gpm region düsseldorf/rhein-ruhr · automobilindustrie: initiierung und planung eines programms...

GPM Region Düsseldorf/Rhein-RuhrVortrag vom 02.06.2014 Projektmanagement in der Praxis von Großprojekten

02.06.2014 | www.GPM-IPMA.de

KOMPETENZ02.06.2014 | www.GPM-IPMA.de

Inhalt

1. Foliensatz der Veranstaltung vom 02.06.2014 bei der

IT.NRW

Mauerstr. 51

40476 Düsseldorf

2. Kontaktdetails des Referenten

3. Kontaktdetails GPM/GPM Region Düsseldorf-Rhein/Ruhr

Hinweis: Der Inhalt dieser Präsentation muss nicht die Meinung der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. darstellen. Alle Rechte und Pflichten obliegen dem Präsentierenden :(Jörg Greitemeyer, Unity AG, Braunschweig)

Jörg Greitemeyer, PMP ®

Düsseldorf, 02.06.2014

Projektmanagement in der Praxis von Großprojekten

© UNITY

Inhalt

Vorstellung

Planung & Steuerung von Großprojekten –

Herausforderungen & Best Practice

Projektmanagement Teams in Großprojekten –


Vortrag_GPM_Düsseldorf_02.06.2014

© UNITY

Referentenprofil

Jörg Greitemeyer Senior Geschäftsfeldleiter, PMP ®

Dipl.-Kfm., Fachrichtung Organisation, Strategisches Management und Personalmanagement

Beratungserfahrungen Projektmanagement Experte, strategische und betriebswirtschaftliche Beratung

Über 9 Jahre Erfahrung in der Initiierung, Planung und Steuerung von Projekten und Programmen zur Strategieumsetzung

Coaching von Projektmanagement Teams (PMO)

Management von Entwicklungsprozessen mit Schwerpunkt auf E/E-Entwicklungsprozessen

Risikomanagement & Managementinformationssysteme

Branchenerfahrungen/ Projektreferenzen

Automobilindustrie, Automobilzulieferindustrie, Anlagenbau, Luft- und Raumfahrtindustrie, Solarenergie

Automobilindustrie: Initiierung und Planung eines Programms zum weltweiten SAP Rollout; Coaching des Projektmanagement Teams (PMO)

Automobilindustrie: Setup und Leitung eines Projektoffice im Großprojekt zur IT- Einführung; Projekt- und Prozessmanagement im E/E-Entwicklungsmanagement

Automobilzulieferindustrie: Programm-Management zur Strategieumsetzung bei der Bordnetzentwicklung

Solarenergie-Branche / Gesundheitsmarkt / Handel: : Projektmanagement Coaching

Automobilindustrie: Prozessmanagement im Umfeld des Produkts

Luft- und Raumfahrtindustrie: Geschäftsprozessanalyse


© UNITY

Managementberatung für zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung

Kundennutzen

Nachhaltige Steigerung des Unternehmenserfolgs durch

innovative Prozesse und Geschäftsmodelle

Kunden

16 der DAX-30-Unternehmen und renommierter

Mittelstand,

mehr als 800 Kundenprojekte in 18 Jahren

Umsetzer

Von der Konzeption bis zur Realisierung

Vor Ort

9 Niederlassungen im gesamten deutschsprachigen Raum,

Projektstandorte weltweit

Heinz Nixdorf Institut

Enge Verknüpfung mit Wissenschaft und Forschung

Fakten

Gründung: 1995

Mitarbeiter: 170

UNITY [´ju:niti]; Einheit; die; Einheit

mit dem Kunden zur Schaffung von

maßgeschneiderten Verbesserungen:

Consulting & Innovation;

Übergreifendes Managementwissen;

Teamgeist in der Projektarbeit;

Vorausdenken, Befähigen, Umsetzen.

UNITY-Beratungsansatz

Unser Spirit für Ihren Erfolg!


© UNITY

Mit dem 4-Ebenen-Modell systematisch zum Erfolg

Das 4-Ebenen-Modell der zukunftsorientierten Unternehmensgestaltung

Vorausschau mit Szenarien Mit der Szenario-Technik denken wir mit unseren Kunden die

Zukunft voraus und helfen, die Herausforderungen von morgen für ein aktives Management zu erkennen.

