guía del pmbok® > gestión de las adquisiciones
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Gestión de las Gestión de las AdquisicionesAdquisicionesGestión de las Gestión de las AdquisicionesAdquisiciones
Gestión de Proyectos
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) –
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.
Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
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Adquisición de Productos del ExteriorAdquisición de Productos del Exterior
La Gerencia de las Adquisiciones del
Proyecto comprende los procesos
requeridos para adquirir bienes y
servicios a organizaciones externas,
con el fin de alcanzar los objetivos del
proyecto.
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La Perspectiva del CompradorLa Perspectiva del Comprador
Este capítulo es discutido desde la
perspectiva del COMPRADOR en una
relación comprador-vendedor.
El vendedor (depende del área de
aplicación) puede ser llamado PROVEEDOR,
ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.
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Respecto al VendedorRespecto al Vendedor
Típicamente manejará su trabajo como un
proyecto. El comprador es su cliente y
por tanto stakeholder clave para el
vendedor. El contrato es el input clave
para muchos de sus procesos de gestión.
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Genera como resultados el Plan de Gestión de las Adquisiciones y los Enunciados del Trabajo de los Contratos.
1. Planificar las Compras 1. Planificar las Compras y Adquisicionesy Adquisiciones
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Es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto pueden ser mejor cubiertas comprando productos o servicios al exterior.
Se toma la decisión de comprar o no, qué, cómo, cuánto y cuándo.
Planificar las Compras y AdquisicionesPlanificar las Compras y Adquisiciones
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El equipo de proyecto puede recurrir a especialistas en las disciplinas de contratación y procura e involucrarlos tempranamente como parte del equipo.
Planificar las Compras y AdquisicionesPlanificar las Compras y Adquisiciones
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Este proceso de planeamiento también debería considerar a los vendedores potenciales, particularmente si el comprador desea ejercer algún grado de influencia o control sobre las decisiones contractuales.
Planificar las Compras y AdquisicionesPlanificar las Compras y Adquisiciones
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CASA DE CAMPO
1.Estudio 3.Construcción2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión
2.1Maqueta
2.2Planos
5.1Planeam
5.2Control
3.3E/I Áreasdescanso
3.4E/I Áreas
recreación
3.2Afirmado
3.5HabilitaciónOtras áreas
DormpadresDorm.hijosDorm.hijas
CanchaFrontónCanchaTennisPiscina
3.1Cercado
Planificar las Compras y AdquisicionesPlanificar las Compras y Adquisiciones
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PROYECTO CASA DE CAMPO
Elemento WBS
Tipo de contrato
Procedimiento de
contratación
Forma de contacto
Cercado terreno.
Suma alzada por metro lineal de
cerco.
Se solicitará tres cotizaciones.
Web, guía telefónica.
Afirmado terreno.
Suma alzada con incentivo por
cumplimiento de plazo.
Experiencia previa.Estimación de
experto independiente.
Invitación a especialistas.
Instalación jacuzzis.
Suma alzada. Se solicitará tres propuestas.
Contacto a través de
fabricante de jacuzzi.
Planificar las Compras y AdquisicionesPlanificar las Compras y Adquisiciones
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Planificar las Compras y AdquisicionesPlanificar las Compras y Adquisiciones
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Plan de Gestión de las Adquisiciones
Describe cómo se gestionará los restantes procesos de procura.Tipos de contratos a usar.Uso de estimaciones independientes como criterios de evaluación.Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y cuáles al equipo de proyecto.Definición de uso de documentos estandarizados.Cómo se manejará a los múltiples proveedores.Entre otros.
Planificar las Compras y AdquisicionesPlanificar las Compras y Adquisiciones
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Procurement Management Planning Checklist
Project Name:
Prepared by:
Date:Identify types of contracts being used
Independent estimates required? Yes No
If Yes, who will prepare?
By when?
Actions that Project Management Team can take independent of ProcurementDepartment
Source of standardized procurement documents, if needed
How will multiple providers be managed?
How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?
Scheduling
Performance Reporting
Human Resources
Other
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Enunciado del Trabajo del Contrato
Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a subcontratar en un grado de detalle que permita a los vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de proveerlos :
SOW (statement of work) para productos o servicios claramente especificados.
SOO (statement of objectives) para ítems presentados como problema a ser resuelto.
