algo

muy especial.

Cuando ya estaban bien claras las ideas, el cliente firmaba el contrato de

aceptado y lo regresaba firmado a Banquetes, para que se empezara a coordinar.

De este se repartían copias, las cuales se distribuían de la siguiente manera: La

original a Cocina, una copia al cliente, copia a Bell Boys (Para el franelógrafo),

Seguridad, Mantenimiento, Limpieza, Compras y Caja General.

Cuando había que realizar un Contrato, lo hacían estrictamente las Ejecutivas, ya

que había que detallarlo bien y trasladarlo a la Jefe para su visto bueno y

autorización. Pude realizar solamente uno, porque en ese momento no estaba la

encargada, y luego ya solo lo trasladé y lo autorizaron. La Jefe se encargó de

darlo al cliente para revisión y firma.

IV. ANÁLISIS Y REFLEXIONES SOBRE EL SERVICIO DE BANQUETES

Se comprobó que efectivamente, Banquetes es una de las Áreas más importantes

de un Hotel, después de las habitaciones, además de verificar lo diferente que es

la Teoría de la Práctica, y se refiere a lo cierto que es el dicho “La práctica hace al

maestro…”, por supuesto puede conocerse toda la teoría, pero es mejor todavía si

se lleva a la Práctica.

Los Banquetes están en su mejor momento, ya que millones de turistas viajan a

todas partes del mundo, ya sea por negocios o por placer, a asistir a

Convenciones, Congresos, Conferencias, etc. Y estos eventos, permiten que los

participantes se deleiten de grandes Banquetes, ofrecidos por los mejores

servicios de los Banquetes de los hoteles o de los mejores Servicios de Catering.

Los Hoteles y Empresas Guatemaltecas dedicadas a la organización de eventos,

necesitan para el éxito de los mismos, contar con una estructura del personal bien

definida, que esté conformada por un Director o Jefe de Departamento, Ejecutivas,

Chef, Capitanes, Personal operativo, Personal de cocina y de limpieza.

Además, crear Perfiles de Puestos, que indiquen las características que debe

poseer cada uno de los colaboradores en el Banquetes. Y no debería faltar una

Descripción de Puestos, para que cada uno, conozca cuales son sus tareas y

obligaciones. Una herramienta importante para prestar un buen servicio, es el

Manual de Procedimientos, que indique como se deben de realizar cada una de

las actividades.

La actividad administrativa y operativa, es muy importante, sobre todo porque van

de la mano. El Director o Jefe tiene que supervisar de cerca todos los

procedimientos, para evitar que se cometan errores en los eventos, es su

obligación cumplir con los clientes y superar sus expectativas.

La comunicación juega un papel fundamental, que permite que todo el

Departamento esté enterado de los eventos y actividades, y estén en la misma

sintonía. Se tienen que tener informados a los departamentos involucrados.

Un buen servicio debe ser constante, por lo que se les debe dar la oportunidad a

los empleados, de tomar capacitaciones, cursos, seminarios y talleres. Es

necesario contar con un buen equipo, para brindarlo, por lo que Banquetes debe

tener un mobiliario y equipo completo.

Todo lo que la publicidad puede lograr, es la atracción de nuevos Clientes. Solo

los esfuerzos concertados del personal, puede crear un Cliente satisfecho; el que

regresa, la persona que habla entre amigos y socios del maravilloso Hotel o

Servicio de Catering que le organizó el evento. La Publicidad Oral es el medio mas

poderoso en la Industria del Servicio para bien y para mal. Muchos propietarios de

hoteles han descubierto que es muy difícil lograr una buena reputación y muy fácil

arruinarla, enfatizando una vez mas la necesidad de organización, capacitación y

supervisión

V. CONCLUSIONES

1. El Área de Banquetes es una de las más importantes del hotel, después

de las habitaciones, ya que significa la segunda fuente más alta de

ingresos para estos establecimientos.

2. Una estructura perfecta de Banquetes, permite contar con el número

adecuado de personas y por lo tanto una mejor distribución de las tareas

en el área administrativa y en el área operativa., cada empleado debe de

contar con sus funciones específicas. Es muy importante tener controlados

los más mínimos detalles de un Servicio de Banquetes, desde el primer

contacto con el cliente hasta la realización del mismo, por lo tanto la

organización juega un papel importante, tanto en el área administrativa

como el área operativa, ya que estas van de la mano. La organización

administrativa de este servicio, requiere una especial atención a un

sistema de formatos impresos, ya que estos facilitaran un control exacto

de todo cuanto deba hacerse en el área operativa.

3. El Servicio de Banquetes tiene éxito, si se le agrega además de los

alimentos y bebidas de buena calidad, un excelente servicio del personal.