Strategieentwicklung Wir entwickeln Geschäfts-, Produkt- und

Technologiestrategien, um die Chancen der Zukunft konsequent wahrzunehmen.

Prozessmanagement Wir gestalten schlanke Prozesse, die zu zufriedenen Kunden führen und

damit die Wettbewerbsfähigkeit steigern.

IT-Management Wir unterstützen unsere

Kunden von der Optimierung der IT-Organisation bis zur

Einführung von IT-Systemen.

Wir unterstützen unsere Kunden

mit einem ergebnisorientierten

Programm- und Projekt-

management sowie einem

wirkungsvollen Changemanage-

ment von der Projektdefinition

über die operative Unterstützung

bis zum Projektabschluss.

Mit einem schnell wirksamen

Sanierungsmanagement stellen

wir die Wettbewerbsfähigkeit von

betroffenen Unternehmen wieder

her. Zudem konzipieren wir

Geschäfts-, Finanz- und

Investitionsplanungen, führen

Unternehmensbewertungen,

Rentabilitätsanalysen sowie

Ergebnisoptimierungs-

programme durch.

Projektmanagement

Restrukturierungsmanagement €


© UNITY

Kompetenz durch Branchenexpertise

Pharma und Chemie

Automotive

Gesundheitswirtschaft und Medizintechnik

Konsumgüterindustrie

Luft- und Raumfahrt Maschinenbau und Elektro

© A

irb

us S

.A.S

. 2

00

9


© UNITY

Entwicklungsmanagement Projektmanagement Innovationsmanagement

Wir verbessern mit einem maßge-

schneiderten Innovationsmanagement

die langfristige Wettbewerbsposition.

Wir gestalten effiziente, steuerbare

und auf Kernkompetenzen fokussierte

Produktentstehungsprozesse.

Über das gesamte Projekt sorgen wir

für ein kennzahlen- und ergebnis-

orientiertes Projektmanagement.

Wir gestalten schlanke Prozesse und

Strukturen über Unternehmensgren-

zen vom Kunden bis zum Lieferanten.

Unsere Leistungen und Beratungsthemen

Optimierung der

Auftragsabwicklung

Produktions- und

Logistikmanagement

Unternehmensentwicklung

und Finanzen

Durch die Gestaltung einer schlanken

Produktion und Logistik optimieren wir

die gesamte Supply Chain.

Wir erstellen die Geschäfts- und

Finanzplanung und beraten bei M&A,

Nachfolgeplanung und Sanierung.


© UNITY

Unsere Leistungen im Projektmanagement


Strategieumsetzung durch Multiprojektmanagement

Formulierung der richtigen Projekte aus der Unternehmensstrategie

Umsetzung der Projekte mit Hilfe des Multiprojektmanagements

Methodisches Coaching bei der Etablierung der organisatorischen Rahmenbedingungen

Gemeinsames Schaffen einer Basis für die Strategieumsetzung

Ausgewählte Referenzen

Airbus Deutschland

Bayer CropScience

Daimler

Sta

nd:

12.0

3.2

013

Zukunftsorientiertes Projektmanagement – ergebnisorientiert und wirkungsvoll!

Wir steigern die Projektmanagement-Kompetenz unserer Kunden. Unsere Berater sind nach internationalen Projektmanagement Standards (PMI, GPM/IPMA,

Prince2) zertifiziert und führen als erfahrene Projektmanager und Experten die Strategieumsetzung unserer Kunden zum Erfolg. UNITY bietet Coaching,

Projektleitung und operative Unterstützung in allen Projektmanagement-Bereichen.