Deben ser claros, completos y concisos. Deben incluir servicios colaterales como soporte operacional post-proyecto.
Planificar las Compras y AdquisicionesPlanificar las Compras y Adquisiciones
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Statement of Work Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Vendor Name:Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accuratelydefine the proposed work):
Required Timeline and Milestone Dates:
Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operationalsupport, etc.):
Cost Parameters:
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A C E
Description of Cost Item
Total Costs to MAKE
Total Costs to BUY
Notes & Recommendations
Direct Indirect Direct Indirect
Costs Costs Costs Costs
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3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
Final Differential
$0.00
CostItem #
B
Costs to MAKEProduct or Service
D
Costs to BUYProduct or Service
TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00$0.00 $0.00
Date:
Project Name:Prepared by:
Análisis hacer-o-comprar
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Gerencia de la Procura – Planeamiento de la ProcuraGerencia de la Procura – Planeamiento de la Procura
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2. Planificar la 2. Planificar la ContrataciónContratación
Genera como resultados los Documentos de la Adquisición y los Criterios de Evaluación.
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Es la preparación de la documentación necesaria para el proceso de convocatoria.
Planificar la ContrataciónPlanificar la Contratación
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PROYECTO CASA DE CAMPO
Elemento WBS
Filtro de evaluación
Criterio de evaluación
Documentos
Cercado terreno.
Garantía de rápido cumplimiento.
Menor precio. RFQ
Afirmado terreno.
Experiencia previa.Referencia de anteriores clientesFinanciamiento.
TECNICA: 70%(experiencia, equipamiento)ECONOMICA: 30%
RFP
Instalación jacuzzis.
Distribuidor autorizado del fabricante.Garantía de rápido cumplimiento.
Menor precio. RFQ
Planificar la ContrataciónPlanificar la Contratación
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Planificar la ContrataciónPlanificar la Contratación
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Documentos de la Adquisición
Se usan para solicitar propuestas de los vendedores potenciales.Los términos “oferta” o “cotización” se usan generalmente cuando la decisión de la fuente de selección se basará en el precio. El término “propuesta” se usa generalmente cuando otras consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque técnico son relevantes. Nombre comunes:
•IFB Invitation for Bid.•RFQ Request for Quotation.•RFP Request for Proposal.•IFN Invitation for Negotiation.
Planificar la ContrataciónPlanificar la Contratación
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Request for Proposal Template
Project Name:
Prepared by:
Date: I. Introductory and Background Information:
II. Statement of Work and Description of Project:
III. Project Objectives:
IV. Schedule of Events:
For example:
Event Date1. RFP sent to Bidders
2. Bidders' Conference
3. Evaluation of Responses
4. Award of Contract
5. Commencement of Project
6. Project Completion
7. Final Review
8. Client Acceptance andClosure9.
10.
V. Description of Required Response Format:
VI. Required Contractual Provisions:
VII. Evaluation Criteria:
Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,
A. Purchase price
B. Understanding of client need
C. Overall or life-cycle cost
D. Technical capability
E. Management capability
F. Financial resources
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Genera como resultados las propuestas de los postores.
3. Solicitar Respuesta 3. Solicitar Respuesta de Vendedores de Vendedores
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La convocatoria tiene por objeto obtener información (ofertas y propuestas) de vendedores prospectos sobre cómo pueden satisfacer las necesidades del proyecto.
La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el proveedor prospecto, normalmente a ningún costo para el proyecto.
Solicitar Respuesta de VendedoresSolicitar Respuesta de Vendedores
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Solicitar Respuesta de VendedoresSolicitar Respuesta de Vendedores
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Genera como resultados la suscripción del contrato.
4. Selección de 4. Selección de Vendedores Vendedores
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Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la aplicación de los criterios de evaluación para elegir al proveedor.A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la sección comercial (precio) y se evalúan por separado.Además del costo o precio se puede necesitar la evaluación de muchos factores.El menor precio propuesto no será el menor costo si el producto no es entregado a tiempo.
