gtkd - chuong 3 nguoi giao tiep [compatibility mode]

CHƯƠNG 3: NGƯỜI GIAO TIẾPMỤC TIÊU - UY TÍN

Quy trình giao tiếp

Người gửi

Phản hồi

Người nhận

Thông điệpMã hoá

Giải mãMã hoá

Giải mãNhieãu Nhieãu

MÔI TRƯỜNG

NỘI DUNG

Bạn muốn thực hiện điều gì?Mục tiêu-phương thức-giọng điệu của bạnĐối tượng giao tiếp nhận thức bạn như thế nào?Uy tín – nâng cao uy tín của bạn

Mục tiêu giao tiếp

Mục tiêu của bạn

Phương thức giao tiếp

Giọng điệu hay phong thái


Mục tiêu là kết quả mong đợi của cá nhân. Nó thường mang tính định lượng và được thực hiện trong một khỏang thời gian nhất định.

Khái niệm 1.Mục tiêu của bạn


Yêu cầu đối với người giao tiếp: Cần phải thể hiện rõ 2 vấn đề

•Sự đáp ứng mà họ mong muốn từ đối tượng giao tiếp (mục tiêu)

•Phương tiện chuyên biệt mà họ dùng để đạt được đáp ứng đó (phương tiện)

1.Mục tiêu của bạn

Mục tiêu giao tiếpMục tiêu của bạn

Mục tiêu của người giao tiếp kém:

“Tôi biết mục tiêu của tôi mà. Tôi muốn kể cho khách hàng tương lai biết những đặc điểm của sản phẩm này.”


Mục tiêu của người giao tiếp giỏi

“ Tôi muốn tháng này có 10 khách hàng mua sản phẩm loại này.”

Phương tiện để đáp ứng mục tiêu trên sẽ được nêu ra như sau:

“Tôi sẽ mô tả 7 đặc điểm của sản phẩm mà khách hàng sẽ thấy hấp dẫn nhất”

1.Mục tiêu của bạn

Mục tiêu giao tiếp1.Mục tiêu của bạn

Mục tiêu của người giao tiếp kém

“Tôi muốn báo cáo với giám đốc về những khó khăn chúng tôi đã gặp trong dự án này.”


Mục tiêu của người giao tiếp giỏi:”Tôi muốn giám đốc hiểu lý do chậm trễ” hoặc

“Tôi muốn giám đốc thay đổi thủ tục hiện hành để chúng ta tránh những chậm trễ trong tương lai”

Và phương tiện để đáp ứng:

“Tôi sẽ báo cáo về bốn vấn đề được giám đốc quan tâm nhất”


Vai trò :

Sự xác định rõ ràng sẽ giúp bạn đỡ tốn thời gian và hành động sẽ có hiệu quả hơn.

Một mục tiêu chính xác làm cho thông điệp của bạn có hiệu quả hơn

Yêu cầu đối với mục tiêu

Mục tiêu phải đơn giản

Ấn định thời gian cụ thể

Được định lượng

Phù hợp với khả năng thực hiện

Mục tiêu phải quan trọng


Nguyên lý W.Pareto

20%

80%

20%

80%


Xác định mục tiêu trong giao tiếp:

Mục tiêu tổng quát: Ví dụ:

Tăng số nhân viên trong tổ chức.

Tổ chức lại toàn bộ hệ thống dịch vụ thư tín trong doanh nghiệp.

Đổi lại hàng hóa có khuyết điểm.


Xác định những mục tiêu chi tiết

(Mục tiêu giao tiếp)

Ví dụ:Tuyển dụng thêm 5 nhân viên bán hàng.

Sử dụng hệ thống chuyển tải chữ điện tử trong giao dịch khách hàng.

Xuất kho 5 sản phẩm mới thay thế cho sản phẩm khiếm khuyết cho khách hàng.


Kết quả sau thông điệp này,

đối tượng (Cử tọa) của tôi sẽ………

Mục tiêu giao tiếpMục tiêu tổng quát


Mục tiêu tổng quátDịch vụ thư tín thông suốt trong tổ chức

Mục tiêu giao tiếpKết quả sau khi đọc bản ghi nhớ này, bộ phận chuyển giao thư tín sẽ tuân hành thủ tục và phát thư 2 lần/ngày

Mục tiêu tổng quátTăng số nhân viên trong doanh nghiệp

Mục tiêu giao tiếpKết quả sau khi trao đổi kế hoạch nhân sự, bộ phận bán hàng sẽ tuyển dụng 5 nhân viên bán hàng mới.


Mục tiêu tổng quátĐổi lại những hàng hóa có khiếm khuyết

Mục tiêu giao tiếpKết quả sau khi trao đổi, người bán sẽ đổi lại 4 thùng hàng có khiếm khuyết trong tuần sau.

Mục tiêu giao tiếp2.Phương thức giao tiếp của bạn

Mục tiêu của bạnTổng quátGiao tiếp

Phương thức giao tiếp

Bàn luận

Kể/ Chỉ dẫn

Tham gia BánPhương thức giao tiếp


Lưu ý:

Sử dụng phương thức KỂ/ BÁN khi:

(1)Có đủ thông tin cần thiết,

(2)Có thể hiểu thông tin đó không cần có sự giúp đỡ của người khác,

(3)Chỉ quan tâm đến việc tìm ra một quyết định hợp lý, rành mạch và nhanh chóng.