Projektmanagement Office (PMO) und Projekt Office (PO)

Operative Projektmanagement-kapazität und Übernahme von PMO- oder PO-Aufgaben

Erarbeitung von optimalen auf die Unternehmensanforderungen abgestimmten Projektmanagement-strukturen

Bereitstellung von notwendigen Methoden und Standards

Initiierung, Planung & Steuerung

Planbare und operativ steuerbare Gestaltung von Programmen und Großprojekten

Einsatz von Instrumenten, die die Komplexität eines Großprojekts oder Programms beherrschbar machen

Sicherstellen der Kommunikation mit allen Beteiligten

Projektmanagement Coaching

Berücksichtigung individueller Anforderungen und Prioritäten

Punktuelle Unterstützung in einzelnen Handlungsfeldern

Projektleitung und Interimsmanagement

Steuerung komplexer Projekte mit Best-Practice- und Methoden-Know-how unserer Berater, auch über den Zeitraum des Engagements hinaus

© UNITY

Große Elbstraße 86

22767 Hamburg

Ha

mb

urg

Unsere Niederlassungen


Weitere

Niederlassungen

befinden sich im

Aufbau.

Große Präsidentenstraße 10

10178 Berlin

Be

rlin

Wankelstraße 3

70563 Stuttgart

Stu

ttg

art

Lindberghring 1

33142 Büren

Pa

de

rbo

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Im Mediapark 6A

50670 Köln

Kö

ln

Ritterbrunnen 5

38100 Braunschweig

Bra

un

sc

hw

eig

UNITY Austria GmbH

Am Europlatz 2

1120 Wien Österreich

Wie

n

UNITY Egypt Ltd.

B 115, Smart Village

12577 Giza, Kairo Ägypten

Ka

iro

© FRANKONIA Eurobau

Dachauer Straße 65

80335 München

Mü

nc

he

n

Unit 732, German Center

88 Keyuan Road

Zhangjiang Hi-Tech Park, Pudong

201203 Shanghai | PR China

Sh

an

gh

ai

UNITY Schweiz AG

Seestrasse 240

8810 Horgen Schweiz

Zü

ric

h

© UNITY

Inhalt

Vorstellung






© UNITY

Grundmodell des Projektmanagements


Abnahmeder Resultate

Projektab-schlußanalyse

Erfahrungs-sicherung

Projekt-auflösung

Termin-überwachung

Kosten-überwachung

Leistungs-überwachung

Ist

Soll

Problemanalyseund Zieldefinition

Ausgangspunkt:Problemstellung

Projekt-freigabe

Projekt-antrag

Projekt-auftrag

Struktur- und Ablaufplanung

Aufwandsplanung

Terminplanung

Kostenplanung

Einsatzmittelplanung

Projektdefinition

Projektüberwachung

Projektabschluß

Projekt-planung

Rea

lis

ieru

ng

Ab

sc

hlu

ßD

efi

nit

ion

Pla

nu

ng

SollBasis-plan

Maßnahmen Analyse der Abweichungen und Beschluß von Steuerungsmaßnahmen

AbweichungenProjektsteuerung

Statusberichte(Soll/Ist-Vergleich)

© UNITY

Prinzipielles PM-Setup Vorgehensmodell

Das Vorgehensmodell zum PM-Setup wird sowohl unternehmensweit als auch für konkrete Projekte

angewendet.

1

Projektsteckbrief

Scope

1. WBS

Grob Business Case

Roadmap zum Projektauftrag

Business-

Analyse

Zielsystem

Scope

Stakeholder

Vorhandene PM-Systeme

Projekt-

design

Verfahren

s-design Roll-Out

Durchfüh-

rung /

Coaching

2

Projektauftrag

Inhalte

Struktur

Steuerungs-KPIs

Top Down Vorgaben

Prämissen

Business Case

Startorganisation

WBS-Design

Ablaufdesign

Meilensteine

Organisation

Nutzen/Aufwand

Ressourcen

3

Projekthandbuch

Gremien

Abläufe im Projekt

AKV/Rollen

organisa-torisches

Werkzeuge

Feinplanungs-instrumente

Steuerungs-instrumente

Feinplanungs-prozess

Zusammenarbeits-modelle

Steuerungsprozesse

Steuerungs-/ Wissens-Werkzeuge

4

Etabliertes Projekt

Handlungsfähige Führung

Handlungsfähige Mitarbeiter

Verbindliche Lieferobjekte

Verbindliche Ressourcen- und Terminplanung

KPI-basierte Nutzenmessung

Staffing/Integration/Schulung Projektmitarbeiter

Umsetzung Fein-planungsprozess

Nutzbare Steuerungssysteme


© UNITY

Fortschreitende Planung in Großprojekten

Bestehen Unsicherheiten in der Projektplanung, sollten diese zunächst akzeptiert

werden! Mit Projektstart sollte die „Planung der Planung“ erledigt sein.