Selección de VendedoresSelección de Vendedores
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PROYECTO
ITEM CONTRATADO
CASA DE CAMPO
AFIRMADO DE TERRENO
I. ANTECEDENTES
II. OBJETO
III. MONTO
IV. FORMA DE PAGO
V. PLAZO
VI. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATISTA
VII. RESPONSABILIDADES DEL CONTRATANTE
VIII. GARANTÍAS
IX. GARANTÍAS
X. DOCUMENTOS CONTRACTUALES
XI. PENALIDADES
XII. CAUSALES DE RESOLUCION
XIII. NATURALEZA DEL CONTRATO
XIV. BASE LEGAL
XV. CONTROVERSIAS
Firma contratista Firma contratante
Selección de VendedoresSelección de Vendedores
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Selección de VendedoresSelección de Vendedores
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Project Name:
Prepared by:
Date:
Evaluation Criteria andWeight Assigned
Vendor #1Rating
(1-5, with 5 best)
Vendor #1Item Score
Vendor #2Rating
(1-5, with 5 best)
Vendor #2Item Score
Purchase price20%
Understanding of client need25%
Overall or life-cycle cost15%
Technical capability20%
Management capability15%
Financial resources5%
Overall Score of possible 5(weights x ratings, totaled)
3.35 4
0.3
0.5 5 1.252
3 0.6
0.25
4 0.6 4 0.6
4 0.2 5
4 0.8
0.8
3 0.45 2
5 1 4
Sistema de puntajes
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Genera como resultados la correspondencia, los cambios contractuales y los pagos.
5. Administración del 5. Administración del ContratoContrato
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Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor cumpla los requerimientos contractuales.
La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de las acciones tomadas en la administración del contrato.
Además de la gestión de la relación contractual se debe integrar los resultados de estos procesos con la gestión integral del proyecto.
Esta integración y coordinación ocurre a múltiples niveles y es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y cuando intervienen varios vendedores.
Administración del ContratoAdministración del Contrato
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Administración del ContratoAdministración del Contrato
Figura 12-7. Administración del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas
(Guía del PMBOK®, 3ra Edición, Página 291)
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Procurement Change Request Template
Project Name:
Prepared by:
Date:Person(s) Requesting Change:
Change Number:
Type of Change Requested:
Terms of contract Termination of ContractDescription of Product orService
Other (specify) Other (specify)
Detailed Description of Change:
Detailed Reason for Change Requested:
Effect on Project Cost:
? Projected Cost Overrun of approximately %
? Estimated Cost Reduction of approximately %
Effect on Schedule:
? Planned Project Completion Date:
? New Project Completion Date:Additional Remarks:
Approval Project Manager Date
Approval (Other) Date
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Contract Change Control System Checklist and Worksheet
Project Name:
Prepared by:
Date:Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Besure to provide for appropriate review of all changes.
Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:
Define steps by which contracts may be changed, including:
Paperwork
Tracking systems
Dispute resolution procedures
Approval levels required
Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated changecontrol system:
Additional Remarks:
Submitted Name/Title: Date:
Approval Name/Title: Date:
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Contract Performance Report Template
Project Name:
Prepared by:
Date:Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives:
Scope (On Scope? If not, how serious)
Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.)
Cost (On budget? Under or over by how much, etc.)
Quality
Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.):
Forecasting (Estimate of future project status and progress):
Other Issues or Comments:
Submitted Name/Title: Date:
Approved Name/Title: Date:
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¿Se completó correctamente y satisfactoriamente el trabajo?
6. Cierre del Contrato6. Cierre del Contrato
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Es similar al Cierre administrativo (Sección 10.4) en el sentido que involucra tanto verificación del producto como cierre del proyecto. Los términos y condiciones podrían prescribir procedimientos específicos para la Conclusión del Contrato. El término adelantado de un contrato es un caso especial de Conclusión del Contrato.
Cierre del ContratoCierre del Contrato
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Cierre del ContratoCierre del Contrato
© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOSPORTAFOLIOS•Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).•Estándares para la Gestión de Proyectos.•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.•Taller de Preparación para la Certificación PMP®
•Gestión de Programas (PPgM).•Gestión de Portafolios (PPfM).
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GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOSGESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS•Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).•Oficina de Proyectos (PMO).•Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3)®.
SOFT SKILLSSOFT SKILLS•Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.•Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.•Gestión del Cambio Organizacional e Individual.
HERRAMIENTASHERRAMIENTAS• Curso Taller de MS Project 2003.• Curso Taller de MS Project 2007.•Curso Taller de MS Project 2010.•MS Project Server 2007.•Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.