Lưu ý:

Sử dụng phương thức BÀN BẠC / THAM GIA khi

(1) Cần thêm thông tin,

(2)Cần ý kiến, quan điểm, đánh giá phê bình của người khác,

(3)Quan tâm đến cảm nghĩ của người liên hệ và muốn đưa ra các quyết định có nhiều thông tin tham khảo.

Mục tiêu giao tiếp3.Giọng điệu và phong cách giao tiếp

Giọng điệu hay phong thái là cách viết hay nói để gây ấn tượng cho đối tượng giao tiếp, cái cảm giác nó truyền ra, cái tâm trạng cần bộc lộ ra.


S= f(a,b,c,d)S: Phong thái giao tiếp

a: Người trình bày

b: Đối tượng giao tiếp (cử tọa)

c: Vấn đề và mục tiêu giao tiếp

d: Môi trường giao tiếp

Môi trườnggiao tiếp

Người truyền đạt

Người nhận thông tin

Mục tiêu và vấn đề

Xác định giọng điệu

và phong thái

Bình là giám sát tại một văn phòng.Một buổi sáng khi đến văn phònglàm việc, anh nhìn thấy Minh,nhân viên hành chính, đang chơigame trên máy tính, mặc dù biếtnội quy của công ty là nghiêmcấm chơi trò chơi trên máy tronggiờ làm việc.


Một câu hỏi quan tâm:mọi việc đều ổn chứ?Anh thường không chơitrò chơi trong giờ làmviệc cơ mà

Một tuyên bố: “Tôi đã nhìnthấy anh chơi trò chơi tronggiờ làm việc, điều này đã viphạm nội quy của công ty.”

Một thông điệp bằng vănbản nhắc nhở: Minh và mọingười không chơi trò chơitrong giờ làm việc

Một câu hỏi nghiêm khắc: “Tại saocậu lại vi phạm nội quy của công ty vềviệc cấm chơi trò chơi trong giờ làmviệc, Minh?”

Một mệnh lệnh:“Hãy tắt ngay trò chơi đi, Minh!”


Bạn muốn mọi người phải giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc.

Một mệnh lệnh:“Dọn sạch nơi làm việc của bạn”

Giọng điệu nhẹ nhàng: “Chúng tacùng giúp một tay dọn sạch rác trongkhu làm việc”

Giọng điệu theo thủ tục:“Tôi thông báo để cho mọingười biết rằng: ai xả ráctrong khu vực làm việc sẽ bịphạt.”

Giọng điệu trung dung: “Để tăng khảnăng sản xuất, chúng ta phải cộng tácđể làm sạch khu vực làm việc”


Lựa chọn phong thái giao tiếp của bạn:1.Căn cứ theo chiến lược giao tiếp

2.Căn cứ trên cơ sở giọng điệu tạo âm hưởngnhư thế nào?

3.Trên cơ sở thái độ của người giao tiếp


Chú ý:

Thỉnh thoảng bạn cũng có thể sử dụng giọng hài hước.

Nhận thức của đối tượng giao tiếpUy tín trong giao tiếp

1.Uy tín (khái niệm)

Uy quyền

Sự tín nhiệm

Khả năng chuyên

môn

Ý thức của đối tượng giao tiếp

Địa vị

Đạo đức và tính trung thực

Tác phong

2.Nhân tố

chi phối

uy tín

Uy tín trong giao tiếp

2. Các loại uy tín trong giao tiếp

•Uy tín ban đầu

•Uy tín tạo được

4 kỹ thuật tạo uy tín :1.Nêu ra những ý kiến hay những quan điểm

phù hợp quan điểm nhu cầu, mục đích của đối tượng giao tiếp.

2.Đồng nhất mình với mục đích và nhu cầu của đối tượng giao tiếp

3.Trích dẫn những quan điểm của những người ảnh hưởng mạnh đối với đối tượng giao tiếp.

4.Kết hợp hay liên hệ với những người được trọng vọng trong cuộc trao đổi.

Các loại uy tín trong giao tiếp

Cách thức nâng cao uy tín của người giao tiếpNhân tố Uy tín ban đầu Uy tín tạo được

Địa vị

Thiện chí

Tính trung thực

Nhấn mạnh chứcvị

Nhắc nhở và kểra những quan hệcá nhân

Chia xẻ, kể ra giátrị chung

Kết hợp vớingười có địa vịcaoĐưa ra những lợiích hay ý tưởngphù hợp mục tiêuvà nhu cầu củađối tượngChia xẻ, kể ra giátrị chung


Nhân tố Uy tín ban đầu UY tín tạo đượcThành thạo chuyên môn

Hình ảnh

Bao gồm tiểu sử, tóm tắt, liệt kê kinh nghiệm

Nhấn mạnh thuộc tính mà cử tọa thấy hấp dẫn

Kết hợp bản thânvới / trích dẫnngười có thẩmquyền.

Đồng nhất bạn vớilợi ích hay ý tưởngphù hợp mục tiêunhu cầu của đốitượng.


gtkd - chuong 3 nguoi giao tiep [compatibility mode]

Documents