Analyse Sollkonzept Realisierung

WBS Quality Gate Planung Implementierungsplan

Planungsinhalte:

Scope &

Ergebnisse

Prämissen /

Risiken

Kapazitäten

Kosten

Termine

Langfristplanung

Ebene

Arbeitspakete

Ebene

Lieferumfänge

Ebene

Teilprojekte

t

Mittelfristplanung

Kurzfristplanung


© UNITY

PSP/WBS eines Großprojekt Praxisbeispiel


0 Gesamt-

programm

1a Programme

1b Programm-

phasen

1c Standorte

2 Haupt-

arbeitspakete

3 Arbeits-

pakete

4 Mitarbeiter

Q

Q

Q

Q

Q APs abgenommen

HAPs zu Wellen, I-Test,

Rolloutphasen abgenommen

Standorte abgenommen

Phasen abgenommen

100% Abnahme

...

Q

Q Q Q

... ...

Q Q

Q Q Q

... ...

Q Q Q Q

Das Gesamtprogramm ...

... besteht aus mehreren Programmen, ...

... zu denen über mehrere Phasen ...

... standortbezogen ...

... die Hauptarbeitspakete, ...

... bestehend aus Arbeitspaketen, ...

... durch Mitarbeiter realisiert werden.

Q Rückmelde-Status Q Q Q

... ... ...

...

... ...

Arbeitsprinzip Programmstruktur zu steuernde Meilensteinhierarchie

© UNITY

Definition des Planungsprozesses

Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6

Stufe Terminierung Organisation Top Down Buttom Up Konsolidierung Reporting

0 Basis 0.5

1a Programm 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

1b Phase 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

1c Standort 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

2 Haupt-AP 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

3 Arbeitspaket (AP) 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6

B Rückmeldung 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6Um

se

tzung

Pla

nu

ng

Zuständigkeit

Terminierung2323

Ablauf Kosten / Nutzen

Zeitrahmen2323

Prämissen und

Deliverables

Detaillierung

Risiken

KommunikationPrüfungen

Genehmigung

Scope

Schritt 4

Bottom Up

Planungsprozess eines Großprojekt Praxisbeispiel


© UNITY

Steuerung und Reporting in Großprojekten „Es war einmal in einem Projekt…“


© UNITY

Steuerung und Reporting in Großprojekten Praxisbeispiel

Informations-

erhebung

Informations-

aufbereitung

Informations-

verteilung

Daten-

quelle

Ziel-

setzung

Rahmen-

bedingungen

Kommunikations-

medien

@

Ziel-

gruppe

Zentrale Fragestellung im Berichtswesen: Welche Informationen werden zu

welchem Zweck wie und wann an wen bereitgestellt? i

Information | Eskalation

Entscheidungsfindung

Was? Warum? Wohin?

Womit? Wie?


© UNITY

Steuerungsinstrumente im Großprojekt Praxisbeispiel

Knowledge Area Instrumente (Auswahl)

Termin-/Meilenstein-

/Aktivitätenplan

Terminplan (insbesondere Baseline)

Meilensteintrendanalyse

Maßnahmenliste

Projektziel und

Gegenstand

Scope Statement

Work-Breakdown-Structure

Zentrale Fragestellungen

Welche Termine / Aktivitäten sind wann?

… wurden eingehalten?

… wurden nicht eingehalten?

Welche Ergebnisse wurden erreicht?

… wurden nicht erreicht?

Gibt es Änderungen am Projektscope?

Budget und

Kosten

Kostenplan (insbesondere Baseline)

Soll-/Ist-/Plan-Kosten

Chancen-/Risiken-Liste (Budget)

Wie hoch ist das Budget?

Welche Kosten sind angefallen?

Welche Kosten sind geplant?