Este es el único producto que no puede comprarse. La conducta humana

en una sociedad libre no puede uniformarse, sólo puede ser guiada en un

proceso que requiere de supervisión, atención y entrenamiento constante.

4. Los Alimentos y Bebidas que se sirvan en los eventos, deben de seguir

normas de calidad, con el fin de que se dé lo mejor a un precio justo.

5. La clave en los Banquetes, es la agilidad en el servicio: “Los esfuerzos en

conjunto del personal de servicio, puede crear un cliente satisfecho, pero

sobre todo crea un cliente leal, que siempre regresa con el hotel o servicio

de catering que más le gustó”.

VI. RECOMENDACIONES

1. Se recomienda a los hoteles que brindan el Servicio de Banquetes y

Empresas de Catering, utilizar la presente Guía de Pasos para la

Realización de un Evento, ya que esta es una de las áreas más importantes

y por lo tanto, una de las fuentes más grandes de ingresos.

2. Crear una estructura ideal del Personal del Área de Banquetes, así como

especificar las funciones de cada uno de ellos, delegar a los colaboradores,

sus tareas respectivas y supervisar cada una de las actividades del área

administrativa, ya que de esta depende el área operativa de Banquetes, y lo

mismo implica mantener una buena comunicación con todos los

departamentos involucrados en la realización de un evento, para evitar

confusiones a la hora de este, y con ello evitar molestias al cliente.

3. Las empresas dedicadas al Servicio de Banquetes, deben ofrecer a sus

Ejecutivos(as) y demás personal, una capacitación constante, así como

brindar la oportunidad a los colaboradores, de participar en cursos,

seminarios, talleres, etc., sobre el montaje de eventos, protocolo y etiqueta

de eventos, etc.

4. Se espera que los productos y servicios que se ofrezcan, cuenten con la

Calidad y el Precio justo, previamente supervisado por el Director

encargado, o bien, por el dueño de la empresa.

5. Permitir a los clientes en la Evaluación del Servicio, ofrecer sus comentarios

del evento, con la finalidad de mejorar el servicio y superar las expectativas

en una próxima oportunidad.

VII. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Buzzelli, G. (1994). Manual de la Industria Hotelera. Tomo I. La Gestión del

Hotel. Tomo II. Proyecto, Estructura Y Tecnología. España.

De Rayo, R. (2001). Folleto del Centro de Etiqueta y Protocolo para

Guatemala. Guatemala.

Fernández V. (2000). Clase Magistral de Eventos y Protocolo. Guatemala.

Foster,D. (1994). Introducción a la Industria de la Hospitalidad. México.

Lemus, S. (2001). Clase Magistral de Gerencia Hotelera. Guatemala.

Mesalles, L. (2002). Eventos, Reuniones y Banquetes. España.

Méndez, I. (1999). Diccionario de Gastronomía y Hotelería.

Ojugo, C. (2000). Control de Costes en Alimentos y Bebidas.

Segura, A. (1999). Bitácora de Práctica Supervisada, Área de Banquetes.

Guatemala.

Vallejo R. (2001). Clase Magistral de Control de Costos en Alimentos y

Bebidas. Guatemala.

Varios Autores. (1997). Diccionario de la Real Academia de la Lengua.

España.

GUÍA PARA LA REALIZACIÓN DE EVENTOS EN HOTELES GUATEMALTECOS

1. Contacto del Cliente

con la Ejecutiva de Banquetes (personal, vía telefónica, fax o

e-mail)

2. Captura de las necesidades del cliente para su evento (fecha, hora, lugar, motivo del

evento, número de personas, menú, etc.)

3. Verificación de Disponibilidad en la Bitácora de Salones

4. Realización de la Cotización y entrega de la misma al cliente

5. Aceptación por parte del Cliente, de las Políticas y Forma

de Pago para la Firma del Contrato

6. Traslado de la Cotización al Gerente de Banquetes, para coordinar el No. De Personas de Servicio y disponibilidad de

equipo para el montaje del evento

7. Traslado de la Cotización a las áreas

involucradas (Cocina de Banquetes, Capitán de Banquetes, Recepción,

Ama de Llaves, etc.)

8. El día del evento, supervisar que todo lo que el Cliente solicitó se cumpla al pie de la

letra (montaje, decoración, menú,

bebidas, etc.)

9. Al finalizar el evento, trasladar al

Cliente una Evaluación del Servicio del Evento

10. Facturación y Cancelación de Saldos

del Evento

Fuente: Segura Amado

ORGANIGRAMA DE BANQUETES

GERENTE GENERAL

GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

DIRECTOR DE BANQUETES

EJECUTIVAS DE BANQUETES

PERSONAL OPERATIVO

CHEF DE BANQUETES

COCINEROS

STEWARD