Qualität

(Prozess / Ergebnis)

Projektqualitätsplan

Qualitätsbericht

Qualitätssteuerungsmatrix

Welche QS-Anforderungen gibt es?

Werden diese durch das Projekt (Prozess)

und die Ergebnisse erfüllt?

Risiken und

Strategien

Risikomatrix

Risikoverfolgungsliste

Was sind Top-Risiken und Strategien zur

Vermeidung / Reduzierung?

Welche Risiken haben sich geändert?

Ressourcen

(intern / extern)

Stellen-/Rollenbeschreibung (AKVs)

Personalverfügbarkeitsplan

Trainingspläne, Qualifikationsprofile

Welche Ressourcenbedarfe gibt es?

Welche Mitarbeiter mit welchen

Qualifikationen gibt es? Qualifizierung?

Kommunikation Marketing

(intern / extern)

Kommunikationsplan

Stakeholderanalyse

Berichtswesen

Wie erfolgt die Projektkommunikation?

Wie wird das Projekt intern / extern

vermarktet?

Lieferantenauswahl und

Lieferanten-Management

Beschaffungspläne

Angebots-/Vertragsmanagement

Welche Lieferanten gibt es? Mit welchen

Ansprechpartnern?

Wie ist der Status einer Beauftragung?

„Zusammenspiel“ der

Dimensionen Änderungswesen

Wie integriere ich Änderungen in das

Gesamtprojekt?

Scope

Time

Cost

Quality

Risk

HR

Com.

Proc.

Int.

© UNITY

Steuerungsinstrumente im Großprojekt Praxisbeispiel

Inhalte/ KPI

1.1 Fortschrittsmessung APs

1.2 Projektkosten (IEW)

1.3 Ressourcen

1.4 Plausibilität Plan/ Ist

Zielsetzung/ Aussagen KundeErstellung

1.Steuerungs-

Cockpit

2.Risiko-Cockpit

5.Testing-Cockpit

4.Abnahme-Cockpit

6.Rollout-Cockpit

7.Betriebs-Cockpit

Permanentes

Controlling (PMO,

TPs)

- PL, SK, LA

14-tägig durch

Risk-Manager (PMO)

- TPL-

Meeting

- SK. LA

In Abnahmephasen

wöchentlich durch

QM

In Testphasen

wöchentlich durch

Testing-Verantw.

In Rolloutphasen

14-tägig durch

Rollout-Verantw.

Monatlich durch

Betriebs-Verantwortl.

- PMO, PL

- PMO, PL

- PMO, PL,

SK, LA

- PL, IT- und

GSP Linien-

organisation

- Fortschrittsmessung APs hinsichtlich

Termin und Kapazität

- Steuerung Projektkosten

- Steuerung Ressourceneinsatz

2.1 Risikopotential

2.2 Status der TOP-Risiken

3.CR-

Cockpit

Monatlich durch CCB - PL

tbd09.2009

tbd09.2009

tbd01.2010

tbd01.2010

3.1 Kosten aller CRs

3.2 Durchlaufzeit CRs

- Steuerung der CRs

- Steuerung CCB Performance

- Ex post Betrachtung der RM-Leistung

- Steuerung der TOP-Risiken

4.1 Anzahl offener Abnahmen

4.2 Durchlaufzeit Abnahmen

- Steuerung der Abnahmen

- Steuerung TP INT Performance

5.1 Status Testfall-Erstellung

5.2 Status Defekt-Beseitigung

5.3 IT-Performance

- Steuerung Testfallerstellung

- Steuerung „Show-Stopper“

- Steuerung IT-Performance

Rollout Scorecard:

6.1 Status Rolloutprojekte

6.2 KPI tbd je nach Standort

- Steuerung Rolloutprojekte

- Steuerung Rollout Performance SPM

7.1 Anzahl offener Tickets

7.2 Durchlaufzeit Tickets

- Steuerung Betriebs Performance

Pha

seno

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tier

tK

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ierlic

h

Cockpit

Aktuelle Risikosituation SPM

zurück zur Risikoliste

1 2 3 4 5

5 3 4 4 6 0

4 0 7 16 3 2 Summe rot: 15 Summe rot: 26

3 0 5 11 5 0 Summe gelb: 49 Summe gelb: 79

2 0 1 6 2 1 Summe grün: 12 Summe grün: 27

1 0 0 1 0 0 Gesamt 76 Gesamt 132

5 0 0 0 0 0 ErledigtNicht

erledigtErledigt

Nicht

erledigt

4 0 1 5 1 0 Summe rot: 10 5 Summe rot: 2 24

3 0 3 2 2 0 Summe gelb: 1 48 Summe gelb: 7 72

2 0 0 3 2 0 Summe grün: 0 12 Summe grün: 2 25

1 0 0 1 0 0 Gesamt 11 65 Gesamt 11 121

Au

sw

irk

un

gA

us

wir

ku

ng

Wahrscheinlichkeit (erledigte Risiken)

Wahrscheinlichkeit (Alle Risiken)

Risiken Maßnahmen

High Risks (rot)

- [11] Bereitschaft für Prozessveränderungen u.

Umsetzung der Standardprozesse fehlt

- [82] Stammdatenqualität nicht ausreichend

für Migration und Betrieb

- …

Entscheidungsbedarf Management

- Optional:

Vorschlag von Risikomanagement

Maßnahmen, die eine Management-

bestätigung benötigen

Risikoentwicklung SPM 2009

0

10

20

30

40

50

60

Low Risks (Grün)

Medium Risks (Rot)

High Risks (Gelb)

19.05.01.04.01.03.01.02.01.01.

Altenativ: „Chart Zeitverlauf“ aus Risikoregister

direkt übernehmen.

RfCKostenvolumen und -verteilung

230

214

Q2/ 2009

314

2080

Q1/ 2009

380

50

100

Lieferant

IT

FB

Top-Ten RfC‘s

Angaben in T€

RfC Ist-Erwartung vs. RfCBudget 2009

Angaben in T€

444

300

70

100

180

Q1/ Q2

200694

600

RfC-Budget

1,200

Prog. Q3/ Q4

-7%

RfCDurchlaufzeiten im CCB

24

10

18

5

<10

Tage

<5

Tage

Anzahl

RfC

<30

Tage

<15

Tage

<20

Tage

Verteilung RfCs

69%

3%

< 500 T€ (BOM)

23%< 100T€ (CCB)

5%

< 200 T€ (SK)

< 25T€ (PL)

Entscheidungsbedarf Management

RfCs, die einen Management-Beschluss

benötigen (RfCDetails siehe jeweils auf

Folgefolien)

- [PSE 111] …,Kosten, Impact, Verursacher

- [SST 222] …, Kosten, Impact, Verursacher

- …

- [PSE 144] …,Kosten, Impact, Verursacher

Status Kapazitätsverbrauch (Veränderungen zum Vormonat)

x h(0)

in S

tunden

Aktuelle Fortschrittskennzaheln

• SPI (AP-Index Fortschritt): 0,92

• CPI (Index Kapazitätsverbrauch): 1,10

• Mehrbedarfe aller Kapaz.: -1.200 h

Gesamtstatus

Anforderungen:

Abweichungen je Kategorie klären.

Abweichungen zum Planstand

heute klären.

Abweichungen zur IEW 2009

klären.

Zeitbetrachtung Entscheidungsbedarfe

• xxx

• yyy

Planstand

2009

Ist

FB

Ist

IT

Ist

extern

IEW

intern

IEW

extern

Planstand heute

y h(0)

z h(0)

a h(0)

b h(0)

c h(0)

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

6 7 8 9 10 11 12

Plan Ist

Die Steuerungsinstrumente werden bedarfsorientiert passend zum Projektfortschritt

implementiert. Bei der Definition der Instrumente ist die Kundesicht ausschlaggebend.


© UNITY

Regelkreis der Fortschrittssteuerung


Informations-

bereitstellung

Aktualisierung Ist-

Rückmeldungen (z.B.

Tätigkeitsnachweise,

Abnahmescheine)

Messung

Auswertung der Ist-,

Plan- und

Prognosewerte

Analyse

Interpretation der

Messung und

Konsequenz-

bewertung mit ggf.

Maßnahmen-

definition

Maßnahmen-

verfolgung

Kommunikation und

Steuerung der

Korrekturmaß-

nahmen,

Überprüfung der

Maßnahmen-

wirksamkeit

PM-Logs 100%

14%

73%

7%

6%0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

PPM Ergebnistypen

gesamt (101)

offen in Arbeit abgeschlossen Status in Klärung*

0

5.000

10.000

15.000

20.000

25.000

30.000

Jan

09

Feb 0

9

Mrz

09

Apr

09

Mai

09

Jun

09

Jul

09

Au

g 0

9

Sep 0

9

Ok

t 09

Nov 0

9

Dez 0

9

Jan

10

Feb 1

0

Mrz

10

Apr

10

Mai

10

Jun

10

Jul

10

Au

g 1

0

Sep 1

0

Ok

t 10

Nov 1

0

Dez 1

0

Kalendermonat

Bedarf

un

d K

apazit

ät

in S

tück

je M

on

at

A2045000203 A2045000303 10% Flex-Bedarf Kapazität lt. Einkaufsvergabe

Kapazität 15-Schichten (IST) Kapazität 18-Schichten (IST) Kapazität nach Invest

© UNITY

Inhalt

Vorstellung






© UNITY

Projektmanagement Teams (Projektoffice) in Großprojekten


Das Projektmanagement Team in Großprojekten berät als Stabstelle die Projektleitung und stellt die operative Projektsteuerung nach Zeit, Kosten und Qualität sicher und entlastet somit die Projektleitung.

Teilprojekt 3 Teilprojekt 1

Lenkungsausschuss

Teilprojekt 2

Projektleitung

Arbeitspaket 3.1

Arbeitspaket 3.2

Arbeitspaket 3.3

Arbeitspaket 2.1

Arbeitspaket 2.2

Arbeitspaket 2.3

Arbeitspaket 1.1

Arbeitspaket 1.2

Arbeitspaket 1.3

Projekt Office

Aufgaben

Sicherstellung der effizienten Projektsteuerung

Transparenz über Projektstatus

Verbesserung der Ergebnisqualität im Projekt durch Standardisierung

Sicherstellung der Top-Management Kommunikation

Beschleunigung der Projektarbeit durch zentrale Informationsbereitstellung

© UNITY

Projektmanagement Teams Praxisbeispiel


Projekt Office

Leitung

Qualitäts-

management

Projektmanager

für Teilprojekte Kommunikation Controlling

Qualitätsplanung

Bereitstellung von QM- und PM-Vorlagen

Operative Qualitäts-sicherung

…

Beratung bei der Steuerung nach Zeit/Kosten/Qualität

Operatives Projekt-management

Sicherstellung Infor-mationsfluss und Ver-netzung

Reporting/Risikomana-gement

Konfliktmanagement

…

Kommunikationspla-nung

Stakeholder Manage-ment

Durchführung interner/ externer Kommunika-tionsmaßnahmen - Workshops, Vorträge,… - Flyer/Intranet,…

Projektdokumentation

…

Budgetplanung

Budgetcontrolling (z.B. Erhebung Ist-Erwartungen)

Koordination externer Beauftragungen

Koordination interner Leistungsverrech-nungen

…

Beratung der Projektleitung bei der Projekt-steuerung nach Zeit/Kosten/Qualität

Beratung bei Top-Management Kommuni-kation

Steuerung Projektoffice

…

Besetzung: Intern/ Besetzung: Besetzung: Intern Besetzung:

Besetzung:

© UNITY

Projektmanagement Team Projectoffice-Module im Projekt Lebenszyklus


Projektplanung

Projektorganisation

Projektmarketing

Projektkommunikation

Projektdokumentation

Projektcontrolling Controlling Zeit, Kosten, Ressourcen; Reporting; Steuerung

Projekt Lebenszyklus

Projektoffice-Module

Umsetzung Kommunikationsmaßnahmen

Fortlaufende Ergebnisdokumentation, Abschluss-Dokumentation

Definition Planung Durchführung

Bereitstellung

Projektergebnis

Abschluss

Qualitätsmanagement Q-Ziele, QM-Instrumente

Scope-Management Definition

Vergabe Projektauftrag

Ziel des Projekts

Qualitätssicherung

Je nach Projektphase sind unterschiedliche Projekt Office Module und

Projektmanagement Methoden gefragt.

Scope-Controlling

Zeit-, Kosten, Ressourcen

Definition Organigramm, Rollen

Logo, Flyer, Intranet, Templates,…

Stakeholderanalyse & Kommunikationsplan

© UNITY

Projektmanagement Team Die vier Stufen zur Einführung eines Projekt Office


2

1

3

4

Initiierung

Besetzung der Stellen, Definition des Zusammenarbeitsmodells, Aufbau Rückendeckung

des Managements, Team-Building

Bedarfsermittlung

Analyse der Aufgabenstellung, Festlegung des Bedarfs an Projektmanagement und Projekt Office

Modulen

Etablierung

Vertrauen im Projekt gewinnen, Standards für Projektmanagement und

Projektarbeit vorgeben; Vorbildfunktion im Projekt einnehmen

Kontinuierliche Kompetenzerhöhung

Permanente Selbstoptimierung hinsichtlich Zusammenarbeit und

Projektsteuerung getrieben durch das Projekt Office

© UNITY

Grundlage des Rollenverständnisses auf Basis einer Controlling-Matrix

Aufgabe des Managers (*)

Controllingprozess:

(1) Planung

(2) Kontrolle

(3) Analyse

(4) Berichtswesen

(5) Steuerung

(1) Organisation

(2) Personalplanung

(3) Mitarbeiterführung

(4) Erstellung Lieferobjekte

(1) Prozesse planen und koordinieren

(2) Systeme entwickeln und bereitstellen

(3) Informationsversorgung sicherstellen

(4) Management bei inhaltlicher Planung

und Kontrolle unterstützen

(5) Initiativen ergreifen bei Plan-/Ist-

Abweichungen

(6) Steuerungsmassnahmen begleiten

Aufgabe des Controllers (**)

Ergebnis-

verantwortung

Ergebnis-

transparenz-

verantwortung

Zusammenspiel PM-Team & Projektleiter


© UNITY

…es war einmal in einem Projekt…

Das Projekt-Management Team muss sich mit dem Projekt verzahnen, so dass

auch eine inhaltliches Verständnis über das Projekt entsteht.


© UNITY

Aufbau der PM-Skills zur operativen Projektsteuerung Praxisbeispiel


Datenerhebung

Informationen

Wissen

Steuerungs-

empfehlung

Steuerungs-

kontrolle

OK

OK

- Projektmanagement Verständnis

- Earned Value Analyse

- Zusammenspiel mit Abnahmeprozess

& Qualitätsmanagement

- Selbstorganisation PM-Team

- Organisation Abläufe

OK

Im Aufbau

Im Aufbau

- Spezifisches TP-Know-How

offen

offen

03.08.09 20.08.09 tbd

© UNITY

Erfolgsfaktoren des Projektmanagement Teams

PM-Team als natürliche Autorität mit Weisungsbefugnis für Teilprojekte legitimiert durch

Projektleitung (Rückendeckung)

Zusammenarbeit zwischen PM-Team und Projektteam basiert auf Vertrauen und

persönlichen Beziehungen

Neutralität: fachliche / persönliche Konflikte im Projekte identifizieren und reduzieren

Transparenz über Vorgaben und Zielsystem aufzeigen (nicht nur Fortschritt)

Kommunikation von Success Storys positive News verkaufen und Projektmitglieder motivieren

Berücksichtigung der Vorbildfunktion des PM-Teams im Projekt Stringenz, Verbindlichkeit

Transparenz über Leistungen des Projektmanagement-Teams und die Rollenverteilung PO-Marketing

Eingespieltes Teamwork um „einen Schritt vor dem Projektteam zu sein“ Durch Einsatz und Verbindlichkeit das Vertrauen des Projekts gewinnen:

das PM-Team muss sich in der Anlaufphase sehr schnell das Vertrauen der Projektmitarbeiter erarbeiten


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Jörg Greitemeyer Leiter Niederlassung Braunschweig, PMP ®

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02.06.2014 | www.GPM-IPMA.de

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